Nghiên cứu trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty cổ phần nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương) : Luận văn ThS. Quản trị - Quản lý: 603404

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ***---*** BÙI QUỲNH TRANG NGHIÊN CỨU TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

*** -***

BÙI QUỲNH TRANG

NGHIÊN CỨU TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI (HẢI DƯƠNG)

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Hà Nội – Năm 2018

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

*** -***

BÙI QUỲNH TRANG

NGHIÊN CỨU TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHIỆT ĐIỆN PHẢ LẠI (HẢI DƯƠNG)

Chuyên ngành: Quản trị văn phòng

Mã số: 60 34 04 06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS CAM ANH TUẤN

Hà Nội – Năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu trách nhiệm của văn

phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương)” là công trình nghiên cứu của tôi

Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú trích theo quy định Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này

HỌC VIÊN

Bùi Quỳnh Trang

LỜI CÁM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía Công ty Cổ phần Nhiệt

điện Phả Lại (Hải Dương); các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng- trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia

Hà Nội), đặc biệt là người hướng dẫn khoa học – TS Cam Anh Tuấn Qua

đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu

đó

Với kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế, do đó đề tài “ Nghiên cứu

trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương)” của tôi không

tránh khỏi những thiếu xót, vì vậy tác giả rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo

Tôi xin chân thành cảm ơn!

HỌC VIÊN

Bùi Quỳnh Trang

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CÁM ƠN ii

MỤC LỤC i

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG iv

MỞ ĐẦU ……… ……… 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Nguồn tư liệu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Đóng góp của luận văn 6

9 Kết cấu của luận văn 6

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 7

1.1 Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp 7

1.1.1 Khái niệm về văn hóa 7

1.1.2 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp 8

1.1.3 Tác động của văn hóa doanh nghiệp tới sự phát triển của doanh nghiệp 16

1.1.4 Tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp 18

1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 20

1.2.1 Khái niệm “Văn phòng” 20

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 21

1.3 Vai trò của văn phòng trong tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp 25

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ PHÁT TRIỂN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP PPC 34

2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại và Văn phòng PPC 34

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của PPC 34

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng PPC 36

2.2 Quá trình tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại PPC 41

2.3 Kết quả thực hiện VHDN của PPC 44

2.3.1 Ban hành văn bản xây dựng VHDN của PPC 45

2.3.2 Các biểu hiện trực quan 46

2.3.3 Các biểu hiện phi trực quan 53

2.4 Vai trò của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện VHDN tại PPC 58

2.4.1 Văn phòng tham gia với lãnh đạo đặt ra một số định hướng và tầm nhìn mang tính chiến lược của PPC 60

2.4.2 Văn phòng tổ chức các khóa đào tạo VHDN 62

2.4.3 Văn phòng phụ trách một số các công tác khác 63

2.4.4 Phát triển VHDN của PPC 67

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG TỔ CHỨC THỰC HIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI PPC 73

3.1 Nhận xét về VHDN và trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện VHDN tại PPC 73

3.1.1 Nhận xét về VHDN tại PPC 73

3.1.2 Nhận xét về trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện VHDN tại PPC 74

3.2 Nguyên nhân 76

3.3 Một số giải pháp nâng cao trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức thực hiện VHDN tại PPC 77

3.3.1 Xác định rõ trách nhiệm của văn phòng trong tổ chức thực hiện VHDN 77 3.3.2 Xác định cơ chế phối hợp với các bộ phận có liên quan 83

3.3.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự 84

3.3.4 Giải pháp hiện đại hóa trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật 84

KẾT LUẬN 87

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 89

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

PPC Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại

GENCO2 Tổng công ty phát điện 2

DANH MỤC CÁC HÌNH, BẢNG

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của PPC

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Hình 2.3 Biểu đồ cơ cấu trình độ học vấn của đội ngũ nhân viên Văn phòng Hình 2.4 Kết quả nghiên cứu mức độ hài lòng về văn hóa doanh nghiệp PPC Hình 2.5 Sổ tay Tài liệu VHDN PPC

Hình 2.6 Trích yếu một số điều trong VHDN

Hình 2.7 Cảnh quan bên trong trang thiết bị văn phòng

Bảng 1.1 Sơ đồ các cấp độ văn hóa doanh nghiệp

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa, buộc các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển phải quan tâm đến việc xây dựng, phát triển VHDN của mình Một doanh nghiệp xây dựng được văn hóa phù hợp, tính bản sắc cao là một trong những yếu tố quyết định đến việc thành công của doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh Điều này đồng thời đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn duy trì một nề nếp văn hóa, phát huy được năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người vào việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Văn phòng được coi là hình ảnh đại diện của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng có trách nhiệm trong việc tham mưu, điều hành công việc trong doanh nghiệp, thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng; từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng Đối với việc xây dựng VHDN, văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện VHDN trong quá khứ, duy trì và phát triển VHDN hiện tại và tương lai

Thực hiê ̣n chủ trương của Tâ ̣p đoàn Điê ̣n lực Viê ̣t Nam , Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (tên viết tắt là PPC ) đã xây dựng văn hóa doanh nghiê ̣p từ năm 2014 Bên ca ̣nh nhiều thành tựu , VHDN tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại vẫn còn một số hạn chế trong thực hiện như trong việc chấp hành kỷ luật lao động; ý thức trách nhiệm trong công việc được giao chưa cao Hạn chế đã phần nào làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của từng cán bô ̣, nhân viên và đ ến hình ảnh của doanh nghiê ̣ p Hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm trong công tác, thiếu nhiệt tình trong công việc, tâm lý làm cho có, làm cho xong việc… vẫn diễn ra

Với tư cách là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong tổ chức thực hiện VHDN của PPC, văn phòng đã có những đóng góp nhất định không thể phủ nhận Tuy nhiên, đội ngũ quản lý doanh nghiệp nói chung và lãnh đạo văn phòng nói riêng vẫn chưa thực sự nhận thức đầy đủ về trách nhiệm của bộ

phận văn phòng trong việc tổ chức thực hiện, phát triển và duy trì VHDN của PPC Điều này đồng thời là nguyên nhân dẫn đến VHDN của PPC vẫn còn tồn tại nhiều điểm cần khắc phục Do vậy, chúng tôi quyết định lựa chọn đề

tài “Nghiên cứu trách nhiê ̣m của văn phòng trong viê ̣c tổ chức thực văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Nhiê ̣t điê ̣n Phả Lại (Hải Dương)”

làm luận văn thạc sĩ của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tại nhiều trường đại học ở Việt Nam, các nội dung liên quan đến VHDN cũng được đưa vào chương trình giảng dạy để trang bị kiến thức cho nguồn nhân lực tương lai như Học viện Hành chính quốc gia, Trường đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội, Trường Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh… cho thấy tầm quan trọng của việc đào tạo trang bị kiến thức

về VHDN

Tại Việt Nam, cũng đã có một số công trình nghiên cứu về đề tài VHDN,

cụ thể:

Luận văn Thạc sỹ kinh tế của tác giả Đỗ Thị Thanh Tâm của Trường Đại

học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cho các doanh nghiệp Việt Nam trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế”

(2006), đề tài đúc kết các kinh nghiệm mang tính chất lý luận, nhận biết được một số vấn đề còn tồn tại và kiến nghị giải pháp xây dựng VHDN của các doanh nghiệp Việt Nam

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Ngọc Anh với đề tài “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Việt Nam: thực trạng và giải pháp hoàn thiện” (2010)

đã đưa ra một số mẫu hình văn hóa và tổng hợp các thành tựu văn hóa tiêu biểu

từ thực trạng doanh nghiệp Việt Nam, góp phần bổ sung vào hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi VHDN của Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công của tác giả Ngô Thị Kim Thanh với đề

tài “Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, đề tài đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng văn hóa VNPT, từ

đó đưa ra các giải pháp về mặt quản lý chỉ đạo để xây dựng văn hóa VNPT

Mặc dù các nghiên cứu nói trên đều đề cập đến việc xây dựng VHDN ở nhiều góc độ khác nhau nhưng nhìn chung các đề tài mới dừng ở việc nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng chung đang tồn tại ở các doanh nghiệp Việt Nam, tổng kết các giá trị văn hóa mang tính khái quát phù hợp với xu thế phát triển chung ở các doanh nghiệp trong giai đoạn mới, đề xuất các giá trị văn hóa mà một doanh nghiệp nên xây dựng

Đề tài “Nghiên cứu trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại (Hải Dương)” không hoàn toàn trùng lặp với bất cứ đề tài nào trước đó Đề tài

không chỉ nêu bật được những đóng góp của văn phòng mà còn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa vai trò, trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện, duy trì và phát triển VHDN của Công ty

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu này của tôi được thực hiện nhằm hai mục tiêu cơ bản:

Thứ nhất, đánh giá trách nhiệm của văn phòng trong thực hiện VHDN tại

Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại

Thứ hai, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa vai trò, trách

nhiệm của văn phòng trong việc phát triển VHDN của Công ty

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được các mục tiêu nghiên cứu trên đây, tôi sẽ đi vào giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau:

- Khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về VHDN nhằm nắm vững các nội dung cần thiết;

- Nghiên cứ u nh ững vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng, chức năng – nhiê ̣m vu ̣ của văn phòng;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng về VHDN của Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại;

- Nhận xét, đánh giá vai trò và trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện VHDN;

- Trên cơ sở định hướng về VHDN trong giai đoạn tới, nghiên cứu các

đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn này là trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại PPC

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn này sẽ nghiên cứu vai trò và trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại, Chí Linh, Hải Dương trong thời kì từ năm 2014 đến nay Vì năm 2014, PPC thành lập Ban chỉ đạo xây dựng VHDN Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại

6 Nguồn tƣ liệu

Để thực hiê ̣n đề tài , chúng tôi nghiên cứu và tham khảo 03 nhóm tư liê ̣u, tài liệu chính dưới đây:

- Sách, giáo trình lý luận về văn hóa doanh nghiệp:

Dương Thị Liễu (2011), Giáo trình văn hóa kinh doanh, Trường Đại học

kinh tế quốc dân, Khoa Quản trị kinh doanh, NXB Đại học kinh tế quốc dân;

Nguyễn Mạnh Quân (2015), Giáo trình Đạo đức kinh doanh và văn hóa công ty, NXB Đại học kinh tế quốc dân

- Các quy định Tập đoàn Điện lực Việt Nam về văn hóa doanh nghiê ̣p: Nghị quyết số 615/NQ-HĐQT về việc thông qua tài liệu Văn hóa Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành ngày 07 tháng 12 năm 2009;

Quyết định 1314/QĐ-EVN của Tổng giám đốc Tập đoàn điện lực Việt Nam về việc ban hành tài liệu Văn hóa Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành ngày 09 tháng 12 năm 2009;

Quyết định 494/QĐ-GENCO2 của Tổng giám đốc EVNGENCO2 về Tài liệu “Văn hóa Tổng công ty Phát điện 2” ban hành 08 tháng 10 năm 2014; Chỉ thị số 1941/CT-GENCO2 của Tổng Công ty phát điện 2 về công tác xây dựng Văn hóa doanh nghiệp – EVNGENCO2 năm 2016;

Quyết định số 4924/QĐ-PPC-HĐQT của Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại về việc ban hành Tài liệu văn hóa doanh nghiệp PPC

- Các công trình nghiên cứu như luận văn , khóa luận tốt nghiệp , các bài viết đăng tải trên các ta ̣p chí chuyên ngành , các đề tài khoa học liên q uan đến văn hóa doanh nghiê ̣p

7 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau như phân tích kết hợp với thống kê, mô tả Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vâ ̣t li ̣ch sử , luâ ̣n văn sử dụng phương pháp liên ngành để làm rõ vai trò và trách nhiệm của văn phòng trong việc tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại PPC

+ Phương pháp phân tích, so sánh, đối chứng để đánh giá thực trạng văn hóa doanh nghiệp, trên cơ sở đó nghiên cứu giải pháp duy trì và phát triển văn hóa PPC

+ Phương pháp sưu tầm, phân tích, tổng hợp tài liệu: Phương pháp này được thể hiện qua việc nghiên cứu sách, báo, tạp chí kinh tế, các công trình nghiên cứu khoa học, khóa luận, luận văn … về văn hóa doanh nghiệp Từ đó

có những phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận về văn hóa doanh nghiệp + Phương pháp quan sát – tham dự: Để có thể đưa ra những thông tin

về thực trạng VHDN của Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại một cách chính xác, khách quan nhất

+ Phương pháp điều tra xã hội học: Đề tài khảo sát thực tế ở PPC trên

cơ sở xây dựng bảng hỏi, phỏng vấn để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác nghiên cứu nội dung đề tài

+ Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này sẽ được tôi vận dụng để phỏng vấn một số lãnh đạo và nhân viên văn phòng về nhận thức, thái độ cũng như những ý kiến đóng góp của họ về việc tổ chức thực hiện quy chế VHDN của công ty

8 Đóng góp của luận văn

Việc chọn đề tài này đóng góp ý nghĩa nhất định về mặt khoa học, phù hợp với mã ngành đào tạo Kết quả nghiên cứu của luận văn là cơ sở khoa học

và tài liệu tham khảo hữu ích, góp phần cho việc xây dựng tổ chức thực hiện VHDN không chỉ của Công ty Cổ phần Nhiệt điện Phả Lại mà các doanh nghiệp khác cũng có thể học hỏi

Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu và giảng dạy về VHDN của cá nhân tôi tại các

cơ sở giáo dục

9 Kết cấu của luận văn

Chương 1 Khái quát về trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Chương này là cung cấp các cơ sở lý luận về VHDN và lý luận về văn phòng Trong đó các vấn đề về mối liên hệ, trách nhiệm của văn phòng với việc xây dựng VHDN được đề cập Đây là tiền đề để tác giả tiến hành nghiên cứu và xây dựng VHDN ở các chương tiếp theo

Chương 2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp và trách nhiệm của văn phòng

trong việc tổ chức thực hiện và phát triển văn hóa doanh nghiệp PPC

Chương này thông qua việc khái quát VHDN của PPC, quá trình tổ chức thực hiện VHDN, tôi phân tích về vai trò trên thực tế của văn phòng trong việc thực hiện VHDN tại PPC Đây chính là căn cứ thực tiễn để tác giả trình bày một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của văn phòng được đề cập

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÕNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan về văn hóa doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về văn hóa

Văn hóa thường được hiểu theo các nghĩa sau:

Theo nghĩa gốc của từ

Thuật ngữ văn hóa bắt nguồn từ tiếng La tinh là cultus hàm chứa hai

khía cạnh: trồng trọt trái cây tức là thích ứng với tự nhiên, khai thác tự nhiên

và giáo dục, đào tạo con người hoặc một cộng đồng để họ trở nên tốt đẹp hơn

Ở Phương Đông, trong tiếng Hán cổ, từ văn hóa bao gồm văn là vẻ đẹp

của nhân tính, cái đẹp của tri thức, trí tuệ con người có thể đạt được bằng sự

tu dưỡng của bản thân và cách thức cai trị đúng đắn của nhà cầm quyền Còn

chữ hóa trong văn hóa là việc đem cái văn (cái đẹp, cái tốt, cái đúng) để cảm

hóa, giáo tục và hiện thức hóa trong thực tiễn, đời sống

Như vậy, văn hóa trong từ nguyên của cả phương Đông và phương Tây

đều có một nghĩa chung căn bản là sự giáo hóa, vun trồng nhân cách con người (bao gồm cá nhân, cộng đồng và xã hội loài người), cũng có nghĩa là làm cho con người và cuộc sống trở nên tốt đẹp hơn

Theo nghĩa hẹp, văn hóa được giới hạn theo bề sâu hoặc bề rộng, theo

không gian, thời gian hoặc chủ thể bao gồm văn hóa nghệ thuật, văn hóa ẩm thực, văn hóa kinh doanh, trình độ văn hóa, nếp sống văn hóa; văn hóa Nam

Bộ, văn hóa Phương Đông; văn hóa Việt Nam, văn hóa đại chúng…

Theo nghĩa rộng, thông thườ ng người ta sử du ̣ng đi ̣nh nghĩa

Văn hóa là tổng thể phức hợp, bao gồm kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật pháp, thói quen và bất kỳ năng lực hay hành vi nào khác

mà mỗi cá nhân với tư cách là thành viên của xã hội đạt được [15;4]

Chủ tịch Hồ Chí Minh đưa ra khái niệm về văn hóa như sau:

Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích của cuộc sống, loài người mới sáng tạo

và phát minh ra ngôn ngữ, chữ việt, đạo đức, phát luật, khoa học, tôn giao,

văn hóa, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn mặc ở và các phương thức sử dụng Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa

Văn hóa là sự tổng hợp của mọi phương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng với những yêu cầu đời sống và đòi hỏi của sinh tồn.[5;143]

Nhìn chung, văn hóa là một khái niệm dù ở đâu cũng mang một nghĩa căn bản nhất là sự giáo dục, cảm hóa, hướng đến việc hình thành và hoàn thiện nhân cách con người với tư cách là một cá thể ở khía cạnh hẹp, một cộng đồng người Mở rộng ra là cả xã hội loài người, nhằm hướng đến làm cho con người thêm giàu nhân tính, xã hội ngày càng tốt đẹp hơn

Biểu hiện rộng nhất về mặt phạm vi, văn hóa là một khái niệm tổng hòa các giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra, gắn liền với lịch sử phát triển của loài người Văn hóa là sản phẩm phân biệt rõ nhất loài người

với muôn loài, được loài người tạo ra bằng lao động và tri thức

1.1.2 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp

Trong những năm gần đây, khái niệm VHDN ngày càng được sử dụng phổ biến, vấn đề VHDN không chỉ được giới nghiên cứu quan tâm mà vấn

đề này cũng được thu hút quan tâm đặc biệt của các nhà quản trị doanh nghiệp Đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức

độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hóa… chính

sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phức tạp Bên cạnh đó, với sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa, buộc doanh nghiệp để tồn tại và phát triển phải liên tục tìm tòi những cái mới Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì một

nề nếp văn hóa đặc thù để phát huy năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người và đạt được mục tiêu chung của tổ chức – đó là Văn hóa doanh nghiệp

Định nghĩa về VHDN thường được hiểu:

Williams, A.Dobson, P&Walters, M: “VHDN là những niềm tin, thái độ

và giá trị tồn tại phổ biến và tương đối ổn định trong doanh nghiệp”

VHDN là một khái niệm được ghép lại từ hai thuật ngữ đơn lẻ là Văn hóa và Doanh nghiệp Đây là một khái niệm được định nghĩa bởi nhiều nhà nghiên cứu

Cụ thể:

Theo PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân: “Văn hóa công ty là một hệ thống các ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, cách nhận thức và phương pháp tư duy được mọi thành viên của tổ chức cùng đồng thuận và có ảnh hưởng ở phạm vi rộng đến cách thức hành động của từng thành viên.”

Có rất nhiều định nghĩa xong quanh khái niệm này Mỗi nền văn hóa khác nhau có các định nghĩa khác nhau Mỗi doanh nghiệp lại có một cách

nhìn khác nhau về VHDN Tuy nhiên, trong khuôn khổ của luận văn này, tác

giả sử dụng khái niệm VHDN của PGS.TS Dương Thị Liễu trong Giáo trình

Văn hóa kinh doanh: “Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi của doanh nghiệp, chi phối hoạt động của mọi thành viên trong doanh nghiệp và tạo nên bản sắc kinh doanh riêng của doanh nghiệp”

1.1.2.1 Đặc điểm và tính chất của văn hóa doanh nghiệp

VHDN trong tổ chức gồm những đặc điểm sau:

Thứ nhất: Văn hóa doanh nghiệp tồn tại khách quan

VHDN là cả một quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp được chia sẻ và truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác, không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của mỗi người Văn hóa rất quan trọng, nó tồn tại độc lập với chúng ta, có con người, có xã hội là có văn hóa Nếu ta biết xây dựng thì văn hóa ngày càng phát triển Đặc điểm chung của VHDN là khi có một nhóm người cùng sống và làm việc với nhau Vì vậy, khi tư cách là chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý cần tác động tích cực đến VHDN để nó mang lại những hiệu quả hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp

Thứ hai: Văn hóa doanh nghiệp mang tính bền vững

VHDN là sản phẩm của những người cùng làm trong một doanh nghiệp

và cùng một mục tiêu chung

VHDN được hình thành trong thời gian dài thông qua quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ấy Nó xác lập một hệ thống các giá trị được mọi người làm trong doanh nghiệp chia sẻ, chấp nhận, đề cao và ứng xử theo các giá trị chuẩn mực đó Giá trị văn hóa của doanh nghiệp có giá trị nội

bộ, giá trị vùng, giá trị quốc gia, giá trị quốc tế Điều này làm nên giá trị là truyền thống cũng như sự khác biệt của một doanh nghiệp

Thứ ba: Văn hóa doanh nghiệp mang tính hệ thống

Theo Edgar H.Schein, VHDN có thể chia thành 3 mức độ khác nhau

Hình 1.1 Sơ đồ các cấp độ văn hóa doanh nghiệp

VHDN mang tính hệ thống giúp chúng ta đánh giá một cách đầy đủ, khách quan nhất về sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp VHDN đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức Nếu như tổ chức giống như một chiếc máy tính, vậy thì VHDN được ví như là hệ điều hành của tổ chức đó

Những tư tưởng giá trị

mà doanh nghiệp tuyên

bố, chia sẻ giá trị

Những giả định nền tảng của doanh nghiệp

Cấp độ thứ hai

Cấp độ thứ ba

Những sản phẩm hữu hình của doanh nghiệp

Cấp độ thứ nhất

Việc xây dựng và phát triển VHDN có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp khó có thể đứng vững và tồn tại được VHDN là một tài sản của doanh nghiệp, nó quyết định sự trường tồn của doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp phát triển

Với các đặc trưng tính chất VHDN như trên giúp chúng ta hình dung được văn hóa khi đã thâm nhập vào doanh nghiệp thì mang thêm đặc tính của doanh nghiệp và luôn luôn gắn chặt với các bộ phận, các hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời, mỗi doanh nghiệp có thể tự đánh giá được điểm mạnh của mình để từ đó xây dựng và sử dụng các đặc trưng tính chất VHDN trong toàn

bộ quá trình hoạt động nhằm đạt tới mức sinh lợi cao nhất

1.1.2.2 Các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp

Các yếu tố cấu thành VHDN gồm có biểu hiện trực quan và biểu hiện phi trực quan

Biểu hiện trực quan: Đây là giá trị văn hóa có thể nhìn thấy ngay trong

lần tiếp xúc đầu tiên bao gồm các hiện tượng và sự vật mà một người có thể nghe, nhìn và cảm thấy khi tiếp xúc với một tổ chức Gồm có 4 biểu hiện sau:

Thứ nhất, kiến trúc đặc trưng

Kiến trúc ngoại thất như kiến trúc cổng, mặt tiền trụ sở công ty, bố cục các bộ phận, phòng ban Các công trình kiến trúc đó được sử dụng như biểu tượng và hình ảnh về tổ chức, được đặc chú trọng như một phương tiện để thể hiện tính cách đặc trưng của doanh nghiệp

Không chỉ những kiến trúc bên ngoài mà những kiến trúc nội thất bên trong cũng được các công ty, tổ chức quan tâm Từ những vấn đề lớn như tiêu chuẩn hóa về màu sắc, kiểu dáng của bao bì đặc trưng, thiết kế nội thất như mặt bằng, phòng ban, nơi đón tiếp, lối đi, trang phục đến những chi tiết nhỏ như thiết

bị văn phòng được bố trí trong các phòng Tất cả đều được sử dụng để tạo ấn tượng thân quen, thiện chí và được quan tâm

Thứ hai, các hoạt động tập thể bao gồm các nghi thức, lễ hội, các sự kiện văn hóa – thể thao của cơ quan Các hoạt động tập thể giúp giới thiệu và truyền đạt các giá trị chung tạo điều kiện cho các công chức chia sẻ các giá trị chung của tổ chức, tạo điều kiện cho các cán bộ, công chức, viên chức chia sẻ các giá trị chung của tổ chức

Nghi thức và nghi lễ là một trong số biểu trưng của VHDN Đó là những hoạt động đã được dự kiến từ trước và chuẩn bị kỹ lưỡng dưới hình thức các hoạt động, sự kiện văn hóa – xã hội chính thức, trang nghiêm, tình cảm được thể hiện định kỳ hay bất thường nhằm thắt chặt mối quan hệ tổ chức và thường được tổ chức vì lợi ích của người tham dự

Mức độ nghiêm túc trong việc thực hiện nghi thức là dấu hiệu phản ánh nhận thức của các thành viên tổ chức về ý nghĩa và tầm quan trọng của các giá trị và triết lý này đối với họ

Thứ ba, giai thoại của tổ chức bao gồm các công chuyện truyền miệng nơi cơ quan Giai thoại chức đựng các thông điệp, giá trị tốt đẹp của cơ quan Giai thoại giúp duy trì các giá trị của cơ quan đối với mọi thành viên

Giai thoại thường được thêu dệt, thêm thắt, hư cấu từ những sự kiện, những nhân vật có thực được mọi thành viên trong tổ chức cùng chia sẻ và nhắc lại với những thành viên mới Những mẫu hình lý tưởng về chuẩn mực

và giá trị VHDN Một số khác có thể biến thành huyền thoại chứa đựng những giá trị và niềm tin trong doanh nghiệp và không được chứng minh bằng các bằng chứng thực tế Các mẩu chuyện có tác dụng duy trì sức sống cho các giá trị ban đầu của doanh nghiệp và giúp thống nhất về nhận thức của tất cả mọi thành viên

Thứ tư, biểu tượng và khẩu hiệu của cơ quan Biểu tượng chứa đựng và truyền đạt các giá trị cốt lõi của cơ quan Khẩu hiệu diễn đạt cô đọng truyền đạt các giá trị cốt lõi của cơ quan và cô đọng nhất triết lý hoạt động, cam kết của cơ quan

Biểu trưng, biểu tượng, logo

Biểu tượng là sự biểu trưng những giá trị, những ý nghĩa tiềm ẩn bên trong của tổ chức Bởi lẽ thông qua những giá trị vật chất cụ thể, hữu hình, các biểu trưng này đều muốn truyền đạt những giá trị, ý nghĩa tiềm ẩn bên trong cho những người tiếp nhận theo các cách thức khác nhau

Logo là loại biểu trưng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất lớn nên được các doanh nghiệp hết sức coi trọng Xây dựng logo của thương hiệu phải có ý nghĩa văn hóa đặc thù, mang bản sắc của một nền văn hóa Logo của thương hiệu phải có khả năng thích nghi trong các nền văn hóa hay ngôn ngữ khác nhau

Ngôn ngữ, khẩu hiệu

Khẩu hiệu (slogan) là hình thức dễ nhập tâm và được cả nhân viên của doanh nghiệp, các khách hàng và những người khác luôn nhắc tới Khẩu hiệu thường rất ngắn gọn, dễ nhớ Khẩu hiệu là cách diễn đạt cô đọng nhất của triết

lý hành động, kinh doanh của một tổ chức, một doanh nghiệp

Biểu hiện phi trực quan: là những giá trị không nhìn thấy nhưng có thể

nhận thức được hay còn gọi là giá trị cốt lõi Gồm có 3 biểu hiện sau:

1 Hệ thống các giá trị ( Lý tưởng – sứ mệnh, Giá trị, niềm tin và thái độ)

2 Lịch sử phát triển và truyền thống văn hóa

3 Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

Thứ nhất, Hệ thống các giá trị Giá trị là chuẩn mực chung quy định hành động, tạo nên niềm tin và thái độ của các thành viên trong cơ quan

Giá trị: Trả lời câu hỏi với một cơ quan, tổ chức, cá nhân điều gì là quan trọng và cần phải lựa chọn hoặc quyết định làm gì trước một hoàn cảnh nhất định Niềm tin: trả lời câu hỏi rằng hành động như thế là đúng hay sai

Thái độ là phản ứng mong muốn hay không mong muốn của tập thể, cá nhân đối với hành động phù hợp và không phù hợp

Lý tưởng – sứ mệnh

Lý tưởng được hình thành từ niềm tin, từ những giá trị và cảm xúc của con người Như vậy lý tưởng đã nảy mầm trong tư duy, tình cảm của con người trước khi người đó ý thức được điều này Vì vậy chính là trạng thái tình cảm rất phức tạp và không thể mang ra để đối chứng nhau

Triết lý kinh doanh là những giá trị cốt lõi mà một doanh nghiệp luôn hướng tới và đảm vảo để nó được thực hiện một cách tốt nhất Không những vậy, nó còn là nét đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp, do các thành viên trong doanh nghiệp sáng tạo ra và trở thành quan niệm, ăn sâu vào tiềm thức của mỗi thành viên trong doanh nghiệp, đồng thời có tác dụng định hướng, là kim chỉ nam trong sự nghiệp phát triển của doanh nghiệp Thông qua triết lý kinh doanh, doanh nghiệp tôn vinh một hệ giá trị chủ đạo xác định nền tảng cho sự phát triển, gắn kết mọi người và làm cho khách hàng biết đến doanh nghiệp

Giá trị, niềm tin và thái độ

Đó là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, được công nhận trong doanh nghiệp Chúng định hướng cho cảm nhận, suy nghĩ và hành vi của các thành viên trong các mối quan hệ bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Phong cách ứng xử văn minh, lịch sự giữa các nhà quản lý với nhân viên, giữa các nhân viên trong công ty và giữa nhân viên với du khách Hành

vi ứng xử, giao tiếp trong doanh nghiệp như: cách xưng hô, nói năng, chào

hỏi (thái độ thân thiện, bình đẳng, khuyến khích tất cả các nhân viên đưa ra quan điểm cá nhân, đóng góp sáng kiến đẩy mạnh thi đua)

Tóm lại, giá trị, niềm tin và thái độ là các giá trị tinh thần của doanh nghiệp, là một hệ thống các giá trị, nguyên tắc được chia sẻ, truyền bá trong cán bộ công nhân viên Các giá trị này được hình thành từ tính cách, mong muốn của người lãnh đạo, đóng góp của toàn thể nhân viên trong quá trình sản xuất kinh doanh, luôn được tích lũy, điều chỉnh theo thời gian cùng với sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Thứ hai, lịch sử phát triển và truyền thống văn hóa

Theo hướng tích cực thì các giá trị truyền thống này sẽ trở thành những động lực làm việc, những điều tốt đẹp và những bài học quý báu để các nhân viên lớp sau noi theo và cũng có khi những truyền thống đó có thể trở thành rào cản cho việc sáng tạo, mở rộng những quan điểm trong kinh doanh Đây

là biểu hiện rất gần gũi và luôn được các thế hệ đi theo sau tiếp thu và không ngừng phát huy những truyền thống quý báu và vô cùng ý nghĩa của từng doanh nghiệp

Thứ ba, trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp

 Thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị

VHDN phải gắn với thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị vừa thực hiện có hiệu quả việc kinh doanh, thực hiện các chủ trương của Nhà nước đồng thời góp phần kết hợp phát triển kinh tế - xã hội với quốc phòng, giữ gìn an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội và bí mật quốc gia

 Chấp hành tốt pháp luật, quy chế dân chủ

Pháp luật không chỉ là một công cụ quản lý Nhà nước hữu hiệu, mà còn tạo môi trường thuận lợi cho sự phát triển của ý thức đạo đức, làm lành mạnh hóa đời sống xã hội và góp phần bồi đắp nên những giá trị mới Chính vì vậy, thực hiện tốt VHDN là phải chấp hành tốt pháp luật

Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững luôn phải tuân theo những chuẩn mực về bảo vệ môi trường, bình đẳng về giới, an toàn lao động, quyền

lợi lao động, trả lương công bằng, đào tạo và phát triển nhân viên và phát triển cộng động Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp được thể hiện một cách cụ thể trên các yếu tố các mặt như: Bảo vệ môi trường; Đóng góp cho cộng đồng xã hội; Thực hiện tốt trách nhiệm với nhà cung cấp; Bảo đảm lợi ích và quan hệ tốt với người lao động trong doanh nghiệp Trong đó, ba yếu tố đầu tiên thể hiện trách nhiệm bên ngoài của doanh nghiệp, còn một yếu tố cuối thể hiện trách nhiệm bên trong, nội tại của doanh nghiệp Với những nội dung cụ thể như vậy về trách nhiệm xã hội thì việc thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp không chỉ làm cho doanh nghiệp phát triển bền vững,

mà còn góp phần vào sự phát triển của xã hội nói chung

1.1.3 Tác động của văn hóa doanh nghiệp tới sự phát triển của doanh nghiệp

Việc xây dựng và phát triển VHDN có vị trí và vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hóa, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được Nó được thể hiện cụ thể ở 5 khía cạnh sau:

a Văn hóa doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh

VHDN mạnh mẽ sẽ tạo nên sự thống nhất, giảm thiểu sự rủi ro, tăng cường sự phối hợp giám sát, thúc đẩy động cơ làm việc của mọi thành viên, tăng hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp, từ đó tăng được sức mạnh cạnh tranh và khả năng thành công của doanh nghiệp trên thị trường Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc hình thanh mục tiêu, chiến lược và chính sách, nó tạo ra định hướng có tính chất chiến lược cho bản thân doanh nghiệp, đồng thời cũng tạo thuận lợi cho thực hiện thành công chiến lược đã lựa chọn của doanh nghiệp Môi trường VHDN còn có ý nghĩa tác động quyết định đến tinh thần, thái độ, động cơ lao động của các thành viên và việc sử dụng đội ngũ lao động và các yếu tố khác

Ngoài ra, VHDN tại lợi thế cạnh tranh trong quá trình hội nhập quốc tế Trong bối cảnh mới của công nghệ thông tin và số hóa, các doanh nghiệp sẽ

nhanh chóng theo kịp nhau về công nghệ, chất lượng sản phẩm Vậy nên, cái tạo

ra sự khác biệt giữa các đối thủ chính là VHDN Năng lực của con người xây dựng hình ảnh thương hiệu được gắn kết và thúc đẩy bằng văn hóa, đó chính là thứ “hiếm”, “khó bắt chước” nhất của doanh nghiệp

b Xây dựng văn hóa phù hợp giúp doanh nghiệp tạo khả năng thích ứng cao với môi trường

Mọi yếu tố xã hội, khoa học công nghệ, khả năng của con người đang thay đổi theo từng giờ, từng phút và một doanh nghiệp tốt hôm nay nhưng chưa chắc tốt trong tương lai nếu không có sự định hướng cho những sự thích ứng đó ngay từ bây giờ Quan trọng hơn, hoạt động của các doanh nghiệp sẽ

bị tụt hậu nhiều hơn nữa nếu không tiến hành một cuộc cách mạng cho việc xây dựng và đổi mới văn hóa trong phạm vi doanh nghiệp ngay trong hiện tại

c Văn hóa doanh nghiệp tạo sự gắn kết, giảm xung đột giữa các thành viên trong doanh nghiệp

VHDN gắn kết, tạo sự đồng thuận của các nhân viên thông qua hệ thống các giá trị chuẩn mực chung từ đó tạo ra nguồn lực giúp doanh nghiệp phát triển và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp VHDN giúp điều phối và kiểm soát hành vi cá nhân bằng các câu chuyện; truyền thuyết; các chuẩn mực thủ tục, quy trình, quy tắc… Khi phải ra một quyết định phức tạp, VHDN giúp ta thu hẹp phạm vi các lựa chọn phải xem xét

d Văn hóa doanh nghiệp giúp thu hút và giữ chân nhân tài

Thù lao vật chất gồm tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi đã từng là yếu

tố quan trọng nhất ảnh hưởng quyết định đến việc thu hút và giữ chân người giỏi cho doanh nghiệp Tuy nhiên, hiện nay người lao động bắt đầu có nhận thức khác, sau khi thỏa mãn các nhu cầu vật chất họ bắt đầu có xu hướng thỏa mãn nhiều hơn ở các bậc cao hơn như giao tiếp, nhu cầu được tôn trọng và tự hoàn thiện mình VHDN giúp họ thỏa mãn những nhu cầu này, vì vậy khi VHDN mạnh, nhân viên sẽ cảm nhận được bầu không khí làm việc thân thiện, cởi mở và chuyên nghiệp, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó tự định

hướng mục tiêu cá nhân nên họ trung thành và gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp

e Văn hóa doanh nghiệp giúp tăng cường sự sáng tạo và đổi mới cho nhân viên

Quan tâm tới xây dựng VHDN thì sẽ giúp nhân viên có thêm động lực để góp ý tưởng mới cho công ty Nhân viên được tự chủ trong công việc và họ có hướng đi và mục tiêu của riêng mình, mục tiêu ấy gắn liền với mục tiêu của doanh nghiệp, mặt khác người lao động có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Vì vậy người lao động được khuyến khích để tích cực làm việc, đưa

ra nhiều sáng kiến cải tiến và đổi mới cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó, VHDN cũng có tác động kìm hãm sự phát triển doanh nghiệp VHDN, với xuất phát điểm là nền “tiểu văn hóa” (subcultures) của nền văn hóa dân tộc, cũng có những tác động đến doanh nghiệp giống như tác động của nền văn hóa dân tộc đối với một quốc gia Văn hóa dân tộc có thể là yếu tố kìm hãm sự phát triển của bất cứ quốc gia nào đặc biệt là khi nền văn hóa đó chứa đựng những giá trị mang tính lạc hậu bảo thủ, đi ngược lại xu thế chung của thế giới Tương tự, VHDN cũng có thể kìm hãm doanh nghiệp đổi mới, mở rộng cho phù hợp với những thay đổi của thị trường trong và ngoài nước

1.1.4 Tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp

Quy trình tổ chức thực hiện một hệ thống VHDN gồm 4 bước như sau:

Thứ nhất, phổ biến kiến thức thức chung: Đây là bước chuẩn bị tinh thần

quan trọng cho quá trình tổ chức thực hiện VHDN Mục đích của giai đoạn này giúp cho thành viên trong doanh nghiệp hiểu về VHDN và ý thức được lợi ích của nó đối với sự phát triển của bản thân và doanh nghiệp

Thứ hai, định hình văn hóa doanh nghiệp: Đây là giai đoạn hình thành

những yếu tố của VHDN Việc định hình VHDN bao gồm việc xây dựng cấu phần của nó, cả các biểu hiện hữu hình và vô hình như như kiến trúc, bố trí nơi làm việc, logo, slogan, quy chế, triết lý kinh doanh, các giá trị cốt lõi…Đồng thời cần xây dựng cơ sở, thể chế pháp lý cho hoạt động cuả doanh

nghiệp Bản chất của sự lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp bằng VHDN của nó

là đức trị nên cần cố một hệ thống pháp trị làm điểm tựa và hỗ trợ cho nó, Vì vậy xây dựng VHDN cần:

- Xây dựng hệ thống văn bản quản lý cho doanh nghiệp: Đó là một hệ thống các văn bản thể hiện mối quan hệ pháp lý, quan hệ quản lý và quan hệ lao động trong nội bộ doanh nghiệp hoặc quan hệ của doanh nghiệp với các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác

Văn bản nội bộ doanh nghiệp gồm có các loại chính như sau: Điều lệ doanh nghiệp; Thoả ước lao động tập thể; Nội qui lao động; Qui chế hoạt động của Hội đồng thành viên, Đại Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; Qui chế hoạt động của ban điều hành; Qui chế tài chính doanh nghiệp; Qui chế bảo mật thông tin kinh doanh; Hợp đồng lao động…Mỗi văn bản nội bộ của doanh nghiệp có một ý nghĩa khác nhau, tổng thể chúng hợp thành một hệ thống thống nhất và hoàn chỉnh Qua hệ thống văn bản nội bộ của doanh nghiệp chúng ta cũng có thể đánh giá được văn hoá của doanh nghiệp đó

- Xây dựng cơ chế khen thưởng kỹ luật: Việc khen thưởng, đề bạt vào các chức danh, các biểu tượng về địa vị và các tiêu chí đề bạt cần nhất quán với các tuyên bố về nhiệm vụ, về giá trị mà doanh nghiệp hướng tới

Thứ ba, triển khai xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tổ chức thực hiện

VHDN cần được tiến hành từng bước yêu cầu phải đồng bộ và kiên trì, từ tuyên truyền những quan điểm, hệ giá trị cho đến thực hiện các chuẩn mực hành vi phải được tổ chức một cách kheo léo Kết quả giai đoạn này sẽ dần dần hình thành những đặc trưng văn hóa của doanh nghiệp, giúp các thành viên nhận biết giá trị văn hóa của doanh nghiệp mình

Thứ tư, triển khai thực hiện và ổn định văn hóa doanh nghiệp: Bất cứ

một yếu tố văn hóa nào khi xây dựng đầy đủ các cấu phần và triển khai trong thực tế hoạt động của doạnh nghiệp cũng cần có sự theo dõi, tổng kết và điều chỉnh cho phù hợp

Lãnh đạo doanh nghiệp là người quyết định VHDN nhưng nó sống được hay không lại phụ thuộc vào sự chấp nhận, niềm tin và sức mạnh của mọi thành viên Thực tiễn ở các doanh nghiệp phát triển bền vững cho thấy, trong quá trình triển khai VHDN vào thực tế hoạt động, cùng với sự gương mẫu, nêu gương của lãnh đạo, vai trò của nhân viên rất quan trọng; họ thường có nhiều sáng kiến, cách làm khiến các nội dung, giá trị của VHDN trở thành hiện thực,

đi đến thực tế sản xuất kinh doanh và đời sống của lực lượng lao động

1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.2.1 Khái niệm “Văn phòng”

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan Nó đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả Vậy văn phòng là gì?

Văn phòng được hiểu theo theo nhiều nghĩa dưới góc độ tiếp cận khác nhau:

- Theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức

- Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý

- Theo tính chất hoạt động của văn phòng là một thể thức tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị

- Ngoài ra văn phòng có thể hiểu:

+ Văn phòng là trụ sở làm việc của một doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước

+ Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động liên quan đến văn bản giấy tờ,

sổ sách…

+ Văn phòng là nơi đóng bộ máy điều hành của đơn vị

+ Văn phòng là bộ mặt của các tổ chức

Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này văn phòng được hiểu là

“Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý của

cơ quan, đơn vị”

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Hoạt động của văn phòng có mục tiêu riêng, liên tục được điều chỉnh cho phù hợp với môi trường Chính vì vậy, văn phòng phải thực thi có 5 chức năng sau:

1.2.2.1 Chức năng thu thập và xử lý thông tin

Chức năng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện là xử ký các nguồn thông tin Văn phòng là nơi tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được tiến hành trôi chảy Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, chức năng xử lý thông tin của văn phòng càng được chú trọng Các thông tin phải được nhanh chóng thu nhận, sàng lọc, xử lý và chuyển tới các bộ phân liên quan để đáp ứng yêu cầu của sự cạnh tranh

1.2.2.2 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một cơ quan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo Sự thành bại của công việc phụ thuộc của mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý Do đó, người quản trị rất cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp Những thông tin này được thu thập, chọn lọc và tổng hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định kịp thời và đúng đắn Đây là chức năng của văn phòng Chức năng này rất cần thiết và hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn và chuyên sâu

Chức năng tham mưu của văn phòng là về tổ chức điều hành công việc trong

cơ quan Điều đó được thể hiện thông quan những công việc mà văn phòng đảm nhận xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ quan Thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời việc ra quyết định Thông tin văn phòng có thể thu thập qua nhiều kênh xử lý: hội

họp, qua dư luận… Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý

1.2.2.3 Chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần

Các cơ sở vật chất ký thuật rất cần thiết cho hoạt động của một cơ quan Văn phòng chính là nơi cung cấp đầy đủ, kịp thời những yếu tố đó trong mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi bởi công việc của văn phòng như: Tổ chức phục

vụ các cuộc họp, hội nghị Bảo đảm sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại Tiếp nhận công văn, phân phối, theo dõi quá trình giải quyết văn bản Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan Lưu giữ hồ sơ, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Chăm lo đời sống cho cán

bộ công chức, viên chức trong cơ quan

Vì vậy, Văn phòng phải làm chức năng hậu cần cho cơ quan Để đảm bảo chức năng này thì văn phòng phải được tổ chức thành khu văn phòng tạo

sự thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất Trong trụ sở, việc sắp đặt các phòng làm việc phải phù hợp với loại công việc và với mỗi cán bộ trong điều kiện và môi trường nhất định Các trang thiết bị cũng cần được bố trí hợp lý Việc cung cấp tài chính cho các hoạt động của cơ quan phải được tính toán sao cho mức chi phí thất nhất mà đạt được hiệu quả tối

ưu Việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết Các chức năng này vừa độc lập, bổ trợ, bổ sung cho nhau Nhận thức đúng về chức năng của văn phòng sẽ đưa tới những quan điểm đúng trong việc tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng để hoạt động của văn phòng có hiệu quả, nâng cao năng suất, chất lượng công việc của toàn cơ quan

1.2.2.4 Chức năng hoạch định kế hoạch

Là chức năng đầu tiên vì các chức năng khác phụ thuộc vào chức năng này Đòi hỏi lên kế hoạch một cách xác thực bao gồm xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức Xây dựng chiến lược tổng thể hướng về mục tiêu Thiết lập

hệ thống các kế hoạch hoạt động cụ thể Tiếp theo, xây dựng kế hoạch phải có

sự phân công, sắp xếp, phối hợp giữa các tổ chức, bộ phận với nhau Các kế

hoạch có thể là kế hoạch ngắn hạn hay dài hạn Nhìn chung, kế hoạch cần phải thực tế, khả thi, dựa trên các nguồn lực đã có

1.2.2.5 Chức năng tổ chức – nhân sự

Tổ chức liên quan đến việc xây dựng một cơ cấu bộ máy làm việc trong văn phòng hợp lý để hoàn thành các nhiệm vụ, chức năng, mục tiêu của cơ quan Điều này đòi hỏi những người lãnh đạo cầ phải xác định những việc cần phải làm, ai làm công việc đó và làm như thế nào để đạt được mục tiêu Trong

đó các phòng ban nào sẽ được thành lập, cơ cấu tổ chức, đơn vị nào thực hiện công việc, thiết lập mối quan hệ về công việc Chức năng này đặt ra nhiệm vụ phải có cơ cấu tổ chức vì không có công việc nào lại không có cơ cấu tổ chức thực hiện Sự phân công phải chú ý theo năng lực và mục đích của những con người hiện có, tuy nhiên cơ cấu tổ chức đặt ra do yêu cầu của công việc

Từ những chức năng trên, văn phòng có 8 nhiệm vụ sau:

Thứ nhất, xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị

Một tổ chức muốn vận hành được trôi chảy đều phải tuân theo những quy định, những điều kiện nhất định Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức, kỷ luật Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi các tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động

Thứ hai, xây dựng chương trình kế hoạch công tác của cơ quan, đơn vị

Các đơn vị đều có những mục tiêu riêng Việc xây dựng và quản lý các chương trình kế hoạch chiếc lược đó là nhiệm vụ của văn phòng, kế hoạch đó phải được kết nối, hỗ trợ với các bộ phận chuyên môn

Nhiệm vụ của văn phòng là bố trí, sắp xếp chương trình kế hoạch tổng hợp làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan; Văn phòng còn giữ nhiệm vụ đôn đốc, giải quyết những công việc đột xuất, khó khăn, trở ngại khi thực hiện các chương trình kế hoạch đó để đạt hiệu quả

Thứ ba, thu thập, quản lý và xử lý thông tin

Thông tin là nguồn căn cứ để các lãnh đạo dựa vào đó đưa ra những quyết định Văn phòng phải đảm bảo việc thu thập, phân loại, gửi chuyển và

xử lý thông tin kịp thời, chính xác Văn phòng tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo Nhiệm vụ này rất quan trọng đòi hỏi văn phòng cần phải chu đáo nếu không sẽ ảnh hưởng xấu đến hoạt động cũng như mục tiêu của đơn vị

Thứ tư, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Văn phòng là bộ phận nắm bắt tất cả mọi thông tin, phân loại và xử lý: giải quyết các văn bản, tờ trình, tư vấn văn bản cho lãnh đạo… Ngoài ra văn phòng còn tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ

Thứ năm, quản lý tài sản, tài chính cho cơ quan, đơn vị

Văn phòng lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, cân đối thu chi, chi tiêu theo dự toán và tiết kiệm ở mức cao nhất Tất cả những công việc này đều phải được văn phòng cân nhắc khi thực hiện vì nó ảnh hưởng đến hoạt động kinh tế của toàn bộ cơ quan, đảm bảo cho sự tồn tại dài lâu của đơn vị

Thứ sáu, đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ cơ quan

Tất cả các tổ chức muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố vật chất cần thiết Văn phòng tính toán mua sắm trang thiết bị, quản lý; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan trên cơ sở đầy đủ

về số lượng tốt về chất lượng, giá thành thấp nhất

Thứ bảy, thực hiện các hoạt động phục vụ lễ tân khoa học và văn minh

Tổ chức và thực hiện các công tác y tế Bảo đảm sức khỏe cho các cán

bộ, viên chức, công chức; Tổ chức phục vụ các cuộc họp; Lễ nghi khánh tiết, tiếp khách đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức

Thứ tám, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là nhiệm vụ mang tính thiết thực đặt ra cho văn phòng thực hiện vì

tổ chức bộ máy cán bộ liên quan trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, đơn vị Hoạt động của văn phòng cũng gắn liền với hoạt động của lãnh đạo thông qua việc trợ giúp tham mưu, kiểm tra, đôn đốc việc thực thi kế hoạch, tuân thủ các quy chế trong đơn vị

1.3 Vai trò của văn phòng trong tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa được thể hiện trong quy chế làm việc, quy tắc đạo đức nghề nghiệp của doanh nghiệp; quy định các hành vi ứng xử, giao tiếp nơi công cộng Trách nhiệm xây dựng và thực hiện VHDN được quán triệt sâu sắc lãnh đạo phải quan tâm xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp bảo đảm cho sự phát triển văn hóa mạnh mẽ, đúng hướng để văn hóa giữ vai trò nền tảng tinh thần của xã hội; động lực thúc đẩy hoàn thành nhiệm vụ chính trị, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Lãnh đạo trong việc xây dựng VHDN phải xác định rõ vị trí, vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị Người đứng đầu doanh nghiệp là người đề xướng, hướng dẫn, xây dựng và tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược, định hướng phát triển sản xuất, kinh doanh lâu dài của doanh nghiệp; trực tiếp tổ chức tuyên truyền hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp suy nghĩ, hành động thực hiện các mục tiêu đó vì lợi ích của doanh nghiệp và lợi ích của chính họ

Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của tổ chức Văn phòng là nơi trung chuyển mọi công việc của người lao động, phòng ban tới lãnh đạo để đạt được mục tiêu của tổ chức

1.3.1 Văn phòng có trách nhiệm tham mưu về chiến lược xây dựng VHDN cho lãnh đạo doanh nghiệp

Với tư c ách là bộ phận tham mưu các vấn đề quả n lý , điều hành của doanh nghiệp, văn phòng chính là bô ̣ phâ ̣n đảm nhâ ̣n nhiê ̣m vu ̣ tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp việc xây dựng các vấn đề nội bộ

Thứ nhất, tham gia với lãnh đạo đặt ra một định hướng và tầm nhìn mang tính chiến lược của doanh nghiệp

Dựa vào các hoạt động của công ty, những điểm mạnh, cơ hội cũng như khó khăn mà công ty đang và sẽ đối mặt để góp ý, tham mưu cho lãnh đạo nên tập trung nguồn lực vào đâu, đầu tư vào đâu, vấn đề đang gặp khó khăn,

để đề ra chiến lược ngắn hạn, dài hạn, ví dụ: sứ mệnh, giá trị cốt lõi Cách thức giải quyết vấn đề, triển khai trên thực tiễn, áp dụng các biện pháp quản

lý nào để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững

Văn phòng phân tích các nguyên tắc, yêu cầu và biện pháp cụ thể để các doanh nghiệp có thể tổ chức và kiểm soát tốt các vấn đề cơ bản trong hoạt động văn phòng như : xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động ; áp dụng

hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO; tổ chức và quản lí hệ thông thông tin, hệ thống văn bản và các hồ sơ lưu trữ ; quản lí tài sản và trang thiết

bị văn phòng ; tổ chức các cuộc họp, sự kiện ; các hoạt động lễ tân, khánh tiết

; các giải pháp giảm thiểu và tiết kiệm chi phí văn phòng…

Văn phòng giống như một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, một công cụ tối ưu để xác định hiệu quả điều hành của lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Hỗ trợ thiết lập công cụ quản

lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp Văn phòng xây dựng các công cụ để làm căn

cứ để tiến hành các thủ tục kiểm soát nội bộ, căn cứ đánh giá tính tuân thủ, trung thực, đúng đắn trong công tác quản lý điều hành các hoạt động của doanh nghiệp

Thứ hai, văn phòng tạo dựng hình ảnh của doanh nghiệp - biểu hiện bên ngoài của văn hóa doanh nghiệp

Đó là những thứ dễ nhìn thấy, nghe thấy, cảm nhận được khi tiếp xúc với doanh nghiệp như cách bài trí kiến trúc, nội – ngoại thất trong tổ chức Công tác thực hiện may trang phục, đồng phục cho tổ chức Thực hiện xây dựng biểu tượng, slogan, logo, website

Thứ ba, Văn phòng góp phần cụ thể hóa các giá trị văn hóa doanh nghiệp

Triển khai công tác nghiên cứu tình hình thực tế của công ty, từ đó đề xuất chính sách cho lãnh đạo trong lĩnh vực xây dựng và phát triển VHDN cũng như đóng vai trò là cầu nối giữa công ty và người lao động Cốt lõi của VHDN là tinh thần doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp Bản chất của VHDN là đối nội phải tăng cường tiềm lực, quy tụ được sức sáng tạo của công nhân viên chức, khích lệ họ sáng tạo ra nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp; đối ngoại phải được xã hội bản địa chấp nhận Vậy nên muốn điều hành nội bộ của doanh nghiệp thì cần phải có VHDN Hay có thể nói, VHDN

là một sản phẩm và đồng thời là công cu ̣ cho hoa ̣t đô ̣ng điều hành nô ̣i bô ̣ của doanh nghiê ̣p

Một văn phòng làm việc hữu hiệu sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi rõ nhất là về con người và tài sản Giúp lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trong những công việc sự vụ hàng ngày và chỉ để tập trung vào vấn đề chiến lược và ra quyết định và giúp lãnh đạo chuyên nghiệp hóa công tác quản lý điều hành

1.3.2 Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện VHDN

a Tham mưu xây dựng văn bản về VHDN như Quy chế, Kế hoạch và các văn bản tổ chức thực hiện khác

Văn phòng phải căn cứ vào tình hình thực tiễn của doanh nghiệp, nghiên cứu từ căn cứ cơ sở khoa học hoặc là tham khảo ý kiến của các chuyên gia Ngoài ra còn một kênh rất quan trọng để tìm kiếm thông tin đó là góp ý từ cán

bộ nhân viên trong công ty về quy chế, quy định, nội quy hay kế hoạch của công ty

Văn phòng cần tham mưu và tham gia cùng lãnh đạo xây dựng quy chế khen thưởng rõ ràng trên cơ sở đánh giá hiệu quả công việc Khen thưởng ở đây không chỉ là khen thưởng vật chất mà còn bao hàm về cả mặt tinh thần

Đó là khen ngợi chân thành, động viên khích lệ đúng lúc, đúng chỗ của lãnh đạo đối với người lao động Khen thưởng không công bằng sẽ phản tá dụng

và chắc chắn sẽ hủy hoại danh tính, hình ảnh của người lãnh đạo, của doanh nghiệp trong con mắt người lao động

Ví dụ:

- Soạn lập Hệ tư tưởng công ty, doanh nghiệp, tổ chức

- Soạn lập Sổ tay Văn hóa cho toàn công ty

- Thiết kế Sổ tay Văn hóa theo hướng ứng dụng

Môi trường làm việc trong sạch, cởi mở, dân chủ là yếu tố cơ bản của VHDN Đây chính là nội dung của quy chế dân chủ mà công đoàn tham gia cùng lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng và chỉ đạo thực hiện

VHDN lấy việc nâng cao tố chất toàn diện của con người làm trung tâm nhằm nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp, làm cho quan niệm giá trị của doanh nghiệp thấm sâu vào các tầng chế độ chính sách, từng bước chấn hưng, phát triển doanh nghiệp

Chính vì vậy, văn phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch bồi dưỡng quan điểm giá trị doanh nghiệp và tinh thần doanh nghiệp để nó trở thành nhận thức chung của đông đảo công nhân, viên chức và trở thành động lực nội tại khích

lệ tất cả mọi người phấn đấu; Tăng cường đào tạo và phát triển nguồn tài nguyên văn hóa trong doanh nghiệp nhằm tạo ra không khí văn hóa tốt đẹp để nâng cao tố chất văn hóa và trình độ nghiệp vụ của công nhân viên chức

b Tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn thực hiện VHDN

VHDN không phải là một văn bản đọc là hiểu, không phải là những quy định chỉ cần làm theo là đủ… Để duy trì VHDN cần phải có hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả lặp lại thường xuyên tạo nên thói quen hành xử về lâu dài trong doanh nghiệp Ví dụ:

- Thực hiện Video các phần nội dung văn hóa giao tiếp

- Thực hiện tập huấn VHDN cho tất cả cán bộ nhân viên toàn công ty

- Lập kế hoạch Truyền thông Văn hóa

- Xây dựng phong trào VHDN

c Kiểm tra, đánh giá VHDN

Sau khi tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn thực hiện VHDN đến toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty, văn phòng tổ chức xây dựng, kiểm tra, đánh giá độ tin cậy, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống các tài liệu quản trị, hệ thống quy trình tác nghiệp thực hiện công tác điều hành, tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ví dụ: Khảo sát hiện trạng ứng dụng VHDN, Đánh giá ứng dụng VHDN của các phòng ban

Văn phòng tiếp nhận, thẩm định tính xác thực, độ tin cậy của các thông tin trong công tác quản lý điều hành hoạt động Giám sát tính tuân thủ luật pháp và các quy định nội bộ

Để kiểm soát VHDN cần phải có những hoạt động kiểm tra, đánh giá lại

để điều chỉnh, định hướng đúng mục tiêu và những quy trình tuyển dụng rõ ràng để sàng lọc các giá trị nhân sự mới phải phù hợp với doanh nghiệp Đánh giá văn hóa hiện tại và xác định những yếu tố văn hóa nào cần thay đổi Sự thay đổi hay xây dựng VHDN thường bắt đầu bằng việc đánh giá xem văn hóa hiện tại như thế nào và kết hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp Đánh giá văn hóa là một việc cực kỳ khó khăn vì văn hóa thường khó thấy và

dễ nhầm lẫn về tiêu chí đánh giá Ngoài ra, việc kiểm tra, đánh giá còn tạo cơ hội để nhân viên phản hồi về các giá trị của công ty, đánh giá sự phù hợp của chúng với hoạt động hàng ngày và với giá trị của nhân viên Đó cũng là cách tuyệt vời để văn phòng tìm kiếm thông tin, xác định các vấn đề hiện có hoặc

có thể xảy ra trong tổ chức mà lãnh đạo cần được quan tâm và chú ý

Tiếp tục đánh giá VHDN và thiết lập các chuẩn mực mới về không ngừng học tập và thay đổi Văn hoá không phải là bất biến vì vậy khi công ty

đã xây dựng được một văn hoá phù hợp thì việc quan trọng là liên tục đánh giá và duy trì các giá trị tốt Truyền bá những giá trị đó cho nhân viên mới

1.3.3 Văn phòng có trách nhiệm trực tiếp duy trì mô ̣t số các giá trị, chuẩn mực VHDN

a Giữ gìn môi trường cảnh quan và các biểu hiện bên ngoài của VHDN

Trụ sở làm việc là một yếu tố không thể thiếu đối với hoạt động của doanh nghiệp, là nơi tiến hành mọi hoạt động của doanh nghiệp Ngày nay, khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển thì việc đưa khoa học, công nghệ vào doanh nghiệp là việc làm bắt kịp với xu thế phát triển của thời đại Hơn nữa, môi trường làm việc, cách bài trí không gian làm việc là một trong những yếu tố mang lại thành công trong hoạt động làm việc của doanh nghiệp

Văn phòng có trách nhiệm xây dựng đồng bộ kế hoạch, thực hiện vệ sinh môi trường làm việc từ khu vực văn phòng cho đến các kho, bãi của đơn

vị quản lý

thương hiệu được xây dựa trên đặc thù, mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn của tổ chức, doanh nghiệp đó Các biểu hiện này giúp chúng ta nhận biết, phân biệt

sự khác nhau, tính đặc thù và nhận diện được tổ chức, doanh nghiệp

Văn phòng ban hành cẩm nang VHDN, hướng dẫn các thành viên trong doanh nghiệp theo tiêu chí chuyên nghiệp, đăng tải cẩm nang văn hóa ứng xử trên website nội bổ của tổ chức, triển khai thực hiện các nội dung bộ quy tắc ứng xử văn hóa vào các lĩnh vực chuyên môn và giao tiếp hàng ngày để tạo thói quen cũng như chuẩn hóa các hành vi ứng xử văn hóa cho mọi thành viên trong toàn doanh nghiệp

Ngoài ra, VHDN còn được biểu hiện qua cách bài trí khuôn viên của tổ chức, các nghi thức, lễ tân, khánh tiết trong các hoạt động tập thể…Văn phòng phụ trách công tác phục vụ hậu cần

b Tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp – Mô ̣t kênh duy trì các giá tri ̣ VHDN;

Đây là yếu tố cấu thành văn hoá bề nổi, phản ánh đời sống, sinh hoạt của công ty Tuy không trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, nhưng ảnh hưởng của nó đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng rất lớn Nó tuyên truyền phổ biến đường lối, chính sách của công ty, tạo ra sự khác biệt của công ty với bên ngoài, tạo hình ảnh tốt cho công ty trước cộng đồng qua đó

góp phần xây dựng thương hiệu Do vậy, để thực sự tạo ra “cá tính” của doanh nghiệp, tạo ra sức mạnh canh tranh cho doanh nghiệp, doanh nhân, cán

bộ quản lý cấp cao, các nhà lãnh đạo và quản lý các cấp khác phải nhất thiết tham gia vào quá trình xây dựng văn hoá của tổ chức mình

Văn phòng phải định hình sự kiện, hình thành ý tưởng sự kiện, làm việc với các bộ phận, phòng ban liên quan, lên chương trình ban đầu Sau đó, văn phòng lập kế hoạch tổ chức sự kiện, ví dụ: dự toán ngân sách sự kiện, vận động tài trợ, nguồn nhân lực sự kiện, marketing sự kiện, kế hoạch hậu cần cho

sự kiện Văn phòng phụ trách chính dàn dựng sự kiện và kết thúc sự kiện Văn phòng tổ chức các cuộc thi về VHDN hay các giải thưởng ghi nhận công hiến của cá nhân, tập thể cho hành trình xây dựng VHDN theo định kỳ Hoặc xây dựng phong trào về VHDN như văn hóa ứng xử nội bộ, phong trào phát triển hình ảnh của doanh nghiệp trong các hội thi, hội thao, lễ ký kết…

c Góp phần thực hiện và duy trì các giá trị cốt lõi

Văn phòng góp phần nâng cao nhận thức của người lao động, quán triệt sâu rộng về vai trò của VHDN trong công ty từ khi thành lập và trong suốt quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh Bên cạnh đó, văn phòng còn góp phần xây dựng và phát triển nền tảng VHDN Việt Nam gắn với những giá trị truyền thống tốt đẹp của công ty Phát triển VHDN là yêu cầu cơ bản và cấp thiết để phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Văn phòng góp phần nâng cao văn hoá tinh thần, tăng cường thể lực cho cán bộ nhân viên và người lao động thông qua xây dựng các thiết chế văn hoá

và môi trường làm việc, rà soát các nội dung còn tồn tại chưa thực hiện trong những năm trước để đẩy mạnh thực thi tốt công tác VHDN

Văn hóa là một cách hay để thiết lập và duy trì định hướng cho nhân viên và nếu thiếu yếu tố này, lãnh đạo sẽ rất khó khăn giữ vững những giá trị cốt lõi của công ty Giá trị cốt lõi là một phần quan trọng trong nền tảng xây dựng doanh nghiệp mà đội ngũ nhân viên của tổ chức phải biết và hiểu rõ

Mối quan hệ của văn phòng ở đây là phải tuyên truyền để tạo ra được một tác phong làm việc khoa học, một thói quen giao tiếp cởi mở mà mọi người lao động có thể mạnh dạn nói lên suy nghĩ của mình, có thể tham gia góp ý kiến

về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp

có được những thông tin quý giá để phát huy sáng kiến, cải tiến quy trình làm việc và đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh

Giá trị cốt lõi là giường cột trong nền tảng doanh nghiệp của tổ chức Chúng là những quy tắc gắn kết với sự thành công của sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp Giá trị cốt lõi đặt kỳ vọng và nhắc nhở nhân viên của tổ chức hành xử đúng đắn trong mọi tình huống Để giúp các doanh nghiệp cạnh tranh tốt trên sân nhà và vươn ra thị trường quốc tế, văn phòng cần chủ động phối hợp với lãnh đạo doanh nghiệp xây dựng cho được văn hóa của doanh nghiệp Tạo ra một hình ảnh doanh nghiệp đẹp trong con mắt của người tiêu dùng và đối tác nước ngoài Đó là cơ sở để doanh nghiệp phát triển bền vững Văn phòng đóng góp vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức thực hiện VHDN