Công tác mô tả biên mục tại trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, để tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.. Nhận thức

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

HOÀNG YẾN

CÔNG TÁC MÔ TẢ BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN

Hà Nội – 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN HUY CHƯƠNG

Hà Nội - 2014

GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN

Luận văn đã được chỉnh sửa theo ý kiến của Hội đồng

Chủ tịch Hội đồng

PGS.TS Trần Thị Quý

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, để tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình nghiên cứu khoa học của

riêng tôi Các kết quả về số liệu được nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng

Hà Nội, ngày ……tháng …… năm 2014

Tác giả luận văn

Hoàng Yến

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp cao học ngành thông tin - thư viện, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của rất nhiều người

Tôi xin chân thành cảm ơn:

TS Nguyễn Huy Chương đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt thời gian theo học cao học cũng như trong thời gian thực hiện nghiên cứu đề tài

Quý thầy cô đã tham gia giảng dạy như: PGS.TS Trần Thị Quý, PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt, TS Nguyễn Viết Nghĩa, TS Lê Văn Viết, TS.Chu Ngọc Lâm, TS Mai Hà, ThS Cao Minh Kiểm, đã cung cấp cho cho chúng tôi những kiến kiến thức quý báu về lĩnh vực thông tin – thư viện cũng như các kiến thức liên quan khác trong suốt 2 năm học vừa qua

Quý thầy cô khoa Thông tin – Thư viện, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội, đặc biệt là cô Trần Thị Thanh Vân đã hỗ trợ tận tình trong suốt quá trình theo học tại trường

Phòng đào tạo sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, Đại học quốc gia Hà Nội đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt khóa học của mình

Lãnh đạo Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐQHGHN đã tạo điều kiện cho tôi theo học chương trình đảm bảo thời gian Cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp, đã hỗ trợ công việc cũng như chia sẻ kinh nghiệm, cung cấp tài liệu,

hỗ trợ thực hiện phiếu điều tra khảo sát giúp tôi giúp tôi hoàn thiện luận văn

Sau cùng tôi xin chân thành cảm ơn gia đình tôi đã luôn ủng hộ, động viên và tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành chương trình học và thực hiện đề tài

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

HỌC VIÊN THỰC HIỆN LUẬN VĂN

HOÀNG YẾN

ISBD International Standard Bibliographic Description (Tiêu chuẩn

quốc tế về mô tả thư mục)

MARC Marchine Readable Cataloguing (Khổ mẫu biên mục có thể đọc

DANH MỤC BIỂU ĐỒ, BẢNG, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1: Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm

Bảng 2.1: Mức độ sử dụng thành thạo của các công cụ biên mục

Bảng 2.2: Mức độ phù hợp của các công cụ biên mục

Bảng 2.3: Mức độ phù hợp của quy trình biên mục

Bảng 2.4: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm thông tin của các sản phẩm thông tin tại Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu)

Bảng 2.5: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm tài liệu trong các kho mở (phòng đọc tự chọn) của Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu) Biểu đồ 1.1: Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm

Biểu đồ 2.1: Mức độ sử dụng thành thạo của các công cụ biên mục

Biểu đồ 2.2: Mức độ phù hợp của các công cụ biên mục

Biểu đồ 2.3: Mức độ phù hợp của quy trình biên mục

Biểu đồ 2.4: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm thông tin của các sản phẩm thông tin tại Trung tâm

Biểu đồ 2.5: Thống kê ý kiến đánh giá khả năng tìm kiếm tài liệu trong các kho mở (phòng đọc tự chọn) của Trung tâm (Tổng số ý kiến đánh giá: 765 ý kiến/phiếu) Hình 2.1: Biểu ghi được biên mục sao chép qua cổng Z39.50

Hình 2.2: Biểu ghi được biên mục gốc hoàn chỉnh

Hình 2.3: Biểu ghi thư mục liên kết với biểu ghi vốn tư liệu, có các holdings

Hình 2.4: Biểu ghi vốn tư liệu được sinh ra từ biểu ghi thư mục

Hình 2.5: Hiển thị kết quả liên kết giữa biểu ghi thư mục và biểu ghi vốn tư liệu trên OPAC

Hình 2.6: Biểu ghi tạo kí hiệu xếp giá

Sơ đồ 1.1: Công tác biên mục

Sơ đồ 1.2: Quy trình biên mục mô tả

Sơ đồ 1.3: Thành phần MARC 21

Sơ đồ 1.4 : Mô hình cơ cấu tổ chức Trung tâm

Sơ đồ 2.1: Quy trình biên mục sao chép

Sơ đồ 2.2: Quy trình biên mục gốc

Sơ đồ 2.3: Quy trình xuất bản tài liệu đối với biểu ghi đã có trong cơ sở dữ liệu

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐHQGHN VỚI CÔNG TÁC BIÊN MỤC 9

1.1 Tổng quan về biên mục 9

1.1.1.Khái niệm biên mục 9

1.1.2 Yêu cầu đối với các công cụ biên mục 19

1.1.3 Giới thiệu một số công cụ biên mục chính 21

1.2.Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN 26

1.2.1.Sơ lược về lịch sự ra đời và phát triển của Trung tâm 26

1.2.2.Cơ cấu tổ chức 26

1.2.3.Đặc điểm vốn tài liệu 28

1.2.4.Đội ngũ cán bộ 30

1.2.5.Cơ sở vật chất của Trung tâm 32

1.2.6 Phương hướng phát triển của Trung tâm đến năm 2020 33

1.3 Vai trò của công tác biên mục với hoạt động thông tin – thư viện 34

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 36

2.1 Quy trình tổ chức công tác biên mục tại Trung tâm 36

2.2 Các công cụ ứng dụng trong công tác biên mục tại Trung tâm 44

2.2.1.Khổ mẫu MARC 21 44

2.2.2 Quy tắc Biên mục Anh – Mỹ (AACR2) 55

2.2.3 Khung phân loại thập phân Dewey 65

2.2.4 Bộ từ khóa 74

2.3 Phần mềm ứng dụng trong công tác biên mục tại Trung tâm 82

2.3.1 Phần mềm Libol 82

2.3.2 Phần mềm Virtua: 83

2.4 Các sản phẩm, dịch vụ nổi bật của công tác biên mục tại Trung tâm 89

2.4.1 Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPACS) 89

2.4.2 Cơ sở dữ liệu toàn văn 90

2.4.3 Thư mục 92

2.4.4 Xây dựng ký hiệu xếp giá tổ chức kho mở 93

2.5 Đánh giá kết quả công tác biên mục tại Trung tâm 96

2.5.1 Đối với các công cụ biên mục 96

2.5.3 Đối với sản phẩm và dịch vụ 101

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BIÊN MỤC TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN 105

3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức, quản lý 105

3.1.1 Xây dựng chính sách chỉ đạo thống nhất cho hệ thống 105

3.1.2 Chú trọng phát triển nguồn nhân lực chuyên sâu 107

3.1.3 Tăng cường quan hệ hợp tác trao đổi trong và ngoài nước 109

3.2 Nhóm giải pháp về chuyên môn 111

3.2.1 Hoàn thiện các tài liệu hướng dẫn thực hành các chuẩn biên mục 111

3.2.2 Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu số ……… 110

3.2.3 Đầu tư công cụ biên mục bổ trợ và ứng dụng công nghệ thông tin 113

3.2.4 Nghiên cứu áp dụng các chuẩn biên mục mới 117

KẾT LUẬN 119

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 120

PHỤ LỤC 127

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thế kỷ 21, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với

xu thế hội nhập là những đòi hỏi và thách thức cho ngành thông tin thư viện nói chung và cho thư viện đại học nói riêng cần phải có những đổi mới trong hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Tổ chức và cung cấp thông tin luôn được xác định là một trong những nhiệm vụ hàng đầu có tính chất quyết định chất lượng đào tạo đội ngũ tri thức ở các trường đại học

Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo và nghiên cứu trọng điểm trong hệ thống các trường đại học ở Việt Nam hiện nay Để phục vụ cho chương trình đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN, Trung tâm Thông tin – Thư viện được giao nhiệm vụ phát triển nguồn lực thông tin phục

vụ nhiệm vụ chiến lược 16 + 23 và đào tạo tín chỉ của ĐHQGHN, đã luôn bám sát chương trình đào tạo để bổ sung số lượng tài liệu trong năm học sau luôn tăng gấp 2 đến 3 lần năm học trước Làm thế nào để giúp cho cán bộ, giảng viên, sinh viên của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các nguồn tin do thư viện quản lý? Điều đó đòi hỏi Trung tâm phải làm tốt vai trò và nhiệm vụ của mình trong việc xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá Đó chính là bài toán đặt ra đối với công tác xử lý tài liệu trong các cơ quan thông tin thư viện nói chung và của Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN nói riêng

ĐHQGHN là một đại học đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao; trong quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu

có giá trị gọi là nguồn tin nội sinh, bao gồm các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách giáo trình, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học … Đây là nguồn thông tin rất có giá trị, phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên Do đó, việc tổ chức, quản lý,

và đã xây dựng thành các dự án Trong đó, việc xây dựng các bộ sưu tập số đã và đang được tiến hành và nhận được sự quan tâm đặc biệt của Ban giám đốc ĐHQHHN Việc xây dựng các bộ sưu tập số không chỉ là phương tiện cung cấp các tài liệu học tập, nghiên cứu trong không gian số - phù hợp với xu thế của thời đại,

nó còn là một trong những tiêu chí để xếp hạng Website ĐHQGHN qua chỉ số Webometrics – Webometrics là một cách thức đánh giá các website của đại học do nhóm nghiên cứu Cybermetrics Lab thuộc tổ chức Spanish National Research Council (CSIC) có trụ sở tại Madrid đề xuất và được thừa nhận rộng rãi, được các

tổ chức đảm bảo chất lượng sử dụng Đến nay, tổ chức này đã thực hiện xếp hạng cho hơn 20.000 đại học trên thế giới Một trong những chỉ số mà Webometrics tính điểm đó là chỉ số thư tịch khoa học Sc (viết tắt của từ Scholar), đo số tài liệu khoa học số hóa định dạng html hay pdf có cấu trúc chuẩn của một tài liệu khoa học Nhờ

đó mà Google scholar mới có thể nhận diện được tài liệu thông qua phân tích cấu trúc chuẩn của tài liệu khoa học này

Để xây dựng và phát triển các bộ sưu tập số của ĐHQGHN một cách hiệu quả và bền vững nhất thiết phải nghiên cứu xây dựng kiến trúc tổng thể và kế hoạch phát triển, xử lý tài liệu số theo các chuẩn quốc tế, sử dụng phần mềm tương thích

Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn biên mục trong công tác biên mục nhằm xây dựng những CSDL thư mục, các CSDL toàn văn, tạo lập các tham chiếu qua lại và mối liên kết với các tư liệu khác, thiết lập những đường liên kết hữu ích trong tài liệu số, mang tới sự nhất quán khi mô tả tài liệu khoa học, tích hợp tra cứu liên thư viện, chia sẻ thông tin trong những hệ thống mục

lục liên hợp tác giả luận văn chọn đề tài: “Công tác mô tả biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội” với mong muốn làm sảng tỏ

những nội dung của công tác biên mục và khảo sát mức độ áp dụng các chuẩn biên mục, trên cơ sở có những giải pháp nâng cao hiệu công tác biên mục, hoàn thiện công tác xử lý thông tin tư liệu, phục vụ ngày càng tốt hơn sự nghiệp giáo dục đào tạo của Đại học Quốc gia Hà Nội, góp phần quảng bá uy tín và thương hiệu ĐHQGHN trong giai đoạn hiện nay là vấn đề có tính cấp thiết

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trong công tác biên mục, có rất nhiều các công cụ biên mục được sử dụng phổ biên rộng rãi cho các thư viện trên thế giới và trong nước như: Tiêu chuẩn Mô

tả thư mục quốc tế ISBD, Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, mô tả dữ liệu XML, Dublin Core; Khung phân loại Thập phân Dewey (DDC), Khung Phân loại của Thư viện Quốc hội (LCC), Khung Phân loại BBK; Bảng tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội (LCSH), Bảng tiêu đề chủ đề Sears; Từ điển từ chuẩn của UNESCO; Khổ mẫu MARC 21; Tra cứu liên thư viện Z39.50, mượn liên thư viện ISO 10161,

Trước những năm 1980, thực tiễn biên mục ở Việt Nam chịu rất nhiều ảnh hưởng của Liên Xô cũ Khi ISBD được phổ biến thì hầu hết các thư viện ở Việt Nam đều áp dụng mô tả tài liệu dựa trên tiêu chuẩn này

AACR đã được lưu hành ở Miền Nam Việt Nam từ trước năm 1975 với nhan đề “Quy tắc tổng kê Anh -Mỹ”; như vậy có thể nói AACR không xa lạ với thực tế biên mục ở Việt Nam AACR2 tiếp tục được nghiên cứu, phát triển và đã được dịch sang 18 thứ tiếng khác nhau và được xuất bản dưới 2 dạng: ấn phẩm và điện tử Năm 2009 AACR2 đã được dịch sang tiếng Việt và xuất bản dưới dạng ấn phẩm; tạo ra một công cụ hữu ích cho công tác biên mục ở Việt Nam

Khung Phân loại thập phân Dewey đã được dịch sang tiếng Việt, được sử dung bởi 200.000 thư viện tại hơn 138 quốc gia và trong 62 thư mục quốc gia

Tháng 3 năm 1995, Hội thảo đầu tiên về siêu dữ liệu Dublin Core được tổ chức tại Dublin, Ohio, Mỹ Dublin Core đã được áp dụng trên 20 ngôn ngữ Được

Ủy ban Châu Âu về tiêu chuẩn hóa/Hệ thống tiêu chuẩn hóa Xã hội thông tin công nhận làm tiêu chuẩn Việt Nam đang đề nghị chọn Dublin Core là khổ mẫu siêu dữ liệu trên các Website hoặc Portal của cơ quan nhà nước

Năm 1997, MARC 21 ra đời trên cơ sở kết hợp hai khổ mẫu USMARC và

CANMARC MARC 21 là sự hoàn thiện của MARC II, do vậy nó kế thừa và phát huy cấu trúc của MARC II MARC 21 không ngừng mở rộng phạm vi ứng dụng và liên kết Trong đó, khổ mẫu thư mục MARC 21 giữ vai trò chủ đạo, với một cấu

quan tâm của ngành thư viện thế giới nói chung và các thư viện Việt Nam nói riêng Khổ mẫu MARC là công cụ không thể thiếu của quá trình biên mục tự động, cho phép các thư viện chuẩn hoá các dữ liệu biên mục, tích hợp trao dổi dữ liệu, mở rộng các phương thức tiếp cận và tra tìm tài liệu thuận tiện

Có khá nhiều các tài liệu, các bài báo đã được công bố, các luận văn đã được bảo vệ đề cập đến DDC, AACR2, MARC21, cụ thể như:

- Các bài báo đã được đăng trên các tạp chí gần đây: bài “Tổng kết hội nghị - hội thảo sơ kết 3 năm áp dụng DDC trong ngành thư viện Việt Nam” của tác giả Phạm Thế Khang đăng trong tạp chí Thư viện Việt Nam, số 1-2010; bài “Thực tiễn công tác phân loại tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số vấn đề đặt ra” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà đăng trên Tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 3-2012; bài “Một số vấn

đề về áp dụng AACR2 trong biên mục mô tả tại các thư viện Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hành đăng trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số Số 1/2009; “Về vấn

đề áp dụng thống nhất AACR2 trong giảng dạy và trong công tác biên mục” của tác giả Nguyễn Thị Đào đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam, số Số 4-2012; bài “Áp dụng MARC21 ở một số thư viện đại học Việt Nam” của tác giả Nguyễn Văn Hành đăng trên Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số số 2-2006; bài “Ứng dụng MARC21 tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Vân đăng trên tạp chí Thư

viện Việt Nam, số Số 1-2010

- Các luận văn: “Nghiên cứu áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại thư viện Trường đại học Hà Nội” của tác giả Lê Thị Thành Huế (năm 2010); “Công tác phân loại tài liệu và tổ chức hệ thống tra cứu tìm tin theo ký hiệu phân loại tại thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội 2” của tác giả Ngô Thị Linh (năm 2013); “Ứng dụng Khung phân loại thập tiến Dewey rút gọn 14 vào các thư viện đại học ở Hà Nội thực trạng và giải pháp” của tác giả Phạm Ngọc Hương (năm 2013)

- Một số công trình nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học

Quốc gia Hà Nội, như: Luận văn: “Hoàn thiện công tác Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà nội”, của tác giả Nguyễn Văn Hành, bảo vệ năm 2000; Luận văn

“Phân loại và tổ chức bộ máy tìm tin theo ký hiệu phân loại tại Trung tâm Thông tin

– Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Trương Thị Kim Thanh, bảo vệ 2000; Luận văn “Nghiên cứu hoàn thiện hệ thống sản phẩm và dịch vụ Thông tin – Thư viện của Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Phạm Thị Yên, bảo vệ năm 2005; Luận văn “Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Trung Tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Đồng Đức Hùng, bảo vệ năm 2005; Luận văn “Hiện đại hóa công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Lê Minh Thu, bảo vệ 2006; Luận văn“ Xây dựng thư viện điện tử tại Trung tâm Thông tin Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội- Thực trạng và giải pháp hoàn thiện”, của tác giả Trần Thị Minh Nguyệt, bảo vệ năm 2010; Luận văn “Nghiên cứu nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Nguyễn Bích Hạnh, bảo vệ năm 2011; Luận văn “Quản lý, phát triển nguồn nhân lực tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Hoàng Văn

Dưỡng, bảo vệ năm 2011

Như vậy, các công trình nghiên cứu trên chưa có một công trình nào đi sâu nghiên cứu về công tác biên mục; đặc biệt là vấn đề kiểm soát tính thống nhất trong biên mục Với CSDL thư mục lên tới hàng ngàn, hàng vạn biểu ghi, nếu không có các công

cụ kiểm soát tính nhất quán thì sẽ làm giảm chất lượng của bộ máy tra cứu, dẫn đến hiện tượng tản mạn, nhiễu và mất tin

Trong 3 năm trở lại đây, được sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo ĐHQGHN, Dự án đầu tư chiều sâu và dự án Ebooks đã được được thực hiện và đang vào giai đoạn sử dụng thử nghiệm tại các thư viện trực thuộc Trung tâm; trong

đó có phần mềm mới Virtual, Content Pro Quá trình triển khai và áp dụng phần mềm có ảnh hưởng tới một số công đoạn trong quá trình biên mục xử lý tài liệu của Trung tâm

Song song với việc bổ sung nguồn tài liệu truyền thống dạng in ấn, phát triển nguồn tài liệu số với phương thức phục vụ mà bạn đọc có thể khai thác bất kỳ lúc nào và ở bất cứ đâu là nhiệm vụ quan trọng được Trung tâm ưu tiên hàng đầu, góp

tâm Trong khi đó yêu cầu xử lý tài liệu số đã có nhiều thay đổi cũng như đòi hỏi của người dùng tin đối với việc tra cứu, tìm kiếm tin cũng đã khác trước rất nhiều

Tất cả những vấn đề trên đặt ra cho công tác biên mục - xử lý tài liệu của Trung tâm những yêu cầu mới, cần có những nghiên cứu, đánh giá và đưa ra những giải pháp thích hợp

3 Đối tƣợng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN, bao gồm việc áp dụng: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2, Chuẩn Dublin Core, Khung Phân loại thập phân Dewey (DDC 14), Bộ từ khóa, Khổ mẫu MARC21

5 Mục đích nghiên cứu

Luận văn tập trung khảo sát, nghiên cứu công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin - Thư viện, ĐHQGHN; đồng thời góp phần xây dựng lý luận công tác biên mục và hoàn thiện công cụ biên mục đặc biệt là cho các thư viện đại học ở Việt Nam Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung tâm

6 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục đích trên, Luận văn tập trung vào giải quyết các nhiệm vụ chính sau:

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về biên mục

- Tìm hiểu vị thế, vai trò của ĐHQGHN trước yêu cầu đổi mới giáo dục đại học Việt Nam và nhiệm vụ nâng cao vị thế của ĐHQGHN trong khu vực và trên thế giới; Xác định đặc điểm Trung tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN

- Xác định ý nghĩa, vai trò, đặc điểm của công tác biên mục tại các cơ quan thông tin – thư viện nói chung và tại Trung tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN nói riêng

- Nghiên cứu thực trạng công tác biên mục tại Trung Tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN

- Đánh giá, tìm ra nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung Tâm Thông tin -Thư viện, ĐHQGHN

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Phương pháp luận

Dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, quan điểm của Hồ Chí Minh, đường lối của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin - thư viện

7.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của luận văn, tác giả đã vận dụng phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi

- Phương pháp trao đổi chuyên gia

Đưa ra các giải pháp góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung tâm

9 Cấu trúc của luận văn

Chương 1: Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN với công tác biên mục Chương 2: Thực trạng công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác biên mục tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN

CHƯƠNG 1: TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN, ĐHQGHN VỚI

CÔNG TÁC BIÊN MỤC

1.1 Tổng quan về biên mục

1.1.1.Khái niệm biên mục

- Biên mục được coi là hoạt động chính yếu nhất để thực hiện kiểm soát thư mục, tạo ra công cụ thư mục Là toàn bộ quá trình có liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng, bao gồm mô tả thư mục, phân loại

và định chủ đề tài liệu Có thể khẳng định, lịch sử thư viện gắn liền với lịch sử biên mục Theo Đại từ điển tiếng Việt: “biên” là viết, ghi chép, tổ chức, sắp xếp theo một trật tự nhất định [8, tr 157]; “mục” là phần nhỏ tên sách báo hoặc một nội dung trọn vẹn [8, tr 1150] Theo nghĩa đó, có thể hiểu “biên mục” là việc tổ chức, sắp xếp nội dung mô tả tài liệu theo một trật tự nhất định

- Theo Bách khoa thư về hệ thống cơ sở dữ liệu (Encyclopedia of Database Systems [49, p 309]: Biên mục là sử dụng những quy tắc, tiêu chuẩn để tạo ra bản thay thế tài liệu, nó mô tả những yếu tố chủ yếu về tài liệu để nhận dạng tài liệu này

là duy nhất, phân biệt với các tài liệu tương tự khác Khi không nhìn vào tài liệu, người dùng có thể biết đầy đủ thông tin về tài liệu mà họ cần nếu nó phù hợp với nhu cầu của họ Thông thường biên mục bao gồm mô tả thư mục (còn gọi là biên mục mô tả), phân tích chủ đề (bao gồm định tiêu đề chủ đề và định chỉ số phân loại)

- Theo tác giả Vũ Văn Sơn, biên mục được xác định là “một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất Việc kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục và phân tích chủ đề” [6, tr 28 ]

Trong định nghĩa này, biên mục bao gồm: mô tả thư mục, phân tích chủ đề

và kiểm soát tính thống nhất Thực chất công việc kiểm soát tính thống nhất chính

mô tả khi mô tả thư mục; cũng như kiểm soát tính nhất quán các tiêu đề chủ đề và các kí hiệu phân loại khi biên mục chủ đề Công cụ để tiến hành công việc kiểm soát tính thống nhất là các hộp phiếu công vụ, các Hồ sơ tiêu đề chuẩn (authority files) trong máy tính Các công cụ này thường được xây dựng dựa trên các quy tắc

mô tả, các Khung đề mục chủ đề, các bảng phân loại, các bộ từ khóa, các từ điển và

từ chuẩn, …

- Theo ODLIS - Online Dictionary for Library and Information Science (Từ điển trực tuyến về khoa học thông tin thư viện) [63]: Biên mục là quá trình tạo ra những bản mô tả cho mục lục Trong thư viện, công việc biên mục thường bao gồm:

mô tả thư mục, phân tích chủ đề, cung cấp chỉ số phân loại và những hoạt động liên quan đến sự chuẩn bị về mặt vật lý tài liệu để xếp giá sách, những công việc này thường được thực hiện bởi cán bộ thư viện chuyên nghiệp được gọi là cán bộ biên mục

Từ những định nghĩa trên, tùy theo góc độ tiếp cận nghiên cứu, nhưng điểm chung có thể khái quát về công tác biên mục qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Công tác biên mục

Biên mục

Biên mục mô tả (Mô tả thư mục)

Biên mục chủ đề (Phân tích chủ đề)

Kiểm soát tính thống nhất

Định chủ đề

Phân loại

*Biên mục mô tả

Biên mục mô tả (descriptive cataloguing) hay còn gọi là mô tả thư mục: là việc lựa chọn những chi tiết đặc trưng của một tài liệu và trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp bạn đọc có những khái niệm về một tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó

Theo tác giả Vũ Văn Sơn: “Biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu để giúp lưu giữ và tìm lại tài liệu một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tài liệu khác” [6, tr 29]

Bảng thuật ngữ trong Nguyên tắc biên mục quốc tế (IFLA, 2009) đã định nghĩa biên mục mô tả là “phần của công tác biên mục cung cấp dữ liệu mô tả và các điểm truy cập không phải chủ đề”

Theo Giáo sư Patricia G Oyler (Giáo sư về Khoa học thông tin – thư viện, trường đại học Simmons, Mỹ): biên mục mô tả là một phần của quá trình biên mục liên quan tới việc nhận dạng và mô tả một gói thông tin, việc ghi lại thông tin này dưới hình thức biểu ghi mục lục, lựa chọn và trình bày điểm truy cập cùng với các điểm truy cập chủ đề

Như vậy, biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục có liên quan đến nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu ấy trên một phiếu

mô tả mục lục hay biểu ghi thư mục sao cho nó có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác mà không nhầm lẫn với các tài liệu khác và được thể hiện qua các điểm truy cập được tạo lập

Mục đích của mô tả thư mục là giúp người dùng tin có khái niệm về tài liệu

và dễ dàng tìm được tài liệu ấy trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại Những yếu tố cơ cản của mô tả thư mục: Nhan đề, thông tin trách nhiệm, lần xuất bản, thông tin về xuất bản, phát hành, mô tả vật lý,…

Mô tả thư mục vừa là một công đoạn, vừa là một sản phẩm Với tư cách là

bao gồm một tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho người dùng tin một bản mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật mang tin Với tư cách

là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục – biên mục mô tả Đó là bước đầu tiên của xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và được trình bày theo một quy tắc chặt chẽ

Biên mục mô tả bao gồm các công việc:

Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, năm nơi xuất bản, nhà xuất bản, số trang …)

Ghi các dữ liệu trên phiếu, tờ nhập tin- worksheet hay nhập dữ liệu vào biểu ghi theo các quy định và tiêu chuẩn cụ thể để phục vụ cho việc khai thác thông tin sau này

Biên mục mô tả cung cấp cho tài liệu một bản mô tả duy nhất, không mơ hồ,

nó giúp cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu hay các biểu ghi và tìm kiếm lại được các tài liệu đó Thông qua việc

mô tả sẽ giúp cho NDT có một khái niệm về tài liệu nhanh chóng, tìm được tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình trong hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục phiếu, cơ sở dữ liệu…)

Mô tả phải được thực hiện theo quy tắc thống nhất để nêu được những đặc trưng cơ bản của tài liệu Khi mô tả tài liệu, cán bộ xử lý tài liệu phải nghiên cứu, lựa chọn các yếu tố đặc trưng, đầy đủ, phù hợp với quy tắc mô tả Các yếu tố mô tả

sẽ được sắp xếp theo một trật tự nhất định, có hệ thống dấu quy định đặt trước mỗi yếu tố mô tả và được thể hiện đầy đủ trong phiếu mô tả/biểu ghi Các công cụ mô tả thư mục được sử dụng phổ biến là Tiêu chuẩn mô tả thư mục quốc tế (ISBD), Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2)

Sơ đồ 1.2: Quy trình biên mục mô tả

Theo Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2, có ba mức độ chi tiết trong bản

mô tả thư mục, mỗi mức độ mô tả phải chứa những yếu tố tối thiểu phải có khi thư viện hoặc tổ chức biên mục chọn mức đó để mô tả

Mức độ thứ nhất: đưa vào bản mô tả tối thiểu tập hợp những yếu tố như

trong sơ đồ sau:

Nhan đề chính / thông tin trách nhiệm đầu tiên, nếu khác tiêu đề mô tả chính

về hình thức hoặc số hoặc không có tiêu đề mô tả chính – Lần xuất bản – Chi tiết đặc thù loại tài liệu – Nhà xuất bản thứ nhất, năm xuất bản – Khối lượng của tài liệu – Phụ chú – Số tiêu chuẩn quốc tế

Tạo biểu ghi thư mục

Tạo các điểm truy cập cho biểu ghi thư mục

Lựa chọn điểm truy cập:

1 Điểm truy cập chính

2 Điểm truy cập

bổ sung

Hình thức của các điểm truy cập

Kiểm soát tính thống nhất

Mức mô tả thứ hai: đưa vào bản mô tả tối thiểu tập hợp những yếu tố như

trong sơ đồ sau:

Nhan đề chính [định danh dạng tài liệu chung] = Nhan đề song song: thông tin khác của nhan đề / thông tin trách nhiệm đầu tiên ; những thông tin trách nhiệm tiếp sau – Lần xuất bản / thông tin trách nhiệm đầu tiên liên quan đến lần xuất bản – Chi tiết đặc thù loại tài liệu – Nơi xuất bản, v.v thứ nhất: nhà xuất bản, v.v thứ nhất, năm xuất bản, v.v – Khối lượng của tài liệu: những chi tiết mô tả vật lý khác

; kích thước – (Nhan đề chính của tùng thư / thông tin trách nhiệm liên quan đến tùng thư, ISSN của tùng thư ; số thứ tự trong tùng thư Nhan đề tùng thư con, ISSN của tùng thư con ; số thứ tự trong tùng thư con) – Các phụ chú – Số tiêu chuẩn quốc tế

Mức mô tả thứ ba: đưa vào bản mô tả mọi yếu tố nêu trong những quy tắc

tiếp sau có thể áp dụng cho tài liệu đang mô tả

* Biên mục chủ đề (subject cataloguing): “là quá trình xác định các đề tài hoặc vấn

đề cũng như phần chia nhỏ, khía cạnh hoặc góc độ nghiên cứu của các đề tài này nhằm tạo ra các điểm truy cập cho tài liệu Các điểm truy cập này là từ hay một cụm

từ thích hợp nhất được rút ra từ một bộ tiêu đề chủ đề” [4, tr 28]

Theo Nguyên tắc biên mục quốc tế (IFLA, 2009), biên mục chủ đề là “phần của công tác biên mục cung cấp những thuật ngữ chủ đề có kiểm soát và/hoặc chỉ số phân loại” Như vậy biên mục chủ đề bao gồm việc định chủ đề và phân loại tài liệu

Định chủ đề có thể tiến hành:

+ Định chủ đề tự do không kiểm soát, không dựa vào công cụ kiểm soát từ vựng nào Sử dụng chủ đề này sẽ không được hiển thị theo chuẩn biên mục và chỉ dẫn trong khổ mẫu MARC21 ở trường 653 Tạo ra những thuật ngữ tìm tin hậu kết hợp

+ Định chủ đề có kiểm soát, dựa vào các từ điển từ chuẩn, thuật ngữ chuyên ngành Tạo ra những thuật ngữ tìm tin hậu kết hợp

+ Định chủ đề có kiểm soát dựa vào các tiêu đề chủ đề trong các Khung đề mục chủ đề, các tiêu đề chủ đề này sẽ được hiển thị theo chuẩn biên mục và chỉ dẫn trong khổ mẫu MARC21 ở khối trường 6XX (600; 650; 651) Tạo ra ngôn ngữ tìm

tin tiền kết hợp Việc định chủ đề cho tài liệu được thể hiện bằng các Tiêu đề chủ đề

là công việc mang tính nghiệp vụ cao, được thực hiện bởi các các bộ biên mục chuyên nghiệp nhờ đó mà nội dung toàn bộ vốn tài liệu mới được phản ánh thông qua những công cụ tìm kiếm thông tin

Mục tiêu của biên mục chủ đề là nhằm tạo nên những Tiêu đề chủ đề phản ánh nội dung tài liệu để xây dựng Mục lục chủ đề giúp người sử dụng tra cứu và truy cập tài liệu theo chủ đề Về bản chất, định chủ đề tài liệu liệu là quá trình xử lý nội dung tài liệu mà kết quả được thể hiện dưới dạng Tiêu đề chủ đề Công cụ kiểm soát việc định chủ đề đảm bảo tính khoa học và thống nhất là các Khung đề mục chủ đề Hiện nay có những khung đề mục chủ đề chuẩn như: LCSH (Library of Congress Subject Headings: Khung tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ), Sears List (Sears list of Subject Headings), MeSH (Medical Subject Headings – Khung tiêu đề chủ đề dùng cho ngành Y của Mỹ)

Ở Việt Nam hiện nay chưa có Khung đề mục chủ đề dùng chung nên hầu hết các thư viện đang thể hiện chủ đề bằng từ khóa

- Định nghĩa về từ khóa: “là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng

để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu hiện

đại” [3, tr 66]

- Định từ khóa: là quy trình mô tả nội dung chính của tài liệu bằng một từ hay một cụm từ ổn định, đơn giản được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tin tư liệu Từ khóa có thể là một danh từ, động từ, cụm danh động từ và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Yêu cầu về nội dung:

- Thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học

- Súc tích: từ khóa phải thể hiện nội dung thông tin dưới hình thức diễn đạt ngắn gọn nhất

- Ngắn gọn: từ khóa cần được thể hiện bằng những khái niệm đơn giản, ngắn gọn để tạo khả năng kết hợp linh hoạt và tối ưu hóa trong quá trình tìm tin

- Chính xác, hiện đại: từ khóa phải phản ánh đúng chủ đề nội dung của tài

- Đơn nghĩa: một khái niệm chỉ được mô tả bằng một từ khóa duy nhất; loại bỏ các hiện tượng đồng âm khác nghĩa và đồng nghĩa khác âm của ngôn ngữ tự nhiên

- Khách quan: từ khóa phải độc lập với văn cảnh của nội dung tài liệu gốc, không mang sắc thái phê phán hay đánh giá của người xử lý tài liệu

Yêu cầu về hình thức:

- Thống nhất về chính tả khi xử lý từ khóa

- Thống nhất về việc sử dụng các tên hóa chất/ tên các nguyên tố hóa học:

mô tả theo tên thông dụng theo TCVN 5529:2010 Thuật ngữ hóa học, không mô tả bằng ký hiệu hóa học hay công thức hóa học

Ví dụ: Sắt (không viết Fe), Axit photphoric (không viết: H3PO4) …

- Tên cơ quan tổ chức: không viết tắt tên các cơ quan tổ chức của Việt Nam Chỉ viết tắt tên các tổ chức nước ngoài thông dụng, nếu không thông dụng thì viết đầy đủ

Ví dụ: UNESCO, UNICEF, WTO,…

Thông thường công việc định từ khóa được thực hiện theo đúng các yêu cầu trên và quy trình như sau:

Bước 1: Phân tích chủ đề, xác định các đặc trưng nội dung (đối tượng nghiên

cứu, phương diện nghiên cứu)

Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ từ khóa bằng phương

pháp xử lí từ vựng

Bước 3: Trình bày theo quy định

*Phân loại tài liệu: Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tri thức đã được

in ấn, xuất bản trên các vật mang tin khác nhau; sắp xếp chúng thành những ngành khoa học cơ bản theo một trật tự nhất định, logic và khoa học Như vậy, nguồn tài

liệu này có thể được in ấn dưới dạng truyền thống hoặc hiện đại Phân loại tài liệu là

một trong những công đoạn của toàn bộ quy trình biên mục, nhằm xác định nội dung và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu đã được định sẵn trong khung phân loại Tạo ra công cụ tìm tin tiền kết hợp Các khung và bảng phân loại được sử

dụng phổ biến là: Khung phân loại thập phân DDC (Dewey Decimal Classification), Khung phân loại thập tiến quốc tế UDC (Universal Decimal Classification), Khung phân loại thư viện quốc hội LCC (Library of Congress Classification), Bảng phân loại – thư mục (BBK), Bảng phân loại thập tiến 19 lớp (do TVQGVN biên soạn), Bảng phân loại NLM (National Library of Medicine) của Hiệp hội Y học Quốc gia Hoa Kỳ

Các thư viện có thể sử dụng nhiều khung phân loại khác nhau, có thể lấy kí hiệu phân loại có độ dài ngắn, nông sâu khác nhau nhưng hầu hết các thư viện đều tiến hành phân loại theo các bước:

- Bước một: Nghiên cứu nội dung tài liệu

- Bước hai: Đối chiếu với bảng phân loại

- Bước ba: Định ký hiệu phân loại cho tài liệu

Tóm lại: Mỗi một cơ quan thông tin thư viện có những đặc thù khác nhau về chức năng, nhiệm vụ, số lượng, loại hình tài liệu, đối tượng NDT, nhưng thông thường công tác biên mục đều được tiến hành theo quy trình tương đối giống nhau Sau khi bổ sung tài liệu, các cơ quan thông tin - thư viện thường tiến hành công tác biên mục theo hai giai đoạn:

-Biên mục mô tả (biên mục sơ lược): là mô tả những yếu tố hình thức ban đầu của một tài liệu, bao gồm: nhan đề, tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, nhà xuất bản, số trang, số tập …

- Tiếp sau khi biên mục sơ lược tài liệu sẽ được chuyển sang biên mục chủ

đề, biên mục chi tiết các yếu tố về nội dung: làm từ khoá, định chủ đề, tóm tắt, định

ký hiệu phân loại, cập nhật cơ sở dữ liệu

* Kiểm soát nhất quán trong biên mục

Kiểm soát nhất quán hay kiểm soát tính thống nhất (Authority control) là một

phần trong công tác biên mục, là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy cập, cho thấy mối quan hệ giữa các tên riêng, các tác phẩm hay chủ

đề dựa trên các quy tắc mô tả, hay khung đề mục chủ đề, bộ từ khoá có kiểm soát,

nhất Trong quá trình biên mục, việc kiểm soát tính thống nhất các yếu tố mô tả thư mục, các tiêu đề chủ đề, các kí hiệu phân loại được làm song song và thường xuyên bởi kiểm soát nhất quán thực hiện 2 chức năng quan trọng:

Chức năng thứ nhất là cho phép cán bộ biên mục lựa chọn chính xác, phân

biệt được tài liệu có tiêu đề đề mục giống hoặc tương tự nhau

Ví dụ 2 tác giả có tên trùng nhau, để phân biệt có thể bổ sung năm sinh, năm mất, từ chỉ trách nhiệm liên quan… Ví dụ: Trần Đình Long, sinh năm 1950 và là doanh nhân; và Trần Đình Long, sinh năm 1930 mất năm 2000 và là họa sỹ Mô tả: Trần, Đình Long, doanh nhân, 1950-

Trần, Đình Long, họa sỹ, 1930-2000

Chức năng thứ hai là giúp cán bộ biên mục có thể cùng sắp xếp, định vị

được những tài liệu mà chúng có quan hệ với nhau về logic mặc dù chúng có thể được coi là khác nhau Ví dụ, lập nhan đề đồng nhất cho một tài liệu có những phiên bản, hiển thị khác nhau dưới những nhan đề khác nhau (bản dịch) Hay tên của tác giả có nhiều bút danh biệt hiệu khác nhau …

Ví dụ: Tên tài liệu “Gone with the wind”(bản tiếng Anh), “Cuốn theo chiều

gió” (bản dịch tiếng Việt), “Autant en emporte le vent” (bản dịch tiếng Pháp)

Ví dụ: Tên tác giả là Hồ Chí Minh có các tên và cách viết khác:

Ho Chi Minh; Nguyễn Tất Thành; Nguyễn Ái Quốc; Nguyễn Sinh Cung; Tống Văn Sơ; Tân Sinh …

Một cách thức thông thường để thực hiện kiểm soát nhất quán trong biên mục là xây dựng một CSDL kiểm soát nhất quán riêng Những biểu ghi trong CSDL kiểm soát nhất quán được gọi là biểu ghi kiểm soát nhất quán hay biểu ghi tiêu đề chuẩn Biểu ghi tiêu đề chuẩn là một công cụ được các cán bộ biên mục dùng để thiết lập hình thức của các tên (dành cho người, địa danh, tên tập thể) nhan

đề, và tiêu đề chủ đề dùng trong các biểu ghi thư mục Biểu ghi tiêu đề chuẩn được tạo lập theo các trường của khổ mẫu Kiểm soát tính thống nhất trong tổng thể khổ mẫu MARC21 Biểu ghi tiêu đề chuẩn tồn tại độc lập và được liên kết với biểu ghi thư mục để tạo ra các tiêu đề chuẩn cho tên, nhan đề và chủ đề Các tiêu đề chuẩn này giúp cho các cán bộ thư viện cung cấp cho độc giả sự truy cập đồng nhất đến

các tài liệu thư viện thông qua việc sử dụng mục lục thư viện (OPAC) cũng như cung cấp những thông tin rõ ràng về tác giả, nhan đề và tiêu đề chủ đề

Ví dụ biểu ghi tiêu đề chuẩn cho tác giả là Mark Twain của Thư viện Quốc hội Mỹ Khi NDT tra cứu tên Mark Twain trên CSDL thì được chỉ dẫn là “dùng cho” các tên khác (Clemens Samuel Langhorne, Snodgrass Quintus Curtius) và các tên khác của Mark Twain được tham chiếu là “xem” Mark Twain Tên Mark Twain được tra cứu dưới bất kỳ ngôn ngữ nào mà NDT sử dụng để tra cứu

Twain, Mark, 1835-1910 được dùng cho các tên khác:

Clemens, Samuel Langhorne, 1835-1910

Snodgrass, Quintus Curtius, 1835-1910

và tên Mark Twain được tạo lập bằng các ngôn ngữ khác nhau:

1.1.2 Yêu cầu đối với các công cụ biên mục

Công tác biên mục tài liệu luôn gắn liền với việc sử dụng các công cụ biên mục như: các khung phân loại, các quy tắc hay tiêu chuẩn mô tả thư mục, các khổ mẫu Việc lựa chọn, quyết định sử dụng công cụ biên mục nào cho các thư viện nói chung và ở Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN nói riêng thì cũng phải đảm bảo một số yêu cầu Cụ thể:

hệ thống, thể hiện đầy

đủ các lĩnh vực tri thức…

Quy định chi tiết về việc

mô tả các yếu tố của tài liệu trong từng vùng mô

tả và lựa chọn các tiêu đề làm điểm truy cập

Cho phép mã hóa dữ liệu thư mục và dữ liệu toàn văn của tất cả các dạng tài liệu trong các nhãn trường – Mỗi nhãn trường xác định loại dữ liệu trong đó Giúp tìm kiếm tài liệu một cách

nhanh chóng, dễ dàng Tính hiện

đại

Khung phân loại phản ánh hiện trạng và sự phát triển của khoa học và thực tiễn với những thành tựu mới nhất, có khả năng mở rộng và được cập nhật thường xuyên

-Cung cấp mẫu mô tả chi tiết và thống nhất cho tất

cả các loại hình tài liệu (giấy và phi giấy)

-Có những quy tắc chung

có thể sử dụng làm cơ sở cho biên mục mô tả những tài liệu không được thu thập thường xuyên và những loại tài liệu thư viện chưa được biết đến

Khả năng trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia, quốc tế Tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện (multimedia)

Khả năng trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia, quốc tế

Tính hoàn

thiện

Khung phân loại phải có đầy đủ bảng chính, bảng phụ, bảng tra chủ đề

Có các hệ thống dấu, kí hiệu chung cho các vùng

mô tả và dùng riêng cho từng yếu tố mô tả; để nhận dạng các yếu tố trong các vùng mô tả

-Có dấu phân cách trường, chỉ thị

-Có các trường dành chỗ cho các thông tin bổ sung có tính chất cục bộ của từng thư viện cụ thể

1.1.3 Giới thiệu một số công cụ biên mục chính

*Khổ mẫu MARC 21

Khổ mẫu MARC 21(Machine Readable Cataloguing – Khổ mẫu biên mục

có thể đọc bằng máy) là do Thư viện Quốc hội Mỹ phát triển, là một cấu trúc dành

riêng cho các dữ liệu thư mục quản lý bằng máy tính điện tử Nét độc đáo của nó là

đưa ra một phương pháp mã hóa dựa trên cơ sở phân tích sâu sắc những yếu tố thư

mục, trong đó chịu ảnh hưởng rất lớn của Quy tắc biên mục Anh – Mỹ AACR2

Sơ đồ 1.3: Thành phần MARC 21

- Khổ mẫu thƣ mục (Format for Bibliographic Data): được thiết kế chứa dữ

liệu liên quan đến thông tin thư mục (thông tin hình thức: tác giả, nhan đề, thông tin

xuất bản,… và thông tin nội dung: chủ đề, chỉ số phân loại, tóm tắt,… của tài liệu)

- Khổ mẫu dữ liệu về vốn tƣ liệu (Format for Holdings Data): được thiết

kế nhằm nhận dạng các yếu tố dữ liệu trong các thông báo về vốn tư liệu của từng

thư viện, chủ yếu là các ấn phẩm nhiều kỳ

- Khổ mẫu kiểm soát tính nhất quán dữ liệu (Format for Authority Data):

được thiết kế để chứa các thông tin liên quan đến những hình thức chuẩn của tên,

nhan đề, chủ đề được dùng như là điểm truy cập trong các biểu ghi; các tham chiếu

cho tên, nhan đề, chủ đề được lập và tạo ra các mối liên hệ qua lại giữa các hình

thức này

Khổ mẫu MARC 21

Khổ mẫu dữ liệu về vốn

tư liệu

Khổ mẫu kiểm soát tính nhất quán dữ liệu

Khổ mẫu phân loại

Khổ mẫu cộng đồng Khổ mẫu

thư mục

- Khổ mẫu phân loại (Format for Classification Data): được thiết kế phản

ánh thông tin về các số phân loại và các định danh liên quan được tạo lập theo một khung phân loại

- Khổ mẫu cộng đồng (Format for Community Information:): được thiết

kế để chứa các yếu tố mô tả các loại nguồn lực không phải là thư mục; đáp ứng nhu cầu thông tin của cộng đồng

Trong số 5 khổ mẫu trên thì Khổ mẫu thư mục được nghiên cứu và áp dụng rộng rãi

và phổ biến nhất Cấu trúc của một biểughi biên mục MARC21 gồm ba phần:

- Đầu biểu (LEADER): là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố định 24

ký tự chứa các thông tin về quá trình xử lý biểu ghi

- Thư mục (DIRECTORY): là phần tiếp sau ngay đầu biểu, là một loạt nhóm

dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu có trong biểu ghi

- Các trường dữ liệu: là những trường của biểu ghi chứa các dữ liệu mô tả Các trường dữ liệu có thể có độ dài thay đổi (Variable Fields) hoặc độ dài cố định (Fixed – Length Fields)

Bên trong vùng các trường dữ liệu, mỗi trường dữ liệu có hai loại mã xác định nội dung là: Chỉ thị (gồm hai ký tự, nếu có) và dấu phân cách trường con (gồm hai ký tự) Giữa các trường sẽ có mã kết thúc trường Cuối mỗi bản ghi có mã kết thúc biểu ghi

Các trường dữ liệu của MARC 21:

00X Các trường kiểm soát

1XX Các trường tiêu đề chính

2XX Các trường nhan đề và liên quan đến nhan đề

3XX Các trường mô tả đặc trưng vật lý

4XX Thông tin tùng thư

5XX Các trường phụ chú

6XX Các trường truy cập chủ đề

70X – 75X Các trường tiêu đề bổ sung

76X-78X Các trường thông tin liên kết

80X-840 Tiêu đề bổ sung cho tùng thư

841-88X Vốn tư liệu, đồ họa khác, v.v…

Năm 1974, đại diện các hội thư viện, các thư viện quốc gia Anh, Mỹ và Canada đã soạn thảo một văn bản mới: Quy tắc AACR2, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng mục lục tìm tư liệu nhanh chóng và cải thiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên mục Năm 1978, AACR2 được chính thức xuất bản và được áp dụng tương đối rộng rãi AACR2 đã trải qua nhiều lần xuất bản có bổ sung và hiệu đính Thư viện Quốc hội Mỹ đã đi đầu trong việc áp dụng AACR2 và có nhứng đóng góp đáng kể trong việc sửa đổi, hiệu đính quy tắc này Đến nay, bộ quy tắc này đã được dịch sang 18 thứ tiếng khác nhau, được xuất bản đồng thời dưới hai dạng: ấn phẩm

và điện tử AACR2 được thiết kế để sử dụng cho việc xây dựng các mục lục thư viện Bộ Quy tắc biên mục Anh – Mỹ gồm 19 chương và được xếp vào 2 phần chính như sau:

Phần I Mô tả tài liệu

Chương 1 Quy tắc mô tả tổng quát

Chương 2 Sách, sách mỏng và tờ in

Chương 3 Tài liệu bản đồ

Chương 4 Bản thảo (bao gồm cả sưu tập bản thảo)

Chương 5 Tài liệu âm nhạc

Chương 6 Tài liệu ghi âm

Chương 7 Phim điện ảnh và tài liệu ghi hình

Chương 8 Tài liệu đồ họa

Chương 10 Vật chế tác và vật thể ba chiều

Chương 11 Tài liệu vi hình

Chương 12 Nguồn tin tiếp tục

Chương 13 Mô tả phân tích

Phần II Tiêu đề, Nhan đề đồng nhất, Tham chiếu

Chương 21 Lựa chọn điểm truy cập

Chương 22 Tiêu đề cá nhân

Chương 23 Địa danh

Chương 24 Tiêu đề tập thể

Chương 25 Nhan đề đồng nhất

Chương 26 Tham chiếu

Dấu phân cách: Đặt một dấu chấm, dấu cách, gạch ngang và dấu cách ( – )

trước mỗi vùng trừ vùng đầu tiên, hoặc trước mỗi lần lặp lại của vùng phụ chú, hoặc vùng số tiêu chuẩn quốc tế, trừ khi vùng đó được bắt đầu bằng dòng mới Đặt một dấu cách trước và sau mỗi dấu phân cách chỉ định, trừ trường hợp dấu phẩy, dấu chấm, dấu gạch nối, dấu mở và đóng ngoặc đơn, dấu mở và đóng ngoặc vuông

*Khung phân loại thập phân Dewey (DDC: Dewey Decimal Classification)

DDC được hơn 200.000 thư viện sử dụng tại 138 quốc gia trên thế giới, chỉ

số phân loại DDC được sử dụng nhiều trong thư mục quốc gia của hơn 60 nước trong đó có 15 nước thuộc khu vực châu Á- Thái Bình Dương, 13 nước châu Mỹ, 8 nước châu Âu, 7 nước ở Trung Đông Trong 125 năm tồn tại, DDC đã được dịch sang hơn 30 thứ tiếng khác nhau trên thế giới, 11 bản dịch đang được tiến hành, một

số nước đã đưa ký hiệu DDC vào mục lục điện tử và các thư mục trên máy tính Chính vì vậy, khung phân loại DDC mang tính quốc tế cao, bên cạnh đó khung này được cập nhật liên tục, thường xuyên được sửa chữa, bổ sung, xuất bản DDC cũng

là khung phân loại được cập nhật liên tục nhất so với các khung phân loại được sử dụng ở Việt Nam

Khung phân loại DDC14 ấn bản tiếng Việt gồm 1 tập, công bố năm 2006, trên 1000 trang bao gồm: Phần giới thiệu và thuật ngữ giải thích, Bảng chính 000-

999, Bảng chỉ mục quan hệ, Cẩm nang và bảng phụ (1-4)

Cấu trúc theo nguyên tắc: Lớp – Đề mục – Tiểu đề mục Cụ thể bảng chính

có 10 lớp chính, trong mỗi lớp chính có phần tóm lược Và trong từng lớp chính đó được phân thành 10 đề mục Trong mỗi đề mục lại được tiếp tục chia thành 10 tiểu

đề mục

o Mười lớp chính:

 Lớp 000: Tin học, thông tin & tác phẩm tổng quát

 Lớp 100: Triết học & tâm lý học

Mỗi lớp chính được chia thành 10 đề mục tiếp theo

Bên cạnh đó còn có 4 bảng phụ (đối với DDC rút gọn)

Bảng 1 Tiểu phân mục chung

Bảng 2 Khu vực địa lý, thời kỳ lịch sử, tiểu sử

Bảng 3 Tiểu phân mục về nghệ thuật, về nền văn học riêng rẽ, về hình thái văn học cụ thể

Bảng 4 Tiểu phân mục của ngôn ngữ và họ ngôn ngữ riêng rẽ

Còn đối với DDC đầy đủ có thêm 2 bảng phụ là:

Bảng 5 Nhóm sắc tộc và dân tộc

Bảng 6 Ngôn ngữ

1.2 Khái quát về Trung tâm Thông tin – Thƣ viện, ĐHQGHN

1.2.1.Sơ lược về lịch sự ra đời và phát triển của Trung tâm

Trung tâm Thông tin - Thư viện (tên giao dịch bằng tiếng Anh: Library and Information Center; viết tắt là LIC) được thành lập tháng 2/1997 theo Quyết định số 66/TCCB của Giám đốc ĐHQGHN Trung tâm được thành lập trên cơ sở hợp nhất thư viện của 3 trường đại học thành viên là Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội, Trường Đại học Sư phạm Ngoại ngữ Hà Nội và Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I Đến tháng 10/1999 Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I đã tách ra khỏi ĐHQGHN theo Quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, sau đó Giám đốc ĐHQGHN đã ký Quyết định 1392/TCCB tách bộ phận thư viện của Trường Đại học Sư phạm khỏi Trung tâm ngày 11/11/1999

Trung tâm Thông tin – Thư viện là đơn vị trực thuộc ĐHQGHN nằm trong khối các đơn vị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

 Khối các phòng chức năng gồm có:

- Phòng Hành chính - Tổng hợp

- Phòng Tài chính – kế toán

 Khối các phòng chuyên môn nghiệp vụ gồm có:

- Phòng Bổ sung – Trao đổi

- Phòng Phân loại – Biên mục

- Phòng Thông tin – Nghiệp vụ

- Phòng Máy tính và mạng

- Phòng Phát triển tài nguyên số

 Khối các phòng phục vụ bạn đọc : Phòng phục vụ bạn đọc Chung, Phòng phục vụ bạn đọc Thượng Đình, Phòng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ và Phòng phục

Sơ đồ 1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức Trung tâm

1.2.3.Đặc điểm vốn tài liệu

Để phục vụ cho chương trình đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của ĐHQGHN, Trung tâm đã bổ sung tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực phục vụ cho 108 chương trình đào tạo đại học và 121 chương trình đào tạo thạc sỹ và 112 chương trình đào tạo tiến sỹ thuộc hầu hết các lĩnh vực khoa học tự nhiên, công nghệ, kinh tế, xã hội, giáo dục, ngoại ngữ… Bám sát chương trình đào tạo của ĐHQGHN là nhiệm vụ đầu tiên và liên tục của công tác phát triển nguồn tin Công cụ đầu tiên hỗ trợ cho công tác này là khung chương trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN Hiện nay để phục vụ cho nhu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ, Trung tâm bám sát chương trình đào tạo của các trường trong ĐHQGHN, đã và đang bổ sung đầy đủ các loại giáo trình cho các ngành học, môn học phục vụ học chế tín chỉ như chỉ đạo của Đảng bộ

và Ban giám đốc ĐHQGHN về công tác chương trình, giáo trình Cùng với đề án xây dựng và phát triển 16 ngành, 23 chuyên ngành khoa học cơ bản, công nghệ cao, kinh tế- xã hội mũi nhọn của ĐHQGHN đạt trình độ quốc tế Trung tâm đã và đang triển khai công tác thông tin thư viện phục vụ cho các ngành đào tạo nói trên

Ngày nay, người dùng tin không chỉ sử dụng tài liệu truyền thống mà còn hướng đến các tài liệu điện tử và tài liệu số Trung tâm đã kết hợp việc bổ sung các tài liệu hiện đại song song với các tài liệu truyền thống Trải qua hơn 15 năm trưởng thành và phát triển, Trung tâm đang sở hữu vốn tài liệu hiện đại/ nguồn lực thông

tin khá phong phú và đa dạng bao gồm (theo số liệu thống kê của Phòng Bổ sung – Trao đổi tính đến tháng 12/2013):

Nguồn thông tin dưới dạng in ấn:

- Sách: 67.137 tên ~ 196.406 bản

- Giáo trình: 3.458 tên ~ 224.266 bản

- Tài liệu tra cứu: 8.674 tên ~ 13.869 bản

- Luận án, luận văn: 11.916 tên ~ 11.931 bản

- Ấn phẩm định kỳ: 362 tên ~ 852 bản/năm

- Đề tài: 1.134 tên ~ 1.136 bản

Nguồn thông tin điện tử do Trung tâm xây dựng:

*Cơ sở dữ liệu thư mục: 122.778 biểu ghi ~ tương đương với 449.879 bản tài liệu

*Cơ sở dữ liệu toàn văn: bao gồm các bộ sư tập số do Trung tâm xây dựng

- Hơn 3.000 giáo trình và sách tham khảo của Nhà xuất bản ĐHQGHN

- Hơn 11.000 luận án, luận văn

- Hơn 1.000 đề tài cấp nhà nước và cấp ĐHQGHN

- Hơn 500.000 trang thư tịch cổ Hán Nôm

- Tài liệu chuyên sâu về Việt Nam học

- 7 Chuyên san của Tạp chí ĐHQGHN

Nguồn thông tin điện tử ngoại sinh:

*CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline): gồm hơn 2.000 tạp chí khoa

học từ các CSDL:

- Wilson Applied Science & Technology Fulltext

- Wilson Humanities Abstracts Fulltexts

- Wilson Education Abstracts Fulltext

- Derwent Biotechnology Abstracts / Quarterly Updates

- Econlit 1969 - Present / Monthly Update

*CSDL trực tuyến (nguồn tin online):

- Science Direct: CSDL điện tử toàn văn lớn nhất trên thế giới về các lĩnh

vực: Các khoa học về trái đất: 94 tạp chí toàn văn; Kinh doanh, Quản lý và kế toán:

74 tạp chí toàn văn; Hóa học: 93 tạp chí toàn văn; Toán học: 90 tạp chí toàn văn

Địa chỉ truy cập: http://www.sciencedirect.com/

- SpringerLink: là mô ̣t trong các nguồn tin điê ̣n tử hàng đầu thế giới , chứa

các ấn phẩm của nhà xuất bản Springer , bao gồm hơn 2.700 tên tạp chí khoa học và công nghệ thuộc các lĩnh vực như: Các ngành kỹ thuật , hóa học, khoa học vật liệu, khoa học máy tính, y học Địa chỉ truy cập: http://link.springer.com/

- ACM Digital Library on eBridge về khoa học máy tính, lập trình Địa chỉ truy cập: http://portal.acm.org/dl.cfm

- IEEE/Xplore Digital library: Thư viện điện tử IEEE/IET Electronic Library

(IEL) của IEEE (Viện các kỹ sư điện và điện tử Hoa Kỳ ) cung cấp gần 3 triê ̣u tài liệu toàn văn chất lượng cao nhất thế giới về các lĩnh vực khoa học và công nghệ mũi nhọn như: Công nghệ thông tin, điện tử - viễn thông, tự động hóa, năng lượng v.v Địa chỉ truy cập: http://ieeexplore.ieee.org/Xplore/home.jsp

- APS Journal: Tạp chí điện tử của Hiệp hội Vật lý Hoa Kỳ , là địa chỉ cho

phép truy cập các tạp chí quốc tế hàng đầu thế giới do Hiê ̣p hội Vật lý Hoa Kỳ

(American Physics Society ) xuất bản , trong đó có những ta ̣p chí nổi tiếng như Physical Review Letters, Reviews of Modern Physics, Physical Review series Địa chỉ truy cập: http://publish.aps.org/

- IOP Science: Cơ sở dữ liê ̣u do IOP Publishing , mô ̣t nhà xuất bản hàng đầu

trong lĩnh vực vâ ̣t lý và các ngành khoa học liên quan cung cấp Cơ sở dữ liê ̣u IOP Science chứa đựng trên 400.000 bài viết được xuất bản từ 1874 tới nay được đăng trên 60 tạp chí được phản biện có chất lượng cao nhất bao trùm các lĩnh vực : Khoa học vũ trụ, vâ ̣t lý ho ̣c thiên thể, sinh ho ̣c, hoá học, tin ho ̣c, giáo dục, đo lường, công nghê ̣ nano , y ho ̣c , các ngành kỹ thuật , vâ ̣t liê ̣u , toán học , vâ ̣t lý ho ̣c Địa chỉ truy cập: http://iopscience.iop.org/

- AIP: Các tạp chí của Viện Vật lý Hoa Kỳ Bạn đọc có thể truy cập nhiều tạp chí hàng đầu thế giới do Viện phối hợp xuất bản về các lĩnh vực như: Vật lý ứng dụng, vật lý hoá học, vật lý y học, vật lý hạt nhân, điện tử học, địa vật lý, khoa học vật liệu, khoa học

về chân không và âm học, v.v Địa chỉ truy cập: http://www.aip.org/

- Taylor & Francis: là một bộ cơ sở dữ liệu tổng hợp hàng đầu thế giới do

Taylor & Francis Group cung cấp Bô ̣ cơ sở dữ liê ̣u của Tayl or & Francis bao trùm hầu hết các chủ đề nghiên cứu khoa ho ̣c và được thiết kế đơn giản để người dùng dễ dàng sử dụng Địa chỉ truy cập: http://www.tandfonline.com/

Phần lớn cán bộ tại Trung tâm đều có trình độ nghiệp vụ thông tin – thư viện, hoặc đang học thêm về nghiệp vụ thông tin – thư viện Cán bộ Trung tâm có trình độ tin học cơ bản, biết sử dụng máy tính trong công việc chuyên môn của mình Các cán

bộ trẻ đã sử dụng thành thạo máy tính và phần mềm Virtua, Content Pro cũng như

kỹ năng tra cứu, khai thác thông tin trên Internet Ngoài ra, các cán bộ của Trung tâm cũng không ngừng phấn đấu, học tập, rèn luyện về ngoại ngữ, đáp ứng yêu cầu của thời đại mới Đội ngũ cán bộ tại Trung tâm hiện nay đang được trẻ hoá, với đa

số là cán bộ trẻ, đầy năng động và nhiệt huyết Sự kết hợp hài hoà giữa hai thế hệ chính là nền tảng cho sự tồn tại và giao thoa giữa hai mảng thư viện truyền thống và thư viện hiện đại, tạo nên sự đa dạng trong phương thức phục vụ tại Trung tâm

Bảng 1.1: Trình độ học vấn của cán bộ Trung tâm