THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG HẢI PHÒNG

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Phó giám đốc điều hành sản xuất Phó giám đốc nội chính Phòng KT kỹ thuật Phòng vật t thiết bị Phòng kế toán tài vụ... Các phòng ban nghiệp v

Thực tế hoạt động văn phòng của công ty công trình giao thông hải phòng

2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPCTGT Hải Phòng

- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng

- Tên viết tắt : HP - TRANSECO Jointstock Company

- Trụ sở chính : 155 Niệm Nghĩa - Lê Chân - Thành phố Hải Phòng

- Điện thoại :(84-31) 856438 - 85881

- Số Fax : (84 - 31) 856727

2.1.1.1 Giai đoạn trớc khi cổ phần hoá

Công ty đợc thành lập vào ngày 16/01/1970 theo Quyết định số 2214/UBND củaUBND Thành phố Hải Phòng, với tên gọi trớc đây là Công ty Cầu đờng trực thuộc Sởgiao thông công chính Hải Phòng Công ty là doanh nghiệp hạng 1 chuyên xây dựngcác công trình giao thông

Ngày 12/11/1992, Công ty đợc thành lập lại theo quyết định số 1291/QĐ-TCCQ củaChủ tịch UBND Thành phố Hải Phòng về việc chuyển đổi tên thành Công ty Cổ phần côngtrình giao thông Hải Phòng

Là một Doanh nghiệp Nhà nớc, Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, cócon dấu riêng, có tài khoản giao dịch tại Ngân hàng Đầu t và phát triển HảiPhòng

Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng đợc cổ phần hoá theoquyết định số 562/QĐ-UB ngày 04/3/2004 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thànhphố Hải Phòng về việc tiến hành cổ phần hoá Công ty công trình giao thông HảiPhòng

Một số thông tin cơ bản về Công ty tại thời điểm cổ phần hoá

a Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá (31/12/2003)

Vốn kinh doanh tại thời điểm cổ phần hoá : 11.080.425.687đ

Trong đó: Phân theo cơ cấu vốn

+ Những năm qua, Công ty đã mở rộng liên doanh liên kết với các TổngCông ty lớn nh CIENCO1, Thăng Long, Bạch Đằng, CIENCO 8 và các doanhnghiệp hoạt động cùng ngành nghề để tham gia thầu các công trình khu vực HảiPhòng, Hà Nội, Quảng Ninh, Cao Bằng, Hà Giang, Ninh Bình và các tỉnh khu vựcmiền Trung và miền Nam Công ty đã đợc Thành phố, Sở GTCC Hải Phòng giao làchủ đầu t các dự án lớn của Thành phố, nh dự án xây dựng Cầu Bính, đối tác liêndoanh khu kinh tế Đình Vũ

+ Công ty đã tham gia thi công các dự án lớn của Bộ GTVT nh đờng Hồ ChíMinh, Quốc lộ 1A Thờng Tín - Cầu Giẽ, Quốc lộ 18 Nội Bài - Bắc Ninh, thi côngthảm bê tông màu đô thị Hà Nội, Asphalt hoá đờng đô thị Hải Phòng

+ Sản phẩm bê tông nhựa Asphalt của Công ty đợc t vấn trong nớc và nớcngoài đánh giá cao Các công nghệ bê tông dự ứng lực cho thi công cầu làng nghềtruyền thống của Công ty không ngừng đợc tăng cờng và phát triển Công ty đã thicông hệ thống cầu bê tông dự ứng lực công nghệ cao, đúc dầm có chiều dài 33mcho công trình Quốc lộ 18 Bắc Ninh - Nội Bài, công trình Quốc lộ 2 Hà Giang,công trình Quốc lộ 3 Hoà Bình

* Đầu t phát triển

Trong những năm qua, Công ty CPCTGT Hải Phòng đã chú trọng đến việc

đầu t nhằm nâng cao năng lực sản xuất Sản phẩm bê tông Asphalt đã đợc phát triểnmạnh từ chỗ chỉ có 1 trạm có công suát 24T/h, nay Công ty đã đầu t và có 4 trạmvới công suất 30T/h, 48T/h, 60T/h và 120T/h cùng với các trang thiết bị đồng bộcho việc thi công nền mặt đờng theo tiêu chuẩn quốc tế

2.1.1.2 Giai đoạn cổ phần hoá Công ty

Ngày 14/02/2005, Công ty Công trình Giao thông Hải Phòng có quyết địnhchuyển thành Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng theo hình thứcbán một phần vốn Nhà nớc hiện có tại Doanh nghiệp kết hợp với phát hành cổphiếu nhằm thu hút thêm vốn để thành lập Công ty Cổ phần

Công ty có vốn điều lệ : 12.600.000.000đ

Trong đó:

+ Vốn cổ đông Nhà nớc : 6.804.000.000đ (chiếm 54%)

+ Vốn cổ đông Doanh nghiệp : 5.266.000.000đ (chiếm 41,79%)

+ Vốn cổ đông ngoài Doanh nghiệp : 530.000.000đ (chiếm 4,21%)

Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008

1 Doanh thu thuần(đồng) 110.000.000.00

0

121.000.000.000

133.100.000.000

2 Giá vốn hàng bán(đồng) 99.000.000.000 108.900.000.00

0

119.700.000.000

định Điều này chứng tỏ Công ty luôn bám sát các giải pháp đề ra để chỉ đạo thựchiện nhiệm vụ đúng hớng, tăng cờng quản lý, kiểm tra, đôn đốc trên tất cả các lĩnhvực tài chính kế toán, tiến độ thi công, chất lợng công trình Kết quả này là sự nỗlực của tập thể cán bộ công nhân viên hăng say lao động sản xuất, sự quản lý vàhoạt động có hiệu quả của Giám đốc cùng với các phòng ban trong Công ty

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh:

Công ty Cổ phần công trình giao thông Hải Phòng có các ngành nghề kinhdoanh chính sau:

- Xây dựng các công trình giao thông.

- Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn

- Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật liệu phục vụ sản xuất.

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, nhà ở.

- Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu đờng.

- Xuất nhập khẩu vật t thiết bị.

- Các hoạt động kinh doanh khác đợc pháp luật cho phép

2.1.3 Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất

* Đặc điểm tổ chức sản xuất :

Là một ngành xây lắp hoạt động diễn ra dới điều kiện sản xuất thiếu tính ổn

định, luôn biến đổi theo địa điểm và giai đoạn thi công Quá trình sản xuất mang

đặc thù của ngành xây dựng cơ bản, chi phí lớn, thời gian kéo dài, quá trình sảnxuất phức tạp chia làm nhiều giai đoạn, nhu cầu về vốn lớn

* Qui trình công nghệ sản xuất :

Quy trình công nghệ sản xuất các mặt hàng chủ yếu của Công ty đợc thểhiện qua sơ đồ dới đây:

Đào lấp san nền Làm nền

T ới nhựa dính bám

Hình 3: Quy trình công nghệ của Công ty.

2.1.4 Thuận lợi v khó khăn của Công ty CPCTGT Hải Phòng à khó khăn của Công ty CPCTGT Hải Phòng.

- Việc nâng cấp đầu t, cải tiến dây chuyền sản xuất thảm bê tông Asphalt, trạm

bê tông thơng phẩm công suất cao, hiện đại, từng bớc đáp ứng đợc công tác đấuthầu các công trình giao thông, công trình xây dựng và cạnh tranh trong điều kiệncơ chế thị trờng

- Công tác điều hành có cải tiến và đạt hiệu quả ở nhiều mặt, khắc phục đ ợcnhiều sai sót, tiết kiệm đợc chi phí, phát huy đợc tính năng động, sáng tạo mang lạikết quả thiết thực

b Khó khăn :

- Sau khi cổ phần hoá, tình hình tài chính của công ty cũng gặp một số khó

khăn nh việc thu hồi công nợ thấp, mặt khác công ty nâng cấp cải tạo hàng loạtmáy móc thiết bị và đầu t thêm trạm bê tông xi măng có công suất cao và sắp xếplại các tổ chức phòng ban, xí nghiệp thành viên

- Giá cả vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị luôn biến động nên khiến cho kếhoạch sản xuất, doanh thu mọi kế hoạch khác đều bị thu hẹp.

- Số lao động vì điều kiện tuổi tác, nghề nghiệp không có khả năng đào tạo lại,trình độ về tay nghề, công tác quản lý không thể đảm bảo đợc yêu cầu của doanhnghiệp sau khi chuyển đổi sang Công ty Cổ phần

- Giá hàng hoá sản phẩm dịch vụ phục vụ đời sống tăng cao, ảnh hởng đến sứcmua và đời sống CBCNV

2.1.5 Chiến lợc, hớng phát triển kinh doanh trong những năm tới

- Tiếp tục sản xuất kinh doanh theo ngành, nghề đã đợc đăng kí :

 Xây dựng các công trình giao thông, các công trình dân dụng, công nghiệp,nhà ở Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn

 Kinh doanh máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, vật t, nguyên nhiên vật liệuphục vụ sản xuất Thiết kế kết cấu công trình dân dụng, nhà ở, công trình cầu

Hội đồng quản trị

2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

a Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Phó giám đốc điều

hành sản xuất

Phó giám đốc nội chính

Phòng KT

kỹ thuật

Phòng vật t thiết bị

Phòng kế toán tài vụ

b Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý

* Đại hội đồng cổ đông

- Thông qua định hớng phát triển của Công ty

- Quyết định các loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng lợi đợc quyền chào, bán

và quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần

- Bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát

- Quyết định bổ sung hoặc sửa đổi điều lệ Công ty

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm

- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hạicho Công ty và cổ đông của Công ty

- Quyết định việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty

* Hội đồng quản trị

- Quyết định chiến lợc phát triển của Công ty

- Kiến nghị loại cổ phần và số lợng cổ phần đợc chào bán cho từng loại

- Quyết định phơng án đầu t và dự án đầu t trong thẩm quyền và giới hạn

- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty

- Trình bày báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông

- Duyệt chơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông

- Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty

* Ban kiểm soát

- Xem xét báo cáo của Công ty về hệ thống kiểm soát nội bộ, xem xét kết quả điềutra nội bộ và ý kiến phản hồi của Ban quản lý điều hành Công ty

- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty

- Thờng xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động, tham khảo ýkiến của Hội đồng quản trị trớc khi trình các báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đạihội đồng cổ đông

- Báo cáo đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việclập sổ kế toán, ghi chép, lu giữ chứng từ và báo cáo tài chính, các báo cáo khác củaCông ty

- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hànhhoạt động kinh doanh của Công ty

- Chịu trách nhiệm trớc đại hội đồng cổ đông về những sai phạm gây thiệt hại choCông ty trong khi thực hiện nhiệm vụ

bảo công ăn việc làm và ổn định thu nhập cho công nhân đến việc quyết định phânphối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc

* Các phó giám đốc

Công ty có 2 phó giám đốc: Phó giám đốc điều hành sản xuất và Phó giám đốcnội chính

Là ngời giúp việc cho Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công

ty, theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật

về nhiệm vụ đợc Giám đốc phân công thực hiện

* Các phòng ban nghiệp vụ

+) Phòng Tổ chức - Hành chính: Tham mu cho Giám đốc quản lý công tác

nghiệp vụ, văn th và quản trị hành chính khu vực văn phòng, các đơn vị sản xuấttoàn Công ty Tham mu cho Giám đốc về chính sách lao động, xã hội và các chế

độ, quyền lợi chính sách của cán bộ công nhân viên, điều động cán bộ công nhânviên cho hợp lý Tham mu tuyển dụng ký kết hợp đồng lao động, giải quyết chế độchính sách đối với ngời lao động

+) Phòng Kinh tế kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mu và giúp Giám đốc theo dõi,

giám sát thi công, đo đạc, kiểm tra, đánh giá chất lợng công trình, cấp phát hạnmức vật t, xác nhận khối lợng công việc đã thực hiện Tổ chức nghiệm thu, lập hồsơ hoàn công và quyết toán công trình Hớng dẫn quy trình công nghệ thi công,tham mu nghiên cứu trong lĩnhv ực khoa học kỹ thuật chuyên ngành

+) Phòng Dự án: Là phòng có nhiệm vụ chuẩn bị thủ tục lập hồ sơ dự thầu các

công trình xây lắp Tham khảo và tìm kiếm thị trờng

+) Phòng Kế toán tài vụ: Theo dõi, quản lý về mặt tài chính trong các hoạt động

sản xuất kinh doanh của Công ty, hạch toán kế toán thống kê các nghiệp vụ kinh tếphát sinh, bảo đảm cung cấp vốn kịp thời cho nhu cầu hoạt động sản xuất kinhdoanh trong Công ty

+) Phòng Vật t thiết bị: Có nhiệm vụ cung ứng vật t cho các đơn vị sản xuất Theo

dõi quản lý vật t theo quy định của Công ty, cùng với xí nghiệp thi công cơ giớitheo dõi, quản lý lập kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa thiết bị

* Các xí nghiệp sản xuất

- Xí nghiệp cầu đờng 1: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu xây dựng cầu và cấu

kiện bê tông

- Xí nghiệp cầu đờng 2: Là xí nghiệp có nhiệm vụ chủ yếu làm mới, trùng tu các

công trình đờng giao thông, sân bay, bến bãi

- Xí nghiệp cung ứng vật t và xây dựng công trình: Là xí nghiệp cung cấp chủ

yếu nguồn vật t tự khai thác và sản xuất để phục vụ cho các công trình

- Xí nghiệp bê tông Asphalt: Là bộ phận chuyên sản xuất thảm bê tông Asphalt

phục vụ cho việc rải thảm mặt đờng nhựa

- Xí nghiệp thi công cơ giới: Là xí nghiệp quản lý và sử dụng toàn bộ phơng tiện

máy móc thiết bị để phục vụ thi công các công trình Cùng với phòng vật t thiết bị

định kỳ lập kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa máy móc thiết bị

Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng giúp cho Công ty đảm bảo đợc tínhthống nhất trong quản lý đồng thời chuyên môn háo đợc chức năng, sử dụng cóhiệu quả và hợp lý năng lực chuyên môn của các nhân viên trong Công ty Từngphòng ban xí nghiệp đợc bố trí hợp lý, chức năng rõ ràng phối hợp với nhau thành

bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, phát huy đợc khả năng trongcơ chế thị trờng

c Bố trí nhân sự của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.

học

Đại họ c

Cao

đẳ ng

Trun g cấp

Phổ thôn g

>5 0

>3 0

>2 0

- Nổi bật trong công tác lao động những năm qua là đã quan tâm đến lực lợng

cán bộ khoa học kỹ thuật đợc đào tạo chính quy qua các trờng Đại học chuyên

ngành

- Việc thực hiện đào tạo và đào tạo lại đợc quan tâm, đạt đợc một số kết quả,

với số học viên đáp ứng đợc yêu cầu và nhiệm vụ trớc mắt và lâu dài của công

ty

- Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có cống hiến lâu

năm, có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trình độ

năng lực phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ

lực lợng cán bộ đợc đào tạo đầy đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để nâng cao

hiệu quả của cán bộ

+)Nhợc điểm:

Bên cạnh u điểm trong công tác cán bộ của công ty còn có mặt yếu điểm là:

Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung cấp nhiều, vẫn cha đáp ứng đợc yêu cầu

đặt ra Hiện nay, Công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực

quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ

2.2 Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao

thông Hải Phòng

Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty là tổng hợp các bộ phận đợc chuyên môn hoá

với những trách nhiệm, phạm vi nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau

Mô hình quản lý công ty gồm các phòng ban nghiệp vụ chuyên môn, trong đó

phòngTổ chức- Hành chính của Công ty CPCTGT Hải phòng ngày càng chú

trọng, quan tâm phát triển hơn để khẳng định vai trò trợ thủ tham mu đắc lực

cho thủ trởng và là “cửa ngõ thông tin” của Công ty góp phần quan trọng vào

việc điều hành và ra quyết định của nhà quản lý sao cho kịp thời, hiệu quả

Cơ cấu của Văn phòng Tổ chức-Hành chính đợc sơ đồ hoá nh sau:

Hình 6: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Tổ chức -Hành chính

Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

Văn phòng trong phòng Tổ chức- Hành chính của Công ty có chức năng tham

mu giúp việc cho Hội đồng quản trị và Giám đốc trong quản lý, điều hành côngviệc về các mặt cụ thể sau:

- Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị, phòng ban để báo cáo với lãnh

đạo chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Công ty

- Tổ chức quản lý công tác nghiệp vụ, văn th và quản trị- hành chính khuvực văn phòng, các đơn vị sản xuất toàn Công ty Quản lý công văn bản đi, đến

và hồ sơ lu trữ tài liệu căn cứ theo điều lệ văn th lu trữ của nhà nớc và pháp lệnh

lu trữ quốc gia

- Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà n ớc

có liên quan đến việc điều hành công việc của công ty

- Tổ chức, quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn công ty

- Tham mu cho Giám đốc sắp xếp bộ máy, xây dựng kế hoạch tiếp nhận vàtuyển dụng lao động, bố trí cán bộ công nhân, nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làmviệc trong cơ quan đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Tham mu cho lãnh đạo công ty và thủ trởng cơ quan giải quyết công tác

tổ chức thờng trực, bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơquan, đảm bảo cho cơ quan làm việc đợc duy trì Quản lý và tổ chức bố trí sắpxếp lái xe phục vụ tốt công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác

* Nhiệm vụ :

 Tổ chức tiền lơng

- Hàng năm căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kếhoạch tiếp nhận lao động, bố trí sắp xếp bộ máy, bố trí lực lợng lao động đápứng nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh

- Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, làm các thủ tục đề bạt, bãi miễn cán bộ,làm các thủ tục giải quyết với CBCN - LĐ về thi đua khen thởng, về vi phạm nộiquy, quy chế Công ty để trình hội đồng thi đua khen thởng, kỷ luật của Công ty.

- Tiếp nhận hồ sơ, viết hợp đồng lao động, làm các thủ tục khi ngời lao

động chấm dứt hợp đồng lao động trình Giám đốc ký, quản lý hồ sơ lao động,theo dõi quản lý lao động ở các đơn vị sản xuất các phòng nghiệp vụ

- Tổ chức đào tạo và nâng cấp bậc cho CBCN - LĐ

- Hàng năm căn cứ nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh xây dựng kế hoạchtiền lơng, tiền thởng, thống kê theo dõi tiền lơng hàng tháng, quý, năm báo cáocấp trên

- Thẩm định trình duyệt tổng hợp đơn giá, tiền lơng hàng tháng báo cáoGiám đốc

- Cùng các phòng nghiệp vụ khác, các đơn vị sản xuất xây dựng đơn giátiền lơng và kiểm tra việc thực hiện chi trả tiền lơng đối với CBCN - LĐ

- Lập hồ sơ theo dõi sức khoẻ CBCN - LĐ toàn Công ty

- Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho ng ời lao động, khám chữa bệnh,làm các thủ tục thanh toán các chế độ cho ng ời lao động khi bị ốm, tai nạnlao động

 Hành chính quản trị

- Mở sổ sách theo dõi tài sản thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị vănphòng Công ty và các đơn vị sản xuất

- Quản lý theo dõi hồ sơ sử dụng đất và thuế đất hàng năm

- Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nớc

- Mở sổ sách theo dõi công văn đi, đến báo cáo Giám đốc

- Đánh máy, photocopy các văn bản theo yêu cầu của các phòng hoặctheo lệnh của Giám đốc

- Mua sắm văn phòng phẩm, dụng cụ hành chính theo kế hoạch đã đợcGiám đốc phê duyệt hoặc theo lệnh Giám đốc

- Đón tiếp khách đến quan hệ, giao dịch làm việc với Công ty và hớng dẫnkhách đến làm việc với các bộ phận hoặc báo cáo Giám đốc

- Phục vụ nấu nớng khối văn phòng Công ty, phục vụ hội nghị, làm côngtác vệ sinh thuộc khu vực làm việc văn phòng Công ty

Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

- Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòngchống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rợu chè trong cơ quan.

- Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng công ty Bố trí sắp xếp phơng tiện

ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp

vụ đi công tác đợc kịp thời

- Sửa chữa xe ô tô, điện, nớc trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việctrong ngày của cơ quan

- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi trực tiếp công tác an toàn lao động,

an toàn thi công trên các công trình và công tác an ninh trật tự, tham gia công tácthi đua, sáng kiến sáng tạo Công ty, công tác tuyên truyền để CBCNV phấn đấuhoàn thành toàn diện và vợt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty

* Phó phòng (1 ngời):

- Hỗ trợ và tham gia điều hành chung công việc trong phòng Giúp trởng

phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêmnhiệm trởng một số bộ phận trong văn phòng, có thể đảm nhiệm một số côngviệc cụ thể do trởng phòng giao

- Là ngời trực tiếp phụ trách công tác đào tạo, nâng bậc lơng, quản lý đất

đai, xây dựng cơ bản, công tác phòng chống bão lụt và tìm kiếm cứu nạn trongCông ty, công tác Đảng vụ công ty

- Chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng về kết quả hoạt động do mình phụtrách

* Nhân viên văn th , l u trữ

Đây là bộ phận thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong văn phòng, tổchức, sử dụng thông tin đầu vào, đầu ra của Công ty nên giữ vai trò quan trọng

trong quản lý công tác thông tin của văn phòng nói riêng và của Công ty nóichung.

+) Nhân viên lu trữ (1 ngời) :

- Lu giữ tài liệu, hồ sơ do Văn phòng quản lý (công văn đến, công văn đi,công tác thi đua khen thởng)

Số lợng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng, tơng đơng với

sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lợng công việc của văn phòng

- Quản lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lợng và số lợng

- Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sảnphẩm, kinh doanh Tìm khách hàng và những văn bản pháp luật mới hoặc cha có

lu trữ tại Công ty

+)Nhân viên văn th (1ngời):

- Đầu giờ làm việc kiểm tra khoá cửa, các vị trí xung quanh nơi làm việc,nếu có gì khác lạ báo cáo cho lãnh đạo đơn vị và phòng bảo vệ để xác minh

- Trực tổng đài điện thoại của Công ty

- Quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh

- Xác định, kiểm tra chữ ký, ghi sổ và đóng dấu các tài liệu, văn bản củaCông ty theo quy định

- Vào sổ theo dõi

- Làm nhiệm vụ tiếp tân

- Hết giờ sắp xếp tài liệu, để đúng vị trí quy định vệ sinh nơi làm việc, tắt

điện, khoá cửa trớc khi rời vị trí làm việc

* Nhân viên tạp vụ(1 ngời) :

Phục vụ nớc uống:

 Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ:

+ Khu vực nấu nớc, bể chứa dự trữ nớc

+ Nguồn nớc, dụng cụ nấu nớc

Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

+ Dụng cụ chứa nớc uống tại các đơn vị sản xuất.

 Đảm bảo có đủ nớc sôi phục vụ:

+ Các phòng ban gián tiếp trớc giờ làm việc

+ Các đơn vị sản xuất theo giờ quy định

Quản lý chung về vệ sinh môi trờng:

- Hàng ngày quản lý nhà khách của Công ty đảm bảo luôn ngăn nắp, sạch

sẽ

- Thờng xuyên làm tốt công tác vệ sinh của Công ty đảm bảo khangtrang, sạch đẹp; kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo hộ lao động, vệ sinhlao động và an toàn thực phẩm trong phạm vi đơn vị quản lý

- Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Công ty

- Tham gia kiểm tra, đôn đốc vệ sinh môi trờng lao động tại các vị trí sảnxuất trong Công ty Phối hợp với các phòng ban liên quan tổ chức kiểm tra, đocác yếu tố của môi trờng lao động theo tiêu chuẩn quy định

* Nhân viên in ấn, công tác văn phòng(1 ngời) :

+) In ấn

- Lĩnh đủ vật t giấy, mực phục vụ in ấn

- Sử dụng máy photocopy để sao các công văn gửi đi, gửi đến, các loại tàiliệu: bản vẽ tài liệu kĩ thuật, sản xuất kinh doanh theo yêu cầu đặt in

- Thực hiện in lới theo yêu cầu đặt in đối với những tài liệu, biểu mẫu sửdụng số lợng nhiều

- Sau khi in xong giao tài liệu cho đối tợng đặt in và yêu cầu ký sổ

- Hàng tháng tổng kết các loại vật t phôtô, in ấn

- Ngắt điện thiết bị công tác, quạt, chiếu sáng, chiếu sáng trớc khi rời vịtrí làm việc

+) Công tác văn phòng

- Nhận các tài liệu, văn bản, th, báo chí từ văn phòng để phát đến các đơn

vị cá nhân vào thời gian từ 9h hàng ngày

- Phát các tài liệu, văn bản hoặc mời họp đột xuất

- Bố trí nhân viên y tế thờng trực để giải quyết kịp thời các trờng hợp tainạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào Cùng các đơn vịliên quan định kỳ tổ chức huấn luyện cách sơ cấp cứu cho ngời lao động

- Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra đối với CBCNV Công

ty Sau khi điều trị xong phải hoàn chỉnh hồ sơ để giám định tai nạn lao động,bệnh nghề nghiệp cho ngời lao động hởng chế độ theo quy định hiện hành

- Mua thuốc, các dụng cụ, y cụ cần thiết phục vụ công tác khám chữabệnh cho CBCNV toàn Công ty

* Nhân viên bảo vệ (3ngời) :

- Bảo vệ văn phòng Công ty, tham gia hỗ trợ công tác hành chính trong khu

vực văn phòng Công ty

ty Hớng dẫn khách đến Công ty để xe đạp, xe máy đúng nơi quy định Chỉ dẫncho khách đến Công ty biết chỗ làm việc của mỗi phòng ban

- Theo dõi quá trình thực hiện công việc đợc giao về bảo vệ an ninh trật tự antoàn trong cơ quan 24/24 giờ trong ngày

- Có trách nhiệm ngăn ngừa nghiêm cấm những cá nhân tổ chức đánh bạc rợuchè gây rối trật tự trong khu vực cơ quan

* Nhân viên lái xe (3 ngời) :

- Thực hiện các nghiệp vụ kỹ thuật về thao tác vận hành điều khiển lái xe ô tôcon, sử dụng thành thạo các trang thiết bị, máy móc, dụng cụ trang thiết bị ô tô

- Giữ gìn bảo quản xe tốt sạch sẽ, tiết kiệm trong việc sử dụng xăng dầu, xămlốp, phụ tùng.

- Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và báo cáo hoạt động của xe,quyết toán xăng dầu hàng tháng

- Lái xe an toàn tuyệt đối, phục vụ đúng giờ theo sự điều động phân công củalãnh đạo văn phòng

2.2.1.3 Điều kiện làm việc

* Cách thức tổ chức phòng làm việc

Là một cơ quan văn phòng, công ty thực hiện vai trò quản lý - lãnh đạo, việc

tổ chức bố trí đang có sự nghiên cứu để phù hợp với quy mô và tính chất hoạt

động của cơ quan Việc bố trí các phòng ban để đảm bảo đợc sự khoa học, hiện

đại cần luôn luôn tuân theo một số nguyên tắc nhất định Những nguyên tắc nàythể hiện tính liên kết, gắn bó, tạo sự thuận lợi trong phối hợp công việc, tránhnhững chồng chéo hay phiền hà cho công chức và khách đến làm việc Tuynhiên, để thực hiện tốt những nguyên tắc này không phải là một điều đơn giản,bởi ngoài sự điều hành tổ chức, việc bố trí các phòng ban còn phụ thuộc rấtnhiều vào điều kiện cơ sở vật chất

Hoạt động của các Phòng ban trong cơ quan chủ yếu diễn ra trong cácphòng làm việc Phòng làm việc của công chức đó là những khoảng không giannhất định đợc trang bị và bố trí những điều kiện cần thiết để công chức thực hiện

và hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao phó Bản thân Công ty vẫn còn tồn tại một

số điểm không thuận lợi trong việc bố trí mà cơ quan đang nghiên cứu, để tìm ranhững phơng án hợp lý hơn vì diện tích mặt bằng của Công ty còn chật hẹp Phòng Tổ chức- Hành chính đợc sắp xếp theo kiểu phòng làm việc chung, cóvách ngăn cách, diện tích phòng làm việc đợc phân theo đặc điểm và tính chấtcông việc của cán bộ nhân viên Tuy phải tận dụng tối đa những cơ sở vật chấtsẵn có nhng phòng có một cách bố trí hợp lý, phù hợp với điều kiện vật chất củaCông ty

Văn phòng Công ty đợc bố trí khoa học theo sơ đồ mở để tạo cho CBCNVlàm việc có hiệu quả Cách bố trí này có những thuận lợi:

+ Tận dụng đợc tốt hơn mặt bằng sẵn có của Công ty và trong đó sơ đồ bố trí

có thể thay đổi dễ dàng

+ Di chuyển của nhân viên văn phòng và giao tiếp giữa họ trở nên thuận tiệnhơn

+ Có một môi trờng văn phòng tốt đặc biệt là về chiếu sáng và thông gió Các bàn làm việc của nhân viên đợc xếp gần nhau nên việc di chuyển, trao

đổi giữa nhân viên trong phòng đợc nhanh hơn.Các tủ tài liệu, hồ sơ đợc bố trí

ngay sau bàn làm việc của các nhân viên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, cất trữtài liệu.

Tuy nhiên, cách bố trí sắp xếp của văn phòng Công ty cũng còn tồn tại một

số nhợc điểm:

- Bố trí các bàn làm việc kê sát nhau nhng không có vách ngăn cho nên thiếutập trung trong công việc, tính chuyên môn hoá thấp, an ninh kém

- Do việc tận dụng các cơ sở vật chất sẵn có nên các vật dụng nh bàm ghế

t-ơng đối cũ kỹ và không đồng bộ, không tạo đợc sự thẩm mỹ trong văn phòng

* Trang thiết bị làm việc

Hiện nay, trong công cuộc đổi mới đất nớc, cùng với sự thay đổi và phát triểncủa nền kinh tế, rất nhiều các cơ quan nhà nớc, các tổ chức xã hội, các doanhnghiệp đã và đang thay đổi, xây dựng và tổ chức văn phòng của cơ quan theohình mẫu một văn phòng hiện đại Các văn phòng này đợc tổ chức theo hớngtinh giảm nhân lực, tiết kiệm tối đa diện tích làm việc, ứng dụng các thành tựukhoa học công nghệ vào tổ chức và hoạt động của các văn phòng, tối u hoá cácnghiệp vụ hành chính văn phòng và một vấn đề đợc đặc biệt coi trọng đó làtrang thiết bị

Trang thiết bị văn phòng phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau đây:

- Trang thiết bị văn phòng phải mang tính kinh tế

- Trang thiết bị văn phòng phải mang tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sửdụng

- Trang thiết bị văn phòng phải mang tính hiện đại :đáp ứng yêu cầu ngày càngcao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của công việc văn phòng, có khả năng t-

ơng thích cao với các hệ thống trang thiết bị của các cơ quan khác có liên quan Trang thiết bị văn phòng của Công ty tơng đối đầy đủ đáp ứng đợc yêu cầutối thiểu của công việc Đồ đạc trong phòng đợc sắp xếp, bố trí có thể chuyển

đổi đợc dễ dàng nên linh động hơn Hiện nay các trang thiết bị trong văn phònggồm có:

+ Bàn ghế làm việc của nhân viên và bàn ghế tiếp khách

+ Tổng đài điện thoại, máy điện thoại( máy điện thoại của nhân viên văn thriêng biệt với máy điện thoại của Trởng phòng)

+ Máy photocopy, máy in, máy vi tính để phục vụ cho soạn thảo và photo tàiliệu

+ Và một số trang thiết bị khác nh: lịch treo tờng, đồng hồ

Tuy nhiên, Phòng Tổ chức- Hành chính vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau:

 Một số nhân viên có kỷ luật cha tốt khi sử dụng máy móc thiết bị gây ranhững tổn thất trong công việc

 Do văn phòng đợc bố trí làm việc với sơ đồ mở nên không thể tránh khỏitiếng ồn trong văn phòng nh việc xô ghế hay tiếng động do thiết bị gâyra Công ty nên sử dụng việc gắn cao su vào chân ghế nhằm làm giảmtiếng ồn trong văn phòng

* Không khí làm việc

Các nhân viên trong phòng đều chấp hành tốt các nội qui, qui chế làm việc của

Công ty Hơn nữa thái độ làm việc thân thiện, giúp đỡ nhau trong công việc củacác nhân viên nhằm phát huy tinh thần làm việc tập thể, tạo nên bầu không khíthoải mái Nhân viên c xử với nhau một cách một cách vui vẻ, hoà đồng; đối vớicông việc đợc giao luôn thể hiện sự tự nguyện, nhiệt tình Do đó việc thực hiệnnhiệm vụ của mỗi nhân viên cũng tốt hơn.Thể hiện:

+ Các nhân viên ủng hộ trởng phòng của mình trong công việc

+ Lợi ích tập thể luôn đợc đề cao

+ Có tinh thần học hỏi

+ Thực thi nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao

+ Đợc tạo điều kiện để tự do sáng tạo trong công việc

+ Có tinh thần dân chủ lành mạnh

+ Kỷ luật, khen thởng phân minh

2.2.2 Hoạt động Văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.

2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin

a/ Vai trò của thông tin

Trớc hết, thông tin đợc hiểu là tất cả những gì có thể cung cấp cho con ngờihiểu biết về đối tợng đợc quan tâm trong tự nhiên và xã hội, diễn ra trong khônggian và thời gian, về những vấn đề chủ quan và khách quan làm cơ sở đa ranhững quyết định đúng đắn, kịp thời có hiệu quả và ý nghĩa

Nhu cầu khai thác, xử lý và truyền thông tin ngày càng trở nên cấp thiết Nó

có thể tạo ra một hệ thống liên hoàn, đồng bộ, chính xác, tạo ra mối liên kết, sựphối hợp nhịp nhàng giữa văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc với hiệu