Được quyền xem báo cáo của mình Được quyền xem báo cáo của các đơn vịkhác Được quyền gửi đăng ký lịch làm việc Được quyền xem danh sách lịch làm việc đãđăng ký của mình Được quy
Trang 1TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC - PHẦN MỀM
QUẢN LÝ NHÂN SỰ-CÔNG VIỆC
(Dành cho phiên bản phát triển cho huyện Sơn Hà
ngày 04/11/2013)
Quảng Ngãi, tháng 11 năm 2013
Trang 2MỤC LỤC
1 Một số khái niệm dùng trong tài liệu 3
1.1 Trung tâm: 3
1.2 PM QLNS-CV: 3
1.3 PHQLCV: 3
1.4 Người dùng/user: 3
1.5 Người quản trị (Quản trị viên/admin): 3
2 Mở đầu 3
2.1 Yêu cầu chung: 3
2.2 Địa chỉ: 3
2.3 Đăng nhập: 3
2.4 Quyền thao tác trên PHQLCV: 3
2.5 Mô hình hoạt động của PHQLCV: 5
3 Chức năng hỗ trợ báo cáo thống kê 6
3.1 Gửi báo cáo 6
3.2 Xem báo cáo đã gửi 7
3.3 Xem báo cáo của các đơn vị khác 8
3.4 Tổng hợp báo cáo 8
4 Chức năng theo dõi ý kiến chỉ đạo 9
4.1 Gửi báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo 9
4.2 Xem báo cáo đã gửi 9
4.3 Xem các báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo 10
4.4 Tổng hợp báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo 11
4.5 Nhập ý kiến chỉ đạo 12
5 Chức năng theo dõi họp 13
5.1 Thêm thông tin theo dõi họp 13
5.2 Xem/Sửa/Xóa thông tin theo dõi họp 14
5.3 Xem thông tin theo dõi họp 14
6 Chức năng quản lý đăng ký lịch làm việc 15
6.1 Quy trình đăng ký lịch làm việc 15
6.2 Gửi đăng ký lịch làm việc 16
6.3 Báo hủy lịch đã đăng ký 17
6.4 Tổng hợp lịch làm việc 17
6.5 Xem lịch chính thức 18
6.6 Tạo cuộc họp 19
Trang 36.7 Đính kèm giấy mời họp 20
6.8 Đính kèm tài liệu họp 20
7 Chức năng quản trị báo cáo 21
7.1 Quản trị yêu cầu báo cáo thống kê 21
7.2 Quản trị loại báo cáo 22
7.3 Quản trị thời gian báo cáo 23
7.4 Quản trị đơn vị báo cáo 24
7.5 Quản trị tài khoản báo cáo 24
Trang 41 Một số khái niệm dùng trong tài liệu
Người được cấp tài khoản để đăng nhập và sử dụng phần mềm
1.5 Người quản trị (Quản trị viên/admin):
Là người dùng nhưng được cấp quyền có thể chỉnh sửa các thành phần hệ thống
2 Mở đầu
1.6 Yêu cầu chung:
- Để sử dụng phần mềm QLNS-CV, cần có tài khoản đăng nhập
- Các người dùng, tùy theo nhiệm vụ mà được phân quyền phù hợp Người dùngcần khai thác, sử dụng thông tin theo đúng thẩm quyền đã được phân
Để chuyển sang phân hệ quản lý công việc (PHQLCV), nhấp vào “Quản lý côngviệc” ở menu Lúc này bạn đã được chuyển sang PHQLCV
1.9 Quyền thao tác trên PHQLCV:
Trang 5 Được quyền xem báo cáo của mình
Được quyền xem báo cáo của các đơn vịkhác
Được quyền gửi đăng ký lịch làm việc
Được quyền xem danh sách lịch làm việc đãđăng ký của mình
Được quyền xem lịch làm việc chính thức
Được quyền xem thông tin theo dõi họp
* Lưu ý: khi người dùng được cấp tài khoản đăngnhập vào hệ thống thì đã có quyền “gửi báo cáo”
2 Quản trị báo cáo
Được quyền tạo yêu cầu báo cáo thống kê
3 Quản trị theo dõi ý
kiến chỉ đạo
Được quyền xem tất cả báo cáo theo dõi ýkiến chỉ đạo của tất cả các đơn vị
Được quyền tạo ý kiến chỉ đạo
Được quyền tổng hợp báo cáo: xuất ra file,gửi mail
Được quyền tạo yêu cầu báo cáo thống kê
4 Quản trị theo dõi
Được quyền xem danh sách cuộc họp
Được quyền tổng hợp thông tin theo dõihọp: xem, xuất ra file, gửi email
5 Quản trị lịch làm
việc Được quyền xem tất cả đăng ký lịch của tấtcả các đơn vị
Được quyền xét duyệt lịch làm việc: đồng ý,dời ngày/buổi hoặc không đồng ý lịch làmviệc đã đăng ký
Được quyền tổng hợp lịch chính thức: xem,xuất ra file, gửi mail
Được quyền tạo/sửa xóa các cuộc họp, đínhkèm giấy mời và các tài liệu cho cuộc họp
thống
Có tất cả các quyền trên
Được quyền tạo mới/chỉnh sửa loại báo cáo
Được quyền tạo mới/chỉnh sửa thời gian báocáo
Trang 6 Được quyền tạo/sửa/xóa tài khoản báo cáo
Được quyền phân quyền cho các tài khoảnkhác
1.10 Mô hình hoạt động của PHQLCV:
- Các phòng ban/đơn vị sẽ được cấp tài khoản để gửi/xem báo cáo thườngxuyên/đột xuất, báo cáo theo dõi văn bản chỉ đạo, đăng ký lịch làm việc
- Các chuyên viên phụ trách các công tác sẽ được phân tài khoản có quyền quảntrị các nội dung: báo cáo thống kê, báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo, đăng ký lịchlàm việc, theo dõi họp Chuyên viên phụ trách mảng nào thì được phân quyềnquyền tra cứu, thống kê mảng đó
o Quản lý báo cáo thống kê: được tra cứu, thống kê, tổng hợp báo cáo củatất cả các đơn vị
o Quản lý báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo: được tra cứu, thống kê, tổng hợpbáo cáo của tất cả các đơn vị; được thêm/sửa/xóa các ý kiến chỉ đạo
o Quản lý theo dõi họp: được tạo/xem/sửa/xóa/thống kê thông tin theo dõihọp
o Quản lý đăng ký lịch làm việc: được tra cứu, thống kê, tổng hợp đăng kýlịch làm việc của tất cả các đơn vị, được quyền duyệt, dời thời gian hay từchối lịch đã đăng ký; được quyền tạo/sửa/xóa cuộc họp
QL theo dõi họp
Quản trị hệ thống
Gửi báo cáo Gửi báo cáo
User tại phòng ban/đơn vị
User quản lý báo
cáo thống kê
User quản lý theo dõi họp
User quản lý hệ thống
Tổng hợp báo cáo
Tổng hợp lịch
User quản lý
lịch làm việc
Tổng hợp báo cáo
NhậpTổng hợp
Phân quyền
Đăng ký lịch
Tạo lịch làm việc
từ cuộc họp
Tạo user
User quản lý báo cáo theo dõi YKCĐ
Trang 7- Sẽ có 1 quản trị viên với quyền quản trị hệ thống báo cáo sẽ được tạo user, phânquyền, quản lý các danh sách và tra cứu, thống kê tất cả các mảng.
3 Chức năng hỗ trợ báo cáo thống kê
1.11 Gửi báo cáo
Chức năng này dành cho người dùng có quyền “Gửi báo cáo”
Có 2 cách để thực hiện thao tác gửi báo cáo
Cách 1: Từ màn hình yêu cầu báo cáo thống kê
- Khi người dùng chuyển sang phân hệ Quản lý công việc, sẽ xuất hiện màn hìnhcác yêu cầu báo cáo thống kê như sau:
- Tại màn hình này, nhấn vào “Tải về” trên dòng tương ứng với yêu cầu báo cáo
để lấy mẫu báo cáo về Sau khi báo cáo theo mẫu, nhấn “Gửi” trên dòng tươngứng với yêu cầu báo cáo cần gửi để chuyển sang màn hình gửi báo cáo đi
- Tại màn hình gửi báo cáo mới, nhập các thông tin cần thiết: chọn thời gian báocáo, nhập tên báo cáo, chọn đơn vị báo cáo, rồi chọn đến file báo cáo (lưu trênmáy) để đính kèm vào báo cáo
- Nhấn nút “Gửi báo cáo” để hoàn tất việc gửi báo cáo.
Cách 2: Sử dụng chức năng “Gửi báo cáo mới” thuộc nhóm chức năng “Hỗ trợ báo cáo thống kê”
- Nhấn “Gửi báo cáo mới” trong nhóm chức năng “Hỗ trợ báo cáo thống kê” ởmenu trái
Trang 8- Danh sách các loại báo cáo hiện ra Nhấp chọn loại báo cáo, bạn sẽ được chuyểnsang màn hình gửi báo cáo.
1.12 Xem báo cáo đã gửi
- Nhấp vào “Báo cáo đã gửi” trong nhóm chức năng “Hỗ trợ báo cáo thống kê” ởmenu trái
- Màn hình danh sách báo cáo đã gửi (của bạn) hiện ra Bạn có thể chọn thời giancần xem báo cáo ở phía trên (cây thư mục phân cấp), danh sách các báo cáo đãgửi của bạn tương ứng với thời gian đã chọn sẽ hiện ra
Trang 9* Lưu ý: báo cáo sau khi đã gửi xong thì không thể sửa/xóa được Nếu cần bổ sunghay điều chỉnh báo cáo thì gửi báo cáo bổ sung.
1.13 Xem báo cáo của các đơn vị khác
- Nhấp vào “Xem báo cáo” trong nhóm chức năng “Hỗ trợ báo cáo thống kê” ởmenu trái
- Màn hình xem báo cáo hiện ra Chọn loại báo cáo, đơn vị muốn xem báo cáo,
năm, thời gian rồi nhấn nút “Xem báo cáo” Danh sách các báo cáo thỏa mãn
điều kiện đã chỉ định sẽ hiện ra
- Tại màn hình này bạn có thể xuất ra file excel bằng cách nhấn nút “Xuất qua excel”, hoặc gửi email bằng cách điền địa chỉ email cần gửi vào ô bên cạnh nút
“Gửi báo cáo qua email” rồi nhấn nút “Gửi báo cáo qua email”.
Trang 10Tại màn hình này, phải chọn loại báo cáo và thời gian báo cáo rồi nhấn nút
“Xem” Hệ thống sẽ thống kê đơn vị nào đã gửi báo cáo, gửi vào thời điểm nào.
Muốn xem chi tiết hơn thì nhấn vào “Xem” ở cột cuối của dòng tương ứng cầnxem
4 Chức năng theo dõi ý kiến chỉ đạo
1.15 Gửi báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo
Chức năng này dành cho người dùng có quyền “Gửi báo cáo”
Cuối cùng, nhấn nút “Gửi báo cáo” để hoàn tất.
* Lưu ý: chỉ có người quản trị theo dõi ý kiến chỉ đạo mới có quyền tạo nội dung chỉđạo Nếu nội dung chỉ đạo mà bạn cần báo cáo chưa có trong danh sách, vui lòngliên hệ quản trị hệ thống
1.16 Xem báo cáo đã gửi
- Nhấp vào “Báo cáo đã gửi” trong nhóm chức năng “Theo dõi ý kiến chỉ đạo” ởmenu trái
Trang 11- Màn hình danh sách báo cáo đã gửi (của bạn) hiện ra Bạn có thể chọn nội dung
chỉ đạo cần xem rồi nhấn nút “Xem”, danh sách các báo cáo đã gửi của bạn
tương ứng với nội dung chỉ đạo đã chọn sẽ hiện ra bên dưới
- Có thể tìm kiếm nội dung chỉ đạo hoặc tên báo cáo đã gửi bằng cách nhập từ
khóa tìm kiếm vào ô tìm kiếm rồi nhấn nút “Tìm”, kết quả tìm thấy sẽ hiện ra.
* Lưu ý: báo cáo sau khi đã gửi xong thì không thể sửa/xóa được Nếu cần bổ sunghay điều chỉnh báo cáo thì gửi báo cáo bổ sung
1.17 Xem các báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo
- Nhấp vào “Tổng hợp báo cáo” trong nhóm chức năng “Theo dõi ý kiến chỉ đạo”
ở menu trái
- Màn hình xem báo cáo hiện ra Chọn tiêu chí cần xem như: nội dung chỉ đạo,
người chỉ đạo cơ quan thực hiện, tình trạng nhấn nút “Xem báo cáo” Danh sách
các báo cáo thỏa mãn điều kiện đã chỉ định sẽ hiện ra
- Có thể tìm kiếm theo nội dung chỉ đạo bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm vào ô
Tìm kiếm rồi nhấn nút “Tìm” Kết quả sẽ hiện ra.
Trang 121.18 Tổng hợp báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo
- Chỉ có user có quyền quản trị theo dõi ý kiến chỉ đạo mới được sử dụng thao tácnày
- Nhấp vào “Tổng hợp báo cáo” trong nhóm chức năng “Theo dõi ý kiến chỉ đạo”
ở menu trái
- Màn hình tổng hợp báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo sẽ hiện ra Tại đây, chọn tiêuchí muốn xem báo cáo (nhấn “Xem” hoặc nhấp vào tên tiêu chí) để thống kê báocáo theo tiêu chí đó
- Màn hình xem báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo tương ứng với tiêu chí đã chọn sẽhiện ra (tương tự như màn hình xem báo cáo ở mục 4.3, nhưng với quyền quảntrị báo cáo theo dõi ý kiến chỉ đạo có thể xóa các báo cáo bằng cách nhấn “Xóa”trên dòng tương ứng)
Trang 145 Chức năng theo dõi họp
Chức năng này dành cho người dùng có quyền “Quản trị theo dõi họp”
1.20 Thêm thông tin theo dõi họp
“Lưu” để hoàn tất.
* Lưu ý: Các cuộc họp được tạo ra theo 1 trong 2 cách:
- Cách 1: theo quy trình đăng ký lịch làm việc: các phòng ban/đơn vị đăng ký, khilịch đăng ký được user quản trị lịch làm việc duyệt thì trở thành 1 cuộc họp;
- Cách 2: do user quản trị lịch làm việc chủ động nhập vào
Nếu muốn user quản trị theo dõi họp cũng có thể điều chỉnh thông tin cuộc họp thìphân quyền “Quản trị lịch làm việc” cho user theo dõi họp Lúc này nhấn vào “Sửathông tin cuộc họp” trong màn hình nhập thông tin theo dõi họp ở trên để chỉnh sửathông tin của cuộc họp tương ứng
Trang 151.21 Xem/Sửa/Xóa thông tin theo dõi họp
- Nhấp vào “Danh sách theo dõi họp” trong nhóm chức năng “Theo dõi họp” ởmenu trái
- Màn hình danh sách thông tin theo dõi họp hiện ra Bạn có thể chọn cuộc họphoặc nhập thời gian (theo định dạng: dd/mm/yyyy) vào mục “Từ ngày” hay
“Đến ngày” rồi nhấn nút “Xem” để xem danh sách các thông tin theo dõi họp.
- Nhấp vào “Xóa” hoặc “Sửa” trên cùng dòng của thông tin để xóa hoặc sửa thôngtin tương ứng
1.22 Xem thông tin theo dõi họp
- Nhấp vào “Thống kê theo dõi họp” trong nhóm chức năng “Theo dõi họp” ởmenu trái
- Màn hình thống kê theo dõi họp hiện ra Nhập các tiêu chí cần xem như: chọn
cuộc họp, nhập thời gian, rồi nhấn nút “Xem” Danh sách các thông tin theo dõi
họp thỏa mãn điều kiện đã chỉ định sẽ hiện ra
Trang 16- Tại màn hình này bạn có thể thực hiện các thao tác:
o Xem thông tin theo 1 hay nhiều tiêu chí
o Sửa/Xóa thông tin theo dõi họp: nhấn nút “Sửa”/ “Xóa” ở dòng tương ứngvới thông tin cần sửa/xóa
o Xuất ra file excel bằng cách nhấn nút “Xuất ra excel”
o Gửi email bằng cách điền địa chỉ email cần gửi vào ô bên cạnh nút “Gửi email” rồi nhấn nút “Gửi email”.
6 Chức năng quản lý đăng ký lịch làm việc
1.23 Quy trình đăng ký lịch làm việc
Quy trình đăng ký lịch làm việc trên phân hệ quản lý công việc như sau:
- Các phòng ban/đơn vị trực thuộc gửi đăng ký lịch làm việc.Lúc này đăng ký lịch
làm việc có trạng thái “Đang tạo”, có thể sửa/xóa hoặc gửi Nếu chọn gửi lịch thì lịch sẽ chuyển sang trạng thái “Chờ duyệt”
- Quản trị lịch làm việc tổng hợp lịch làm việc từ những lịch đã đăng ký:
o Nếu đồng ý với 1 lịch đăng ký A thì thực hiện thao tác duyệt A, lịch đăng
ký A chuyển sang trạng thái “Đã duyệt”
Tạo đăng ký
lịch làm việc
Duyệt đăng ký lịch làm việc
Báo hủy đăng
ký lịch làm việc
Chỉnh sửa đăng
ký lịch làm việc
Lịch làm việc chính thức
Tạo lịch làm việc
từ cuộc họp
Không duyệt đăng
ký lịch làm việc
Đồng ý hủy
Lịch hủy
Không
Có
Trang 17o Nếu không đồng ý với lịch A thì thực hiện thao tác không duyệt A, lịch đăng ký A chuyển sang trạng thái “Không được duyệt”;
o Nếu cần chỉnh sửa lịch A thì thực hiện thao tác chỉnh sửa (dời ngày, buổi,
bổ sung thành phần,…) thì tiến hành thao tác chỉnh sửa A, rồi tiến hành duyệt A hoặc không duyệt A;
o Nếu lịch A được báo hủy khi đã duyệt (trạng thái “Chờ hủy”): nếu quản trị lịch làm việc chưa đồng ý hủy thì lịch A vẫn ở trạng thái “Chờ hủy”, nếu quản trị lịch đồng ý hủy thì lịch A chuyển sang trạng thái “Đã hủy”
- Nếu lịch đã đăng ký và đã được duyệt nhưng có sự thay đổi cần báo hủy thì
phòng ban/đơn vị đã đăng ký tiến hành thao tác báo hủy lịch Lịch sẽ chuyển sang trạng thái “Chờ hủy”.
- Như vậy, trong quy trình đăng ký lịch làm việc, một đăng ký lịch làm việc sẽ lầnlượt có các trạng thái:
Đang tạo Chờ duyệt Đã duyệt hoặc Không duyệt Chờ hủy Đã
hủy
- Lịch làm việc chính thức sẽ bao gồm các lịch có trạng thái “Đã duyệt” và “Chờ hủy”.
1.24 Gửi đăng ký lịch làm việc
Chức năng này dành cho người dùng có quyền “Gửi báo cáo”
Các thao tác thực hiện:
- Nhấn “Đăng ký lịch mới” trong nhóm chức năng “Lịch làm việc” ở menu trái
- Màn hình đăng ký lịch mới hiện ra Nhập các thông tin cần thiết vào như: tuần,thứ, buổi, nội dung đăng ký, thành phần tham gia
- Nhấn nút “Lưu” để lưu đăng ký (chưa gửi) hoặc “Gửi” để gửi đăng ký đi.
Trang 18* Lưu ý: nếu tại màn hình tạo đăng ký lịch bạn chỉ nhấn “Lưu” thì khi chuyển sangdanh sách những đăng ký lịch bạn đã gửi, phải nhấn “Gửi” để chuyển đăng ký đi.
1.25 Báo hủy lịch đã đăng ký
- Nhấp vào “Lịch đã đăng ký” trong nhóm chức năng “Lịch làm việc” ở menu trái
- Màn hình danh sách lịch đã gửi (của bạn) hiện ra Bạn có thể chọn xem theo
tuần: chọn tuần cần xem trong danh sách xổ xuống rồi nhấn nút “Xem” Danh
sách lịch cần xem sẽ hiện ra
- Các đăng ký lịch làm việc có các trạng thái sau: đang tạo, chờ duyệt, đã duyệt, không duyệt, chờ hủy, đã hủy Những đăng ký ở trạng thái “Đã duyệt” và
Trang 19“Chờ hủy” sẽ được hiển thị ra lịch chính thức Để báo hủy lịch đã duyệt, ta nhấnvào “Báo hủy” ở dòng tương ứng của cột “#” của danh sách.
1.26 Tổng hợp lịch làm việc
- Chức năng này được sử dụng bởi người dùng có quyền “Quản trị lịch làm việc”
- Nhấp vào “Tổng hợp lịch” trong nhóm chức năng “Lịch làm việc” ở menu trái
- Màn hình tổng hợp lịch làm việc hiện ra Chọn tuần muốn xem lịch rồi nhấn nút
“Xem lịch đăng ký” Danh sách các lịch làm việc do các phòng ban/đơn vị đã
đăng ký của tuần đó sẽ hiện ra Mặc định sẽ hiện lịch đăng ký của tuần kế tiếp
- Tại màn hình này, người quản trị lịch làm việc có thể thực hiện các thao tác:
o Duyệt lịch đã đăng ký: check chọn lịch cần duyệt (vào ô vuông ở cột cuối
cùng của dòng tương ứng) rồi nhấn nút “Duyệt” ở cuối danh sách
o Dời thời gian của lịch đã đăng ký (đồng ý với nội dung đăng ký nhưngdời thời gian): nhấn biểu tượng cây bút trên dòng tương ứng của lịchcần sửa
o Không duyệt lịch đã đăng ký: check chọn lịch cần thao tác rồi nhấn nút
“Không duyệt” ở cuối danh sách
o Cập nhật thêm các thông tin của lịch như: chủ trì, địa điểm, đơn vị, thànhphần: chỉ sau khi lịch được duyệt mới hiện ra ô để nhập thông tin vào.Sau khi nhập vào nhấn nút “Lưu” để cập nhật sự thay đổi
