THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS

Một trong những định hướng phát triển đó là: “Xác định hoạt động Logistics là hoạt động trọng tâm, bao trùm; Xây dựng và hình thành mạng lưới cung cấp dịch vụ logistics toàn cầu thông qu

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN VINALINES LOGISTICS

VIỆT NAM 1.1 Tổng quan về công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam (Vinalines Logistics).

Tên công ty: Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam

Tên tiếng Anh: Vinalines Logistics Joint stock company

Tên viết tắt: Vinalines logistics

Trụ sở chính: lầu 4 – toà nhà Ocean Park - số 1- Đào Duy Anh – Hà Nội

1.1.1 Quá trình hình thành Vinalines Logistics.

1.1.1.1 Mục đích thành lập công ty.

- Hình thành một công ty Logistics quy mô lớn, là đầu mối tập hợp, liên kết cáccông ty thành viên trong hoạt động Logistics thành một mạng lưới Logistics củaVinalines đủ mạnh để cạnh tranh sự xâm nhập của toàn cầu

- Chủ trương không cạnh tranh với các công ty thành viên Hoạt động chính: đầu tưphát triển cơ sở hạ tầng Logistics tại các đầu mối trọng điểm

- Là cầu nối sản xuất, lưu thông giữa vận tải quốc tế với nội địa, áp dụng nhữngthành tựu mới của vận tải hàng hải trên thế giới vào Việt Nam nhằm giảm chi phí, tănglợi nhuận, thỏa mãn yêu cầu khách hàng

- Phát huy vốn tự có, vốn hoạt động để đầu tư, khai thác cơ sở hạ tầng Logisticsnhằm tăng lợi nhuận

- Hỗ trợ tích cực chủ trương chiếm lĩnh, làm chủ thị trường vận chuyển, khai tháccontainer, nội địa

1.1.1.2 Cơ sở pháp lý thành lập công ty.

- Luật đầu tư số 59/2005/QH11, được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 8 thông quangày 29/11/2005

- Luật thương mại số 36/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 7 thôngqua ngày 14/6/2005.

- Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 được Quốc Hội khóa Xi kì họp thứ 8thông qua ngày 29/11/2005

- Các văn bản khác quy định về điều kiện kinh doanh cảng nội địa (ICD), kho ngoạiquan, vận tải đa phương thức…

1.1.1.3 Quyết định thành lập công ty.

Với đặc điểm là ngành hỗ trợ các hoạt động vận tải biển và cảng biển, đồng thời làngành có tỉ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư cao nên việc phát triển hệ thống các dich vụhàng hải là một trọng tâm trong chiến lược phát triển của Tổng công ty Hàng hải Việt

Nam Một trong những định hướng phát triển đó là: “Xác định hoạt động Logistics là hoạt động trọng tâm, bao trùm; Xây dựng và hình thành mạng lưới cung cấp dịch vụ

logistics toàn cầu thông qua việc thành lập Công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam, nhằm huy động mọi nguồn lực về đất đai, lao động, nguồn vốn, kinh nghiệm của

các doanh nghiệp thành viên của Vinalines, đồng thời liên kết với các đối tác nước ngoài thiết lập mạng lưới hoạt động tại các nước trong khu vực như Hồng Kông, Singapore, Đài Loan, Thái Lan, Trung Quốc và thâm nhập vào thị trường các nước phát triển như Nhật Bản, Châu Âu, Mỹ” Với những điều kiện thuận lợi và lợi thế là

đơn vị thành viên của Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Công ty cổ phần VinalinesLogistics Việt Nam sẽ là một công ty quy mô, hiện đại, phát huy được hiệu quả đầu tư,

có thể cạnh tranh với các công ty logistics nước ngoài để giành thị phần trong nướccũng như từng bước phát triển mạng lưới hoạt động ra khu vực thế giới

Ngày 03/08/2007 tại Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã có cuộc họp đại hội đồng

cổ đông về việc thành lập Công ty CP Vinalines Logistics Việt Nam, trên cơ sở đóCông ty CP Vinalines Logistics Việt Nam được thành lập theo giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh số 0103018983 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 10 tháng 8năm 2007, với số vốn điều lệ là 158 tỷ đồng (Một trăm năm mươi tám tỷ đồng chẵn)

1.1.2 Tổ chức hoạt động của Vinalines Logistics.

1.1.2.1 Vốn và cơ cấu nguồn vốn

•Vốn điều lệ:

158 tỉ đồng được xác định bằng tổng vốn cam kết góp của các cổ đông tổ chức, cánhân, tổng công ty Hàng hải Việt Nam giữ cổ phần chi phối (>50% vốn điều lệ)

Trong đó:

- Chi phí thành lập công ty: 150.000.000 VNĐ

- Chi phí làm nội thất văn phòng công ty: 400.000.000 VNĐ

- Mua sắm ô tô, trang thiết bị VP: 1.000.000.000 VNĐ

- Đầu tư ICD Lào Cai giai đoạn 1: 32.832.000.000 VNĐ

- Đầu tư tài chính: 110.000.000.000 VNĐ

- Nguồn vốn lưu động: 13.618.000.000 VNĐ

•Cổ đông và cơ cấu nguồn vốn

Bảng 1.1: Cơ cấu nguồn vốn của Vinalines Logistics

Tỷ lệ nắm giữ (%)

1 Tổng công ty hàng hải Việt Nam 8 061 620 80 616 200 51.03

4 Công ty CP đại lý Hàng hải 150 000 1 500 000 0.95

5 Công ty CP đại lý vận tải Safi 150 000 1 500 000 0.95

6 Công ty Gemartrans (Vietnam) Ltd 100 000 1 000 000 0.63

9

Công ty CP hợp tác lao đông với nước

13

Cán bộ công nhân viên tổng công ty

14

Cán bộ công nhân viên cục Hàng hải Việt

Nguồn: Đề án thành lập công ty cổ phần Vinalines logistics Việt Nam.

Trong 12 tổ chức góp vốn thì có 10 công ty thành viên cua tổng công ty Hàng hảiViệt Nam và 1 công ty ngoài là Cảng Hải Phòng (Công ty cổ phần Hải Việt)

Cán bộ công nhân viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam tham gia góp vốn theonghị quyết số 1199/NQ- Hội đồng quản trịphiên họp ngày 26/9/2006

Cán bộ công nhân viên Cục hàng hải Việt Nam tham gia góp vốn theo sự thốngnhất giữa lãnh đạo của Tổng công ty hàng hải Việt Nam và Cục hàng hải Việt Nam

1.1.2.2 Công tác tổ chức bộ máy hành chính nhân sự.

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Vinalines Logistics

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc

Phòng kế toán tài chínhPhòng tổ chức hành chínhPhòng kinh doanhPhòng thương mại dịch vụPhòng đầu tư và phát triển thị trườngChi nhánh công ty tại Hải PhòngChi nhánh công ty tại Quảng NinhChi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh

Ban quản lý dự án PMU Lào Cai

Nguồn: Cơ cấu nhân sự của công ty Vinalines Logistics Việt Nam

• Hội đồng quản trị.

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để

quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ công ty không thuộc thẩm quyền của Đại

hội đồng cổ đông

- Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn

và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty

- Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị, và công nghệ

- Có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm, cách chức đối với Tổng giám đốc, Phó tổnggiám đốc, Kế toán trưởng, người quản lý quan trọng khác của công ty Quyết định mứclương và lợi ích khác của những người quản lý đó

- Quyết định cơ cấu tổ chức, các quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thànhlập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần củadoanh nghiệp khác

- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông

- Quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trongquá trình thực hiện kinh doanh; thực hiện việc trích lập quỹ thuộc thẩm quyền và cáchthức sử dụng quỹ theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông

+ Quyết định các vấn đề lien quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công

ty mà không cần phải có quyết định của hội đồng quản trị

+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý khác trong công ty,trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị

+ Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty,

kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị

+ Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng lao động theo quy định của hộiđồng quản trị; khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động

+ Quyết định các hợp đồng mua bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giátrị nhỏ hơn 5% Tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của côngty

+ Thừa ủy quyền của Hội đồng quản trị quản lý toàn bộ tài sản của công ty.+ Tìm kiếm việc làm cho công ty

+ Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và pháp luật

về những sai phạm gây tổn thất cho công ty

• Phó tổng giám đốc.

- Phó tổng giám đốc là người giúp đỡ cho Tổng giám đốc điều hành công việc theo

sự phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc

- Trong trường hợp Tổng giám đốc đi vắng, thay mặt Tổng giám đốc điều hànhcông ty theo sự ủy quyền của Tông giám đốc

- Cùng Tổng giám đốc đi tìm kiếm việc làm cho công ty

- Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, và pháp luật về phạm

vi công việc được phân công ủy qyền

• Phòng tài chính- kế toán.

Phòng kế toán tài chính có 4 người gồm: kế toán trưởng, nhân viên kế toán vàthủ quỹ

Phòng kế toán tài chính có chức năng nhiệm vụ sau:

- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chinh kế toán theo đúngqui định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán…

- Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế

độ qua từng thời kỳ hoạt động kinh doanh

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tài chính kế toán

- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty về nguồn vốn và giá dự toán làm cơ sở ký kết cáchợp đồng với đối tác

- Đảm bảo nguồn vốn cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Giữ bí mật về số liệu kế toán- tài chính và bí mật kinh doanh của công ty

- Quản lý hoạt động tài chính trong công ty, các công trình, chi nhánh, liên doanh

- Lập kế hoạch tài chính theo thánh, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báocáo theo yêu cầu của Tổng giám đốc về tình hình tài chính của công ty

- Phân tích tài chính, đánh giá về mặt tài chính tất cả các dự án mà công ty thựchiện

- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã được duyệt; Báo cáo Tổng giám đốctình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý.

- Thường xuyên thu thập, phân loại, xử lý các thông tin về tài chính kế toán trongsản xuất kinh doanh, báo cáo kịp thời cho lãnh đạo công ty về tình hình tài chính côngty

- Cung cấp đủ, kịp thời nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh của công ty

- Quan hệ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng… trong hoạt động vay vốn ngắnhạn, trung hạn, dài hạn và lưu chuyển tiền tệ

- Lập và báo cáo nguồn vốn huy động cho các hoạt động đầu tư ngắn hạn cũng nhưdài hạn

- Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quátrình kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nước và quy chế quản lýtài chính

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kếtoán trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt

- Phổ biến, hướng dẫn các phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng

và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý tài chính, quản lý chi tiêu nôi bộ củacông ty

- Định kỳ đánh giá tình hình sử dụng tài sản của công ty theo quy chế của công ty

- Phối hợp với các phòng ban chức năng khác để lập giá mua, giá bán vật tư hànghóa trước khi trình Tổng giám đốc duyệt

- Thực hiện định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu khi kết thúc công việc, đồng thời đềxuất với Tông giám đốc xử lý

- Quản lý tài sản cố định, công cụ, dụng cụ, hạch toán theo chế độ hiện hành

- Theo dõi nguồn vốn của công ty, quyết toán các công trình để xác lập nguồn vốn

- Tiến hành các thủ tục thanhnh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế

- Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóngbảo đảm hiệu quả sử dụng vốn của công ty

- Lập và nôp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho cơ quan có thẩm quyền theođúng chế độ quy định của nhà nước

- Chấp hành quyết định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động kế toán tàichính.

• Phòng tổ chức hành chính.

Phòng tổ chức hành chính gồm 4 người: trưởng phòng, chuyên viên phụ trách hànhchính,nhân sự và IT

Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính:

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, xây dựng, kiện toàn và pháttriển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chi nhánh trongcông ty Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tác xây dựngquy hoạch, đào tạo, và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên

- Xây dựng, tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng nhân lực theo đúng quy địnhcủa Nhà nước và của công ty; chuẩn bị văn bản và thủ tục để Tổng giám đốc ký kếtHợp đồng lao động với cán bộ nhân viên

- Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét duyệt nâng bậc lương, phụ cấp cho cán bộ, côngnhân viên trong công ty

- Quản lý toàn diện và thống nhất hồ sơ lý lịch của toàn bộ cán bộ,công nhân viên

- Tham mưu cho tổng giám đốc việc cụ thể hóa và thực hiện các chế độ chính sáchcho người lao độngnhư tiền lương, thưởng,bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động…

- Thực hiện các thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo, tiếp nhận, điềuđộng, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, công nhân viên

- Tiếp nhận, xử lý, quản lý và tổ chức các văn bản đi, đến theo quy định

- Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng thể thức hiện hành

- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ công văn giây tờ, tài liệu của công ty đảm bảo

bí mật, thuận tiện cho việc tra cứu

- Quản lý và sử dụng con dấu và bộ dấu chức danh công ty theo quy định

- Cấp phát giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công nhân viên trong công ty

- Tổ chức tiếp đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc với công ty

- Tổ chức các sự kiện, hội nghị

- Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác khi có yêu cầu

• Phòng kinh doanh.

Phòng kinh doanh có 14 người bao gồm: trưởng phòng, cán bộ thực hiện công tácmarketing, chuyên viên kinh doanh logistics.

Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh gồm:

- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng vận tải hàng hóatrong và ngoài nước

- Làm dịch vụ vận tải, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, dịch vụ đại lý container, dịch vụmôi giới hàng hải

- Làm dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển; Trực tiếp phụ trách côngtác cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vậnchuyển hàng hóa

- Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài nước mở rộng thị trường vận tải, xuất nhậpkhẩu hàng hóa

- Phụ trách chi nhánh Hải phòng điều hành khai thác đội xe container của công ty

• Phòng thương mại dịch vụ.

Phòng thương mại dịch vụ có chức năng:

- Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty

- Tổ chức và quản lý công tác thị trường, tìm kiếm thị trương xuất nhập khẩu chocông ty

- Chỉ đạo, theo dõi, quản lý công tác xuất nhập khẩu và thực hiện công tácnghiệp vụ ngoại thương

- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩuhàng hóa

- Theo dõi và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu

• Phòng đầu tư và phát triển thị trường.

Phòng đầu tư và phát triển thi truờng gồm 6 người, có chức năng nhiêm vụ sau:

- Làm đầu mối xây dựng dự thảo chiến lược đầu tư phát triển trung hạn và dài hạncủa công ty

- Thực hiện lập kế hoạch và triển khai theo dõi giám sát công tác cải tạo, nâng cấp,

mở rộng, sửa chữa định kỳ các tài sản, trang thiết bị của công ty theo chỉ đạo của Tổnggiám đốc công ty

- Đề xuất hình thức đầu tư, biện pháp tổ chức thực hiện đầu tư cho tổng giám đốc.

- Phối hợp với phòng tài chính- kế toán để sử dụng một cách hiệu quả tài sản, nguồnvốn của công ty, và nguồn vốn của các đơn vị trong và ngoài nước

- Phối hợp với ban quản lý dự án của công ty để triển khai các dự án

- Là đầu mối trong quan hệ với các ngành hữu quan để hoàn thành các thủ tụcpháp lý về đất, đền bù giải tỏa, thỏa thuận địa điểm, xin chủ trương thỏa thuậnquy hoạch kiến trúc, xin chủ trương đầu tư

- Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài công ty để tìm đối tác, đàm phán, và báocáo Tổng giám đốc công ty ký kết hợp đồng hợp tác đầu tư

- Cùng phòng tài chính- kế toán công ty để thẩm định dự án đầu tư, nghiệm thu bàngiao công trình đưa vào sử dụng và theo dõi thủ tục thanh quyết toán vốn đầu tư

- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ, tài liệu có liên quan đến nghiệp vụ đầu tư

- Lập kế hoạch doanh thu, lợi nhuận hàng năm của công ty

- Nghiên cứu và phát triển thị trường trong và ngoài nước

• Chi nhánh Hải Phòng, chi nhánh Quảng Ninh, chi nhánh TP Hồ Chí Minh.

- Trực tiếp quản lý, điều hành, khai thác đội xe container của Công ty

- Tham mưu cho tổng giám đốc về cách quản lý, sử dụng đội xe container cóhiệu quả

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về cách trả thù lao cho lái xe container

- Lập kế hoạch và triển khai theo dõi, giám sát công tác cải tạo, nâng cấp, sửa chữađịnh kỳ đội xe container

• Ban quản lý dự án PMU Lào Cai.

Ban quản lý gồm 3 người: trưởng ban và kỹ sư công trình có nhiệm vụ quản lýcông tác đầu tư xây dựng cảng nội địa (ICD) Lào Cai

1.1.3 Ngành nghề kinh doanh.

- Hệ thống logistics

- Bốc xếp hàng hóa

- Lưu giữ hàng hóa trong kho ngoại quan, kho đông lạnh và kho khác

- Giao nhận hàng hóa nội địa, hàng hóa xuất nhập khẩu

- Dịch vụ khai thuê hải quan.

- Dịch vụ đại lý tàu biển

- Dịch vụ đại lý đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng không,

- Vận tải đa phương thức

- Cho thuê phương tiện, thiết bị chuyên dùng để bốc xếp, bảo quản, và vận chuyểnhàng hoá

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, môi giới thương mại, đại lý mua, bán,

ký gửi hàng hóa

- Dịch vụ tư vấn cho khách hàng về việc vận chuyển, giao nhận, lưu kho, và cácdịch vụ khác liên quan đến hàng hóa

- Dịch vụ ủy thác và nhận ủy thác đầu tư

1.1.4 Chiến lược đầu tư của Vinalines Logistics.

- Một trong những nhiệm vụ chiến lược, trọng tâm của Vinalines Logistics là xâydựng và khai thác hệ thống ICD (cảng nội địa) tại 3 miền Theo chiến lựoc chung củaTổng Công ty Hàng Hỉa Việt Nam giai đoạn 2006- 2010, định hướng đến năm

2020, định hướng đầu tư phát triển của công ty trước mắt sẽ tập trung vào một số dự ánnhư :

+ Cải tạo nâng cấp và mở rộng một số cảng hiện có

+ Xây dựng và khai thác hệ thống ICD tai :

* ICD tại Lào Cai

* ICD Thăng Long- Hà Nội

* ICD tại khu vực Đồng Bằng sông Cửu Long

* ICD tại các cửa khẩu giáp Lào, Campuchia

- Xây dựng và khai thác hệ thống kho bãi, trung tâm phân phối hàng hóa gần cáccảng biển, cảng hàng không Việt Nam

- Liên kết hoặc làm đại lý cho các hãng vận tải biển, đường bộ, đường sắt vàhàng không để tham gia hoạt động vận tải đa phương thức.

- Tư vấn, liên kết với các nhà sản xuất trong việc thiết lập hệ thống Logistics choviệc sản xuất của họ từ khâu vận chuyển nguyên vật liệu thô, lưu kho thành phẩm, vậnchuyển đến nơi tiêu thụ

1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008

Trong năm 2008, mặc dù tình hình sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn dodiễn ra cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu bị ảnhhưởng nặng nề, đơn giá dịch vụ liên tục thay đổi theo hướng bất lợi, nhưng Công ty

đã tập trung nắm bắt tốt các cơ hội kinh doanh, xác định thời điểm đầu tư hợp lý,kiểm soát rủi ro đêr hạn chế phần nào các tác động tiêu cực trên Vì vậy, kết quảhoạt động kinh doanh của công ty cả năm vượt mức kế hoạch do Hội đồng quản trị đề

ra, cụ thể như sau :

Bảng 1.2 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Vinalines Logistics năm 2008

% thựchiện so với kếhoạch

2 Tổng chi phí 26.600.000.000 34.471.817.489 129,59%

3 Lợi nhuận trước thuế 7.210.000.000 13.994.813.521 196,55%

Nguồn: Báo cáo tài chính công ty Vinalines Logistics năm 2008

Tóm lại, mặc dù trong năm 2008 gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt tình hình thế giới

và trong nước ảnh hưởng nặng nề trong cuộc khủng hoảng tài chính trên thế giới nhưngvới tinh thần phấn đấu, vượt khó khăn, chủ động, sáng tạo trong quản lý điều hành vàsản xuất kinh doanh của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên cùng sự chỉ đạo, hỗtrợ kịp thời của Hội đồng quản trị, công ty đã đạt được những thành tích nhất định, cácchỉ tiêu đề ra đều đạt và vượt mức kế hoạch đề ra, góp phần cho sự phát triển của Tổngcông ty hàng hải Việt Nam nói chung và Công ty cổ phần Vinalines Logistics nói riêng

Đó sẽ là tiền đề cơ bản để Công ty ngày càng phát triển

1.2 Thực trạng công tác quản lý dự án của công ty cổ phần Vinalines Logistics Việt Nam.

“Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”.

Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu: lập kế hoạch, điều phối thực hiện dự

án, giám sát

Lập kế hoạch- Thiết lập mục tiêu- Dự tính nguồn lực- Xây dựng kế hoạch

Điều phối thực hiện- Bố trí độ thời gian- Phân phối nguồn lực- Phối hợp các hoạt động- Khuyến khích động viên Giám sát- Đo lường kết quả- So sánh kết quả- Báo cáo- Giải quyết các vấn đề

Sơ đồ 1 2: Chu trình quản lý dự án

1.2.1 Thực trạng quản lý dự án theo chu kỳ.

“Chu kỳ của một dự án đầu tư là các bước hoặc các giai đoạn mà một dự án phải trảiqua bắt đầu tư khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành chấm dứt

hoạt động” (Giáo trình lập dự án đầu tư- Chủ biên: PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt –

Như vậy việc quản lý dự án theo chu kỳ là vô cùng quan trọng Nhờ đó mà dự ánđầu tư có thể hoạt động một cách suôn sẻ, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và thu lãi

Do đó, công ty đã đề xuất trình tự quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư vàthực hiện đầu tư như sau:

Thỏa thuận địa điểm xây dựng công trìnhChứng chỉ Quy hoạch

Tờ trình xin chỉ định thầu khảo sát bước lập TKCSQuyết định chỉ định thầu nhà thầu khảo sát bước TK CS

Đề cương - nhiệm vụ khảo sátQuyết định phê duyệt nhiệm vụ khảo sátHợp đồng khảo sát công trình bước lập thiết kế cơ sởKết quả khảo sát CT bước lập TK cơ sở

Biên bản nghiệm thu kết quả khảo sátThanh lý hợp đồng khảo sát xây dựng

Hồ sơ: Thuyết minh dự án - thiết kế cơ sở Biên bản nghiệm thu hồ sơ lập dự án (thiết kế cơ sở)Biên bản thanh lý hợp đồng hồ sơ lập dự án

Thẩm duyệt phòng cháy chữa cháyĐánh giá tác động môi trường

Tờ trình thẩm định dự án - thiết kế cơ sởKết quả thẩm định thiết kế cơ sở

Kết quả thẩm định dự ánQuyết định phê duyệt dự án

II/ BƯỚC THIẾT KẾ BẢN VẼ THI CÔNG

Tờ trình xin chỉ định thầu lập HS thiết kế bản vẽ thi công Quyết định chỉ định thầu lập HS thiết kế bản vẽ thi công Hợp đồng lập HS thiết kế bản vẽ thi công

Tờ trình xin chỉ định thầu khảo sát TK BVTCQuyết định chỉ định thầu nhà thầu khảo sát TK BVTC

Đề cương - nhiệm vụ khảo sát TK BVTCQuyết định phê duyệt nhiệm vụ khảo sát TK BVTCHợp đồng khảo sát công trình bước TK BVTCBiên bản nghiệm thu kết quả khảo sát TK BVTCThanh lý hợp đồng khảo sát bước TK BVTC

Hồ sơ thiết kế BVTC (tổng dự toán/dự toán)Biên bản nghiệm thu Hồ sơ TK BVTCThanh lý hợp đồng lập hồ sơ TK BVTCHợp đồng thẩm tra thiết kế BVTCKết quả thẩm tra hồ sơ thiết kế BVTC

Tờ trình thẩm định – phê duyệt HS thiết kế BVTCKết quả thẩm định HS thiết kế BVTC

Quyết định phê duyệt HS thiết kế BVTC

III/ GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẤU THẦU VÀ ĐẤU THẦU

Tờ trình xin chỉ định lập HS mời thầu, phân tích đánh giá

HS dự thầu

Quyết định chỉ định lập HS mời thầu, phân tích đánh giá

Tờ trình phê duyệt kế hoạch đấu thầuQuyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu

Tờ trình xin đấu thầu hạn chế và danh sách các nhà thầu tham dự đấu thầu hạn chế (nếu có)

Quyết định phê duyệt xin đấu thầu hạn chế và danh sách các nhà thầu tham dự đấu thầu hạn chế

Tờ trình thẩm định - phê duyệt HS mời đấu thầuKết quả thẩm định HS mời đấu thầu

Quyết định phê duyệt HS mời đấu thầuThông báo mời thầu

Thư mời thầu

Tổ chức bán HS mời đấu thầuQuyết định thành lập tổ chuyên gia xét thầuBiên bản đóng thầu, mở thầu

Tổ chức đấu thầu

Tổ chức xét thầuBiên bản lượt danh sách ngắnBiên bản xét thầu bằng thang điểm hoặc đạt – không đạtBiên bản kiểm tra lỗi số học

Tờ trình thẩm định – phê duyệt kết quả đấu thầuKết quả thẩm định kết quả đấu thầu

Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầuThông báo trúng thầu

IV/ GIAI ĐOẠN THI CÔNG XÂY LẮP CÔNG TRÌNH

Hợp đồng kinh tế giao nhận thầu thi công xây lắpQuyết định cử cán bộ chủ chốt tại công trình

Tờ trình xin chỉ định giám sát công trìnhQuyết định cử cán bộ giám sát

Hợp đồng giám sát kỹ thuật thi côngKhởi công, mở nhật ký công trình, tổ chức thi công, nghiệm thu, quản lý kỹ thuật, tiến độ theo Luật Xây dựng.Thanh lý hợp đồng giám sát kỹ thuật thi công

Thanh lý HĐ kinh tế giao nhận thầu thi công xây lắpThanh lý HĐ Quản lý dự án

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quản lý dự án, công ty đôi khi đã bỏ qua một sốbước trong các bước đã nêu trên

1.2.2 Thực trạng quản lý dự án theo nội dung.

1.2.2.1 Quản lý chất lượng.

Chất lượng ở đây có thể hiểu là mức độ hoàn thiện của sản phẩm (dự án) so với cáctiêu chuẩn thiết kế được duyệt Quản lý chất lượng dự án là tập hợp những hoạt độngcủa chức năng quản lý, là quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thoã mãn tốt nhất các mụctiêu và yêu cầu đề ra

• Nội dung của công tác quản lý chất lượng dự án.

Quản lý chất lượng dự án bao gồm nhiều nội dung, và tuỳ theo tính chất từng dự án,nhưng theo thực trạng công tác quản lý dự án tại công ty, ta có thể chia thành các nộidung sau:

- Lập kế hoạch chất lượng dự án: đây là việc xác định các tiêu chuẩn chất lượngcho dự án và xác định phương thức để đạt các tiêu chuẩn đó Việc lập kế hoạch chấtlượng dự án phụ thuộc vào các yếu tố như:

+ Chính sách chất lượng của công ty+ Phạm vi dự án

+ Các tiêu chuẩn và quy định trong lĩnh vực chuyên môn có ảnh hưởng đến chấtlượng của dự án

Công tác lập kế hoạch chất lượng dự án bao gồm một số nội dung sau:

+ Xây dựng chương trình, chính sách, chiến lược, kế hoạch hoá chất lượng