Công cụ thu thập thông tin kiểm định chất lượng số liệu 29 Công cụ 1: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành cho cán bộ quản lý...29 Công cụ 2: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành
Trang 1HƯỚNG DẪN KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU BÁO CÁO CHƯƠNG TRÌNH PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS
_
QUY TRÌNH VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN
Hà Nội, 4/2015
CHỦ BIÊN
Trang 2TS BS Phan Thị Thu Hương
BAN BIÊN SOẠN
Ths Quách Văn Lượng
CN Lê Mai Phương
PGS TS Hồ Thị Hiền
CÙNG SỰ THAM GIA HỖ TRỢ KỸ THUẬT CỦA CÁC CHUYÊN GIA
TS BS Nguyễn Cường Quốc
Ths Lê Tống Giang
Ths Nguyễn Hoài Nam
THƯ KÝ BIÊN SOẠN
Ths BS Bùi Hoàng Đức
Ths Lê Thị Cẩm Tú
Trang 3Lời nói đầu
Đảm bảo chất lượng số liệu báo cáo, cải thiện, tăng cường hệ thống giám sát, theo dõi và đánh giá luôn là một trong những hoạt động quan trọng được xây dựng và phát triển từ nhiều năm qua trong chương trình phòng, chống HIV/AIDS Đây cũng là một trong những trọng tâm trong đề án Giám sát dịch tễ học HIV/AIDS, theo dõi và đánh giá chương trình phòng, chống HIV/AIDS được phát triển theo Chiến lược quốc gia phòng, chống HIV/AIDS đến năm 2020 và tầm nhìn 2030 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 608/QĐ – TTg ngày 25 tháng 5 năm 2012
Thông qua sự hỗ trợ từ dự án USAID/SMART TA, Cục Phòng, chống HIV/AIDS – Bộ
Y tế đã tiến hành phát triển tài liệu “Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS” Tài liệu này hướng dẫn quy trình kiểm định chất lượng số liệu báo cáo tại mỗi tuyến, bên cạnh đó giúp cho các cán bộ, nhà quản lý chương trình làm cẩm nang tham khảo để cải thiện, tăng cường hệ thống giám sát, theo dõi và đánh giá chương trình dự phòng, chăm sóc và điều trị HIV/AIDS.
Tài liệu đã tham khảo các tài liệu quý báu trên thế giới và trong khu vực, đồng thời dựa trên tình hình thực tế của Việt Nam để biên soạn và chỉnh sửa phù hợp với thực tiễn tại Việt Nam Nhóm biên soạn cũng nhận được các chia sẻ và góp ý quan trọng của các chuyên gia trong và ngoài nước, cán bộ có kinh nghiệm trực tiếp thực hiện chương trình theo dõi, đánh giá từ Trung ương đến địa phương.
Cục Phòng, chống HIV/AIDS – Bộ Y tế xin trân trọng cảm ơn tất cả các cá nhân và
tổ chức, những người đóng góp ý kiến, khuyến nghị và hỗ trợ cho nhóm trong quá trình xây dựng cuốn tài liệu này Đồng thời, xin cảm ơn dự án USAID/SMART TA, Trung tâm Dự phòng và Kiểm soát bệnh tật Hoa Kỳ (CDC), Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID)
đã hỗ trợ kỹ thuật, kinh phí trong quá trình biên soạn và xuất bản cuốn sách
Lần đầu tiên xuất bản cuốn sách, mặc dù các tác giả đã rất cố gắng nhưng không thể tránh khỏi các thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý độc giả để tài liệu tiếp tục được hoàn thiện hơn.
TM BAN BIÊN SOẠN
TS BS PHAN THỊ THU HƯƠNG Cục Phòng, chống HIV/AIDS
MỤC LỤC
Trang 4Lời nói đầu 3
Danh mục các từ viết tắt 5
Danh mục hình vẽ 6
Chương 1 Giới thiệu 7
1.1 Chất lượng số liệu và đảm bảo chất lượng số liệu 7
1.1.1 Giới thiệu chung 7
1.1.2 Chất lượng số liệu và hệ thống quản lý số liệu 8
1.2 Giới thiệu tài liệu Hướng dẫn kiểm định Chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS 10 1.2.1 Mục tiêu tài liệu 10
1.2.2 Nội dung tài liệu 10
1.2.3 Đối tượng sử dụng: 11
1.2.4 Tần suất thực hiện 11
1.2.5 Phương pháp và công cụ thu thập thông tin 12
Chương 2 Quy trình và bộ công cụ kiểm định chất lượng số liệu báo cáo 14 2.1 Quy trình thực hiện kiểm định chất lượng số liệu báo cáo 14 2.1.1 Giai đoạn 1 Chuẩn bị 15
2.1.2 Giai đoạn 2 Tiến hành đánh giá 19
2.1.3 Giai đoạn 3 Báo cáo, chia sẻ và đề xuất giải pháp 25
2.2 Công cụ thu thập thông tin kiểm định chất lượng số liệu 29 Công cụ 1: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành cho cán bộ quản lý 29 Công cụ 2: Bảng kiểm định chất lượng số liệu – Dành cho cán bộ tổng hợp và báo cáo số liệu 37 Công cụ 3: Xác minh số liệu 49
Phụ lục 1: Mẫu chương trình kiểm định chất lượng số liệu do Cục Phòng, chống HIV/AIDS kết hợp cùng đối tác thực hiện tại 1 tỉnh năm 2012 54
Phụ lục 2: Danh mục các chỉ số khuyến nghị cho các đợt kiểm định chất lượng số liệu và nguồn số liệu gốc của các chỉ số 56
Phụ lục 3: Nội dung thông báo kết quả kiểm định chất lượng số liệu và kế hoạch cải thiện chất lượng
số liệu 60
Trang 5DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
AIDS
ARV
Hội chứng suy giảm miễn dịch mắc phải
Thuốc kháng vi-rút HIV
Vi-rút gây suy giảm miễn dịch ở người
Cơ sở tư vấn, xét nghiệm HIV MMT
USAID Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ
TCCĐ
TTYT
Tiếp cận cộng đồng Trung tâm y tế
Trang 6DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: Nội dung, phương pháp & công cụ thực hiện kiểm định CLSL 13Bảng 2: Tổng hợp nội dung, cách thức và công cụ kiểm định CLSL 24Bảng 3: Các nội dung tổng hợp thông tin 26
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1: Hệ thống quản lý số liệu và chất lượng số liệu 9Hình 2: Quy trình kiểm định chất lượng số liệu 14Hình 3: Ví dụ xác minh số liệu tại các tuyến 22
Trang 7CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU
1.1 Chất lượng số liệu và đảm bảo chất lượng số liệu
1.1.1 Giới thiệu chung
Đảm bảo chất lượng số liệu đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý chương trình
Số liệu báo cáo có chất lượng, được thu thập đầy đủ và kịp thời giúp các nhà quản lý chương trìnhcó thể đưa ra các quyết định đúng đắn
Trong những năm qua, các tổ chức quốc tế như Quỹ Toàn cầu phòng chống AIDS, Lao vàSốt rét, Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ (USAID), tổ chức Measure Evaluation… đã xây dựngmột số hướng dẫn và bộ công cụ liên quan tới việc kiểm toán và đánh giá chất lượng số liệu áp dụngcho chương trình phòng, chống HIV/AIDS
Tại Việt Nam, trong giai đoạn 2005 – 2011, chương trình phòng, chống HIV/AIDS đã xâydựng nhiều công cụ theo dõi, đánh giá chương trình và đánh giá chất lượng số liệu dùng cho tuyến
cơ sở Phần lớn các tài liệu này là các bảng kiểm nhằm giám sát việc triển khai chương trình, dự án
và đánh giá hoạt động theo dõi, giám sát của từng dự án riêng lẻ (như dự án Phòng, chốngHIV/AIDS ở Việt Nam do Ngân hàng Thế giới và Bộ Phát triển Quốc tế Vương quốc Anh tài trợ,
Dự án Quỹ Toàn cầu phòng chống AIDS, Lao và Sốt rét…) Đây là những công cụ do các đơn vị, tổchức tự xây dựng để áp dụng đánh giá riêng cho chương trình, dự án của mình Mặc dù việc đảmbảo chất lượng số liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá kết quả triển khai các hoạt độngphòng, chống HIV/AIDS tại Việt Nam cũng như giúp các nhà quản lý chương trình có những điềuchỉnh thích hợp trong triển khai và lập kế hoạch tiếp theo, nhưng những hướng dẫn và công cụ đánhgiá chất lượng số liệu chương trình phòng, chống HIV/AIDS còn hạn chế và chưa được phổ biếnthực hiện thường xuyên đối với tuyến tỉnh, thành phố
Để có được một hướng dẫn chung, tổng quát áp dụng cho chương trình phòng, chốngHIV/AIDS ở Việt Nam, Cục Phòng, chống HIV/AIDS đã phối hợp với các đơn vị liên quan pháttriển tài liệu “Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chốngHIV/AIDS” Tài liệu này sẽ được sử dụng để đánh giá chất lượng số liệu báo cáo cũng như hệ thống
và quy trình quản lý số liệu chương trình phòng, chống HIV/AIDS tại các tuyến Trên cơ sở đó xác
Trang 8định các vấn đề cần cải thiện trong hệ thống quản lý, lưu trữ, báo cáo, sử dụng số liệu để đề xuất cácgiải pháp nhằm nâng cao chất lượng số liệu
1.1.2 Chất lượng số liệu và hệ thống quản lý số liệu
1.1.2.1 Chất lượng số liệu
Chất lượng số liệu (CLSL) của các chương trình được thể hiện trên 6 khía cạnh sau (Hướng
dẫn kiểm toán chất lượng số liệu - Measure Evaluation, USAID, PEPFAR):
- Độ tin cậy: Số liệu phải được tổng hợp dựa trên các hướng dẫn và quy trình chuẩn Quy trìnhnày mang tính ổn định và nhất quán, không phụ thuộc vào đối tượng sử dụng, thời gian vàtần suất sử dụng;
- Tính kịp thời: Số liệu phải cập nhật và được thu thập thường xuyên để cung cấp các thông tincần thiết cho người quản lý chương trình khi ra quyết định Tính kịp thời của số liệu phụthuộc vào tần suất cập nhật hệ thống thông tin của chương trình, mức độ thay đổi của cáchoạt động và thời điểm thông tin được báo cáo;
- Tính toàn diện: Số liệu không chỉ cung cấp một phần thông tin của hệ thống mà phải cungcấp thông tin của toàn bộ hệ thống;
- Tính chính xác: Số liệu phải đủ chi tiết để có thể sử dụng, đủ nguồn gốc và có mức độ sai sốchấp nhận được;
- Tính trung thực: Số liệu phải được bảo vệ để tránh bị điều chỉnh trái quy định (do cố ý hoặc
- Năng lực của hệ thống: Bao gồm nhân lực hệ thống và các trang thiết bị phục vụ quy trìnhthu thập, xử lý số liệu và báo cáo
- Các chỉ số báo cáo, định nghĩa và hướng dẫn cách thu thập dữ liệu, chỉ số và cách làm báocáo: Một hệ thống quản lý số liệu và báo cáo tốt cần có các định nghĩa rõ ràng về các chỉ số
và có các quy định/hướng dẫn áp dụng chung cho tất cả các đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo
Trang 9- Các biểu mẫu thu thập số liệu và biểu mẫu báo cáo: Các biểu mẫu này cần được chuẩn hóa
và áp dụng đồng bộ, nhất quán tại tất cả các đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo trong tất cả cáclần báo cáo
- Quy trình quản lý số liệu, bao gồm cả chế độ bảo vệ số liệu, sao lưu và cập nhật số liệu
- Kết nối với hệ thống báo cáo quốc gia: Hệ thống báo cáo của chương trình/dự án đượckhuyến khích nên thống nhất với hệ thống báo cáo quốc gia (về mặt chỉ số, biểu mẫu báocáo, thời gian báo cáo…) để tránh tình trạng số liệu của chương trình/dự án không được phảnánh trong số liệu quốc gia
Nâng cấp và cải thiện hệ thống quản lý số liệu và báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việcđảm bảo chất lượng số liệu
Hình 1: Hệ thống quản lý số liệu và chất lượng số liệu
Trang 101.2 Giới thiệu tài liệu Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS
1.2.1 Mục tiêu tài liệu
Tài liệu được xây dựng nhằm 2 mục tiêu chính:
- Đánh giá chất lượng số liệu báo cáo tại các tuyến và các điểm cung cấp dịch vụ củachương trình phòng, chống HIV/AIDS theo 06 khía cạnh: độ tin cậy, tính kịp thời, tínhtoàn diện, tính chính xác, tính trung thực và tính đúng đắn Trong 6 khía cạnh của số liệu,tính chính xác của số liệu được nhấn mạnh và được đánh giá chi tiết thông qua việc xácminh số liệu
- Đánh giá hệ thống và quy trình quản lý số liệu chương trình phòng, chống HIV/AIDS tạicác tuyến
1.2.2 Nội dung tài liệu
Với 2 mục tiêu kiểm định CLSL như trên, cuốn tài liệu Hướng dẫn kiểm định chất lượng số liệu báocáo chương trình Phòng, chống HIV/AIDS này được biên soạn với 3 phần cụ thể như sau:
Phần 1 - Giới thiệu chung về chất lượng số liệu và đảm bảo chất lượng số liệu.
Phần này cung cấp thông tin tổng quát về chất lượng số liệu báo cáo, hệ thống quản
lý số liệu và tầm quan trọng của việc đảm bảo chất lượng số liệu báo cáo Bên cạnhđó giới thiệu chung về tài liệu hướng dẫn bao gồm: đối tượng, tần suất sử dụng,phương pháp và bộ công cụ thu thập thông tin
Phần 2 - Quy trình kiểm định chất lượng số liệu: Phần này đưa ra hướng dẫn chi
tiết quy trình triển khai kiểm định chất lượng số liệu báo cáo tại các tuyến Kiểm địnhchất lượng số liệu được tiến hành qua 3 giai đoạn Chuẩn bị, Báo cáo và Lập kế hoạchcải thiện CLSL Tại mỗi giai đoạn, các bước chuẩn bị, triển khai và các lưu ý được
mô tả và hướng dẫn cụ thể
Phần 3 - Bộ công cụ kiểm định chất lượng số liệu: Phần này bao gồm các công cụ
hỗ trợ thu thập thông tin liên quan tới chất lượng số liệu báo cáo và hệ thống quản lý
số liệu Trong đó, công cụ 1 và 2 là các bảng kiểm định chất lượng số liệu gồm cáccâu hỏi phỏng vấn lãnh đạo và phỏng vấn cán bộ trực tiếp tổng hợp, báo cáo số liệutại các tuyến và tại cơ sở dịch vụ, công cụ 3 là biểu mẫu sử dụng để xác minh số liệunhằm đánh giá cụ thể tính chính xác của các chỉ số báo cáo
Trang 11Phần Phụ lục cung cấp các biểu mẫu sử dụng trong kiểm định CLSL như mẫu minh
họa chương trình kiểm định CLSL, mẫu báo cáo kiểm định CLSL, danh mục các chỉ
số khuyến nghị thực hiện xác minh số liệu.
1.2.3 Đối tượng sử dụng:
1.2.3.1 Cán bộ giám sát, theo dõi và đánh giá, cán bộ chương trình
Cán bộ giám sát, theo dõi và đánh giá, cán bộ quản lý chương trình tại các tuyến có thể sửdụng hướng dẫn này để thực hiện kiểm định CLSL
- Đối với tuyến Trung ương và khu vực: Cán bộ giám sát và cán bộ chương trình tại CụcPhòng, chống HIV/AIDS, cũng như các đơn vị giám sát tại các Viện Vệ sinh Dịch tễ Trungương và 03 Viện khu vực có thể sử dụng hướng dẫn này này để đánh giá quy trình thu thập,quản lý số liệu và báo cáo cũng như đánh giá chất lượng số liệu tại tuyến tỉnh, tuyến huyện
và các đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan của chương trình phòng, chống HIV/AIDS
- Đối với tuyến tỉnh: Cán bộ Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh có thể sử dụng công cụnày để đánh giá chất lượng số liệu do tuyến huyện và các điểm cung cấp dịch vụ quy địnhtrong hệ thống báo cáo định kỳ của hệ thống phòng, chống HIV/AIDS
Lưu ý: Cán bộ chuyên trách HIV/AIDS tại Trung tâm Y tế (TTYT) huyện cũng có thể sử dụng một phần công cụ này (phần xác minh số liệu) để đánh giá chất lượng số liệu báo cáo của tuyến xã và các điểm cung cấp dịch vụ do tuyến huyện quản lý
1.2.3.2 Các đối tượng khác
Bên cạnh các cán bộ chuyên trách về giám sát, đánh giá, cán bộ chương trình, các cán bộ làmviệc trong lĩnh vực liên quan cũng có thể sử dụng tài liệu Hướng dẫn kiểm định CLSL này để đánhgiá chất lượng số liệu báo cáo chương trình phòng, chống HIV/AIDS Đây có thể là những cán bộlàm việc trong hệ thống phòng, chống HIV/AIDS như cán bộ kiêm nhiệm công tác giám sát, đánhgiá tại Trung tâm phòng, chống HIV/AIDS tỉnh, thành phố… hoặc những cán bộ không làm việctrong hệ thống nhưng có liên quan tới công tác phòng, chống HIV/AIDS Ngoài ra, các nhóm đánhgiá độc lập cũng có thể tham khảo hướng dẫn và sử dụng các bộ công cụ trong hướng dẫn này đểtriển khai kiểm định CLSL tại tuyến tỉnh, tuyến huyện
1.2.4 Tần suất thực hiện
Kiểm định CLSL sẽ thực hiện trong các đợt giám sát định kỳ nên tần suất thực hiện kiểmđịnh chất lượng số liệu sẽ phụ thuộc vào kế hoạch giám sát hàng năm tại từng tuyến của các cơ quanthực hiện Kiểm định CLSL nên được thực hiện từ 1 đến 2 lần trong năm, cùng với các đợt giám sátđịnh kỳ, tùy thuộc vào nguồn lực của các cơ quan thực hiện
Trang 121.2.5 Phương pháp và công cụ thu thập thông tin
1.2.5.1 Phương pháp thu thập thông tin
Việc rà soát hệ thống và quy trình quản lý số liệu đòi hỏi thu thập thông tin tại tất cả các tuyếncó liên quan tới việc báo cáo và tổng hợp số liệu Do vậy, những phương pháp thu thập số liệu saucũng sẽ được thực hiện lần lượt tại các tuyến có tổng hợp và báo cáo số liệu (tuyến tỉnh, huyện, xã
và cơ sở dịch vụ)
a Phỏng vấn các bên liên quan, bao gồm:
- Lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, lãnh đạo TTYT huyện, lãnh đạo cơ sởdịch vụ;
- Cán bộ trực tiếp tổng hợp & báo cáo số liệu tại các tuyến tỉnh, huyện, xã và cơ sở dịch vụ
b Rà soát tài liệu:
- Trong quá trình phỏng vấn, nhóm đánh giá sẽ kết hợp rà soát các tài liệu có liên quan tớitriển khai thực hiện thu thập báo cáo số liệu (Quyết định, hướng dẫn chuyên môn, biểumẫu báo cáo, …)
c Quan sát: cán bộ đánh giá quan sát trực tiếp các nội dung có liên quan được yêu cầu trong
bộ công cụ (trang thiết bị, cơ sở vật chất…)
d Xác minh số liệu: là hoạt động bổ sung thông tin đánh giá tính chính xác của số liệu thông
qua việc rà soát cụ thể số liệu báo cáo của các chỉ số được lựa chọn Chỉ số được lựa chọntrong đợt kiểm định số liệu sẽ được xác minh và kiểm tra chéo từ báo cáo tuyến dưới và sốliệu nguồn để đánh giá tính chính xác của số liệu Đồng thời xác minh số liệu giúp khẳngđịnh lại các thông tin đã thu thập được từ phỏng vấn các bên liên quan, từ việc rà soát các tàiliệu về triển khai thực hiện thu thập, báo cáo số liệu và từ báo cáo kết quả lần kiểm địnhCLSL trước đó
1.2.5.2 Công cụ thu thập thông tin
Kiểm định chất lượng số liệu báo cáo được thực hiện với 3 bộ công cụ
(1) Bộ công cụ 1- Bảng kiểm định chất lượng số liệu - phỏng vấn cán bộ quản lý Đây là
bảng kiểm được sử dụng để phỏng vấn lãnh đạo các tuyến (lãnh đạo Trung tâm Phòng,chống HIV/AIDS, lãnh đạo TTYT quận/huyện, lãnh đạo cơ sở dịch vụ) để thu thậpthông tin về hệ thống và quy trình quản lý số liệu
(2) Bộ công cụ 2 – Bảng kiểm định chất lượng số liệu - phỏng vấn cán bộ tổng hợp và
báo cáo số liệu Đây là bảng kiểm được sử dụng để phỏng vấn cán bộ tổng hợp và báo
cáo số liệu tại các tuyến, để thu thập thông tin về (1) hệ thống quản lý và quy trình quản
lý số liệu, (2) 6 khía cạnh của chất lượng số liệu;
Trang 13(3) Công cụ 3 – Công cụ xác minh số liệu Đây là công cụ để đánh giá tính chính xác của
số liệu qua việc so sánh các chỉ số báo cáo với chỉ số tại sổ sách gốc, và đánh giá quytrình thu thập, tổng hợp thông tin của chỉ số đó
(Chi tiết các công cụ thu thập thông tin tại Chương 2, Mục 2.2: Công cụ thu thập thông tin kiểm định CLSL trang 29)
Bảng 1: Nội dung, phương pháp & công cụ thực hiện kiểm định CLSL
Nội dung đánh giá Phương pháp thu thập
Công cụ 1: Bảng kiểm địnhCLSL – Phỏng vấn cán bộ quản
lý (Trang 29) Công cụ 2: Bảng kiểm địnhCLSL – Phỏng vấn cán bộ tổnghợp, thu thập số liệu (Trang 37)
2 Đánh giá chất lượng số
liệu
(1) Phỏng vấn (2) Quan sát(3) Rà soát
Công cụ 2: Bảng kiểm địnhCLSL – Phỏng vấn cán bộ tổnghợp, thu thập số liệu
(4) Xác minh số liệu Công cụ 3: Xác minh số liệu
(Trang 50)
Trang 14CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH VÀ BỘ CÔNG CỤ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU BÁO CÁO
2.1 Quy trình thực hiện kiểm định chất lượng số liệu báo cáo
Hình 2: Quy trình kiểm định chất lượng số liệu
Trang 152.1.1 Giai đoạn 1 Chuẩn bị
Bước 1: Thành lập nhóm đánh giá
Nhóm đánh giá được thành lập dựa trên kế hoạch giám sát định kỳ và/hoặc nhu cầu thực tế
về đánh giá chất lượng số liệu các hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nói chung hoặc đánhgiá chất lượng số liệu của từng chương trình riêng biệt
Số lượng thành viên nhóm đánh giá phụ thuộc vào yêu cầu và tình hình thực tế của đơn vị.Trong đó có ít nhất 01 cán bộ có kinh nghiệm và kỹ năng về theo dõi và đánh giá như cán bộtheo dõi và đánh giá và ít nhất 01 cán bộ chương trình liên quan
Lưu ý: Khuyến nghị thành viên nhóm đánh giá có thể bao gồm 01 Lãnh đạo Cục Phòng, chống HIV/AIDS, các Viện khu vực hoặc Lãnh đạo các phòng, ban tuyến Trung ương có liên quan – người có thể đưa ra các quyết định trực tiếp và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm định CLSL
Bước 2: Lập kế hoạch đánh giá
Xây dựng kế hoạch chi tiết để đảm bảo toàn bộ quy trình được diễn ra thuận lợi Các bướclập kế hoạch có thể theo trình tự như sau:
Xây dựng kế hoạch sơ bộ: 01 thành viên nhóm đánh giá chịu trách nhiệm dự thảo kếhoạch đánh giá;
Thông tin cụ thể về Giai đoạn 1
Mục đích:
Chuẩn bị cho các chuyến đánh giá xuống các
tuyến tổng hợp số liệu trực thuộc
Thời gian:
4-6 tuần trước thời điểm đánh giá
Các bên tham gia chính:
Đơn vị giám sát, theo dõi, đánh giá và các
phòng ban chuyên môn khác
Trong đó, đơn vị giám sát, theo dõi, đánh giá
chịu trách nhiệm điều phối
Các bước cụ thể trong Giai đoạn 1
Trang 16 Thống nhất kế hoạch với nội bộ nhóm đánh giá và lãnh đạo;
Cán bộ đầu mối liên hệ với đơn vị sẽ tiến hành đánh giá (Trung tâm Phòng, chốngHIV/AIDS tỉnh/ TTYT huyện) thống nhất kế hoạch đánh giá và thống nhất cơ sở dịch vụtiến hành kiểm định CLSL;
Hoàn thiện kế hoạch và gửi văn bản chính thức tới địa phương
Một kế hoạch đánh giá cần có các nội dung sau:
Thời gian thực hiện: từ ngày… đến ngày… ;
Thành phần nhóm đánh giá: Nêu rõ họ tên cán bộ, chức vụ, đơn vị công tác;
Cán bộ đầu mối chung của toàn bộ hoạt động kiểm định CLSL;
Nội dung & lịch trình kiểm định CLSL chi tiết;
Địa điểm thực hiện kiểm định CLSL (tại tỉnh, huyện, và các cơ sở dịch vụ);
Phân công chi tiết công việc cho từng thành viên (làm gì, tại đâu, sử dụng bộ công cụnào)
Để đảm bảo rằng các đối tượng cung cấp thông tin chính (như cán bộ theo dõi và đánh giá hoặc những người nắm rõ quy trình thu thập số liệu và báo cáo) sẽ có mặt trong suốt quá trình đánh giá tại địa bàn, nhóm đánh giá cần xây dựng một lịch trình đánh giá cụ thể, rõ ràng và thống nhất sơ bộ với địa phương để đảm bảo có thể tiếp xúc hết nhóm đối tượng cung cấp thông tin chính.
Phụ lục 1 trang 55 minh họa mẫu chương trình kiểm định chất lượng số liệu do Cục Phòng, chống HIV/AIDS tiến hành tại một tỉnh
Lưu ý: Có một số phương pháp lựa chọn cơ sở dịch vụ để tiến hành kiểm định CLSL Thông thường, việc lựa chọn cơ sở dịch vụ để tiến hành kiểm định CLSL được thực hiện bằng phương pháp Lựa chọn có mục đích.
o Lựa chọn có mục đích: các điểm dịch vụ/cơ sở dịch vụ được xác định trước tùy theo mục đích đánh giá VD: dựa vào quy mô, đặc tính địa lý hoặc những vấn đề trong chất lượng số liệu được báo cáo lên Tuy nhiên, với phương pháp lựa chọn này thì kết quả kiểm định CLSL không được suy luận hoặc áp dụng với các cơ sở dịch vụ khác trên địa bàn;
o Có thể dựa vào các tiêu chí sau để lựa chọn các cơ sở đánh giá
- Các cơ sở lồng ghép nhiều cơ sở dịch vụ trên cùng 1 địa bàn;
- Các cơ sở cần hỗ trợ về công tác báo cáo và quản lý số liệu;
- Theo khuyến nghị và đề xuất của địa phương
Bước 3: Xác định các chỉ số báo cáo và giai đoạn báo cáo sẽ được đánh giá
Số lượng chỉ số và lựa chọn chỉ số nào để đánh giá có thể do nhóm đánh giá và cán bộchương trình quyết định dựa trên các nguồn lực sẵn có như số lượng thành viên nhóm đánhgiá, thời gian đánh giá, v.v Dưới đây là các tiêu chí để lựa chọn chỉ số đánh giá:
Các chỉ số được báo cáo định kỳ;
Trang 17 Các chỉ số chương trình đang được ưu tiên thể hiện trong kế hoạch quốc gia hoặc vănbản của nhà tài trợ;
Thông qua rà soát báo cáo, nhóm đánh giá có thể chọn các chỉ số thường có các vấn đề
về chất lượng số liệu như có sai sót, thiếu số liệu, mất số liệu trong quá trình tổng hợp,tính toán…;
Do nguồn lực (thời gian, nhân lực) hạn chế trong mỗi đợt đánh giá chất lượng số liệu,nên chọn các chỉ số ít phân nhóm nhỏ hoặc không phân nhóm (như các chỉ số không yêucầu phân nhóm theo độ tuổi, giới tính, khu vực địa lý, v.v);
Cùng với lựa chọn chỉ số, nhóm đánh giá cũng sẽ quyết định giai đoạn, thời gian báo cáocủa chỉ số Việc lựa chọn giai đoạn báo cáo cũng khá quan trọng trong quy trình thựchiện kiểm định chất lượng số liệu Nhóm đánh giá cần chốt thời điểm và cần có đủ sốliệu để xem xét đối chiếu Lý tưởng là lựa chọn giai đoạn báo cáo gần nhất với thời điểmtiến hành đánh giá
Lưu ý: Sau khi lựa chọn chỉ số và giai đoạn đánh giá, nhóm đánh giá cần tổng hợp các tài liệu sau phục vụ quá trình kiểm định CLSL
o Số lượng báo cáo: toàn bộ báo cáo của các cơ quan/đơn bị trên địa bàn đánh giá có liên quan tới chỉ số được lựa chọn;
o Giai đoạn báo cáo: thu thập các báo cáo nằm trong giai đoạn báo cáo được lựa chọn;
o Thu thập báo cáo của lần kiểm định chất lượng số liệu gần nhất cùng với khuyến nghị và kế hoạch cải thiện;
o Thu thập các báo cáo thể hiện các hoạt động tiếp theo sau lần kiểm định chất lượng số liệu trước;
o Số liệu trong các báo cáo này được dùng để điền trước vào bộ công cụ xác minh số liệu trước khi tiến hành xác minh số liệu;
o Các báo cáo này sẽ được nhóm đánh giá mang theo trong suốt quá trình đánh giá.
Phụ lục 2 (trang 57) cung cấp Danh mục các chỉ số khuyến nghị thực hiện trong các đợt kiểm định CLSL và nguồn số liệu gốc của các chỉ số
Bước 4: Chuẩn bị đánh giá
Tối thiểu một tuần trước khi đánh giá, nhóm đánh giá cần gửi công văn tới đơn vị đầu mối sẽđánh giá bao gồm mục tiêu chuyến đánh giá, thành phần tham gia đánh giá và kế hoạch làm việc
cụ thể tại địa phương
Nhóm đánh giá cần rà soát lại công tác chuẩn bị kiểm định CLSL, bao gồm:
Những nội dung đã hoàn thành;
Những nội dung cần hoàn thiện trước khi triển khai;
Cán bộ chịu trách nhiệm;
Thời hạn hoàn thành;
Các tài liệu cần mang theo
Bảng kiểm các hoạt động cần chuẩn bị trước khi tiến hành đánh giá
Trang 18Bảng kiểm
Đảm bảo rằng nhóm đánh giá đã:
o Có kế hoạch kiểm định CLSL chi tiết và rõ ràng (thành viên nhóm đánh giá, các bên liên quan, thời gian, phương pháp, công cụ đánh giá, v.v.)
o Thông báo cho các đơn vị bằng văn bản về chương trình đánh giá, bao gồm mục đích, thời gian, đối tượng cần tiếp xúc, tài liệu cần chuẩn bị, v.v
(Mang theo công văn thông báo trong quá trình đánh giá)
o Các thành viên nhóm đánh giá nắm được vai trò, nhiệm vụ và nội dung thực hiện kiểm định CLSL;
o Có đầy đủ các vật dụng, trang thiết bị cần thiết đang trong tình trạng hoạt động tốt:
o Máy chiếu (Nên đề nghị đơn vị tại địa phương chuẩn bị)
o Sổ ghi chép, bút
o Máy tính cá nhân
o Có đầy đủ các tài liệu cần thiết:
o Bảng câu hỏi kiểm định CLSL
o Mẫu xác minh số liệu
o Mẫu báo cáo kiểm định CLSL
o Các báo cáo của đơn vị thuộc giai đoạn và địa bàn đánh giá
o Báo cáo kiểm định CLSL những lần trước đó, bao gồm các khuyến nghị và
kế hoạch cải thiện CLSL
Trang 192.1.2 Giai đoạn 2 Tiến hành đánh giá
Bước 1: Họp với cơ quan/đơn vị
Khi đến địa bàn đánh giá, nhóm đánh giá sẽ tổ chức 1 cuộc họp ngắn với Trung tâm Phòng,chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố/TTYT quận/huyện được đánh giá để giới thiệu thành viênnhóm đánh giá, giới thiệu quy trình kiểm định CLSL báo cáo, thống nhất lịch trình làm việc vàgiải đáp các câu hỏi/thắc mắc (nếu có) của các đơn vị
Bước 2: Tiến hành đánh giá
Sau khi thống nhất lịch trình làm việc với địa phương, nhóm đánh giá sẽ chia nhóm/phân côngcán bộ tiến hành kiểm định CLSL tại các tuyến và cơ sở dịch vụ
Với đợt kiểm định CLSL do Trung ương đánh giá tuyến tỉnh/thành phố, việc thực hiện kiểm định CLSL sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Tại Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS và quan sát, rà soát tàiliệu (sử dụng Công cụ 1)
(2) Phỏng vấn cán bộ tổng hợp số liệu tại Trung tâm và quan sát, rà soát tài liệu (sửdụng Công cụ 2)
(3) Xác minh số liệu báo cáo lên tuyến tỉnh (sử dụng Công cụ 3), bao gồm xác địnhdòng số liệu và xác minh các chỉ số báo cáo từ tuyến huyện
Sau khi tiến hành đánh giá tại Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, nhóm đánh giátiếp tục chia nhóm tới TTYT huyện hoặc cơ sở dịch vụ để thu thập thông tin
Trang 20 Tại TTYT quận/huyện/thị xã:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo TTYT quận/huyện/thị xã (sử dụng Công cụ 1)(2) Phỏng vấn cán bộ tổng hợp số liệu tại Trung tâm (sử dụng Công cụ 2)(3) Xác minh số liệu báo cáo tại tuyến huyện với số báo cáo tổng hợp từ các điểmdịch vụ (sử dụng Công cụ 3)
Tại cơ sở dịch vụ:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo cơ sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 1)(2) Phỏng vấn cán bộ tổng hợp số liệu tại cơ sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 2)(3) Xem xét, đối chiếu, kiểm tra con số báo cáo lên huyện/tỉnh với các tài liệu nguồn (sổ theo dõi, ghi chép, sổ đăng ký, v.v.) (sử dụng Công cụ 3)
Với đợt kiểm định CLSL do tuyến tỉnh đánh giá tuyến quận/huyện, việc thực hiện kiểm định CLSL sẽ được tiến hành theo các bước sau:
Tại TTYT quận/huyện/thị xã:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo TTYT quận/huyện/thị xã (sử dụng Công cụ 1)(2) Phỏng vấn cán bộ tổng hợp số liệu tại Trung tâm (sử dụng Công cụ 2)(3) Xác minh số liệu báo cáo tại tuyến huyện với số báo cáo tổng hợp từ các điểmdịch vụ (sử dụng Công cụ 3)
Tại cơ sở dịch vụ:
(1) Phỏng vấn lãnh đạo cơ sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 1)(2) Phỏng vấn cán bộ tổng hợp số liệu tại cơ sở dịch vụ (sử dụng Công cụ 2)(3) Xem xét, đối chiếu, kiểm tra con số báo cáo lên huyện/tỉnh với các tài liệu nguồn(sổ theo dõi, ghi chép, sổ đăng ký, v.v.) (sử dụng Công cụ 3)
Lưu ý: các nhóm đánh giá độc lập thực hiện kiểm định CLSL tuyến tỉnh, quy trình và các bước thực hiện theo quy trình kiểm định CLSL tuyến Trung ương triển khai tại tỉnh
Hướng dẫn phỏng vấn Lãnh đạo
Mục đích: (1) Thu thập thông tin đánh giá hệ thống và quy trình quản lý số liệu
tại các tuyến;
Đối tượng phỏng vấn: Lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS, Lãnh đạo Trung tâm Y
tế quận/huyện/thị xã, Lãnh đạo cơ sở dịch vụ;
Công cụ thực hiện: Công cụ 1: Bảng kiểm định CLSL –Dành cho cán bộ quản lý
(trang 29);
Người thực hiện: Thành viên nhóm đánh giá theo sự phân công công việc đã thống nhất
Có thể là trưởng nhóm hoặc cán bộ Theo dõi đánh giá – người có kinhnghiệm về quản lý số liệu
Hướng dẫn phỏng vấn cán bộ thu thập và tổng hợp số liệu báo cáo
Trang 21Các bước tổng hợp
Sổ đăng
ký tư vấn
Mẫu thu thập thông tin khách hàng
Phần mềm
PrevenHIV
Mục đích: (1) Thu thập thông tin đánh giá hệ thống và quy trình quản lý số liệu
tại các tuyến;
(2) Thu thập thông tin đánh giá chất lượng số liệu;
Đối tượng phỏng vấn: Những người nắm rõ quy trình thu thập, báo cáo số liệu như cán bộ số
liệu, cán bộ theo dõi và đánh giá Tại các tuyến cơ sở như tuyếnhuyện, tuyến xã và cơ sở dịch vụ có thể chỉ có 1 cán bộ phụ tráchchương trình thì cán bộ này sẽ là đầu mối cung cấp thông tin;
Công cụ thực hiện: Công cụ 2: Bảng kiểm định chất lượng số liệu (Dành cho cán bộ tổng
hợp và báo cáo số liệu) (trang 37)
Người thực hiện: Thành viên nhóm đánh giá theo sự phân công công việc đã thống nhất
Lưu ý: Trong suốt quá trình phỏng vấn, nhóm đánh giá cần ghi lại những thông tin thu thập được để làm căn
cứ tổng hợp và đánh giá kết quả sau này
Cần kết hợp phỏng vấn với rà soát tài liệu và quan sát (theo hướng dẫn trong bộ công cụ)
Quá trình phỏng vấn cũng nên lồng ghép các thông tin về các hoạt động cải thiện chất lượng số liệu dựa trên các khuyến nghị của lần kiểm định CLSL trước đó Dựa trên kế hoạch cải thiện trước đó, nhóm đánh giá sẽ xem xét tiến độ thực hiện và xác định các vấn đề đối tác đang gặp phải trong quá trình cải thiện CLSL
Hướng dẫn xác minh (kiểm tra, đối chiếu) các chỉ số chính
Bước 1: Xác định dòng số liệu: Dòng số liệu được hiểu là quy trình ghi chép số liệu tại
các cơ sở cung cấp dịch vụ nơi các hoạt động can thiệp phát sinh, tổng hợp tại các tuyến
và lưu trữ tập trung tại một đơn vị nhất định Các chương trình khác nhau có thế có dòng
số liệu khác nhau Mục tiêu cuối cùng: xác định được các nguồn số liệu, sổ sách ghi chépcủa các chỉ số để tiến hành xác minh
Ví dụ: Sơ đồ mô tả dòng số liệu của một dự án
Dòng số liệu chương trình tư vấn xét nghiệm HIV
Bước 2: Xác minh số liệu:
Mục đích: Xác minh số liệu nhằm đo lường mức độ chính xác của số liệu được báo cáo định
kỳ Độ chính xác của số liệu được đo lường thông qua độ biến thiên được tính theo % (hay
% khác biệt số liệu) giữa số báo cáo với số được tính toán lại dựa trên các tài liệu nguồn (sốxác minh)
Trang 22Sơ đồ sau đây minh họa quy trình xác minh các chỉ số tại các tuyến khác nhau:
Chú thích:
Đường màu xanh: xác minh số liệu tại tuyến tỉnh;
Đường màu tím: xác minh số liệu tại tuyến huyện;
Đường màu đỏ: xác minh số liệu tại điểm cung cấp dịch vụ
Hình 3: Ví dụ xác minh số liệu tại các tuyến
Các bước thực hiện: Dựa vào dòng số liệu đã được xác định, nhóm đánh giá sẽ rà soát số liệutheo các tuyến, bao gồm so sánh giữa con số báo cáo lên tuyến trên (quốc gia, tỉnh, huyện)với con số báo cáo do tuyến dưới (tỉnh, huyện, xã/cơ sở cung cấp dịch vụ) thu thập, tổng hợp
Trang 23Trong đó:
Số báo cáo: Là giá trị của chỉ số cần xác minh được đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo tổnghợp trong biểu mẫu báo cáo và gửi lên tuyến trên theo kênh báo cáo chính thức Vớituyến tỉnh, số báo cáo là giá trị của số liệu nằm trong các báo cáo tuyến tỉnh gửi lêntuyến khu vực/trung ương Với tuyến huyện, số báo cáo là giá trị của số liệu nằm trongcác báo cáo tuyến huyện gửi lên tuyến tỉnh Với cơ sở cung cấp dịch vụ, số báo cáo là giátrị của số liệu nằm trong mẫu báo cáo cơ sở gửi các bên liên quan
Số xác minh: Là giá trị của của chỉ số cần xác minh được tổng hợp/tính toán lại dựa trêncác sổ sách, biểu mẫu ghi chép gốc Với tuyến tỉnh, số xác minh là giá trị số liệu đượctổng hợp/tính toán lại từ các báo cáo đơn lẻ do tuyến huyện gửi cho tuyến tỉnh Với tuyếnhuyện, số xác minh là giá trị số liệu được tổng hợp/tính toán lại từ các báo cáo do tuyếnxã/các cơ sở cung cấp dịch vụ do tuyến huyện quản lý gửi cho tuyến huyện Với cơ sởcung cấp dịch vụ, số xác minh là giá trị số liệu được tổng hợp/tính toán lại từ sổ sách,biểu mẫu do cơ sở cung cấp dịch vụ ghi chép
% Khác biệt số liệu (+) thể hiện các đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo đang báo cáo nhiềuhơn thực tế; và % khác biệt số liệu (-) thể hiện các đơn vị chịu trách nhiệm báo cáo đangbáo cáo dưới mức thực tế
Khác biệt số liệu dưới 5% thể hiện số liệu có chất lượng (số liệu tốt)
Bộ công cụ 3: Xác minh số liệu (trang 50)
Quy trình này sẽ giúp nhóm đánh giá xác định các bước trong quy trình báo cáo mà tại đó có thểđang có vấn đề, đồng thời giúp nhóm đánh giá củng cố thông tin về chất lượng số liệu, cụ thể làtính chính xác của số liệu
Trang 24
Bảng 2: Tổng hợp nội dung, cách thức và công cụ kiểm định CLSL
Đối tượng sử dụng Nội dung đánh
lý số liệu
Chât lượng
số liệu
Phỏng vấn lãnh đạo PV cán bộ tổng hợp số liệu Xác minh số liệu Rà
soá
t tài liệu
Quan sát
dịch vụ
sở dịch vụ
* Riêng với tuyến Huyện, các huyện có thể sử dụng Công cụ 3: Rà soát số liệu để tiến hành đánh giá CLSL với các chỉ số được báo cáo từ Trạm
Y tế xã/phường hoặc các cơ sở dịch vụ do tuyến huyện quản lý
Trang 252.1.3 Giai đoạn 3 Báo cáo, chia sẻ và đề xuất giải pháp
Bước 1: Tổng hợp kết quả kiểm định CLSL & kế hoạch cải thiện
Dựa trên những thông tin thu thập được từ phỏng vấn lãnh đạo và cán bộ liên quan, kết hợp vớixem tài liệu, nhóm đánh giá tổng hợp kết quả kiểm định CLSL theo các nội dung đánh giá, làm rõnguyên nhân của các tồn tại ảnh hưởng tới chất lượng số liệu, đề xuất phương án cải thiện CLSL,cán bộ thực hiện, thời gian hoàn thành và đơn vị/cá nhân hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình cải thiệnchất lượng số liệu Kết quả kiểm định CLSL và kế hoạch cải thiện phải được trao đổi và thốngnhất trong nhóm đánh giá
Thông tin cụ thể về Giai đoạn 3
Mục đích:
Chia sẻ với các bên liên quan kết quả đánh giá CLSL
và các vấn đề ảnh hưởng tới CLSL tại các tuyến
Xây dựng kế hoạch cải thiện chất lượng số liệu
Thời gian:
Họp tổng kết: ngay sau khi kết thúc kiểm định CLSL
Hoàn thiện báo cáo: 02 tuần sau khi kết thúc đánh giá
Các bên tham gia chính:
Nhóm đánh giá, Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS,
TTYT huyện, cán bộ theo dõi, đánh giá liên quan
Các bước cụ thể trong giai đoạn 3
Bước 1 Phân tích, tổng hợp kết quả kiểm định CLSL
Bước 2 Chia sẻ kết quả & thống nhất kế hoạch cải thiện CLSL
Bước 3 Thông báo kiểm định CLSL & theo dõi, hỗ trợ
Trang 26Bảng 3: Các nội dung tổng hợp thông tin
- Công tác đào tạo, tập huấn
- Hỗ trợ trong quá trình tổng hợp, báo cáo sốliệu
- Do các nguyên nhânmang tính hệ thống (cáchướng dẫn, quy định, quychế, biểu mẫu…)
- Do các nguyên nhânriêng biệt tại các tuyếntriển khai, bao gồm:
+ Nguyên nhân xuất phát
từ tuyến trên (tỉnh,huyện…)
+ Nguyên nhân xuất phát
từ tuyến dưới+ Do các tồn tại củachính đơn vị được đánhgiá (Trung tâm Phòng,chống HIV/AIDS; TTYThuyện (tồn tại mang tínhkhách quan, chủ quan của
cả đơn vị, tồn tại có tínhriêng biệt của các cánhân)
- Quy trình thu thập số liệu và làm báo cáo
- Thực hiện chế độ báo cáo
- Trang thiết bị phục vụ công tác thu thập,báo cáo số liệu
- Quản lý, bảo vệ số liệu
- Do các nguyên nhânmang tính hệ thống (cáchướng dẫn, quy định, quychế, biểu mẫu…)
- Do các nguyên nhânriêng biệt tại các tuyếntriển khai, bao gồm:
Trang 27+ Nguyên nhân xuất phát
từ tuyến trên (tỉnh,huyện…)
+ Nguyên nhân xuất phát
từ tuyến dưới+ Do các tồn tại củachính đơn vị được đánhgiá (Trung tâm Phòng,chống HIV/AIDS; TTYT(tồn tại mang tính kháchquan, chủ quan của cảđơn vị, tồn tại có tínhriêng biệt của các cánhân)
3 Tính toàn
diện
- Việc lưu trữ tài liệu gốc
- Số liệu được báo cáo đầy đủ, theo biểu mẫuyêu cầu
4 Tính trung
thực
- Quy chế quản lý số liệu
- Thực hiện quản lý, sao lưu, cập nhật số liệu
- Kết quả xác minh số liệu (% sai số)
- Các phát hiện ảnh hưởng tới tính chính xáccủa số liệu báo cáo
Bước 2: Chia sẻ kết quả kiểm định CLSL & xây dựng kế hoạch cải thiện
Tổ chức 1 cuộc họp ngắn để chia sẻ kết quả đánh giá với Trung tâm Phòng, chốngHIV/AIDS/ TTYT quận, huyện và các cán bộ liên quan (như cán bộ theo dõi và đánh giá,quản lý chương trình), tổng kết các vấn đề được phát hiện trong đợt kiểm định chất lượng
số liệu và đưa ra các khuyến nghị cải thiện chất lượng số liệu
Chú ý: trong quá trình kiểm định CLSL, thông tin thu được từ các đối tượng phỏng vấn
và từ các tuyến khác nhau có thể không thống nhất Sau khi rà soát và kiểm tra lại các điểm không thống nhất, nhóm đánh giá cần nêu rõ các điểm này trong buổi họp chia sẻ kết quả Nhóm đánh giá sẽ cùng đại diện Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS/ TTYT quận, huyện và các cán bộ liên quan trao đổi, rà soát và thống nhất các điểm này Sau khi thống nhất, thông tin sẽ được lưu vào báo cáo kết quả kiểm định CLSL
Thông báo điều chỉnh số liệu với các bên liên quan: Bất kỳ chỉ số báo cáo nào có chênhlệch số liệu cần phải được trao đổi và thống nhất điều chỉnh dựa trên kết quả xác minh sốliệu Các cơ sở cung cấp dịch vụ cũng cần cập nhật lại báo cáo/cơ sở dữ liệu và các tài liệugốc theo số liệu điều chỉnh và gửi tất cả các bên liên quan để đảm bảo tất cả các bên liênquan cùng sử dụng một số liệu nhất quán
Trong cuộc họp này, nhóm đánh giá và đơn vị được kiểm định CLSL sẽ thống nhất một
kế hoạch hành động để cải thiện chất lượng số liệu Dựa vào bảng tổng hợp thông tin thuthập được trong quá trình kiểm định CLSL, nhóm đánh giá cùng đơn vị được đánh giácùng thống nhất các phương án khắc phục và cải thiện CLSL Kế hoạch cải thiện CLSLcần phải thể hiện rõ những vấn đề phát hiện được trong quá trình kiểm định CLSL,
Trang 28nguyên nhân và phương án khắc phục, đơn vị/cán bộ chịu trách nhiệm, thời hạn hoànthành và những hỗ trợ từ đơn vị/ đối tác liên quan
Bước 3: Chia sẻ kết quả và theo dõi, hỗ trợ kỹ thuật
Sau đợt kiểm định CLSL, nhóm đánh giá cần hoàn thiện thông báo kết quả kiểm địnhCLSL Thông báo nên nêu tóm tắt quy trình thực hiện, thành viên nhóm đánh giá, địa bànđánh giá, chỉ số đánh giá, giai đoạn đánh giá, kết quả đánh giá, kế hoạch cải thiện đãđược thống nhất với đối tác và thông tin về đối tượng cung cấp thông tin Phần kế hoạchcải thiện cũng đóng vai trò làm cơ sở cho các thành viên nhóm đánh giá theo dõi các hoạtđộng cải thiện của đơn vị
Thông báo kết quả kiểm định CLSL (gồm cả kế hoạch cải thiện) cần được hoàn thiệntrong vòng 1 tuần sau khi kết thúc đợt đánh giá Thông báo kết quả kiểm định CLSL cầnđược gửi bằng văn bản chính thức tới Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS/ TTYT đượcđánh giá và các đơn vị liên quan (các Viện khu vực, các đối tác, nhà tài trợ có liênquan…) để phối hợp thực hiện trong các chuyến giám sát/ kiểm tra/đánh giá chất lượng
số liệu tiếp theo của các đơn vị đó
Sau đợt kiểm định CLSL, các hoạt động theo dõi, hỗ trợ kỹ thuật được Nhóm đánh giá vàcác cá nhân/đơn vị có tên trong kế hoạch cải thiện CLSL thực hiện để cải thiện CLSL
cũng như làm cơ sở cho những lần kiểm định CLSL sau này Phụ lục 3 (trang 61) cung
cấp các nội dung tổng hợp và báo cáo sau đợt kiểm định CLSL.
Trang 292.2 Công cụ thu thập thông tin kiểm định chất lượng số liệu
CÔNG CỤ 1: BẢNG KIỂM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG SỐ LIỆU - DÀNH CHO CÁN BỘ QUẢN LÝ
Hướng dẫn sử dụng:
- Phương pháp thực hiện: Phỏng vấn, rà soát tài liệu và quan sát
- Đối tượng phỏng vấn: Lãnh đạo Trung tâm Phòng, chống HIV/AIDS tỉnh/thành phố, lãnh đạo Trung
tâm Y tế huyện, lãnh đạo cơ sở dịch vụ.
- Với các câu hỏi không áp dụng tại địa bàn đánh giá, cán bộ phỏng vấn sẽ chú thích KAD (Không áp dụng) trong bảng kiểm;
- Ngoài trả lời Thực hiện đầy đủ, Có thực hiện nhưng không đầy đủ, Không thực hiện hoặc Không áp dụng cho từng câu hỏi, cán bộ phỏng vấn PHẢI ghi chép thêm các thông tin vào cột Chú thích để làm rõ câu trả lời và đảm bảo rằng các câu trả lời không mang tính chủ quan, áp đặt của cán
Trang 30THÔNG TIN CƠ BẢN
ĐỐI VỚI TUYẾN TỔNG HỢP SỐ LIỆU (TRUNG TÂM PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS, TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN)
Giai đoạn báo cáo: (ngày/tháng/năm –
ngày/tháng/năm)
Thời điểm đánh giá CHẤT LƯỢNG SỐ
LIỆU gần đây nhất: (tháng/năm)
Thời điểm đánh giá lần này:
(ngày/tháng/năm)
ĐỐI VỚI CÁC CƠ SỞ CUNG CẤP DỊCH VỤ
Tên cơ sở:
Điểm cung cấp dịch vụ