ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÓA CHẤT THANH HÓA

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, th

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN MÁY HÓA CHẤT

THANH HÓA 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty

1.1.1 Danh mục hàng bán (hoặc dịch vụ) của Công ty

Để hoạt động có hiệu quả và tăng năng suất cho cán bộ công nhân viên trong công ty và tìm chỗ đứng vững chắc trong cơ chế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp phải đổi mới các hoạt động, tổ chức kinh doanh đa dạng, phong phú hơn Với thời gian hơn 8 năm hoạt động theo hình thức cổ phần hóa, đến nay công ty đã phát triển và mang lại một số lợi nhuận đáng kể

Các ngành hàng kinh doanh của công ty bao gồm :

 Kinh doanh, sản xuất mua bán hàng điện máy hóa chất, vật liệu xây dựng, vât tư thiết bị máy móc phụ tùng, xăng dầu, mỡ, gas hóa lỏng

 Kinh doanh vật liệu xây dựng, sắt thép,xi măng, giấy dầu, than củi

 Kinh doanh gia công các mặt hàng trang trí nội thất bằng vật liệu từ nhôm, kính, gỗ, nhựa, tự nhiên và nhân tạo

 Sản xuất kinh doanh phần mềm máy vi tính

 Kinh doanh xuất nhập khẩu vât tư phục vụ sản xuất và đời sống

 Kinh doanh dịch vụ du lich, khách sạn, tư vấn

1.1.2 Thị trường của Công ty

Công ty hướng đến thị trường là các siêu thị điện máy, các cửa hàng bán lẻ

đồ điện máy và người tiêu dùng trong thành phố Thanh Hóa Đối với các siêu thị điện máy công ty thực hiện hình thức bán buôn Đối với các cửa hàng bán lẻ trong thành phố và các thị xã, huyện lân cận, công ty thực hiện chủ yếu là hình thức bán lẻ lớn Và với người tiêu dùng trong thành phố và các vùng lân cận công ty sử dụng hình thức bán lẻ hàng hóa

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty

Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại Vì thế, nghiệp vụ bán hàng là một trong những nghiệp vụ lớn và phức tạp nhất Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa

sử dụng 2 hình thức bán hàng Đó là:

 Bán buôn

Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng

kế toán của công ty lập hoá đơn GTGT Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán Phòng kế cũng lập toán phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cũng được lập thành 3 liên

Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng

Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liên phiếu thu sau đó xé 1 liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất

Trong phương thức bán buôn, công ty sử dụng hình thức bán buôn qua kho:

Theo hình thức này, công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng Nhân viên bán hàng cầm hoá đơn GTGTvà phiếu xuất kho do phòng

kế toán lập đến kho để nhận đủ hàng và mang hàng giao cho người mua Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn

kiêm phiếu xuất kho Việc thanh toán tiền hàng có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi

 Bán lẻ lớn

Phương thức bán lẻ lớn thì cũng tương tự giống như phương thức bán buôn tuy nhiên bán với số lượng ít hơn bán buôn, khách hàng không thường xuyên như bán buôn

Trên cơ sở đặt hàng của người mua, phòng kế toán lập hoá đơn GTGT, hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: liên1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán

Dựa vào hoá đơn GTGT kế toán công nợ viết phiếu thu và thủ quỹ dựa vào phiếu thu đó để thu tiền hàng Khi đã nhận đủ số tiền hàng theo hoá đơn của nhân viên bán hàng thủ quỹ sẽ ký vào phiếu thu

Phương thức bán lẻ lớn, công ty áp dụng hình thức bán qua kho

* Bán lẻ nhỏ

Hình thức bán lẻ nhỏ được áp dụng tại các cửa hàng của công ty, khách hàng đến trực tiếp cửa hàng của công ty để mua hàng Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán lập hoá đơn GTGT Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu đưa hàng đến tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho nhân viên bán hàng 2 liên Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, nhân viên bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3- liên xanh)

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty

1.2.1 Bộ máy quản lý của công ty

- Đại hội đồng cổ đông : Quyết định mọi hoạt động trong công ty

- Hội đồng quản trị : Chịu trách nhiệm điều hành theo điều lệ của đại hội

đồng cổ đông quyết đinh Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt đông theo quyết định của hội đồng quản trị

ủy nhiệm Phó chủ tịch hội đồng quản trị giúp việc cho hội đồng quản trị khi đi vắng và phụ trách việc kinh doanh của toàn công ty

- Ban kiểm soát : Do đại hội đồng cổ đông bầu ra và họ có trách nhiệm

kiểm tra mọi hoạt động về tài chính và chịu trách nhiêm trước hội đồng quản trị

về việc xử lý công tác tài chính của mình trong toàn công ty

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của

công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểm tra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điều hành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thực hiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước

- Phòng tài chính : Có nhiệm vụ sắp xếp tổ chức lao động, tiền lương, đào

tạo cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các chỉ thị của cấp trên về công tác tổ chức hành chính, quản trị văn phòng, làm báo cáo rồi gửi lên cấp trên

- Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị giúp tổng giám đốc nắm được

thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các cửa hàng và trực tiếp khai thác các nguồn hàng theo yêu cầu của thị trường

Ở 5 chi nhánh của công ty có giám đốc và kế toán chịu trách nhiệm tổ chức quản lý kinh doanh theo phương án kinh doanh của công ty, khai thác trên thị trường và nguồn hàng mới để kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn

1.2.2 Bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống công

cụ quản lý kinh tế, tài chínhvới chức năng và nhiệm vụ là ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời

Bộ máy kế toán có vai trò tích cực trong việc điều hành, quản lý quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do vây, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải tổ chức bộ máy kế toán một cách đúng đắn phù hợp với đặc điểm quy

mô kinh doanh đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự chuyển mình của đất nước cũng như các ngành kinh tế, kỹ thuật trong cả nước ngành công nghiệp hóa chất nói chung và Công

ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa nói riêng đang có những nỗ lực trong việc đổi mới phương thức hoạt động, hình thức tổ chức kinh doanh mới để phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của mình Công ty đã tổ chức bộ máy

kế toán theo sơ đồ sau :

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán CN Điện máy số 02Kế toán CN Điện máy số 05Kế toán CN Nội thất Hong KongKế toán xăng dầu Trần PhúKế toán điện máy vật liệu XD Bỉm Sơn

Sơ đồ 1-2

Ghi chú:

: Quan hệ qua lại

: Quan hệ chỉ đạo

Công ty có 5 chi nhánh trên toàn địa bàn nên kế toán tổng hợp sẽ chỉ đạo

các kế toán chi nhánh đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Kế toán quỹ đồng

thời cũng thực hiện chỉ đạo các kế toán chi nhánh về nghiệp vụ quỹ tiền

Chứng từ phát sinh ở đơn vị nào thì lưu lại ở đơn vị đó, các đơn vị vào sổ

sách đến bản kê cuối tháng các kế toán đơn vị báo cáo thuế, báo cáo sử dụng

hóa đơn, vào bảng kê, cân đối tài khoản, lập thành hai bản, công ty một bản,chi

nhánh một bản chuyển lên công ty và tổng hợp thanh toán Khi đã kiểm tra số

liệu chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ định thì kế toán

định khoản kế toán vào các sổ sách có liên quan tính kết quả tài chính của chi

nhánh để làm căn cứ chi lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty

Tại phòng kế toán của công ty gồm 3 nhân viên kế toán với số lượng công

việc nhiều nên mỗi người cần phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau như:

Kế toán trưởng :Chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp chỉ đạo toàn bộ hoạt

động của công ty xuống đến các cửa hàng, giúp tổng giám đốc phân tích hoạt động kinh tế trong tổng công ty một cách thường xuyên nhằm đánh giá đúng đắn hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổng công ty Đồng thời kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và nhà nước về công tác thông tin

số liệu mà kế toán cung cấp

Kế toán tổng hợp : Có nhiệm vụ tổng hợp từ các phần hành kế toán như :

xuất, nhập, tồn kho hàng hóa; tình hình tăng giảm tiền mặt, tình hình chi trả khoản bảo hiểm xã hội cho người lao động … Kế toán tổng hợp phải chiụ trách nhiệm trước cấp trên về tính trung thực, chính xác của số liệu trong báo cáo, sổ sách kế toán

Kế toán quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ của

doanh nghiệp, phải kiểm tra, theo dõi đảm bảo thu chi đúng mục đích, có hiệu quả

Ở mỗi đơn vị trực thuộc đều có kế toán để hạch toán kết quả kinh doanh của từng cửa hàng Các đơn vị phụ thuộc tập hợp chứng từ ban đầu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bảng kê các tài khoản Mỗi tài khoản vào một bảng kê, kế toán tập hợp các bảng kê theo yêu cầu hạch toán kế toán cuả công ty rồi gửi về phòng kế toán để phòng kế toán tổng hợp chứng từ gốc, kiểm tra độ chính xác, từ đó tổng hợp toàn bộ và lập báo cáo tài chính Như vậy số liệu sẽ mang tính chính xác và trung thực cao

Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán như hiện trạng của công ty là rất phù hợp cho việc quản lý sản xuất kinh doanh của đơn vị Vì mỗi kế toán có phần hành, trách nhiệm rõ ràng cụ thể Điều này cũng giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được những thông tin, số liệu một cách kịp thời, nhanh chóng để có biện pháp chỉ đạo cụ thể

Hình thức tổ chức hạch toán kế toán.

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

NHẬT KÍ CHỨNG

TỪ

Sổ thẻ kế toán chi tiết

hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng kê

Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần điện máy hóa chất Thanh Hóa là hình thức “nhật kí chứng từ”, được hỗ trợ bằng các phần mềm Office như Microsoft Word, Excel

Sơ đồ 1-3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức “nhật kí chứng từ”

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật kí- chứng từ hoặc Bẳng kê, sổ chi tiết có liên quan

Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của Bảng phân bổ ghi vào các Bảng

kê và Nhật kí- Chứng từ có liên quan

Đối với các Nhật kí- Chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật kí- Chứng từ

(2) Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật kí- Chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật kí- Chứng

từ ghi trực tiếp vào Sổ cái

Đối với các chứng từ có liên quan tới các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ, thẻ chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái

Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật kí- Chứng

từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa

và nhỏ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC Việc áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là hoàn toàn phù hợp với tổng số vốn điều lệ và số lượng nhân viên trong công ty giúp công ty đơn giản hơn trong công tác hạch toán kế toán Tuy nhiên bên cạnh đó công ty vẫn thực hiện hạch toán riêng một

số tài khoản để phù hợp với hình thức tổ chức kế toán của mình

Niên độ kế toán: theo năm tài chính từ 01/01 tới 31/12.

Đơn vị tiền tệ sử dụng : Việt Nam đồng

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng.

Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.

Phương pháp tính giá xuất kho : Phương pháp thực tế đích danh

Hệ thống báo cáo kế toán:

Báo cáo bắt buộc gửi cho cơ quan thuế:

- Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DNN

- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN

- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DNN

- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 – DNN

Thời hạn nộp báo cáo tài chính là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính nên thời hạn nộp báo cáo của công ty thường là cuối tháng 3

1.2.3 Các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của

công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểm tra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điều hành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thực hiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước

- Phòng kinh doanh : Có nhiệm vụ tiếp thị giúp tổng giám đốc nắm được

thông tin kinh doanh về thị trường, lập phương án kinh doanh của toàn công ty, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của các cửa hàng và trực tiếp khai thác các nguồn hàng theo yêu cầu của thị trường