NỘI DUNG KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH KHU VỰC 1

Các loại kế hoạch tại đơn vị Trung tâm Bưu chính khu vực 1 xây dựng các loại kế họch theo "Quyđịnh về công tác kế hoạch đối với đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc" banhành kèm theo qu

NỘI DUNG KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH KHU VỰC 1

2.1 Công tác kế hoạch

2.1.1 Các loại kế hoạch tại đơn vị

Trung tâm Bưu chính khu vực 1 xây dựng các loại kế họch theo "Quyđịnh về công tác kế hoạch đối với đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc" banhành kèm theo quyết định 1163/QĐ - KH ngày 16/4/2002 của Tổng giám đốccông ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam và theo quy định của Công ty Bưu chính liêntỉnh quốc tế

Theo đó, tại đơn vị có các loại kế hoạch sau:

a Kế hoạch đầu tư cơ sở vật chát và đầu tư trang thiết bị.

Phản ánh dự kién về vốn đầu tư, nguồn vốn đầu tư của các dự án để xâydựng mới, mua sắm mới, cải tạo, mở rộng các công trình, trang thiết bị và cơ sởvật chất kỹ thuật khác phục vụ cho hoạt động của đơn vị

b Kế hoạch sản lượng và doanh thu sản phẩm

Phản ánh kế hoạch về khối lượng và doanh thu khai thác, vận chuyển củađơn vị

c Kế hoạch doanh thu cước dịch vụ Bưu chính viễn thông

Phản ánh kế hoạch về khối lượng và doanh thu cước dịch vụ Bưu chínhviến thông của đơn vị

d Kế hoạch doanh thu các dịch vụ và hoạt động khác

Phản ánh kế hoạch sản lượng, doanh thu các hoạt động khác, dịch vụ kháccủa đơn vị

e Kế hoạch chi phí.

Phản ánh dự kiên chi phí của đơn vị

f Kế hoạch nghiên cứu khoa học kĩ thuật và cải tiến quản lý.

Phản ánh những nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình hoạt động củađơn vị và đề xuất những đề tài phục vụ trực tiếp cho đơn vị

g Kế hoạch sửa chữa tài sản

Phản ánh các tài sản cần sửa chữa, thời gian và nội dung sửa chữa, nhucầu về kinh phí

h Kế hoạch lao động tiền lương.

Phản ánh số lượng, cơ cấu lao động trong từng lĩnh vực hoạt động củađơn vị đến 31/12 năm thực hiện, dự kiến nhu cầu tăng, giảm, thay đổi lao độngtrong năm kế hoạch, lao động bình quân năm kế hoạch và quỹ tiền lương tương

ứg của năm kế hoạch

i Kế hoạch bảo hộ lao động.

Bao gồm các kế hoạch sau:

- Kế hoạch tuyên truyền, huấn luyện về bảo hộ lao động

- Kế hoạch về các biện pháp kỹ thuật an toàn, phòng chống cháy nổ

- Kế hoạch vệ sinh lao động, quản lý chăm sóc sức khoẻ

- Kế hoạch trang bị phương tiện bảo hộ lao động

- Kế hoạch chăm sóc sức khoẻ cho người lao động

j Kế hoạch đào tạo.

Phản ánh nhu cầu đào tạo dài hạn, ngắn hạn và đào tạo bồi dưỡng đặc thùtuân theo quy hoạch, kế hoạch dài hạn đã được Tổng Công ty, Công ty duyệttheo yêu cầu đảm bảo chất lượng đội ngũ lao động

Nội dung của kế hoạch đào tạo bao gồm:

- Kế hoạch đào tạo sau đại học, đại học, cao đẳng và trung học chuyênnghiệp: thể hiện số lượng cần đào tạo đối với từng loại đối tượng, theo từng bậchọc, theo từng chuyên ngành cụ thể

- Kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng ngắn hạn

k Kế hoạch phát triển mạng lưới.

Phản ánh năng lực hiện có của mạng lưới mức dộ mạng lưới đã được sửdụng, nhu cầu phát triển mạng lươi của đơn vị trong năm kế hoạch

l Kế hoạch phát triển dịch vụ mới.

Kế hoạch phát triển dịch vụ mới gồm:

- Kế hoạch nghiên cứu, thử nghiệm dịch vụ mới: phản ánh phương tienẹ

kỹ thuật công nghệ, tổ chức sản xuất, cách thức sử dụng, kinh phí, giá cước của dịch vụ mới

- Kế hoạch đưa dịch vụ mới vào hoạt động trên mạng lưới: phản ánh kếtquả điều tra nghiên cứu thị trường, khả năng cung cấp dịch vụ của đơn vị vàTổng công ty; phương án khắc phục những tồn tại trong quá trình thử nghiệm và

tổ chức sản xuất, kinh doanh, dự kiến về kết quả, hiệu quả của dịch vụ

m Kế hoạch phòng chống khắc phục thiên tai.

Phản ánh các hoạt động cần thiết phải chuẩn bị trước để phòng ngừa vàkhắc phục hậu quả của thiên tai, hoả hoạn hay sự cố bất thường khác và nhu cầu

về kinh phí cho các hoạt động đó

- Kế hoạch chăm sóc khách hàng: phản ánh các hoạt động chăm sóc kháchhàng dự kiến thực hiện bao gồm: hướng dẫn, tư vấn, đào tạo cho khách hàng sửdụng dịch vụ; tặng quà khách hàng; tổ chức hội nghị khách hàng

o Kế hoạch hoạt động thời chiến.

Là kế hoạch đơn vị lập ra để đáp ứng các yêu cầu của cơ quan quân sự cáccấp, nhằm thực hiện chính sách quốc phòng toàn dân

p Kế hoạch tổng hợ thu chi tài chính

Được xây dựng trên cơ sở: Kế hoạch doanh thu, kế hoạch chi phí; các quyđịnh của Nhà nước về thuế và trích lập các quỹ; Quy chế tài chính Tổng Công ty

và Công ty

2.1.2 Căn cứ, quy trình xây dựng kế hoạch.

a Căn cứ xây dựng kế hoạch

Kế hoạch được xây dựng theo hai phương pháp chủ yếu là: phương phápphân tích thống kê và phương pháp kinh nghiệm

Chỉ tiêu kế hoạch được tính toán căn cứ vào:

- Chỉ tiêu kế hoạch mà Tổng Công ty giao cho Công ty, Công ty giao choTrung tâm

- Những thay đổi của các yếu tố bên ngoài đơn vị có khả năng ảnh hưởngđến chỉ tiêu kế hoạch: các sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội

- Những thay đổi của các yếu tố bên trong đơn vị có khả năng ảnh hưởngđến chỉ tiêu kế hoạch: thay đổi về cơ cấu tổ chức, phát triển dịch vụ mới, mởthêm tuyến đường thư

Các nhân viên kế hoạch căn cứ vào các yếu tố trên, dựa vào kinh nghiệmlàm việc của bản thân để tính toán và dự báo các chỉ tiêu kế hoạch Do không cómột phương pháp tính toán chính xác mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nên đểđảm bảo tính chính xác và khách quan, kế hoạch của Trung tâm được đăng kývới công ty hai lần trong năm

Căn cứ cụ thể để xây dựng từng loại kế hoạch như sau:

* Kế hoạch sản lượng doanh thu.

Kế hoạch sản lượng doanh thu được xây dựng dựa trên cơ sở:

Khảo sát, phân tích môi trường kinh doanh để dự báo nhu cầu các dịch vụbưu chính trên địa bàn, đánh giá về khả năng của các nguồn lực tại đơn vị Cụthể là:

Các chủ trương, chính sách của Nhà nước, Tổng công ty và địa phươngnhư các chính sách giá cước, lộ trình tự do hoá thị trường, chuyển dịch cơ cấukinh tế, xây dựng khu công nghiệp, khu chế xuất

Tình hình kinh tế tại địa phương: Cơ cấu kinh tế, thu nhập dân cư, tốc độtăng trưởng, đầu tư trực tiếp nước ngoài

Các điều kiện tự nhiên, xã hội: Dân số, thành phần dân cư, khí hậu, địa hình.Thực trạng về các nguồn lực của đơn vị: Năng lực mạng lưới, công nghệ,vốn đầu tư, số lượng lao động, cơ cấu, trình độ lao động

* Kế hoạch chi phí:

Kế hoạch chi phí tại đơn vị được xây dựng dựa trên các căn cứ:

Các quy định hiện hành của Nhà nước và Tổng Công ty, khối lượng sảnphẩm dịch vụ và doanh thu các dịch vụ bưu chính, khối lượng sản phẩm dịch vụ

và doanh thu các dịch vụ khác, các định mức kinh tế kỹ thuật và các điều kiệnsản xuất kinh doanh cụ thể của từng đơn vị

* Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản:

Được xây dựng dựa trên cơ sở quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lướidịch vụ bưu chính viễn thông và theo yêu cầu về xây dựng cơ sở vật chất kỹthuật khác phù hợp với nhu cầu kinh doanh và phục vụ trên địa bàn đơn vị

* Kế hoạch tổng hợp thu chi tài chính:

Được xây dựng dựa trên cơ sở: kế hoạch doanh thu, kế hoạch chi phí trêntừng lĩnh vực kinh doanh, các quy định của Nhà nước về thuế và trích lập cácquỹ, Quy chế tài chính của Tổng Công ty và Công ty

* Kế hoạch tuyển dụng lao động và tiền lương:

Được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành của Nhà nước và TổngCông ty

* Kế hoạch bảo hộ lao động:

Được xây dựng trên cơ sở số lượng lao động, điều kiện lao động, tínhchất lao động của từng lĩnh vực ngành nghề cụ thể và những dự kiến, quy địnhtrong chăm sóc sức khoẻ cho người lao động.

* Kế hoạch đào tạo:

Kế hoạch đào tạo được xây dựng dựa trên cơ sở mục tiêu phát triển nguồnnhân lực của Tổng Công ty và của đơn vị, phù hợp với các quy định của nhànước

* Kế hoạch Marketing:

Kế hoạch Marketing được xây dựng dựa trên cơ sở các quy định về quảngcáo, khuyến mại dịch vụ bưu chính, viễn thông của Tổng Công ty và các hướngdẫn liên quan

* Kế hoạch nghiên cứu khoa học kỹ thuật và cải tiến quản lý:

Được xây dựng trên cơ sở: nhu cầu về quản lý mạng lưới, quản lý sảnxuất kinh doanh, áp dụng công nghệ mới và phát triển dịch vụ bưu chính

* Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định:

Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định được xây dựng dựa trên cơ sở: nhu cầusửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định và quy định về trích trước tài sản cố địnhđặc thù

* Kế hoạch phát triển dịch vụ mới:

Kế hoạch phát triển dịch vụ mới được xây dựng dựa trên cơ sở: kết quảđiều tra nghiên cứu nhu cầu thị trường, khả năng các nguồn lực của đơn vị vàcủa Tổng Công ty

* Quy trình xây dựng kế hoạch và duyệt kế hoạch:

Phòng kế hoạch xây dựng kế hoạch dự thảo cụ thể, trình lãnh đạo duyệt

và đăng ký kế hoạch với công ty Đến tháng 2, Công ty tạm giao kế hoạch choTrung tâm

Tại trung tâm, Phòng Kế hoạch sẽ theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch,đánh giá theo tháng, quý; điều chỉnh tăng, giảm các chỉ tiêu một cách hợp lý chophù hợp với tình hình thực hiện.

Đến tháng 7, Trung tâm tiến hành đăng ký kế hoạch chính thức với Công

ty, Công ty sẽ giao kế hoạch chính thức cho Trung tâm vào tháng 10 cùng năm

c Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch tại Trung tâm Bưu chính khu vực 1

1 Doanh thu phát sinh: Bao gồm doanh thu kinh doanh phát sinh và

doanh thu hoạt động khác

1.1 Doanh thu kinh doanh phát sinh: Bao gồm doanh thu Bưu chính Viễn

thông phát sinh và doanh thu kinh doanh khác

Doanh thu kinh doanh Bưu chính Viễn thông phát sinh:

Là toàn bộ doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ bưu chính viễnthông phát sinh trong kỳ Doanh thu Bưu chính Viễn thông phát sinh bao gồm cảphẩm doanh thu phân chia với VMS và phần doanh thu chia cho các đối tácBCC theo thoả thuận; không bao gồm phần doanh thu phân chia cho các nhàkhai thác khác ngoài Tổng Công ty thực hiện hoạt động kinh doanh của mình cókết nối với mạng của Tổng Công ty như Viettel, SPT

Doanh thu kinh doanh khác: Là doanh thu của các đơn vị được thành lập

để thực hiện các hoạt động kinh doanh khác ngoài dịch vụ Bưu chính Viễnthông bao gồm: Tư vấn, thiết kế, xây lăp các công trình xây dựng cơ bản, kinhdoanh phát triển phần mềm tin học, bán hàng hoá thương mại, và các hoạt độngkinh doanh khác ngoài dịch vụ bưu chính viễn thông được cơ quan có thẩmquyền và Tổng Công ty cho phép

1.2 Doanh thu hoạt động khác

Bao gồm các khoản thu từ các hoạt động bất thường như: bán vật tư, hànghoá dôi thừa, chuyển nhượng, thanh lý tài sản, nợ khó đòi nay đòi được

2 Doanh thu kinh doanh dịch vụ Bưu chính Viễn thông phân chia:

Doanh thu kinh doanh dịch vụ Bưu chính Viễn thông phân chia là kết quả

bù trừ giữa phần doanh thu phải trả và phần doanh thu Bưu chính Viễn thông

nhận được do thực hiện phân chia cước với các đơn vị trong Bộ Tổng Công ty,các đối tác và các nhà khai thác khác (nếu có).

Đối với Công ty VPS, doanh thu Bưu chính Viễn thông phân chia đượcphân định thành hai phần:

Doanh thu Bưu chính Viễn thông phân chia trong nội bộ khối hạch toánphụ thuộc: Là doanh thu phân chia giữa các đơn vị trong khối hạch toán phụ thuộc

Doanh thu Bưu chính Viễn thông phân chia ngoài khối: Là doanh thuphân chia với các đối tác BCC theo hợp đồng đã ký, phân chia với VMS theoquy định của Tổng Công ty và phân chia khác (nếu có) theo quy định hoặc thoảthuận

3 Doanh thu thuần:

Là doanh thu phát sinh sau khi đã thanh toán các khoản doanh thu phânchia và trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu thần bao gồm: doanh thuBưu chính Viễn thông thuần, doanh thu kinh doanh khác thuần và doanh thuhoạt động khác thuần

4 Doanh thu riêng

Doanh thu riêng của đơn vị có giá trị hạch toán nội bộ Doanh thu riêngcủa đơn vị bao gồm: Doanh thu cước Bưu chính Viễn thông đơn vị được hưởng

và doanh thu kinh doanh khác

Xác định doanh thu riêng kế hoạch đối với Công ty VPS:

DTR KH = KTCĐH KH + DTKDK KH

Trong đó: DTR KH :là Doanh thu riêng kế hoạch

KTCĐH KH :là Doanh thu cước được hưởng kế hoạchDTKDK KH :là Doanh thu kinh doanh khác kế hoạchDTCĐH KH của Công ty VPS được xác định theo công thức:

k

DTCĐH KH = ∑ (SL KHi x ĐGi)

i = 1

Trong đó: k : là số lượng sản phẩm có đơn giá

SL KHi: là sản lượng kế hoạch của loại sản phảm i

ĐGi : là đơn giá của loại sản phẩm iĐơn giá sản phẩm của các đơn vị được cấu thành bởi chi phí và lợi nhuận

kế hoạch tính cho một đơn vị sản phẩm dịch vụ Đơn giá sản phẩm của Công tyVPS được Tổng Công ty xem xét và sửa đổi hàng năm hoặc theo từng thời kỳcho phù hợp với thực tế

Xác định doanh thu riêng thực hiện với Công ty VPS:

Doanh thu riêng thực hiện được xác định theo công thức:

DTR TH = DTCĐH TH + DTKKDT TH

DTCĐH TH = DTCĐH KH + DTCĐH

Trong đó: DTR TH :là doanh thu riêng thực hiện

DTCĐH TH :là doanh thu cước được hưởng thực hiệnDTKKDT TH :là doanh thu kinh doanh khác thuần thực hiệnDTCĐH là phần DTCĐH do chênh lệch sản lượng sản phẩm thực hiện sovới kế hoạch Vì đơn vị có nhiều loại sản phảm dịch vụ nên DTCĐH đượcxác định theo công thức:

k

DTCĐH KH = ∑ (SL KHi x ĐGi)

i = 1

DTCĐHi = (SL THi - SL KHi) x ĐGi x Tỷ lệ luỹ thoái

Trongđó: k: là số lượng sản phẩm có đơn giá

SL KHi là sản lượng kế hoạch của loại sản phẩm i

ĐG i là đơn giá của loại sản phẩm i

Tỷ lệ luỷ thoái được phân định theo các mức sản lượng vượt kế hoạchkhác nhau Mức vượt kế hoạch được quy định trong quyết định giao đơn giá sảnphẩm

5 Doanh thu được điều tiết hoặc doanh thu phải nộp:

Doanh thu được điều tiết là phần doanh thu được Tổng công ty điều tiếtđối với đơn vị có doanh thu cước được hưởng lớn hơn doanh thu Bưu chínhViễn thông thuần và được xác định như sau:

Doanh thu được điều tiết = DTCĐH - DTBCVT thuần

Doanh thu phải nộp là phàn doanh thu đơn vị phải nộp về Tổng Công tyđối với những đơn vị có doanh thu Bưu chính Viễn thông thuần lớn hơnDTCĐH và được xác định như sau:

Doanh thu phải nộp = DTBCVT thuần - DTCĐH

6 Đơn giá tiền lương

Hàng năm, Tổng Công ty căn cứ Kế hoạch sản xuất kinh doanh và đơngiá tiền lương được nhà nước phê duyệt, giao đơn giá tiền lương cho các đơn vịtheo các yếu tố:

- Tiền lương chính sách theo quy định chung của nhà nước

- Doanh thu

- Sản lượng sản phẩm chủ yếu

- Hiệu quả sử dụng tài sản cố định

- Năng suất lao động

7 Tuyển dụng lao động.

Hằng năm, Tổng công ty xác định chỉ tiêu tuyển dụng lao động mới, giaocác đơn vị theo từng phân ngành, từng lĩnh vực công tác trên cơ sở nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh, phục vụ của đơn vị phù hợp với chính sách phát triển nguồnnhân lực của Tổng Công ty

8 Đầu tư

Hàng năm, Tổng công ty giao kế hoạch đầu tư cho các đơn vị bao gồm:Danh mục các dự án đầu tư, tổng vốn đầu tư; trên cơ sở nhiệm vụ kinh doanh,phục vụ của từng đơn vị và đảm bảo chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn đấu tư

9 Hiệu quả sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào doanh thu Bưu chính Viễn thông phát sinh, tài sản cố địnhbình quân và lao động bình quân của năm kế hoạch, Tổng Công ty xác định chỉtiêu hiệu quả của đơn vị để là cơ sở xác định các chỉ tiêu liên quan và xét thi đuakhen thưởng cho từng đơn vị.

Có hai chỉ tiêu hiệu quả chính là năng suất lao động và hiệu quả sử dụngtài sản cố định, được xác định theo công thức:

NSLĐ = DTBCVT phát sinh: Lao động bình quân năm

Hiệu quả sử dụng TSCĐ = DTBCVT phát sinh : Nguyên giá TSCĐ bìnhquân năm

2.1.3 Nhiệm vụ của các phòng chức năng trong Trung tâm đối với công tác kế hoạch

* Phòng kế hoạch:

Phòng kế hoạch chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện các loại kế hoạch sau:

- Kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất và đầu tư trang thiết bị

- Kế hoạch sản lượng và doanh thu sản phẩm

- Kế hoạch doanh thu cước dịch vụ Bưu chính Viễn thông

- Kế hoạch doanh thu các dịch vụ và hoạt động khác

- Kế hoạch chi phí

- Kế hoạch nghiên cứu khoa học kĩ thuật và cải tiền quản lý

- Kế hoạch sửa chữa tài sản

Phòng kế hoạch chủ trì tổng hợp và bảo vệ các kế hoạch trên trước giámđốc Trung tâm

Phòng kế hoạch nghiên cứu, đề xuất:

- Giao kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc Trung tâm

- Các biện pháp thực hiện kế hoạch

- Điều chỉnh kế hoạch nếu thấy cần thiết

- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, báo cáo hiệu quả thực hiệntheo quy định của Trung tâm và của Công ty

Phòng kế hoạch phối hợp với các đơn vị trong trung tâm thực hiện xâydựng và thực hiện các loại kế hoạch khác theo quy định.

* Phòng Tổ chức Hành chính:

Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm lập, và tổ chức thực hiện, kiểmtra việc thực hiện các kế hoạch sau:

- Kế hoạch lao động tiền lương

- Kế hoạch bảo hộ lao động

- Kế hoạch đào tạo

* Phòng Quản lý nghiệp vụ:

- Kế hoạch phát triển mạng lưới

- Kế hoạch phát triển dịch vụ mới

- Kế hoạch phòng chống khắc phục thiên tai

- Xây dựng kế hoạch Marketing của Trung tâm trong từng năm, trên cơ sở

đó chủ trì xây dựng chương trình công tác cụ thể cho các nội dung: nghiên cứuthị trường, chăm sóc khách hàng, hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, khuyếnmại, tiếp thị phát triển khách hàng mới

- Báo cáo tình hình biến động ảnh hưởng đến hoạt động cung cấp dịch vụtạo doanh thu cước của Trung tâm, phân tích nguyên nhân và đề ra các biệnpháp để giải quyết

- Chủ trì thực hiện, có sự phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ và cácphòng chức năng thực hiện công tác chăm sóc khách hàng lớn, tìm kiếm cáckhách hàng tiềm năng

- Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyên truyền, quảng cáo, các đợtkhuyến mại và các biện pháp tiếp thị

- Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chương trình khuyến mại,chăm sóc khách hàng tại các đơn vị cung cấp dịch vụ của Trung tâm

b Bộ phận giao dịch

* Tổ chức nhân sự

Trung tâm có 3 đơn vị tạo doanh thu cước có hoạt động giao dịch trựctiếp với khách hàng: Bưu cục giao dịch, Chi nhánh bưu chính uỷ thác, Chinhánh Datapost Tại mỗi bưu cục điều có lực lượng bán hàng trực tiếp(10người/bưu cục)

* Chức năng nhiệm vụ

- Cung cấp các dịch vụ tại địa chỉ khách hàng

- Thông qua hoạt động giao dịch trực tiếp với khách hàng để tuyên truyền,quảng cáo về Trung tâm và các dịch vụ do Trung tâm cung cấp, tìm kiếm kháchhàng tiềm năng, xúc tiến các hoạt động cho việc chuẩn bị ký kết hợp đồng cungcấp dịch vụ

- Triển khai thực hiện kế hoạch chăm sóc khách hàng

- Thống kê doanh thu của các khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụtại Trung tâm, đề xuất các biện pháp khuyến mại khách hàng

- Trực tiếp thăm hỏi và tặng quà khách hàng vào dịp lễ, tết.

2.2.2 Các hoạt động Marketing

Tìm kiếm khách hàng:

Phòng tiếp thị bán hàng chủ yếu dựa vào Internet, niên giám điện thoại

để lựa chọn những khách hàng là doanh nghiệp, hoạt động ổn định, có doanhthu Sau đó gọi điện, hoặc gửi thư hẹn gặp khách hàng, cử nhân viên bán hàngtrực tiếp đến gặp, giới thiệu về dịch vụ với khách hàng

Các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo:

- Do đối tượng khách hàng mà Trung tâm tập trung vào là khách hàngdoanh nghiệp, nên hoạt động tiếp thị chủ yếu là tiếp thị trực tiếp

- Liên hệ đặt tờ rơi quảng cáo, ấn phẩm tại số khách sạn, hệ thống siêu thị,

vị Hiện nay chưa có cơ chế phù hợp cho các đối tượng này

Giá cước dịch vụ tuy thấp hơn các hãng chuyển phát nhanh nước ngoài,nhưng vẫn còn khá cao so với các doanh nghiệp vận chuyển xã hôi

Tỷ lệ khuyến mại thấp, chưa linh hoạt bằng các doanh nghiệp khác, ưu đãicho khách hàng lớn không nhiều nên khó giữ được khách hàng trước sự lôi kéocủa đối thủ cạnh tranh.

Về mạng lưới điểm giao dịch:

Hiện nay Trung tâm chỉ có ba điểm giao dịch phục vụ khách hàng, chủyếu tiếp nhận điện thoại của khách hàng để nhận gửi tại địa chỉ Mạng lưới phục

vụ tập trung chủ yếu ở khu vực nội thành, do đó hạn chế khả năng khai tháckhách hàng, phát triển thị trường tại các khu vực khác

Về hoạt động xúc tiến:

Hoạt động quảng cáo còn bó hẹp, hiệu quả thấp nên không hỗ trợ nhiềucho công tác tiếp thị trực tiếp, trong khi các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là cáchãng chuyển phát nước ngoài thúc đẩy hoạt động này rất nhanh

Hình thức quảng cáo, khuyến mại chưa phong phú nên mức độ hấp dẫnkhách hàng còn thấp Các đợt khuyến mại, quảng cáo chỉ tập trung vào các dịp

lễ, tết mà chưa phát động thành chiến dịch thực sực thu hút khách hàng

2.2.3 Tình hình cạnh tranh trên địa bàn

Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ Bưu chính trên địa bàn phía Bắc,Trung tâm hiện có các đối thủ cạnh tranh sau:

a Bưu điện Hà Nội

Đối tượng khách hàng mà hai bên hướng đến không hoàn toàn như nhau.Bưu điện Hà Nội có nhiệm vụ chính là phục vụ nhu cầu sử dụng dịch vụ củanhân dân, trong khi Trung tâm hướng đến những khách hàng lớn Bưu điện HàNội phục vụ chủ yếu tại giao dịch, không có nhân viên bán hàng trực tiếp, trongkhi tại mỗi bưu cục, Trung tâm có 10 nhân viên bán hàng trực tiếp, chủ độngtiếp thị, sẵn sàng phục vụ khi khách hàng có yêu cầu Do đó, với đối tượng làkhách hàng lớn thì Trung tâm có ưu thế hơn Bưu điện Hà Nội.

Bưu điện Hà Nội chuyên môn hoá khâu nhận gửi, khâu khai thác họ phảithông qua Trung tâm, trong khi Trung tâm thực hiện cả ba khâu: chấp nhận, khaithác, vận chuyển Khách hàng gửi trực tiếp tại Trung tâm thì sẽ thuận tiện,nhanh chóng, chính xác, an toàn hơn khi phải qua Bưu điện Hà Nội Đây cũng làlợi thế của Trung tâm so với Bưu điện Hà Nội

b Công ty Bưu chính quân đội (Viettel Post)

Điểm mạnh:

Số lượng nhân viên bán hàng trực tiếp, chấp nhận tại địa chỉ rất lớn Mỗinhân viên phụ trách một tuyến đường, và trực tiếp phục vụ quản lý, theo dõi cáckhách hàng trên tuyến đường đó Nhờ có đội ngũ nhân viên này mà Viettel đã có

số lượng khách hàng khá lớn

Viettel có chính sách khuyến mại cũng khá linh hoạt, chào giá khuyến mại

ưu đãi hơn của Trung tâm Với khách sử dụng dịch vụ mạng của Viettel thìkhuyến mại đến 10% Khách hàng sử dụng dịch vụ ngoài mạng thì tuỳ trườnghợp mà có thoả thuận cụ thể

Điểm yếu:

Trình độ nghiệp vụ của nhân viên Bưu chính của Viettel còn yếu Mặtkhác, mục đích của doanh nghiệp này là mở rộng thị trường, phát triển thị phầnchứ chưa chú trọng đến chất lượng nghiệp vụ, vì thế không giữ được khách hànglâu dài, và những khách hàng mà Viettel nắm giữ chủ yếu là những khách hàngkhông lớn lắm Viettel cũng là một đại lý thu gom của Trung tâm

c Công ty cổ phần Bưu chính Sài Gòn (Saigon Post)

Điểm yếu:

Mạng lưới phục vụ hẹp, chủ yếu tập trung ở một số thành phố lớn

d Các đơn vị vận chuyển xã hội

Ngoài ra, Trung tâm còn có một số đối thủ cạnh tranh khác là các đơn vịvận chuyển xã hội như: Hoàng Long, Tín Thành, Nam Phương, các Công tychuyển phát của các hãng hàng không, đường sắt Đây là những đối thủ cạnhtranh không lớn, địa bàn hoạt động hẹp, kinh doanh vận chuyển hàng hoá không

là lĩnh vực kinh doanh chính của họ, nhưng các đơn vị này có giá cước rất rẻ,linh hoạt nên đã thu hút số lượng khách hàng nhất định Thị phần ở một số tuyến

có sự tham gia của các đơn vị này như Hà Nội - Hải Phòng, Hà Nội - QuảngNinh, Nam Định bị thu hẹp đáng kể

e Các hãng chuyển phát quốc tế

Các hãng chuyển phát nước ngoài hiện có mặt tại Việt Nam như: DHL,TNT, Airborne, Fedex, UPS đều là các tập đoàn lớn, có sức cạnh tranh cao sovới các dịch vụ chuyển phát nước ngoài ở Việt Nam Họ hướg đến chủ yếu làcác đối tượng khách hàng lớn như các doanh nghiệp nước ngoài, các cơ sở thủcôg mỹ nghệ, các doanh nghiệp dệt may Đối tượng khách hàng này đòi hỏidịch vụ chất lượng cao, nhanh chóng và an toàn DHL là đối thủ cạnh tranh lớnnhất, chiếm 39% thị phần chuyển phát nhanh Quốc tế

Dưới đây là một số đặc điểm chủ yếu của các đối thủ cạnh tranh trên:

Chất lượng phục vụ

Chất lượng phục vụ rất tốt thể hiện ở việc bưu gửi đến người nhân đảmbảo thời gian toàn trình trong khi thời gian toàn trình rất ngắn, có bảo hiểm chobưu gửi nên độ an toàn cao, thời gian trả lời khiếu nại của khách hàng nhanhchóng, có mạng lưới định vị bưu gửi tốt và khách hàng có thể theo dói bưu gửicủa mình thông qua mạng này.

Mạng lưới

Các hãng chuyển phát nước ngoài có mạng lưới phân phối rộng khắp trên

cả thế giới với đầy đủ các phương tiện vận chuyển hiện đại, trang thiết bị khaithác tiên tiến, hệ thống định vị bưu gửi toàn cầu

Tại Việt Nam, các hãg này đều có đại lý tại Hà Nội va Thành phố Hồ ChíMinh, và một số tỉnh, thành phố lớn khác: Hải Phòng, Quảng Ninh, Nam Định

Cước dịch vụ

Cước dịch vụ của các hãng này đắt hơn gấp nhiều lần so với cước của cácdịch vụ của Trung tâm Đây là điểm yếu của họ đồng thời cũng là điểm mạnh,một lợi thế cạnh tranh của Trung tâm

Đánh giá chung về sức cạnh tranh, về chất lượng dịch vụ các hãng nàyhơn hẳn dịch vụ Bưu chính của chúng ta Tuy nhiên, do hiện nay, mức cước còncao nên khách hàng rất cân nhắc khi sử dụng dịch vụ của các hãng này

2.3.4 Công tác chăm sóc khách hàng

Trước tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, Công ty nói chung vàTrun tâm rói riêng đã chú trọng nhiều hơn tới công tác chăm sóc khách hàng.Trung tâm hiện tiến hành một số hoạt động chăm sóc khách hàng như sau:

- Tổ chức khuyến mại, tặng quà khách hàng theo quy định, gồm có:Khuyến mại khách hàng hàg tháng, tặng quà nhân dịp lễ tết, thành lập công ty,sinh nhật khách hàng

- Điều tra tổng hợp thông tin ý kiến khách hàng về chất lượng các dịch vụ

- Điều tra nhu cầu sử dụng dịch vụ Bưu chính của khách hàng

- Thông báo cho khách hàng về các chương trình khuyến mại, dịch vụmới qua thư, điện thoại, hoặc thông báo trên báo chí

- Cung cấp cho khách hàng ấn phẩm giới thiệu về dịch vụ và Trung tâm:

bộ phận Marketing có trách nhiệm nhận lỗi trước khách hàng, giải thích đểkhách hàng hiểu và thông cảm, đồng thời các nhân viên tiếp thị sẽ giải thích rõcho khách hàng hiểu được những ưu điểm, lợi thế khi họ sử dụng dịch vụ củaTrung tâm, khuyến khích khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ

2.2.5 Chiến lược cạnh tranh

Để nâng cao năng lực cạnh tranh, trong thời gian tới, Trung tâm chútrọng đến những nội dung sau:

a Nâng cao chất lượng dịch vụ:

- Rút ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng bằng cách bổ xung nhân lực

và phương tiện phục vụ thu gom Rút ngắn thời gian trả lời khiếu nại của kháchhàng trong khả năng có thể

- Chú trọng đào tạo nghiệp vu, chuyên môn, kiến thức Marketing cho cácnhân viên marketing, nhân viên tiếp thị trực tiếp, nhân viên thu gom, nhằm xâydựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

- Với dịch vụ Bưu chính uỷ thác: Cần ưu tiên trong quá trình vận chuyểnhàng hoá

b Đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo

c Hợp tác với đối thủ cạnh tranh

Ba đối thủ cạnh tranh lớn trên địa bàn là Bưu điện Hà Nội, Viettel, SaigonPost điều là các đại lý thu gom của Trung tâm Do đó, trong điều kiện củaTrung tâm hiện nay, hợp tác với đối thủ cạnh tranh là hết sức cần thiết

2.3 Công tác quản trị nhân sự

2.3.1 Hoạt động tuyển dụng

Theo phân cấp, Trung tâm bưu chính khu vực 1 không được tiến hànhhoạt động tuyển dụng Chỉ tiêu lao động hàng năm của Trung tâm do Công tyduyệt, công ty sẽ tiến hành tuyển dụng khi có sự chênh lệch giữa yêu cầu laođộng cần có và số lao động hiện có Tháng 10 hàng năm, công ty sẽ lập kế hoạch

tuyển dụng lao động gửi về Tổng công ty, Tổng công ty duyệt và giao cho công

ty tuyển dụng số lượng được duyệt Việc tuyển chọn được tiến hành theo quychế tuyển dụng người lao động của công ty

Công ty ra quyết định thành lập hội đồng thi tuyển và hội đồng tuyểndụng lao động

Thành phần hội đồng thi tuyển bao gồm: Đại diện lao động công ty làmchủ tịch hội đồng, đại diện Phòng tổ chức công ty làm thường trực, đại diện một

số đơn vị sản xuất trực thuộc công ty và các cán bộ am hiểu sâu các lĩnh vựcchuyên môn nghiệp vụ thuộc các chức danh cần tuyển Hội đồng thi tuyển cóhiệu lực lao động từ khi có quyết định thành lập đến khi kết thúc kỳ thi tuyển

Hội đồng thi tuyển có nhiệm vụ: Soạn thảo nội dung thi, tổ chức thi, lậpdanh sách cán bộ chấm thi cho từng môn; Thông qua các thể lệ, nội dung thi, xử

lý thí sinh vi phạm kỷ luật; Tổ chức chấm điểm bài, lên kết quả điểm thi củatừng cá nhân; và giải quyết các công việc khác có liên quan đến kỳ thi tuyểntrước trong và sau kỳ thi

Trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc thi, Hội đồng thi tuyển phải chấmđiểm, lên bảng điểm của từng cá nhân trình giám đốc

Thành phần hội đồng tuyển dụng bao gồm giám đốc Côngty làm chủ tịchhội đồng, trưởng phòng tổ chức là thường trực, một số chuyên gia am hiểu sâu

các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ thuộc các chức danh cần tuyển, đại diệncông đoàn c ông ty.

Căn cứ vào số lượng lao động cần tuyển, kết quả điểm thi và điểm tốithiểu từng môn thi được, quy định trước kỳ thi (nếu có), Hội đồng tuyển dụngxét công nhận kết quả chúng tuyển và lập doanh sách thí sinh trúng tuyển trìnhgiám đốc công ty

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày tổ chức kỳ thi, gửi giấy báo cho những thísinh đạt kết quả theo yêu cầu của kỳ thi

Chậm nhất sau 45 ngày kể từ ngày thông báo kết quả thi, giám đốc công

ty ra quyết định tiếp nhận những người đạt tiêu chuẩn để thoả thuận ký kết hợpđồng lao động

Trước khi ký kết hợp đồng lao động, công ty sẽ thông báo, hướng dẫn chongười lao động được tuyển dụng về nội dung các nội quy, quy chế, quy định cóliên quan bao gồm: thoả ước lao động tập thể; nội quy lao động; quy chế trảlương và mức lương ký hợp đồng lao động; các quy chế, quy định kèm theo thoảước lao động tập thể

Người lao động được tuyển vào làm việc tại công ty phải trải qua 1 thờigian thử việc trước khi hai bên thoả thuận ký giao kết hợp đồng lao động theoquy định cụ thể của Luật lao động

2.3.2.Hoạt động đào tạo

Hoạt động đào tạo được tiến hành theo quy chế đào tạo của công ty Hàngnăm, Trung tâm xây dựng kế hoạch đào tạo (cuối năm trước xây dựng kế hoạchđao tạo cho năm sau) và gưỉ về công ty Công ty thẩm định, phê duyệt và giao

kế hoạch cho Trung tâm Trung tâm sẽ căn cứ vào kế hoạch để triển khai thựchiện, lập kế hoạch phân kỳ triển khai trong tháng, quý, năm

Nội dung của kế hoạch đào tạo bao gồm: Nội dung khoá học, người tổchức, số lượng học viên, kinh phí Kế hoạch đào tạo liệt kê mọi khoá học sẽ thựchiện trong năm tới

Hình thức đào tạo: Trung học chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học tại chức;bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kèm cặp tại chỗ; tổ chức học nghiệp vụ ởnước ngoài.

Cơ sở xây dựng kế hoạch đào tạo:

- Căn cứ vào sự phát triển của Trung tâm trong năm kế hoạch: thay đổi về

cơ cấu tổ chức, mở thêm chuyên ngành và các lĩnh vực liên quan cần thiết khác

- Trình độ cán bộ, công nhân viên được đánh giá dựa trên: bản đánh giáchất lượng hàng tháng của các đơn vị gửi lên, nhận xét của lãnh đạo đơn vị, hồ

sơ nhân viên

- Căn cứ vào kế hoạch đào tạo của các trung tâm đào tạo: hàng năm, cáctrung tâm đào tạo (Học viện công nghệ Bưu chính Viễn thông, Trường Côngnhân Bưu điện ) đề gửi thông báo các kế hoạch đào tạo năm sau (gồm cáckhoá học sẽ mở trong năm tới) đến Công ty

định mức nhiều lần, thử áp dụng nhưng đều khôg đưa vào thực tế được Hiệncông ty đang mời chuyên gia của Bộ lao động Thương binh Xã hội xây dựngđịnh mức cho lao động khai thác.

Do không có định mức cho lao động khai thác, nên tại những bộ phậnkhai thác, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm nhiều năm của cán bộ để xác định sốlượng lao động hợp lý, từ đó tính toán năng suất lao động

2.3.4 Đãi ngộ lao động

a Chế độ tiền lương

Việc phân phối tiền lương trong Công ty được thực hiện theo quy chếphân phối tiền lương của công ty Theo quy chế này, tiền lương của tập thể và cánhân trong Công ty được phân phối như sau:

* Phân phối quỹ lương cho các đơn vị trực thuộc Công ty:

Công ty thực hiện phân phối cho các đơn vị trực thuộc bao gồm: trungtâm Bưu chính liên tỉnh và quốc tế khu vực 1,2,3 xí nghiệp sửa chữa ô tô và khốivăn phòng công ty theo các căn cứ:

- Lao động định biên của các đơn vị đã được Công ty phê duyệt trên cơ sở

kế hoạch lao động của đơn vị

- Doanh thu cước theo kế hoạch

Công thức tính Vpp ,Vkkh ,Vcs được quy định trong quy chế tiền lương củaCông ty đã ban hành

* Phân phối tiền lương cho cá nhân người lao động:

Tiền lương trả cho các cá nhân người lao động gồm hai phần: tiền lươngchính sách theo chế độ và ngày công thực tế làm việc và tiền lương khoán theomức độ phức tạp và mức độ hoàn thành công việc.

- Tiền lương chính sách trả cho người lao động hàng thágn gồm tiềnlương cấp bậc, phụ cấp, phụ cấp thâm niên ngành (nếu có) theo ngày công thực

tế và các ngày nghỉ được hưởng lương theo quy định của Bộ luật lao động

Tiền lương của những ngày làm việc tính theo công thức:

Lnc = L ngày * Ntt

Trong đó: Lnc: Tiền lương theo ngày công thực tế

Ntt: Số ngày công được trả lương trong tháng

L ngày: Mức lương ngày

L ngày = TL min * (H cb + H pc ) + TN

Ngày công chế độ trong tháng

Trongđó: TL min: Tiền lương tối thiểu do nhà nước quy định

Hcb: Hệ số cấp bậc

Hpc: Hệ số phụ cấp chức vụTN: Phụ cấp thâm niên ngànhTiền lương khoán theo mức độ phức tạp và mức độ hoàn thành công việccủa cá nhân người lao động được xác định căn cứ vào hệ số mức độ phức tạpcông việc và mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân Công thức tínhnhư sau:

LKi : Tiền lương khoán của cá nhân i

V KĐV : Quỹ tiền lương khoán thực hiện của đơn vị

HP hqi : Hệ số phức tạp công việc theo hiệu quả lao động cá nhân

N ti : Số ngày công làm việc của cá nhân i trongtháng

b Chế độ bảo hiểm

Đơn vị thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội: Chế độ trợ cấp ốm đau, chế

độ trợ cấp thai sản, chế độ trợ cấp tai nạn lao động hạc bệnh nghề nghiệp, chế độhưu trí, chế độ tử tuất

Bảo hiểm xã hộ được đóng hàng tháng, do người lao động và người sửdụng lao động đóng Đơn vị đóng bằng 15% tổng quỹ tiền lương, trong đó 10%

để thực hiện chế độ hưu trí và tử tuất; 5% để thực hiện chế độ ốm đau, thai sản,tai nạn, tại nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp Cán bộ công nhân viên hàngtháng đóng 5% tiền lương để thực hiện chế độ hưu trí, chế độ tử tuất

c Chế độ tiền thưởng

Chế độ tiền thưởng tại đơn vị gồm hai loại chính:

Tiền thưởng theo kỳ: gồm có thưởng theo kết quả kinh doanh chung củatoàn đơn vị, được thực hiện hàng quý đối với những đơn vị thực hiện hoàn thành

và vượt mức kế hoạch; thưởng theo năng suất chất lượng, thực hiện theo quý;khen thưởng tổng kết cuối năm cùng với danh hiệu thi đua

Tiền thưởng không theo kỳ: gồm có thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật ápdụng trong quá trình sản xuất; thưởng đơn vị và cá nhân trong các cuộc thi,phong trào thi đua của đơn vị, của Tổng công ty và của địa phương

d An toàn vệ sinh lao động

Thực hiện công tác an toàn vệ sinh lao động, đơn vi đã thực hiện các biệnpháp sau:

- Tổ chức huấn luyện an toàn vệ sinh lao động cho người lao động

- Trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân cho người lao động làm việc trongmôi trường có yếu tố nguy hiểm, có hại

- Thực hiện chế độ bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật để bảo vệ sức khoẻ,phòng chống bệnh nghề nghiệp cho người lao động, áp dụng đối với người laođộng làm việc trong môi trường làm việc nguy hiểm độc hại vượt quá tiêuchuẩn cho phép Các hiện vật bồi dưỡng như: đường, sữa, hoa quả Khôngđược trả tiền thay hiện vật

- Thực hiện khám sức khoẻ định kỳ hàng năm: tổ chức khám bệnh nghềnghiệp cho người lao động ở những nơi có nguy cơ bệnh nghề nghiệp.

- Thực hiện chế độ bảo hộ đối với lao động nữ

- Tiến hành kiểm tra và tự kiểm tra an toàn vệ sinh lao động: đơn vị phảiđịnh kỳ kiểm tra, tu sửa máy móc thiết bị, nhà xưởng kho tàng theo tiêu chuẩn

án toàn vệ sinh lao động Định kỳ kiểm tra hàng ngày ở tổ, hàng thágn ở phânxưởng, hàng quý ở công ty

- Thực hiện các biện pháp ngăn ngừa và xử lý tai nạn giao thông

e Các đãi ngộ khác

Một số chế độ đãi ngộ khác tại đơn vị gồm có:

- Thăm hỏi ốm đau, hoạn nạn đối với người lao động Hỗ trợ cho ngườilao động gặp hoàn cảnh khó khăn

-Tổ chức đến dự, thăm viếng khi người lao dộng có việc hiếu, hỷ

- Tặng quà sinh nhật cho cán bộ công nhân viên

- Khen thưởng cho con cái cán bộ công nhân viên học giỏi

- Chăm sóc y tế: Công ty có phòng y tế chăm sóc sức khoẻ cho người laođộng

- Hằng năm tổ chức các cuộc tham quan du lịch cho cán bộ công nhân viên

- Chính sách ưu tiên nguồn nội bộ và chính sách ưu tiên con em trongCông ty, trong ngành khi nộp đơn, thi tuyển vào Công ty

- Tổ chức các cuộc thi tay nghề, các hoạt động văn nghệ, thể thao, giaolưu nhằm nâng cao đời sống tinh thần cho nhân viên

2.3.5 Cơ cấu lao động tại đơn vị

BẢNG THỐNG KÊ LAO ĐỘNG THEO TRÌNH ĐỘ QUÝ I/2005 Đơn vị: Người

số LĐ

và CN Viễn

thông

Khai thác

Kinh tế

Tin

Tổng số

Viễn thông

Khai thác

Kinh tế

Tin

Tổng số

- Bưu chính 459 7 7 11 9 14 48 4 14 4 2 5 29 382