Quản lý văn bản đến Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến CBVT CBVT tiếp nhận Văn bản đến theo hướng dẫn sau: - Xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan hay k
Trang 1CỤC QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN NƯỚC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY TRÌNH
Quản lý văn bản đi và đến
(Ban hành kèm theo quyết định số 259/QĐ-TNN ngày 15 tháng 12 năm 2014
về việc ban hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001: 2008
của Cục Quản lý tài nguyên nước)
1 Mục đích
Quy trình này quy định cách thức quản lý văn bản đi và đến tại Cục Quản lý tài nguyên nước Đồng thời, quy định rõ trách nhiệm thực hiện của các cá nhân liên quan tại các bước tương ứng của hoạt động quản lý công tác văn thư.
2 Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với hoạt động công tác quản lý văn bản Đi - Đến; hoạt động quản lý và sử dụng con dấu.
Văn phòng chịu trách nhiệm tham mưu ban Lãnh đạo Cục tổ chức thực hiện quy trình này.
3 Tài liệu viện dẫn/ cơ sở pháp lý
- Luật Lưu trữ quốc gia ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/12/2000 của UBTVQH;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20/9/2012 của Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Quy chế công tác Văn thư – lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
4 Định nghĩa/ Viết tắt
- Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Cục Quản lý tài nguyên nước.
- LĐC: Lãnh đạo Cục
- LĐP: Lãnh đạo phòng
- CBVT: Cán bộ Văn thư
Trang 25 Nội dung quy trình:
5.1 Quản lý văn bản đến
Bước 1
Tiếp
nhận
văn bản
đến
CBVT
CBVT tiếp nhận Văn bản đến theo hướng dẫn
sau:
- Xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan hay không, nếu không đúng chuyển trả lại cho nhân viên Bưu điện
- Sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo,
thành các loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, bản tin, không phải vào
Sổ văn bản đến Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào Sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đến chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan Nếu văn bản khẩn, hoả
tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì CBVT phải chuyển ngay đến Lãnh đạo Cục (hoặc Phó Cục trưởng được uỷ quyền nếu Cục trưởng đi vắng) trong thời gian ngắn nhất
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ: văn bản gửi tên cá nhân hoặc phòng ban trực tiếp nhận
Bước 2
Đăng ký
văn bản
đến
CBVT
- Sau khi bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến,
ghi số đến, ngày đến và đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến đối với các văn bản phải
vào Sổ đăng ký văn bản đến (sử dụng phần mềm
hỗ trợ nếu có)
- Trình Lãnh đạo Cục xem xét
Bước 3 Duyệt
LĐC Lãnh đạo Cục xem xét, duyệt chuyển cho cácphòng chuyên môn (hoặc cá nhân)
Bước 4
Ghi sổ
theo dõi CBVT
- CBVT có trách nhiệm ghi vào Sổ chuyển giao văn bản đến (tại phần mềm hỗ trợ nếu có) theo
ý kiến phê duyệt văn bản của Lãnh đạo, sau đó chuyển cho các phòng, hoặc người có trách nhiệm giải quyết
- Nếu văn bản đến cần chuyển cho nhiều phòng hoặc cá nhân, CBVT photocopy ra nhiều bản để gửi, phòng nào xử lý chính giữ bản gốc, phòng phối hợp xử lý giữ bản photocopy
Trang 3TT Hoạt động nhiệm Trách Mô tả Biểu mẫu
Bước 5
Phân
phối,
chuyển
giao
văn bản
CBVT
CBVT có trách nhiệm:
- Phân phối chuyển giao văn bản đến cho các, phòng ban chuyên môn (có ký nhận văn bản)
- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó
- Không để người không có trách nhiệm xem văn bản của người khác, phòng ban khác
5.1 Quản lý văn bản đi
Bước 1
Giải quyết
văn bản
đi
Cán bộ, chuyên viên được giao trực tiếp xử lý
văn bản
Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm giải quyết:
- Nghiên cứu mục đích, yêu cầu của văn bản
và các tài liệu tham khảo để dự thảo văn bản
- Xác định số lượng văn bản (nơi nhận)
(xem thêm QT.17 về xử lý văn bản tại các đơn vị)
Bước 2 Ký tắt LĐP Lãnh đạo phòng xem xét, ký tắt cuối văn bản.
Bước 3 Ký
Sau khi đã ký tắt, văn bản được trình Lãnh đạo Cục ký duyệt theo phân công tại Quy chế làm việc của Cục
Bước 4
Vào sổ,
lấy số,
nhân bản, đóng dấu
CBVT, công chức
Tất cả các văn bản sau khi được Lãnh đạo
Cục ký, CBVT có trách nhiệm vào Sổ đăng
ký văn bản đi (đăng ký qua phần mềm văn
phòng nếu có), lấy số, công chức phụ trách photocopy văn bản theo số lượng nơi nhận
và chuyển CBVT đóng dấu
Bước 5
Phát hành văn
bản
CBVT CBVT có trách nhiệm gửi văn bản theo
đường công văn
Bước 6 Lưu
hồ sơ
CBVT và cán bộ được giao trực tiếp xử lý văn bản
Cán bộ được giao trực tiếp xử lý văn bản và CBVT có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành
5.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Bước 1 Quản lý
dấu - Cán bộ văn thư có trách trách nhiệm quản lý
con dấu của cơ quan Con dấu phải được để trong
tủ hoặc ngăn kéo có khóa chắc chắn
- Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ con dấu khi nghỉ phép, đi công tác, phải bàn giao con dấu cho Chánh Văn phòng hoặc cán bộ được cơ
Trang 4TT Hoạt động nhiệm Trách Mô tả Biểu mẫu
quan cử thay thế
Bước 2 Sử dụng
dấu
- Người được giao giữ dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản
- Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng
và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ
- Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó
- Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận ) thì cán bộ văn thư phải lập Sổ theo dõi các văn bản không giữ bản lưu tại văn thư
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống
6 Biểu mẫu
Sổ công văn đến; sổ công văn đi theo mẫu quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
7 Hồ sơ lưu
1. Sổ công văn đến Hết năm khóa sổ Văn thư lưu
trữ (không quá 01 năm) chuyển lưu trữ Cục
Cán bộ văn thư Văn phòng
2. Sổ công văn đi, bản chính
văn bản đi
KT CỤC TRƯỞNG