- Các thiết bị phòng thí nghiệm - Các thiết bị y tế phục vụ giảng dạy Demonstration - Thiết bị y tế tại bệnh viện thực hành của nhà trường nếu có - v.v… Công tác quản lý trang thiết bị
Trang 114 Quản lý trang thiết bị tại các
trường Đại học, Cao Đẳng Y-Dược
Chức năng quản lý trang thiết bị tại các trường đại học, cao đẳng Y-Dược thường được giao cho phòng giáo tài, tuy nhiên, thực tế hiện nay một số nơI còn giao cho phòng Hành chính - Quản trị hoặc phòng Kế hoạch - Tài chính Chủng loại trang thiết bị thuộc chức năng quản lý của bao gồm:
+ Thiết bị phục vụ công tác giảng dạy, đào tạo:
- Thiết bị phòng học ngoại ngữ
- Thiết bị thư viện / Thư viện điện tử
- Thiết bị trình / chiếu
- Thiết bị in ấn, sao chụp
- v.v…
+ Thiết bị chuyên dụng trong ngành Y tế:
- Các mô hình giảng dạy
- Các thiết bị phòng thí nghiệm
- Các thiết bị y tế phục vụ giảng dạy (Demonstration)
- Thiết bị y tế tại bệnh viện thực hành của nhà trường ( nếu có)
- v.v…
Công tác quản lý trang thiết bị phải được tiến hành một cách tổng thể trên cơ sở quản lý chặt chẽ, khoa học từ các khâu: Lập kế hoạch mua sắm, khai thác sử dụng, đánh giá chất lượng và kiểm kê hàng năm
A Các văn bản pháp quy liên quan đến quản lý Trang thiết bị
- Quy chế đấu thầu kèm theo Nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/
1999 của Chính phủ
- Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ban hành ngày 05/5/2000 và Nghị định số 66/2003/NĐ-CP Ngày 12.6.2003 về sửa đổi bổ xung 1 số điểm của quy chế đấu thầu của Chính phủ
Trang 2- Thông tư số 04/2000/TT-BKH ban hành ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: Hướng dẫn thực hiện quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị
định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ
- Thông tư số: 121/2000 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc đấu thầu mua sắm đồ dùng, vật tư, trang thiết bị phương tiện làm việc đối với các cơ quan, Nhà nước, lực lượng vũ trang, đoàn thể và doanh nghiệp Nhà nước sử dụng nguồn vốn ngân sách
- Chỉ thị số 01/2003/CT-BYT ban hành ngày 13/6/2003 của Bộ trưởng Bộ
Y tế về việc tăng cường quản lý trang thiết bị y tế
- Công văn số 5461/ YT- TTB ngày 12/ 7/ 2001 V/v: hướng dẫn lập báo cáo kết quả xét thầu
B.Hướng dẫn thực hiện và đề xuất
1 Quản lý mua sắm Trang thiết bị
1.1.Hoạt động mua sắm trang thiết bị
Về góc độ quản lý, hoạt động mua sắm Trang thiết bị phảI đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau:
- Kịp thời
- Đủ dùng
- Đúng chủng loại
- Chất lượng cao
- Chi phí thấp nhất (tại thời điểm mua)
- Đúng thủ tục, quy chế về quản lý mua sắm
Đáp ứng được 6 yêu cầu trên, đòi hỏi người quản lý, bộ phận quản lý phải
có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm công tác Tuy nhiên với những thiết bị y
tế hiện đại, đồng bộ, giá trị kinh tế cao thì yêu cầu xác định đúng chủng loại, chất lượng cao, đúng thủ tục, quy chế, chi phí thấp nhất là rất khó
Điều đó khó vì chúng ta thiếu kinh nghiệm trong sử dụng, thiếu thông tin, thiếu kiến thức đối với các trang thiết bị mới được đưa vào sử dụng tại Việt Nam
do sự phát triển rất nhanh của các ngành khoa học và công nghệ: Điện tử, tin học, vật liệu v.v…
Mặt khác trong công tác quản lý Nhà nước, các quy chế, thủ tục mua sắm luôn thay đổi, đòi hỏi người quản lý phải cập nhật không những chỉ kiến thức chuyên môn, mà còn cả các hệ thống văn bản quy phạm pháp luật để có thể triển khai hoạt động mua sắm đạt kết quả tốt nhất
Trang 31.2 Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế
Công việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế là một trong những chức năng chủ yếu của phòng giáo tài
Việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế đòi hỏi thực hiện chính xác, đúng thời hạn, hợp lý Muốn làm được việc đó
bộ phận quản lý phải thực hiện các bước sau:
1 Tập hợp yêu cầu mua sắm của các khoa, phòng, ban trong đơn vị (bằng văn bản), theo từng tuần, tháng, quý, năm tuỳ theo yêu cầu sử dụng và thời gian bảo quản cho phép
2 Phân loại, tổng hợp vật tư theo đúng ký mã hiệu của danh điển vật tư
3 Trình hội đồng mua sắm của cơ quan (cũng có thể là phó Giám đốc phụ trách kinh tế) để cân đối giữa yêu cầu mua sắm và khả năng tài chính
4 Tiến hành mua sắm theo quy chế hiện hành
5 Nhập kho, thực hiện quản lý, cấp phát theo đúng quy chế của cơ quan
Hiện nay nhiều đơn vị đã tin học hoá việc quản lý xuất, nhập kho với phần mềm quản lý chuyên dụng
* Với các vật tư tiêu hao là hàng hoá đặc biệt như hoá chất, dược chất phóng xạ, vacxin v.v…ngoài quy chế quản lý của đơn vị – cần phải chấp hành nghiêm các quy chế an toàn chuyên ngành và thực hiện theo đúng lịch của các cơ quan cung ứng chuyên dụng
* Đối với trang thiết bị có giá trị lớn hơn 100 triệu đồng phải thực hiện đấu thầu theo quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày
01/9/1999
1.3 Tổ chức đấu thầu mua sắm trang thiết bị y tế
Hiện nay, toàn ngành y tế tiến hành đấu thầu mua sắm TTB theo quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999, Nghị định số: 14/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000, Nghị định 60/2003/NĐ-CP ngày 12.6.2003 của Chính phủ, Thông tư số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ
Kế hoạch và Đầu tư, Thông tư số: 121/2000 của Bộ Tài chính, Chỉ thị số 01/2003/CT-BYT ngày 13/6/2003 của Bộ trưởng Bộ Y tế Như vậy tuỳ theo nguồn vốn đầu tư, chủ đầu tư phảI áp dụng những quy định cụ thể tại các văn bản trên để tiến hành đấu thầu mua sắm hàng hoá , vật tư, thiết bị
Một vài thuật ngữ cần lưu ý:
- Chủ đầu tư :là đơn vị được cấp vốn đầu tư
- Chủ quản đầu tư: là đơn vị duyệt cấp vốn đầu tư, phê duyệt hồ sơ mời
thầu và kết quả xét thầu
+ Đối với các đơn vị trực thuộc, Bộ Y tế là chủ quản đầu tư
Trang 4+ Đối với các Sở y tế: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là chủ quản đầu tư
Những hướng dẫn, quy định xây dựng kế hoạch đấu thầu, trình tự xét thầu, nhiệm vụ quyền hạn của tổ tư vấn xét thầu, phân chia các gói thầu, các hình thức đấu thầu đã được hướng dẫnchi tiết tại các văn bản nêu trên Trong tài liệu này, chỉ tập trung vào một số nội dung đặc thù của trang thiết bị để khi tiến hành đấu thầu các đơn vị áp dụng nhằm chọn được những trang thiết bị đáp ứng yêu sử dụng , chất lượng cao, giá cả hợp lý và thống nhất biểu mẫu báo cáo đảm bảo tính khoa học, thuận tiện trong khâu thẩm định, phê duyệt
1.4 Lập hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu mua sắm trang thiết bị được lập theo hướng dẫn đã nêu trong phụ lục II phần đấu thầu 1 giai đoạn, 1 túi hồ sơ tại thông tư số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn áp dụng quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định số: 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999 Tuy nhiên, với những đặc thù riêng của trang thiết bị y tế, việc nêu yêu cầu kỹ thuật của thiết bị mời thầu là hết sức quan trọng Yêu cầu kỹ thuật của thiết bị mời thầu trong hồ sơ mời thầu chính là đề bài để chấm điểm khi xét thầu Như vậy, yêu cầu kỹ thuật nêu chính xác, chi tiết bao nhiêu thì việc xây dựng bảng đIểm kỹ thuật để chấm thầu thuận tiện và chính xác bấy nhiêu
Tuỳ theo yêu cầu sử dụng, theo phân tuyến kỹ thuật, trình độ cán bộ khai thác sử dụng, kinh phí được cấp mà tổ tư vấn nêu lên yêu cầu kỹ thuật cho phù hợp
Ví dụ: Cũng là máy X-quang nhưng gồm nhiều cấu hình, tuỳ theo phân
tuyến kỹ thuật, mục đích sử dụng và kinh phí được duyệt, có thể xây dựng Yêu cầu kỹ thuật cho từng cấu hình
1 Máy X-quang số hoá
2 Máy X-quang cao tần, tăng sáng truyền hình, điều khiển từ xa, 2 bàn, hai bóng
3 Máy X-quang cao tần, tăng sáng truyền hình loại 1 bàn – 1 bóng
4 Máy X- quang chụp tổng hợp, cao tần, công suất ≥ 500 mA
5 Máy X-quang cao tần, có chức năng chiếu + chụp, công suất ≥ 300
mA
6 máy X-quang di động, công suất ≥ 50 mA
v.v…
ở phần này chủ đầu tư cần lưu ý:
- Nếu Yêu cầu kỹ thuật sơ sài, không chi tiết sẽ dẫn tới nhiều nhà thầu
đạt trên 70 (hoặc 80) điểm kỹ thuật, như vậy họ đều được vào vòng 2 để đánh giá kinh tế, thương mại
Trang 5Theo quy định trong quy chế đấu thầu ban hành kèm nghị định
88/1999/NĐ-CP thì “Nhà thầu nào có giá đánh giá thấp nhất, không vượt dự
toán sẽ được đề nghị công nhận trúng thầu” Lúc đó chủ đầu tư phải chấp nhận mua những thiết bị do những nhà sản xuất không có kinh nghiệm, uy tín cung cấp
- Mặt khác, chủ đầu đầu tư phải hết sức lưu ý không được nêu những chi tiết mang tính “hằng định”, quá riêng biệt của một nhà sản xuất nào đó dẫn tới
sự hiểu lầm là “ đã ngầm nhắm nhà cung cấp nào đó” Hai xu hướng trên, nếu không được quan tâm một cách nghiêm túc có thể dẫn tới việc “làm hỏng” cả cuộc đấu thầu
Để làm tốt nội dung xây dựng Yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ mời thầu tổ tư vấn phải:
- Có đủ thông tin về gói thầu (nguồn vốn, kinh phí, mục đích sử dụng)
- Có trình độ chuyên môn và đủ thông tin về kỹ thuật, mặt bằng giá của các thiết bị mời thầu
- Không được hợp tác với các nhà cung cấp dưới bất kỳ hình thức nào Cấu trúc, Yêu cầu kỹ thuật của một thiết bị mời thầu được xây dựng như sau:
Ví dụ: Yêu cầu kỹ thuật của máy ly tâm để bàn
a Yêu cầu chung
- Máy sản xuất tại: Nhật, Mỹ hoặc khối EC
- Năm sản xuất: 2002 – 2003
- Máy mới 100%
- Máy là sản phẩm của dây chuyền sản xuất đạt ISO 9001 hoặc tương
đương
- Điện thế làm việc: 220V ± 10%, 50HZ
b Đặc trưng kỹ thuật
2.1 Loại: Đặt trên bàn
2.2 Số vị trí /dung tích ống: 08 vị trí đặt ống, 20ml vật phẩm cần ly tâm/ống
2.3 Vòng quay/phút: ≥ 15000 vòng/phút (có thể càI đặt tuỳ theo yêu
cầu)
- Độ rung: nhỏ
- Độ ồn: ≥ 15 đb (đề xi ben)
- Thời gian ly tâm: Có thể đặt từ 1 đến 30 phút
- Có thiết kế phanh hãm từ tính
- Chỉ cho phép bật máy khi đã đậy nắp và tự động đóng chốt an toàn
Trang 6- Chỉ nhả chốt nắp máy (cho phép mở nắp máy) khi đã tắt máy và
rôto dừng hoàn toàn
c Các yêu cầu khác
- Có đại diện thương mại của nhà sản xuất tại Việt Nam
- Có đội ngũ cán bộ kỹ thuật được đào tạo liên tục, có trình độ để hướng dẫn sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị
- Cam kết bán phụ tùng thay thế ít nhất 5 năm sau khi lắp đặt thiết bị
- Cung cấp đủ tài liệu hướng dẫn bằng tiếng Anh và tiếng Việt
- Bảo hành thiết bị ≥ 12 tháng
Tùy theo mức độ phức tạp, giá trị kinh tế của thiết bị gọi thầu, chủ đầu tư
có thể thêm hoặc bớt những nội dung trong phần c
1.5- Xây dựng bảng điểm chuẩn
Tổ tư vấn có trách nhiệm xây dựng bảng điểm kỹ thuật chi tiết theo mẫu nêu trong quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá kết quả xét thầu đã được chủ quản đầu tư phê duyệt
Ví dụ:
- Bảng điểm được xây dựng tập thể và phải được tổ trưởng tổ tư vấn ký xác nhận
- Khi chấm thầu, từng thành viên trong tổ tư vấn cho điểm độc lập dựa theo bảng điểm chuẩn
- Điểm kỹ thuật của một nhà thầu cho một loại thiết bị là điểm trung bình của tất cả các thành viên trong tổ tư vấn
(ở đây cần lưu ý: Chủ đầu tư có thể mời thầu từng loại thiết bị riêng hay mời thầu cả gói gồm nhiều loại thiết bị)
- Nếu mời thầu 1 gói gồm nhiều thiết bị (có thể hoạt động độc lập) thì
điểm kỹ thuật của 1 gói thầu là điểm trung bình của các thành viên cho từng thiết bị trong gói thầu và sau đó là điểm trung bình của cả gói thầu Khi đánh giá
về mặt tài chính, thương mại thì :
+ Nếu gói thầu gồm nhiều thiết bị hoạt động độc lập và từng thiết bị có dự toán riêng thì chủ đầu tư cũng có thể chọn theo từng trang thiết bị đã vào vòng 2
và có giá đánh giá thấp nhất
+ Nếu gói thầu gồm nhiều thiết bị trong một hệ thống thì phải chọn nhà thầu được vào vòng 2 và có giá đánh giá thấp nhất
Trang 71.6 Báo cáo kết quả xét thầu
Theo mẫu nêu tại công văn số 5461/ YT- TTB ngày 12/ 7/ 2001
Lưu ý: Trường hợp chủ đầu tư quyết định đấu thầu hạn chế phải có văn
bản trình chủ quản đầu tư nêu rõ lý do, tên các nhà thầu dự kiến mời tham dự và chỉ được phép tiến hành khi chủ quản đầu tư có văn bản chấp nhận
- Bộ Y tế khuyến khích chủ đầu tư áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi cả với những gói thầu quy mô nhỏ (dưới 2 tỷ đồng)
2 Quản lý khai thác sử dụng Trang thiếT bị y tế
Quản lý khai thác sử dụng trang thiết bị y tế có vai trò hết sức to lớn trong việc phát huy hiệu quả đầu tư Muốn khai thác sử dụng với công suất tối đa trang thiết bị y tế đã được trang bị, chủ đầu tư cần phải:
2.1 Chuẩn bị tốt (đạt yêu cầu kỹ thuật) cơ sở lắp đặt, vận hành thiết bị
2.2 Đào tạo tốt những cán bộ trực tiếp vận hành thiết bị Ngày nay, nhiều
thiết bị y tế hiện đại, để làm chủ thiết bị, khai thác có hiệu quả cần xây dựng các nhóm công tác (working group) gồm:
- Các nhà chuyên môn y tế
- Cán bộ tin học
- Kỹ sư ,hoặc kỹ thuật viên y sinh học (Medical Engineers hoặc Bio-Medical technicians)
2.3 Định kỳ thực hiện kiểm chuẩn thiết bị y tế
2.4 Cung cấp đủ vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế
2.5 Có đơn vị kỹ thuật đảm nhiệm công tác bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị
(có thể đơn vị tự tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng hoặc ký hợp đồng với một Công
ty ngoài cơ quan có chức năng, trình độ về kỹ thuật thiết bị y tế)
2.6 Có kế hoạch liên doanh, liên kết khai thác thiết bị với các bộ phận
trong cùng đơn vị, trong ngành hoặc ngoài ngành (áp dụng cho những trang thiết bị y tế đắt tiền)
3 Quản lý hiện trạng Trang thiết bị y tế
3.1 Quản lý đầu máy, địa điểm lắp đặt, đơn vị quản lý
3.2 Quản lý tài liệu kỹ thuật liên quan đến thiết bị (tài liệu hướng dẫn sử dụng-
Instroduction Manual, tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng sửa chữa: Service Manual)
Trang 83.3 Lập hướng dẫn sử dụng
- Đây là văn bản quy phạm kỹ thuật cần in đậm dễ đọc, trên khổ giấy A4
có chữ ký thủ trưởng và đóng dấu – nên ép plastic để bảo vệ
- Nội dung hướng dẫn gồm từng mục, đơn giản, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu
Thường hướng dẫn sử dụng gồm các nội dung sau:
a) Kiểm tra trước khi mở máy
b) Trình tự vận hành
c) Tắt máy, vệ sinh
3.4 Nhật ký sử dụng máy:
Sau mỗi lần sử dụng máy, thiết bị – người vận hành phải ghi vào nhật ký vận hành những thông tin sau:
Ngày, giờ sử dụng / đối tượng thăm khám (mẫu đo, bệnh n hân khám) / tình trạng thiết bị / ký nhận (Nếu máy có sự cố trong ca làm việc phải báo Trưởng đơn vị, báo phòng Giáo tài cùng làm biên bản xác định mức độ hỏng hóc, nguyên nhân, hướng khắc phục)
3.5 Lập sổ theo dõi, quản lý thiết bị:
Sổ quản lý thiết bị (còn gọi là lý lịch thiết bị Trong mỗi cuốn lý lịch dùng cho 1
thiết bị cần có các thông tin:
- Tên thiết bị, mẫu mã, nước sản xuất
- Cấu hình (bao gồm thiết bị chính và những thiết bị ngoại vi)
- Năm nhận thiết bị
- Giá tiền
- Nguồn kinh phí
- Đơn vị cung cấp thiết bị
- Tên người quản lý trực tiếp
- Vị trí lắp đặt
Và các trang để ghi:
+ Lần hỏng hóc
+ Ngày dừng máy để sửa chữa
+ Bộ phận đã sửa chữa
+ Chất lượng (các chức năng của máy) sau sửa chữa
+ Di, biến động của thiết bị ( bao gồm cả phần mua sắm nâng cấp,
chuyển đơn vị, người sử dụng)
Trang 94- Quản lý chất lượng Trang thiết bị
Chất lượng trang thiết bị được đánh giá theo các thông số cơ bản sau:
4.1 Thiết bị là sản phẩm của dây truyền sản xuất đạt tiêu chuẩn quản lý
chất lượng nào? ISO, FDA, EC hay TCVN
4.2 Những chỉ tiêu kỹ thuật cơ bản của thiết bị
4.3 Chứng chỉ kiểm chuẩn
4.4 Uy tín, kinh nghiệm của nhà sản xuất
Chất lượng của một thiết bị y tế cụ thể ngoài các thông số trên còn phụ thuộc vào:
- Điều kiện lắp đặt, bảo quản
- Trình độ của người trực tiếp khai thác sử dụng./