Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc Phòng Lào - Thực trạng và giải pháp : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 24

Những quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng Lào về thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ .... Tuy nhiên, hiện nay công tác lưu trữ ở Bộ Quốc phòng Lào còn có những hạn chế, trong đó có

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-  -

SONE THAVY CHANTHA THOUM MA

THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ BỘ QUỐC PHÒNG LÀO –

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU 4

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài 4

2 Mục tiêu của đề tài 5

3 Phạm vi nghiên cứu 6

4 Đối tượng nghiên cứu 6

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 6

6 Lịch sử nghiên cứu 7

7 Các nguồn tư liệu tham khảo 9

8 Phương pháp nghiên cứu 9

9 Đóng góp của đề tài 10

10 Bố cục của đề tài 11

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở BỘ QUỐC PHÒNG LÀO 13

1.1 Khái quát về Bộ Quốc phòng Lào 13

1.1.1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Quốc phòng Lào 13

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Quốc phòng Lào 14

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng 16

1.2 Khái quát về công tác lưu trữ ở Bộ Quốc phòng Lào 20

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Ban Lưu trữ thuộc Cục nghiên cứu tổng hợp 20

1.2.2 Những văn bản của Nhà nước và Bộ Quốc phòng Lào chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 23

1.2.3 Hệ thống kho bảo quản tài liệu và cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ 25 1.2.4 Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Quốc phòng Lào 26 1.2.5 Tổ chức bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tại Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào 28

Tiểu kết Chương 1 32

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ QUỐC PHÒNG LÀO 34 2.1 Cơ sở lý luận và pháp lý của việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

34

2.1.1 Khái niệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 34 2.1.2 Ý nghĩa của công tác thu thập, bổ sung tài liệu 40 2.1.3 Những quy chế pháp lý của Việt Nam về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 43 2.1.4 Những quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng Lào về thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 47

2.2 Thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào 51

2.2.1 Quá trình thu thập 51 2.2.2 Số lượng, thành phần đã thu thập 53 2.2.3 Chất lượng tài liệu hồ sơ đã thu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào

55

2.2.4 Thuận lợi, khó khăn trong quá trình thu thập 56

Tiểu kết chương 2 61

CHƯƠNG 3 CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO

LƯU TRỮ BỘ QUỐC PHÒNG LÀO 63

3.1 Nâng cao nhận thức của các cơ quan, đơn vị, cá nhân về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 63

3.2 Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp quy về công tác thu thập, bổ sung tài liệu 65

3.3 Xác định nguồn, thành phần tài liệu cần thu thập vào kho Lưu trữ Bộ Quốc phòng 70

3.4 Giải pháp về công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ văn thư lưu trữ 73

3.5 Mở lớp tập huấn thu thập và bổ sung tài liệu và các Lưu trữ 78

3.6 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 83

3.7 Xây dựng kế hoạch, tổ chức thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào 87

Tiểu kết Chương 3 88

KẾT LUẬN 90

TÀI LIỆU THAM KHẢO………91

PHỤ LỤC……… 94

MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

AiLao - Đất nước triệu voi - cùng với các nước trong khu vực Đông Nam Á đã đánh thắng Thực dân Pháp, Đế quốc Mỹ giành độc lập, tự do từ năm 1975 Đến nay, đất nước Lào đang trên đà phát triển, sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể Các

cơ quan từ trung ương đến địa phương từng bước kiện toàn về tổ chức, đổi mới phương thức làm việc

Song song với quá trình này, tài liệu hình thành trong hoạt động điều hành và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước Lào nói chung và Bộ Quốc phòng Lào nói riêng không ngừng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung

Bộ Quốc phòng Lào là cơ quan thuộc Chính phủ nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào Đây là cơ quan tham mưu cho Trung ương Đảng và Chính phủ về lĩnh vực quốc phòng, là trung tâm tổ chức thực hiện chủ trương đường lối về quốc phòng toàn diện của Đảng; đào tạo huấn luyện xây dựng và quản

lý chỉ đạo lực lượng vũ trang; Đại diện cho Chính phủ về quan hệ hợp tác đối ngoại về công tác quốc phòng

Với chức năng nhiệm vụ như trên, trong quá trình hoạt động Bộ Quốc phòng Lào đã sản sinh một khối lượng lớn tài liệu, giấy tờ, văn bản Hàng năm, trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng hình thành hàng chục mét giá tài liệu Nếu như công tác văn thư, lưu trữ ở Bộ Quốc phòng không được thực hiện một cách nghiêm túc thì một vài năm nữa, sẽ có tình trạng tài liệu chất đống, bó gói ở các đơn vị Nhận thức được vấn đề này, Lãnh đạo Bộ Quốc phòng Lào đã chỉ đạo cán bộ, chiến sỹ ở các đơn vị trong quá trình xử

lý công việc phải tiến hành lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ

Tuy nhiên, hiện nay công tác lưu trữ ở Bộ Quốc phòng Lào còn có những hạn chế, trong đó có hạn chế về việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ; chưa có hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ nói chung, thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng; chưa có văn bản hướng dẫn thành phần tài liệu cần giao nộp, và thủ tục giao nộp; tài liệu khi giao nộp chưa được tổ chức khoa học, chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh.Từ đó, đã dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng; việc phục vụ khai thác tài liệu gặp nhiều khó khăn, vướng mắc

Bên cạnh đó công tác giao nộp tài liệu của các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng còn gặp nhiều lúng túng do chưa xác định được nguồn nộp lưu, thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Bản thân tôi là một cán bộ của Ban Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào, lại là học viên cao học ngành Lưu trữ

học và Quản trị Văn phòng, nên tôi chọn đề tài “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào - thực trạng và giải pháp” làm luận văn

thạc sỹ của mình, nhằm tìm hiểu thực trạng thu thập, bổ sung tài liệu ở Bộ Quốc phòng Lào và đưa ra các giải pháp để làm tốt hơn nữa công tác này trong thực tiễn

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu chủ yếu mà luận văn hướng tới là :

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác lưu trữ nói chung, công tác thu thập bổ sung tài liệu nói riêng tại Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào

- Xác định nguồn thu thập, bổ sung và xác định thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào

- Đề xuất các giải pháp về công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào

3 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu như sau:

Phạm vi về thời gian của tài liệu và cơ quan ban hành: Khối tài liệu đang bảo quản ở kho lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào có tài liệu từ năm 1949 nhưng phạm vi nghiên cứu của chúng tôi bắt đầu từ năm 1975 đến nay

Phạm vi về loại hình tài liệu: Tác giả chỉ nghiên cứu về thu thập bổ sung tài liệu hành chính Đối với các tài liệu khoa học kỹ thuật; phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài

4 Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu gồm:

Vấn đề Lý luận, các quy chế pháp lý và tình hình thực tế của công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ quốc phòng Lào

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ của đề tài là:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Quốc phòng Lào

- Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở Bộ Quốc phòng Lào

- Xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào

- Xây dựng thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ

- Đề xuất một số giải pháp hỗ trợ cho công tác thu thập, bổ sung

6 Lịch sử nghiên cứu

Ở Việt Nam, vấn đề lý luận về thu thập, bổ sung tài liệu là một trong những vấn đề được các nhà lưu trữ học quan tâm nghiên cứu trong nhiều năm nay Những nghiên cứu này được đề cập trong các sách giáo khoa, các sách chuyên khảo, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các bài viết trên tạp chí của ngành lưu trữ Việt Nam

Trước hết về lý luận chung: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được

đề cập đến trong các cuốn giáo trình chuyên ngành lưu trữ như: “Lý luận và

thực tiễn công tác lưu trữ”, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên

nghiệp, năm 1990,

“Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của Dương

Văn Khảm “Giáo trình lưu trữ” (Trường trung học Lưu trữ và nghiệp vụ văn

phòng I ) Tiếp đó là những đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập, bổ

sung tài liệu như đề tài “Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho

lưu trữ ở Việt Nam” (do PGS Vương Đình Quyền chủ biên)

Ngoài ra còn có nhiều khóa luận, luận văn tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học khoa học Xã hội và

Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội cũng đi sâu về vấn đề này như: “Vấn đề

bổ sung tài liệu vào Lưu trữ tỉnh Hà Tây” (Trịnh Ngọc Hùng - khóa luận tốt

nghiệp năm 1998); “Bổ sung tài liệu vào các trung tâm lưu trữ tỉnh - thực

trạng và giải pháp” (Trần Quang Hồng - Luận văn thạc sỹ, năm 2002); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông vận tải - thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Kim Dung, Luận văn thạc sỹ, năm 2006); “Tìm hiểu về công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở phòng Lưu trữ Bộ Giáo dục và Đào tạo” (Bùi

Ngoài ra, còn có nhiều khóa luận tốt nghiệp của sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đi sâu nghiên cứu vấn đề này

Ở nước Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào tính đến nay, đã có một số công trình nghiên cứu về lưu trữ học tại Lào Trong đó, đáng chú ý là một số công trình nghiên cứu sau: Những công trình nghiên cứu là Luận văn thạc sỹ

như: “Xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Chính phủ nước Cộng hoà dân

chủ Nhân dân Lào - lý luận và thực tiễn” của Van Sy SONG KHAM, HN

năm 2005; “Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ nước Cộng hoà

Dân chủ Nhân dân Lào” của Phet Many LOANG LAT, Hà Nội năm 2006

Những công trình ở mức Khoá luận tốt nghiệp như: Tổ chức mạng lưới

lưu của nước nước Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào - VanSy SONG

KHAM, HN năm 2002; “Thể thức văn bản quản lý nhà nước nước Cộng hoà

Dân chủ Nhân dân Lào (so sánh với thể thức văn bản quản lý nhà nước của VN) của Viêng Malay SAYAVONG, HN, năm 2007; “Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ của nước Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào và Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Nhận xét và Đánh giá” Suli Suc THO, HN năm 2008

Các công trình nói trên đã tập trung nghiên cứu, so sánh hệ thống văn bản quản lý nhà nước vấn đề xác định giá trị tài liệu của Phông lưu trữ Chính Phủ hay đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ nhưng cho đến nay, chưa có đề tài nào nghiên cứu về thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Cho đến nay, chưa có công trình nghiên cứu hay tài liệu riêng nào đề cập đến việc thu thập, bổ sung tài liệu ở đất nước Lào nói chung và Bộ Quốc phòng nói riêng dù dưới dạng sơ khai nhất

Nhìn chung, những nghiên cứu về lý luận và thực tiễn thu thập, bổ sung tài liệu ở nước CHXHCN Việt Nam đã bước đầu giải quyết được nhiều vấn

đề thiết thực về lĩnh vực này Đối với nước CHDCND Lào thì đó là những tài liệu tham khảo bổ ích cho những người làm công tác lưu trữ ở Lào Tuy nhiên, để vận dụng có hiệu quả những thành tựu nghiên cứu của Việt Nam vào điều kiện cụ thể của CHDCND Lào đòi hỏi phải tiếp tục đầu tư, suy nghĩ, tìm tòi nghiêm túc thì mới mang lại hiệu quả cao hơn

7 Các nguồn tư liệu tham khảo

Các nguồn tài liệu, tư liệu được sử dụng phục vụ cho đề tài này là :

- Các văn bản hiện hành về công tác lưu trữ, lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam

- Tài liệu lưu trữ của Bộ Quốc phòng nước CHDCND Lào và các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng Lào nói chung và của các cơ quan đơn vị trực thuộc nói riêng như: Nghị định của Chính phủ số 348/NĐ-CP ngày 01/10/2007 về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Bộ Quốc phòng; Nghị định của Chính phủ số 27/NĐ-CP ngày 18/02/2008

về cơ cấu tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Quốc phòng

- Các giáo trình về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

- Các tạp chí, các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, các luận văn thạc

sỹ của học viên cao học Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội

8 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm sáng tỏ mối quan hệ biện

phông Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào trong quá trình hoạt động và sản sinh ra khối tài liệu

- Phương pháp tổng hợp: Đề tài tổng hợp các tài liệu, tư liệu từ các nguồn khác nhau, chủ yếu là của nước CHDCND Lào (bằng tiếng Lào) Đây cũng là công việc khó khăn và không ít phức tạp nhằm đảm bảo nội dung và chất lượng của đề tài nghiên cứu

- Phương pháp so sánh: Đây là phương pháp vận dụng trong nghiên cứu đề thấy được sự khác nhau giữa việc thu thập bổ sung tài liệu của Lào và các nước trên thế giới, đặc biệt là Việt Nam So sánh các mặt hoạt động của các cơ quan, đơn vị và thành phần tài liệu hình thành ở các đơn vị nhằm đưa

ra được những điểm chung, điểm khác biệt giữa các cơ quan, đơn vị để xây dựng được các phương án phân loại, phương án thu thập bổ sung hồ sơ tài liệu ở tất cả các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

- Phương pháp khảo sát: Nhằm khảo sát khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Quốc phòng Lào Qua khảo sát, nghiên cứu thực tế tại phông lưu trữ Bộ Quốc phòng nước CHDCND Lào để hiểu rõ được cơ cấu tổ chức, các hoạt động, các quy chế làm việc của Bộ Quốc phòng và các cơ quan trực thuộc Bộ Mặt khác, thấy được giá trị nhiều mặt của tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động từ khi thành lập nước CHDCND Lào 1975 đến nay

9 Đóng góp của đề tài

- Sản phẩm đề tài sẽ là một trong cơ sở lý luận để áp dụng vào thực tiễn

công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở Bộ Quốc phòng nước CHDCND Lào

- Đúc rút được những kinh nghiệm về thu thập, bổ sung tài liệu ở Việt Nam và vận dụng những kinh nghiệm đó vào thực tiễn và điều kiện cụ thể công tác lưu trữ nước CHDCND Lào nói chung, Bộ Quốc phòng nói riêng

- Kết quả nghiên cứu là cơ sở lý luận để tham mưu, xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở

Bộ Quốc phòng Lào nói riêng và ở các cơ quan, đơn vị khác nói chung

Ngoài ra luận văn này có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành văn thư lưu trữ và những người trực tiếp làm công tác lưu trữ ở nước CHDCND Lào nói chung

và Bộ Quốc phòng nói riêng

Chương 3: Các giải pháp thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ Quốc phòng nước CHDCND Lào

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ, cơ quan trực thuộc Bộ Quốc phòng Lào; sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của các thầy, cô giáo ở Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc Gia Hà Nội; Đặc biệt

là giảng viên hướng dẫn khoa học PGS TS Vũ Thị Phụng

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất về sự quan tâm, giúp đỡ của các đồng chí, đồng nghiệp và các thầy giáo, cô giáo và bạn bè đã giúp chúng tôi hoàn thành luận văn này

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở BỘ QUỐC PHÒNG LÀO

1.1 Khái quát về Bộ Quốc phòng Lào

1.1.1 Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Quốc phòng Lào

Ngày 20 tháng 01 năm 1949 Chủ tịch Kay Sone Phom Vi Hane đã chính thức Tuyên cáo thành lập Quân đội Lào IT-SẠ-LẠ, đó chính là tiền

thân của Quân đội nhân dân Lào

Quân đội nhân dân Lào được hình thành trong phong trào cách mạng với mục đích chiến đấu để giành lấy quyền độc lập tự do cho đất nước, vì quyền lợi và hạnh phúc của nhân dân các bộ tộc Lào

Đến ngày 20 tháng 01 năm 2011, Quân đội nhân dân Lào tròn 62 tuổi Trong thời gian lịch sử đó, dưới sự lãnh đạo của Đảng nhân dân cách mạng Lào, và Chủ tịch Kay Sone Phom Vi Hane; sự đùm bọc, nuôi dưỡng của nhân dân; sự nỗ lực của các thế hệ cán bộ, chiến sĩ, nhân viên quốc phòng, Quân đội Lào đã không ngừng trưởng thành, chiến thắng, hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao

Dưới sự lãnh đạo của Đảng nhân dân cách mạng Lào, cán bộ, chiến sỹ Quân đội nhân dân Lào đã trải qua các cuộc kháng chiến trường kỳ, gian khổ, trong cuộc đấu tranh chống chủ nghĩa thực dân, đế quốc và tay sai bán nước,

giải phóng dân tộc cũng như xây dựng và bảo vệ tổ quốc

Từ khi ra đời đến nay, Quân đội Lào luôn luôn thực hiện trọn vẹn chữ trung với nước, dù trong những hoàn cảnh vô cùng khó khăn thử thách

Để phù hợp với nhiệm vụ lịch sử trong giai đoạn mới của cuộc cách mạng Đảng - Nhà nước đã thống nhất và đổi tên của Quân đội theo Nghị định

số 75 của Chủ tịch nước ban hành ngày 16/7/1982 Nội dung của Nghị định Điều 1 đã quy định: “Bắt đầu từ hôm nay trở đi Quân đội giải phóng nhân dân Lào đã đổi tên thành Quân đội nhân dân Lào, đây chính là sự kiện quan trọng nhất của quân đội ta trong giai đoạn xây dựng và trưởng thành, để động viên tinh thần của cán bộ chiến sỹ ta sẵn sàng bước lên hoàn thành mọi nhiệm vụ

để phù hợp với danh hiêụ Quân đội nhân dân”

Ngay sau khi quân đội Lào ra đời, đồng thời Chủ tịch Vi-Hane đã chính thức tuyên cáo thành lập Bộ chỉ huy quân sự cấp cao và các

Kay-Sone-Phom-cơ quan trực thuộc gồm có Phòng Tham mưu, Phòng Chính trị, Phòng Hậu cần và Văn phòng

Ngày 16/7/1982 Chủ tịch nước ban hành Nghị định số 76 về việc thay đổi tên gọi của Bộ chỉ huy quân sự cấp cao thành Bộ Quốc phòng và các cơ quan trực thuộc như sau: Tổng cục Tham mưu, Tổng cục Chính trị, Tổng cục Hậu cần và Văn phòng Bộ Quốc phòng, hiện nay cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Bộ Quốc phòng Lào theo Nghị định của Chính phủ số 348/NĐ- CP ngày 01/10/2007

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Quốc phòng Lào

Nghị định của Chính phủ số 348/NĐ- CP ngày 01/10/2007 đã quy định

cơ cấu tổ chức và hoạt động của Bộ Quốc phòng như sau:

* Vị trí, chức năng:

Bộ Quốc phòng là cơ quan tham mưu cho Trung ương Đảng và Chính phủ về lĩnh vực quốc phòng, là trung tâm tổ chức thực hiện đường lối về quốc phòng toàn diện của Đảng; đào tạo huấn luyện xây dựng và quản lý chỉ đạo

lực lượng vũ trang; đại diện cho Chính phủ về quan hệ hợp tác đối ngoại về công tác quốc phòng

* Nhiệm vụ:

- Chuyển đường lối quốc phòng toàn diện, toàn dân của Đảng trở thành luật, Nghị định, và kỷ luật của Bộ Quốc phòng trong hoạt động, xây dựng và quản lý quân đội;

- Quy định hướng và xây dựng chiến lược trong việc tổ chức thực hiện bảo vệ tổ quốc, độc lập, quyền dân chủ và toàn vẹn lãnh thổ, vững chắc và bền vững của chế độ dân chủ nhân dân;

- Theo dõi, nghiên cứu nắm chắc âm mưu phá hoại và hoạt động của lực lượng đối kháng để có biện pháp trả đũa nghiêm khắc và kịp thời;

- Xây dựng và củng cố Quân đội nhân dân Lào trở thành quân đội cách mạng có nề nếp và hiện đại;

- Xây dựng và củng cố lực lượng trong sạch, vững mạnh, vững chắc tư tưởng, vững mạnh về tổ chức, có nề nếp, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sẵn sàng đấu tranh và quyết thắng;

- Xây dựng kế hoạch quy định việc hậu cần toàn quân, từng giai đoạn,

để đảm bảo công tác hậu cần theo chế độ, cho đầy đủ, kịp thời, tích cực công tác hậu cần tại chỗ để giải quyết sinh hoạt, sử dụng ngân sách của quân đội cho có hiệu quả;

- Xây dựng cơ sở kỹ thuật, bảo quản và sửa chữa, quản lý sử dụng phương tiện kỹ thuật, vũ khí đúng theo kỹ thuật và quy tắc;

- Nghiên cứu và sử dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và môi trường

- Thực hiện 3 nhiệm vụ và 4 quan hệ của QĐND Lào

- Phối hợp với các cơ quan cấp trung ương và chính quyền địa phương

về xây dựng cơ sở chính trị - phát triển nông thôn toàn diện; Xây dựng thế trận quốc phòng toàn dân góp phần vào sự phát triển kinh tế - chính trị của quốc gia và giúp đỡ nhân dân;

- Thực hiện đường lối đối ngoại của Đảng - Nhà nước; quan hệ và hợp tác quân sự với các nước bạn bè chiến lược và quan hệ hữu nghị với các nước trong khu vực theo sự đồng ý của Chính phủ;

- Tổng kết tình hình toàn diện và công tác quốc phòng để báo cáo thường xuyên cho trung ương Đảng và Chính phủ;

- Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự giao phó của cấp trên.()

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng

Bộ Quốc phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Bởi vậy, Bộ trưởng là người có vị trí cao nhất và chịu trách nhiệm trước Đảng và Chính phủ về mọi hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực quốc phòng Giúp việc cho Bộ trưởng là các thứ trưởng và các đơn vị, tổ chức trực thuộc bộ Đơn vị, tổ chức thuộc Bộ bao gồm:

1 Văn phòng Bộ Quốc phòng

Văn phòng là cơ quan tham mưu cho Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thực hiện chức năng quản lý: Tổng hợp, đối ngoại, chính trị, chăm sóc bảo vệ sức khoẻ, hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, tổng hợp và thông tin, cải cách hành chính

Văn phòng Bộ Quốc phòng Lào có 5 đơn vị (bao gồm: Cục Nghiên cứu tổng hợp; Cục Đối ngoại; Cục Bảo vệ chăm sóc sức khỏe; Phòng Hành chính; Phòng Chính trị;)

() Do yêu cầu bảo mật thông tin cho nên chúng tôi chỉ nêu hoặc nêu sơ lược chức năng nhiệm vụ của một số đơn vị

2 Tổng cục Tham mưu (*)

Tổng cục Tham mưu là cơ quan đầu ngành tham mưu của Bộ Quốc Phòng Tổng cục Tham mưu có 18 đơn vị, bao gồm 15 cục (Tác chiến; Huấn luyện; Quân lực; Biên giới - Bản đồ; Đặc công; Xe tăng; Không quân; Phòng không; Pháo binh; Công binh; Thông tin; Cơ yếu; Du kích - Tự vệ; Hoá học) Văn Phòng và 2 Phòng (Hành chính, Chính trị)

4 Tổng cục Hậu cần (*)

Tổng cục Hậu cần trực thuộc Bộ Quốc phòng Lào, là cơ quan đầu ngành Hậu cần quân đội có chức năng đảm bảo hậu cần cho Quân đội Nhân dân Lào

Tổng cục Hậu cần có 15 đơn vị, trong đó có 12 cục (Tài chính; Xăng dầu; Quân nhu; Quân Y; Quản lý xe; Quân khí; Sản xuất; Xây dựng; Vận tải; Công nghiệp; Tham mưu hậu cần; Huấn luyện), 2 phòng (Hành chính; Chính trị) và Văn phòng

trường, văn hoá xã hội, thu thập và xử lí tin liên quan đến lợi ích quan trọng, sống còn của Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào, góp phần tham mưu cho Đảng và Nhà nước hoạch định đường lối, sách lược đối nội, đối ngoại và các chủ trương, kế hoạch, biện pháp, quyết sách để thực hiện hai nhiệm vụ chiến

lược

7 Cục Kinh tế

Cục Kinh tế là cơ quan được Bộ Quốc phòng Lào uỷ nhiệm thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với hoạt động sản xuất, xây dựng kinh tế của Quân đội Nhân dân Lào

Cục Kinh tế Bộ Quốc phòng có một số nhiệm vụ chính sau:

Chỉ đạo các loại hình sản xuất kinh tế của Quân đội gồm: Các khu kinh

tế quốc phòng, các chương trình, mục tiêu quốc gia về xoá đói giảm nghèo do Quân đội đảm nhiệm, chỉ đạo hoạt động của các doanh nghiệp và các đơn vị thường trực tham gia hoạt động sản xuất kinh tế

Nghiên cứu, vận dụng các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước

về quản lý kinh tế với các doanh nghiệp và các đơn vị sản xuất kinh tế trong Quân đội; tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước

và Bộ Quốc phòng liên quan đến công tác quản lý, chế độ chính sách, quy hoạch, kế hoạch sản xuất kinh tế của Quân đội

Phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức thẩm định và trực tiếp quản

lý các dự án đầu tư của Nhà nước, của các nguồn tài chính khác trong và ngoài nước cho các khu kinh tế quốc phòng, các chương trình mục tiêu quốc gia về xoá đói giảm nghèo, các hoạt động sản xuất kinh tế của các doanh nghệp trong Quân đội thuộc lĩnh vực kinh tế

Quản lý, chỉ đạo xây dựng và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh tế dài hạn, trung hạn, ngắn hạn và hàng năm của các doanh nghiệp kinh tế quốc phòng, doanh nghiệp kinh tế, phần nhiệm vụ làm kinh tế của các doanh

nghiệp quốc phòng Các chương trình kinh tế xã hội tại các khu kinh tế quốc phòng, các kế hoạch xoá đói giảm nghèo và tổng hợp kết quả làm kinh tế trong Quân đội hàng năm

Quản lý và chỉ đạo hoạt động kinh tế đối ngoại, xúc tiến thương mại của Quân đội, hỗ trợ các doanh nghiệp quân đội hội nhập kinh tế quốc tế.Tham gia quản lý vốn và tài sản của các doanh nghiệp

8 Các Sư đoàn (*) (5 sư đoàn I, II, III, IV, V)

9 Bộ chỉ huy quân sự các tỉnh (*)

Bộ chỉ huy quân sự các tỉnh có 17 đơn vị gồm Bộ chỉ huy quân sự Thủ

đô Viêng-chăn và 16 Bộ chỉ huy quân sự tỉnh (Phổng-sa-ly; Luông-nam-tha; U-đôm-xay; Bo-keo; Xay-ya-bu-ly; Luông-bra-bang; Hua-phăn; Xiêng-khoang; Bo-li-khăm-xay; Viêng-chăn; Khăm-muồn; Sạ-văn-na-khệt; Sa-la-văn; Chăm-pa-sắc; Sê-koong; At-ta-pư)

10 Các học viện và nhà trường

Là trung tâm huấn luyện, bồi dưỡng kiến thức quốc phòng cho cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước và đoàn thể, đào tạo cán bộ chiến sỹ, cán bộ khoa học nghệ thuật quân sự

Các học viện và nhà trường có 5 đơn vị bao gồm 3 học viện (Học viện Quốc phòng Kay-Sone-Phom-Vi-Hane; Học viện Lục quân; Học viện Chỉ huy

- Tham mưu) và 2 trường (Trường hạ sỹ quan I và II)

11 Các Trung đoàn trực thuộc Bộ Quốc phòng (13 trung đoàn độc

lập: 11; 279; 497; 584; 605; 641; 642; 643; 644; 645; 702; 703; 941)

Với cơ cấu tổ chức trên đây, có thể thấy rằng, các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Quốc phòng Lào tương đối nhiều Bởi vậy khối lượng tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan nói trên là rất lớn Nhưng không phải tất cả mọi tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của

vào bảo quản trong các lưu trữ Như chúng ta đã biết tài liệu lưu trữ phải là những tài liệu có giá trị về chính trị, về kinh tế, về văn hoá, khoa học, lịch sử

và các ý nghĩa khác để phục vụ việc nghiên cứu sử dụng cho thực tiễn và cho nghiên cứu lịch sử Từ đó đòi hỏi các cơ quan lưu trữ cần phải lựa chọn để thu thập bổ sung được những tài liệu có giá trị, không thể tuỳ tiện theo cảm tính

mà phải dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn khoa học

1.2 Khái quát về công tác lưu trữ ở Bộ Quốc phòng Lào

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Ban Lưu trữ thuộc Cục nghiên cứu tổng hợp

Căn cứ Quy định số 883/VP ngày 15/10/2001 của Văn phòng Bộ Quốc phòng Lào, chức năng, nhiệm vụ của Ban Lưu trữ thuộc Cục Nghiên cứu Tổng hợp như sau:

- Chức năng:

Ban Lưu trữ là một ban trực thuộc Cục nghiên cứu tổng hợp có chức năng nghiên cứu tổng hợp giúp Đảng uỷ Văn phòng, Đảng uỷ BQP và Bộ trưởng Bộ Quốc phòng chỉ đạo công tác VTLT trong toàn quân và thực hiện quản lý Nhà nước về công tác Văn thư lưu trữ để thống nhất trong toàn Quân

- Nhiệm vụ:

1 Thực hiện triển khai các văn bản Quy phạm pháp luật của Chính phủ,

tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ để Chánh Văn phòng xem xét và trình Bộ trưởng BQP ban hành;

2 Thu thập, bổ sung, quản lý, đảm bảo bí mật, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác hiệu quả đối với tài liệu lưu trữ

3 Hướng dẫn, theo dõi kiểm tra và thúc đẩy các cơ quan, đơn vị trong toàn Quân thực hiện thống nhất Quy định, văn bản liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ VTLT

4 Nghiên cứu xây dựng kế hoạch ngành hàng năm và dài hạn, chuẩn bị nội dung, tổ chức hội nghị tổng kết rút kinh nghiệm chỉ đạo hướng dẫn nghiệp

vụ và yêu cầu các cơ quan đơn, đơn vị cung cấp thông tin để tổng hợp báo cáo Cục trưởng, Chánh văn phòng để trình Bộ trưởng BQP

5 Nghiên cứu, biên soạn các bài giảng thuộc lĩnh vực chuyên môn để hướng dẫn thực hiện thống nhất trong Quân đội, tổ chức mở lớp tập huấn cho cán bộ chiến sỹ làm trực tiếp công tác VTLT trong toàn quân

6 Quy định, thống kê các cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp tài liệu lưu trữ vào các hệ thống kho lưu trữ trong toàn quân

và báo cáo định kỳ và đột xuất đối với công tác VTLT thuộc thẩm quyền BQP

7 Quy định mẫu và nội dung con dấu của các cơ quan, đơn vị trong toàn quân để trình lên cấp trên duyệt và cho phép sử dụng con dấu, quản lý, thu hồi và hủy con dấu không còn giá trị sử dụng

8 Lập kế hoạch xây dựng cải tạo nâng cấp kho tàng, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí hoạt động của ngành, tổ chức in ấn, sản xuất cấp phát các sổ đăng ký, mẫu biểu, phương tiện nghiệp vụ phục vụ chuyên môn cho các cơ quan, đơn vị trong toàn quân

9 Tổ chức, nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác VTLT

10 Lập kế hoạch thu thập, bổ sung hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp tài liệu cho đúng theo quy định

11 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ: Thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu

12 Tổ chức tu bổ để kéo dài tuổi thọ, huỷ tài liệu hết giá trị và bảo quản an toàn đối với tài liệu lưu trữ

13 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ theo nhu cầu của các cơ quan Đảng - Nhà nước, Quân đội và cá nhân có yêu cầu chính đáng và theo quy định của Chính phủ và BQP đã ban hành

14 Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức xác định những hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;

15 Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

16 Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

17 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục

hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu

18 Sẵn sàng chuyển tài liệu lưu trữ và các công cụ đi những nơi an toàn khi có lệnh của cấp trên và thực hiện theo nghiệm vụ mà cấp trên giao cho

- Cơ cấu tổ chức:

Biên chế của Ban lưu trữ có 8 người Ban được tổ chức thành 3 bộ phận gồm: Thủ trưởng Ban 2 đồng chí (Trưởng ban và Phó trưởng ban); bộ phận

thu thập, bổ sung 3 đồng chí; bộ phận chỉnh lý, phân loại 3 đồng chí và bộ phận bảo quản, khai thác 2 đồng chí

1.2.2 Những văn bản của Nhà nước và Bộ Quốc phòng Lào chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc, bởi trong đó, nó chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện lịch sử hoặc những công hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hoá nổi tiếng Đây là những thông tin có tính chính xác cao nhất vì nó là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị Chính vì thế, người ta có thể

sử dụng nguồn tài liệu này vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội như chính trị, kinh tế , văn hoá khoa học

Trong thời kỳ cách mạng giải phóng đất nước, Đảng và Nhà nước Lào quan tâm tới việc bảo quản và giữ gìn tài liệu lưu trữ trong vùng giải phóng

Ngày 22 tháng 10 năm 1968 Uỷ ban thường trực Trung ương Đảng đã ban hành Chỉ thị số 70/TTV về tăng cường chỉ đạo công việc bảo quản tài liệu lưu trữ trong tình hình mới của các cơ quan thuộc chính phủ, nhờ có văn bản này nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện tương đối tốt

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, ngay từ ngày thành lập nước CHDCND Lào, Đảng nhân dân cách mạng Lào đã quan tâm củng cố và phát triển công tác lưu trữ nói chung, việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng để phục vụ nhiệm vụ chính trị của Đảng

Ngày 13 tháng 7 năm 1983 Ban chấp hành Trung ương Đảng Nhân cách mạng Lào đã ban hành Chỉ thị số 125/BCHTWĐ về việc quy định sử dụng tài liệu lưu trữ

Ngày 27 tháng 6 năm 1994, Văn phòng Phủ Thủ tướng đã ban hành điều lệ số 121/VPPTTg Nội dung của Điều lệ quy định về công tác văn thư lưu trữ

Ngày 08 tháng 02 năm 2000 Văn phòng Phủ Thủ tướng đã ban hành Chỉ thị số 039/VPPTTg về thể thức văn bản hành chính

Ngày 13 tháng 9 năm 2000 văn phòng Phủ Thủ tướng đã ban hành Quy định số 345/VPPTTg về việc quản lý văn bản hành chính

Ngày 20 tháng 10 năm 2003 Chủ tịch nước đã ban hành Pháp lệnh số 02/ về việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Ngày 28 tháng 8 năm 2006 Bộ Quốc phòng đã ban hành quy định số 1643/BQP về việc tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Quân đội nhân dân Lào (toàn quân) Theo quy định này, các văn bản tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc phải lập hồ sơ và lựa chọn hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan Hết thời hạn quy định, lưu trữ cơ quan phải lựa chọn và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cấp trên Nội dung của Điều 29 đã quy định về thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ bảo quản ở lưu trữ hiện hành, các cơ quan, đơn vị phải nộp theo thời hạn quy định như sau: Lưu trữ cơ quan 5 năm; Lưu trữ luân chuyển chuyển cấp sư đoàn, học viện, nhà trường, bộ chỉ huy quân sự Tỉnh, trung đoàn và tương đương trực thuộc Bộ Quốc phòng là 10 năm Lưu trữ luân chuyển cấp tổng cục là 20 năm Các cơ quan, đơn vị khi nộp tài liệu vào phòng kho phải lập hồ sơ, sắp xếp đúng theo trật tự và thống kê sau đó

phải lập biên bản bàn giao (lập thành 03 bản mỗi bên giữ 01 bản còn 01 bản gửi cho lưu trữ cấp trên)

1.2.3 Hệ thống kho bảo quản tài liệu và cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ

- Kho lưu trữ: (ảnh minh họa)

Năm 2004 Bộ Quốc phòng đã có chủ trương xây dựng kho lưu trữ Vị trí xây dựng kho là ở trong phạm vi trụ sở Bộ Quốc phòng, địa chỉ: Đường Kay Sone Phom Vi Hane, Quận Say Settha, Thủ đô Viêng chăn

Đây là nơi thoáng mát, khô ráo, có môi trường trong sạch, an ninh hoàn toàn đảm bảo an toàn Kho Lưu trữ được thiết kế 02 tầng với diện tích sàn

445 m2, diện tích phòng kho là 167,8 m2

được chia thành 05 phòng kho để bảo quản tài liệu lưu trữ, mỗi phòng có diện tích 42,6 m2 Hai phòng có diện tích nhỏ hơn, trong đó phòng có diện tích 28 m2

dùng để bảo quản tài liệu Toà nhà Ban Lưu trữ - Cục Nghiên cứu tổng hợp - Bộ Quốc Phòng Lào

nhìn Các phòng kho nêu trên đều trang bị thiết bị bảo quản tài liệu đúng theo chuyên môn nghiệp vụ Ngoài phòng kho ra còn lại là phòng làm việc, phòng tiếp nhận tài liệu, phòng quản lý công cụ tra cứu và phòng đọc Các phòng này được bố trí ở tầng 1 để tiện đi lại và làm việc

Kho được xây dựng rất vững chắc, nhà kho có nhiều cửa sổ kính để khi cần mở cửa thông thoáng, khi đóng cửa đều có rèm che bằng vải màu hồng

Về mặt chống đột nhập: Cửa sổ đều có lưới thép bao bọc, hệ thống báo động tự động được lắp đặt rất tinh vi

Quy mô: Quy mô quốc gia Kho lưu trữ được thiết kế nhằm bảo quản tài liệu của toàn quân

- Trang thiết bị: Những trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ hiện có như sau: Bìa hồ sơ, Hộp hồ sơ; Bàn ghế làm việc; Giá sắt đựng tài liệu loại giá 2 ngăn 6 tầng số lượng 15 chiếc với chiều giá: Cao 2,4 m, dài 2,15 m, rộng 0,8m; Điều hoà nhiệt độ: 15 chiếc; Máy hút bụi: 02 chiếc; Máy hút ẩm: 5 chiếc; Dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm: 05 chiếc; Quạt thông gió 12 cái; Hệ thống báo cháy tự động; 10 bình chữa cháy loại 5kg/bình

1.2.4 Thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Quốc phòng Lào

Như phần trên đã nêu, Bộ Quốc phòng là cơ quan tham mưu cho Trung ương Đảng và Chính phủ về lĩnh vực quốc phòng, là trung tâm tổ chức thực hiện đường lối về quốc phòng toàn diện của Đảng; Đào tạo huấn luyện xây dựng và quản lý chỉ đạo lực lượng vũ trang; Đại diện cho Chính phủ về quan

hệ hợp tác đối ngoại về công tác quốc phòng; Chỉ đạo các Tổng cục, Cục, Sư đoàn, Bộ chỉ huy quân sự các tỉnh về công tác quốc phòng, quân sự trên phạm

vi toàn quốc, xây dựng lực lượng, chỉ đạo và hướng dẫn các cơ quan trực

thuộc thực hiện nhiệm vụ huấn luyện, sẵn sàng chiến đấu bảo vệ an ninh quốc phòng quốc gia, xây dựng các doanh trại quân sự, các công trình chiến đấu, phòng thủ Trong quá trình hoạt động Bộ Quốc phòng và các đơn vị trực thuộc đã sản sinh ra các loại hình tài liệu như tài liệu về lĩnh vực quân sự - quốc phòng (chủ yếu là tài liệu hành chính); tài liệu phim ảnh; tài liệu khoa học kỹ thuật (chủ yếu là tài liệu xây dựng cơ bản và hệ thống bản đồ) Trong

đó tài liệu hành chính nhiều nhất Đây là những nguồn tài liệu do chính cơ quan ban hành, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu; Tài liệu của các cơ quan cấp trên và một số đơn vị, tổ chức có liên quan gửi đến

Thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản tại kho lưu trữ của Bộ Quốc phòng Lào bao gồm: các Quyết định, Chỉ thị, kế hoạch, báo cáo, thông báo về đường lối chiến lược, chính sách thực hiện nhiệm vụ quốc phòng - quân sự gồm các loại tài liệu sau:

- Nhóm tài liệu về thực hiện nhiệm vụ quân sự - quốc phòng; tài liệu đóng quân canh phòng

- Nhóm tài liệu về công tác tham mưu: bao gồm các tài liệu về công tác huấn luyện sẵn sàng chiến đấu; xây dựng lực lượng; thanh tra quốc phòng; công binh; pháo binh; phòng không; thông tin, cơ yếu, hành chính; dân quân

- Nhóm tài liệu về công tác đảng - công tác chính trị: Bao gồm các tài liệu về công tác cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ, dân vận, tuyên huấn, thanh niên

- Nhóm tài liệu về công tác kỹ thuật: Bao gồm các tài liệu về xe máy, quân khí (vũ khí trang bị, sửa chữa )

- Nhóm tài liệu về công tác hậu cần: Bao gồm các tài liệu về công tác tham mưu - kế hoạch công tác hậu cần, tài chính, xây dựng cơ bản, quân

1.2.5 Tổ chức bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tại Lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết có trong tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích khác của công dân

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Sở dĩ các cơ quan lưu trữ cần thực hiện nghiệp vụ quan trọng này bởi vì số lượng tài liệu trong các kho lưu trữ rất lớn; những thông tin được phản ánh trong tài liệu lại rất phong phú; nhu cầu khai thác của độc giả lại đa dạng, phức tạp nếu không được tổ chức chặt chẽ sẽ gây khó khăn cho cả cơ quan lưu trữ và người khai thác Để thực hiện tốt nghiệp vụ này, các cán bộ lưu trữ phải nắm được thành phần nội dung và giá trị của các tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho, biết tổng hợp phân tích các nhu cầu và mục đích khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ để xây dựng, tổ chức, áp dụng một cách có hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ quốc gia

Nhận thức được vấn đề trên, Bộ Quốc phòng Lào đã đầu tư xây dựng kho lưu trữ gần 450m2

trong đó trên 160 m2 là kho bảo quản tài liệu Các phòng kho đều trang bị thiết bị bảo quản tài liệu đúng theo chuyên môn nghiệp vụ Ngoài phòng kho ra còn lại là phòng làm việc, phòng tiếp nhận tài liệu, phòng quản lý công cụ tra cứu và phòng đọc Kho được xây dựng rất

vững chắc, nhà kho có nhiều cửa sổ kính để khi cần mở cửa thông thoáng, khi

đóng cửa đều có rèm che bằng vải màu hồng Về mặt chống đột nhập: cửa sổ đều có lưới thép bao bọc, hệ thống báo động tự động được lắp đặt rất tinh vi

Bên cạnh kho tàng, Bộ

Quốc phòng Lào cũng đầu tư

vào trang thiết bị bảo quản tài

liệu lưu trữ như bìa, hộp, giá,

điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi,

máy hút ẩm, dụng cụ đo nhiệt

độ và độ ẩm, quạt thông gió,

hệ thống báo cháy tự động,

bình chữa cháy

Rèm che và quạt thông gió trong kho lưu trữ

Hệ thống phòng cháy

Như vậy có thể thấy Bộ Quốc phòng đã quan tâm đến công tác lưu trữ nói chung và công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nói riêng Việc bố trí đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tại kho lưu trữ Bộ Quốc phòng cũng là cơ sở giúp cho Lưu trữ Bộ thực hiện tốt hơn công tác thu thập, bổ sung tài liệu, đồng thời đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ làm việc tại đây

- Công cụ tra cứu:

Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ.[21.122]

Nhận thức được vấn đề trên, Nhà nước Lào nói chung và Bộ Quốc phòng Lào nói riêng đã cử nhiều lượt cán bộ, công chức, viên chức, học sinh, sinh viên sang học tập tại các cơ sở đào tạo của Việt Nam và đã đúc kết, tiến hành xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu ở Lào Ở Việt Nam, các công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu trong các kho

lưu trữ bao gồm: Mục lục tài liệu

bên trong hồ sơ (mục lục văn bản);

Mục lục hồ sơ; các bộ thẻ tra tìm tài

liệu; Sách chỉ dẫn phông và sách chỉ

dẫn kho lưu trữ và ứng dụng công

nghệ thông tin trong việc tra tìm tài

liệu Tại Lào, mà cụ thể ở Bộ Quốc

phòng Lào đã có những công cụ tra

cứu tài liệu như sau: Tủ thẻ tại Ban Lưu trữ

+ Bộ thẻ tra cứu

+ Mục lục tài liệu, văn bản trong hồ sơ;

+ Mục lục hồ sơ;

+ Sổ thống kê phông lưu trữ.;

+ Sách chỉ dẫn phông lưu trữ, phiếu chỉ dẫn;

- Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin: Bộ Quốc phòng Lào mới chỉ

sử dụng máy tính để đánh máy các loại công cụ trên, chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý và phục vụ tra tìm tài liệu lưu trữ

- Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: Tài liệu lưu trữ tại Bộ Quốc phòng Lào được sử dụng vào các nhu cầu thực tiễn, phục vụ cho việc sơ, tổng kết và viết biên niên các sự kiện; công tác nghiên cứu khoa học; nghiên cứu trong mục đích quân sự Đối tượng đến khai thác sử dụng chủ yếu là cán bộ, sỹ quan trong Văn phòng Bộ và các Tổng cục, Cục, các học viện và Trung đoàn

Số lượng người đến khai thác tài liệu trung bình một năm khoảng 150 người Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu chỉ thực hiện được hình thức mượn tài liệu hoặc đọc tại chỗ Các hình thức khác chưa được áp dụng

Về thủ tục đối với người đến khai thác sử dụng tài liệu: Điều 47, Mục

6, Chương III Quy định 1643 quy định về người đến khai thác sử dụng tài liệu như sau:

“Người đến nghiên cứu tài liệu các kho lưu trữ phải có chứng minh thư, giấy giới thiệu hoặc công văn của cơ quan hay địa phương nơi cư trú để đảm bảo về mặt chính trị

Giấy giới thiệu hoặc công văn do thủ trưởng cấp sư đoàn và tương

cấp Cục, Vụ, Viện, Huyện và tương đương trở lên ký (nếu là người không công tác trong quân đội)

Giấy giới thiệu hoặc công văn phải ghi rõ: Họ tên, cấp bậc, chức vụ, đơn vị (địa phương) của người giới thiệu và mục đích yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ.”[27.21]

-

Tiểu kết Chương 1

Qua hơn 60 năm lịch sử hình thành và phát triển Quân đội nhân dân Lào đã không ngừng phát triển và lớn mạnh Hệ thống các cơ quan, tổ chức quân đội đã được kiện toàn và đi vào nề nếp Chính phủ và Bộ Quốc phòng Lào đã tổ chức các cơ quan chuyên môn về công tác văn thư - lưu trữ Cơ quan quản lý về công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Quốc phòng Lào là Ban Lưu trữ trực thuộc Cục Nghiên cứu tổng hợp

Trong phần chương 1, chúng tôi đã khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của Quân đội nhân dân Lào; thấy được công tác lưu trữ ở Bộ Quốc phòng Lào cũng như chức năng, nhiệm vụ của Ban Lưu trữ thuộc Cục Nghiên cứu tổng hợp

Bên cạnh đó chúng tôi cũng tổng hợp được hệ thống văn bản quản lý của Nhà nước Lào nói chung cũng như của Bộ Quốc phòng Lào nói riêng Qua đó, tôi đã thấy được sự quan tâm đầu tư vào công tác lưu trữ như xây dựng kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản

Tuy nhiên trong phần này chúng tôi cũng chỉ ra một số hạn chế về công tác lưu trữ của Lào Đó là sự thiếu hụt về văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ; thiếu những hướng dẫn cụ thể để các cơ quan, đơn vị

thực hiện đặc biêt là những hạn chế về công tác chỉnh lý, thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hiện hành cũng như lưu trữ lịch sử Vấn đề này sẽ được chúng tôi khảo sát và phân tích kỹ ở Chương 2

Cán bộ ban Lưu trữ đang chỉnh lý tài liệu

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

BỘ QUỐC PHÒNG LÀO

2.1 Cơ sở lý luận và pháp lý của việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

2.1.1 Khái niệm về công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Chúng ta đang sống trong môi trường xã hội hết sức năng động và có những biến đổi mạnh mẽ Sự biến đổi đó làm cho mọi cơ quan, tổ chức phải biến đổi theo để tồn tại và phát triển Với sự phát triển năng động và nhanh chóng đó các cơ quan tổ chức cũng hoạt động với cường độ rất lớn và do vậy khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng nhiều Trước đây các cơ quan ít, chức năng nhiệm vụ đơn giản, các vấn đề cần giải quyết không nhiều do đó khối lượng tài liệu sản sinh ra cũng ít nhưng ngày nay thì điều đó hoàn toàn ngược lại Các cơ quan, tổ chức trong giai đoạn hiện nay rất đa dạng từ trung ương đến địa phương Các vấn đề cần giải quyết hết sức phức tạp, tài liệu được sản sinh ra nhiều Với khối lượng tài liệu ngày càng nhiều như vậy cho nên người ta không thể giữ lại toàn bộ, mà phải lựa chọn những tài liệu có giá trị, ý nghĩa bảo quản trong thời gian nhất định ở các lưu trữ phục vụ cho công tác khai thác, sử dụng trong giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài Chúng ta không thể giữ lại tất cả các loại tài liệu đó bởi vì sẽ gặp khó khăn rất lớn về kho, phòng, trang thiết bị bảo quản, kinh phí, nhân lực đó là sự đầu tư quá lớn mà nhà nước ta không thể đáp ứng và điều đó cũng không thực sự cần thiết, khoa học Vấn đề đặt ra ở đây là khối lượng tài liệu sản sinh ra ngày càng nhiều như vậy làm thế nào chúng ta có thể giữ lại đúng những tài liệu cần thiết, loại huỷ những tài liệu hết giá trị đó là điều hết sức khó khăn đòi hỏi một nghiên cứu công phu, khoa học, lâu dài về công tác lưu trữ, đặc biệt là

vấn đề thu thập, bổ sung tài liệu Trên cơ sở đó các đơn vị lưu trữ mới đặt ra cho mình phương pháp thu thập bổ sung hợp lý, tránh giữ lại những tài liệu hết giá trị hoặc không còn ý nghĩa tác dụng Qua những vấn đề trên chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sung rất quan trọng và cần làm sáng tỏ thêm vấn đề này

Để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ

khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trong giáo trình lý luận và thực

tiễn công tác lưu trữ các tác giả đã cho rằng:

“Bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao vào các phòng, kho lưu trữ, trung tâm lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định”

Tuy nhiên, nhiều nhà nghiên cứu lại có quan điểm khác, có cách đánh

giá khác về vấn đề này Chẳng hạn trong tác phẩm“Phương pháp lựa chọn và

loại huỷ tài liệu ở các cơ quan” có đưa ra khái niệm thu thập, bổ sung như

sau:

“Thu thập tài liệu là việc tập hợp tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu theo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lưu trữ”

“Bổ sung tài liệu là thu thập tài liệu theo hệ thống các khu vực thẩm quyền của Phông lưu trữ quốc gia theo các cấp độ khác nhau Bổ sung tài liệu khác với thu thập tài liệu ở cách xem xét tổng thể, bao quát trong toàn hệ thống”

Qua phân tích trên chúng ta thấy rằng vẫn còn các cách hiểu khác nhau

về thu thập, bổ sung Nhưng ở cách tiếp cận nào đi chăng nữa thì việc thu

phần tài liệu nộp vào các lưu trữ Chính vì vậy theo quan điểm của chúng tôi, thu thập, bổ sung tài liệu là căn cứ vào quy định của nhà nước để xác định những cơ quan, đơn vị và các laọi tài liệu cần tiến hành thu thập tài liệu vào các lưu trữ Mục đích của việc thu thập là không ngừng hoàn thiện các phông lưu trữ và sẽ phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả

Theo các nhà nghiên cứu đã đề cập trong “Lý luận và thực tiễn công tác

lưu trữ thì việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có một số nội dung cơ bản

sau:

- Thứ nhất: Phải xác định được nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Việc xác định này sẽ giúp cho cơ quan thu đúng những chỗ cần phải thu, hạn chế bỏ sót hoặc thu không đúng

- Thứ hai: Xác định chính xác thành phần, nội dung tài liệu cần thu thập vào các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi thẩm quyền đã được nhà nước quy định

- Thứ ba: Quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyển giao tài liệu theo đúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ Việc quy định này sẽ giúp cho các cơ quan lưu trữ có thể dễ dàng trong công tác thu thập, các cơ quan là nguồn nộp lưu thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học

- Thứ tư: Phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc

Đó là những nội dung hết sức cơ bản, quan trọng của công tác thu thập,

bổ sung tài liệu Muốn thực hiện một cách tốt nhất những nội dung này đòi hỏi phải có sự nghiên cứu nghiêm túc, kỹ càng về lý luận công tác lưu trữ, đi sâu tìm hiểu thực tế, tăng cường sự chỉ đạo, giám sát của nhà nước, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tự giác của các cán bộ thừa hành Thông qua

công tác nghiên cứu lý luận sẽ giúp chúng ta xác định và làm rõ những nguyên tắc cơ bản của thu thập, bổ sung tài liệu, phân bổ tài liệu theo mạng lưới các kho lưu trữ, mối quan hệ giữa công tác thu thập, bổ sung với công tác khác, các phương pháp mới trong công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Có thể nói công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của các lưu trữ liên quan đến rất nhiều khâu nghiệp vụ khác, đây chính là đầu vào của công tác lưu trữ Mỗi nghiệp vụ của công tác lưu trữ chịu ảnh hưởng ở những khía cạnh nhất định nhưng khâu xác định giá trị tài liệu và phân loại tài liệu là chịu

sự tác động mạnh nhất Nếu việc thu thập, bổ sung tài liệu không được thực hiện tốt sẽ ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ khác và chắc chắn các khâu nghiệp vụ đó sẽ không có hiệu quả cao và chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ sẽ bị hạn chế

Qua tìm hiểu khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu, chúng ta cũng cần tìm hiểu thêm một số khái niệm khác có liên quan chặt chẽ tới vấn đề này là: Nguồn tài liệu bổ sung, thành phần tài liệu bổ sung, thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ

Trong Từ điển lưu trữ Việt nam đã được định nghĩa khái niệm “nguồn

bổ sung tài liệu” được giải thích như sau: “Nguồn bổ sung tài liệu tà những

cơ quan, đơn vị cá nhân thuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó

do nhà nước quy định” Như vậy, nguồn tài liệu bổ sung chính là danh mục

các cơ quan hoặc cá nhân là nguồn nộp lưu Trong từng cơ quan là nguồn nộp lưu đó người ta sẽ xác định những thành phần tài liệu chủ yếu được hình thành ra để thu thập, bổ sung vào lưu trữ Những tài liệu được thu thập này là những tài liệu phải có giá trị, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

đó hoặc quá trình hoạt động của cá nhân đó

Thông thường thành phần tài liệu được xác định của một cơ quan cần thu nộp vào lưu trữ bao gồm:

- Hồ sơ tài liệu lãnh đạo, điều hành;

- Hồ sơ tài liệu về kế hoạch thống kê;

- Hồ sơ tài liệu về tổ chức cán bộ;

- Hồ sơ, tài liệu về lao động, tiền lương;

- Hồ sơ, tài liệu về văn thư lưu trữ;

- Hồ sơ tài liệu về chuyên môn;

- Hồ sơ tài liệu về nghiên cứu khoa học

Qua đây chúng ta thấy rằng khái niệm nguồn tài liệu bổ sung và thành phần tài liệu bổ sung là hoàn toàn khác nhau, nguồn bổ sung là tên các cơ quan, đơn vị phải nộp lưu còn thành phần tài liệu nộp lưu là các loại tài liệu thuộc diện phải nộp vào các lưu trữ

Chúng ta biết rằng công tác thu thập, bổ sung tài liệu ảnh hưởng đến rất nhiều các công đoạn khác của công tác lưu trữ do vậy các lưu trữ đặc biệt là lưu trữ lịch sử muốn làm tốt công tác thu thập, bổ sung thì phải đảm bảo được nhiều yêu cầu nhưng trước hết cần phải xác định được nguồn bổ sung một cách đầy đủ và chính xác nhất Tức là phải biết chính xác cơ quan, đơn vị và

cá nhân nào là nguồn nộp lưu, mình được thu thập tài liệu của những cơ quan nào Điều đó có nghĩa là phải làm rõ được khái niệm “phạm vi thu thập tài liệu” hay “thẩm quyền thu thập tài liệu”

“Thẩm quyền” hay “khu vực thẩm quyền” là thuật ngữ chuyên ngành, đặc trưng riêng cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu trong phạm vi hành chính - lãnh thổ nhất định Nó thể hiện mối quan hệ chặt chẽ, khăng khít hay không giữa cơ quan lưu trữ và cơ quan là nguồn nộp lưu trong việc thu thập

tài liệu lưu trữ Hầu hết khu vực thẩm quyền đã được quy định chặt chẽ trong các văn bản pháp luật để các cơ quan có liên quan thực hiện một cách nghiêm túc và thống nhất Người ta cũng phân biệt khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành và khu vực thẩm quyền của lưu trữ lịch sử Khu vực thẩm quyền của lưu trữ hiện hành là các cơ quan đơn vị thuộc cơ quan chủ quản có lưu trữ hiện hành Các cơ quan, đơn vị này phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hiện hành Thông thường cuối năm, khi các vấn đề, sự việc đó đã được giải quyết xong, được lập thành hồ sơ được tập hợp và nộp vào lưu trữ Sau thời hạn được bảo quản tại lưu trữ hiện hành, các cơ quan tổ chức đó phải có trách nhiệm nộp các tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử một cách đúng hạn và đầy đủ

Có thể nói trong một khu vực hành chính, lãnh thổ bất kỳ nào đó các cơ quan lưu trữ phải xác định rõ được thẩm quyền thu thập tài liệu Nếu làm tốt được vấn đề này sẽ giúp loại trừ và tránh được những tranh chấp xảy ra khi tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu Có nghĩa là nhiều cơ quan lưu trữ cùng thu thập tài liệu của một hoặc một số cơ quan, tổ chức nào đó Đồng thời cũng hạn chế được sự bỏ sót những tài liệu quý, có giá trị cao trong quá trình thu thập Ví dụ như ở Việt Nam: cơ quan Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội là

cơ quan trung ương đóng trên địa bàn Nghĩa là hoạt động của Bảo hiểm xã hội thuộc ngành dọc Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Bảo hiểm xã hội các tỉnh sẽ phải chịu sự quản lý theo ngành dọc Tuy nhiên do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà nội đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội do

đó, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan này cũng chịu sự quản lý của UBND Thành phố Hà Nội Tài liệu nộp lưu của cơ quan này tuỳ thuộc vào quy định thẩm quyền thu tài liệu của UBND thành phố Hà Nội hay của Bảo hiểm xã hội Việt Nam