Báo cáo thực tập giữa khoá : Tìm hiểu về quá trình đấu thầu của công ty CPDT và kinh doanh thiết bị công nghiệp Phương Dũng

Bài báo cáo TTGK được chấm 8.0. TS Vũ Thị Bích HảiMỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU1CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP21.1.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.21.1.1.Thông tin cơ bản21.1.2. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển21.2. Các lĩnh vực hoạt động của Công ty31.2.1. Buôn bán, lắp đặt máy móc và thiết bị, phụ tùng công nghiệp31.2.2. Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh41.2.3. Đại lí môi giới, đấu giá, tư vấn đầu tư41.3. Cơ cấu tổ chức Công ty41.3.1. Sơ đồ tổ chức, bố trí nhân sự41.3.2. Chức năng của từng bộ phận61.4. Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2017 – 20199CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG102.2. Quy trình tham gia dự thầu102.2. Nội dung trong HSDT152.2.1. Phần 1: Các biểu dự thầu152.2.2. Phần 2: Hồ sơ năng lực162.2.3. Phần 3: Tài liệu kỹ thuật162.3. Thực trạng công tác dự thầu của Công ty thời gian qua172.4. Đánh giá quy trình đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.202.4.1. Những thành tựu đạt được202.4.2. Một số tồn tại cần khắc phục21CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG THẮNG THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG233.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng233.1.1. Nâng cao năng lực tài chính233.1.2. Xây dựng và phát triển hợp lý nguồn nhân lực243.1.3. Đổi mới và hoàn thiện công tác Marketing253.1.4. Chuyên môn hóa công tác lập HSDT253.2. Đánh giá quá trình thực tập263.2.1. Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực tập263.2.2. Bài học rút ra sau quá trình thực tập27KẾT LUẬN29DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO30NHẬT KÝ THỰC TẬP31Nhật ký thực tập tuần 1(207247)31Nhật ký thực tập tuần 2(277317)35Nhật ký thực tập tuần 3 (3878)39Nhật ký thực tập tuần 4 (108148)41

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH KINH DOANH QUỐC TẾ

-*** -BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA TÌM HIỂU QUY TRÌNH ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ

CÔNG NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG

Giảng viên hướng dẫn : TS VŨ THỊ BÍCH HẢI

Quảng Ninh, tháng 8 năm 2020

MỤC LỤ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 2

1.1.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng 2

1.1.1 Thông tin cơ bản 2

1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 2

1.2 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty 3

1.2.1 Buôn bán, lắp đặt máy móc và thiết bị, phụ tùng công nghiệp 3

1.2.2 Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh 4

1.2.3 Đại lí môi giới, đấu giá, tư vấn đầu tư 4

1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 4

1.3.1 Sơ đồ tổ chức, bố trí nhân sự 4

1.3.2 Chức năng của từng bộ phận 6

1.4 Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2017 – 2019 9

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG 10

2.2 Quy trình tham gia dự thầu 10

2.2 Nội dung trong HSDT 15

2.2.1 Phần 1: Các biểu dự thầu 15

2.2.2 Phần 2: Hồ sơ năng lực 16

2.2.3 Phần 3: Tài liệu kỹ thuật 16

2.3 Thực trạng công tác dự thầu của Công ty thời gian qua 17

2.4 Đánh giá quy trình đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng 20

2.4.1 Những thành tựu đạt được 20

2.4.2 Một số tồn tại cần khắc phục 21

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG THẮNG THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG 23

3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng 23

3.1.1 Nâng cao năng lực tài chính 23

3.1.2 Xây dựng và phát triển hợp lý nguồn nhân lực 24

3.1.3 Đổi mới và hoàn thiện công tác Marketing 25

3.1.4 Chuyên môn hóa công tác lập HSDT 25

3.2 Đánh giá quá trình thực tập 26

3.2.1 Những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực tập 26

3.2.2 Bài học rút ra sau quá trình thực tập 27

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

NHẬT KÝ THỰC TẬP 31

Nhật ký thực tập tuần 1(20/7-24/7) 31

Nhật ký thực tập tuần 2(27/7-31/7) 35

Nhật ký thực tập tuần 3 (3/8-7/8) 39

Nhật ký thực tập tuần 4 (10/8-14/8) 41

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu các bộ phận chức năng Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh

Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng 6

Bảng 1.2 Tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng giai đoạn 2017 - 2019 10

Sơ đồ 2.1 Quy trình tham gia đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng 12

Bảng 2.2 Tỷ lệ trúng thầu của Công ty giai đoạn 2017 – 2019 18

Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ trúng thầu của Công ty giai đoạn 2017 – 2019 19

Bảng 2.4 Danh mục các gói thầu tiêu biểu của công ty 20

LỜI MỞ ĐẦU

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị tại Công ty Cổphần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng đã cho em cơ hội trảinghiệm công việc một cách nghiêm túc, thực tế và chuyên nghiệp Khoảng thời gianthực tập tại Công ty chưa lâu, song đã giúp em học được thêm rất nhiều những kiếnthức hữu ích Sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị trong Công ty đã giúp em rấtnhiều trong việc hoàn thành kỳ thực tập của mình

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Viện Kinh tế và Kinh doanh quốc tếTrường Đại học Ngoại thương đã tạo điều kiện cho chúng em được đi thực tập, đượctrải nghiệm thực tế môi trường làm việc trong doanh nghiệp dù vẫn đang trong quátrình học tập tại trường Em xin đặc biệt cảm ơn TS Vũ Thị Bích Hải – giảng viên củaViện đã luôn nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình thực hiện bài báo cáothực tập này Sau đây là bài báo cáo của em về quá trình thực tập tại Công ty Cổ phầnĐầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng Bài báo cáo thực tập của

em được trình bày theo bố cục sau:

Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập

Chương 2: Tìm hiểu quy trình đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh

doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng thắng thầu tại Công ty Cổ

phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng

Do thời gian thực tập chưa nhiều, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân chưathực sự chuyên sâu nên bài báo cáo không tránh khỏi những hạn chế về nội dung vàtrình bày Em rất mong nhận được sự đánh giá và ý kiến phản hồi của cô để bài báo cáocủa em được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

1.1.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh

Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng.

1.1.1 Thông tin cơ bản

Tên Công ty : Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công

nghiệp Phương DũngTên tiếng Anh: PhuongDung Investment and Industrial Equipment

Trading Joint Stock CompanyTên viết tắt : PhuongDung., JSC

Mã số thuế : 0104761111

Địa chỉ : Số 20, ngõ 235 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân

Trung, quận Thanh Xuân, Hà NộiĐiện thoại : (84 24) 6277 0441

1.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Ngày 21/06/2010: Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp

Phương Dũng được thành lập, ban đầu Công ty chủ yếu kinh doanh thiết bị, linh kiệnđiện tử, viễn thông và lắp đặt máy móc và thiết bị, phụ tùng công nghiệp

Từ năm 2012-2016: Công ty mở rộng quy mô, phát triển sang một số lĩnh vực

mới, nổi trội là hỗ trợ doanh nghiệp lớn xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị công nghiệptheo yêu cầu; Tư vấn đầu tư, môi giới, đấu giá

Từ năm 2017 – nay: Công ty tiếp tục phát triển mạnh mẽ và trở thành đơn vị uy

tín về phân phối máy xây dựng, đã hợp tác được với nhiều đối tác lớn, cung cấp cácmáy móc cho nhiều công trình tiêu biểu

Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, trong thời gian tới, định hướngchiến lược phát triển của PhuongDung., JSC là trở thành tập đoàn uy tín số một ViệtNam về lĩnh vực cung ứng thiết bị công nghiệp và hướng tới một tập đoàn đa ngành:máy móc, thương mại điện tử… nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai

1.2 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty

Theo đăng kí kinh doanh số 0104761111, đăng kí lần đầu ngày 21/06/2010, đăng

kí thay đổi lần 5 ngày 25/01/2016, Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bịCông nghiệp Phương Dũng hoạt động trên các lĩnh vực kinh doanh sau đây:

1.2.1 Buôn bán, lắp đặt máy móc và thiết bị, phụ tùng công nghiệp

 Bán buôn thiết bị, linh kiện điện tử, viễn thông

 Bán buôn máy móc, thiết bị phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác

 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

 Bán buôn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện

 Khai thác và thu gom than cứng, than non, than bùn

 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khai thác mỏ và quặng

 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan

 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí

 Xử lý rác thải, nước thải

 Xây dựng công trình đường sắt, đường bộ, kỹ thuật dân dụng

 Sản xuất mô tơ, máy phát, biến thế điện, thiết bị phân phối và điều khiển điện

 Xử lý và tiêu hủy rác thải không độc hại

 Xử lý và tiêu hủy rác thải độc hại (trừ loại Nhà nước cấm)

 Tái chế phế liệu

 Mua bán, lắp đặt máy móc thiết bị y tế

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Công ty chỉ thực hiện kinh doanh khi có đủ điều kiện theo các quy định của pháp luật

1.2.2 Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh

 Nhập khẩu máy móc thiết bị theo yêu cầu

 Nhận ủy thác xuất nhập khẩu

 Dịch vụ ký gửi xe, vận tải quốc tế và vận chuyển thiết bị nội địa

1.2.3 Đại lí môi giới, đấu giá, tư vấn đầu tư

 Hoạt động tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán)

 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan (trừ loại Nhà nước cấm)

1.3 Cơ cấu tổ chức Công ty

1.3.1 Sơ đồ tổ chức, bố trí nhân sự

Bộ máy quản trị của PhuongDung., JSC là mô hình tổ chức theo chức năng Điềunày tạo nên sự chuyên môn hóa giữa các phòng, ban, giúp cho việc quản trị và phâncông công việc rõ ràng Sự liên kết và hỗ trợ giữa các phòng, ban cũng trở nên thuậntiện, tạo nên sự nhịp nhàng, ăn khớp trong hoạt động giữa các bộ phận trong Công ty

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu các bộ phận chức năng Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh

Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng

(Nguồn: Phòng Hành chính Nhân sự)

1.3.2 Chức năng của từng bộ phận

Chủ tịch Hội đồng quản trị

Giám đốc Phó giám đốc

Phòng kế

toán chính nhân sự Phòng hành

Phòng kỹ thuật Phòng Kinh doanh Xuất doanh Dự án Phòng Kinh

nhập khẩu

Quản lý công trường

Giám sátthicông hệ thống

cơ khí

Giám sát thicông hệ thống

xử lí nước thải

Tổ vật tư tạicông trường

Giám sátthi

công hệ thống

điện

1.3.2.1 Chủ tịch Hội đồng quản trị

 Chủ tịch Hội đồng quản trị: Ông Lê Tiến Dũng

 Chuyên ngành: Thạc sỹ kinh tế - ĐH Kinh tế Quốc Dân

 Kinh nghiệm: 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh các thiết bị, máymóc, vật tư dùng cho ngành mỏ, ngành công nghiệp nặng…

Đây là bộ phận đứng đầu và có vai trò quan trọng nhất, có chức năng định hướnghoạt động của cả Công ty trong dài hạn thông qua chiến lược kinh doanh, chiến lược tàichính, nhân sự, marketing của Công ty, quyết định các nhân sự chủ chốt, kiểm tra vàđánh giá hoạt động của Ban Giám đốc

1.3.2.2 Ban Giám đốc

 Giám đốc: Bà Bùi Kim Thư

 Chuyên ngành: Cử nhân kinh tế ĐH Kinh tế Quốc Dân; Cử nhân ngoại ngữ

-ĐH Phương Đông

 Phó Giám đốc: Ông Vũ Công Hào

 Chuyên ngành: Cử nhân kinh tế - ĐH Ngoại Thương Hà Nội

Giám đốc của PhuongDung., JSC có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt độngkinh doanh của Công ty, thực hiện các Quyết định, Nghị quyết của Hội đồng quản trị,lập kế hoạch chiến lược và các kế hoạch nhằm phát triển Công ty, theo dõi tình hìnhkinh doanh, tổ chức bộ máy Công ty Phó Giám đốc có nhiệm vụ thay mặt Công ty kýkết các hợp đồng kinh tế, đại diện để giao dịch với các bên thứ ba về mọi vấn đề có liênquan đến hoạt động của Công ty

1.3.2.3 Phòng kế toán tài chính

Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý dòng tiền vào – ra từ các hoạt động kinhdoanh của Công ty, quản lý tài sản, nguồn vốn của Công ty, trích lập các quỹ của Công

ty, tính toán các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo Luật định Bên cạnh đó, một chứcnăng rất quan trọng đối với bộ phận kế toán của PhuongDung., JSC là lên kế hoạch vềtài chính, tham mưu cho Giám đốc các vấn đề về tài chính nhằm tối ưu hóa lợi nhuậncho Công ty.

1.3.2.4 Phòng hành chính nhân sự

Phòng Hành chính Nhân sự của PhuongDung., JSC có các chức năng chính sau:

 Quản lý nguồn nhân lực của Công ty thông qua các hoạt động tuyển dụng, đàotạo, phát triển nhân viên, bố trí nhân sự và thực hiện các chế độ lương thưởng chocác nhân viên trong Công ty

 Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồngcủa Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty Tiếp nhận và theo dõi cáccông văn, chỉ thị, quyết định từ Ban lãnh đạo

 Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lýlao động, đề xuất khen thưởng

 Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiềnthưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, đóng bảo hiểm xã hộithành phố theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty

1.3.2.5 Phòng kỹ thuật

Phòng kỹ thuật có chức năng chủ chốt là giám sát và quản lí công trường Cụ thể:

 Giám sát thi công, lắp đặt hệ thống điện

 Giám sát thi công hệ thống cơ khí

 Giám sát thi công hệ thống xử lý nước thải, chất thải

 Giám sát vật tư tại công trường

Bên cạnh đó, phòng kỹ thuật phối hợp cùng với bộ phận dự án thực hiện tư vấn,thiết kế và cung cấp dự án nhằm nâng cấp phát triển trong tương lai; chịu trách nhiệmbảo hành các trang thiết bị và triển khai thi công.

1.3.2.6 Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu

Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm trong việc:

 Quan hệ hợp tác với các đối tác nước ngoài, lập hồ sơ và làm thủ tục xuất nhậpkhẩu, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về xuất nhập khẩu thiết bị, hàng hóa,vật tư phục vụ cho kế hoạch sản xuất và kinh doanh của Công ty

 Chào bán các mặt hàng trong kho của Công ty và các mặt hàng Công ty có khảnăng nhập về để thực hiện nghiệp vụ tạm nhập tái xuất cho các đối tác nước ngoài

Phòng Kinh doanh Dự án có nhiệm vụ chính như sau:

 Chịu trách nhiệm phát triển hệ thống khách hàng, thực hiện nghiên cứu, tư vấn,triển khai các dự án

 Lập và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Kế hoạch đấu thầu, điều chỉnh Kếhoạch đấu thầu các gói thầu phải thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư của Dựán

 Trực tiếp giám sát, nghiệm thu công tác khảo sát lập dự án đầu tư và các báo cáochuyên ngành

 Phối hợp với các phòng, ban chức năng trong Công ty thương thảo, đàm phán và

tổ chức ký kết các Hợp đồng phát triển dự án, Hợp đồng mua bán, Hợp đồngnhượng quyền

1.4 Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2017 – 2019

Bảng 1.2 Tình hình tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng giai đoạn 2017 - 2019

(Đơn vị tính: VNĐ)

Năm 1: 2017 Năm 2: 2018 Năm 3: 2019 Thông tin từ Bảng cân đối kế toán

Tổng tài sản 39.710.309.778 32.691.118.828 42.749.646.754Tổng nợ 15.178.139.377 17.859.942.189 26.337.422.279Giá trị tài sản ròng 24.532.170.401 14.831.176.639 16.412.224.475Tài sản ngắn hạn 38.094.813.836 31.416.379.907 40.811.689.538

Nợ ngắn hạn 14.443.139.377 17.439.942.189 26.232.422.279Vốn lưu động 23.651.674.459 13.976.437.718 14.579.267.259

Thông tin từ Báo cáo kết quả kinh doanh

CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU QUY TRÌNH ĐẤU THẦU CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ CÔNG

NGHIỆP PHƯƠNG DŨNG2.2 Quy trình tham gia dự thầu

Công tác dự thầu là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công

ty Nó bao gồm những công việc liên quan đến quá trình tìm kiếm thông tin và cuốicùng là tham gia vào đấu thầu để ký kết các hợp đồng lắp đặt

Ta có thể nhận thấy, công tác dự thầu là bước khởi đầu cho toàn bộ quá trình kinhdoanh tiếp theo, có liên quan trực tiếp đến việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty Theoquy định tại khoản 2 điều 9 của quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định số88/1999/NĐ-CP ngày 01-09-1999 của Chính phủ thì nhà thầu tham gia dự thầu phảiđảm bảo các điều kiện sau:

- Có giấy đăng ký kinh doanh Đối với đấu thầu mua sắm thiết bị phức tạp đượcquy định trong hồ sơ mời thầu, ngoài giấy đăng ký kinh doanh phải có giấy phép bánhàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất

- Có đủ năng lực tài chính đáp ứng yêu cầu của gói thầu

- Chỉ được tham gia một đơn vị thầu trong một gói thầu, dù là đơn phương hayliên doanh dự thầu Trường hợp tổng Công ty đứng tên dự thầu thì các đơn vị trựcthuộc không được phép tham dự với tư cách là nhà thầu độc lập trong cùng một góithầu, song song với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu (các đơn

vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu Mặc dùviệc đấu thầu trong nước và đấu thầu nước ngoài là có khác nhau, nhưng không nhiều,nên có thể khái quát trình tự tham gia đấu thầu gồm tám bước như sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1 Quy trình tham gia đấu thầu của Công ty Cổ phần Đầu tư và Kinh doanh

Thiết bị Công nghiệp Phương Dũng

Bước 1: Tìm kiếm thông tin

Các nhà thầu có thể tìm kiếm thông tin gói thầu qua các hình thức: truy cứu tạitrang web đấu thầu điện tử của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: muasamcong.mpi.gov.vn ; mua

bộ hồ sơ mời thầu; thông tin Internet, báo đài, tạp chí, Nguồn thông tin cũng có thểxuất phát từ mối quan hệ của Công ty với bạn hàng và chủ đầu tư hoặc thông tin từ nộibộ: tổng Công ty, các Công ty trong tổng Công ty, cán bộ công nhân viên trong Công

Tìm kiếm thông tin

ty Thông thường, tại PhuongDung., JSC, Công ty đã có mối quan hệ từ trước với cácbên đối tác chuyên chỉ định thầu, tư vấn lựa chọn gói thầu, khi có thông tin về một góithầu tiềm năng, hai bên liên hệ và trao đổi thông tin với nhau Việc tìm kiếm thông tingói thầu là nhiệm vụ cơ bản của Phòng Kinh doanh Dự án.

Bước 2: Tiếp nhận xử lí sơ bộ

Sau khi tìm kiếm thông tin bao quát về gói thầu, trưởng Phòng Kinh doanh Dự ánphân công người, hoặc yêu cầu đơn vị có liên quan liên hệ với đơn vị mời thầu và tiếpnhận xử lí thông tin liên quan đến hồ sơ mời thầu Việc tìm kiếm và xử lí thông tin sơ

bộ nhằm mục đích đánh giá mức độ phù hợp của gói thầu với khả năng đáp ứng củaCông ty

Trong giai đoạn tiếp nhận hồ sơ mời thầu, bên phía nhà thẩu (Công ty) cần lập kếhoạch nghiên cứu cụ thể các thông tin sau:

 Nghiên cứu hồ sơ mời thầu:

 Điều kiện năng lực về kinh tế - tài chính

 Điều kiện năng lực về kỹ thuật – công nghệ

 Điều kiện thực hiện các hợp đồng có liên quan trong quá khứ

 Khảo sát, điều tra hiện trường:

 Khảo sát nguồn cung cấp vật tư

 Khảo giá trên thị trường

 Nghiên cứu chế độ - chính sách của Nhà nước

 Các chính sách khuyến mại

 Các chính sách về thuế xuất nhập khẩu, thuế VAT,…

Các cá nhân, đơn vị được phân công phải tìm hiểu kĩ lưỡng về các mặt liên quanđến thông báo mời thầu, báo cáo phụ trách Phòng Kinh doanh Dự án Phụ trách đơn vịtiếp nhận thông tin, ghi vào phiếu thông tin mời thầu BM.01B.01 và báo cáo PhòngKinh doanh Xuất nhập khẩu

Bước 3: Lập báo cáo đánh giá

Sau khi khảo sát, tìm hiểu các thông tin liên quan, Phụ trách Phòng Kinh doanhXuất nhập khẩu phối hợp với các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ tổng hợp thôngtin, đối chiếu với năng lực của mình để xem xét năng lực đáp ứng, đồng thời hạch toánhiệu quả kinh tế Khi các điều kiện về kỹ thuật, kinh tế đều khả thi và đảm bảo hiệuquả thì Công ty quyết định tham gia dự thầu, nếu không hiệu quả (độ phức tạp quá lớn,nguồn vốn không rõ ràng, …) có thể không tham gia dự thầu

Trưởng Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu lập báo cáo đánh giá khả năng tham

dự thầu của Công ty theo Báo cáo đánh giá khả năng tham gia dự thầu BM.01B.02.Trình Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt báo cáo đánh giá khả năng tham dự thầu vàcho ý kiến chỉ đạo

Bước 4: Chuẩn bị và lập HSDT

Sau khi quyết định tham gia dự thầu, Công ty tổ chức lập HSDT theo các điềukiện yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư Phòng đấu thầu cử cán bộ có nănglực phù hợp gói thầu tổ chức lập HSDT Thông thường, tại PhuongDung., JSC PhòngKinh doanh Xuất nhập khẩu sẽ đảm nhiệm hoàn toàn công việc lập hồ sơ, nhưng có sựgiúp đỡ của các phòng ban khác Ví dụ, phòng Kế toán chịu trách nhiệm cung cấp hồ

sơ chứng minh năng lực tài chính, phòng Kỹ thuật cung cấp Catalog tiêu chuẩn kỹthuật cần đáp ứng

HSDT thường chia làm ba phần: Hồ sơ năng lực của nhà thầu; Các biểu dự thầu;Tài liệu kỹ thuật Sau khi đáp ứng được tất cả các yêu cầu về kỹ thuật mới xét đến giá

cả, vì vậy năng lực về kỹ thuật để tham gia gói thầu là yếu tố quan trọng hàng đầu Cầnchuẩn bị tốt và kĩ lưỡng các tài liệu kỹ thuật Tuy nhiên việc tính toán giá cả tham giavào gói thầu cũng cần hợp lí, vừa đảm bảo khả năng trúng cầu cao vừa phải có lãi

Bước 5: Đóng gói và nộp HSDT

Đơn vị chịu trách nhiệm lập HSDT phải sắp xếp hồ sơ, đóng dấu, đóng gói, niêmphong tài liệu theo đúng các quy định, sau đó gửi HSDT cho đơn vị tổ chức đấu thầukèm theo một khoản tiền bảo lãnh dự thầu (nếu có yêu cầu) trước thời gian đóng thầutheo quy định Kết quả việc nộp hồ sơ được xác nhận biên bản nhận của chủ đầu tư.Giai đoạn nộp HSDT được tính là khoảng thời gian từ khi nộp HSDT đến khi mở thầu.Công ty phải nộp HSDT theo đúng ngày giờ quy định trong hồ sơ mời thầu.

Bước 6: Tham dự mở thầu

Đại diện lãnh đạo Công ty, Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu, Phòng Kinhdoanh Dự án và các đơn vị được giao trách nhiệm chính tham dự hội nghị mở thầu Đểviệc tham gia đấu thầu có kết quả tốt, cá nhân đơn vị được cử tham gia phải chuẩn bịđầy đủ các tài liệu, dữ liệu liên quan đến gói thầu; thực hiện đầy đủ các thủ tục do chủđầu tư đề ra Trong giai đoạn này, vai trò của tất cả các phòng ban trong Công ty làtham gia vào công tác tư vấn, giải đáp những thắc mắc của bên mời thầu, đôi khiHSDT còn có những sai sót cần phải kịp thời sửa chữa và giải thích

Bước 7: Tiếp nhận kết quả đấu thầu

Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu và các đơn vị được giao trách nhiệm chínhtheo dõi quá trình xét thầu, khi có kết quả chấm thầu:

+ Nếu chủ đầu tư thông báo trượt thầu: Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu cótrách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và lưu lại trong HSDT

+ Nếu chủ đầu tư thông báo trúng thầu: Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu cótrách nhiệm trình lãnh đạo xem xét và ra quyết định, sau đó thay mặt Công ty đithương thảo và kí hợp đồng với chủ đầu tư

Bước 8: Kí kết hợp đồng

Khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, đơn vị được giao phối hợpvới Phòng Kinh doanh Dự án tiến hành thẩm tra kết quả đấu thầu, xem xét các văn bảnliên quan đến việc triển khai gói thầu, chuẩn bị các tài liệu hồ sơ để cùng chủ đầu tưthương thảo ký kết hợp đồng kinh tế, triển khai thực hiện dự án theo thời hạn nhấtđịnh

Sau mỗi lần tham dự một gói thầu, Công ty đều tổ chức những cuộc họp nhằmtổng kết, đúc rút kinh nghiệm cho những lần sau

2.2 Nội dung trong HSDT

Mỗi gói thầu và bên mời thầu khác nhau sẽ có những yêu cầu về hồ sơ cụ thểriêng, song nhìn chung, HSDT của Công ty thường bao gồm các nội dung sau:

2.2.1 Phần 1: Các biểu dự thầu

 Đơn dự thầu: Làm theo mẫu có sẵn, khai thông tin và trình Ban Giám đốc ký.

Cần chuẩn bị văn bản chứng thực vai trò của người ký Các thông tin về tên bên mờithầu, tên dự án, thời gian thực hiện gói thầu được cung cấp trong bảng dữ liệu đấu thầu.Chú ý thời gian hiệu lực của HSDT giá dự thầu

 Bảo lãnh dự thầu do ngân hàng cấp: Bao gồm các thông tin cần thiết như mức

tiền bảo lãnh, thời gian hạn của giấy bảo lãnh (thường ghi cụ thể trong bảng dữ liệuhoặc bằng thời hạn hiệu lực của HSDT cộng với 30 ngày)

 Bảng tổng hợp giá dự thầu và bảng giá dự thầu của hàng hóa: Trong phần này,

Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu lập giá dự thầu theo đơn giá tổng hợp và đơn giáchi tiết Giá dự thầu phải hợp lý, có tính cạnh tranh so với các nhà thầu khác, song vẫnphải đảm bảo để Công ty có lãi Vì thế, lập giá dự toán dự thầu là một khâu hết sứcquan trọng

 Phạm vi và tiến độ cung cấp hàng hóa: Xác định thời gian, địa điểm cụ thể cung

cấp hàng hóa, lên lịch trình nghiệm thu, bàn giao

 Điều kiện thương mại: Bên phía Công ty xác nhận những cam kết, điều kiện về

điều khoản thương mại từ phía đơn vị mời thầu đưa ra Nội dung bao gồm: Các quyđịnh về giá thương mại; cam kết về xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa, nội dung về đónggói, vận chuyển hàng hóa, thời gian giao hàng

 Cam kết về tín dụng, thời gian thanh toán, bảo hành của nhà thầu

2.2.2 Phần 2: Hồ sơ năng lực

 Bảng kê khai thông tin về nhà thầu: Bao gồm giấy đăng ký kinh doanh của

Công ty; thống kê nguồn nhân lực, trình độ nguồn nhân lực; sơ đồ tổ chức và mô tảchức danh

 Giới thiệu năng lực và kinh nghiệm nhà thầu: Công ty trình bày kinh nghiệm

của mình trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty, đặc biệt trong lĩnh vực

mà gói thầu yêu cầu, thể hiện bằng việc liệt kê danh mục các công trình đã tham gia cótính chất tương tự như gói thầu đang dự thầu

 Bảng kê khai tình hình tài chính: Phòng Kế toán cung cấp bảng biểu, số liệu tài

chính nhằm chứng minh năng lực tài chính hiện thời của Công ty có khả năng thựchiện được gói thầu thông qua bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanhcủa Công ty (trong ba năm gần nhất)

2.2.3 Phần 3: Tài liệu kỹ thuật

Đây được coi là một trong những tài liệu quan trọng nhất của HSDT, là điều kiệnđầu tiên bên mời thầu xem xét và xếp hạng trong quy trình đánh giá HSDT của các nhàthầu tham gia Hồ sơ tài liệu kỹ thuật nếu đáp ứng tất cả các điều kiện về mặt kỹ thuậtbên mời thầu đưa ra mới được thông qua và xét đến các tiêu chí tiếp theo trong bộ bộ

hồ sơ để lựa chọn ra nhà thầu trúng thầu Hồ sơ tài liệu kỹ thuật của Công ty bao gồm:

 Bản giới thiệu nhà máy cung cấp: Bao gồm các thông tin cơ bản về đơn vị sản

xuất, cung cấp mặt hàng; giấy phép kinh doanh của đơn vị đó; các chứng chỉ liên quan

Trường hợp là nhà cung cấp nước ngoài, Công ty phải chuẩn bị tất cả các tài liệu kỹ thuật bằng cả Tiếng Việt và ngôn ngữ của phía đơn vị cung cấp.

 Đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất về kỹ thuật được đại diện hợp pháp của nhà

thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; trong đơn dự thầu, nhàthầu phải nêu rõ tiến độ thực hiện gói thầu phù hợp với đề xuất về kỹ thuật

 Thỏa thuận liên danh ( nếu có) : Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải

do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh

 Catalogue: Mô tả sản phẩm bằng hình ảnh hoặc sơ đồ kèm theo chú thích về

thông số kỹ thuật

Các chứng chỉ: Các chứng chỉ đã đạt được của bên nhà máy cung cấp (chứng

chỉ về an toàn chất lượng, vệ sinh môi trường,…)

2.3 Thực trạng công tác dự thầu của Công ty thời gian qua

Trong các năm qua, Công ty đã tham gia nhiều gói thầu lớn nhỏ về lĩnh vực cungcấp thiết bị công nghiệp nặng Kết quả công tác dự thầu của Công ty được thống kênhư bảng sau:

Bảng 2.2 Tỷ lệ trúng thầu của Công ty giai đoạn 2017 – 2019

ST T

Các chỉ tiêu ĐV 2017 2018 2019

1 Số gói thầu tham dự GÓI 21 21 25

2 Số gói trúng thầu GÓI 16 14 19

3 Tổng giá trị thắng

thầu

Tỉđồng

34,65

29,17

39,92

4 Tổng giá trị trượt thầu Tỉ

đồng

29,82

40,56

37,1

5 Tỷ lệ số gói trúng thầu % 76 67 76

(Nguồn: Báo cáo công tác dự thầu thường niên năm 2019 - Phòng Kinh doanh Dự án)

Để thấy rõ hơn sự biến động về số lượng các công trình trúng thầu qua các nămchúng ta quan sát biểu đồ sau:

Biểu đồ 2.3 Tỷ lệ trúng thầu của Công ty giai đoạn 2017 – 2019

Từ bảng phân tích và nhìn vào biểu đồ trên ta thấy số lượng các gói thắng thầucủa Công ty là khá cao và có sự tăng giảm qua các năm Cụ thể: Năm 2017 Công tytham gia 21 gói thầu và trúng 16 gói, tỉ lệ số công trình trúng thầu là 76% Tỉ lệ trúngthầu năm 2018 giảm xuống còn 67%; đến 2019 tỉ lệ trúng thầu tăng lên 76% Như vậy

số gói trúng thầu của Công ty biến đổi không đồng đều Từ năm 2017 đến 2018 có sựgiảm rõ rệt trong tỷ lệ gói trúng thầu, điều này là do có sự xuất hiện của nhiều đối thủcạnh tranh trên thị trường, nhưng đến năm 2019 tình hình đã bắt đầu được cải thiện,cho thấy sự tăng lên rõ rệt trong tỷ lệ này Điều này chứng tỏ công tác dự thầu tại Công

ty đã có năm chưa được quan tâm chú ý nhiều Công ty chưa đầu tư đúng mức chocông tác dự thầu để thắng các đối thủ cạnh tranh ngày càng mạnh trên thị truờng

Tuy số lượng các gói trúng thầu biến động không đều qua các năm nhưng giá trịthắng thầu ngày càng tăng cao, giá trị của các gói thầu ngày càng lớn chứng tỏ uy tín

và khả năng của Công ty ngày càng được nâng cao

Sau đây là một số công trình tiêu biểu mà Công ty đã thắng thầu trong các nămvừa qua:

Bảng 2.4 Danh mục các gói thầu tiêu biểu của công ty

Giá trị hợp đồng (VNĐ)

Chi nhánhCông ty cổphần xuấtnhập khẩuthan –Vinacomintại Hà Nội

Công ty cổphần xuấtnhập khẩuthan –Vinacomin

Công tythan KheChàm –TKV

1.596.452.000