Quản lý dự án đầu tư Ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại Bộ Thông tin và Truyền thông : Luận văn ThS. Quản trị - Quản lý: 60 34 04

Công tác quản lý giữ một vai trò thiết yếu trong toàn bộ quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư, xuyên suốt các giai đoạn kể từ khi xuất hiện các cơ hội đầu tư, lập báo cáo nghiê

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-o0o -

LÊ ANH TUẤN

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SỬ DỤNG NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KINH TẾ

CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG THỰC HÀNH

Hà Nội – 2017

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-o0o -

LÊ ANH TUẤN

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SỬ DỤNG NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Chuyên ngành: Quản lý kinh tế

GS.TS PHAN HUY ĐƯỜNG

Hà Nội – 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận Văn thạc sĩ là công trình nghiên cứu khoa học

độc lập của bản thân tôi Những số liệu khoa học, kết quả nghiên cứu của

Luận văn là trung thực, do tôi thu thập, có nguồn gốc rõ ràng và chưa từng

được công bố trong bất cứ Luận văn nào

Tác giả luận văn

Lê Anh Tuấn

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện Luận văn Thạc sĩ này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, tạo điều kiện nhiệt tình và quý báu của nhiều cá nhân và tập thể

Trước tiên, tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo Trường Đại học Kinh Đại học Quốc gia Hà Nội cùng các thầy, cô giáo ở Khoa Kinh tế chính trị, Phòng Đào tạo, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập tại trường và nghiên cứu, thực hiện luận văn

Đ c biệt, tôi xin bày t lòng biết ơn sâu sắc tới Cô giáo PGS.TS Nguyễn Thị Kim Anh, người đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ tận tình tôi trong suốt thời gian nghiên cứu để hoàn thành luận văn này

M c dù, bản thân đã cố gắng hoàn thiện luận văn bằng tất cả sự nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên, không thể tránh kh i những thiếu sót

ho c có phần nghiên cứu chưa sâu Rất mong nhận được sự chỉ bảo, thông cảm của các thầy (cô)

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn đến tất cả người thân, bạn bè đã nhiệt tình giúp đỡ, động viên tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu đề tài

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, tháng năm 2016

Tác giả luận văn

Lê Anh Tuấn

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT i

DANH MỤC BIỂU ĐỒ ii

DANH MỤC HÌNH iii

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU, CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CNTT 4

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu 4

1.2 Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 6

1.2.1 Tổng quan về ứng dụng CNTT 6

1.2.2 Tổng quan về dự án đầu tư ứng dụng CNTT 8

1.2.3 Tổng quan về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 14

1.3 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 25 1.4 Nhân tố tác động đến công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 26

1.4.1 Các nhân tố khách quan: 26

1.4.2 Các nhân tố chủ quan: 27

1.5 Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT 28

1.5.1 Thực tiễn quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Bộ Tài chính 28 1.5.2 Một số bài học kinh nghiệm về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT cho Bộ Thông tin và Truyền thông 31

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN 32

2.1 Cách tiếp cận nghiên cứu 32

2.2 Nguồn tư liệu và số liệu 33

2.3 Các phương pháp được sử dụng 33

2.3.1 Phương pháp bàn giấy 33

2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu 34

2.3.3 Phương pháp Thống kê - So sánh 34

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CNTT SỬ DỤNG NGUỒN VỐN NSNN TẠI BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG, GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2012 ĐẾN 2016 35 3.1 Giới thiệu chung về Bộ Thông tin và Truyền thông 35

3.1.1 Lịch sử phát triển 35 3.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Thông tin và Truyền thông 39

3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông giai đoạn 2012 - 2016 39

3.2.1 Tổng hợp các dự án triển khai trong giai đoạn 2012-2016 39 3.2.2 Các nhân tố tác động đến công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông giai đoạn 2012 – 2016 40 3.2.2 Về bộ máy tổ chức quản lý 43 3.2.3 Quy trình quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông 45 3.2.4 Nội dung công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông 52

3.3 Đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông giai đoạn 2012-2016 57

3.3.1 Những kết quả đạt 57 3.3.1 Những hạn chế, nguyên nhân 59

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ

DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CNTT SỬ DỤNG NGUỒN VỐN NSNN TẠI

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TRONG GIAI ĐOẠN TIẾP THEO 63 4.1 Phương hướng, mục tiêu ứng dụng CNTT trong hoạt động của Bộ Thông tin và Truyền thông giai đoạn 2016-2020 63

4.2 Định hướng hoàn thiện công tác quản lý quản lý dự án đầu tư ứng dụng

CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông 65

4.3 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông 65

4.3.1 Về bộ máy tổ chức quản lý 65

4.3.2 Về quản lý tiến độ 66

4.3.3 Về quản lý chất lượng 66

4.3.4 Về quản lý chi phí 67

KẾT LUẬN 69

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

2 CNTT & TT Công nghệ thông tin và truyền thông

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

1 Biểu đồ 3.1 Số lƣợng dự án thực hiện qua các năm 40

2 Biểu đồ 3.2 Tổng mức đầu tƣ thực hiện qua các năm 40

DANH MỤC HÌNH

2 Hình 1.2 Quy trình thực hiện dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT 13

3 Hình 1.3 Quan hệ chi phí trong các giai đoạn quản lý dự án

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Một trong những vấn đề quan trọng được lưu ý khi tiến hành thực hiện một

dự án đầu tư đó là công tác quản lý dự án Công tác quản lý giữ một vai trò thiết yếu trong toàn bộ quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư, xuyên suốt các giai đoạn kể từ khi xuất hiện các cơ hội đầu tư, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định, đàm phán ký kết các hợp đồng… cho đến khi dự án đi vào thi công và chính thức được đưa vào hoạt động Hiệu quả của một dự án đầu tư sẽ được đảm bảo nếu như khâu quản lý dự án được thực hiện tốt Ngược lại, việc quản lý thiếu

ch t chẽ sẽ là nhân tố gây ảnh hưởng nhiều tới tiến độ, chất lượng, là một trong những nguyên nhân gây lãng phí về thời gian, chi phí và ảnh hưởng tới hiệu quả đầu tư chung Công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT hiện nay còn nhiều điều bất cập do tính chất các dự án đầu tư ứng dụng CNTT có nhiều điểm đ c thù như: công nghệ thay đổi nhanh chóng; việc định giá, đánh giá chất lượng sản phẩm khó khăn; sự thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào đào tạo, chuyển giao công nghệ cũng như sự quan tâm của cán bộ sử dụng, Điều này dẫn đến tiến độ kế hoạch về thời gian, chi phí và chất lượng bị ảnh hưởng Do vậy việc nghiên cứu, tìm hiểu về công tác quản lý dự án trên phương diện khoa học và thực tiễn là rất cần thiết Bên cạnh đó, mấy năm trở lại đây, ngày càng nhiều các vụ tham ô, tham nhũng của một bộ phận lãnh đạo các chủ đầu tư được phát hiện, kèm theo đó là hàng loạt các dự án không đảm bảo chất lượng gây thất thoát lãng phí nghiêm trọng các nguồn lực của đất nước Thực trạng trên đã khiến không ít người hoài nghi về chất lượng hoạt động đầu tư ứng dụng CNTT ở Việt Nam Đây là một trong những thách thức lớn đối với Việt Nam nói chung và Bộ Thông tin và Truyền thông nói riêng

Xuất phát từ tầm quan trọng của việc nghiên cứu công tác quản lý dự

án đầu tư ứng dụng CNTT tại Bộ Thông tin và Truyền thông và từ yêu cầu

hoàn thiện hơn lý luận về quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT, tác giả chọn

đề tài: “Quản lý dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại Bộ Thông tin và Truyền thông” để

nghiên cứu, với mong muốn nhằm góp phần xây dựng một lý luận về quản lý

dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT tại Bộ Thông tin và Truyền thông, trên cơ sở đó giải quyết những vấn đề thực tiễn nêu trên

Câu hỏi nghiên cứu: Giải pháp nào để hoàn thiện công tác quản lý dự

án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước tại Bộ Thông tin và Truyền thông?

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cở sở đánh giá thực trạng về quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT

sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông trong thời gian tới

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về quản lý dự án đầu

3 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu về quản lý dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian: 2012 – 2016;

- Nội dung: các nội dung cần quan tâm đến quá trình quản lý là dự án hoàn thành đúng tiến độ không, chất lượng có đảm bảo thiết kế không, giá thành của dự án có vượt tổng mức đầu tư, tổng dự toán, không làm thất thoát lãng phí, chính vì vậy phạm vi đề tài tập trung vào các nội dung sau:

+ Quy trình tổ chức, thực hiện;

+ Quản lý tiến độ;

+ Quản lý chất lượng;

+ Quản lý chi phí

4 Đóng góp mới của luận văn

- Tìm ra các giải pháp khoa học để nâng cao, hoàn thiện công tác quản

lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin

và Truyền thông

- Dùng làm cơ sở để đề xuất với Chính phủ điều chỉnh cơ chế, chính sách phù hợp với thực tế, góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư

5 Cấu trúc của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, luận văn còn gồm 4 chương, cụ thể như sau:

Chương 1 Tổng quan tình hình nghiên cứu, cơ sở lý luận và thực tiễn quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Chương 2 Phương pháp nghiên cứu luận văn

Chương 3 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông, giai đoạn 2012-2016

Chương 4 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông giai đoạn tiếp theo

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU, CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CNTT

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Cho đến nay đã có nhiều tác giả và nhiều công trình khoa học nghiên cứu về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT cũng như những giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng, trong đó có một số công trình khoa học tiêu biểu như sau:

Đào Thị Hải Yến (2015), Quản lý các dự án công nghệ thông tin tại Cục Công nghệ thông tin và thống kế Hải quan – Luận văn thạc sĩ – Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội Tác giả đã nghiên cứu về công tác tổ chức thực hiện dự án, mối quan hệ giữa các bên tham gia dự án, môi trường chính sách và cơ sở hạ tầng thông tin đảm bảo cho dự án tại một đơn vị cụ thể Tuy nhiên, tác giả chưa đưa ra được những đ c thù của dự án ứng dụng CNTT nên giải pháp đề xuất chưa hoàn toàn phù hợp với các đ c thù này Do đó, vấn đề vẫn chưa được giải quyết triệt để

Nguyễn Thị Lan Anh (2013), Nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam – Luận văn thạc sĩ – Viện Công nghệ thông tin – Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn đã tiến hành nghiên cứu, tìm hiểu các văn bản quy định của Nhà nước, của Ngân hàng Phát triển Việt Nam Phân tích, đánh giá hiện trạng trong việc đầu tư ứng dụng CNTT hiện tại Ngân hàng Phát triển Việt Nam đang vướng mắc từ đó vận dụng linh hoạt xây dựng một quy trình đầu tư cụ thể sao cho vừa tuân thủ đúng các quy định của nhà nước, vừa giảm tải các thủ tục hành chính không cần thiết trong nội bộ Ngân hàng Phát triển Việt Nam

Vũ Thị Kim Minh Huệ (2012), Nghiên cứu giải pháp quản lý các dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin tại tỉnh Quảng Ninh – Luận văn thạc sĩ – Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh – Đại học Thái Nguyên Trong luận văn, tác giả đã hệ thống hoá lý luận cơ bản về quản lý dự án ứng dụng CNTT; thông qua nghiên cứu thực trạng về công tác quản lý dự án ứng dụng CNTT tại tỉnh Quảng Ninh, tác giả đã chỉ ra những m t hạn chế cần khắc phục như

cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực; công tác quản lý chung đối với dự án đầu tư ứng dụng CNTT; công tác xây dựng kế hoạch, phân bổ vốn đầu tư; tổ chức, điều hành, giám sát, đánh giá; môi trường pháp lý

Nhìn chung các luận văn nêu trên đã đề cập đến thực trạng tình hình quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT của nước ta hiện nay, cũng như tại các đơn vị nghiên cứu Các luận văn đã phân tích được một số tồn tại, hạn chế trong đơn vị nghiên cứu như:

- Thời gian triển khai dự án ứng dụng CNTT kéo quá dài, mất tính thời

sự của yêu cầu nghiệp vụ, ảnh hưởng tới hiệu quả đầu tư do phải thực hiện thêm quá nhiều thủ tục, trong khi các yêu cầu đối với phát triển, nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm là rất nhanh, đột xuất để kịp thời phục vụ các hoạt động nghiệp vụ

- Việc giám sát, đánh giá chất lượng sản phẩm khó khăn

- Xác định chi phí đầu tư, đ c biệt là phần mềm nội bộ khó khăn

- Nguồn lực còn thiếu so với yêu cầu đ t ra

- Việc phối hợp giữa các đơn vị không rõ ràng làm giảm hiệu quả triển khai công việc

- Quy trình, quy chế quy định còn thiếu và chưa đầy đủ để đáp ứng yêu cầu công việc đ t ra do đó dẫn đến tình trạng làm việc không thống nhất, lãng phí thời gian

Đồng thời đưa ra các giải pháp, khuyến nghị khá đầy đủ nhằm tăng

cường công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT Nhiều giải pháp khá thiết thực, có thể áp dụng được

Các luận văn trên đã phần nào giúp tác giả có cái nhìn tổng quan về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT, cung cấp một số vấn đề lý luận, thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT Tuy nhiên, từ các nghiên cứu trên cho thấy:

- Các luận văn đã nghiên cứu công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT, các giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT được đề cập cả vĩ mô và vi mô Nhưng, do phạm vi lịch sử và biến đổi nhanh của thực tiễn cũng như bối cảnh mới trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội các chính sách, biện pháp, giải pháp không còn phù hợp với thực tiễn sinh động đang diễn ra

- Các luận văn nghiên cứu chủ yếu phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại đơn vị nghiên cứu thuộc, trực thuộc Bộ, ngành, địa phương

Đến nay, ở Bộ Thông tin và Truyền thông, qua tìm hiểu thì chưa có một đề tài nào nghiên cứu cụ thể về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại

Bộ Thông tin và Truyền thông Do vậy, luận văn: Quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN tại Bộ Thông tin và Truyền thông trong bối cảnh hiện nay đảm bảo không trùng l p

1.2 Cơ sở lý luận về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.2.1 Tổng quan về ứng dụng CNTT

1.2.1.1 Khái niệm về ứng dụng CNTT

Theo Luật Công nghệ thông tin:

- “Công nghệ thông tin” là tập hợp các phương pháp khoa học, công

nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”

- “Ứng dụng công nghệ thông tin” là việc sử dụng công nghệ thông tin

vào các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này

Theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ:

- “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước” là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà

nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch

1.2.1.2 Vai trò của ứng dụng CNTT

Công nghệ thông tin đã, đang và tiếp tục được ứng dụng rộng rãi, mạnh

mẽ trong mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế - xã hội, góp phần to lớn thúc đẩy tăng trưởng, chuyển dịch cơ cấu kinh tế, đồng thời làm thay đổi cơ bản cách thức quản lý, làm việc của con người Rất nhiều nước đã coi sự phát triển CNTT & TT là hướng ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội Thế giới, dưới những tác động mạnh mẽ của CNTT & TT đã làm mờ đi những trở ngại về thời gian và không gian, tạo ra môi trường thuận lợi cho hội nhập toàn cầu, tiến tới xã hội thông tin với nền kinh tế tri thức, trong đó CNTT & TT có một vai trò quyết định CNTT có tác động tạo tiền đề cho việc nâng cao năng suất, hiệu quả, thúc đẩy hội nhập của quá trình kinh doanh, quản lý, chỉ đạo điều hành, tác động một cách gián tiếp lên sự tăng trưởng kinh tế

Ở Việt Nam, CNTT đã và đang trở thành ngành kinh tế quan trọng của đất nước Có thể nói, CNTT đã và đang trở thành một trong những ngành công nghiệp – dịch vụ quan trọng nhất của đất nước Ứng dụng CNTT là yếu

tố quan trọng để thực hiện ba khâu đột phá chiến lược của Đảng, Nhà nước,

có đóng góp quan trọng để nâng cao năng suất lao động, năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, các ngành kinh tế và của cả nước

Từ rất sớm, Đảng và Nhà nước luôn coi trọng vai trò của CNTT trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước, đã ban hành nhiều văn bản quan trọng nhằm đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT Việt Nam Gần đây, ngày 01/7/2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW về đẩy mạng ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển phát triển bên vững và hội nhập quốc tế Nghị quyết 36 đã chỉ rõ: “CNTT là một công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc trong tình hình mới; là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh, bên vững đất nước”

1.2.2 Tổng quan về dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.2.2.1 Khái niệm

Từ “ Project – Dự án” được hiểu là “ Điều có ý định làm” hay “ Đ t kế hoạch cho một ý đồ, quá trình hành động” Như vậy, dự án có khái niệm vừa

là ý tưởng, ý đồ, nhu cầu vùa có ý năng động, chuyển động hành động Chính

vì lẽ đó mà có khá nhiều khái niệm về thuật ngữ này, cụ thể như :

- Dự án là việc thực hiện một mục đích hay nhiệm vụ công việc nào đó dưới sự ràng buộc về yêu cầu và nguồn lực đã định Thông qua việc thực hiện

dự án để cuối cùng đạt được mục tiêu nhất định đã dề ra và kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà bạn mong muốn

- Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định

- Dự án là một quá trình mang đ c thù riêng bao gồm một loạt các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có định ngày khởi đầu và kết thúc, được thực hiện với những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể

- Dự án là đối tượng của quản lý và là một nhiệm vụ mang tính chất 1 lần,

có mục tiêu rõ ràng trong đó bao gồm chức năng, số lượng và tiêu chuẩn chất lượng), yêu cầu phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian quy định, có

dự toán tài chính từ trước và nói chung không được vuợt qua dự toán đó

Theo khoản 1 Điều 2 Nghị định số 102/2009/NĐ-CP thì:

- "Dự án ứng dụng công nghệ thông tin" là tập hợp những đề xuất có

liên quan đến việc b vốn để thiết lập mới, mở rộng ho c nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện

về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ trong ít nhất một chu kỳ phát triển của công nghệ thông tin."

1.2.2.2 Đặc điểm chủ yếu của dự án

a) Nhiệm vụ có tính đ c thù riêng, có tính một lần:

Không có nhiệm vụ nào khác có thể giống hoàn toàn với nhiệm vụ này Điểm khác biệt của nó được thể hiện trên bản thân nhiệm vụ và trên thành quả cuối cùng

b) Phải đáp ứng những mục tiêu rõ ràng

Mục tiêu của dự án bao gồm hai loại:

- Mục tiêu mang tính thành quả là yêu cầu mang tính chức năng của dự

án như: công suất, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật

- Mục tiêu mang tính ràng buộc như thời hạn hoàn thành, chi phí, chất lượng c) Mang những yếu tố không chắc chắn và rủi ro

d) Chỉ tồn tại trong một thời gian nhất định

đ) Yêu cầu có sự kết hợp nhiều nguồn lực đa dạng

e) Là đối tượng mang tính tổng thể

- Sự tương tác giữa các hoạt động dự án có thể phức tạp

h) Chu kỳ hoạt động của dự án

Hình 1.1 Chu kỳ hoạt động của dự án

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

1.2.2.3 Quy trình thực hiện dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Như đã trình bày ở trên, đ c điểm quan trọng của dự án đầu tư ứng dụng CNTT là nó có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng tạo thành vòng đời của dự án Vòng đời của dự án bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả của dự án;

ĐẤU THẦU

THIẾT KẾ (E)

HÀNG HÓA (P)

XÂY LẮP (C)

HOẠT ĐỘNG D/A

ĐÁNH GIÁ, RÚT

Q/Đ

Các dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT phải phù hợp với quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, quy hoạch, kế hoạch ngành

Dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT đƣợc triển khai sau các chiến lƣợc phát triển, quy hoạch, kế hoạch ứng dụng CNTT;

Quy trình (vòng đời) của dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT đƣợc thể hiện qua các giai đoạn sau:

- Giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ

- Giai đoạn thực hiện đầu tƣ

- Giai đoạn kết thúc đầu tƣ, đƣa vào khai thác, sử dụng

Hình 1.2: Quy trình thực hiện dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Trong ba giai đoạn này thì hiện nay giai đoạn thực hiện đầu tư đang được quan tâm nhiều nhất, còn giai đoạn I và giai đoạn III thì chưa được quan tâm đúng mức;

Thực hiện đầu tư

Kết thúc đầu tư, đưa vào khai thác,

2 Nghiệm thu - Hoàn công

3 Bàn giao, đưa vào khai thác, sử dụng

4 Báo cáo quyết toán - kiểm toán

5 Thẩm định, phê duyệt quyết toán

6 Thanh lý và bảo hành

1 Chuẩn bị trước khi thi công

- Lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu gói thầu tư vấn TKTC-TDT ho c gói thầu xây lắp, thiết bị

- Lựa chọn đơn vị khảo sát bổ sung (nếu có), TKTC-TDT

- Lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán

- Lựa chọn nhà thầu thi công xây lắp, cung cấp thiết bị, …

2 Tiến hành thi công

- Kiểm tra các điều kiện khởi công

- Tiến hành thi công

- Lắp đ t thiết bị công nghệ, thiết bị công trình

3 Các công tác chính về QLDA giai đoạn thi công

- Quản lý chất lượng, tiến độ, khối lượng,

an toàn, môi trường

- Quản lý chi phí

- Quản lý thời gian và các khoản hợp đồng

- Xét về chi phí thực hiện: Giai đoạn I và III có chi phí thấp hơn nhiều

so với giai đoạn II

Hình 1.3: Quan hệ chi phí trong các giai đoạn quản lý dự án đầu tư

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

- Xét về thời gian thực hiện:

Thời gian thực hiện của giai đoạn I thường khó xác định được chính xác và hay bị kéo dài ngoài dự kiến do một số nguyên nhân sau:

+ Do trong giai đoạn này các công việc thường phải làm tuần tự từng bước một nên khi bị chậm tiến độ ở một công đoạn nào đó sẽ kéo theo sự trì hoãn của các công việc tiếp theo;

+ Do tinh thần trách nhiệm của một số cán bộ lập dự án chưa cao, chất lượng hồ sơ dự án còn thấp, thiếu tính chính xác dẫn đến phải sửa đi sửa lại nhiều lần;

Thời gian thực hiện giai đoạn II và III thường được xác định tương đối chính xác dựa vào:

+ Khối lượng công việc;

+ Kế hoạch tiến độ thi công;

Chi phí

Chuẩn bị đầu tư

Thực hiện đầu tư

Kết thúc đầu tư Giai đoạn I Giai đoạn II Giai đoạn III

Hiện nay để rút ngắn thời gian triển khai dự án người ta mới chỉ quan tâm đến việc làm thế nào để thời gian thực hiện ở giai đoạn II là ngắn nhất dẫn đến việc ép tiến độ gây căng thẳng cho nhà thầu, ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí thực hiện dự án

1.2.3 Tổng quan về quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.2.3.1 Khái niệm

Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc) Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng

Quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT là một loại hình của quản lý dự

án, đối tượng của nó là các dự án đầu tư ứng dụng CNTT, được định nghĩa như sau:

Quản lý dự án là tập hợp các hoạt động quản lý mang tính hệ thống và tính khoa học như kế hoạch, quyết định, tổ chức, điều hành và kiểm tra, một cách hiệu quả Trên cơ sở yêu cầu về chất lượng, thời gian sử dụng, tổng mức đầu tư, phạm vi nguồn lực và điều kiện môi trường mà dự án đã đề ra để thực hiện một cách tốt nhất mục tiêu của dự án

Một cách chung nhất có thể hiểu quản lý dự án là tổng thể những tác động có hướng đích của chủ thể quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện và hoạt động của dự án nhằm đạt tới mục tiêu dự án trong những điều kiện và môi trường biến động

Một cách cụ thể hơn, quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và

đạt được các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Theo định nghĩa này, quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu là:

- Lập kế hoạch,

- Phối hợp thực hiện: Nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí,

- Giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định

Hình 1.4 Chu trình quản lý dự án

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

1.2.3.2 Đặc điểm chủ yếu của quản lý dự án

a) Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án

b) Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự

án (tức là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án) Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án Quá trình vận động này được gọi là chu kỳ tồn tại của dự án

LẬP KẾ HOẠCH Thiết lập mục tiêu

Dự tính nguồn lực Xây dựng kế hoạch GIÁM SÁT

viên

c) Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án, tức

là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Bản thân việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích

d) Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo

1.2.3.3 Mục tiêu, yêu cầu của quản lý dự án

Quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhằm mục tiêu đưa dự án vào khai thác và sử dụng đạt chất lượng, tiến độ, chi phí phù hợp, an toàn và hiệu quả Để đạt được mục tiêu này cần phải quản lý dự án ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư

a) Giai đoạn chuẩn bị đầu tư, lập dự án nhằm:

- Trình người có thẩm quyền xem xét việc đầu tư vào dự án có hiệu quả hay không, đồng thời xem xét các yếu tố có liên quan trực tiếp đến dự án có đảm bảo tính khả thi hay không về các m t như sự phù hợp với quy hoạch, khả năng huy động vốn, về công nghệ, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp,…

- Trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xem xét dự án có đáp ứng được các yêu cầu về quy hoạch, sự kết nối với các hệ thống công nghệ thông tin hiện có, việc áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn và những nội dung khác

b) Giai đoạn thực hiện đầu tư, việc quản lý dự án nhằm:

- Đưa dự án vào sử dụng đúng tiến độ như đã phê duyệt

- Quản lý việc thực hiện các công việc, các hạng mục, các công trình của dự án bảo đảm chất lượng theo thiết kế được duyệt, theo đúng quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật

- Quản lý chi phí theo đúng dự án được duyệt, thiết kế được duyệt, định mức kinh tế - kỹ thuật và các quy định có liên quan để đạt được giá thành hợp lý

- Quản lý các hoạt động trong quá trình triển khai dự án để hạn chế đến mức tối thiểu các rủi ro về an toàn lao động, an toàn công trình, bảo đảm vệ sinh, môi trường và các vấn đề khác

Để đạt được các mục tiêu trên, công tác quản lý dự án phải thực hiện các yêu cầu sau:

- Khi đầu tư ứng dụng CNTT, chủ đầu tư phải tổ chức lập dự án để làm

rõ sự cần thiết phải đầu tư và xác định hiệu quả đầu tư

- Ban Quản lý dự án ho c tư vấn quản lý dự án ho c đơn vị được giao quản lý dự án phải có đủ điều kiện về năng lực và kinh nghiệm quản lý dự án

- Các chủ thể tư vấn lập dự án, thiết kế, giám sát, thi công xây lắp hạ tầng mạng phải có đủ điều kiện năng lực như quy định

Đối với Bộ Thông tin và Truyền thông, ngoài các yêu cầu trên công tác quản lý dự án cần đảm bảo các yêu cầu sau:

- Bộ máy tổ chức quản lý phải phù hợp để tránh đầu tư trùng l p, dàn trải, không tập trung, không kết nối, chia sẽ dữ liệu

- Nguồn nhân lực quản lý dự án phải đủ năng lực

- Thời gian trình, thẩm định, phê duyệt phải nhanh để phù hợp với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ, vòng đời sản phẩm CNTT ngắn, thời gian khấu hao nhanh; một số dự án ứng dụng CNTT cần triển khai gấp nhằm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ (ví dụ các dự án xử lý sự cố về an toàn, an ninh thông tin, an ninh mạng; các dự án theo yêu cầu triển khai gấp như điều chỉnh

hệ thống CNTT theo các chính sách về thuế, hải quan, kho bạc, )

- Đảm bảo các hệ thống thông tin kết nối, chia sẻ dữ liệu với nhau; giám sát, đánh giá được chất lượng sản phẩm, đ c biệt là phần mềm nội bộ

- Quản lý được chi phí, tránh thất thoát, lãng phí

1.2.3.4 Nội dung công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

a) Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án

* Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án

Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi ch t chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế - xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý

dự án bao gồm : Các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương …

* Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát … các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như : Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán… Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: Thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

b) Quản lý dự án theo nội dung

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án gồm 9 nội dụng chính cần được xem xét, nghiên cứu là :

- Quản lý phạm vi thay đổi

3 Quản lý thời gian

- Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương

- Tuyển dụng, đào tạo

- Phát triển nhóm

7 Quản lý thông tin

- Lập kế hoạch quản lý thông tin

- Xây dựng kênh và quy chế chia sẻ thông tin

- Báo cáo tiến độ

8 Quản lý đấu thầu

- Kế hoạch cung ứng

- Lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức đầu thầu

- Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng

dự án Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những

công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc

đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như : Kế hoạch tổng thể về

dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực

Đối với công tác quản lý dự án của đơn vị quản lý nhà nước, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về quản lý dự án, đ t biệt chú trọng đến quản lý chất lượng, quản lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý hoạt động mua bán, nhằm đạt các mục tiêu liên quan đựoc đề ra trong dự án đã được duyệt

* Quản lý phạm vi

Quản lý phạm vi dự án đầu tư ứng dụng CNTT bao gồm các quy trình đòi h i để đảm bảo rằng dự án bao gồm tất cả các công việc yêu cầu để hoàn thành một cách xuất sắc

- Phạm vi của sản phẩm dự án: Các đ c tính và chức năng mà sản phẩm của dự án phải đạt được

- Phạm vi dự án: Các công việc phải làm để bàn giao có các đ c tính và chức năng đã được xác định

* Quản lý thời gian

Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch đề ra;

Quản lý thời gian dự án đảm bảo được mối quan hệ giữa tiến độ dự án, giới hạn ngân sách, giải pháp kỹ thuật, công nghệ, trình tự xây dựng và hiệu quả của dự án;

Trên cơ sở nhu cầu của dự án, Ban quản lý dự án sẽ lập tiến độ tổng thể cho cả dự án và tiến độ cho từng hạng mục Căn cứ ở đó, các nhà thầu sẽ lập các bảng tiến độ chi tiết hơn để đáp ứng đúng tiến độ theo hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư

* Quản lý chi phí

Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy trình yêu cầu đảm bảo cho

dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách;

Quy trình quản lý chi phí dự án bao gồm:

- Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: Xác định nguồn tài nguyên cần thiết, và số lượng để thực hiện dự án;

- Ước lượng chi phí: ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án;

- Dự toán chi phí: Phân bổ toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập một đường mức cho việc đo lường việc thực hiện;

- Kiểm soát – điều chỉnh chi phí: Giám sát các hoạt động chi phí, đảm bảo rằng chỉ có sự thay đổi hợp lý đều được ghi nhận trong đường mức và phải thông báo những thay đổi đến người có thẩm quyền

* Quản lý chất lượng

Quản lý chất lượng dự án bao gồm tất cả các hoạt động có định hướng

và liên tục mà một tổ chức thực hiện để xác định đường lối, mục tiêu và trách nhiệm để dự án th a mãn được mục tiêu đề ra, nó thiết lập hệ thống quản lý chất lượng thông qua đường lối, các quy trình và các quá trình lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng

Hiểu theo cách ngắn gọn, quản lý chất lượng dự án bao gồm tất cả các chất năng như lập kế hoạch chất lượng, tổ chức thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động trong dự án nhằm th a mãn nhu cầu của khách hàng

công, sử dụng, phát triển con người lao động cũng như phải có chính sách phù hợp cho người lao động

Quản lý nhân lực chính là các cá nhân, các tổ chức tham gia hoạt động đầu tư ứng dụng CNTT Để quản lý được con người, Ban quản lý phải phân chia các loại công việc khác nhau Đồng thời đề ra những điều kiện, những tiêu chuẩn cho các cá nhân, các tổ chức tham gia

* Quản lý thông tin

Quá trình hoạt động quản lý thực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, trong đó chủ thể quản lý đưa ra thông tin dưới hình thức các quyết định quản lý tác động lên đối tượng quản

lý nhằm hướng đối tượng quản lý đến mục tiêu đề ra Còn đối tượng quản lý trong quá trình thực hiện các quyết định quản lý thì chuyển tải các thông tin dưới các hình thức báo cáo, phản ánh tình hình lên chủ thể quản lý

Hình 1.5: Quá trình quản lý thông tin

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Nếu xét trong lĩnh vực quản lý, thông tin là tập hợp các phản ảnh khác nhau

về quá trình ra quyết định, truyền đạt và thực hiện các quyết định quản lý

* Quản lý đấu thầu

Quản lý đấu thầu bao gồm các quy trình cần thiết để được cung cấp các hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án

* Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro bao gồm các quy trình liên quan đến việc xây dựng, phân tích đối phó lại rủi ro của dự án Nó bao gồm việc làm tăng các kết quả của những sự kiện có tác động tốt đến dự án và làm giảm tối thiểu hậu quả của những sự kiện có ảnh hưởng xấu đến dự án

Đối với Bộ Thông tin và Truyền thông, mục tiêu quan trọng của công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT cơ bản chú trọng đến là tiến độ dự

án đề ra có đảm bảo không, chất lượng thực tế dự án có đáp ứng yêu cầu thiết

kế được duyệt không, chi phí dự án có đảm bảo tổng mức, tổng dự toán được duyệt không, quá trình quản lý chi phí có thực hiện đúng quy định không, chính vì vậy trong quá trình quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT thực hiện trên cả 9 nội dung và đ c biệt chú trọng 3 nội dung đó là : quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng

c) Quản lý theo chức năng

Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án (lập, thẩm định, phê duyệt

dự án, thiết kế, quyết toán; quản lý, giám sát thực hiện; …) Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện

Đối với Bộ Thông tin và Truyền thông công tác quản lý dự án theo chức năng được tổ chức như sau:

- Quyết định đầu tư, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, quyết toán dự án: Bộ trưởng;

- Thẩm định dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Vụ KHTC;

- Thẩm định Thiết kế sơ bộ: Trung tâm Thông tin;

- Phê duyệt thiết kế thi công và dự toán: Bộ trưởng;

- Thẩm định thiết kế thi công và dự toán: Vụ KHTC;

- Thẩm định Thiết kế thi công: Trung tâm Thông tin;

- Lập dự án, thiết kế, báo cáo quyết toán; tổ chức thực hiện, giám sát, nghiệm thu: chủ đầu tư;

- Chủ đầu tư: các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ;

- Ban quản lý dự án do chủ đầu tư tự thành lập theo chế độ kiêm nhiệm d) Quản lý theo giai đoạn thực hiện của dự án

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiên Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một ho c nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ của dự án Chu

kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự

án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án

Tóm lại, một dự án được coi là thành công khi có các đ c điểm sau:

- Hoàn thành công việc trong một thời gian quy định

- Hoàn thành trong chi phí cho phép

- Đạt được thành quả mong muốn

- Sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả và hữu hiệu

* Đối với Bộ Thông tin và Truyền thông công tác quản lý dự án theo giai đoạn của dự án được chia thành 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn kết thúc đầu tư

1.3 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Tuỳ thuộc vào cấp độ quản lý và mục đích sử dụng, ta có các chỉ tiêu đánh giá khác nhau:

tư đó là lợi ích của những người sử dụng và khai thác được hưởng

Hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN thường rất khó lượng hoá Các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế -xã hội của dự án thường là:

+ Nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo, điều hành;

+ Cải cách hành chính;

+ Cung cấp thông tin, dịch vụ công trực tuyến phục vụ người dân, doanh nghiệp

* Hiệu quả kinh tế - kỹ thuật:

Trong khía cạnh kinh tế - kỹ thuật của một dự án, quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN bao gồm:

+ Quản lý tiến độ;

+ Quản lý chất lượng;

+ Quản lý chi phí

Như vậy, để đánh giá hiệu quả kinh tế - kỹ thuật của công tác quản lý

dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN dựa trên các tiêu chí sau:

- Hoàn thành dự án trong kinh phí cho phép;

- Sản phẩm của dự án đạt chất lượng sau khi đưa vào sử dụng;

- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn;

- Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Nhưng trên thực tế có rất ít dự án thành công mà đạt tất cả các tiêu chí trên, đ c biệt là các dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN thì càng không thể đạt được, dự án chỉ đạt được một trong những tiêu chí: Đạt mục tiêu đề ra nhưng phải có sự đánh đổi giữa chi phí, thời gian và chất lượng

1.4 Nhân tố tác động đến công tác quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Quản lý dự án là một khoa học, một hoạt động có tính tổ chức, tính xã hội và tính kinh tế cao, chịu sự tác động của các yếu tố khách quan, chủ quan, chịu sự chi phối của cơ chế chính sách về quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN;

Trong công tác quản lý dự án, có rất nhiều các nhân tố tác động đến, sau đây là hai nhân tố chính: Nhân tố khách quan, nhân tố chủ quan

1.4.1 Các nhân tố khách quan:

- Cơ chế quản lý của nhà nước: bao gồm hệ thống các văn bản hướng dẫn, văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn NSNN Nếu hệ thống này càng đơn giản, không chồng chéo thì các đơn vị dễ áp dụng, dự án khi thực hiện không g p khó khăn về cơ chế, trái với luật định;

- Các yếu tố thị trường: bao gồm giá cả, lạm phát, lãi suất…các yếu tố này tác động đến sự hình thành, quy mô, sự khả thi, mức chi phí tối thiểu, tối

đa mà dự án phải b ra Thông thường, yếu tố thị trường xảy ra không theo ý muốn chủ quan của chủ đầu tư, của nhà nước Chủ đầu tư chỉ có thể dự đoán

xu hướng biến động của các yếu tố này trong một thời gian ngắn với điều kiện

những nhân tố liên quan tương đối ổn định để nắm bắt quy luật vận động của các nhân tố đó, đưa ra quyết định đầu tư phù hợp

đủ nguồn lực để thi công Để giải quyết vấn đề này, người quản lý phải có kỹ năng thương thảo, khả năng phân chia quyền lực và nguồn lực hợp lý trong tổ chức để giải quyết các mâu thuẫn trong tổ chức nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho dự án;

* Bộ máy quản lý: Bộ máy vận hành tố phụ thuộc vào

+ Nguồn lực và các vấn đề về tổ chức nhân sự, hay chính là nhân tố con người;

+ Các nguồn lực khác: trang thiết bị, công nghệ, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc;

+ Công nghệ quản lý: chất xám, tài sản vô hình tích tụ qua thời gian vận hành, quản lý dự án;

* Thông tin thu thập được: Trong quá trình ra quyết định quản lý, thông tin đóng vai trò quan trọng, thông tin sai, phân tích sẽ lệch hướng, ra quyết định không chính xác, gây thiệt hại đối với dự án Ngược lại, thông tin thu thập được là đầy đủ, đa chiều, chính xác thì quá trình nhận định tình hình sẽ thực tế hơn, ra quyết định chính xác;

Ngoài ra nhóm nhân tố đ c trưng của dự án cũng ảnh hưởng ít nhiều đến công tác quản lý dự án Các đ c trưng của dự án có thể là mục tiêu dự án, quy mô dự án, nguồn vốn dự án, tính cấp thiết của dự án…

1.5 Kinh nghiệm quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.5.1 Thực tiễn quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Bộ Tài chính

a) Các văn bản, quy định, quy chế đã ban hành tại Bộ Tài chính:

Quy mô tổ chức và phạm vi triển khai tại Bộ Tài chính rất rộng, bao gồm các đơn vị thuộc cơ quan Bộ, 5 Tổng cục và khoảng 2000 đơn vị cấp Cục, chi cục, Sở Tài chính, phòng Tài chính do vậy để đảm bảo triển khai thống nhất trong toàn ngành về hoạt động ứng dụng CNTT, Bộ Tài chính ưu tiên ban hành các văn bản, cơ chế chính sách tạo hành lang pháp lý để các đơn

vị tuân thủ thực hiện, đảm bảo theo các quy định của Chính phủ và các Bộ, ngành, cụ thể với 47 văn bản đã ban hành:

+ Quyết định Kế hoạch ứng dụng CNTT: 05 văn bản

+ Quy định khai thác sử dụng các hệ thống thông tin: 15 văn bản

+ Quy định an toàn thông tin: 8 văn bản

+ Quy định quản lý đầu tư: 4 văn bản

+ Quy định chia sẻ thông tin: 3 văn bản

+ Quy định báo cáo, đấu thầu và các quy định khác: 11 văn bản

- Để triển khai phổ biến văn bản đến các đơn vị: Hàng năm các đơn vị chuyên trách CNTT trong ngành thông qua các hội nghị tập huấn hướng dẫn phổ biến, thực hiện các quy định, quy chế đã ban hành đồng thời công khai trên trang, cổng thông tin của các đơn vị

b) Tổ chức bộ máy quản lý, triển khai ứng dụng CNTT:

- Thực hiện Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước, Bộ Tài chính đã kiện toàn lại cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị chuyên trách về CNTT, đảm bảo thực hiện được đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của đơn vị chuyên trách về CNTT như quy định tại Điều 46, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, đồng thời đáp ứng công tác triển khai ứng dụng CNTT trong giai đoạn mới

- Cơ cấu tổ chức CNTT của Bộ Tài chính được triển khai như sau: Hệ thống tổ chức quản lý triển khai công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay được

tổ chức theo 02 cấp trung ương và địa phương (tỉnh, thành phố) cụ thể:

+ Cấp trung ương: Tại trụ sở cơ quan Bộ là Cục Tin học thống kê tài chính, tại các đơn vị thuộc Bộ (Tổng cục Thuế, Kho bạc Nhà nước, Tổng cục Hải quan, Tổng cục dự trữ Nhà nước, Ủy ban chứng khoán Nhà nước, Khối trường thuộc Bộ) có các Cục CNTT thuộc các tổng cục, riêng khối trường có trung tâm tin học

+ Cấp địa phương: Bao gồm Các Đơn vị CNTT cấp tỉnh, thành phố và Các Đơn vị CNTT cấp Quận, Huyện) chỉ có cán bộ kiêm nhiệm công tác CNTT

Hình 1.6 Tổ chức bộ máy quản lý

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

c) Tổng hợp kinh phí đã đầu tƣ cho ứng dụng CNTT, mức độ đáp ứng

nhu cầu giai đoạn 2011-2015: Kinh phí thực hiện các dự án, nhiệm vụ ứng

dụng CNTT ngành Tài chính giai đoạn 2011-2015 đƣợc bố trí từ dự toán quản

lý hành chính, chi ngân sách hàng năm kinh phí bình quân mỗi năm ƣớc