1. Mục đích 2. Phạm vi 3. Tài liệu viện dẫn 4. Định nghĩaViết tắt 5. Nội dung quy trình 6. Hồ sơ lưu 7. Phụ lục 1. Mục đích: Thống nhất quy trình vận hành văn phòng điện tử trong công tác quản lý văn bản đi nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử. 2. Phạm vi: Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Trang 1CỤC LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
TCVN ISO 9001:2015
QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Ký mã hiệu: QTTTLTLS Lần ban hành: 01
Trách
nhiệm
Chữ ký
Trang 21 Mục đích 3
Trang 31 Mục đích:
Thống nhất quy trình vận hành văn phòng điện tử trong công tác quản lý văn bản đi nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử
2 Phạm vi:
Áp dụng đối với hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
3 Tài liệu viện dẫn:
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ “ Về công tác văn thư”;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
4 Định nghĩa/ Viết tắt:
4.1 Định nghĩa
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
4.2 Viết tắt
VB: Văn bản
CB: Cán bộ
1.
Trang 45 Nội dung quy trình:
5.1 Lưu đồ
Bộ phận
chuyên môn
cá nhân
thực hiện
Công chức
chuyên môn
Trưởng
phòng chức
năng
Công chức
chuyên môn
Công chức
phụ trách
văn bản đi
Lãnh đạo Sở
Công chức
Ki ểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày, có bổ sung, sửa đổi
Dự thảo VB đi
Sau khi lãnh đạo phòng chức năng đồng ý
VB đ ã hoàn chỉnh In, trình Trưởng phòng chức năng ký tắt vào VB (giấy)
Ki ểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và
đề nghị điều chỉnh, sửa đổi
Trình lãnh đạo Sở ký duyệt VB (giấy)
Lãnh đạo Sở ký duyệt Nếu chưa chấp thuận về nội dung, hình thức,… sẽ gửi lại phòng chức năng điều chỉnh
Trang 55.2 Nội dung chi tiết
Công chức
chuyên môn
- Dự thảo văn bản đi
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho Trưởng phòng chức năng xem xét;
Trưởng phòng
chức năng
- Kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+ Phó phòng chức năng (Trường hợp uỷ quyền cho phó phòng chức năng chỉ đạo giải quyết);
+ CB chuyên môn soạn thảo văn bản điều chỉnh lại
Công chức
chuyên môn
- Sau khi lãnh đạo phòng chức năng đồng ý văn bản trong môi trường mạng đã hoàn chỉnh In, trình Trưởng phòng chức năng ký tắt vào văn bản (giấy)
- Chuyển văn bản đã hoàn chỉnh đến công chức phụ trách văn bản đi qua môi trường mạng
Công chức phụ
trách văn bản đi
- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; + Nếu chưa đạt yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đề nghị phòng chức năng điều chỉnh, sửa đổi;
+ Nếu đạt yêu cầu về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trình lãnh đạo Sở ký duyệt;
Lãnh đạo Sở
- Kiểm tra văn bản (Cả nội dung, hình thức, thể thức và
kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho Trưởng phòng chức năng được giao chủ trì giải quyết
để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì ký ban hành
Việc ký văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (Nếu đã đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của Luật giao dịch điện tử)
Trang 6Công chức phụ
trách văn bản đi
- Nhận văn bản giấy từ lãnh đạo Sở đã ký để phát hành;
- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành văn bản (giấy) bao gồm các công việc:
+ Đóng dấu văn bản (Dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác);
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi (Trên phần mềm eoffice đến các phòng, ban liên quan; văn bản giấy đến các đơn vị trong và ngoài ngành qua đường bưu điện hoặc thư tay) + Lưu văn bản đi
Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho phòng chức năng chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải là bản gốc, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền Bản lưu văn bản đi tại công chức phụ trách văn bản đi phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
6 Hồ sơ lưu
1
Sổ công văn đi, bản
chính văn bản đi
Sổ đăng ký văn bản đi
Hết năm khóa sổ Văn thư lưu trữ (không quá 01 năm) chuyển lưu trữ Cục
Cán bộ văn thư Văn phòng
Trang 7PHỤ LỤC I
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
I Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
Số, ký
hiệu văn
bản
Ngày
tháng
văn bản
Tên loại
và trích yếu nội dung văn bản
Người ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị, người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi chú
Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác
II Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3)
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2, mục I của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức
độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền
