HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG HUẾ

về an toàn kho tiền Quy trình thu chi TM đối với khách hàng Quy trình giao nhận TM trong nội bộ ngân hàng Quy trình quỹ TM ATM Quy trình vận chuyể n tiền Quy trình kiểm tra, kiểm kê quỹ

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG THU CHI TIỀN

MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG HUẾ

2.1 Khái quát về VCB Huế

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của VCB Huế

Khi nền kinh tế kinh tế Việt Nam chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa, hệ thống ngân hàng phải được mở rộng để thích ứng với sự pháttriển của nền kinh tế Nhận thấy tiềm năng thị trường ở khu vực Miền Trung còn bỏngỏ, VCB TW quyết định mở chi nhánh VCB Huế Chi nhánh VCB Huế được thànhlập theo quyết định số 68-QĐ NH3 ngày 10/8/1993 của Tổng Giám đốc VCB ViệtNam và đi vào hoạt động ngày 02/11/1993

Tên giao dịch của ngân hàng với các tổ chức, cá nhân trong nước là Ngân hàngNgoại thương Việt Nam chi nhánh Huế, tên giao dịch quốc tế là Vietcombank Huế, cótrụ sở đóng tại 78 Hùng Vương - Thành phố Huế - Thừa Thiên Huế Sự ra đời của chinhánh tuy có hơi muộn so với các chi nhánh NHTM khác trên địa bàn nhưng đa gópphần giải quyết được những khó khăn trong việc huy động vốn, kinh doanh xuất nhậpkhẩu, chuyển tiền ra ngoài nước…, góp phần thúc đẩy nền kinh tế địa phương đi vàohoạt động ổn định

Sau một thời gian hoạt động, nhận thấy được tiềm năng của thị trường còn rấtlớn, không chỉ dừng lại trong địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, chi nhánh VCB Huế đãchủ động mở rộng hoạt động đến các thị trường lân cận như Quảng Bình, Quảng Trị…Ngày 06/10/2001 đã khai trương chi nhánh cấp II Quảng Bình trực thuộc VCB Huế(nay là chi nhánh cấp I) để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong các giao dịch

Từ những bước chập chững ban đầu, cùng với sự phát triển của hệ thống VCB,VCB Huế đã đổi mới công nghệ ngân hàng hiện đại, có mạng lưới giao dịch với hơn1.000 ngân hàng đại lý tại 85 quốc gia trên thế giới VCB Huế đã từng bước trưởngthành và tự khẳng định mình là một ngân hàng mạng trong tỉnh Hiện nay VCB Huế cótrụ sở chính đặt tại 78 Hùng Vương – TP Huế, có 5 phòng giao dịch trong và ngoàitỉnh

2.1.2 Các nghiệp vụ chủ yếu tại VCB Huế

VCB Huế đăng ký hoạt động các nghiệp vụ chủ yếu sau:

- Huy động vốn: Nhận tiền gửi, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu

và các giấy tờ có giá khác để huy động vốn; Vay vốn của các TCTD trong và ngoàinước; Vay vốn của NHNN và các hình thức huy động vốn khác

- Các hoạt động cho vay, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác; Bảolãnh, cho thuê tài chính và các hình thức cấp tín dụng khác theo quy định của NHNN

- Dịch vụ thanh toán và ngân quỹ: Mở tài khoản, cung ứng các phương tiện thanhtoán trong và ngoài nước; Thực hiện dịch vụ thu hộ, chi hộ; Thực hiện dịch vụ thuphát TM, ngân phiếu thanh toán cho khách hàng

- Thu đổi ngoại tệ, séc du lịch; Chi trả kiều hối; Chuyển tiền trong nước và quốc tế

- Phát hành thẻ thanh toán nội địa Connect 24; thẻ tín dụng quốc tế Vietcombank –Visa Card, Vietcombank – Master Card, Vietcombank – American Express; Làm đại lýthanh toán các loại thẻ tín dụng quốc tế như: Master, Visa, JBC, American Express…

- Thực hiện nghiệp vụ thuê, mua tài chính, E-Banking, Home-Banking…

- Phòng Kiểm tra nội bộ: Kiểm soát nội bộ tất cả các hoạt động của chi nhánh

- Tổ xử lý nợ xấu: Quản lý, đôn đốc thu những khoản nợ quá hạn có thể thu hồihoặc khó thu hồi

- Phòng khách hàng: Tiếp xúc với khách hàng trong các giao dịch; Nghiên cứu,phân tích, quản lý rủi ro nhằm đảm bảo phát triển cho vay, mở rộng hoạt động cho vaymột cách an toàn, hiệu quả

- Phòng kinh doanh dịch vụ: Nhận và chuyển tiền, thực hiện các sản phẩm dịch

vụ, thiết lập quan hệ đại lý với các ngân hàng nước ngoài

- Phòng ngân quỹ: Quản lý trực tiếp và bảo quản các loại tiền, giấy tờ có giá, thựchiện công tác thu chi VND và ngoại tệ

Phòng Kiểm tra nội bộ Phòng Tổng hợp Phòng Kế toán Phòng Thanh toán quốc tế Phòng Kinh doanh dịch vụ Phòng Thanh toán thẻ Phòng Ngân quỹ

Tổ Quản lý nợ

Nhóm TDDN

Nhóm TD cá nhân

Nhóm thị trường&KH

- Phòng tổng hợp: Có nhiệm vụ lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và đưa

ra kế hoạch, định hướng cho chi nhánh trong từng thời điểm và giai đoạn cụ thể

- Phòng quản lý nợ: Theo dõi, quản lý toàn bộ các khoản vay của chi nhánh

- Phòng thanh toán thẻ: Cung cấp các loại dịch vụ thanh toán qua thẻ: Connect

24, JCB, Master Card, Visa Card…

- Phòng thanh toán quốc tế: Có chức năng hỗ trợ công tác thanh toán quốc tếtrong giao dịch với các ngân hàng ở nước ngoài

- Phòng kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Kiểm tra các hoạtđộng kinh doanh và tài chính của chi nhánh; Giúp Giám đốc điều hành trong công tác

tổ chức hạnh toán kế toán, hoạch toán kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao

- Phòng hành chính – nhân sự: Có nhiệm vụ quản lý hành chính và tham mưucho Giám đốc trong công tác quản lý tổ chức, nhân sự, quy hoạch đào tạo và đề bạtcán bộ

- PGD số 1, số 2, PGD Mai Thúc Loan, PGD Quảng Trị: Trực tiếp tiếp xúc vớikhách hàng, thực hiện các giao dịch với khách hàng

Tổ Vi tính

MẠNG LƯỚI TRONG TỈNH

MẠNG LƯỚI NGOẠI TỈNH

Ghi chú: Mối quan hệ chỉ đạo chức năng

Mối quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam

Chi nhánh Huế (Đến ngày 31/12/2009)

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự VCB Huế)

2.1.4 Kết quả đạt được trong năm 2009

2.1.4.1 Tình hình sử dụng lao động

Bảng 1: Cơ cấu lao động của VCB Huế năm 2009 (Đơn vị tính: người)

1 Phân theo giới tính

2 Phân theo trình độ chuyên môn

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự VCB Huế)

Qua bảng 1 ta thấy tổng số lao động năm 2009 tăng 19 người so với năm 2008,tương ứng tăng 12,5% Nguyên nhân chủ yếu của sự biến động này là VCB Huế khôngngừng mở rộng, đa dạng hóa các sản phẩm của mình để cung cấp các dịch vụ tốt nhấtcho khách hàng

Phòng Giao dịch số 2Phòng Giao dịch số 1

Phòng GD Phạm Văn ĐồngPhòng GD Mai Thúc Loan

Phòng Giao dịch Quảng Trị

Trong tổng số lao động tại VCB Huế thì số lao động nữ luôn chiếm tỷ trọng lớnhơn nhiều so với lao động nam Có hiện tượng này là do đặc thù ngành cần nhiều giaodịch viên với khách hàng, phái nữ thường có ưu thế hơn khi làm công việc này.

Để đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc thì Ngân hàng có số lao động có trình độcao chiếm đa số Lao động có trình độ Đại học và trên Đại học chiếm hơn 95%

2.1.4.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn

Nhìn vào bảng 2 ta thấy: Năm 2009, Tổng tài sản và Nguồn vốn tăng 661 tỷđồng, tương ứng tăng 50,1% Trong Tài sản, khoản mục Cho vay khách hàng chiếm tỷtrọng lớn nhất vì đây là hoạt động chủ yếu của Ngân hàng

Ở phần Nguồn vốn, tiền gửi của khách hàng chiếm tỷ trọng rất lớn và tăng dầnqua các năm Điều này chứng tỏ ngân hàng đã không ngừng phát triển Năm 2009, tiềngửi của khách hàng tăng 38,1% so với năm 2008

Bảng 2: Phân tích tổng quát tài sản, nguồn vốn năm 2009 (ĐVT: Tỷ đồng)

tăng huy động tạo nguồn vốn Đến thời điểm 31/12/2009, dư nợ của chi nhánh đạt1.534 tỷ đồng, tăng 6,4% so với năm 2008, chiếm 18% tổng dư nợ trên địa bàn.

Bảng 3: Hoạt động tín dụng của VCB Huế năm 2009

Phân theo loại tiền: VND Tỷ đồng 887 978 91 10,3 Ngoại tệ Triệu USD 32,7 31,0 - 1,7 - 5,2Phân theo kỳ hạn: Ngắn hạn Tỷ đồng 531 475 - 56 - 10,5

Trung dài hạn Tỷ đồng 910 1.059 149 16,4

(Nguồn: Phòng Khách hàng VCB Huế)

 Cơ cấu cho vay theo loại tiền:

Năm 2009, dư nợ ngoại tệ giảm trong nửa đầu năm, do các DN lo sợ rủi ro tỷ giá, họ

đã chọn phương án vay VND lãi suất USD, vì vậy các ngân hàng dư cung về ngoại tệ

- Dư nợ VND đạt 978 tỷ đồng chiếm 63,7% tổng dư nợ, tăng 10,3% so với nămtrước (số tuyệt đối tăng 91 tỷ đồng)

- Dư nợ USD đạt 31 triệu USD, giảm 5,2% so với năm 2008 (số tuyệt đối giảm1,7 triệu USD), do chênh lệch tỷ giá làm cho dư nợ USD quy VND tăng 1 tỷ đồng

 Cơ cấu cho vay theo thời gian:

- Dư nợ ngắn hạn đạt 475 tỷ đồng chiếm 31% tổng dư nợ, giảm 10,5% so với 2008

- Dư nợ trung dài hạn đạt 1.059 tỷ đồng, tăng 16,4% so với năm 2008 (số tuyệtđối tăng 149 tỷ đồng) Dư nợ trung dài hạn tăng chủ yếu là cho vay các dự án điện AVương và Sông Tranh

 Cơ cấu theo loại hình DN:

- Dư nợ khối DNNN đạt 440 tỷ dồng tăng 17,3%, chiếm 29% tổng dư nợ, tăng3% so với năm trước Khối CTCP đạt 613 tỷ đồng tăng 2,76%, chiếm 40% tổng dư nợ

- Công ty TNHH chiếm 17,4% tổng dư nợ, tăng không đáng kể so với năm trước.Khối DN tư nhân chiếm 4% tổng dư nợ, giảm 15,2% so với năm 2008

- Dư nợ các công ty có vốn đầu tư nước ngoài chiếm tỷ trọng nhỏ nhất trong tổng

dư nợ và tăng không đáng kể so với năm trước Dư nợ kinh tế cá thể chiếm 6,8% tổng

dư nợ, giảm không đáng kể so với năm ngoái, trong thời gian chi nhánh cần tăng dư nợthành phần kinh tế này vì rủi ro thấp, mang lại hiệu quả kinh tế cao

 Cho vay hỗ trợ lãi suất:

Dư nợ cho vay hỗ trợ lãi suất đạt 283 tỷ đồng, chiếm 18,4% tổng dư nợ chinhánh Trong đó: dư nợ ngắn hạn đạt 207 tỷ đồng, trung dài hạn đạt 76 tỷ đồng

 Chất lượng tín dụng:

Năm qua, chi nhánh tập trung thực hiện nhiều giải pháp tích cực trong xử lý nợxấu, kiên quyết thu hồi nợ và xử lý tài sản Năm 2008, nợ xấu là 483 tỷ đồng, tỷ lệ nợxấu ở mức rất cao (35%), nhưng đến năm 2009, nợ xấu chỉ còn 149 tỷ đồng (chiếm9,7% tổng dư nợ), giảm 69,2%

Tình hình huy động vốn

Năm 2009 là một năm mà thị trường ngân hàng trải qua những biến động chưatừng có về lãi suất, tỷ giá, tần suất điều chỉnh các công cụ điều hành như lãi suất cơbản, tỷ lệ dự trữ bắt buộc, biên độ tỷ giá diễn ra thất thường Mặc dù trong điều kiệnkhó khăn, chi nhánh đã rất nỗ lực trong công tác huy động vốn Tổng huy động vốnnăm 2009 đạt 1.702 tỷ đồng, tăng 35% so với năm 2008 (số tuyết đối tăng 441 tỷđồng), chiếm tỷ trọng lớn nhất tổng huy động vốn của các NHTM (15,6%), trong khi

đó tổng huy động trên địa bàn tăng 14% so với năm trước Năm 2009 chi nhánh vượt1,5% kế hoạch

Bảng 4: Tình hình huy động vốn của VCB năm 2009

2008

Năm 2009

So sánh

Phân theo loại tiền: VND Tỷ đồng 883 1.212 329 37,3

Ngoại tệ quy VND Triệu USD 22,3 27,3 5,0 22,4Phân theo kỳ hạn: Không kỳ hạn Tỷ đồng 249 292 43 17,3

Dưới 12 tháng Tỷ đồng 710 1.082 372 52,4

Từ 12 tháng trở lên Tỷ đồng 302 329 27 8,9Theo tổ chức, cá nhân: Cá nhân Tỷ đồng 1.005 1.304 299 29,8

(Nguồn: Phòng Khách hàng VCB Huế)

 Cơ cấu huy động theo kỳ hạn:

- Tiền gửi không kỳ hạn đạt 292 tỷ đồng tăng 17,3%, chủ yếu tăng tiền gửi thanhtoán Lượng tiền gửi này chiếm 17% tổng huy động

- Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng đạt 1.082 tỷ đồng tăng 52,4% so với nămngoái, trong đó tiền gửi tiết kiệm tăng 51,5% do sự biến động của lãi suất nên ngườidân gửi ngắn hạn để giảm thua thiệt khi lãi suất tăng.

- Tiền gửi từ 12 tháng trở lên đạt 329 tỷ đồng tăng 8,9% so với năm trước

 Huy động theo tổ chức và cá nhân:

- Năm 2009, Tiền gửi của cá nhân đạt 1.304 tỷ đồng tăng 29,8% so với năm ngoái

- Tiền gửi của tổ chức kinh tế đạt 398 tỷ đồng tăng 55,5% so với năm 2008, đạtđược kết quả này là nhờ chi nhánh đã rất nỗ lực trong công tác huy động tiền gửi củacác dự án và các tổ chức kinh tế trên địa bàn

Vốn huy động có kỳ hạn 12 tháng và không kỳ hạn chiếm tỷ trọng lên đến 80,7%

Cơ cấu huy động như trên tiềm ẩn nguy cơ rủi ro về mặt kỳ hạn: lãi suất tiền gửi luôn có

xu hướng tăng, thêm vào đó sự biến động của thị trường vàng, bất động sản , người gửitiền sẵn sàng phá vỡ kỳ hạn để đầu tư vào lĩnh vực khác có lợi hơn gửi tiết kiệm

2.1.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh

Bảng 5: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 (ĐVT: triệu đồng)

-(Nguồn: Phòng Kế toán VCB Huế)

 Tổng thu nhập: 385 tỷ đồng, tăng 71,9%, tương ứng 161 tỷ đồng so với năm 2008

 Tổng chi phí: 146 tỷ đồng, giảm 61,5% tương ứng 234 tỷ đồng so với năm 2008

Để tăng huy động, các ngân hàng chạy đua về lãi suất dẫn đến chênh lệch lãi suấthuy động và cho vay của chi nhánh giảm mạnh Năm 2009, chênh lệch lãi suất VND là2,1%, của USD là 2,4% (năm 2008 là 3,3% và 1,3%.) Kết quả thu nhập từ lãi năm naygiảm 18 tỷ so với năm ngoái, từ 59 tỷ đồng xuống còn 41 tỷ đồng.

Đến thời điểm cuối năm 2009, tổng số lãi chưa thu được của VCB Huế là 35,8 tỷđồng Trong đó lãi cho vay ngắn hạn là 2,6 tỷ với dư nợ 475 tỷ đồng, trung dài hạn là33,2 tỷ đồng với dư nợ 1.059 Qua phân tích số liệu trên cho thấy chi nhánh VCB Huế

đã đầu tư lớn vào kỳ hạn trung dài hạn và số lãi chưa thu được của kỳ hạn này chiếm92,7% tổng số lãi chưa thu được Trong thời gian tới VCB Huế cần tập trung vào côngtác thu lãi và triệt để không để phát sinh thêm trong năm 2010

2.1.5 Kế hoạch chiến lược của VCB Huế trong năm 2010

Nền kinh tế toàn cầu bắt đầu có những dấu hiệu phục hồi nhưng vẫn còn tiềm ẩnrất nhiều nguy cơ và thử thách Cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt

do số lượng ngân hàng và các chi nhánh tham gia trên thị trường tăng nhanh (Năm

2009, 5 ngân hàng nước ngoài đầu tiên đã được nhận giấy phép hoạt động tại ViệtNam và trong tương lai gần sẽ có nhân hàng nước ngoài mở chi nhánh trên địa bàntỉnh Trong năm tới, có thêm ít nhất 3 chi nhánh NH TMCP được thành lập trên địabàn), do vậy miếng bánh thị phần của từng ngân hàng sẽ bị thu hẹp

Xuất phát từ tình hình chi nhánh VCB Huế và tình hình cạnh tranh trên địa bàn,dựa trên kế hoạch của Hội sở, VCB Huế đề ra mức tăng trưởng cho năm tới như sau:

- Tổng nguồn vốn huy động tăng: 20%

- Tổng dư nợ tín dụng tăng: 18%

- Tỷ lệ nợ xấu (nhòm 3-5): dưới 9%

Đối với công tác huy động vốn:

- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và công tác quảng bá hình ảnh, thươnghiệu để cải thiện khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng trên địa bàn

- Củng cố và duy trì mối quan hệ với khách hàng truyền thống, chủ động tích cựctìm kiếm và tiếp cận các khách hàng có tiềm năng

Hưởng ứng cuộc vận động người VCB dùng sản phẩm VCB; tăng cường áp dụng

cơ chế lãi suất thỏa thuận, cơ chế ưu đãi phí linh hoạt; tăng cường cơ hội giao lưu, tổ

chức các đợt chăm sóc khách hàng định kỳ và vào những dịp đặc biệt; đa dạng hóa sảnphẩm đi kèm khuyến măi, khai thác triệt để nhóm sản phẩm phục vụ công tác huyđộng vốn như: thẻ, chuyển tiền đến, bán chéo sản phẩm.

Đối với công tác tín dụng:

- Đẩy mạnh hoạt động cho vay bán lẻ như: hỗ trợ nhu cầu vốn đi làm việc ở nướcngoài, cho vay cá nhân kinh doanh hộ nhỏ lẻ và tại các trung tâm thương mại

- Nâng cao chất lượng thẩm định, tăng cường kiểm tra, giám sát vốn vay, đổi mớicông nghệ quản lý, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ tín dụng

- Trên cơ sở kết quả xếp hạng tín dụng khách hàng, chủ động cơ cấu lại danh mụctín dụng cũng như định hướng phát triển mới

- Thay đổi, điều chỉnh một cách cơ bản cơ cấu đối tượng khách hàng theo hướng đadạng hóa hướng tới khách hàng mục tiêu, phát triển khách hàng DN vừa và nhỏ, thể nhân

- Tập trung thu hồi nợ xấu, các khoản nợ đã được xử lý dự phòng rủi ro

Đối với các hoạt động khác:

- Hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu: Cân đối nguồn ngoại tệ; giữ vững và pháthuy thế mạnh hàng đầu về thanh toán xuất nhập khẩu trên địa bàn; tìm kiếm, bổ sungcác khách hàng mới, chú trọng các khách hàng DN vừa và nhỏ, DN khu công nghiệp

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ ngân hàng: Giữ vững thị phần; nâng cao chấtlượng dịch vụ, tăng cường quảng bá phát triển sản phẩm thẻ; chủ động tìm kiếm kháchhàng, thiết lập mối quan hệ với khách hàng; áp dụng chính sách ưu đãi khuyến khíchtrong giao dịch để nâng cao khả năng cạnh tranh, thực hiện tốt công tác chăm sóckhách hàng; trang bị cơ sở vật chất hiện đại và phát triển mạng lưới, tạo sự thoải mái

và tin tưởng tối đa cho mọi đối tượng khách hàng giao dịch

- Đối với công tác quản trị nguồn nhân lực: Nâng cao chất lượng hoạt động của

bộ máy, sắp xếp bố trí cán bộ phù hợp; ưu tiên công tác đào tạo và đào tạo lại cán bộ

cả về chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng để nâng cao năng lực cạnh tranh trong điềukiện mới

2.2 Nhiệm vụ và trách nhiệm của kiểm soát viên trong quản lý tiền mặt

về an

toàn kho tiền

Quy trình thu chi

TM đối với khách hàng

Quy trình giao nhận

TM trong nội bộ ngân hàng

Quy trình quỹ

TM ATM

Quy trình vận chuyể

n tiền

Quy trình kiểm tra, kiểm

kê quỹ định kỳ

Xử lý thừa, thiếu TM

- Chịu trách nhiệm về sự khớp đúng của các yếu tố trên chứng từ giữa chứng từ

gốc và các giao dịch đã được ghi chép vào số kế toán

- Chịu trách nhiệm về pháp lý của các giao dịch, đảm bảo các giao dịch đượcthực hiện đúng quy định của nhà nước, của NHNT

- Chịu trách nhiệm trong phạm vi kiểm soát của mình (theo các nội dung kiểmsoát đã quy định trong phần kiểm soát trong và kiểm soát sau) Nếu xảy ra thất thoáttài sản của khách hàng và ngân hàng

2.3 Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại VCB Huế

Các quy trình trong hệ thống KSNB về quản lý TM tại VCB có thể được tóm tắtbằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Các quy trình trong hoạt động quản lý TM tại VCB Huế

2.3.1 Quy trình bảo quản, bảo vệ TM

TM của các đơn vị trước khi đưa vào kho tiền bảo quản hoặc vận chuyển trên đường

đi trong cùng địa bàn Tỉnh, Thành phố phải được đóng gói theo quy định và niêm phongbằng dấu niêm phong Ngoài ra phải niêm phong thêm kẹp chì khi vận chuyển ra ngoài địa

bàn Tỉnh, Thành phố và đối với túi tiền kim loại khi giao nộp với NHNN

2.3.1.1 Quy định về đóng gói và niêm phong

Quy định về đóng gói:

- Đối với tiền giấy hoặc tiền polymer, cách đóng gói như sau: Một thếp tiền là

100 tờ tiền cùng mệnh giá Một bó tiền gồm 10 thếp tiền Một bao tiền gồm 20 bó tiền.

- Đối với tiền kim loại, cách đóng gói: Một thỏi tiền gồm 50 miếng cùng mệnh giá Một túi tiền gồm 20 thỏi Một thùng tiền gồm 10 túi tiền Một hộp tiền gồm 40 thỏi.

- Tại ATM: Một hộp tiền ATM gồm tối đa 2.500 tờ tiền giấy hoặc tiền polymer cùng mệnh giá Một tải tiền ATM gồm 04 hộp đựng tiền và 01 hộp đựng tiền loại.

- Tải/thùng chuyên dùng: dùng đựng và bảo quản các loại TM không chẵn bao,

túi, thùng tiền, hộp tiền ATM (Tham khảo Phụ lục 01).

Quy định về niêm phong: tiền phải được niêm phong sau khi đóng gói

- Giấy niêm phong bó tiền: có đầy đủ các yếu tố như: Tên đơn vị (VCB Huế);Loại tiền; Số tờ; Thành tiền; Ngày, tháng, năm đóng bó; Họ tên và chữ ký của ngườikiểm đếm/đóng bó (đối với VND có mệnh giá từ 500.000 trở lên phải có tối thiểu 02người kiểm đếm, đóng gói và ký tên để niêm phong) Giấy niêm phong có màu xanhnước biển, chữ đen và logo VCB

Biểu mẫu 1: Mẫu Giấy niêm phong bó tiền VND

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh: Huế

Biểu mẫu 2: Mẫu Giấy niêm phong bó tiền Ngoại tệ

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM JOINT STOCK COMMERCIAL BANK FOR FOREIGN TRADE OF

VIETNAM

Chi nhánh/Branch: Huế

Loại tiền, mệnh giá/Denomination: ……….…………

Bó tiền: 1000 tờ piece/Package Thành tiền/Total: ……….

Người đếm và đóng gói/Counted & packed by::

Họ và tên/Full name: 1 ……… 2 ………

Chữ ký/Signature: ……… ………

………., ngày (date) … tháng (month) … năm (yaer) …

Niêm phong này chỉ có giá trị trong nội bộ ngân hàng.

(This seal is valid within Banks only)

- Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng: Trên giấyniêm phong có đầy đủ các yếu tố như: Tên đơn vị (VCB Huế) và Logo VCB; Ngày,tháng, năm; Họ tên và chữ ký của tối thiểu 2 người đóng gói và niêm phong

Biểu mẫu 3: Mẫu Giấy niêm phong tải, túi, bao, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng

NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM Chi nhánh: Huế

NGƯỜI NIÊM PHONG

Họ và tên: Chữ ký:

1 ……… ……….

2 ……… ……….

3 ……… ……….

4 ……… ………

………., ngày … tháng … năm…

- Kẹp chì: là phương pháp niêm phong bao, túi, thùng, hộp tiền, tải/thùng chuyên dùng bằng viên chì Khi niêm phong, cho 2 đầu dây đã buộc bị kẹp chặt qua viên chì bằng một kìm chuyên dùng; Logo của VCB và mã của Đơn vị (VCB Huế) phải nổi rõ, đầy đủ trên bề mặt viên chì sau khi kẹp

o Việc niêm gói và niêm phong để đảm bảo:

- Ngăn chặn các hành vi gian lận có thể xảy ra trong việc bảo quản, vận chuyển tiền Bên ngoài số tiền đã đóng gói và niêm phong có một bảng kê chi tiết loại tiền, số tiền, số lượng (tờ, miếng, bó, túi) để dễ dàng lấy tiền ra khi cần và người kiểm tra có thể thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng, ngăn chặn hành vi đổi tiền.

- Phân định trách nhiệm trong việc quản lý tiền: Người có họ tên, chữ ký trên giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi, bao, thùng, hộp, tải, tải/thùng chuyên dùng đã niêm phong.

2.3.1.2 Quy định về an toàn kho tiền

Nội quy kho tiền và quầy giao dịch TM:

- Tuyệt đối không được mang theo túi xách, ví, cặp, tiền, các chất dễ nổ, dễ cháy,

chất ăn mòn vào quầy giao dịch TM hoặc kho tiền

- Cán bộ đang trực tiếp thu, chi tiền, kiểm đếm, đóng bó tuyệt đối không được rời vị trí làm việc Khi cần ra ngoài phải báo cáo và được người phụ trách đồng ý Trước khi ra khỏi nơi giao dịch phải cất hết tiền vào thùng sắt, tủ quầy, két sắt và khóa cẩn thận

- Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền.

Ví dụ: Giao dịch viên được phép mang theo ví tiền vào quầy giao dịch và được quyền rời khỏi vị trí làm việc mà không cần xin phép Khi đó, khả năng biển thủ tiền là

rất cao vì không ai kiểm soát được hành vi của Giao dịch viên cả Việc tuân thủ quy định về an toàn sẽ ngăn ngừa khả năng xảy ra sai phạm Đây là một biện pháp

“phòng ngừa từ xa” rất tốt trong quản lý TM.

Bảo quản tài sản trong kho tiền:

- Hết giờ làm việc buổi sáng, TM đóng gói và niêm phong và bảo quản trong két

sắt hoặc kho tiền Cuối ngày làm việc phải được bảo quản trong kho tiền

- TM bảo quản trong kho tiền được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong

đúng quy cách, được sắp xếp gọn gàng, khoa học, để riêng ở từng khu vực trong giankho hoặc riêng từng gian kho trong kho tiền

- Đối với các phòng giao dịch ở xa trụ sở chính nếu kho tiền đủ không đủ tiêu

chuẩn theo quy định của NHNN, phải gửi về kho của NHNN hoặc TCTD

Quy định chìa khóa kho tiền, két sắt, thùng sắt:

- Chìa khoá kho tiền, két sắt: Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt, tủ sắt,thùng sắt phải luôn luôn có đủ và đúng 02 (hai) chìa: một chìa sử dụng hằng ngày vàmột chìa dự phòng Chìa khóa của ổ khóa số là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị

- Chìa khoá kho tiền, cửa gian kho, két sắt, ATM giao cho cán bộ phụ trách bảo quản

an toàn chòa khóa trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc của mình ở trụ sở cơ quan

- Bàn giao chìa khoá: Mỗi lần bàn giao chìa khóa, người giao và người nhận trựctiếp giao nhận chìa khóa rồi ký nhận vào sổ “Bàn giao chìa khóa” Đối với khóa số,khi bàn giao xong người nhận phải đổi mã số

Ví dụ: Chìa khóa thùng sắt, két sắt tại Phòng Ngân quỹ, Phòng nghiệp vụ bảo quản tại két sắt của Trưởng phòng Chìa khóa két tiền ATM bảo quản tại két sắt của Trưởng ban quản lý quỹ TM ATM Chìa khóa nắp máy ATM được bảo quản trong tủ sắt của Thanh toán viên.

- Niêm phong, bảo quản chìa khoá dự phòng cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt:

Việc niêm phong chìa khóa dự phòng được các thành viên giữ chìa khóa và cán bộ

KTNB chứng kiến, cùng ký tên trên niêm phong, lập biên bản niêm phong (Phụ lục 02).

Hộp chìa khóa dự phòng được gửi vào kho tiền chi nhánh NHNN, TCTD khác,

Kho bạc Nhà nước hay các Đơn vị thành viên khác Hộp bảo quản chìa khóa dự phòng

của cửa kho tiền có 02 (hai) ổ khóa, Giám đốc và Thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổĐơn vị có nhiệm vụ bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa dự phòng.Chìa khóa dự phòng cửa gian kho, két sắt, tủ sắt bảo quản tại két sắt của Giám đốc.

Ví dụ: Chìa khóa dự phòng thùng sắt, két sắt của phòng Ngân quỹ làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên: Trưởng phòng, Thủ quỹ chính, Thủ quỹ giao dịch/Kiểm ngân; Đối với Phòng nghiệp vụ phải có Trưởng phòng, Kiểm soát viên, Thủ quỹ/Giao dịch viên; Chìa khóa dự phòng két tiền ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM; và bảo quản tại két sắt của Giám đốc Chìa khóa dự phòng nắp ATM làm thủ tục niêm phong có đủ các thành viên trong Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM và bảo quản tại két sắt của Trưởng ban.

- Các trường hợp mở hộp chìa khoá dự phòng: Mất chìa khóa đang dùng hoặctrường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa vắng mặt; Cắt thêm các chìa khóa dự phòngcủa các ổ khóa mới hoặc thay mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý,giữ chìa khóa; Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản củaGiám đốc

Khi mở hộp chìa khóa dự phòng phải có sự chứng kiến trực tiếp của các thành viên

đã tham gia niêm phong (hoặc người được Giám đốc ủy quyền của người đó chứng kiến).Mỗi lần mở hộp chìa khóa dự phòng phải có văn bản của Giám đốc chấp nhận

- Sữa chữa, thay thế khoá cửa kho tiền: Trường hộp ổ khóa hoặc chìa khóa cửakho tiền bị hỏng, cần sữa chữa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận.Giám đốc chịu trách nhiệm khi quyết định chọn đối tác (thợ) sữa chữa, thay thế khóacửa kho tiền két sắt Khi thực hiện thay thế, sữa chữa khóa cửa kho tiền phải có sựchứng kiến cửa người giữ chìa khóa (hoặc người được ủy quyền)

- Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá: Bảo đảm

an toàn bí mật chìa khóa được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng, không chongười khác xem, cầm, cất giữ hộ chìa khóa; Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơquan; Khi chìa khóa đang dùng hằng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa báo cáo ngayvới Giám đốc bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khóa

- Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền: Tuyệt đối không để cácchìa khóa cửa kho tiền vào tay một người do bất cứ nguyên nhân gì Nếu xảy ra tình

trạng này (coi như tất cả các ổ khóa cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giámđốc phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mấtchìa khóa.

Ví dụ: Khi Thủ kho đi công tác thì các chìa khóa do Thủ kho nắm giữ không được giao cho bất cứ người nào mà phải tiến hành mở hộp chìa khóa dự phòng.

- Xử lý khi làm mất, lộ bí mật chìa khoá kho tiền, két sắt: Khi bị lộ bí mật chìa

khóa phải thay thế ổ khóa mới hoặc mã số mới Người làm lộ, làm mất chìa khóa phảikiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khóa mới (nếu có); phải chịu

kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật

Ví du: Chìa khóa cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc phải báo ngay với cơ quan công an và Hội sở chính NHNT VN Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm thủ tục mở hộp chìa khóa dự phòng để sử dụng Việc thay khóa mới phải thực hiện nhanh chóng trong thời gian không quá 36 giờ

- Xử lý cửa kho tiền trong trường hợp khẩn cấp: Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếungười giữ chìa khóa cửa kho tiền, thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khóa dự phòng;

khi mở phải lập “Biên bản mở hộp chìa khóa dự phòng” (Phụ lục 03); nếu quá khẩn cấp

thì Giám đốc cho phá cửa kho tiền để cứu tài sản và báo cáo kịp thời về NHNT VN

o Việc quy định nghiêm ngặt về sử dụng chìa khoá trong kho tiền nhằm ngăn ngừa khả năng thất thoát tài sản trong kho tiền Nó cũng giúp cho Ban Giám đốc có thể xác định chính xác nguyên nhân và trách nhiệm của từng cá nhân khi có sai phạm xảy ra.

Quy định về việc ra, vào kho tiền:

- Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ:

Thống đốc, Phó Thống đốc NHNN và cán bộ được Thống đốc cho phép bằng vănbản vào kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng

Giám đốc Chi nhánh NHNN và cán bộ được Giám đốc Chi nhánh NHNN có vănbản cho phép kiểm tra kho tiền của TCTD trên địa bàn tỉnh, thành phố

Chủ tịch HĐQT NHNT VN, Tổng Giám đốc NHNT VN và cán bộ được Chủ tịchHĐQT NHNT cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền của Đơn vị

Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khóa cửa kho tiền

Cán bộ Kiểm tra nội bộ của Đơn vị vào kho tiền để giám sát việc xuất, nhập tàisản, kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt.

Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức bốc xếp và vận chuyển tài sản bảoquản trong kho tiền; Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp; Xuất,nhập tài sản tạm gửi kho NHNN

Các thành viên Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất

Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân làm nhiệm vụ sữa chữa, lắp đặt,bão dưỡng các thiết bị, các ổ khóa trong kho tiền, có giấy đề nghị, được Giám đốcchấp nhận cho phép vào kho tiền

- Quy định vào, ra kho tiền: Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ “Theo dõi

ra vào kho tiền” và theo đúng thứ tự quy định Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tênxác nhận trên sổ “Theo dõi ra vào kho tiền”

Ví du: Khi vào, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, Thủ kho tiền ra cuối cùng Việc

mở và đóng các ổ khóa cửa kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ

tự, khi mở cửa kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Thủ kho tiền; ngược lại, khi đóng cửa kho tiền: Thủ kho tiền, Trưởng phòng Kế toán, Giám đốc

- Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền:

Trước khi mở khóa, các thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải quan sát kỹ tìnhtrạng bên ngoài ổ khóa và cửa kho tiền: Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủnghi vấn; Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiệntrường và thông báo cho cơ quan công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mở khóavào kho tiền

Trước khi ra khỏi kho tiền: Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho; Kiểmtra lại các hệ thống thiết bị an toàn; Thủ kho tiền phải kiểm tra lại lần cuối cùng trướckhi đóng cửa kho tiền

o Không phải ai cũng có thể ra vào kho tiền một cách tự do

được VCB quy định việc ra vào kho tiền chặt chẽ để đảm bảo các cán bộ, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, qua đó ngăn ngừa sai phạm xảy ra.

Canh gác, bảo vệ kho tiền tại các phòng giao dịch, ATM:

- Quy định làm việc tại trụ sở trong khu vực có kho tiền: Hết giờ làm việc, phải

khóa cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền Không ai tự ý ở lại mộtmình trong khu vực có kho tiền trừ những người được Giám đốc cho phép

Ví dụ: Những người được Giám đốc cho phép là: cán bộ bảo vệ, người trực thiết

bị an toàn, ít nhất 02 người làm việc ngoài giờ được Giám đốc cho phép bằng văn bản

và được báo cáo với cán bộ bảo vệ

- Canh gác, bảo vệ kho tiền ATM: Kho tiền, ATM phải được canh gác, bảo vệ

thường xuyên đảm bảo 24 giờ/ngày Đơn vị lập phương án bảo vệ, phương án phòngcháy chữa cháy cho kho tiền, ATM và phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an tại địaphương khi có sự cố xảy ra

- Canh gác, bảo vệ quầy giao dịch, phòng giao dịch: Quầy giao dịch và phòng giao

dịch phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên cho tới khi chuyển hết TM về kho tiền

- Trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch: Những người có

trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch phải chịu trách nhiệm về

an toàn kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch trong phạm vi được phân công

2.3.2 Các quy trình thu – chi tiền mặt

2.3.2.1. Nguyên tắc thu, chi, kiểm đếm tiền mặt

- Mọi khoản thu, chi TM phải thực hiện thông qua quỹ Đơn vị và qua tay 02người kiểm đếm (hoặc người đó phải tự kiểm đếm lại số tiền thu chi lần thứ hai)

- Thu chi TM phải căn cứ vào chứng từ kế toán Trước khi thu chi phải kiểm tra,kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán

Ví dụ: TM thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và

sổ quỹ Chứng từ kế toán có chữ ký của người nộp tiền và người thu (chi) tiền.

- Khi thu chi TM, phải có bảng kê số tiền thu chi hoặc có biên bản giao nhận

- Người nộp TM phải chứng kiến người nhận kiểm đếm

- Người nhận TM phải kiểm đếm lại dưới sự chứng kiến của người giao trước khirời khỏi địa điểm giao nhận

- Mọi trách nhiệm về vật chất của người giao, người nộp sẽ chấm dứt sau khi haibên giao nhận đã chứng kiến xong và thống nhất kết quả kiểm đếm.

2.3.2.2. Quy trình thu, chi tiền mặt đối với khách hàng

Quy trình thu TM khi KH tới nộp tiền:

- Khi nhận “Giấy nộp tiền” (Phụ lục 04), “Bảng kê các loại tiền” (Phụ lục 05)

của KH, người nhận phải kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gồm cácyếu tố: Ngày, tháng, năm; Họ tên, địa chỉ của người nộp; Nội dung nộp; Loại tiền nộp;

Số tiền bằng số và bằng chữ; Đối chiếu “Giấy nộp tiền” và “Bảng kê các loại tiền”

- Căn cứ vào bảng kê nộp tiền để nhận toàn bộ số tiền nộp Kiểm đếm và đánhdấu trên bảng kê Đóng gói và niêm phong theo quy định (nếu có) (Chỉ thu nhậnnhững loại ngoại tệ TM theo quy định của VCB Việt Nam) Cất, bảo quản tiền

- Ký tên lên chứng từ kế toán và bảng kê nộp tiền, duyệt trên màn hình vi tính

- Trả giấy chứng nhận nộp tiền cho KH

- Lưu giữ Chứng từ thu TM theo quy định 1

Quy định thu TM theo túi niêm phong (chỉ áp dụng đối với VND):

- Phòng Ngân quỹ thực hiện thu TM theo túi niêm phong cho KH truyền thống và

có tín nhiệm Đơn vị và KH thoả thuận áp dụng phương thức thu nhận TM theo túi

niêm phong, làm đầy đủ các thủ tục nộp TM vào ngân hàng gồm: chứng từ nộp tiền,bảng kê chi tiết loại tiền nộp

- Đơn vị khi thu tiền theo túi niêm phong tuân thủ theo quy trình thu TM kèm

theo “Giấy đề nghị thu tiền theo túi niêm phong” (Phụ lục 06) Kiểm đếm tờ đối với

số tiền có mệnh giá từ 500.000đ trở lên và số tiền không chẵn bó đối với các mệnh giákhác để thu nhận ngay, kiểm đếm đủ 10 thếp trong bó và tổng số bó tiền

- Dưới sự chứng kiến của KH, Thủ quỹ Đơn vị bỏ tiền vào túi, cùng khách hàng

ký tên trên niêm phong để niêm phong túi tiền

1 Lưu giữ Chứng từ thu tiền mặt như sau:

- Đối với số tiền thu trong hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Nhật ký quỹ của Giao dịch viên.

- Đối với số tiền thu vượt hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Sổ quỹ của Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch.

- Trường hợp khách hàng yêu cầu nộp nhiều loại tiền (VND, USD, EUR, ) trên cùng một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại Nhật ký quỹ, Sổ quỹ của loại tiền mà tài khoản được ghi Có hoặc tài khoản ghi Có với số tiền có giá trị lớn nhất.

- Trường hợp khách hàng yêu cầu nộp nhiều nguồn tiền (gồm cả TM, chuyển khoản) trên cùng một chứng

từ thì chứng từ được lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ.

- Hai bên cùng ký “Biên bản giao nhận” Thủ quỹ chuyển chứng từ sang bộ phận

kế toán để hạch toán

- Những túi tiền niêm phong được bảo quản trong kho tiền theo quy định

- KH và Đơn vị thực hiện tốt trách nhiệm của mình 2

Biểu mẫu 4: Biên bản giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong

Hôm nay, ngày … tháng … năm 200…

Căn cứ vào giấy đề nghị số … , ngày … tháng … năm 200…, Chi nhánh Ngân

hàng TMCP Ngoại thương ……… tổ chức thu tiền mặt theo túi niêm phong của

Ông (Bà): ……… thuộc Đơn vị ………… , địa chỉ ………… , điện

thoại ………, giấy CMND số ……… do công an ………

2 Thời gian chứng kiến kiểm đếm:

Dự kiến là trong vòng … ngày kể từ ngày … tháng … năm 200…

Xử lý thừa, thiếu tiền khi kiểm đếm:

2 1 Trách nhiệm của VCB Huế:

- Bộ phận Ngân quỹ của Đơn vị thực hiện thu tiền theo túi niêm phong phải mở sổ theo dõi số tiền thu theo túi niêm phong cho từng khách hàng.

- Nếu giấy niêm phong thay đổi trước khi kiểm đếm tờ thì xử lý theo quy định.

- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận tiền theo túi niêm phong (trừ trường hợp có thoả thuận khác với khách hàng) phải tổ chức kiểm đếm tờ Tuỳ theo số lượng và khối lượng tiền cần kiểm đếm, Trưởng phòng Ngân quỹ bố trí ít nhất 02 người tham gia kiểm đếm và trực tiếp hoặc chỉ định người chứng kiến việc kiểm đếm này.

Lập “Biên bản kiểm đếm theo túi niêm phong” (Phụ lục 07) Trường hợp thừa tiền:

Trả lại số tiền thừa cho khách hàng Trường hợp thiếu tiền: Nếu KH trực tiếp chứng kiến, yêu cầu KH nộp ngay số tiền thiếu cho ngân hàng Nếu KH uỷ quyền cho Đơn vị kiểm

đếm: Thông báo ngay cho KH để nộp số tiền thiếu Sau thời hạn 02 ngày làm việc kể từ

ngày thông báo, nếu KH không nộp đủ số tiền thiếu thì Đơn vị lập phiếu hạch toán ghi Nợ tài khoản Tiền gửi của khách hàng/bút toán điều chỉnh số tiền đã ghi Có.

Xử lý đối với tiền giả, tiền nghi giả và báo mất:

- Khi kiểm đếm tiền do KH nộp nếu phát hiện có tiền nghi giả, yêu cầu KH xácnhận số series tờ tiền, số lượng tờ, loại tiền nghi giả Sau đó lập “Biên bản tạm giữ tiền

nghi giả” (Phụ lục 08) 02 bản: Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản.

- Trường hợp phát hiện có tiền giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, sốlượng tờ, loại tiền giả Tiền giả phải được đóng dấu "Tiền giả" và lập “Biên bản thu

giữ tiền giả” (Phụ lục 9) 02 bản: Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản.

- Trường hợp nhận tiền theo bó nguyên niêm phong, thu tiền trong túi niêmphong trong quá trình kiểm đếm nếu phát hiện tiền giả phải lập “Biên bản kiểm đếmtheo túi niêm phong”, gửi kèm niêm phong bó tiền cho bên giao

- Tiền nghi giả và tiền giả được hạch toán nhập vào Tài khoản ngoại bảng "Tiềnnghi giả, tiền bị phá hoại chờ xử lý" (VND)/"Ngoại tệ không đủ tiêu chuẩn lưu hànhchờ xử lý" (ngoại tệ) theo quy định hiện hành

- Việc giám định, kết luận tiền giả phải được tiến hành thận trọng, chính xác.Người giám định và người duyệt giám định phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về vậtchất đối với quyết định của mình 3

- Các phòng nghiệp vụ có quỹ phải mở sổ theo dõi theo từng loại tiền nghi giả, tiềngiả Tiền nghi giả, tiền giả được bảo quản trong két sắt của phòng nghiệp vụ có quỹ hoặckho tiền Định kỳ hàng tháng phải nộp tiền giả về phòng Ngân quỹ của Đơn vị

- Phòng Ngân quỹ có trách nhiệm báo cáo hàng tháng về việc thu, nộp tiền giảcủa Đơn vị mình về phòng Quản lý Ngân quỹ VCB TƯ Định kỳ 06 tháng, phải nộp

3

Xử lý kết quả giám định đối với tiền nghi giả:

- Kết quả giám định là tiền thật: Hạch toán xuất Tài khoản ngoại bảng "Tiền nghi giả, tiền bị phá hoại chờ

xử lý" (VND)/ "Ngoại tệ không đủ tiêu chuẩn lưu hành chờ xử lý" (ngoại tệ) để trả lại khách hàng.

- Kết quả giám định là tiền giả: Đóng dấu "Tiền giả" vào số tiền nghi giả và lập biên bản tịch thu tiền giả

02 bản: Đơn vị thành viên giữ 01 bản, giao cho khách hàng giữ 01 bản.

Phí giám định (nếu có) sẽ được thu theo biểu phí hiện hành của VCB hoặc theo chi phí thực tế phát sinh (giám định ngoài VCB)

tiền giả ngoại tệ về Sở giao dịch Việc nộp tiền giả VND về NHNN thực hiện theo quyđịnh của NHNN từng thời kỳ.4

- Nếu TM báo mất, Đơn vị xử lý từng trường hợp theo thông báo của VCB TƯ

- Khi phát hiện loại tiền giả ở dạng mới, Đơn vị phải thông báo ngay cho NHNNtrên cùng địa bàn tỉnh, thành phố và VCB TƯ - Phòng Quản lý Ngân quỹ

- Tiền giả đã tịch thu nhưng KH không chấp nhận tịch thu tiền giả/tiền nghi giảthì gửi kèm 01 bản "Biên bản tịch thu tiền giả"/"Biên bản tạm thu tiền nghi giả" cùngyêu cầu giám định lại của KH về phòng Ngân quỹ của Đơn vị để giám định và có kếtluận bằng văn bản Trường hợp VCB Huế không xác định được thì gửi toàn bộ hồ sơtrên về VCB TƯ - Phòng Quản lý Ngân quỹ để giám định lại

Quy trình chi TM cho KH khi KH đến nhận tiền:

- Nhận, kiểm tra “Giấy rút tiền” (Phụ lục 10) của KH và đối chiếu với Chứng

minh thư/hộ chiếu của KH: Số; Ngày, tháng, năm của chứng từ; Họ và tên, địa chỉ; Sốtiền bằng số và bằng chữ, loại tiền; Số và ngày cấp chứng minh thư/hộ chiếu còn hạn

sử dụng; Ảnh của người nhận tiền

- Duyệt chứng từ trên màn hình vi tính; Chuẩn bị TM

- Kiểm đếm TM đúng chứng từ; ký tên trên chứng từ

- Chi tiền và chứng kiến KH kiểm đếm lại số tiền chi ra

- Yêu cầu KH ký nhận tiền trên chứng từ, trả một liên chứng từ cho KH

- Lưu giữ Chứng từ chi TM theo quy định 5

Quy trình chi TM tại địa chỉ theo yêu cầu của KH: (Quy trình này chỉ áp dụng

đối với khách hàng có tài khoản tại VCB Huế).

- Đơn vị và KH phải có văn bản thoả thuận và quy định mã số nhận biết

- KH có yêu cầu ghi rõ số tiền, loại tiền cần nhận, thông báo bằng điện thoại vàfax (đối với KH là tổ chức) cho Phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản/Phòng Ngân quỹ

4

Kết thúc năm tài chính, SGD phải nộp toàn bộ số tiền giả ngoại tệ của các về HSC HSC bảo quản số tiền nhận theo quy định của NHNN và VCB đồng thời thực hiện việc giám định hoặc thuê chuyên gia giám định lại số tiền giả này Sau khi có kết quả giám định trình TGĐ: (1) Phương thức xử lý đối với số tiền thật; (2) Lập Hội đồng tiêu hủy đối với số tiền giả; (3) Giữ lại một số dạng tiền giả mới để làm tài liêu nghiên cứu, đào tạo và phân bổ cho các chi nhánh (Nếu có nhu cầu).

5

Chứng từ chi TM được lưu giữ như sau:

- Đối với số tiền chi trong hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Nhật ký quỹ của Giao dịch viên.

- Đối với số tiền chi vượt hạn mức giao dịch: Chấm và lưu giữ tại Sổ quỹ của Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch.

Trường hợp khách hàng yêu cầu rút nhiều loại tiền (VND, USD, EUR, ) trên một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại sổ quỹ của loại tiền có tài khoản được ghi Nợ hoặc tài khoản ghi Nợ với số tiền có giá trị lớn nhất Trường hợp khách hàng yêu cầu rút nhiều nguồn tiền (gồm cả tiền mặt, chuyển khoản) trên cùng một chứng từ thì chứng từ được lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ.

- Phòng Ngân quỹ/phòng nghiệp vụ có quỹ lập “Giấy uỷ nhiệm chi” (Phụ lục 11)

trình Giám đốc phê duyệt

- Phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản căn cứ vào giấy uỷ quyền và bản fax yêu cầuchi/hoặc mẫu chữ ký của KH để lập phiếu chi tiền, hạch toán tài khoản thích hợp của KH

- Người được uỷ quyền chi tiền cho KH nhận toàn bộ số tiền căn cứ vào phiếu chi

và bảng kê chi tiết loại tiền

- Kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận, vận chuyển thực hiện theo quy định

- Cử cán bộ thực hiện việc chi tiền 6

2.3.2.3. Quy trình giao nhận tiền mặt trong nội bộ ngân hàng VCB Huế

- Việc lấy quỹ đầu ngày, trả quỹ cuối ngày, tiếp quỹ, nộp quỹ trong ngày trong

trụ sở VCB Huế phải có ít nhất 02 người tham gia: Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/GDV và

01 cán bộ do Trưởng phòng phân công

- Giao nhận TM trong nội bộ VCB Huế phải đảm bảo nguyên tắc: Người nhận

không được nhận lại số tiền không chẵn bó, không chẵn thếp, bó tiền, túi tiền kim loại

do chính mình kiểm đếm và niêm phong

- Việc giao nhận thực hiện bằng Giao dịch Till In/Till Out được Phụ trách phòng

ký trên phiếu, duyệt trên màn hình vi tính (trừ các giao dịch của Thũ quỹ chính) Cácphòng có quan hệ giao nhận TM phải đăng ký mẫu chữ ký của cán bộ ký trên “Phiếu

Till In, Till Out” (Phụ lục 12) với phòng Ngân quỹ và phòng Kế toán Giao nhận TM,

Thủ quỹ chính phải kiểm tra, đối chiếu chữ ký trên các phiếu Till In, Till Out với chữ

ký đã đăng ký 7

Giao nhận tiền cuối ngày giao dịch:

Giao dịch viên

- Đóng gói đối với số tiền chẵn bó, chẵn túi và niêm phong theo quy định.

- Lập bảng kê toàn bộ số tiền tồn quỹ cuối ngày

6

Bộ phận thực hịên chi theo hình thức này là cán bộ thuộc các phòng nghiệp vụ có quỹ/phòng Ngân quỹ/Tổ chuyên trách Tuỳ theo giá trị, số lượng tiền cần thu, cần chi, Giám đốc quy định cụ thể số lượng cán bộ tham gia nghiệp vụ thu chi TM tại địa chỉ theo yêu cầu của KH.

7 Giao dịch Till In/Till Out chỉ được thực hiện trong phạm vi các mối quan hệ sau:

- Giữa GDV với nhau; Giữa GDV với Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, giữa các Thủ quỹ phòng nghiệp vụ trong nội bộ một phòng nghiệp vụ có quỹ.

- Giữa GDV với Thủ quỹ chính (đối với các phòng không có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ).

- Giữa thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch với Thủ quỹ chính.

Khi kết thúc ngày giao dịch: GDV in liệt kê chứng từ, Nhật ký quỹ; Thủ quỹ in 02 bản Sổ quỹ: 01 bản chấm lưu nhật

ký chứng từ cùng các chứng từ thu chi TM, 01 bản được xếp theo loại tiền và lưu tại phòng Định kỳ hàng tháng/quý/6tháng/ năm Thủ quỹ đóng các tờ sổ quỹ này thành tập và đánh số trang Tại trang bìa phải có chữ ký của Giám đốc/người được uỷ quyền và đóng dấu (dấu của Đơn vị hoặc dấu Phòng nghiệp vụ) xác nhận sự chính xác của số trang và đóng dấu giáp lai vào các trang sổ Thời hạn bảo quản sổ quỹ thực hiện theo quy định hiện hành của VCB về lưu trữ chứng từ kế toán.

- Khi giao nộp mỗi loại tiền: GDV, Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ giao dịch chỉ được lập 01 bản giao dịch Till Out cho Thủ quỹ phòng nghiệp vụ, Thủ quỹ chính và trên phiếu Till Out/Till In phần "Cash in box" là "No".

- Căn cứ vào bảng kê, tiến hành kiểm quỹ số tiền thực tế tồn quỹ cuối ngày đảm

bảo khớp đúng với số tiền trên chứng từ hạch toán kế toán và nhật ký quỹ:

 Tại phòng có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ: GDV tự kiểm quỹ

 Tại phòng không có Thủ quỹ phòng nghiệp vụ: GDV chứng kiến Trưởngphòng/Kiểm soát viên kiểm quỹ

- Lập giao dịch Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của thủquỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính, ký tại mục "Người giao"; chuyển chứng từ choPhụ trách phòng ký duyệt

- Phiếu Till Out/Till In kèm bảng kê cùng toàn bộ số TM giao nộp về cho Thủquỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính Sau khi Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính

ký nhận tiền lên hai phần phiếu Till Out/Till In: phiếu Till Out dùng để chấm và lưunhật ký quỹ, phiếu Till in giao cho Thủ quỹ phòng nghiệp vụ/Thủ quỹ chính

- Căn cứ hạn mức tiếp quỹ đầu ngày, lập 01 liên phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ" cho

ngày làm việc tiếp theo

Biểu mẫu 5: Yêu cầu tiếp quỹ

YÊU CẦU TIẾP QUỸ

 NGƯỜI YÊU CẦU:

 PHÒNG:

 SỐ DƯ HIỆN TẠI:

 YÊU CẦU ĐƯỢC TIẾP QUỸ:

- SỐ TIỀN:

- BẰNG CHỮ:

 NỘI DUNG:

NGƯỜI YÊU CẦU TRƯỞNG PHÒNG

- Chấm và đối chiếu các chứng từ đã hạch toán trong ngày với nhật ký quỹ, liệt kê

chứng từ nhằm đảm bảo các chứng từ đã hạch toán, thu chi đúng, chính xác và đầy đủ

Thủ quỹ phòng nghiệp vụ

- Căn cứ vào bảng kê TM, số tiền trên phiếu Till Out/Till In để nhận tiền nguyênniêm phong đối với số tiền chẵn bó, chẵn túi và kiểm đếm tờ, miếng đối với số tiềnkhông chẵn bó, túi của GDV nộp cuối ngày; Ký xác nhận đã nhận tiền vào hai phầnphiếu Till Out/Till In, chuyển trả phiếu Till Out cho GDV.

- Trên cơ sở phiếu Till In của các GDV, lập giao dịch Till In để nhận toàn bộ tiềntồn quỹ cuối ngày về quỹ mình; chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt

- Đóng gói đối với số tiền chẵn bó, túi và niêm phong theo quy định.

- Lập bảng kê toàn bộ số tiền tồn quỹ cuối ngày.

- Chứng kiến Trưởng phòng và Kiểm soát viên/GDV kiểm quỹ.

- Cho toàn bộ số tiền không chẵn bó, túi vào tải/thùng chuyên dùng dưới sự

chứng kiến của các thành viên tham gia kiểm quỹ và dùng niêm phong có đủ chữ kýcủa các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong

- Lập giao dịch Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của Thủ

quỹ chính, ký tại mục "Người giao"; chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt

- Phiếu Till Out/Till In kèm bảng kê cùng toàn bộ số TM giao nộp về cho Thủ

quỹ chính Sau khi Thủ quỹ chính ký nhận tiền lên hai phần phiếu Till Out/Till In:phiếu Till Out dùng để chấm và lưu sổ quỹ, phiếu Till In giao cho thủ quỹ chính

- Trên cơ sở hạn mức tiếp quỹ đầu ngày, lập 01 liên phiếu "Yêu cầu tiếp quỹ" cho

ngày làm việc tiếp theo

- Chấm và đối chiếu các chứng từ thu, chi với sổ quỹ nhằm đảm bảo các chứng từ

đã được thực hiện thu, chi chính xác, đầy đủ

Thủ quỹ giao dịch

- Đóng gói đối với số tiền chẵn bó, túi và niêm phòng theo quy định.

- Lập bảng kê đối với toàn bộ số tiền tồn quỹ cuối ngày

- Chứng kiến Trưởng phòng kiểm quỹ số tiền thực tế khớp đúng với số tiền trên

chứng từ hạch toán kế toán và sổ quỹ

- Lập giao dịch Till Out đối với số tiền tồn quỹ cuối ngày về mã giao dịch của Thủ

quỹ chính, ký tại mục "Người giao"; chuyển chứng từ cho Phụ trách phòng ký duyệt