QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIA CÔNG

Thị trường hạnngạch gồm các nước như Mỹ ,EU, Đức, Canada, Nauy, Thổ Nhĩ Kỳ,… Phần còn lạilà thị trường phi hạn ngạch, chủ yếu là Nhật Bản và các nước Châu Á.Về hợpđồng xuất khẩu của công

QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIA CÔNG

3.1 Giao dịch, nghiên cứu thị trường và tiếp xúc với khách hàng

Thị trường là nơi trao đổi giữa người mua và người bán, giữa bên đặt gia côngvà bên nhận gia công Ý nghĩa của việc nghiên cứu thị trường là giúp cho công tycó thể hiểu biết thêm về thị trường, đảm bảo cho sự phát triển theo định hướng đãđề ra Với những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời có thể điều tiết được khảnăng hoạt động của công ty

Như đã phân tích, đối với công ty may Việt Tiến thị trường xuất khẩu đượcchia hai loại là : thị trường hạn ngạch và thị trường phi hạn ngạch Thị trường hạnngạch gồm các nước như Mỹ ,EU, Đức, Canada, Nauy, Thổ Nhĩ Kỳ,… Phần còn lạilà thị trường phi hạn ngạch, chủ yếu là Nhật Bản và các nước Châu Á.Về hợpđồng xuất khẩu của công ty thuj75c hiện theo 2 hình thức gia công thuần tuý vàhợp đồng mua nguyên phụ liệu vầ sản xuất theo mẫu của khách hàng sau đó bánsản phẩm cho khách hàng theo điều kiện FOB (còn gọi là hàng kinh doanh FOB) Là thành viên của Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, Công ty May Việt Tiếnthường xuyên nhận được sự hỗ trợ về thông tin về thị trường Dệt May Tuy nhiêncông ty may Việt Tiến chủ yếu tự khai thác hợp đồng trực tiếp với các đối tácnước ngoài

Khách hàng của Công ty hiện tại bao gồm các khách hàng truyền thống vàkhách hàng mới Với những khách hàng truyền thống, quá trình tiếp xúc đơn giảnvà nhanh chóng hơn là đối với khách hàng mới, vì đã quen với yêu cầu của họ nênviệc tìm hiểu về thị trường dễ dàng hơn Khách hàng có nguồn gốc xuất xứ khácnhau thường có những hành vi tiếp xúc, tìm hiểu khác nhau Ví dụ khách hàngNhật luôn xem xét cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty một cách cẩn thận trước khiđưa ra những thư hỏi giá Khách hàng Châu Âu thường đề cập vào trung tâm của

quá trình tiếp xúc: điều kiện, giá cả giao hàng, kiểm tra chất lượng,…,Đối vớikhách hàng Mỹ trước khi đặt đơn hàng tại công ty phải đánh giá công ty có hội đủtiêu chuan về cơ sở vất chất,tài chính ,máy móc thiết bị ,môi trường và điều kiệnlàm có thực hiện theo luật hay không Công việc đánh gía này thông qua mộtcông ty tư vấn nước ngoài có uy tín nếu hội đủ tiêu chuan thì khách hàng mới tiếnhành các bước đàm phán, ký kết hợp đồng Thông thường các đối tác nước ngoàitrực tiếp gặp gỡ và đàm phán với Việt Tiến tại trụ sở Công ty hoặc tại các địađiểm khác trong nước Như vậy, Công ty có lợi thế nhất định trong việc giảm chiphí ký kết hợp đồng và lợi thế đàm phán Đối với khách hàng lâu năm, quá trìnhtrên chỉ còn giao dịch qua đường bưu điện (gửi hàng mẫu) và đặt hàng qua fax.Sau khi khách hàng đưa ra những yêu cầu cụ thể về các thông số kỹ thuật,mức độ cung cấp nguyên vật liệu và các điều kiện thanh toán, giao hàng, thìnhiệm vụ của Phòng Kế hoạch là xem xét khả năng của công ty có đủ năng lựcthực hiện đơn hàng hay không, và nếu được thì tính toán chi phí thực hiện hợpđồng để làm cơ sở cho việc đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng Yêu cầu đối vớiviệc định giá này là tính chính xác của thông tin, các chi phí cần được phản ảnhđầy đủ trong bản ước tính Công việc này do Phòng Kế hoạch, Phòng tài chính Kếtoán và Kỹ thuật Công nghệ phối hợp thực hiện.

Cách thức triển khai theo sơ đồ :

Phòng kinh doanh

Phòng Kế hoạch Điều Độ

Phòng kế hoạch

Lập kế hoạch kinh doanh

Lập kế hoạch sản xuất

Lập điều sản xuất chính

Điều Độ

Phòng kế hoạch điều độ

(hàng gia công )

Phòng Kinh doanh

( Hàng tự doanh FOB)

Phòng Kế hoạch Điều Độ

không

có

Phòng Kế hoạch Điều Độ

Phòng cung tiêu

Xí nghiệp sản xuất

3.2 Đàm phán, ký kết hợp đồng

3.2.1 Hình thức đàm phán tại công ty.

Thường thì Công ty sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp vì ngành dệt may làngành đặc trưng, hợp đồng liên quan đến nhiều mặt hàng, nguyên vật liệu,kỹ thuật,mẫu mã Do đó, các bên cần phải gặp nhau để thống nhất và tìm hiểu thật kỹnhững vấn đề có liên quan Công ty và khách hàng thường gặp gỡ trực tiếp tổ chứcgiới thiệu về Công ty, cơ sở vật chất, khả năng thực hiện để khách hàng đánh giá.Việc đàm phán giữa hai bên nhằm đem lại lợi ích cho cả hai bên Vì vậy, trước khiký kết một hợp đồng gia công thì phải đàm phán cho rõ ràng Trong trường hợpmay gia công xuất khẩu, giá cả của dịch vụ gia công luôn phụ thuộc vào nhiều yếutố: Chất lượng hàng gia công, uy tín của công ty, điều khoản về nguyên phụ liệucũng như điều khoản giao hàng, mối quan hệ giữa Công ty và đối tác, mức giá củađối thủ cạnh tranh là những yếu tố quyết định đi đến giá cả gia công

Sau khi kiểm tra tất cả những thông tin về đơn giá và các điều khoản của hợpđồng, Công ty tiến hành tổng hợp để quyết định xem có nên ký kết hợp đồng haykhông Nếu nhận thấy có thể đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng mà Công tyvẫn có lời thì trình cho Tổng giám đốc duyệt chấp thuận cho ký hợp đồng Ngượclại, nếu Công ty cảm thấy hợp đồng này vẫn đáp ứng nhu cầu khách hàng nhưngkhông đảm bảo lợi ích cho công nhân và Công ty thì việc đàm phán sẽ thực hiệnlại Trong một số trường hợp, khách hàng cũng yêu cầu Công ty đàm phán lại nếuhọ chưa hài lòng với kết quả đàm phán trước đó Với khách hàng là người Châu Ánhư Nhật Bản thì Công ty thường cử người khác qua đàm phán lại, với khách hàngChâu Aâu thường cử người đã đàm phán trước đó qua thực hiện lại quá trình đàmphán

Khi hợp đồng gia công được ký thì phải có quá trình chuyển giao nguyên phụliệu cho Công ty, Công ty phải đưa ra định mức sử dụng nguyên phụ liệu trong sảnxuất để bên đối tác cung cấp nguyên phụ liệu và để Hải quan quản lý việc nhập

nguyên phụ liệu và xuất thành phẩm Sau khi gia công thì Công ty phải tiến hànhthanh lý nguyên phụ liệu thừa, có thể tái xuất hoặc mua lại, nếu mua lại thì phảinộp thuế theo đúng quy định của Hải quan.

Đối với hợp đồng này thì phải chú ý đến điều kiện giao hàng, phương thứcthanh toán Đặc biệt trong hợp đồng gia công phải có điều khoản về ngày giaonguyên phụ liệu, ngày đó phải trước ngày giao hàng tối thiểu là 45 ngày Đối vớihợp đồng xuất khẩu thì công ty phải làm thủ tục xuất khẩu cho lô hàng luôn cảchứng từ thanh toán

Đây là hợp đồng mang tính chất văn bản cụ thể hóa hợp đồng chính về sốlượng, đơn giá của hàng hóa Hợp đồng gia công thường kèm theo bản phụ kiệnhợp đồng và có tỷ giá ngoại tệ, đồng tiền thanh toán, và thanh toán với nhiều hìnhthức

Sau khi đã thống nhất về các điều khoản, xem như hợp đồng đã ký và hai bêncùng tham khảo ký kết một hợp đồng chính thức

3.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả và nội dung đàm phán:

- Pháp luật: Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công

của đàm phán Đó là cơ sở để điều chỉnh các chủ thể và nội dung của cácđiều khoản Phải nắm rõ hệ thống pháp luật, các quy định về xuất nhậpkhẩu, luật Hải quan, các quy định tài chính của đối tác để khi thực hiệnkhông gặp phải những khó khăn và những rào cản về pháp luật

- Quyền lực thị trường: Nhìn chung, quyền lực thị trường là khả năng của

người cung cấp hoặc người mua trong việc tham gia đến quan hệ cung – cầutrên thị trường là nhân tố quyết định Quyền lực thị trường phụ thuộc vàonhiều yếu tố Đối với người cung cấp đó là lợi thế về chi phí, quy mô củadoanh nghiệp, sự khác biệt về sản phẩm (chất lượng, mẫu mã,…) Yếu tố này

ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của hàng hóa, do đó cần nắm chắc nhucầu của thị trường để quyết định sản xuất và phát triển sản phẩm.

- Ngôn ngữ: Trong giao dịch với các đối tác nước ngoài, sự bất đồng ngôn

ngữ là một trở ngại lớn nhất cho các bên tham gia đàm phán Do đó, nắmvững và sử dụng thành thạo ngoại ngữ là rất cần thiết đối với người đàmphán

- Thông tin: Trong một thế giới thông tin không hoàn hảo, người mua luôn cố

gắng tìm thông tin về các nhà cung cấp có tiềm năng và người bán luôn cốgắng tăng cường uy tín, hình ảnh của công ty mình để có được vị trí đàmphán có lợi Muốn thành công trong quá trình đàm phán, người đàm phánphải biết nắm bắt thông tin một cách kịp thời để có thể tận dụng được thời

cơ một cách tốt nhất Những thông tin này bao gồm:

 Thông tin về hàng hóa

 Thông tin về thị trường

 Thông tin về đối tác

 Thông tin về chính công ty mình

 Thông tin về đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước

 Thông tin về hạn ngạch và thuế

3.2.3 Năng lực của đoàn đàm phán

 Chuyên gia đàm phán: Cần có kiến thức chuyên môn và khả năng toàn diện

về giao tiếp Người đàm phán cần có kiến thức trên ba lãnh vực: kinh tế, phápluật và kỹ thuật Ngoài ra, các hiểu biết về chính trị, văn hóa, xã hội luôn quantrọng trong quá trình đàm phán

 Tổ chức đoàn đàm phán: Để không bị sức ép về tâm lý, các bên cần cử một

số người tương đương khi tiến hành đàm phán

- Địa điểm đàm phán: Yếu tố rất quan trọng trong quá trình đàm phán, người

đàm phán thường không muốn đến trụ sở của đối tác để tiến hành đàm phán

vì người đàm phán thường bị sức ép tâm lý nhiều hơn, đo đó thường phảinhượng bộ khi thảo luận về các điều khoản trong hợp đồng

- Quan hệ với đối tác: Tuy các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu lợi

nhuận là chủ yếu, nhưng trong một chừng mực nào đó, mối quan hệ tin cậylẫn nhau giữa các đối tác kinh doanh luôn là tiền đề thuận lợi cho quá trìnhđàm phán, lý do là các đối tác đàm phán có quá trình hiểu biết nhau lâu dàithường không phải thực hiện công việc tìm hiểu đối tác, do đó tiết kiệm thờigian và chi phí tìm hiểu Khi phải cân nhắc, chọn lựa các đối tác ký hợpđồng với các điều khoản tương đối giống nhau, người đàm phán thườngchọn đối tác có quan hệ kinh doanh trước đó diễn ra tốt đẹp

- Đặc điểm của hàng hóa: Những ưu điểm của hàng hóa sẽ tạo ưu thế trong

đàm phán nên phải hiểu rõ về đặc tính của sản phẩm đưa ra

- Nguồn nguyên liệu

- Hiệu quả kinh tế

Phải thể hiện năng lực của mình, khả năng tiếp nhận xuất lô hàng Đặc biệtđối với khách hàng ở thị trường có hạn ngạch thì phải nắm được Công ty còn baonhiêu hạn ngạch cho sản phẩm mà khách hàng đặt hàng , có như vậy thì mớikhông gặp phải khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng

3.2.4 Một số ý kiến về vấn đề soạn thảo, ký kết hợp đồng gia công xuất khẩu:

Căn cứ theo hợp đồng gia công số 65/2004/SIG ngày 04-7-2003

Hợp đồng gia công là sự thỏa thuận giữa bên đặt gia công và bên nhận giacông ở nước khác Trong đó quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của hai bên: bênnhận gia công thực hiện việc gia công và giao hàng; bên đặt gia công giao nguyên

phụ liệu, mẫu đối và thanh toán cho bên nhận gia công sau khi hoàn tất việc giaohàng Vì đặc tính đó nên trong hợp đồng gia công có những điểm rất khác so vớihợp đồng mua bán ngoại thương và phải được nêu rõ trên hợp đồng trước khi quyếtđịnh đi đến ký kết.

- Trong điều khoản về số lượng phải nêu đơn giá thực hiện gia công trên một sảnphẩm là bao nhiêu (như trên hợp đồng là 1USD/ĐVT) Từ đó quy ra tổng giá trịđơn hàng (1,000,000 USD)

Phải có điều kiện giao hàng (FCA HO CHI MINH CITY, INCOTERMS 2000).Vải, phụ liệu, mẫu đối, tài liệu kỹ thuật do bên đặt gia công cung cấp đồng bộtrước ngày quy định (45 ngày) trước ngày giao hàng

- Ngày giao hàng thành phẩm (04-7-2004) tùy thuộc vào vấn đề đến đồng bộ sốnguyên phụ liệu

- Trong một số trường hợp có thể thêm điều khoản về thuê, mượn, hoặc tặngmáy móc, thiết bị để thực hiện hợp đồng gia công Việc nhập khẩu máy móc,thiết bị phải tuân theo các quy định của Pháp luật Việt Nam

- Về điều kiện kỹ thuật trong hợp đồng này quy định bên đối tác đặt hàng phảicung cấp mẫu rập, sơ đồ, phương thức đóng gói, ký hiệu giao hàng và định mứcsử dụng nguyên vật liệu để thực hiện đơn hàng Sản phẩm hoàn chỉnh phảigiống với mẫu đối Trái với hợp đồng ngoại thương thì điều kiện kỹ thuậtkhông nêu mà chỉ thỏa thuận là hàng được giao phải đạt chất lượng loại “A”

- Khi giao hàng phải kèm theo bộ chứng từ: (Vận đơn hoàn hảo, hóa đơn thươngmại, phiếu đóng gói, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa)

- Khi nhận số nguyên phụ liệu, trên hợp đồng phải có tiêu chuẩn chất lượng bảođảm tránh đình trệ việc sản xuất Quy định về bộ chứng từ gửi hàng do bênCông ty gửi kèm Số lượng và hàng hóa được mô tả kỹ trong vận đơn

- Giải quyết số nguyên liệu thừa

- Thương lượng trả phí và chi phí: (Đối với hàng áp dụng phương thức giao hànglẻ, chỉ được phép tối đa hai lần, nếu số lần giao CFS nhiều hơn thì phí sẽ dobên đối tác chịu Trường hợp nguyên phụ liệu được gởi bằng đường hàng khôngtheo yêu cầu của khách hàng thì bên khách hàng phải chịu phí Đối với việcgiao hàng CFS trách nhiệm chi phí lưu kho sẽ do khách hàng chịu.

- Quy định về nghĩa vụ của hai bên tham gia hợp đồng:

 Đối với bên đặt gia công :

Giao toàn bộ hoặc một phần nguyên phụ liệu vật tư gia công theo thỏathuận trong hợp đồng gia công

Nhận và đưa ra khỏi Việt Nam toàn bộ sản phẩm gia công, máy móc, thiết

bị cho hoặc mượn Được quyền cử chuyên gia đến Việt Nam để hướng dẫn kỹthuật sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm theo thỏa thuận trong hợp đồnggia công

Chịu trách nhiệm về quyền sử dụng nhãn hiệu hàng hóa, tên gọi xuất xứhàng hóa (Bên đặt gia công phái chuyên viên kỹ thuật đế giải quyết vấn đề vềkỹ thuật xảy ra trong suốt quá trình sản xuất, chịu trách nhiệm về tên nhãn hiệugắn trên hàng may mặc được gia công và ủy quyền cho công ty sử dụng nhãnhiệu để gia công hàng may mặc tại Việt Nam) Trường hợp nhãn hiệu hàng hóavà tên gọi xuất xứ hàng hóa đã được đăng ký tại Việt Nam thì phải có giấychứng nhận của Cục sở hữu công nghiệp Việt Nam

Tuân thủ các quy định của Pháp luật Việt Nam có liên quan đến hợp đồnggia công và các điều khoản của hợp đồng gia công đã được ký kết

 Đối với bên nhận gia công :

Được miễn thuế nhập khẩu đối với máy móc, thiết bị, nguyên phụ liệu, vật

tư nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công

Được cung cấp một phần hoặc toàn bộ nguyên phụ liệu để thực hiện giacông, và phải nộp thuế xuất khẩu theo quy định của luật Thuế xuất khẩu, thuếnhập khẩu đối với phần nguyên phụ liệu trong nước chịu trách nhiệm.

3.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công xuất khẩu

3.3.1 Nội dung hợp đồng gia công xuất khẩu

Một hợp đồng gia công thường có hình thức và nội dung như sau:

HỢP ĐỒNG GIA CÔNG

Điện thoại, fax, email:

Người đại diện:

Bên B:

Tên công ty:

Địa chỉ:

Điện thoại, fax, email:

Người đại diện:

Bên A và bên B đồng ý ký bản hợp đồng này bao gồm những điều khoản và điều kiện như sau:

1 Nội dung:

- Nhiệm vụ bên A

- Nhiệm vụ bên B

- Điều kiện giao hàng

- Điều kiện giao nguyên phụ liệu

3 Các điều khoản giao hàng

- Phương thức giao hàng

- Thời gian giao hàng

- Địa điểm giao hàng

4 Điều kiện kỹ thuật

- Mẫu, tài liệu kỹ thuật, phương pháp và ký hiệu giao hàng

- Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu

5 Chứng từ giao hàng

- Thời hạn giao chứng từ

- Thành phần của bộ chứng từ

- Chi tiết làm chứng từ

6 Thanh toán

- Phương thức thanh toán

- Thời hạn thanh toán

- Địa điểm thanh toán

7 Nguyên phụ liệu

- Thời hạn giao nguyên phụ liệu

- Trách nhiệm bảo quản nguyên phụ liệu

- Chất lượng nguyên phụ liệu

- Trách nhiệm thông báo về việc vận chuyển nguyên phụ liệu

- Bộ chứng thư gửi hàng

- Giải quyết nguyên vật liệu thừa sau gia công

8 Phí và chi phí

- Trách nhiệm của hai bên trong việc chịu chi phí nằm ngoài nội dung hợp đồng

9 Khiếu nại

- Xác định cơ quan giám định chất lượng

- Xác định thời hạn thiết lập khiếu nại

10 Nghĩa vụ của hai bên

11 Trọng tài

12 Tu chỉnh hay sửa đổi bổ sung

13 Điều khoản chung

(Xem hợp đồng tham khảo ở phần phụ lục)

3.3.2 Nhập nguyên phụ liệu

Để thực hiện được việc sản xuất xuất khẩu, đòi hỏi phải có lượng nguyên phụliệu để tiến hành sản xuất, và số nguyên phụ liệu này do bên đặt gia công cungcấp và bên nhận gia công có nhiệm vụ làm thủ tục nhập khẩu để nhận số hàng.Nếu nguyên phụ liệu trong nước không đủ để đáp ứng được nhu cầu hoặckhông có theo yêu cầu của khách hàng thì Công ty phải mua nguyên phụ liệu ởnước ngoài và cũng tiến hành thủ tục nhập khẩu như đối với nhập của phía đốitác Quá trình này đòi hỏi Công ty phải đáp ứng các quy định chặt chẽ về thủtục nhập nguyên liệu gia công, vì theo quy định của pháp luật về xuất nhậpkhẩu, số nguyên liệu này sẽ được miễn thuế nhập khẩu

Thủ tục gồm các chứng từ để nhập:

- Phiếu tiếp nhận: 02 bản

- Hợp đồng gốc đã ký

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản gốc, 01 bản sao

- Quy cách đóng gói (Packing List): 01 bản gốc, 01 bản sao