Ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán ở những doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố hồ chí minh

2.5 L ựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp trong nghành Giao thông v ận tải, năm 2014 Ngu ồn: Tạp chí Giao Thông Vận Tải, số tháng 07 năm 2014 Tác gi ả: Nguyễn Văn Điệp N

B Ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

THÀNH PH Ố HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

B Ộ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

-    -

ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM

K Ế TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM

K Ế TOÁN Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: K ế toán

Mã ngành: 60340201

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học:

TP H Ồ CHÍ MINH - NĂM 2016

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả luận văn

Phạm Thị Tuyết Hường

DN GTVT: Doanh nghiệp giao thông vận tải

DNNVV: Doanh nghiệp nhỏ và vừa

ERP: Enterpire Resouces Planning

GTGT: Giá trị gia tăng

M ỤC LỤC

Lời cam đoan

Danh mục các chữ viết tắt

Phần mở bài

Chương 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU - 1

1.1 Công ngh ệ mới, hệ thống thông tin - 1

1.1.1 Sự đổi mới - 1

1.1.2 Tư duy công nghệ mới - 1

1.1.3 Công nghệ thông tin - 2

1.1.4 Hệ thống - 2

1.1.5 Hệ thống thông tin - 2

1.1.6 Dữ liệu - 3

1.1.7 Cơ sở dữ liệu - 3

1.2 Ph ần mềm kế toán - 3

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển - 3

1.2.2 Phân loại - 5

1.2.2.1 Phần mềm kế toán nước ngoài - 6

1.2.2.2 Phần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết (phần mềm đặt hàng) - 7

1.2.2.3 Phần mềm kế toán đóng gói (phần phềm thương phẩm) - 8

1.2.3 Vai trò, đặc điểm, mô hình hoạt động của phần mềm kế toán - 9

1.2.3.1 Vai trò của phần mềm kế toán - 9

1.2.3.2 Đặc điểm hoạt động của phần mềm kế toán - 9

1.2.4 Các tiêu chuẩn tổng quát của phần mềm kế toán thương phẩm -11

1.2.4.1 Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng -11

1.2.4.2 Phần mềm phải có tính kiểm soát cao -12

1.2.4.3 Tính linh hoạt của phần mềm -12

1.2.4.4 Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao -13

1.2.4.5 Giá phí của phần mềm -13

1.2.5 Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán -13

1.2.6 Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán -14

1.2.6.1 Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm -14

1.2.6.2 Thu thập các phần mềm kế toán -14

1.2.6.3 Tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm -15

1.2.6.4 Đánh giá, lựa chọn phần mềm -15

1.3 Các thành ph ần chi phí phát sinh trong quá trình ứng dụng phần mềm kế toán -16 1.3.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -16

1.3.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu -18

1.3.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp -21

1.3.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán -23

1.3.5 Chi phí trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp -24

1.4 Các nhân t ố ảnh hưởng đến tổng chi phí sử dụng phần mềm kế toán -25

1.5 L ợi ích sử dụng phần mềm kế toán -26

1.5.1 Góp phần tự động hóa quá trình hoạt động kinh doanh -26

1.5.2 Cải thiện chất lượng thông tin ra quyết đinh -27

1.5.3 Giảm sai sót gian lận -28

1.5.4 Hỗ trợ công tác khai báo thuế -28

1.5.5 Tiết kiệm chi phí -28

K ết luận chương 1: -29

Chương 2: THỰC TRẠNG ẢNH HƯỞNG CỦA CHI PHÍ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐẾN QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN -30

2.1 Khái quát doanh nghi ệp nhỏ và vừa -30

2.1.1 Định nghĩa doanh nghiệp nhỏ và vừa -30

2.1.2 Thống kê sơ lược số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay -30

2.1.2.1 Giai đoạn 2000 – 2012 -30

2.1.2.2 Giai đoạn 2013 – 2014 -31

2.1.2 Đặc điểm doanh nghiệp nhỏ và vừa -32

2.1.2.1 Đặc điểm về hoạt động -33

2.1.2.2 Đặc điểm về tổ chức, quản lý -33

2.1.2.3 Đặc điểm về tài chính -34

2.2 Th ực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử d ụng phần mềm kế toán -35

2.2.1 Thông tin mẫu điều tra -35

2.2.1.1 Đối tượng điều tra phân theo loại hình doanh nghiệp -35

2.2.1.2 Đối tượng điều tra phân theo lĩnh vực kinh doanh chính -35

2.2.1.3 Tình hình ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp qua khảo sát -36

2.2.2 Thực trạng ảnh hưởng của chi phí sử dụng trong các giai đoạn lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán -37

2.2.2.1 Chi phí trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -37

2.2.2.2 Chi phí trong giai đoạn phân tích yêu cầu -39

2.2.2.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp PMKT -41

2.2.2.4 Chi phí trong giai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán -44

2.2.2.5 Chi phí trong giai đoạn bảo trì và nâng cấp hệ thống -47

2.2.3 Tác động của các thành phần chi phí qua các giai đoạn lựa chọn sử dụng PMKT 48

2.3 M ột số ưu và nhược điểm do ảnh hưởng của chi phí sử dụng đến quyết định sử dụng ph ần mềm kế toán -51

2.3.1 Trong giai đoạn nghiên cứu sơ bộ -51

2.3.1.1 Ưu điểm -51

2.3.1.2 Nhược điểm -51

2.3.2 Trong giai đoạn phân tích yêu cầu -52

2.3.2.1 Ưu điểm -53

2.3.2.2 Nhược điểm -53

2.3.3 Trong giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp -54

2.3.3.1 Ưu điểm -54

2.3.3.2 Nhược điểm -54

2.3.4 Trong giai đoạn triển khai sử dụng -55

2.3.4.1 Ưu điểm -55

2.3.4.2 Nhược điểm -56

2.3.5 Trong giai đoạn bảo trì nâng cấp -57

2.3.5.1 Ưu điểm -57

2.3.5.2 Nhược điểm -57

2.4 Nguyên nhân tác động đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán của doanh nghiệp nh ỏ và vừa -57

2.4.1 Nhận thức về sản phẩm dịch vụ phần mềm kế toán -58

2.4.2 Nguồn nhân lực -59

2.4.3 Nhà cung cấp phần mềm -59

2.4.4 Thiếu năng lực tài chính -60

2.4.5 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin còn thấp -60

K ết luận chương 2: -61

Chương 3: KẾT LUẬN VÀ GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ -62

3.1 K ết luận -62

3.2 Gi ải pháp kiến nghị -63

3.2.1 Đối với bản thân doanh nghiệp -63

3.2.2 Đối với chính phủ -65

3.2.3 Đối với nhà cung cấp dịch vụ phần mềm -69

K ết luận chương 3 -70

Tài liệu tham khảo

Phiếu khảo sát

PH ẦN MỞ BÀI

1 Tính c ấp thiết của đề tài

Doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế nước ta Song,

khủng hoảng kinh tế kéo dài, cùng với môi trường cạnh tranh ngày càng gây gắt như hiện nay buộc các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải có những quyết định sáng suốt trong

mọi hoạt động đầu tư phát triển của doanh nghiệp mình Các quyết định của chủ doanh nghiệp thường sẽ xoay quanh vấn đề chi phí và lợi ích Đặc biệt, các doanh nghiệp nhỏ và vừa rất quan tâm đến vấn đề chi phí, trong đó có chi phí đầu tư phần

mềm quản lý, phần mềm kế toán cho tổ chức

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa có đánh giá đúng tầm quan trọng của phần mềm

kế toán mang lại lợi ích cho hoạt động kinh doanh của đơn vị? Đây là một thiệt thòi lớn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa khi không đầu tư phần mềm kế toán cho doanh nghiệp mình, làm sao doanh nghiệp nhỏ và vừa có được những quyết định đúng đắn

kịp thời khi thiếu ứng dụng PMKT vào công tác kế toán tài chính?

Từ thực tiễn, ít nghiên cứu thực nghiệm giành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ

và vừa ở khía cạnh ứng dụng PMKT phù hợp, đề tài này đặt ra vấn đề nghiên cứu như sau: “Ảnh hưởng của chi phí sử dụng phần mềm kế toán đến quyết định sử dụng

phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn Thành Phố

Hồ Chí Minh”

2 T ổng quan nghiên cứu

Nghiên cứu này, tác giả trình bày tóm tắt một số mô hình nghiên cứu liên quan đến đề tài nghiên cứu này được trình bày như bên dưới:

2.1 Evaluating and selecting software packages: A review (Đánh giá và lựa chọn các gói ph ần mềm trên cơ sở tổng hợp các kết quả của rất nhiều nghiên cứu đã

th ực hiện và công bố, năm 2008)

Ngu ồn: Information and Software Technology 51 (2009) 555–563

Tác gi ả: Anil S.Jadhav và cộng sự

N ội dung: Nhóm tác giả đã tổng hợp sự đóng góp của các nghiên cứu trong

lĩnh vực đánh giá và lựa chọn các gói phần mềm Dựa trên sự tổng hợp các nghiên

cứu, nhóm tác giả đã tổng hợp một phương pháp bao gồm các bước cơ bản chung

nhất để lựa chọn bất kỳ gói phần mềm Hệ thống/ công cụ để đánh giá và lựa chọn gói phần mềm, những kỹ thuật đánh giá phần mềm Thông qua các nghiên cứu khác, nhóm tác giả đã tập hợp một loại các yếu tố khi đánh giá tiêu chí chi phí để lựa chọn gói phần mềm cho doanh nghiệp (các gói phần mềm nói chung, không phải phần

mềm kế toán) và tác giả cũng nêu ra rằng tùy theo từng phần mềm cụ thể mà các yếu

tố này giữ vai trò vị trí khác nhau khi đánh giá và lựa chọn chúng Tiêu chí chi phí được đánh giá thông qua các yếu tố: giá phí của phần mềm, chi phí đào tạo nhân viên

sử dụng phần mềm, chi phí lắp đặt và vận hành phần mềm, chi phí bảo trì phần mềm, chi phí nâng cấp phần mềm, chi phí thiết bị phần cứng hỗ trợ

Nghiên cứu mang tính tổng quát, áp dụng cho tất cả doanh nghiệp nhỏ và vừa trên thế giới, nhưng nghiên cứu chưa bao gồm các kết quả nghiên cứu thực nghiệm

tại Việt Nam

2.2 An exploratory study of information technology evaluation and benefits management practices of SMEs in the construction industry (Nghiên c ứu khám phá đánh giá công nghệ thông tin và lợi ích quản trị: nghiên cứu thực tế ở những DNNVV trong ngành công nghi ệp, năm 2004.)

Ngu ồn: Information & Management 42 (2004) 227–242

Tác gi ả: Peter E.D Lovea và Zahir Irani

N ội dung: Nghiên cứu đánh giá và điều chỉnh khi đầu tư công nghệ thông tin,

cũng như xác định những lợi ích và chi phí doanh nghiệp nhận được và bỏ ra khi ứng

dụng CNTT Với kết quả và kết luận được tóm tắt như sau: doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể khi quyết định ứng dụng công nghệ thông tin

Chi phí phần cứng, nâng cấp (tăng tốc độ xử lý) và kết nối mạng của phần cứng và hệ thống là các chi phí trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn Không có sự khác biệt

giữa loại hình doanh nghiệp và chi phí trực tiếp Và nghiên cứu khám phá ra rằng có

mối liên hệ giữa doanh thu và số người làm việc (quy mô tổ chức) với các phụ kiện

phần cứng và an ninh mạng (P<0:05) Các chi phí gián tiếp chiếm tỷ trọng đáng kể

đó là chi phí đào tạo và chi phí tái cơ cấu tổ chức Không có sự khác biệt đáng kể

giữa hình thức tổ chức và chi phí gián tiếp Tuy nhiên, ở những doanh nghiệp nhỏ hơn ít quan tâm đến tái cơ cấu tổ chức thì hoạt động này được thực hiện sau khi ứng

dụng CNTT

2.3 Evaluation of factors influencing adopting of accounting information system

by small to medium enterprises in Chihoyi (Nghiên c ứu đánh giá các nhân tó ảnh hưởng đến sự lựa chọn tin học hóa hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghi ệp nhỏ và vừa tại Chihoyi, năm 2012)

Ngu ồn: Interdisciplinary Journal of contemporary research in business,

October 2012 Vol 4, No 6

Tác gi ả: Gwangwava Edison và cộng sự

N ội dung:

Nghiên cứu đưa ra kết luận rằng các nhân tố ảnh hưởng đến sự không ứng

dụng tin học hóa hệ thống thông tin kế toán bao gồm: phân tích lợi ích và chi phí, thiếu sự hỗ trợ của tổ chức chính phủ, khó khăn về tài chính, sự phức tạp của hệ thống thông tin kế toán

Nghiên cứu cũng trình bày tóm tắt một số lợi ích mà việc tin học hóa hệ thống thông tin kế toán sẽ mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa: là một công cụ để nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động của một tổ chức Đầu tư hệ thống thông tin

kế toán sẽ là đòn bẩy để doanh nghiệp trở nên mạnh hơn, linh hoạt hơn khi đối mặt

với những thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh Tin học hóa quá trình kinh doanh; cung cấp dữ liệu đúng thời gian thực Cải thiện chất lượng thông tin ra quyết định

2.4 Thi ết lập mô hình hội nhập công nghệ mới tại các doanh nghiệp Việt Nam- Nghiên c ứu ứng dụng đối với lĩnh vực hội nhập Internet, năm 2006 (Establishing

a new technology integration model for Vietnamese Enterprises)

Ngu ồn: Luận văn thạc sĩ năm 2006

Tác gi ả: Lê Thế Giới và Lê Văn Huy

thức sự phức tạp (NTSPT), sự tương hợp (NTSTH), sự hữu dụng (NTSHD) và yêu cầu của khách hàng

Kết quả phân tích cho thấy việc hội nhập Internet tại các doanh nghiệp chịu tác động bởi nhiều nhân tố, như vai trò của Chính phủ; yêu cầu của hạ tầng công nghệ

quốc gia; nhận thức sự tương hợp (yêu cầu của công nghệ đặc thù, đặc điểm ngành

và mức độ cạnh tranh trong ngành với khả năng của doanh nghiệp); nhận thức sự hữu

dụng (đặc điểm doanh nghiệp và người lãnh đạo, lợi ích của Internet về giảm chi phí,

mở rộng phạm vi thị trường, cải thiện mối quan hệ với khách hàng); và yêu cầu của khách hàng Kết quả nghiên cứu cho thấy, cần phải có những chính sách ưu tiên và

xử lý đồng bộ những nhân tố tác động nhằm thúc đẩy quá trình hội nhập Internet của

các doanh nghiệp, góp phần thực hiện mục tiêu của Chính phủ trong lộ trình thực thi Chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại Việt Nam

Nghiên cứu chưa đi sâu vào phân tích nhân tố sự hữu dụng Khi nhận thức chi phí đầu tư so với lợi ích doanh nghiệp nhận được thì doanh nghiệp có quyết định chấp

nhận sử dụng công nghệ mới?

2.5 L ựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp trong nghành Giao thông v ận tải, năm 2014

Ngu ồn: Tạp chí Giao Thông Vận Tải, số tháng 07 năm 2014

Tác gi ả: Nguyễn Văn Điệp

N ội dung:

Nghiên cứu đề cập đến bốn nội dung cơ bản: Phần mềm kế toán và mô hình

hoạt động, các tiêu chí sử dụng để lựa chọn phần mềm kế toán, thực trạng sử dụng

phần mềm kế toán hiện nay và một số hạn chế thường gặp của phần mềm kế toán

Các tiêu chí cơ bản khi lựa chọn PMKT bao gồm: Thứ nhất, nguồn gốc xuất

xứ Thứ hai, các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng: các khoản chi phí đầu tư liên quan (chi phí triển khai, chi phí tư vấn, chi phí bảo trì); tính dễ sử dụng; khả năng

cảnh báo; tài liệu cho người sử dụng Thứ ba, những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật: thời gian và sự dễ dàng trong triển khai; khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng; thiết kế và cấu trúc của phần mềm; lỗi lập trình Thứ

tư, khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai: khả năng phát triển; thiết kế và khả năng nâng cấp; khả năng kết nối với các phần mềm khác

Nghiên cứu trình bày các tiêu chí chi phí liên quan khi đầu tư phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp chưa đầy đủ các tiêu chí: chi phí đào tạo, chi phí nâng

cấp

Tóm l ại: Qua những nghiên cứu được thực hiện tại Ấn Độ, Anh, Zimbabwe

và Việt Nam được tóm tắt và trình bày ở trên cho thấy, việc ứng dụng phần mềm kế

toán vào một doanh nghiệp tốn kém rất nhiều khoản phí khác nhau (chi phí trực tiếp

và chi phí gián tiếp), tuy nhiên nó cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp,

và là công cụ để mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp

Ở Việt Nam, các doanh nghiệp lớn đang tích cực hoàn thiện ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động quản lý, trong khi đó các doanh nghiệp nhỏ và vừa lại chưa

thực sự quan tâm nhiều đến công tác kế toán, tỷ lệ sử dụng PMKT không cao Các doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa có sự hiểu biết đầy đủ và quan tâm đến công cụ này, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động lâu dài của công ty Cho nên, việc ứng dụng

phần mềm kế toán là cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay Xét ở khía

cạnh chi phí sử dụng, các DN nhỏ và vừa ở Việt Nam khi xem xét quyết định sử dụng PMKT thì họ sẽ xem xét các thành phần chi phí nào? Phần mềm kế toán nào được các doanh nghiệp này sử dụng nhiều nhất?

3 M ục tiêu và câu hỏi nghiên cứu thực hiện

- Xác định ảnh hưởng của các yếu tố chi phí tác động đến quyết định sử dụng PMKT tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Kết hợp điều tra tình hình sử dụng PMKT hiện nay tại các doanh nghiệp nhỏ

và vừa

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu các thành phần của nhân tố chi phí sử

dụng phần mềm kế toán trong mối quan hệ với quyết định sử dụng PMKT trong bối

cảnh tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoạt động trên địa bàn TP.HCM không phân biệt ngành nghề kinh doanh

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể là khảo sát, tổng hợp và phân tích các số liệu thu thập từ đó mô tả đặc tính của đối tượng nghiên cứu

- Nguồn dữ liệu của nghiên cứu được thu thập từ các doanh nghiệp khảo sát

thực tế khi chọn mẫu nghiên cứu Bên cạnh đó là sách, tạp chí, báo cáo khoa học và

một số website uy tín trên internet

6 Nh ững đóng góp mới của đề tài

- Về mặt lý luận: Đề tài hệ thống hóa tác động của từng nhân tố chi phí đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ giúp ích cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và

vừa nghiên cứu tham khảo lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán vào doanh nghiệp mình, góp phần làm cho hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn

7 K ết cấu đề tài

Đề tài gồm 3 chương

Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu

Chương 2: Thực trạng nghiên cứu mức độ ảnh hưởng của các nhân tố chi phí đến quyết định sử dụng phần mềm kế toán

Chương 3: Kết luận và giải pháp kiến nghị

CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin

1.1.1 S ự đổi mới

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và quá trình toàn cầu hóa, sự đổi mới và ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

trở thành một yêu cầu tất yếu Một mặt, nó đặt ra yêu cầu đối với mỗi doanh nghiệp,

mặt khác giúp các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với công nghệ tiên tiến và phương

thức kinh doanh mới của thế giới Một trong những chiến lược được lựa chọn để tăng

lợi thế cạnh tranh, và giảm chi phí sản xuất đó là sự lựa chọn những kỹ thuật mới DeLone, 1988, cho rằng, hiệu quả của sự lựa chọn công nghệ thông tin trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng là công cụ quan trọng để tăng cường khả năng của doanh nghiệp vừa và nhỏ

1.1.2 Tư duy công nghệ mới

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật và yêu cầu của quá trình toàn cầu hóa, các quốc gia, các doanh nghiệp muốn đảm bảo quá trình cạnh tranh của mình đều phải có định hướng và những hoạt động xúc tiến

nhất định nhằm ứng dụng công nghệ mới vào quá trình sản xuất kinh doanh

Công nghệ mới đối với các doanh nghiệp là những sản phẩm công nghệ lần đầu tiên được áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh Công nghệ mới có thể là một sản phẩm công nghệ tổng hợp từ nhiều công nghệ khác để có thể có được sản

phẩm công nghệ hoàn hảo Để hội nhập được với công nghệ mới, doanh nghiệp cần

có sự chuyển biến về chất của tư duy công nghiệp mà trọng điểm là tư duy công nghệ

mới Bằng tư duy công nghệ mới và sự phối hợp liên ngành, con người sẽ đổi mới, xúc tiến các phương pháp giải quyết những vấn đề kỹ thuật tổng hợp nhằm đưa ra các

sản phẩm tiên tiến phục vụ nền công nghiệp hiện đại

1.1.3 Công ngh ệ thông tin

Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay

là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là

kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động

của con người và xã hội" (Nguồn Wiki Việt Nam)

1.1.4 H ệ thống

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức

Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một

tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp

vụ tài chính

1.1.6 D ữ liệu

Dữ liệu (data) là một mô tả hình thức về thông tin hay hoạt động nào đó Dữ

liệu được mô tả dưới nhiều dạng khác nhau Ví dụ như các ký tự, ký số, hình ảnh, ký hiệu, âm thanh…

1.1.7 Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (Database), viết tắt là CSDL hoặc DB, là một tập hợp các dữ

liệu có quan hệ logic với nhau, có thể dễ dàng chia sẻ và được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng của một tổ chức, cá nhân nào đó

Một cách định nghĩa khác dễ hiểu hơn, CSDL là một tập hợp có cấu trúc của

những dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trong máy tính (bảng chấm công nhân viên, danh sách các đề án, niên giám điện thoại…) Một CSDL được thiết kế, xây dựng và lưu trữ với một mục đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng hay người dùng

1.2 Ph ần mềm kế toán

1.2.1 L ịch sử hình thành và phát triển

Kế toán ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và trong những điều kiện kinh tế, xã hội khác nhau, thì vai trò của kế toán cũng khác nhau Giai đoạn đầu tiên, con người sử dụng kế toán phục vụ cho cuộc sống, tuy nhiên khi đó kế toán đơn giản chỉ là ghi lại kết quả công việc và đánh giá hiệu quả của công Việc ghi sổ

bằng phương pháp thủ công đã tạo nên hạn chế rất nhiều trong công tác kế toán tài chính như: mất nhiều thời gian, ghi chép trùng lắp, ghi chép không chính xác, không đầy đủ nội dung, sử dụng nhiều nhân lực

Vào thế kỷ 15, kế toán kép ra đời, thời gian này kế toán được xem là một phương pháp, một cách thức để xác định việc tồn tại hay phá sản của công ty Bước sang thời kỳ phát triển của chủ nghĩa tư bản, kế toán được xem là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh, kế toán

thực hiện chủ yếu mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cho ban lãnh đạo Bên cạnh đó kế toán còn thực hiện được vai trò chuyển tải thông tin cho các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người có nhu cầu biết về sự phát triển của doanh nghiệp

Ngày nay, kế toán được xem là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn

bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị Bước sang giai đoạn

nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, nguồn thông tin do kế toán cung cấp không

những phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp, cho các đối tượng quản

lý của nhà nước mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp như: Ngân hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…Do đó định nghĩa về kế toán cũng đã có sự thay đổi Kế toán được xem

là hệ thống đo lường, ghi chép, xử lý truyền tải thông tin có ích cho những đối tượng

cần sử dụng những thông tin đó Theo luật kế toán ban hành 17/06/2003 định nghĩa:

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Như vậy dù được sử dụng cho những mục đích khác nhau hoặc ở trong những điều kiện kinh tế xã hội khác nhau, kế toán được ghi nhận là một khoa học để thực hiện quá trình thu thập và xử lý thông tin

Do đó, có thể nói kế toán là một khoa học về thu thập, và xử lý cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng những thông tin này Và đó chính

là vai trò kế toán - cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho những người có nhu cầu

toán hiện nay rất phổ biến trên thị trường, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng bởi tính ưu việt cũng như những lợi ích mà phần mềm này mang lại Chủ doanh nghiệp

sẽ không tốn quá nhiều thời gian vào các nghiệp vụ kế toán vì vậy họ sẽ có nhiều thời gian hơn để quan tâm đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp Các

phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, thu, chi; cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người kia và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác

và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn

Có nhiều quan điểm về phần mềm kế toán, trong nghiên cứu của Nguyễn Văn Điệp (2014) tác giả trình bày phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ,

sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác Nói khác đi, phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng

hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc Phần mềm kế toán là chương trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán trong quá trình thu

thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối tượng sử dụng

1.2.2 Phân lo ại

Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp lớn đã sử dụng SAP, ERP (Enterpire Resouces Planning) trong nỗ lực

tự động hóa công tác quản lý mà hệ thống kế toán chỉ là một phân hệ

Cách phân loại thứ nhất, chúng ta có thể chia các phần mềm thành 3 loại theo nguồn gốc của phần mềm đó là phần mềm của nước ngoài như SAP, Sum System,

Peachtree, Quichbook… Phần mềm trong nước như Esoft, Fast, Bravo, Bit Accounting,…Và phần mềm kế toán nước ngoài được Việt hóa như 1C: Kế toán 8

Cách phân loại thứ hai, phần mềm có thể được tách ra theo yêu cầu sử dụng – được trình bày chi tiết bên dưới thì phần được chia thành hai nhóm chính: phần mềm

do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết và phần mềm kế toán đóng gói Mỗi loại đều

có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà doanh nghiệp có thể xem xét lựa

chọn Các phần mềm kế toán tuy khác nhau nhưng đều có những nguyên tắc hoạt động chung cũng như đều có những thành phần cơ bản trong cách thức tổ chức giao

diện, nội dung của phần mềm

1.2.2.1 Ph ần mềm kế toán nước ngoài

Hiện nay, có khá nhiều phần mềm kế toán thương phẩm của nước ngoài đang được sử dụng tại Việt Nam, giá bán của những phần mềm này từ vài ngàn đến vài trăm ngàn hoặc vài triệu USD Đặc điểm chung của phần mềm kế toán nước ngoài là

rất chuyên nghiệp, bạn có thể nhận thấy điều này khi sử dụng các phần mềm nổi tiếng như Sun System, Quickbook, Peachtree… Điều này có thể giải thích do ở các nước phát triển quy trình quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp nên phần mềm phải đáp ứng các điều kiện khắt khe Khả năng xử lý đa dạng, phong phú, phần mềm có ổn định, tính kiểm soát, tính chuyên nghiệp cao, hạn chế được các khả năng gian lận của nhân viên kế toán, một số phần mềm được Việt hóa và phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam Các phần mềm kế toán nước ngoài được viết khá linh hoạt và cung cấp cho người dùng các tùy biến để điều chỉnh phần mềm phù hợp với yêu cầu sử dụng

Phần mềm kế toán nước ngoài có hệ thống báo cáo quản trị rất mạnh và các công cụ lập báo cáo thông minh được xây dựng trên một công nghệ tiên tiến Ví dụ, SAP có thể kết hợp với Crystal Report để lập ra các báo cáo riêng cho khách hàng

Tuy nhiên, phần mềm kế toán nước ngoài có một số nhược điểm Điều đầu tiên đó là chi phí cao so với khả năng của các doanh nghiệp Việt Nam, giá lắp đặt thường giao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn USD Một số phần mềm chưa

được Việt hóa hay quá trình Việt hóa không tốt chưa tương thích hoàn toàn với chế

độ kế toán Việt Nam (mẫu biểu sổ sách, mẫu báo cáo tài chính, chưa phù hợp) dẫn đến khó khăn cho doanh nghiệp khi sử dụng Các phần mềm nước ngoài thường hỗ

trợ theo chế độ kế toán của Mỹ và Anh là chủ yếu Mặt khác, các phần mềm này thường gặp khó khăn trong trường hợp có những thay đổi, điều chỉnh bổ sung chế độ

kế toán mới Đào tạo, vận hành tốn kém và chi phí cao Để bộ máy kế toán có thể sử

dụng hết các tính năng thường mất từ vài tháng đến cả năm Bảo hành, sửa chữa khá phức tạp khi xảy ra sự cố và với chi phí cao Mỗi khi xảy ra sự cố doanh nghiệp có

thể sẽ phải mời chuyên viên nước ngoài sang và cho dù có khắc phục được hay không thì doanh nghiệp cũng phải chi một khoảng phí lớn cho việc sửa chữa này

1.2.2.2 Ph ần mềm do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết (phần mềm đặt hàng)

Hiện nay chưa có một thống kê chính thức về số lượng doanh nghiệp sử dụng

phần mềm kế toán do nhân viên của chính doanh nghiệp viết hay thuê các đơn vị cung

cấp dịch vụ viết Các phần mềm kế toán do doanh nghiệp tự viết hay thuê viết thường đơn giản, phù hợp với yêu cầu xử lý dữ liệu kế toán tại doanh nghiệp, dễ sử dụng Tuy nhiên, tính kiểm soát của phần mềm không cao, xét cả dưới góc độ người quản

lý doanh nghiệp và góc độ người sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết

kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng

một tập đoàn và hệ thống theo đơn đặt hàng Trong trường hợp này nhà cung cấp

phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản

phẩm trên những yêu cầu cụ thể Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không

phổ biến và có giá thành rất cao Bên cạnh đó, tính ổn định và bảo mật của các phần

mềm này không cao, do đó, các doanh nghiệp này thường gặp lúng túng và khó khăn khi cập nhật và nâng cấp phần mềm

1.2.2.3 Ph ần mềm kế toán đóng gói (phần phềm thương phẩm)

Phần mềm đóng gói (còn gọi là phần mềm thương phẩm): Là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm Phần mềm kế toán dạng này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường, rất đa dạng và phong phú phù

hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau Với tính ổn định cao, việc cập nhật,

bảo trì hay nâng cấp dễ dàng Các phần mềm này được viết, biên dịch, đóng gói và bán cho doanh nghiệp nên các khả năng gian lận trong quá trình xử lý sẽ được hạn

chế Tuy nhiên, nếu phần mềm có tính kiểm soát không tốt, sẽ có những gian lận khi

kế toán thao tác phần mềm

Các phần mềm thông dụng hiện nay có thể chia thành hai nhóm: nhóm phần

mềm có tính linh hoạt cao, hệ thống báo cáo kế toán phong phú và đa dạng hơn nên

khả năng cung cấp thông tin tốt hơn - cho phép người dùng thay đổi giao diện nhập

liệu hay báo cáo và nhóm phần mềm không có tính linh hoạt cao

Một số phần mềm kế toán cung cấp tính năng in một số chứng từ như Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán lương, Các phần mềm kế toán này cũng hỗ trợ tính năng kết xuất dữ liệu ra dạng bảng tính Excel, điều này cũng hỗ trợ thêm công cụ cho việc kiểm tra, quyết toán

Cần lưu ý là mặc dù sự cạnh tranh trong lĩnh vực phần mềm kế toán đã dẫn đến chất lượng các phần mềm thương phẩm ngày càng được nâng cao, tuy nhiên một

số phần mềm kế toán còn nhiều hạn chế như:

- Không in sổ kế toán theo đúng mẫu biểu quy định

- Khi chỉnh sửa số liệu hoàn toàn không để lại dấu vết kiểm toán Điều này khiến cho việc lần theo các dấu vết gian lận kế toán thường gặp khó khăn

1 2.3 Vai trò, đặc điểm, mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

1.2.3.1 Vai trò c ủa phần mềm kế toán

Trong hệ thống kế toán, những chức năng và vai trò phần mềm kế toán là rất quan trọng Sử dụng phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác theo dõi chi phí, doanh thu, bán hàng, hàng tồn kho và các biên chế khác

Phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán

một cách dễ dàng và nhanh chóng Với một công ty liên tục phát triển sẽ làm cho một

số bộ phận trong công ty không kịp thời xử lý các nghiệp vụ phát sinh và số liệu cũng không được liên kết kịp thời Vì vậy giải pháp tối ưu nhất là các doanh nghiệp cần sử

dụng phần mềm kế toán để kịp thời ứng phó với tình hình trên

Để giúp doanh nghiệp quản lý tốt về kế toán và hoạt động kinh doanh một cách trơn tru nên việc ứng dụng phần mềm kế toán theo đặc thù của doanh nghiệp là

rất cần thiết Những đơn vị viết phần mềm kế toán theo yêu cầu có chuyên môn, kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kế toán, sổ sách kế toán, và các báo cáo nội bộ

1.2.3.2 Đặc điểm hoạt động của phần mềm kế toán

Quá trình hoạt động của phần mềm kế toán là quá trình ghi nhận nội dụng của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần thu thập vào trong phần mềm để tổ chức xử lý, lưu trữ và tạo ra các sản phẩm là các thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng Quá trình này có những đặc điểm cần chú ý sau:

- Đặc điểm ghi nhận dữ liệu: phần mềm kế toán ghi nhận nội dung các nghiệp

vụ thông qua hai hoạt động nhập liệu và khai báo Hoạt động nhập liệu ghi nhận nội dung của các nghiệp vụ phát sinh, hoạt động khai báo ghi nhận nội dung cần thu thập,

quản lý cho tài khoản và các đối tượng quản lý của hệ thống (khách hàng, nhà cung

cấp, hàng hóa )

- Đặc điểm xử lý: phần mềm kế toán có khả năng xử lý tự động và đồng thời các dữ liệu thu thập từ quá trình nhập liệu chứng từ để tạo ra các thông tin theo yêu

cầu

- Đặc điểm tổ chức dữ liệu: dữ liệu của phần mềm được lưu trữ nhất quán, không trùng lặp và có thể chia sẻ không chỉ trong cùng phần mềm kế toán mà có thể truy xuất và cung cấp cho các phần mềm khác Mặt khác, đa số các phần mềm tổ chức

dữ liệu theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trong đó tập tin lưu trữ dữ liệu tách biệt với chương trình kế toán, cho phép tổ chức dữ liệu, thao tác dữ liệu của nhiều doanh nghiệp khác nhau trên cùng một phần mềm

- Đặc điểm cung cấp thông tin: Thông tin cung cấp từ phần mềm đa dạng, dễ dàng tiếp cận đòi hỏi tổ chức phân loại và phân quyền sử dụng thông tin chặt chẽ Các thông tin này được xử lý tự động từ một nguồn dữ liệu, do đó, các báo cáo tạo ra từ

phần mềm sẽ không có ý nghĩa đối chiếu so sánh như môi trường kế toán thủ công

Sơ đồ hoạt động của phần mềm kế toán:

Khai báo

Các đối tượng nguồn lực sử dụng

Các tập tin lưu

trữ dữ liệu

Cập nhật, truy

xuất thông tin theo yêu cầu Thông tin

theo yêu cầu

1.2.4 Các tiêu chu ẩn tổng quát của phần mềm kế toán thương phẩm

1.2.4.1 Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng

Một phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của doanh nghiệp Các yêu cầu này có thể phân thành các nhóm sau:

- Phù hợp với các quy định của pháp luật và chính sách, chế độ doanh nghiệp

đã đăng ký, bao gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất kho hàng hóa, vật tư, phương pháp hạch toán tài sản cố định, phương pháp tính khấu hao, phương pháp hạch toán ngoại tệ,

- Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế toán, các tiêu thức quản lý, các phương pháp tập hợp - phân bổ chi phí, các phương pháp tính giá thành sản phẩm,

- Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp Doanh nghiệp không thể chọn phần mềm kế toán chỉ chạy trên máy đơn trong khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc hạch toán báo sổ

- Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán Doanh nghiệp hàng ngày cần xử lý rất nhiều dữ liệu kế toán Các dữ liệu này thường khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn cần phải cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin Các thông tin này có thể là thông tin kế toán tài chính được sử dụng cho chính doanh nghiệp, thông tin cung cấp cho các cơ quan

chức năng, thông tin cung cấp cho các chủ đầu tư, cho công ty mẹ, cho các đối tượng khác Thông tin cần cung cấp cũng bao gồm các thông tin kế toán quản trị chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp như các thông tin về dự toán chi phí sản xuất, các thông tin định giá bán sản phẩm,v.v

- Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu, hợp nhất báo cáo tài chính trong trường

hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hay có các đơn vị nội bộ hạch toán phụ thuộc

- Phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin Khi tin học hóa công tác kế toán, doanh nghiệp cần thông tin mọi lúc, mọi nơi chứ không phải đến cuối kỳ kế toán Do đó, phần mềm phải có tốc độ xử lý nhanh, cung

cấp thông tin phù hợp cả về nội dung và hình thức ngay khi có yêu cầu thông tin

- Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người dùng trong quá trình làm việc

Những hỗ trợ này được giải quyết thông qua các thông báo lỗi, hướng dẫn sữa lỗi, tài

liệu hướng dẫn, trợ giúp trực tuyến

- Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin Đối với nhân viên kế toán hay đối với chuyên viên của các cơ quan chức năng, một

phần mềm kế toán thân thiện, dễ sử dụng sẽ tạo điều kiện làm việc tốt hơn Tính thân thiện và tính dễ sử dụng của phần mềm được thể hiện thông qua ngôn ngữ giao tiếp, ngôn ngữ trên báo cáo, giao diện làm việc của phần mềm

1.2.4.2 Ph ần mềm phải có tính kiểm soát cao

Khi sử dụng phần mềm kế toán, khả năng sai sót, gian lận, phá hủy dữ liệu, rất cao Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm phải có tính kiểm soát cao Tính kiểm soát

của một phần mềm kế toán được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật - kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát

việc nhập liệu, xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán được nhập và được xử lý chính xác, và kiểm soát việc cung cấp thông tin

1.2.4.4 Ph ần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao

Tính phổ biển và tính ổn định của phần mềm thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với phần cứng

và các chương trình ứng dụng khác, khả năng tương thích và liên kết dữ liệu với các

phần mềm ứng dụng thông dụng như Excel, Access, Tính ổn định của phần mềm còn thể hiện thông qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới, hội nghị khách hàng, của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán Đồng thời, một phần mềm kế toán có thể phải tích hợp với các hệ thống khác, do đó, nhà cung cấp phần mềm phải có các giải pháp hỗ trợ tích hợp

1.2.4.5 Giá phí c ủa phần mềm

Giá cả cũng là một trong những tiêu chuẩn quan trọng Tuy nhiên, khi đánh giá về giá phí của phần mềm, cần quan tâm giá của phần mềm bao gồm các nội dung gì: giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu phần mềm, chi phí nhập liệu ban đầu,…và những chi phí khác phát sinh trong quá trình sử dụng

1.2.5 Các thành ph ần cơ bản của phần mềm kế toán

Khi tiếp cận, tìm hiểu một phần mềm kế toán, cần phải tìm hiểu cấu trúc tổ

chức của phần mềm, xác định vị trí của các thành phần cơ bản Một phần mềm kế toán thông thường sẽ có các thành phần cơ bản sau:

(1) Thành phần khai báo thông tin, chính sách kế toán chung: Thành phần này ghi nhận các dữ liệu về doanh nghiệp (tên, địa chỉ, người đại diện, ) và các chính sách chung liên quan đến vận hành hệ thống kế toán: kỳ kế toán, niên độ kế toán, thời điểm đầu tiên sử dụng phần mềm

(2) Danh mục tài khoản: danh mục các tài khoản sử dụng và tổ chức khai báo cách thức quản lý phục vụ cho việc hạch toán các nghiệp vụ ghi nhận trong hệ thống

kế toán

(3) Danh mục các đối tượng quản lý (chi tiết): danh mục các đối tượng hệ

thống kế toán cần tổ chức thu thập dữ liệu đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Ví dụ: danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hàng hóa,

(4) Chức năng khai báo số dư: khai báo số dư tài khoản và các đối tượng chi

tiết trong lần đầu tiên sử dụng phần mềm

(5) Chức năng nhập liệu: các chức năng nhập liệu, có thể tổ chức chung hoặc tách riêng theo từng phần hành, từng loại nghiệp vụ chức năng

(6) Chức năng tìm kiếm dữ liệu: cho phép tìm kiếm, truy xuất lại các dữ liệu,

chứng từ đã ghi nhận và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phần mềm

(7) Hệ thống báo cáo: thể hiện nội dung, thông tin từ quá trình xử lý của phần mềm thông qua hệ thống sổ sách và các báo cáo kế toán

1.2.6 Quy trình l ựa chọn phần mềm kế toán

1.2.6.1 Xác định yêu cầu để lựa chọn phần mềm

Cơ sở để xác định các yêu cầu lựa chọn phần mềm kế toán là các yêu cầu về

dữ liệu, xử lý, báo cáo, kiểm soát, được xác định trong quá trình phân tích và thiết

kế hệ thống kế toán, cũng như phải lưu ý đến các quy định của cơ quan quản lý chức năng đối với phần mềm kế toán Các yêu cầu để lựa chọn phần mềm cần được phân loại thành hai nhóm, các yêu cầu bắt buộc (ví dụ báo cáo tài chính) và các yêu cầu mong muốn được đáp ứng (ví dụ các yêu cầu về kiểm soát) Các yêu cầu này cũng có

thể được xếp hạng theo thứ tự ưu tiên hoặc tầm quan trọng để thuận lợi cho việc lựa

chọn phần mềm kế toán sau này

1.2.6.2 Thu th ập các phần mềm kế toán

Sau khi xác định được các yêu cầu lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập các phần mềm kế toán hiện có cũng như các nhà cung cấp phần mềm tương ứng Để đảm bảo lựa chọn được các phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh

doanh, quy mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ khảo sát phần mềm hiện đang sử dụng tại các doanh nghiệp cùng ngành nghề kinh doanh có quy mô tương ứng

1.2.6.3 Tìm hi ểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm

Căn cứ vào các yêu cầu đã được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành khảo sát, thu thập thông tin và đánh giá từng phần mềm đã thu thập Kết quả đánh giá chia thành 3 nhóm Nhóm 1 bao gồm các phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp, nhóm 2 là các phần mềm phù hợp nhưng chưa đáp ứng các yêu cầu được đưa ra, và nhóm 3 là tập hợp các phần mềm đáp ứng phần lớn các yêu cầu của doanh nghiệp

Các phần mềm nhóm 1 sẽ bị loại khỏi quá trình lựa chọn, các phần mềm nhóm

2 sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới cho nhà cung cấp phần mềm, và các phần mềm nhóm 3 sẽ được tiếp tục xem xét đánh giá khả năng tùy biến, thiết kế của phần mềm

Nếu phần mềm nào có thể thay đổi, hoàn chỉnh để phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp thì cũng sẽ được gửi các bảng yêu cầu tới các nhà cung cấp Trong trường hợp không có phần mềm nào thuộc nhóm 2 hoặc các phần mềm thuộc nhóm 3 không có khả năng thay đổi, thì doanh nghiệp buộc phải lựa chọn phương án tự thiết kế phần

mềm cho riêng doanh nghiệp bởi các yêu cầu đặc thù của đơn vị

1.2.6.4 Đánh giá, lựa chọn phần mềm

Doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá các phần mềm kế toán do các nhà cung

cấp được lựa chọn gửi đến Việc đánh giá này sẽ dựa trên hai cơ cở: (1) các phần

mềm kế toàn này đã đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu bắt buộc của doanh nghiệp hay chưa và (2) có bao nhiêu các yêu cầu mong muốn của doanh nghiệp đã được phần

mềm đáp ứng Quá trình sàng lọc này sẽ chọn ra số ít các phần mềm và tiến hành cho các nhà cung cấp giới thiệu (demo) các sản phẩm của họ

Có 2 phương pháp lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp:

- Phương pháp định tính tiến hành phân tích các nhóm tiêu chí lựa chọn phần

mềm trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến đánh giá và người có thẩm quyền cao nhất lựa

chọn một PM

- Phương pháp định lượng:

+ Xác định các tiêu chí lựa chọn và tầm quan trọng của từng tiêu chí

+ Đánh giá và cho điểm từng tiêu chí trong từng phần mềm Việc cho điểm có

thể sử dụng thang đo Likert để cho điểm mức độ phù hợp của từng phần mềm trong

từng tiêu chí (ví dụ, lấy 3 mức độ: phù hợp, trung bình, không phù hợp tương ứng với thang điểm 3, 2, 1)

+ Tính điểm tổng cộng của từng phần mềm trên cơ sở điểm của từng tiêu thức

có nhân với hệ số tầm quan trọng của tiêu thức đó

+ Phần mềm nào có tổng số điểm cao hơn sẽ được lựa chọn (giáo trình)

1.3 Các thành ph ần chi phí phát sinh trong quá trình ứng dụng phần mềm kế toán

Quy trình lựa chọn sử dụng gói phần mềm nói chung và phần mềm kế toán nói riêng cho các doanh nghiệp gồm nhiều giai đoạn, thông thường là 5 giai đoạn: giai đoạn nghiên cứu sơ bộ, giai đoạn phân tích yêu cầu, giai đoạn tìm và lựa chọn nhà cung cấp, giai đoạn triển khai sử dụng, và cuối cùng là giai đoạn bảo trì và nâng cấp Ứng với mỗi giai đoạn, các doanh nghiệp sẽ dự trù các khoản chi phí và chi trả cho

những khoản chi phí cụ thể:

1.3.1 Chi phí trong g iai đoạn nghiên cứu sơ bộ

Khi một doanh nghiệp bắt đầu kế hoạch cho một dự án phát triển một phần

mềm, doanh nghiệp sẽ trình bày các yêu cầu ở mức trừu tượng để không bắt buộc định nghĩa trước các giải pháp Các yêu cầu phải được viết sao cho các nhà phát triển

phần mềm có thể đưa ra các giải pháp khác nhau Các hoạt động trong thời gian này thường bao gồm thu thập các ý tưởng, nhận biết rủi ro, nhận biết các giao diện bên

ngoài, nhận biết các các chức năng chính mà hệ thống cần cung cấp, và có thể tạo

một vài nguyên mẫu dùng để “minh chứng các khái niệm của hệ thống” Ý tưởng có

thể đến từ nhiều nguồn khác nhau: khách hàng, chuyên gia lĩnh vực, các nhà phát triển khác, chuyên gia về công nghệ, các bản nghiên cứu tính khả thi cũng như việc xem xét các hệ thống khác đang tồn tại Tạo phiên bản thô của lịch trình thực hiện và

kế hoạch sử dụng tài nguyên, xác định rõ mục đích của việc triển khai xây dựng phần

mềm

Trong giai đọan nghiên cứu sơ bộ, nhóm phát triển hệ thống cần xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp (cần dùng hệ thống), những nguồn tài nguyên có thể sử

dụng, công nghệ cũng như cộng đồng người dùng cùng các ý tưởng của họ đối với hệ

thống mới Có thể thực hiện thảo luận, nghiên cứu, xem xét khía cạnh thương mại, phân tích khả năng lời-lỗ, phân tích các trường hợp sử dụng và tạo các nguyên mẫu

để xây dựng nên một khái niệm cho hệ thống đích cùng với các mục đích, quyền ưu tiên và phạm vi của nó

Một giai đoạn nghiên cứu sơ bộ không được thực hiện thoả đáng sẽ dẫn tới các hệ thống không được mong muốn, đắt tiền, không khả thi Để thực hiện được nhiều công việc nêu ra ở trên, thì chi phí cho hoạt động này gồm rất nhiều chi phí như:

- Chi phí hỗ trợ tư vấn: lương của chuyên gia trong lĩnh vực phần mềm Chi phí này tính theo hợp đồng thực hiện dự án lắp đặt phần mềm hoặc tính theo số giờ tham gia thực hiện dự án, và những khoản phí phát sinh khác cho chuyên gia tư vấn

- Chi phí quản lý (lương đội ngũ nhân viên tham gia dự án): bao gồm tiền lương của nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương của đội ngũ nhân viên tham gia dự án, các khoản phụ cấp, đãi ngộ cho nhân viên

- Chi phí thực hiện khảo sát, điều tra, nghiên cứu dự án: chi phí phát sinh để

thực hiện khảo sát điều tra, nghiên cứu sơ bộ doanh nghiệp

- Chi phí tổ chức hội thảo: việc tổ chức các cuộc họp bàn luận sẽ phát sinh nhiều khoản phí như chi phí thuê phòng họp, chi phí ăn uống, chi phí đi lại cho chuyên gia và nhân viên tham gia nghiên cứu, và một số chi phí khác

- Thời gian thực hiện dự án: Một dự án thực hiện nhanh với thời gian phù hợp

sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí

1.3.2 Chi phí trong g iai đoạn phân tích yêu cầu

Người thực hiện là các chuyên gia phân tích cùng với sự hỗ trợ cộng tác mật thiết của người sử dụng để trả lời cho câu hỏi: hệ thống cần phải làm gì?

Theo mức độ chi tiết có thể chia ra các loại tài liệu yêu cầu:

- Xác định yêu cầu: đây là một khẳng định, bằng ngôn ngữ tự nhiên hơn là các

sơ đồ, về các dịch vụ hệ thống cần cung cấp và các ràng buộc mà hệ thống phải tuân theo Tài liệu này cung cấp cho các thành phần: người quản lý của bên khách hàng, người dùng cuối của hệ thống, kỹ sư của khách hàng, người quản lý ký kết hợp đồng, các kiến trúc sư hệ thống

- Đặc tả yêu cầu: là tài liệu được cấu trúc mô tả hệ thống các dịch vụ chi tiết hơn Đôi khi tài liệu này được gọi là đặc tả chức năng Đây có thể coi là hợp đồng ký

kết giữa người mua và kẻ bán phần mềm Tài liệu này cung cấp cho các thành phần: người dùng cuối của hệ thống, kỹ sư của khách hàng, các kiến trúc sư hệ thống, người phát triển phần mềm

- Đặc tả phần mềm: là mô tả trừu tượng hơn của phần mềm làm cơ sở cho thiết

kế và triển khai

Nghiên cứu kỹ các yêu cầu của người sử dụng và của hệ thống phần mềm để xây dựng các đặc tả về hệ thống là cần thiết, nó sẽ xác định hành vi của hệ thống Nhiệm vụ của giai đọan này là phải trả lời được các câu hỏi sau:

(1) Đầu vào của hệ thống là gì?

(2) Những quá trình cần xử lý trong hệ thống, hay hệ thống phần mềm sẽ phải

xử lý những cái gì?

(3) Đầu ra: kết quả xử lý của hệ thống là gì?

(4) Những ràng buộc trong hệ thống, chủ yếu là mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra như thế nào?

Trả lời được câu hỏi trên, nghĩa là phải xác định được chi tiết các yêu cầu làm

cơ sở để đặc tả hệ thống Đó là kết quả của sự trao đổi, thống nhất giữa người đầu tư, người sử dụng với người xây dựng hệ thống Mục tiêu là xây dựng các hồ sơ mô tả chi tiết các yêu cầu của bài toán nhằm nêu bật được hành vi, chức năng cần thực hiện

mô tả các yêu cầu

Trong quá trình phân tích cần lưu ý đến tính khả thi của dự án

- Khả thi về kinh tế: chi phí phát triển phải cân xứng với lợi ích mà hệ thống đem lại, gồm có: chi phí mua sắm: thiết bị, vật tư (phần cứng), tư vấn, cài đặt thiết bị,

quản lý và phục vụ, ; chi phí cho khởi công phần mềm phục vụ cho hệ thống, hệ

thống liên lạc (truyền dữ liệu); chi phí đào tạo - huấn luyện, cải tổ tổ chức cho phù

hợp,

- Khả thi về kỹ thuật: đây là vấn đề cần lưu ý vì các mục tiêu, chức năng và

hiệu suất của hệ thống theo một cách nào đó là còn "mơ hồ" do vậy xét: rủi ro xây

dựng gồm các phần tử hệ thống (chức năng, hiệu suất) khi thiết kế và phân tích có tương đương hay không? Có sẵn tài nguyên gồm có sẵn con người và tài nguyên cần

thiết để phát triển hệ thống? Công nghệ: các công nghệ liên quan cho việc phát triển

Quá trình phân tích bao gồm việc nghiên cứu chi tiết hệ thống doanh nghiệp

hiện thời, tìm cho ra nguyên lý hoạt động của nó và những vị trí có thể được nâng cao, cải thiện Bên cạnh đó là việc nghiên cứu xem xét các chức năng mà hệ thống

cần cung cấp và các mối quan hệ của chúng, bên trong cũng như với phía ngoài hệ

thống Trong toàn bộ giai đoạn này, nhà phân tích và người dùng cần cộng tác mật thiết với nhau để xác định các yêu cầu đối với hệ thống, tức là các tính năng mới cần

phải được đưa vào hệ thống

Những mục tiêu cụ thể của giai đoạn phân tích là:

- Xác định hệ thống cần phải làm gì

- Nghiên cứu chi tiết tất cả các chức năng cần cung cấp và những yếu tố liên quan

- Xây dựng một mô hình nêu bật bản chất vấn đề từ một hướng nhìn thực tế

- Trao định nghĩa vấn đề cho chuyên gia lĩnh vực công nghệ để nhận sự đánh giá, góp ý từ chuyên gia

- Kết quả của giai đoạn phân tích là bản Đặc Tả Yêu Cầu (Requirements Specifications)

Gắn với những công việc đã nêu trên, doanh nghiệp nhỏ và vừa phải chấp nhận chi trả những chi phí phát sinh bao gồm:

- Chi phí hỗ trợ tư vấn: lương của chuyên gia trong lĩnh vực phần mềm Chi phí này tính theo hợp đồng thực hiện dự án lắp đặt phần mềm hoặc tính theo số giờ tham gia thực hiện dự án, và những khoản phí phát sinh khác cho chuyên gia tư vấn

- Chi phí quản lý (lương đội ngũ nhân viên tham gia dự án): bao gồm tiền lương của nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương của đội ngũ nhân viên tham gia dự án, các khoản phụ cấp, đãi ngộ cho nhân viên

- Chi phí khảo sát đánh giá tài nguyên công ty: chi phí phân tích, thu thập thông tin, chi phí lương nhân viên thực hiện, chi phí thiết bị, vật tư, chi phí liên lạc…

- Chi phí tổ chức hội thảo: việc tổ chức các cuộc họp bàn luận sẽ phát sinh nhiều khoản phí như chi phí thuê phòng họp, chi phí ăn uống, chi phí đi lại cho chuyên gia và nhân viên tham gia nghiên cứu, chi phí liên lạc,và một số chi phí khác

- Chi phí phân tích, xây dựng tổng chi phí đầu tư dự án: chi phí phân tích, thu

thập thông tin, chi phí lương nhân viên thực hiện, chi phí thiết bị, vật tư, chi phí liên

lạc, chi phí khác

1.3.3 Chi phí trong giai đoạn đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Trước khi bắt đầu với một danh sách dài các nhà cung cấp, hãy chắc chắn nhóm dự án đã xây dựng một bảng quyết định tiêu chí Có 5 tiêu chí cơ bản để công

ty cân nhắc và so sánh các thông tin thu nhập được danh sách các nhà cung cấp tiềm năng:

- Đáp ứng nhu cầu công ty việc: nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu hiện

tại của công ty về hệ thống không là điều tất cả doanh nghiệp quan tâm hàng đầu

- Công nghệ: định hướng công nghệ là tiêu chí giúp doanh nghiệp bớt phí thời gian với những nhà cung cấp không phù hợp Việc định hướng công nghệ được xem xét và quyết định bởi bộ phận công nghệ của công ty giúp doanh nghiệp loại cho nhà cung cấp trong một dự án vì các phần mềm phù hợp với hướng đi công nghệ của công

ty là tiêu chí quan trọng nhất

- Thông tin nhà cung cấp: một cuộc điều tra nho nhỏ về công ty của nhà cung

cấp không bao giờ thừa cả Kết quả nên bao gồm báo cáo tài chính được công bố, định hướng của công ty và một ngũ quản lý của họ Bằng cách so sánh kết quả, doanh nghiệp sẽ có được một ý tưởng khá rõ về nhà cung cấp mạnh nhất

- Khả năng hỗ trợ: khả năng hỗ trợ bao gồm nhiều lĩnh vực Bắt đầu với việc

hỗ trợ phương pháp thực hiện, công cụ hỗ trợ, các công cụ tài liệu quy trình, trang web dựa trên các công cụ hỗ trợ, các nhóm người sử dụng hoặc các cuộc khảo sát sự hài lòng của khách hàng Quan trọng nhất là khả năng hỗ trợ về địa lý ở mức độ nào?

và nhà cung cấp có đem đến khóa huấn luyện nhân viên công ty, bao gồm nhóm và

cá nhân không? Công cụ tốt đến mức nào nằm trong tay người không biết sử dụng sẽ

trở nên vô dụng Vì vậy đào tạo là bắt buộc và các nhà cung cấp tốt nên hỗ trợ đào

tạo chính thức chuyên sâu hơn là các vấn đề cơ bản

- Chi phí và rủi ro: để nhận biết toàn bộ những loại chi phí công ty phải đối

mặt trong quá trình triển khai dự án: chi phí phần mềm, chi phí hỗ trợ hàng năm (sẽ tăng), chi phí thực hiện (tính theo số giờ cho từng quá trình hoặc theo giờ), chi phí

phần cứng Cùng với chi phí luôn có những rủi ro không thể bỏ qua

Chi phí phát sinh cho giai đoạn tìm và lựa chọn nhà cung cấp PMKT thường bao gồm các thành phần chi phí sau:

- Chi phí lập hồ sơ nhà cung cấp: thời gian thực hiện, chi phí thiết bị, văn phòng phẩm, chi phí in ấn, chi phí đi lại, chi phí liên lạc…nhằm phục vục cho hoạt động tổng hợp thông tin nhà cung cấp dịch vụ phần mềm

- Chi phí hỗ trợ tư vấn: lương của chuyên gia trong lĩnh vực phần mềm Chi phí này tính theo hợp đồng thực hiện dự án lắp đặt phần mềm hoặc tính theo số giờ tham gia thực hiện dự án, và những khoản phí phát sinh khác cho chuyên gia tư vấn

- Chi phí quản lý (lương đội ngũ nhân viên tham gia dự án): bao gồm tiền lương của nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương của đội ngũ nhân viên tham gia dự án, các khoản phụ cấp, đãi ngộ cho nhân viên

- Chi phí tổ chức đánh giá giá cả dịch vụ so với ngân sách dự toán: chi phí về

thời gian, thiết bị, nhân công thực hiện, chi phí in ấn, chi phí liên lạc

- Chi phí đánh giá chất lượng sản phẩm: chi phí lắp đặt chạy thử, chi phí thiết

bị thực hiện, nhân công thực hiện, thời gian thực hiện chạy thử và hiệu chỉnh, chi phí liên lạc, và các chi phí khác

1.3.4 Chi phí trong g iai đoạn triển khai sử dụng phần mềm kế toán

Sau khi hoàn tất quá trình lựa chọn nhà cung cấp phần mềm, đánh giá chất lượng sản phẩm, chạy thử kiểm tra đã đảm bảo mọi yêu cầu đã đặt ra đều thỏa mãn, bước tiếp theo sẽ là giai đoạn tiến hành triển khai sử dụng PMKT Việc triển khai bao

gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang mới, vận hành…Chi phí triển khai phần mềm (PM) gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai,

tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng

- Chi phí kỹ sư lắp đặt PMKT: chi phí lương phải trả cho nhân viên thực hiện

bảo trì, thường được tính theo số giờ thực hiện hoặc theo hợp đồng quy định

- Chi phí mạng phần cứng và phần mềm: thiết bị điện tử, ổ cứng, máy tính, mạng, đường truyền và phần mềm hỗ trợ

- Chi phí thiết bị hỗ trợ vận hành hệ thống: các thiết bị khác ngoài thiết bị phần

cứng

- Chi phí bản quyền PMKT: chi phí ban đầu phải trả khi sử dụng phần mềm

- Chi phí vận hành: là thành phần chi phí của chi phí điều hành quản lý sử

dụng phần mềm kế toán, được xây dựng hàng năm, được sử dụng cho các nhiệm vụ

có liên quan đến vận hành hệ thống kế toán

- Chi phí đào tạo nhân viên sử dụng PMKT: học phí cho các khóa đào tạo, chi phí dịch vụ phải trả cho đơn vị đào tạo

1.3.5 Chi phí trong g iai đoạn bảo trì và nâng cấp

Chi phí bảo trì phần mềm không chỉ là để hỗ trợ khách hàng mà còn là để phát triển các phiên bản nâng cấp Việc phát triển nâng cấp không chỉ khắc phục lỗi mà còn liên tục phát triển các tính năng mới Nhiều khi người dùng đầu cuối có thể không

biết rằng việc khắc phục các lỗi là rất quan trọng (mặc dù tưởng là nó không ảnh hưởng tới mình) như thay đổi thuật toán làm tăng tốc độ tính toán, v.v Tùy chính sách của nhà cung cấp mà việc sửa lỗi có tính phí hay không Một số PM lớn của nước ngoài thường tính phí sửa lỗi, trừ một số lỗi nghiêm trọng mà hãng đưa ra chính sách cập nhật bản sửa lỗi miễn phí

Công việc bảo trì thường bao gồm:

- Sửa đổi chương trình phù hợp với việc thay đổi về biểu mẫu, chế độ kế toán - Hỗ trợ việc sử dụng phần mềm: về nghiệp vụ kế toán và cách thức ứng dụng phần

mềm kế toán

- Bảo trì những lỗi phát sinh của chương trình phần mềm kế toán trong thời gian bảo trì

- Bảo mật số liệu kế toán của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện bảo trì

Thời gian bảo trì: nhà cung cấp phần mềm sẽ bảo trì chương trình kế toán theo

thời gian doanh nghiệp thoả thuận có ghi rõ trong hợp đồng dịch vụ

Tùy theo các biến đổi trong môi trường sử dụng, hệ thống có thể trở nên lỗi

thời hay cần phải được sửa đổi nâng cấp để sử dụng có hiệu quả Hoạt động bảo trì

hệ thống có thể rất khác biệt tùy theo mức độ sửa đổi và nâng cấp cần thiết Sau khi

hết thời gian triển khai và bảo hành sản phẩm, doanh nghiệp cần cân nhắc đến phần

hỗ trợ này Doanh nghiệp thường hay nhầm lẫn trách nhiệm "hỗ trợ" của nhà cung

cấp giải pháp bao gồm cả việc đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và an toàn Trong khi thực tế, bảo trì và nâng cấp hệ thống là hai khoản mục cần tách bạch rõ Chi phí

bảo trì dành cho việc duy tu, bảo trì hệ thống, sửa lỗi phát sinh của phần mềm Còn

nâng cấp sẽ gắn với các yêu cầu phát sinh của doanh nghiẹp, hoặc nhu cầu nâng cấp phiên bản mới

Tương tự như bảo trì, việc nâng cấp tách làm hai phần: Phần nâng cấp phần mềm (thêm chức năng, tiện ích, nâng phiên bản ) và phần phát sinh trong triển khai (thay đổi về chức năng, quy trình sử dụng, thêm tiêu chí lọc, báo cáo mới ) Phần nâng cấp bao gồm cả triển khai thêm cho các phòng ban, đơn vị mới hoặc thêm quy trình tác nghiệp mới Vấn đề này thường phát sinh khi hãng phần mềm kế toán và đơn vị triển khai là 2 đơn vị độc lập Như vậy, khi doanh nghiệp đưa yêu cầu mới thì

cần phân biệt nó thuộc đối tượng nào xử lý Tùy vào phạm vi hợp đồng nâng cấp mà doanh nghiệp sẽ đưa ra yêu cầu phát sinh (ví dụ: sửa màn hình, thêm các báo cáo

thậm chí sửa quy trình tác nghiệp)

Các chi phí phát sinh trong giai đoạn này bao gồm những chi phí sau:

- Chi phí kỹ sư sửa chữa bảo trì hệ thống: chi phí lương phải trả cho nhân viên

thực hiện bảo trì, thường được tính theo số giờ thực hiện hoặc theo hợp đồng quy định

- Chi phí nâng cấp để tăng khả năng xử lý: giá dịch vụ nâng cấp được quy định

1.4 Các nhân t ố ảnh hưởng đến tổng chi phí sử dụng phần mềm kế toán

Sự tồn tại lỗi của phần mềm làm tăng đáng kể tổng chi phí vì thời gian và công sức để giải quyết lỗi Nói chung, các ứng dụng phần mềm đóng gói với số lượng lớn khách hàng sử dụng sẽ ít lỗi hơn các ứng dụng phát triển mới