Quản lý kho hàng tối ưu cho Kinh doanh online

Lợi nhuận của những người kinh doanh nằm phần lớn ở hàng tồn kho, tuy nhiên có một thực tế khiến các nhà bán hàng ( NBH) luôn đau đầu đó là sự thất thoát, lãng phí hàng hóa trong kho. Với bí quyết quản lý kho tối ưu được tác giả Nguyễn Quỳnh Dương Cofounder Nhanh.vn Người nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kho hàng, doanh nghiệp trình bày ngắn gọn dễ hiểu và thực sự dễ áp dụng sẽ giúp bạn tăng 150% lợi nhuận nhờ vào tối ưu kho hàng.Giải quyết khó khăn của thủ kho khi:Thất thoát khi luân chuyển hàng hóa giữa các khoLệch tồn và mất kiểm soát trong kiểm kho hàng hóa mỗi thángKhông có quy trình quản lý kho phù hợp

Không có quy trình quản lý kho phù hợp

➔Giải quyết khó khăn của thủ kho khi:

Đặt mã sản phẩm đơn giản, sử dụngảnh mô tả sản phẩm.

Làm mã sản phẩm theo chuẩn SKU:

- Dễ nhớ: Tên viết tắt của danh mục/

Tên SP

+ Thuộc tính

Tên SP + Nhà cung cấp

Tải hàng 1 có 10 sảnphẩm A thì tiến hàngnhập kho, làm mã, dántem cả 10 sản phẩm Arồi chuyển hết ra cửahàng Làm tương tự vớicác sản phẩm khác trongtải Kiếm đếm xong tải 1thì làm tiếp tương tự với

Phân chia lượng hàng cần kiểm điếm

và chia nhỏ số lượng cho nhân viên

Bước 2 - Kiểm đếm số lượng sản

phẩm nhập kho

Bước 3 - Lên phiếu nhập kho với số

lượng vừa phải

Bước 4 - In tem, dán tem

Luôn kiểm nhập sản phẩm lần lượt

theo từng tải hàng một

*Tuân thủ nguyên tắc cuốn chiếu

2 SẮP XẾP

HÀNG HÓA

- Kho hàng to hay nhỏ đều cần có

sơ đồ kho để thủ kho nắm được

hàng hóa để ở đâu, sắp xếp như thế

nào (hỗ trợ tìm kiếm hàng hóa)

- Kho cần có 2 cửa: 1 cửa nhập + 1

cửa xuất (Cửa kho đủ lớn để xe

hàng có thể vào tận cửa tránh tình

trạng kéo lê, rơi vãi hàng)

- Các kệ hàng thường sẽ xếp ở giữa

và ốp 2 kệ vào với nhau Diện tích

lưu thông gấp 1,5 lần so với 1 kệ

- Phân khu rõ ràng trong kho, tùy

vào diện tích kho để sắp xếp (đóng

hàng một khu, dán tem một khu )

➨ Nhân viên sẽ làm việc một cách

gọn gàng, nắm rõ được chu trình

đến đâu làm gì và thủ kho cũng

quản lý nhân viên dễ dàng hơn

1- Sơ đồ kho

NÊN DÙNG

- Làm (dán, vẽ) vạch phân khu dán dưới

sàn để nhân viên nắm rõ vị trí hàng hóa

- Mỗi kệ hàng nên có một mã vạch thể

hiện vị trí của kệ (trên phần mềm Nhanh

có tự xuất ra mã CODE QR từng vị trí kệ)

3- Bảng, vạch chỉ dẫn

- Theo danh mục: Phân khu theo danh

mục để nhân viên dễ xác định được khuvực mình đang đứng

- Theo FIFO/ LIFO: Đưa ra quy tắc cho

nhân viên và tạo lối lưu thông hàng hóa

- Theo kích thước, kiểu cách hàng hóa.

- Free Location: Vị trị đặt một hàng hóa

bị đầy thì đặt hàng hóa đó sang vị tríkhác.  ➨ Làm theo cách này sẽ khó kiểmsoát Nên hạn chế việc 1SP để ở nhiều vịtrí khác nhau

kê kho định kỳ khi hàng trên kệ vơi đi thì

➨ Giải pháp

*Tính năng "Vị trí

SP trong kho"

- Khi xếp sản phẩmvào kho hàng, nhânviên sẽ tìm 1 vị trí bất

kỳ còn trống trongkho, quét mã vạch vịtrí, sau đó quét mãvạch sản phẩm, tiếnhành lưu lại trên phầnmềm Nhanh

- Khi cần lấy hàng, nhân viên quét mãvạch của sản phẩm trưng bày, phầnmềm sẽ hiện ra vị trí chi tiết của sảnphẩm trong kho

- Nhân viên vào kho lấy sản phẩm,chỉ cần đi đến đúng vị trí đó, rồi quét

mã vạch vị trí và mã vạch sản phẩm,nhấn lưu để ghi nhận thao tác lấysản phẩm khỏi vị trí, phần mềm sẽ tựđộng cập nhật thao tác này

- Nắm được chi tiết tất cả những vị tríđặt sản phẩm trong kho hàng, vị trínào đã đầy, vị trí nào còn trống.

- Biết cụ thể một sản phẩm đang nằmchính xác ở vị trí nào trong kho, từ đóviệc lấy hàng dễ dàng hơn

- Xếp sản phẩm vào bất cứ vị trí nàocòn trống, nhân viên sẽ không cầnphải nhớ vị trí chinh xác của từng sảnphẩm, việc này sẽ do phần mềm bánhàng Nhanh.vn lo.

- Khi lấy sản phẩm ra khỏi vị trí, phầnmềm sẽ ghi nhớ lại và cập nhật sốlượng sản phẩm tại vị trí đó

Với tính năng quản lý "Vị trí sản phẩm trong kho" chủ shop có thể:

Khi phát sinh đơn hàng online, nhân viênkho cần lấy hàng ở nhiều vị trí khác nhau

để đem đi đóng đơn online Nếu không cócách lấy hàng khoa học, nhân viên sẽ bịmất thời gian và công sức di chuyển giữacác vị trí để hàng

giao" trên Phần mềm Nhanh.vn

Cho tất cả những đơn hàng cần đóngvào 1 biên bản: Biên bản này sẽ thể hiệndanh sách sản phẩm, số lượng sản phẩmcần lấy, vị trí sản phẩm trong kho,

➨ Giúp nhân viên dễ dàng nhận biết đượcmón hàng cần tìm đang ở đâu, quãngđường di chuyển, thời gian đi lấy hàngcũng được tối ưu

3 XỬ LÝ ĐƠN ONLINE

Sơ đồ Mẫu kho online

Dành cho kho hàng với số lượng sảnphẩm không quá nhiều

Sản phẩm có thể trưng bày trong mộtphòng vài chục mét

Tối ưu thời gian di chuyển trong khocủa nhân viên

Hàng hóa được đóng gói và luânchuyển theo một trình tự khoa học

Bước 1: Dừng bán hàng, XNK khi kiểm

Bước 2: Xác nhận các phiếu chuyển kho

đến và đi đã được duyệt chưa? Xử lý hếtcác trạng thái đơn hàng

Bước 3: Phân công lao động và chuẩn bị

công cụ dụng cụ

4 QUY TRÌNH KIỂM KHO

*Lưu ý: 

- Số đầu tít = Số máy tính

- Mỗi nhóm kiểm kho cần có

một đầu tít Dây máy tít đủ

dài đề di chuyển xung quanh

- Phân chia khu vực để không

kiểm trùng nhau

- Một nhóm 2 người hỗ trợ nhau: 1 người chuyểntem ra trước - 1 người tít sản phẩm.

- Không nên tít trực tiếp lên hệ thống mà cần tít mãsản phẩm vào file excel trước

- File excel cần hiển thị số tổng sản phẩm to - rõ

- Đếm nhẩm số lượng sản phẩm tít và so sánh vớifile excel tránh tính trạng tít thừa/ thiếu sản phẩm

- Ghi chú từng đoạn vị trí sản phẩm của mỗi kệkhi tít xong để dễ dàng tìm lại các sản phẩmkhi có sai sót

- Tổng hợp những sản phẩm không có temmác, máy tít không nhận mã vào một chỗ để

- Sau khi đã kiểm kho xong Thực

hiện Import file excel lên hệ

thống thành các phiếu kiểm kho

- Mỗi nhóm kiểm kho sẽ có một

phiếu kiểm kho

Bước 5: Import file kiểm kho

Bước 6: Gộp các phiếu kiểm

kho hoàn thành lại với nhau

thành một phiếu tổng ➨ Tìm

ra các mã có tồn mà chưa

được kiểm.

- Xem chi tiết các sản phẩm thiếu:

➨ Chi tiết phiếu kiểm ➨ Lọc tình trạng thiếu

➨ Xuất file excel các sản phẩm thiếu và xắp xếptheo thứ tự từ thiếu nhiều nhất đến ít nhất

➨ Cho nhân viên đi tìm hàng luôn ngay khi giámsát vẫn còn ở cửa hàng

➨ Nhập các sản phẩm đã tìm thấy, giải trình

➨ Thực hiện bù trừ kiểm kho để tồn trên phầmmềm trả về đúng số thực tế

Bước 7: Tìm sản phẩm thiếu

Hàng đang chuyển - Nếu thành

công trong quá trình kiểm không

hề bị ảnh hưởng

Hàng chuẩn bị nhập vào thì dừng

không nhập, kiểm xong mới nhập

Số tồn, tồn tại kho trên phiếu kiểmđược ghi nhận theo số tồn ở danh

sách sp tại thời điểm đầu tiên mà

sp được cho vào phiếu kiểm kho

-sau đó sẽ KHÔNG THAY ĐỔI trừ

khi load lại tồn

VỪA BÁN VỪA KIỂM

Tồn kho là chỉ số có tính thời điểm

Cần phân biệt các thời điểm:

- Thời điểm bán ra

- Thời điểm import phiếu kiểm =

- Thời điểm load tồn trong phiếu kiểm

- Thời điểm kiểm sp

Ý nghĩa kiểm kho

- Chỉ có tác dụng so sánh tồn trên phầnmềm và số kiểm kho

➨Kiểm sai ➨kết quả vô nghĩa

➨Sai tồn trên phần mềm ➨kết quả sai

➨Số tồn muốn đúng ➨Cả một quá trìnhquản lý kho phải đúng

BẢNG PHÂN TÍCH TỒN KIỂM KHO

3- Kiểm tra lại lịch sử chi tiết XNK, lọc mãSP: Loại trừ việc  bị làm đúp phiếu XNK, 1phiếu XNK được lập 2 lần.

4- Kiểm tra lại số tồn trong phần danh sáchsản phẩm: Loại trừ việc còn hàng đang giaohàng/ lỗi/ mất chưa kiểm tới

5 RÀ SOÁT SAI LỆCH,

THẤT THOÁT

5- Kiểm tra lại tình trạng  duyệt của cácphiếu chuyển kho: Loại trừ việc nhận hàng

mà quên chưa duyệt phiếu chuyển kho

6- Kiểm tra lại trong danh sách xem có sảnphẩm nào bị số lượng âm hay không? Loạitrừ việc bán hàng nhầm mã sản phẩm

7 - Kiểm tra lại trạng thái các đơn hàng

8 - Kiểm tra lịch sử sửa/ xóa XNK

9 - Kiểm tra lại sổ sách có ghi sai/ tính toánsai hay không?

6 QUẢN LÝ TỒN KHO

- Không có kế hoạch tồn kho/

nhập hàng

- Marketing tăng quá nhanh

- Năng lực sản xuất không đủ

Nguyên nhân thiếu hàng

- Quên không trưng bày/ đăng

sản phẩm

- Chọn sai sản phẩm

- Marketing/ bán hàng kém

Nguyên nhân thừa hàng

- Báo cáo của Nhanh nêu ra

được tổng số hàng tồn kho còn

bán được trong bao nhiêu ngày

- Để chi tiết về loại hàng, lượng

Giải pháp: Xem Báo cáo tỉ

suất doanh thu/ tồn kho

Cơ cấu bộ phận kho

Bảng tính năng suất nhân viên kho

Thủ kho cần nắm rõ và tính toán được

năng suất của nhân viên kho, tính toán khối lượng hàng phải làm và tính ra thời gian sẽ hoàn thành công việc

➨Từ đó có kế hoạch huy động nhân viênphù hợp với từng khối lượng hàng nhập kho

➨Dựa vào cả chi phí theo khâu xử lý để tính

toán được khi công việc có phát sinh nhiềuđơn hàng thì năng suất của kho có đáp ứng

đủ không? Nếu cần thuê thêm người thìthuê bao nhiêu người? Trả tiền công cho họ

Bảng tính chi phí theo khâu xử lý

Không có KPI, chế độ lươngthưởng rõ ràng.

1 LẬP KẾ HOẠCH

NHÂN SỰ

Kế hoạch nhân sự phải chạy song songcùng kế hoạch phát triển dự án, phát triểncông ty, kế hoạch tài chính

2 PHÂN TÍCH

THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Phân tích công việc là tiến trình xác

và các yêu cầucần có cho vị trínhư trình độ họcvấn, năng lực,

•Cho nhân viên viết lại các công việccần làm hàng ngày.

•Những việc nhỏ nhất cũng cần cóquy trình

•Các quy trình liên quan tới nhiều bộphận cần có sự thống nhất giữa các

bộ phận liên quan

•Có danh mục tài liệu để tra cứu

•Phân loại tài liệu theo bộ phận, mụcđích sử dụng, tần suất sử dụng

•Liên tục cập nhật quy trình, tài liệutheo thực tế nếu có sự thay đổi

THIẾT KẾ QUY TRÌNH, TÀI LIỆU

Làm bảng dự tính trong tối thiểu 1 - 2 năm.

So sánh tổng lương của nhân sự với mặt bằng chung của thị trường /nhu cầu người lao động.

Với các vị trí văn phòng, xác định mức tổng lương max cho từng vị trí.

Tính toán chi phí khác /đầu người :Điện, nước, bảo hiểm, phụ cấp

Kiểm soát tỷ lệ chi phí lương /doanh thu.

Lưu ý khi làm công thức lương

3 XÂY DỰNG KPI,

CÔNG THỨC LƯƠNG

XÂY DỰNG VĂN HÓA

DOANH NGHIỆP

“ Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp nhữnggiá trị và chuẩn mực về niềm tin, hành vi,cách nhận thức và phương pháp tư duy đượcmọi người trong công ty cùng công nhận,

CÁC BƯỚC XÂY

DỰNG VĂN HÓA

DOANH NGHIỆP

1- TẠO SỰ NHẬN BIẾT

Viết ra, thông báo, truyền thông,

dán tường, đào tạo, chia sẻ,

Tất cả nhân viên đều áp dụng,

thực thi văn hóa

Phù hợp về yêu cầu/ tiêu chuẩn/ năng lựcPhù hợp về văn hóa/ thái độ

6 QUY TRÌNH

TUYỂN DỤNG

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Bước 3: Thu nhận và tiến hành chọn lọc Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra Bước 5: Phỏng vấn tuyển chọn

Bước 6: Thời gian tập sự thử việc

Bước 7: Quyết định tuyển dụng

Website công tyMạng xã hội

Website tuyển dụngCâu lạc bộ sinh viên, trường đại họcCác sự kiện, hội chợ việc làm

HeadhunterNhân viên giới thiệu

Các kênh tuyển dụng

7 ĐÀO TẠO VÀ

PHÁT TRIỂN

NHÂN SỰ

Attitudes - Thái độ

Skills and Knowledge - Kiến thức

Đào tạo nhân sự theo mô hình ASK

- Trung thực

- Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác

- Trân trọng hàng hóa

- Cầu tiến (có thể phát triển và

chuyển đổi công việc)

PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ

Áp dụng tháp nhu cầu của Maslow trong phát triển

nhân sự

1- Nhu cầu sinh lý: Công việc có mức thu

nhập đủ trang trải nhu cầu cuộc sống

2- Nhu cầu an toàn: Công việc chuyên môn

hơn với chế độ bảo hiểm, hợp đồng đầy đủ

3- Nhu cầu mối quan hệ: Mong muốn được

giao lưu, mở rộng mối quan hệ với nhiềungười trong ngành hơn

4- Nhu cầu được kính trọng: Mong muốn

được nhiều người tôn trọng, có tiếngnói hơn bằng việc cố gắng thăng tiến

5- Nhu cầu thể hiện bản thân: Mong muốn

cống hiến, thể hiện bản thân

Đánh giá khả năng tiến bộ của nhân viên để cóquyết định về thay đổi nhân sự.

- Nếu kết quả cho thấy một nhân viên không cótiềm năng phát triển thì nên giã từ người đó

- Nếu kết quả cho thấy nhân viên có khả năngphát triển thì cần tính toán chi phí bỏ ra để đàotạo? Khi một công ty đảm bảo được tính kế thừa,

sự ra đi của nhân viên không dẫn đến những hao

LỌC VÀ ĐÀO THẢI NHÂN SỰ