THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf 1.1

CHƯƠNG 1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN TAF

1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh của công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf

1.1.1 Khái quát về công ty

1.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần truyền thông và sự kiện TAF( T.A.F MEDIA JSC) khởi nguồn

từ công ty tư vấn và đầu tư P.H.I – tạp chí cẩm nang mua sắm năm 2002 – 2005

T.A.F được thành lập từ năm 07/06/ 2005 với vốn điều lện ban đầu là 1 tỷ vàhiện nay đã tăng lên 3 tỷ, gồm 8 cổ đông Khởi nguồn từ bộ phận PR & Kinh doanhtrực thuộc Công ty Tư vấn & Đầu tư P.H.I - Tạp chí Cẩm nang mua sắm từ năm 2002– 2005

T.A.F Viết tắt của từ tiếng Anh : Trang and friends, Trang và những người bạn.Ngay từ tên công ty ta có thấy được công ty TAF tạo dựng cho mình hình ảnh gần gũitới mọi khách hàng và đối tác của mình trong công việc, cùng hợp tác và cùng có lợi

Dịch vụ sáng tạo : những ý tưởng sáng tạo luôn rất quan trọng quyết định sựthành hay bại của một chiến dịch truyền thông dù là qua bất cứ một phương tiện nàohay một hình thức nào đi chăng nữa Những ý tưởng này đòi hỏi sự luôn mới mẻ ,giúp khách hàng tạo ấn tượng mới trong mỗi lần ra quân.

* Ý tưởng, sản xuất, quay phim quảng cáo

* Ý tưởng sản xuất kịch bản Event , Road show

* Thiết kế sân khấu, thiết kế quảng cáo ,catalogue, thiết kế bảng biển

* Quảng cáo trên truyền hình Tư vấn các chương trình phù hợp với đối tượngquảng cáo trên nh tiết mục đặc biệt của truyền hình

* Quảng cáo báo chí Xây dựng chiến lược quảng cáo, thiết lập những thôngtin, lựa chọn phương tiện báo chí phù hợp với sản phẩm của khách hàng

* Sản xuất chương trình truyền hình, phát sóng theo từng chương trình hoặctheo năm

* Xây dựng kịch bản, mời tài trợ, tổ chức biểu diễn

* Sản xuất và tổ chức các chương trình ca nhạc, thời trang

* Tổ chức Lễ hội , festival

* Tổ chức hội nghị, hội thảo

* Tổ chức giới thiệu sản phẩm mới, triển lãm

* Tổ chức lễ khai trương, khởi công, động thổ

* Quảng cáo qua các sự kiện văn hoá, thể thao, trò chơi truyền hình

Dịch vụ truyền thông :

* Lập kế hoạch truyền thông cho các thương hiệu, doanh nghiệp trên truyềnhình, báo chí, đài phát thanh

* Tổ chức họp báo, viết thông cáo báo chí

* Tư vấn chiến lược truyền thông tổng thể, booking media

* Xây dựng kế hoạch phát triển thị trưởng, xây dựng và định vị thương hiệu

Trung tâm đào tạo ca sỹ “Sao Xanh”

Dịch vụ khác:

* Thiết kế sân khấu

* Dịch vụ thu âm , biên tập CD

* Dịch vụ casting, cung cấp người mẫu, ca sỹ, diễn viên

* Tư vấn và cung cấp dịch vụ âm thanh ánh sáng, sân khấu, địa điểm

* Dàn dựng chương trình

* In ấn catalogue, tờ rơi, poster

1.1.1.3 Mục tiêu kinh doanh của công ty

Ngay từ khi thành lập TAF đã hướng tới mục tiêu quan trọng và chủ chốt là trởthành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo và tổ chức sựkiện Cung cấp các sản phẩm dịch vụ hỗ trợ marketing cho các doanh nghiệp

Là một trong những công ty đứng đầu về cung cấp dịch vụ truyền thông quảngcáo cho các doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ thết kế truyền thông đa phương tiện vớinhiều ưu thế vượt trội về mức độ tiện ích, hiệu quả sử dụng, tạo phong cách chuyênnghiệp và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trong hoạt động marketing, quảng bá sảnphẩm dịch vụ và bán hàng

Trở thành trung tâm đào tạo ca sỹ thành công đầu tiên tại Miền Bắc

Đặt chỉ têu về doanh thu cho doanh nghiệp đến năm 2011 có thể đạt mức 40triệu USD / năm

1.1.1.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức

Sơ đồ số 2.1 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

Phòng PR

Hà Nội

Phòng thiết kế

Chủ tịch Hội Đồng Quản trị Kiêm Tổng Giám

Đốc

Giám đốc điều hành

Phòng kế toán

Hành chính kế toán

(nguồn : Phòng Giám Đốc điều hành)

Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc: Là đại diện pháp nhân của công ty,điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách pháp luật của nhà nước.Chịutrách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty đến kết quả cuối cùng

Giám đốc điều hành: Là người quản lý chung, vận hành cả hệ thống công ty, là mộtngười có kinh nghiệm và kiến thức về sale

Phòng tổ

chức sự

kiện

Phòng hànhchính nhânsự

Phó Giám đốc

điều hành

Phòngkinhdoanh

Giám đốc chinhánh TP HCMKiêm Giám đốctài chình

PR &Event

Ban giám đốc còn có Phó giám đốc điều hành, và giám đốc chi nhánh TP HCMkiêm giám đốc tài chính: Nhiệm vụ hỗ trợ quản lý của Chủ tịch hội đồng quản trị vàGiám đốc Đồng thời, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về các lĩnh vực hay quyềnhạn mà mình quản lý.

Các phòng ban gồm có: Phòng tổ chức sự kiện gôm 4 người, phòng kinh doanh gồm 3người, phòng hành chính nhân sự gồm 3 người, phòng kế toán gồm 2 người, phòng

PR Hà Nội gồm 2 người, phòng thiết kế gồm 1 người, tại chi nhánh TP HCM bao gồmphòng hành chính kế toán 2 người, phòng PR và Event 2 người

Biểu đồ số 2.1: Biểu đồ cơ cấu lao động của các phòng ban trong công ty

Phòng PR Hà Nội Phòng thiết kế

Phòng hành chính kế toán TP HCM

Phòng PR & Evert TP HCM

(nguồn: phòng Giám đốc diều hành) Phòng Hành chính nhân sự :

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự :

Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Xây dựng và kiện toàn cơcấu tổ chức, quy chế quản lí, quy trình tác nghiệp và nội quy làm việc

Quản trị hành chính- văn phòng, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần chocác phong ban

Làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của công ty, các cơ quan

Nhà nước về các vấn đề lao động, hành chính

Phòng kinh doanh :

Gồm những nhân viên là những người trẻ tuổi năng động, nhạy bén tróng côngviệc.TAF đã sử dụng những người mẫu có năng lực thực sự và hiểu sâu về lĩnh vực họhoạt động như người mẫu Minh Đức, người mẫu Quang Trung và Ngọc Bích nhằmmục đích tạo ấn tượng và tiết kiệm chi phí đào tạo chuyên môn, tận dụng người củacông ty

Nhiệm cụ cơ bản của phòng kinh doanh:

Quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, đưa ra các dự án chiến lượckinh doanh cho công ty,tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng

Tư vấn cho lãnh đạo công ty về việc phê duyệt và kiểm soát dự án đầu tư

Hướng dẫn đào tạo những nhân viên kinh doanh, bán hàng trực tiếp cho côngty

Xây dựng các kế hoạch phát triển, mở rộng thêm khách hàng,tìm kiếm kháchhàng tiềm năng

Xây dựng các chiến lược và thủ thuật thực hiện hoạt động chăm sóc kháchhàng,tìm hiểu những vấn đề còn gây trở ngại trong hoạt động kinh doanh của công ty

Phòng Tổ chức sự kiện:

Nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện:

Tổ chức và thực hiện nhưng sự kiện do công ty tổ chức cũng như sự kiện công

ty được thuê tổ chức

Viết kịch bản , ý tưởng cho một chương trình sự kiện

Dự toán được chi phí và những vấn đề liên quan đến mỗi sự kiện

Phòng thiết kế:

Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng , thiết kế trang trí không gian

sự kiện,

Phòng truyền thông:

Xây dựng hình ảnh qua trang Web hay hoạt động quảng cáo và phát triển hìnhảnh công ty

Quản lý các tài liệu truyền thông, quản lý thông tin trên website công ty, mởrộng và phát triển quan hệ truyền thông của doanh nghiệp

Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ và các sự kiện

mà công ty tham gia và tổ chức như tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm,tiệc sinh nhậtcông ty

Thực hiện viết bài và xuất bản báo chí

Tham gia xây dựng các mối quan hệ công chúng

1.1.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian từ năm

2006 - 2008 Những dự án tiêu biểu

Qua mấy năm hoạt động công ty đã đạt được tương đối những thành tích tiêubiểu,nhiều sự kiện mà TAF tổ chức được mọi người biết đến không chỉ qua kenhthông tin báo chí mà còn được trình chiếu trên truyền hình Dưới đây là một số dự án

mà TAF thực hiện:

- Giải thưởng người mẫu Việt Nam

- Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam

- Khu vui chơi cao cấp Tuần Châu và khu biệt thự Hồng Châu

- Trung tâm thương mại Vincom CityTowers

- Dịch vụ quảng cáo truyền thông tổng thể cho thương hiệu VINPEARL ( khu

du lịch 5 sao ) tại Việt Nam

- Xây dựng chiến lược PR, đưa ra giải pháp tổng thể cho khu vui chơi cao cấpTuần Châu và khu biệt thự Hồng Châu

- Dịch vụ quảng cáo, xây dựng hình ảnh, tổ chức sự kiện khai trương cho trungtâm thương mại Vincom CityTowers

- Tổ chức biểu diễn với quy mô lớn : Giải thưởng Người mẫu VN 2008,Wedding Gala 2008,Thời Trang Doanh nhân tổ chức Thường niên, Giải thưởng quảngcáo sáng tạo Việt Nam

- Cung cấp dịch vụ quảng cáo & truyền thông cho dự án bất động sản Hacinco

- Chiến dịch ra mắt sản phẩm rượu vang Morgan Wines Australia

- Tổ chức các tiệc chiêu đãi, hội nghị khách hàng cho các đối tác trong và ngoàinước

- Khai trương trung tâm Thương mại Rubi Plaza

- Khai trương cổng thanh toán điện tử Vietpay- Techcombank

- Tổ chức và thực hiện Giải thưởng quảng cáo Sáng tạo Việt Nam 2007

- Phối hợp tổ chức giải thưởng 500 thương hiệu nổi tiếng 2008

Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian 3 năm gần đây

Sau 4 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam và Hà Nội là thị trường mục tiêutrong những năm đầu phát triển, Hoạt động kinh doanh của Taf đã mang lại những kếtquả đáng kể Dưới đây là thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của TAF trong 3năm gần đây:

Bảng số 2.3; 2.4; 2.5: Báo cáo tài chính năm 2006 ,2007 và 2008: ( Đơn vị: nghìn đồng )

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp

7 chi phí tài chính 22 2,320,127 2,320,127

- Trong đó: chi phí lãi vay 23 1,365,534 1,365,534

9 chi phí quản lý doanh nghiệp 25 845,902,157 845,902,157

10 Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh

14 Tổng lãi thuần trước thuế 50 440,914,117 440,914,117

15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 7,825,356 7,825,356

năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 5,531,994,309 5,531,994,30 9

- Trong đó: chi phí lãi vay 23 2,395,556 2,395,556

10 Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh

14 Tổng lãi thuần trước thuế 50 436,848,490 436,848,490

15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 7,610,256 7,610,256

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

9,245,758,23 2

9,245,758,23 2

9,245,758,23 2

9,245,758,23 2

9,224,267,64 9

5,832,167,29

5

5,832,167,295

5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp

6 doanh thu từ hoạt động tài chính 21 5,680,450 5,680,450

10 Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh

1,450,325,907

15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 12,570,640 12,570,640

1,437,755,26

7

1,437,755,267

Công ty lãi:

1,437,755,26 7

1,437,755,26 7

Biểu đồ số 2.2: Biểu đồ doanh thu các năm 2006, 2007, 2008

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Doanh thu của công ty đã tăng dần qua các năm, năm 2006 là 4,3 tỷ, năm 2007

là 5,5 tỷ đến năm 2008 là 9,2 tỷ, tăng gần gấp đôi so với cùng kỳ năm trước Điều nàychứng tỏ sự tiến bộ vượt bậc của công ty qua các năm, đồng thời khẳng định nhữngbước đi thành công của công ty, của đội ngũ cán bộ nhân viên công ty

Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của TAF trong năm 2007(Nguồnthông tin: phòng kế toán công ty TAF) trong mảng tổ chức sự kiện ta có thể thấyđược lợi nhuận của TAF trong mảng TCSK là khá lớn Đây là một lĩnh vực mà TAFchú trọng phát triển trong tương lai

1.1.2 Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của

 Vincom: Là một khách hàng lớn của công ty Vincom là một thương hiệu hàng

đầu Việt Nam trên linh vực đầu tư bất động sản, cho thuê văn phòng, Với thành

công được minh chứng bằng tháp đôi Vincom City Towers Bên cạnh đó,Vincom còn hoạt động đầu tư kinh doanh bổ trợ như tài chính – chứng khoán,ngân hàng; công nghiệp năng lượng.Vincom đã được nhà nước chứng nhận làCông ty Cổ phần Vincom nằm trong bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhấtViệt Nam năm 2007, với số vốn điều lệ 1200 tỷ đồng

 Mobifone: Là một nhà cung cập mạng di động lớn trong nước, là mạng di độngđược yêu thích nhất cả nước và là đối tác quan trọng của công ty

 FPT: FPT là công ty đa quốc gia, hiện đang hoạt động trên bốn lĩnh vực: Côngnghệ thông tin và viễn thông; Tài chính và ngân hàng; Bất động sản; Giáo dục

và đào tạo Đây cũng là một trong những khách hàng lớn của công ty Tập đoànFPT trong năm 2008 đã đạt kết quả kinh doanh rất khả quan, với sự tăng trưởngcủa hầu hết các chỉ số tài chính Doanh thu thuần năm 2008 đạt trên 16.806 tỷ

đồng tương đương với trên 1 tỷ USD, tăng trưởng 21% so với năm 2007 vàvượt 12,4% kế hoạch năm đã đề ra….

 Ngoài ra, Những khách hàng như: RuBu, Nokia… cũng là khách hàng lớn vàquan trọng của công ty

Khách hàng của TAF là những doanh nghiệp tương đối lớn, có nhu cầu thườngxuyên về quảng cáo truyền thông Việt Nam đang trong giai đoạn kinh tế phát triển( đặc biệt mới gia nhập WTO ) nên sức cạnh tranh trên thị trường là rất khốc liệt,doanh nghiệp nào muốn tồn tại được đều phải thường xuyên đổi mới , sáng tạo ,luônluôn tạo ấn tượng cho khách hàng , vì thế quảng cáo truyền thông đang trở thành nhucầu cấp thiết và là cách thức trong chiến lược định vị của mỗi thương hiệu dù là lớnhay nhỏ

Thị trường khách hàng của TAF ở cả Bắc ( thị trường chính ) và Nam là tươngđối rộng và khách hàng mà TAF hướng tới không chỉ là những tổ chức , cá nhân trongnước mà cả những doanh nghiệp có trụ sở tại Việt Nam Do vậy TAF vừa cố gắng mởrộng thị trường khách hàng của mình nhưng vẫn cố gắng tập trung quan tâm đến từngkhách hàng để khách hàng cảm thấy mình luôn được ưu đãi hơn cả

 Đối tác

Đối tác chủ yếu của TAF là : FPT, Vn Media , Thời trang trẻ, Diễn đàn thờitrang , Diễn đàn doanh nghiệp, TV Plus, 24h, VTV, Golf, VTC…

Ngay từ cái tên ta có thể thấy được TAF đã và đang tạo ra rất nhiều mối quan

hệ tạo thuận lợi trên bước đường tiến tới thành công của mình Những đối tác luôntạo ra sự hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của TAF.Những sự kiện mà TAF tổ chức vàhướng tới thường mang tính chất có ảnh hưởng lớn rộng không chỉ trong mà cả rangoài khu vực Do vậy TAF cần rất nhiều sự giúp đỡ từ bên ngoài Nhưng không phải

vì vậy mà TAF không hề độc lập tự chủ trong mọi chiến lược kinh doanh củamình.Luôn chủ đông và thường xuyên tạo ấn tượng mạnh là những gì TAF đã làmđược Hợp tác cùng có lợi cùng với sự tuân thủ luật chơi đẹp, không lợi dụng mà chỉtận dụng là phương châm kinh doanh của TAF

1.1.2.2 Đối thủ cạnh trạnh trên thị trường

- Ogilvy & Mather Việt Nam:

Ogilvy & Mather Việt Nam hiện là một trong những công ty truyền thông hàngđầu Việt Nam, thành viên của Ogilvy & Mather Worldwide – một trong 8 tập đoànquảng cáo lớn nhất thế giới với 474 văn phòng chi nhánh tại 120 quốc gia Họ là đơn

vị thực hiện Chiến dịch truyền thông cổ động đội mũ bảo hiểm tại Việt Nam và giànhhai giải thưởng danh giá tại IPA Effectiveness Awards: đó là giải Bạc tại IPAEffectiveness Awards (Giải thưởng Hiệu quả truyền thông IPA) và giải “Tiếp thị hiệuquả trên thị trường đơn nhất quốc tế” (Best International Single Market) vì hiệu ứng

xã hội sâu sắc mà chiến dịch này mang lại cho Việt Nam Đây là đối thủ rất mạnh, cósức mạnh thị trường, tiềm lực lớn về tài chính, công nghệ sẽ rất khó để Taf có thể đưa

ra chiến thuật đối đầu với đối thủ này

-Công Ty Quảng Cáo Mỹ Thuật Ánh Sáng Đẹp:

Sản Xuất Phim - Quảng Cáo Đa Truyền Thông - Tổ Chức Sự Kiện; ASDProductions chuyên sản xuất phim ,ảnh quảng cáo,thiết kế mỹ thuật đa truyền thông,

tổ chức sự kiện Đội ngũ chuyên nghiệp với phim trường, phòng chụp hình và phòngdựng phim và kỹ xảo tại công ty Đây là đối thủ khá mạnh trong lĩnh vực truyền thôngquảng cáo và tổ chức sự kiện, có thương hiệu mạnh, sẽ cạnh tranh gay gắt với công tytrên thị trường Hà Nội

- Công ty Quảng cáo và truyền thông Tiêu Điểm:

Công ty Quảng cáo & Truyền Thông Tiêu Điểm là một trong những Công tyđầu tiên ở Việt Nam xây dựng nên những thương hiệu mạnh, khẳng định Giá trị, Khátvọng và Tài năng của các Doanh nhân Việt nam trên con đường chinh phục thị trườngtrong nước và quốc tế Đây là một công ty quảng cáo truyền thông hoạt động tươngđối rộng, bao phủ thị trường, và rất có tiềm lực Nhưng vì thế mà sức cạnh tranh của

nó trên thị trường Hà Nội không quá lớn mạnh, sức mạnh của nó bị phân tán trênnhiều thị trường, và là cơ hội tôt để Taf có cơ hội tiếp cận và chiếm lĩnh một phần thịtrường Hà Nội

- Ngoài ra còn rất nhiều đối thủ mạnh trong và ngoài nước như: Goldsun,Quảng cáo Lạc Việt… theo những mức độ cạnh tranh khác nhau.

1.2 Thực trạng hoạt động Marketing của công ty

1.2.1 Mục tiêu chiến lược Marketing

Mục tiêu Marketing của công ty

Ngay từ khi thành lập vào năm 2005 với một nguồn lực nhỏ bé và mong muốn

sử dụng những nguồn tài nguyên này để đạt được mục tiêu doanh nghiệp là đến năm

2010 trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện tạiViệt Nam với doanh thu lên tới 40 triệu USD/ năm vào năm 2011 và với mức lợinhuận là 15 triệu USD

Với mục tiêu doanh nghiệp như vậy công ty cũng định hướng mục tiêuMarketing của mình là tổ chức được 10 sự kiện tầm cỡ quốc gia và hàng trăm sự kiệnlớn nhỏ khác

Ngoài ra, công ty còn cố gắng phát triển các lĩnh vực nghành nghề khác như làđào tạo ca sĩ, người mẫu, diễn viên… các lĩnh vực thiết kế sân khấu, làm album…

Chiến lược Marketing của công ty

Trước hết công ty đã xác định rất rõ ráng con đường đi để đạt được mục tiêuMarketing

Công ty đã lựa chọn thị trường chính là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Bên cạnh đócũng không thể bỏ qua những thị trường đầy tiềm năng như Hải Phòng, Quảng Ninh, ĐàNẵng…Dù vậy, công ty vẫn lựa chọn thị trường chính cho mình là thị trường miền bắc

Một nhân tố quan trọng mà công ty đã xác định ngay từ đầu đó là khách hàng củacông ty Khách hàng của công ty chủ yều là các tổ chức, các công ty, các ngân hàng…

Công ty cũng định vị sản phẩm của mình một cách rõ nét với việc xác định tầm quantrọng trong chiến lược định vị Công ty thường xuyên đổi mới sử dụng các thiết bị công nghệtiên tiến trong các sự kiện được tổ chức tạo sự khác biệt hơn so với các đối thủ cạnh tranh

Tiếp theo công ty thường xuyên cải tiến, thay đổi các cách thức tổ chức các sự kiệncủa mình làm phong phú hấp dẫn hơn các sự kiện, góp phần thắng lợi trên thị trường cạnhtranh

1.2.2 Chính sách Marketing – Mix

TAF là công ty về dịch vụ là chủ yếu , công ty chưa có phòng marketing vàđược thay bằng phòng kinh doanh và bộ phận sáng tạo thiết kế song hoạt độngmarketing và truyền thông cho chính công ty TAF cũng được trú trọng Công cụmarketing mà công ty sử dụng đó là : Marketing quan hệ và marketing sản phẩm Khimới thành lập, công ty đã xác định cho mình những công cụ Marketing hiệu quả nhấtsao cho thích hợp vơí điều kiện của công ty khi đó mới là lính mới trên thị trường.Công ty đã sử dụng hai công cụ Marketing là Marketing quan hệ và Marketing sảnphẩm Marketing quan hệ tập trung vào một nhóm nhu cầu khách hàng hiện hữu, dựbáo sự phát triển của nhóm nhu cầu này và thoả mãn một cách tốt nhất Xu hướnghiện nay trong marketing quan hệ là Marketing chuyên biệt cho từng khách hàng.Công ty sẽ xây dựng các hồ sơ riêng cho từng khách hàng và dựa trên hồ sơ đó sẽ cónhững động thái marketing, sales cho từng khách hàng Việc này giúp cho việc duy trì

và thoả mãn khách hàng một các tốt nhất do Marketing nắm rõ các nhu cầu, sở thíchcũng như khả năng của khách hàng Vì vậy, Marketing quan hệ rất khác vớiMarketing truyền thống chỉ tồn tại 4P Marketing quan hệ phải gắn liền với tất cả cáchoạt động trong doanh nghiệp, quan trọng nhất là Quản lý chất lượng sản phẩm, dịch

vụ cung cấp, chăm sóc khách hàng và tiếp thị, trong đó tiếp thị và chăm sóc kháchhàng cần có sự quan hệ hết sức mật thiết với nhau.Trong Marketing quan hệ có sửdụng Marketing nội bộ, một phương thức hiệu quả để tạo chất lượng ngay từ đội ngũcán bộ của công ty Marketing nội bộ nghĩa là áp dụng các kỹ thuật marketing ngaytrong nội bộ doanh nghiệp vì có rất nhiều phương thức marketing phục vụ bên ngoàicũng có thể áp dụng cho nội bộ vì bất cứ ai trong doanh nghiệp, từ nhân viên, độinhóm, hay phòng ban,lãnh đạo đều vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng

Với hai công cụ Marketing đó cùng với việc nâng cao chất lượng sản phẩm,quảng cáo thông qua khách hàngTAF đã có những bước phát triển nổi bật trong nămhoạt động thứ hai Trong một chuỗi giá trị, thì tất cả thành viên đều sẽ cung cấp vànhận lại những dịch vụ từ những thành viên khác Marketing quan hệ trong nội bộ sẽgiúp nhân viên nhận biết được giá trị của họ trong một tổ chức và ảnh hưởng của họtới các cá nhân, đơn vị phòng ban cũng như sự phát triển của toàn doanh nghiệp

Công ty khi đó chưa có được chỗ đứng trên thị trường, điều tất yếu là công typhải tìm kiếm nhứng khách hàng ban đầu thông qua các mối quan hệ và từ nhữngkhách hàng đó cũng quảng bá được cho hình ảnh của công ty Nhưng để sử dụng đượccông cụ này công ty phải kết hợp với Marketing sản phẩm, tức là cung cấp những sảnphẩm có chất lượng tốt nhất, có khả năng cạnh tranh nhất, vì đó là thế mạnh duy nhấtcủa công ty lúc bấy giờ Sử dụng những lợi thế của sản phẩm: từ chất lượng, giá cảhay cách thực hiện để tạo điểm mạnh cho mình

Không những thế công ty có riêng phòng PR để thực hiện các cuộc họp báo,chuẩn bị các bài viết về công ty…

1.3 Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty từ năm 2006 đến nay

1.3.1 Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện

Ý nghĩa của mục tiêu

Công ty luôn xác định rõ ràng mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực phải đảm bảocho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu, giành đượcthiện cảm của những thành viên và các đối tượng quan tâm

Tính rõ ràng của mục tiêu

Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của

sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng Điều này sẽtránh được thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không mong muốn Mộttrong những điều tối kỵ mà công ty xác định đó là không dùng sự kiện để làm bìnhphong che dấu mưu đồ riêng của mình Công ty sẽ không nhân lời tổ chức cho một sựkiện tốn kém mà sản phẩm giới thiệu là sản phẩm yếu, kém sức cạnh tranh không tiêuthụ được trên thị trường Dù doanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao siêu đến đâu cũngkhông cải thiện được vị trí và làm tăng sức cạnh tranh của hàng hóa đó Bởi lẽ hànghóa đó vốn đã có khuyết điểm làm nó giảm sức cạnh tranh Doanh nghiệp càng tổchức sự kiện này trọng đại càng mất uy tín và tốn kếm ngân sách của nó

Thứ bậc mục tiêu

Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu Công ty luôn xác địnhcho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện.Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mụctiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện.Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung.

1.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện

1.3.2.1 Quy trình tổng thể.

Mặc dù được thành lập từ năm 2005, nhưng công ty đã bắt đầu hoạt động kinhdoanh tổ chức sự kiện ngay, xét quy trình tổng thể về tổ chức sự kiện thì công ty chưađược chuyên nghiệp cho lắm, công ty mới chỉ dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế vàdàn dựng, thuê hộ các dịch vụ phụ kèm cho chủ thể sự kiện Còn những dịch vụ nhỏ lẻnhư âm thành, ánh sáng, lễ tân, MC, địa điểm tổ chức… thì công ty phải để thuê ngoài

…mà những dịch vụ thuê ngoài phần nhiều là các công ty tổ chức dịch vụ khác cungcấp cho công ty rất hiếm khi làm trọn gói từ A-> Z mà chỉ làm một phần công đoạnnào đó thôi bởi vì nếu là các công ty lớn mới trả chi phí trọn gói sự kiện

Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông và sựkiện Taf có thể mô tả theo sơ đồ như sau:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả quy trình tổ chức sự kiện:

Tìm kiếm KH Gửi báo giá và kí HĐ Thiết kế tổng thể kịch bảncông tác chuẩn bị Quyết toán chi phí thực tế

a) Tìm kiếm khách hàng

Là một công ty mới gia nhập thị trường về lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện,

vì thế mà công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf chưa được nhiều người biết đếnvới khả năng kinh doanh ngành dịch vụ này mà chỉ biết đến công ty cổ phần truyềnthông và sự kiện Taf là một công ty chuyên về truyền thông và quảng cáo, vì vậy việctìm kiếm khách hàng được đặt ra trọng trách lên vai phòng kinh doanh Phòng kinhdoanh đảm nhận vai trò tìm kiếm khách hàng về cho công ty, công việc này rất khókhăn vì tìm được các khách hàng có nhu cầu lớn đã khó, và để thuyết phục sử dụng

dịch vụ của công ty mà không phải là dịch vụ của một đối thủ cạnh tranh thì càng khókhăn hơn, phòng kinh doanh bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năngthuyết phục, đàm phán với các khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để cáckhách hàng thấy được quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năngthuyết phục các khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân công tymình Việc tìm kiếm khách hàng có thể tiến hành theo nhiều cách, và sử dụng nhiềunguồn thông tin như thông tin trên sách, báo, cho đến Internet… Khi xác định xem đốitượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phù hợp với khả năng củacông ty, các nhân viên kinh doanh tiến hành công việc tiếp xúc với khách hàng, cácnhân viên kinh doanh tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thưđiện tử sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện, giaodịch có thể được ngay khi mà họ đang có nhu cầu thực sự và lưu ý họ khi mà họ chưa

có nhu cầu, việc làm này cũng giống như gửi một cataloge cho khách hàng để kháchhàng tiến hành lựa chọn, và họ sẽ mua khi có nhu cầu có thể ngay tức thì hoặc sau đó,thông báo với công ty đó về sự có mặt của công ty, và lưu ý họ sử dụng dịch vụ củachúng ta khi mà họ đang muốn tổ chức một sự kiện

b) Gửi báo giá và kí kết hợp đồng

Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn thamkhảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức sự kiện củacác công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng thêm phí dịch vụ,

mà phòng kinh doanh gửi cho khách hàng một bảng báo giá cho khách hàng, các nhânviên kinh doanh tiến hành giao dịch qua email hoặc fax, hoặc trực tiếp gặp mặt kháchhàng, việc gửi giấy báo giá đến công ty khách hàng là việc làm có ý nghĩa thiết thựcnhất giữa cả hai bên, với bên công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf thì bảng báogiá thông báo với bên khách hàng phạm vi trách nhiệm của họ, còn với bên kháchhàng thì bảng báo giá thông báo với bên khách hàng thì bảng báo giá giúp họ cân đốilại ngân sách sự kiện và tính toán xem có sử dụng dịch vụ của công ty không, bảngbáo giá không chỉ giúp hình dung chi phí trong sự kiện mà còn giúp đôi bên hình dungcác mảng của sự kiện Khi mà giao dịch với khách hàng thì gửi báo giá tới kháchhàng, tuy nhiên báo giá này là giá cho dịch vụ cơ bản tính riêng các dịch vụ thiết bị