Nghiên cứu tổ chức du lịch sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên : Luận văn ThS. Du lịch học: Chương trình đào tạo thí điểm

Một trong các loại hình có thể kể đến là du lịch sự kiện.Trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động tổ chức du lịch sự kiện đã không ngừng phát triển và đang là mối quan t

Đại học quốc gia hà nội

tr-ờng đại học khoa học xã hội và nhân văn

BùI THị MINH HằNG

NGHIÊN CứU Tổ CHứC DU LịCH Sự KIệN CủA CáC DOANH

NGHIệP DU LịCH TạI HƯNG YÊN

Chuyờn ngành: Du lịch học (Chương trỡnh đào tạo thớ điểm)

luận văn thạc sĩ du lịch

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS TRẦN ĐỨC THANH

Hà Nội, 2013

LỜI CẢM ƠN

Cùng với sự phát triển rộng rãi của ngành du lịch nói chung, các loại hình du lịch ngày một phong phú hấp dẫn, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của du khách Một trong các loại hình du lịch có thể kể đến là du lịch sự kiện

Du lịch sự kiện là một ngành dịch vụ đang được quan tâm phát triển ở nước ta trong những năm gần đây và hiện còn nhiều vấn đề cần tiếp tục được nghiên cứu, tổng kết Cho đến nay, ở Việt Nam có rất ít công trình nghiên cứu một cách hệ thống về du lịch sự kiện Được sự động viên khích lệ của Thầy Trần Đức Thanh em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài này

Em xin đặc biệt cảm ơn PGS TS Trần Đức Thanh đã đóng góp những

ý kiến quí báu trong suốt quá trình em viết bài và tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn

Em xin cảm ơn các Thầy, Cô giáo trong khoa Du lịch- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em và các Công ty du lịch Hưng Yên đã cung cấp cho em số liệu để

em hoàn thành luận văn này

Mặc dù đã rất cố gắng nhưng vì điều kiện và trình độ, khả năng hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết Em rất mong nhận được sự góp ý, phê bình của các Thầy, Cô giáo và các bạn

Hưng Yên, ngày 31 tháng 10 năm 2013

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 6

3 Lịch sử nghiên cứu 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

5 Phương pháp nghiên cứu 11

6 Cấu trúc của luận văn 12

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC DU LỊCH SỰ KIỆN 13

1.1 Một số khái niệm 13

1.1.1 Doanh nghiệp du lịch 13

1.1.2 Sự kiện 14

1.1.3 Du lịch sự kiện 14

1.1.4 Tổ chức sự kiện 16

1.2 Phân loại sự kiện 17

1.2.1 Phân loại theo quy mô 18

1.2.2 Phân loại theo hình thức và nội dung 19

1.3 Vai trò của sự kiện đối với du lịch 20

1.3.1 Tạo dựng vị thế của điểm đến 21

1.3.2 Góp phần giãn sức ép của tính mùa vụ 21

1.3.3 Góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của cộng đồng 21

1.3.4 Kích thích phát triển hoạt động dịch vụ 22

1.4 Quy trình tổ chức sự kiện 22

1.4.1 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 22

1.4.2 Thực hiện tổ chức sự kiện 31

1.4.3 Sau sự kiện 34

Tiểu kết chương 1 35

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÁC DOANH

NGHIỆP DU LỊCH TẠI HƯNG YÊN 36

2.1 Giới thiệu về các doanh nghiệp du lịch tổ chức sự kiện tại Hưng Yên 36

2.1.1 Giới thiệu chung về Hưng Yên 36

2.1.2 Giới thiệu các doanh nghiệp trong tỉnh Hưng Yên 38

2.1.3 Giới thiệu các doanh nghiệp ngoài tỉnh Hưng Yên 40

2.2 Phân loại sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên 41

2.2.1 Sự kiện có tính chất thương mại 41

2.2.2 Sự kiện hội thảo, hội họp 42

2.2.3 Sự kiện nghệ thuật 42

2.2.4 Sự kiện thể thao 43

2.2.5 Lễ hội 43

2.2.6 Festival 44

2.3 Thực trạng tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên 45

2.3.1 Hoạt động chung của các doanh nghiệp du lịch về tổ chức sự kiện tại Hưng Yên 45

2.3.2.Quy trình tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tỉnh 49

2.4 Đánh giá về tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp du lịch Hưng Yên 65

2.4.1 Đánh giá chung 65

2.4.2 Đánh giá về mặt nhân sự 69

2.4.3 Đánh giá về mặt kỹ thuật 70

2.4.4 Đánh giá về công tác quản lý 70

Tiểu kết chương 2 71

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ SỰ KIỆN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP DU LỊCH TẠI HƯNG YÊN 72 3.1 Giải pháp cho các doanh nghiệp du lịch tổ chức sự kiện tại Hưng Yên 72

3.1.1 Hoàn thiện bộ máy tổ chức của các doanh nghiệp 72

3.1.2 Nâng cao trình độ tổ chức sự kiện cho đội ngũ nhân viên 72

3.1.3 Nâng cao trình độ công tác tổ chức quản lí 73

3.1.4 Phát triển thêm một số dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp 74

3.1.5 Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp tổ chức sự kiện 76

3.1.6 Nâng cao quy trình tổ chức sự kiện 80

3.2 Giải pháp phát triển du lịch sự kiện tại Hƣng Yên 81

3.2.1 Giải pháp về chính sách đầu tư, phát triển cơ sở hạ tầng 81

3.2.2 Giải pháp huy động vốn cho doanh nghiệp du lịch 84

3.2.3 Giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý và đào tạo nguồn nhân lực 85

3.2.4 Giải pháp phát triển các sản phẩm du lịch độc đáo, đa dạng 88

3 2 5 Giải pháp tuyên truyền, quảng bá các tài nguyên du lịch của tỉnh 88

3.3 Một số kiến nghị 89

3.3.1 Đối với các cơ quan trung ương 89

3.3.2 Đối với chính quyền địa phương và doanh nghiệp 90

Tiểu kết chương 3 91

KẾT LUẬN 92

TÀI LIỆU THAM KHẢO 94

PHỤ LỤC 99

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện

thường có trong dự toán 24

Bảng 1.2 Xác định thời gian và các hạng mục công việc 25

Bảng 2.1 Dự toán ngân sách về một sự kiện thương mại của Công ty du lịch Á Đông tại Hưng Yên 51

Bảng 2.2 Danh mục những hàng hóa, dịch vụ thường có trong tổ chức sự kiện của doanh nghiệp du lịch Hưng Yên 53

Bảng 2.3 Bảng lập kế hoạch công việc về một sự kiện Khai trương của công ty du lịch Thăng Long tại Hưng Yên 54

Bảng 2.5 Số khách tham dự sự kiện tại Hưng Yên 57

Bảng 2.6 Danh mục đồ uống thường có trong sự kiện Hưng Yên 61

Bảng 2.7 Kích cỡ bàn tiệc theo số người ngồi tại Hưng Yên 62

Bảng 2.8 Số nhân viên phục vụ theo lượng khách tại Hưng Yên 62

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ Biểu đồ 2.1 Cơ cấu khách du lịch đến Hưng Yên giai đoạn 2008-2012 38

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ mô tả hoạt động của các doanh nghiệp du lịch 45

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức sự kiện của doanh nghiệp du lịch 47

Biểu đồ 2.2 Đánh giá về việc sử dụng hình thức truyền thông tại Hưng Yên59 Biểu đồ 2.3 Điểm bình quân cho các doanh nghiệp du lịch đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng 64

Biểu đồ 2.4 Cơ cấu doanh thu dịch vụ tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp du lịch năm 2012 66

Biểu đồ 2.5 Đánh giá mức độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp du lịch Hưng Yên 68

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, du lịch đã trở thành một hiện tượng kinh tế xã hội phổ biến không chỉ ở các nước phát triển mà còn ở cả các nước đang phát triển, trong

đó có Việt Nam Đánh giá được vai trò quan trọng của ngành du lịch, Đảng và nhà nước đã có những chính sách cụ thể nhằm khuyến khích đầu tư phát triển

du lịch Nghị quyết Đại hội Trung ương Đảng lần thứ IX và X đều khẳng định phát triển du lịch trở thành ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước

Cùng với sự phát triển rộng rãi của ngành du lịch nói chung, các loại hình du lịch ngày một phong phú, hấp dẫn, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của du khách Một trong các loại hình có thể kể đến là du lịch sự kiện.Trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động tổ chức du lịch

sự kiện đã không ngừng phát triển và đang là mối quan tâm của xã hội Hiện nay và trong những năm tới hoạt động du lịch sự kiện càng mở rộng và trở thành một bộ phận văn hóa không thể thiếu được trong lĩnh vực du lịch Do

đó nhu cầu tổ chức du lịch sự kiện rất phong phú, đa dạng, kinh tế văn hóa xã hội càng phát triển nhu cầu tổ chức sự kiện càng lớn Mỗi cá nhân, mỗi tổ chức (gia đình, cơ quan đoàn thể, doanh nghiệp v.v…) đều có những sự kiện trong năm với mục đích cụ thể phải được thực hiện Đây thật sự đã trở thành thị trường lớn và ngày càng phát triển ở nước ta đòi hỏi phải có sự thỏa mãn

So với quảng cáo, thị trường tổ chức du lịch sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không những bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các

cá nhân Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao

Vì thế, du lịch sự kiện không những trở thành cái móc câu lợi nhuận mà còn mang lại nhiều tác động tích cực cho nhiều quốc gia

Ngoài việc thu hút nhiều khách đến nơi diễn ra sự kiện vào nhiều thời điểm khác nhau, thúc đẩy nhu cầu du lịch của con người, du lịch sự kiện còn

là phương thức quảng bá hình ảnh đất nước, con người của quốc gia, địa phương tới du khách quốc tế Các doanh nghiệp cũng coi việc tổ chức các sự kiện là một chiến lược quan trọng góp phần tạo dựng thương hiệu và hình ảnh của doanh nghiệp Ngoài ra, du lịch sự kiện còn khai thác được nguồn tài nguyên sẵn có của địa phương vào phục vụ du khách

Là một tỉnh nằm ở trung tâm đồng bằng Bắc Bộ Việt Nam, là thương cảng đô hội quan trọng bậc nhất ở Đàng Ngoài vào thời Trịnh- Nguyễn, Hưng Yên là một tỉnh có bề dày các di tích lịch sử văn hóa Hưng Yên có điều kiện địa lý thuận lợi có quốc lộ số 5 chạy qua, nối Hà Nội - Hải Phòng, nằm trong khu vực trọng điểm tam giác kinh tế Bắc bộ nên Hưng Yên có nhiều ưu thế để phát triển kinh tế công nghiệp và dịch vụ Hiện nay Hưng Yên là một trong những tỉnh phát triển công nghiệp nhanh và mạnh nhất của miền Bắc Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện, làm qui mô nhu cầu tăng cao hơn Mỗi năm có tới hàng trăm sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu

tổ chức Đã có một số doanh nghiệp hoạt động tổ chức sự kiện mang tính chuyên nghiệp để thỏa mãn nhu cầu đó Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn, hoạt động cung ứng tổ chức du lịch sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao và thiếu tính chuyên nghiệp

Trong bối cảnh trên việc “Nghiên cứu tổ chức du lịch sự kiện của các

doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên” nhằm đưa những giải pháp cơ bản cho tổ

chức du lịch sự kiện tại Hưng Yên

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn “ Nghiên cứu tổ chức du lịch sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên” là nhằm tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn Trên cơ sở này rút ra được những bài học kinh nghiệm, các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa năng lực và hiệu quả của các doanh nghiệp trong quá trình tổ chức các sự kiện ở Hưng Yên, trong

bối cảnh tỉnh đang coi đây như một loại hình du lịch có thể góp phần thúc đẩy

sự phát triển du lịch của tỉnh

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận và thực tiễn về du lịch sự kiện

- Phân tích thực trạng tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp tại Hưng Yên

- Đề xuất một số giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả về việc tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên

3 Lịch sử nghiên cứu

Nghiên cứu trên thế giới

Hiện nay, trên thế giới đã có một số công trình nghiên cứu đề cập đến

du lịch sự kiện nói chung Tiêu biểu như Donald Getz (1991) “Festivals, special events and Tourism”, Johnny Allen (2005) “Festival and Special event management”, Sarrivaara Emmi, Klemm Paivi, Anttonen Roosa (2005)

“Exploring event tourism strategies”, Donald Getz (2008) “Tourism Management”, Donald Getz (2010) “Event tourism, Pathways to competitive advantage”, Vukasin Susic, Dejan Dordevic (2011) “The place and role of events in the tourist development of the Southwest Serbia Cluster”, Glenn Bowdin, Johnny Allen, Rob Harris, Ian McDonnell, William O’Toole (2011) “Events Management”

Về du lịch sự kiện, có nhiều quan niệm khác nhau, theo quan niệm của các tác giả Sarrivaara Emmi, Klemm Paivi, Anttonen Roosa “Du lịch sự kiện giống như phân khúc thị trường bao gồm những người đi du lịch để tham dự các sự kiện hoặc những người có thể được thúc đẩy để tham dự các sự kiện trong khi xa nhà” [49, tr.3] Còn theo các tác giả Vukasin Susic, DeJan Dordevic “Du lịch sự kiện là một trong những sản phẩm du lịch hàng đầu thế giới với một giới hạn, tiềm năng, trong đó chủ yếu liên quan với sự trưởng thành của nước sở tại trong việc lập kế hoạch sáng tạo và thực hiện các sự kiện và biểu diễn thông qua quan hệ đối tác công-tư.” [52, tr.70] Tuy nhiên

các quan niệm này còn chung chung mới phản ánh được bản chất của sự kiện đối với du lịch

Theo tác giả Donald Getz “Du lịch sự kiện là hệ thống lập kế hoạch, phát triển và tiếp thị các sự kiện theo kế hoạch cũng như là các điểm thu hút khách du lịch và mang lại lợi ích cho việc tiếp thị tại điểm đến, tạo nên hình ảnh

và sự phát triển” [45, tr.3] Đây là một khái niệm về du lịch sự kiện khá đầy đủ và

rõ ràng phù hợp với nghiên cứu du lịch sự kiện của các doanh nghiệp

Về tổ chức du lịch sự kiện, theo các tác giả Sarrivaara Emmi, Klemm Paivi, Anttonen Roosa tổ chức du lịch được thành lập ở các cấp độ không gian khác nhau từ địa phương đến quốc tế tạo thành một hệ thống phân cấp của các mạng mà bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường rộng lớn hơn như bối cảnh chính trị xã hội và các đặc điểm của du lịch trong nước [49, tr.6]

Theo tác giả Donald Getz tổ chức du lịch sự kiện có thể được thực hiện bởi các văn phòng du lịch quốc gia, tổ chức tiếp thị điểm đến (Destination Marketing Organization) hoặc tổ chức quản lý điểm đến (Destination Management Organization- DMO) hiện tại [44, tr.13] Còn theo Johnny Allen thì tổ chức sự kiện có thể là cơ quan cụ thể, tổ chức tại nước chủ nhà hoặc các đội dự án trong các công ty được đặt trên các sự kiện [47, tr.18] Các tác giả Glenn Bowdin, Rob Harris, Ian McDonnell, William O’Toole cũng giống quan điểm về tổ chức sự kiện của Johnny Allen

Về phân loại các sự kiện du lịch, theo tác giả Doanald Getz phân biệt là:

 Lễ hội văn hoá- lễ hội, các sự kiện tôn giáo, diễu hành, kỷ niệm lịch sử

 Nghệ thuật và giải trí- các buổi hoà nhạc và các buổi biểu diễn công cộng khác, triển lãm, lễ trao giải

 Kinh tế thương mại- hội chợ, thị trường chứng khoán, hội chợ người tiêu dùng, các bài thuyết trình, các cuộc họp, hội nghị, các sự kiện công khai,

sự kiện từ thiện

 Sự kiện thể thao- chuyên nghiệp, nghiệp dư

 Giáo dục và Khoa học- hội thảo, hội nghị, các sự kiện nghệ thuật trình diễn

 Giải trí- trò chơi và thể thao để giải trí, giải trí

 Chính trị và Chính phủ- lễ nhậm chức, hội nghị đầu tư, thăm VIP, các cuộc họp, hội nghị

 Sự kiện cá nhân- ngày kỷ niệm, họp mặt bên gia đình [ 42, tr.31] Cách phân loại này nhìn một cách tổng thể thì chung chung khó phân biệt Khi phân loại theo quy mô, kích cỡ thì cả Donald Getz và Johnny Allen đều thống nhất phân loại là: Siêu sự kiện, sự kiện đánh dấu, sự kiện chính, sự kiện địa phương và cộng đồng Còn phân loại theo nội dung và hình thức là:

lễ hội, sự kiện thể thao và các sự kiện khác

Về quy trình tổ chức sự kiện, theo các tác giả Glenn Bowdin, Johnny Allen, Rob Harris, Ian McDonnell, William O’Toole gồm 9 bước sau: Lập kế hoạch và xác định ngân sách; Tổ chức và thời gian sự kiện; Vị trí tổ chức sự kiện; Phương tiện giao thông; Khách đến sự kiện; Yêu cầu đón tiếp; Xác định những quyết định quan trọng; Thức ăn và đồ uống; Những vấn đề khác

Nghiên cứu trong nước

Tổ chức sự kiện là một chuyên ngành mới ở Việt Nam nên tài liệu còn rất hạn chế, một số tài liệu mới chỉ nghiên cứu về loại hình sự kiện (như Festival), còn về tổ chức sự kiện mới chỉ có một vài công trình tiêu biểu như

Lưu Văn Nghiêm (2009) “Tổ chức sự kiện”, Cao Đức Hải (2011) Quản lý lễ hội và sự kiện

Theo tác giả Lưu Văn Nghiêm “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc

sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong

một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thoả mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện” [9, tr 9]

Về quy trình tổ chức sự kiện theo tác giả Lưu Văn Nghiêm (2009) gồm

10 bước sau: Xác định mục tiêu, mục đích của tổ chức sự kiện; Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện; Tính toán thời gian; Danh sách khách mời; Địa điểm tổ chức sự kiện; Tổ chức đưa đón khách; Khách tới sự kiện; Không gian thực hiện sự kiện; Tổ chức ăn uống trong sự kiện; Những vấn đề quan tâm khác

Theo tác giả Lương Hồng Quang, quy trình tổ chức sự kiện gồm lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo sau sự kiện và phương pháp đề án sự kiện

Theo tác giả Cao Đức Hải “ Tổ chức lễ hội và sự kiện được hiểu như sự huy động- sự tổ chức và điều hành các nguồn lực nhằm tạo ra một sản phẩm

lễ hội và sự kiện đáp ứng các mục tiêu đã xác định trước của tổ chức có tư cách pháp nhân sở hữu sự kiện.” [5, tr.19] Theo tác giả Cao Đức Hải, quy trình tổ chức lễ hội và sự kiên gồm: Định hình sự kiện; Lập kế hoạch tổ chức

sự kiện; Dàn dựng sự kiện; Kết thúc sự kiện

Nhìn chung các công trình chuyên khảo trên chưa nghiên cứu về tổ chức du lịch sự kiện của các tỉnh một cách toàn diện và hệ thống Do đó việc tiếp cận tổ chức du lịch sự kiện của các tỉnh là rất quan trọng và cần thiết và

có ý nghĩa không chỉ đối với Hưng Yên mà có thể áp dụng với các tỉnh khác trong cả nước

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Các hoạt động tổ chức du lịch sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên

4.2 Giới hạn phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung chủ yếu nghiên cứu việc tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu dựa vào cách tiếp cận truyền thống, trong đó coi

du lịch sự kiện là một thành phần hoạt động du lịch chung của một tỉnh, phụ thuộc vào các điều kiện phát triển kinh tế xã hội, phát triển du lịch Du lịch sự kiện có thể là bước đột phá để du lịch Hưng Yên phát triển, dựa trên tiềm năng kinh tế, văn hoá, xã hội ở tỉnh Hưng Yên

Phương pháp phân tích: Phương pháp này có tác dụng trong nghiên cứu tiếp cận tổ chức sự kiện Các hoạt động sự kiện được phân tích chi tiết, các hoạt động trong công tác chuẩn bị và trong thời gian thực hiện sự kiện đều được phân tích đánh giá kỹ để có được những quyết định giới hạn về thời gian, quy mô và ngân sách cho các hoạt động đó

Phương pháp tổng hợp: Hoạt động sự kiện còn sử dụng phương pháp khái quát tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải khái quát từ hiện tượng bề ngoài để đi đến cái chung, cái bản chất của sự vật hiện tượng, khái quát những hiện tượng riêng biệt thành cái chung cái phổ biến tổng hợp chúng, phát hiện tính quy luật của hiện tượng sự vật

Phương pháp liên hệ thực tế: Trong quá trình nghiên cứu tổ chức sự kiện tác giả tăng cường liên hệ với thực tế Với thực tế đó đối chiếu so sánh từ

đó tiến hành phân tích đánh giá, vạch ra những nguyên nhân những điểm khác nhau Liên hệ với thực tế để tiếp cận các nội dung khoa học nhanh hơn với những phương pháp sáng tạo hơn

Ngoài ra luận văn còn đề cập đến một số phương pháp có thể sử dụng trong nghiên cứu tổ chức sự kiện như: phương pháp thống kê, so sánh

6 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1 Cở sở lý luận về tổ chức du lịch sự kiện

Chương 2 Thực trạng tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên Chương 3 Đề xuất một số giải pháp phát triển dịch vụ sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hưng Yên

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC DU LỊCH SỰ KIỆN

1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Doanh nghiệp du lịch

Doanh nghiệp du lịch có thể là một tổ chức, một cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực du lịch Khoản 1, điều 40 của Luật du lịch ghi “ Tổ chức, cá nhân kinh doanh du lịch phải thành lập doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật” Như vậy, theo Luật du lịch thì doanh nghiệp du lịch gắn liền với hoạt động kinh doanh du lịch

Theo điều 38 của Luật du lịch Việt Nam thì kinh doanh du lịch là kinh doanh dịch vụ bao gồm các ngành, nghề sau: (1) Kinh doanh lữ hành; (2) Kinh doanh lưu trú du lịch; (3) Kinh doanh vận chuyển khách du lịch; (4) Kinh doanh phát triển khu du lịch, điểm du lịch; (5) Kinh doanh dịch vụ du lịch khác

Ngoài các hoạt động kinh doanh nêu trên, trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh du lịch còn có một số hoạt động kinh doanh bổ trợ như kinh doanh các loại hình dịch vụ vui chơi, giải trí; tuyên truyền, quảng cáo du lịch;

tư vấn đầu tư du lịch, v.v…Khoản 11, điều 4 của Luật du lịch đã khẳng định,

“ Dịch vụ du lịch là việc cung cấp các dịch vụ về lữ hành, vận chuyển, lưu trú,

ăn uống, vui chơi giải trí, thông tin, hướng dẫn và những dịch vụ khác nhằm đáp ứng nhu cầu của khách du lịch.”

Cùng với xu hướng phát triển ngày càng đa dạng những nhu cầu của khách du lịch, sự tiến bộ của khoa học- kỹ thuật và sự gia tăng mạnh của các doanh nghiệp du lịch thì các hoạt động kinh doanh bổ trợ này ngày càng có xu hướng phát triển mạnh đáp ứng nhu cầu du lịch của khách từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng

1.1.2 Sự kiện

Theo từ điển Bách khoa, sự kiện là việc quan trọng xảy ra

Về khía cạnh văn hoá- xã hội, sự kiện là cách gọi ngắn gọn của thuật ngữ “tổ chức sự kiện” hay “ sự kiện đặc biệt” Thuật ngữ “sự kiện đặc biệt” được dùng để mô tả các nghi lễ đặc biệt, giới thiệu các buổi trình diễn hay các

lễ kỷ niệm được lập kế hoạch và được tạo ra để đánh dấu những dịp đặc biệt hoặc để đạt được những mục đích văn hoá- xã hội, hoặc mục đích hợp tác Các sự kiện quan trọng có thể bao gồm các ngày và các dịp lễ hội quốc gia, các dịp quan trọng của người dân, những buổi biểu diễn văn hoá độc đáo, những cuộc thi đấu thể thao quan trọng, hoạt động chức năng của tổ chức, phát triển thương mại và giới thiệu sản phẩm Đôi khi có cảm giác rằng các sự kiện đặc biệt có mặt ở khắp mọi nơi, nó đã trở thành một ngành công nghiệp phát triển Bất kỳ một lễ hội hay một hội nghị, hội họp, hội chợ, hay triển lãm thì đều được coi là một sự kiện đặc biệt Nó diễn ra khác với chương trình hoạt động thông thường của các đơn vị chủ thể Sự kiện đặc biệt diễn ra thu hút đông đảo người xem cổ vũ và tham gia

Vậy sự kiện là các chương trình có quy mô, tầm cỡ không cố định, nó diễn ra một lần hoặc theo chu kỳ và thu hút sự quan tâm, chú ý của một lượng lớn các đối tượng khác nhau nhằm đạt được các mục đích cụ thể như xúc tiến quảng bá hay tôn vinh một giá trị nào đó… thông qua đó cũng đạt được mục tiêu về phát triển du lịch

1.1.3 Du lịch sự kiện

Đây là một khái niệm còn tương đối mới ở Việt Nam Thuật ngữ “du lịch sự kiện” đã không được sử dụng rộng rãi trước năm 1987 cho đến khi The Tourist New Zealand và Publicity Department (1987) báo cáo: “Tổ chức

du lịch sự kiện là một phần quan trọng và phát triển nhanh chóng của ngành

du lịch quốc tế …” Theo Donald Getz (1991) trước đây là bình thường để nói

về sự kiện đặc biệt, các sự kiện trọng đại, các sự kiện lớn và các loại sự kiện

cụ thể khác Bây giờ nói chung du lịch sự kiện được công nhận là đã bao gồm tất cả các sự kiện theo kế hoạch trong một cách tiếp cận thích hợp để phát triển và tiếp thị

Hiện nay, có nhiều quan niệm khác nhau về du lịch sự kiện nhưng theo quan niệm khá đầy đủ của Donald Getz “Du lịch sự kiện là hệ thống lập kế hoạch, phát triển và tiếp thị các sự kiện theo kế hoạch cũng như là các điểm thu hút khách du lịch và mang lại lợi ích cho việc tiếp thị tại điểm đến, tạo nên hình ảnh và sự phát triển” [45, tr.3]

Như với tất cả các hình thức du lịch đặc biệt khác, du lịch sự kiện phải được nhìn từ hai phía: bên nhu cầu và bên cung cấp Trong cách tiếp cận về phía cầu là đánh giá giá trị của các sự kiện trong việc thúc đẩy một hình ảnh tích cực điểm đến, nơi tiếp thị nói chung và hợp tác thương hiệu với các điểm đến Về phía cung tạo điều kiện và thúc đẩy sự kiện của tất cả các loại để đáp ứng nhiều mục đích, để thu hút khách du lịch (đặc biệt là trong mùa thấp điểm), đóng vai trò như một chất xúc tác (cho đổi mới đô thị, và để nâng cao

cơ sở hạ tầng và năng lực du lịch các điểm đến), để nuôi dưỡng một hình ảnh điểm đến tích cực và đóng góp cho nơi tiếp thị nói chung (bao gồm cả đóng góp cho quê hương một nơi tốt hơn để sống, làm việc và đầu tư)

Theo quan điểm điểm đến về du lịch sự kiện, sự kiện là một động lực quan trọng của du lịch và nổi bật trong kế hoạch phát triển và tiếp thị của hầu hết các điểm đến Vai trò và tác động của các sự kiện theo kế hoạch trong ngành du lịch đã được ghi nhận, và ngày càng quan trọng đối với khả năng cạnh tranh điểm đến

Mục tiêu của du lịch sự kiện là tạo ra hình ảnh tích cực, cải thiện chất lượng cuộc sống và môi trường, thu hút dân cư địa phương và các nhà đầu tư tham gia, thu hút khách du lịch, mở rộng nhu cầu và tăng chi tiêu cho du khách và thời gian lưu trú Du lịch sự kiện tạo ra hình ảnh đối với các điểm tham quan, khu du lịch và các điểm đến, nó là chất xúc tác khuyến khích phát

triển cơ sở hạ tầng, kinh doanh buôn bán, hỗ trợ đổi mới đô thị và các điểm tham quan khác Đồng thời du lịch sự kiện cổ vũ du khách đến lần đầu tiên và

sẽ lặp lại tại các cơ sở vật chất, khu du lịch hấp dẫn

Trên cơ sở các quan điểm trên, trong luận văn này dựa trên quan niệm của Getz thì du lịch sự kiện được hiểu là tất cả các sự kiện đã được lập kế hoạch tạo nên hình ảnh và sự phát triển tại điểm tiếp thị

1.1.4 Tổ chức sự kiện

Có nhiều quan điểm khác nhau về tổ chức sự kiện, theo tác giả Johnny Allen sự kiện được tổ chức có thể là cơ quan cụ thể, tổ chức tại nước chủ nhà hoặc các đội dự án trong các công ty được đặt trên các sự kiện [47, tr.18] Theo ông, công ty quản lý sự kiện là các nhóm chuyên nghiệp hoặc cá nhân tổ chức sự kiện trên một hợp đồng cơ bản đại diện cho khách hàng của họ Các công ty chuyên gia thường xuyên tổ chức một số sự kiện đồng thời phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng và nhà cung cấp của họ Những nhà cung cấp có thể làm việc trong lĩnh vực liên quan đến sự kiện trực tiếp như dàn dựng, sản xuất âm thanh, ánh sáng, sản phẩm nghe nhìn, giải trí và ăn uống, hoặc họ có thể làm việc trong các lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như giao thông vận tải, thông tin liên lạc, an ninh, dịch vụ pháp lý và các dịch vụ kế toán

Theo tác giả Lưu Văn Nghiêm “Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạt động Quá trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp theo đến không gian cụ thể…” [9, tr.9]

Thực tế ở nước ta, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một ngành dịch vụ độc lập Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít Các hoạt động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn Các sự kiện cá nhân như: đám cưới, đám tang là việc hiếu hỷ cũng phản ánh tính chất của các sự kiện dạng này Sự kiện dành cho cá nhân của một người bao gồm đám cưới, đám tang , sinh

nhật, kỷ niệm một dịp nào đó hay ăn mừng điều gì đó Sự kiện cá nhân ở các nước phương Tây đã được nâng tầm lên khá chuyên nghiệp, có những công ty chuyên lo đám cưới, có những công ty nhận tổ chức những buổi tang lễ hoành tráng Ở Việt Nam, lĩnh vực này còn khá sơ khai, có rất ít công ty chuyên nghiệp đứng ra đảm nhận, có chăng là một vài đám cưới lớn do những người nhiều tiền thực hiện Trên thực tế, một sự kiện có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên Ví dụ, một Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay một ngày hội “Vì môi trường” có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương thương hiệu của mình

Sự kiện mang tính Nhà nước, Chính phủ thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính trị như các buổi hội nghị lớn, các festival tầm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử…Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích hướng tới xã hội Những sự kiện lớn có tầm quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, Seagames, APEC, những ngày hội tôn giáo…Đó là những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng, có cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác nhau được hình thành để triển khai và tổ chức hoạt động một

sự kiện thuộc loại trên Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể Với tính không chuyên nghiệp như vậy nên việc tổ chức các sự kiện trở nên rất tốn kém và lãng phí

1.2 Phân loại sự kiện

Sự kiện được coi như là một sản phẩm du lịch ngày càng quan trọng đối với du lịch thế giới Đó là biểu hiện tích cực nhất thông qua các xu hướng mới trong việc cung cấp khách du lịch với mục tiêu là quan tâm tìm hiểu về nền văn hoá, phong tục và truyền thống của các quốc gia và khu vực khác nhau Ngày nay sự kiện giữ vị trí trung tâm trong văn hoá và có một vai trò nổi bật trong xã hội

Mặc dù tất cả các loại sự kiện đều có tiềm năng du lịch, thậm chí là đám cưới hoặc cuộc hội ngộ nhỏ nhưng các sự kiện lớn chiếm ưu thế hơn trong phát triển du lịch sự kiện

1.2.1 Phân loại theo quy mô

Sự phân loại thường là Mega- events (siêu sự kiện), Hallmark-events (sự kiện đánh dấu), Major- events (sự kiện chính), và local or community evetnts (sự kiện địa phương hoặc cộng đồng)

Mega-events (siêu sự kiện), là những sự kiện lớn ảnh hưởng đến toàn

bộ nền kinh tế và đem lại tiếng vang trên phương tiện thông tin toàn cầu như: Worl Cup, Thế vận hội Olympic và Hội chợ thế giới, nhưng thật khó đưa các

sự kiện khác vào loại sự kiện này

Theo Donald Getz (2005) “Lượng người tham gia vượt qua con số trên một triệu khách thăm quan, chi phí vốn ít nhất là 500 triệu USD, với danh tiếng là sự kiện “phải xem” Các siêu sự kiện với qui mô và ý nghĩa của nó, là những sự kiện tạo mức độ cao vượt bậc trong du lịch, đăng tải trên phương tiện thông tin, uy tín, tác động của nó đối với kinh tế và cộng đồng chủ nhà hoặc nơi tổ chức.”

Hallmark-events (sự kiện đánh dấu), là những sự kiện độc đáo chỉ gắn

với một địa danh, diễn ra tại một địa điểm, địa phương, quốc gia cụ thể Sự kiện thể hiện tinh thần hoặc đặc tính của một địa phương, thành phố hoặc khu vực và chúng đồng nhất với tên địa danh, được thừa nhận và quan tâm ở phạm vi lớn

Sự kiện diễn ra một lần hoặc các sự kiện xảy ra liên tiếp trong khoảng thời gian nhất định, được chủ yếu phát triển nâng cao nhận thức, thu hút sự quan tâm và đem lại lợi nhuận cho điểm đến du lịch trong thời gian ngắn hoặc trong thời gian dài Sự thành công của các sự kiện này dựa trên tính độc đáo,

vị thế, hoặc ý nghĩa thời sự để tạo ra mối quan tâm và thu hút sự chú ý

Một ví dụ điển hình cho sự kiện này là lễ hội Carnaval tại Reo de Jenero, được cả thế giới biết đến như một biểu tượng của sự cởi mở, lòng hiếu khách của thành phố này Ngoài ra còn có các lễ hội như: Lễ hội hoa ở Chelsea (Anh), lễ hội Bia tháng Mười (Octoberfest) ở Munich (Đức)…

Ở Việt Nam, hiện nay đã có một số địa phương cố gắng tổ chức những

sự kiện thuộc loại Hallmark này Có thể kể đến như Festival Huế tổ chức hai năm một lần hay lễ hội hoa Đà Lạt, Festival Biển 2013 Nha Trang,…

Major – events (sự kiện chính), là những sự kiện với qui mô và thu hút

sự quan tâm của phương tiện truyền thông, có thể thu hút lượng người tham gia lớn, mức độ đưa tin, và lợi nhuận kinh tế cao Sự kiện chính nhiều khi là

sự lựa chọn của một quốc gia cho các sự kiện trong năm

Trên thế giới, Menbourne đã đưa giải đấu tennis Australia mở rộng và giải đua xe công thức 1 Australia thành sự kiện hàng năm Ở Việt Nam, thuộc loại này có thể kể đến các lễ hội như: Lễ hội công bố năm Du lịch Quốc gia

2013 Hải Phòng, triển lãm “Hình ảnh APEC và di sản văn hoá” để kỷ niệm tuần lễ cấp cao APEC tháng 11 năm 2006… Ngoài ra còn bao gồm các sự kiện thể thao quốc tế như các giải bóng đá mở rộng; các sự kiện văn hoá như đêm nhạc, lễ kỷ niệm…

Local or community events (sự kiện địa phương hoặc cộng đồng) được

dành chủ yếu cho cư dân địa phương và thường dựa trên giá trị của địa phương, xã hội và giải trí Nó mang lại lợi ích đáng kể cho cộng đồng địa phương bởi vì nó giúp tạo ra một cảm giác thân thuộc và gần gũi với môi trường Hầu hết là một loạt các lễ hội và các sự kiện tổ chức tại địa phương nhằm chủ yếu cho vui và có giá trị giải trí

1.2.2 Phân loại theo hình thức và nội dung

Theo hình thức và nội dung, các sự kiện này được chia thành các lễ hội,

sự kiện thể thao và các sự kiện kinh doanh khác

Lễ hội là một biểu hiện rất quan trọng của hoạt động con người, có ảnh

hưởng lớn đến đời sống xã hội và văn hóa của chúng ta Chúng được kết nối với du lịch tại cộng đồng địa phương chủ yếu là liên hoan nghệ thuật, thường bao gồm hỗn hợp của các loại hình nghệ thuật, có một phạm vi rộng lớn của người biểu diễn cũng như nhiều loại lễ hội của các thể loại âm nhạc khác nhau

Sự kiện thể thao bao gồm một loạt các cuộc thi đấu khác nhau, từ thể

thao cá nhân tới các môn thể thao đa dạng như Thế vận hội Olympic Nó có một khả năng riêng biệt để thu hút số lượng lớn khách du lịch và có phương tiện truyền thông rộng rãi Nó mang lại lợi ích không chỉ đối với cộng đồng địa phương, tổ chức và các tổ chức thể thao cũng như vận động viên và huấn luyện viên

Các sự kiện kinh doanh khác thường là các đại hội, hội họp, hội thảo và

hội nghị… góp phần kết nối mọi người và chia sẻ kiến thức, thông tin Những

sự kiện này có một tác động rất mạnh về du lịch và có mặt ở các thành phố lớn và địa điểm du lịch lớn trong nước

Các sự kiện có ảnh hưởng đến sự phát triển của một điểm đến du lịch nhất định đó là một số các sự kiện lớn, các sự kiện quốc tế Tuy nhiên, các sự kiện địa phương cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển du lịch tại một địa điểm du lịch

1.3 Vai trò của sự kiện đối với du lịch

Các chính phủ ngày càng muốn biến du lịch thành ngành công nghiệp phát triển có khả năng phân phối lợi nhuận kinh tế và tạo công ăn việc làm Những sự kiện được xem như chất xúc tác để thu hút khách du lịch, và tăng thời gian ở lại và chi tiêu của họ Chúng dường như cũng được xem là công

cụ tạo hình ảnh, đánh bóng điểm đến, đưa địa điểm đó vào thị trường và cung cấp những lợi thế tiếp thị cạnh tranh Điều này dẫn đến sự ra đời của lĩnh vực mới là du lịch sự kiện

1.3.1 Tạo dựng vị thế của điểm đến

Cơ quan du lịch của chính phủ thường sử dụng sự kiện tạo dựng vị thế của điểm đến trên thị trường Nếu muốn xây dựng hiệu quả vị thế của những điểm đến trên thương trường, những sự kiện phải phấn đấu đạt được tính xác thực và mô tả được đặc điểm độc đáo của cộng đồng tổ chức sự kiện Khách thăm quan muốn làm theo những gì mà cư dân ở đó làm, và trải qua những kinh nghiệm mà họ cảm thấy thích thú ở điểm đến này Ngược lại, những điểm đến mà chỉ tạo sự kiện cho khách du lịch và không có nghĩa đối với cộng đồng sẽ có nguy cơ kết quả không như mong muốn Những sự kiện quản

lí kém hoặc có tính khai thác với việc lập kế hoạch hoặc điều kiện không thích hợp có thể huỷ hoại danh tiếng của điểm đến

1.3.2 Góp phần giãn sức ép của tính mùa vụ

Sức mạnh của du lịch sự kiện là nó có thể thu hút khách du lịch trong những mùa vắng khách, khi công ty hàng không và nhà cung cấp nơi nghỉ dư thừa khả năng phục vụ Lợi nhuận kinh tế được bổ sung khi khách du lịch sử dụng những gì mà cơ sở hạ tầng du lịch vẫn chưa được sử dụng hết Theo Getz cho rằng, cách thức mà sự kiện có thể khắc phục mùa hoạt động bằng cách tập trung vốn vào “bất cứ những gì hấp dẫn của tự nhiên trong mùa không phải du lịch, như thể thao mùa đông đối với thể thao mùa hè, mùa thực phẩm và sản vật, phong cảnh hoặc đời sống hoang dã ở những địa điểm khác nhau và dưới những điều kiện đang thay đổi” [43, tr 45] Ông cũng lưu ý rằng, ở nhiều điểm đến, cư dân thích mùa vắng khách cho lễ kỷ niệm của riêng họ, và những người này đã cung cấp những sự kiện xác thực hơn đối với khách du

1.3.3 Góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của cộng đồng

Sự kiện có thể mang đến tính thời sự, sự sảng khoái và thay đổi; tất cả những điều đó duy trì mối quan tâm địa phương tới điểm đến và đề cao sự hấp dẫn của nó đối với khách du lịch Các điểm du lịch và công viên giải trí kết

hợp với các sự kiện như thành tố chủ chốt trong những chương trình giới thiệu sản phẩm Một sự kiện có thể nâng cao chất lượng cuộc sống của một khu vực bằng việc bổ sung thêm ý nghĩa và những tiện ích tại khu vực đó

Những sự kiện có tầm cỡ được xem như chất xúc tác đổi mới thành phố, tạo cơ sở hạ tầng du lịch mới hoặc mở rộng Phát triển khách sạn và cơ

sở hạ tầng, liên lạc tốt hơn và mạng lưới các phương tiện giao thông và đường

xá được nâng cấp là một số di sản kế thừa của những sự kiện này

1.3.4 Kích thích phát triển hoạt động dịch vụ

Sự phát triển mạnh của ngành sự kiện đặc biệt và lễ hội là một phần của

xu hướng kinh tế chung tách khỏi cơ sở sản phẩm công nghiệp hướng tới nền kinh tế dựa trên cơ sở dịch vụ Sự tiêu dùng của khách du lịch, đi lại nhiều, nghỉ ngơi, ăn uống, mua sắm và các dịch vụ liên quan đến du lịch, chỉ là một cách mà cộng đồng chủ nhà có thể thu lợi từ một sự kiện Các sự kiện có thể thúc đẩy các khu vực khác của nền kinh tế Việc làm và nền kinh tế địa phương tạm thời được đẩy mạnh do nhu cầu chi tiêu trong tổ chức một sự kiện Vì thế toàn bộ các ngành kinh tế nhỏ phát triển bao quanh ngành công nghiệp sự kiện

1.4.1.2 Xác định địa điểm

Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công cũng có thể làm hỏng sự kiện Địa điểm phù hợp sẽ tạo được không gian hài hoà và tâm lý môi trường không gian tích cực, điều này làm cho khách tham

dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hoà nhập với sự kiện, thúc đẩy sự kiện thành công

- Những yêu cầu về địa điểm: Đòi hỏi địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện cụ thể Địa điểm không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị, hoặc nhà hàng… tuy đủ tiện nghi hiện đại song không thể nào thoả mãn được tất cả các loại hình sự kiện Cần huy động các loại hình địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với sự kiện được tổ chức Nếu địa điểm ở ngoài hội trường sẽ có nhiều ưu việt và tạo điều kiện phát huy sáng tạo của Nhà tổ chức Địa điểm tổ chức phải tác động tích cực hỗ trợ cho sự kiện thành công

- Những quyết định về địa điểm: Một số loại hình địa điểm cụ thể như khách sạn và trung tâm hội nghị, bảo tàng, rạp hát, nhà hàng, lều bạt ngoài trời…đều có những ưu thế riêng và thích hợp với những loại sự kiện nhất định Khi quyết định loại hình địa điểm nào cần kiểm tra xem xét và phải thực hiện nhiều quyết định khác nhau kèm theo như ngân sách, bàn ghế, vật trang trí, thời gian sử dụng, âm thanh, ánh sáng…

- Những quyết định bổ sung liên quan đến địa điểm như: Sức chứa phòng tổ chức, vệ sinh khu vực sự kiện, khoanh vùng giới hạn sử dụng, bảo hiểm, các loại giấy phép…

1.4.1.3 Dự toán ngân sách và lập kế hoạch

Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện, ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng

như mục tiêu sự kiện, quy mô sự kiện

Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện: Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng Rà soát để chi phí thật sự thực tế và cần thiết và cập nhật doanh thu

Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiê ̣n về số lượng , chất lượng và chi phí Cần cố gắng dữ liê ̣u hàng hóa di ̣ch vu ̣ ban đầu chưa tính đến chi phí , sau đó dùng phương

pháp loại trừ, giữ la ̣i danh mu ̣c hàng hóa bắt buô ̣c phải có trong chương trình Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa cho ̣n bổ sung cho danh mu ̣c

những hàng hóa di ̣ch vu ̣ đã loại trừ ban đầu Ngược la ̣i, nếu ngân sách dự toán thiếu hu ̣t, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn , tiếp tu ̣c loa ̣i trừ những hàng hóa di ̣ch vu ̣ kém mức đô ̣ cần thiết đối với tổ chức sự kiê ̣n bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán

Bảng 1.1 Danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự

kiện thường có trong dự toán

4 Thuê địa điểm tổ chức 19 Quà tặng

8 Trang trí nội thất 23 Tiền điện

9 Trang trí khác 24 Thực trạng thiết bị

12 Dẫn chương trình 27 Dịch thuật

Theo tác giả Lưu văn Nghiêm (2009)

- Thành lập Ban tổ chức sự kiện và đề cập đến loại hình sự kiện Hệ thống các hoạt động sự kiện gồm: lên kế hoạch thời gian, hệ thống hoá các

hoạt động sự kiện được chỉ rõ do các thành viên trong Ban tổ chức thực hiện theo chức năng Từ đó lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị và xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện Xác định từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng

- Xác định từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện

Bảng 1.2 Xác định thời gian và các hạng mục công việc

Thời gian chuẩn bị Loại hạng mục

- Hạng mục công việc chủ yếu

- Hạng mục công việc phụ

A M1… M2

B N1…N2

C K1…K2

D Z1…Z2

Từ những công việc chính Nhà tổ chức xác định các hạng mục công việc phụ trợ Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sữ có một hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau

1.4.1.4 Tổ chức và tính toán thời gian chi tiết

Nhà tổ chức luôn xây dựng hành trình tổ chức, xây dựng các bảng nội dung công việc, đồng thời phải tính toán thời gian thận trọng Hành trình tổ chức được xây dựng trên cơ sở xác định lịch trình công việc Mốc thời gian được xác định là ngày tổ chức sự kiện được tính lùi trở lại và các hạng mục công việc phải thực hiện trong thời gian đó Từ đó tiến hành hợp đồng với các bên cung cấp theo yêu cầu công việc phải hoàn thành Do đó đòi hỏi phải có bảng nội dung công việc Bảng nội dung công việc sẽ chi tiết hóa, quản trị hóa lịch trình Bảng nội dung công việc trình bày rõ từng bước thực hiện đối với từng công việc và những người được phân công với thời gian và không gian

cụ thể Các bảng nội dung công việc có thể được coi là các kịch bản của tổ

chức sự kiện

Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành công của sự kiện Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người tham dự, Nhà tổ chức sự kiện cần phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện Cần chú ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không?

-Thời gian trong năm: Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch Ví dụ, Ở Việt Nam, thời gian từ tháng Chín tới tháng Giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới Tháng Mười Hai tới tháng Hai năm sau là tháng cao điểm của lễ Tết, tháng Hai và tháng Ba là tháng cao điểm của

lễ hội Bên cạnh đó Nhà tổ chức cần quan tâm tới quy luật của thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện Ngoài ra việc xác định thời gian trong năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham dự sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp Thời gian nào sẽ phù hợp với các yếu tố của tổ chức sự kiện

- Thời gian trong ngày và trong tuần: Là vấn đề rất quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí của sự kiện Do vậy, quyết định thời gian trong ngày cho

sự kiện phải bảo đảm sao cho thuận tiện nhất đối với khách tham dự

- Ngày trong tuần: Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện

và khách tham dự Ngoài ra còn phụ thuộc vào những yếu tố ngoại lai Một số trường hợp cụ thể như: Những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên, loại sự kiện này cần môi trường yên tĩnh kém sôi động ngoài xã hội Thời gian thích hợp với những sự kiện này là những ngày giữa tuần

Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào cuối tuần là bảo đảm số người đi tham dự đông nhất Nếu tổ chức vào ngày thứ Sáu, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi ngày nghỉ

cuối tuần và ngày cầu nguyện của tôn giáo, nếu sự kiện được tổ chức vào ngày giữa tuần có thể gây khó khăn cho những người đi cùng muốn tham dự

- Chọn ngày: Khi chọn ngày tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần tính thời gian diễn ra sự kiện không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn, lễ hội, những ngày lễ tôn giáo, kỳ nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, văn hoá, xã hội quan trọng khác và những vấn đề khác

Ngoài ra, Nhà tổ chức sự kiện cần xem sự kiện nào có thể trở thành trung tâm sự chú ý hay xã hội đang tập trung vào vấn đề gì hay trào lưu gì Nhà tổ chức sự kiện cũng cần quan tâm tới yếu tố môi trường (thời tiêt, khí hậu, dịch bệnh…) có thể tác động sự kiện được tổ chức, từ đó phải có những biện pháp dự phòng

- Thiếp mời, gồm việc thiết kế thiếp, nội dung thiếp, thực hiện in thiếp

và gửi thiếp Thời gian gửi thiếp phải thực hiện đủ sớm để khách kịp có thông tin phản hồi dự hay không dự sự kiện

- Những vấn đề quan tâm khác như diễn giả, những phương tiện truyền thông cũng cần có thiếp mời, những người thân của khách mời có khả năng đi theo tới sự kiện Đưa ra danh sách diễn giả cụ thể và xác định các yếu tố chi phối hoạt động của diễn giả Truyền thông cũng được đề cập chi tiết đối với con người và phương tiện cùng với những đóng góp của truyền thông vào thành công của sự kiện Công việc chuẩn bị cho hoạt động truyền thông của

sự kiện phải chi tiết, đảm bảo cho hoạt động thuận lợi

1.4.1.6 Lập kế hoạch truyền thông

Hoạt động quan hệ công chúng (Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông.Truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của công ty, thương hiệu

Khác với việc quảng bá cho một sản phẩm thì công tác truyền thông cho một sự kiện đòi hỏi phải có 2 giai đoạn chủ chốt là trước và sau khi sự kiện đó diễn ra, tương ứng với các thời điểm đó là những công cụ để truyền thông phù hợp

a Hoạt động truyền thông trước sự kiện

- Truyền thông bằng Banner, Poster, Flyer, phướn dọc Đây là một trong những công cụ cơ bản và tiêu biểu nhất cho bất cứ chương trìnhh, sự kiện nào Hình ảnh thông tin được thể hiện trên banner, poster, flyer là hình ảnh cơ bản và thể hiện rõ nhất để đưa đến công chúng Tùy tính chất chương trình đối tượng mà khu vực địa điểm để treo, dán phát banner, poster và flyer

sẽ khác nhau

Việc phát flyer thường thực hiện ở nơi mà khán giả mục tiêu thường xuyên lui tới, ví dụ như một rockshow thường sẽ phát tờ rơi quảng bá sự kiện

ở cổng trường đại học, quán cafe rock… trong khi một sự kiện dành cho giới

nữ từ 22 đến 28 tuổi có thể phát tờ rơi ở tòa nhà văn phòng, nhà văn hóa phụ

nữ, câu lạc bộ thẩm mỹ nữ Để đo lường hiệu quả, cần cố gắng ước đoán lưu lượng người ở địa điểm càng chính xác càng tốt và quản lý chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên phát tờ rơi

Việc treo banner thường được thực hiện ở những tuyến đường chính có lượng lưu thông lớn và dễ dàng gây được sự chú ý của người qua đường Tuy nhiên một số địa phương như Hà Nội, Tp.HCM hiện nay khá hạn chế việc treo phướn dọc, bandrol, nhất là ở các quận trung tâm nên người làm sự kiện

cần nghiên cứu kỹ quy định về quảng cáo ngoài trời của địa phương mình làm quảng bá

- Truyền thông bằng các phương tiện nghe nhìn

Báo giấy: Để tiếp cận đúng khán giả mục tiêu và để đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, chúng ta cần lưu ý tìm hiểu về đối tượng độc giả, độ phổ biến của tờ báo, số kỳ phát hành mỗi tháng và số bản phát hành cho mỗi

kỳ Và cuối cùng cũng là điều quan trọng nhất là tính chất chương trình

Truyền hình: Chi phí cho một lần lên hình phát sóng trong vài phút ngắn ngủi sẽ tốn kém rất nhiều chi phí cho nên truyền hình không phải là lựa chọn hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện, nếu những sự kiện tổ chức không phải là sự kiện quy mô hoặc đòi hỏi số lượng rất lớn người tham gia

Radio: là phương tiện quảng cáo rẻ hơn truyền hình và một số báo giấy,

nhưng việc tiếp cận về mặt “nhìn” bị hạn chế, do đó người nghe sẽ không được nhìn thấy poster của sự kiện hay xem rõ thông tin về thời gian, địa điểm… nếu họ không nghe kịp Tuy nhiên nó là phương tiện không nên bỏ qua nếu đối tượng tham gia sự kiện là người nghe trung thành của một chương trình nào đó trên radio

- Truyền thông bằng các tiện ích kỹ thuật số (báo điện tử, social media, SMS Marketing, Email marketing…)

Đối với những sự kiện mà người tham dự mục tiêu thường dành nhiều thời gian lang thang trên mạng Internet thì nhà tổ chức thường rất chú trọng công tác truyền thông trên Internet

Quảng cáo banner trên các website, gởi email thông báo về sự kiện hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức quen thuộc nhất.Có thể lập

riêng một microsite cho chương trình chỉ để thông báo về sự kiện sắp diễn ra

của mình Trên đó họ thường tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi, cuộc thi… để đoạt vé tham dự hay rò rỉ dần dần các thông tin hấp dẫn để khán giả mục tiêu luôn quan tâm theo dõi

Đặc biệc là trong những năm gần đây với sự ra đời của các phương tiện truyền thông xã hội (Social Media) thì việc lan truyền thông tin bằng những phương tiện này lại rất được ưa chuộng với hiệu quả cao và mức chi phí tổ chức, vận hành chỉ bằng vài phần trăm so với quảng cáo trên báo giấy và báo hình

SMS Marketing cũng là một hình thức tốt để quảng bá sự kiện của bạn mặc dù việc gởi tin nhắn rác trong thời gian gần đây có gây nhiều khó chịu cho người nhận Dữ liệu số điện thoại gởi tin nhắn càng sát với khoanh vùng khán giả mục tiêu của sự kiện, thì cơ hội nhận được những phản ứng tích cực về

sự kiện như vậy càng cao

- Truyền thông thông qua các hoạt động hoạt náo

Hình thức “sơ khai” nhất của hoạt động quảng bá cho sự kiện có lẽ là những chiếc xe hơi, xe tải nhỏ dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu những chương trình văn nghệ tạp kỹ chạy vòng quanh các con đường trong những thập niên 90

Ngày nay những hoạt động tương tác trực tiếp với người dùng như vậy,

dù ở hình thức này hay hình thức khác cũng vẫn gây thu hút cho hàng chục ngàn người không kém gì việc treo những tấm vải, phướn… trên đường

b Hoạt động truyền thông sau sự kiện

Đây là một trong những thao tác nhằm đem hình ảnh của chương trình quảng bá rộng rãi hơn từ đó tạo độ tin cậy về chương trình của mọi người và các công cụ thường được sử dụng nhất là báo – truyền hình – internet

Một điều cần lưu ý là nếu việc truyền thông trước sự kiện thường mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham gia sự kiện thì việc truyền thông sau chương trình có nhiều mục đích khác như khiến người xem nhớ đến và có

ấn tượng sâu sắc hơn về chương trình, về thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự và những người quan tâm

Vì vậy người tổ chức sự kiện cần lưu ý vấn đề này để đưa tin lên các phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sự kiện

Chẳng hạn một chương trình văn nghệ lớn mang ý nghĩa cộng đồng, đối tượng người tổ chức mong muốn tham dự sự kiện là những người có tấm lòng

từ thiện cho nên trước sự kiện họ có thể truyền thông rộng rãi qua các kênh truyền thông có đối tượng đại chúng như HTV, báo Tuổi Trẻ, Thanh Niên, báo Doanh nghiệp… để công chúng biết đến và tham dự Tuy nhiên, việc tổng kết lại sự kiện và đăng lên báo đài sau chương trình có thể nhắm vào việc thông báo cho các đối tác, cổ đông của nhà tài trợ biết rằng nhà tài trợ của chúng ta đang thực hiện một nghĩa cử có ích cho cộng đồng Vì vậy lúc này tin tổng kết sự kiện lại có thể được đăng trên các báo kinh doanh, doanh nhân,

tài chính chứng khoán

1.4.2 Thực hiện tổ chức sự kiện

1.4.2.1 Không gian thực hiện sự kiện

Thứ nhất: Sân khấu, âm thanh và ánh sáng Sân khấu nằm trong không gian thực hiện sự kiện và là trung tâm thực hiện sự kiện Giải quyết những vấn đề sân khấu phải nằm trong việc giải quyết những vấn đề thuộc không gian sự kiện Sân khấu phải đảm bảo đủ các điều kiện về trang bị kỹ thuật, về chiều cao, chiều rộng và không gian sự kiện Trang trí sân khấu và các khu vực xung quanh phải hài hòa và mang mục tiêu truyền thông

Âm thanh ánh sáng không thể thiếu trong sự kiện Ánh sáng trong sự kiện gồm ánh sáng trong hoạt động sự kiện, ánh sáng bảo vệ, ánh sáng phục

vụ ngoài sự kiện Mỗi loại có yêu cầu cụ thể, phải chú ý trong thiết kế và lắp đặt

Thứ hai: Những yêu cầu trong phòng sự kiện gồm những yêu cầu về nội thất, từ thảm trải sàn nhà, màu sắc nội thất, màu sắc chất lượng thảm, sàn nhảy, hệ thống đèn, tầm nhìn trong phòng, đường lên xuống sân khấu…

1.4.2.2 Tổ chức đưa đón khách

Đưa đón khách tới địa điểm tổ chức sự kiện là hoạt động không thể thiếu khi tổ chức sự kiện, thể hiện sự nồng nhiệt, tiếp đón chu đáo của chủ

nhà đối với khách tham dự, góp phần ghi điểm và để lại ấn tượng sâu sắc đối với họ

Trước hết phải xác định rõ khách tham dự đi từ địa điểm nào tới tham

dự sự kiện? Điểm xuất phát của khách sẽ ảnh hưởng tới địa điểm đến (nơi đỗ xe) của họ; khi vận chuyển hành khách phải đảm bảo an toàn cho họ trên đường, cố gắng bố trí bảo đảm khách (cần đưa đón) đến dự đông đủ, phải tính toán đến giờ cao điểm và hạn chế tối đa nghẽn giao thông có thể làm trễ giờ

Tổ chức vận chuyển khách phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn nghỉ của khách tham dự Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một cụm khách sạn để tới trung tâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón theo thời gian thống nhất, với những đoàn xe dài có màu sắc riêng đặc trưng (có thể kèm quảng bá hình ảnh trên thân xe) sẽ tạo được hình ảnh sâu đậm cho sự kiện Ngược lại, nơi ăn nghỉ của khách không tập trung mà phân tán ở các khu vực khác nhau thì cần tổ chức vận chuyển theo các đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn phải cử nhân viên phụ trách trực tiếp đưa đón, hướng dẫn

Trên đường đến sự kiện cần có dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyển,

có thể đưa ra các thông tin đặc biệt, các chi tiết thú vị về sự kiện để tạo không khí hào hứng, vui nhộn trước khi bước vào sự kiện, tạo cho họ sự cởi mở, thân thiện Đó cũng là yếu tố quan trọng không nhỏ đưa sự kiện tới thành công tốt đẹp

1.4.2.3 Khách tới sự kiện

Việc xem xét thời tiết khí hậu là rất cần thiết, nó có ảnh hưởng trực tiếp rất lớn đến sự kiện Phải làm việc với cơ quan khí tượng địa phương để dự đoán thời tiết của thời gian diễn ra sự kiện

Phải chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống, những phương án thay thế khi tình huống xuất hiện Nhà tổ chức phải cân nhắc cung cấp thông tin gì đầu tiên, hình ảnh gì đầu tiên khi khách tới sự kiện nhằm tạo ấn tượng và sự thân thiện tác động tích cực vào sự kiện

Chuẩn bị cho đón tiếp gồm rất nhiều công việc Bên ngoài phòng tổ chức sự kiện là nơi mọi khách mời đều tiếp xúc, bố trí lối đi lại, phòng gửi đồ

và những nghi thức đón tiếp và các dịch vụ cung ứng cho khách

Trong phòng sự kiện, sắp đặt bố trí bàn ghế, khăn trải bàn, vật trang trí giữa bàn, sân khấu, vật được chuẩn bị chu đáo và được chú ý đến từng chi tiết nhỏ

1.4.2.4 Hậu cần

- Trang phục: Phù hợp với sự kiện

- Đồ ăn: Cần xác định phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn đạt tới Từ

đó cân đối lại ngân sách cho phép Màu sắc hương vị và đặc thù của món ăn

là rất quan trọng, phải xác định khẩu phần ăn của khách, các chế độ ăn uống cũng được quan tâm

- Đồ uống: Phải phù hợp với khách, với thời tiết khí hậu Những đồ uống đặc sản của địa phương cần được huy động khai thác phục vụ sự kiện

Cả đồ uống và đồ ăn cần phải bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm

- Chuẩn bị thực đơn: Thực đơn gắn liền với chi phí, trên cơ sở chi phí, xác định thực đơn cho khách của sự kiện Các bữa ăn phải có sự phân biệt ăn sáng, ăn trưa, ăn tối, ăn trong giờ nghỉ giải lao, ăn tự chọn, tiệc cocktail…

- Bố trí nhân viên phục vụ tại nơi ăn: Bố trí đội ngũ nhân viên phục vụ vừa hợp lý vừa mang tính nghệ thuật và đảm bảo khoa học để bữa ăn diễn ra theo đúng kế hoạch Đội ngũ nhân viên phải có nghiệp vụ và trình độ văn hoá, phải lịch sự tôn trọng khách

- Hoạt động giải trí cho sự kiện: Cần tìm hiểu rõ về khách mời, hoạt động giải trí nào sẽ thích hợp Cần có đủ các chương trình giải trí cho phù hợp với từng nhóm khách mời và có kế hoạch cụ thể cho các hoạt động giải trí đó Thiết bị cho các chương trình phải được chuẩn bị trước, nhất là thời gian vận chuyển và lắp đặt phải có kế hoạc chính xác Diễn viên cho các chương trình yêu cầu đối với diễn viên cũng phải đặt ra Trang phục chế độ ăn uống nghỉ

ngơi của diễn viên, chương trình của từng diễn viên cũng đều được chuẩn bị trước và kiểm tra cụ thể, không để sự cố trong sự kiện

- Chụp ảnh quay phim: Cần phải có sự chuẩn bị tại những vị trí cụ thể, những hình ảnh nào phải được ghi cần lên danh sách trước Số lượng thợ chụp ảnh quay phim, trang phục và thời gian làm, số lượng, chất lượng phim ảnh, vấn đề bản quyền… phải cụ thể cho sự kiện

- Chuyển đồ đạc về kho: Dọn dẹp nơi tổ chức sự kiện, sửa lại các vật

dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…

- Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

- Lưu trữ tài liệu: Những tài liệu như băng hình, băng ghi âm, bản thiết

kế, các biểu đồ, các ghi chép trong sự kiện…đều là những tư liệu quý cần lưu trữ Khi gặp một tình huống tương tự của lần tổ chức sau thì đó chính là những kinh nghiệm vô giá

Tiểu kết chương 1

Luận văn đã hệ thống hoá đƣợc một số vấn đề lý luận cơ bản về doanh nghiệp du lịch, sự kiện, du lịch sự kiện, tổ chức sự kiện, và các quy trình tổ chức sự kiện

Cơ sở lý luận trên đã làm cơ sở quan trọng để xác định lựa chọn đối tƣợng nghiên cứu, hoạt động tổ chức sự kiện và nhìn nhận đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp du lịch tại Hƣng Yên

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÁC DOANH NGHIỆP DU LỊCH TẠI HƯNG YÊN

2.1 Giới thiệu về các doanh nghiệp du lịch tổ chức sự kiện tại Hưng Yên

2.1.1 Giới thiệu chung về Hưng Yên

Hưng Yên là tỉnh đồng bằng thuần nhất không có biển, không có núi như nhiều tỉnh thành khác trong khu vực và cả nước song Hưng Yên vẫn có những thế mạnh riêng về du lịch

Kể từ khi tái lập tỉnh năm 1997, nhất là sau năm 2000 đến nay, được sự quan tâm đầu tư về cơ sở hạ tầng của Nhà nước, chính sách, định hướng ưu tiên phát triển du lịch, ưu đãi thu hút đầu tư vào lĩnh vực du lịch, dịch vụ, du lịch Hưng Yên đã có những bước phát triển, đang dần trở thành ngành kinh tế quan trọng, góp phần chuyển dịch cơ cấu kinh tế, giải quyết việc làm cho người lao động, cải thiện đời sống nhân dân, nâng cao hình ảnh về điểm đến Hưng Yên trên thị trường du lịch trong nước và khu vực

Hiện nay Hưng Yên còn lưu giữ được 1210 di tích lịch sử trong đó có

159 di tích, cụm di tích được xếp hạng cấp quốc gia, các di tích lịch sử tiêu biểu phải kể đến như dãy phố cổ, giếng cổ, Nhà thờ cổ, Đền, Đình, Chùa, mang đậm kiến trúc của người Hoa…kết nối với trung tâm thành phố Hưng Yên Quy hoạch bảo tồn, tôn tạo và phát huy giá trị của đô thị cổ Phố Hiến đã được Thủ tướng Chính Phủ phê duyệt chính là tiền đề để Hưng Yên phát huy giá trị lịch sử, tiềm năng du lịch của mình sau một thời gian dài bị lãng quên

Ngoài ra, Hưng Yên còn lưu giữ những giá trị du lịch văn hóa phi vật thể khá to lớn như các lễ hội truyền thống tiêu biểu như lễ hội Đa Hòa – Dạ Trạch, các lễ hội Văn hóa dân gian Phố Hiến, lễ hội đền Đậu An, đền Ủng… Bên cạnh đó, Hưng Yên còn là vùng đất có rất nhiều đ ặc sản nổi tiếng như :

nhãn lồng, hạt sen, chè hạt sen long nhãn , bún thang thế k ỷ, ếch om phư ợng tường, tương bần , cam đường canh, bánh rănh bừa, bánh cuốn… Ngoài ra , nơi đây còn có các làng nghề truyền thống như : làng đúc đồng Đ ại Đồng , tương Bần, hương xạ Cao Thôn, làng chạm bạc Phù Ủng, làng nghề mây tre đan, dê ̣t thảm, thêu ren; Các loại hình văn hóa , nghê ̣ thuâ ̣t đ ặc sắc như: hát trống quân, hát chèo, hát ả đào, hát Ca trù, du lịch sinh thái đồng bằng Bắc Bộ với những vườn nhãn, vườn hoa, cây cảnh…

Tính đến năm 2012, toàn tỉnh Hưng Yên có 167 cơ sở lưu trú với khoảng 1.962 phòng, trong đó có 9 khách sạn đạt tiêu chuẩn 2 sao, 13 khách sạn đạt tiêu chuẩn 1 sao và 145 cơ sở đạt tiêu chuẩn tối thiểu Tổng số các doanh nghiệp lữ hành nội địa là 02, doanh nghiệp lữ hành quốc tế không có, đại lý lữ hành là 03 Nguồn nhân lực lao động trong ngành du lịch cũng vì thế

mà gia tăng năm 2010 là 2.120 lao động đến năm 2012 đã tăng lên 2.862 lao động

Mặc dù Hưng Yên là một trong những tỉnh phát triển du lịch còn hạn chế nhưng với tiềm năng tài nguyên du lịch đa dạng đã tạo cho tỉnh những lợi thế rõ rệt so với các địa phương khác trong vùng Hàng năm tỉnh tổ chức nhiều sự kiện với quy mô lớn, vừa và nhỏ, đã thu hút một số lượng đông đảo

du khách tham gia Không bỏ qua cơ hội khai thác tiềm năng du lịch tại chỗ qua các sự kiện này, các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực du lịch sự kiện đã mọc lên trong đó có cả các công ty chuyên tổ chức sự kiện Chính vì điều đó

mà trong những năm gần đây du lịch Hưng Yên đã phát triển nhanh hơn , số lượng khách du lịch đến Hưng Yên ngày một tăng năm sau thường cao hơn năm trước Năm 2012, ngành du li ̣ch Hưng Yên đã đón được 218.450 lượt Tổng thu từ du li ̣ch ước đa ̣t gần 77.812 tỷ đồng, tăng 16% so với năm 2011 Với những nỗ lực trong hoạt động kích cầu du lịch 2013, Hưng Yên đặt mục tiêu đến hết năm 2013 sẽ đón gần 300 nghìn lượt khách (tăng 18% so với năm 2012)

Biểu đồ 2.1 Cơ cấu khách du lịch đến Hưng Yên giai đoạn 2008-2012

Với tiềm năng du lịch phong phú, đa dạng cùng với những định hướng đúng đắn, kịp thời và sự hỗ trợ tích cực của Tổng cục Du lịch cùng các ban, ngành, đoàn thể tại địa phương, hy vọng, trong thời gian tới, ngành du lịch Hưng Yên sẽ ngày càng phát huy được những thế mạnh sẵn có, đồng thời khẳng định được vị thế của mình trong khu vực đồng bằng sông Hồng nói riêng và ngành du lịch cả nước nói chung

2.1.2 Giới thiệu các doanh nghiệp trong tỉnh Hưng Yên

Tổ chức sự kiện vẫn còn là một ngành khá mới mẻ nhưng đã thu hút một số lượng lớn các doanh nghiệp tham gia hoạt động trong ngành dịch vụ này, ngoài các công ty liên doanh, các công ty nước ngoài, hệ thống các doanh nghiệp tư nhân, các công ty nhà nước, thậm chí cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm đến tổ chức sự kiện Theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hưng Yên, hiện nay toàn tỉnh có gần 30 doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch như kinh doanh lữ hành; kinh doanh lưu trú du lịch; kinh doanh vận chuyển khách du lịch; kinh doanh phát triển khu du lịch, điểm đến và kinh doanh dịch vụ du lịch khác