SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

Quyền và lợi ích của người dân: Quyền và lợi ích của người dân được thể hiện thông qua i Sự tham gia của cộng đồng trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động; ii lao động tạ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC

GIAI ĐOẠN 2 (2010 – 2015) KHOẢN TÍN DỤNG CR 4698-VN

SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN

CHƯƠNG VII NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

Tháng 8 năm 2010

M ỤC L ỤC

I GIỚI THIỆU CHUNG 3

1.1 Những đặc điểm chính của Hợp phần NS PTX là: 3

1.2 Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu của Hợp phần NSPTX 4

II CHỦ ĐẦU TƯ 5

2.1 UBND xã làm Chủ đầu tư: 5

2.2 Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Ban Phát triển xã: 5

2.3 Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS): 6

III CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN 6

3.1 Các hoạt động không được sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX: 6

3.2 Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX: 7

IV CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ 7

4.1 Phân bổ vốn NSPTX và thông báo vốn hàng năm: 7

4.2 Chuẩn bị đầu tư: 9

V THỦ TỤC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI THÔN BẢN 15

5.1 Khảo sát, thiết kế và lập dự toán 15

5.2 Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán 16

5.3 Thủ tục mua sắm đấu thầu trong phạm vi Hợp phần Ngân sách Phát triển xã 17

5.3.1 Khung pháp lý 17

5.3.2 Thủ tục mua sắm có sự tham gia của cộng đồng 18

5.3.3 Hướng dẫn thực hiện các phương pháp đấu thầu mua sắm có sự tham gia cộng đồng (CP): 19

5.3.4 Xét duyệt của Ngân hàng Thế giới và Chính phủ về ĐTMS các tiểu dự án của hợp phần Ngân sách phát triển xã 22

5.3.5 Quản lý Hợp đồng: 22

5.3.6 Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại: 22

5.4 Thi công và giám sát thi công công trình: 22

5.5 Chi phí quản lý và hành chính 23

VI NGHIỆM THU, BÀN GIAO, KHAI THÁC, VẬN HÀNH TIỂU DỰ ÁN 23

6.1 Nghiệm thu, bàn giao 23

6.2 Quản lý, vận hành bảo trì công trình 24

VII THỦ TỤC GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN 24

7.1 Tài khoản 24

7.2 Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụng 24

7.3 Các khoản chi tiêu và thủ tục thanh toán của Ban PTX: 24

7.3.1 Các khoản chi tiêu của Ban PTX: 24

7.3.2 Hồ sơ thanh toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi: 24

7.3.3 Chuyển vốn từ TKDA huyện về TKDA xã và thanh toán của cấp xã: 25

VIII BÁO CÁO THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN, THỰC HIỆN HỢP PHẦN 28

8.1 Báo cáo của thôn, bản 28

8.2 Báo cáo của Ban phát triển xã 28

IX LẬP VÀ PHÊ DUYỆT BÁO CÁO QUYẾT TOÁN 29

X ĐÓNG GÓP CỦA NGƯỜI HƯỞNG LỢI 29

XI QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN 30

11.1 Trách nhiệm quản lý tài chính 30

11.2 Công tác kế toán 32

11.3 Kiểm toán 33

11.4 Công khai thông tin tài chính 33

1

CÁC TỪ VIẾT TẮT

Dự án GNMNPB -2 Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc giai đoạn 2NSPTX Ngân sách Phát triển xã

Ban ĐPDATW Ban Điều phối Dự án Trung ương

Ban QLDA Ban Quản lý Dự án

Ban PTX Ban Phát triển xã

UBND Uỷ ban Nhân dân

KBNN Kho bạc Nhà nước

Phòng TC- KH Phòng Tài chính – Kế hoạch

Sở KH&ĐT Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sở NN&PTNT Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

NHNo Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

WB Ngân hàng Thế giới

I GIỚI THIỆU CHUNG

Hợp phần Ngân sách phát triển xã (NSPTX) là một hợp phần của Dự ánGiảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – giai đoạn 2 (GNMNPB-2) Hợp phần nàynhằm tiếp nối sự thành công của hợp phần Ngân sách Phát triển xã trong dự ánGNMNPB giai đoạn 1 (2002-2007) như là một đặc điểm nổi bật và sáng kiến của

dự án Vốn dành cho hợp phần này không dưới 35% vốn phân bổ cho tỉnh, nhằmduy trì động lực tăng cường năng lực cho các xã và cộng đồng địa phương, quản lýtrực tiếp các khoản đầu tư quy mô nhỏ tại thôn bản và các hoạt động phát triển kinh

tế địa phương Hợp phần này cũng sẽ nhấn mạnh đến các hoạt động sinh kế vàhướng mục tiêu ưu tiên cho những nhu cầu của phụ nữ Các hoạt động quy mô nhỏ

tại thôn bản- gọi là Tiểu dự án- sẽ được lựa chọn thông qua quá trình lập kế hoạch

có sự tham gia của người dân do Ban Phát triển xã (PTX) tiến hành với sự hỗ trợcủa “Hướng dẫn viên cộng đồng” (gọi tắt là CF) Việc lập kế hoạch thực hiện củahợp phần NSPTX sẽ được tiến hành hàng năm Ban PTX sẽ trình danh mục các tiểu

dự án do người dân đề xuất cho Ban Quản lý dự án huyện theo từng năm, danh mụcnày sau khi được Ngân hàng Thế giới xem xét và không phản đối sẽ được đưa vàochỉ tiêu kế hoạch nhà nước và UBND huyện giao chi tiết danh mục thực hiện củahợp phần NSPTX

Hợp phần Ngân sách Phát triển xã tiếp tục hỗ trợ phân cấp quản lý các hoạtđộng phát triển thông qua việc tạo cơ hội cho cấp xã được quản lý một khoản ngânsách- xã làm Chủ đầu tư Việc này khuyến khích người dân địa phương kiểm soátvới mức độ cao hơn các hoạt động phát triển trong cộng đồng của mình, thông quaviệc được tham gia xác định và thực thi, giám sát các tiểu dự án Hợp phần NSPTX

là một khoản đầu tư từ Ngân sách nhà nước, được hạch toán và quản lý theo quyđịnh của Luật Ngân sách Nhà nước, nhằm đảm bảo hiệu quả và bảo toàn vốn đầu tư.Trong quá trình thực hiện Hợp phần, các địa phương phải tuân thủ chặt chẽ các nộidung trong thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về cơ chế quản lý tài chính đượcchi tiết cụ thể bằng tài liệu hướng dẫn này Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định hiệnhành của Nhà nước

● Các khoản ngân sách cho những tiểu dự án đã được phê duyệt và thực hiện

sẽ được Kho bạc Nhà nước huyện (KBNN huyện) kiểm soát chi, hình thức kiểmsoát là kiểm soát trước và thanh toán thông qua Chi nhánh NHNo và PTNT huyện

3

● Tổng số tiền cho Hợp phần NSPTX không dưới 35% nguồn vốn vay của

WB của dự án phân bổ cho mỗi tỉnh Phương pháp phân bổ vốn cho các xã, thôn

bản không chia bình quân và phải được công khai, minh bạch ngay từ khi triển khai

dự án Tất cả các thôn bản đều được hưởng lợi từ nguồn vốn của Hợp phần NSPTX,

ưu tiên cho thôn bản nghèo hơn và xa trung tâm xã hơn

● Việc thực hiện Hợp phần NSPTX sẽ dựa trên các kế hoạch hàng năm đượccác cấp thông qua và chỉ được thực hiện sau khi Ban Phát triển xã (Ban PTX) và kếtoán xã đã được tập huấn về quy trình, thủ tục thực hiện hợp phần, bao gồm cả tậphuấn về quản lý tài chính

● Các thông tin liên quan đến hợp phần này sẽ được công khai tại cấp xã vàthôn bản trong cả giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện

● Cấp xã (UBND xã) làm chủ đầu tư các TDA của hợp phần NSPTX, tuynhiên việc thẩm định Thiết kế kỹ thuật thi công (TKKTTC), dự toán các tiểu dự án

do các phòng chức năng thuộc UBND huyện thẩm định; phê duyệt báo cáo quyếttoán vốn đầu tư do UBND huyện quyết định

1.2 Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu của Hợp phần NSPTX

Khi các địa phương lập kế hoạch để thực hiện các hoạt động trong phạm vi Ngânsách phát triển xã, cần bám sát một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:

a Tập trung vào các hoạt động giảm nghèo: Ngân sách PTX đem lại lợi ích cho

các công đồng nghèo miền núi thông qua việc tạo nên các cơ hội sản xuất, thu nhập, việc làm và thị trường cho đồng bào dân tộc thiểu số tăng thu nhập cho họ góp phần phát triển sinh kế bền vững và giảm nghèo Nâng cao vị thế của Phụ nữ, giảm thiểu rủi ro sinh kế, cải thiện cuộc sống thông qua đầu tư cho các nhu cầu cụ thể của Phụ nữ.

b Vấn đề giới, các nhóm dễ bị tổn thương và dân tộc thiểu số: Cả nam giới và

phụ nữ đều được tham gia một cách bình đẳng và đầy đủ trong quá trình ra quyết định, cũng như hưởng lợi từ Ngân sách PTX Một số ưu tiên nhất định cần được dành cho nhóm phụ nữ cũng như các nhóm dễ bị tổn thương khác trong cộng đồng.

c Quản lý vốn và lập kế hoạch sử dụng vốn : Các cộng đồng người dân vùng dự

án được quyền tự do quyết định làm thế nào để sử dụng một cách tốt nhất nguồn vốn của hợp phần Ngân sách PTX dành cho họ.

d Phân cấp quản lý: Các cấp từ Trung ương đến tỉnh, huyện dự án là các cấp

tham gia quản lý dự án Riêng hợp phần ngân sách phát triển xã, giao cho xã làm chủ đầu

tư trên nguyên tắc đảm bảo rằng Ngân sách PTX được lập kế hoạch và sử dụng vốn một cách đúng đắn cho lợi ích của người dân vùng dự án, nhóm những người nghèo, người dân tộc thiểu số,nhóm người dễ bị tổn thương và ưu tiên các đề xuất của phụ nữ.

e Quyền và lợi ích của người dân: Quyền và lợi ích của người dân được thể hiện

thông qua (i) Sự tham gia của cộng đồng trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động; (ii) lao động tại chỗ có cơ hội tham gia thực hiện các tiểu dự án để tạo thêm thu nhập (iii) người dân tham dự các cuộc họp để thảo luận sẽ sử dụng Ngân sách PTX như thế nào, và (iv) đóng góp tiền mặt và hiện vật nếu cần và thấy phù hợp.

g Quản lý môi trường và sử dụng tài nguyên thiên nhiên một cách bền vững:Các hoạt động sử dụng Ngân sách PTX sẽ không được xâm hại môi trường và nguồn

tài nguyên thiên nhiên; quản lý tốt đất đai, rừng, nước để đem lại lợi ích cho hiện tại và các thế hệ tương lai.

h Học tập kinh nghiệm: Thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện, quản lý và vận

hành các tiểu dự án, cần chú trọng rút ra được các bài học kinh nghiệm trong việc làm thế nào để các dịch vụ đến được với người nghèo, phụ nữ hay các cộng đồng một cách tốt hơn.

i Hưởng lợi chung của cộng đồng: Lợi ích có được từ Ngân sách PTX cần làm thế

nào để cộng đồng chung có thể cùng hưởng lợi, đặc biệt phụ nữ nghèo và dân tộc thiểu số.

II CHỦ ĐẦU TƯ 2.1 UBND xã làm Chủ đầu tư:

Một trong những mục đích quan trọng của Hợp phần NSPTX là hướng tớiviệc giao cho tất cả các xã dự án làm Chủ đầu tư và chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các

tiểu dự án Ban Phát triển xã do UBND huyện quyết định thành lập, thay mặt Chủ

đầu tư là UBND xã tổ chức thực hiện Tuy nhiên, năng lực quản lý của cấp xã thựchiện Dự án Giảm nghèo (kể cả xã đã tham gia giai đoạn 1) chưa đồng đều Nên giaiđoạn đầu, chỉ nên chọn một số xã đủ năng lực thực hiện trước, sau đó rút kinh nghiệmtriển khai rộng rãi để tránh rủi ro có thể xảy ra trong quản lý tài chính, đảm bảo hiệuquả đầu tư các hoạt động, tạo điều kiện cho xã nâng cao trình độ, học tập lẫn nhau

Một số điều kiện cơ bản để các xã làm chủ đầu tư Hợp phần NSPTX:

(i) Kế toán ngân sách xã có trình độ trung cấp; hoặc nếu có trình độ sơ cấp thì phải

có từ 3 năm công tác liên tục trở lên trong nghề kế toán hoặc quản lý tài chính.(ii) Các thành viên chủ chốt của Ban PTX đã được Dự án GNMNPB 2 tập huấn

về thủ tục thực hiện hợp phần NSPTX, bao gồm cả tập huấn về quản lý tàichính, kế toán

Trước khi thực hiện Hợp phần NSPTX, Ban QLDA tỉnh phối hợp với BanQLDA huyện tiến hành đào tạo cho Ban PTX các xã mới và đào tạo bổ sung choBan PTX các xã giai đoạn 1 Sau đó tiến hành đánh giá năng lực quản lý dự án,quản lý tài chính và kế toán của các xã dự án, những xã năng lực chưa đáp ứng yêucầu cần tổ chức cho Ban PTX tham quan học tập các xã làm tốt (có thể triển khaimuộn hơn từ 6 đến 12 tháng) Đồng thời, tăng cường sự trợ giúp của CF và cán bộBan QLDA huyện đối với các xã này

Ngay cả đối với các xã làm Chủ đầu tư ngay từ năm đầu tiên thực hiện Hợpphần, bên cạnh CF, Ban QLDA huyện vẫn phải thường xuyên cử các cán bộ củamình xuống giúp đỡ, hỗ trợ

Các xã chưa thực hiện hợp phần NSPTX ngay năm đầu tiên sẽ được bảo lưu

số vốn và sử dụng trong những năm tiếp theo Những xã trong quá trình thực hiệnđược đánh giá là có hiệu quả, sẽ được xem xét tăng thêm vốn cho hợp phần NSPTXvào thời điểm đánh giá giữa kỳ của dự án Tiền tiết kiệm trong quá trình thực hiệnđấu thầu, mua sắm được bảo lưu cho NSPTX, và được tiếp tục đầu tư cho các Tiểu

dự án khác trước khi dự án kết thúc (tháng 6/2015)

2.2 Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Ban Phát triển xã:

Ban PTX là một trong các cấp quản lý dự án từ Trung ương đến địa phươngđược Chủ tịch UBND huyện ký quyết định thành lập

5

Ban PTX là một tổ chức hoạt động theo hình thức kiêm nhiệm, trực thuộcUBND xã Là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng mởtại NHNo huyện Thành phần của Ban PTX gồm: Trưởng ban là Chủ tịch (hoặc PhóChủ tịch) UBND xã; Hội trưởng Hội Phụ nữ xã làm Phó ban Các thành viên khácgồm: Kế toán; một địa chính xã và 2 đại diện cho mỗi thôn bản (một nam và mộtnữ), và đại diện một số ban, ngành của xã.

Ban Giám sát xã để giám sát các hoạt động của dự án Thành viên Ban Giámsát gồm đại diện Hội đồng Nhân dân xã, Mặt trận Tổ quốc, Hội đoàn thể khác vàđại diện người dân Đối với xã có chương trình 135 giai đoạn II hoặc chương trình

dự án khác: Ban PTX, Ban Giám sát có thể lồng ghép với Ban Quản lý/Giám sátchương trình 135 hoặc Ban Quản lý/Giám sát dự án khác

Ban PTX được UBND xã, UBND huyện chỉ đạo về mặt chủ trương, đườnglối; Ban Quản lý dự án tỉnh và huyện chỉ đạo về mặt chuyên môn, nghiệp vụ Ngoài

ra, hoạt động của Ban PTX còn được UBND xã, các cấp quản lý dự án và các cộngđồng tại thôn bản giám sát theo các phương thức khác nhau

Ban PTX có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

a) Tổ chức các cộng đồng họp thôn bản để lập kế hoạch, tham gia thực hiện,giám sát các hoạt động thực thi các tiểu dự án của Hợp phần NSPTX và các côngtrình thuộc dự án giảm nghèo được đề xuất và thực hiện trên địa bàn xã

b) Trực tiếp quản lý và triển khai thực hiện Hợp phần NSPTX, bao gồm việcthực hiện các bước từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, nghiệm thu bàn giao và đưatiểu dự án vào khai thác, sử dụng Hướng dẫn các thôn bản xây dựng quy ước vềquản lý và sử dụng bảo trì vận hành tiểu dự án

c) Ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị, cộng đồng (thường không có

tư cách pháp nhân) hoặc cá nhân cung cấp các hàng hoá, xây lắp và dịch vụ cho hợpphần NSPTX

2.3 Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS):

Thông tin cơ bản về quá trình thực hiện các hoạt động thuộc Hợp phầnNSPTX (do Ban PTX báo cáo quý, 6 tháng…) được cán bộ huyện nhập vào hệ thốngquản lý dữ liệu từ Ban QLDA huyện, gửi về Ban QLDA tỉnh và Ban ĐPDATW đểtổng hợp và theo dõi chung, qua đó hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý

Ban QLDA tỉnh trang bị máy vi tính và tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán bộquản lý dữ liệu (MIS) của Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và Ban PTX (nếu cần)

III CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN 3.1 Các hoạt động không được sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX:

Các hoạt động đầu tư trong Hợp phần NSPTX phải đảm bảo tuân thủ cácnguyên tắc:

a) không vi phạm các quy định pháp luật và chính sách của nhà nước;

b) không trùng lặp với các hoạt động đã được đầu tư trong những hợp phần

khác của dự án (ví dụ trong hợp phần 1 ‘Phát triển kinh tế huyện’) hoặc đã được

chương trình, dự án khác của chính phủ, của các nhà tài trợ đầu tư trên địa bàn (ví

dụ Chương trình 135-II vv…);

c) không gây ra những tác động về môi trường sinh thái; nguy hại tới công

bằng và lợi ích xã hội; phương hại tới truyền thống, văn hoá, tập quán sinh hoạt củangười dân địa phương; gây chia rẽ đoàn kết trong nội bộ cộng đồng; và

d) không thực hiện bất kỳ hoạt động nào có tác động tiêu cực tới đời sống

chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội của thôn bản và các khu vực lân cận Chi tiết cụthể xem Danh mục các tiểu dự án không được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần

NSPTX tại Biểu 1 – Phụ lục 1.

3.2 Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX:

Các hoạt động đầu tư phải do người dân đề xuất trong các cuộc họp thônbản/Chi hội phụ nữ Đây là những hoạt động thường có quy mô nhỏ, lẻ, phục vụcho nhu cầu trong thôn bản; có thể có trường hợp số người hưởng lợi không nhiềunhưng nhu cầu đầu tư cấp bách và được cộng đồng nhất trí thì hoạt động đó vẫnđược lựa chọn Những hoạt động này nhằm tạo sự ổn định cho nhóm hộ và hộ giađình; đóng góp cải thiện đời sống kinh tế, xã hội (đặc biệt là giảm gánh nặng chophụ nữ) hoặc cải thiện cơ hội sinh kế cho sản xuất, thu nhập, việc làm và thị trườngcho đồng bào nghèo và dân tộc thiểu số, hỗ trợ vật chất cho những hộ gia đìnhnghèo nhất trong thôn bản Các Tiểu dự án trong Hợp phần NSPTX nằm trong 3Tiểu hợp phần:

(i) Tiểu hợp phần 2.1 “Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản” (tối đa50% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Xây dựng mới và nâng cấp công trình hạtầng quy mô nhỏ cấp thôn/bản nhằm cải thiện cơ sở vật chất chung của thôn bản,với điều kiện những công việc này không quá phức tạp tới mức phải thuê một công

ty xây dựng thi công

(ii) Tiểu hợp phần 2.2 “Hỗ trợ sinh kế và các dịch vụ sản xuất” (tốithiểu 30% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ các nhóm cùng sở thích tiếnhành các hoạt động sản xuất (nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản vv…) và doanhnghiệp quy mô nhỏ (như kinh doanh bán lẻ, sản xuất quy mô nhỏ tại xã.vv…)

Việc hỗ trợ các hoạt động sinh kế còn chưa có nhiều kinh nghiệm của cácbên liên quan, tiểu hợp phần này sẽ được tiến hành thử nghiệm tại một vài huyện

trước khi xác đinh phương thức tiến hành chi tiết và áp dụng trên quy mô rộng (sẽ

được hướng dẫn chi tiết sau).

(iii) Tiểu hợp phần 2.3 “Hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế xãhội của phụ nữ” (tối thiểu 20% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ các hoạtđộng do nhóm phụ nữ thôn bản lựa chọn để nâng cao đời sống kinh tế và vị thế xãhội của họ Hội Phụ nữ xã sẽ đóng vai trò chủ chốt trong việc hướng dẫn lựa chọnTiểu dự án của các Chi hội Phụ nữ và tổng hợp chung vào kế hoạch của xã

(chi tiết về các Tiểu dự án hợp lệ được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần

NSPTX cho mục đích tham khảo được trình bày tại Biểu số 2 – Phụ lục 1)

7

IV CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ

4.1 Phân bổ vốn NSPTX và thông báo vốn hàng năm:

a Vốn NSPTX của tỉnh:

Tổng vốn WB toàn dự án: 150 triệu USD

Phân bổ tạm thời cho các tỉnh và cho hợp phần NSPTX như sau:

bố trí từ nguồn vốn đối ứng, thành một dòng ngân sách riêng tại Hợp phần 4 và doBan QLDA huyện quản lý và chi tiêu để thuận tiện cho quản lý và hạch toán

Trong quá trình thực hiện, nếu địa phương làm tốt có thể được phân bổ thêm

từ nguồn vốn chưa phân bổ

b Vốn NSPTX phân bổ cho xã:

- Nguyên tắc phân bổ vốn NSPTX cho các xã thuộc dự án tỉnh, huyện:

Không chia bình quân cho các xã trong vùng dự án mà căn cứ vào số hộ nghèo củacác xã dự án để phân bổ (theo số liệu trong Báo cáo Nghiên cứu khả thi của tỉnhđược duyệt) Các xã càng có nhiều hộ nghèo càng được phân bổ nhiều vốn

- Cách xác định vốn NSPTX cho từng xã như sau: Lấy vốn WB của hợpphần NSPTX của từng tỉnh (tạm quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá 17.000đ/USD) chiacho tổng số hộ nghèo toàn tỉnh được số vốn bình quân cho một hộ nghèo Lấy sốvốn bình quân cho mỗi hộ nghèo nhân với tổng số hộ nghèo trong xã thì được sốvốn NSPTX của xã đó

c Nguyên tắc phân bổ vốn cho các thôn bản thuộc các xã dự án:

Các Ban PTX dưới sự hướng dẫn và hỗ trợ của Ban QLDA huyện và cán bộ

CF phân bổ vốn cho các thôn bản với một số nguyên tắc sau:

- Ưu tiên cho các thôn bản nghèo nhất và hẻo lánh, xa xôi nhất tính từ trungtâm xã.

- Các thôn bản đều được phân bổ vốn đầu tư nhưng không chia bình quân,không rải đều vốn cho tất cả các thôn bản Đảm bảo đầu tư tiểu dự án hoàn chỉnhtrong năm

- Dành đủ tỷ lệ 20% vốn NSPTX cho Chi hội phụ nữ thôn chủ động triểnkhai theo kế hoạch chung của xã

- Không được vượt quá tổng nguồn vốn NSPTX được phân bổ cho xã

- Ngoài phần vốn vay của WB, còn có phần vốn do người dân tự nguyệnđóng góp bằng công lao động, vật liệu hoặc bằng tiền (xem mục X)

- Đầu tư hoạt động/tiểu dự án thuộc hợp phần NSPTX không có vốn đối ứngbằng tiền của Chính phủ

- Căn cứ kế hoạch hàng năm của huyện, khả năng giải ngân của tỉnh vànhững thay đổi về mức vốn đầu tư (do tỷ giá, điều chỉnh quy mô,…), khoảng đầutháng 5 hàng năm, Ban QLDA tỉnh thông báo dự kiến kế hoạch vốn NSPTX nămsau cho Ban QLDA huyện Ban QLDA huyện căn cứ vào thông báo vốn của tỉnh,vào yêu cầu và khả năng thực hiện của xã, thông báo tổng mức đầu tư NSPTX chotừng xã; chỉ đạo và hướng dẫn xã tiến hành tham vấn cộng đồng, lập kế hoạch đầu

tư bằng nguồn NSPTX cho năm sau

4.2 Chuẩn bị đầu tư:

Các đề xuất tiểu dự án sẽ được chuẩn bị và đề xuất hàng năm tại thôn bản

Để đảm bảo thông tin có thể đến được với toàn bộ người dân của các thôn bản vàgiúp các thôn bản/ Hội Phụ nữ có thể triển khai tốt việc lập kế hoạch, Ban QLDAhuyện thông báo cho các Ban PTX về tổng ngân sách của Hợp phần NSPTX trongnăm của từng xã, sau đó từng Ban PTX cần:

● Thông tin cho lãnh đạo của từng thôn bản, Hội Phụ nữ về tổng vốnNSPTX của xã trong năm kế hoạch, mức ngân sách cho từng thôn bản/Chi hội Phụ

nữ, nhắc lại danh mục các tiểu dự án không hợp lệ Thông tin này được nêu côngkhai tại các cuộc họp thôn bản và niêm yết tại nơi công cộng

● Hướng dẫn chi tiết cho lãnh đạo các thôn bản, Chi hội Phụ nữ biết về cáctiêu chí để lựa chọn các tiểu dự án, cách thức tổ chức các cuộc họp đối với ngườidân của từng thôn bản, Chi hội/nhóm Phụ nữ thôn bản cách thức ghi chép thông tintrong các cuộc họp thôn bản, Chi hội, thời gian tổ chức cuộc họp thôn bản, Chi hội/nhóm Phụ nữ Các cuộc họp đề xuất tiểu dự án nên có cán bộ chủ chốt của Ban PTX

và cán bộ CF tham dự; nếu cán bộ NSPTX của Ban QLDA huyện có thể tham dự

9

thì sẽ càng hiệu quả Nếu cuộc họp có nội dung thảo luận để lập kế hoạch cho tiểuhợp phần 1.1 thì bắt buộc phải có sự tham gia của cán bộ Ban QLDA huyện

● Với sự trợ giúp của CF và Ban PTX, các thôn bản/chi hội phụ nữ sẽ sửdụng Đánh giá nông thôn có sự tham gia (PRA) để xác định các tiểu dự án trongdanh mục ưu tiên (Các kỹ năng PRA sẽ được tư vấn do Ban Điêu phối DATW thuêtuyển xây dựng thành một bộ tài liệu đào tạo để có thể phổ biến và hướng dẫn cho

CF, Ban PTX và các cán bộ có liên quan)

Các bước tiến hành tham vấn cộng đồng được tóm tắt như dưới đây, nội

dung tương tự có thể tham khảo các trong Chương 2 “Quy trình lập kế hoạch

hàng năm có sự tham gia” trong Sổ tay Hướng dẫn thực hiện dự án (PIM).

Sẽ có ít nhất 2 cuộc họp được tổ chức tại mỗi thôn bản tại mỗi chu kỳ kế hoạch hàng năm, bao gồm: một cuộc họp với tất cả các hộ dân trong thôn bản

để xác định các hoạt động cho Tiểu HP 1.1 và 2.1 (sau đây gọi tắt là Họp thôn bản), một cuộc họp dành riêng cho phụ nữ để xác định các hoạt động thuộc Tiểu HP 2.3 (sau đây gọi tắt là Họp phụ nữ) Riêng cách xác định các hoạt động

cho Tiểu HP 2.2 sẽ có hướng dẫn chi tiết sau khi có kết quả thí điểm Hai cuộc

họp có thể tổ chức vào hai ngày liên tục hoặc cách quãng, tuỳ vào điều kiện cụ thể

của thôn bản nhưng không nên tổ chức chung vào một ngày Phần dưới đây trình

bày cách triển khai các bước của một cuộc họp tham vấn và cách thức làm áp dụngchung cho cả hai cuộc họp nêu trên

Bước 1- Họp tại thôn bản để xác định các hoạt động ưu tiên:

Chủ trì cuộc họp thôn bản: Với cuộc Họp thôn bản: Là Trưởng thôn bản và cán

bộ Ban PTX, với sự hỗ trợ của cán bộ CF Với cuộc Họp Phụ nữ: Là Chi hội

trưởng chi hội phụ nữ thôn bản, Hội trưởng Hội phụ nữ xã, với sự hỗ trợ của CF.

Cán bộ Ban QLDA huyện tham gia càng nhiều càng tốt, nhưng chỉ nên đóng vai tròcung cấp thêm thông tin, giải thích rõ các chính sách và quy trình dự án, quan sát đểđúc rút ra bài học kinh nghiệm, đóng góp cho các đợt giám sát và đánh giá về Dự

án Cán bộ Ban QLDA huyện không được phép áp đặt ý kiến chủ quan từ trênxuống đối với các cuộc họp thôn bản

Địa điểm tổ chức cuộc họp: Tại nơi sinh hoạt công cộng của thôn bản, hội trường

UBND xã hoặc một địa điểm khác thuận tiện đi lại và đủ rộng để bà con có thể theodõi được nội dung cuộc họp và phát biểu ý kiến khi cần Người già yếu, phụ nữđược bố trí chỗ ngồi thuận tiện và được khuyến khích phát biểu ý kiến

Thông báo họp: Trưởng thôn chủ trì việc thông báo thời gian, địa điểm, nội dung

chủ yếu của cuộc họp tới từng gia đình, nên thông báo trước ít nhất là một ngày để

bà con có thể bố trí thời gian tham gia, thời gian họp nên phù hợp và không ảnhhưởng đến công việc đồng áng nương rẫy của bà con

Thành phần tham gia cuộc họp: Ngoài các thành phần nêu trên chủ trì và hỗ trợ

cuộc họp, cần có đại diện Ban GS xã và tất cả các hộ gia đình (gồm cả thành viênnam và nữ của gia đình) trong thôn bản Một cuộc họp thôn bản phải đảm bảo có ítnhất 51% số hộ gia đình trong thôn bản tham gia thì mới được tổ chức Nếu ít hơn51% thì phải chuyển sang họp vào ngày khác

Cách thức tiến hành cuộc họp:

● Người chủ trì cuộc họp giới thiệu thành phần tham gia cuộc họp, cử ngườilàm thư ký ghi biên bản cuộc họp, nêu mục đích cuộc họp và công bố các

thông tin như (i) các thông tin cơ bản của dự án, (ii) tổng vốn đầu tư thuộchợp phần NSPTX phân bổ cho xã trong cả đời dự án và dự kiến vốn đầu tư

cho năm tới, (iii) đọc “Danh mục các hoạt động không hợp lệ” và “Danh

mục các hoạt động hợp lệ có tính chất tham khảo”, (iv) cách thức phát

biểu ý kiến của từng cá nhân, nhóm người (để tăng hiệu quả cuộc họp); (v)cách thức bỏ phiếu lựa chọn hoạt động

 Người dân tiến hành thảo luận, trao đổi trong thời gian tối thiểu là 45 phút,phụ nữ được tổ chức thảo luận theo một hoặc một số nhóm riêng để cónhiều cơ hội hơn trong việc nêu ý kiến, nguyện vọng của mình Ưu tiênphụ nữ, người già yếu được có ý kiến đề xuất trước

 Người chủ trì ghi danh sách tất cả các hoạt động do bà con đề xuất lên giấy

khổ to, chú ý loại bỏ ngay các hoạt động trùng lắp với các chương trình, dự

án khác trên địa bàn xã, thôn bản hoặc nằm trong ‘Danh mục các hoạt

động không hợp lệ’

 Người chủ trì tổ chức cho bà con sắp xếp các hoạt động ưu tiên theo hìnhthức bỏ phiếu Mỗi hộ gia đình tham gia họp được bỏ một phiếu và phiếunên được tổ chức bỏ theo hình thức bỏ phiếu Tiến hành kiểm phiếu và sắp

xếp các hoạt động, công trình theo thứ tự ưu tiên Danh sách các hoạt

động ưu tiên của thôn bản được đọc công khai và ghi vào biên bản cuộc

họp Lưu ý: Nếu có 2 tiểu dự án có số lượng phiếu bằng nhau thì ưu tiênchọn TDA có nhiều phiếu bầu của phụ nữ

 Thảo luận sơ bộ cách thức triển khai thực hiện các tiểu dự án ưu tiên, câu

hỏi sẽ là “Nếu tiểu dự án, công trình này được cấp có thẩm quyền phê

duyệt thì chúng ta sẽ thực hiện như thế nào?” Riêng đối với các công trình

hạ tầng, cần bàn luôn về cách thức tổ chức vận hành, bảo trì

Lập biên bản cuộc họp trong đó bao gồm cả danh sách người tham gia, đọc

thông qua Biên bản phải ghi đầy đủ tất cả các hoạt động dự án do người dân đề

xuất và danh sách các hoạt động ưu tiên theo tiểu hợp phần 1.1 và 2.1 Trưởng

thôn bản, đại diện thôn bản và đại diện Ban PTX thay mặt bà con ký vào biên bản.Biên bản họp thôn lựa chọn hoạt động dự án hàng năm được lập theo mẫu tại Biểu

- Nếu cuộc họp được tiến hành bằng tiếng phổ thông (Kinh) thì phải bố trí thêm phiên

dịch tiếng dân tộc nếu thôn bản đó có người không nói được tiếng phổ thông.

- Khi mời các hộ gia đình đi họp, không nên mời quá gấp gáp và phải nói rõ chủ đề

của cuộc họp để đồng bào có thời gian suy nghĩ trước; Không nên mời đi họp một cách chung chung, ví dụ là “mỗi gia đình có một người đi họp”, bởi vì nếu mời như vậy thì thông thường người nam giới trong gia đình sẽ đi họp và sẽ không có nhiều cơ hội cho phụ nữ tham gia Cho nên, nên mời cả vợ và chồng cùng đi họp và động viên người phụ

nữ trong gia đình đi họp Cuộc họp có tỷ lệ nữ giới tham gia cao thì càng tốt.

- Thôn bản nào đông dân, có thể tổ chức 2, thậm chí đến 3 cuộc họp bởi vì nếu số người tham dự một cuộc họp ở thôn bản đông quá (từ 60- 70 người trở lên) thì hiệu quả thảo luận sẽ không cao và khó điều hành Các thôn bản chưa có nhà sinh hoạt cộng đồng, cần bố trí địa điểm họp cho phù hợp Âm thanh phải đủ lớn để bà con có thể nghe rõ được các nội dung Nếu có điều kiện, nên bố trí loa cầm tay hoặc loa phóng thanh để tránh việc người tham dự không thể nghe được đầy đủ thông tin do chỗ ngồi quá xa, hoặc tiếng chủ toạ quá nhỏ.

Đối với các tiểu dự án cần phải bảo trì vận hành:

Do việc vận hành và bảo trì các tiểu dự án rất quan trọng đối với hiệu quảcủa tiểu dự án đó, cho nên tại cuộc họp thôn bản, cần phải bàn bạc về việc thôn bản

sẽ vận hành và bảo trì tiểu dự án như thế nào, sau khi đã hoàn thành đầu tư Thônbản cần quyết định và ghi cụ thể trong “Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất”những vấn đề sau:

1 Những yêu cầu về vận hành và bảo dưỡng để có thể đạt được lợi ích tối đa từ tiểu dự án.

Các biên bản họp thôn, đề xuất Tiểu dự án phải được lưu trữ tại xã làm cơ sở cho

quá trình giám sát và đánh giá tác động sau này.Bước 2- Lập đề xuất và nộp đề

xuất lên Ban Phát triển xã.

Ban PTX và cán bộ CF hướng dẫn cho Người chủ trì cuộc họp lập “Thông

tin cơ bản về các tiểu dự án theo đề xuất” (Biểu số 2, Phụ lục 2) Thông tin có thể

viết tay nhưng cần chú ý viết rõ ràng, rành mạch và đúng mẫu của dự án quy định.Biên bản họp thôn bản và Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất được gửi lênBan PTX

Trong quá trình thực hiện hợp phần, cán bộ CF và cán bộ Ban QLDA huyệncần hướng dẫn thật cụ thể cho Ban PTX và Lãnh đạo thôn bản/Chi hội phụ nữ cách

mô tả tóm tắt tiểu dự án đề xuất

Biên bản cuộc họp thôn bản, Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất, quychế quản lý (nếu có) nộp cho Ban PTX Biên bản họp của Chi hội phụ nữ, Thông tin

cơ bản về các tiểu dự án do phụ nữ đề xuất, bản quy chế sử dụng (nếu có) nộp choHội phụ nữ xã tổng hợp và đưa vào báo cáo chung của Ban PTX

Bước 3- Sàng lọc tiểu dự án tại cấp xã, sắp xếp ưu tiên:

a) Quy trình sàng lọc, sắp xếp ưu tiên:

 Sau khi tổ chức họp xong tại tất cả các thôn bản Ban PTX cùng Hội Phụ nữ

xã tiến hành tổng hợp các hoạt động ưu tiên do các thôn bản và phụ nữ đề

xuất thành hai danh sách: Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của xã cho

Tiểu HP 1.1 và 2.1 (Hạ tầng) và Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của

xã cho Tiểu HP 2.3 (Phụ nữ).

 Ban PTX và Hội Phụ nữ tổ chức 2 cuộc họp riêng biệt tại UBND để bàn về

hai danh sách Cuộc họp để bàn về Tiểu HP 1.1 và 2.1 có sự tham gia của

toàn bộ các thành viên Ban PTX và toàn bộ đại diện của các thôn bản đãđược bầu và có sự hỗ trợ của CF Trưởng thôn bản nếu không phải thànhviên Ban PTX cũng được mời tham dự cuộc họp Cuộc họp để bàn về Tiểu

HP 2.3 được tổ chức ngay sau đó với sự chủ trì của Chủ tịch Hội Phụ nữ(kiêm Phó Ban PTX) và sự tham dự của các chi hội trưởng các chi hội phụ

nữ của tất cả các thôn bản và CF

 Từng cuộc họp sẽ mở đầu bằng việc công bố Danh sách dài nêu trên, sau đó

các thành viên sẽ cùng nhau bàn bạc và sàng lọc, sắp xếp ưu tiên các tiểu dự

án theo từng danh sách theo các nội dung chủ yếu như sau:

(i) Các tiểu dự án được đề xuất có phù hợp với hướng dẫn chung, cóthuộc phạm vi được thực hiện của Hợp phần/Tiểu hợp phần hay không;(ii) Tiểu dự án có khả thi trong điều kiện cụ thể của thôn bản/Chi hội đóhay không;

(iii) Chi phí có hợp lý không (so sánh với giá cả của địa phương, so sánhvới các công trình, tiểu dự án có tính chất tương tự…);

(iv) Các tiểu dự án có hướng tới người nghèo, phụ nữ và các nhóm dễ bịtổn thương không

(v) Cơ cấu vốn có đảm bảo giữa các tiểu hợp phần thuộc Hợp phầnNSPTX hay không? (Tiểu HP 2.1 là 50%; tiểu HP 2.3 là 20% tổng vốnNSPTX, phần còn lại dành cho Tiểu HP 2.2);

Các thành viên tham gia cuộc họp sẽ cùng nhau điều chỉnh lại những tiểu dự

án đã đề xuất nhưng không đáp ứng tiêu chí trên Trong quá trình điều chỉnh đề xuấttiểu dự án, đối với các thay đổi lớn như: bỏ bớt số tiểu dự án do vượt quá mức vốn

đã phân bổ, tăng hoặc giảm quy mô đầu tư, tăng hoặc giảm kinh phí đầu tư với giátrị lớn, thay đổi số lượng người hưởng lợi hoặc thậm chí loại bỏ tiểu dự án khônghợp lệ, Ban PTX cần tổ chức đi thực địa để xác minh thêm thông tin trước khi đưa

ra quyết định cuối cùng

Các thành viên sẽ tiến hành bỏ phiếu (có thể sử dụng các hình thức lựa chọnkhác nhau) để sắp xếp ưu tiên các tiểu dự án thuộc danh sách dài nêu trên Sau khi

được lựa chọn, Danh sách dài sẽ được viết lại thành Danh sách ưu tiên trong đó các

TDA (tiểu dự án) sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ 1 cho đến hết, các TDA bịloại bỏ cũng được ghi vào danh sách cùng với tóm tắt lý do loại bỏ Đại diện thônbản trong Ban PTX phải thông báo lại kết quả cuộc họp và những thay đổi (nếu có)cho người dân thôn mình được biết để theo dõi

b) Quy trình lập và trình bản tổng hợp TDA:

Sau khi đã hoàn thiện các bước trên, Ban PTX tóm tắt tất cả các TDA ưu tiên

từ hai Danh sách ưu tiên, lập thành báo cáo “Tổng hợp đề xuất các tiểu dự án của

xã” (Biểu số 3- Phụ lục 2) trong năm Báo cáo này sẽ bao gồm danh mục các TDA thuộc HP Tiểu HP 1.1, 2.1 và 2.3.

Khi lập bảng tổng hợp này, cần lưu ý cơ cấu vốn của các Tiểu HP củaNSPTX phải đảm bảo thoả mãn theo tỷ lệ vốn quy định (2.1 là 50%; 2.2 là 30% và

2.3 là 20% tổng vốn NSPTX trong năm) Biểu 3 sau đó được trình lên Ban QLDA

13

huyện để tổng hợp Chú ý Biểu 3 cũng cần bao gồm “Danh sách dự phòng các tiểu

dự án” để có thể thay thế các tiểu dự án không phù hợp mà Ban QLDA huyện loại

ra khỏi danh sách các tiểu dự án đầu tư trong năm (xem bước 4 dưới đây)

Bước 4- Thủ tục phê duyệt kế hoạch hàng năm.

Ban PTX trình biểu “Tổng hợp đề xuất tiểu dự án của xã” lên Ban QLDAhuyện Ban QLDA huyện sẽ thẩm định xem các tiểu dự án có thoả mãn những tiêuchí của Từng HP/tiểu HP hay không? Mức kinh phí đề xuất có phù hợp với giá cảhiện hành tại địa phương hay không? Cơ cấu các tiểu hợp phần có phù hợp với tỷ lệvốn quy định hay không?vv…Nếu cần thiết phải có điều chỉnh, Ban QLDA huyện

sẽ thông báo cho Ban PTX và hướng dẫn cho Ban PTX chỉnh sửa cho hoàn chỉnh.Với những đề xuất tiểu dự án không đạt tiêu chí của hợp phần NSPTX, Ban QLDA

huyện trao đổi với Ban PTX để thay thế từ “các tiểu dự án dự phòng”.

Ban QLDA huyện tổng hợp các tiểu dự án của xã đáp ứng tiêu chí của Hợpphần và đưa vào kế hoạch sử dụng vốn vay của WB trong năm

Bước 5: Cập nhật các hoạt động của Dự án vào Kế hoạch phát triển KTXH hàng năm và 5 năm của huyện

Các hoạt động dự án được đề xuất phải đảm bảo sẽ là một phần của Kếhoạch phát triển KT - XH hàng năm và 5 năm (2010 - 2015) Do đó Ban QLDAhuyện cần làm việc với các phòng ban chức năng của huyện ngay từ bước 4 để traođổi các thông tin có liên quan trong kế hoạch thực hiện hàng năm, kế hoạch pháttriển KT - XH hàng năm và 5 năm của huyện dự án cho phù hợp

Ban QLDA huyện, các phòng ban có liên quan của huyện sẽ phải thực hiệnnhiệm vụ này căn cứ vào quy hoạch, kế hoạch của huyện, xã để rà soát, đồng thời

có trách nhiệm thông tin cho các bên có liên quan

Bước 6: Thủ tục trình các bên có liên quan

Thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được Biểu 3, Phụ lục 2 của

xã, Ban QLDA huyện trình lên Ban QLDA tỉnh Ban QLDA tỉnh tổng hợp gửi cho

WB tại Hà Nội và đồng gửi cho Ban ĐPDATW để tổng hợp

Ngân hàng Thế giới (WB) sẽ xem xét có thư “không phản đối” gửi trở lạicho Ban QLDA tỉnh Ban QLDA tỉnh thông báo cho Ban QLDA huyện, đồng thờitổng hợp kế hoạch để trình UBND tỉnh, huyện để giao chỉ tiêu kế hoạch thực hiệncủa năm

Lưu ý: UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch tổng thể và giao cho Ban QLDA tỉnh

- Sở KH&ĐT thông báo chi tiết từng danh mục TDA; sau khi nhận được chỉ tiêu kếhoạch năm do UBND tỉnh giao và thông báo của Ban QLDA tỉnh, Ban QLDAhuyện sẽ trình UBND huyện phê duyệt kế hoạch của hợp phần NSPTX trong năm.Thời gian ra quyết định phê duyệt không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày BanQLDA huyện trình

Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch của huyện được gửi bằng văn bản tớiUBND xã và các Ban ngành liên quan của huyện (theo quy định hiện hành), gửi choBan QLDA tỉnh và niêm yết công khai tại trụ sở xã và các thôn bản Đối với cáctiểu dự án không được duyệt, Ban PTX phải có thông báo bằng văn bản cho thônbản/chi hội phụ nữ đề xuất và giải thích rõ lý do không được duyệt để xã và người

dân rút kinh nghiệm trong các lần đề xuất tiếp theo (Theo mẫu Biểu 5 - Phụ lục 2).

Căn cứ Quyết định phê duyệt kế hoạch NSPTX hàng năm của Chủ tịchUBND huyện, Ban Phát triển xã và Ban QLDA huyện ký kết Hợp đồng nguyên tắcthực hiện các tiểu dự án để ràng buộc quyền và trách nhiệm quản lý vốn giữa BanQLDA huyện và Ban PTX, đồng thời làm cơ sở thanh toán vốn từ tài khoản dự án

của Ban PTX tại NHNo huyện (Theo mẫu Biểu 9 - Phụ lục 2)

Khi nhận được Quyết định của UBND huyện, thông báo của Ban QLDAhuyện về kế hoạch thực hiện NSPTX trong năm, UBND xã (Chủ đầu tư) giao BanPTX tổ chức thực hiện các bước tiếp theo

* Tại bước lập kế hoạch hàng năm, khi tổng hợp các đề xuất các Ban PTX cần bổ sung thêm thông tin về dự kiến thực hiện các phương pháp đấu thầu mua sắm và thời gian thực hiện của từng tiểu dự án (Đây là bước quan trọng giảm nhiều thủ tục hành chính trong quản lý đầu tư cho Ban PTX sau này).

Chú ý: Hàng năm, NSPTX có thể được tiến hành bổ sung, điều chỉnh kếhoạch Tuy nhiên, các bước vẫn phải theo đúng các bước nêu trên Tham vấn cộngđồng lập kế hoạch, trình tự phê duyệt các cấp, cơ cấu các Tiểu hợp phần vẫn phảiđảm bảo theo các tỷ lệ quy định trình duyệt qua các cấp

Bước 7: Ban PTX thông tin công khai cho người dân được biết.

Ban PTX phối hợp với Hội Phụ nữ thông tin công khai trên giấy khổ to, loaphóng thanh, tại các cuộc họp thôn bản, họp Hội Phụ nữ cho người dân, phụ nữ biết

về Danh mục các TDA đã được lựa chọn Đối với các hoạt động không được lựachọn phải nêu lý do không được lựa chọn để người dân, phụ nữ nắm được

V THỦ TỤC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI THÔN BẢN

Thủ tục cơ bản để thực hiện NSPTX bao gồm các bước như sau:

5.1 Khảo sát, thiết kế và lập dự toán:

a) Đối với các tiểu dự án Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản có xây dựng:Trước khi tiến hành thực hiện đầu tư, đối với các tiểu dự án “có xây dựng”cần tiến hành khảo sát, lập bản vẽ thi công và dự toán Công tác khảo sát được tiếnhành một cách đơn giản nhằm xác định khối lượng, địa điểm và các điều kiện kỹthuật có liên quan Các tiểu dự án đòi hỏi phải có bản vẽ thi công cụ thể (ví dụ nhưlàm cống thoát nước, cầu đi bộ qua suối,…), Ban PTX có thể ký hợp đồng thuê một

kỹ sư xây dựng để lập bản vẽ và tính toán dự toán, nhưng bản vẽ phải thật đơn giản

và có thể vẽ tay

Giải pháp thi công các tiểu dự án phải đơn giản để người dân địa phương cóthể tự thi công được và đặc biệt phải sử dụng triệt để nguyên vật liệu khai thác tạiđịa phương Trong các trường hợp mà kết cấu của công trình rất đơn giản, có thểtham khảo các công trình đã thi công trên địa bàn, hoặc các thiết kế mẫu đã có sẵn,Ban QLDA huyện có thể cử cán bộ kỹ thuật của mình hướng dẫn cho Ban PTX để

họ tự lập các bản vẽ đơn giản để thi công nếu thực sự có đủ khả năng Các thuật ngữ

kỹ thuật sử dụng trong các bản vẽ, biện pháp thi công phải viết sao cho người dânthấy rất dễ hiểu (ví dụ: thay dùng từ “mác vữa #50”, có thể dùng công thức “1 ximăng- 6 cát”; thay dùng từ “bê tông mác #200” bằng việc dùng từ “1 xi măng – 2cát – 3 đá”…) Đối với các tiểu dự án khác thì công tác khảo sát chủ yếu nhằm xác

15

định giá cả và quy mô của tiểu dự án Các bản dự toán cũng phải lập đơn giản, dễhiểu và nếu cần dân đóng góp thì phải phân chia rõ giá trị phần dân đóng góp (cônglao động, nguyên vật liệu gì, khối lượng và giá trị cụ thể là bao nhiêu vv…) Dựtoán cho các hạng mục cần phải thể hiện đầy đủ mọi chi phí theo quy định hiện

hành Mẫu tổng hợp dự toán tại Phụ lục kèm theo Biểu số 6, Phụ lục 2.

Chi phí khảo sát thiết kế, lập dự toán bằng 4% tổng chi phí xây dựng và chiphí thiết bị được duyệt Ban PTX có thể thuê tư vấn để thực hiện công tác khảo sát

thiết kế và lập dự toán (theo mẫu tại Biểu 8 - Phụ lục 2) Chi phí này được tính vào

tổng giá trị của tiểu dự án và thanh toán bằng nguồn vốn WB (nếu thủ tục tuyểnchọn tư vấn thực hiện theo trình tự của Mục 5.3 dưới đây) hoặc thanh toán bằngnguồn vốn đối ứng (nếu thủ tục tuyển chọn tư vấn theo thủ tục của Chính phủ)

Đối với các tiểu dự án khác như: “Hỗ trợ sinh kế và các dịch vụ sản xuất”;

“Hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế xã hội của phụ nữ”

Với các hoạt động này, chỉ cần tham khảo giá cả của thị trường thông quaviệc đi đến nơi bán để hỏi giá (nếu cần), điện thoại để hỏi giá (nếu có số điện thoạicủa nơi cung cấp dịch vụ), đối chiếu giá do Ban QLDA huyện thông báo mới nhấtcho khu vực, các hướng dẫn cụ thể của loại hình sinh kế, tham khảo từ các hoạtđộng mua sắm tương tự…Sau khi có được giá tham khảo sát với giá thị trường, lấy

mức giá đó để lập dự toán chi phí (theo Phụ lục kèm theo Biểu số 6, Phụ lục 2).

b) Vai trò UBND và Ban QLDA huyện và sự hỗ trợ của các cán bộ kỹ thuật,cán bộ CF thuộc Ban QLDA huyện:

UBND huyện phải quán triệt tinh thần đối với các phòng ban chức năng củaUBND huyện là phải hướng dẫn và hỗ trợ thật cụ thể cho các xã

Ban QLDA huyện thông báo cho Ban PTX: Đơn giá vật liệu xây dựng, phívận chuyển tới các thôn bản xa xôi hẻo lánh; Định mức cho các hoạt động sinh kế

ưu tiên của địa phương (nông, lâm, ngư, chăn nuôi, thú y…) và các định mức khác(kể cả chi phí quản lý) của tỉnh hoặc được phép áp dụng trên địa bàn huyện quản lý

từ 3 - 6 tháng/lần

Những thông tin về đơn giá, phí này được lưu giữ tại cấp huyện, đây làphương tiện đơn giản kiểm tra đơn giá chi phí tiểu dự án riêng biệt Đơn giá, phí vàđịnh mức này cần được cập nhật theo từng giai đoạn

Cán bộ chuyên môn kỹ thuật, CF của Ban QLDA huyện cần thường xuyên đikiểm tra, giám sát việc thực thi các công trình trên địa bàn các xã Ban QLDAhuyện cần phân công cán bộ chuyên môn, kỹ thuật hướng dẫn cho Ban PTX hoặcthuê tư vấn khảo sát lập các bản vẽ, sơ đồ, dự toán cho các tiểu dự án thuộc hợpphần NSPTX Trên các bản vẽ, dự toán, ngoài chữ ký của trưởng Ban PTX, cần cóchữ ký của cán bộ chuyên môn kỹ thuật của Ban QLDA huyện, người đã hướng dẫncho xã lập các tài liệu này

5.2 Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán:

a) Thủ tục thẩm định:

Các tiểu dự án “có xây dựng” thì các bản vẽ và dự toán đều phải được thẩmđịnh Đối với các tiểu dự án không cần bản vẽ thì chỉ thẩm định và phê duyệt dựtoán Dự toán được lập với sự hướng dẫn của các cán bộ kỹ thuật, cán bộ CF củaBan QLDA huyện, được trình cho các phòng ban chức năng liên quan của huyện để