Xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân ( Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội) : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 03 01

LỜI CẢM ƠN Luận văn thạc sĩ với đề tài “Xây dựng mô hình tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân” đã được hoàn thành với nỗ lực của bản thân tác giả và sự qua

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐINH THỊ HẢI YẾN

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC

DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

(Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn

Thành phố Hà Nội)

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

HÀ NỘI – 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐINH THỊ HẢI YẾN

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC

DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

(Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn

LỜI CẢM ƠN

Luận văn thạc sĩ với đề tài “Xây dựng mô hình tổ chức, quản lý hoạt động

lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân” đã được hoàn thành với nỗ lực của bản

thân tác giả và sự quan tâm giúp đỡ từ nhiều phía

Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn – PGS.TS Dương Văn Khảm, người đã nhiệt tình chỉ dẫn, giúp đỡ và góp ý kiến cho tôi rất nhiều trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – những người đã luôn giúp đỡ và chia sẻ rất nhiều thông tin quý báu giúp tôi hoàn hành

đề tài nghiên cứu của mình

Ngoài ra, chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các cán bộ chuyên môn, cán bộ trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ tại các doanh nghiệp

mà chúng tôi đã đến khảo sát Nhờ họ mà đề tài nghiên cứu này mới có những thông tin khách quan, những số liệu thực tế góp phần định hướng cho các nội dung nghiên cứu của đề tài

Luận văn khó tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được những ý kiến phản hồi và góp ý

Xin chân thành cảm ơn!

HỌC VIÊN

Đinh Thị Hải Yến

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu

và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác Mọi sai lệch về các nội dung thông tin trong luận văn (nếu có) tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

HỌC VIÊN

Đinh Thị Hải Yến

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 10

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân hiện nay 10

1.2 Cơ sở lý luận để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân 12

1.2.1 Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động cuả các doanh nghiệp tư nhân 13

1.2.2 Đặc điểm và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân 14

1.2.3 Ý nghĩa, giá trị của tài liệu 22

1.2.4 Sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân 29

1.3 Cơ sở pháp lý để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân 34

1.3.1 Quy định của nhà nước đối với vấn để quản lý công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân hiện nay 34

1.3.2 Quyền của doanh nghiệp đối với việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ 37

1.4 Các yêu cầu đặt ra với công tác quản lý tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp tư nhân 42

Tiểu kết chương 1 45

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀNTHÀNH PHỒ HÀ NỘI) 46

2.1 Sự chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác lưu trữ 46

2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 50

2.2.1 Thu thập và bổ sung tài liệu 50

2.2.2 Phân loại tài liệu 53

2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 55

2.2.4 Thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu 58

2.2.5 Bảo quản tài liệu 59

2.2.6 Ứng dụng CNTT vào lưu trữ tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu 61

2.2.7 Hiệu quả của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân 63

Tiểu kết chương 2 64

CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC

DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 66

3.1 Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ 66

3.2 Mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân 67

3.2.1 Tư duy về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của các doanh nghiệp tư nhân 67

3.1.2 Tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ 69

3.1.3 Nhận sự đảm nhận công tác lưu trữ 71

3.1.4 Ban hành quy chế văn thư lưu trữ 73

3.1.5 Hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ đã ban hành trong các doanh nghiệp tư nhân 75

3.1.6 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong doanh nghiệp tư nhân 77

3.1.7 Kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân 79

3.3 Tính khả thi trong thực hiện mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân 81

3.3.1 Những thuận lợi khi áp dụng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân 81

3.3.2 Những khó khăn, thách thức khi áp dụng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân 84

3.4 Các giải pháp để triển khai mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân trong thực tiễn 86

3.4.1 Nhóm giải pháp đối với sự quản lý Nhà nước 86

3.4.2 Nhóm giải pháp đối với các doanh nghiệp tư nhân 92

3.4.3 Nhóm giải pháp đối với các cơ sở đào tạo 98

KẾT LUẬN 101

1

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

viết tắt trong luận văn

tư nhân hình thành ngày càng nhiều và đang ngày càng có những đóng góp không nhỏ cho nến kinh tế đất nước

Nói đến thành tựu phát triển kinh tế Việt Nam trong thời gian qua, chúng

ta không thể phủ nhận những đóng góp to lớn của các doanh nghiệp – những tế bào quan trọng nhất của kinh tế Việt Nam Theo kết quả rà soát của Bộ kế hoạch và Đầu tư tính đến 01/01/2012 Việt Nam chúng ta có 541.000 doanh nghiệp tồn tại về mặt pháp lý, có 375.000 doanh nghiệp thực tế đang hoạt động sản xuất kinh doanh [24; 08] Cũng theo Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), trong số các doanh nghiệp đang hoạt động ở Việt Nam, 96.5% là doanh nghiệp vừa và nhỏ, hàng năm đóng góp khoảng 40% GDP của

cả nước, thu hút khoảng 50% tổng số lao động Năm 2008, tỷ lệ đóng góp GDP đóng của doanh nghiệp ngoài quốc doanh chiếm tới 46.97% Bên cạnh con số được công bố hàng năm, các doanh nghiệp Việt Nam còn góp phần quan trọng vào sự phát triển khoa học – kỹ thuật – công nghệ của đất nước Và đằng sau những thành tựu đó, tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của chính các doanh nghiệp đóng một vai trò không nhỏ Vì vậy, tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhằm hoàn thiện không ngừng thành phần tài liệu của các lưu trữ hiện hành nói riêng và thành phần tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói chung cũng là đòi hỏi đặt ra với các doanh nghiệp

Bên cạnh đó, sự phát triển của đời sống dẫn đến nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng cao Trong đó không thể không kể đến vai trò của văn bản trong hoạt động của đời sống con người hay trong hoạt động sản xuất kinh doanh, giao dịch giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, doanh nghiệp với cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội trong và ngoài nước Như một hệ quả tất yếu, các doanh nghiệp nói chung trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một hệ thống văn bản rất đa dạng về mặt hình thức, phong phú về mặt nội dung phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Những tài liệu đó có ý nghĩa to lớn không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với quốc gia

3

Đối với các doanh nghiệp tư nhân (dưới đây viết tắt là DNTN), tài liệu lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, phát triển doanh nghiệp là kho kinh nghiệm quý giá để doanh nghiệp rút ra những kinh nghiệm quý báu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tài liệu lưu trữ còn mang giá trị pháp lý để chứng minh cho những hoạt động lành mạnh của các doanh nghiệp trước pháp luật Còn đối với quốc gia, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các DNTN là “tấm gương” phản ánh chủ trương, đường lối phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước ta cũng như những bước tiến của nền kinh tế đất nước trong thời kỳ mới… Những ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN đã đặt ra yêu cầu phải được tổ chức, quản lý, bảo quản tốt khối tài liệu này

Song thực tế cho thấy việc tổ chức, quản lý tài liệu tại các DNTN hiện nay chưa thực sự được quan tâm đúng mức Về phía các DNTN, sau khi công việc được giải quyết xong, tài liệu đều chưa được tổ chức lưu trữ, bảo quản thống nhất Hiện các DNTN mới chỉ chú trọng trong kinh doanh, sản xuất nhằm mục đích cao nhất là lợi nhuận mà coi nhẹ tới việc bảo quản và tổ chức tài liệu lưu trữ Do đó, tài liệu cần được lưu trữ thì không được lưu cất cẩn thận, việc tổ chức, quản lý thiếu sự thống nhất, khoa học Về phía Nhà nước, còn chưa có chế tài quản lý chặt chẽ cũng như thiếu những quy định, hướng dẫn cụ thể về mặt quản lý cũng như tổ chức nghiệp vụ lưu trữ cho các DNTN Về cơ bản, việc tổ chức công tác lưu trữ của các DNTN hiện nay đều dựa trên những lý luận chung của lưu trữ học, trong khi thực tế công tác lưu trữ các DNTN và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp lại có những nét rất khác biệt so với lý luận Do vậy, việc đi sâu nghiên cứu để quản lý, tổ chức tài liệu lưu trữ các DNTN nói riêng và công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung

là vấn đề mang tính cấp thiết tại Việt Nam, mà trước nhất là đi vào xây dựng

mô hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ cho các DNTN là một bước hết sức quan trọng và chính yếu

Trước thực trạng đó, để góp phần hoàn thiện vào hệ thống lý luận công tác

lưu trữ DNTN chúng tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài “Xây dựng mô hình tổ chức,

quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân” để làm luận văn tốt

nghiệp của mình với mong muốn những ý kiến nhỏ của mình sẽ là một đóng góp trong việc làm sáng rõ hơn những cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong chính các DNTN

4

2 Mục đích và mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục đích nghiên cứu của đề tài:

- Trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và khái quát về tình hình thực tiễn tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại các DNTN hiện nay, nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho các doanh nghiệp tương đối phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp Đồng thời, tác giả mong muốn đóng góp ý kiến nhỏ vào việc hoàn thiện hệ thống lý luận cho công tác lưu trữ của DNTN trong giai đoạn hiện nay

- Thông qua đề tài, tác giả mong muốn đó sẽ là cầu nối đưa tài liệu lưu trữ các DNTN đến gần hơn với các nhà nghiên cứu thông qua việc tiếp cận các khái niệm, đặc điểm tài liệu và tìm hiểu các giá trị mà tài liệu mang lại… từ đó nâng cao vị trí của việc lưu trữ tài liệu này trong nhận thức của các cơ quan, doanh nghiệp và người dân

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

- Phân tích được các cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý đối với việc xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp

- Đề xuất mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ (dưới đây viết tắt là CTLT) tương đối phù hợp với các DNTN nhằm giúp CTLT của các DNTN được quản lý chặt chẽ, có tác động tích cực đến quá trình hoạt động của các doanh nghiệp

3 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được các mục tiêu trên đây, đề tài đặt ra cho tác giả phải giải quyết một số nhiệm vụ sau đây:

-Tìm hiểu các văn bản quy định của Nhà nước về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cơ quan;

- Thấy được vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các DNTN đối với việc quản lý các doanh nghiệp của Nhà nước;

- Thông qua tài liệu lưu trữ của các DNTN có thể so sánh đánh giá với tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp nhà nước để xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức lưu trữ của các DNTN;

- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình lưu trữ tài liệu tại các doanh nghiệp, sự hình thành tài liệu, đặc điểm, nội dung tài liệu, phương pháp lưu giữ, bảo quản… nhằm đưa ra mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ mang tính toàn diện, khả thi đối với các DNTN

5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu:

Nghiên cứu các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các DNTN trên địa bàn thành phố Hà Nội

Phạm vi nghiên cứu:

Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của mình, tác giả đã lựa chọn một số DNTN đang hoạt động trên địa bàn thành phố Hà Nội để tiến hành khảo sát thực tế tình hình công tác lưu trữ Sở dĩ tác giả có sự lựa chọn này là để thuận tiện trong khảo sát thực tiễn và đảm bảo tiến độ hoàn thành đề tài Bên cạnh đó, trong phạm vi đề tài tác giả chỉ đi sâu vào khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay của các DNTN chứ không đi sâu vào tìm hiểu từng nghiệp vụ công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm

vi nghiên cứu của đề tài này

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Do công tác lưu trữ doanh nghiệp cũng được điểm tên trong chương trình học của sinh viên Lưu trữ nên trong quá trình nghiên cứu chúng tôi cũng có những thuận lợi nhất định về nguồn tài liệu tham khảo Ngoài ra, do công tác lưu trữ ngày càng phát triển trên thế giới nên qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu tác giả cũng ghi lại những thành công trong nghiên cứu về công tác lưu trữ doanh nghiệp tại một số nước trên thế giới như: Nga, Anh, Mỹ, Trung Quốc… - nơi mà có công tác lưu trữ khá phát triển Dưới đây, tác giả xin điểm qua những công trình khoa học của một số tác giả đi trước đã nghiên cứu, có liên quan đến

đề tài Cụ thể như sau:

- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nxb Đại học và giáo dục chuyên

nghiệp, 1990 Đây được coi là cuốn sách “kinh điển” của ngành lưu trữ Bất cứ một công trình nghiên cứu, đề tài khoa học nào cũng đều phải dựa trên những lý luận cơ bản trong cuốn sách này Nội dung chính của nó là trình bày một cách

hệ thống những vấn đề cơ bản của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, bao gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu cùng nhiều vấn đề khác.Trong cuốn giáo trình này, chưa đề cập đến công tác lưu trữ của doanh nghiệp và các khâu nghiệp vụ của nó Tuy nhiên, đây lại chính là nền tảng, là cơ sở khoa học để chúng tôi nghiên cứu những vấn đề xung quanh công tác lưu trữ doanh nghiệp

6

- Bên cạnh đó, liên quan đến đề tài chúng tôi muốn đề cập đến tập bài

giảng “Công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp” của Ths Nguyễn Thị

Kim Bình hiện đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Tập bài giảng này tuy chỉ khái quát những nét đặc trưng cơ bản nhất về công tác văn thư lưu trữ trong các loại hình doanh nghiệp nhưng cũng góp phần định hướng nghiên cứu cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài

- Ngoài ra, đóng góp không nhỏ về mặt lý luận cũng như thực tiễn cho thành công của đề tài, chúng tôi cũng muốn nhắc đến một số đề tài nghiên cứu của các thế hệ học viên, sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa:

+ Phạm Thị Hồng Thúy, Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp

nhà nước khi chuyển đổi hình thức sở hữu tại tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt

nghiệp 2003 – 2007 ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 2007;

+ Trần Thị Thúy, Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu

trữ cơ EVN, Khóa luận tốt nghiệp 2004 – 2008 ngành Lưu trữ học và Quản trị

văn phòng, 2008;

+ Nguyễn Thị Hiệp, Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần

tài liệu nộp lưu vào lưu trữ tổng công ty bưu chính Việt Nam, Khóa luận tốt

nghiệp khóa 2005 – 2009 ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 2009 Những đề tài nghiên cứu này đã khẳng định tầm quan trọng của công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung và đồng thời cũng đặt ra yêu cầu hoàn thiện công tác lưu trữ của các DNTN hiện nay nói riêng Tuy nhiên, hầu hết các đề tài trên cũng chỉ mới chú trọng vào việc làm rõ các cơ sở lý luận của công tác thu thập, bổ sung tài liệu, xác định các nguồn nộp lưu vào lưu trữ tại các doanh nghiệp Nhà nước mà không đi sâu vào lý giải chi tiết các nghiệp vụ lưu trữ và

sự khác biệt giữa công tác lưu trữ DNTN với các loại hình doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nhà nước khác Mặt khác các đề tài này chủ yếu được nghiên cứu tại các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước khi công tác lưu trữ đã được tổ chức một cách tương đối ổn định và đi vào nề nếp

Ngoài ra, chúng tôi được tiếp cận và kế thừa kết quả nghiên cứu của tác giả

Trần Vũ Thành với đề tài: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh

nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, Luận văn Thạc sỹ khoa học ngành Lưu

trữ học, 2013 Đề tài này đã đề cập nhiều đến công tác lưu trữ của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, cụ thể là các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài đã giúp chúng tôi có thêm tư liệu nghiên cứu Đồng thời, qua kết quả

7

nghiên cứu của đề tài này đã phần nào cũng giúp chúng tôi có cái nhìn mới về

tổ chức công tác lưu trữ của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài

- Ngoài các công trình nghiên cứu đã kể tên ở trên, chúng tôi cần phải nhắc đến là hệ thống các văn bản quy định của Nhà nước và các cơ quan, doanh nghiệp về lưu trữ tài liệu Cho đến nay ở Việt Nam đã có không ít các văn bản quy định về công tác lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ, điều này thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ cơ quan, doanh nghiệp Đồng thời, tạo cơ sở cho nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành nghiên cứu

về công tác lưu trữ, đặc biệt là nghiên cứu để hoàn hiện, xây dựng các mô hình

để tổ chức, quản lý công tác lưu trữ đáp ứng các phương diện lý luận và thực tiễn Ví dụ: Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, Luật

Kế toán năm 2003, Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2005

Như vậy, qua những liệt kê trên, chúng ta có thể thấy công tác nghiên cứu về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ doanh nghiệp cũng đã được quan tâm từ rất sớm

và có nhiều công trình nghiên cứu rất chuyên sâu và công phu Do đó, có thể nói trong thời gian qua, số lượng công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề này tăng lên khá nhiều cả về lượng và chất Mặc dù tư liệu dùng cho đề tài nghiên cứu của tác giả là khá phong phú và đầy đủ nhưng cho đến nay những công trình nghiên cứu chuyên sâu về công tác lưu trữ DNTN lại chưa được nghiên cứu một cách bài bản và chuyên sâu Tuy nhiên, về cơ bản những công trình nghiên cứu ở trên đã đóng vai trò là cơ sở lý luận và thực tiễn để tác giả có thể tham khảo và kế thừa cho đề tài nghiên cứu của mình

6 Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:

- Các giáo trình lý luận lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước;

- Các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước, của doanh nghiệp về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ;

- Các công trình nghiên cứu của các học giả, các đề tài luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học của các sinh viên, học viên hiện đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;

- Các sách chuyên khảo, quy định của các nước trên thế giới về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp;

- Các bản tham luận tại các Hội thảo khoa học, các bài viết đăng tải trên tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ;

- Các website chuyên ngành có liên quan

8

7 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu đó là:

- Phương pháp nghiên cứu của Lưu trữ học Lưu trữ học là bộ môn khoa

học thuộc phạm trù của khoa học xã hội Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Những nguyên tắc này là kim chỉ nam chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta Phương pháp này đã định hướng cho đề tài về mặt lý luận

- Phương pháp khảo sát thực tế Sử dụng phương pháp này, tác giả có

thể nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu của DNTN thông qua khảo sát tình hình thực tế tại doanh nghiệp, qua đó đưa ra được những kết quả thực tế đúng đắn và đầy đủ, khái quát nhất

- Phương pháp so sánh, đối chiếu Nhờ phương pháp này, tác giả có thể

có cái nhìn khách quan hơn, toàn diện hơn về công tác lưu trữ các DNTN thông qua việc so sánh giữa cách tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại các doanh nghiệp khác nhau (ví dụ doanh nghiệp quy mô lớn với quy mô vừa, quy mô nhỏ hoặc siêu nhỏ), hoặc so sánh với các cơ quan hành chính nhà nước, để thấy được những nét chung và riêng, những điều đã đạt được và chưa đạt được, những điều các DNTN cần phải làm để bảo vệ các giá trị trong lưu trữ của mình

- Phương pháp phân tích tổng hợp Sau khi sử dụng tất cả các phương

pháp trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả phải

sử dụng triệt để, để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tương đối phù hợp cho các DNTN Đồng thời, sử dụng phương pháp này giúp tác giả lựa chọn được các thông tin bổ trợ hữu ích từ thực tiễn cũng như trong lý luận

và các nghiên cứu trước đó để tổng hợp, phân loại, đánh giá thông tin Từ đó có thể đưa ra những lý luận xác đáng làm cơ sở cho việc xây dựng mô hình này

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp Đây là một phương pháp rất cần thiết

và quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài Song song với việc phát bảng hỏi

9

để khảo sát thực tế, tác giả còn tiến hành phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân viên về công tác lưu trữ của chính doanh nghiệp mà họ đang làm việc Nhờ phương pháp này mà tác giả có được những nhận định, đánh giá khách quan cho nghiên cứu của mình

10

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ

CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC

DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN

1.1 Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của các doanh

nghiệp tư nhân hiện nay

Điều 4, Luật doanh nghiệp năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009 định nghĩa doanh nghiệp như sau:

“Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh”[33; 13]

Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức

kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước hoặc theo nhu cầu của xã hội Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng nhằm mục đích sinh lời, thu được lợi nhuận

Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm của doanh nghiệp:

Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở

sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức Sự liên kết đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức văn bản: Điều lệ, nội quy, quy chế, thỏa thuận để thực hiện các mục tiêu nhất định nhất là mục đích kinh doanh để có lợi nhuận

Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Trên cơ sở những đặc điểm của doanh nghiệp, chúng ta có rất nhiều cách phân loại doanh nghiệp Hiện nay, ở nước ta đang tồn tại nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, được phân loại theo một số tiêu chí như:

Phân loại theo tính chịu trách nhiệm thì có 2 loại hình doanh nghiệp là: doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn và doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn

Phân loại theo tư cách pháp lý của doanh nghiệp chúng ta có doanh nghiệp

có tư cách pháp nhân và doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân

11

Phân loại theo quy mô vốn điều lệ, số lao động hàng năm của DN có thể chia thành doanh nghiệp quy mô lớn, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ

Phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp thì có các doanh nghiệp với các tên gọi: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần (CTCP), công ty hợp doanh, doanh nghiệp tư nhân (DNTN) và các tập đoàn kinh tế [24; 09]

Về cơ bản các DNTN hay các loại hình doanh nghiệp khác đang tồn tại ở Việt Nam tuy có cùng một mục đích là sản xuất, kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận nhưng vẫn có những nét khác biệt nhay về đặc điểm tổ chức, hoạt động

và quy mô Do đó, trong phạm vi đề tài này chúng tôi cũng trình bày các đặc điểm cơ bản của các loại hình DNTN để bước đầu có cái nhìn khái quát về tài liệu lưu trữ hình thành trong từng loại doanh nghiệp Từ đó đưa ra các cơ sở để xây dựng mô hình tổ chức công tác lưu trữ cho phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp

Theo Điều 141 của Luật Doanh nghiệp năm 2005 thì: “DNTN là doanh

nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp”[33;189] Như vậy doanh nghiệp tư

nhân (DNTN) được nhà nước bảo hộ quyền sở hữu và tư liệu sản xuất, quyền thừa kế vốn, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp khác của chủ doanh nghiệp Bên cạnh những dấu hiệu chung để nhận biết một doanh nghiệp (là một loại hình doanh nghiệp cho nên nó hội tụ được đầy đủ các đặc điểm của doanh nghiệp nói chung (có tài sản riêng, có tên gọi riêng, có trụ sở, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) và về nguyên tắc DNTN cũng bình đẳng với các loại hình doanh nghiệp khác về các quyền và nghĩa vụ trong kinh doanh) thì DNTN cũng

có những nét đặc thù mà thông qua đó có thể phân biệt được DNTN với các loại hình doanh nghiệp khác Đó là:

+ DNTN là doanh nghiệp do 1 cá nhân làm chủ;

+ Chủ DNTN chịu trách nhiệm về mọi hoạt động công nợ của doanh nghiệp bằng toàn bộ tài sản thuộc sở hữu của mình, có nghĩa DNTN chịu trách nhiệm

vô hạn;

+ DNTN không có tư cách pháp nhân

Thực tế hiện nay, DNTN là loại hình doanh nghiệp có xu thế hạn chế thành lập do chủ doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm vô hạn về các khoản nợ bằng toàn bộ tài sản của mình Do đó, trong quá trình khảo sát chúng tôi nhận thấy

12

đại đa số các DNTN hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ buôn bán, xuất nhập khẩu hoặc sản xuất hàng gia dụng, mỹ nghệ, thiết bị máy móc quy mô nhỏ Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi tiến hành khảo sát một số DNTN, có thể nhắc đến những cái tên điển hình như: DNTN thương mại và sản xuất Hà An, DNTN Hùng Cường, Công ty Bách Khoa, DNTN Nam Phương, Công ty Ống đồng Toàn Phát, DNTN Hoàng Bách, Công ty Kỹ thuật và Môi trường Việt Nam, Công ty Thương mại và Truyền thông Việt Mỹ, DNTN Sản xuất bánh kẹo Hưng Thịnh, DNTN Mỹ Đoàn, DN sản xuất tranh thêu Link Cross Stitch Mặc dù quy mô hoạt động của các doanh nghiệp này khác nhau, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều có những nét khá tương đồng về cách tổ chức bộ máy thường rất gọn nhẹ Bên cạnh đó, do tính chất và quy mô hoạt động không lớn nên tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp này cũng không quá nhiều, chủ doanh nghiệp cũng chỉ chú trọng sản xuất kinh doanh mà chưa có nhiều nỗ lực đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ doanh nghiệp mình Vì vậy, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp này hiện nay cũng gặp nhiều hạn chế và khó khăn

Tất cả các loại hình doanh nghiệp trên dù quy mô, tính chất, phạm vi và lĩnh vực hoạt động khác nhau nhưng trong quá tronh hoạt động đều sản sinh một số loại tài liệu phổ biến như: Nhóm tài liệu pháp lý là những tài liệu liên quan đến việc thành lập và cấp phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Nhóm tài liệu về tổ chức hoạt động; tài liệu về hoạt động lãnh đạo, điều hành của ban lãnh đạo doanh nghiệp; tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; tài liệu tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh; tài liệu kế toán, xây dựng cơ bản; tài liệu về nhân sự Tất cả những văn bản, tài liệu này đều có giá trị to lớn đối với quá trình hoạt động, ổn định và phát triển của chính doanh nghiệp đó Tuy nhiên, công tác lưu trữ tài liệu tại các DNTN hiện nay cũng còn có rất nhiều những tồn đọng cần nghiên cứu và hoàn thiện Do đó đề tài này cũng mong muốn đi sâu vào tìm hiểu tình hình thực hiện công tác lưu trữ các DNTN trong

đó chủ yếu tập trung vào các công ty TNHH, CTCP, DNTN, Tập đoàn kinh tế

tư nhân để phần nào đó giải quyết bài toán khó mà các doanh nghiệp đang mắc phải

1.2 Cơ sở lý luận để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân

13

1.2.1 Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động cuả các doanh nghiệp tư nhân

Trong pháp lệnh lưu trữ quốc gia (2001) Điều 1 có viết “tài liệu lưu trữ là

tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn…”[41; 02]

Còn trong Luật lưu trữ (2011) tại Điều 2 lại quy định: “Tài liệu lưu trữ là

tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”[34; 04]

Như vậy, theo tinh thần của bản Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 và Luật Lưu trữ 2011 thì cứ những tài liệu nào là bản chính, bản gốc có giá trị hình thành trong các cơ quan, tổ chức hay hoạt động của cá nhân trên các lĩnh vực xã hội thì được coi là tài liệu lưu trữ (TLLT) Từ đó có thể rút ra cách hiểu về

TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nói chung là tài liệu có giá trị thực tiễn, giá trị kinh tế, chính trị, khoa học, lịch sử, an ninh… được sản sinh trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau và được bảo quản trong các kho lưu trữ quốc gia, các kho lưu trữ hiện hành của doanh nghiệp, không phụ thuộc vào chất liệu mang tin

Theo đó, tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp như: hoạt động sản xuất, kinh doanh, marketing, dịch vụ, pháp lý… Những tài liệu này đều là những tài liệu

có giá trị đối với hoạt động của các doanh nghiệp cũng như giá trị khai thác sử dụng lâu dài phục vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp và xã hội

Tại Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2005 số 60/2005/QH11 ban hành ngày

29/11/2005 có quy định về Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp, trong đó

quy định rõ các loại tài liệu mà doanh nghiệp cần phải lưu giữ đó là:

- Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

14

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác;

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

- Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

- Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm;

- Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật

Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu này tại trụ sở chính, thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật [33; 24]

Bản thân các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các DNTN đều mang những giá trị nhất định đối với chính doanh nghiệp và với quốc gia trên lộ trình phát triển theo hướng hội nhập Thực tế, mỗi loại hình DNTN với quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau lại có cách tổ chức, quản lý tài liệu khác nhau Tuy nhiên nhìn chung các tài liệu này không được tập trung lưu trữ, bảo quản tại văn phòng hay phòng hành chính của các doanh nghiệp mà thường

do các cá nhân hoặc đơn vị chuyên môn phụ trách giải quyết công việc tự quản

lý

1.2.2 Đặc điểm và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các

doanh nghiệp tư nhân

1.2.2.1 Các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp

tư nhân

Ở phần nội dung phía trên, chúng tôi đã nhắc đến những nhóm tài liệu mà doanh nghiệp hình thành ra để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và xã hội Nhìn chung những tài liệu này nhìn dưới góc độ của khoa học lưu trữ đều có rất nhiều giá trị không chỉ phục vụ cho công việc trước mắt của doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa sử dụng lâu dài Qua quá trình khảo sát tại các doanh nghiệp chúng tôi nhận thấy các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN có thể chia làm loại sau:

15

- Tài liệu giấy: Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp hình thành

các loại văn bản sau:

+ Văn bản quy phạm áp dụng: Bao gồm các quyết định ban hành nội quy, quy chế, quy định các lĩnh vực công tác trong nội bộ doanh nhiệp; quyết định thành lập, giải thể các đơn vị trong doanh nghiệp, quy định chức năng, nhiệm

vụ của các đơn vị, quyết định ban hành quy trình sản xuất, tiêu chuẩn sản phẩm, tiêu chuẩn thi đua…

Số lượng các văn bản này ở các doanh nghiệp có khoảng 50 – 100 văn bản trong một năm Tuy số lượng không nhiều nhưng những văn bản này lại đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, quyết định đường lối, phương hướng, mục tiêu, kết quả, quy trình và chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp

+ Văn bản quy phạm cá biệt: Quyết định về tiếp nhận, thuyên chuyển, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, lương, thưởng… Số lượng văn bản này có sự khác nhau tùy quy mô hoạt động của mỗi doanh nghiệp Qua quá trình khảo sát ở các DNTN trên địa bàn thành phố Hà Nội chúng tôi nhận thấy hàng năm ở các doanh nghiệp có khoảng 100 – 300 văn bản quy phạm cá biệt Các văn bản này thường có giá trị tra cứu lâu dài do thể hiện khá rõ mối quan hệ chặt chẽ giữa doanh nghiệp với cá nhân người lao động

- Văn bản hành chính thông thường:

+ Kế hoạch, báo cáo thường kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề

+ Tờ trình các dự án, đề án

+ Công văn trao đổi, xin ý kiến, trả lời, hướng dẫn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, yêu cầu, kiến nghị… Hầu hết các văn bản này khá phong phú về nội dung

và có số lượng tương đối lớn

+ Thông báo các kết quả hoạt động của doanh nghiệp hoặc các kết quả thi đua, cuộc họp…

+ Thư từ trao đổi với các đối tác

16

là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc, sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ… với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện hế hoạch của mình” Tùy theo đối tượng và tính chất, hợp đồng kinh tế có thể có các loại:

Hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hợp đồng gia công đặt hàng, hợp đồng giao nhận thầu xây dựng cơ bản, hợp đồng kinh tế dịch vụ… Ví dụ: Hợp đồng kinh tế số 03HB-CNQG ngày 28/02/2012 của Công ty Cơ điện lạnh Hoàng Bách với Công ty CP Công nghệ quốc gia về cung cấp các vật tư, sản phẩm điện lạnh cho công trình tòa nhà Điện Lực tại Quận Thanh Xuân – Hà Nội; Hợp đồng lao động số 28/HĐLĐ-OĐTP ngày 10/04/2012 của Công ty Ống đồng Toàn Phát với ông Dương Mạnh Dũng vào vị trí kỹ sư làm việc tại Nhà máy Ống đồng tại Văn Lâm – Hưng Yên

+ Hợp đồng dân sự: “Là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay

đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong mua bán, thuê, vay, mượn, tặng, cho tài sản, làm hoặc không làm một việc, một dịch vụ hoặc các thỏa thuận khác mà trong đó một hoặc các bên nhằm đáp ứng nhu cầu về sinh hoạt, tiêu dùng” Các loại hợp đồng dân sự như: Hợp đồng mua bán, cho thuê

nhà ở, trụ sở doanh nghiệp; hợp đồng cho vay; hợp đồng khoán việc, hợp đồng bảo hiểm… Tùy theo tính chất hoạt động của từng doanh nghiệp mà có loại hình hợp đồng dân sự với số lượng nhiều ít khác nhau Ví dụ: Hợp đồng số 178/HĐ-BK ngày 22/10/2012 của Công ty Bách Khoa với Xí nghiệp Hà Thành

để thuê 380m2 nhà xưởng bỏ trống để làm kho lưu trữ hàng hóa

Ngoài các văn bản kể tên trên, các doanh nghiệp còn có hệ thống sổ sách nội bộ như:

+ Biên bản ghi cuộc họp của ban lãnh đạo doanh nghiệp

+ Sổ ghi biên bản các hội nghị nhân viên

+ Sổ theo dõi thu chi tài chính, số liệu sản xuất kinh doanh, sổ ký nhận lương, phân loại công nhân viên chức

+ Hồ sơ nhân sự của công nhân viên chức trong doanh nghiệp

Về nội dung tài liệu, qua khảo sát tại các DNTN cho thấy rằng: thành phần nội dung tài liệu tại các doanh nghiệp này thường có nhóm nội dung thông tin phổ biến như: thác thông tin tổng hợp, tổ chức – cán bộ, kế hoạch – tài chính, quản lý xây dựng cơ bản, hợp tác đầu tư… Đồng thời chiếm số lượng lớn, chủ

17

yếu là tài liệu về các chức năng chuyên môn, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Tài liệu điện tử: Tài liệu điện tử được lưu trong các máy tính của lãnh

đạo, các cán bộ, nhân viên, đặc biệt là các cán bộ chuyên môn Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy các DNTN đều phổ biến loại hình tài liệu này, nhất là các doanh nghiệp thương mại có liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, máy móc Hầu hết các doanh nghiệp đều hình thành một khối lượng tài liệu điện tử khá lớn khi thực hiện khai báo hải quan và khai báo thuế của doanh nghiệp mình

Ví dụ: Tờ khai hải quan điện tử số 19748 ngày 10/02/2013 của Công ty

Bách Khoa về việc nhập 50 máy nén khí Emerson Climate technologies CO.,LTD từ Thái Lan nhập Cảng Hải Phòng Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp đã

sử dụng văn bản điện tử phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trong quá trình hoạt động còn dùng chứng thư điện tử để giao dịch, liên hệ với các đối tác nước ngoài, đặc biệt là với các ngân hàng thế giới Đây cũng là loại tài liệu điện tử khá đặc thù của nhiều DNTN cũng như các công ty cổ phần, tập đoàn kinh tế tư nhân hiện nay Hoặc nhiều doanh nghiệp đã tiến hành số hóa nhiều tài liệu quan trọng đi đến trong toàn doanh nghiệp để phục vụ việc khai thác sử dụng thông tin cũng như tiết kiệm cơ sở vật chất cho việc bảo quản, lưu trữ Tuy nhiên, dù dưới dạng thức nào thì cơ bản nội dung chủ yếu của những tài liệu này đều liên quan đến hoạt động quản lý, sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

- Tài liệu nghe nhìn

Hiện nay tài liệu lưu trữ của các DNTN chủ yếu đang được bảo quản phân tán tại các phòng, ban, bộ phận Nhìn chung các file tài liệu này được sắp xếp khoa học trong tủ đựng tài liệu của bộ phận và có danh mục file được lưu trên máy tính, khi cần dùng đến có thể tra cứu trên máy và tìm được dễ dàng Ví dụ:

Hồ sơ về Chương trình Lễ tổng kết và trao giải Cuộc vận động quốc gia vẽ tranh cổ động về môi trường năm 2012 của Công ty Kỹ thuật và Môi trường Việt Nam Hoặc có một số doanh nghiệp đã lưu tài liệu vào trong các cặp, hộp

dán nhãn và sắp xếp ngay ngắn gọn gàng trên giá tủ bảo quản trong kho

1.2.2.2 Đặc điểm và nội dung của tài liệu

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi tiến hành khảo sát khá nhiều doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội Có thể kể đến các DNTN như: Công ty

18

Bách Khoa, DNTN Hùng Cường, DNTN thương mại và sản xuất Hà An, DNTN Mỹ Đoàn, DNTN Bánh kẹo Hưng Thịnh, Công ty Ống đồng Toàn Phát, Công ty Kỹ thuật và Môi trường Việt Nam Ngoài ra chúng tôi cũng tiến hành khảo sát thêm các loại hình doanh nghiệp khác như: Tập đoàn vàng bạc đá quý Doji, Tập đoàn EuroHollding, Tập đoàn Bất động sản Thành Đông, Tập đoàn Tinh Vân, CTCP Jpower để có thêm cơ sở để đánh giá, so sánh sự khác nhau giữa tài liệu hình thành của các doanh nghiệp và sự khác nhau trong quản lý công tác văn thư lưu trữ đối với mỗi doanh nghiệp Qua quá trình khảo sát các DNTN này, chúng tôi nhận thấy tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp này mang những đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ như:

- Là tài liệu có giá trị trên nhiều mặt, và phản ánh chân thực về xã hội sản sinh ra tài liệu đó

- Là vật mang tin về các vấn đề, sự việc, chiến lược phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh trong các doanh nghiệp

- Những thông tin mà tài liệu đều có giá trị nghiên cứu cao, đáp ứng nhu cầu thông tin của các cá nhân, phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp

Tuy nhiên, do tính đặc thù của các DNTN nên tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp này cũng có những điểm đặc biệt như sau:

ký hiệu, tên loại văn bản, quốc hiệu, ngày tháng ban hành văn bản… thì tài liệu lưu trữ trong các doanh nghiệp thường xuyên gặp các lỗi về mặt hình thức văn bản Bình thường trên các văn bản được ban hành trên các cơ quan nhà nước thì phía trên cùng bên trái là tên cơ quan ban hành văn bản, nhưng đối với một số doanh nghiệp lại thay vào đó bằng logo của doanh nghiệp mình Hoặc nếu như các văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước, các doanh nghiệp nhà nước đều thống nhất lấy số văn bản theo số thứ tự từ 01, 02, 03 cho đến văn bản

19

cuối cùng được soạn thảo và ban hành ra Khác biệt với quy định chung của Nhà nước, văn bản của nhiều doanh nghiệp khi ban hành lại không lấy số thứ tự như trên mà lại lấy ngày tháng ban hành văn bản Nếu trong một ngày có quá nhiều văn bản được hình thành thì các doanh nghiệp này lại dùng đến các ký tự

a, b, c đằng sau số của văn bản

Ví dụ: Tại Công ty Bách Khoa người ta lấy số của Hợp đồng cung cấp

thiết bị vật tư điện lạnh cho Công ty điện máy Trần Anh ngày 28/10/2012 như

sau: 28102012b/HĐ-CĐLBK

Nguyên nhân khiến cho nhiều doanh nghiệp sử dụng cách đánh số văn bản như vậy là do liên quan đến số hóa tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác tra tìm thông tin của các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp Đồng thời, họ cho rằng việc đánh số theo ngày tháng ban hành văn bản sẽ thuận lợi cho công tác quản

lý theo file, thư mục tài liệu được lưu trên hệ thống dữ liệu

Điều đặc biệt là rất nhiều văn bản đã đủ chữ ký ban hành của lãnh đạo doanh nghiệp, và đã được lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư nhưng doanh nghiệp lại không tiến hành đóng dấu Thậm chí nhiều doanh nghiệp không tiến hành đóng dấu trên tất cả các bản gốc của văn bản đi, mà sau khi có đầy đủ chữ ký phê duyệt của lãnh đạo, văn thư làm nhiệm

vụ in sao đủ số lượng bản cần phát hành và chỉ đóng dấu trên những bản photo này (gọi là bản chính) Khi được phỏng vấn, thì đại đa số người được hỏi đều trả lời là để thuận tiện cho việc sử dụng văn bản làm minh chứng cho quá trình làm việc của lãnh đạo, cán bộ các phòng ban chuyên môn khi cần thiết Vì thế, chúng tôi nhận thấy nhiều doanh nghiệp giữ nguyên tất cả các bản chính của văn bản đã ký ban hành, thậm chí các hóa đơn giá trị gia tăng cũng đợi đến khi chuẩn bị kết thúc năm làm việc mới dành ra một thời gian để đóng dấu các bản gốc của văn bản Thực chất, nếu để toàn bộ giấy tờ dồn lại vào cuối năm làm việc để đóng dấu thì tình trạng mất mát tài liệu là điều hoàn toàn có thể Hơn nữa cuối năm là dịp cơ quan, doanh nghiệp nào cũng bận rộn với việc quyết toán và tổng kết, việc đóng dấu trên các văn bản, giấy tờ còn tồn đọng nhiều khi phải đẩy lùi sang năm sau mới thực hiện được

+ Về mặt nội dung:

Văn bản là công cụ, phương tiện giao dịch chủ yếu của các cơ quan, tổ chức, trong đó có các doanh nghiệp Do hình thành trong hoạt động của chính các doanh nghiệp nên tài liệu lưu trữ có thể phục vụ cho nhiều đối tượng có nhu cầu khai thác thông tin trong doanh nghiệp đó Điều này hoàn toàn khác biệt với

20

các loại tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhất là đối với các văn bản liên quan đến kế hoạch, chủ trương của nhà nước… vào những giai đoạn lịch sử trước, độc giả rất khó khăn để tiếp cận thông tin trong văn bản Hầu hết những tài liệu quan trọng đều nằm trong danh mục tài liệu tối- tuyệt mật hoặc hạn chế sử dụng

Tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp hàng năm vẫn được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở của doanh nghiệp Cứ kết thúc một vấn đề, sự kiện hoặc một hợp đồng kinh tế với đối tác, một chiến lược kinh doanh thì ở nhiều doanh nghiệp, sau một thời gian ngắn nhất định, nhân viên được giao nhiệm vụ sẽ lập hồ sơ công việc và đưa vào lưu trữ trong tủ hồ sơ của phòng ban hoặc cá nhân mình Trong những năm gần đây, do cơ chế mở rộng thị trường, tăng cường giao lưu buôn bán nên các DNTN được hình thành ngày càng nhiều và có nhiều cơ hội đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh và mở rộng các mối quan hệ Do vậy, số lượng văn bản hình thành trong hoạt động của các DNTN này theo đó ngày càng tăng lên theo đó các hồ sơ lưu trữ cũng tăng lên Bởi vì, theo quan điểm của các doanh nghiệp đã có ý thức lưu giữ tài liệu, họ đều cho rằng: toàn

bộ tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình đều phải được lưu trữ lại một cách đầy đủ Do đó, nhiều doanh nghiệp tài liệu hình thành ở giai đoạn văn thư có số lượng như thế nào thì đều được đưa vào hồ sơ lưu trữ với số lượng văn bản tương tự như vây Ở đây, chúng tôi chưa thể đưa

ra con số cụ thể của từng doanh nghiệp về số lượng hồ sơ, mét giá tài liệu do hấu hết các doanh nghiệp tài liệu đều đang lưu trữ phân tán tại các phòng ban, đơn vị chứ chưa tập trung toàn bộ tài liệu về văn phòng (lưu trữ cơ quan) Vì vậy, trong quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế sổ đăng văn bản đi – đến cùng với quá trình phỏng vấn cán bộ văn thư lưu trữ của một số DNTN trên địa bàn thành phố Hà Nội trong vài năm gần đây (gồm cả tài liệu điện tử) cũng là con số đáng lưu ý (xem thêm phần phụ lục)

Nhìn chung, các loại văn bản của các doanh nghiệp này thường gồm những văn bản từ các cơ quan quản lý nhà nước về các lĩnh vực hoạt động liên quan đến doanh nghiệp, từ các khách hàng, đối tác buôn bán với doanh nghiệp

và một số tổ chức xã hội khác gửi tới và một lượng lớn các văn bản do chính doanh nghiệp sản sinh ra

21

- Văn bản đến: Văn bản đến là các văn bản, tài liệu của các cơ quan, đơn

vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp trong và ngoài nước gửi đến Nhìn chung, các

văn bản đến được gửi tới các DNTN này chủ yếu từ các nguồn sau:

+ Văn bản được gửi đến từ các cơ quan quản lý Nhà nước

+ Văn bản được gửi đến doanh nghiệp từ các đối tác, khách hàng

- Văn bản do DNTN ban hành trong quá trình hoạt động : Để thực hiện

nhiệm vụ, quyền hạn và mục tiêu kinh doanh của mình theo các quy định của pháp luật, các DNTN đã ban hành nhiều loại văn bản Hầu hết các văn bản hình thành trong quá trình làm việc của doanh nghiệp đều được lưu giữ lại và đưa

vào các hồ sơ lưu trữ

Ví dụ: Tập lưu biên bản họp Ban lãnh đạo với cán bộ, nhân viên trong Công ty năm 2013 của Công ty Bách Khoa; Hồ sơ về ủy quyền ký thanh toán tại Ngân hàng Techcombank của Công ty Ống đồng Toàn Phát

Hiện nay, chúng tôi nhận thấy hồ sơ lưu trữ của các doanh nghiệp được chia thành nhiều nhóm tương ứng với các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Ví dụ tại Công ty Ống đồng Toàn Phát hiện nay đang lưu giữ một số loại hồ sơ tài liệu điển hình như:

- Hồ sơ thành lập doanh nghiệp, bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký kinh

doanh; Giấy chứng nhận sửa đổi đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp, Biên bản họp thống nhất của HĐQT về nguồn cổ phần, vốn đóng góp và các cơ chế quản lý của doanh nghiệp; Bản sao chứng minh thư nhân dân và hộ chiếu của các thành viên HĐQT Hồ sơ này được bảo quản trong két sắt bảo quản chung với con dấu của doanh nghiệp

- Hồ sơ nhân sự thường bao gồm: Hợp đồng lao động; Đánh giá kết quả

phỏng vấn và bài test chuyên môn nghiệp vụ; Thông báo kết quả tuyển dụng, Quyết định tuyển dụng lao động; cam kết tuyển dụng; sơ yếu lý lịch cá nhân; giấy chứng nhận sức khỏe; chứng minh thư nhân dân công chứng; sổ hộ khẩu

và các văn bằng chứng chỉ cá nhân có công chứng; hợp đồng lao động để làm bảo hiểm xã hội và các chế độ khác cho nhân sự

- Hồ sơ về các hợp đồng mua bán: Hồ sơ này có khối lượng tương đối lớn,

nó thường đi kèm các chứng từ kế toán được chia thành các bộ chứng từ, thu chi theo từng hợp đồng, dự án, khách hàng trong từng tháng Thường bao gồm: hóa

22

đơn, biên bản bàn giao hàng hóa, hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng,

đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiết các khoản thu chi liên quan đến hợp đồng

- Tập lưu biên bản, nghị quyết của HĐQT bao gồm toàn bộ các văn bản

hình thành trong các cuộc họp của HĐQT Tập văn bản này được lưu trữ riêng trong tủ tại phòng họp của HĐQT

Như vậy, các DNTN có chức năng chính là thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm thu lợi nhuận Do vậy, các loại văn bản như hợp đồng kinh tế, các văn bản nhằm trao đổi hàng hóa, dịch vụ, các văn bản đến từ các đối tác, các tài liệu về tài chính – kế toán thường chiếm có số lượng rất lớn Đây là những tài liệu khá quan trọng và có giá trị cao đối với hoạt động của các DNTN Do đó, doanh nghiệp cần phải có chế độ lưu trữ, bảo quản và quản lý một cách hợp lý các nguồn lực thông tin trong tài liệu này Điều này đặt ra cho các DNTN và cả Nhà nước cần phải có những đổi mới về cơ chế, chính sách, tài chính, con người để đáp ứng yêu cầu lưu trữ của doanh nghiệp trong xu thế

mở cửa, hội nhập quốc tế như hiện nay

1.2.3 Ý nghĩa, giá trị của tài liệu

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” [34; 01] Như vậy, ngay từ đầu Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản luật quy định về công tác lưu trữ trước đây đều đã khẳng định giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đối với sự phát triển của nền kinh tế xã hội đất nước Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp cũng vậy, nó mang giá trị to lớn đối với hoạt động của chính doanh nghiệp và với quốc gia Trong phạm vi đề tài, chúng tôi cũng đề cập đến

những giá trị mà tài liệu lưu trữ DNTN mang lại Cụ thể:

- Đối với hoạt động của chính doanh nghiệp:

+ Thứ nhất, tài liệu lưu trữ hình thành trong các DNTN phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành của chính các doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trường, nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động quản

lý, điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp rất đa dạng như: thông tin pháp lý, thông tin khoa học – kỹ thuật, thông tin thị trường… Do đó, tài liệu lưu trữ là một căn cứ quan trọng phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành quản lý doanh nghiệp cho lãnh đạo doanh nghiệp Ví dụ các báo cáo tổng kết năm, báo cáo

lợi và có tính khả thi cao Ví dụ Hồ sơ khách hàng khu vực Hà Nội của doanh

nghiệp tư nhân Hùng Cường năm 2012 bao gồm các Báo cáo về phản hồi của

khách hàng, của đối tác về sản phẩm điện lạnh do công ty cung cấp, phân phối; các phiếu feedback phản hồi chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng của công ty cho đối tác; danh sách các cá nhân đến từ các doanh nghiệp trong và ngoài nước (bao gồm email, số điện thoại, danh thiếp) Đây chính là những tài liệu có vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu định hướng kinh doanh mới, đúc kết kinh nghiệm và mở rộng buôn bán kinh doanh với các đối tác cũ – mới

Không những thế, tài liệu lưu trữ của các DNTN còn là kho kinh nghiệm quý giá đối với bản thân doanh nghiệp đó, là nguồn thông tin phong phú giúp lãnh đạo doanh nghiệp đúc rút được nhiều bài học trong tổ chức, quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình và đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác Tài liệu lưu trữ chính là công cụ ghi chép lại diễn biến tất cả các dự án đầu tư, quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế, các thương vụ Cho nên, nghiên cứu tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể nhận biết mình đang đứng

ở vị trí nào trên thương trường, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì trong bối cảnh thương mại không biên giới Từng doanh nghiệp biết tận dụng tiềm năng, thế mạnh của mình, trong đó có tài liệu lưu trữ để phát triển vững chắc cũng đồng nghĩa với việc kinh tế đất nước luôn phát triển [04; 03]

+ Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp là kho bí mật bảo vệ những bí quyết thành công của doanh nghiệp Bởi vì tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp chứa đựng nhiều thông tin liên quan đến kỹ thuật công nghệ mới được áp dụng trong quá trình sản xuất, những sáng kiến cải tiến kỹ thuật nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm, nghệ thuật kinh doanh [23; 13] Nhiều chủ trương mang tính chiến lược còn chưa được công bố, các số liệu điều tra và các biện pháp xử lý còn

24

chưa được công khai, nhiều thông tin nội bộ cần được giữ kín để đảm bảo bất ngờ cho đối thủ cạnh tranh Trong cơ chế hình thành nền kinh tế thị trường có nhiều biến động, cạnh tranh giữa các nhà sản xuất kinh doanh hết sức gay gắt thì việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác để đưa ra các quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh tế to lớn cho doanh nghiệp là luôn cần thiết Ngược lại, tính thụ động, trông chờ thời cơ và việc thu thập, xử lý thông tin không chính xác sẽ đưa ra những quyết định sai lầm thì hậu quả đối với doanh nghiệp nhiều khi không lường trước được

+ Tài liệu lưu trữ DNTN nếu được lựa chọn bảo quản tốt sẽ là những chứng

cứ đáng tin cậy để giải quyết các tranh chấp về lợi ích giữa người lao động với doanh nghiệp Tài liệu lưu trữ còn liên quan chặt chẽ đến quyền lợi của từng

cá nhân trong doanh nghiệp Đó là các hồ sơ nhân sự, các quyết định nhân sự

về tăng lương, thưởng, ngạch bậc, tiếp nhận, điều động… nhân sự Tất cả những điều đó đều liên quan đến chế độ và quyền lợi của người lao động, đặc

biệt khi nghỉ chế độ hoặc thôi việc… Ví dụ hồ sơ về chế độ lương bảo hiểm

của cán bộ, nhân viên bao gồm toàn bộ Hợp đồng lao động đóng bảo hiểm

cho cán bộ, Cam kết và thỏa thuận đóng Bảo hiểm cho cán bộ nhân viên theo một bảng hệ thống lương khác so với lương thực nhận hàng tháng của người lao động Đáng lẽ theo quy định của Nhà nước thì các cơ quan, tổ chức phải đóng bảo hiểm cho công – nhân viên theo đúng lương họ được nhận Nhưng các doanh nghiệp lợi dụng kẽ hở của pháp luật, nhằm giảm khoản kinh phí đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên nên đã xây dựng hệ thống bảng lương khác phục vụ mục đích khai báo với cơ quan chức năng Nếu không lập và lưu hồ sơ trên, khi tiến hành thanh tra kiểm tra chắc chắn doanh nghiệp sẽ không thể nào bảo vệ được chính mình trước pháp luật, mặc dù bản chất việc làm này của doanh nghiệp hoàn toàn sai

+ Ngoài ra, tài liệu lưu trữ doanh nghiệp còn chứa đựng những bằng chứng xác thực trong quá trình hoạt động, hợp tác thực hiện các hợp đồng kinh tế giữa các doanh nghiệp với nhau hay các tài liệu thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước có liên quan Các thông tin của tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơ quan chức năng điều tra, xét xử những vi phạm xảy ra trong doanh nghiệp, truy cứu trách nhiệm các cá nhân vi phạm pháp luật, lừa đảo chiếm đoạt tài sản, trốn thuế của nhà nước… góp phần ổn định an ninh kinh tế đất nước, tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp

25

+ Tài liệu lưu trữ giúp cho đội ngũ lãnh đạo, nhân viên trong doanh nghiệp củng cố thêm được những kinh nghiệm quản lý sau thời gian làm việc trực tiếp với các nhà đầu tư trong và ngoài nước Qua việc nghiên cứu các văn bản nhận được của các đối tác được lưu giữ một cách có khoa học, doanh nghiệp sẽ học

được kinh nghiệm quản lý và từ đó có thể vận dụng vào doanh nghiệp mình Ví

dụ những kiến thức trong việc xây dựng thương hiệu cho sản phẩm hàng hóa,

dịch vụ của doanh nghiệp mình trước sự cạnh tranh mãnh liệt của các thương hiệu nổi tiếng của các nhà đầu tư nước ngoài Những kiến thức trong lĩnh vực này thì các doanh nghiệp có thể học tập kinh nghiệm qua việc tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu lưu trữ về các đối tác liên doanh là những nhà đầu tư nước ngoài Ngoài ra, các quy định trong quản lý kinh doanh hay các tiêu chuẩn, mẫu

mã hàng hóa cũng là các căn cứ pháp lý để phòng tránh và phát hiện ra các loại

sai phạm Ví dụ như các tài liệu: Quy trình bán hàng, Quy chế về việc xuất bán

và giao nhận hàng hóa của Công ty Bách Khoa, Quy trình sản xuất ống đồng của Công ty Ống đồng Toàn Phát chính là cơ sở để các nhà quản lý của

những doanh nghiệp này đối chiếu và xử lý vi phạm trong quy trình chế tạo sản phẩm mang thương hiệu của doanh nghiệp mình hoặc những sai phạm trong giao dịch mua bán với đối tác, khách hàng

+ Qua hệ thống tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp có thể phục dựng lại truyền thống của mình, xây dựng được hình ảnh doanh nghiệp mình với nhiều thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh để mở rộng quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước Trên thực tế, hình ảnh của các doanh nghiệp được quảng cáo và tiếp thị rộng rãi trong các hội chợ, triển lãm lớn Đặc biệt là tài liệu lưu trữ về các hoạt động tham gia xây dựng, ủng hộ quỹ từ thiện, tài trợ cho các hoạt động văn hóa – xã hội góp phần quảng bá, củng cố vị trí và uy tín của doanh nghiệp trong toàn xã hội Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã xây dựng và giới thiệu với khách hàng truyền thống phát triển của doanh nghiệp mình thông qua TLLT

Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp còn có thể dùng để xuất bản các ấn phẩm kỷ niệm: Các sự kiện, mốc phát triển của doanh nghiệp, các số liệu, hình ảnh về sản phẩm hay hoạt động sản xuất kinh doanh có thể được đưa vào các ấn phẩm hay các vật kỷ niệm như: bưu thiếp, lịch năm, áp phích quảng cáo… Các sự kiện hay số liệu, hình ảnh đó làm tăng thêm tình đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp tăng năng xuất lao động đồng thời quảng cáo cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo hình ảnh đẹp về doanh nghiệp trong dư luận xã hội

26

với khách hàng, đối tác nước ngoài Trong xu hướng cạnh tranh, hội nhập hiện nay hình ảnh đẹp về một đất nước hay một doanh nghiệp là vô cùng quan trọng Hiện nay, đã có không ít cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp khi tổ chức lễ

kỷ niệm ngày thành lập không tìm được văn bản quyết định thành lập Hoặc để chuẩn bị cho các hoạt động nhân ngày thành lập, một số sự kiện diễn biến hay

số liệu thống kê nếu không có tài liệu lưu trữ thì không thể xác minh được một cách chính xác Đây là bài học bổ ích cho việc quản lý, thống kê và sắp xếp tài liệu lưu trữ

Tóm lại, tài liệu lưu trữ của DNTN có giá trị hết sức to lớn đối với quá trình

hoạt động của chính doanh nghiệp và nó trở thành công cụ không thể thiếu được cho hoạt động kinh doanh Mỗi doanh nghiệp đều có mục tiêu, kế hoạch chiến lược thực hiện kế hoạch để đạt mục tiêu đó Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng cho việc xây dựng mục tiêu, kế hoạch và chiến lược của một doanh nghiệp Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp nghiên cứu và phát triển sản xuất sản phẩm mới, phát triển kinh doanh, giúp cạnh tranh giành thắng lợi với các đối thủ trên thị trường Tài liệu lưu trữ còn giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh và uy tín tốt của mình trong ký ức xã hội và thậm chí của cả đối thủ cạnh tranh Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các DNTN còn là bằng chứng, chứng minh sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp

Hiện nay, ở các nước Tư bản phát triển, người ta coi việc tổ chức và lưu trữ tài liệu là một trong những thước đo để đánh dấu sự tổn tại và phát triển cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp đó Và khi lựa chọn đối tác người ta cũng lựa chọn các doanh nghiệp có hệ thống lưu trữ tốt Vì vậy, trong tương lai với xu thế hội nhập kinh tế như hiện nay các DNTN càng phải nhận thức đúng đắn về giá trị tài liệu lưu trữ và có những điều chỉnh trong cơ chế quản lý tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ của mình để thu hút các nhà đầu tư, các đối tác ở các nước trên thế giới Như vậy, ngoài những chức năng, vai trò như mọi tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước thì tài liệu của các DNTN còn có thêm vai trò thúc đẩy phát triển kinh doanh, đóng góp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp phát triển

- Đối với Quốc gia:

Trên phương diện Quốc gia, tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp chính là nguồn thông tin phản ánh khách quan đường lối đổi mới cũng như những chính

27

sách kinh tế của Đảng và Nhà nước Việt Nam trong thời gian qua Đối với một

số doanh nghiệp nắm giữ những ngành kinh tế đặc biệt quan trọng, nó còn là kho báu lưu giữ những thông tin, số liệu, những bí quyết trong việc sản xuất kinh doanh một số hàng hóa, sản phẩm vốn đang là thế mạnh của Việt Nam Là nguồn tư liệu có giá trị, tài liệu lưu trữ còn giúp các cơ quan pháp luật xác minh, làm rõ các hành vi gian lận thương mại, tham nhũng, các vụ làm ăn phi pháp trong lĩnh vực kinh tế, nhằm đảm bảo an ninh Quốc gia và trật tự an toàn

xã hội [37; 127]

+ TLLT của các DNTN nói chung chứng minh sự đúng đắn về đường lối, chủ trương, chính sách đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước ta trong thời gian qua Trong Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VI năm 1986 đã xác định: sự tồn tại của nhiều thành phần kinh tế trong nền kinh tế nước ta là một tất yếu khách quan Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương, chính sách nhằm giải phóng mọi năng lực sản xuất, phát huy khả năng của mọi thành phần kinh tế, khuyến khích mọi người đưa vốn vào sản xuất kinh doanh Sau khi chuyển sang nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần và tổ chức các hình thức sản xuất kinh doanh đa dạng, các hình thức doanh nghiệp ngoài quốc doanh ngày càng nhiều

và có những đóng góp quan trọng đối với đất nước Từ những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đổi mới và phát triển kinh tế qua từng thời kỳ đến tình hình triển khai thực hiện và kết quả đạt được đều được phản ánh đầy

đủ qua TL hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và của các DNTN kể tên nói trên Do vậy, các TLLT của các doanh nghiệp, đặc biệt là các DNTN có vai trò quan trọng, khẳng định đường lối đúng đắn của Đảng và Nhà nước ta

+ TLLT của các DNTN có vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển khoa học – kỹ thuật – công nghệ thông qua quá trình hợp tác với các doanh nghiệp nước ngoài trong việc chuyển giao công nghệ, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

Hiện nay nước ta tuy có nhiều tiến triển, nhưng nền kinh tế phát triển chưa cao, trình độ khoa học công nghệ còn thấp so với rất nhiều nước Để hòa nhập với thế giới trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, chúng ta cần rất nhiều sự giúp

đỡ từ bên ngoài, bằng cách kêu gọi đầu tư nước ngoài Thông qua các dự án hợp tác trong và ngoài nước, nhiều công nghệ hiện đại đã được nhập vào nước

ta tạo ra bước ngoặt quan trọng trong việc phát triển một số ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước

về cội nguồn tham gia xây dựng đất nước

+ Ngoài ra, qua TLLT của DNTN với những số liệu tổng kết trong các báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là cơ sở để các nhà nghiên cứu tiến hành phân tích, đánh giá, từ đó xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển cho từng doanh nghiệp nói riêng, của cả đất nước nói chung Bên cạnh đó, TLLT trong các doanh nghiệp còn giúp các nhà khoa học có thể nghiên cứu tình hình phát triển kinh tế của đất nước ta trong những năm đổi mới Trên cơ sở đó xây dựng chiến lược phát triển kinh tế đất nước trong tương lai

Kết luận: Tài liệu lưu trữ của DNTN có giá trị trên nhiều mặt của đời sống

kinh tế xã hội Những tài liệu này không những có giá trị nghiên cứu khai thác cho bản thân từng doanh nghiệp mà chúng còn có ý nghĩa đối với các cấp các ngành quản lý nhà nước đồng thời còn là đối tượng nghiên cứu của các nhà kinh tế học, khoa học quản lý, nghiên cứu lịch sử và các chuyên gia chuyên ngành, lĩnh vực hoặc các ngành kinh tế, kỹ thuật ở trong và ngoài nước Nhìn dưới góc độ nào cũng đều nhìn thấy những giá trị, ý nghĩa TLLT của doanh nghiệp trong đời sống thực tiễn của đất nước Nhưng thực tế trong gần 300.000 doanh nghiệp, có bao nhiêu doanh nghiệp ý thức được việc cần phải giữ gìn và khai thác triệt để những giá trị, ý nghĩa của TLLT phục vụ cho chính hoạt động của doanh nghiệp mình Hoặc có bao nhiêu doanh nghiệp chú trọng đầu tư cho công tác lưu trữ?

Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nói chung và DNTN nói riêng còn là đối tượng săn tìm tin và đối tượng nghiên cứu của các doanh nghiệp và đối tác, đối thủ cạnh tranh của chính doanh nghiệp sản sinh ra tài liệu Do đó, khi hết giá trị hiện hành, những tài liệu này cần được lựa chọn để chuyển giao vào bảo quản lâu dài nhằm đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả đúng với tinh thần Luật lưu trữ

Quản lý hiện nay có rất nhiều cách hiểu nhưng trong phạm vi đề tài này chúng tôi xin tiếp cận khái niệm quản lý trên phương diện “quản lý là sự tác động có ý thức, bằng quyền lực theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn biến động [26; 34]

Tổ chức là quy trình, thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [27; 28]

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ [01; 15]

Căn cứ vào lý luận CTLT và những phân tích ở trên chúng tôi rút ra những thành tố thuộc mô hình tổ chức quản lý CTLT cho các DNTN cần phải có là:

+ Tư duy, nhận thức của doanh nghiệp về vai trò và tầm quan trọng của CTLT: Hiện nay, trong nhận thức vai trò CTLT đối với hoạt động của DNTN

đang có rất nhiều quan điểm khác nhau: Có DN cho rằng CTLT có vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của DN, có DN lại cho rằng, CTLT không quan trọng nên chưa cần thiết phải chú trọng đầu tư kinh phí, nhân lực cho công tác này Hoặc cũng có DN đã bước đầu nhận thức được vai trò của CTLT nhưng chưa đầy đủ nên họ cho rằng công tác này có cũng được mà không có hoặc không được tổ chức bài bản cũng không ảnh hưởng gì lớn đến hoạt động của

DN Vì vậy khi xây dựng mô hình tổ chức, quản lý CTLT cho các DNTN chúng

ta cần phải thống nhất cả quan điểm về tư duy, nhận thức của chủ DN đối với CTLT của DN

+ Tổ chức bộ phận quản lý lưu trữ: Hiện nay bộ phận quản lý lưu trữ được

thành lập ở hầu hết các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật Đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo quản lý CTLT trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó Riêng đối với các cơ quan nhà nước,

bộ phận quản lý lưu trữ được xây dựng thành hệ thống cơ quan từ TW đến địa phương Còn trong các doanh nghiệp tùy quy mô lớn hay nhỏ mà các doanh

30

nghiệp đầu tư hoặc chủ doanh nghiệp quyết định thành lập bộ phận hoặc bố trí

cán bộ quản lý CTLT

+ Bố trí nhân sự : Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong xây dựng

mô hình tổ chức,quản lý CTLT cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Trình

độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra được phương pháp phận loại và sắp xếp tài liệu cơ quan một cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm Và nếu ngược lại sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy, chủ DNTN cần phải tuyển dụng và bố trí được cán bộ lưu trữ hợp lý là một trong những nội dung cần thiết và cần phải được sự quan tâm trực tiếp, sát sao Để làm được điều này thì phụ thuộc nhiều vào nhận thức của lãnh đạo DN về vai trò, vị trí CTLT trong hoạt động của DN Bởi vì hiện nay nhiều DNTN có bố trí cán bộ phụ trách CTLT, cũng có DN quy mô lớn tổ chức bộ phận lưu trữ trong phòng Hành chính, nhưng phần nhiều DNTN hiện đang bố trí cán bộ kiêm nhiệm thêm

CTLT

+ Ban hành các văn bản quy định về nghiệp vụ: Ban hành văn bản chỉ đạo

và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ là một nội dung quan trọng góp phần đưa CTLT của DN đi vào nề nếp, ổn định Hiện nay, Nhà nước đã ban hành được hệ thống văn bản luật về lưu trữ tương đối đầy đủ, cao nhất là Luật Lưu trữ ban hành 11/11/2011 và có hiệu lực từ 01/07/2013 Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên còn xây dựng các văn bản quy định cụ thể phù hợp với tình hình hoạt động của cơ quan mình Những cơ quan, doanh nghiệp được lãnh đạo quan tâm sát sao đến CTLT thường đã ban hành được quy chế, quy định về quản lý CTLT, thực hiện nghiệp

vụ lưu trữ và trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, DN đối với

CTLT

+ Hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ: Khi tổ chức CTLT việc

hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cũng là một nội dung mà các cơ quan, tổ chức, DN phải chú trọng Nếu như ở các cơ quan, tổ chức Nhà nước trên cơ sở các văn bản quy định đã được ban hành, thường tổ chức hướng dẫn các phòng ban, đơn vị, cá nhân thực hiện đúng và thống nhất các quy định của văn bản đó Việc hướng dẫn có thể thông qua các văn bản hướng dẫn hoặc có

31

thể tổ chức mời các chuyên gia lưu trữ về tập huấn, nói chuyện chuyên đề để

trao đổi, hướng dẫn nghiệp vụ

+ Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện CTLT: Kiểm tra, đánh giá để xử lý

các vi phạm trong CTLT và để khen thưởng những đơn vị, cá nhân có thực hiện tốt các quy định về lưu trữ của Nhà nước, cơ quan Dựa trên kết quả kiểm tra các cơ quan Nhà nước có thể đánh giá mức độ phù hợp của các quy định pháp luật đối với thực tiễn lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Từ đó

có những điều chỉnh nội dụng của các văn bản pháp luật lưu trữ ngày càng phù hợp hơn với thực tiễn Đồng thời thông qua kiểm tra, cơ quan quản lý lưu trữ có thể hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể twhcj hiện hiệu quả

hơn CTLT của mình

Cũng qua kiểm tra, đánh giá DNTN sẽ đánh giá được hiệu quả công việc của từng cá nhân, đơn vị trong DN thông qua kết quả hồ sơ lưu trữ được lập ở từng phòng ban Bởi vì thông thường mỗi cán bộ chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc đều phải tiến hành lập hồ sơ công việc mà mình được giao đảm nhận Ngoài ra, muốn CTLT được thực hiện có tính thống nhất, nề nếp thì DNTN buộc phải tổ chức các cuộc kiểm tra, đánh giá định kỳ hàng năm

+ Kinh phí tổ chức CTLT: Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà

nước thông thường hàng năm sẽ có nguồn kinh phí nhất định phục vụ cho việc

tổ chức, quản lý CTLT: xây dựng kho tàng; mua sắm, sửa chữa trang thiết bị máy móc; giá tủ, cặp hộp, hồ sơ; chỉnh lý tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán bộ Nhìn chung ở những cơ quan này hệ thống cơ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động lưu trữ đều được lãnh đạo khá quan tâm và đầu tư nhất là ở những cơ quan nhà nước có quy mô hoạt động lớn Bên cạnh đó, vẫn còn nhiều cơ quan nhà nước chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nhưng họ vẫn có đầy đủ kho để lưu trữ tài liệu, đầy đủ thiết bị, giá tủ, cặp hộp, hệ thống điều hòa nhiệt độ đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành Tuy nhiên, đối với các tổ chức kinh tế tư nhân trong đó có các DNTN thì việc lưu trữ hiện hành tại DN lại chưa được chú trọng, nhiều DN còn không phân bổ kinh phí cho hoạt động lưu trữ bởi vì họ cho rằng CTLT không tạo ra lợi nhuận

cho mình

Như vậy, xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp chính là việc nghiên cứu để đưa ra mô hình có tính phù hợp cao với nhiều doanh nghiệp tư nhân Mô hình đó có thể lựa chọn làm mô hình mẫu để các doanh nghiệp có thể tham khảo hoặc áp dụng một phần nào đó hoặc vận

32

dụng nguyên mô hình mẫu vào cho doanh nghiệp mình Do đó, trong quá trình

tổ chức, quản lý CTLT các DNTN cần có sự xem xét, đánh giá và lựa chọn mô hình nào phù hợp với điều kiện và tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình

Mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ nếu được xây dựng và áp dụng sẽ giúp các DNTN tổ chức khoa học tài liệu nhằm phát huy giá trị TLLT trong quá trình hoạt động của chính doanh nghiệp Nguyên tắc trong quản lý công tác lưu trữ đó là đảm bảo tính thống nhất trong quản lý tài liệu và thống nhất thực hiện các nghiệp vụ một cách khoa học Khi các doanh nghiệp thu thập được đầy đủ các thành phần, nội dung đa dạng, phong phú, hồ sơ có chất lượng cao sẽ làm cho giá trị TLLT doanh nghiệp phát huy cao độ trong phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của chủ doanh nghiệp và các nhu cầu thông tin khác của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp Đây là mục đích cao nhất để chúng ta nghiên cứu mô hình tổ chức, quản lý CTLT nhằm tổ chức chức khoa học những TLLT đưa những thông tin có giá trị ra phục vụ các nhu cầu công việc, từng bước thay đổi nhận thức CTLT của nhiều cá nhân đang làm việc tại các doanh nghiệp

Khi tổ chức thành công mô hình này, công tác lưu trữ của doanh nghiệp sẽ được cải thiện thì thông tin trong tài liệu sẽ được kiểm soát, bảo quản chặt chẽ, giữ gìn bí mật, bảo quản an toàn Vì vậy, có thể coi thông tin trong tài liệu lưu trữ là một nguồn lực quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp

Do đó, càng phải có cơ chế và biện pháp quản lý chặt chẽ nguồn lực này Như vậy, nếu mô hình được triển khai nó sẽ giúp công tác lưu trữ doanh nghiệp sẽ được quản lý thống nhất, khoa học và góp phần nâng cao hiệu quả các hoạt động kinh doanh, sản xuất của chính doanh nghiệp đó

Xây dựng và áp dụng mô hình tổ chức, quản lý CTLT trong các doanh nghiệp sẽ tác động tích cực đến nhận thức, ý thức, trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong toàn doanh nghiệp đối với CTLT nói chung, với TLLT nói riêng Mặt khác khi nhận thức về công tác này được nâng lên, CTLT được đặt đúng vị trí thì việc triển khai mô hình tổ chức, quản lý CTLT cũng sẽ được tiến hàng theo chiều hướng thuận lợi Từ đây, ý thức lập hồ sơ, chất lượng hồ sơ, ý thức bảo quản tài liệu phục vụ mục đích lâu dài của các cá nhân trong doanh nghiệp sẽ có những chuyển biến và cải thiện tích cực, thúc đẩy CTLT doanh nghiệp

Thực tế nhiều doanh nghiệp hiện nay do không tổ chức khoa học tài liệu, không quản lý tập trung được tài liệu khiến cho việc tra cứu, sử dụng thông tin

33

trong tài liệu gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian hoặc không tìm thấy tài liệu cần khai thác do quá trình lưu giữ bảo quản không chặt chẽ tại các phòng ban Trong khi đó, khối lượng tài liệu hình thành trong các doanh nghiệp sẽ ngày càng nhiều, nếu công tác lưu trữ thiếu đi sự quản lý thống nhất và hướng dẫn thống nhất của bộ phận hoặc cán bộ chuyên môn về lưu trữ thì hiệu quả việc khai thác thông tin trong tài liệu nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của các cá nhân, đơn vị trong doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể Vì vậy, nếu xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp thì các DNTN sẽ tổ chức được bộ phận làm công tác lưu trữ từ đây bộ phận làm công tác lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ, quản lý thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ doanh nghiệp, đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, báo cáo hàng năm về thực hiện công tác lưu trữ hàng năm

Cuối cùng khi tổ chức mô hình quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp, một trong những giải pháp chúng tôi đề cập đến là vai trò của nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ của các DNTN thông qua hệ thống văn bản Luật quy định mới sẽ được ban hành và cụ thể hóa; qua hệ thống chính sách hỗ trợ của nhà nước như về chuyên gia tư vấn, về hỗ trợ xây dựng khu lưu trữ chuyên dụng làm dịch vụ lưu trữ Khi Nhà nước thực hiện những giải pháp này, đồng nghĩa vai trò của Nhà nước trong quản lý công tác lưu trữ được nâng lên Nhất

là khi các văn bản mới được ban hành sẽ là tiền đề để các doanh nghiệp thực hiện và tuân thủ theo Nhà nước trên cơ sở đó thể hiện vai trò quản lý xã hội, quản lý nền kinh tế của mình thông qua việc kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc hàng năm đối với công tác lưu trữ của doanh nghiệp Từ đó có phương hướng

xử lý vi phạm về thông tin trong tài liệu, về chế độ lưu giữ tài liệu nhằm hướng công tác lưu trữ doanh nghiệp ngày càng đạt hiệu quả cao và có chất lượng Bên cạnh đó, khi nhà nước thể hiện được vai trò của mình, khi có hệ thống văn bản hoặc chính sách rõ ràng thì Nhà nước cũng dễ dàng quản lý tốt các nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ các DNTN nếu cần thiết Điều này làm cho chúng ta thống nhất tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, bởi

vì xét đến cùng bản chất doanh nghiệp có vì lợi nhuận đến đâu, tính sở hữu tư nhân cao đến đâu thì tài liệu của doanh nghiệp vẫn là những di sản có giá trị đối với quốc gia, cần được bảo quản và lưu trữ lâu dài nhằm phục vụ các lợi ích khác nhau của nhà nước, các tổ chức của Nhà nước hoặc phi Nhà nước và công dân

34

Như vậy, khi tổ chức được mô hình này chúng ta sẽ cải thiện được rõ rệt công tác lưu trữ vốn đang được thực hiện thiếu đồng bộ, manh mối và tự phát ở nhiều DNTN, từ đó góp phần làm tăng hiệu quả các hoạt động của doanh nghiệp Bởi vì công tác lưu trữ mục đích là bảo quản lâu dài tài liệu và phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng Mà thông tin trong tài liệu chính là đối tượng để các

cá nhân, đơn vị trong và ngoài doanh nghiệp muốn tìm kiếm để phục vụ quá trình làm việc của mình Ngoài ra, khi mô hình được triển khai thì vai trò của Nhà nước trong quản lý công tác lưu trữ cũng được nâng lên

Tuy nhiên, chúng ta cũng nhìn nhận thẳng thắn rằng sẽ có nhiều khó khăn thách thức khi mô hình tổ chức, quản lý CTLT được triển khai trong các DNTN Ở đây chúng tôi xin xét trên cả ba phương diện đối với Nhà nước và với chính các DNTN và các cơ sở đào tạo lưu trữ

1.3 Cơ sở pháp lý để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân

Hiện nay đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ (TLLT), công tác lưu trữ (CTLT) của các DNTN đang tồn tại hai quan điểm chưa thống nhất do pháp luật của Việt Nam chúng ta vẫn còn đang quy định rất chung chung, chưa rõ ràng và các quy định thực sự cụ thể, sâu sát với CTLT đặc thù của các doanh nghiệp Dưới đây chúng tôi xin đưa ra hai quan điểm trên cơ sở phân tích các quy định của Nhà nước về lưu trữ doanh nghiệp

1.3.1 Quy định của Nhà nước đối với vấn để quản lý công tác lưu trữ các doanh nghiệp tư nhân hiện nay

Hiện nay, có nhiều nhà nghiên cứu về lưu trữ đã và đang tiếp tục nghiên cứu và đi sâu vào khẳng định mạnh mẽ vai trò quản lý của Nhà nước đối với TLLT hình thành trong các doanh nghiệp, trong đó có các DNTN Đây là một trong hai quan điểm nghiên cứu đang tồn tại và cũng gây ra nhiều tranh cãi hiện nay nhưng cũng có khá nhiều ý kiến đồng thuận với quan điểm này

Như vậy, quan điểm trên chính là khẳng định vai trò quản lý của Nhà nước đối với TLLT của các DNTN Thực tế có khá nhiều văn bản luật được ban hành đã khẳng định vai trò của nhà nước đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ của các DNTN: Luật Lưu trữ, Pháp lệnh lưu trữ, Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán

Ở đây, chúng ta cần làm rõ và khẳng định lại một lần nữa: tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các DNTN là tài liệu lưu trữ quốc gia và là