Giáo trình thực tiễn và lý luận công tác Lưu trữ

Nội dung của công tác lưu trữ.Công tác lưu trữ gồm những nội dung chính sau đây: - Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức bảoquản và sử dụng tài liệu như: T

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm gần đây lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta đã có những bước phát triển mới phong phú và đa dạng Để nâng cao chất lượng đào tạo cho học sinh, sinh viên, đáp ứng yêu cầu ngày cang cao của xã hội, Trường Cao đẳng Đông Á chủ trương biên soạn Giáo trình Lưu trữ.

Giáo trình Lưu trữ biên soạn lần này có sự kế thừa và chọn lọc giáo trình Lưu trữ biên soạn và xuất bản những năm trước đây Vì thế, nội dung giáo trình đã đúc kết những kinh nghiệm thực tiễn công tác lưu trữ và kinh nghiệm đào tạo học sinh trung học, cao đẳng văn thư, lưu trữ ở nước ta trong những năm qua.

Trong sự phát triển phong phú loại hình tài liệu lưu trữ, nội dung giáo trình biên soạn lần này chỉ trang bị cho học sinh những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ cho loại hình tài liệu hành chính Đây là một loại tài liệu chủ yếu, quan trọng được sản sinh ra ở hầu hết các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội., các tổ chức xã hội, đơn vị sản xuất, kinh doanh… Loại tài liệu này chiếm khối lượng nhiều nhất, phong phú và phức tạp nhất Đối với loại tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, vấn đề ứng dụng tin học trong lưu trữ đã được tách ra để soạn thành giáo trình riêng.

Giáo trình lưu trữ được giảng dạy cho học sinh ngành lưu trữ trong khoảng thời gian 90 tiết trên lớp, sau đó học sinh thực hành một số nội dung cơ bản ở phòng thực hành của trường theo giáo trình hướng dẫn thực hành lưu trữ và thực tập ở các cơ quan để trực tiếp vận dụng lý luận lưu trữ học, giải quyết những vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ.

Giáo trình này gồm lời nói đầu và 9 chương, cuối mỗi chương có các câu hỏi ôn tập.

Chương I: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học

Chương II: Phân loại tài liệu lưu trữ

Chương III: Xác định giá trị tài liệu

Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Chương V: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chương VI: Xây dựng công cụ thống kê và tra cứu tài liệu lưu trữ

Chương VII: Bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Thực tiễn công tác lưu trữ rất phong phú, sinh động và luôn phát triển Cuốn giáo trình lưu trữ xuất bản lần này có thể chưa phản ánh hết thực tế đó Trường Cao đẳng Đông Á tha thiết mong nhận được những ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp, để lần xuất bản lần sau được hoàn thiện hơn Xin chân thành cảm ơn

Đà Nẵng, 2011 TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Chương 1 TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC 1.1 Tài liệu lưu trữ

Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành nhucầu không thể thiếu được Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng nhiềuphương tiện khác những chủ yếu nhất là bằng văn bản Đặc biệt là khi nhà nước ra đờithì văn bản trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điềuhành xã hội Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạtcác Chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm … Chính vì thế, con ngườingày càng nhận thấy rõ vai trò của văn bản Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờquan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưutruyền cho đời sau

Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càngcao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú Tuy nhiên, do bộ não con người

có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin đã được ghi chép lại Con người cầnnghĩ ra cách lưu giữ các giấy tờ đó Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưugiữ các văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động của xã hội loài người

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, các loại hình tài liệu lưu trữ.

Từ khái niệm lưu trữ, ta có thể nêu lên khái niệm đầy đủ về tài liệu lưu trữ như

sau: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ qua , đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ.

1.1.1.2 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ.

- Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản ánhmột cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con người quanhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng trong côngcuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc Trong hoạt động hàng ngày của cơquan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao động của tập thể cán bộ,nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương lao động xuất sắc, có những đóng

góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động của bộ máy quản lý nóichung.

- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chínhhoặc bản sao có giá trị như bản chính Chúng mang những bằng chứng thể hiện độchân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấucủa cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu … Việc lựa chọn bản gốc, bảnchính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thông tin trong tài liệu, giúp cho việcnghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượng lịch sử được trung thực, chính xác

- Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan,chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc, nếu hư hạihoặc mất mác thì rất khó có thể làm lại được Chính vì vậy, chúng được nhà nướcthống nhất quản lý Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo nhữngquy định thống nhất của nhà nước

1.1.1.3 Các loại hình tài liệu lưu trữ.

 Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các

hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác.

Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện như:Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, …; các loại sổ sách hình thành trongquá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổđịa bạ, sổ duyệt tuyển Ngày nay, tài liệu hành chính bao gồm các loại Hiến pháp,Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thôngbáo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản … Đây là loại hình tài liệu cónội dung phong phú (chúng phản ánh tất cả các lĩnh vực của ời sống xã hội) và cókhối lượng lớn nhất trong thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khốilượng tài liệu này ngày càng tăng lên theo sự phát triển của xã hội

 Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công

trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất.

Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các côngtrình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; Cácloại bản đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báocáo khảo sát địa chất)… Đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tàiliệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của Khoa học kỹ thuật

 Tài liệu Văn học nghệ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các hoạt

động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ …

Loại hình tài liệu này bao gồm bản thảo của các tác phẩm văn học nghệ thuật;thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà thơ, nhà văn, các nghệ sĩ…

 Tài liệu Nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình, ):

Là tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin tuyên truyền; các cơ quan quản lý nhà nước Các cơ quan nghiệp vụ và các cơ quan nghiên cứu khoa học, những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu

gì mà nó mang tin, được nộp lưu vào các viện; các kho lưu trữ theo các chế độ nhất định thì gọi là tài liệu lưu trữ nghe nhìn.

Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mangtin, loại tài liệu này bao gồm:

Là loại tài liệu tượng hình dùng ánh sáng, màu sắc và các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng xảy ra ở một thời điểm trong xã hội và tự nhiên trên các bức ảnh rời lẻ.

 Tài liệu phim điện ảnh:

Là loại tài liệu bằng hình ảnh động hay tài liệu nghe nhìn trên phim nhựa dùng

để ghi và làm tái hiện các sự kiện, các hiện tượng xảy ra bằng các phương tiện kỹ thuật điện ảnh, các hình ảnh được sắp xếp liên tục với nhau khi cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 hoặc 20 cuốn hình/s thì hình ảnh của sự kiện lại được tái hiện và chuyển động đúng như đã xảy ra trước ống kính máy quay phim đồng thời với hình ảnh trên phim còn làm tái hiện các âm thanh của sự kiện như lời nói, âm nhạc; tiếng động

Là tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh (bài nói, âm nhạc; tiếng động) được ghi trên đĩa cơ học, trên phim cảm quang, trên băng từ tính đĩa laze

 Tài liệu ghi hình và ghi âm:

Là tài liệu mang thông tin bằng âm thanh và hình ảnh được ghi lại trực tiếpbằng hệ thống ghi hình trên băng từ hoặc đĩa laze

 “Âm bản - Dương bản”, “Bản gốc - Bản sao”:

Âm bản (Negative): Là những phim mà hình ảnh trên phim có độ sáng tối và

màu sáng ngược lại đối với đối tượng chụp ảnh quay phim và ghi âm quang học

Dương bản (Poditive): Là ảnh chụp trên đó phần phần trắng, đen và màu sáng

phản ánh đúng rõ chỗ tối sáng hay màu sắc trên vật hoặc đối tượng chụp nào đó.Dương bản của ảnh được in trên giấy, trên kính và trên các vật liệu mang tin khác.Dương bản trên phim điện ảnh là bản dùng để chiếu trên màn ảnh hoặc xem trực tiếpqua ánh sáng Dương bản thường được làm từ âm bản

Bản gốc - Bản sao:

- Bản gốc của tài liệu: Là hình ảnh thu nhận được trên phim cảm quang và cácvật liệu mang tin khác là kính, băng từ bằng kỹ thuật chụp ảnh quay phim và ghihình trực tiếp các sự kiện đó là các loại âm bản gốc của ảnh, phim điện ảnh dùng để in

ra dương bản (tấm ảnh) Nó làm tái hiện trực tiếp thông tin mà nó đã ghi Bản gốc củatài liệu ghi âm là bản thu nhận được trực tiếp các âm thanh của các sự kiện

Vd: Các bài diễn văn, các bài phát biểu trong Đại hội Đảng

Bản gốc ghi âm cơ giới là các đĩa ghi âm Negative và âm bản của ghi âm quang

học, ghi âm từ tính Bản gốc là bản có giá trị lưu giữ

- Bản sao của tài liệu: Là bản thu được do sao lại một hoặc nhiều lần từ bản gốcvới mục đích bản gốc và phổ biến rộng rãi những thông tin đó Các loại bản sao gồmdương bản (ảnh), dương bản trung gian (phim điện ảnh)

 Tài liệu điện tử

Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu

trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt chỉ

có thể đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính.

Trong cuốn “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản

năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy Loại tài liệu này được lập ra dưới dạng mã hoá các vật mang tin như đĩa từ, băng

từ, thẻ đục lỗ mà nội dung của chúng chỉ có thể tiếp cận được bằng máy vi tính

Như vậy có thể thấy rằng có nhiều khái niệm về tài liệu điện tử Theo Tiến sĩ

Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử là bộ phận tài liệu điện tử có giá trị như bản chính, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc

cá nhân được bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu của xã hội trước mắt cũng như lâu dài

Hiện nay, tài liệu điện tử ở nước ta chưa nhiều nhưng trước những cơ hội vàthách thức mới đang mở ra, ta đang bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu điện tử.Các môn học lưu trữ tài liệu điện tử cũng đang được đưa vào giảng dạy cho sinh viênchuyên ngành Lưu trữ - quản trị văn phòng

1.1.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Pháp

lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo

vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Cụ thể, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các

phương diện sau đây:

1.1.2.1 Trong lĩnh vực chính trị.

Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn mang trên mình những thông tin phản ánhbản chất của một giai cấp nhất định Vì vậy trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữđược sử dụng như một công cụ sắc bén để đấu tranh chống lại các giai cấp, các thế lựcthù địch, bảo vệ cuộc sống yên bình cho nhân dân lao động.

Ví dụ: Dưới chế độ Tư bản Chủ nghĩa, giai cấp Tư sản cầm quyền đã sử dụng

các nguồn tài liệu lưu trữ để ra sức bóc lột, đàn áp các cuộc dâud tranh của giai cấp Công nhân Ngược lại, gia cấp Công nhân cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn tài liệu lưu trữ của mình để vạch trần bản chất xấu xa, thối nát của giai cấp Tư sản, bảo vệ lợi ích của giai cấp mình.

Tài liệu lưu trữ còn góp phần bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ Quốc gia; khẳng địnhquyền tự do, dân chủ; quyền được mưu cầu hạnh phúc của nhân dân

Ví dụ: Các bản đồ Quốc gia, Tuyên ngôn độc lập … là những căn cứ xác đáng

khẳng định Chủ quyền lãnh thổ và quyền tự do, dân chủ của dân tộc.

Tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tố cáo tội ác của kẻ thù, vạch trần bản chấtxấu xa của các thế lực thù địch

Ví dụ: Bộ sưu tập ảnh về nạn đói năm 1945 của nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh,

bộ sưu tập ảnh về vụ thảm sát ở Mỹ Lai năm 1968; Bản án chế độ Thực dân Pháp của Nguyễn Ái Quốc – 1925 – Paris

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế của đất nước,nhiều vụ án kinh tế lớn đã bị các cơ quan chức năng triệt phá, các vụ án tham nhũnglớn cũng đã lần lượt được đưa ra ánhư sáng của pháp luật góp phần mang lại sự phồnthịnh cho nền kinh tế của đất nước

1.1.2.2 Trong lĩnh vực kinh tế.

Tài Liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, vai trò đó thẻ hiện

ở những khía cạnh sau:

- Tài liệu lưu trữ luôn cung cấp một cách đầy đủ, chính xác các thông tin, các

số liệu điều tra về khí hậu, thổ nhưỡng, nguồn lao động Trên cơ sở đó giúp các cơquan hoạch định chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với từng vùng, từng khu vực,từng địa phương

Ví dụ: Căn cứ các tài liệu điều tra về khí hậu, đất đai ở khu vực Tây nguyên

cho thấy vùng đất này thích hợp với một số loại cây công nghiệp dài ngày như: Cà phê, Cao su … Từ đó các cơ quan chức năng tiến hành hoạch định chiến lược phát triển các loại cây này và đã mang lại những hiệu quả kinh tế nhất định, góp phần nâng cao đời sống vật chất cho đồng bào các tỉnh Tây nguyên.

- Tài liệu lưu trữ góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thi công, khôi phục cáccông trình xây dựng cơ bản bị tàn phá do chiến tranh hoặc thiên tai Từ đó giảm được

nhiều công sức của cán bộ nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí kháccho Nhà nước.

Ví dụ: Sau giải phóng 1975, Đảng và Nhà nước đã chủ trương sử dụng các

bản thiết kế để khôi phục các công trình như: Bệnh viện Bạch Mai, một số hạng mục công trình đường sắt Bắc – Nam Kết quả đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và tiền củacủa Nhà nước.

- Tài liệu lưu trữ còn góp phần cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác cácthông tin về kết quả điều tra, thăm dò các nguồn tài nguyên thiên nhiên (các mỏ dầu,than, khí đốt ) từ đó giúp các cơ quan nhà nước hoạch định kế hoạch khai thác, sửdụng hợp lý các nguồn tài nguyên thiên nhiên đó, mang lại hiệu quả kinh tế cho đấtnước

1.1.2.3 Trong lĩnh vực văn hóa.

Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thành quả lao động, sángtạo về vật chất và tinh thần của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau Chúngđược xem như những di sản văn hóa quý báu của dân tộc, thông qua đó ta có thể thấyđược trình độ tiến hóa của xã hội trên nhiều phương diện Di sản văn hóa này có vaitrò đặc biệt quan trọng trong việc làm tái hiện bức tranh kinh tế, chính trị, khoa học kỹthuật, văn học nghệ thuật của đất nước Việt Nam, tức là nền văn hóa Việt Nam nóichung

Trong công cuộc xây dựng nền văn hóa của dân tộc, tài liệu lưu trữ góp phầnkhông nhỏ trong việc bảo tồn và phát huy những tinh hoa văn hóa của dân tộc phục vụlợi ích của nhân dân lao động, phục vụ công cuộc xây dựng chủ nghĩa Xã hội; kế thừa

có chọn lọc các giá trị tinh thần, văn hóa của dân tộc cũng như của loài người; tài liệulưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin phục vụ việc tu bổ,phục chế các di tích văn hoá (đình, chùa, miếu…)

Tài liệu lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc giáo dục truyền thống cáchmạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới – Con người xã hội Chủnghĩa

1.1.2.4 Trong lĩnh vực khoa học

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu khoa học tự nhiên

và khoa học xã hội Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên;góp phần hoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước; giúpcác nhà nghiên cứu khoa học, các Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… hoàn thiện các đề tàinghiên cứu khoa học của mình

Trong lĩnh vực khoa học lịch sử, có thể khẳng định rằng bất kỳ một loại tài liệucũng đều mang trên mình những thông tin phản ánh một cách sinh động bức tranh vănhóa, kinh tế, xã hội … của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó Nghiên cứu tài liệu lưu trữ

của một thời kỳ hoặc một giai đoạn lịch sử nhất định sẽ cho ta thấy bức tranh xã hộicủa thời kỳ lịch sử đó một các chính xác Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ luôn luôn đượcxem là nguồn sử liệu vô cùng quan trọng trong việc nghiên cứu và biên soạn lịch sửcủa dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử các ngành, các cấp, các cơ quan đơn vị

và cá nhân nói riêng Sử dụng tốt nguồn sử liệu này sẽ cho ta những hiểu biết chânthật về bản chất của các sự kiện hiện tượng lịch sử Chúng có thể giúp các nhà sử họcnhận thức lịch sử một cách đúng đắn, khách quan nhất, tránh được những sai sót trongviệc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong lịch sử

Ví dụ: Trong những năm qua, các Trung tâm lưu trữ quốc gia đã cung cấp nhiều

tài liệu gốc, giúp các nhà nghiên cứu hoàn thiện các luận án sau đây:

Luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Chính sách bình định của Mỹ ở Nam bộ trong thời kỳ Việt Nam hoá chiến tranh (1969-1972)” hoàn thành tại khoa Lịch Sử trường Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh năm 1996; và luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Hoạt động và vai trò của Ban Thống nhất Trung ương trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954- 1975)” hoàn thành tại khoa Lịch Sử trường Đại học KHXH & NV thành phố Hồ Chí Minh

- Luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Hoạt động và vai trò của Ban Thống nhất Trung ương trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954-1975)” sử dụng 95% tài liệu gốc,

trong đó có khoảng 85% tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Hà Nội), chủ yếu ở phông

Ủy ban Thống nhất của Chính phủ (3)

Hầu hết các số liệu sử dụng trong luận án này được trích dẫn từ tài liệu lưu trữ, nhiều lập luận và một số vấn đề kết luận, đánh giá của luận án cũng xuất phát từ những vấn đề nêu ra trong tài liệu Có thể nói tác giả đã bám sát vào tài liệu lưu trữ, dựa hẳn vào tài liệu gốc, thậm chí một số vấn đề bị lệ thuộc cả vào những sai sót của văn bản lưu trữ Về tư liệu học, điều này rất đáng trân trọng, bởi tác giả đã khôi phục lại sự thật lịch sử dựa trên tài liệu gốc hoặc để tài liệu gốc nói lên sự thật lịch sử – một việc làm rất cần thiết trong nghiên cứu lịch sử hiện nay Hai luận án trên đây tuy có sử dụng một số thông tin tư liệu khác và báo chí, hồi ký… nhưng chỉ ở mức độ tham khảo Tài liệu gốc được lấy làm căn bản và được lựa chọn trên cơ sở đối chiếu so sánh, nhằm tìm ra sự thật khách quan, tránh việc nghiên cứu dựa trên định kiến và

sự sắp xếp chủ quan của người nghiên cứu, tránh sự sao chép thuần tuý tư liệu đã được thẩm định và cũng tránh sự mòn xáo của tư duy qua các bố cục đơn điệu của các công trình đã có.

Các luận án tiến sĩ lịch sử khác cũng sử dụng khối lượng tài liệu gốc từ các cơ quan lưu trữ chiếm khoảng trên dưới 50%, nhất là những luận án về lịch sử cận-hiện đại, kể cả luận án

về lịch sử địa phương, lịch sử ngành nghề… Tuỳ theo đề tài mà việc sử dụng tài liệu gốc được các tác giả luận án khai thác về giá trị sử liệu hay giá trị văn bản của tài liệu, hoặc cả hai; nhưng dù mức độ thế nào cũng cho thấy sự coi trọng giá trị của tài liệu gốc Qua đó, có thể đi đến một số đánh giá về giá trị tài liệu gốc và đề xuất như sau:

Chú thích: (1), (2), (3): Theo Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 04 - 2006

11.2.5 Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan

Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạtđộng của bất kỳ một cơ quan nào Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ cónhững vai trò sau:

- Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ trương, chínhsách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn và mangtính khả thi cao

- Cung cấp thông tin, số liệu, giúp các cơ quan xây dựng chương trình kế hoạchcông tác ngắn hạn, dài hạn

- Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua cácgiai đoạn khác nhau

- Giúp cơ quan giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, nhânviên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, các chế độ công tác phí…)

- Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của công dân như nhucác nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch …

- Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hoạtđộng quan các thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho mọi tầng lớp trong xã hội nhận biếtmột cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan trong hệ thốngchính trị ở nước ta đã làm được

1.1.2.6 Đối với công dân

Mọi công dân đều có thể tím thấy trong các phòng kho lưu trữ các loại tài liệu

có liên quan đến bản thân như: các loại văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, Chứngminh nhân dân… cũng như những văn bản, giấy tờ có liên quan đến các lĩnh vực hoạtđộng xã hội như: Khoa học kỹ thuật, văn hóa – xã hội, giáo dục pháp luật … Từ đógóp phần nâng cao các giá trị tinh thần trong đời sống của nhân dân

Chính vì những tác dụng to lớn nêu trên cho nên Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số:

34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam

Xã hội Chủ nghĩa”.

1.1.1.2 Nội dung của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ gồm những nội dung chính sau đây:

- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức bảoquản và sử dụng tài liệu như: Thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu,thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức các hình thức khai thác sửdụng tài liệu, …

- Xây dựng, ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bảnhướng dẫn chỉ đạo công tác lưu trữ

- Nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ làm công tác lưutrữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ

Ba nội dung trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, hổ trợ nhau nhằm bảoquản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia

1.3 Nguyên tắc của công tác lưu trữ.

Cũng như một số nước Xã hội Chủ nghĩa khác, ở nước ta, tài liệu lưu trữ đượcxem là tài sản của toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thốngnhất Nguyên tắc này thể hiện ở hai mặt sau đây:

- Toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành phông lưu trữ Quốc gia và được tậptrung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương

do Nhà nước quản lý thống nhất

- Hệ thống các cơ quan lưu trữ được thành lập từ Trung ương đến cấp cơ sở đểquản lý, chỉ đạo thống nhất về tổ chức lưu trữ, nghiệp vụ và pháp chế lưu trữ

2 Hệ thống các cơ quan lưu trữ ở nước ta hiện nay.

2.1 Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2.1.1 Vị trí và chức năng

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc giathuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt nam theo quy định của pháp luật

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có con dấu có hình quốc huy

2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ các văn bản quy phạm pháp luật về vănthư, lưu trữ;

- Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch nămnăm, hàng năm về văn thư, lưu trữ;

- Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của

Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhànước về văn thư, lưu trữ;

- Quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, bao gồm:

+ Chỉ đạo, hướng dẫn việc lựa chọn, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tàiliệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ lịch sử khác, lưu trữ hiện hành củacác cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,đơn vị vũ trang nhân dân;

+ Hướng dẫn cá nhân, gia đình, dòng họ thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ tàiliệu lưu trữ riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữQuốc gia theo quy định của pháp luật

- Thực hiện thống kê nhà nước về lưu trữ;

- Tổ chức, thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học,công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân công của Bộ trưởng BộNội vụ;

- Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính các tổ chức,đơn vị trực thuộc Cục theo phân công của Bộ trưởng Bộ nội vụ;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật vềvăn thư, lưu trữ;

- Quản lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ, công chứcthuộc quyền quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh lãnh đạo củacác tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định về phân cấp quản

lý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân

bổ theo quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

2.1.3.1 Các tổ chức giúp Cục trưởng quản lý nhà nước:

- Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ Trung ương;

- Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương;

- Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

- Phòng Tổ chức cán bộ;

- Phòng Kế hoạch - Tài chính;

- Văn phòng.

2.1.3.2 Các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục:

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (Hà Nội)

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (TPHCM)

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Hà Nội)

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV (Đà Lạt)

- Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia;

- Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ;

- Trung tâm Nghiên cứu khoa học;

- Trung tâm Tin học;

- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

2.1.3.3 Các tổ chức sự nghiệp khác:

- Trường Trung học Lưu trữ nghiệp vụ văn phòng Trung ương II

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của các tổ chức lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

2.2.1 Tại văn phòng Bộ

Tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là Bộ) kiện toàn, sápnhập các phòng, tổ làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư – Lưutrữ thuộc Văn phòng Bộ

Tại Văn phòng các cơ quan thuộc Chính phủ tuỳ theo khối lượng công tác vềvăn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc tổ chuyên trách làm côngtác văn thư, lưu trữ

Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Vănphòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưutrữ của Bộ

độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ;

- Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt đểchỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưutrữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ và các cơ quan hữu quan hàngnăm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ,công chức, viên chức;

- Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản 2Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạtđộng văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định

vụ được quy định tại điểm 2 mục I của Thông tư này;

- Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêuchuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật;

2.2.2 Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ

- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trựcthuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công việc của công tác văn thư, lưutrữ có thể thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tácvăn thư, lưu trữ;

- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trựcthuộc Bộ không có Văn phòng thì bố trí bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư,lưu trữ;

- Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổchức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của nghạch công chức văn thư, lưu trữ theoquy định của pháp luật;

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể của tổ chức làm công tác vănthư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ quyết định theo hướng dẫncủa Bộ và quy định chung của pháp luật

2.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức văn thư, lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân

2.3.1 Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đâygọi chung là tỉnh) kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư,lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư- Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh

2.3.1.1 Phòng Văn thư- Lưu trữ

Chức năng

Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức nănggiúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý và tổchức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh

Nhiệm vụ và quyền hạn

- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm vềcông tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khi được cấp cóthẩm quyền phê duyệt;

- Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và hướngdẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, xây dựng để Chánh Vănphòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản hướng dẫnthực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phêduyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định vềcông tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh;các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh và Uỷ ban nhân dâncấp huyện;

- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch trình Uỷ bannhân dân tỉnh để chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào côngtác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan hữu quan của Nhà nước và của tỉnh tổchức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chứclàm công tác văn thư, lưu trữ;

- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phối hợp với Thanh tra tỉnh giảiquyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quyđịnh;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản 2Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng Uỷban nhân dân tỉnh;

- Nhiệm vụ cụ thể của Phòng Văn thư- Lưu trữ do Chánh Văn phòng Uỷ bannhân dân tỉnh quy định

Tổ chức, biên chế

Phòng Văn thư- Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và một số cán

bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng được bổnhiệm theo quy định hiện hành của Uỷ ban nhân dân tỉnh Biên chế của Phòng Vănthư - Lưu trữ do Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng biênchế của Văn phòng;

Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêuchuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật

2.2.1.2 Trung tâm Lưu trữ tỉnh

Chức năng

Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng củalưu trữ lịch sử; Trung tâm là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tàikhoản theo theo quy định của Pháp luật

Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ trìnhChánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chứcthực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệulưu trữ của tỉnh;

- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về công tác lưu trữ;

- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật;

- Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Chánh Văn phòng

Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định

Tổ chức, biên chế

- Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, các Phó giám đốc và một số cán bộ, côngchức, viên chức nghiệp vụ Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh do Chủtịch Uỷ ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhândân tỉnh và Giám đốc Trung tâm (đối với bổ nhiệm Phó giám đốc);

- Căn cứ vào khối lượng công việc trong công tác lưu trữ của tỉnh, Uỷ ban nhândân tỉnh quyết định cụ thể cơ cấu tổ chức và số lượng các phòng chuyên môn nghiệp

vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh nhưng phải có:

Biên chế của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là biên chế sự nghiệp do Chủ tịch Uỷ bannhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế sự nghiệp của tỉnh;

Cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có đủ tiêu chuẩnnghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật

2.3.2 Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh

Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu và tàikhoản thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưutrữ;

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể của bộ phận chuyên trách côngtác văn thư, lưu trữ tại cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, condấu và tài khoản thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh do Thủ trưởng cơ quan đó quy định theohướng dẫn cuả Uỷ ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật;

Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quanchuyên môn và các tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp

vụ theo quy định của pháp luật

2.4 Tại Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

2.4.1 Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị, xã, thành phố thuộc tỉnh(sau đây gọi chung là huyện) có bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách giúp ChánhVăn phòng Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư,lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với Uỷban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu lưu trữ của kho lưu trữ lịch sử huyện; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiệnhành tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện;

2.4.2 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư - lưu trữ do Chánh Vănphòng Uỷ ban nhân dân huyện quy định theo hướng dẫn của Văn phòng Uỷ ban nhândân tỉnh và các quy định của pháp luật;

2.4.3 Biên chế của bộ phận văn thư - lưu trữ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dânhuyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp củahuyện;

2.4.4 Tại các phòng, ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện bố trícán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ;

2.4.5 Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc Vănphòng Uỷ ban nhân dân huyện và cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm làm côngtác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyệnphải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

2.5 Tại Uỷ ban nhân dân xã, phưòng, thị trấn

2.5.1 Tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) có bộ phận làmcông tác văn thư, lưu trữ hiện hành và bố trí công chức văn phòng - thống kê phụtrách công tác văn thư, lưu trữ;

2.5.2 Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phảithực hiện theo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dântỉnh và huyện, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân xã về quản lý và tổ chức thựchiện công tác văn thư, lưu trữ của xã;

2.5.3 Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải

có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật;

(Tham khảo)

TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC

CHUYÊN TRÁCH NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ

(ban hành kèm Quyết định sô:420/TCCP-CCVC, ngày 29 tháng 05 năm 1993 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ

1 Kỹ thuật viên lưu trữ

1.1 Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật lưu trữ thực hiện

các công việc kỹ thuật trong các kho lưu trữ

- Tu bổ, phục chế tài liệu ở mức độ phức tạp trung bình

- Sao in tài liệu phục vụ độc giả và phục vụ tài liệu bảo hiểm lưu trữ

- Thực hiện các qui trình kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ

- Nhập dữ liệu vào máy tính

- Hướng dẫn độc giả sử dụng các thiết bị phòng đọc

- Tham gia vận hành hệ thống thiết bị bảo vệ ngoài kho lưu trữ

1.2 Hiểu biết:

- Nắm được nội dung các văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác lưu trữ

- Nắm được quy chế bảo vệ an toàn kho lưu trữ

- Nắm được lý luận cơ bản về công tác lưu trữ ở trình độ trung học

- Nắm được nội qui phòng đọc

- Nắm được nội dung các hướng dẫn quản lý và sử dụng các thiết bị kho lưutrữ

- Nắm được cấu tạo, nguyên tắc hoạt động các thiết bị hoạt động trong kho lưutrữ.

1.3 Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp trung cấp kỹ thuật các chuyên ngành chế tạo, thiết bị máy móc, đãqua đào tạo khoá ngắn hạn kỹ thuật lưu trữ, hoặc tốt nghiệp Trung học Văn thư - lưutrữ, đã qua đào tạo kỹ thuật sử dụng các thiết bị kho lưu trữ

- Tốt nghiệp lớp tin học 3 đến 6 tháng

2 Lưu trữ viên trung cấp:

2.1 Chức trách:Là công chức chuyên môn nghiệp vụ thực hiện các công tác lưu

- Viết mục lục, thẻ và các loại công cụ tra tìm khác của hồ sơ lưu trữ

- Thực hiện thống kê tài liệu lưu trữ theo qui trình nghiệp vụ và quy phạm kỹthuật

- Sắp xếp tài liệu theo qui định đối với kho lưu trữ

- Tu bổ, phục chế, sửa chữa tài liệu lưu trữ ở mức đơn giản

- Sao chụp tài liệu lưu trữ

- Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của lưu trữ viên

2.2 Hiểu biết:

- Nắm được các chủ trương, chính sách của Đảng và Chính phủ về công tác lưutrữ

- Nắm được lý luận cơ bản về công tác lưu trữ

- Thực hiện được các qui trình nghiệp vụ theo quy định của kho lưu trữ hoặctheo sự hướng dẫn của lưu trữ viên

- Nắm được nguyên tắc bảo vệ kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo

an toàn cho tài liệu lưu trữ, máy móc thiết bị và người lao động

- Biết sử dụng máy vi tính

2.3 Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp Trung học Văn thư - Lưu trữ

- Tốt nghiệp lớp ứng dụng máy vi tính vào lưu trữ một tháng trở lên

3 Lưu trữ viên:

3.1 Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện các qui trình

nghiệp vụ lưu trữ ở các kho lưu trữ từ cấp huyện và tương đương trở lên, theo các vănbản quy định đối với từng loại kho lưu trữ

Nhiệm vụ cụ thể:

-Tham gia tổ chức thực hiện việc sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu có giá trịvào kho lưu trữ; tiến hành phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và bảo quản tài liệutrong kho lưu trữ theo quy định

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và hướng dẫnphương pháp tra cứu tài liệu lưu trữ; tổ chức và quản lý phòng đọc tài liệu lưu trữ,hướng dẫn độc giả thực hiện quy chế, nội quy phòng đọc và sử dụng các thiết bịphòng đọc

- Quản lý nghiệp vụ trong phạm vi được giao (theo dõi, giám sát, kiểm tra, báocáo việc thực hiện, phát hiện và đề nghị cải tiến, sửa đổi những chỗ bất hợp lý trongquá trình thực hiện các qui trình nghiệp vụ và quy phạm kỹ thuật)

- Tham gia đào tạo, bồi dưỡng cho các ngạch công chức cấp dưới

- Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo nghiệp vụ của lưu trữ viên chính vàlưu trữ viên cao cấp

3.2 Hiểu biết:

- Nắm được chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ

- Nắm được lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam, các quy trìnhnghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật, các chế độ, quy định về công tác lưu trữ

- Phải có kiến thức cơ bản về lịch sử Việt Nam và lịch sử thế giới

- Nắm được kiến thức các môn khoa học có liên quan đến yêu cầu phân loại, tổchức khoa học tài liệu lưu trữ của chuyên ngành đó

- Biết tổ chức thực hiện các quy trình nghiệp vụ có kết quả

- Nắm được các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước

- Biết sử dụng máy vi tính

3.3 Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử hoặc tốt nghiệp đại học khác có liên quantrực tiếp đến công tác lưu trữ, đã nhập ngạch lưu trữ từ 2 năm và qua đào tạo đại họctại chức lưu trữ

- Tốt nghiệp lớp tin học từ 3 đến 6 tháng

- Biết một ngoại ngữ thông dụng ở trình độ B (đọc hiểu được tài liệu chuyênmôn)

4 Lưu trữ viên chính:

4.1 Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ chủ trì tổ chức thực hiện

các công tác nghiệp vụ lưu trữ phức tạp ở các kho lưu trữ từ tỉnh trở lên

Nhiệm vụ cụ thể:

- Chủ trì tổ chức thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu giá trị vàokho lưu trữ; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản tài liệu ở trong kho lưu trữtheo quy định

- Chủ trì tổ chức xây dựng hệ thống công cụ tra cứu; tham gia biên soạn các tàiliệu hướng dẫn phương pháp tra cứu tài liệu lưu trữ

- Tổ chức thực hiện được việc công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ theo nhiệm vụđược giao

- Chủ trì hoặc tham gia xác định, giám định tài liệu lưu trữ

- Chủ trì hoặc tham gia các đề tài khoa học cấp ngành về công tác lưu trữ vàứng dụng các kết quả nghiên cứu vào chuyên môn nghiệp vụ được phân công

- Xây dựng kế hoạch lập phông bảo hiểm của các kho lưu trữ tỉnh, lưu trữchuyên ngành hoặc ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia

- Tham gia biên soạn và xây dựng các quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuậtlưu trữ

- Tham gia biên soạn giáo trình đào tạo, bồi dưỡng cho các ngạch công chứccấp dưới

- Thực hiện công việc theo sự chỉ đạo nghiệp vụ của lưu trữ viên cao cấp

4.2 Hiểu biết:

- Nắm vững chủ trương, chính sách, quy định, chế độ về công tác lưu trữ củaĐảng và Nhà nước

- Nắm vững lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam

- Nắm được kiến thức cơ bản của các môn khoa học và chuyên ngành có liênquan đến việc phân loại, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Biết tổ chức thực hiện các qui trình nghiệp vụ

- Nắm được tình hình phát triển của công tác lưu trữ thế giới, biết vận dụngnhững kinh nghiệm tiên tiến trong nước và thế giới vào công tác lưu trữ

- Biết sử dụng máy vi tính

- Nắm chắc các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước

4.3 Yêu cầu trình độ:

- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên

- Có thâm niên lưu trữ viên 9 năm trở lên

- Tốt nghiệp lớp tin học 6 tháng

- Biết một ngoại ngữ thông dụng ở trình độ C (nghe, hiểu, nói được)

- Có đề án sáng tạo được Hội đồng khoa học ngành thừa nhận.

5 Lưu trữ viên cao cấp

5.1 Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ cao nhất của các Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia giúp Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tổ chức chỉ đạonghiệp vụ lưu trữ phức tạp

Nhiệm vụ cụ thể:

- Chủ trì tổ chức được việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị vàokho lưu trữ Quốc gia, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản tài liệu ở trong kho lưu trữtheo quy định

- Chủ trì tổ chức được việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, biên soạn cáctài liệu hướng dẫn phương pháp tra cứu tài liệu lưu trữ

- Chủ trì tổ chức được việc công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ theo nhiệm vụđược giao

- Chủ trì tổ chức xác định, giám định tài liệu

- Chủ trì các đề tài khoa học cấp ngành, cấp Nhà nước về công tác lưu trữ vàứng dụng các kết quả nghiên cứu vào chuyên môn nghiệp vụ được phân công

- Chủ trì tổ chức xây dựng kế hoạch lập phông bảo hiểm ở Trung tâm Lưu trữQuốc gia

- Chủ trì hoặc tham gia biên soạn, xây dựng các quy trình, quy phạm chuyênmôn nghiệp vụ

- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng mục tiêu, nội dung, chương trình, giáo trìnhđào tạo, bồi dưỡng cho ngạch lưu trữ cấp dưới

5.2 Hiểu biết:

- Nắm vững chủ trương, chính sách, quy định, chế độ về công tác lưu trữ củaĐảng và Nhà nước

- Nắm vững lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam

- Nắm vững kiến thức cơ bản về lịch sử Việt Nam và thế giới

- Nắm vững kiến thức cơ bản của một số môn khoa học và chuyên ngành có tàiliệu lưu trữ để phân loại, tổ chức khoa học tài liệu

- Biết tổ chức thực hiện các qui trình nghiệp vụ có kết quả cao

- Nắm vững tình hình phát triển của công tác lưu trữ thế giới, biết vận dụng cóhiệu quả những kinh nghiệm tiên tiến của trong nước và thế giới về lưu trữ vào khuvực thẩm quyền

- Có thâm niên lưu trữ viên chính từ 6 năm trở lên.

- Tốt nghiệp lớp tin học 6 tháng đến 1 năm

- Biết một ngoại ngữ thông dụng ở trình độ C (nghe, hiểu nói được thôngthường)

- Có đề án tổng hợp sáng tạo hoặc công trình nghiên cứu được Hội đồng khoahọc ngành thừa nhận đưa vào áp dụng có hiệu quả

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Tại sao phải làm tốt công tác lưu trữ?

2 Tài liệu lưu trữ là gì? Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm nào?

3 Anh (chị) hãy cho biết: Trong các phòng kho luư trữ ở nước ta hiện nay có

những loại hình tài liệu lưu trữ nào? Trong số các loại hình tài liệu đó, loại nào chiếm khối luợng lớn nhất? Vì sao?

4 Anh (chị) hãy cho biết: Tài liệu lưu trữ có vai trò như thế nào trong đời sống

xã hội Lấy ví dụ minh hoạ.

5 Trình bày khái niệm, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ

6 Vẽ sơ đồ mô tả hệ thống các cơ quan lưu trữ ở nước ta hiện nay Trình bày

chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các cơ quan đó.

7 Viết bài thu hoạch chương

VẤN ĐỀ THẢO LUẬN Vai trò của tài liệu lưu trữ trong thời

kỳ hội nhập và phát triển?

Chương II PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ

I Khái niệm phông lưu trữ Quốc gia và phân loại tài liệu.

1 Phông lưu trữ Quốc gia.

1.1 Phông lưu trữ Quốc gia: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà

Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó (Trích khoản 1, điều 2, pháp lệnh Lưu trữ

Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04/04/2001)

Thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặcbản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện (Chiếu, Chỉ, Sắc, dụ; Hiến pháp,Luật Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư…); tài liệukhoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu); tàiliệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự …); bản thảo, bản nhápcác tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản, dương bản các bức ảnh, Microfim, tài liệughi âm, ghi hình; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in; tài liệuviết tay để tuyên truyền cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác … hìnhthành trong quá trình hạot động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳlịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể,gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã đượcnhà nước quản lý

Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được thành lập theo Quyết định số:168/HĐBT, ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng Theo Quyết định này thìphông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam vàPhông lưu trữ nhà nước Việt Nam

+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu được hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức Chính trị - Xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức Chính trị - Xã hội.

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được tập trung bảo quản trong cácphòng kho lưu trữ của Đảng, các tổ chức Chính trị - Xã hội

+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang, các nhân vật lịch sử,

tiêu biểu và các tài liệu khác có ý nghĩa về các lĩnh vực: Chính trị, Kinh tế, Quốc phòng, An ninh, Ngoại giao, Văn hoá, Giáo dục, Khoa học, Công nghệ …

Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kholưu trữ của nhà nước từ Trung ương đến địa phương

Phông lưu trữ Quốc gia là tài sản của dân tộc, không một cơ quan, tổ chức, cánhân nào được phép mang tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia ra khỏi biên giới nướcCộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quantrọng và quý giá, mọi cơ quan, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dânViệt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo

2 Phân loại tài liệu.

2.1 Khái niệm: Phân loại tài liệu là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của

việc hình thành tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất (Một nhóm nhỏ nhất tương ứng với một đơn vị bảo quản)

Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm:

- Đặc trưng thời kỳ lịch sử

- Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương

- Đặc trưng lãnh thổ hành chính

- Đặc trưng ngành hoạt động

- Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức

- Đặc trưng Mặt hoạt động

Ngoài các đặc trưng nêu trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta còn phải vậndụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan giaodịch …

2.2 Tác dụng của phân loại tài liệu.

Phân loại tài liệu góp phần tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng kho lưutrữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng mộtcách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian tra tìm, góp phần nâng cao hiệusuất lao động

Phân loại tài liệu còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt độngnghiệp vụ khác như: Thu thập, Bổ sung tài liệu, Xác định giá trị tài liệu, Thống kê,xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ Nếu khôngphân loại tài liệu thì chắc chắn rằng tài liệu trong các phòng kho lưu trữ sẽ tồn tạitrong tình trạng chất đống, gây khó khăn cho tra tìm, đồng thời sẽ làm tăng nguy cơ

hư hại của tài liệu lưu trữ

2.3 Các nguyên tắc phân loại tài liệu.

Phân loại tài liệu lưu trữc phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

- “Không phân tán phông” (phân loại theo phông) Nguyên tắc này nhằm đảmbảo cho việc phân loại tài liệu của phông nào theo phông đó, tránh được tình trạng lẫnlộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác

- “Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật thiếtvới nhau” Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh được tiếntrình hình thành của chúng, giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắm bắt nộidung của tài liệu một cách có hệ thống

II Các cấp độ phân loại tài liệu

1 Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo mạng lưới các phòng kho lưu trữ.

Toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại theo mạnglưới các phòng kho lưu trữ sau:

1.1 Kho lưu trữ lịch sử: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ

chức khai thác sử dụng các loại tài liệu có giá trị lịch sử

Ví dụ: - Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I II, III IV; Trung tâm lưu trữ các

tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương…

Kho lưu trữ lịch sử thường có quy mô lớn hơn, trang thiết bị đầy đủ, số lượngcán bộ, nhân viên đông hơn các kho lưu trữ khác Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữlịch sử có số lượng ít hơn so với các kho lưu trữ cơ quan

1.2 Kho lưu trữ cơ quan: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ

chức khai thác sử dụng các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một

cơ quan nhất định

Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Bộ (Nói chung); kho lưu trữ các cơ quan

chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, huyện.

Kho lưu trữ cơ quan thường có quy mô nhỏ hơn, trang thiết bị, số lượng cán bộ,nhân viên ít hơn các kho lưu trữ lịch sử Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ cơ quan có

số lượng tương đối nhiều

1.3 Kho lưu trữ đóng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức

khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã ngừng hoạt động

Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II.

1.4 Kho lưu trữ mở: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức

khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã và đang hoạt động

1.5 Kho lưu trữ chuyên ngành: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo

quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của một ngành nhất định

Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Công an, Quốc phòng, Ngoại giao …

1.6 Kho lưu trữ chuyên dụng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản,

tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khácnhau

Ví dụ: Kho lưu trữ tài liệu ảnh; Kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; ghi âm; ghi

hình …

Để phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ, ta phải vận dụng các đặc trưng sau:

* Đặc trưng thời kỳ lịch sử: Vận dụng đặc trưng này thì tài liệu hình thành bởi

giai đoạn lịch sử nào sẽ được phân loại theo thời kỳ lịch sử đó Vận dụng đặc trưngnày, tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại thành các nhóm sauđây:

+ Nhóm I: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộcnhà nước Phong kiến Thực dân từ 1945 trở về trước

+ Nhóm II: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộcchính quyền Mỹ - Ngụy giai đoạn 1954 – 1975

+ Nhóm III: Tài liệu của các cơ quan Trung ương thuộc Nhà nước Việt NamDân chủ Cộng hòa 1945 – 1076 và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam từ 1976 –nay

Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử(Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II và III)

* Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương.

Vận dụng đặc trưng này, tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được chia thành 02nhóm:

- Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc: Là những tài liệu được hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và các cá nhân tiêu biểu cóảnh hưởng trong phạm vi cả nước

- Tài liệu có ý nghĩa địa phương: Là những tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cánhân ở địa phương hình thành ra

Lưu ý: Trong thực tế, có những tài liệu do các cơ quan ở địa phương hình

thành ra nhưng lại mang ý nghĩa toàn quốc (Tài liệu hình thành bởi các huyện biên giới, hải đảo…).

Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các phòng kho lưu trữ lịch sử , kholưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương

* Đặc trưng lãnh thổ hành chính:

Vận dụng đặc trưng này tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được phân loại theotừng đơn vị hành chính (Cấp Trung ương, tỉnh, huyện, xã) Tài liệu do các cơ quan, cánhân thuộc đơn vị hành chính nào được phân loại theo đơn vị hành chính đó

Vân dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới kho lưu trữ lịch sử và kholưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương.

Vân dụng đặc trưng này ta xác định được các lưu trữ chuyên ngành

* Đặc trưng ngôn ngữ, vật liệu chế tác tài liệu.

Đặc trưng này được vận dụng để phân loại các loại tài liệu được chế tác bằngcác loại vật liệu khác như: Ảnh, phim, ghi âm, ghi hình … Vận dụng đặc trưng này taxác định được mạng lưới các kho lưu trữ chuyên dụng (kho lưu trữ tài liệu ảnh; kholưu trữ tài liệu phim điện ảnh; kho lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình…)

Có thể nói rằng: Phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia là một hoạt đôngtương đối phức tạp, đòi hỏi khi tiến hành phải kết hợp linh hoạt các đặc trưng vớinhau Có như vậy công tác phân loại mới đạt kết quả như mong muốn

2 Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ theo phông lưu trữ.

Trong phạm vi một kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo phông lưu trữ Ta cócác phông lưu trữ sau đây:

2.1 Phông lưu trữ cơ quan:

2.1.1 Khái niệm: Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa trên các

phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được hình thành

trong quá trình hoạt động của một cơ quan

Ví dụ: - Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng.

- Phông lưu trữ Sở Khoa học – Công nghệ tỉnh Quảng Nam.

- Phông lưu trữ trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội

2.1.2 Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan.

Để thành lập một phông lưu trữ cơ quan, ta cần có các điều kiện sau:

- Cơ quan đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức

là cơ quan đó phải đảm bảo các yếu tố sau:

+ Phải có văn bản thành lập của cơ quan có thẩm quyền Trong đó quy định rõchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cơ quan Đây là yếu tố quan trọngnhất khẳng định sự tồn tại hợp pháp của cơ quan

+ Phải có văn thư và con dấu riêng để tổ chức quản lý và giải quyết các văn bảngiấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan và để khẳng định vị trí của cơ quan;khẳng định tư cách pháp nhân và giá trị pháp lý của văn bản do cơ quan đó ban hành

+ Có tổ chức và biên chế riêng, được quyền tuyển dụng cán bộ nhân viên theotổng số biên chế được cấp trên phân bổ.

+ Có tài khoản riêng để thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch với các cơquan khác

Lưu ý: Trong một số trường hợp, một cơ quan vì một lý do nào đó không đảm

bảo các yếu tố nêu trên, ta vẫn có thể xem xét để thành lập một phông lưu trữ Tuy nhiên, nếu thiếu văn bản thành lập cơ quan thì sẽ không đủ cơ sở pháp lý chứng minh cho sự tồn tại hợp pháp của cơ quan đó Trong trường hợp này, ta không thể thành lập phông.

- Tài liệu trong phông phải có giá trị, có thể bổ sung cho thành phần tài liệuphông lưu trữ Quốc gia

- Tài liệu trong phông phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh

Phông lưu trữ cơ quan là phông lưu trữ chiếm số lượng lớn nhất trong cácphòng kho lưu trữ ở nước ta hiện nay

2.1.3 Giới hạn phông lưu trữ

Muốn phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan được chính xác, đúng với cácnguyên tắc đã đặt ra thì trước hết ta phải xác định được giới hạn phông lưu trữ Xácđịnh giới hạn phông lưu trữ là xác định thời gian của tài liệu trong phông Khi xácđịnh giới hạn phông cần phải xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của phông đó.Thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông thường bị ảnh hưởng của các yếu tố:

a Sự thay đổi chế độ chính trị

Khi một chế độ chình trị mới ra đời thay thế cho một chế độ chính trị cũ thìtoàn bộ các cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước của chế độ chính trị sẽ ngừnghoạt động Thay vào đó là hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ chính trị mới Taìiliệu của các cơ quan ngừng hoạt động sẽ hình thành các phông lưu trữ “đóng” Tàiliệu của các cơ quan mới được thành lập sẽ hình thành nên các phông lưu trữ “mở”

Ví dụ: Ở Việt Nam, sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, toàn bộ các cơ quan

thuộc chính quyền Phong kiến Thực dân đều ngừng hoạt động dẫn đến việc hình thành các phông lưu trữ “đóng” Các cơ quan thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà được thành lập dẫn đến sự ra đời của các phông lưu trữ “mở:

b Sự thay đổi về địa giới hành chính

Trường hợp này thường xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hànhchính cấp tỉnh, huyện, xã

Khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính với nhau thường dẫn đến sựkết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ, thay vào đó là sự hìnhthành các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị

hành chính cũ sẽ được lập phông “đóng” Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hànhchính mới sẽ được lập phông “mở”

Ví dụ 1: Khi chia tách Quảng Nam Đà Nẵng thành tỉnh Quảng Nam và thành

phố Đà Nẵng thì các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng như: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, các Sở, ban ngành … cũng phải chia tách thành các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng Như vậy, có thể thấy rằng: các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng kết thúc hoạt động Tài liệu của các cơ quan

đó sẽ lập thành các phông lưu trữ đóng Các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng được thành lập, tài liệu của các cơ quan đó được lập phông lưu trữ mở

Ví dụ 2: Khi sáp nhập hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây thành tỉnh Hà Tây thì các

cơ quan thuộc hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây cũng lần lượt được sáp nhập với nhau dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc hai tỉnh đó Các cơ quan thuộc tỉnh Hà Tây đuợc thành lập dẫn đến sự ra đời của các phông lưu trữ mở

c Sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

Trường hợp này xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức trong

hệ thống bộ máy Nhà nước Các trường hợp chia tách, sáp nhập các cơ quan sẽ dẫnđến giới hạn của các phông lưu trữ

Ví dụ: Bộ Công nghiệp nặng sáp nhập với bộ Công nghiệp nhẹ sáp nhập với Bộ

Năng lượng thành Bộ Công nghiệp Như vậy tài liệu của 03 cơ quan được sáp nhập

sẽ được lập thành 03 phông lưu trữ đóng Tài liệu của Bộ Công nghiệp được lập thành phông lưu trữ mở.

Như vậy, xác định giới hạn phông lưu trữ là một trong những việc làm quantrong trong quá trình phân loại tài liệu Làm tốt công việc này sẽ giúp cho việc phânloại tài liệu tránh được tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này vớiphông lưu trữ khác, đảm bảo cho phân loại tài liệu được thực hiện theo đúng cácnguyên tắc đã đặt ra

2.2 Phông lưu trữ cá nhân: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt

động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.

Đây là loại phông lưu trữ chủ yếu đựoc thành lập đối với những cá nhân tiêubiểu trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học…

Ví dụ: - Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh.

- Phông lưu trữ Tổng Bí thư Trần Phú

Cùng dạng với phông lưu trữ cá nhân còn có phông lưu trữ gia đình, Phông lưutrữ dòng họ Phông lưu trữ gia đình là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạtđộng của các thành viên tiêu biểu trong một gia đình Phông lưu trữ dòng họ là toàn

bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhân vật tiêu biểu trong một dònghọ.

2.3 Phông lưu trữ liên hợp: Là một tập hợp các phông lưu trữ độc lập được

liên kết lại với nhau bởi một đặc trưng nào đó như: Cùng một cơ quan chủ quản, cùng một lĩnh vực, một địa bàn hoạt động

2.4 Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một tập hợp tài liệu có ý nghĩa lịch sử và các

ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân hoặc được kết hợp lại với nhau theo một đặc trưng nào đó như: Vấn đề, tên gọi, tên gọi, tác giả, thời gian.

Ví dụ: Sưu tập tài liệu về phòng trào Xô viết Nghệ Tĩnh 1930 – 1931

3 Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan.

3.1 Khái niệm và tác dụng:

Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành thành tài liệu để phân chia tài liệu của một cơ quan thành các nhóm cơ bản đến nhóm lớn đến nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan có tác dụng tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng kho lưu trữ cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tra tìm sử dụng Ngoài ra còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác như: thu thập, bổ sung; xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản tài liệu…Góp phân thể hiện trình độ phát triển của công tác lưu trữ …

3.2 Các bước phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan.

3.2.1 Nghiên cứu, biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông.

sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, Thống kê … Ngoài ra, chúng còn cho ta biết nguyên tắc, lề lối làm việc của cơ quan, từ đó giúp các đối tượng có nhu cầu dễ dàng thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch công tác…

Chính vì những tác dụng to lớn nêu trên cho nên Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông là hai văn bản không thể thiếu được trong bất kỳ một phông lưu trữ nào.

3.2.1.3 Nội dung.

* Lịch sử đơn vị hình thành phông: Một bản Lịch sử đơn vị hình thành phông

phải nêu được những nội dung cơ bản sau đây:

- Hoàn cảnh lịch sử, nguyên nhân thành lập cơ quan.

Ở nội dung này, phải trình bày được một cách tổng quát hoàn cảnh lịch sử tại thời điểm thành lập cơ quan và các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc thành lập cơ quan như: nguyên nhân kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục…

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông

Nội dung này cần nêu rõ loại cơ quan (Cơ quan quản lý hành chính, cơ quan nghiên cứu khoa học, cơ quan đào tạo …) Trong trường hợp cơ quan có sự điều chỉnh về chức năng, nhiệm vụ thì phải làm sáng tỏ nguyên nhân của sự thay đổi đó

- Cơ cấu tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức Nội dung này cần làm sáng tỏ cơ cấu tổ chức của cơ quan bao gômg những phòng, ban, đơn vị … nào Khái quát chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của phòng, ban, đơn vị đó Nếu cơ quan có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức thì phải làm sáng tỏ nguyên nhân của sự thay đổi và những ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến hoạt động chung của cơ quan.

- Chế độ công tác văn thư của cơ quan.

Nội dung này phải nêu những đặc điểm về tổ chức công tác văn thư của cơ quan (Tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp) Đồng thời phải nêu được các quy định của cơ quan trong việc quản lý văn bản, giấy tờ.

- Nguyên tắc lề lối làm việc của cơ quan.

Ở nội dung này, cần phải làm sáng tỏ mấy vấn đề sau:

+ Chế độ làm việc của cơ quan (Tập thể hay Thủ trưởng).

+ Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người đúng đầu tập thể như thế nào?

+ Mối quan hệ công tác của cơ quan (chú ý mối quan hệ với cơ các cơ quan cấp trên trực tiếp và với cơ quan cấp dưới).

+ Chế độ hội họp của cơ quan.

- Ngày tháng năm kết thức hoạt động của cơ quan hình thành phông (nếu có), nguyên nhân kết thúc hoạt động.

* Lịch sử phông.

Một bản Lịch sử phông cần phải thẻ hiện được các nội dung sau đây:

- Ngày tháng năm bắt đầu của tài liệu trong phông.

- Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu trong phông.

+ Thành phần tài liệu: Phải làm sáng tỏ thành phần tài liệu trong phông bao gồm những loại tài liệu nào? (Tài liệu hành chính, tài liệu Khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn …) Trong đó loại tài liệu nào là chủ yếu?

+ Nội dung: Phải làm sáng tỏ nội dung của tài liệu trong phông phản ánh vấn

đề gì? Được chia thành bao nhiêu nhóm? Mỗi nhóm phản ánh vấn đề gì? Đây là nội dung quan trọng nhất của Lịch sử phông vì thông qua nội dung này ta có thể dễ dàng xác định được Phương án phân loại cho phông lưu trữ đồng thời giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng xác định nhu cầu tra tìm tài liệu của mình.

+ Khối lượng tài liệu: Phải nêu rõ khối lượng tài liệu trong phông là bao nhiêu mét, cặp, hộp, hồ sơ…

- Đặc điểm của tài liệu trong phông.

Khi biên soạn nội dung này cần chú ý làm sáng tỏ các vấn đề sau:

+ Số lần nhập, xuất tài liệu của phông lưu trữ? Mỗi lần nhập, xuất là bao nhiêu tài liệu?

+ Số lần chỉnh lý tài liệu? Mỗi lần chỉnh lý bao nhiêu? Kết quả chỉnh lý như thế nào? (Bao nhiêu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn? bao nhiêu bảo quản lâu dài và bao nhiêu bảo quản tạm thời?).

+ Tình trạng vật lý của tài liệu trong phông như thế nào? Mức đọ hoàn chỉnh? Tình hình xử lý nghiệp vụ …

- Ngày tháng kết thúc của tài liệu trong phông (nếu có).

Lưu ý: Đối với Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông tóm tắt, ta

có thể lượt bỏ những nội dung không cơ bản, chỉ cần trình bày những nội dung chungnhất như: Ngày tháng thành lập cơ quan; chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; thànhphần, nội dung tài liệu …

3.2.1.4 Phương pháp biên soạn.

Nghiên cứu, biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông là một trong những khâu nghiệp vụ tương đối khó khăn và phức tạp Vì vậy, việc nghiên cứu và biên soạn chúng cần được tiến hành theo các bước sau đây:

Bước 1: Thu thập các tài liệu cần thiết phục vụ việc nghiên cứu và biên soạn Các tài liệu đó bao gồm:

- Các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mác – Lênin và các tác phẩm chuyên bàn về lịch sử.

- Các tài liệu của Đảng và Nhà nước về tổ chức bộ máy và phân chia lãnh thổ hành chính (Nghị quyết của Đảng; Luật, Nghị quyết của Quốc hội; Nghị định, Quyết định của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ; các Quyết định của cơ quan có thẩm quyền …).

- Tài liệu về lịch sử và tổ chức các cơ quan nhà nước.

- Các văn bản quy định việc thành lập, giải thể; quy định chức năng, nhiệm vụ,

cơ cấu tổ chức của cơ quan.

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

- Quy chế làm việc của cơ quan.

- Sổ sách đăng ký, quản lý văn bản đi, đến; Danh mục hồ sơ; Mục lục hồ sơ; bản kê các tài liệu cần thu; Sổ nhập, sổ xuất tài liệu …

- Các loại Tạp chí, bài viết có liên quan đến hoạt động của cơ quan.

- Các số liệu khảo sát thực tế.

Bước 2: Xác định mức độ biên soạn và xây dựng Đề cương

Khi thực hiện bước này phải xem xét kỹ vị trí của cơ quan đơn vị hình thành phông; thành phần, nội dung khối lượng tài liệu trong phông Thông thường này, bước này chỉ được thực hiện đối với các phông lưu trữ lớn, có nhiều tài liệu và cơ quan hình thành phông phải là một cơ quan có vị trí cao hoặc có quá trình thành lập dài Cần lưu ý rằng đề cương càng được biên soạn chi tiết bào nhiêu sẽ càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc biên soạn bấy nhiêu.

Bước 3: Viết theo Đề cương.

Sau khi xây dựng Đề cương, ta phải xử lý các thông tin đã được thu thập sao cho phù hợp với các phần, các mục của Đề cương và tiến hành biên soạn Việc biên soạn phải được tiến hành thận trọng, đăch biệt phải sử dụng ngôn ngữ văn phong sao cho thích hợp.

Bước 4: Chỉnh sửa và hoàn thiện.

Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông cần phải được chỉnh sửa trước khi hoàn thiện Việc chỉnh sửa hai văn bản này nên dành cho người có chuyên môn, có thâm niên công tác, đặc biệt là những cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm, có như vậy thì chúng mới thật sự hoàn thiện.

3.2.2 Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại.

3.2.2.1 Chọn phương án phân loại:

- Phương án phân loại: Là bản kê có hệ thống các nhóm tài liệu trong một

phông lưu trữ, bắt đầu từ nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất.

Phương án phân loại đóng vai trò quyết định chất lượng của công tác phân loại, tạo điều kiện cho việc phân loại tài liệu được nha chóng, chính xác Phương án phân loại còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ khác như: Hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ

- Chọn phương án phân loại: Là việc xác định các đặc trưng để phân chia tài

liêu trong phông tành các nhóm cơ bản Trong mỗi nhóm cơ bản tiếp tục phân chia tài liệu thành các nhóm lớn Nhóm cơ bản là nhóm được hình thành bởi đặc trưng thứ nhất, nhóm lớn là nhóm được hình thành bởi đặc trưng thứ hai.

Chọn phương án phân loại đóng vai trò quan trọng trong công tác phân loại tài liệu, giúp cho việc xây dựng phương án phân loại chi tiết được thuận lợi Nếu chọn phương án phân loại sai thì tất sẽ ảnh hưởng đến tất cả các nghiệp vụ còn lại như: hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, sắp xếp tài liệu …

- Các kiểu phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan.

+ Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức: Vận dụng phương án này, trước hết

ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị thời gian (một năm, một giai đoạn cụ thể nào đó) Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị thời gian phân chia theo từng đơn vị tổ chức (Tài liệu của một năm hoặc một giai đoạn được xem là một nhóm

cơ bản, tài liệu của một đơn vị tổ chức được xem là một nhóm lớn).

Ví dụ: Cơ quan A được thành lập năm 1997, cơ cấu tổ chức bao gồm: Phòng Tổchức – Hành chính, phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Kế toán … Vận dụng phương

án phân loại trên, tài liệu cơ quan A được phân loại như sau:

2 Phòng Kế hoạch – Tổng hợp.

3 Phòng Kế toán

………

Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan có cơ cấu tổ chức

rõ ràng nhưng không ổn định, có sự thay đổi và cơ quan đang hoạt động

Ví dụ: Từ ví dụ nêu trên, giả định đến năm 2000, cơ cấu tổ chức của cơ quan có

sự thay đổi, cụ thể như sau:

Phòng Tổng hợp – Hành chính sáp nhập với Phòng Kế hoạch – Tổng hợp thànhPhòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp Vận dụng phương, tài liệu cơ quan A đượcphân loại như sau:

Giả định rằng: Cơ quan A được thành lập năm 1990 với cơ cấu tổ chức bao gồm:

1 Phòng Tổ chức Cán bộ

3 Phòng Hành chính

Năm 1995, cơ cấu tổ chức của cơ quan thay đổi như sau:

Phòng Tổ chức cán bộ sáp nhập với Phòng Hành chính thành Phòng Tổ chức Hành chính

Phòng Tổng hợp đổi tên thành: Phòng Kế hoạch Tổng hợp

- Phòng kế toán ………

Năm 2003 cơ quan giải thể

Vận dụng phương án nêu trên, tài liệu phông lưu trữ cơ quan A được phân loạinhư sau:

Phân loại giống như năm 1996

+ Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian : Vận dụng phương án này, trước hết

ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị tổ chức Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị tổ chức phân chia theo từng đơn vị thời gian (Tài liệu của một đơn

vị tổ chức được xem là một nhóm cơ bản, tài liệu của một đơn vị thời gian được xem

là một nhóm lớn).

Ví dụ: Cơ quan được thành lập năm 1990, cơ cấu tổ chức bao gồm: Phòng Tổ

chức – Hành chính, phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Kế toán …Đến năm 2000, cơquan kết thúc hoạt động (cơ cấu tổ chức không đổi)

Vận dụng phương án phân loại trên, tài liệu cơ quan B được phân loại như sau:

Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan có cơ cấu tổ chức

rõ ràng, ổn định, không có sự thay đổi hoặc có sự thay đổi nhưng vẫn theo dõi được

và cơ quan đã ngừng hoạt động.

Vận dụng hai phương án nêu trên sẽ góp phần làm sáng tỏ cơ cấu tổ chức của

cơ quan Tài liệu sau khi phân loại sẽ thể hiện được mối quan hệ mật thiết với nhau, phản ánh được trình tự hình thành tài liệu trong từng đơn vị tổ chức

+ Phương án Thời gian – Mặt hoạt động: Vận dụng phương án này trước hết ta

lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị thời gian Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị thời gian phân chia theo từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan.

Ví dụ: Ta có thể vận dụng phương án này để phân loại tài liệu phông lưu trữ

UBND Quận X như sau:

Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan không có cơ cấu

tổ chức hoặc có cơ cấu tổ chức nhưng không rõ ràng, có sự chồng chéo về chức chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị tổ chức và cơ quan này đang hoạt động.

+ Phương án Mặt hoạt động - Thời gian: Vận dụng phương án này trước hết ta

lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng lĩnh vực hoạt động Sau đó lấy tài liệu trong từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan phân chia theo đơn vị thời gian.

Ví dụ: Từ ví dụ ở phương án 3, nếu vận dụng phương án Mặt hoạt động – Thời

gian thì phông lưu trữ UBND Quận X được phân loại như sau:

Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan không có cơ cấu

tổ chức hoặc có cơ cấu tổ chức nhưng không rõ ràng, có sự chồng chéo về chức chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị tổ chức và cơ quan này đã ngừng hoạt động.

Vận dụng một trong hai phương án nêu trên thường dẫn đến tình trạng phân chia các mặt hoạt động một cách tùy tiện, làm xé lẻ tài tiệu trong các đơn vị tổ chức, làm mất đi mối quan hệ của tài liệu trong từng đơn vị tổ chức, gây khó khăn cho công tác phân loại cũng như việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác.

* Một số lưu ý khi lựa chọn phương án phân loại.

Việc chọn phương án phân loại đóng vai trò quyết định chất lượng của công tác phân loại cho nên khi lựa chọn phương án phân loại phải lưu ý một số điểm sau đây:

- Một phông lưu trữ chỉ được phép chọn một phương án phân loại, phương án được chọn sẽ được áp dụng trong suốt quá trình phân loại cũng như thực hiện các công việc khác như : Hệ thống hóa hồ sơ, Thống kê, Lập Mục lục hồ sơ, Sắp xếp tài liệu …

- Lựa chọn phương án phân loại nào là tùy thuộc vào đặc điểm tình hình thực tế của cơ quan Tuy nhiên, khi chọn phương án phân loại phải giải thích rõ vì sao chọn phương án đó và vì sao loại bỏ các phương án còn lại.

- Trong thực tế, Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức là phương án được vận dụng phổ biến nhất (phương án này được vận dụng kể cả khi cơ quan đã ngừng hoạt

động Phương Thời gian – Mặt hoạt động hoặc Mặt hoạt động – Thời gian thường được vận dụng để phân loại tài liệu của UBND các cấp Tuy nhiên chúng cũng có thể vận dụng để phân loại tài liệu của các cơ quan có cơ cấu tổ chức.

3.2.2.2 Xây dựng phương án phân loại.

Sau khi lựa chọn được phương án phân loại cho phông lưu trữ, ta tiếp tục xây dựng phương án phân loại chi tiết cho phông lưu trữ đó Có nghĩa là dựa vào phương

án phân loại đã dược lựa chọn, ta tiếp tục phân chia tài liệu trong phông thành các nhóm nhỏ đến các nhóm nhỏ hơn đến các nhóm nhỏ nhất Việc phân chia tài liệu trong phông đến nhóm nào là tùy thuộc vào thành phần, nội dung và tính chất của tài liệu trong phông

Khi xây dựng phương án phân loại chi tiết, ta phải nghiên cứu kỹ lịch sử đon vị hình thành phông và Lịch sử phông để nắm bắt chức năng, nhiệm của cơ quan và của từng đơn vị, nắm bắt thành phần, nội dung của tài liệu trong phông Chúng ta biết rằng: Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ tương đối độc lập nhau Trong quá trình trình thực hiện nhiệm vụ của mình, các đơn vị luôn hình thành ra văn bản, giấy tờ Tập hợp các văn bản giấy tờ đó theo các đặc trưng phân loại tài liệu ta sẽ được các nhóm tài liệu tương ứng.

Sau đây là mẫu phương án phân loại chi tiết của một phông lưu trữ (Phần này chỉ trình bày các nhóm tài liệu của một số đơn vị chủ yếu).

I NĂM 1997

1 Phòng Tổ chức – Hành chính.

1.1 Tổ chức.

1.1.1 Tổ chức bộ máy.

 Thành lập cơ quan, đơn vị.

 Điều chỉnh, bổ sung chức năng, nhiệm vụ.

 Giải thể cơ quan, đơn vị.

 Hội nghị công tác tổ chức bộ máy của cơ quan, ngành.

1.1.2 Tổ chức nhân sự.

 Quy hoạch đội ngũ cán bộ, công chức.

 Danh sách cán bộ công chức của cơ quan và các đơn vị.

 Tuyển dụng

 Tiếp nhận, bố trí.

 Phân công, điều chỉnh nhiệm vụ.

 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, Thuyên chuyển, đề bạt, điều động.

 Lao động, tiền lương.

 Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.

 Đào tạo, bồi dưỡng.

 Thực hiện công tác rà soát văn bản Quy phạm Pháp luật.

 Văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

 Kế hoạch, Báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ.

 Hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ.

 Sổ ghi Biên bản các cuộc họp.

 Sổ sách đăng ký quản lý văn bản đi, đến.

 Danh mục hồ sơ.

 Các tập lưu văn bản đi.

 Các loại sổ xuất nhập tài liệu lưu trữ.

 Hồ sơ các phông lưu trữ.

 Công văn trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ.

 Báo cáo năm, nhiều năm.

 Báo cáo sơ kết.

 Báo cáo quý, tháng.

 Hội nghị tổng kết.

 Hội nghị sơ kết.