Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố Hà Nộ : Luận văn ThS. Thông tin học : 60 32 24

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại các CTCP Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP , chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm n

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY

CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY

CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Trong luận văn có tham khảo các số liệu, thông tin trong các văn bản của các doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và số liệu hoàn toàn xác thực

Công trình này chưa được tác giả nào công bố

TÁC GIẢ

Nguyễn Đăng Việt

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

4 Nhiệm vụ của đề tài 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5

7 Nguồn tài liệu tham khảo 7

8 Đóng góp của đề tài 8

9 Bố cục của đề tài 9

B NỘI DUNG 10

Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP 10

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP tại Việt Nam 10

1.2 Vai trò của CTCP trong nền kinh tế quốc dân 17

1.3 Tổ chức và hoạt động của CTCP 19

1.3.1 Đại hội đồng cổ đông 20

1.3.2 Hội đồng quản trị 22

1.3.3 Chủ tịch Hội đồng quản trị 24

1.3.4 Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty 25

1.3.5 Ban kiểm soát 26

1.3.6 Các phòng ban giúp việc và các công ty thành viên 29

Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VTLT TẠI CÁC CTCP 31

2.1 Ý nghĩa của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP 31

2.2 Tình hình tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP 45

2.2.1 Tổ chức bộ phận VTLT chuyên trách 46

2.2.2 Tuyển chọn và bố trí cán bộ VTLT chuyên trách 48

2.2.3 Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác VTLT 50

2.2.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT 52

2.2.5 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm trong công tác VTLT 54

2.3 Tình hình tổ chức thực hiện nghiệp vụ VTLT tại các CTCP 55

2.3.1 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư 55

2.3.2 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ 88

2.4 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác VTLT tại các CTCP 93

2.4.1 Ưu điểm 93

2.4.2 Nhược điểm 94

2.4.3 Nguyên nhân 98

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VTLT TẠI CÁC CTCP 104

3.1 Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP 104

3.2 Hoàn thiện cơ sở pháp lý về VTLT đối với DN nói chung, CTCP nói riêng 110

3.3 Giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP 118

3.3.1 Tổ chức bộ phận chuyên trách về VTLT tại CTCP 118

3.3.2 Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác VTLT tại CTCP 124

3.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT tại các CTCP 126

3.3.5 Kiểm tra, đánh giá về VTLT tại các CTCP 131

C KẾT LUẬN 137

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 139

06 PGS.TS Phó giáo sư tiến sĩ

07 PGS.TSKH Phó giáo sư tiến sĩ khoa học

1

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Doanh nghiệp (DN) có vị trí đặc biệt quan trọng của nền kinh tế, là bộ phận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trong nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động của DN đã có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng và phát triển sức sản xuất, huy động và phát huy nội lực vào phát triển kinh tế - xã hội, góp phần quyết định vào phục hồi và tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách và tham gia giải quyết có hiệu quả các vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xoá đói, giảm nghèo

Trong quá trình hoạt động của các DN đã sản sinh ra một khối văn bản, tài liệu rất đa dạng và phong phú về hình thức cũng như nội dung Khối văn bản, tài liệu này không chỉ phản ánh tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các

DN mà còn phản ánh đường lối, chính sách đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước Việt Nam trong thời gian qua Đây là những văn bản này có vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của các DN Chúng là các công cụ không thể thiếu để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của các DN, là yếu

tố góp phần rất lớn vào thành công của DN nếu như được sử dụng bởi lãnh đạo

DN giỏi Tuy nhiên, nếu sử dụng văn bản không đúng cách, thông tin trong văn bản không đảm bảo, sai lệch, thất lạc thông tin có thể dẫn đến năng suất lao động thấp, thua lỗ của nhiều DN Thậm chí, sử dụng văn bản để ban hành các quyết định quản lý có thể dẫn tới phá sản nếu như được quản lý và sử dụng bởi những nhà lãnh đạo DN còn hạn chế về mặt quản lý và kinh doanh Như vậy, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các DN chứa đựng nhiều thông tin có giá trị không chỉ đối với hoạt động của DN mà còn có nhiều ý nghĩa đối với cả quốc gia Chính vì vậy, nó cần phải bảo quản an toàn và phục vụ cho công tác quản lý và nghiên cứu sau này

2 Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) ở nước ta đã đạt được những thành tựu rất lớn Công tác VTVT trong các cơ quan được thực hiện tương đối khoa học, thống nhất, hiệu quả Tuy nhiên, Nhà nước ta chủ yếu tập trung và quan tâm tổ chức quản lý công tác VTLT trong các cơ quan nhà nước

và các tổ chức chính trị - xã hội Còn đối với các DN thì Nhà nước ta chưa có một quy định, hướng dẫn cụ thể nào về công tác này Chúng ta chỉ áp dụng những văn bản về công tác VTLT quy định đối với các cơ quan Nhà nước Trong khi đó đối hoạt động của DN lại rất phức tạp, tính chất hoạt động khác hẳn với các cơ quan nhà nước Vì vậy, việc áp dụng các văn bản quy định về công tác VTLT của các cơ quan nhà nước đối với các DN là chưa phù hợp Điều

đó dẫn đến tình trạng công tác VTLT trong các DN chưa được thực hiện thống nhất về mặt nghiệp vụ, trong thực tế mỗi DN lại thực hiện theo một cách khác nhau Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu, giao nộp và lưu trữ lịch sử… của các DN không được thống nhất Điều này trước tiên gây khó khăn cho chính hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của các DN, sau đó gây khó khăn cho các cơ quan quản lý về lưu trữ, đặc biệt khó khăn trong công tác thu thập và bảo quan an toàn khối tài liệu có giá trị

Vì những lý do trên, việc nghiên cứu về tổ chức và quản lý công tác VTLT của các DN nói chung và đối với từng loại hình DN là một vấn đề cấp thiết đối với công tác VTLT ở nước ta Đặc biệt là việc nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý VTLT trong các Công ty cổ phần (CTCP) - một loại hình DN phổ biến ở nước ta hiện nay Chúng ta cần làm tốt nhiệm vụ này để công tác VTLT trong các DN nói chung, CTCP nói riêng được thực hiện thống nhất, khoa học,

và lựa chọn đưa vào bảo quản những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và sản xuất, kinh doanh của các DN Từ đó không chỉ góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý, sản xuất kinh doanh của

DN, nâng cao năng xuất lao động đối với từng DN, CTCP mà còn góp phần vào công cuộc phát triển kinh tế, xã hội của đất nước Bên cạnh đó, thành phần và

3 nội dung của Phông Lưu trữ Nhà nước cũng được làm giàu và phong phú Với

những lý do trên, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP trên địa bàn thành phố Hà Nội” để làm luận văn Thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Thực hiện đề tài, chúng tôi hướng tới mục tiêu:

- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng và phân tích những nguyên nhân cơ bản dẫn đến những hạn chế trong công tác VTLT tại một số CTCP trên địa bàn thành phố Hà Nội;

- Trên cơ sở lý luận chung về tổ chức, quản lý về VTLT và thực trạng tổ chức quản lý công tác VTLT tại một số CTCP, chúng tôi đưa ra một số giải pháp hướng tới nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP Góp phần cho công tác VTLT của các CTCP vào hoạt động thống nhất, khoa học, đúng với quy định của Nhà nước Thực hiện được mục tiêu đó tất yếu

sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, kinh doanh của các CTCP Đồng thời góp phần vào công cuộc hiện đại hóa công tác VTLT ở nước ta trong thời gian sắp tới

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Ở nước ta, CTCP là một trong những loại hình DN rất phổ biến, ở tất cả các tỉnh, thành phố đều có loại DN này với quy mô khác nhau CTCP cũng là loại hình DN hoạt động về nhiều lĩnh vực khác nhau với hình thức sở hữu khác nhau Tuy nhiên, trong khi nghiên cứu đề tài này tác giả tập trung điều tra, khảo sát và đánh giá về tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP có quy

mô lớn trên đại bàn thành phố Hà Nội Trong đó tập trung khảo sát, đánh giá tại các CTCP hoạt động về các lĩnh vực quan trọng như: dầu khí, xây dựng, viễn thông, thủy điện, sản xuất dược phẩm Các CTCP này, một số được sở hữu bởi Nhà nước, một số thì tư nhân là chủ sở hữu Các công ty cụ thể như:

- CTCP Đầu tư và Phát triển y tế HAVIT

- CTCP Đầu tư và Phát triển Bình minh

- Công ty cổ phần Dược phẩm Việt Nam

- CTCP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Miền Nam

Đề tài đi sâu và nghiên cứu các giải pháp cụ thể đối với công tác tổ chức, quản lý về VTLT không những dưới góc độ quản lý Nhà nước mà đề tài còn nghiên cứu các giải pháp dưới góc độ quản lý của chính lãnh đạo của các CTCP

4 Nhiệm vụ của đề tài

Đề tài thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Thứ nhất, đề tài phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và vai trò của CTCP đối với nền kinh tế quốc dân

- Thứ hai, phân tích vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP;

- Thứ ba, điều tra, khảo sát và nêu ra các thực trạng về tổ chức, quản lý và

tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT tại các CTCP;

- Thứ tư, phân tích và đánh giá những ưu điểm, hạn chế trong tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các CTCP Đồng thời phân tích những nguyên nhân thực tế dẫn đến các hạn chế trong công tác VTLT tại các CTCP

- Thứ năm, từ các kết quả trên, đề tài nghiên cứu đưa ra các giải pháp cụ thể trong tổ chức và quản lý công tác VTLT nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao hiệu quả của công tác VTLT tại các CTCP, góp phần nâng cao năng xuất lao động cho các công ty và hướng tới hoàn thiện công tác VTLT của nước ta

5

5 Phương pháp nghiên cứu

Để tiến hành các nhiệm vụ mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã sử dụng phương

pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mac-Lenin Ngoài ra,

chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp khoa học như điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh

Để thực hiện mục tiêu của đề tài thì nhóm phương pháp điều tra, quan sát trực tiếp và khảo sát là nhóm phương pháp quan trọng nhất mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Theo phương châm đó, chúng tôi đã tiến hành điều tra, khảo sát về tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP có quy mô lớn trên địa bàn thành phố Hà Nội, trong đó tập trung chủ yếu vào công tác tổ chức

bộ máy, bố trí sắp xếp nhân sự, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VTLT

Nhóm phương pháp phân tích, tổng hợp cũng là nhóm phương pháp được chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài Từ kết quả điều tra, khảo sát thực tế và một số báo cáo của các cơ quan quản lý nghành về công tác VTLTchúng tôi tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công tác này tại các

cơ quan và tại các CTCP

Để đánh giá được công tác tổ chức, quản lý về VTLT tại các CTCP, chúng tôi đã áp dụng phương pháp so sánh Qua các số liệu mà chúng tôi điều tra, khảo sát được và dựa vào kết quả phân tích, tổng hợp chúng tôi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện về tổ chức công tác VTLT tại các CTCP với các quy định của nhà nước

Khi tiến hành thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được chúng tôi đan xen và kết hợp một cách linh hoạt

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đề tài tổ chức, quản lý công tác VTLT tại các cơ quan nói chung được nhiều nhà nghiên cứu về VTLT quan tâm Nhưng các nhà nghiên cứu chỉ đi tập trung vào nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các cơ quan nhà

6 nước Còn đối với tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các DN thì chưa được các nhà nhiên cứu quan tâm nhiều Gần đây cũng có một số nhà nghiên cứu đi tìm hiểu nghiên cứu công tác VTLT trong một số loại hình DN như:

- “Các giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản của DN nhà nước” Đây là

đề tài của nhóm nghiên cứu thuộc Học viện Hành chính quốc gia do PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm chủ nhiệm đề tài và hoàn thành năm 2003;

- “Hệ thống văn bản quản lý hình thành trong hoạt động của một số loại hình DN”- đề tài khoa học cấp Đại học quốc gia do PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ trì, hoàn thành năm 2003;

Ngoài các đề tài khoa học nêu trên, còn một số công trình nghiên cứu là luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp cũng đề cập trực tiếp tới công tác VTLT trong các DN như:

- Luận văn thạc sỹ : “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công

ty 91” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình;

- Luận văn thạc sỹ: “Xác định giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các Tổng công ty 91” của tác giả Lã thị Hồng;

- Khóa luận tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở một số Tổng công ty 91” của tác giả Vũ Bá Dụ;

- Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu

ở một số DN 100% vốn nước ngoài trên địa bàn thành phố Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc

Ngoài ra, một số đề tài nghiên cứu về công tác VTLT của các DN cũng được một số tác giả công bố trên các tạp chí chuyên ngành như:

- Nguyễn Trọng Biên “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của DN trong thời kỳ đổi mới”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2000;

- Nguyễn Thị Huệ “Vài nét về việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán mới vào các DN nhà nước hiện nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2001;

- GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm "Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường: Yêu cầu và những vấn đề đặt ra hiện nay", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014;

- PGS Nguyễn Văn Hàm "Tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp - giá trị

và vấn đề quản lý", Tạp chí Dấu ấn thời gian số 1/2014

Với phạm vi nghiên cứu của đề tài, tôi nhận thấy đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP trên địa bàn thành phố Hà Nội” chưa từng được thực hiện

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu như:

- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác VTLT:

+ Luật Lưu trữ năm 2011;

+ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi một số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư;

+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

8 + Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước

+ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 Hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm lưu trữ quốc gia, Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh và cấp huyện của Bộ Nội vụ

- Các văn bản pháp luật liên quan tới hoạt động quản lý của các DN như Luật DN, Luật Kế toán, các văn bản của các bộ ngành quy định về những vấn đề liên tới hoạt động của CTCP

- Các văn bản do một số CTCP ban hành quy định về chức năng, nhiệm

vụ của các bộ phận phòng, ban của công ty, về công tác VTLT của công ty

- Các sách lý luận, thực tiễn về công tác VTLT như: Lý luận và thực tiễn

về công tác văn thư; Những nguyên tác cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ

quan; Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

- Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận, luận văn tốt nghiệp và các bài viết đăng trên báo, tạp chí chuyên ngành

- Ngoài những tài liệu trên, chúng tôi còn tham khảo một số tài liệu khác

có liên quan đến đề tài

8 Đóng góp của đề tài

Nếu đề tài được triển khai và thực hiện sẽ có đóng góp sau:

- Đề tài đã nêu và phân tích đặc điểm về tổ chức và hoạt động của các CTCP, ý nghĩa của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP Qua đó

9 khái quát và đánh giá được thực trạng công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các CTCP

- Đề tài đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các CTCP Đây có thể là những tài liệu tham khảo đối với các cơ quan quản lý ngành về công tác VTLT, đối với chính các CTCP Đặc biệt đối với các cơ sở đào tạo về công tác VTLT, đây sẽ là tài liệu tham khảo mới mẻ trong nghiên cứu về tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các DN nói chung, trong CTCP nói riêng

9 Bố cục của đề tài

Chương 1 Tổ chức và hoạt động của CTCP

Trong chương này, chúng tôi đi nghiên cứu về lịch sử hình thành, tổ chức

và hoạt động của một số CTCP trên đại bàn thành phố Hà Nội

Chương 2 Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác VTLT tại các CTCP

Qua kết quả khảo sát thực trạng về công tác VTLT tại một số CTCP, chúng tôi tổng hợp, nhận xét và đánh giá về tổ chức quản lý công tác VTLT tại các CTCP qua nhiệm vụ công tác cụ thể như: tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VTLT; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá; bố trí cơ sở vật chất; ứng dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào trong lĩnh vực VTLT

Chương 3

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại các CTCP

Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VTLT tại một số CTCP , chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại các CTCP như: Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP; Hoàn thiện cơ sở pháp lý về VTLT đối với DN nói chung, CTCP nói riêng và một số giải pháp cụ thể về tổ chức, quản lý công tác VTLT trong các CTCP

10

B NỘI DUNG Chương 1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của CTCP tại Việt Nam

Công ty cổ phần là doanh nghiệp, trong đó: Vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần; Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là ba và không hạn chế số lượng tối đa; Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp; Cổ đông có quyền tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho người khác, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 của Luật DN CTCP có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh CTCP có quyền phát hành chứng khoán các loại để huy động vốn[31]

CTCP là một hình thức tổ chức kinh doanh ra đời và phát triển như một tất yếu khách quan, tồn tại trong những điều kiện kinh tế xã hội nhất định Sự hình thành và phát triển của CTCP gắn liền với sự hình thành của thị trường vốn

và thị trường tiền tệ Hiện nay, CTCP là một loại hình kinh doanh phổ biến, được xem là phương thức phát triển cao nhất cho đến nay của loài người để huy động vốn cho kinh doanh và qua đó làm cho nền kinh tế của mỗi quốc gia phát triển CTCP có thể có những tên gọi khác nhau ở các nước khác nhau trên thế giới Ở Anh là công ty với trách nhiệm hữu hạn (Company LTD), ở Mỹ nó được gọi là công ty kinh doanh (Commercial Coporation), Ở Pháp là công ty vô danh (anonymous Company) và ở Nhật Bản gọi là công ty chung cổ phần (Kabushiki Kaisha)[40] Quá trình công nghiệp hoá ở các nước châu Âu và Bắc Mỹ từ thế

kỷ 18, 19 cùng với nhu cầu tích tụ vốn để đầu tư của các nhà tư bản đã làm xuất hiện loại hình CTCP Sự phát triển mạnh mẽ của chủ nghĩa tư bản đòi hỏi sản xuất kinh doanh phải có quy mô ngày càng to lớn, cạnh tranh và độc quyền có mức độ ngày càng gay gắt Các chủ tư bản đi đến thoả hiệp với nhau nhằm thu

11 được lợi nhuận tối đa và bành trướng hơn nữa thế lực kinh tế của mình CTCP là hình thức kinh doanh thoả mãn được những nhu cầu này, nó tạo điều kiện thuận

lợi cho việc thu hút và tập trung tư bản, nhu nhận định của Các Mác “Qua các công ty cổ phần, sự tập trung đã thực hiện được việc đó trong nháy mắt”[27].

Ở Việt Nam, CTCP là hình thức kinh tế mới xuất hiện khi nước ta chuyển sang nền kinh tế nhiều thành phần Sự hình thành CTCP ở nước là một tất yếu khách quan, là kết quả của quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa (XHCN) Sự hình thành CTCP ở nước ta xuất phát từ những nguyên nhân sau:

Thứ nhất, do sự hạn chế và kém hiệu trong sản xuất kinh doanh của một

số DN Nhà nước Trong thời gian 10 năm đổi mới một số DN Nhà nước hoạt động không hiệu quả còn nhiều hạn chế Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các DN trong nước đặc biệt là các DN Nhà nước Động lực lợi ích là mục tiêu cao nhất của DN, của người có vốn cũng như người lao động Nó là cơ sở bên trong thúc đẩy việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của các DN, đòi hỏi phải tìm đến một hình thức kinh tế thích hợp là CTCP Bởi trong CTCP, quyền

sở hữu và quyền sử dụng tài sản được phân tách rõ ràng nên cơ chế phân phối lợi ích được giải quyết tương đối ổn thỏa

Thứ hai, do nhu cầu cải cách hệ thống DN nhà nước (DNNN) để nâng cao vai trò chủ đạo của kinh tế nhà nước Hiện nay, khu vực DNNN kinh doanh với hiệu quả rất kém (Chiếm 70% tổng số vốn của nền kinh tế xong chỉ tạo ra 40% GDP) Vì vậy, việc cải cách hệ thống DNNN theo hướng đa dạng hoá sở hữu, cải tiến quản lý và nâng cao hiệu quả là cấp bách hơn bao giờ hết, bởi có như thế DNNN mới vươn lên giữ vai trò chủ đạo, đảm bảo cho các thành phần kinh tế khác đi theo quỹ đạo XHCN, ổn định chính trị – xã hội và vững bước đi lên XHCN Một trong những biện pháp cải cách DNNN hiện nay ở Việt nam là

cổ phần hoá DN Nhà nước Như vậy quá trình hình thành CTCP từ cổ phần hoá DNNN là xu hướng tất yếu hiện nay

12 Thứ ba, do nhu cầu huy động vốn của các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài nước để phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước

Cơ chế huy động vốn của CTCP là có thể thu hút các nguồn vốn quy mô lớn của

các ngân hàng đến các nguồn vốn vô cùng nhỏ của các tầng lớp dân cư Cơ chế huy động vốn của CTCP ở trình độ xã hội hoá rất cao so với huy động vốn của ngân hàng Đây là cách huy động vốn tiên tiến nhất phù hợp với xu hướng phát triển của nền kinh tế hiện đại

Thứ tư, sự hình thành CTCP là sự phát triển hợp với xu thế thời đại Hiện nay xu hướng quốc tế hoá đời sống kinh tế và cổ phần hoá DN nhà nước đã diễn

ra ở mọi nước trên thế giới Trong bối cảnh đó, sự giao lưu, hoà nhập, hợp tác kinh tế giữa các quốc gia là tất yếu khách quan Một trong các hình thức liên kết kinh tế giữa các quốc gia dưới hình thức góp vốn kinh doanh là CTCP Vì đây là hình thức kinh tế có trình độ xã hội hoá rất cao, phù hợp với trình độ phát triển của lực lượng sản xuất và quốc tế hoá đời sống kinh tế của nhiều quốc gia

Thứ năm, sự phát triển của tín dụng trên thế giới cũng như ở nước ta tạo động lực thúc đẩy CTCP ra đời và phảt triển Khi kinh tế hàng hoá ở nước ta phát triển dẫn tới sự ra đời và phát triển của nhiều loại thị trường trong đó có thị trường vốn Tín dụng là quan hệ kinh tế dưới hình thức quan hệ tiền tệ mà người chủ sở hữu tiền tệ cho người khác vay trong một thời gian nhất định để thu hồi một món lời gọi đó là lợi tức Trong nền kinh tế thị trường tín dụng có một vai trò to lớn trong quá trình cạnh tranh làm giảm chi phí lưu thông và đẩy nhanh quá trình tái sản xuất.Tín dụng còn có vai trò, động lực thúc đẩy việc hình thành

13

- Thực tiễn lịch sử ra đời và phát triển của các CTCP trên thế giới đều chứng

tỏ việc phát hành cổ phiếu chỉ được thực hiện thông qua các ngân hàng, đôi khi còn do bản thân ngân hàng tiến hành

Tóm lại, sự ra đời của CTCP ở nước ta là quá trình kinh tế khách quan do đòi hỏi của sự hình thành và phát triển kinh tế thị trường, nó là kết quả tất yếu của quá trình tập trung tư bản Nó diễn ra một cách mạnh mẽ cùng với sự phát triển nền đại công nghiệp cơ khí và sự tự do cạnh tranh dưới chủ nghĩa tư bản

Ở nước ta, Luật lệ về công ty lần đầu tiên được quy định là trong “Bộ Dân luật thi hành tại các toà Nam án Bắc Kỳ”, trong đó tiết thứ 5 (Chương IX) nói về hội buôn được chia thành hai loại là hội người và hội vốn Trong

đó hội vốn được chia thành hai loại là hội vô danh (CTCP) và hội hợp cổ (Công ty hợp vốn đơn giản) Nhìn chung, quy định của Pháp luật thời kỳ này

về CTCP còn rất sơ khai

Dưới thời Pháp thuộc, các quy định của Bộ luật Thương mại Pháp năm

1807, trong đó có quy định về hình thức CTCP được áp dụng ở cả ba kỳ tại Việt Nam Đến năm 1944, chính quyền Bảo Đại ban hành Bộ luật thương mại Trung phần có hiệu lực áp dụng tại Trung Kỳ, trong đó có quy định về CTCP (gọi là công ty vô danh) từ Điều 102 đến Điều 142 và từ Điều 159 đến Điều 171

Năm 1972, chính quyền Việt Nam Cộng hoà ban hành Bộ luật Thương

mại, trong đó CTCP được gọi là hội nặc danh với đặc điểm “gồm có các hội viên mệnh danh cổ đông, chỉ chịu trách nhiệm trong giới hạn phần hùn của mình dưới hình thức cổ phần” (Điều 236) và “chỉ được thành lập nếu có số hội viên từ 7 người trở lên” (Điều 295) Các vấn đề pháp lý liên quan đến hình

thức hội nặc danh như thành lập, góp vốn, cơ cấu quản lý … đã được quy định rất chi tiết trong Bộ luật này từ Điều 236 đến Điều 278 cũng như từ Điều 295 đến Điều 314

Ở miền Bắc, sau năm 1954 cho đến khi thống nhất đất nước vào năm

1975 và trên phạm vi cả nước từ sau năm 1975 đến những năm 80 của thế kỷ 20,

14 với chính sách kinh tế kế hoạch hoá tập trung, các hình thức công ty nói chung

và CTCP nói riêng hầu như không được pháp luật thừa nhận Khái niệm “công ty” trong giai đoạn này không được hiểu đúng bản chất pháp lý mà chỉ được hiểu theo hình thức kinh doanh Các hình thức tổ chức sản xuất, kinh doanh

trong giai đoạn này chủ yếu bao gồm các nhà máy, xí nghiệp quốc doanh, hợp tác xã (đối với thành phần kinh tế tập thể) và công tư hợp danh (hình thành từ quá trình cải tạo công thương nghiệp XHCN) Trong giai đoạn này, mặc dù Điều

lệ về đầu tư của nước ngoài ở nước CHXHCN Việt Nam (ban hành kèm theo Nghị định 115/CP của Chính phủ ngày 18/4/1977) có đề cập đến hình thức

CTCP khi quy định “xí nghiệp hoặc công ty hỗn hợp” có thể thành lập theo hình thức “công ty vô danh” (một tên gọi khác của CTCP) nhưng lại không có văn

bản pháp luật nào quy định về tổ chức và hoạt động của hình thức CTCP này

Và trên thực tế, cũng không có xí nghiệp hoặc công ty hỗn hợp nào được thành lập theo hình thức “công ty vô danh” theo quy định của Điều lệ về đầu tư của nước ngoài năm 1977 kể trên

Từ tháng 11năm 1987 trong Quyết định 217 của Hội đồng bộ trưởng Chính phủ đã xác định chủ trương thí điểm bán cổ phần cho cán bộ công nhân viên các DNNN Nhưng cho đến khi Luật công ty được ban hành ngày 21/12/1990, hình thức CTCP mới chính thức được quy định cụ thể Theo Luật Công ty 1990, CTCP được xác định với các đặc điểm sau:

- Số thành viên gọi là cổ đông mà công ty phải có trong suốt thời gian hoạt động ít nhất là 7

- Vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần Giá trị mỗi cổ phần gọi là mệnh giá cổ phiếu Mỗi cổ đông có thể mua 1 hoặc nhiều cổ phiếu

- Cổ phiếu được phát hành có thể ghi tên hoặc không ghi tên Cổ phiếu của sáng lập viên, của thành viên Hội đồng quản trị phải là những cổ phiếu có ghi tên

15

- Cổ phiếu không ghi tên được tự do chuyển nhượng Cổ phiếu ghi tên chỉ được chuyển nhượng nếu được sự đồng ý của Hội đồng quản trị, trừ trường hợp quy định tại Điều 39 của Luật này

Sau khi Luật Công ty ra đời, nhiều văn bản pháp luật khác nhau đã được ban hành nhằm điều chỉnh hoạt động của các DN hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau nhưng được tổ chức dưới hình thức CTCP Hoạt động của các DN này một mặt phải tuân thủ các quy định của Luật Công ty, mặt khác, do đặc thù riêng của các ngành nghề kinh doanh, hoạt động của các DN này còn phải tuân thủ theo quy định của các luật chuyên ngành Chẳng hạn như trong Luật các tổ chức tín dụng có hiệu lực từ ngày 01/10/1998 tại Điều 12 quy định về các loại hình tổ chức tín dụng có hình thức tổ chức tín dụng cổ phần của Nhà nước và nhân dân, hay nói cách khác các Ngân hàng thương mại cổ phần chính là các CTCP hoạt động trong lĩnh vực tài chính – tiền tệ

Trong lĩnh vực kinh doanh chứng khoán, tại Điều 2.1 Quy chế về tổ chức và hoạt động của công ty chứng khoán ban hành kem theo Quyết định số

04/1998/QĐ-UBCK ngày 13/10/1998 quy định “Công ty chứng khoán là CTCP thành lập hợp pháp tại Việt Nam, được uỷ ban chứng khoán nhà nước cấp giấy phép thực hiện một hoặc một số loại hình kinh doanh chứng khoán”

Sau gần 10 năm thực hiện, Luật Công ty đã phát huy được tích cực vai trò của mình, góp phần quan trọng vào công cuộc phát triển kinh tế đất nước Tuy nhiên, thực tiễn các quan hệ kinh doanh ở nước ta trong thời kỳ này liên tục biến đổi, Luật công ty đã bộc lộ rất nhiều bất cập, nhất là trong vấn đề thủ tục thành lập và đăng ký kinh doanh Nhiều quy định của luật này tỏ ra lạc hậu với cách thức tổ chức một công ty theo cơ chế thị trường và thông lệ quốc tế Việc sửa đổi, thay thế luật này được đặt ra như là một sự tất yếu khách quan

Ngày 12/6/1999, Quốc hội đã thông qua Luật DN để thay thế cho Luật Công ty và Luật DNTN Sau hơn 5 năm đi vào hoạt động, Luật DN 1999 đã được thay đổi bằng Luật DN 2005 và đến 2009 Nhà nước ta có sửa đổi bổ sung

16 một số điều Luật DN 2005 Trong các văn bản này, CTCP vẫn tiếp tục được ghi nhận và được quy định theo hướng tiếp cận dần đến các chuẩn mực quốc tế về quản trị CTCP

Ở nước ta, CTCP bao gồm CTCP quốc doanh, CTCP liên doanh với nước ngoài, CTCP 100% vốn nước ngoài Loại CTCP đầu tiên chúng ta đề cập đến

đó là CTCP quốc doanh Đây là một giải pháp để khắc phục khuyết tật của hình thức sở hữu nhà nước và tiếp tục đổi mới cơ chế quản lý trong khu vực quốc doanh CTCP quốc doanh gồm nhiều chủ sở hữu: Nhà nước, những người lao động trực tiếp trong CTCP, các cá nhân và các tổ chức khác Một đặc điểm quan trọng là một số công ty do nhà nước nắm giữ cổ phần để chi phối các hoạt động của các công ty, do đó được gọi là các CTCP nhà nước Còn các công ty khác thì do các cá nhân, tổ chức tư nhân nắm giữ cổ phần thì gọi là CTCP tư nhân Người thay mặt nhà nước với tư cách là một cổ đông trong Hội đồng quản trị có vai trò, quyền hạn, trách nhiệm rõ ràng hơn so với vai trò chủ sở hữu gắn với bộ máy Nhà nước và viên chức Nhà nước Ngoài ra do cũng là CTCP nên nó có đầy

đủ các vai trò, đặc điểm của CTCP đã nêu

Loại CTCP thứ hai là CTCP liên doanh với nước ngoài Chúng ta đều biết rằng CTCP là hình thức liên doanh tốt nhất để tranh thủ đầu tư của nước ngoài

Do đó, với một nền kinh tế đang phát triển như nước ta hiện nay, sự ra đời của CTCP liên doanh với nước ngoài đặc biệt quan trọng Điểm khác cơ bản của loại hình CTCP này so với CTCP quốc doanh đó là sự tham gia của các cá nhân, tổ chức nước ngoài vào mọi bộ phận của công ty Mặc dù vậy, do nước ta định hướng phát triển một nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước nên trong các CTCP loại này chủ yếu vẫn là Nhà nước nắm cổ phiếu khống chế CTCP 100% vốn nước ngoài là những CTCP do các cá nhân hoặc tổ chức nước ngoài lập nên ở Việt nam Cũng có thể là một CTCP liên doanh với nước ngoài nhưng sau một thời gian làm ăn, các cá nhân hoặc tổ chức kinh tế nước ngoài dần dần nắm được toàn bộ số cổ phiếu của công ty Ở đây cũng cần phân

17 biệt được CTCP với công ty hợp doanh và công ty trách nhiệm hữu hạn – hai loại công ty này đang tồn tại khá phổ biến ở Việt Nam Điểm khác nhau cơ bản nhất giữa chúng đó là công ty hợp danh và công ty TNHH nhiều thành viên không được phát hành cổ phiếu và trái phiếu trong quá trình kinh doanh Trong trường hợp thiếu vốn thì công ty chỉ có thể huy động các cổ đông góp thêm mà

thôi Việc đóng góp này do Đại hội cổ đông quyết định

1.2 Vai trò của CTCP trong nền kinh tế quốc dân

Với những đặc điểm rất riêng của mình, CTCP có vai trò quan trong đối với việc thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, cụ thể là:

- CTCP có khả năng tập trung vốn nhanh chóng với quy mô lớn để thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh khổng lồ mà không nhà tư bản riêng biệt nào có thể tự mình làm nổi Các Mác đã đánh giá vai trò này của CTCP như sau: "Nếu như cứ phải chờ cho đến khi tích luỹ làm cho một nhà tư bản riêng lẻ lớn lên đến mức có thể đảm đương việc xây dựng đường sắt thì có lẽ đến ngày nay thế giới vẫn không có đường sắt Ngược lại qua CTCP sự tập trung đã thực hiện được việc đó chỉ trong nháy mắt"[27]

- CTCP góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn Thứ nhất, do hình thức tự cấp phát tài chính bằng huy động vốn đã đề cao trách nhiệm của DN nâng cao sự quan tâm đến sử dụng hiệu quả nguồn vốn Mặt khác do sức ép của

cổ đông do việc đòi chia lãi cổ phần và muốn duy trì giá cổ phiếu cao trên thị trường chứng khoán khiến DN phải phấn đấu nâng cao hiệu quả sử dụng đồng vốn Thứ hai, là do lợi nhuận của các CTCP là khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau thúc đẩy nên có thể dẫn dắt tiền vốn nhàn rỗi từ nhiều kênh khác nhau trong

xã hội vào các ngành, các lĩnh vực có năng suất lao động và tỷ suất lợi nhuận cao làm cho vốn được phân bổ và sử dụng có hiệu quả trong nền kinh tế

- CTCP tạo ra một cơ chế phân bổ rủi ro đặc thù đã hạn chế được những tác động tiêu cực về kinh tế xã hội khi một DN lâm vào tình trạng khủng hoảng Chế độ đã hạn chế đến mức thấp nhất những thiệt hại của rủi ro thua lỗ Vốn tự

- Việc phát hành chứng khoán của CTCP cùng với việc chuyển nhượng mua bán chứng khoán đến một mức độ nhất định sẽ tạo điều kiện cho sự ra đời của thị trường chứng khoán – trái tim của thị trường vốn Ý nghĩa căn bản của thị trường chứng khoán là ở chỗ: Đó là nơi các nhà kinh doanh có thể tìm kiếm được nguồn tài trợ cho hoạt động đầu tư sản xuất kinh doanh, là nơi khai thông các nguồn tiết kiệm của những người tích luỹ đến các nhà đầu tư, là cơ chế phân

bổ các nguồn vốn đầu tư phù hợp với yêu cầu của một nền kinh tế thị trường, và còn là cơ sở quan trọng để Nhà nước qua đó sử dụng các chính sách tiền tệ can thiệp vào hoạt động của nền kinh tế nhằm đạt được mục tiêu lựa chọn

- CTCP đảm bảo sự tham gia đông đảo của công chúng, lại có cơ cấu tổ chức quản lý chắt chẽ, phân định rõ ràng giữa quyền sở hữu và quyền kinh doanh nên đã tạo điều kiện cho người lao động tham gia quản lý công ty một cách thực sự, sử dụng được những giám đốc tài năng, đảm bảo được quyền lợi, lợi ích và trách nhiệm của chủ sở hữu, đẩy nhanh quá trình phân công lao động xã hội, thực hiện tốt nguyên tắc "ai giỏi nghề gì làm nghề ấy" giúp mọi người được làm việc ở vị trí thích hợp để có thể phát huy hết tài năng sáng tạo vốn có của mình

- CTCP là hình thức liên doanh tốt nhất để tranh thủ sự tham gia đầu tư của nước ngoài Bởi các qua hình thức cổ phần, các DN trong nước có thể liên kết với các nhà đầu tư nước ngoài một cách thuận lợi Với một nền kinh tế, đặc

19 biệt là nền kinh tế đang phát triển thì việc đó thu hút nguồn vốn, khoa học kỹ thuật, trình độ quản lý thông qua liên doanh liên kết với nước ngoài là vô cùng cần thiết để phát triển kinh tế trong nước

Như vậy, ta có thể thấy được CTCP có vai trò rất quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế quốc dân Chính vì vậy, CTCP là một hình thức DN chiếm

tỷ lệ lớn nhất trong các loại hình DN ở nước ta, các mặt hoạt động, lĩnh vực kinh doanh của CTCP cũng rất đa dạng và phong phú

1.3 Tổ chức và hoạt động của CTCP

Các CTCP có thể là DN nhà nước hoặc là DN dân doanh với quy mô và ngành nghề, lĩnh vực hoạt động khác nhau Ví dụ như CTCP MIPEC là một trong những DN có quy mô lớn được thành lập được thành lập ngày 22 tháng 12 năm 2003 bởi các cổ đông sáng lập: Công ty Xuất nhập khẩu Tổng Hợp Vạn Xuân (VAXUCO) – Bộ Quốc phòng; Tổng công ty xăng dầu Việt nam (PETROLIMEX) Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội (MB) Các Ngành

nghề kinh doanh của công ty nàu bao gồm: Kinh doanh các sản phẩm dầu, mỡ nhờn; Kinh doanh các sản phẩm hóa dầu và dầu khí; Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa; Kinh doanh trang thiết bị dầu khí; Kinh doanh lữ hành nội địa, quốc tế; Tư vấn, môi giới, cho thuê, kinh doanh bất động sản (không bao gồm tư vấn pháp luật); Tư vấn đầu tư xây dựng (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình thương mại, công trình điện cao thế đến 35KV

CTCP Sông Đà 9 cũng là mộ trong những DN có quy mô lớn, với đội ngũ

hơn 3.000 cán bộ công nhân viên Các ngành nghề hoạt động như : Đầu tư xây dựng các công trình thủy điện; Xây lắp- thi công cơ giới, Sản xuất công nghiệp - sản xuất điện; Khai thác và chế biến khoáng sản, sản phẩm cơ khí, hạ tầng, khu

đô thị, văn phòng cho thuê; Kinh doanh bất động sản; Đầu tư xây dựng

Bên cạnh đó, CTCP Cao su Sao vàng cũng là DN có quy mô lớn với lịch

sử hình thành và phát triển từ những năm 1960 các ngành nghề hoạt động chủ

20

yếu như: Thiết kế và phân tích các sản phẩm cao su cao cấp; Thiết lập các công thức pha chế cao su; Thiết kế, chế tạo các sản phẩm cao su

Ngoài các CTCP trên thì các CTCP như CTCP Tư vấn xây dựng Sông

Đà thăng long; CTCP Đầu tư và Phát triển y tế HAVIT; CTCP Đầu tư và phát triển Bình minh; CTCP Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh Miền Nam cũng là những DN có quy mô khác nhau và ngành nghề lĩnh vực hoạt động rất đa dạng như sản xuất các thiết bị y tế, sữa, đầu tư các công trình xây dựng, thủy điện, thương mại

Mặc dù có quy mô, ngành nghề lĩnh vực khác nhau như trên nhưng cơ cấu

tổ chức hoạt động của các CTCP bao gồm:

- Đại hội đồng cổ đông;

- Hội đồng quản trị;

- Chủ tịch hội đồng quản trị;

- Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

- Ban kiểm soát (đối với CTCP có trên mười một cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty)[31]

Ngoài các bộ phận quản lý trên, CTCP còn có Kế toán trưởng, các phòng, ban giúp việc, các công ty thành viên khác

1.3.1 Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của CTCP Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ

sau đây:

- Thông qua định hướng phát triển của công ty;

- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

- Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty;

- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

- Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;

- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;

- Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;

- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty

Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo uỷ quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật; trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo uỷ quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện Việc cử, chấm dứt hoặc thay đổi người đại diện theo uỷ quyền phải được thông báo bằng văn bản đến công ty trong thời hạn sớm nhất Thông báo phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

- Tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số và ngày quyết định thành lập hoặc đăng ký kinh doanh của cổ đông;

- Số lượng cổ phần, loại cổ phần và ngày đăng ký cổ đông tại công ty;

- Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo uỷ quyền;

- Số cổ phần được uỷ quyền đại diện;

22

- Thời hạn đại diện theo uỷ quyền;

- Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo uỷ quyền và người đại diện theo pháp luật của cổ đông

Công ty phải gửi thông báo về người đại diện theo uỷ quyền quy định tại khoản này đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn năm ngày làm việc,

kể từ ngày nhận được thông báo

1.3.2 Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm

- Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

- Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này;

- Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công

ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật DN;

23

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản

lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó;

- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;

- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua

cổ phần của DN khác;

- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;

- Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

- Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;

- Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;

- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật DN và Điều lệ công ty

Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy

ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định Mỗi thành viên Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết

Khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Hội đồng quản trị tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng

cổ đông Trong trường hợp quyết định do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên chấp thuận thông qua quyết định đó phải cùng liên đới chịu trách

24 nhiệm cá nhân về quyết định đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua quyết định nói trên được miễn trừ trách nhiệm Trong trường hợp này, cổ đông sở hữu cổ phần của công ty liên tục trong thời hạn ít nhất một năm có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị đình chỉ thực hiện quyết định nói trên

Nhiệm kỳ và số lượng thành viên Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị có không ít hơn ba thành viên, không quá mười một thành viên, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác Số thành viên Hội đồng quản trị phải thường trú ở Việt Nam do Điều lệ công ty quy định Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là năm năm Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá năm năm; thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Hội đồng quản trị của nhiệm kỳ vừa kết thúc tiếp tục hoạt động cho đến khi Hội đồng quản trị mới được bầu và tiếp quản công việc Trường hợp có thành viên được bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên bị miễn nhiệm, bãi nhiệm trong thời hạn nhiệm kỳ thì nhiệm kỳ của thành viên đó là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị Thành viên Hội đồng quản trị không nhất thiết phải là cổ đông

của công ty

Thành viên Hội đồng quản trị phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

Có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm quản lý DN theo quy định của Luật này; Là cổ đông cá nhân sở hữu ít nhất 5% tổng số cổ phần phổ thông hoặc người khác có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản lý kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chủ yếu của công ty hoặc tiêu chuẩn, điều kiện khác quy định tại Điều lệ công ty Đối với công ty con là công

ty mà Nhà nước sở hữu số cổ phần trên 50% vốn điều lệ thì thành viên Hội đồng quản trị không được là người liên quan của người quản lý, người có thẩm quyền

bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ

1.3.3 Chủ tịch Hội đồng quản trị

Chủ tịch Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị bầu theo quy định tại Điều lệ công ty Trường hợp Hội đồng quản trị bầu Chủ

25 tịch Hội đồng quản trị thì Chủ tịch được bầu trong số thành viên Hội đồng quản trị Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công

ty nếu Điều lệ công ty không có quy định khác Chủ tịch Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

- Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị;

- Chuẩn bị hoặc tổ chức việc chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng quản trị;

- Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị;

- Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;

- Chủ tọa họp Đại hội đồng cổ đông, Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty

Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt thì uỷ quyền bằng văn bản cho một thành viên khác để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty Trường hợp không có người được uỷ quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị không làm việc được thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số quá bán

1.3.4 Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác làm Trường hợp Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

Nhiệm kỳ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không quá năm năm; có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế

26 Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của DN khác Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

- Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị;

- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị;

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;

- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;

- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công

ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

- Tuyển dụng lao động;

- Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;

- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công

ty và quyết định của Hội đồng quản trị

- Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty

1.3.5 Ban kiểm soát

Thành viên Ban kiểm soát có từ ba đến năm thành viên nếu Điều lệ công

ty không có quy định khác Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm, thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Các thành viên Ban kiểm soát bầu một người trong số họ làm Trưởng ban kiểm

27 soát Quyền và nhiệm vụ của Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam và phải

có ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ Thành viên Ban kiểm soát phải có tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:

- Từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý DN theo quy định của Luật DN;

- Không phải là vợ hoặc chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, con, con nuôi, anh, chị, em ruột của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác

Ban kiểm soát Quyền và nhiệm vụ như sau:

- Thành viên Ban kiểm soát không được giữ các chức vụ quản lý công ty Thành viên Ban kiểm soát không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty

- Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính

- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hằng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên

28

- Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản

lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật DN

- Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật DN, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu

- Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty

- Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty

- Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty quy định tại Điều 119 của Luật DN thì phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả

- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật DN, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông

- Ban kiểm soát có quyền sử dụng tư vấn độc lập để thực hiện các nhiệm

vụ được giao Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông

Đối với thành viên Ban kiểm soát có quyền và nghĩa vụ như sau:

- Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông công ty; không được

sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật DN và Điều lệ công ty;

- Trường hợp phát hiện có thành viên Ban kiểm soát vi phạm nghĩa vụ trong thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao thì Hội đồng quản trị phải thông báo bằng văn bản đến Ban kiểm soát; yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả

1.3.6 Các phòng ban giúp việc và các công ty thành viên

Ngoài các bộ phận quản lý được quy định trong Luật DN, trong cơ cấu tổ chức của CTCP còn có các bộ phòng ban giúp việc khác và các công ty thành viên trực thuộc

Các phòng ban giúp việc trong mỗi CTCP có tên gọi và chức năng, nhiệm

vụ khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm ngành, lĩnh vực hoạt động của công ty Ví

dụ như một số CTCP hoạt động về xây dựng, cầu đường như CTCP Sông đà 9, CTCP Tư vấn xây dựng Sông Đà Thăng long thường có các phòng ban giúp việc như: Phòng Thiết kế, Phòng Đấu thầu, Phòng Thẩm định, Đội Thi công Một

số công ty chuyên về sản xuất (CTCP Cao su Sao vàng, CTCP Đầu tư và Phát triển y tế HAVIT) thường có các phòng, bộ phận giúp việc như: Phòng Nguyên liệu, Phòng Kinh doanh, Phòng Bán hàng, Xưởng Sản xuất

30 Ngoài các phòng ban giúp việc, các CTCP lớn còn có các công ty thành viên Ví dụ CTCP Sông đà 9 có các công ty con như Công ty Cổ phần Sông Đà 9.01; Công ty Cổ phần Xây dựng và Đầu tư Sông Đà 93; Công ty Cổ phần thủy điện Nậm Mu Công ty con của CTCP MPIEC là Công Ty TNHH MTV Hoá Dầu Quân Đội - Tp Hồ Chí Minh

31

Chương 2:

KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VTLT

TẠI CÁC CTCP

2.1 Ý nghĩa của công tác VTLT đối với hoạt động của các CTCP

Công tác văn thư là khái niệm để chỉ toàn bộ công việc liên quan tới soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan và tổ chức[35] Lưu trữ là toàn bộ những hoạt động quan liên tới thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ[30]

Công tác VTLT là hoạt động không thể thiếu đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức và DN nào Bởi công tác này không những đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, DN, mà công tác VTLT thông qua hệ thống các văn bản, nó còn là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, DN, là phương tiện để các cơ quan, DN thực hiện các quyết định quản lý của mình

Công tác VTLT bao gồm hai nội dung cơ bản là quản lý nhà nước về công tác VTLT và nghiệp vụ công tác VTLT Công tác quản lý nhà nước về VTLT là một nội dung quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước Công tác này bảo đảm cho Nhà nước quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác VTLT từ trung ương tới địa phương; là cơ sở cho hiệu lực pháp lý, uy quyền cho các cơ quan trong công tác quản lý và nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng công việc trong các cơ quan Theo Luật lưu trữ năm 2011, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì nội dung quản

lý nhà nước về công tác VTLT bao gồm các nội dung cơ bản sau:

1 Xây dựng, ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác VTLT;

6 Tổ chức sơ kết, tổng kết trong công tác VTLT;

7 Tăng cường hợp tác quốc tế trong công tác VTLT;

8 Quản lý thi đua, khen thưởng trong công tác VTLT

Nghiệp vụ VTLT cũng là nội dung quan trọng trong công tác VTLT nói chung và trong hoạt động của các DN nói riêng Nghiệp vụ VTLT tác động trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý, điều hành và kinh doanh của các DN Nghiệp vụ công tác VTLT bao gồm:

Nghiệp vụ văn thư:

1 Soạn thảo văn bản:

- Thảo văn bản

- Duyệt văn bản

- Đánh máy, sao in văn bản

- Ký văn bản, hoàn thiện thủ tục để ban hành

2 Quản lý và giải quyết văn bản:

- Quản lý, giải quyết văn bản đi

- Quản lý, giải quyết văn bản đến

3 Quản lý và sử dụng con dấu

4 Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan[35]

Nghiệp vụ Lưu trữ:

1 Thu thập, bổ sung tài liệu TLLT:

- Thu thập, bổ sung tài liệu và lưu trữ cơ quan

33

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử

2 Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:

- Phân loại tài liệu theo nguyên tắc lưu trữ

- Xác định thời hạn bảo quản

- Hoàn thiện và hệ thống hóa hồ sơ

- Lập mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị

3 Bảo quản, thống kê TLLT:

- Xây dựng, cải tạo hệ thống kho bảo quản

- Đảm bảo các trang thiết bị bảo quản

- Tổ chức các thiết bị bảo vệ

- Tổ chức quản lý tài liệu trong kho

- Tổ chức các biện pháp kỹ thuật bảo quản TLLT

- Triển lãm, trưng bày TLLT

- Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu

34 thức đúng vị trí, vai trò thực sự của công tác VTLT Cũng từ đó, họ không thật

sự quan tâm tới công tác này, điều này đã ảnh hưởng không nhỏ tới tới hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh của các DN, trong đó có CTCP Bởi công tác văn VTLT, thông qua hệ thống các văn bản, qua các nghiệp vụ, nó không những

là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các DN mà còn là cơ sở cho hoạt động của lý kinh doanh và còn đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động của các DN Điều này được thể hiện cụ thể như sau:

Thứ nhất, công tác VTLT góp phần bảo đảm cơ sở pháp lý cho hoạt động của các CTCP

Có thể nói, hệ thống các văn bản là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các DN và các CTCP Tất cả các DN, CTCP muốn hoạt động được đều phải dựa trên hệ thống các văn bản của Nhà nước, văn bản của các cơ quan, tổ chức, DN khác và các văn vản của chính mình sản sinh ra

Theo quy định của Luật DN năm 2005 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều luật DN năm 2009, CTCP có cơ sở pháp lý để hoạt động và có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì cá nhân, tổ chức thành lập DN phải

lập " Hồ sơ đăng ký kinh doanh" và gửi cơ quan chức năng theo quy định,

trình tự luật định Hồ sơ đăng ký kinh doanh của CTCP bao gồm:

1 Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng

ký kinh doanh có thẩm quyền quy định

2 Dự thảo Điều lệ công ty

3 Danh sách cổ đông sáng lập và các giấy tờ kèm theo sau đây:

a) Đối với cổ đông là cá nhân: bản sao Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác;

b) Đối với cổ đông là tổ chức: bản sao quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức; văn bản