- Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng, Biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu
Trang 1CHUẨN BỊ HỒ SƠ NHƯ NÀO VÀO CUỐI KÌ KẾ TOÁN ĐỂ KHI QUYẾT TOÁN
THUẾ KHÔNG CÒN LÀ VẤN ĐỀ QUÁ KHÓ KHĂN
Bản quyền thuộc Nguyễn Mây - Fb Hoa Ban Trắng Nguyễn
Bài viết là quan điểm cá nhân, chỉ có tính chất tham khảo Chúc các bạn thành công
Phần 1: LƯU TRỮ VÀ SẮP XẾP HỒ SƠ
1.1 Sắp xếp hồ sơ:
Hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp là yếu tố thiện cảm ban đầu các bạn ạ Nhìn hồ sơ khoa học người khác sẽ đánh giá tốt hơn về bạn, từ đó giảm chút áp lực Mây thường hoàn thiện hồ sơ, đóng tệp cất tủ khi kết thúc niên độ kế toán Trình tự sắp xếp hồ sơ của Mây rất đơn giản:
- Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, Kiểm kê quỹ (đóng quyển hoặc kẹp vào chứng từ là do các bạn tự lựa chọn
- Tiền gửi ngân hàng: Sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ báo có theo ngày tháng (Đóng thành
1 file)
- Hóa đơn mua vào và bán ra xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: Mây hay xếp theo thứ
tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo)
- Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng, Biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn)
- Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng riêng
- Chứng từ nghiệp vụ khác: in và kẹp thành 1file
- Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), Bảng chấm công, bảng lương,tạm ứng lương, quyết định tăng lương phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02,… nói chung tất cả những gì liên quan đến nhân
sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó; kí tá, dấu má đầy đủ và chữ kí của một người phải thống nhất trên mọi văn bản liên quan
- Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo cáo THSDHĐ,
kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có) Nói chung
cứ cái gì liên quan đến thuế thì xếp chung một file
- Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản, nộp bảo hiểm,… đóng thành một file
- Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra sao, chi trả thế nào các bạn đóng vào một tệp
Trang 2- Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng thành 1 file Dự thầu này nọ làm 1 file Nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
- Đối với các DN xuất nhập khẩu Mây thường phô tô các chứng từ của một bộ nhập khẩu, xuất khẩu gom chung lại và đóng file riêng cho dễ tìm Vì đặc điểm của lĩnh vực này là hồ
sơ nhiều, lan trải chứ không phát sinh cùng ngày, nếu các bạn kẹp chung chứng từ gốc thì lúc kiểm tra chứng từ, lên bảng kê rất hay bị lộn xộn
- Hồ sơ khác: file này bạn lưu tất cả những gì ngoài các mục trên
- Bộ báo cáo tài chính đầy đủ
Nếu doanh nghiệp các bạn đang làm có nhiều danh mục như đầu tư tài chính, bất động sản, lĩnh vực khác các bạn có thể mở thêm file chi tiết Miễn làm sao mình hiểu và người khác có thể xem và hiểu đỡ mất công giải thích nhiều
1.2 Chuẩn bị chi tiết:
Trong phần chi tiết này các bạn đi sâu vào vấn đề sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp
Thứ nhất: Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý cần thiết của các chứng từ xem bản thân đã hạch toán đúng chưa?
Thứ hai khi in các sổ sách lưu ý in đầy đủ:
+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật kí bán hàng mua hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng;
+ Sổ chi tiết các tài khoản;
+ Sổ cái các tài khoản;
+ Các bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định
+ Giá thành công trình: Phần này các bạn nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành,…
+ Định mức sản xuất, tiêu hao NVL, ở các doanh nghiệp sản xuất
Tất cả chứng từ sổ sách, giấy tờ đều có bìa ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp
và được kí, đóng dấu đầy đủ các bạn nhé
Phần 2: NHỮNG VẤN ĐỀ QUAN TRỌNG CẦN QUAN TÂM SAU KÌ KẾ TOÁN
2.1 Kiểm tra tờ khai thuế:
- Kiểm tra lại tờ khai thuế GTGT tháng/quý xem đã khớp với chứng từ phát sinh hiện có chưa? Chỉ kê khai thuế khấu trừ với các khoản mua hàng đã có đầy đủ hóa đơn gốc đối với mua hàng hóa, dịch vụ trong nước và có đầy đủ giấy nộp tiền thuế gốc đối với hàng nhập khẩu (căn cứ vào giấy nộp tiền để khai thuế chứ không căn cứ vào ngày mở tờ khai),
Trang 3- Kiểm tra xem những chứng từ mua hàng từ 20 triệu đồng trở lên đã thanh toán cho nhà cung cấp có dùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?
- Kiểm tra các giấy nộp tiền thuế GTGT xem đã đúng với bút toán hạch toán vào sổ sách chưa? Số phát sinh trong từng kì trên sổ có khớp với tờ khai thuế không? Kiểm tra bút toán khấu trừ thuế GTGT trong kì đúng chưa, vì nhiều khi do lỗi nào đó như nhập chứng từ bị thiếu hoặc khấu trừ chưa đúng dẫn đến số liệu phát sinh trên tờ khai và sổ sách chênh lệch
- Trên tờ khai thể hiện rõ phần bán ra không chịu thuế, chịu thuế bao nhiêu phần trăm nhớ thể hiện cho đúng phần doanh thu trên dòng tương ứng đối với doanh nghiệp mình
- Đối với những hóa đơn bỏ sót hoặc về muộn quá kì kê khai các bạn note kê khai vào kì nào bằng bút chì trên hóa đơn hoặc đánh dấu trên bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào để tránh nhầm lẫn, bởi có nhiều doanh nghiệp mua về bán hàng ngay nhưng do lý do nào đấy chưa lấy hóa đơn GTGT cho nên họ đành nhập hàng để bán trước
- Để ý khi bán hàng vào KCN, Khu chế suất, Nhiều trường hợp quên hoặc vì lýdo nào đấy chưa mở tờ khai (trừ dịch vụ) sau kế toán viết hóa đơn 0% là chắc chắn bị dính truy thu
- Kiểm tra tờ khai thuế TNCN (lưu ý rằng tờ khai này phát sinh thuế tncn thì mới nộp nhưng nếu trong năm mà quý 1 không phát sinh không nộp,sang quý 2 phát sinh bạn nộp đầy đủ, quý 3 và quý 4 không phát sinh thì vẫn nộp nhé)
- Tờ khai thuế tndn tạm tính không phải nộp nè Chỉ có điều tạm tính xem lãi lời ra sao phát sinh thuế TNDN thì nộp, kẻo để dòno cuối năm mới nộp mà tính toán chưa chính xác thì dễ
bị thụ động và gây thiệt hại về chi phí chậm nộp thuế cho doanh nghiệp
- Kiểm tra Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tất cả các kỳ ở các mục: phát hành, sử dụng, xóa bỏ, tồn.So với hóa đơn thực tế xem chuẩn chưa Mục này nhiều bạn kế làm vội nhiều khi điền lẫn lộn Đặc điểm của BCTHSDHĐ khi sai là sai lũy tiến từ kì này sang kì khác nếu chúng
ta chưa phát hiện ra sai sót
2.2 Kiểm tra hàng hóa:
- Thứ nhất là hàng tồn kho: Bạn xuất có bị âm giá vốn, số lượng không? Nếu có tìm cách xử
lý như nào cho phù hợp (vấn đề này mình xin phép chia sẻ ở bài khác)
- Thứ hai là hàng bảo hành
- Thứ ba kà hàng hết hạn sử dụng, hàng chờ thanh lý do không đủ chất lượng
- Thứ tư là hàng đã bán nhưng chưa xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sau thời điểm xuất bán
- Thứ năm là hàng mua không đủ chứng từ theo quy định
Nhìn chung, ở doanh nghiệp thương mại thì phần này khá chủ chốt nên các bạn lưu ý các mục nào cũng nên chuẩn bị giấy tờ, chứng từ chặt chẽ
2.3 Phân loại chi phí:
Phân loại chi phí là gì?
Đối với cá nhân Mây, phân loại chi phí cực kì được lưu tâm khi làm kế toán cho doanh nghiệp dùng một hệ thống sổ sách Khâu kiểm soát và phân loại chi phí phù hợp giúp cho doanh nghiệp đưa ra được phương án phù hợp cho tình hình kinh doanh
Trang 4Phân loại chi phí là phân chi phí cho từng đối tượng sử dụng ngay từ ban đầu khi nhập chứng
từ Đồng thời ghi nhận rõ chi phí nào là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN và chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN
Riêng đối với những hóa đơn bỏ sót chưa kê khai thuế mình khuyên các bạn: Chi phí của kì nào ghi nhận kì đó, của công trình, sự kiện, dịch vụ nào tập hợp vào đó Đừng để lúc phát hiện ra sai sót mới ghi nhận năm này sang năm khác là dễ bị bóc lắm nhé
2.4 Giá thành
- Bản chi tiết giá thành sản phẩm, công trình, cung cấp dịch vụ, chi phí, hồ sơ, lợi nhuận ra sao?
- Định mức NVL, nhân công đã phù hợp chưa?
Đặc biệt giá thành ở các công trình xây dựng liên quan đến dự toán kinh phí hoặc phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, tình trạng hoàn thành cần sát sao để có bộ hồ sơ theo quy định của pháp luật
2.5 Mua hàng hóa, dịch vụ của công ty bỏ trốn:
Đây là vấn đề nóng hổi nhất trong 3 năm gần đây Mây quyết toán Hầu như doanh nghiệp nào cũng “dính”, ít thì vài chục triệu, nhiều thì vài chục tỷ Nên thực lòng không thể đưa ra nhận định nào chắc như đinh đóng cột được Một con người còn có lúc khỏe lúc yếu, có tuổi thọ nữa là doanh nghiệp Nên khi mình mua hàng hóa, thực hiện giao dịch mua bán họ khỏe như trâu vài tháng sau mình quyết toán họ đã “ngỏm” là chuyện thường Cho nên khi mua bán chỉ còn cách minh bạch, hồ sơ pháp lý đầy đủ
Cái “dở” của thằng bỏ trốn là doanh nghiệp bị truy thu cả thuế GTGT, thuế TNDN, chậm nộp, phạt hành chính Được thì “liệu cơm gắp mắm” nha các bạn
Bài viết thể hiện quan điểm cá nhân và Mây nghĩ như nào đánh như vậy Tự thấy bản thân viết còn thiếu nhiều, phải học hỏi bổ sung kiến thức nhiều Hôm nay mình chia sẻ tới đây thôi
ạ Chúc các bạn đồng nghiệp chúng ta gặp nhau trong những bài sau
Bản quyền thuộc Nguyễn Mây – fb Hoa Ban Trắng Nguyễn