Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng thương mại Cổ phần quân đội

Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là vấn đề rất cần được quan tâm thực hiện.. Là nhân viên của Ngân hàng TMC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

LẠI THỊ KIM THOA

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ

DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

LẠI THỊ KIM THOA

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ

DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUÂN ĐỘI

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội” là công trình nghiên cứu khoa

học của riêng tôi Các tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác và trung thực./

Hà Nội, tháng 12 năm 2014

Tác giả luận văn

Lại Thị Kim Thoa

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 4

PHẦN MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 9

3.1 Mục tiêu 9

3.2 Nhiệm vụ 10

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

4.1 Đối tượng nghiên cứu 10

4.2 Phạm vi nghiên cứu 11

5 Phương pháp nghiên cứu 11

6 Nguồn tài liệu tham khảo 12

7 Đóng góp của luận văn 12

8 Cấu trúc của luận văn 12

Chương 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI 14

1.1 Khái quát lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 14

1.1.1 Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong luận văn 14

1.1.2 Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 15

1.1.3 Yêu cầu của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT 21

1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Quân đội 22

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 22

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 24

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 25

1.3 Tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Quân đội 21

1.3.1 Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB 21

1.3.2 Chủ trương của Ban lãnh đạo Ngân hàng 22

Chương 2: QUY TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI 31

2.1 Quy trình, phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 33

2.1.1 Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ sở dữ liệu 33

2.1.2 Dự kiến cấu trúc cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 40

2.1.3 Xây dựng dữ liệu đặc tả 43

2.1.4 Nhập dữ liệu 49

2.2 Quy trình, phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 50

2.2.1 Quản lý hạ tầng công nghệ thông tin 50

2.2.2 Quản lý về nghiệp vụ 52

2.3 Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 61

2.3.1 Xây dựng yêu cầu của phần mềm 61

2.3.2 Xây dựng phần mềm 63

2.3.3 Vận hành thử nghiệm 64

2.3.4 Xây dựng tài liệu hướng dẫn 65

2.3.5 Đào tạo người dùng 66

Chương 3: CÁC ĐIỀU KIỆN CẦN CÓ ĐỂ XÂY DỰNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU TLLT TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI VÀ ĐỀ XUẤT LỘ TRÌNH THỰC HIỆN 68

3.1 Điều kiện cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu TLLT tại Hội sở MB 68 3.1.1 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 68

3.1.2 Hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin 70

3.1.3 Nhân lực 79

3.1.4 Kinh phí thực hiện 80

3.2 Đề xuất lộ trình thực hiện 81

3.2.1 Giai đoạn 1 81

3.2.2 Giai đoạn 2 82

KẾT LUẬN 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

PHỤ LỤC 88

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB

thức tra cứu trong năm 2013 tại Hội sở MB

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quan trọng của mỗi quốc gia, của mỗi

cơ quan, tổ chức Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng phong phú về nội dung và đa dạng về loại hình Đây là những tài liệu có ý nghĩa đặc biệt đối với sự phát triển của đất nước Nhưng để tài liệu lưu trữ phát huy được vai trò, giá trị nhiều hơn nữa, đòi hỏi phải có những biện pháp quản lý, khai thác sử dụng một cách hiện đại, nhanh chóng và hiệu quả

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ ngày càng được đẩy mạnh, phát huy vai trò, tác dụng to lớn trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và tăng năng suất lao động Ở Việt Nam hầu hết các cơ quan, tổ chức đã và đang từng bước chuyển phương thức quản lý thủ công sang quản lý hiện đại trên nhiều phương diện và mức độ khác nhau Trong những năm gần đây nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và ở các cơ quan tổ chức khác nhau đã sử dụng cơ sở dữ liệu làm công cụ quản lý thông tin, tài liệu một cách hiệu quả Có thể kể đến điển hình như cơ sở dữ liệu đất đai, cơ

sở dữ liệu tài nguyên và môi trường, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư… Tài liệu lưu trữ cũng là một nguồn thông tin quan trọng, hiện tại khối lượng tài liệu này đã và đang phát huy những giá trị để phục vụ mọi mặt của đời sống

xã hội Vì vậy, nếu tài liệu lưu trữ được đưa vào các cơ sở dữ liệu sẽ mang lại những kết quả tích cực hơn nữa cho quá trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác và tiện lợi

Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các

dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử” Theo đó, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập

hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được tổ chức, sắp xếp nhằm mục đích quản lý, khai thác sử dụng đầy đủ, nhanh chóng và hiệu quả

Mặc khác, tài liệu điện tử đã xuất hiện và trở nên phổ biến trong xã hội, mặc dù chưa thể thay thế văn bản giấy và vật mang tin khác nhưng tài liệu điện tử đang chiếm ưu thế về số lượng và tần suất sử dụng Do đó xây dựng

cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ còn là biện pháp lâu dài để quản lý loại hình tài liệu này

Để xây dựng được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan, đơn vị cần đáp ứng được hai yếu tố căn bản là tài liệu lưu trữ được tổ chức khoa học và có nguồn lực công nghệ thông tin đảm bảo lưu trữ, khai thác và bảo mật tài liệu lưu trữ Tại Ngân hàng TMCP Quân đội, với hệ thống tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý và hạ tầng công nghệ thông tin sẵn có là những điều kiện tốt để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó xây dựng và quản

lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại MB cũng đang là một yêu cầu bức bách do nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ và khối lượng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng trong khi nhân sự đảm nhiệm công tác lưu trữ hạn chế, kho lưu trữ phân tán và chưa có một cơ sở dữ liệu đầy đủ, thống nhất để quản lý và phục

vụ khai thác Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là vấn đề rất cần được quan tâm thực hiện

Là nhân viên của Ngân hàng TMCP Quân đội và làm công tác lưu trữ tại Hội sở, với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài

liệu lưu trữ phục vụ cho các hoạt động của MB, tôi đã chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội” làm luận văn cao học của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Trên thế giới, những vấn đề liên quan đến xây dựng cơ sở dữ liệu nói

chung và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng đã được nghiên cứu bởi các nhà nghiên cứu của nhiều nước Ban đầu tài liệu lưu trữ điện tử được lưu tại các file trong máy tính, đến khi khối lượng tài liệu ngày càng nhiều và mức

độ phức tạp tăng lên người ta đã sử dụng cơ sở dữ liệu để quản lý Những nghiên cứu bắt đầu từ công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ Tại các nước Indonesia, Malaysia, Pháp, Mỹ đã tiến hành thành công nhiều dự án số hóa và đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý, khai thác khối tài liệu này Theo nghiên cứu của ThS Nguyễn Thùy Trang – Phòng quản lý khoa học và công nghệ, Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ thì hoạt động số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Pháp đã được phát triển trên diện rộng nhất là vào cuối thế kỷ XX khi các phông lưu trữ có tính di sản và mang giá trị lịch sử; các phông lưu trữ quý nhưng có tình trạng vật lý kém, dễ rách, hỏng; các phông lưu trữ được khai thác, sử dụng thường xuyên được lựa chọn

để số hóa Tại Malaysia, cơ sở dữ liệu tài liệu ảnh được thực hiện trong giai đoạn 1 của Dự án chuyển đổi dữ liệu năm 2000 - 2001 Các loại ảnh được Lưu trữ Malaysia ưu tiên lựa chọn để chuyển đổi là ảnh lịch sử bao gồm các hình ảnh sự kiện lịch sử, ảnh chân dung lãnh đạo trong nước, hình ảnh phóng

sự về đời sống kinh tế - xã hội của đất nước và những hình ảnh tư liệu khác Tại Nhật Bản, cơ sở dữ liệu tài liệu lịch sử Châu Á có quy mô lớn nhất thế giới được thành lập từ năm 2001 Thành phần tài liệu tại Trung tâm lưu trữ này bao gồm tài liệu của Nhật Bản và những tài liệu về quan hệ của Nhật Bản với các nước Châu Á

Ở Việt Nam, kế thừa thành tựu nghiên cứu của các nước trên thế giới vào

xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bắt đầu từ những nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ, sau đó là số hóa

tài liệu lưu trữ, tìm hiểu nghiên cứu về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện

tử Các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử của Cục VTLT Nhà nước có liên quan đến nội dung này có thể kể đến như:

- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước trong

“Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”;

“Kỷ yếu hội nghị SARBICA về xác định giá trị và bảo quản tài liệu điện tử” năm 2004; Hội nghị Ban chấp hành SARBICA (Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế) và Hội thảo khoa học với chủ đề:

“Số hóa TLLT - Chia sẻ kinh nghiệm” do Cục VTLT Nhà nước - Bộ Nội vụ chủ trì đã diễn ra tại Hà Nội, ngày 01/10/2009

- Đề tài khoa học cấp Bộ của Cục VTLT Nhà nước: “Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản TLLT số” do ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, Giám đốc

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ, Cục VTLT Nhà nước làm Chủ nhiệm Nội dung chủ yếu của đề tài là nghiên cứu chuyên sâu về bảo quản tài liệu số ở Việt Nam qua đó, tìm hiểu sự hình thành, phát triển, đặc điểm của TLLT số, nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn bảo quản TLLT số để đề xuất một số giải pháp về bảo quản TLLT số tại Việt Nam

- Đề tài “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý TLLT điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh -

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn;

- Trần Ngọc Sơn: “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng Trung ương Đảng, thực trạng và giải pháp”, Luận văn thạc sĩ 2011, cung cấp

một số giải pháp về quản lý tài liệu trong môi trường cơ sở dữ liệu

Các đề tài, bài viết tập trung chủ yếu về nội dung nghiên cứu công tác số hóa và quản lý tài liệu điện tử Đây là một nội dung trong công tác xây dựng

pháp quản lý tài liệu điện tử - là nguồn dữ liệu tài liệu lưu trữ để đưa vào cơ

sở dữ liệu

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong những năm qua đã được nghiên cứu và tiến hành ở một số cơ quan, tổ chức nhà nước như các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục VTLT Nhà nước, các Chi cục VTLT

và nhiều các cơ quan, tổ chức như Thư viện Quốc Gia Hà Nội và Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, Viện Khoa học Xã hội Ngoài

ra còn một số cơ sở dữ liệu đang được quản lý và sử dụng thành công trong các lĩnh vực khác nhau như: gia phả, hồ sơ bệnh án, thuế, hải quan, hồ sơ tội phạm Sự thành công trong việc quản lý và sử dụng các cơ sở dữ liệu nêu trên chính là cơ sở thực tiễn cho việc nghiên cứu ứng dụng vào xây dựng cơ

sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, MB đã xây dựng và triển khai Đề án kiện toàn công tác lưu trữ 2013-2015 Kết quả đến thời điểm hiện tại của Đề án là cơ sở để tác giả tiến hành nghiên cứu xây dựng và quản

lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB và kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ được sử dụng để triển khai các giai đoạn tiếp theo của Đề án

Qua quá trình khảo sát, tác giả chưa thấy có đề tài nào nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng

Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn “Nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội” hoàn toàn không

có sự trùng lặp với bất cứ công trình nào đã có trước đó

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu

Luận văn hướng đến ba mục tiêu chính như sau:

- Làm rõ hơn những vấn đề lý luận về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Làm rõ quy trình và phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội

- Giới thiệu cấu trúc của cơ sở dữ liệu và các điều kiện, lộ trình cần có để xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu trong thời gian tới

- Tìm hiểu, nghiên cứu thực tế để đưa ra quy trình và phương pháp xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội

- Khảo sát, đánh giá tài liệu lưu trữ và các nguồn lực tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội để dự kiến cấu trúc cơ sở dữ liệu, các điều kiện cần đáp ứng

và đề xuất lộ trình thực hiện

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Hai đối tượng nghiên cứu chính của luận văn bao gồm:

- Lý thuyết về xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Khối tài liệu lưu trữ của Hội sở MB và quy trình, phương pháp xây

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Trong đề tài này tác giả đi sâu nghiên cứu tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB, những điều kiện cần thiết và quy trình xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

+ Khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng Quân đội và các nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, tài chính để có thể xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mang tính khả thi cao

+ Phương pháp so sánh: Phương pháp này được vận dụng để so sánh

công tác xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giữa các ngân hàng với nhau, đồng thời so sánh với các cơ quan, đơn vị thuộc lĩnh vực ngành nghề khác

+ Phương pháp phỏng vấn: Được tác giả sử dụng khi phỏng vấn, lấy ý kiến của lãnh đạo phòng Hành chính MB, các đồng nghiệp về quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng như tình hình lập hồ sơ điện tử khi giải quyết công việc

+ Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: sách, báo, tạp chí, tài liệu, internet….sau đó chọn lọc và phân loại những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử lý thông tin, làm nổi bật nội dung nghiên cứu

+ Phương pháp tổng hợp: Trên cơ sở xử lý thông tin thu thập được từ những nguồn khác nhau, chúng tôi tiến hành tổng hợp và hệ thống hóa để có thể đạt được mục tiêu nghiên cứu

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã thu thập, sử dụng những nguồn tư liệu, tài liệu sau:

- Các văn bản của Quốc hội, của Nhà nước, của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước về công tác lưu trữ, về xây dựng cơ sở dữ liệu nói chung

và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng

- Giáo trình, tài liệu về nghiệp vụ lưu trữ, về cơ sở dữ liệu và cấu trúc dữ liệu

- Các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành lưu trữ có nội dung liên quan đến quản lý tài liệu điện tử và công tác số hóa tài liệu lưu trữ

- Các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian, website của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có liên quan đến cơ

sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Các văn bản, tài liệu của Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội có liên quan đến nội dung của đề tài

7 Đóng góp của luận văn

- Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần đưa ra quy trình, phương pháp xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại một cơ quan cụ thể

- Đồng thời cũng có thể làm tư liệu để những người nghiên cứu về sau kế thừa và phát triển theo các hướng nghiên cứu khác nhau

8 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, nội dung đề tài gồm 3 phần chính sau:

Chương 1: Sự cần thiết của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài

liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội

Chương 2: Quy trình, phương pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu

Chương 3: Các điều kiện cần có để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài

liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội và đề xuất lộ trình thực hiện

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các lãnh đạo phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội, các bạn bè đồng nghiệp và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng Bên cạnh đó tôi cũng gặp không ít khó khăn khi thực hiện đề tài này Cơ sở

dữ liệu là lĩnh vực về công nghệ thông tin do vậy khi nghiên cứu tôi phải tìm hiểu và học tập thêm về cách thức xây dựng cơ sở dữ liệu và những khác biệt khi quản lý chúng Chính vì vậy, mặc dù đã rất cố gắng, nỗ lực để hoàn thành tốt đề tài, nhưng đề tài không tránh khỏi những hạn chế Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, bạn bè, các độc giả quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn

Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Lãnh đạo phòng Hành chính Ngân hàng TMCP Quân đội, các đồng nghiệp và bạn bè đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS TS Vũ Thị Phụng đã hướng dẫn tôi thực hiện đề tài

Hà Nôi, ngày 06 tháng 12 năm 2014

Học viên

Lại Thị Kim Thoa

“Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ họa, hình ảnh tĩnh hay hình ảnh động… được mã hóa dưới dạng các chuỗi bit và được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính” [22, tr 2]

“Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị như băng từ, đĩa từ… để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng”. [23, tr2]

Như vậy, thông qua các khái niệm, định nghĩa có thể hiểu cơ sở dữ liệu

là tập hợp của một hệ thống dữ liệu được tạo nên và cập nhật bởi phương tiện điện tử, chúng được tổ chức, sắp xếp theo những logic nhất định để phục vụ nhu cầu của nhiều người sử dụng một cách đồng thời Trong nội dung bản luận văn này, tác giả sử dụng khái niệm cơ sở dữ liệu theo cách hiểu là một hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các phương tiện điện tử và được

tổ chức quản lý, khai thác sử dụng theo nhu cầu của người dùng

1.1.1.2 Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là một tập hợp các dữ liệu tài liệu lưu trữ được liên kết với nhau theo các quy định riêng, có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau và được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng nhằm đảm bảo thông tin có tính nhất quán

và toàn vẹn dữ liệu Chức năng quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tìm kiếm và tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cũng là công cụ hỗ trợ để quản lý một cách tập trung, thống nhất khối lượng lớn tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình cung cấp thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận tiện Tuy nhiên cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có những đặc trưng riêng biệt không giống với các cơ sở dữ liệu tài liệu thông thường Có cùng mục đích là đưa thông tin đến với người sử dụng nhưng không phải tài liệu lưu trữ nào cũng được đưa vào cơ sở dữ liệu Có rất nhiều tài liệu lưu trữ cần được bảo mật, không được chuyển đổi định dạng, không được khai thác trong cơ sở dữ liệu Vì vậy việc xác định đưa vào cơ sở dữ liệu những tài liệu lưu trữ nào và phân quyền truy cập ra sao phụ thuộc theo quy định riêng của mỗi cơ quan, tổ chức

1.1.1.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Tại một cơ quan, đơn vị nếu số lượng tài liệu lưu trữ không nhiều thì việc tra cứu bằng file dữ liệu được phân loại và lưu thành các tệp trong máy tính là việc thực hiện được Nhưng để đáp ứng truy xuất, tìm kiếm thông tin trong một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ thì điều đó thực sự không khả thi Bởi lẽ dữ liệu ngày càng nhiều, yêu cầu truy vấn diễn ra liên tục với nhiều thông tin khác nhau thì phải cần đến một cơ sở dữ liệu

“Tạo lập CSDL (tài liệu lưu trữ) là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài liệu/dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và nhập các thông tin cần thiết vào CSDL theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý CSDL tài liệu lưu trữ” [1, tr 1] Theo khái niệm trên thì xây

dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm việc chuyển đổi dữ liệu, nhập dữ liệu và lựa chọn phần mềm quản lý các dữ liệu tài liệu lưu trữ này Hay nói cách khác xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chính là quá trình tạo dữ liệu

và liên kết dữ liệu theo một cấu trúc nhất định

Để xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, trước hết cần xác định các tài liệu lưu trữ đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Việc chọn lựa tất cả hồ sơ, tài liệu hay một nhóm hồ sơ, tài liệu là tùy thuộc vào tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, tần suất khai thác, sử dụng hay các tiêu chí nhất định theo đặc thù ngành nghề của mỗi cơ quan, đơn vị Thứ hai là xây dựng được cấu trúc cơ sở

dữ liệu và phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phù hợp với nhu cầu sử dụng Để có được một phần mềm phù hợp cần khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu sử dụng thực tế, các yếu tố cần quản lý, xây dựng đặc tả chi tiết, sau đó tiến hành số hóa, nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu

1.1.1.4 Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là quá trình kiểm soát cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Các cơ quan, tổ chức cần xác định được nội dung kiểm soát, mục đích kiểm soát, từ đó đưa ra cách thức kiểm soát và thẩm quyền kiểm soát

Mục đích của hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là làm cho quá trình cập nhật, khai thác và tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ được vận hành ổn định và đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Mục tiêu quản

lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ở những mức độ khác nhau có thể thay đổi tùy theo điều kiện của mỗi cơ quan, tổ chức Có những đơn vị đặt ra mục tiêu xây dựng và quản lý được toàn bộ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cũng có đơn vị chỉ xây dựng và quản lý một phần tài liệu lưu trữ đã đưa vào cơ sở dữ liệu

Các vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần quản lý bao gồm: quản lý về nghiệp vụ (cập nhật, chỉnh sửa, khai thác sử dụng, thống kê báo cáo và tiêu hủy dữ liệu) đảm bảo vận hành hiệu quả, quản lý về cơ sở hạ tầng công nghệ đảm bảo an ninh àn toàn cơ sở dữ liệu

Một số biện pháp được sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như ban hành văn bản quy định, hướng dẫn quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu; phân cấp quản lý; đặt các chốt kiểm soát và kiểm tra giám sát định kỳ hoặc đột xuất quá trình vận hành, bảo trì, sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý chung cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thông qua hệ thống quy trình, quy định và các nhân sự cấp dưới Người được giao phụ trách công nghệ và người phụ trách về nghiệp vụ thực hiện kiểm tra giám sát quá trình vận hành hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, lập các chốt kiểm soát chặt chẽ, chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về nội dung và sự an toàn của cơ sở dữ liệu Người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ và triển khai thiết kế, bảo trì, lưu trữ cơ sở dữ liệu có

trách nhiệm thực hiện đúng quy trình, quy định về quản lý và vận hành cơ sở

dữ liệu

1.1.2 Ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Tạo lập và sử dụng cơ sở dữ liệu là xu thế tất yếu trong thời đại công nghệ phát triển, khi mà quy mô về thông tin, tài liệu ngày càng nhiều, nhu cầu

với các cơ quan, tổ chức, các ngành, các lĩnh vực thể hiện ở những kết quả mà

nó mang lại Trong ngành lưu trữ, việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nếu được áp dụng hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích thiết thực Như chúng ta đã biết, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư giúp nhà nước quản lý được nhân thân, lý lịch, hộ khẩu của các công dân trong một quốc gia hoặc là trong ngành ngân hàng, cơ sở dữ liệu trung tâm thông tin tín dụng quốc gia (CIC) là cơ sở dữ liệu chung giữa các ngân hàng giúp cán bộ tín dụng có thể tra cứu khoản vay của khách hàng ở các tổ chức tín dụng khác một cách chính xác, nhanh chóng để thẩm định, giảm thiểu rủi ro thì cơ sở dữ

liệu tài liệu lưu trữ sẽ giúp cơ quan, tổ chức quản lý được tài liệu lưu trữ của mình một cách đầy đủ và chính xác, giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp Mặt khác, việc xuất hiện thêm một loại hình tài liệu lưu trữ là tài liệu

điện tử, đặc biệt là các tài liệu có sử dụng chữ ký số và tài liệu được số hóa thì xây dựng được cơ sở dữ liệu chung thống nhất để quản lý được các loại hình tài liệu khác nhau là việc làm rất cần thiết Ngoài việc quản lý được các nhóm văn bản được số hóa, cơ quan, tổ chức còn quản lý cả những tài liệu lưu trữ điện tử - một loại hình tài liệu sẽ được sử dụng chủ yếu trong tương lai.Việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ ngay từ bây giờ là bước chuẩn bị kịp thời để có thể quản lý được khối lượng lớn tài liệu này

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giúp tiết kiệm được thời gian làm việc của

biệt là đối với các cơ quan, tổ chức nhân sự về lưu trữ còn hạn chế Sở dĩ như vậy là vì cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có thể truy xuất theo nhiều cách khác nhau Tính năng nổi trội này chính là một trong những ưu thế mà cơ sở dữ liệu mang lại cho người dùng Theo thống kê thì có đến 80% các giao dịch trên cơ sở dữ liệu là tìm kiếm thông tin Từ các thông số, trường thông tin, file

dữ liệu đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chúng ta có được nhiều thông tin, báo cáo, thống kê theo những tiêu chí khác nhau nhờ vào phần mềm chuyên dụng, hỗ trợ đắc lực trong việc tra cứu tài liệu lưu trữ Thay vì mất ít nhất khoảng ½ ngày làm việc hoặc nhiều hơn nếu kho lưu trữ không đặt tại trụ sở

cơ quan để khai thác được tài liệu thì chỉ cần một vài nhấp chuột là có thể tìm được tài liệu mình cần

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ giúp chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng Nói như vậy là vì cơ sở dữ liệu không bị giới hạn bởi thời gian và

không gian, tùy theo phân quyền truy cập và đối tượng sử dụng người dùng ở bất kỳ quốc gia, lãnh thổ hay độ tuổi nào cũng đều có thể tiếp cận cùng một thông tin có ở một cơ sở dữ liệu Có thể lấy ví dụ như ở website của chính phủ, mọi công dân trong cả nước đều có thể truy cập để đọc các văn bản pháp luật, hay ở các trung tâm lưu trữ quốc gia phục vụ khai thác một dữ liệu cho nhiều đối tượng độc giả khác nhau ở cùng một thời điểm Lưu trữ các nước phát triển đã và đang rất thành công trong việc quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia Đồng thời, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được xây dựng cũng là điều kiện để tích hợp hoặc liên kết với các hệ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ khác khi có nhu cầu

Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ còn giúp tài liệu lưu trữ được bảo

vệ tốt hơn do hạn chế được việc đưa tài liệu gốc ra khai thác sử dụng trực tiếp

Mặt khác, nguồn cơ sở dữ liệu này cũng là bản sao bảo hiểm phòng các trường hợp rủi ro có thể xảy ra đối với tài liệu lưu trữ

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đã được đề cập đến và quy định trong các văn bản pháp luật dưới một số hình thức khác nhau có liên quan như: quy định bảo hiểm tài liệu lưu trữ, quy định về ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa công tác lưu trữ, quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Những quy định này đã trực tiếp hoặc gián tiếp chỉ ra sự cần thiết phải tiến tới xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Ngày 21 tháng 12 năm 2012, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

đã ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN và đến ngày 23 tháng 6 năm 2014 Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 04/2014/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Hai văn bản này đã cụ thể hóa chủ trương

và hướng dẫn cụ thể cách tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Từ cơ sở pháp lý và những ý nghĩa của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có thể khẳng định rằng việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức là một việc làm cần thiết

Mặc dù xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mang lại rất nhiều ý nghĩa thiết thực như vậy nhưng bên cạnh đó nó cũng có thể xảy ra những rủi ro nghiêm trọng Tài liệu lưu trữ trong cơ sở dữ liệu được thể hiện dưới dạng điện tử nên chúng ta phải đối diện với thách thức rằng chúng có khả năng bị sao chép, đánh cắp, lan truyền rất nhanh Những thiệt hại lớn có thể xảy ra nếu thông tin trong tài liệu lưu trữ lộ ra ngoài, bị phát tán, sửa đổi ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức Do vậy khi lựa chọn xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan tổ chức cần có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý rủi ro đồng thời đưa ra mức độ rủi ro có thể chấp nhận được

1.1.3 Yêu cầu của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1.1.3.1 Yêu cầu của việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần đảm bảo thỏa mãn được các yêu cầu sau:

Đảm bảo tính bảo mật, do có nhiều người được phép khai thác dữ liệu

một cách đồng thời nên cần thiết phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Có thể quy định đối tượng khai thác, hình thức khai thác tương ứng với các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cấp thẩm quyền phê duyệt khai thác, kiểm soát chặt chẽ các cá nhân vào/ra cơ sở dữ liệu

Đảm bảo không xảy ra tranh chấp dữ liệu, nhiều người được phép truy

nhập cùng một lúc vào tài nguyên dữ liệu của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ với những mục đích khác nhau, do đó cần phải có một cơ chế ưu tiên khi truy nhập dữ liệu Các biện pháp thường được sử dụng như: Cấp quyền ưu tiên cho từng người sử dụng; Đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước

Đảm bảo an toàn khi có sự cố Việc quản lý dữ liệu tập trung có thể làm

tăng khả năng mất mát hoặc sai lệch thông tin khi có sự cố mất điện đột xuất hay một phần đĩa lưu trữ cơ sở dữ liệu bị hỏng… Một số hệ điều hành mạng

có cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng, tự động kiểm tra và khắc phục lỗi khi có sự cố Tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ của hệ điều hành, để đảm bảo cơ sở

dữ liệu luôn ổn định, một cơ sở dữ liệu nhất thiết phải có một cơ chế sao lưu, khôi phục dữ liệu tránh tổn thất khi các sự cố bất ngờ xẩy ra Việc sao lưu dữ liệu được thực hiện hàng tuần/tháng/hàng năm… tùy thuộc vào quy định của mỗi cơ quan, tổ chức

Bảo đảm tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình: khi có sự thay đổi dữ

liệu (như sửa đổi cấu trúc lưu trữ các bảng dữ liệu, thêm các chỉ mục,…) thì

các chương trình ứng dụng đang chạy trên cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ vẫn không cần phải viết lại hay cũng không ảnh hưởng đến người sử dụng khác

1.1.3.2 Yêu cầu của việc quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Để quản lý được cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, cơ quan, tổ chức cần thực hiện tốt các biện pháp bảo đảm an toàn hệ thống hạ tầng kỹ thuật thông tin, hệ thống phần mềm quản trị Cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cần có sự kiểm soát việc truy cập vượt quá mức cho phép của ứng dụng hoặc người dùng vào cơ sở dữ liệu, theo dõi hoạt động của người sử dụng

Đưa ra các biện pháp đảm bảo dữ liệu được cập nhật vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ kịp thời, liên tục và chính xác Quản lý quá trình khai thác cơ sở

dữ liệu tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng đối tượng, đúng thẩm quyền, an toàn bảo mật

Quy định rõ trách nhiệm tới từng đối tượng tham gia vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ để nâng cao ý thức trách nhiệm của người quản trị cơ sở dữ liệu cũng như người sử dụng cơ sở dữ liệu

1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Quân đội

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Ngân hàng TMCP Quân đội (MB) được thành lập ngày 14/9/1994 theo Giấy phép Hoạt động số 0054/NH-GP do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Nam cấp

Ngân hàng TMCP Quân đội là doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ liên quan đến hoạt động tài chính theo quy định của pháp luật, phục vụ các doanh nghiệp quân đội và các thành phần kinh tế khác vì mục tiêu lợi nhuận, góp phần thực hiện các mục tiêu kinh tế

Nhà nước Chức năng hành chính quân sự của MB trực thuộc Bộ Quốc phòng

và Đảng Bộ Ngân hàng trực thuộc Quân Ủy Trung ương

Tổ chức và hoạt động của ngân hàng được thực hiện theo Điều lệ Ngân hàng TMCP Quân đội và các quy định của pháp luật có liên quan Điều lệ gồm 10 chương, 99 điều do Đại hội đồng cổ đông MB quy định thông qua tại cuộc họp Đại hội cổ đông bất thường tổ chức ngày 05/11/2009

MB được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần, vốn, điều lệ của MB

do các cổ đông đóng góp MB có chỉ dẫn riêng và thống kê riêng mở tại Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng trong nước và nước ngoài theo quy định của Ngân hàng Nhà nước

Hệ thống MB gồm: các đơn vị thuộc hệ thống mạng lưới: Chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp, hiện diện thương mại và Hội sở chính, Sở giao dịch, công ty con phù hợp quy định của pháp luật

Trải qua quá trình hoạt động gần 20 năm, MB đã nỗ lực phát triển và gặt hái được nhiều thành công lớn Từ một ngân hàng được thành lập với mục đích ban đầu là hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp quân đội, MB đã trở thành 1 trong 5 ngân hàng cổ phần lớn nhất Việt Nam hiện nay, không những về vốn điều lệ, tổng tài sản, các chỉ tiêu huy động vốn, tổng dư nợ, lợi nhuận… mà cả

về vị thế, thương hiệu trong nước và quốc tế Vị thế của MB được khẳng định qua sự đồng hành, phát triển gắn bó với khách hàng cùng với nhiều phần thưởng cao quý do Nhà nước, Chính phủ, Bộ Quốc phòng, Ngân hàng nhà nước cùng các tổ chức trong và ngoài nước trao tặng như Huân chương Lao động; Bằng khen và cờ thi đua của Chính phủ, Ngân hàng nhà nước và UBND các Thành phố; Bằng khen của Bộ Quốc phòng; Thương hiệu nổi tiếng ASEAN; danh hiệu “Ngân hàng nội địa tốt nhất Việt Nam” do Tạp chí

ASIA Money bình chọn; 2 lần nằm trong tốp 50 doanh nghiệp niêm yết tốt nhất Việt Nam do Forbes Việt Nam và Tạp chí Nhịp cầu đầu tư bình chọn…

MB đang triển khai mạnh mẽ chiến lược phát triển giai đoạn 2011 –

2015 với 22 sáng kiến chiến lược trọng tâm, trong đó năm 2013 chính là năm bản lề có ý nghĩa quan trọng trong việc thực thi đồng bộ các giải pháp chiến lược vào mọi hoạt động kinh doanh của ngân hàng, tạo nền tảng vững chắc cho MB phát triển

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ

Ngân hàng Quân đội chịu sự quản lý về nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Theo Quyết định số 194/QĐ-NH5 ngày 14/9/1994 của Thống đốc Ngân hàng về việc cấp giấy phép hoạt động cho Ngân hàng TMCP Quân đội, MB được phép thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như sau:

- Huy động vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của mọi tổ chức thuộc các thành phần kinh tế và dân cư dưới hình thức tiền gửi có kỳ hạn, không kỳ hạn bằng đồng Việt Nam

- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển của các tổ chức trong nước

- Vay vốn của Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng khác

- Cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn đối với các tổ chức và cá nhân tùy theo tính chất và khả năng nguồn vốn

- Chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và giấy tờ có giá

- Hùn vốn, liên doanh và mua cổ phần theo pháp luật hiện hành

- Làm dịch vụ thanh toán giữa các khách hàng

- Thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc và thanh toán quốc tế, huy động các loại vốn từ nước ngoài và các dịch vụ ngân hàng khác trong quan hệ với nước ngoài khi được Ngân hàng Nhà nước cho phép

1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, MB có 1 Hội sở chính, 67 chi nhánh trong đó có 65 chi nhánh

ở Việt Nam, 02 chi nhánh nước ngoài và 05 công ty liên kết Theo Điều lệ Ngân hàng TMCP Quân đội, cơ cấu tổ chức quản lý của MB bao gồm:

1 Đại hội đồng Cổ đông

2 Hội đồng quản trị

3 Thường trực Hội đồng Quản trị

4 Ban Kiểm soát

5 Tổng giám đốc

Trong Điều lệ Ngân hàng TMCP Quân đội đã quy định rất rõ nhiệm vụ, quyền hạn cũng như nghĩa vụ của các thành viên Các cơ quan quản lý & điều hành MB: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của MB Hội đồng quản trị là cơ quan thường trực của Đại hội đồng cổ đông, chịu trách nhiệm quản trị Ngân hàng giữa 2 kỳ đại hội Ban kiểm soát là cơ quan đại diện cổ đông, có trách nhiệm kiểm tra hoạt động tài chính và các hoạt động khác của MB Thường trực HĐQT, các Ủy ban HĐQT do HĐQT cử ra, có trách nhiệm giải quyết công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của MB thuộc quyền hạn của HĐQT giữa 2 kỳ họp Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, có trách nhiệm điều hành hoạt động MB phù hợp với quy định của pháp luật và điều lệ Ngân hàng TMCP Quân đội Giúp việc cho Tổng giám đốc có các phó Tổng giám đốc, Giám đốc tài chính, kế toán trưởng, các phòng ban chức năng tại Hội sở chính Đại diện theo pháp luật của MB là Chủ tịch HĐQT

Đóng vai trò là cơ quan quản lý hệ thống, Hội sở MB có 19 khối/phòng/ban với hơn 1000 cán bộ nhân viên Với chức năng quản lý trục dọc theo từng nghiệp vụ, Hội sở MB đã có những cơ chế, chính sách và

phương thức quản lý tích cực để vận hành hệ thống của mình Cũng xuất phát

từ nhiệm vụ đó, song song với việc thực thi công việc hàng ngày, các phòng/ban tại Hội sở phải đưa ra những sáng kiến, quy trình, quy định để tối

ưu hóa hoạt động, tăng năng suất lao động đồng thời nghiên cứu phương thức quản lý hiệu quả, thống nhất

1.3 Tầm quan trọng của việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội

1.3.1 Yêu cầu nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB

Lưu trữ là một công tác không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan tổ chức nào Tuy nhiên, tùy thuộc vào điều kiện thực tế cũng như sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác này, mà ở mỗi cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp lại có sự quan tâm, đầu tư, thực hiện khác nhau Công tác lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội ngoài những thành tựu đạt được thì còn một số tồn tại cơ bản

Tại Hội sở MB không có bộ phận làm công tác lưu trữ riêng mà chỉ có

02 nhân sự thực hiện công tác lưu trữ Với số lượng tài liệu cũng như nhu cầu khai thác sử dụng ngày càng gia tăng thì lực lượng nhân sự như trên không thể đáp ứng được yêu cầu công việc Mặt khác, các kho lưu trữ nằm phân tán

ở những vị trí khác nhau cũng dẫn đến tình trạng cán bộ nhân viên muốn khai thác phải chờ nhân viên lưu trữ sắp xếp, bố trí lịch để ra kho Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ giải quyết được bài toán nhân sự hạn chế này Nói như vậy là

vì, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được phân quyền cập nhật, khai thác đến từng cán bộ nhân viên, hình thức tra cứu trực tuyến này giúp nhân viên lưu trữ không bị quá tải về thời gian và số lượng yêu cầu khai thác

Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của MB được quy định rất chi tiết và cụ thể trong Quy trình Lưu trữ được ban hành kèm theo quyết định 2949/QĐ-HS ngày 23/4/2012 Tuy nhiên tình trạng các đơn vị còn giao nộp không đúng thời hạn, giao nộp không đầy đủ, các bìa hồ sơ khi giao nộp không ghi đủ các yếu tố thông tin là phổ biến Việc này khiến cho quá trình

liệu cũng là một công tác quan trọng và cần được thực hiện nghiêm túc ngay

từ khâu thu thập, bổ sung hồ sơ để nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ tránh lãng phí diện tích cũng như các trang thiết bị bảo quản Mặc dù đã có những hướng dẫn, quy định cụ thể nhưng tình trạng nộp hồ sơ không đúng thời gian quy định hoặc ý thức chấp hành của cán bộ nhân viên chưa tốt mà vô hình chung công tác xác định giá trị tài liệu tại MB chưa được thực hiện một cách đồng bộ Với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thì hệ thống nhắc việc tự động qua email được cài đặt trong quá trình sử dụng giúp nhân viên lưu trữ lọc được các đơn vị chưa giao nộp và kiểm tra nhanh chất lượng hồ sơ nộp lưu Cấu trúc cơ sở dữ liệu được thiết kế chặt chẽ, logic giúp cho dữ liệu tài liệu lưu trữ không bị trùng lặp, các trường tin bắt buộc giúp cho thông tin trong hồ sơ cũng như thông tin về văn bản, tài liệu trong hồ sơ cập nhật đầy đủ, khắc phục tình trạng yếu kém trong công tác thu thập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu lưu trữ hiện nay

Hiện tại Hội sở MB đang sử dụng công cụ quản lý và tra cứu tài liệu lưu trữ bằng danh mục hồ sơ trên file excel, kết quả tra cứu dừng lại ở thông tin

về hồ sơ lưu trữ Tuy nhiên tại MB công tác báo cáo ở các nghiệp vụ khác hầu hết đều sử dụng sự hỗ trợ của các cơ sở dữ liệu Vậy nhưng hiện nay các báo cáo lưu trữ vẫn được thực hiện thủ công bằng cách thống kê trên các file excel vừa mất thời gian, vừa không đảm bảo sự chính xác về số liệu báo cáo Ứng dụng từ cơ sở dữ liệu nói chung và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng sẽ

giúp Hội sở MB truy xuất, thống kê, báo cáo một cách nhanh chóng Đồng thời đây cũng là cơ sở thông tin phục vụ cho quá trình quản lý công tác lưu trữ

Một trong những thước đo để đánh giá hiệu quả, chất lượng của công tác lưu trữ đó là khả năng đáp ứng các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đơn vị Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng và

là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Tổ chức tốt công tác này sẽ trực tiếp góp phần khẳng định vị trí, vai trò và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Tuy nhiên tại Hội sở MB, với những yêu cầu tra cứu thông tin như hiện nay thì nhân viên lưu trữ đều phải di chuyển ra kho để tra tìm tài liệu Việc tìm kiếm, phô tô, scan hoàn tất để gửi cho đơn vị khai thác cũng tốn ít nhất ½ ngày làm việc Điều đó không chỉ gây lãng phí thời gian, công sức mà còn không đáp ứng được yêu cầu đáp ứng nhanh về mặt thông tin

Trong năm 2013 tại Hội sở MB ghi nhận có 215 lượt cá nhân, đơn vị khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó có 825 hồ sơ được đưa ra phục vụ

Có tổng số 1.188 trang tài liệu được sao chụp Tài liệu được khai thác sử dụng nhiều tập trung vào một số nghiệp vụ như kế toán, thẩm định, kế hoạch, nhân

sự Việc tài liệu được tập trung khai thác sử dụng vào một số nhóm như trên dẫn đến tình trạng tài liệu bản giấy được đưa ra khai thác nhiều lần bị bẩn hoặc bị rách làm cho tuổi thọ của tài liệu giảm xuống đáng kể Việc xây dựng

cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho khối tài liệu quan trọng, thường xuyên được tra cứu như trên sẽ đáp ứng được nhu cầu dùng tin của người sử dụng và thời gian làm việc của nhân viên lưu trữ

Trong giai đoạn hiện tại, Hội sở MB bắt đầu triển khai thực hiện sử dụng chữ ký số để phê duyệt văn bản, hồ sơ điện tử sẽ được hình thành ngày

và phòng ngừa rủi ro cao cán bộ nhân viên MB đã không được sử dụng USB hoặc các thiết bị lưu trữ khác trừ trường hợp đặc biệt được lãnh đạo phê duyệt Toàn bộ các file văn bản trên phần mềm sẽ không được tải về máy riêng, không được in, mỗi cán bộ nhân viên có một user riêng để truy cập, đọc

và tra cứu thông tin từ máy tính của cơ quan Điều đó đặt ra một bài toán cho công tác lưu trữ là cần phải có một cơ chế quản lý đối với loại hình tài liệu này trước hết để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, sau là để tạo lập cơ

sở dữ liệu văn bản điện tử

Nói tóm lại, giải pháp xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

sẽ khắc phục được những tồn tại cơ bản trong công tác lưu trữ tại Hội sở MB Giải pháp này tuy tốn thời gian và công sức khi triển khai nhưng nếu thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực

1.3.2 Chủ trương của Ban Lãnh đạo Ngân hàng

Nghiên cứu, đổi mới phát triển, thúc đẩy nhanh các giải pháp công nghệ,

tự động hóa các quy trình, tăng cường năng lực vận hành là một trong những chiến lược trọng tâm đã được Ban Lãnh đạo thông qua trong giai đoạn 2011-

2015 65% tỷ trọng kế hoạch/ năm của Khối CNTT là mục tiêu: đảm bảo hệ thống CNTT hoạt động ổn định, tin học hóa các quy trình vận hành, tích cực triển khai chương trình hỗ trợ các đơn vị trên toàn hệ thống liên quan đến CNTT, đáp ứng yêu cầu phát triển sản phẩm CNTT trong ngân hàng

Đồng thời, Tổng Giám đốc giao khối Vận hành nghiên cứu tổ chức và rà soát lại hoạt động theo hướng tối ưu hóa, xây dựng hoàn thiện quy trình, thủ tục hành chính, tạo chốt kiểm soát hợp lý gắn với cá nhân chịu trách nhiệm, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động hành chính Tổng Giám đốc cũng phê duyệt Đề án kiện toàn công tác lưu trữ giai đoạn 2013 –

2015 do phòng Hành chính – Khối Vận hành soạn thảo Đề án được thực hiện

nhằm hướng tới các mục tiêu cụ thể:

- Phục vụ hiệu quả các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý, kinh doanh của cơ quan;

- Bảo quản an toàn, đúng, đủ cả vật chất và thông tin trong tài liệu;

- Chuẩn hóa công tác lưu trữ trong toàn bộ hệ thống của MB, đánh giá được kết quả thực hiện, trách nhiệm và trình độ chuyên môn của cán bộ;

- Tiết kiệm chi phí về kho và trang thiết bị bảo quản

Đề án được phê duyệt tạo nên một bước phát triển sâu rộng cho công tác lưu trữ tại MB Đây cũng là lần đầu tiên ý tưởng xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại MB được đưa vào văn bản và trở thành mục tiêu quan trọng của Đề

án

Cùng với chủ trương quyết liệt của Ban Lãnh đạo ngân hàng và lợi thế

về công nghệ thông tin, để khắc phục những tồn tại trong công tác lưu trữ nêu trên thì giải pháp xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở và phát triển cho toàn hệ thống cần được lựa chọn là một trong những nội dung trọng điểm của công tác lưu trữ

Tiểu kết

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ

trữ đến với người dùng một cách nhanh nhất và quản lý vận hành được hệ thống thông tin này an toàn, hiệu quả là yêu cầu đặt ra với những người làm lưu trữ

Trong nhiều năm gần đây, thuật ngữ cơ sở dữ liệu đã trở nên quen thuộc trong nhiều lĩnh vực Chính vì lẽ đó mà ngày càng nhiều người quan tâm đến thiết kế, xây dựng và ứng dụng cơ sở dữ liệu Giải pháp xây dựng và quản lý

cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ giúp các cơ quan, tổ chức quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn Với những ưu điểm

về giảm tải trùng lặp, có khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người ở những không gian và thời gian khác nhau thì cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trong thời gian tới sẽ được cơ quan, tổ chức lựa chọn để phục vụ hoạt động của mình Tuy nhiên khi áp dụng vào thực tế tại mỗi cơ quan lại không giống nhau

Sở dĩ nói như vậy là vì tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi tổ chức chúng

ta lại có những nghiên cứu và vận dụng khác nhau, từ đó đưa ra những quy trình, phương pháp thực hiện cho phù hợp Tìm hiều nghiên cứu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở Ngân hàng TMCP Quân đội là nội dung chính của Chương 2 tiếp theo đây

Chương 2 QUY TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ CỞ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỘI SỞ NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI

Đối với cùng một nội dung công việc, mỗi cơ quan tổ chức có thể đưa ra những cách thức thực hiện khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo đạt được yêu cầu, kết quả chung Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước

và tình hình thực tế tại Hội sở MB, tác giả đưa ra quy trình tổng thể xây dựng

và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thiết kế thành ba bước thực hiện bao gồm:

- Quy trình xây dựng dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Quy trình quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

- Xây dựng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Quy trình được nghiên cứu xây dựng với mục đích trước tiên là để triển khai việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB trong thời gian tới một cách khoa học và hiệu quả, sau đó có thể nhân rộng triển khai cho toàn hệ thống MB

Tiến trình được thể hiện như sau:

2.1.1 Chuẩn bị tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ sở dữ liệu

Theo Luật Lưu trữ “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.” Như vậy cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bao gồm tài liệu

lưu trữ ở cả hai dạng: tài liệu được số hóa và tài liệu ngay từ khi hình thành đã

Chuẩn bị tài liệu lưu trữ

Xây dựng cấu trúc CSDL, Dữ liệu đặc tả

được thể hiện dưới dạng dữ liệu Tại Hội sở MB, tài liệu lưu trữ để tạo lập cơ

sở dữ liệu cũng hình thành ở hai dạng: tài liệu lưu trữ trên nền giấy được số hóa và tài liệu ngay từ khi hình thành đã là tài liệu điện tử

Đối với các tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong các kho lưu trữ dưới dạng giấy từ 1994 đến 2012 sẽ được lựa chọn để số hóa đưa vào cơ sở

dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhất định Từ năm 2013 trở đi, các tài liệu lưu trữ điện tử là các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị có sử dụng chữ ký số hoặc số hóa thuộc danh mục đưa vào xây dựng

cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sẽ được thu thập đầy đủ cùng với các tài liệu được số hóa từ tài liệu trên nền giấy

Tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ để xây dựng cơ sở dữ liệu là mức độ quan trọng của tài liệu, tần suất sử dụng, tài liệu đã được lập hồ sơ điện tử từ giai đoạn văn thư Tại Hội sở MB, khối lượng tài liệu lưu trữ hình thành hàng năm là rất lớn do vậy không thể xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cho toàn bộ khối tài liệu này Việc đề xuất lựa chọn tài liệu lưu trữ tại MB căn cứ trên các tiêu chí chính như sau:

Theo tiêu chí tầm quan trọng của tài liệu, lựa chọn các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Căn cứ theo thời hạn bảo quản hồ sơ tại Hội sở thì

khối tài liệu này bao gồm:

- Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Hội đồng quản trị:

+ Văn bản đi của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát

+ Hồ sơ phê duyệt của Thường trực HĐQT

+ Hồ sơ họp của HĐQT, Thường trực HĐQT

+ Hồ sơ làm việc với các cơ quan nhà nước

+ Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Ban lãnh đạo Ngân hàng tại các hội nghị tổng kết

+ Báo cáo tổng kết hàng năm/nhiều năm của các đơn vị

+ Báo cáo tổng kết công tác thi đua khen thưởng của MB với các cơ quan quản lý

+ Báo cáo năm về hoạt động kinh doanh trái phiếu gửi Sở GDCKHN

+ Văn bản, tài liệu về Chiến lược

+ Hồ sơ về phân tích Các ngành

- Tài liệu lưu trữ của Khối Quản trị rủi ro:

Hồ sơ về chính sách tín dụng

- Tài liệu lưu trữ của Khối Đầu tư:

Hồ sơ chính sách về các công ty con

- Tài liệu lưu trữ của Trung tâm thẻ:

Hồ sơ phát triển, theo dõi sửa chữa ATM (Automated teller machine)

- Tài liệu lưu trữ của Khối Tài chính kế toán:

Báo cáo tài chính năm

- Tài liệu lưu trữ của phòng Hành chính Hội sở:

+ Hồ sơ pháp lý về Ngân hàng (Quyết định thành lập, giấy phép hoạt động đối với MB, các Chi nhánh/Phòng giao dịch/Điểm giao dịch, )

+ Văn bản về thành lập, quy định mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các đơn vị tại Hội sở

+ Văn bản về thành lập, quy định mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ quy định mô hình tổ chức của chi nhánh tại miền Bắc/ Trung/Nam

+ Mẫu con dấu và chữ ký trong hệ thống

+ Văn bản đi, đến của Hội sở

- Tài liệu lưu trữ của Khối Tổ chức nhân sự:

Hồ sơ quản lý nhân sự tại Hội sở/Chi nhánh

- Tài liệu lưu trữ của phòng Chính trị:

+ Hồ sơ Đại hội Đảng các nhiệm kỳ

+ Văn bản, tài liệu liên quan đến tổ chức và nhân sự Đảng

+ Danh sách đảng viên, hồ sơ đảng viên

Các hồ sơ, tài liệu này đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của Hội sở và là lựa chọn ưu tiên cho việc đưa vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Các tài liệu thường xuyên tra cứu Qua khảo sát tình hình tra cứu tại

Hội sở trong năm năm từ 2009 đến 2013 thì các tài liệu lưu trữ tra cứu được phân bố như sau:

Bảng 2.1: Thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Hội sở MB theo loại hình tài liệu từ năm 2009 đến năm 2013

STT Tài liệu

tra cứu

Mục đích tra cứu

Số lượt tra cứu Tỷ lệ

toán

Phục vụ kiểm toán, thanh tra kiểm tra;

minh chứng để giải quyết vụ việc phát sinh

Số liệu thống kê cho thấy tài liệu được thường xuyên tra cứu tập trung ở khối tài liệu kế toán, thẩm định và nhân sự chiếm 84,1% tổng số lượt tra cứu