TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM TRUYỀN NHẬN VĂN BẢN

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘISỞ TÀI CHÍNH TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM TRUYỀN NHẬN VĂN BẢN ĐƠN VỊ TƯ VẤN VÀ THIẾT KẾ: Công ty TNHH tư vấn thiết kế công nghệ & dịch vụ

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

SỞ TÀI CHÍNH

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM

TRUYỀN NHẬN VĂN BẢN

ĐƠN VỊ TƯ VẤN VÀ THIẾT KẾ:

Công ty TNHH tư vấn thiết kế công nghệ & dịch vụ tổng hợp T.H.A

Địa chỉ: Số 3 - Ngõ Lệnh Cư - P Khâm Thiên - Q Đống Đa - Hà Nội

Điện thoại: 04.6682 5250 - Fax: 04.3851 2353 - Mobile: 0903 267 002

Email: info@tha.vn / support@tha.vn - Website: http://tha.vn

MỤC LỤC:

 CHỨC NĂNG CHUNG 5

 Đăng nhập 5

5

 Đường dẫn vào phần mềm truyền nhận văn bản 5

 QUYỀN VĂN THƯ 6

 Giao diện chính 6

6

1 Đường dẫn tới cổng thong tin điện tử STC 6

2 Tạo văn bản thông thường 6

3 Danh sách văn bản đã tạo 6

4 Danh sách văn bản đến (đã nhận) 6

5 Danh sách văn bản đến lấy từ hệ thống Điều hành nội bộ 6

6 Danh sách văn bản đi lấy từ hệ thống Điều hành nội bộ 6

7 Đường dẫn tới hệ thống ĐHNB (chỉ xuất hiện với người dung có quyền trên cả 2 hệ thống) 6

 Thêm mới văn bản 6

 Thêm mới thông thường 6

7

1 Các thông tin sẵn có 7

2 Nhập và chọn các giá trị cho việc tạo mới 1 bản ghi (1 dòng dữ liệu) 7

3 Nhấp vào các nút tương ứng để thêm mới hoặc hủy bỏ thao tác 7

 Thêm mới bằng văn bản có sẵn: 7

7

1 Click chuột vào biểu tượng kính lúp để xem tự nạp thông tin văn bản 7

8

1 Các thông tin sau khi được tự động nạp 8

 Truyền văn bản đi 8

 Truyền đi: 8

8

9

1 Gắn thêm tệp tin 9

2 Danh sách các tệp tin đã có 9

3 Chọn phòng/ban/đơn vị sẽ nhận văn bản 9

4 Chọn gửi cả phòng hay gửi đại diện 9

5 Chọn gửi SMS hay không 9

6 Ghi chú dành cho đơn vị sẽ nhận văn bản 9

7 Click chuột vào nút “Truyền đi” để gửi văn bản đến các đơn vị đã chọn 9

 Truyền xong: 9

9

1 Danh sách các phòng/ban/đơn vị đã nhận 9

2 Phòng với chỉ 1 cá nhân được nhận 9

3 Click chuột vào “Sửa lại” nếu cần chỉnh sửa 9

4 Click chuột vào “Hoàn thành” để kết thúc thao tác và quay về danh sách văn bản đã tạo 9

 Văn bản đã tạo 9

 Danh sách: 10

10

1 Xem văn bản liên quan (Văn bản trả lời) 10

2 Xem thông tin văn bản đã tạo 10

3 Tim kiếm văn bản đã tạo 10

 Xem thông tin văn bản đã tạo: 10

10

1 Tên phòng/ban/đơn vị đã nhận 10

2 Danh sách các thành viên trong phòng/ban/đơn vị đã nhận 10

3 Tình trạng xem văn bản tương ứng của từng người 10

 Chỉnh sửa văn bản đã tạo: 10

11

1 Chỉnh sửa các file đính kèm bao gồm: Xóa file hiện tại, them file mới 11

2 Giữ nguyên hoặc bỏ chọn 1 hoặc nhiều phòng/ban/đơn vị đã nhận 11

3 Thêm các phòng/ban/đơn vị mới 11

 QUYỀN NGƯỜI DÙNG 11

 Văn bản đến 11

 Lúc chưa xem văn bản: 11

11

1 Click chuột vào “Xem” để xem thông tin chi tiết văn bản 11

 Xem văn bản: 11

12

1 Xem file đính kèm 12

2 Cho ý kiến phản hồi 12

3 Cho văn bản trả lời 12

 Cho văn bản trả lời: 12

13

1 Nạp đủ các thông tin cần thiết 13

2 Click nút “Thêm mới” để hoàn thành bước 1 của việc tạo văn bản trả lời 13

3 Phần thêm file đính kèm sẽ xuất hiện sau khi thao tác số 2 13

14

1 Click nút “Sửa lại” nếu cần chỉnh sửa thông tin văn bản trả lời 14

2 Thêm file đính kèm 14

3 Click nút “Hoàn thành” để hoàn tất các thao tác 14

 Sau khi xem văn bản: 14

14

1 Biểu thị người dung đã xem vào thời gian nào 14

 Tạo văn bản 14

 Tạo văn bản: 14

15

1 Các thông tin sẵn có 15

2 Nhập và chọn các giá trị cho việc tạo mới 1 bản ghi (1 dòng dữ liệu) 15

3 Nhấp vào các nút tương ứng để thêm mới hoặc hủy bỏ thao tác 15

 Truyền đi: 15

15

16

1 Gắn thêm tệp tin 16

2 Danh sách các tệp tin đã có 16

3 Chọn phòng/ban/đơn vị sẽ nhận văn bản 16

4 Chọn gửi cả phòng hay gửi đại diện 16

5 Chọn gửi SMS hay không 16

6 Ghi chú dành cho đơn vị sẽ nhận văn bản 16

7 Click chuột vào nút “Truyền đi” để gửi văn bản đến các đơn vị đã chọn 16

 Truyền xong: 16

16

1 Danh sách các phòng/ban/đơn vị đã nhận 16

2 Phòng với chỉ 1 cá nhân được nhận 16

3 Click chuột vào “Sửa lại” nếu cần chỉnh sửa 16

4 Click chuột vào “Hoàn thành” để kết thúc thao tác và quay về danh sách văn bản đã tạo 16

 Văn bản đã tạo 17

 Danh sách: 17

17

4 Xem văn bản liên quan (Văn bản trả lời) 17

5 Xem thông tin văn bản đã tạo 17

6 Tim kiếm văn bản đã tạo 17

 Xem thông tin văn bản đã tạo: 17

17

4 Tên phòng/ban/đơn vị đã nhận 17

5 Danh sách các thành viên trong phòng/ban/đơn vị đã nhận 17

6 Tình trạng xem văn bản tương ứng của từng người 17

 Chỉnh sửa văn bản đã tạo: 17

18

4 Chỉnh sửa các file đính kèm bao gồm: Xóa file hiện tại, them file mới 18

5 Giữ nguyên hoặc bỏ chọn 1 hoặc nhiều phòng/ban/đơn vị đã nhận 18

6 Thêm các phòng/ban/đơn vị mới 18

 QUYỀN QUẢN TRỊ 18

 Báo cáo chung 18

18

1 Tiêu chí từ ngày đến ngày 18

2 Click vào nút “Tìm kiếm” để lọc dữ liệu cần thiết 19

3 Các dạng kết xuất Excel, Word 19

4 Xem báo cáo chi tiết 19

 Báo cáo chi tiết 19

19

1 Danh sách các văn bản mà từng phòng ban chưa xem 19

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT:

 CHÚ Ý: Chức năng quản trị cao cấp đã được tích hợp vào hệ thống phần mềm Điều hành nội bộ và đã có trong hướng dẫn sử dụng của hệ thống Điều hành nội bộ.

 CHỨC NĂNG CHUNG

 Đăng nhập

1 Tên đăng nhập

2 Mật khẩu đăng nhập

3 Chọn năm cơ sở dữ liệu

4 Nhấp chuột trái vào nút “Đăng nhập” vào hệ thống phần mềm

5 Đăng ký tài khoản nếu chưa có

6 Tải trình duyệt tiêu chuẩn để sử dụng phần mềm

7 Tải hướng dẫn sử dụng

 Đường dẫn vào phần mềm truyền nhận văn bản (đối với người dung có quyền thao tác trên hệ thống Điều hành nội bộ)

1 Click chuột vào đường dẫn để chuyển sang sử dụng phần mềm Truyền nhận văn bản

 QUYỀN VĂN THƯ

 Giao diện chính

1 Đường dẫn tới cổng thong tin điện tử STC

2 Tạo văn bản thông thường

3 Danh sách văn bản đã tạo

4 Danh sách văn bản đến (đã nhận)

5 Danh sách văn bản đến lấy từ hệ thống Điều hành nội bộ

6 Danh sách văn bản đi lấy từ hệ thống Điều hành nội bộ

7 Đường dẫn tới hệ thống ĐHNB (chỉ xuất hiện với người dung có quyền trên cả 2 hệ thống)

 Thêm mới văn bản

 Thêm mới thông thường

1 Các thông tin sẵn có

2 Nhập và chọn các giá trị cho việc tạo mới 1 bản ghi (1 dòng dữ liệu)

3 Nhấp vào các nút tương ứng để thêm mới hoặc hủy bỏ thao tác

 Thêm mới bằng văn bản có sẵn:

1 Click chuột vào biểu tượng kính lúp để xem tự nạp thông tin văn bản

1 Các thông tin sau khi được tự động nạp

 Truyền văn bản đi

 Truyền đi:

1 Gắn thêm tệp tin

2 Danh sách các tệp tin đã có

3 Chọn phòng/ban/đơn vị sẽ nhận văn bản

4 Chọn gửi cả phòng hay gửi đại diện

5 Chọn gửi SMS hay không

6 Ghi chú dành cho đơn vị sẽ nhận văn bản

7 Click chuột vào nút “Truyền đi” để gửi văn bản đến các đơn vị đã chọn

 Truyền xong:

1 Danh sách các phòng/ban/đơn vị đã nhận

2 Phòng với chỉ 1 cá nhân được nhận

3 Click chuột vào “Sửa lại” nếu cần chỉnh sửa

4 Click chuột vào “Hoàn thành” để kết thúc thao tác và quay về danh sách văn bản đã tạo

 Văn bản đã tạo

 Danh sách:

1 Xem văn bản liên quan (Văn bản trả lời)

2 Xem thông tin văn bản đã tạo

3 Tim kiếm văn bản đã tạo

 Xem thông tin văn bản đã tạo:

1 Tên phòng/ban/đơn vị đã nhận

2 Danh sách các thành viên trong phòng/ban/đơn vị đã nhận

3 Tình trạng xem văn bản tương ứng của từng người

 Chỉnh sửa văn bản đã tạo:

1 Chỉnh sửa các file đính kèm bao gồm: Xóa file hiện tại, them file mới

2 Giữ nguyên hoặc bỏ chọn 1 hoặc nhiều phòng/ban/đơn vị đã nhận

3 Thêm các phòng/ban/đơn vị mới

 QUYỀN NGƯỜI DÙNG

 Văn bản đến

 Lúc chưa xem văn bản:

1 Click chuột vào “Xem” để xem thông tin chi tiết văn bản

 Xem văn bản:

1 Xem file đính kèm

2 Cho ý kiến phản hồi

3 Cho văn bản trả lời

 Cho văn bản trả lời:

1 Nạp đủ các thông tin cần thiết

2 Click nút “Thêm mới” để hoàn thành bước 1 của việc tạo văn bản trả lời

3 Phần thêm file đính kèm sẽ xuất hiện sau khi thao tác số 2

1 Click nút “Sửa lại” nếu cần chỉnh sửa thông tin văn bản trả lời

2 Thêm file đính kèm

3 Click nút “Hoàn thành” để hoàn tất các thao tác

 Sau khi xem văn bản:

1 Biểu thị người dung đã xem vào thời gian nào

 Tạo văn bản

 Tạo văn bản:

1 Các thông tin sẵn có

2 Nhập và chọn các giá trị cho việc tạo mới 1 bản ghi (1 dòng dữ liệu)

3 Nhấp vào các nút tương ứng để thêm mới hoặc hủy bỏ thao tác

 Truyền đi:

1 Gắn thêm tệp tin

2 Danh sách các tệp tin đã có

3 Chọn phòng/ban/đơn vị sẽ nhận văn bản

4 Chọn gửi cả phòng hay gửi đại diện

5 Chọn gửi SMS hay không

6 Ghi chú dành cho đơn vị sẽ nhận văn bản

7 Click chuột vào nút “Truyền đi” để gửi văn bản đến các đơn vị đã chọn

 Truyền xong:

1 Danh sách các phòng/ban/đơn vị đã nhận

2 Phòng với chỉ 1 cá nhân được nhận

3 Click chuột vào “Sửa lại” nếu cần chỉnh sửa

4 Click chuột vào “Hoàn thành” để kết thúc thao tác và quay về danh sách văn bản đã tạo

 Văn bản đã tạo

 Danh sách:

4 Xem văn bản liên quan (Văn bản trả lời)

5 Xem thông tin văn bản đã tạo

6 Tim kiếm văn bản đã tạo

 Xem thông tin văn bản đã tạo:

4 Tên phòng/ban/đơn vị đã nhận

5 Danh sách các thành viên trong phòng/ban/đơn vị đã nhận

6 Tình trạng xem văn bản tương ứng của từng người

 Chỉnh sửa văn bản đã tạo:

4 Chỉnh sửa các file đính kèm bao gồm: Xóa file hiện tại, them file mới

5 Giữ nguyên hoặc bỏ chọn 1 hoặc nhiều phòng/ban/đơn vị đã nhận

6 Thêm các phòng/ban/đơn vị mới

 QUYỀN QUẢN TRỊ

 Báo cáo chung

1 Tiêu chí từ ngày đến ngày

2 Click vào nút “Tìm kiếm” để lọc dữ liệu cần thiết

3 Các dạng kết xuất Excel, Word

4 Xem báo cáo chi tiết

 Báo cáo chi tiết

1 Danh sách các văn bản mà từng phòng ban chưa xem.