Những vấn đề lý luận về bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

Mọi doanh nghiệp sau khi tuyển dụng nhân lực đều phải bố trí và sử dụng nhân lực,có nơi tiến hành bố trí rất đơn giản .Ngược lại có những nơi công tác bố trí nhân lực được chính quy hóa

Những vấn đề lý luận về bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong

công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I

1.Vai trò bố trí và sử dụng nhân lực trong tổ chức

1.1 Khái niệm

Nguồn nhân lực trong tổ chức bao gồm “tất cả những người lao động làm việc

trong tổ chức đó ,còn nhân lực được hiểu là nguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này bao gồm cả thể lực và trí lực”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr7)

Bố trí và sử dụng nhân lực là quá trình sắp đặt nhân viên vào các vị

trí ,khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân lực nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc

Mọi doanh nghiệp sau khi tuyển dụng nhân lực đều phải bố trí và sử dụng nhân lực,có nơi tiến hành bố trí rất đơn giản Ngược lại có những nơi công tác

bố trí nhân lực được chính quy hóa và được thống nhất về quan điểm

1.2 Vai trò bố trí và sử dụng nhân lực trong tổ chức

Thực tế hiện nay rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa và thiếu nhân sự.Thừa và thiếu ở chỗ có nhiều nhân viên nhưng ít người đáp ứng được yêu cầu công việc với sức ép ngày càng gia tăng Và như vậy mục tiêu chung nhất của bố trí và sử dụng nhân lực là tạo lập sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc ,phát huy được sở trường làm việc của mỗi người ,từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc ,và qua đó hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp

Để thực hiện mục tiêu chung này cần đảm bảo 3 mục tiêu cụ thể sau đây:

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng số lượng và chất lượng

nhân lực,đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Xuất phát từ

thực tế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong thu hút nhân lực ngày càng gia tăng ,bài tóan đảm bảo đủ số lượng và chất lượng trở thành cơ bản nhất và cũng làm bài toán khó khăn đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định nhân sự

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng người đúng việc Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực ,sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân nhằm gia tăng năng suất lao động và động lực làm việc của nhân viên

Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng thời hạn đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong việc sử dụng lao động.Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân lực trong kinh doanh do tác động đến hưu trí ,bỏ việc.thuyên chuyển công tác …Hoặc trong trường hợp cần đa dạng hóa các loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với các doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ

2.Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân lực trong tổ chức

Căn cứ từ chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp ,dựa vào quy mô kinh doanh và thực trạng thị trường lao động và quan trọng hơn dựa vào thực trạng nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp để xác định xem doanh nghiệp cần có bao nhiêu cán bộ và nhân viên cho các chức danh cụ thể ,với những tiêu chuẩn

gì và vào thời điểm nào sẽ cần.Do vậy nhà quản trị phải biết trù tính để trả lời câu hỏi làm thế nào để có nhân lực phù hợp và làm thế nào để nhân viên phát huy hết sở trường của chính mình

Để trả lời được những câu hỏi đó phải bám sát các nguyên tắc sau đây:

 Bố trí và sử dụngnhân lựcphải theo quy hoạch:

 Trong bố trí và sử dụng nhân lực doanh nghiệp cần có quy hoạch

cụ thể để đảm bảo đúng người đúng việc

 Bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo đúng mục đích,mỗi doanh nghiệp cần thiết lập cho mỗi nhân viên một mục đích cần đạt được trong mỗi thời kỳ Cũng cần lưu ý rằng là phải biết mạnh dạn trong việc bố trí và

sử dụng nhân lực.Nhân sự giỏi là kết quả của quá trình bồi dưỡng mà nên ,cần mạnh tay sử dụng nhân viên để họ xông trong thực hiện những công việc nhiều thử thách

 Khi dự trù nhân lực,ngoài năng lực chuyên môn,bố trí và sử dụng nhân lực phải coi trọng phẩm chất đạo đức ,doanh nghiệp cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng của con người là:cần,kiệm ,liêm ,chính

 Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic hiệu suất:

Việc bố trí và sử dụng nhân lực phải hướng vào nâng cao hiệu suất công việc

“phải dùng người đúng chỗ đúng việc”.Việc bố trí và sử dụng nhân lực phải đảm bảo các yêu cầu sau:

 Đảm bảo tính chuyên môn hóa ,thống nhất quy trình nghiệp vụ

trên tòan hệ thống doanh nghiệp

 Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm ,mục tiêu ,quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi cá nhân ,vị trí ,bộ phận trong doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng

 Đảm bảo có tầm hạn của quản trị phù hợp

Bố trí và sử dụng nhân lực cũng xuất phát từ hiện thực của doanh nghiệp

và năng lực của cá nhân ,bố trí và sử dụng nhân lực như vậy phải căn cứ đúng

sở trường và các tố chất cũng như mức độ mà mỗi người có thể đạt được Hơn nữa việc bố trí và sử dụng nhân lực theo nguyên tắc hiệu suất sẽ yêu cầu doanh nghiệp sử dụng nhân viên theo đúng trình độ của họ

 Bố trí và sử dụng nhân lực theo lôgic tâm lý xã hội

Khi các doanh nghiệp chú trọng đến yếu tố tâm lý xã hội trong quá trình xây dựng các nhóm thì sẽ đảm bảo nâng cao được hiệu suất lao động chung của cả nhóm

 Bố trí và sử dụng nhân lực phải lấy sở trường làm chính

Khi bố trí và sử dụng nhân lực theo chuyên môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi nhân viên hứng thú khi thực hiện đúng chuyên môn Một nhân viên thường có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau có thể tham gia vào nhiều công việc khác nhau.Tuy nhiên ,nhà quản trị cần sử dụng phương pháp phân tích đánh giá năng lực để xem xét lĩnh vực chuyên môn nào nhân viên nổi trội nhất và có ích cho tổ chức

 Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân lực

Bố trí và sử dụng nhân lực phải được thực hiện theo nguyên tắc dân chủ tập trung Thống nhất từ cấp cao nhất nhưng phải phân quyền rộng rãi cho các cấp trong hệ thống doanh nghiệp

3 Nội dung bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý trong tổ chức

Bố trí nhân lực bao gồm :các hoạt động định hướng (hay còn gọi là hội

nhập) đối với người lao động khi bố trí họ vào việc làm mới nhằm làm cho họ thích nghi với môi trường làm việc ,bố trí lại lao động thông qua thuyên chuyển ,đề bạt và xuống chức hay còn gọi là quá trình biên chế nội bộ doanh nghiệp Các doanh nghiệp hay tổ chức sẽ động viên sự đóng góp của người lao động ở mức cao nhất ,tăng năng suất lao động ,nếu quá trình nhân lực được thực hiện có chủ định và hợp lý Mặt khác ,các dạng thôi việc như :giãn thợ ,sa thải ,tự thôi việc cũng gây ra những tổn thất ,khó khăn nhất định cho cả hai phía

và do đó cũng đòi hỏi phải thực hiện một cách chủ động và hiệu quả tới mức có thể nhất

3.1 Định hướng

Định hướng “là một chương trình được thiết kế nhằm giúp người lao

động mới làm quen với doanh nghiệp và bắt đầu công việc một cách có hiệu

suất”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr118)

Một chương trình định hướng được thiết kế và thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện giúp người lao động mới rút ngắn thời gian làm quen với công việc ,nhanh chóng đạt năng suất cao ,giảm chi phí nhập việc.Các chương trình định hướng thường mang là hoạt động ban đầu đối với các nhân viên khi tham gia vào công

ty Đồng thời một chương trình định hướng tốt sẽ rút người lao động mới rút ngắn thời gian hòa nhập vào cuộc sống lao động trong doanh nghiệp ,nhanh chóng làm quen với môi trường mới ,có ảnh hưởng tích cực tới hành vi và đạo đức và thái độ của người lao động ,góp phần lôi cuốn họ thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp ,tạo ra sự đồng lòng và tự nguyện giữa người lao động và doanh nghiệp ,khiến cho người lao động cảm thấy thoải mái và công ty như một mái nhà chung Với một chương trình định hướng có hiệu quả ,số người di chuyển khỏi doanh nghiệp ngay từ những tháng đầu tiên cũng giảm rõ rệt và nhờ đó giảm được các chi phí liên quan

Một chương trình định hướng nên bao gồm các thông tin về:

Chế độ làm việc bình thường hàng ngày (giờ làm việc ,nghỉ ngơi,ăn trưa …)

Các công việc hàng ngày cần phải làm và cách thực hiện công việc

Tiền công và phương thức trả công Tiền thưởng ,các phúc lợi và dịch vụ Các nội quy,quy định về kỷ luật và an toàn lao động Các phương tiện phục vụ sinh hoạt ,thông tin và y tế

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Mục tiêu ,nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ,các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp ,quá trình sản xuất các sản phẩm và dịch vụ đó Lịch sử và truyền thống của doanh nghiệp

Các giá trị cơ bản của doanh nghiệp

Các thông tin đó có thể cung cấp cho người lao động liên tục trong vài giờ hoặc vài tuần đầu tiên ,nhân viên có thể tham gia vào các chương trình định hướng một cách quy mô với sự sử dụng của nhiều phương pháp khác nhau như: Phỏng vấn ,gặp gỡ ,thảo luận theo nhóm ,sử dụng sổ tay nhân viên ,xem phim video ,tham quan …Khi thiết kế và thực hiện chương trình chúng

ta cần quan tâm những vấn đề sau:

 Các nội dung định hướng ,thời gian ,địa điểm và phương pháp

thực hiện cần được thiết kế và lập thành chương trình ,in thành văn bản và gửi tới người lao động và những người có liên quan(người lãnh đạo trực tiếp ,người đỡ đầu ,bộ phận quản lý nguồn nhân lực )

 Những ấn tượng và kỳ vọng cần đạt được trong chương

trình cần được thiết kế một cách cẩn thận ,không nên quá cầu kỳ và cao quá

 Lượng thông tin được cung cấp trong chương trình không

nên quá nhiều,cũng không nên quá sơ sài,nói chung phải rõ ràng và dễ hiểu

 Mỗi người lao động cần được giúp đỡ bởi một người đỡ

đầu ,đây là cách giúp đỡ nhân viên mới ,bao gồm kèm cặp ,chỉ bảo và đánh giá

 Vai trò quan trọng của người lãnh đạo trực tiếp phải được

thông qua sự ủng hộ chương trình định hướng của công ty hoặc trực tiếp thực hiện và tham gia thực hiện các hoạt động của công ty

Cần kết hợp sử dụng các thông tin bằng miệng và các thông tin bằng văn bản Ngày nay các thông tin bằng văn bản thường có xu hướng thể hiện dưới

dạng sổ tay nhân viên

3.2 Biên chế nội bộ

Quá trình biên chế nội bộ “ là quá trình bố trí lại người lao động trong

nội bộ doanh nghiệp để nhằm đưa đúng người vào đúng việc” ”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr121)

Mục tiêu cơ bản của biên chế nội bộ trong doanh nghiệp là để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, và làm cho các nhu cầu trưởng thành và phát triển của các cá nhân phù hợp với yêu cầu phát triển của doanh nghiệp ,với phương châm đôi bên cùng có lợi

Biên chế nội bộ bao gồm các hoạt động thuyên chuyển ,đề bạt và xuống chức

Thuyên chuyển “là việc chuyển người lao động từ công việc này sang

công việc khác hoặc từ địa dư này sang địa dư khác.” ”(Ths Nguyễn Vân Điềm

và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr121)

Thuyên chuyển có thể được đề xuất từ phía doanh nghiệp (thuyên chuyển không tự nguyện) khi có các kế hoạch hay sự di chuyển nhân viên ,cũng có thể

đề xuất từ phía người lao động với sự chấp nhận của doanh nghiệp (thuyên chuyển tự nguyện)

Nguyên nhân doanh nghiệp thuyên chuyển nhân viên

 Để điều hòa nhân lực giữa các bộ phận hoặc cắt giảm chi phí ở những bộ phận mà công việc kinh doanh đang bị suy giảm ,hay các bộ phận dư thừa lao động

 Để lấp các vị trí còn trống do các lý do như mở rộng sản xuất ,chuyển đi ,chết ,về hưu ,chấm dứt hợp đồng

 Để sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động,đây là hoạt động thường niên xảy ra hàng năm

Các dạng của thuyên chuyển bao gồm:

Thuyên chuyển sản xuất :xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh ,để

điều hòa lao động ,để tránh phải giãn thợ,

Thuyên chuyển thay thế: nhằm lấp vào các vị trí còn trống ,do các lý do

như nghỉ hưu ,ốm đau

Thuyên chuyển sữa chữa sai sót:nhà quản trị áp dụng hình thức này để

sửa chữa các sai sót trong tuyển dụng hay bố trí lao động ,đây là việc làm diễn ra thường xuyên

Xét về mặt thời gian có 2 loại như sau:

Thuyên chuyển tạm thời :thuyên chuyển trong một thời gian ngắn để điều hòa lao động ,tận dụng lao động tạm thời …

Thuyên chuyển lâu dài :thuyên chuyển trong 1 thời gian dài để đáp ứng

yêu cầu sản xuất ,sữa chữa những sai sót trong bố trí và sử dụng lao động ,để tận dụng năng lực cán bộ,giúp người lao động hòan thiện các kỹ năng trong công việc khác nhau

Các yêu cầu cơ bản đối với công tác thuyên chuyển

Hoạt động thuyên chuyển này cần quy định rõ ràng về người có quyền đề xuất việc thuyên chuyển và người có quyền và chịu trách nhiệm về việc ra quyết định thuyên chuyển ,thông thường những người lãnh đạo bộ phận và những người có quản lý là những người

có quyền đề xuất việc thuyên chuyển Phòng nhân lực có vai trò điều tiết,chỉ đạo,xem xét các vấn đề cũng như trực tiếp đề xuất việc thuyên chuyển ,các quyết định cuối cùng thuộc về người lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp

Khi thuyên chuyển cần đảm bảo sự phù hợp giữa trình độ của người lao động và vị trí làm việc mới ,tiến hành các hoạt động đào tạo và phát triển nhằm cung cấp các kỹ năng cần thiết cho người

lao động ,giúp người lao động hoàn thiện các kỹ năng ở các vị trí công việc khác nhau

Cần chú ý về tiền công ở vị trí hiện tại và tiền công ở vị trí làm việc mới ,đây là điều quan trọng trong hoạt động thuyên chuyển giúp người lao động yên tâm công tác

Việc thuyên chuyển đối với người lao động có vấn đề về kỷ luật cần phải thực hiện bởi các thủ tục chặt chẽ ,phải có biện pháp giáo dục trước khi thuyên chuyển ,phải được người lãnh đạo ở bộ phận mới chấp nhận Hoạt động thuyên chuyển này phải chú ý đến bộ phận thuyên chuyển đến

Đề bạt

Đề bạt (thăng tiến)là “ việc đưa người lao động vào một vị trí việc làm có tiền lương cao ,có uy tín và trách nhiệm lớn hơn ,có các điều kiện làm việc tốt hơn và các cơ hội phát triển nhiều hơn.” ”(Ths Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2007)Giáo trình quản trị nhân lực ,Nxb LĐXH ,tr122)

Mục đích của đề bạt là biên chế người lao động vào các vị trí làm việc còn trống mà vị trí đó được doanh nghiệp đánh giá là cao hơn vị trí của họ , nâng cao hiệu quả trong hoạt động bố trí nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu biên chế cán bộ và phát triển của doanh nghiệp ,đồng thời để đáp ứng nhu cầu phát triển của các cá nhân người lao động

Có hai loại đề bạt

Đề bạt ngang: tức là chuyển người lao động từ một vị trí làm việc ở một

bộ phận này sang một vị trí làm việc ở một bộ phận khác mà không làm ảnh hưởng đến người lao động ,

Đề bạt thẳng :chuyển người lao động từ một vị trí làm việc hiện tại tới

một vị trí cao hơn trong cùng một bộ phận ,do đó hoạt động đề bạt này thường rất được người lao động trông chờ

Các tác dụng của đề bạt sẽ theo hướng tích cực với doanh nghiệp nếu công tác tổ chức được thực hiện tốt

 Đáp ứng kịp thời nhu cầu nhân lực và phát triển của doanh nghiệp đồng thời tận dụng tài năng của người lao động ,nâng cao vị thế của doanh nghiệp

 Khuyến khích được người lao động phục vụ tốt nhất theo khả năng của mình và phấn đấu nâng cao trình độ nghề nghiệp ,đẩy mạnh các hoạt động đào tạo

 Đây cũng là một trong những tiêu thức giữ chân lao động hay thu hút lao động giỏi đến với doanh nghiệp

Các yêu cầu đối với hoạt động đề bạt

Các quyết định đề bạt cần được đưa ra trước hết trên cơ sở yêu cầu của công việc có thể là yêu cầu trước mắt cũng như các yêu cầu lâu dài ,tức là có những vị trí trống cần được biên chế người lao động và yêu cầu về vị trí đó với người lao động thực hiện về trình độ đào tạo,về kiến thức và kỹ năng ,kinh nghiệm và các phẩm chất khác

Người lao động chỉ có thể được đề bạt khi họ đáp ứng được yêu cầu công việc ,đôi khi phải căn cứ vào tiềm năng của họ và thâm niên công tác

Hoạt động đề bạt chỉ có tác dụng khi doanh nghiệp cần có các chính sách hợp lý ,khuyến khích sự phát triển của các cá nhân và các thủ tục rõ ràng và nhất quán ,nhanh chóng nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với người lao động

Một chính sách đề bạt tốt nên thể hiện quan điểm của nhà quản lý là khuyến khích và quan tâm đến việc đề bạt nhằm tạo tiền công cao hơn ,công việc tốt hơn cho người lao động

Các doanh nghiệp ,hay các tổ chức cũng nên xây dựng và sử dụng các thang tiến bộ trong nghề nghiệp (thang công việc,con đường công việc )giúp người lao động nhìn thấy được các khả năng tiến bộ trong doanh nghiệp để họ

có các kế hoạch về đào tạo và tích lũy kinh nghiệm trong tương lai.Hệ thống