Summary of PhD thesis in Economics: Organizing management accounting information system in confectionery manufacturing enterprises in Hanoi

The objective of the thesis is to study and propose solutions to perfect the MAIS organization of confectionery manufacturing joint-stock enterprises in Hanoi to meet management requirements in the context of globalization and implementation of the industrial revolution 4.0.

1. Research motivations

With the strong development of accounting science, MAIS has also gradually developed. The information provided by MAIS is increasingly useful and shows the indispensable roles in the management activities of enterprises. Firstly, MAIS is a tool to help managers to estimate the plans and budgets to run business as well as organize resources to implement the plans and budgets. Besides that, MAIS is a measure to help administrators 

to evaluate the process and performance, identify the deviations and the causes, detect the effective solutions to improve. MAIS is also a source of information to help administrators make the right and timely decisions, seize the opportunities that the market brings. In particular, Vietnam is receiving   a   new   wave   of   technology   brought   by   the   4th   industrial revolution. Therefore, businesses need to adapt and innovate MAIS to better meet the information needs of business administrators. Despite playing the important roles, MAIS has not been properly paid attention both from the agencies that issue State laws as well as the enterprise. 

At   the   confectionery   production   enterprises   in   Hanoi   today,   the organization of MAIS still has some shortcomings such as the overlapped arrangement of people to perform the tasks in the system is overlapped, lack 

of   rhythmic   coordination   between   individuals   and   departments   in   the enterprise, unclear procedures for collecting, processing data and providing information. That is because administrators in these kinds of enterprises have not yet seen the importance of organizing MAIS. That is because administrators in these kinds of enterprises have not yet seen the importance 

of organizing MAIS. These limitations lead to the information that the system provides not to help managers making decisions. Therefore, when managers   need   information   for   making   decisions   or   planning   business production, there is almost no reliable basis to practice

Stemming   from   the   mentioned   issues,   the   author   chose   the   topic 

"Organizing   management   accounting   information   system   in  confectionery manufacturing enterprises in Hanoi"   for doctoral thesis 

­ The domestic studies have mainly used qualitative research methods 

to give the factors affecting the MAIS organization. Very few projects studies put forward models and test factors affecting the MAIS organization 

in manufacturing enterprises

­   The   studies   related   to   AIS,   MAS   though   diverse   in   types   of businesses. However, there has not been any study on MAIS organization in confectionery manufacturing enterprises in Hanoi.

3. Objectives and Missions

Objectives: The objective of the thesis is to study and propose solutions 

to perfect the MAIS organization of confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi to meet management requirements in the context of globalization and implementation of the industrial revolution 4.0

Missions:

­ Studying and shedding out theories framework about the MAIS organization in manufacturing enterprises in a multi­perspective approach (the components of the system, the information contents, the information function of the system) and placing it in the context of technology 4.0, the system integrates information. In addition to the concepts and nature of MAIS, clarify requirements for MAIS organization, contents of MAIS, and factors affecting MAIS organization in manufacturing enterprises

­ Studying and clarifying the actuality about the MAIS organization and factors affecting MAIS organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Hanoi

­   Researching   solutions   to   help   the   confectionery   manufacturing enterprises in Hanoi improve the MAIS organization to provide useful information for administrators in the enterprise

4. Object and scope 

4.1. Object

1The   thesis   researches   the   theoretical   framework   about   MAIS organization, factors affecting the MAIS organization in manufacturing enterprises   as   well   as   the   actuality   of   MAIS   organization   and   factors affecting   MAIS   organization   in   the   confectionery   manufacturing   joint­stock enterprises in Hanoi. 

Question   2:  What   is   the   actuality   of   MAIS   organization   in 

confectionery   manufacturing   joint­stock   enterprises   in   Ha   Noi?   Which factors are affecting MAIS organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi?

Question 3:  Which solutions should be applied to improve MAIS 

organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi?

Question   4:  What   recommendations   should   be   given   to   the 

Government,   authorities,   and   confectionery   manufacturing   joint­stock enterprises in Ha Noi enterprises do to implement solutions?

6.1. Research process

The research process of the thesis has carried out in four (6) steps: (1) Identify research issues, (2) Determine the research objectives, object, and scope, (3) Select the research method, (4) Clarify theories, (5) Survey the current situation, (6) Proposing solutions and recommendations

6.2. Research method

The thesis uses a combination of qualitative and quantitative research methods. In particular, the qualitative method is used to systematize the theoretical background and understand the current status of MAIS in the confectionery   manufacturing   joint­stock   enterprises   in   Ha   Noi   The quantitative   method   is   used   to   survey   and   assess   the   factors   affecting MAIS in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi

7. Scientific findings

The  thesis   has  reviewed,  set   up  and  shed  light   on  the  necessary theoretical   background   to   organizing   a   management   accounting information   system   The   study   has   stressed   that   there   are   three   basic requirements that management accounting information systems need to support when organized: (i) quality information, (ii) quality service, (iii) efficiency. The multi­perspective research approach identified in the thesis 

is mainly a combination of different approaches – in particular: component approach, content approach, information function approach. According to this research approach, firms have to organize MAIS following issues: data; process and distribution; information technology; systems controls; people   A   model   was   created   to   determine   the   effect   of   factors   on 

of business characteristics, organizational structure, top managers, external expertise

The   thesis   has   indicated   characteristics   of   confectionery manufacturing   joint­stock   enterprises   in   Ha   Noi   to   identifying   the necessary organization of MAIS. In the thesis, the actuality about MAIS organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi was truly reflected to detect and handle the shortcomings in this kind 

of   enterprise   The   study   has   investigated   factors   that   affect   to   MAIS organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi from managers and accountants’ s points of view. It has examined the effect of business characteristics, organizational structure, top managers, external expertise on the MAIS organization

Based   on   findings   from   using   the   mixing   of   qualitative   and quantitative   methods,   the   thesis   has   proposed   solutions   for   MAIS organization in confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi   The   proposed   solutions   have   become   potential   solutions   that   are completely consistent with principles of MAIS organization and the new problem such as industry 4.0, modern management. The thesis has made proposals to Government organizations, training facilities, confectionery manufacturing joint­stock enterprises in Ha Noi to effectively implement the proposed solutions

8. Structure of the thesis

The thesis is structured into 3 chapters

Through analysis of the different approaches of the system, the thesis 

proposes the concept that "MAIS is a set of elements or components that 

interact to collect, process, store and distribute data and information for   administrators to accomplish their goals".

­ Nature of MAIS

MAIS   is   the   connection   between   the   elements   together   to   create valuable   information   to   managers   in   the   business   MAIS   consists   of components,   following:   Data,   process   and   distribution   information,   IT, system control, human resources. These interrelated components combine 

to collect, process, analyze and deliver information to users. The result of linking these elements is the information created for the planning, control and decision making of administrators at the enterprise level. MAIS has 

1.1.2. Role of MAIS in manufacturing enterprises

With the strong development of accounting science, MAIS has also gradually developed. The information provided by MAIS is increasingly useful and shows the indispensable roles in the management activities of enterprises. MAIS is a tool to help managers to estimate the plans and budgets to run business. MAIS is a measure to help administrators to evaluate   the   process   and   performance   MAIS   is   also   a   source   of information to help administrators make the right and timely decisions, seize the opportunities that the market brings. 

1.1.3. Components of MAIS in manufacturing enterprises

The author bases on the studies of the previous authors to identify the components of MAIS in manufacturing enterprises. To collect, process, and provide useful information for administrators, the author believes that MAIS   has   the   following   components:   (1)   input   data,   (2)   Process,   and distribution information, (3) IT application, (4) System control, (5) Human resources

1.2. The organization of MAIS in manufacturing enterprises

1.2.1. Concept of the organization of MAIS

The author approaches the organization of MAIS to the components. According to the selected approach, the concept of organization of MAIS 

is stated as follows: Organization of MAIS is arrangement elements or components   (input   data,   process,   and   distribution   information,   IT application, system control, human resources) to collect, process, store and 

1.2.2   Requiremens   of   organization   of   MAIS   in   manufacturing   enterprises

The   requirements   for   the   organization   of   MAIS   include:   Firstly, organization   of   MAIS   must   ensure   that   the   system   provides   quality information   The   criteria   for   evaluating   quality   information   contain accurate,   complete,   appropriate,   concise   Secondly,   the   organization   of MAIS must guarantee that system delivery quality service. Measures for service   quality   include   timeliness   and   confidentiality   Thirdly,   the organization   of   MAIS   must   secure   that   the   system   is   effective   The standards for evaluating the effectiveness are the degree of compatibility between MAIS and characteristics of enterprise, the productivity of the system operator. Based on the requirements of organizing MAIS, it will help to organize MAIS well in the enterprise

1.2.3. Principles of organization of MAIS in manufacturing enterprises

­   Unifying   principle:   The   organization   of   MAIS   must   show cooperation between departments to collect, process, store and provide information in enterprises

­ Appropriate principle: The organization of MAIS must be suitable for   the   size   and   business   characteristics   of   each   enterprise,   fit   to   the qualification of the staffs and must be appropriate with the level of IT application as well as the ability to use technical means to calculate, record and process information of accountants and others

1.2.4. Contents of  MAIS organization in manufacturing enterprises

1.2.4.1. Organizing data

­ Organizing data collection and systematization

The data is the input source of MAIS, processed and analyzed, which will become useful information for the decision­making of the administrators. Organizing data collection and systematization consist of 

4   steps:   Determine   the   types   of   data   to   be   collected,   identify   data collection sources, define data collection methods, and specify how to systematize data

­ Organizing data storage

Organizing data storage is the arrangement, preservation of data in a complete, careful and systematic manner. MA data can be stored on two types of information carriers, on paper and files. The papers can be put in file cabinets. Meanwhile, the files can be saved in computer hardware or cloud applications

1.2.4.2   Organizing   the   processing   and   providing   management   accounting information

MA   information   is   set   up   to   help   administrators   achieve   their management   goals   Therefore,   the   processing   information   will   be organized   based   on   the   goals   of   the   administrators   Accordingly,   the organization   of   processing   and   providing   information   to   management objectives will include the following: 

1(1) Organizing data processing to build standards and budgets, (2) Organizing   data   processing   to   support   the   implementation   control,   (3) Organizing data processing to support the implementation control to serve the inspection and evaluation, (4) Organizing data processing to support decision­making,   (5)   Organizing   the   provision   and   feedback   The information processing organization includes the three steps as shown in the following diagram:

Diagram 1.3: Organizing the processing MA information

1.2.4.3. Organizing the applying information technology 

In   the   era   of   information   technology,   software,   hardware,   and networks have become indispensable and effective means influencing the operation of the system in enterprises. Organizing IT applications well is very important to ensure the system collect, process and provide timely and accurate information for administrators. Steps of the organization of 

IT applications include (1) selecting and installing IT, (2) instructing the operation of IT, (3) evaluating IT

1.2.4.4. Organizing system control 

The   organization   of   system   control   is   establishing   policies   and procedures to ensure the system operates safely and effectively, and the regulations   followed   Three   steps   of   the   system   control   organization 

1.2.4.5.  Organizing human resourses in MAIS

Human resources is one of the elements of MAIS and is considered 

as a decisive factor in the success of the system. Human resources in the MAIS are individuals to operate and exploit the system. Organizing human resources organization in the MAIS includes three steps: identifying the 

1.3.1.2. Information economics theory

Applying the information economics theory in this study explains that   it   is   necessary   to   consider   the   costs   and   benefits   of   the   MAIS organization   Managers   need   to   compare   costs   such   as   labor   cost, equipment cost to collect, process and provide information with benefits from correct decisions supported by MAIS. 

1.3.1.3. Diffusion of innovation theory