Trước kia, theo truyền thông, công việc chủ yếu của luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh của mình mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp. Vì vậy, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng. Trong hoạt động tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau Người xưa vẫn có câu: “Trăm hay không bằng tay quen” nhằm để nâng cao tầm quan trọng của kinh nghiệm. Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật giỏi, cần phải viết nhiều và kinh nghiệm sẽ đến theo năm tháng. Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý. Vì vậy, em xin phép chọn đề tài “Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật” để làm rõ.
Trang 1MỤC LỤC
A MỞ ĐẦU 1
B NỘI DUNG 2
I Các yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật 2
1 Tính lôgic 2
2 Tính súc tích 3
3 Tính chính xác 3
4 Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự 4
5 Trả lời đúng hẹn 4
6 Kỹ thuật trình bày văn bản 5
II Ý nghĩa của việc nắm kĩ thuật soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật 8
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 10
Trang 2A MỞ ĐẦU
Trước kia, theo truyền thông, công việc chủ yếu của luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh của mình
mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp Vì vậy, vai trò
tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng Trong hoạt động tư vấn pháp luật, luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản khác nhau Người xưa vẫn có câu: “Trăm hay không bằng tay quen” nhằm để nâng cao tầm quan trọng của kinh nghiệm Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật giỏi, cần phải viết nhiều và kinh nghiệm sẽ đến theo năm tháng Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý Vì vậy, em xin phép chọn đề
tài “Phân tích những yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật” để làm
rõ
Trang 3B NỘI DUNG
I Các yêu cầu khi soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật
Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin
từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó
Kĩ năng soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình và những đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản
Người ta thường hình dung luật sư là một nhà hùng biện mà hiếm khi nghĩ luật sư cũng là một người soạn thảo giỏi Thế nhưng, kỹ năng soạn thảo văn bản lại
là một trong những kỹ năng căn bản nhất mà bất kỳ luật sư nào cũng phải nắm vững trong suốt cuộc đời hành nghề của mình Thực tế, một luật sư không chỉ biết tranh tụng mà còn phải biết giao dịch bằng văn bản với một ngôn ngữ lịch sự, trang trọng Luật sư phải biết đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, chính xác nhằm đưa những thông tin thiết thực cho khách hàng Ý kiến pháp
lý đưa ra phải đủ rõ ràng, nhằm tránh việc khách hàng hiểu lầm ý của luật sư dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc mà nhiều khi luật sư phải chịu trách nhiệm nghề nghiệp Có không ít những vụ kiện tụng đã có thể tránh được nhờ vào một văn bản
tư vấn cẩn thận
1 Tính lôgic
Tất cả các văn bản do luật sư soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự lôgic Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý Chẳng hạn, một trật tự mà mọi thư tư vấn đều tuân thủ là:
Trang 4− Khẳng định phạm vi tư vấn;
− Mô tả tóm tắt sự việc và các tài liệu đã kiểm tra;
− Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn;
− Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên;
− Kết thúc (chào cuối thư)
Nếu trong một thư cần phải cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau thì cũng cần cố gắng trình bày trong một trật tự lôgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B thì phải đề cập vấn đề A rồi đến vấn đề B Nên cố gắng tránh việc khách hàng đọc tận cuối thư mới hiểu được vấn đề đã nói ở đầu thư
2 Tính súc tích
Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng có thể Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì Ví dụ, không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu vì trái với Điều 117
Bộ luật Dân sự 2015 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng lại
bị xem là vô hiệu
3 Tính chính xác
Văn bản do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau Mục đích của tiêu chí này
là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo Như đã nói ở trên, một văn bản soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiều nhầm có thể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường Vì vậy, có không ít những trường hợp luật sư phải cân nhắc rất nhiều trước khi chọn lựa một thuật ngữ trong văn bản của mình.1
1Ths Lê Mai Hương, “Kỹ năng soạn thảo văn bản trong hoạt động tư vấn pháp luật”
Trang 5Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đã quy ước cách viết đó ngay từ đầu thư Chẳng hạn, một ý kiến pháp lý cần viện dẫn nhiều lần Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 04 tháng 4 năm 1998 về mã số thuế Nhằm tránh phải diễn đạt dài dòng, có thể quy ước Thông tư này được viết tắt là “Thông tư 79”
4 Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự
Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thể phải
từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai
Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản
do luật sư soạn thảo Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật
sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp
5 Trả lời đúng hẹn
Trang 6Hơn cả mọi lời nói đẹp, một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm là phương cách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp của luật sư và khiến cho khách hàng
có cảm tưởng là thực sự luật sư đang cố gắng để làm hài lòng họ Ngoài ra, một câu trả lời muộn màng có thể khiến cho khách hàng tìm đến luật sư khác Vì vậy, nếu chưa thể đưa ra ngay lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng về yêu cầu đó và hẹn thời gian để trả lời 2
6 Kỹ thuật trình bày văn bản
Cuối cùng, sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản Một thư tín được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc
Các nguyên tắc cơ bản trong kĩ thuật trình bày văn bản của luật sư
6.1.Nghĩ trước khi viết
Việc phân tích tình huống phải được kết thức trước khi bắt đầu viết văn bản Cần xác định rõ ràng đối tượng sẽ đọc văn bản để sử dụng từ ngữ và hình thức văn bản phù hợp với việc truyền tải toàn bộ nội dung cần thiết cho khách hàng
6.2.Ưu tiên những vấn đề quan trọng
Lập dàn ý hoặc danh dách các luận điểm cần đưa ra, hoặc mục đích văn bản hướng đến Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng rồi tổ chức các ý hoặc mục đích bằng cách đặt những điều quan trọng nhất với người đọc lên đầu tiên Thường thì điều
đó có nghĩa là nói rõ các kết luận đầu tiên
Sau khi hoàn thành danh sách các quan điểm của mình, hãy kiểm tra lại để chắc chắn rằng sẽ không có các chủ đề trùng hoặc tương tự ở các chỗ khác nhau Cần kiểm tra lại để đảm bảo rằng các chủ đề được thảo luận có sự liên kết chặt chẽ với nhau nhất ở mức có thể, cũng như trật tự dựa trên sự quan trọng của chúng
6.3.Trả lời các câu hỏi trước khi giải thích
2 Văn phòng luật sư IINVESTLINKCO (2011), “Sổ tay kĩ năng tư vấn pháp luật”, tr 54
Trang 7Hầu hết các dạng của lối viết pháp lý thường cung cấp các câu trả lời cho các câu hỏi pháp luật Hầu hết những người đọc đều muốn biết các câu trả lời ngay lập tức Điều đó bao gồm cả các khách hàng đọc các bản ý kiến pháp lý và các thẩm phán đọc các bản tóm tắt hồ sơ của vụ kiện của luật sư Câu trả lời nên được đưa ra trước tiên, trước khi đưa ra các luận điểm hay ý kiến tranh luận
6.4.Sử dụng các câu ngắn và cấu trúc đơn giản
Giữ các câu ngắn và đơn giản đến mức có thể Hạn chế mỗi câu là một ý, đó
là một chủ ngữ - một động từ, bất cứ khi nào bạn có thể Tất cả các lối viết bắt đầu với một “đơn vị ý” Trong tiếng Anh, nó thường bao gồm một chủ ngữ hoặc chủ thể và một động từ hoặc một hành động Các đơn vị ý thường là các cặp danh từ và động từ Lấy ví dụ, “mặt trời mọc” và “hội thẩm đoàn thận trọng” là các đơn vị ý Trong tiếng Anh, một đơn vị ý là một khối của sự truyền đạt.3
Bước đầu tiên trong lối viết các câu đơn giản là quyết định ai hoặc cái gì sẽ làm cái gì hoặc trở thành cái gì Đối với người đọc, các đơn vị ý tốt nhất là truyền đạt một mức nhỏ nhất các thông tin kèm theo Người đọc sẽ nhanh chóng và dễ dàng hiểu ý được nhấn mạnh bằng cụm từ “mặt trời mọc” hơn là “đằng sau rặng núi, những tia nắng của mặt trời mùa đông mang lại một chút hơi ấm cho mặt đất,
từ từ ló dạng” Tất nhiên, cũng có một lối viết thuyết phục nhưng hoa mỹ và bay bướm (chúng tôi sẽ giới thiệu sau) Tuy nhiên, hầu hết người đọc mong muốn nhận được các thông tin nhanh chóng và súc tích, và càng ít các thuật ngữ chuyên ngành càng tốt Nếu cấu trúc câu của bạn phải phức tạp hoặc phải chứa một vài đơn vị ý, hãy cố gắng sử dụng các cấu trúc lập lại, chẳng hạn như là quan hệ song song (chúng tôi sẽ giới thiệu sau) Quan hệ song song đơn giản chỉ là một sự lập lại theo thứ tự và các dạng của từ
3 Văn phòng luật sư IINVESTLINKCO (2011), “Sổ tay kĩ năng tư vấn pháp luật”, tr 56
Trang 8Để tiết kiệm thời gian viết và đọc, người viết pháp lý nên xác định chủ ngữ chính và động từ chính (hoặc vị ngữ) trong mỗi câu trước khi viết chúng Bất cứ khi nào có thể, mỗi câu nên bắt đầu với một danh từ hay các dạng của chúng
6.5.Sử dụng từ ngữ đơn giản, bình thường dễ hiểu và sử dụng một cách nhất quán
Chọn các từ đơn giản nhất, ngắn nhất để thể hiện ý kiến của bạn Các từ ngữ thông dụng là tốt nhất Các từ ngắn thì dễ đọc và dễ hiểu và nên chọn chúng bất cứ khi nào có thể Để trách sự nhầm lẫn hoặc đa nghĩa, nên sử dụng cùng một từ khi
đề cập đến cùng một vấn đề Không giống với các lối viết khác, lối viết pháp lý không được lợi gì từ việc sử dụng các từ đồng nghĩa hoặc đa nghĩa của ngôn ngữ Người viết pháp lý nên lập lại các danh từ hơn là việc sử dụng các đại từ, thậm chí
nó khiến câu có vẻ nặng nề Đối với người đọc, điều đó sẽ dễ hiểu hơn thay vì cố gắng quyết định xem thử một từ khác co ngụ ý một nghĩa bóng gì Hãy sử dụng ngôn ngữ lặp lại dù cho nó có thể là buồn tẻ với người viết Người đọc của các văn bản kỹ thuật thường tìm ngôn ngữ lập lại để cho dễ hiểu
Tương tự, sử dụng các từ khác nhau cho các vấn đề khác nhau Đối với luật
sư, các từ khác nhau chỉ các khái niệm luật pháp khác nhau Thận trọng trong việc chọn từ là một công thức cần thiết đối với lối viết pháp lý
6.6.Lặp lại
Lặp lại là điều quyết định trong truyền đạt, đặc biệt là các lĩnh vực phức tạp như luật Công thức cổ điển cho tranh luận là nói những gì bạn dự định nói, nói chúng và sau đó nói lại những gì bạn đã nói Đối với nhiều loại của lối viết pháp
lý, công thức này được tuân theo
Lặp lại giúp cho người đọc, ngay cả khi nó là sự lập lại cùng từ để thể hiện lại cùng khái niệm, sự lập lại của cấu trúc câu sẽ tăng khả năng đọc hoặc việc lập lại của nội dung để làm cho rõ hoặc nhấn mạnh chúng
Trang 9II Ý nghĩa của việc nắm kĩ thuật soạn thảo văn bản tư vấn pháp luật
Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa Nhưng ý nghĩa có tính chất
cơ bản nhất phải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất
1 Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá
2 Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác
3 Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v 4
4 Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản
5 Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn
Tóm tắt các bước soạn thảo văn bản
Bước chuẩn bị
4 Lê Minh Trường, “Kĩ năng trình bày văn bản của luật sư”, bài viết tư vấn dân sự.
Trang 101 Xác định mục tiêu
2 Chọn loại văn bản
3 Sưu tầm tài liệu
- Hồ sơ nguyên tắc
- Hồ sơ nội vụ
4 Xin chỉ thị cấp lãnh đạo
5 Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan
6 Suy luận (các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)
- Thẩm quyền
- Hình thức
- Vi phạm pháp luật
Bước viết dự thảo
1 Lập dàn bài
2 Thảo bản văn theo dàn bài
3 Kiểm tra
Trang 11DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Ths Lê Mai Hương, “Kỹ năng soạn thảo văn bản trong hoạt động tư vấn pháp luật”, bài giảng.
2 Lê Minh Trường, “Kĩ năng trình bày văn bản của luật sư”, bài viết tư vấn
dân sự
3 Văn phòng luật sư IINVESTLINKCO (2011), “Sổ tay kĩ năng tư vấn pháp luật”, tr 54 – 57
4 Staff, LII (2007-08-06) "Legal writing" LII / Legal Information Institute Retrieved 2018-10-31