Xây dựng và khảo sát hệ thống thông tin - Khảo sát và xác lập dự án

Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới – Khảo sát thu thập thông tin về hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới Đánh giá: – Tập hợp, phân loại, tổng

II.2 Khảo sát và xác lập dự án

II.2.1 Lý do và mục tiêu II.2.2 Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của HT hiện tại II.2.3 Xác định mục tiêu dự án HTTT mới

II.2.4 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi II.2.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án

II.2.1 Lý do và mục tiêu

l Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ,

l Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ,

l Giải quyết các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ

l Xử lý và cung cấp thông tin có ích, phù hợp cho người dùng

l Có tính khả thi

II.2.1 Lý do và mục tiêu

l Mục tiêu:

nhu cầu của hệ thống mới.

Nhim v ca công đo n này không ch$ thu&c v' nh(ng ngi phân tích h th+ng mà còn là trách nhim ca lãnh đ o t/ ch0c và ngi dùng.

II.2.2 Tìm hiểu, đánh giá hiện trạng của

HT hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới

– Khảo sát thu thập thông tin về hệ thống hiện tại, nhu

cầu của hệ thống mới

Đánh giá:

– Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin thu được

trong quá trình khảo sát

– Phân tích theo mục tiêu đã đặt ra để đưa ra nhận xét.

l Phát hiện các điểm yếu kém

l Xác định yêu cầu cho tương lai

a Khảo sát

l Kh4o sát ??? è Đ8t câu h9i ???

– Khảo sát là một công việc đòi hỏi sự cố gắng lớn để

thu thập được tất cả các thông tin cần thiết về hiện trạng hệ thống, liên quan tới vấn đề được đặt

ra với độ tin cậy và chính xác cao.

– 3 nhóm thông tin:

l Thông tin chung về ngành của tổ chức

l Thông tin về bản thân tổ chức đó

l Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề

Ví dụ

– Nhu cầu của tổ chức kinh tế:

l Hệ thống cần hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức kinh

tế là tăng thu nhập, giảm chi phí, cải tiến dịch vụ

– Yêu cầu của sản phẩm thông tin đầu ra:

l Những yêu cầu đặc trưng được xác định ở thứ tự các đầu

ra, các thông tin cần thiết đầu vào để tạo các đầu ra, các tác động và ở nguồn lực, tài nguyên nhằm mục đích tạo điều kiện để các chức năng được thực hiện trọn vẹn.

a Khảo sát (2)

l Các m0c kh4o sát (đ+i t:ng kh4o sát)

– Mức quyết định lãnh đạo: Người có cách nhìn nhận vấn đề trong tương lai xa, có nhu cầu về thông tin đặc biệt cũng như nhu cầu thông tin

– Mức chuyên gia: Họ có thể không bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới, vai trò của họ có thể quan trọng hoặc không quan trọng nhưng họ có thể phê phán việc chấp nhận hệ thống

Quan sát hệ thống

l Việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ

chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức.

l Thực hiện:

– Quan sát tỉ mỉ, ghi chép lại từng chi tiết hoạt động của hệ thống,

l Nhược điểm

– Mất nhiều thời gian

– Thông tin bề ngoài (bỏ qua những hoạt động và sự kiện quan trọng)

– Người bị quan sát sẽ thấy khó chịu do đó thường thay đổi cách hành động khi bị quan sát theo chiều hướng không tốt

– Phương pháp không hữu hiệu nếu không kết hợp với các phương pháp khác (phỏng vấn)

l Ưu điểm

– Có thể lấy được những thông tin cần thiết mà không thể có được bằng các

phương pháp khác.

Quan sát hệ thống (2)

l Ghi chép lại:

- Cách giao tiếp, trao đổi thông tin (chính thức, không chính thức)

- Các ngắt quãng giữa chừng (trong công việc về một lý do nào đó)

- Các công việc đột xuất

- Quan hệ giữa các phòng ban

- Việc sử dụng các hồ sơ

- Khối lượng công việc

- Những khó khăn trong công việc

- Phát hiện những vấn đề chưa dự kiến

-

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

Giúp tăng cường các kết quả nhận được nhờ xem xét các tài liệu hệ thống, tổ chức (tài liệu bên trong, bên ngoài) để phát hiện ra những chi tiết về chức năng và tổ

chức: mô tả tổ chức, kế hoạch kinh doanh, chính sách kinh doanh hàng năm, mô tả công việc.

l Thực hiện:

– Quan sát không chính thức thông qua nghiên cứu các tài liệu nhằm thu thập thông tin về hệ thống

l Xác định tài liệu chính, báo cáo chính cần thu thập.

l Sao chép tài liệu, báo cáo đã thu thập và tổng hợp lại

l Ghi lại các dữ liệu chính của mỗi tài liệu, báo cáo: Tên mục, định dạng, khối lượng, tần suất sử dụng, cấu trúc mã, nơi phát sinh, nơi sử dụng

Nguồn tài liệu

l Môi trường bên ngoài hệ thống ( điều kiện cạnh tranh trên thị trường, xu hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất của tổ

chức)

l Môi trường kỹ thuật ( phần cứng, phần mềm hiện có để xử lý thông tin, các trang thiết bị kỹ thuật khác, các cơ sở dữ liệu đang sử dụng, đội ngữ phát triển hệ thống)

l Môi trường vật lý (quy trình xử lý số liệu trong quản lý, độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống)

l Môi trường tổ chức (chức năng của hệ thống, lịch sử hình thành và phát triển, quy mô hệ thống, yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu, ), chính sách dài hạnh và ngắn hạn, chương trình hành động của cơ

sở, đặc trưng về nhân sự trong hệ thống quản lý, tình trạng tài chính của

cơ sở, các dự an đâu tư hiện tại và tương lai v.v )

Phỏng vấn

l Đối thoại sử dụng các câu hỏi để hiểu rõ vấn đề (nghiệp vụ)

l Thực hiện:

– Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi, ghi chép thu thập thông tin

– Để nhận được thông tin cần phân tích, cần đánh giá những điều đã biết trước khi đặt câu hỏi

– Thường sử dụng hai loại câu hỏi: Câu hỏi đóng và câu hỏi mở

– Thường sử dụng hai loại câu hỏi: Câu hỏi đóng và câu hỏi mở

l Anh có sao chép mọi dữ liệu anh cần không? đây là câu hỏi đóng vì câu trả lời là có hoặc không.

l Hàng tháng anh thừơng phải thiết lập những báo cáo nào? đây là câu hỏi mở.

l Ưu điểm

– Cung cấp được nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống hiện tại và

hệ thống cần phát triển trong tương lai

l Nhược điểm

– Dễ thất bai do nguyên nhân:

l Không hiểu đượng những điều nói ra (chất lượng câu hỏi, cách hiểu câu trả lời)

l Không có một quan hệ tốt giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn (khả năng giao tiếp)

l Ghi chép không tốt

Sử dụng phiếu điều tra

l Thăm dò dư luận, thu thập các ý kiến, quan điểm có tính đại chúng rộng rãi Những nội dung cần thăm dò có thể có các vấn đề sau:

– Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải.

- Tổ chức mong đợi gì từ HTTT mới.

- Những nghiệp vụ nào được coi là phức tạp nhất.

- Những nghiệp vụ nào thường xuyên được sử dụng nhất.

- Những nghiệp vụ nào thường xuyên được sử dụng nhất.

- Mức độ bảo mật mà người sử dụng mong đợi ở hệ thống mới.

Sử dụng phiếu điều tra (2)

l Điều tra toàn bộ

– Cho phép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứu

nhưng tốn thời gian và chi phí

l Điều tra chọn mẫu

– Chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy

– Chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một số đối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kế học

l Các cán bộ lãnh đạo trong hệ thống

l Các chuyên gia quản lý

l Các nhân viên trong bộ máy quản lý

l Những người sử dụng thông tin trong hệ thống

l Các cán bộ tin học trong hệ thống

– Tiến hành điều tra theo phiếu các đại diện đã được chọ

– Từ kết quả điều tra của mẫu, suy ra kết quả của toàn bộ tổng thể theo một mức chính xác nào đó

Sử dụng phiếu điều tra (3)

– Thu thập được các thông tin cần thiết

– Câu hỏi tạo sự dễ dàng trả lời cho người được điều tra

l Câu hỏi không quá khó

l Các câu hỏi phải rõ ràng, không đa nghĩa, không gây ra hiểu lầm

– Các câu hỏi tạo điều kiện tốt cho việc xử lý

b Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông

tin

l Sau khi sử dụng các phương pháp để khảo sát thu thập thông tin, các dữ liệu thu được thường ở những dữ liệu thô, là các chi tiết tản mạn cần được xử lý sơ bộ và tổng hợp.

l Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát:

b Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông

l Hợp thức hoá kết quả khảo sát.

– Hợp thức hoá bao gồm việc hoàn chỉnh và trình diễn những nội dung khảo sát (phỏng vấn, điều tra …) để người được khảo sát xem xét và cho ý kiến

– Các bản tổng hợp tài liệu được đệ trình để các nhà quản lý và lãnh đạo đánh giá và đề xuất bổ sung

b Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin

c Đánh giá, nhận xét

Phát hiện yếu kém, tồn tại của hệ thống cũ:

l Thiếu sót:

– Thiếu người xử lý thông tin

– Bỏ sót công việc xử lý thông tin

– Bỏ sót công việc xử lý thông tin

l Kém hiệu lực, quá tải:

– Cơ cấu tổ chức không hợp lý

– Phương pháp xử lý không chặt chẽ

– Con đường lưu chuyển các thông tin không hợp lý.

– Giấy tờ, tài liệu trình bày kém, cấu trúc không hợp lý, v.v…

l Tổn phí cao, gây lãng phí

c Đánh giá, nhận xét

Xác định yêu cầu mới trong tương lai:

2.2.3 Xác định mục tiêu dự án HTTT mới

hay không hay tự động hóa toàn bộ hệ thống

hay trong khâu nào để khắc phục điểm yếu kém của hệ thống hiện tại, đồng thời xem xét về:

– Nhân lực

– Tài chính

– Tính chiến lược lâu dài của dự án (Dự án phải có

hướng mở, ví dụ: trong tương lai dự án có thể được phát triển thêm, giải quyết thêm những vấn đề gì)

II.2.4 Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi

l Nếu cần tự động hóa thì dự đoán khả năng hệ thống tương lai kèm theo các giải pháp và những yêu cầu về các khía cạnh chính sách,

tổ chức, kỹ thuật, chi phí cần thiết cho từng giải pháp tương ứng.

l Với từng giải pháp phải mang tính khả thi:

– Khả thi về mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng được các yêu cầu của công

– Khả thi về mặt nghiệp vụ: phải đáp ứng được các yêu cầu của công việc

– Khả thi về mặt kỹ thuật: sử dụng phù hợp với hệ thống máy hiện có, tương lai, v.v…

– Khả thi về mặt kinh tế: chi phí viết chương trình có thể chấp nhận

được, chi phí bảo trì không quá cao, v.v…

Nhiệm vụ của hai giai đoạn trên là trách nhiệm của những người phân tích hệ thống, những người lãnh đạo và những người quản lý.

II.2.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai

dự án

Lập dự trù về thiết bị:

l Dự kiến:

– Khối lượng dữ liệu lưu trữ

– Các dạng làm việc với máy tính (máy đơn, máy mạng), xử lý trực tuyến

(Online), v.v…

– Số lượng người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống

– Khối lượng thông tin cần thu thập

– Khối lượng thông tin cần kết xuất, cần in ra giấy, v.v…

– Thiết bị ngoại vi đặc biệt như: Scanner, máy vẽ, máy cắt, v.v…

l Điều kiện mua và lắp đặt:

– Nên chọn nhà cung cấp nào, chi phí vận chuyển

– Mua nguyên bộ, mua rời, v.v…

– Sơ đồ lắp đặt mức sơ bộ

II.2.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai

dự án

Công tác huấn luyện sử dụng chương trình:

– Thời gian huấn luyện bao lâu?

– Chia làm bao nhiêu nhóm huấn luyện?

Công việc bảo trì:

– Đội ngũ bảo trì

– Chi phí bảo trì

– Thời gian bảo trì

II.2.5 Lập dự trù và kế hoạch triển khai

dự án

l Lập kế hoạch

– Sau khi đã chọn giải pháp cho hệ thống thông tin mới Thỏa thuận với người sử dụng cũng như với những người có trách nhiệm (lãnh đạo tổ chức hoặc quản lý) về các quy tắc quản lý,

kế hoạch thực hiện (tiến độ triển khai, tài chính …) và các

những thủ tục liên quan Việc thỏa thuận này có thể biểu thị bằng một hợp đồng trách nhiệm chặt chẽ giữa các bên.

Nhiệm vụ của giai đoạn này là trách nhiệm của những người phân tích hệ thống và lãnh đạo, những người có trách nhiệm đối với tổ chức.

Câu hỏi ôn tập

l Tại sao phải khảo sát hiện trạng của hệ thống cũ khi xây dựng hệ thống thông tin mới?

l Trình bày các phương pháp khảo sát hệ thống?

Phương pháp nào được áp dụng với người sử dụng hệ thống, phương pháp nào được áp dụng với từng đối tượng sau: các sổ sách tài liệu, các chương trình máy tính,các thông báo?

l Xây dựng hệ thống thông tin gồm mấy công đoạn? Mô tả vắn tắt từng công đoạn? Công đoạn nào là quan trọng nhất theo em?

l Khảo sát và xác lập dự án gồm mấy bước? Mô tả vắn tắt từng bước.

Phụ lục

Các quy trình, thủ tục

giản

èCác thủ tục và phương thức tác động qua lại

của các thủ tục với toàn bộ hệ thống cần được khảo sát chi tiết.

Yêu cầu của tổ chức

của tổ chức: Những thay đổi nhỏ trong sự phát triển của

tổ chức có thể có một ảnh hưởng lớn trong các yêu cầu của hệ thống thông tin Bởi vậy, trong quá trình phát triển

hệ thống, những yêu cầu này cần được kiểm tra thường xuyên để nó phù hợp với những chiến lược chung.

l Hệ thống thông tin phải tạo ra những trợ giúp quyết định Hệ thống phải tinh lọc từ dữ liệu tạo ra những thông

tin hữu ích Kết hợp với khả năng phân tích, tổng hợp của người có trách nhiệm, hệ thống thông tin đóng một vai trò quan trọng việc làm cơ sở để bộ phận lãnh đạo có thể dựa vào đó mà ban hành các quyết định hợp lý.

Yêu cầu của tổ chức

cho các tổ chức khác (chẳng hạn đối với môi

trường bên ngoài).

investment): Một hệ thống thông tin mới cần chỉ

ra lợi nhuận mà nó có thể mang lại, bởi vì quyết định đầu tư, chi phí phát triển và chi phí vận

hành phải dựa trên phân tích tài chính.

Yêu cầu của tổ chức

lực: tài nguyên và nhân lực thay đổi sẽ ảnh

hưởng đến số lượng nhân viên, kỹ năng và khối lượng công việc của nhân viên Trong nhiều

trường hợp khi cấu trúc nguồn nhân lực không thay đổi, nhưng khối lượng công việc và yêu

cầu kỹ năng của nhân viên phải nâng cao hơn.

Yêu cầu của tổ chức

l Hệ thống phải trợ giúp quản lý điều hành: Việc cung

cấp các thông tin chi tiết, tạo các báo cáo nhanh, chính xác có thể giúp người lãnh đạo có các quyết định giúp cho công việc quản lý, điều hành uyển chuyển và hiệu quả.

l Hệ thống phải cải thiện truyền thông thông tin

(Improving information communication) Ðó là việc tối ưu

hóa luồng thông tin bao gồm: việc chuẩn bị những thông tin, việc cập nhật làm sao cho nhanh chóng và hợp lý, việc kế xuất thông tin phải có chất lượng, đầy đủ và kịp thời.

Các yêu cầu của người dùng

l H th+ng ph4i d< dàng truy xu>t (Easy access): có thể truy xuất

dữ liệu đúng lúc và dễ dàng vận hành.

l H th+ng ph4i có tính h th+ng (The system): phải có tính phân

cấp, từ đó người dùng dễ dàng nắm được cái sườn của toàn bộ hệ thống Hơn nữa hệ thống phải chắc chắn và ổn định, có khả năng cung cấp những thông tin mà người dùng cần thiết, dễ dàng bảo hành và cải tiến, nhanh chóng chỉ ra các lỗi cần phải điều chỉnh.

l V' m8t giao din (Interface): Hệ thống phải phù hợp với kiểu làm

việc của người dùng, ổn định, dễ dàng điều khiển dữ liệu, độc lập

và uyển chuyển, có khả năng cho người dùng tiếp cận nhiều cách khác nhau.

Yêu cầu kỹ thuật

tin Do đó thiết bị công nghệ thông tin phải phù hợp

dung lượng của thông tin mà nó được xử lý Cần chú ý

là hàng ngày thông tin càng tăng thêm không ngừng,

nên cần phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề này.

cầu thiết yếu, những xử lý sai sót sẽ dẫn tới những tác hại không lường, có thể ảnh hưởng tới sự ổn định của chính tổ chức Tính chính xác cao đòi hỏi ở mọi nơi và mọi lúc.

Yêu cầu kỹ thuật

l H th+ng ph4i gi4i quyKt đ:c nh(ng v>n đ' ph0c t p (Complexity): Tính phức tạp trong

các xử lý cần phải tính đến khi mô tả chúng

Các kết quả trong tính toán thông tin có thể

được xử lý về mặt nguyên lý Tuy nhiên bởi vì tính phức tạp của nó nếu hệ thống hiện tại chưa giải quyết được những vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải nghiên cứu nghiêm túc để hiểu biết chính xác, để tìm giải pháp thích hợp.