Khóa luận tốt nghiệp Nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

Hoạt động thông tin thư viện luôn gắn bó chặt chẽ và phục vụ đắc lựccho nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường.Hướng đến mục tiêu năm 2012 sẽ trở thành trường Đạ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

… … o0o………

NGUYỄN THANH THẢO

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thanh Thảo Lớp : TV – TT 40B

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN

… … o0o………

NGUYỄN THANH THẢO

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thanh Thảo Lớp : TV – TT 40B

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN- THƯ VIỆN VỚI CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC NGÀNH DU LỊCH TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI 4

1.1 SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ TRƯỞNG THÀNH CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI 4

1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THÔNG - TIN THƯ VIỆN VỚI CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC NGÀNH DU LỊCH 6

1.2.1 Trung tâm Thông tin thư viện – chức năng và nhiệm vụ 6

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ 7

1.2.3 Cơ sở vật chất và vốn tài liệu 8

1.3 ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI 9

1.3.1 Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý 13

1.3.2 Nhóm cán bộ nghiên cứu, giáo viên 14

1.3.3 Nhóm học sinh, sinh viên 15

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI 19

2.1 CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU 19

2.2 CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU 22

2.2.1 Biên mục tài liệu 22

2.2.2 Phân loại tài liệu 24

2.2.3 Định từ khóa tài liệu 26

2.3 CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHO VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU 27

2.3.1 Công tác tổ chức kho tài liệu 27

2.3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu 29

2.4 CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRA CỨU 30

2.4.1 Bộ máy tra cứu truyền thống 30

2.4.2 Bộ máy tra cứu hiện đại 33

2.5 CÔNG TÁC PHỤC VỤ BẠN ĐỌC 36

2.5.1 Đọc tại chỗ 36

2.5.2 Mượn về nhà 37

2.5.3 Các hình thức khác 39

2.6 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ 40

2.6.1 Những kết quả đạt được 40

2.6.2 Những mặt còn hạn chế 41

Chương 3 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN- THƯ VIỆN CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI TRONG GIAI ĐOẠN MỚI 44

3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI 44

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HAOT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN 44

3.2.1 Nâng cao chất lượng nghiệp vụ thư viện 45

3.2.2 Nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin 48

3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông trong công tác thư viện 52

3.2.4 Nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên thư viện 54

3.2.5 Đào tạo người dùng tin 56

3.2.6 Liên kết với các trung tâm thông tin - thư viện 57

KẾT LUẬN 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đang sống trong thời đại mà trình độ thông tin trở thành mộttrong những tiêu chuẩn hàng đầu của nền văn minh vật chất và tinh thần Hoạtđộng thông tin được coi là nhân tố quan trọng trong chiến lược phát triển củabất kỳ quốc gia nào

Ngày nay, sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệthông tin và viễn thông đã tác động, làm thay đổi sâu sắc mọi lĩnh vực trongđời sống xã hội Trong đó sự xuất hiện của mạng thông tin toàn cầu Internet

đã thúc đẩy nhu cầu tìm kiếm, khai thác và phát triển thông tin ở mức độ caohơn của người sử dụng Điều đó đã ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động củathông tin – thư viện trên thế giới cũng như của Việt Nam Hệ quả tất yếu củaquá trình trên là xu hướng hiện đại hoá công tác thư viện đang diễn ra mạnh

mẽ ở nước ta, nhằm giúp các thư viện nâng cao khả năng thu thập, khai thácthông tin và phục vụ có hiệu quả hơn nhu cầu thông tin ngày càng gia tăngcủa người sử dụng thư viện

Hơn đâu hết, thư viện chính là nơi đáp ứng những nhu cầu trên củangười đọc Bởi lẽ thư viện là một thiết chế văn hoá không thể thiếu trongcông cuộc xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, nhất là trong thời kỳ côngnghiệp hoá - hiện đại hoá đất nuớc - thời kỳ phát triển mạnh của nề kinh tế trithức Sự chuyển biến từ xã hội hậu công nghiệp sang xã hội thông tin với nềnkinh tế tri thức và sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin vàtruyền thông đã đặt ra cho công tác thư viện nhiều thời cơ và thách thức.Thông tin và tri thức ngày càng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triểncủa xã hội loài người Trước thực tế đó, hoạt động thư viện đang có nhữngbước chuyển mình mạnh mẽ nhằm đáp ứng kịp thời các nhu cầu thông tin vàtri thức ngày càng cao của xã hội

Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo đầungành về nghiệp vụ du lịch, bồi dưỡng chuyên môn đội ngũ cán bộ trong lĩnhvực du lịch – khách sạn, cũng như lớp cán bộ quản lý và người lao động trongngành Hoạt động thông tin thư viện luôn gắn bó chặt chẽ và phục vụ đắc lựccho nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường.Hướng đến mục tiêu năm 2012 sẽ trở thành trường Đại học Du lịch đầu tiêncủa cả nước, Nhà trường đặt ra yêu cầu cấp bách cho Trung tâm Thông tin -thư viện phải nghiên cứu hoàn thiện hơn nữa công tác chuyên môn nhằm đápứng được nhu cầu tin cho đội ngũ cán bộ nghiên cứu khoa học, giảng viên vàsinh viên của Nhà trường.

Trước yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, những người làm côngtác thư viện tại trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội cần có những nghiên cứu,khảo sát toàn diện thực trạng hoạt động để tìm ra một phương hướng pháttriển đúng đắn và những giải pháp khả thi nhằm tăng cường và nâng cao chấtlượng hoạt động này Nhận thấy ý nghĩa, tầm quan trọng và tính cấp thiết của

việc tăng cường hoạt động thông tin thư viện, tôi đã chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng

Du lịch Hà Nội” làm đề tài khoá luận của mình.

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài đi sâu vào nghiên cứu, khảo sát thực trạng hoạt động thông tin –thư viện của Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội trong giai đoạn hiện nay, qua

đó rút ra những nhận xét và một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường hoạtđộng thông tin – thư viện tại Trung tâm, góp phần vào sự nghiệp giáo dục vàđào tạo chung của Nhà trường

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động của Trung tâm Thông tin – thư

viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

* Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm Thông tin – thư viện trường Cao

đẳng Du lịch Hà Nội với thời gian nghiên cứu trong giai đoạn hiện nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tôi đã áp dụng các phương pháp như:Phân tích tổng hợp tư liệu, thống kê số liệu, khảo sát thực tế,… và một sốphương pháp liên ngành khác

Thực hiện đề tài khóa luận này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tìnhcủa Cô giáo hướng dẫn – Th.S Chu Vân Khánh, cùng các cô chú và các anhchị cán bộ nhân viên tại Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Dulịch Hà Nội Nhân đây, tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Cô giáoChu Vân Khánh và các anh chị cán bộ nhân viên tại Trung tâm Thông tin -thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

Mặc dù đã có cố gắng nhưng do điều kiện thời gian hạn chế, nguồn tàiliệu chưa nhiều cùng với trình độ bản thân có hạn nên khóa luận không tránhkhỏi những thiếu sót Tôi rất mong được thầy cô và bạn bè góp ý để khóa luậnđược hoàn thiện hơn

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Hoạt động thông tin – thư viện với công tác đào tạo nguồnnhân lực ngành Du lịch tại trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

Chương 2: Thực trạng hoạt động của Trung tâm Thông tin - thư việntrường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin – thưviện tại trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội

Chương 1 HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN- THƯ VIỆN VỚI CÔNG TÁC

ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC NGÀNH DU LỊCH TẠI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI 1.1 SƠ LƯỢC VỀ QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG VÀ TRƯỞNG THÀNH CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI

Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tiền thân là trường Công nhân Kháchsạn Du lịch được thành lập ngày 24/7/1972 – là trường quốc gia đầu tiên đàotạo và bồi dưỡng nghiệp vụ khách sạn, du lịch Với gần 40 năm hoạt động,cho tới nay trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội đã có bề dày thời gian đáng kểtrong công tác đào tạo nguồn nhân lực cho ngành du lịch Chặng đường hìnhthành và phát triển của Nhà trường trải qua nhiều giai đoạn lịch sử với cácmốc thời gian chính là giai đoạn từ năm 1972- 1995, giai đoạn từ 1995- 2003

và giai đoạn từ năm 2003 cho đến nay

Năm 1972, Nhà trường có tên gọi đầu tiên là Trường Công nhân Kháchsạn Du lịch Tháng 6/1984, Tổng cục Du lịch có Quyết định số 146/TCDL đổitên Trường Công nhân khách sạn Du lịch thành trường Du lịch Việt Nam(thuộc Tổng cục Du lịch Việt Nam)

Đây là giai đoạn đầu hình thành và phát triển của Nhà trường Hìnhthành trong hoàn cảnh đất nước còn chiến tranh, những năm đầu hoạt động,lượng học sinh theo học còn rất ít, chỉ có 93 học sinh tốt nghiệp Tuy nhiên,con số này tăng lên đáng kể khi vào cuối những năm 70, đã có 300 học sinh ratrường Sau khi đất nước thoát khỏi chiến tranh, nền kinh tế dần hồi phụcnhưng tỷ lệ học sinh theo học vẫn còn khá khiêm tốn, tính trung bình từ năm

1995 có hơn 400 học sinh tốt nghiệp mỗi năm So với những trường học kháccùng thời điểm, đây không phải là con số đáng chú ý Tuy nhiên, sự tăng dần

về số lượng học sinh cho thấy sự tiến triển trong công tác đào tạo của Nhàtrường, đội ngũ cán bộ và giáo viên đã vượt qua nhiều khó khăn với quyết tâmcao để hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị của Tổng cục Du lịch giao phó.

Đây giai đoạn chuyển mình cơ bản của Nhà trường với những nộidung, nhiệm vụ đào tạo sâu hơn nhằm nhân rộng nguồn lực cho ngành du lịchnước nhà Năm 1995, trường Du lịch Hà Nội được thành lập trên cơ sở sátnhập khách sạn Hoàng Long vào trường Du lịch Việt Nam Đến năm 1997,Tổng cục Du lịch ban hành Quyết định số 239/QĐ - TCDL về việc nâng cấptrường Du lịch Hà Nội thành trường Trung học Nghiệp vụ Du lịch Hà Nội

Năm 1997- 2000, được sự tài trợ của Chính phủ Luxembuorg qua dự ánVIE/2000, Nhà trường đã thực hiện nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy

và học, đào tạo giáo viên nguồn và phát triển thêm chương trình đào tạonghiệp vụ khách sạn Bên cạnh đó, Nhà trường trường vẫn tích cực thực hiệnnhiệm vụ được giao trong việc tổ chức các khóa bồi dưỡng cho đối tượng làcán bộ, công chức, giáo viên, viên chức trong ngành trên các lĩnh vực liênquan như: Quản lý nhà nước, ngoại ngữ, quản lý kinh doanh, hướng dẫn dulịch, nâng cao tay nghề khách sạn, bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm cấp I và cấp

II cho giáo viên…

Ngày 27/10/2003, trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội được thành lập vớinhiệm vụ: đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ cao đẳng và các trình độthấp hơn trong ngành du lịch đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành Hiện tại,Nhà trường đã mở 8 chuyên ngành đào tạo với gần 10.000 học sinh, sinh viênchính quy cũng như đào tạo từ xa, liên thông, tại chức Nhà trường đã xây dựng

và duy trì mối quan hệ mật thiết với hơn 100 doanh nghiệp là khách sạn từ 2sao đến 5 sao; và với hơn 50 doanh nghiệp du lịch hoạt động trong lĩnh vực

kinh doanh lữ hành, các điểm du lịch như bảo tàng, điểm tham quan vui chơigiải trí Trải qua quá trình gần 40 năm xây dựng và phát triển, đến nay Nhàtrường đã có nhiều thành tích trong hoạt động đào tạo nguồn nhân lực du lịchcho ngành, được các cơ quan chủ quản, các đơn vị đối tác, doanh nghiệp và

xã hội đánh giá cao

1.2 CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THÔNG - TIN THƯ VIỆN VỚI CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC NGÀNH DU LỊCH

1.2.1 Trung tâm Thông tin thư viện – chức năng và nhiệm vụ

Mặc dù trường được thành lập từ năm 1972 nhưng hơn hai mươi nămsau (1996) Trung tâm thông tin - thư viện của trường mới ra đời với tên gọiTrung tâm tin học - tư liệu và thư viện Năm 2003, Nhà trường tách ra thànhhai trung tâm: Trung tâm ứng dụng công nghệ thông tin và Trung tâm Thôngtin - thư viện

Trung tâm Thông tin – Thư viện, có chức năng quản lý thông tin, tưliệu và thư viện của Nhà trường, bao gồm:

 Cung cấp đầy đủ lượng giáo trình, bài giảng phục vụ cho Giáo viên,sinh viên và học sinh tránh tình trạng dạy chay học chay

 Xây dựng mô hình, quy mô, quy chế hoạt động của thư viện phù hợpvới nhịp độ phát triển, đáp ứng nhu cầu dạy và học, các hoạt động nghiên cứukhoa học của cán bộ, giảng viên giáo viên, học sinh, sinh viên trong Nhà trường

 Tổ chức sưu tầm, in ấn, phát hành giáo trình, bài giảng, tài liệu thamkhảo, các ấn phẩm khác phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường

 Tổ chức thu thập và quảng cáo các thông tin tư liệu về các hoạtđộng theo định hướng của nhà trường

 Thực hiện công tác bảo quản lưu trữ các tư liệu, tài liệu của nhàtrường thuộc trung tâm quản lý

 Thực hiện các nhiệm vụ liên quan được quy định trong Quy chế tổchức và hoạt động của nhà trường và các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ

Trung tâm Thông tin - thư viện của Nhà trường có mặt bằng rộng, vớidiện tích sử dụng 386m2, không gian thông thoáng và yên tĩnh

Trung tâm thực hiện nhiệm vụ với cơ cấu các tổ nghiệp vụ, bao gồm tổphát hành và tổ thư viện

bài giảng, giáo trình tới học sinh thông qua đội ngũ giáo viên chủ nhiệm.Hàng năm, tổ phát hành hàng nghìn cuốn tài liệu phục vụ cho công tác giảngdạy của nhà trường Số lượng giáo trình, bài giảng phát hành ngày càng pháttriển (theo dõi bảng thống kê bên dưới) Ngoài ra, tổ còn cung cấp cho nhữngđơn vị bạn những giáo trình được phép lưu hành rộng rãi

 Tổ thư viện: có trách nhiệm bổ sung tài liệu, tổ chức vốn tài liệu,

phục vụ bạn đọc Trung tâm hiện có 1 phòng đọc sức chứa 120 chỗ ngồi,được chia thành hai không gian đọc dành cho giáo viên và sinh viên

Hàng năm, Trung tâm được Nhà trường đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất

và mua bổ sung tài liệu để phục vụ việc dạy và học tập, nghiên cứu của giảngviên, cán bộ viên chức và học sinh, sinh viên

Hiện nay, Trung tâm gồm 7 cán bộ trong đó có 1 cán bộ có trình độthạc sỹ và đang làm nghiên cứu sinh, 1 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyênngành thư viện, 3 cán bộ được đào tạo đại học chuyên ngành khác và 2 cán bộtrình độ trung cấp chuyên ngành khác

Về độ tuổi: 3 cán bộ có độ tuổi từ 40 tuổi đến 60 tuổi, từ 30 tuối đến 40tuổi có 4 cán bộ Độ tuổi của cán bộ thư viện không trẻ, không đồng đều Đây

là mặt còn hạn chế về nhân sự tại Trung tâm do đội ngũ cán bộ luôn bị điềuchuyển công việc, làm cho Trung tâm luôn bị động về con người và phảihướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ lại

1.2.3 Cơ sở vật chất và vốn tài liệu

Từ năm 2005 – 2009, Trung tâm được đặt trên tầng 8 của toà nhà 8tầng, có diện tích khoảng 300m2, trong đó có khoảng 100 chỗ ngồi phục vụcho giáo viên và học sinh, sinh viên nghiên cứu và học tập tại Trung tâm Chođến cuối năm 2009, được sự quan tâm của Nhà trường, Trung tâm đã đượcchuyển xuống tầng 3 với diện tích gần 400m2 Phòng đọc thư viện đã khangtrang hơn, với 130 chỗ ngồi, 12 giá sách của các kho và 40 bàn cho bạn đọc

sử dụng Trung tâm đã được trang bị thêm 3 máy tính nhưng vẫn chưa đượcnối mạng Internet Vì vậy, hiện nay Trung tâm mới chỉ ở mức thư viện truyềnthống, chưa được ứng dụng tin học

 Vốn tài liệu:

Trung tâm hiện đang sở hữu một nguồn lực thông tin phong phú, đadạng bao gồm cả giáo trình và các tài liệu tham khảo, trong đó phần lớn làsách về các chuyên ngành du lịch và những chủ đề liên quan Theo số liệu từBáo cáo tổng hợp của Trung tâm, tính đến cuối năm 2011, vốn tài liệu cótrong kho gồm:

Sách: Với gần 22 nghìn cuốn cho hơn 7 nghìn tên sách gồm các môn

loại du lịch, kinh tế chính trị, pháp luật, tâm lý học, giáo dục học, xã hội học,lịch sử, địa lý, văn học, ngoại ngữ, tin học, v.v Những ấn phẩm này sẽ đượcsắp xếp theo số đăng ký cá biệt

Tư liệu: Hiện nay, Trung tâm có gần 130 tên Luận án, luận văn về

chuyên ngành du lịch, khách sạn và các lĩnh vực khoa học xã hội nói chung;hơn 40 đầu báo, tạp chí tiếng Việt Ngoài ra, Trung tâm còn có 06 băng ghihình, băng ghi âm và đĩa CD-ROM phục vụ cho cho công tác chuyên môn,nghiệp vụ Loại tài liệu được sắp xếp theo thời gian xuất bản

1.3 ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN VÀ NHU CẦU TIN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI

Người dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin Đó là đốitượng phục vụ của công tác thông tin tư liệu Người dùng tin vừa là kháchhàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thôngtin mới Việc tổ chức triển khai hoạt động thông tin - thư viện đều nhằm mụcđích cuối cùng là làm thế nào để thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin Vàmức độ sử dụng thư viện của người dùng tin chính là thước đo chính xác, hiệuquả hoạt động của một thư viện Vì vậy, nghiên cứu hệ thống thông tin - thưviện không thể không nghiên cứu đặc điểm người dùng tin Qua khảo sát, đốitượng bạn đọc tại Trung tâm gồm 3 nhóm chính:

 Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý

 Nhóm cán bộ nghiên cứu, giáo viên

 Nhóm học sinh, sinh viên

Để có được những thông tin sát thực nhất về đặc điểm người dùng tin

và nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin – thư viện trường Cao đẳng Du lịch

Hà Nội, tôi đã dựa vào Báo cáo của Trung tâm và thực hiện điều tra bằngbảng hỏi với số lượng phiếu điều tra là 391 phiếu trong đó:

 Cán bộ quản lý: 15 phiếu

 Cán bộ nghiên cứu, giáo viên: 58 phiếu

 Sinh viên: 318 phiếu

Với các nội dung điều tra là:

 Thời gian sử dụng

 Loại hình tài liệu quan tâm

 Nội dung thông tin

 Mức độ đáp ứng nhu cầu tin

Bảng 1: THỜI GIAN NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU VÀ THU THẬP

THÔNG TIN CỦA NGƯỜI DÙNG TIN

STT Loại hình

tài liệu

CB QL, LĐ

CB NC, giáo viên

Sinh viên Tổng số

Bảng 2: LOẠI HÌNH TÀI LIỆU NGƯỜI DÙNG TIN QUAN TÂM

Nội dung

thông tin

Nhóm cán bộ quản lý

Nhóm cán bộ, giảng viên

Nhóm sinh viên (318)

Tổng (391)

1.3.1 Nhóm cán bộ lãnh đạo quản lý (Ban giám hiệu, trưởng phó các khoa, các phòng ban chức năng)

Nhóm này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng, họ vừa

sử dụng thông tin để quản lý công tác giáo dục đào tạo, vừa là người xâydựng các chiến lược phát triển của trường Ðối với họ thông tin là công cụ củaquản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động Thông tincàng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao Do vậy thông tin cầncho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán trên cáclĩnh vực về du lịch, các khoa học cơ bản, tài liệu chính trị kinh tế xã hội, cácvăn bản, Chỉ thị, Nghị quyết của Ðảng và Nhà nước nhưng phải cô đọng, súc

tích Đó có thể là các bản tin nhanh, các tin vắn, tóm tắt, tổng quan, tổng luận.Hình thức phục vụ chủ yếu dành cho nhóm đối tượng này là phục vụ từ xa, cungcấp đến từng người theo những yêu cầu cụ thể.

Phần lớn cán bộ quản lý của trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, ngoàicông tác lãnh đạo quản lý họ còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứukhoa học Vì vậy, ngoài những thông tin mang tính đường hướng thì nhómnày cũng rất cần các thông tin, tài liệu có tính chất chuyên sâu về các lĩnh vựcchuyên môn như các cán bộ giảng dạy khác

Theo kết quả khảo sát có thể nhận thấy, nhóm người dùng tin là cán bộquản lý có nhu cầu thông tin chủ yếu về kinh tế, pháp luật, khoa học xã hội,

du lịch,…chiếm hơn 70% so với các lĩnh vực khác Do công việc bận rộn nênthời gian họ dành cho việc đến thư viện là không nhiều Kết quả điều tra chothấy số lượng cán bộ dành dưới 2 giờ để sử dụng thư viện chiếm dưới 50%, từ2-3 giờ không quá 20% và trên 3 giờ chiếm tỷ lệ rất nhỏ, gần như là không có.Loại hình tài liệu nhóm người dùng tin này quan tâm là các báo cáo khoahọc, tài liệu tra cứu, chuyên ngành,…vì đây là những lĩnh vực cơ bản nhấtliên quan trực tiếp đến công việc lãnh đạo, quản lý của họ

1.3.2 Nhóm cán bộ nghiên cứu, giáo viên

Ðây là nhóm có hoạt động thông tin năng động và tích cực nhất Họchính là những người dùng tin thường xuyên, liên tục của Trung tâm Thông tin -thư viện

Thực tế kết quả khảo sát cho thấy, nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy

do đặc thù tính chất công việc gắn bó với việc nghiên cứu tài liệu nên số giờ

sử dụng thư viện của họ chiếm tỷ lệ tương đối cao: dưới 2 giờ chiếm gần50%, trên 2 giờ chiếm gần 20% Loại hình tài liệu mà nhóm bạn đọc nàyhướng đến là các thông tin mang tính chất lý luận và thực tiễn như tài liệu

chuyên ngành (43,1%), các đề tài nghiên cứu khoa học (47,5%), tài liệu tracứu (36,2%),…

Khác với nhóm người dùng tin là cán bộ quản lý, nội dung thông tinthu hút nhóm bạn đọc này không chỉ có: khoa học xã hội (97%), pháp luật(82,7%), du lịch (87,9%), kinh tế (55,1%),…mà còn tập trung vào hầu hết cáclĩnh vực khác Điều này cũng thể hiện việc cán bộ, giáo viên là người dùng tin

có nhu cầu tin rộng và đầy đủ hơn so với nhóm đối tượng dùng tin là cán bộquản lý Hình thức tài liệu nhóm này thường sử dụng là các thông tin chuyên

đề, thông tin chọn lọc, thông tin tài liệu mới, thư mục chuyên đề, thông tinchọn lọc về chuyên ngành cũng như lý luận sư phạm và văn hóa xã hội Điềunày là phù hợp, bởi để giảng dạy và nghiên cứu cán bộ giáo viên cần cónhững kiến thức rộng về kinh tế - xã hội cũng như những kiến thức về cácngành khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật, công nghệ

Bên cạnh đó, nhóm cán bộ nghiên cứu, giáo viên còn là chủ thể của hoạtđộng thông tin, cung cấp thông tin qua hệ thống bài giảng, các bài báo, tạp chí,các công trình nghiên cứu khoa học được công bố, các đề xuất, các dự án, các đềtài, các kiến nghị Thông qua nhóm người dùng tin này, cán bộ thư viện có thểthu thập ý kiến, những thông tin có giá trị cao về lĩnh vực họ đang nghiêncứu, hoặc có thể trao đổi để tham gia ý kiến về sản phẩm thông tin của Trungtâm như: thông báo sách mới, bản tin chuyên đề…

1.3.3 Nhóm học sinh, sinh viên

Ðây là những chủ thể thông tin đông đảo, biến động nhất trong trường

bao gồm sinh viên cao đẳng, trung cấp, học nghề và liên thông Họ chiếm đa

số người dùng tin trong trường Họ là người thường xuyên sử dụng các sảnphẩm và dịch vụ thông tin của thư viện, nhu cầu tin của họ tương đối lớn,ngoài thông tin chuyên ngành được đào tạo họ còn cần những loại thông tin

khác để nâng cao tri thức như tài liệu về văn hóa, văn học, khoa học xã hội,pháp luật

Hiện nay, Nhà trường đã và đang áp dụng phương pháp dạy học mới,tăng cường tính chủ động nghiên cứu, tự học của học sinh, sinh viên nên nhucầu thu thập, sử dụng thông tin của nhóm bạn đọc này ngày càng đa dạng,phong phú

Nhóm sinh viên là những người nhiều thời gian nhất, ngoài các giờ họctrên lớp thì toàn bộ thời gian còn lại họ có thể dành phần lớn cho việc nghiêncứu tài liệu: từ 1- 2 giờ (47%), dưới 1 giờ (45,5%) Tuy nhiên, lượng thời giansinh viên trong trường dành cho việc đọc sách vẫn còn chưa cao.Dạng tài liệunhóm người dùng tin này quan tâm chủ yếu là các loại sách giáo khoa, giáotrình (93,8%), sách tham khảo (79,3%), tài liệu chuyên ngành (51,7%); hoặcmột số ít là bài viết trong tạp chí, những luận án, luận văn có tính chất cụ thể,trực tiếp phục vụ cho môn học và ngành học đào tạo

Khác với loại hình tài liệu, nội dung thông tin được nhóm bạn đọc nàyquan tâm là khá đồng đều, nhưng có tập trung hơn một chút ở lĩnh vực du lịchsinh thái, kinh tế du lịch do lĩnh vực này là lĩnh vực mới, là mô hình du lịch

ưa thích trong nhiều năm trở lại đây nên số lượng người tìm hiểu cũng tăngnhiều hơn, vì vậy trong quá trình giảng dạy, học tập các cán bộ, sinh viêncũng chú ý nghiên cứu sâu hơn Đó cũng là sự phát triển thông thường, phùhợp với thực tiễn đời sống

Ngoài giờ lên lớp học tập, nhóm học sinh sinh viên cũng có nhu cầulớn đối với các loại tài liệu mang tính giải trí, nâng cao hiểu biết xã hội nhưcác loại báo, tạp chí, sách văn học… Theo số liệu thống kê từ Báo cáo tổnghợp năm 2011 của Trung tâm cho biết nhóm sinh viên chiếm số lượng lớnnhất 83% tổng số người dùng tin; lực lượng cán bộ nghiên cứu, giáo viên chỉ

có hơn 10% và cán bộ lãnh đạo là 6% Có thể xem xét cơ cấu các nhóm ngườidùng tin qua biểu đồ:

SV 83%

CBQL 6%

CBNC,GV 11%

Hình 1: TỶ LỆ NHÓM NGƯỜI DÙNG TIN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG

DU LỊCH HÀ NỘI

Nguồn lực thông tin của Trung tâm tuy chỉ có hơn 7 nghìn đầu sáchnhưng tương đối đầy đủ và phong phú về nội dung, phù hợp với các chươngtrình đào tạo như: du lịch, khách sạn, nấu ăn,…bước đầu đã đáp ứng đượcnhu cầu thông tin cho quá trình giảng dạy và học tập của giảng viên cũng nhưsinh viên trong Nhà trường Các sản phẩm như hệ thống mục lục phiếu, thưmục giới thiệu sách mới đã phản ánh được đầy đủ nguồn lực thông tin cótrong kho tài liệu của trung tâm đáp ứng nhu cầu tìm kiếm, khai thác thông tincủa người dùng tin

Trong giai đoạn hiện nay khi mà công nghệ thông tin đang phát triểnhết sức mạnh mẽ, kéo theo nó là khối lượng thông tin ngày càng mở rộng vàphong phú hơn Tuy nhiên, mức độ đáp ứng nhu cầu tin cho người dùng tintại Trung tâm mới chỉ đạt gần 80% tổng số yêu cầu (Báo cáo thống kê/2011).Báo cáo cũng cho thấy, trong số các yêu cầu tin đó, sách giáo khoa, giáo trình

và tập bài giảng có tỷ lệ đáp ứng tương đối cao (100% cán bộ giáo viên và

sinh viên có nhu cầu về tài liệu giáo khoa, giáo trình và tập bài giảng đềuđược thoả mãn) Tuy nhiên, với tài liệu sách tham khảo, nghiên cứu các loại,sách tra cứu, mức độ đáp ứng còn thấp Nguyên nhân của tình hình trên là

do Trung tâm không bổ sung được kịp thời, hoặc nội dung tài liệu không phùhợp với tình hình hiện nay, mặt khác là do số lượng bản sách cho một tênsách được bổ sung quá thấp so với nhu cầu người dùng tin Trong thời gianqua, số lượng bản cho một tên sách trong bổ sung chỉ có 3-5 bản/tên sách (cótên sách quý hiếm chỉ bổ sung có một bản phục vụ ở phòng đọc tại chỗ)

Hiện nay, lượng người dùng tin đến Trung tâm đang tăng lên nhanhchóng do nhu cầu tin tham khảo, giải trí, ngày càng cao Do vậy, tình trạngngười dùng tin bị từ chối do không có sách đúng với yêu cầu là không thểtránh khỏi Chính vì vây, trong thời gian tới, Trung tâm cần đưa ra nhữngchính sách, kế hoạch cụ thể để phát triển vốn tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầutin của bạn đọc một cách tốt nhất

Thư viện là nơi cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho người học pháttriển toàn diện, đặc biệt là tư duy sáng tạo, góp phần giúp nhà trường hoànthành sự nghiệp đào tạo nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước.Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội với chứcnăng, nhiệm vụ cụ thể; được trang bị cơ sở vật chất, đầu tư vốn tài liệu thíchđáng gồm đầy đủ các sách giáo khoa, giáo trình và tài liệu tham khảo chuyênngành phù hợp với ngành, nghề đào tạo đã thực sự chứng tỏ được vai trò quantrọng không thể thiếu trong tiến trình phát triển của Nhà trường Trong giaiđoạn hiện nay, để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ, Trung tâm cần đổimới hoạt động cũng như phát triển vốn tài liệu để thực sự trở thành môitrường thu thập thông tin lý tưởng nhất cho mỗi cán bộ nghiên cứu, giảngviên và sinh viên trong Nhà trường

Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI

2.1 CÔNG TÁC BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU

Bổ sung vốn tài liệu là một công việc thường xuyên của thư viện nhằmphát triển tài liệu phục vụ đúng mục đích, yêu cầu của bạn đọc Công tác bổsung tài liệu là một hoạt động được tiến hành thường xuyên nhằm sưu tầm,nghiên cứu và lựa chọn những tài liệu có nội dung tốt, có giá trị khoa học,thực tiễn, nghệ thuật cao để đáp ứng nhu cầu đọc và thông tin của người dùngchính thư viện đó Tài liệu là thành phần quan trọng cấu thành thư viện, nóảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động của thư viện cũng như phản ánhtiềm lực phục vụ cho đào tạo và nghiên cứu khoa học trong nhà trường Nếunguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu sẽ có tác dụng lôi kéo đông đảo bạn đọc

và ngược lại

Theo số liệu thống kê ngày 2 tháng 3 năm 2011, kho sách Trung tâmThông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội đã có hơn 7.300 đầusách với khoảng 22.000 bản sách; hơn 120 tên luận văn, luận án; 100 đề tàinghiên cứu khoa học, 40 đầu báo tạp chí tiếng Việt và hơn 1000 đầu sách mớiđược bổ sung đã qua xử lý nghiệp vụ nhưng chưa đưa vào phục vụ bạn đọc

Do đặc thù thư viện trường học là gắn liền với hoạt động giảng dạy nênđòi hỏi tài liệu phải luôn cập nhật theo chương trình các ngành đào tạo củatrường Vì thế, công tác bổ sung vốn tài liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng hoạt động của thư viện, quyết định khả năng đáp của giảng viên, cán bộcũng như sinh viên của trường

Trước đây, do chưa được sự quan tâm sát sao của lãnh đạo Nhà trườngnên ngân sách dành cho việc bổ sung tài liệu còn rất ít Có những năm dongân quỹ hạn hẹp nên không tiến hành bổ sung thêm được tài liệu nào Những

năm gần đây, do nhu cầu dùng tin của giảng viên, cán bộ nghiên cứu cũngnhư sinh viên tăng nhanh nên lãnh đạo Nhà trường đã có sự chú ý, đầu tư hơn.Tuy nhiên, vốn tài liệu của Trung tâm còn nghèo nàn, một số tên sách đã lạchậu, quá cũ nát, ít được sử dụng do không phù hợp với nhu cầu của ngườidùng tin Công tác thanh lọc tài liệu cũ còn chậm, làm giảm diện tích và gâykhó khăn trong việc tổ chức kho.

Để đáp ứng yêu cầu một cách đầy đủ, phù hợp nhu cầu đọc, học tập,nghiên cứu, giảng dạy của sinh viên và giảng viên trong Nhà trường, từ năm

2011, Trung tâm đã có kế hoạch bổ sung chi tiết Dựa trên danh mục tài liệumới xuất bản do các đối tác gửi đến cũng như qua lời giới thiệu của giảngviên, Trung tâm đã lập danh sách các tài liệu cụ thể cần bổ sung và nhập vàothư viện Sau đó, danh mục tài liệu đuợc trình lên Nhà trường cũng như cácgiảng viên trực tiếp giảng dạy để tham khảo ý kiến xem đã hợp lý và thoảmãn chương trình đào tạo, học tập hay chưa Công tác bổ sung tài liệu tại thưviện luôn bám sát mục tiêu đào tạo của Nhà trường để phát triển một nguồnlực thông tin hấp dẫn, phù hợp với chương trình đào tạo

Trung tâm có được nguồn tài liệu phong phú như vậy là do đã tạo dựngnguồn bổ sung tài liệu khá đa dạng:

Tài liệu được mua chủ yếu ở các nhà sách; các cơ quan, tổ chức hoạtđộng về sách có uy tín; nhà xuất bản các trường đại học như Học viện Tàichính, Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Văn hoá

Hà Nội, Tạp chí Du lịch,… và một số loại báo đặt mua công ty phát hành

Tuy nhiên, diện bổ sung tài liệu mới chỉ tập trung ở các giáo trình, bàigiảng về các môn học do chính Trung tâm phát hành Còn các giáo trìnhmua về để phục vụ cho sinh viên mượn thì chiếm tỷ lệ rất nhỏ (10%) trongtổng số sách mới bổ sung Theo Báo cáo thống kê năm 2011 của Trung

tâm, tính từ năm 2004 cho tới nay, lượng tên giáo trình được in ấn và pháthành đã tăng lên gấp hơn 10 lần (năm 2004: 2009 cuốn, năm 2010: 21500cuốn) Càng về những năm gần đây, số lượng càng tăng vọt để đáp ứng vớinhu cầu mua giáo trình ngày càng lớn của sinh viên

Rõ ràng, số lượng tài liệu bổ sung cho Trung tâm đã tăng lên đáng kể,nhưng đối với một thư viện trường học, nếu chỉ bổ sung sách giáo trình thìchưa đủ để tạo nên hiệu quả hoạt động Để có một nguồn lực thông tin chấtlượng cao, đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học củađội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên trong toàn trường, không thể không bổsung các sách tham khảo và các tài liệu khác Bởi sách giáo trình là nhữngkiến thức về ngành học, nó chỉ cung cấp những thông tin cơ bản, ở dạng ngắngọn nhất, muốn có một kiến thức tổng hợp hơn về nhiều lĩnh vực thì bạn đọcphải sử dụng nguồn tài liệu tham khảo Hiện nay số đầu sách tham khảo đượctrung tâm bổ sung còn quá ít, chỉ hơn 100 sách trong 1 năm, chưa đủ để có thểđáp ứng được nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc

Nguồn này chủ yếu được bổ sung do Dự án phát triển nguồn nhân lựcngành du lịch cấp, cán bộ, giáo viên đi học tập ở nước ngoài về biếu tặng thưviện Loại tài liệu này là tài liệu chuyên ngành quản lý về du lịch, ngôn ngữtài liệu chủ yếu là tiếng Anh Hàng năm, Trung tâm vẫn nhận được lượngsách biếu tặng từ các đơn vị liên kết như Hội Văn nghệ Dân gian Việt Nam,Tạp chí Du lịch… Nguồn tài liệu này tuy không nhiều và thường xuyênnhưng đã góp phần làm phong phú vốn tài liệu của Trung tâm

Bên cạnh những nguồn bổ sung trên, hàng năm Trung tâm còn nhận lưuchiểu các tài liệu nội sinh Ngoài các đầu sách giáo trình do Trung tâm pháthành là các đề tài nghiên cứu khoa học được nghiệm thu của cá nhân, tập thể

giảng viên tham gia nghiên cứu khoa học Mỗi năm, Trung tâm nhận khoảng

20 đề tài nghiên cứu cùng các tài liệu trong các cuộc hội thảo, hội nghị có sựtham gia của trường, tạp chí chuyên ngành và các lĩnh vực liên quan đến dulịch, khách sạn

Ngoài dạng tài liệu là sách thì Trung tâm còn bổ sung các dạng tài liệukhác như: Băng, đĩa, CD ROM,… Tuy nhiên, do mới thực hiện nên số lượngtài liệu này còn quá ít, chủ yêu để phục vụ cho công tác chuyên môn của cán

bộ thư viện mà chưa thể đáp ứng yêu cầu của bạn đọc

Như vậy có thể thấy rằng, công tác bổ sung của Trung tâm Thông tin thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội đã có nhiều cố gắng, nhất là trongnhững năm gần đây Các loại sách giáo trình, tài liệu tham khảo được bổ sungkhá kịp thời phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, Trung tâm cần cóchính sách bổ sung hợp lý hơn để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng phong phú,

-đa dạng của nguời dùng tin Trung tâm cần sưu tầm, bổ sung thêm các dạngtài liệu khác như tài liệu điện tử, băng, đĩa từ,… nhằm làm phong phú thêmnguồn tài liệu giúp bạn đọc nghiên cứu, học tập dễ tiếp thu mà không nhàmchán

2.2 CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU

2.2.1 Biên mục tài liệu

Biên mục sách là một trong những khâu nghiệp vụ khá quan trọng đểtạo điều kiện thành lập cơ sở dữ liệu về bộ sưu tập tài liệu có trong thư viện.Quy trình biên mục tài liệu tại Trung tâm gồm có những những công việcnhư: Biên mục mô tả  Tóm tắt Phân loại Tạo nhãn

Tài liệu khi nhập về thư viện sẽ được vào sổ đăng ký cá biệt và phân loại rồimới tiến hành biên mục mô tả Hiện nay, Trung tâm tiến hành mô tả tài liệu theoQuy tắc Biên mục ISBD Khi nhìn vào phiếu, chúng ta chỉ biết những thông tin

về hình thức tài liệu: tên nhan đề, tên tác giả, lần xuất bản, các yếu tố xuất bản(nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) và mô tả vật lý (kích cỡ, số trang,minh họa, những số tiêu chuẩn…) Đến cuối năm 2011, công việc này vẫn hoàntoàn được thực hiện bằng phương pháp thủ công Phiếu mô tả được viết bằngtay, sau đó được xếp vào tủ mục lục theo trật tự chữ cái.

Nguyễn Thị Thu HuệQuan hệ kinh doanh quốc tế: Giáo trình/ NguyễnThị Thu Huệ.- H.: Khoa học xã hội, 2010.- 325tr.; 21cm

Tên sách ngoài bìa: Quan hệ quốc tế và kinhdoanh quốc tế trong thời hội nhập và phát triển

Hình 2: MẪU PHIẾU MÔ TẢ THEO QUY TẮC ISBD

Tuy nhiên việc thực hiện xử lý tài liệu trên chỉ áp dụng đối với các tàiliệu là sách, còn số ấn phẩm định kỳ nhập về thư viện chỉ được sắp xếp theothời gian xuất bản và đưa ra phục vụ khi bạn đọc có yêu cầu Thực trạng nàydẫn tới một hệ quả là bạn đọc gặp rất nhiều khó khăn trong việc sử dụng vốntài liệu của thư viện, do đó khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của Trung tâmcũng bị hạn chế rất nhiều

Bắt đầu từ năm 2012, Trung tâm đã tiến hành sử dụng phần mềmPVHUYEN để nhập và in ra các phiếu mô tả trên cơ sở khổ mẫu MARC21,nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu trên máy Ngoài ra, khổ mẫunày còn giúp cho Trung tâm có thể sản sinh ra các loại sản phẩm thông tinkhác như làm mục lục thông báo sách mới, mục lục phân loại, cũng như traođổi dữ liệu thư mục với các thư viện khác trong nước và nước ngoài

Hình 3: MẪU PHIẾU NHẬP TIN (Chi tiết xem phụ lục 2)

2.2.2 Phân loại tài liệu

Thực hiện phân loại sách là nhằm sắp xếp các đề tài một cách có hệthống Nguyên tắc phân loại trong thư viện là tập hợp các tài liệu trên kệ theomôn loại hay theo nội dung chủ đề với mục đích tập trung tài liệu có nội dungliên quan với nhau theo một trật tự thích hợp, cung cấp hình thức tiếp cận khotài liệu (khi thư viện tổ chức kho mở), tổ chức mục lục phân loại hay mục lục

vị trí (là mục lục công vụ để quản lý kho sách và phục vụ công việc phát triển

tư liệu)

Trước năm 2012, tài liệu của Trung tâm được phân loại theo bảng phânloại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp (Bảng phân loại 19 lớp) Đây làbảng phân loại được chỉnh lý lần thứ năm, được bổ sung thêm những kháiniệm mới, những ký hiệu mới và mục mới

Ví dụ: Ở mục 37 (bảng cũ) ghép chung văn hoá với giáo dục Ở bảngmới đuợc tách riêng thành 3 mục riêng biệt

37 Giáo dục, khoa học sư phạm

38 Văn hoá, văn hoá học

39 Văn hoá quần chúng

Trong lĩnh vực du lịch phân như sau:

7A6 Du lịch Leo núi

7A6.1 Du lịch

.11Chuẩn bị và tổ chức các cuộc du lịch.12 Mạng luới các tổ chức du lịch

7A6.14 Các loại hình du lịch

.141 Du lịch lữ hành.142 Du lịch bằng đường thuỷ, tàu thuyền.143 Du lịch bằng xe đạp…

Riêng tài liệu về quản lý du lịch được Trung tâm phân loại vào mục7A6.1 để giúp bạn đọc tra cứu được thuận tiện

Hiện tại, hình thức tổ chức kho sách tại Trung tâm là kho đóng cổ điển,sắp xếp tài liệu theo số đăng ký xếp giá nên vai trò của công tác phân loại trởnên mờ nhạt, thậm chí có thể coi là bị bỏ qua Thực tiễn công tác phân loại tàiliệu chỉ là việc sắp xếp theo các loại hình tài liệu như: giá sách giáo trình, giá

sách tham khảo và một phần riêng về các tạp chí, luận văn, luận án, đề tàikhoa học…

Bắt đầu từ năm 2012, Trung tâm đang tiến hành chuẩn bị tổ chức kho

mở, sắp xếp kho theo ký hiệu phân loại nên toàn bộ tài liệu đang được kiểmtra và định lại ký hiệu phân loại Bảng phân loại mà Trung tâm sử dụng làBảng phân loại thập phân DEWAY Theo đó, các tài liệu sẽ được sắp xếp vàocác lớp từ lớp 000 (Tin học, thông tin, tác phẩm tổng quát) cho đến lớp 900(Lịch sử, địa lý) Nội dung tài liệu mà Trung tâm nhập về chủ yếu đề cập đếnlịch sử, văn hoá các vùng miền, văn hoá ẩm thực, sách văn học, nên cácmôn loại sử dụng cũng chỉ nằm trong các lớp 300, 600 và 900 Việc phân loạicũng đựơc thực hiện khá đơn giản, không quá chuyên sâu vào các trợ ký hiệu

Ví dụ:

Non nước xứ Nghệ tài liệu này nói về đặc điểm địa lý, lịch sử và conngười ở Nghệ An nên được xếp vào lớp 300 (Khoa học xã hội) với ký hiệuphân loại là: 398.209

Di tích, danh lam thắng cảnh và địa danh Kiên Giang  tài liệu nàynói về các danh lam, thắng cảnh và di tích lịch sử ở Kiên Giang nên đuợc xếpvào lớp 900 (Lịch sử, địa lý) với ký hiệu phân loại là: 910.3

Tuy nhiên, như đã nói ở trên, việc sắp xếp tài liệu trong kho chủ yếudựa trên loại hình tài liệu nên ký hiệu phân loại không thể hiện đựơc nhiều ưuđiểm trong việc tra tìm tài liệu trên giá

2.2.3 Định từ khóa tài liệu

Định từ khóa là quá trình xử lý nội dung tài liệu và mô tả nội dungchính của tài liệu bằng cách tập hợp các từ khóa nhằm mục đích lưu trữ vàtìm tin tự động hóa

Trước đây, Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch HàNội vẫn chưa áp dụng bộ Từ điển từ khóa, Từ điển từ chuẩn, Bảng định chủ

đề nào cho công tác định chủ đề, định từ khoá tài liệu Các tài liệu được xử lýhoàn toàn dựa trên chủ quan của cán bộ thư viện

Đây là một hạn chế rất lớn vì từ khóa là một công cụ tìm kiếm rất đắclực trong tra cứu tìm tin Chỉ với một từ khoá tương đối chính xác là bạn đọc

có thể tìm ra tài liệu đúng yêu cầu và những tài liệu có liên quan Ngược lại,

từ khoá không chính xác sẽ làm mất rất nhiều thời gian của bạn đọc mà khôngthể tìm được tài liệu thoả mãn yêu cầu Điều này có ảnh hưởng không nhỏtrong quá trình xây dựng ngôn ngữ tìm tin, xây dựng bộ máy tra cứu cho tàiliệu

Từ năm 2012, khi có “Dự án ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạtđộng thư viện”, Trung tâm đã tiến hành định từ khoá cho tài liệu Tuy nhiên,vẫn chưa có bộ Từ điển từ khoá nào được thư viện áp dụng mà công việc nàyvẫn được thực hiện dựa trên chủ quan của cán bộ xử lý Trong điều kiệnTrung tâm đang bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay thì điềunày gây ảnh hưởng không nhỏ trong quá trình xây dựng ngôn ngữ tìm tin vàxây dựng bộ máy tra cứu cho tài liệu

2.3 CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHO VÀ BẢO QUẢN TÀI LIỆU

2.3.1 Công tác tổ chức kho tài liệu

Đối với bất kỳ thư viện nào, để có thể lưu giữ, bảo quản cũng như khaithác được tối đa nguồn tài liệu thì việc tổ chức kho một cách khoa học là đòihỏi tất yếu và bao giờ cũng được quan tâm hàng đầu Việc phân chia tài liệu

có ý nghĩa quyết định hiệu quả hoạt động của thư viện bởi công việc này cótốt thì mới có thể quản lý được nguồn thông tin- tư liệu có trong thư viện, tạođược cơ sơ dữ liệu về sách và tiện dụng cho công tác tìm kiếm thông tin Đây

là công việc phía sau của hoạt động thư viện nhưng để đưa thư viện vào thực

tế sử dụng thì đòi hỏi công việc tổ chức kho phải được tổ chức một cách khoahọc, hợp lý và hiệu quả

Kho sách tại Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch

Hà Nội là kho dùng chung cho cả hai hình thức phục vụ là mượn đọc tại chỗ

và mượn về nhà do ba cán bộ thư viện phụ trách Tài liệu được sắp xếp theothứ tự số đăng ký cá biệt trên giá Khi có độc giả yêu cầu mượn sách, cán bộthư viện sẽ vào kho lấy tài liệu phục vụ bạn đọc

Hiện nay, hình thức tổ chức kho mà Trung tâm thực hiện kho đóng.Theo đó, tài liệu trong kho được sắp xếp theo số đăng ký cá biệt nên việc vệsinh, bảo quản và kiểm kê tài liệu cũng tương đối thuận tiện Ngoài ra, việclấy sách phục vụ và xếp giá cũng rất nhanh chóng và dễ dàng Tuy nhiên,hình thức này có nhược điểm là bạn đọc không được tiếp cận trực tiếp với tàiliệu mà phải thông qua hệ thống mục lục, phiếu yêu cầu và cán bộ thư viện.Công đoạn này nhiều khi rất mất thời gian mà bạn đọc không biết tài liệu đó

có phù hợp với yêu cầu không, có còn sách trong kho hay đã có người mượn.Thêm nữa, việc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt chỉ thể hiện đựơc thời điểmtài liệu được bổ sung về thư viện mà không mang lại cái nhìn tổng thể về nộidung kho sách Cũng theo cách sắp xếp này, một cuốn sách về văn học có thểđứng cạnh vật lý, toán học hoặc lịch sử…

Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội là một

bộ phận trực thuộc nằm trong khuôn viên Nhà trường, với diện tích gần400m2 bao gồm cả diện tích kho sách, phòng đọc/mượn và phòng nghiệp vụ.Hiện nay, kho sách Trung tâm có 12 giá, với số lượng lên tới hơn 22.000 bảnnên hầu hết các giá sách rất chật hẹp và không còn nhiều khoảng trống dànhcho lượng sách mới bổ sung Sách trên giá chủ yếu là các loại sách thamkhảo Riêng giáo trình và tập bài giảng do hiện nay chỉ phục vụ dưới dạng báncho học sinh, sinh viên nên số lượng có trong kho mượn của Trung tâm rất ít

Hiện nay, ở hầu hết các thư viện lớn, việc phân loại sắp xếp tài liệutheo chủ đề chiếm ưu thế hơn cả, cách thức tổ chức kho đóng chỉ còn áp dụng

cho các tài liệu quý hiếm, ít người sử dụng và cũng để tiết kiệm diện tích kho.Việc sắp xếp tài liệu trên giá theo trật tự phân loại tạo điều kiện xác định vị trícủa từng tài liệu, xem lướt và quản lý kho một cách dễ dàng Nhận thấy đượcnhững ưu điểm đó nên hiện nay Trung tâm Thông tin - thư viện trường Caođẳng Du lịch Hà Nội đang từng bước chuẩn bị cho việc tổ chức kho mở.Trung tâm sử dụng Bảng phân loại thập phân Dewey (rút gọn ấn bản 14) đểtiến hành phân loại tài liệu

Với việc lựa chọn cách tổ chức kho mở theo một bảng phân loại, về cơbản Trung tâm vẫn tuân theo các nguyên tắc của việc tổ chức mục lục phânloại Đầu tiên, Trung tâm tiến hành phân loại tài liệu, sau đó căn cứ vào chỉ sốphân loại để tập hợp và sắp xếp tài liệu trên giá theo từng lĩnh vực khoa học

Tổ chức kho mở là một việc làm rất cần thiết nhưng lại tốn rất nhiều thời gian

và công sức Vì vậy, Trung tâm phải được đầu tư về kinh phí, cơ sở vật chất,

hạ tầng thì mới có thể thực hiện được

2.3.2 Công tác bảo quản vốn tài liệu

Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng Hiệnnay tài liệu đã được xuất bản bằng nhiều dạng chất liệu tuy nhiên do các yếu tốkhách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côntrùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học vẫn gây ra cho tài liệunhững hư hại nhất định Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tàiliệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí cũngđều gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng tài liệu

Thực tiễn công tác bảo quản kho sách của Trung tâm vẫn còn nhiều hạn chế.Diện tích kho sách rất nhỏ hẹp, thư viện không có máy hút ẩm, khi vào mùa mưa bịdột, và có chuột do kho sách đặt tại tầng trên của phòng thực hành khoa bếp Điều

đó dẫn đến hệ quả là một số tài liệu vẫn còn giá trị sử dụng nhưng đã bị hư hỏng,không thể phục vụ bạn đọc được Đến cuối năm 2011, cơ sở vật chất của kho sách

mới được đầu tư khang trang hơn, có điều hoà nhiệt độ Tuy nhiên, công tác bảoquản tài liệu của Trung tâm mới chỉ làm thủ công với những hoạt động đơn giảnnhư: nhân viên tự quét bụi cho sách, lau giá Đối với những sách hỏng do quá trìnhmượn bị mất bìa, long gáy hay côn trùng cắn,… cũng chỉ xử lí hình thức bên ngoàinhư đóng lại bìa sách, gáy sách cho chặt để sách khỏi tuột trang

Từ khi thành lập cho tới nay, kho sách không được định kỳ xử lí chống mối,mọt mà chủ yếu là do các cán bộ tự làm bằng cách đặt các hộp chống mối, và đặtbẫy chuột Ngoài các thao tác thủ công trên, hiện nay Trung tâm chưa áp dụng biệnpháp tiên tiến nào để gìn giữ nguồn thông tin tư liệu quý giá của Nhà trường Đây làmột điểm hạn chế mà Trung tâm cần khắc phục vì có bảo quản tốt tài liệu thì mớinâng cao được chất lượng phục vụ Chính vì vậy, trong thời gian tới, Trung tâmThông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội cần có chương trình cụthể: từ kinh phí đầu tư, nhân lực, trang thiết bị, các biện pháp kỹ thuật cho tớithời gian tiến hành để công tác này đạt hiệu quả cao nhất

2.4 CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY TRA CỨU

Bộ máy tra cứu trong cơ quan thông tin - thư viện là tập hợp các công

cụ và phương tiện giúp truy cập đến tài liệu hoặc thông tin trong tài liệu củathư viện Nó được coi là cầu nối giữa người dùng tin, cán bộ thư viện và vốntài liệu Bộ máy tra cứu giúp người dùng tin có thể tìm được tài liệu mình cầnmột cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác và thoả mãn được nhu cầu tin củahọ

2.4.1 Bộ máy tra cứu truyền thống

Hiện nay, thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội đã xây dựng được

bộ máy tra cứu truyền thống, bao gồm:

Mục lục là danh mục tài liệu của cơ quan thông tin - thư viện được thểhiện trên các tờ phiếu (phích), được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản

ánh vốn tài liệu của cơ quan đó Đây là công cụ tra cứu duy nhất tại Trungtâm Chức năng chủ yếu của nó là giúp người dùng tin xác định rõ vị trí lưutrữ của tài liệu trong kho, giúp cán bộ thư viện tìm hiểu tài liệu dễ dàng vànhanh chóng.

Cho đến nay, hệ thống mục lục phiếu của Trung tâm đã có hơn 20.000phiếu Trung tâm chỉ có một kho sách dùng chung cho cả mượn đọc tại chỗ và

mượn về nhà nên tủ mục lục được đặt ngay tại phòng đọc, mượn tổng hợp

-nơi người dùng tin đọc các ấn phẩm (sách, tư liệu, báo, tạp chí ) tại chỗ nêntiện dụng cho độc giả có thể tra tìm đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu

Hệ thống mục lục tại Trung tâm được phân thành mục lục chữ cái vàmục lục phân loại Tuy nhiên, bạn đọc chủ yếu vẫn sử dụng mục lục chữ cái(theo tên tác giả và tên sách), còn mục lục phân loại mới được xây dựng gầnđây và chưa thể hiện được chức năng tra cứu Tài liệu sau khi được nhập về sẽđược cán bộ thư viện phân loại sơ bộ từng chuyên ngành lớn ứng với mônloại tri thức của bảng phân loại, rồi được phân kho, xử lý hình thức như mô

tả, dán nhãn Do nhân lực còn hạn chế nên chỉ có hai cán bộ thực hiện côngviệc này, đôi khi cán bộ kiêm nhiệm các công việc khác thì chỉ có một ngườilàm Các phiếu mô tả chưa được tiến hành in trên máy mà vẫn viết tay và ởdạng truyền thống Phiếu trong tủ mục lục chữ cái chỉ gồm các yếu tố phảnánh hình thức của tài liệu như: nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản,

số trang,… Người dùng tin khi tra cứu bằng tủ mục lục có thể biết được một

số thông tin cơ bản về tài liệu, qua đó giúp lựa chọn được tài liệu yêu cầu

Trong quá trình xây dựng và phát triển của Trung tâm Thông tin - thưviện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, hệ thống tủ mục lục đã phần nào pháthuy tác dụng và đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ thư viện và bạn đọc trongcông tác tra cứu thông tin phục vụ nhiệm vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứukhoa học và giải trí văn hoá tinh thần Tuy nhiên, với sự phát triển công nghệ

thông tin hiện nay, nhiều thư viện đã áp dụng tin học trong việc xây dựng các

hệ thống hiện đại như các cơ sở dữ liệu, tra cứu tài liệu số thì hệ thống mụclục phiếu trở nên lỗi thời và không đáp ứng được nhanh chóng và toàn diệnnhu cầu tra cứu thông tin của bạn đọc Hàng ngày, bạn đọc tới thư viện vẫnphải tra tìm thủ công qua hệ thống mục lục phiếu, mất nhiều thời gian và khảnăng tra tìm thông tin tổng hợp theo một chủ đề trở nên khó khăn Vì vậy,trong thời gian tới, Trung tâm cần có những đổi mới nhất định trong việc xâydựng các bộ máy tra cứu để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của bạn đọc,nhất là trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay

Thư mục cũng là một sản phẩm thông tin - thư viện mà phần chính làtập hợp các biểu ghi thư mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) được sắpxếp theo một trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một sốdấu hiệu về nội dung hay hình thức Ðối tượng chủ yếu được phản ánh trongthư mục là tài liệu nói chung

Xuất phát từ nội dung của vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin và nhucầu tin trong Nhà trường, Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Dulịch Hà Nội đã biên soạn và xuất bản các loại thư mục sau:

* Thư mục giới thiệu sách mới

Ðây là loại thư mục được tổ chức biên soạn sau mỗi lần tài liệu mớiđược bổ sung về thư viện Công việc biên soạn thư mục này do tổ thư việnđảm nhiệm Sách mới được giới thiệu vẫn chủ yếu là các sách giáo trình cácmôn học do Trung tâm phát hành Công việc này không làm theo định kỳ màsau đợt bổ sung thì sẽ làm bản thông báo sách mới

Tài liệu trong thư mục được phân chia theo môn loại, trong mỗi mônloại, tài liệu lại được sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên tác giả hay tênsách