Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Để có cơ sở minh họa cho các vấn đề đặt ra, chúng tôi tiến hành khảo sát cụ thể việc thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng tại Trung tâm khoa học Hành chính và Văn thư - L

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐOÀN NGỌC PHÁN

QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP,

TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬNVĂN PHÒNG

Ở CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP

Người hướng dẫn khoa học

PGS TS Vũ Thị Phụng

HÀ NỘI, NĂM 2019

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đến các thầy, cô giáo của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nhất là các thầy cô trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã quan tâm, tạo mọi điều kiện cho tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn

Đặc biệt tôi xin gửi đến PGS.TS Vũ Thị Phụng lòng biết ơn sâu sắc về sự hướng dẫn tận tình, chu đáo để tôi hoàn thành luận văn này

Do còn hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên luận văn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của quý thầy, cô cùng toàn thể các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn, cũng như có thể rút kinh nghiệm cho những nghiên cứu tiếp theo

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Đoàn Ngọc Phán

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN CỦA VIỆC THIẾT LẬP, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 11

1.1 Định nghĩa văn phòng 11 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức 13 1.3 Vai trò, vị trí và mối quan hệ công tác của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức 16

1.3.1 Vai trò, vị trí của văn phòng 16

1.3.2 Mối quan hệ công tác của văn phòng 18

1.4 Tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng 19

1.4.1 Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ mới thành lập 19

1.4.2 Sự cần thiết của việc thành lập văn phòng tại các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập 24

1.5 Một số quy định pháp lý về tổ chức và hoạt động bộ phận văn phòng 28 1.6 Yêu cầu và một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thành lập và

tổ chức hoạt động của văn phòng 30

1.6.1 Cơ sở thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng 30

1.6.2 Yêu cầu về thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng 32

1.6.3 Một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng 33

Tiểu kết Chương 1 35

CHƯƠNG 2 NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP BỘ PHẬN VĂN PHÒNG Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP 377

2.1 Phương pháp xây dựng quy trình và thiết lập bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập 37

2.1.1 Phương pháp tương tự 37

2.1.2 Phương pháp phân tích 37

2.1.3 Phương pháp chuyêngia 38

2.2 Xác định căn cứ, cơ sở để thiết lập bộ phận văn phòng 38

2.2.1 Căn cứ pháp lý 38

2.2.2 Cơ sở thực tiễn 39

2.3 Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng 40

2.3.1 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng 40

2.3.2 Mô hình cơ cấu tổ chức văn phòng 40

2.3.3 Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng 43

2.4 Xác định chức năng, nhiệm vụ cho văn phòng 44

2.5 Đặt tên cho bộ phận văn phòng 44

2.6 Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ và quy định chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong văn phòng 45

2.7 Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc cho các vị trí lao động trong văn phòng 46

2.7.1 Xây dựng bản mô tả công việc 46

2.7.2 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc 48

2.8 Ra quyết định thành lập bộ phận văn phòng 49

Tiểu kết Chương 2 50

CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP 51

3.1 Phương pháp xây dựng 51

3.2 Nguyên tắc tổ chức hoạt độngvăn phòng 51

3.2.1 Nguyên tắc tập trung dân chủ 51

3.2.2 Nguyên tắc công khai - minh bạch – thông suốt 52

3.2.3 Nguyên tắc hợp tác 54

3.3 Tổ chức một số hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn

3.3.2 Tổ chức công tác thông tin 59

3.3.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc 61

3.3.4 Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp 67

3.3.5 Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự 74

3.4 Phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định 79

3.4.1 Mục tiêu phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định 79

3.4.2 Nguyên tắc phổ biến, hướng dẫn 79

3.4.3 Nội dung phổ biến, hướng dẫn 79

3.4.4 Hình thức phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định 80

3.4.5 Quy trình phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định 80

3.5 Kiểm tra, đánh giá hoạt động của văn phòng 81

3.5.1 Mục đích kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng 82

3.5.2 Phân loại kiểmtra, đánh giá 82

3.5.3 Quy trình kiểm tra, đánh giá 83

3.5.4 Nguyên tắc tổ chức kiểm tra, đánh giá 84

3.6 Cải tiến hoạt động văn phòng doanh nghiệp theo hướng hiện đại hóa 84

3.6.1 Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức năng, từng bước tin học hóa công tác văn phòng 85

3.6.2 Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp 86

3.6.3 Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính 86

Tiểu kết chương 3 87

KẾT LUẬN 89

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Trong xu hướng khởi nghiệp hiện nay,sau khi Luật Doanh nghiệp năm

2014 và Luật Đầu tư năm 2014 chính thức có hiệu lực (tháng 7/2015),số lượng doanh nghiệp mới thành lập ngày một gia tăng Theo số liệu thống kê củaCục Đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư,riêng trong năm 2015 đã có 94,7 nghìn doanh nghiệp được thành lập Đến năm 2017,cả nước có 126,859 doanh nghiệp thành lập mới, với tổng số vốn đăng ký 1.295,9 nghìn tỷ đồng (tăng 32,159 về số doanh nghiệp và 694,38 nghìn tỷ đồng vốn đăng ký) Tính đến hết 31/12/2017, trên phạm vi cả nước ước tính là 561.064 doanh nghiệp tăng 11,1%

so với năm 2016

Để quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, hệ thống văn bản pháp lý về việc thành lập doanh nghiệp đã được Nhà nước ban hành và ngày càng hoàn thiện Trong đó, có thể kể đến như Luật doanh nghiệp năm 2014, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh

nghiệp, Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày19/10/2015 của Chính phủ Quy định

chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp, Thông tư số BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;Luật Đầu tư năm 2014, Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư…Đây là điều kiện rất thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức có ý định thành lập doanh nghiệp

20/2015/TT-Tuy nhiên, một trong những khó khăn, thách thức trong giai đoạn đầu thành lập của các doanh nghiệp là tổ chức bộ máy giúp việc, trong đó quan trọng nhất là

bộ phận đảm nhận chức năng hành chính, văn phòng cho doanh nghiệp Đây là bộ phận thực hiện việc tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt động của doanh nghiệp, là cánh tay đắc lực giúplãnh đạo doanh nghiệp vàđội ngũ cán bộ quản lý, kiểm soát các hoạt động thường nhật trong doanh nghiệp

một doanh nghiệp nhỏ), sau khi cơ quan được thành lập, tôi được giao nhiệm vụ thiết lập bộ phận văn phòng để triển khai các hoạt động hành chính Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ trên, tôi đã gặp không ít khó khăn, vướng mắc, do chưa có kinh nghiệm và không có những hướng dẫn chi tiết.Đây cũng là tình trạng chung của nhiều doanh nghiệp Một số doanh nghiê ̣p tuy ý thức được tầm quan tro ̣ng của bô ̣ phâ ̣n văn phòng nhưng do ho ̣ không nắm được các quy trình và phương pháp thiết

lâ ̣p nên cũng ảnh hưởng đến hoa ̣t đô ̣ng chung của toàn doanh nghiê ̣p

Với mong muốn giảm bớt một phần nào khó khăn trên cho các doanh nghiệp nhỏ, sau khi tham dự khóa đào tạo ngành quản trị văn phòng tôi lựa cho ̣n

đề tài“Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn

phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” làm luận văn tốt nghiệp

2 Mục tiêu của đề tài:

Đề tài của tôi đặt ra và hướng tới đạt một số mục tiêu cơ bản sau:

- Phân tích vai trò và sự cần thiết của việc thiết lậpbộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

- Xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

- Xây dựng quy trình, phương pháp tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

3 Nhiệm vụ của đề tài:

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa các vấn đề về lý luận và hệ thống quy phạm pháp luật về văn phòng và thành lập văn phòng doanh nghiệp

- Xây dựng quy trình thành lập văn phòng mới của một cơ quan, tổ chức trên cơ sở tham khảo từ các quy định hiện hành và kinh nghiệm thực tế thành lập văn phòng của Trung tâm khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ (trực thuộc Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam)

- Xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

- Nêu ra những khó khăn, vướng mắc khi xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập từ đó đưa ra giải pháp khắc phục những khó khăn, vướng mắc này

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề:

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và trong các cơ quan doanh nghiệp nói riêng Do vậy, các vấn đề có liên quan đến hoạt động của văn phòng luôn được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những người làm công tácvăn phòng Trong quá trình học tập, nghiên cứu, tác giả đã đọc và nghiên cứu một số sách tham khảo, tài liệu về hoạt

động tổ chức và công tác văn phòng như: Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, năm 2005; Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” do tác giả Lưu Kiếm Thanh (chủ biên),

Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2002; Giáo trình

“Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần

Phương Hiền (đồng chủ biên), Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012; Giáo

trình “Quản trị văn phòng”, Trường Đại học Sài Gòn, năm 2014;Giáo trình “Tổ chức điều hành họat động của các công sở”, tác giả Nguyễn Văn Thâm, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2003; Giáo trình “Quản trị văn phòng”, tác giả

Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Thắng, Nxb Đại học Quốc gia TP Hồ Chí

Minh, năm 2014; Bài viết “Từ quản trị học đến quản trị văn phòng - một số vấn đề

lý luận”, tác giả Vũ Thị Phụng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng -

Lý luận và thực tiễn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005;…

Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số luận văn nghiên cứu về Văn phòng và hiệu quả hoạt động của văn phòng Tiêu biểu là tác giả Nguyễn Thị

Minh Tâm, thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh” Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn hoạt động

trên các mặt, nghiệp vụ, thực trạng về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng trong các sở tại thành phố Hồ Chí Minh; trên

Những nghiên cứu trên đã cung cấp một số thông tin, tư liệu về việc thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính Song qua tìm hiểu và nghiên cứu chúng tôi thấy, hiện nay chưa có công trình nào nghiên

cứu chuyên sâu về vấn đề “Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” Vì

vậy,tuy có một số đề tài nghiên cứu liên quan gián tiếp, luận văn của tôi có tham khảo nhưng không trùng lặp

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

5.1 Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở nhữngdoanh nghiệp nhỏ mới thành lập

- Phạm vi không gian: Luận văn chỉ nghiên cứu việc thành lập bộ phận văn phòng ở doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Để có cơ sở minh họa cho các vấn đề đặt ra, chúng tôi tiến hành khảo sát

cụ thể việc thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng tại Trung tâm khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ là trung tâm mới được thành lập và hoạt động như một doanh nghiệp nhỏ, đồng thời khảo sát thêm một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ để so sánh và đối chiếu

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu:

6.1 Tài liệu tham khảo:

- Các sách chuyên khảo và giáo trình về văn phòng và quản trị văn phòng

- Các công trình nghiên cứu cấp bộ, ngành, đề tài luận án, luận văn thạc sỹ, báo cáo nghiên cứu khoa học của các học viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa học quản lý, Tài chính, Kinh tế,

- Các tài liệu khảo sát thực tế

6.2 Phương pháp nghiên cứu:

Về phương pháp luận, đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử

Về các phương pháp cụ thể, tôiđã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp điều tra thu thập tài liệu, tổng hợp, phân tích, đánh giá:

Luận văn đã sử dụng phương pháp nghiên cứu tư liệu, điều tra, khảo sát, thu thập tài liệu, phân tích, đánh giá việc xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của văn phòng của các doanh nghiệp mới thành lập Nghiên cứu thực tiễn tại văn phòng Trung tâm Khoa học hành chính và Văn thư - Lưu trữ để xây dựng hoàn thiện quy trình, phương pháp thiết lập và tổ chức hoạt động của

bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

- Phương pháp so sánh: So sánh việc xây dựng quy trình và phương pháp

thiết lập, tổ chức hoạt động của văn phòng Trung tâm Khoa học hành chính và Văn thư - Lưu trữ với một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ nhằm tìm ra những ưu điểm và hạn chế từ đó phát huy ưu điểm, đưa ra biện pháp nhằm khắc phục hoặc giảm tối đa những hạn chế trong quá trình xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của văn phòng ở doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

7 Đóng góp của luận văn:

Một trong những nội dung và nhiệm vụ của quản trị văn phòng là việc thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng Luận văn góp phần bổ sung một

số vấn đề lý thuyết về thành lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng trong các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Luận văn là tài liệu tham khảo, giúp các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp mới thành lập nắm được quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng từ đó có thể xây dựng, hoàn thiện bộ phận văn phòng của doanh nghiệp góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và bộ phận văn phòng nói riêng

8 Bố cục luận văn:

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về thiết lập, tổ chức hoạt động của

bộ phận văn phòng trong các cơ quan, tổ chức

Trong chương này chúng tôi hệ thống và làm rõ một số vấn đề lý luận về văn phòng như: khái niệm văn phòng; chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức; tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng trong những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập; các quy định pháp lý về tổ chức và hoạt động của bộ phận văn phòng; yêu cầu và một

số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thiết lập và tổ chức hoạt động của

bộ phận văn phòng

Chương 2: Nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp thiết lâ ̣p

bô ̣ phâ ̣n văn phòng ta ̣i mô ̣t số doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Trong chương này chúng tôi đặt ra và giải quyết các vấn đề: xác định căn

cứ, cơ sở để thiết lập bộ phận văn phòng; xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng; đặt tên cho bộ phận văn phòng; xác định nhân sự, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn phòng; ra quyết định thành lập

Chương 3 Nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Trong chương này chúng tôi đặt ra và giải quyếtcác vấn đề: nội dung, phương pháp tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng thông qua các quy chế, quy định; phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định; kiểm tra, đánh giá và cải tiến tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ngày càng nâng cao chất lượng và hiệu quả

Luận văn“Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ

phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” là luận văn nghiên

cứu bước đầu, nên còn những hạn chế nhất định xuất phát từ nhận thức, từ thực tiễn của bản thân chưa nhiều nên mong nhận được những ý kiến đóng góp của

quý Thầy, Cô để có thể hoàn thiện luận văn

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN CỦA VIỆC THIẾT LẬP,TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG

TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Định nghĩa văn phòng

Ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng vậy, để giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được điều hành một cách suôn sẻ và giúp cho nhà quản lý có thể lãnh đạo tốt tổ chức thì đều cần có sự hiện diện của văn phòng Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị nên việc xác định phạm vi của văn phòng đôi khi chỉ mang tính chất tương đối Hiện nay,

có rất nhiều các định nghĩa về văn phòng ở các góc độ khác nhau1

:

Thứ nhất, Văn phòng là trụ sở, nơi làm việccủa lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Theo định nghĩa này, từ“Văn phòng” (Tiếng Anh là Office), được dùng

theo nghĩa chỉ nơi chốn, địa điểm Trên thực tế, bất cứ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần có một hoặc nhiều địa điểm làm việc Tuy nhiên, lãnh đạo/ người đứng đầu và bộ máy tham mưu, giúp việc cho họ thường làm việc trong cùng một nơi, và đây được coi là trụ sở làm việc chính Hầu hết các hoạt động của lãnh đạo (bàn thảo, ban hành quyết định quản lý) và bộ máy tham mưu, giúp việc cũng như những hoạt động giao dịch, liên lạc với các cơ quan, tổ chức khác đều diễn ra ở trụ sở chính Ngoài ra, do phạm vi hoạt động rộng, nên một số cơ quan có thể đặt các văn phòng đại diện tại các địa phương khác hoặc ở nước ngoài

Nếu xem xét ở góc độ này, trong phạm vi nhất định, từ“Văn phòng” có thể được hiểu đồng nghĩa với từ “công sở” hoặc “cơ quan” Trong cuốn “Tổ chức

điều hành hoạt động của các công sở”, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm cho rằng:

“Công sở là nơi để tổ chức các cơ chế kiểm soát công việc hành chính, là nơi

soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước”2

Tuy nhiên, nếu áp dụng định nghĩa trên với các doanh nghiệp thì cần phân biệt Văn phòng - nơi diễn ra các hoạt động quản lý hành chính với các khu vực sản xuất hoặc khu vực kinh doanh (bán hàng)

Thứ hai, Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành; đồng thời tổ chức thực hiện hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành

Ở định nghĩa này, từ Văn phòng được dùng để chỉ tất cả những bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho bộ máy lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Trừ những người đứng đầu một doanh nghiệp tư nhân quá nhỏ (từ 1-2 người), còn lại hầu hết những người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều cần đến các bộ phận tham mưu, giúp việc Điều này là tất yếu, bởi lẽ, các nhà lãnh đạo dù tài giỏi đến đâu cũng không thể làm việc một mình, không thể ban hành các quyết định quản lý mà không có đủ thông tin

Thứ ba, Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Đây là định nghĩa được sử dụng phổ biến nhất ở Việt Nam Sở dĩ như vậy

là vì trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan, hầu như ở đâu cũng có bộ phận Văn phòng Tuy tên gọi có thể khác nhau (các cơ quan có quy mô lớn thường gọi là Văn phòng, cơ quan hoặc doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường gọi là Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Hành chính - Tổng hợp…), nhưng chức năng, nhiệm vụ thì đều có điểm chung là tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện làm việc (hậu cần)

quốc gia,

Thứ tư, văn phòng là từ để chỉ những công việc, hoạt động quản lý hành chính của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thông qua hệ thống văn bản, giấy

tờ, thủ tục, quy chế, quy định, quy chuẩn, quy trình…

Theo định nghĩa trên, hoạt động quản lý hành chính (còn được gọi là quản

lý gián tiếp) là hoạt động ban hành các chủ trương, biện pháp, quy chế, quy chuẩn cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; đồng thời phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện trên thực tế thông qua các văn bản, giấy tờ, thủ tục Trong tiếng Anh, những hoạt động như vậy được gọi là “Paperwork”

Như vậy, khái niệm “Văn phòng” có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận Việc định minh khái niệm văn phòng sẽ là

cơ sở lý luận cho việc xác định các khái niệm phái sinh tiếp theo như: quản trị văn phòng, hoạt động văn phòng, công việc văn phòng, nhân viên văn phòng…

Trong thực tế, do quy mô và đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ (sẽ được trình bày cụ thể ở mục 1.4.1), nên bộ phận văn phòng sẽ đảm nhiệm nhiều vai trò và chức năng để tiết kiệm nhân lực và chi phí Vì vậy trong luận văn này khái niệm bộ phận văn phòng được dùng theo nghĩa tổng hợp cả bốn định nghĩa nói trên Nói cách khác, văn phòng của các doanh nghiệp nhỏ chính là:

+ Địa điểm /trụ sở làm việc và giao dịch chính của doanh nghiệp

+ Là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo

+ Là bộ phận đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; đảm bảo các phương tiện, điều kiện làm việc

+ Là nơi đặt ra những quy định, biểu mẫu về văn bản, giấy tờ được lưu hành trong hoạt động của doanh nghiệp

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức

Như đã phân tích ở mục trên, do có nhiều cách định nghĩa về văn phòng, nên việc xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phải tùy thuộc vào từng định nghĩa Tuy nhiên, theo định nghĩa (1), Văn phòng được hiểu là địa điểm, trụ

sở làm việc; theo định nghĩa (4), văn phòng là loại hình, tính chất công việc, nên

Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2018), văn phòng trong các cơ quan tổ chức

có những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

Theo định nghĩa thứ hai, văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho hoạt động lãnh đạo và quản lý, điều hành Ở góc độ này, văn phòng có hai chức năng chính là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin để tham mưu (đề xuất các phương án, cách thức giải quyết vấn đề) và giúp việc (tổ chức triển khai và theo dõi, báo cáo kết quả thực hiện các quyết định quản lý)

Để thực hiện tốt các chức năng trên, tất cả các bộ phận thuộc bộ máy tham mưu, giúp việc đều phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

Một là, Thu thập, xử lý các thông tin liện quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc các bộ phận khác trong hệ thống (nếu cần)

Ví dụ: Một doanh nghiệp lưu trữ có nhiều dự án, phải thu thập thông tin tình hình triển khai các dự án sau đó báo cáo lãnh đạo, tiếp đến bộ phận dự án cũng phải có trách nhiệm quản lý các dự án mà doanh nhiệp triển khai và phải báo cáo công việc về cho lãnh đạo còn đối với bộ phận đảm bảo thông tin lo quản lý văn bản giấy tờ đi đến, con dấu và các hồ sơ lưu trữ, biên soạn các biểu mẫu cho các hoạt động theo from, theo mẫu

Hai là, Phân tích, tổng hợp thông tin, phát hiện vấn đề cần giải quyết và đề xuất với lãnh đạo các phương án, cách thức giải quyết (tham mưu)

Ví dụ: Sau khi xử lý thông tin, Phòng Tổng hợp phát hiện thấy việc triển khai dự án tại tỉnh A sẽ thiếu hụt một số lượng khá lớn nhân viên chỉnh lý tài liệu Trên cơ sở đó, bộ phận nhân sự sẽ tham mưu và đề xuất với lãnh đạo về việc tuyển dụng thêm và điều động một số cán bộ để kịp tiến độ cho dự án

Ba là, Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý, các bộ phận có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện, đồng thời tổ chức phổ biến, hướng dẫn và phân công cho các đơn vị, cá nhân thực hiện các quyết định đó (giúp việc)

Ví dụ: Nếu lãnh đạo phê duyệt chủ trương tuyển dụng thêm và điều động cán bộ như đề xuất, Phòng Tổng hợp sẽ xây dựng kế hoạch và lộ trình tuyển dụng, điều động cán bộ, đồng thời phân công cho các bộ phận và cá nhân đảm

nhiệm các công việc cụ thể như: xây dựng tiêu chí tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, thu hồ sơ đăng ký ứng tuyển…

Bốn là, Sau khi hoàn thành công việc, các bộ phận có nhiệm vụ tổng hợp, đánh giá kết quả và báo cáo cho lãnh đạo, đồng thời tiếp tục tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp tiếp theo

Ví dụ: Sau khi hoàn thành việc tuyển dụng và điều động cán bộ, Phòng Tổng hợp sẽ tổng hợp kết quả: số lượng và chất lượng của những người mới tuyển dụng, phương án bố trí công việc…Kết quả này được báo cáo cho lãnh đạo Nếu tuyển chưa đủ thì sẽ tham mưu các biện pháp để tuyển bổ sung Nếu tuyển

đủ thì đề xuất phương án cho việc bố trí chỗ làm việc và chế độ lương, phụ cấp cho người được tuyển hoặc đề xuất kế hoạch tập huấn và đào tạo lại…

Nếu xem xét theo định nghĩa thứ bathì văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và bảo đảm thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho cơ quan

Để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, Văn phòng có nhiệm vụ sau đây:

Một là, tổ chức quản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan, bao gồm

thông tin đầu vào (văn bản đến), thông tin đầu ra (văn bản đi) và thông tin văn bản nội bộ Thông qua việc quản lý và theo dõi ba nguồn thông tin cơ bản này, Văn phòng sẽ nắm được tình hình chung của cơ quan cũng như những yêu cầu của cấp trên gửi xuống, thông tin của các cơ quan, đối tác có liên quan

Hai là, trên cơ sở đó, Văn phòng sẽ tổng hợp, cung cấp những thông tin

này (qua việc trình văn bản đến hoặc qua báo cáo trong cuộc họp giao ban) cho lãnh đạo cơ quan, đồng thời đề xuất với lãnh đạo những vấn đề cũng như thời hạn và yêu cầu cần giải quyết …Từ ý kiến tham mưu của Văn phòng, Lãnh đạo

cơ quan sẽ lựa chọn và quyết định nên tập trung, ưu tiên giải quyết những vấn đề gì? phân công và giao việc giải quyết vấn đề đó cho bộ phận nào? Tiếp đó, các đơn vị sẽ thực hiện chức năng tham mưu chuyên sâu theo từng lĩnh vực được giao Như vậy, chức năng tham mưu của Văn phòng ở điểm này mang tính rộng

và tổng hợp vì liên quan đến rất nhiều vấn đề, và trên cơ sở tổng hợp các thông

cầu cần giải quyết), còn các bộ phận khác sẽ tham mưu bước 2 (đề xuất phương

án và cách giải quyết cụ thể)

Ở chức năng thứ ba, để đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho

cơ quan và lãnh đạo, Văn phòng có những nhiệm vụ sau:

* Đảm bảo thông tin, liên lạc

- Kiểm soát và quản lý hệ thống thông tin văn bản (công tác văn thư, lưu trữ)

- Kiểm soát và quản lý hệ thống thông tin liên lạc (điện thoại, internet)

- Tiếp nhận thông tin phản hồi (tiếp dân, chăm sóc khách hàng…)

- Tổng hợp thông tin và thường xuyên báo cáo cho lãnh đạo

- Thực hiện một số hoạt động về đối nội, đối ngoại

* Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc, bao gồm các nhiệm vụ:

- Xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc

- Bố trí và tổ chức nơi làm việc

- Thiết kế, tổ chức cảnh quan và môi trường làm việc

- Mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị, điều kiện làm việc như: bàn ghế, máy móc, văn phòng phẩm, phương tiện đi lại…

Như vậy, để xác định chức năng của văn phòng, cần xem xét theo từng định nghĩa Việc xác định chức năng, nhiệm vụ là cơ sở để xác định vị trí, vai trò của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

1.3 Vai trò, vị trí và mối quan hệ công tác của văn phòng trong các cơ quan,

tổ chức

1.3.1.Vai trò, vị trí của văn phòng

Văn phòng là “trung tâm” của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệptrong việc điều phối, tổ chức, phối hợp và hỗ trợ các bộ phận, đội ngũ lãnh đạo trong cơ

quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả, chất lượng công việc

Là một thực thể hiện hữu ở tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, vai trò của văn phòng thể hiện ở chính chức năng mà nó đảm nhiệm Nếu hiểu Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc thì chức năng quan trọng nhất của văn phòng là đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành Nếu hiểu Văn phòng là một bộ phận trong bộ máy tham mưu, giúp việc thì ngoài chức năng

trên, Văn phòng còn có chức năng đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc cho cơ quan, tổ chức Nếu hiểu Văn phòng là trung tâm giao dịch và liên lạc thì Văn phòng có chức năng duy trì, phát triển các mối quan hệ của cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp

Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2018) Văn phòng có vai trò và vị trí như sau:

- Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức

- Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác

- Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của

cơ quan, doanh nghiệp Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp

- Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp Trong công tác quản lý cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá

- Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan, doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn phòng Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh nghiệp

Ví dụ: Các doanh nghiệp lưu trữ tại Việt Nam đều có mối quan hệ với đối tác khách hàng, văn phòng là đầu mối tiếp khách, giúp cho lãnh đạo cơ quan trong việc đón tiếp đối tác, khách hàng

1.3.2 Mối quan hệ công tác của văn phòng

Trong quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn

vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý Chẳng hạn như trong việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp

Ví dụ: ở trong các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều phòng, ban, bộ phận nhưng vì văn phòng là đầu mối cho sự kết nối các phòng ban với nhau, giúp cho

sự gắn kết các phòng, ban, bộ phận

1.4 Tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng

Văn phòngcủa bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng, là một tất yếu khách quan Văn phòng giữ vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Nói cách khác, văn phòng vừa là doanh nghiệp đầu não, vừa là bộ mặt của doanh nghiệp; là nơi thu nhận và cung cấp thông tin cho hoạt động điều hành, quản lý, hoạt động chuyên môn của các phòng, ban trong doanh nghiệp; đảm bảo công việc được diễn ra trôi chảy, hiệu quả

Với những đánh giá sơ bộ trên cũng thấy được tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng, đặc biệt ở các doanh nghiệp mới thành lập.Mọi doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đến khi đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chếhoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động Các điều kiện đó không giống nhau giữa các doanh nghiệp Do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi doanh nghiệp lại có nội quy, quy chế hoạt động riêng Nhưng về căn bản vẫn đảm bảo những đặc điểm và quy trình chung như sau:

1.4.1 Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

1.4.1.1 Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ

Theo Điều 3 Nghị định 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa quy định: doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

Quy mô khu

vực

Doanh nghiệp siêu nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động

Tổng nguồn vốn

Số lao động

I Nông, lâm

nghiệp và

thủy sản

10 người trở xuống

20 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến

20 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến

300 người III Thương

mại và dịch

vụ

10 người trở xuống

10 tỷ đồng trở xuống

từ trên 10 người đến

100 người

Trong những năm vừa qua, đặc biệt là sau các Luật và một số văn bản hướng dẫn liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp được Quốc hội thông qua, nhiều chương trình, chính sách liên quan đến hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa ra đời đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp nhỏ và vừa phát triển nhanh chóng về số lượng, từng bước nâng cao chất lượng, đóng góp quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Căn cứ vào tiêu chí quy mô tổng nguồn vốn hoặc số lao động bình quân của doanh nghiệp nhỏ và vừa, theo báo cáo của Tổng cục Thuế và số lượng doanh nghiệp đăng ký kinh doanh theo Cục Đăng ký kinh doanh từ năm 2008 đến 2015:

Biểu đồ: Tổng hợp số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ từ năm 2008 đến 2015

(Nguồn: Cục Đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư)

Qua biểu đồ chúng ta có thể thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chiếm tỷ trọng lớn, thậm chí áp đảo trong tổng số doanh nghiệp Hiện nay có tổng số 95% các doanh nghiệp đăng ký hoạt động tại Việt Nam hoạt động dưới mô hình này Theo Viện Phát triển doanh nghiệp thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (năm 2011), Việt Nam có 543.963 doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm 97%, đóng góp hơn 40% GDP cả nước và sử dụng 51%

Vì thế, đóng góp của họ vào tổng sản lượng và tạo việc làm là rất đáng kể Doanh nghiệp vừa và nhỏ có vai trò quan trọng trong nền kinh tế của Việt Nam thể hiện trên những khía cạnh sau:3

- Giữ vai trò ổn định nền kinh tế: ở phần lớn các nền kinh tế, các doanh

nghiệp nhỏ và vừa là những nhà thầu phụ cho các doanh nghiệp lớn Sự điều chỉnh hợp đồng thầu phụ tại các thời điểm cho phép nền kinh tế có được sự ổn định Vì thế, doanh nghiệp nhỏ và vừa được ví là thanh giảm sóc cho nền kinh tế

- Làm cho nền kinh tế năng động: vì doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy mô nhỏ, nên dễ điều chỉnh và thay đổi phù hợp với nhu cầu của nền kinh tế

- Tạo nên ngành công nghiệp và dịch vụ phụ trợ quan trọng: doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chuyên môn hóa vào sản xuất một vài chi tiết được dùng để lắp ráp thành một sản phẩm hoàn chỉnh

- Là trụ cột của kinh tế địa phương: nếu như doanh nghiệp lớn thường đặt

cơ sở ở những trung tâm kinh tế của đất nước, thì doanh nghiệp nhỏ và vừa lại có mặt ở khắp các địa phương và là người đóng góp quan trọng vào thu ngân sách, vào sản lượng và tạo công ăn việc làm ở địa phương

- Đóng góp một phần giá trị GDP cho quốc gia

1.4.1.2 Đặc điểm và các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhỏ

a Về quy mô: Doanh nghiệp nhỏ có quy mô nhỏ ( vốn, nhân lực) Phạm vi

hoạt động lại có thể trong một địa phương nhưng cũng có thể trong phạm vi toàn quốc

VD: Những doanh nghiệp lưu trữ như: Công ty HT, công ty ADDJ hay Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý mà chúng tôi đến khảo sát mặc dù quy mô nhỏ nhưng phạm vi hoạt động lại diễn ra trong toàn quốc

b Về tính chất hoạt động kinh doanh

Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tập trung nhiều ở khu vực chế biến và dịch vụ, tức là gần với người tiêu dùng hơn Ở Việt Nam, theo Cục xúc tiến thương mại (2012) trong cơ cấu ngành nghề, khoảng 43% doanh nghiệp vừa và

3

http://www.doanhchu.com/nghiep-chu/chu-doanh-nghiep-vua-nho/

nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, 24% trong lĩnh vực thương mại và phân phối, số còn lại hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và liên quan đến nông nghiệp

c Về nguồn lực vật chất

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô vốn nhỏ, gặp khó khăn trong việc tiếp cận với nguồn vốn chính thức, đặc biệt là ở các nước đang phát triển như Việt Nam Điều này là một cản trở không nhỏ trong việc triển khai, áp dụng các tiến

bộ khoa học, công nghệ mới vào hoạt động thương mại nói chung và xúc tiến thương mại trực tuyến nói riêng

c Về năng lực quản lý điều hành

Xuất phát từ nguồn gốc hình thành, tính chất, quy mô các nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ thường nắm bắt, bao quát và quán xuyến hầu hết các mặt của hoạt động kinh doanh Thông thường họ được coi là nhà quản trị doanh nghiệp hơn là nhà quản lý chuyên sâu Tuy nhiên, hầu hết các chủ doanh nghiệp lại chưa được đào tạo bài bản về quản trị doanh nghiệp Chính vì vậy mà nhiều kỹ năng, nghiệp vụ quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn rất thấp so với yêu cầu

d Về tính phụ thuộc hay bị động

Do các đặc trưng kể trên nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ bị thụ động nhiều hơn ở thị trường Cơ hội “đánh thức”, “dẫn dắt” thị trường của họ rất nhỏ Nguy cơ “bị bỏ rơi”, phó mặc được minh chứng bằng con số doanh nghiệp vừa

và nhỏ bị phá sản

Ví dụ ở Việt Nam một năm có hàng ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ phá sản (đương nhiên lại có số doanh nghiệp tương ứng phù hợp các doanh nghiệp vừa và nhỏ mới xuất hiện), nói cách khác các doanh nghiệp vừa và nhỏ có “tuổi thọ” trung bình thấp

Doanh nghiệp vừa và nhỏ chịu sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty, tập đoàn lớn và từ chính các doanh nghiệp với nhau Trong quá trình hội nhập, các tập đoàn lớn thường có xu hướng vươn mình ra thế giới, thành lập các chi nhánh, công ty con ở các quốc gia có nhiều lợi thế, vì vậy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các quốc

TT Quy mô vốn đăng ký Năm 2017 Năm 2018

Năm 2018 so với cùng kỳ năm

Bảng thống kê số doanh nghiệp giải thể theo quy mô vốn (Đơn vị: DN) 4

Số doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể trong năm 2018 của cả nước là 16.314 doanh nghiệp, tăng 34,7% so với cùng kỳ năm 2017

Thống kê theo quy mô vốn cho thấy, trong năm qua, tất cả các quy mô vốn đều có tỷ lệ doanh nghiệp giải thể tăng so với cùng kỳ năm trước Về số lượng doanh nghiệp giải thể phần lớn là những doanh nghiệp có quy mô vốn đăng ký nhỏ dưới 10 tỷ đồng, chiếm 91,2% trên tổng số doanh nghiệp giải thể của cả nước

1.4.2 Sự cần thiết của việc thành lập văn phòng tại các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Trước hết, một cơ quan, tổ chức đã thành lập thì chắc chắn cần phải thiết lập văn phòng Bởi lẽ văn phòng là đầu mối quan trọng điều tiết tất cả các hoạt động chung của tổ chức như cung cấp các thông tin quản lý, quản lý văn bản, giấy tờ đi đến, Trong tổ chức thường phân chia thành các bộ phận, phòng ban khác nhau, tuy nhiên những bộ phận đó chỉ thực hiện những công tác mang tính chuyên môn Văn phòng sẽ đảm nhận những chức năng cố hữu để quản lý những công việc có liên quan tới hoạt động chung của tổ chức Từ khi cơ quan, tổ chức mới thành lập thì cần phải tiến hành và lưu giữ những văn bản pháp lý quan trọng

để minh chứng cho sự tồn tại hợp pháp của tổ chức Điều quan trọng đặt ra ở đây chính là bộ phận nào chịu trách nhiệm chính trong công tác đó Và văn phòng

4

Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, Nguồn Cục Quản lý đăng ký kinh doanh, 2018

chính là bộ phận sẽ đảm nhận công việc đó Nếu không có sự tồn tại của văn phòng thì tổ chức cũng sẽ không thực hiện được công việc khác Do vậy, văn phòng luôn luôn là một bộ phận phải được thiết lập đầu tiên trong các cơ quan, tổ chức khi mới thành lập

Tiếp đó, để tổ chức điều hành tốt hơn thì nhà quản trị phải xác định được

cơ cấu tổ chức, xây dựng được những quy chế, quy định, các cơ chế làm việc buộc tổ chức phải tuân theo Đó cũng là công việc đầu tiên mà bất kỳ cơ quan, tổ chức nào khi thành lập đều cần phải thực hiện Và khi đó, văn phòng với chức năng tham mưu vốn có sẽ là bộ phận chính phụ trách những công việc trên Do vậy, việc thiết lập văn phòng tại thời điểm đó là vô cùng cần thiết Nếu văn phòng không được tạo dựng thì tổ chức sẽ không có sự thống nhất đồng loạt và không xây dựng được một tập thể đoàn kết vì mục tiêu chung Một tổ chức phát triển chỉ khi tổ chức đó hoạt động theo các nguyên tắc chung đã đề ra, thực hiện nó một cách tự nguyện trên khuôn khổ của tổ chức và luôn luôn đề cao lợi ích của tập thể Do vậy, văn phòng khi được thiết lập sẽ chịu trách nhiệm tham mưu cho nhà quản trị và xây dựng các quy định chung về quyền, chức năng, nhiệm vụ của các vị trí chức danh trong tổ chức, văn hóa công sở, lễ tân, Khi các hoạt động được chuẩn hóa theo các quy định, quy trình thì khi đó mọi công việc của cơ quan, tổ chức sẽ được tiến hành một cách thuận lợi và đạt được hiệu quả nhất định

Sau cùng, đối với các cơ quan, tổ chức mới thành lập thì việc tạo dựng hình ảnh và uy tín cũng là điều vô cùng quan trọng và cần thiết Bởi khi hình ảnh của cơ quan, tổ chức được quảng bá rộng rãi và nhiều người biết đến thì sẽ góp phần thu hút nhiều đối tác khác nhau Do vậy, để công tác quảng bá được thuận lợi thì nhà quản trị cần phải có sự trợ giúp từ bộ phận có chức năng hoạch định và duy trì hình ảnh đó Bộ phận có khả năng thực hiện công việc trên đó chính là văn phòng bởi lẽ văn phòng có vai trò tạo dựng hình ảnhvà uy tín của cơ quan, tổ chức đối với các cá nhân, đối tác khách hàng khi đến làm việc Khi thành lập cơ quan, tổ chức thì văn phòng sẽ giúp cho nhà quản trị trong hoạt động thiết kế

việc Tuy đó chỉ là hình ảnh bên ngoài của tổ chức nhưng lại có tác động rất lớn đến sự thành công của cơ quan, tổ chức đó Văn hóa cũng như cảnh quan chung của tổ chức sẽ góp phần giúp cho các đối tác, khách hàng có cái nhìn đầu tiên về

tổ chức đó Đồng thời, đó cũng là cơ sở để các đối tác đánh giá về sự chuyên nghiệp cũng như tinh thần làm việc mà cơ quan, tổ chức hướng tới trong tương lai Do vậy, văn phòng chính là bộ phận giúp cho công việc trên được thực hiện hóa, là bộ máy giúp việc quan trọng của nhà quản lý trong việc bố trí và sắp xếp những hoạt động đó

Như vậy, để thành lập một văn phòng hay bộ phận hành chính trong các cơ quan, tổ chức mới thành lập thì phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau Mỗi tổ chức khi thành lập đều mong muốn tổ chức của mình có thể phát triển và đạt được những thành công nhất định Bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng vậy, họ thành lập và luôn đề ra những mục tiêu khác nhau để hiện thực hóa những mục tiêu đó Và để các mục tiêu đó đạt được kết quả tốt đẹp thì người quản trị phải nhận thức đúng đắn về sự cần thiết của việc thành lập văn phòng Chỉ khi có nhận thức đúng đắn về văn phòng thì người lãnh đạo đó sẽ giúp cho tổ chức của mình thành công và chắc chắn trong tương lai cơ quan, tổ chức đó sẽ càng tiến xa hơn

Tổ chức hoạt động văn phòng là yếu tố cần thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập bởi những lý do sau:

Một là, tổ chức hoạt động văn phòng sẽ góp phần duy trì hoạt động chung cho cơ quan, tổ chức (từ lúc bắt đầu thành lập cho tới khi giải thể) Một tổ chức mới thành lập còn đang gặp phải những khó khăn, thiếu thốn về nhiều thứ khác nhau như vật chất, cơ sở hạ tầng, nguồn vốn, nguồn nhân lực Vấn đề đặt ra hiện tại đối với nhà quản trị là làm sao có thể duy trì được những hoạt động mà tổ chức đang làm Muốn duy trì được những hoạt động đó và giúp nhà quản lý nắm bắt được những thông tin cần thiết thì cơ quan, tổ chức cần phải tạo dưng lên văn phòng Văn phòng sẽ đảm nhận những công việc chung của cơ quan, tổ chức và phục vụ cho nhà quản trị trong công tác kiểm tra, đánh giá Nếu không có hoạt động văn phòng thì cũng sẽ không có sự kiểm soát các luồng thông tin ra và vào

tổ chức Từ đó, nhà quản lý cũng sẽ không được cung cấp những thông tin quản

lý kịp thời để ra quyết định hay xử lý các tình huống phát sinh Bên cạnh đó, nếu một cơ quan, tổ chức không thành lập văn phòng thì tổ chức đó cũng thiếu đi công tác hậu cần, thiếu đi sự đảm bảo đầy đủ về điều kiện làm việc cho toàn thể nhân viên Bởi suy cho cùng, chính văn phòng là một trong những bộ phận có chức năng chính đảm nhận những công việc trên Các bộ phận khác trong doanh nghiệp chỉ thực hiện những công việc mang tính chuyên môn hóa cao về lĩnh vực

mà họ đang làm Cho vậy, nếu không tổ chức các hoạt động văn phòng thì mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức sẽ gián đoạn và không duy trì được dài lâu

Hai là, tổ chức hoạt động văn phòng sẽ giúp đảm bảo sự liên tục, thống nhất các công việc của cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động Minh chứng tiêu biểu cho sự cần thiết đó chính là mỗi tổ chức khi thành lập cần phải thiết lập những quy trình làm việc phù hợp Hiện nay để chuẩn hóa các quy trình làm việc

mà nhiều cơ quan, tổ chức đã áp dụng các bộ tiêu chuẩn ISO khác nhau vào trong

hệ thống quản lý công tác hành chính Bộ tiêu chuẩn đó sẽ đưa ra cho các tổ chức những quy trình cụ thể khi làm việc và kèm theo các công tác kiểm tra, đánh giá Trên cơ sở tham khảo những phòng ban chuyên môn, văn phòng sẽ tiến hành tham mưu và xây dựng cơ sở thực hiện công việc theo bộ tiêu chuẩn đó Văn phòng cũng có nhiệm vụ hướng dẫn cho cán bộ chuyên môn và toàn thể nhân viên trong tổ chức cách thức để thực hiện công việc theo bộ tiêu chuẩn đó Sở dĩ cần tạo dựng quy trình làm việc bởi vì nếu các hoạt động trong cơ quan, tổ chức được tiến hành theo trình tự thì sẽ tạo thành một quá trình làm việc thống nhất Bởi khi có quy trình công việc, mỗi cá nhân sẽ dựa vào đó để làm việc và cả tập thể đều thống nhất theo quy trình đó Như vậy, một chuỗi chu trình công việc sẽ được tiến hành theo đúng nguyên tắc đã đề ra và tạo nên hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả Quy trình công việc sẽ giúp tổ chức mới thành lập trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh được những sai sót đáng tiếc Khi toàn bộ hệ thống được chuẩn hóa thì khi đó mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ được thực hiện chính xác và đạt được kết quả như mong muốn

Tóm lại, không phải chỉ đối với doanh nghiệp nhỏ mà đối với tất cả các cơ quan, tổ chức thì việc thành lập văn phòng phải là công việc đầu tiên được thực hiện đồng thời hoặc ngay sau khi cơ quan tổ chức doanh nghiệp được thành lập

1.5 Một số quy định pháp lý về tổ chức và hoạt động bộ phận văn phòng

Theo khảo sát của chúng tôi, cho đến nay trong các văn bản pháp luật hiện hành hầu như chưa có nhiều quy định về vấn đề thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nhỏ nói riêng Điều này cũng dễ hiểu, vì văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp, nên việc thành lập và tổ chức của văn phòng thường

do các doanh nghiệp quy định cụ thể trong Điều lệ hoặc quy chế hoạt động

Tuy nhiên, chúng tôi đã hệ thống được một số quy định có liên quan đến vấn đề quy trình, thủ tục thành lập doanh nghiệp và các quy định về quản lý văn bản, con dấu và lưu trữ hồ sơ Những vấn đề này theo lý thuyết là thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Ví dụ:

+ Những quy định về việc thành lập doanh nghiệp:

- Luật doanh nghiệp năm 2014 được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2014, có: Điều 7 Quyền của doanh nghiệp

- Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp

+ Những quy định về quản lý hành chính trong doanh nghiệp:

- Điều 14 chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp; Điều 44 con dấu của doanh nghiệp; ( Luật doanh nghiệp 2014)

Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp cóĐiều 34: Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu;

Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp:Điều 12 Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp; Điều 13 Số lượng, hình thức, nội dung mẫu con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện; Điều 14 Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu; Điều 15 Quản lý và sử dụng con dấu Theo quy định

tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp thì mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước

Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP quy định: “Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho

cơ quan đăng ký kinh doanh Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp”; “Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp”

+ Những quy định về nhân sự cho doanh nghiệp:

Luật Lao động năm 2012 số 10/2012/QH13

Nghị định số 149/2018/NĐ-CP Quy định chi tiết khoản 3 Điều 63 Bộ luật lao động về thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc; Nghị định số 148/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn một số nội dung của Bộ luật Lao động; Nghị định số 121/2018/NĐ-CP Sửa đổi Nghị định 49/2013/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật lao động về tiền lương

Trên là luật quy định về việc sử dụng lao động cũng như các trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ mà doanh nghiệp cần tham khảo khi bắt đầu xây dựng doanh nghiệp Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ việc nhân viên văn phòng kiêm nhiệm cả lĩnh vực về nhân sự, lao động càng cần được trang bị

Ngoài ra, để thiết lập bộ phận văn phòng thì nhà quản trị cũng nên tham khảo thêm các quy định về việc xây dựng văn hóa công sở, quản lý tài sản,…

Như vậy, việc thiếu các quy chế pháp lý sẽ là một khó khăn cho các doanh

nghiệp nhỏ khi bắt tay vào việc thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng

1.6 Yêu cầu và một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thành lập

và tổ chức hoạt động của văn phòng

1.6.1 Cơ sở thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng

* Đặc thù của doanh nghiệp

Văn phòng của doanh nghiệp nào sẽ mang những đặc điểm của doanh nghiệp đó Tính chất đặc thù của loại hình cơ quan, doanh nghiệp như các nguyên tắc làm việc, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược, giá trị cốt lõi,… sẽ quy định những điểm đặc thù của văn phòng Do đó, khi xem xét đánh giá hiệu quả tổ chức văn phòng, yếu tố đặc thù của doanh nghiệp không thể bị bỏ qua

Ví dụ: Đặc thù của các doanh nghiệp nhỏ là số vốn, nhân lực ít nên cơ cấu, quy mô của văn phòng cũng tương ứng với điều kiện đó

* Chức năng, nhiệm vụ và vị trí của văn phòng trong doanh nghiệp

Chức năng, nhiệm vụ đầy đủ của văn phòng đã được trình bày ở mục 1.2 của chương 1 Tuy nhiên, trên thực tế, không phải văn phòng nào cũng đảm nhiệm tất cả những chức năng như vậy mà có thể sẽ bị chia sẻ với nhiều bộ phận chuyên môn khác, thậm chí chia sẻ với chính nhà quản trị Vì thế, vị trí của văn phòng ở mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau Tùy theo mức độ đầy đủ và tầm quan trọng của chức năng mà văn phòng đảm nhận, văn phòng sẽ được sắp xếp ở vị trí thích hợp trong toàn bộ cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp Đồng thời, quy mô của doanh nghiệp càng lớn, hoạt động quản lý càng phức tạp đòi hỏi bộ máy văn phòng cần được tổ chức tối ưu để hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý

Ví dụ: Ở những doanh nghiệp lớn văn phòng có thể tổ chức thành nhiều bộ phận chuyên môn, tuy nhiên ở doanh nghiệp nhỏcó thể không phân chia ra nhiều

bộ phận chuyên môn chuyên biệt mà chỉ gồm một hoặc hai người phụ trách tất cả các công việc

* Cấu trúc tổ chức và hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp

Cấu trúc tổ chức của văn phòng bị chi phối bởi cấu trúc tổ chức tổng quát của toàn bộ doanh nghiệp Ở góc độ này, văn phòng là một bộ phận trong hệ thống lớn hơn nên nó liên quan chặt chẽ về chức trách, thẩm quyền, nguồn lực và nhiều mối quan hệ công việc với các bộ phận khác trong doanh nghiệp Vai trò

hỗ trợ điều hành của văn phòng khiến nó bị phụ thuộc vào các nguyên tắc điều hành của bộ máy lãnh đạo nên bộ máy văn phòng cũng được xây dựng để đảm bảo thực thi các nguyên tắc trên

Kỷ nguyên 4.0 với sự ra đời của điện toán đám mây, Big Data và hàng loại thiết bị kết nối không dây khác đã thay đổi và tác động không nhỏ tới cấu trúc văn phòng Không ít những hoạt động trong văn phòng, từ cách trao đổi công việc giữa các nhân viên, hội họp đến việc tạo ra và lưu trữ dữ liệu đã được điện tử hóa Dù không xây dựng riêng hệ thống thông tin phục vụ quản lý thì những dịch vụ miễn phí của google như thông báo và nhắc lịch làm việc, thư điện tử, xây dựng kế hoạch làm việc,… cũng cho phép các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thích ứng được với công nghệ số Thông tin được tạo ra, truyền đi và tiếp nhận nhanh hơn, nhiều hơn đòi hỏi tốc độ xử lý để dự báo, xây dựng giải pháp hay ra quyết định cũng phải nhanh hơn

và tốt hơn Vì thế, chức năng thông tin của văn phòng được gia tăng với sự hình thành của các nhóm chuyên gia phân tích, các chuyên gia công nghệ thông tin và những nhân viên quản lý dữ liệu Đồng thời, các quy trình tác nghiệp linh hoạt với

sự tham gia của công nghệ thông tin sẽ thế chỗ cho những quy trình cứng nhắc và nguyên tắc, khiến cho tổ chức văn phòng cũng phải thích ứng theo quy trình

Ví dụ: ở những doanh nghiệp lớn văn phòng được trang bị những máy móc, phương tiện hiện đại để quản lýnhững thông tin như trên: Máy scan robot, 3D, máy chủ nhưng ở các doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một số máy móc trang thiết bị thiết yếu của văn phòng như: máy Fax, điện thoại bàn, máy tính để bàn

* Nhu cầu công việc

Dù chịu ảnh hưởng của yếu tố nào thì nhu cầu công việc cũng là căn cứ quan trọng bậc nhất để xây dựng và vận hành văn phòng Những công việc nào cần thiết lập bộ phận riêng để đảm trách? Những nhiệm vụ nào có thể tích hợp chức năng để giảm đầu mối triển khai, tinh gọn bộ máy? Những nhóm công tác

có thời hạn nào cần phải duy trì và phát triển hoặc các bộ phận không chính thức nào vẫn phải được chấp nhận trong văn phòng? … Câu trả lời cho những câu hỏi

Ví dụ: đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ thì công việc cần thiết phải thành những bộ phận chuyên phụ trách về lưu trữ: phòng Chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu và cũng có thể là phòng Dịch vụ lưu trữ Hay đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đào tạo thì thành lập bộ phận Đào tạo – bồi dưỡng để tiến hành triển khai công việc thuận lợi nhất

* Đội ngũ nhân sự văn phòng

Đội ngũ nhân sự văn phòng có chất lượng càng tốt, bộ máy văn phòng càng đa dạng và linh hoạt Với đội ngũ nhân sự có năng lực và đáng tin cậy, nhà quản trị văn phòng sẽ thuận tiện hơn trong phân quyền, ủy quyền, từ đó lựa chọn các mô hình bộ máy văn phòng có tính mở và hợp tác đa chiều hơn Ở những văn phòng có số lượng nhân viên nhiều hơn 10 người, chuyên môn hóa lao động diễn

ra rõ rệt hơn làm phát sinh các bộ phận trong bộ máy Ngược lại, với những văn phòng cóhoạt động đơn giản, số lượng nhân viên ít và nằm trong tầm kiểm soát của nhà quản trị, tính kiêm nhiệm của nhân viên cao thì sẽ hình thành các bộ phận chuyên trách ít hơn, bộ máy đơn giản hơn

Ví dụ: ở những doanh nghiệpcó quy mô lớn, vốn lớn do nhân lực văn phòng đông, có thể chia thành nhiều phòng ban, bộ phận nhưng ở doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải phân chia thành nhiều phòng ban bộ phận

1.6.2 Yêu cầu về thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng

a/ Để thiết lập văn phòng, các doanh nghiệp cần thực hiện những công việc sau đây:

1/ Xác định căn cứ, cơ sở để thiết lập bộ phận văn phòng, trong đó cần làm rõ

căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn;

2/ Xác định và xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng, trong đó cần xác định rõ nguyên tắc, mô hình cơ cấu tổ chức và quy trình thực hiện

3/ Xác định chức năng, nhiệm vụ cho văn phòng

4/ Đặt tên cho bộ phận văn phòng

5/ Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ và quy định chức năng, nhiệm vụ của từng

bộ phận trong văn phòng

6/ Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc cho các vị trí lao động trong văn phòng

7/ Ra quyết định thành lập bộ phận văn phòng

b/ Để tổ chức hoạt động của văn phòng, các doanh nghiệp cần:

1/ Xác định nguyên tắc tổ chức hoạt động văn phòng

2/ Xây dựng và phổ biến, hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động của văn phòng

3/ Tổ chức thực hiện các hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng theo quy chế, quy định

4/ Kiểm tra, đánh giá hoạt động của văn phòng

5/ Cải tiến hoạt động văn phòng doanh nghiệp theo hướng hiện đại hóa

c/ Ngoài ra, một yêu cầu có tính đặc thù cần được đặc biệt chú ý khi thành lập và tổ chức hoạt động văn phòng trong các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập là: văn phòng phải được tổ chức gọn nhẹ về mặt cơ cấu (ít phòng/ ban/ bộ phận), nhưng chức năng, nhiệm vụ lại phải đảm nhiệm nhiều công việc và đội ngũ nhân

sự phải đảm bảo ở mức tối thiểu về số lượng nhưng kỹ năng, nghiệp vụ phải tinh thông để có thể hoàn thành tốt nhiều công việc được giao (do quy mô doanh nghiệp nhỏ nên không thể quá chuyên sâu về một việc)

1.6.3 Một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng

Qua trải nghiệm thực tế cá nhân và qua trao đổi với nhiều nhân viên ở một

số doanh nghiệp nhỏ được giao nhiệm vụ thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng, chúng tôi thấy có một số khó khăn sau:

- Không có những hướng dẫn cụ thể, chi tiết nên trong quá trình thành lập mất công, mất thời gian do không nắm vững các nguyên tắc, thủ tục hành chính

Ví dụ: Trong thời gian làm thủ tục thành lập Trung tâm Khoa học hành chính và Văn thư - Lưu trữ chúng tôi mất quá nhiều thời gian cũng do không nắm vững các nguyên tắc, thủ tục hành chính ( bắt đầu làm thủ tục từ tháng 9/2016

Ví dụ: Khi thành lập văn phòng Trung tâm Khoa học hành chính và Văn thư - Lưu trữ chúng tôi rất khó khăn khi xác định tên gọi nên đặt là phòng gì?Phòng Hành chính hay phòng Tổng hợp? Quy mô cơ cấu ra sao Cuối cùng lựa chọn tên gọi là Phòng tổng hợp ( bao gồm bộ phận Hành chính - nhân sự, kế toán )

- Văn phòng của doanh nghiệp nhỏ mới thành lập phải kiêm nhiệm nhiều việc liên quan đến doanh nghiệp như: hành chính, văn thư - lưu trữ, tài chính - kế toán… mà năng lực của nhân viên chưa đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ đó, nên gây khó khăn trong công tác quản lý các mặt hoạt động

- Kinh phí dành cho hoạt động văn phòng còn hạn chế do tập trung các nguồn lực phục vụ cho các hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp

- Việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng còn nhiều lúng túng do thiếu kinh nghiệm và kiến thức về xây dựng văn phòng doanh nghiệp

- Thứ hai, phân tích và làm rõ tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng trong những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập;

Ở phần này, tác giả nêu ra tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng trong những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập Mỗi một cơ quan, tổ chức đã thành lập thì chắc chắn cần phải thiết lập văn phòng, bởi

lẽ văn phòng là đầu mối quan trọng điều tiết tất cả các hoạt động chung của tổ chức như cung cấp các thông tin quản lý, quản lý văn bản, giấy tờ đi đến

- Thứ ba,các quy định pháp lý về tổ chức và hoạt động của bộ phận văn phòng; Chúng tôi đã hệ thống được một số quy định có liên quan đến vấn đề quy trình, thủ tục thành lập doanh nghiệp và các quy định về quản lý văn bản, con dấu

và lưu trữ hồ sơ Những vấn đề này theo lý thuyết là thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Từ đó giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ hơn các quy định pháp

lý về việc tổ chức và hoạt động của bộ phận văn phòng

- Cuối cùng, yêu cầu và một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng

Trong phần này, chúng tôi cũng làm rõ những yên cầu của doanh nghiệp nhỏ khi thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng:

+ Phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp

+ Đối với doanh nghiệp nhỏ, nên khi thành lập và tổ chức bộ phận văn phòng cần gọn nhẹ (ít người), nhưng nhân lực cần tinh thông nghiệp vụ; văn phòng phải đảm nhận nhiều công việc…

+ Dù văn phòng có quy mô lớn hay nhỏ đều yêu cầu đảm nhiệm và hoàn

+ Nhân viên tinh thông nghiệp vụ sẽ đảm nhiệm được nhiều việc một lúc như: Nhân viên của phòng Tổng hợp có thể đảm nhiệm công việc kế toán, nhân

sự hoặc kiêm luôn văn thư

Những nội dung trên là tiền đề, cơ sở để chúng tôi tiến hành xây dựng nghiên cứu quy trình và phương pháp thiết lập bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập ở những chương tiếp theo

CHƯƠNG 2 NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP BỘ PHẬN VĂN PHÒNG Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ

MỚI THÀNH LẬP 2.1 Phương pháp xây dựng quy trình và thiết lập bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập

Để xây dựngquy trình và thiết lập bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp sau đây:

2.1.1 Phương pháp tương tự

Là phương pháp dựa vào một cơ cấu tổ chức hiện có trong cùng một ngành nghề, phân tích và gạt bỏ những bất hợp lí hoặc những gì không phù hợp với đặc điểm của tổ chức của doanh nghiệp

Phương pháp này tương đối dễ làm, ít tốn kém chi phí nhưng dễ dẫn tới sự rập khuôn máy móc, làm theo theo mô hình đã có sẵn, không phù hợp với đặc điểm riêng

có của tổ chức, hiệu quả mang lại không cao nếu không muốn nói là dễ thất bại

Ví dụ: hiện nay, nếu tra tìm thông tin trên internet có rất nhiều mô hình tổ chức văn phòng của các doanh nghiệp từ quy mô lớn đến quy mô nhỏ Nhưng khi thiết lập văn phòng cho Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ

(viết tắt là Trung tâm KHHC)chúng tôi đã tham khảo mô hình văn phòng của các

doanh nhiệp nhỏ và có ngành nghề hoạt động tương tự ( Trong lĩnhvực nghiên cứu đào tạo cung cấp dịch vụ về hành chính văn thư - lưu trữ đã có từ trước: Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý; Trung tâm Dịch

vụ chuyển giao công nghệ Văn thư - Lưu trữ )

2.1.2 Phương pháp phân tích

Là phương pháp phân tích những thế mạnh và hạn chế của doanh nghiệp

để tổ chức và hoạt động của văn phòng cho phù hợp

Ví dụ: Khi phân tích, chúng tôi thấy: Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữcó thế mạnh: đội ngũ nhân sự đông, đúng chuyên môn, am hiểu

về ngành nghề và đã từng trải qua những môi trường làm việc tương tự Tuy

phải kiêm nhiệm một lúc nhiều công việc Sau đó một thời gian hoạt động, khi công việcmở rộng mới tuyển nhân viên chính thức phụ trách các mảng dịch vụ

Phương pháp này đòi hỏi ở người lãnh đạo và những chuyên gia tổ chức phải có những kiến thức nhất định trên nhiều lĩnh vực khác nhau mới có đủ khả năng phân tích và phát hiện được những ưu, nhược điểm của tổchức

2.1.3 Phương pháp chuyêngia

Là phương pháp mời các chuyên gia giỏi về quản trị thiết lập bộ máy của doanh nghiệp, trong đó có bộ phận văn phòng và trực tiếp điều hành bộ máy đó một thời gian, Phương này tốt nhưng thường chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, ít khi sử dụng cho một doanh nghiệp nhỏ Nhưng doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng phương pháp này bằng cách tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm khi thiết lập và tổ chức bộ máy nói chung và bộ phận văn phòng nói riêng

Tóm lại, để xây dựng quy trình và thiết lập bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lậpcác doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng phương pháp tương tự, phân tích và tham khảo ý kiến chuyên gia

2.2 Xác định căn cứ, cơ sở để thiết lập bộ phận văn phòng

2.2.1 Căn cứ pháp lý

Căn cứ đầu tiên là Luật doanh nghiệp năm 2014;Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, Nghị

định số 96/2015/NĐ-CP ngày19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số

điều của Luật Doanh nghiệp, Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp có cơ quan chủ quản thì việc thành lập văn phòng ngoài việc tuân thủ đúng các quy định pháp lý của Nhà nước còn phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản để thành lập các bộ phận nghiệp

vụ, trong đó có văn phòng

Ví dụ: Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ là tổ chức khoa học và công nghệ do Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam ra quyết định thành lập (Quyết định số 62/QĐ-LHHVN ngày 24/01/2017), Trung tâm phải tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước như: Luật khoa học và công nghệ ngày

18/6/2013; Nghị định số 08/2014/NĐ-CP ngày 27/01/2014 của Chính phủ quy định

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật khoa học và công nghệ; Thông tư số 03/2014/TT-BKHCN ngày 31/3/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn điều kiện thành lập và đăng ký hoạt động của tổ chức khoa học và công nghệ, văn phòng đại diện, chi nhánh của tổ chức khoa học và công nghệ Bên cạnh đó Trung tâm phải thực hiện các quy định liên quan đến doanh nghiệp như Luật thuế; Luật thuế giá trị gia tăng, thuế môn bài; Luật thuế thu nhập doanh nghiệp; Luật doanh nghiệp và các quy định của Liên Liên hiệp các Hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam như Quyết định số 573/QĐ-LHHVN ngày 15/8/2016 của đoàn Chủ tịch hội đồng trung ương Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam về việc ban hành quy định về thành lập, đăng ký hoạt động và giải thể tổ chức khoa học và công nghệ trực thuộc; Quyết định số 62/QĐ-LHHVN ngày 24/01/2017 của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam về việc thành lập Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ; Quyết định số 63/QĐ-LHHVN ngày 24/01/2017 của Liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật Việt Nam về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ

2.2.2 Cơ sở thực tiễn

Ở nhữngdoanh nghiệp nhỏ, để giúp cho lãnh đạo tổ chức, quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệp thì mỗi doanh nghiệp phải thiết lập cho mình một bộ máy quản trị phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và những điều kiện

cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà bộ phận văn phòng là quan trọng nhất

Ví dụ:Công ty CP Lưu trữ Phương Bắc (địa chỉ trụ sở: Số 10/2/51 đường Xuân Đỉnh, phường Xuân Tảo, quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội), là một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ đã xây dựng các đơn vị chuyên môn bao gồm: phòng công nghệ lưu trữ; phòng kinh doanh và phòng hành chính

Tại trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( số 20/21, ngõ 168 đường Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội) cũng hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ nhưng các đơn vị chuyên môn