Khó có thể hình dung được một lĩnh vực nào của con người trong thời đại này mà không cần đến thông tin.Thông tin đã, đang thực sự trở thành tài nguyên vô giá và là yếu tố không thể thiếu
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
- -CÁC LOẠI HÌNH THÔNG TIN (TYPE OF INFORMATION)
TIỂU LUẬN GIỮA KỲ Chuyên đề: THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ
Giảng viên giảng dạy: PGS.TS NGUYỄN HỮU HÙNG Học viên thực hiện : TRẦN DƯƠNG
Lớp : Cao học Khoa học TT-TV.K20
HÀ NỘI – 2014
Trang 2MỤC LỤC
A ĐẶT VẤN ĐỀ 2
B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3
1 Khái niệm thông tin 3
2 Các loại hình thông tin (Type of information) 4
2.1 Xuất xứ (Source) 4
2.1.1 Thông tin bên trong (Internal information) 4
2.1.2 Thông tin bên ngoài (External information) 5
2.2 Thông tin theo thời gian (Time information) 6
2.2.1 Thông tin quá khứ (Past historical information) 6
2.2.2 Thông tin hiện tại (Current information) 7
2.2.3 Thông tin dự báo (Future – predictive information) 7
2.3 Xử lý thông tin (Processing information) 8
2.3.1 Thông tin xử lý chi tiết (Detail information) 9
2.3.2 Thông tin tích hợp (Consulidation information) 10
2.4 Phương thức đưa tin (Mean of Provision) 10
2.4.1 Thông tin định kỳ (Periodical information) 11
2.4.2 Thông tin thường ngày (Real time information) 11
2.4.3 Thông tin trực tuyến (Online information) 11
2.4.4 Thông tin chọn lọc (Select information) 12
C KẾT LUẬN 14
TÀI LIỆU THAM KHẢO 15
Trang 3A ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay, nhân loại đang bước sang một thời đại mới, thời đại của nền văn minh trí tuệ với đặc trưng là sự phát triển của nền kinh tế tri thức trên phạm
vi toàn cầu, lấy thông tin làm nguồn lực quan trọng hàng đầu trong việc thúc đẩy kinh tế - xã hội phát triển, tạo đà cho sự phát triển của một đất nước Thông tin
đã và đang len lỏi đi vào từng ngóc ngách của đời sống xã hội, con người cần thông tin như là một “món ăn tinh thần”, là một yêu cầu đòi hỏi tất yếu phải được đáp ứng Đối với người dùng tin, nhu cầu tin ngày càng trở nên đa dạng và phong phú, nó được mở rộng cả về phạm vi lẫn nội dung yêu cầu
Khác với loại hình kinh tế trước đây lấy công nghệ truyền thống làm lền tảng, lấy nguồn tài nguyên thiên nhiên truyền thống và ít ỏi làm chỗ dựa để phát triển sản xuất, thì nay nền kinh tế tri thức lấy công nghệ cao làm lực lượng sản xuất, lấy tri thức - nguồn tài nguyên vô tận làm chỗ dựa chủ yếu, lấy công nghệ thông tin làm lền tảng để phát triển
Khó có thể hình dung được một lĩnh vực nào của con người trong thời đại này mà không cần đến thông tin.Thông tin đã, đang thực sự trở thành tài nguyên
vô giá và là yếu tố không thể thiếu đối với cuộc sống của con người.Trình độ phát triển thông tin trở thành một trong những tiêu chuẩn hàng đầu của nền văn minh vật chất và tinh thần của xã hội Ảnh hưởng mà thông tin mang lại không chỉ đối với sự phát triển của mỗi quốc gia trên thế giới mà ảnh hưởng trực tiếp tới sự sống còn đối với sự phát triển của một quốc gia, mang tính bắt buộc và có tầm chiến lược trong sự nghiệp phát triển của đất nước
Các loại thông tin không chỉ có vai trò trong các cơ quan thông tin – thư viện mà thông tin có vai trò rất to lớn trong tất cả mọi lĩnh vực Trong xã hội ngày nay, trong các lĩnh vực nhu cầu thông tin của các thành viên trong một tổ chức rất khác nhau tùy thuộc vào vai trò, cấp bậc và cá nhân đó.Nhu cầu thông tin của bất kỳ tổ chức nào đều ảnh hưởng bởi nhiệm vụ tổ chức đó, sản phẩm và dịch vụ mà nó cung cấp với các loại hình thông tin khác nhau Tất cả các tổ chức đều có nhu cầu thông tin giống nhau, đó là thông tin môi trường mà nó đang hoạt động: nhận thức về các xu hướng công nghệ, xã hội và kinh tế đang diễn ra trên phạm vi toàn cầu và những yếu tố này có ảnh hưởng thế nào đến sự tòn vong của của tổ chức đó Tuy nhiên, nhu cầu sử dụng các loại hình thông tin của lãnh đạo và quản lý khác nhau để xử lý công việc trong hoạt động của họ
Trang 4B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
1 Khái niệm thông tin
Trong đời sống con nguời, thông tin là một nhu cầu rất cơ bản, nhu cầu đó không ngừng tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ trong xã hội Mỗi người sử dụng thông tin lại tạo ra những thông tin mới Các thông tin được truyền cho người khác trong quá trình thảo luận, truyền đạt mệnh lệnh, trong thư
từ và tài liệu hoặc qua các phuơng tiện truyền thông khác Thông tin đuợc tổ chức tuân theo một số quan hệ logic nhất định trở thành bộ phận của tri thức, đòi hỏi phải đuợc khai thác và nghiên cứu một cách hệ thống
Theo Le Moigne (1978) :" Thông tin là một đố tượng đã được chỉnh dạng,
nó được tạo ra bởi con người đang là sự đại diện của một sự kiện mà người đó
có thể nhận thức và xác định được trong thực tế’’ Còn theo từ điển Oxford English Dictonary, thông tin là điều mà người ta đánh giá được hoặc nói đến ; là tri thức, tin tức’’ và sự chuyển giao thông tin làm tăng thêm sức mạnh của con người”
Theo PGS TS Vũ Văn Nhật: “Thông tin là nội dung quá trình phản ánh của đối tượng vật chất này bởi đối tượng vật chất khác”
Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng, thông tin được định nghĩa trên các khía cạnh [3]
- Trong đời sống xã hội: Thông tin là một hệ thống kiến thức được mọi người tích lũy và trao đổi với nhau trong quá trình giao tiếp
- Trong lý thuyết toán học thống kê cũ của (Sê-nôn): Thông tin là số đo của
độ bất định
- Trong hoạt động thông tin khoa học: Thông tin được hiểu là các số liệu, kiến thức được tồn tại và vận động trong quá trình xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và truyền phát
Hiện nay, người ta thừa nhận rằng vật chất, năng lượng, thông tin và bản sắc văn hóa dân tộc là các nhân tố quyết định sự tồn tại, phát triển của mỗi quốc gia [5] Từ những năm cuối thế kỷ 20 thông tin đuợc xem là một nguồn tài
Trang 5nguyên kinh tế giống như các tài nguyên khác như vật chất, lao động, tiền vốn Bởi vì, việc sở hữu, sử dụng và khai thác thông tin có thể đem lại hiệu quả cho nhiều quá trình vật lí và nhận thức
2 Các loại hình thông tin (Type of information)
Nguyên liệu chủ yếu để tạo lập các tài nguyên thông tin là các loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật khác nhau [3, tr.158] Nhằm mục đích giản lược quá trình bổ sung các tài liệu, giúp người dùng tin (NDT) và các cơ quan thông tin – thư viện dễ dàng định vị tới nguồn tin và tăng cường khả năng kiểm soát vốn tài liệu thế giới, trên thế giới tồn tại nhiều loại ấn phẩm tra cứu khác nhau về các nguồn tài liệu trên [3, tr.159]
2.1 Xuất xứ (Source)
2.1.1 Thông tin bên trong (Internal information)
Thông tin bên trong là những thông tin nội bộ về tập thể lao động và hệ thông các quan hệ xã hộ của nhân viên thuộc quyền là loại thông tin rất đa dạng
và phức tạp, phong phú Có thể là thông tin mối quan hệ thân tôc (gia đình, họ hàng, người thân thuộc), mối quan hệ giữa nhân viên và thủ trưởng, nhân vên với nhân vện, mối quan hệ bạn bè, …
Loại thông tin này thường được nhà lãnh đạo, nhà quản lý năm bắt và sử dụng để tác động đến cấp dưới về chính trị, tư tưởng, công tác, tình cảm nhằm mục đích nâng cao chất lượng lao động của họ Thông tin bên trong rất quan trọng ở cấp cơ sở vì một trong những nhiệm vụ của người lãnh đạo, quản lý phải chăm chú theo dõi tổng thể những nhân tố hợp thành cách ứng xử của những người lao động trong tập thể của mình thể hiện qua mức độ trách nhiệm đối với công việc được giao, thái độ khi thi hành nhiệm vụ, chất lượng lao động, kỷ luật lao động và hiệu quả lao động của họ
Được hình thành và phát sinh trong tổ chức.Hệ thống quản lý có thể khái quát thành hai cấp độ.Cấp độ đầu tiên gồm có môi trường nội bộ của bản thân tổ chức Trong nội bộ, một tổ chức có thể được coi như một cỗ máy chuyển hóa các nguồn lực, nghĩa là nhận các đầu vào (lao động, tiền, vật tư, thiết bị) từ môi
Trang 6trường bên ngoài (ví dụ như từ thế giới bên ngoài), chuyển chúng thành các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ có ích, sau đó cung cấp các đầu ra này đến khách hàng – NDT
2.1.2 Thông tin bên ngoài (External information)
Thông tin bên ngoài là thông tin về các mối quan hệ với các cơ quan, tập thể khác, các thông ti xã hội qua các phương tiện đại chúng, dư luận xã hội, thông tin qua sách, báo, tài liệu, thông tin về tình hình thị trường, …
Thông tin bên ngoài được hình thành bên ngoài tổ chức nhưng có nội dung trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến tổ chức
Thông tin có thể đến từ bất kỳ nơi nào - phương tiện truyền thông, website, blog, kinh nghiệm cá nhân, sách, tạp chí , tạp chí, ý kiến chuyên gia , bách khoa toàn thư , và các trang web - và các loại thông tin bạn cần sẽ thay đổi tùy thuộc vào câu hỏi mà bạn đang cố gắng để trả lời [8]
Các tổ chức dù ở bất kỳ qui mô nào và loại hình nào đều yêu cầu phải có thông tin về những yếu tố bên ngoài có thể tác động đến hoạt động của họ, các khó khăn và cơ hội, ví dụ như:
- Bằng sáng chế và bản quyền quốc tế;
- Những qui định luật pháp của quốc gia và vùng có ảnh hưởng đến hoạt động của họ, ví dụ như về thuế, thương mại, chất lượng dịch vụ;
- Các nguồn tài chính;
- Nguồn nhân lực – các loại nhân viên và chất lượng nguồn nhân lực, lương bổng, công đoàn, sức khỏe và an toàn lao động, v.v
- Sự sẵn có của nguyên liệu thô và nguồn nguyên liệu cho hoạt động của tổ chức;
- Thị trường – thị trường cho sản phẩm, những đối thủ cạnh tranh, các cơ hội mới, v.v
Những người ở tầm quản lý vĩ mô cần thông tin liên tục và cập nhật về nguồn lực nội tại của cơ quan cũng như môi trường bên ngoài như:
- Tình hình, vị thế tài chính của cơ quan mình;
Trang 7- Sự phù hợp của nguồn nhân lực để có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt;
- Báo cáo kiểm kê cập nhật về nguyên liệu thô và sản phẩm đầu ra;
- Hoạt động và tính hiệu quả của quy trình sản xuất;
- Hiện trạng các dự án và kế hoạch của tổ chức;
- Điều kiện để thực hiện nghiên cứu tiếp theo
2.2 Thông tin theo thời gian (Time information)
Theo thời gian của nguồn tin có thể chia thành: nguồn hồi cố (quá khứ), nguồn hiện tại và nguồn tin tương lai Tương ứng với từng loại nguồn có thể hình thành loại hình thông tin theo thời gian Loại hình thông tin theo thời gian
có thông tin quá khứ, thông tin hiện tại, thông tin dự báo [3, tr.121]
2.2.1 Thông tin quá khứ (Past historical information)
Thông tin quá khứ là những thông tin phản ánh những hoạt động quá khứ (trong một khoảng thời gian nhất định đã qua) của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đã được sắp xếp theo những nguyên tắc, trình tự nhất định, được lưu trữ lại
Việc đảm bảo thông tin quá khứ (hồi cố) đòi hỏi chúng ta và các cơ quan thông tin phải làm sao thực hiện được việc tìm tin trong các kho tra cứu tin các
cơ sở dữ liệu và chuẩn bị được các giải đáp theo yêu cầu của (NDT) trong hoạt động thông tin của các thư viện và cơ quan thông tin [3, tr.121]
Hiện nay, phần lớn các cơ quan thông tin – thư viện chuyên nghiệp đều xây dựng các nguồn tài nguyên số từ các nguồn tài liệu và các ấn phẩm Như vậy, trên thực tế nguồn tin số hóa được tạo lập vẫn song song tồn tại cùng với các tài nguyên thông tin trên giấy hiện hữu
Việc số hóa các nguồn tin không chỉ áp dụng ở các nguồn tài liệu hiện tại
và tài liệu sẽ được xuất bản trong tương lai Trên thế giới, nhiều cơ quan Thông tin – Thư viện lớn như: Thư viện của các nước như: Hoa Kỳ, Anh, Pháp, CHLB Đức,… đều có các dự án để số hóa vốn tư liệu hồi cố Các dự án như vậy được đặt ra vì:
Trang 8- Để việc truy cập tới các kho tài liệu dễ và thuận tiện hơn;
- Giảm thiểu không gian để lưu trữ;
- Bảo vệ cho các tài liệu giấy khỏi hủy hoại trong quá trình đưa ra phục vụ;
- Dễ khai thác [3, tr.593]
2.2.2 Thông tin hiện tại (Current information)
Thông tin hiện tại là những thông tin phản ánh về những hoạt động đang diễn ra trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp Những thông tin này (dạng văn bản) sẽ được sắp xếp theo những nguyên tắc, trình tự nhất định thành các hồ sơ hiện hành, hình thành từ công tác văn thư trong một khoảng thời gian nhất định của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan)
Thông tin hiện tại là những thông thường xuyên về các thông tin mới được xuất, những tài liệu mới xuất bản hoặc mới bổ sung vào cơ quan thông tin, đảm bảo cho người sử dụng có khả năng theo dõi những mảng thông tin cố định, những thông tin, tài liệu mà dùng tin quan tâm Thông tin hiện tại chính là thông tin hiện hành, thường kỳ Các thông tin, tài liệu này có những đặc điểm [3]:
- Phản ánh đầy đủ các thông tin;
- Xuất bản định kỳ và có độ mềm dẻo: Đảm bảo chất lượng thông tin, định kỳ càng ngắn thì giá trị thông tin càng cao;
- Rút ngắn được khoảng cách thời gian xuất bản thông tin, tài liệu;
- Mức độ của thông tin phụ thuộc vào nhiều yếu khối lượng, chất lượng ngôn ngữ của thông tin, tài liệu;
- Có vai trò quan trọng trong hoạt động thông tin của các cơ quan thông tin và thư viện, thông tin kịp thời về những thành tựu khoa học kỹ thuật – công nghệ mới nhất trong một quốc gia và trên thế giới Đây là nguồn thông tin cần thiết cho các cơ quan thông tin, thư viện và NDT
2.2.3 Thông tin dự báo (Future – predictive information)
Thông tin dự báo phản ánh những hoạt động dự kiến diễn ra của cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp Thông tin dự báo cũng có thể là những thông tin dự báo
Trang 9về phát triển kinh tế - xã hội, thông tin dự báo về chỉ số giá cả, thông tin dự báo
về sự phát triển khoa học và công nghệ, dự báo về phát triển nghề nghiệp,…
Thông tin dự báo là những thông tin về những nguồn thông tin đang chuẩn bị xuất bản và phát hành.Loại thông tin này thường được các cơ quan thông tin thông báo trước
Phân tích và dự báo xu hướng nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong đánh giá và lập kế hoạch nghiên cứu và phát triển đối với bất kỳ lĩnh vực khoa học nào
Ví dụ thông tin dự báo của đề án "Xây dựng hệ thống thông tin và dự báo nhu cầu nhân lực quốc gia" đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định 601/QĐ-TTg.Đề án nhằm cung cấp thông tin và kết quả dự báo nhu cầu nhân lực cho các cơ quan quản lý nhà nước trong quá trình hoạch định chính sách, xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và điều hành thực hiện; cho người dân (người tham gia đào tạo), doanh nghiệp (người sử dụng lao động) cũng như các tổ chức liên quan trong việc đào tạo, sử dụng lao động [1]
2.3 Xử lý thông tin (Processing information)
Nhận thông tin (Receive input): Thu nhận thông tin từ thế giới bên ngoài
có chọn lọc Thực chất đây là quá trình chuyển đổi các thông tin từ nhiều nguồn, tồn tại ở nhiều nơi khác nhau thành nguồn lực thông tin của cơ quan thông tin, thư viện
Xử lý thông tin (process information): Biến đổi, phân tích, tổng hợp, tra
cứu những thông tin ban đầu để có được những thông tin mong muốn
Xuất thông tin (produce output): Đưa các thông tin kết quả (đã qua xử
lý) ra trở lại thế giới bên ngoài Ðây là quá trình ngược lại với quá trình ban đầu, máy tính sẽ chuyển đổi các thông tin trong máy tính sang dạng thông tin ở thế giới thực thông qua các thiết bị đầu ra
Lưu trữ thông tin (store information): Ghi nhớ lại các thông tin đã được
ghi nhận để có thể đem ra sử dụng trong những lần xử lý về sau [6]
Trang 10Xử lý thông tin
Kết quả thu thập thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kế, quan sát hoẵ thực nghiệm tồn tại dưới hai dạng: Thông tin định tính; thông tin định lượng
Các thông tin này cần được xử lý để xây dựng các luận cứ, phục vụ cho việc chứng minh hoặc bác bỏ các giả thuyết khoa học Có hai phương hướng xử
lý thông tin:
- Xử lý logic đối với thông tin định tính Đây là việc đưa ra những phán đoán về bản chất của sự kiện
- Xử lý toán học đối với các thông tin định lượng Đây là việc sử dụng phương pháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến của tập hợp số liệu thu thập được [7]
2.3.1 Thông tin xử lý chi tiết (Detail information)
Tính chi tiết yêu cầu thông tin đưa ra phải cụ thể tới một mức thích hợp.Ví dụ các dữ liệu về nội dung một bài báo có thể biểu đạt qua một chuỗi từ khóa Số lượng từ khóa dùng để định chủ đề bài báo được gọi là chiều sâu định chủ đề Tham số này cũng biểu hiện tính chi tiết của thông tin [3]
Những loại hình tài liệu khác nhau được tạo ra bởi những nhóm nhà xuất bản khác nhau sẽ đến thẳng đích là NDT trực tuyến ngay khi được xuất bản Ngày hôm nay, hầu hết các tạp chí khoa học và nghiên cứu, ấn phẩm nhiều kỳ, sách, âm nhạc và phim ảnh, tất cả những nội dung điện tử đều có xu hướng xuất bản chung này Đặc biệt, những ấn phẩm nhiều kỳ là dạng tài liệu hướng tới phân phối dưới dạng số sớm nhất
Xử lý thông tin định tính
Xử lý thông tin định tính thường dùng để nghiên cứu về hành vi, sự kiện, chức năng tổ chức, môi trường xã hội, phản ứng và các quan hệ kinh tế…
Khi các thông tin định tính đã được thu thập qua các phương pháp như: quan sát, phỏng vấn, thảo luận, nghiên cứu tài liệu,…Bước tiếp theo là làm thế nào để phân tích các thông tin trên