Quản trị rủi ro tại Văn phòng Công chứng Lạc Việt

Thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến các giao dịch và hướng dẫn việc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng là một biện pháp bảo vệ, ngăn ngừa các rủi ro cho công chứng vi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH

HÀ NỘI – 2019

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VÀ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS HOÀNG ĐÌNH PHI

HÀ NỘI – 2019

CAM KẾT

Tác giả cam kết rằng kết quả nghiên cứu trong luận văn là kết quả lao động của chính tác giả thu được chủ yếu trong thời gian học và nghiên cứu và chưa được công bố trong bất cứ một chương trình nghiên cứu nào của người khác

Những kết quả nghiên cứu và tài liệu của người khác (trích dẫn, bảng, biểu, công thức, đồ thị cùng những tài liệu khác) được sử dụng trong luận văn này đã

được các tác giả đồng ý và trích dẫn cụ thể

Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ luận văn, Khoa Quản trị và Kinh doanh và pháp luật về những cam kết nói trên

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2019

Tác giả luận văn

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài “Quản trị rủi ro tại Văn phòng công chứng

Lạc Việt”, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, tạo điều kiện của các thầy cô Khoa

Quản trị và Kinh doanh (HSB), Ban giám hiệu Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, Khoa sau đại học Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn khoa học luận văn của tôi PGS.TS.Hoàng Đình Phi, xin cảm ơn thầy đã luôn tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ tôi về mọi mặt Trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu, thầy đã kiên nhẫn, tận tâm chỉ dẫn bằng tất cả tri thức khoa học uyên thâm cũng như kinh nghiệm và thái độ nghiêm túc trong nghiên cứu khoa học để tôi có thể hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã luôn ủng hộ, động viên, đồng hành cùng tôi mọi lúc mọi nơi và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện để tôi có thể hoàn thành luận văn của mình

Cùng với sự giúp đỡ từ nhiều phía, học viên cũng đã rất nỗ lực để hoàn thành luận văn một cách tốt nhất nhưng do những hạn chế nhất định về kiến thức, thời gian, thông tin nên sản phẩm chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự cảm thông, đóng góp và bổ sung của các thầy cô và bạn đọc để

đề tài được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC HÌNH VẼ ii

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG, RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG 6

1.1 Khái quát chung về Văn phòng công chứng 6

1.1.1 Khái niệm Văn phòng công chứng 6

1.1.2 Đặc điểm của Văn phòng công chứng 7

1.2 Rủi ro trong hoạt động của Văn phòng công chứng 8

1.2.1 Định nghĩa chung về rủi ro 8

1.2.2 Các loại rủi ro phổ biến 11

1.3 Quản trị rủi ro 12

1.3.1 Khái niệm quản trị rủi ro 12

1.3.2 Mục tiêu, động cơ và lợi ích của quản trị rủi ro 13

1.3.3 Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quản trị rủi ro 15

1.3.4 Chương trình quản trị rủi ro 17

1.3.5 Các phương thức quản trị rủi ro 17

1.3.6 Các công cụ phòng ngừa rủi ro 18

Kết luận chương 1 20

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT 21

2.1 Tổng quan về Văn phòng công chứng Lạc Việt 21

2.1.1 Khái quát về Văn phòng công chứng Lạc Việt 21

2.1.2 Nội dung hoạt động của Văn phòng công chứng Lạc Việt 23

2.2 Thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động của Văn phòng công chứng 45

2.2.1 Nhận diện rủi ro thường gặp trong hoạt động của Văn phòng công chứng

Lạc Việt 45

2.2.2 Thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động của Văn phòng công chứng Lạc Việt 52

Kết luận chương 2 59

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT 60

3.1 Xây dựng chính sách quản trị rủi ro 60

3.1.1 Sự cần thiết và ý nghĩa của chính sách quản trị rủi ro 60

3.1.2 Các nội dung chủ yếu của chính sách quản trị rủi ro 61

3.2 Một số giải pháp xử lý và kiểm soát các rủi ro cụ thể đối với Văn phòng công chứng Lạc Việt 66

3.2.1 Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 66

3.2.2 Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng 90

3.2.3 Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI93 3.3 Một số kiến nghị để nâng cao khả năng phòng ngừa rủi ro đối với Văn phòng công chứng Lạc Việt 95

3.3.1 Nâng cao đội ngũ công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp hóa 95

3.3.2 Luật hóa các quy định về Hội công chứng viên để phát huy vai trò liên kết, trợ giúp Văn phòng công chứng 96

3.3.3 Xây dựng một hệ thống thanh tra, kiểm tra đối với hoạt động của Văn phòng công chứng 96

3.3.4 Sự phối hợp giữa các Cơ quan quản lý nhà nước 97

3.3.5 Nâng cao nhận thức của Văn phòng công chứng về rủi ro, về tầm quan trọng của quản trị rủi ro 98

3.3.6 Tạo văn hóa quản trị rủi ro cho toàn xã hội 98

Kết luận chương 3 99

KẾT LUẬN 100

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 PHỤ LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức VPCC Lạc Việt 23

Hình 3.1 Hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 71

Hình 3.2 Cấu trúc của hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 72

Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức VPCC Lạc Việt theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 76

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu hướng tự do hóa, toàn cầu hóa kinh tế và sự phát triển của nền kinh

tế thị trường, kinh tế hàng hóa đã làm cho các mối quan hệ trong xã hội ngày càng phát triển, nhất là mối quan hệ giao dịch, các biện pháp bảo đảm an toàn cho các quan hệ xã hội trên mọi lĩnh vực cũng đang được hình thành, hoàn thiện và ngày càng cần thiết, tác động tích cực cho quá trình phát triển của đất nước Biện pháp đảm bảo an toàn cho các giao dịch thì tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực

có vị trí và vai trò vô cùng quan trọng

Trong cuộc sống đời thường cũng như trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, khi có tranh chấp xảy ra, các đương sự thường có xu hướng tìm kiếm những chứng cứ để bênh vực cho lý lẽ của mình hoặc bác bỏ lập luận của đối phương

và Văn phòng công chứng (VPCC) chính là một mắt xích hữu hiệu để quản lý các giao dịch dân sự, kinh tế cũng như bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân, đảm bảo tính an toàn pháp lý góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của toàn xã hội Và hơn hết, chính bản thân những người tham gia vào giao dịch dân sự, bản thân họ cũng mong muốn có thể phòng ngừa và đảm bảo pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế thương mại mà chính họ tham gia, họ cần đến chứng cứ có giá trị pháp lý hợp pháp, được pháp luật bảo hộ đó là “chứng cứ công chứng” - loại chứng cứ xác thực, chứng

cứ đáng tin cậy hơn hẳn các loại giấy tờ không có chứng cứ xác thực Chính vì vậy,

sự ra đời của VPCC đã đánh dấu một bước ngoặt không nhỏ trong lĩnh vực hành chính, nó là một hoạt động quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của nhà nước pháp quyền Đồng thời VPCC giúp khắc phục được những hạn chế đáng kể như

sự quá tải trong việc phân định giữa công chứng và chứng thực, vấn đề phân cấp, phân quyền trong quản lý nhà nước về công chứng…Sự ra đời của VPCC đã góp phần chuyên nghiệp hóa và xã hội hóa hoạt động công chứng, bước đột phá trong cải cách hoạt động công chứng ở Việt Nam

Trong hoạt động công chứng việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng,

giao dịch đã được công chứng Thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến các giao dịch và hướng dẫn việc quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng là một biện pháp bảo vệ, ngăn ngừa các rủi ro cho công chứng viên (CCV) nói riêng và hoạt động công chứng nói chung đối với việc chứng nhận một giao kết hợp đồng, giao dịch đúng quy định Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng sẽ góp phần bảo đảm

an toàn pháp lý, hạn chế rủi ro cho việc công chứng các hợp đồng, giao dịch Cơ sở

dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng

Cùng với sự hình thành và phát triển của nền kinh tế thị trường ở nước ta, rủi

ro và quản trị rủi ro ngày càng nhận được sự quan tâm của các nhà đầu tư cũng như các nhà kinh tế học Các sản phẩm phái sinh như: Hợp đồng kỳ hạn (forwards), Hợp đồng giao sau (future), Hợp đồng quyền chọn (options) và Hợp đồng hoán đổi (swaps)… đang được giới thiệu như là những công cụ phòng ngừa rủi ro có hiệu quả cao cho các doanh nghiệp Với VPCC vẫn còn thuộc khu vực nhóm các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV), kinh phí còn hạn hẹp nên khả năng sử dụng các công

cụ nêu trên để phòng ngừa rủi ro còn hạn chế bởi yêu cầu về quy mô hợp đồng giao dịch, chi phí bỏ ra lớn và trong quá trình hoạt động, VPCC còn chịu nhiều rủi ro đặc thù khác do vậy những rủi ro, tổn thất mà một VPCC gây ra những hệ lụy nghiêm trọng, các rủi ro này không chỉ gây tổn thất cho VPCC mà còn liên quan đến các cá nhân thực hiện các hợp đồng, giao dịch làm ảnh hưởng đến các mối quan hệ xã hội Qua thống kê các thông báo Tòa án gửi đến VPCC Lạc Việt năm 2018 có 22 vụ trong đó 3 vụ VPCC Lạc Việt là bị đơn trong vụ án dân sự, còn lại VPCC tham gia với tư cách là người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan Nguyên nhân dẫn đến việc VPCC liên quan đến các vụ án xuất phát từ chủ quan lẫn khách quan, song các vụ

án được thông báo đều nhằm mục đích Tòa án thu thập thông tin để có căn cứ xác định lỗi của các bên tham gia, cho nên việc nhận diện các loại rủi ro thường gặp đối với VPCC để có biện pháp phòng ngừa thích hợp là hết sức cần thiết Trong luận văn này, tác giả sẽ cố gắng tìm câu trả lời cho vấn đề trên do đó, tác giả chọn đề tài

“Quản trị rủi ro tại Văn phòng công chứng Lạc Việt” để làm đề tài luận văn tốt

nghiệp của mình

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Ở Việt Nam mặc dù có rất nhiều ngành được nghiên cứu về việc rủi ro trong sản xuất – kinh doanh như: Rủi ro trong nông nghiệp, công nghiệp, tài chính Ngân hàng đến các doanh nghiệp nhưng để quản trị rủi ro thì vẫn còn là một đề tài mới và càng mới hơn nữa đối với lĩnh vực công chứng cụ thể là VPCC thì các đề tài nghiên cứu khoa học về quản trị rủi ro vẫn còn khá ít mặc dù hoạt động công chứng ở nước

ta rất phát triển và cũng là một lĩnh vực gặp khá nhiều rủi ro rình rập, tuy nhiên với tâm huyết để tránh được những rủi ro đối với VPCC tác giả mạnh dạn lựa chọn đề tài

“Quản trị rủi ro tại Văn phòng công chứng Lạc Việt” để đưa ra những quan điểm về

Quản trị rủi ro tại VPCC dựa trên sự quản lý thực tế nhằm đưa ra các quy định một cách thống nhất về: trách nhiệm, trình tự, thủ tục hành chính, cách thức giải quyết các yêu cầu của công dân trong việc xác lập các quan hệ trong lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác để phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Với ý nghĩa mong muốn VPCC hạn chế, ngăn chặn và giới hạn các mức độ rủi ro để VPCC có thể đạt được mục tiêu “xã hội hóa dịch vụ công” thì quản trị rủi ro đối với các VPCC trong giai đoạn hiện nay về mặt lý luận và thực tiễn

Luận văn cung cấp cái nhìn toàn diện về cách thức nhận diện rủi ro trong lĩnh vực công chứng từ đó đưa ra những giải pháp mà VPCC cần thực hiện nhằm quản trị rủi ro trong quá trình hoạt động

3 Mục tiêu nghiên cứu

* Mục tiêu cụ thể:

- Tổng quan các vấn đề lý luận về rủi ro, quản trị rủi ro trong hoạt động công chứng

- Thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro tại VPCC Lạc Việt

- Xây dựng chính sách quản trị rủi ro

- Đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị rủi ro trong hoạt động công chứng

* Ý nghĩa:

- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về rủi ro, quản trị rủi ro, các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng, chương trình, phương thức và công cụ quản trị rủi ro

- Nêu thực trạng và xây dựng chính sách quản trị rủi ro cho trong hoạt động công chứng

- Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị rủi ro trong hoạt động công chứng

4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động quản trị rủi ro trong hoạt động công chứng, cụ thể là VPCC Lạc Việt

6 Phương pháp nghiên cứu

- Trên cơ sở các lý thuyết quản trị rủi ro và mục tiêu nghiên cứu được xác định, tác giả chủ yếu sử dụng phương pháp phân tích nhằm làm rõ các loại rủi ro và giải pháp quản trị đối với từng loại rủi ro, lợi ích của việc quản trị rủi ro đối với VPCC

- Phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu: Văn bản pháp luật (Luật, Nghị định, thông tư), sách tham khảo, công trình nghiên cứu khoa học về rủi ro và quản trị rủi ro trong hoạt động kinh doanh Đây là nền tảng cơ bản theo đó tác giả xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài nghiên cứu trong việc nhận diện và quản trị rủi ro

Ngoài ra luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp truyền thống như: Phương pháp so sánh, phương pháp phân tích tài liệu, phương pháp tổng hợp, đánh giá, phương pháp quy nạp, phương pháp diễn dịch

7 Cấu trúc của luận văn

Luận văn thạc sĩ với đề tài: “Quản trị rủi ro tại Văn phòng công chứng Lạc

Việt” có kết cấu gồm phần mở đầu, phần nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham

khảo Phần nội dung chính của luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Lý luận chung về Văn phòng công chứng, rủi ro và quản trị rủi ro

trong hoạt động của Văn phòng công chứng

Chương 2: Thực trạng rủi ro và quản trị rủi ro tại Văn phòng công chứng

Lạc Việt

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong hoạt động của

Văn phòng công chứng Lạc Việt

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG,

RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG

1.1 Khái quát chung về Văn phòng công chứng

1.1.1 Khái niệm Văn phòng công chứng

Trong các Nghị định trước đây, cụ thể là ở Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991, Nghị định số 31/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 và Nghị định

số 75/2000/NĐ-CP ngày 8 tháng 12 năm 2000 đều xác định công chứng ở nước ta

là nhà nước thực hiện công chứng chứ chưa hướng đến việc xã hội hóa các hoạt động về công chứng Ở các nước khác trên thế giới, mô hình VPCC đã có từ rất sớm nhưng mãi đến khi Luật công chứng 2006 ra đời thì nước ta mới thừa nhận mô hình VPCC, tồn tại song song bên cạnh phòng công chứng

Có thể nói với sự ra đời của VPCC đã đánh dấu một bước tiến mới trong hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay, là bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực công chứng tư, là cơ sở để nhà nước quản lý các giao dịch dân sự, thúc đẩy chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng nói chung và xã hội hóa hoạt động công chứng nói riêng

Tại Điều 22 Luật công chứng năm 2014 quy định như sau:

“1 VPCC được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh

VPCC phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên VPCC không có thành viên góp vốn

2 Người đại diện theo pháp luật của VPCC là Trưởng Văn phòng Trưởng VPCC phải là công chứng viên hợp danh của VPCC và đã hành nghề công chứng

với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc

4 VPCC phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.VPCC

có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác

5 VPCC sử dụng con dấu không có hình quốc huy VPCC được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của VPCC được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu”

Từ những quy định trên của pháp luật, có thể hiểu một cách khái quát: VPCC không phải là cơ quan hành chính nhà nước mà là một doanh nghiệp hoạt động theo Luật công chứng và Luật Doanh nghiệp bởi VPCC là loại hình có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh như vậy có thể xếp VPCC vào hệ thống các DNNVV nhưng vẫn mang tính quyền lực nhà nước VPCC phải có từ hai CCV hợp danh trở lên thành lập, được tổ chức theo hình thức là công ty hợp danh, thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật và đặt dưới sự quản lý của nhà nước

VPCC ra đời đánh dấu một bước phát triển xã hội hóa dịch vụ công, xóa bỏ độc quyền của nhà nước trong lĩnh vực công chứng, trở thành bệ phóng cho nhà nước dần rút khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng tiến tới chuyển giao hẳn cho các chủ thể phi nhà nước thực hiện, nhà nước chỉ đóng vai trò duy nhất là chủ thể quản lý nhà nước

1.1.2 Đặc điểm của Văn phòng công chứng

- Về tổ chức của Văn phòng công chứng

Theo quy định tại Điều 26 của Luật công chứng năm 2014, VPCC là tổ chức dịch vụ công có từ hai CCV hợp danh trở lên thành lập, hoạt động theo mô hình công ty hợp danh Người đại diện theo pháp luật của VPCC là Trưởng VPCC, Trưởng VPCC phải là CCV hợp danh của VPCC và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên VPCC có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc

tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác

- Về hoạt động của Văn phòng công chứng

Hoạt động của VPCC vừa mang tính công quyền (nhân danh nhà nước vì lợi ích nhà nước), vừa mang tính dịch vụ công (nhằm mục đích phục vụ ngày càng tốt hơn cho lợi ích của các tổ chức, cá nhân có nhu cầu công chứng, trên cơ sở phù hợp với lợi ích của xã hội) Tính chất dịch vụ công của công chứng hướng đến ba lợi ích:

+ Lợi ích của nhà nước: Sự ra đời của VPCC đã giúp nhà nước vừa giảm bớt gánh nặng cho mình vừa phát huy được tối đa nguồn lực trong xã hội, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

+ Lợi ích của các bên tham gia giao dịch: VPCC đã giúp cho các tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch của mình một cách thuận lợi, đồng thời bảo vệ quyền

và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch

+ Lợi ích của VPCC: VPCC khi thực hiện hoạt động công chứng được thu phí và thù lao công chứng theo quy định

- Nguồn tài chính của Văn phòng công chứng

VPCC hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác, bao gồm:

+ Phí công chứng: phí công chứng bao gồm phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí lưu giữ di chúc, phí cấp bản sao văn bản công chứng Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối Phòng công chứng và VPCC do Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng

+ Thù lao công chứng: là khoản tiền do VPCC thu được từ việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến công việc công chứng Mức thù lao đối với từng loại việc do tổ chức hành nghề công chứng xác định

+ Các nguồn thu khác: Là khoản tiền do VPCC thu từ việc người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của VPCC Mức thu phí này do tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng thỏa thuận

1.2 Rủi ro trong hoạt động của Văn phòng công chứng

1.2.1 Định nghĩa chung về rủi ro

Bàn về khái niệm rủi ro: Cho đến nay chưa có được định nghĩa thống nhất về rủi ro Những trường phái khác nhau, các tác giả khác nhau đưa ra những định nghĩa rủi ro khác nhau Những định nghĩa này rất phong phú và đa dạng, nhưng tập trung lại có thể chia thành hai trường phái lớn: Trường phái truyền thống và Trường phái hiện đại Theo trường phái truyền thống, rủi ro được xem là sự không may mắn, sự tổn thất mất mát, nguy hiểm Nó được xem là điều không lành, điều không tốt, bất ngờ xảy đến Đó là sự tổn thất về tài sản hay là sự giảm sút lợi nhuận thực tế so với lợi nhuận dự kiến Rủi ro còn được hiểu là những bất trắc ngoài ý muốn xảy ra trong quá trình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp, tác động xấu đến sự tồn tại

và phát triển của một doanh nghiệp Tóm lại, theo quan điểm này thì rủi ro là những thiệt hại, mất mát, nguy hiểm hoặc các yếu tố liên quan đến nguy hiểm, khó khăn hoặc điều không chắc chắn có thể xảy ra cho con người Theo trường phái hiện đại, rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được, vừa mang tính tích cực, vừa mang tính tiêu cực Rủi ro có thể mang đến những tổn thất mất mát cho con người nhưng cũng

có thể mang lại những lợi ích, những cơ hội Nếu tích cực nghiên cứu rủi ro, người

ta có thể tìm ra những biện pháp phòng ngừa, hạn chế những rủi ro tiêu cực, đón nhận những cơ hội mang lại kết quả tốt đẹp cho tương lai

Rủi ro phụ thuộc vào ngữ cảnh, nếu con người không có khái niệm hoặc không liên quan đến thì họ không có rủi ro Rủi ro bao gồm 3 yếu tố: xác suất xảy ra, khả năng ảnh hưởng đến đối tượng và thời lượng ảnh hưởng Bản chất rủi ro là sự không chắc chắn, nếu chắc chắc (xác suất bằng 0% hoặc 100%) thì không gọi là rủi ro

Có thể phân biệt Rủi ro theo các tiêu thức sau:

đó có quá nhanh hay không? )

Rủi ro tĩnh là những rủi ro, mà hậu quả của nó chỉ liên quan đến sự xuất hiện tổn thất hay không, chứ không có khả năng sinh lời, và không chịu sự ảnh hưởng của những thay đổi trong nền kinh tế Những rủi ro tĩnh thường liên quan đến các đối tượng: tài sản, con người, trách nhiệm dân sự(1)

- Rủi ro cơ bản và rủi ro riêng biệt

Rủi ro cơ bản là những rủi ro phát sinh từ nguyên nhân ngoài tầm kiểm soát của mọi người Hậu quả của rủi ro cơ bản thường rất nghiêm trọng, khó lường, có ảnh hưởng tới cộng đồng và toàn xã hội Ví dụ: lạm phát, khủng hoảng kinh tế, động đất ;

Rủi ro riêng biệt là loại rủi ro xuất phát từ các biến cố chủ quan và khách quan của từng cá nhân, tổ chức Loại rủi ro này chỉ ảnh hưởng đến lợi ích của từng

cá nhân hoặc tổ chức Nếu xét về hậu quả đối với một doanh nghiệp có thể rất nghiêm trọng, nhưng không ảnh hưởng nhiều đến nền kinh tế xã hội Ví dụ: cháy

nổ, rủi ro thanh toán, đắm tàu v.v

- Rủi ro thuần túy và rủi ro đầu cơ

Rủi ro thuần túy là loại rủi ro mà nếu xảy ra thì chỉ có thể dẫn đến tổn thất

mà không có cơ hội kiếm lời Ví dụ: lụt bão, sóng thần, hỏa hoạn, động đất, khủng hoảng kinh tế, đầu tư sai lầm v.v

Rủi ro đầu cơ, tồn tại cơ hội kiếm lời cũng như nguy cơ tổn thất Đây là loại rủi ro gắn liền với khả năng thành bại trong hoạt động đầu tư, kinh doanh và đầu cơ

Ví dụ, mua cổ phiếu: khoản đầu tư này có thể lãi, hòa hoặc lỗ vốn

Rủi ro có mặt ở khắp nơi, là một phần trong đời sống của mọi cá nhân cũng như các tổ chức trong xã hội Trong hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của VPCC nói riêng, rủi ro là khả năng xảy ra sự kiện không mong đợi tác động ngược với thu nhập và vốn đầu tư Thông thường người ta cho rằng rủi ro là khả năng xuất hiện các khoản thiệt hại tài chính Các trường hợp rủi ro được khái quát hóa bằng sự hiện diện của những tình huống không chắc chắn, mà nguyên nhân chủ yếu có thể là

do lạm phát, do biến động lãi suất, tỷ giá, giá cả hàng hóa, hoặc do đánh giá sai các

(1)

https://vi.m.wikipedia.org/wiki/R%E1%BB%A7i_ro

khả năng tình huống xảy ra, hoặc do quyết định đầu tư không thích hợp, hoặc cũng

có thể do các yếu tố chính trị, xã hội và môi trường kinh doanh thay đổi

“Rủi ro là những điều không chắc chắn của những kết quả trong tương lai hay là những khả năng của kết quả bất lợi” (2)

Nếu người ta xem xét rủi ro trong khả năng xuất hiện thường xuyên, người ta

có thể đo lường rủi ro dựa trên tỷ lệ với một bên là mức độ chắc chắn xảy ra với bên còn lại là mức độ chắc chắn không xảy ra Khi xác suất mức độ chắc chắn xảy ra hoặc không xảy ra bằng nhau, rủi ro là lớn nhất

Còn đối với VPCC rủi ro cũng tương tự được xác định từ việc không lường trước được tình huống có thể đến từ phía khách hàng hoặc ngay từ phía VPCC có các sai sót mà do lỗi của CCV và các yếu tố khác tác động cụ thể các rủi ro như thế nào tác giả sẽ nói ở các chương tiếp theo

1.2.2 Các loại rủi ro phổ biến

Đối với hoạt động của VPCC thì có các loại rủi ro phổ biến sau:

a) Rủi ro do các yếu tố chủ quan

Đây là loại rủi ro do hành vi trực tiếp từ con người (CCV, khách hàng) hoặc

từ chính VPCC Ví dụ, hệ thống pháp luật luôn thay đổi, thể chế chính trị không ổn định, quyết định một chính sách quản lý lệch hướng

b) Rủi ro năng lực kinh doanh

Rủi ro năng lực kinh doanh là những rủi ro xảy ra do sự thiếu hiểu biết về các

kỹ năng trong hoạt động của VPCC Rủi ro này phần lớn thuộc về những yếu tố chủ quan trong nội bộ VPCC Các nhân tố có thể dẫn đến rủi ro này bao gồm:

- Thiếu kỹ năng doanh nhân Nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, mô hình hoạt động, kỹ năng quản trị của VPCC còn chưa hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường Hầu hết các công việc: quản lý, tổ chức điều hành hoạt động VPCC, công tác kế hoạch, marketing, kế toán, kỹ năng, nghiệp vụ của CCV và toàn bộ nhân viên Văn phòng…chưa đạt được trình độ chuyên nghiệp Điều này tạo nên nhiều rủi ro trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

(2)

PGS-TS Phan Thị Bích Nguyệt, Đầu tư tài chính, NXB Thống kê năm 2006,tr.6.

- Sự hiểu biết nghèo nàn về tính năng động thị trường Hiểu biết tính năng động thị trường là nhân tố chủ yếu để khởi đầu hoạt động của VPCC để sao cho chất lượng dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của xã hội Tuy nhiên, đa số các chủ VPCC đều rất thiếu thông tin và kiến thức về việc quản lý, điều hành, thiếu năng lực để nhận biết các cơ hội và rủi ro Nhiều VPCC hoạt động dựa theo sự thành công của VPCC khác, nhưng rõ ràng thành công của VPCC này không phải là sự bảo đảm thành công của những VPCC khác tuy cùng hoạt động trong một lĩnh vực

- Thiếu hiểu biết về cách thức chuẩn bị kế hoạch hoạt động của Văn phòng

Kế hoạch hoạt động là vấn đề có tính quan trọng cơ bản đối với sự tồn tại và phát triển của VPCC Một kế hoạch hoạt động tốt sẽ giúp chính bản thân chủ VPCC hiểu

rõ hơn về công việc của mình, tuy nhiên đa số các VPCC được hoạt động nhưng không có sự chuẩn bị một kế hoạch hoạt động đầy đủ và cụ thể

c) Rủi ro văn hóa

Đây là rủi ro đến từ hàng loạt những điều không nhất quán với các nhân tố như: các giá trị văn hóa, thói quen, niềm tin và thái độ của nhân dân trong một đất nước, một vùng hoặc cộng đồng kinh tế Ví dụ như tâm lý người dân vẫn chưa tin tưởng và quen với việc công chứng tư, họ vẫn còn băn khoăn giữa việc đi công chứng nhà nước hay công chứng tư nhân, điều này dẫn đến sự giảm sút nhu cầu về công chứng và sử dụng dịch vụ công chứng tư

d) Rủi ro khác

Nguy cơ rủi ro đối với VPCC còn có thể xảy ra từ những nguyên nhân khác, chẳng hạn như: Cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng tư – công chứng nhà nước hay đôi khi các VPCC khởi đầu công việc với những đối tác sai Rủi ro này khá cao trong các công ty gia đình khi các thành viên không được lựa chọn một cách khách quan, ví dụ như một số vị trí tuyển dụng là người nhà Điều này có thể sẽ dẫn đến hành vi thiếu trách nhiệm của một thành viên mà mang lại cho công ty nhiều thiệt hại

1.3 Quản trị rủi ro

1.3.1 Khái niệm quản trị rủi ro

Quản trị rủi ro theo nghĩa rộng hàm nghĩa rằng doanh nghiệp cần phát huy,

sử dụng năng lực của chính mình để đề phòng và chuẩn bị cho sự biến động của thị trường hơn là chờ đợi sự biến động rồi mới tìm cách đối phó lại

Mục tiêu của quản trị rủi ro không phải ngăn cấm, mà là biết chấp nhận rủi

ro, phải ý thức được rủi ro với kiến thức đầy đủ và hiểu biết rõ ràng để có thể đo lường và giúp giảm nhẹ Quản trị rủi ro có nghĩa là tất cả các chi tiết rủi ro phải vận hành trong phạm vi được chấp thuận, giới hạn và quản lý

Quản trị rủi ro là xác định mức độ rủi ro mà một công ty mong muốn, nhận diện được mức độ rủi ro hiện nay của công ty đang gánh chịu và sử dụng các công

cụ phái sinh hoặc các công cụ tài chính khác để điều chỉnh mức độ rủi ro thực sự theo mức rủi ro mong muốn(3)

Quản trị rủi ro là sự vận hành chương trình mà có thể hoàn thiện hoạt động, quản lý được các nguồn lực quan trọng, bảo đảm sự tuân thủ các quy định, đạt được mục tiêu hoàn hảo, duy trì sự cân bằng tài chính và cuối cùng ngăn chặn sự mất mát, thiệt hại cho doanh nghiệp

Chức năng chủ yếu của quản trị rủi ro là nhận diện, đo lường và quan trọng hơn cả là giám sát rủi ro Quản trị rủi ro là một hành động chủ động trong hiện tại

để bảo vệ trong tương lai

Không ai nghi ngờ về sự cần thiết của quản trị rủi ro đối với mọi doanh nghiệp, nhưng đối với VPCC thuộc một loại doanh nghiệp vừa và nhỏ thì điều này càng quan trọng hơn, bởi vì với quy mô hoạt động còn nhỏ và có nhiều giới hạn, VPCC không có đủ điều kiện để đối phó với rủi ro như các doanh nghiệp lớn có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp để xem xét mọi khía cạnh liên quan đến rủi ro

1.3.2 Mục tiêu, động cơ và lợi ích của quản trị rủi ro

1.3.2.1 Mục tiêu quản trị rủi ro

a) Kiểm soát rủi ro

Mục tiêu đầu tiên và quan trọng nhất của quản trị rủi ro là phải kiểm soát được rủi ro Các rủi ro này có thể xảy ra, nhưng cũng có thể không xảy ra, tác động của chúng có thể dao động từ rất lớn đến rất nhỏ Chúng có thể chỉ là đe dọa, nhưng

(3)

PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Trang, Quản trị rủi ro tài chính, NXB Thống kê năm 2007, tr.545

cũng có thể làm cho doanh nghiệp bị tổn thất nặng nề Do vậy vấn đề ở đây là làm thế nào kiểm soát được rủi ro, giới hạn tác động của nó trong phạm vi cho phép

b) Biến rủi ro thành lợi thế, cơ hội thành công

Rủi ro không hoàn toàn chỉ có nghĩa là thua lỗ hoặc thất bại, mà rủi ro cũng

có thể tạo ra cơ hội để kiếm được lợi nhuận Do vậy một mục tiêu quan trọng khác của quản trị rủi ro là cần phải giúp doanh nghiệp nhận thức đúng thực trạng rủi ro

và khả năng chuyển đổi rủi ro thành lợi thế Trên cơ sở nhận thức này, doanh nghiệp sẵn sàng sử dụng các nguồn lực để biến các rủi ro thành lợi thế, cơ hội thành công

Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp phải nỗ lực nâng cao năng lực, chủ động xây dựng được dự án đầu tư phù hợp với năng lực của mình và chủ động phòng ngừa rủi ro ngay từ khi bắt đầu triển khai kế hoạch kinh doanh Doanh nghiệp cần xây dựng nhiều kịch bản, từ tốt nhất đến xấu nhất, để luôn giữ được khả năng chủ động ứng phó trong mọi trường hợp

1.3.2.2 Động cơ quản trị rủi ro

Lý do chính để doanh nghiệp tiến hành quản trị rủi ro là những quan ngại có liên quan đến độ bất ổn của các nhân tố trên thị trường như: lãi suất, tỷ giá, giá cả hàng hóa, sự điều chỉnh thay đổi của chính sách pháp luật, những khó khăn không lường trước được trong hoạt động kinh doanh Những bài học thất bại của các doanh nghiệp khác khi không quan tâm đến quản trị rủi ro cũng góp phần khuyến khích doanh nghiệp cần phải chủ trọng hơn đến vấn đề này Nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập đầy đủ vào thị trường thế giới, các quan hệ giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng đa dạng và phức tạp hơn Cơ hội kiếm lợi nhuận

có nhiều hơn, nhưng rủi ro cũng nhiều hơn Những điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải chú trọng nhiều hơn nữa đến quản trị rủi ro Cùng với quá trình hội nhập kinh

tế, các sản phẩm phái sinh cũng bắt đầu được giới thiệu và xuất hiện trên thị trường Việt Nam Chính sự ra đời của những sản phẩm này cũng tạo nên một tác động tâm

lý to lớn về yêu cầu phòng ngừa rủi ro trong toàn thể cộng đồng doanh nghiệp, trong đó có các DNNVV

1.3.2.3 Lợi ích quản trị rủi ro

Đối với các doanh nghiệp lớn hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, có nhiều chủ sở hữu là các cổ đông, công ty quản trị rủi ro có hiệu quả với chi phí thấp hơn so với trường hợp nếu chính bản thân cổ đông thực hiện quản trị rủi ro thông qua điều chỉnh danh mục đầu tư cá nhân

“Các công ty quản trị rủi ro để giảm thuế, giảm chi phí phá sản, bởi vì các nhà quản trị quan tâm đến tài sản của riêng họ, để tránh đầu tư lệch lạc, để thực hiện vị thế đầu cơ khi có dịp, để kiếm được lợi nhuận kinh doanh chênh lệch hoặc

để giảm rủi ro tín dụng và từ đó làm giảm chi phí đi vay”(4)

Đối với DNNVV thường do một vài cá nhân là của chủ sở hữu, không có sự khác biệt về chi phí giữa quản trị rủi ro của doanh nghiệp và cá nhân chủ sở hữu, quản trị rủi ro có thể mang lại một số lợi ích sau:

- Quản trị rủi ro giúp DNNVV tránh rơi vào tình trạng phá sản, tiết kiệm chi phí phá sản

- Quản trị rủi ro bảo đảm cho DNNVV có được trạng thái an toàn, tăng sự tự tin, tập trung cho hoạt động kinh doanh, ra quyết định đầu tư đúng đắn, tránh đầu

tư lệch lạc Trong một số trường hợp có thể biến rủi ro thành lợi thế để tìm kiếm lợi nhuận

- Một DNNVV có chương trình quản trị rủi ro có hiệu quả sẽ hoạt động ổn định, được các đối tác và các tổ chức tài trợ vốn tin cậy, giảm rủi ro tín dụng, từ đó làm giảm chi phí đi vay

- Quản trị rủi ro có hiệu quả giúp DNNVV tránh được trường hợp bị sa vào tranh chấp, kiện tụng, làm tăng tính đảm bảo pháp luật trong kinh doanh

1.3.3 Các nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến quản trị rủi ro

1.3.3.1 Quy mô và hình thức tổ chức của Văn phòng công chứng

Rủi ro hiện diện trong mọi quyết định đầu tư hay giao dịch kinh doanh của mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô và loại hình Nhưng mức độ ảnh hưởng của rủi ro thì hết sức khác nhau giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mô, hình thức tổ chức của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, với bộ máy tổ chức đồng bộ, đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp, chương trình quản lý rủi ro hoàn

(4)

PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Trang, Quản trị rủi ro tài chính, Nhà xuất bản Thống kê năm 2007, tr 547

hảo, cơ chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ… các doanh nghiệp này lại có đủ điều kiện

để sử dụng các công cụ tài chính hiện đại để quản trị rủi ro Do vậy tác động tiêu cực của rủi ro thường được ngăn chặn và giảm thiểu trong mức giới hạn cho phép Đối với VPCC thuộc một loại DNNVV, do những hạn chế về quy mô, không có khả năng thiết lập chương trình quản trị rủi ro đầy đủ như doanh nghiệp lớn, nên tác động tiêu cực của rủi ro thường rất nặng nề

Mức độ tác động của rủi ro cũng khác nhau tùy thuộc vào hình thức tổ chức của doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty cổ phần với

cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, giám đốc công ty… trong quá trình hoạt động các tổ chức này có sự quản lý, giám sát lẫn nhau Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát có thể tiến hành kiểm toán nội bộ, yêu cầu Ban giám đốc công ty xây dựng chương trình quản trị rủi ro và thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn tài sản và các nguồn lực của công ty Trong các DNNVV, thông thường chủ sở hữu doanh nghiệp đồng thời là người quản lý doanh nghiệp, thiếu các cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ, việc ra quyết định đầu tư thường do ý chí chủ quan của một vài người, chương trình quản trị rủi ro thường bị bỏ qua, nên khả năng xảy ra rủi ro cũng như mức độ tác động tiêu cực thường rất lớn

1.3.3.2 Nhận thức của nhà quản trị

Việc nhận diện, đánh giá nguy cơ tiềm tàng, mức độ, tính chất nguy hiểm của rủi ro, việc xây dựng chương trình và chính sách chủ động phòng ngừa rủi ro là công việc của nhà quản trị doanh nghiệp Do vậy nhận thức của nhà quản trị là một trong các nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến quản trị rủi ro của doanh nghiệp

1.3.3.3 Sự phát triển thị trường của sản phẩm phái sinh

Thị trường các sản phẩm phái sinh ra đời và phát triển đã cung cấp cho các doanh nghiệp những công cụ có khả năng phòng ngừa rủi ro một cách chủ động và hiệu quả Sự phát triển của thị trường này đã tác động đến việc xây dựng tâm lý phòng ngừa rủi ro trong toàn thể xã hội và cộng đồng các doanh nghiệp Các DNNVV tuy có nhiều hạn chế trong việc sử dụng các sản phẩm phái sinh để phòng ngừa rủi ro, nhưng sự phát triển của thị trường này có tác động lớn đến việc nâng cao ý thức về phòng ngừa rủi ro của DNNVV

1.3.4 Chương trình quản trị rủi ro

Rủi ro có thể xuất hiện theo những hình thức khác nhau tùy theo từng giai đoạn

và đặc điểm ngành nghề, quy mô hoạt động của doanh nghiệp Việc thiết lập một chương trình quản trị rủi ro phù hợp là một cách để bảo vệ doanh nghiệp khỏi mắc phải những

vấn đề không may có thể xảy đến bất cứ lúc nào “Nội dung cơ bản của một chương trình quản trị rủi ro phải bao gồm việc kết hợp chuyển đổi linh hoạt các quyết định kinh doanh với dự báo giá cả và sử dụng các công cụ tài chính hiện đại, được thực hiện bởi một bộ phận chuyên trách quản trị rủi ro ở doanh nghiệp” (5)

Một chương trình quản trị rủi ro hoàn chỉnh phải đạt được các mục tiêu cụ thể chủ yếu sau:

- Xây dựng các nguyên tắc, quy định nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch kinh doanh có tính nhất quán và có thể kiểm soát;

- Hỗ trợ cho nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra quyết định đúng đắn, lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trên cơ sở hiểu biết thấu đáo về hoạt động kinh doanh, môi trường kinh doanh, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp;

- Góp phần phân bổ và sử dụng hiệu quả những nguồn lực trong doanh nghiệp; bảo vệ và làm gia tăng giá trị cũng như hình ảnh doanh nghiệp;

- Phát triển và hỗ trợ nguồn nhân lực của doanh nghiệp;

- Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

1.3.5 Các phương thức quản trị rủi ro

- Quản trị rủi ro chủ động: Là phương thức quản trị rủi ro thông qua các chương trình, chính sách của doanh nghiệp nhằm phòng ngừa những rủi ro ngay từ khi chúng còn tiềm ẩn Các chính sách quản trị rủi ro thực hiện vừa giúp doanh nghiệp chủ động né tránh rủi ro, giới hạn tác động rủi ro trong phạm vi có thể chấp nhận được, từ đó giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối và khó khăn, đồng thời

có thể biến các rủi ro thành cơ hội và làm tăng giá trị doanh nghiệp

(5)

PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Trang, “Quản trị rủi ro”, Tuổi trẻ cuối tuần ngày 13/01/2007.

- Quản trị rủi ro thụ động: Là các biện pháp đối phó, khắc phục những hậu quả sau khi rủi ro đã xảy ra Tất nhiên khi rủi ro đã xảy ra, tổn thất đã rõ ràng, các giải pháp khắc phục sẽ khó có được kết quả như mong muốn

1.3.6 Các công cụ phòng ngừa rủi ro

Trong xu thế toàn cầu hóa, tự do hóa thương mại, với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, thế giới ngày càng trở nên “phẳng hơn”, sự lưu thông và dịch chuyển các nguồn tài chính cùng như các loại hàng hóa nhanh chóng và dễ dàng hơn, nhưng cũng vì thế mà sự bất ổn cũng cao hơn và rủi ro cũng nhiều hơn và ngày càng trở nên khó dự báo hơn

Trước tình hình đó, thị trường xuất hiện nhu cầu về các phương thức quản trị rủi ro một cách năng động và chủ động hơn Đó là nguyên nhân ra đời của các công

cụ phòng ngừa rủi ro Các công cụ này cho phép các doanh nghiệp có thể chuyển giao trực tiếp các rủi ro tài chính cho bên thứ ba sẵn sàng chấp nhận rủi ro đó Tùy theo đặc điểm ngành nghề hoạt động của mình, các doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản trị rủi ro khác nhau với mục tiêu khác nhau, nhưng chủ yếu là để quản trị các rủi ro liên quan đến độ bất ổn của lãi suất, của giá cả hàng hóa và của tỷ giá Các công cụ quản trị rủi ro phổ biến trên thị trường hiện nay bao gồm:

- Hợp đồng kỳ hạn (forwards), là loại công cụ quản trị rủi ro ra đời sớm nhất, đơn giản nhất trong các sản phẩm phái sinh, xuất phát từ nhu cầu quản trị rủi ro những bất ổn liên quan đến giá cả hàng hóa Đây là loại hợp đồng giữa hai bên - người mua và người bán - để mua hoặc bán tài sản vào một ngày trong tương lai với giá đã thỏa thuận ngày hôm nay

- Hợp đồng giao sau (future) cũng là một loại công cụ quản trị rủi ro do bất

ổn về giá cả hàng hóa, là hợp đồng giữa hai bên - người mua và người bán để mua hoặc bán tài sản vào một ngày tương lai với giá đã thỏa thuận ngày hôm nay Hợp đồng giao sau là sự phát triển của hợp đồng kỳ hạn và có nhiều đặc điểm giống hợp đồng kỳ hạn, nhưng loại hợp đồng này được giao dịch trên thị trường có tổ chức, gọi là sàn giao dịch giao sau

- Quyền chọn (options) là một hợp đồng giữa hai bên - người mua và người bán, trong đó cho người mua quyền, nhưng không phải nghĩa vụ, để mua hoặc bán một tài

sản nào đó vào một ngày trong tương lai với giá đã đồng ý vào ngày hôm nay Quyền chọn được chia làm quyền chọn mua và quyền chọn bán Quyền chọn có thể được sử dụng làm công cụ quản trị rủi ro các bất ổn về lãi suất, về giá cả hàng hóa

- Quyền chọn trên hợp đồng giao sau là một kết hợp của thị trường giao sau

và thị trường quyền chọn Quyền chọn trên thị trường giao sau cho người mua quyền được mua hoặc bán một hợp đồng giao sau vào một ngày trong tương lai với giá cố định vào ngày hôm nay

- Hoán đổi (swaps) là một hợp đồng trong đó hai bên đồng ý hoán đổi dòng tiền Hoán đổi được xem như là một sự kết hợp giữa các hợp đồng kỳ hạn, là loại công cụ được sử dụng để quản trị rủi ro tỉ giá hoặc lãi suất

Tuy nhiên luận văn này chỉ đề cập đến vai trò công cụ quản trị rủi ro của các sản phẩm này và các doanh nghiệp sử dụng các sản phẩm phái sinh để quản trị rủi

ro chứ không phải cho mục đích đầu cơ Bằng việc sử dụng các công cụ phái sinh, doanh nghiệp có thể chuyển rủi ro mà họ không mong muốn cho các đối tác khác Tuy các sản phẩm phái sinh là những công cụ quản trị rủi ro hiệu quả, nhưng do yêu cầu về quy mô hợp đồng giao dịch và chi phí bỏ ra, việc sử dụng các công cụ này để quản trị rủi ro đối với DNNVV cũng rất hạn chế

Kết luận chương 1

Trong chương này, trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu khoa học, tác giả đã tổng hợp và trình bày khái quát những lý luận cơ bản về: Rủi ro và quản trị rủi ro; phân tích và chỉ rõ trong hoạt động của VPCC nằm trong nhóm DNNVV phải đối diện với nhiều loại rủi ro; phân tích mối quan hệ giữa rủi ro và hoạt động của doanh nghiệp; đánh giá các nhân tố chủ yếu tác động đến quản trị rủi ro; nghiên cứu và giới thiệu về chương trình quản trị rủi ro; phương thức quản trị rủi ro và các công cụ phòng ngừa rủi ro

Các vấn đề lý luận trên sẽ tiếp tục được đối chiếu, so sánh với thực trạng rủi ro

và quản trị rủi ro tại VPCC Lạc Việt cũng như trong hoạt động công chứng sẽ được trình bày trong Chương 2 của luận văn

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI VĂN PHÕNG CÔNG CHỨNG LẠC VIỆT

2.1 Tổng quan về Văn phòng công chứng Lạc Việt

2.1.1 Khái quát về Văn phòng công chứng Lạc Việt

* Giới thiệu chung

Văn phòng Công chứng Lạc Việt chính thức được thành lập và hoạt động từ cuối năm 2008 và là một trong số những Văn phòng công chứng đầu tiên thành lập

và hoạt động theo Luật công chứng

- Địa chỉ trụ sở: Tòa nhà 49 Văn Cao, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội

- Trưởng văn phòng: Công chứng viên Trần Quốc Khánh

- Số lượng nhân sự: 46 (bốn mươi sáu) người, trong đó có 18 (mười tám) công chứng viên

* Cơ sở pháp lý

Văn phòng Công chứng (VPCC) Lạc Việt chính thức được thành lập và hoạt động theo Quyết định số 2245/QĐ-UBND do UBND thành phố Hà Nội ban hành ngày 25/11/2008 và Giấy phép hoạt động số 23/TP-ĐKKD do Sở Tư pháp Hà Nội ban hành ngày 09/12/2008 dưới mô hình văn phòng công chứng một công chứng viên do ông Trần Quốc Khánh thành lập

Năm 2010, VPCC Lạc Việt đã làm thủ tục chuyển đổi sang mô hình VPCC

do hai công chứng viên thành lập trở lên theo Quyết định số 3882/QĐ-UBND ngày 09/08/2010 của UBND thành phố Hà Nội và Giấy phép hoạt động số 23/TP-ĐKKD ngày 27/12/2011 của Sở Tư pháp Hà Nội

Hiện tại, VPCC Lạc Việt có Giấy phép hoạt động số 23/TP-ĐKKD do Sở

Tư pháp Hà Nội cấp lần thứ 25 ngày 27/03/2018;

* Cơ sở vật chất

Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng Lạc Việt được đặt tại tòa nhà 06 (sáu) tầng, địa chỉ 49 Văn Cao, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội trên trục đường Nguyễn Chí Thanh - Liễu Giai, một trong những tuyến phố đẹp nhất của thủ đô Hà Nội

Văn phòng tọa lạc tại vị trí trung tâm, tiện đường giao thông (ngay mặt phố, gần lối rẽ của dải phân cách), mặt bằng rộng rãi, thoáng mát cùng hệ thống phòng làm việc được bố trí hợp lý, khoa học (có phòng phục vụ riêng theo yêu cầu), có nơi giữ xe máy miễn phí, đối diện là điểm đỗ xe ô tô công cộng

Văn phòng có trang thiết bị chuyên nghiệp và hiện đại Các phòng làm viêc đều gắn hệ thống điều hòa nhiệt độ hai chiều, có mạng intermet, wifi, mạng kết nối nội bộ (lan), tổng đài điện thoại với 04 (bốn) đầu số và 01(một) máy fax;

Văn phòng đã trang bị 03 (ba) máy photocopy đặt tại các tầng làm việc chính

và trang bị nhiều máy in, máy scan chuyên dụng để phục vụ cho công việc in ấn và sao chụp hồ sơ Mỗi nhân viên đều được trang bị một máy tính xách tay để đáp ứng nhu cầu soạn thảo hợp đồng của khách hàng một cách tiện lợi và nhanh chóng nhất

* Năng lực chuyên môn

Từ khi thành lập đến nay, Văn phòng công chứng Lạc Việt luôn cố gắng xây dựng, đào tạo và phát triển một đội ngũ công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ tâm huyết, có kỹ năng chuyên môn tốt và ý thức nghề nghiệp cao

Trong số 18 (mười tám) công chứng viên tham gia làm việc tại Lạc Việt có

03 (ba) thành viên nguyên là luật sư đoàn luật sư thành phố Hà Nội, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp luật và giải quyết tranh chấp; 15 (mười lăm) thành viên còn lại đã đạt chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ công chứng viên chuyên sâu Toàn bộ số nhân viên nghiệp vụ của văn phòng cũng đều tốt nghiệp các khóa đào tạo nghiệp vụ công chứng, nghiệp vụ luật sư để chuẩn bị bổ sung vào đội ngũ công chứng viên kế cận trong tương lai

Văn phòng công chứng Lạc Việt đã xây dựng và liên tục hoàn thiện bộ form mẫu hợp đồng chuẩn mực để phục vụ việc soạn thảo văn bản nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu tối đa lỗi đánh máy

Từ thời điểm thành lập năm 2008 đến ngày 30/4/2019, VPCC Lạc Việt đã thực hiện công chứng tổng cộng 57.678 hợp đồng giao dịch (tổng hợp trên nguồn Báo cáo Sở Tư pháp hàng năm và số liệu mới cập nhật) Trong đó chưa có hợp đồng, giao dịch nào bị Tòa án tuyên bố vô hiệu

Bộ phận Bảo vệ - Tạp vụ

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức VPCC Lạc Việt

2.1.2 Nội dung hoạt động của Văn phòng công chứng Lạc Việt

2.1.2.1 Hoạt động của Văn phòng công chứng

Hoạt động của VPCC thể hiện ở hai nội dung cơ bản đó là hoạt động quản lý điều hành theo Luật doanh nghiệp và hoạt động thực hiện các việc công chứng do CCV đảm nhiệm theo trình tự, thủ tục quy định tại Luật công chứng

Về hoạt động quản lý điều hành, VPCC là cơ quan được nhà nước giao thực hiện một chức năng nhất định đó là chức năng công chứng Ngoài chức năng này,

VPCC không còn chức năng nào khác Vì vậy, Văn phòng công chứng không phải

là cơ quan hành chính nhà nước nên không thể tổ chức giống như cơ quan chuyên môn và cơ quan quản lý hành chính nhà nước khác được VPCC hoạt động độc lập giống cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan Thi hành án nhưng phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật

Một vấn đề cần phải lưu ý rằng, hoạt động của VPCC không phải là hoạt động chứng nhận các việc công chứng VPCC cũng chỉ là bộ máy quản lý công chứng, bộ máy này có chức năng theo dõi, đánh giá hoạt động CCV về mặt bồi dưỡng nâng cao trình độ, đạo đức, phẩm hạnh, giải quyết tranh chấp thẩm quyền giữa các CCV

Hoạt động của VPCC có mối quan hệ trực tiếp với hoạt động của Trưởng VPCC thay mặt cơ quan trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác; thực hiện chính sách cán bộ theo chế độ đã được phân công, giải quyết khiếu nại theo thẩm quyền Báo cáo kịp thời những khó khăn vướng mắc và những vấn đề mới phát sinh trong qua trình thực hiện công chứng, xin ý kiến hướng dẫn chỉ đạo về tổ chức, nhân

sự nghiệp vụ, thực hiện chế độ báo cáo sáu tháng hàng năm về tổ chức và hoạt động công chứng với Giám đốc Sở Tư pháp

Quyền của tổ chức hành nghề công chứng(6)

- “Ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với công chứng viên quy định tại điểm a và điểm c khoản 1 Điều 34 của Luật này và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình” (7)

Khoản 1 Điều 34 quy định như sau:

“a) Công chứng viên của các Phòng công chứng;

b) Công chứng viên hợp danh của VPCC;

c) Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại VPCC”

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động; mở Sổ theo dõi việc sử dụng lao động của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật.(8)

- Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác(9)

Điều 14 Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/6/2011 có quy định:

+ Khi thực hiện việc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác,

tổ chức hành nghề công chứng phải lập đầy đủ hóa đơn, chứng từ; ghi sổ kế toán các khoản thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác và bảo quản, lưu trữ sổ kế toán, hồ sơ kế toán theo quy định của pháp luật về tài chính, kế toán và lưu trữ; thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế

+ Mức thù lao công chứng đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp và các việc khác liên quan đến việc công chứng do tổ chức hành nghề công chứng xác định và phải được niêm yết công khai, rõ ràng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng Tổ chức hành nghề công chứng không được thu thù lao cao hơn mức thù lao đã niêm yết

Các chi phí trong trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về nguyên tắc thu phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác liên quan đến việc công chứng

Bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc thu đúng, thu đủ thì tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc thu phí công chứng đúng theo quy định tại Thông tư

Tại điều 62 Cơ sở dữ liệu công chứng Luật công chứng quy định như sau:

“1 Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng

(9)

Khoản 2, Điều 32 Luật công chứng 2014.

2 Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

3 Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương”

- Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan

Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng (10):

- Quản lý CCV hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và

quy tắc đạo đức hành nghề công chứng

- Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê -Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước

- Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình

- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37 của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật này cụ thể như sau:

+ VPCC có nghĩa vụ mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV của tổ chức mình thông qua hợp đồng mua bảo hiểm giữa VPCC với doanh nghiệp bảo hiểm

+ Thời điểm mua bảo hiểm của VPCC được thực hiện chậm là nhất 60 ngày

kể từ ngày VPCC được cấp Giấy đăng ký hoạt động

+ VPCC thoả thuận với doanh nghiệp bảo hiểm về các thủ tục cần thiết khi mua bảo hiểm, mức phí bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, sự kiện bảo hiểm, thời gian bảo hiểm và các nội dung khác có liên quan

+ Việc mua bảo hiểm cho CCV phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của VPCC Chậm nhất là mười ngày làm việc kể từ khi mua bảo hiểm hoặc kể

từ khi thay đổi, gia hạn hợp đồng bảo hiểm, VPCC có trách nhiệm thông báo và gửi bản sao hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng thay đổi, gia hạn bảo hiểm cho Sở Tư pháp

(10) Điều 33 Luật công chứng 2014.

nơi đăng ký hoạt động

- Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình

- Tạo điều kiện cho CCV của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm

- Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng

- Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng:

+ Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch: được sử dụng để ghi các việc công chứng đã được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, phục vụ việc theo dõi, tra cứu, kiểm tra và thống kê số liệu công chứng (theo Mẫu TP-CC-22 ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 15/06/2015 về quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng)

+ Sổ theo dõi việc sử dụng lao động: được sử dụng để ghi việc sử dụng lao động tại tổ chức hành nghề công chứng (theo Mẫu TP-CC-24 ban hành kèm theo Thông tư 06/2015/TT- BTP của Bộ Tư Pháp ngày 15/06/2015 về quy định chi tiết

và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng)

Hai loại sổ này phải ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ, được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối và phải được bảo quản chặt chẽ, lưu giữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng

+ Ngoài ra còn sổ Sổ văn thư, lưu trữ, sổ về kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan

- Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do CCV của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62(11)

của Luật này

(11)

Điều 62 Cơ sở dữ liệu công chứng

1 Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng

2 Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng

cơ sở dữ liệu công chứng

- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan

2.1.2.2 Hoạt động của công chứng viên

Tại Điều 17 Luật công chứng 2014 quy định về Quyền và nghĩa vụ của CCV như sau:

“1 Công chứng viên có các quyền sau đây:

a) Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;

b) Tham gia thành lập VPCC hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;

c) Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này; d) Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;

đ) Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;

e) Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan

2 Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

b) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;

c) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; d) Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;

đ) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

e) Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;

3 Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng và các bộ, ngành có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn việc xây dựng và quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương

g) Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của VPCC mà mình là công chứng viên hợp danh;

h) Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên;

i) Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;

k) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan”

Luật công chứng đã ràng buộc trách nhiệm của CCV khi thực hiện công chứng CCV là chủ thể của hoạt động công chứng cũng là người có nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch Nhiệm vụ của CCV

là góp phần phòng ngừa tranh chấp trong quan hệ giao dịch dân sự nói chung và giao dịch đảm bảo nói riêng Văn bản công chứng do CCV chứng nhận có giá trị pháp lý cao, bảo đảm tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch CCV là người kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, xem xét hồ sơ nếu thấy đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì mới thực hiện công chứng

Khi thực hiện công chứng CCV của VPCC đều có những nhiệm vụ chung đó

là phổ biến trình tự, thủ tục, thực hiện công chứng cho người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng xuất trình; trực tiếp thực hiện công chứng, ký văn bản công chứng

và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc công chứng do mình thực hiện; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng; lập hồ sơ, soạn thảo hợp đồng khi có yêu cầu; xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu; xem xét các hợp đồng nếu thấy không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì công chứng, phải có thái

độ hòa nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân

Tại Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 quy định: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp

đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Văn bản công chứng chỉ có hiệu lực kể từ ngày được CCV ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Để nhìn nhận một cách khách quan về trách nhiệm của CCV trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch, chúng ta cần biết về giá trị pháp lý của văn bản công chứng quy định tại Điều 5 Luật công chứng 2014 như sau:

“1 Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

2 Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác

3 Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu

4 Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch”

Quy định trên đã nói lên được tầm quan trọng và trách nhiệm của CCV trong việc thực hiện ký chứng nhận một văn bản công chứng CCV sau khi xem xét thấy hợp đồng, giao dịch đầy đủ, chính xác về mặt pháp lý sẽ chứng nhận vào hợp đồng, giao dịch đó Lời chứng trong các hợp đồng, giao dịch là sự khẳng định hợp đồng, giao dịch đã được CCV kiểm tra chặt chẽ về: thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên CCV, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của CCV và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Những quy định trong Luật công chứng đã thể hiện CCV là

người làm chứng, người thứ ba chứng nhận một sự việc có thật Họ là những luật gia bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; là người xác nhận quyền lợi và nghĩa vụ của các bên trong tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch, bảo đảm cho hợp đồng, giao dịch có hiệu lực Điều quan trọng khi có yêu cầu công chứng, cá nhân, tổ chức cần tìm đến CCV, cần biết về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch, về trách nhiệm của CCV đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch để tránh được các rủi ro trong giao kết hợp đồng

Hoạt động của CCV không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo ra văn bản mà còn bao gồm cả nhiệm vụ tư vấn cho đương sự Văn bản công chứng được CCV ký xác nhận sẽ mang lại cho đương sự sự tin cậy đầy đủ về hợp đồng

Yêu cầu của hoạt động công chứng nói chung và hoạt động của CCV nói riêng

là phải đảm bảo tính khách quan, chính xác của các giấy tờ giao dịch Vì vậy, quá trình hoạt động của CCV phải tuân thủ tuyệt đối những quy định của pháp luật, phải phán ánh chính xác sự kiện pháp lý diễn ra Tính xác thực của hoạt động công chứng phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình hoạt động của CCV Muốn bảo đảm được tính khách quan chính xác thì CCV phảo tuân thủ theo nguyên tác bắt buộc là: Phải kiểm tra, xác minh, đánh giá hoàn thiện và có kết luận chính xác, sau đó tiến hành ra văn bản công chứng và chứng nhận

Về phương diện pháp lý, các văn bản do CCV thực hiện phải đáp ứng yêu cầu của nhà nước, nghĩa là văn bản do CCV thực hiện phải đúng thẩm quyền Vì vậy, khi chứng nhận bất kỳ một hành vi pháp lý nào, CCV cần phải xem xét đối chiếu với pháp luật hiện hành xem có thuộc phạm vi cho phép của pháp luật có đúng thẩm quyền về công việc cũng như về địa hạt hay không Trường hợp chủ thể của quan hệ giao dịch hoạt động trái với pháp luật, trái với đạo đức xã hội thì công CCV không được phép chứng nhận

Trong hoạt động công chứng, CCV phải tuân thủ các quy định của pháp luật, đây là nguyên tắc pháp chế trong hoạt động công chứng, đồng thời, CCV phải từng bước nâng cao hiểu biết về công việc Trong điều kiện nước ta hiện nay, pháp luật

về công chứng chưa hoàn chỉnh, tuy nhiên, nhân tố mang tính quyết định tính xác thực của hoạt động công chứng vẫn là trình độ hiểu biết pháp luật của CCV khi

tham gia quan hệ giao dịch với tư cách đại diện cho nhà nước và thể hiện ý chí của một người làm chứng

Nói chung, hoạt động công chứng là hoạt động của nhà nước, nhà nước giao cho CCV thay mặt nhà nước thực hiện các việc công chứng Hoạt động này một mặt chứng nhận sự thực khách quan của các quan hệ giao dịch, một mặt là áp dụng pháp luật một cách tuyệt đối chính xác nhằm hướng cho các hoạt động giao dịch tuân theo một trật tự của pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ Trước khi thực hiện các việc công chứng, CCV phải giải thích cho đương sự hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ cũng như ý nghĩa pháp lý của việc công chứng

mà họ yêu cầu

Các quyền của CCV còn được quy định rải rác ở các điều khác trong Luật

công chứng, cụ thể như việc từ chối thực hiện công chứng:

Tại khoản 5 Điều 40 Luật công chứng 2014 quy định về công chứng hợp

đồng, giao dịch: “Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng”

Tại khoản 2 Điều 56 Luật công chứng 2014 quy định về công chứng di chúc:

“Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng di chúc đó”

Tại khoản 3 Điều 57 Luật công chứng 2014 quy định về công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản:

“Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công