BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ: Modun TC3 KẾ TOÁN DỰ ÁN ODA

TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRONG DỰ ÁN ODA • Yêu cầu • Chức năng của kế toán dự án ODA • Các yếu tố của hệ thống kế toán dự án ODA • Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán dự án ODA NGU

Kết thúc Mođun TC3 bạn có khả năng:

ƒ Nhìn nhận một cách tổng thể các yếu tố cơ bản trong việc tổ chức một

hệ thống kế toán có hiệu quả, phục vụ cho công tác quản lý dự án

2 Trao đổi kinh nghiệm về thực tiễn kế toán trong các dự án ODA

3 Nghiên cứu các tài liệu tham khảo

4 Tự đánh giá kết quả học tập

Mođun TC3: KẾ TOÁN DỰ ÁN ODA

TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRONG DỰ ÁN ODA

• Yêu cầu

• Chức năng của kế toán dự án ODA

• Các yếu tố của hệ thống kế toán dự

án ODA

• Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán dự án ODA

NGUYÊN TẮC ÁP DỤNG TRONG KẾ TOÁN DỰ ÁN ODA

• Kế toán sử dụng nguồn vốn (chi tiêu) dự án

• Lưu ý trong kế toán mua sắm tài sản

Trang 3

Trang 11

Trang 16 Trang 8

CHẾ ĐỘ THUẾ TRONG KẾ TOÁN DỰ ÁN ODA

• Nguyên tắc chung

GIẢI NGÂN, THANH TOÁN

• Nội dung của hoạt động giản ngân, thanh toán

• Quy trình giải ngân, thanh toán

Tổ chức hệ thống kế toán trong dự án ODA

n Yêu cầu đối với hệ thống kế toán

o Chức năng của kế toán dự án ODA

p Các yếu tố của hệ thống kế toán dự án ODA

q Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán dự án

ODA

Hệ thống kế toán có chức năng ghi chép, xử lý và tổ chức thông tin tài chính

nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng Hệ thống kế toán của dự án ODA

cần phải được tổ chức để cung cấp thông tin tài chính thỏa mãn nhu cầu của các

tổ chức liên quan như cơ quan chủ quản, nhà tài trợ, ngân hàng, chính phủ v.v

đồng thời vẫn phải tuân thủ các quy định về luật pháp của cả nước sở tại lẫn quốc

gia tài trợ nguồn cho dự án

Đối với Ban quản lý dự án, kế toán dự án ODA phải góp phần hỗ trợ Ban quản lý

dự án trong hoạt động theo dõi, quản lý việc tiếp nhận và sử dụng nguồn vốn dự

án đúng mục đích, có hiệu quả, phù hợp với cam kết giữa chính phủ và nhà tài

trợ

) Đọc kỹ các yêu cầu cơ bản dưới đây đối với hệ thống kế toán của dự án

ODA:

• Cung cấp thông tin có độ tin cậy, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của các cơ

quan liên quan như Chủ đầu tư, Nhà tài trợ, Cơ quan chủ quản

• Tuân thủ các quy định về tài chính, kế toán của Việt Nam đồng thời đảm bảo

phù hợp với chuẩn mực kế toán được chấp nhận chung trên thế giới

• Hệ thống tài liệu, báo cáo rõ ràng, thuận tiện cho công tác kiểm soát, kiểm

toán dự án

• Đơn giản và dễ sử dụng

Để đáp ứng các yêu cầu đó hệ thống kế toán dự án ODA phải đảm bảo cung cấp

thông tin có đầy đủ tính chất sau:

Công việc của kế toán dự án ODA là gì?

Người ta ghi sổ, tính toán số tiền vốn nhận được, số tiền dự án chi ra?

Thế được gọi là kế toán dự án ODA?

Chức năng của kế toán dự án ODA không chỉ đơn thuần là hoạt động ghi chép sổ

sách Với vai trò là một bộ phận quản lý của dự án, kế toán dự án phải đảm

đương những chức năng cơ bản sau:

• Chức năng cơ bản, và đầu tiên của kế toán dự án ODA là thu thập, ghi chép và

phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình tiếp nhận và sử dụng các

nguồn vốn dự án

• Ngoài ra, thông qua sự phối hợp với bộ phận kế hoạch, kỹ thuật và các bộ

phận khác của dự án, kế toán dự án tham gia vào hoạt động lập kế hoạch tài

chính hàng kỳ, giám sát và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

• Đồng thời, kế toán dự án ODA còn trực tiếp làm công việc lập báo cáo tài

chính hàng kỳ, thực hiện quyết toán vốn dự án

xác Đầy đủ

Trung

Có hệ thống

Kế toán

dự án

Thu thập Ghi chép Phản ánh

Lập k

Giế hoạch ám sát Kiểm tra

Lập báo cáo Quyết toán

Một hệ thống kế toán dự án ODA tốt phải đảm bảo chất lượng của cả 3 yếu tố

cấu thành ở trên

GHI NHỚ

Kế toán dự án ODA cần phải có vai trò tích cực trong công tác lập kế hoạch tài chính, giám sát và kiểm tra việc thực hiện

• Đào tạo, đào tạo lại cán bộ

• Nhân sự là yếu tố chủ chốt của

hệ thống, là yếu tố vận hành hệ thống vì vậy chất lượng của hệ thống kế toán phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng của cán bộ

và phân công công việc hợp lý

• Hệ thống tài khoản kế toán

• Cơ sở pháp lý của các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

• Là phương tiện phản ánh, lưu trữ thông tin tài chính căn cứ cho hoạt động kiểm tra, đối chiếu

Quy trình

ghi chép,

lập báo cáo

• Các quy định, hướng dẫn về quy trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế của dự án

và quy định về báo cáo thông tin tài chính

• Quy định về biểu mẫu báo cáo; thời gian, đối tượng báo cáo

• Đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của hệ thống kế toán; tính nhất quán trong quá trình ghi chép, xử lý và báo cáo thông tin tài chính của dự

án

• Là cơ sở cho của một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh

4 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán dự án ODA

Tổ chức bộ máy kế toán của các dự án ODA thường dựa trên hình thức tổ chức

và quy mô của dự án Căn cứ vào đặc điểm của dự án và quy mô, các ban quản lý

dự án sẽ tổ chức hệ thống kế toán phù hợp

Mô hình quản lý dự án Hình thức tổ chức hệ thống kế toán

Quản lý tập trung • Hệ thống kế toán tập trung

• Phòng kế toán tổ chức trong cơ cấu của BQLDA theo dõi tất cả các dự án thuộc quản lý của BQLDA

• Có phụ trách kế toán (kế toán trưởng)

Quản lý phân cấp • Hệ thống kế toán được phân cấp theo cấp độ quản lý

• Bộ phận kế toán được tổ chức song hành cùng với BQLDA ở các cấp khác nhau Mỗi BQLDA ở các cấp

* Yêu cầu phải tách bạch, không lẫn lộn giữa vốn ODA với kinh phí của Bộ, Ngành, Cơ quan

Hệ thống kế toán trong dự án ODA là một yếu tố quan trọng góp phần vào việc

nâng cao hiệu quả công tác quản lý của dự án Để thực hiện vai trò của mình hệ

thống kế toán dự án ODA phải đảm bảo các yêu cầu:

• Tổ chức với hình thức phù hợp với mô hình quản lý và quy mô của dự án

• Đồng đều trong tất cả các yếu tố: con người; hệ thống sổ chứng từ, sổ sách; hệ

thống quy trình, quy định xử lý nghiệp vụ

• Thực hiện đầy đủ các chức năng cơ bản từ ghi chép, phản ánh thông tin tài

chính; lập báo cáo, quyết toán; cho đến lập kế hoạch tài chính dự án, giám sát

kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

Dưới đây là bảng các tiêu chí mà quản lý dự án và các cơ quan hữu quan có thể

sử dụng như một công cụ đánh giá nhanh về chất lượng của một hệ thống kế toán

dự án ODA bất kỳ

Hệ thống kế toán có tích hợp đầy đủ với các phân hệ quản lý tài

chính dự án khác như: dự toán; quản lý thu, chi tiền mặt để tạo

nên một cơ sở dữ liệu thông tin tài chính chung, duy nhất

không?

Có Không

Các khoản mục chi phí mà hệ thống kế toán theo dõi có thể hiện

mối quan hệ với các hoạt động thực hiện dự án hay không?*

Có Không

Hệ thống kế toán có theo dõi các chi phí của dự án gắn liền với

nguồn vốn dự án hay không? Có đảm bảo dễ dàng xác định một

khoản chi cụ thể với (các) nguồn vốn dự án xác định không? **

Có Không

Các báo cáo tài chính mà hệ thống kế toán cung cấp có khả

năng so sánh chi phí thực tế và chi phí dự toán trong kỳ của dự

án không?

Có Không

Hệ thống kế toán có đảm bảo hoạt động ghi chép, báo cáo thông

tin tuân thủ quy định và nguyên tắc kế toán không?

Có Không

Hệ thống kế toán có đảm bảo cung cấp thông tin tổng hợp phục

vụ các yêu cầu báo cáo khác nhau của các bên tham gia như nhà

tài trợ, cơ quản chủ quản, ngân hàng hay không?

Có Không

Dự án có xây dựng hệ thống văn bản quy định và hướng dẫn về

quy trình, chính sách kế toán hay không?

Có Không

Cán bộ kế toán của dự án có hiểu biết và kinh nghiệm về kế

toán trong nước cũng như các thông lệ kế toán quốc tế hay

không?

Có Không

* Trong lập kế hoạch tài chính dự án ODA, một yếu tố quan trọng là việc phân loại các chi phí

phải thể hiện được mối liên hệ với các hoạt động làm phát sinh các khoản chi đó

** Khác với hoạt động của doanh nghiệp, theo dõi chi phí không cần xác định nguồn theo kiểu

đồng nào mua mắm, đồng nào mua tương, chi phí dự án bao giờ cũng phải được sử dụng cho

một mục đích nhất định và với nguồn xác định

Nguyên tắc áp dụng trong kế toán dự án

Kế toán dự án ODA có thể dựa trên hai cơ sở kế toán là: kế toán trên cơ sở thưc

thu thực chi (cash accounting basis) hoặc kế toán trên cơ sở dồn tích (accrual

accounting basis)

• Kế toán trên cơ sở thực thu, thực chi

Kế toán trên cơ sở thực thu, thực chi ghi chép các hoạt động dựa trên cơ

sở thu, chi tiền, không dựa trên cơ sở phát sinh của các nghiệp vụ kinh

tế Chỉ có hai hình thức hoặc là thu hoặc là chi tiền

Là phương pháp kế toán đơn giản không đòi hỏi hệ thống kế toán tổ

chức phức tạp

Đối với những hoạt động dự án mà chỉ đơn thuần là thực hiện mục tiêu

thanh toán, giải ngân (giống như hoạt động của hệ thống ngân sách nhà

nước) thì hệ thống kế toán trên cơ sở thực thu, thực chi là phù hợp vì nó

cung cấp thông tin trực tiếp về hoạt động thu, chi bằng tiền

Trong hệ thống kế toán dự án ODA có phân cấp, kế toán trên cơ sở thực

thu, thực chi có thể áp dụng với hệ thống kế toán ở mức thấp trong phân

cấp quản lý, nơi mà kế toán chỉ đơn thuần thực hiện hoạt động nhận tiền

dự án từ cấp trên và chi trả cho các đối tượng được hưởng

• Kế toán trên cơ sở dồn tích

Kế toán trên cơ sở dồn tích ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế trên cơ sở

phát sinh, không phụ thuộc vào việc thu, chi tiền gắn liền với nghiệp vụ

đó

Hệ thống kế toán dồn tích cung cấp một bức tranh tổng quát hơn về tình

hình tài chính của dự án ODA, phản ánh đầy đủ mọi mối quan hệ kinh

tế phát sinh như nghĩa vụ phải trả của dự án, khoản nợ phải thu, hay

các tài sản khác ngoài tiền của dự án như tài sản cố định, tồn kho…

Hệ thống kế toán trên cơ sở dồn tích được áp dụng phổ biến trong các

dự án ODA do tính chất của các dự án đa dạng và khả năng thực hành

kế toán của hầu hết các BQLDA đều đủ trình độ để thực thi

2 Nguyên tắc kế toán phải tuân thủ

Thông tin tài chính của dự án ODA được cung cấp cho các cơ quan liên quan

thông qua hệ thống kế toán của dự án Do vậy, việc ghi chép, xử lý và báo cáo

thông tin tài chính phải dựa trên cơ sở các nguyên tắc kế toán chung, đảm bảo

không chỉ các cơ quan trong nước mà các nhà tài trợ và các đối tác khác có thể

hiểu và theo dõi được tình hình tài chính của dự án Một số các nguyên tắc kế

toán chung mà các dự án ODA cần phải tuân thủ khi phản ánh, ghi chép các hoạt

động của dự án như sau:

chung trên thế giới và được vận dụng trong hoạt động kế toán của dự án

ODA Có thể tham khảo thêm nội dung của các nguyên tắc kế toán được

chấp nhận chung cùng sự vận dụng của chúng ở các tài liệu về kế toán như:

hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam

3 Chế độ kế toán áp dụng đối với các dự án ODA

Các dự án khác nhau có thể áp dụng các chế độ kế toán khác nhau Các nhân tố

chính tác động tới quyết định lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với hoạt động

quản lý dự án ODA bao gồm:

Tính chất của dự án

Nguồn vốn dự án

Quy mô, hình thức tổ chức và phân cấp dự án

Các chế độ kế toán áp dụng phổ biến trong các dự án ODA như sau:

Dự án đầu tư XDCB có BQLDA Chế độ kế toán chủ đầu tư

Dự án tài trợ cho đơn vi HCSN không

có ban quản lý dự án riêng

Chế độ kế toán HCSN Tài trợ cấp phường, xã không có

Thực tế cho thây là chế độ kế toán cụ thể áp dụng cho dự án ODA chịu ảnh

hưởng nhiều bởi yêu cầu báo cáo của nhà tài trợ Trong nhiều dự án, theo hiệp

định ký kết, yêu cầu về quản lý tài chính của nhà tài trợ có ảnh hưởng rất lớn nên

chế độ kế toán áp dụng cho dự án phải đảm bảo mục tiêu trước tiên là thỏa mãn

nhu cầu thông tin của nhà tài trợ vì vậy cần có những điều chỉnh nhất định trong

công tác hạch toán nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin phù hợp cho tất cả

các bên tham gia dự án

BQLDA, chế độ kế toán áp dụng cho dự án ODA không tránh khỏi việc phải

đáp ứng đồng thời yêu cầu của ít nhất 2 hệ thống kế toán Thực tế mà các

BQLDA đã làm đến nay là có thể lấy một hệ thống kế toán làm hệ thống cơ

sở, tiến hành những điều chỉnh thích hợp trong hoạt động ghi chép, xử lý và

báo cáo tài chính để cho ra kết quả thông tin đáp ứng yêu cầu của hệ thống

kế toán thứ hai

Hệ thống kế toán nào làm cơ sở phụ thuộc vào ảnh hưởng của bên nào đối

với hoạt động hàng ngày của BQLDA lớn hơn Nếu trong dự án mà vai trò

quản lý nhà tài trợ lớn (chẳng hạn các dự án Hỗ trợ Kỹ thuật mà nhà tài trợ

trực tiếp quản lý hoặc giao cho Tư vấn quốc tế trực tiếp chi tiêu) thì hệ thống

kế toán có xu hướng áp dụng hệ thống kế toán của nhà tài trợ Còn nếu trong

BQLDA mà vai trò quản lý hoàn toàn thuộc về các cơ quan chủ quản Việt

Nam (chẳng hạn các dự án do quốc gia điều hành) thì cơ sở chủ đạo là chế

độ kế toán Việt Nam, chẳng hạn hệ thống kế toán ở các ban quản lý dự án

thuộc các ngành như các PMU của Bộ GTVT hay các BQLDA thuộc UBND

các tỉnh…

Thực tế cho thấy, đến nay rất ít nhà tài trợ yêu cầu thực hiện theo chế độ kế

toán của họ mà thường họ chỉ yêu cầu lập một số báo cáo tài chính theo mẫu

biểu nhất định (được thỏa thuận trong Hiệp định hoặc đã quy định trong sổ

tay hướng dẫn của nhà tài trợ) Điều này đòi hỏi phải tổ chức thêm các

nghiệp vụ để theo dõi và tính toán các tiêu chí theo mẫu biểu được yêu cầu

Chứng từ kế toán là vật mang thông tin về mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là cơ

sở cho hoạt động ghi nhận, xử lý và báo cáo kế toán của dự án ODA Do vậy tổ

chức hệ thống chứng từ ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông

tin tài chính mà hệ thống kế toán cung cấp Hơn nữa do tính chất “duy nhất” về

pháp lý của chứng từ nên tổ chức hệ thống chứng từ kế toán của dự án ODA phù

hợp còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán của dự án trong các hoạt

động như quyết toán, kiểm toán

Những yêu cầu cơ bản đối với hệ thống chứng từ của dự án ODA như sau:

Đảm bảo các yêu cầu về tính pháp lý của chứng từ mà luật pháp Việt

Nam đã quy định như: rõ ràng, chính xác, không được viết tắt, không

được tẩy xóa v.v

Tuân thủ quy định của các nhà tài trợ; vừa đảm bảo đúng pháp luật Việt

Nam lại vừa đáp ứng được các yêu cầu kiểm tra, kiểm soát của nhà tài

trợ

Việc tổ chức ghi chép và tổng hợp, lưu trữ và lưu chuyển chứng từ của

dự án cần phải tạo điều kiện thuận tiện cho hoạt động quyết toán và

kiểm toán dự án sau này

Do đặc điểm trong hoạt động của các dự án ODA là có nhiều cơ quan

cùng tham gia quản lý, kiểm soát nên quản lý dự án cần có các quy định

rõ ràng cho hoạt động sao chụp, lưu trữ chứng từ nhằm đảm bảo tính

duy nhất của chứng từ nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu kiểm soát của

các bên liên quan

 Trên thực tế thì yêu cầu về chứng từ kế toán của các bên liên quan có thể khác

nhau

Nhà tài trợ nước ngoài thường chú trọng tới tính hợp lý của nội dung kinh tế

trong chứng từ kế toán, kết hợp với quy trình thực hiện nghiệp vụ hơn là

hình thức pháp lý của chứng từ Đôi khi họ có thể chấp nhận cả chứng từ

dưới dạng copy, hay các bản tự in từ máy tính v.v

Các cơ quan hữu quan của Việt Nam thì lại hay chú trọng tới hình thức

pháp lý của chứng từ (coi hóa đơn tài chính là quan trọng), hơn là nội dung

kinh tế và quy trình thực hiện nghiệp vụ

• Hệ thống tài khoản kế toán dự án ODA

Hệ thống tài khoản kế toán là hình thức phân loại thông tin kế toán của dự án

nhằm đảo bảo nhu cầu về sử dụng thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý dự

án ODA được hiệu quả hơn Các nhóm tài khoản chủ yếu phản ánh hoạt động của

dự án ODA bao gồm: Tài sản, Công nợ, Nguồn vốn, Chi phí và đôi khi còn có cả

nhóm tài khoản phải ánh Thu nhập (trong trường hợp quá trình thực hiện dự án

có làm phát sinh các khoản thu nhập)

Hệ thống tài khoản kế toán dự án ODA phải được xây dựng đảm bảo yêu cầu của

quản lý về nội dung thông tin và báo cáo tài chính Các BQLDA dựa trên đặc

điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị, kết hợp với yêu cầu của Nhà tài

trợ mà lựa chọn một hệ thống tài khoản kế toán phù hợp cho từng dự án

Khi lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán cho một dự án ODA Ban QLDA cần lưu

ý những điểm sau:

Đảm bảo tương thích với nhiều hệ thống báo cáo khác nhau: báo cáo

cho cơ quan chủ quản, báo cáo cho nhà tài trợ, báo cáo cho ngân hàng

v.v

Hệ thống tài khoản kế toán phải có sự điều chỉnh thích hợp, nhưng

thường thì phải đảm bảo tuân thủ quy định về hệ thống tài khoản cấp I

của Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư

Lấy hệ thống tài khoản chi tiết làm cơ sở Hệ thống tài khoản chi tiết

phải được thiết kế để đảm bảo cung cấp đầy đủ số liệu tổng hợp cho yêu

cầu của các bên liên quan Vì trên thực tế tài khoản chi tiết là nơi phản

ánh ảnh hưởng của các nghiệp kinh tế tới các khoản mục như tài sản,

nợ, nguồn vốn của dự án

Cần tập trung sự chú ý vào các tài khoản chi tiết, thiết kế mối liên hệ

hợp lý giữa các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp (TK cấp I)

ODA thường chỉ tập trung vào yêu cầu đối với hệ thống các tài khoản cấp I

Trong khi đó trên thực tế thì hầu như ảnh hưởng của mọi nghiệp vụ đều được

ghi chép trực tiếp vào các tài khoản chi tiết Số dư của các tài khoản cấp I (tài

khoản tổng hợp) thường chỉ đơn thuần là tổng số của số liệu trong các tài

khoản chi tiết

Các nhà tài trợ thì lại tập trung sự chú ý vào nội dung của hệ thống tài khoản

chi tiết, coi đó là xương sống của hệ thống tài khoản kế toán, với yêu cầu thiết

kế các mối liên hệ hợp lý giữa các tài khoản chi tiết và tài khoản cấp I

Câu hỏi

Khi thiết kế hệ thống tài khoản kế toán cho dự án ODA, Ban QLDA cần

quan tâm tới yếu tố nào để đảm bảo vừa đáp ứng được yêu cầu về thông

tin, báo cáo tài chính của Nhà tài trợ, đồng thời vẫn đảm bảo yêu cầu về

ghi chép, báo cáo theo hệ thống kế toán Việt Nam được áp dụng cho dự

án?

2 Hình thức sổ kế toán sử dụng cho dự án ODA

Kế toán dự án ODA có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán áp dụng

thống nhất cho các chủ đầu tư như sau:

Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ;

Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung;

Lựa chọn hình thức nào cho phù hợp thì quản lý dự án phải căn cứ vào quy mô,

đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều

kiện trang bị kỹ thuật tính toán

thức sổ kế toán ở trên tại Phụ lục số 01 và 02 của “Chế độ kế toán áp dụng

cho đơn vị chủ đầu tư” ban hành kèm theo Quyết định số 214/2000/QĐ – BTC

ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính

Đối với hoạt động kế toán ở các cấp độ phân cấp thấp như phường, xã, nếu khả

năng kế toán hạn chế thì có thể sử dụng hình thức kế toán ghi sổ đơn

3 Ứng dụng phần mềm kế toán trong các dự án ODA

Phần mềm kế toán hiện nay đã được sử dụng phổ biến trong hầu hết các dự án

ODA, thay thế cho hệ thống kế toán thủ công

Khi lựa chọn phần mềm kế toán, quản lý các dự án ODA cần lưu ý những điểm

sau:

Trước hết là tính linh hoạt về thông tin tổng hợp nhằm đảm bảo cung

cấp thông tin theo nhiều tiêu thức, nhiều dạng khác nhau – do mỗi đối

tượng liên quan cần những loại thông tin, báo cáo khác nhau Đặc biệt

các nhà tài trợ thường có yêu cầu báo cáo khác với cơ quan chủ quản

Việt Nam

Giao diện sử dụng thân thiện với người dùng

Đảm bảo thực hiện được các tác vụ kế toán ở nhiều cấp độ trong phân

cấp quản lý Có nhiều dự án ODA việc triển khai thực hiện qua nhiều

cấp, đặc biệt trong trường hợp ở cấp xã, phường là nơi hoạt động kế

toán đơn giản, trình độ kế toán hạn chế Do đó phần mềm kế toán phải

đảm bảo không chỉ thuận tiện cho bộ phận kế toán cấp trên mà còn phải

thuận tiện cho hoạt động của kế toán ở các cấp thấp nhất trong phân cấp

quản lý dự án

Chất lượng của một hệ thống phần mềm kế toán sử dụng cho dự án ODA thường

được đánh giá thông qua các khía cạnh sau:

Các chức năng mà phần mềm có thể thực hiện được

Khi đánh giá một phần mềm kế toán trước khi lựa chọn sử dụng cho dự án của

mình, quản lý dự án có thể tham khảo bảng các chỉ tiêu đánh giá nhanh dưới đây:

Hỗ trợ nhiều loại đồng tiền

Tương thích với nhiều môi trường hệ điều hành

Làm việc theo môi trường mạng

Có khả năng truy xuất thông tin theo các tiêu thức

Thực tế

Dự toán

Hỗ trợ đa hệ tài khoản kế toán

Có khả năng quản lý thông tin theo các mođun độc lập như:

Tiền, mua sắm, tài sản cố định, tiền lương, …

Có khả năng trích xuất báo cáo sang các dạng format khác

Truy xuất thông tin chi tiết của mỗi nghiệp vụ cụ thể

Khả năng lập báo cáo theo các tiêu thức khác nhau

Yêu cầu đối với các phần hành kế toán cơ bản

n Kế toán nguồn vốn dự án

o Kế toán sử dụng nguồn vốn (chi tiêu) dự án

o Lưu ý trong kế toán mua sắm tài sản

Nội dung của công tác kế toán dự án ODA tập trung vào hai lĩnh vực chủ yếu,

phản ánh đặc thù trong hoạt động của dự án, đó là:

Tiếp nhận các nguồn vốn dự án, và

Sử dụng vốn dự án (chi tiêu)

Kế toán nguồn vốn dự án ODA nhằm theo dõi và phản ánh quá trình tiếp nhận và

tình hình biến động của các nguồn vốn sử dụng cho dự án Các yêu cầu cụ thể

cho hoạt động kế toán nguồn vốn dự án có thể khác nhau, tùy theo từng dự án

(tính chất dự án, yêu cầu của nhà tài trợ v.v.) Tuy nhiên hoạt động kế toán nguồn

vốn cho các dự án ODA cần phải đảm bảo phản ánh sát thực tình hình tiếp nhận

và biến động của nguồn vốn chi tiết theo những tiêu thức sau:

Nhà tài trợ

Hình thức vốn (ODA, vay viện trợ, đối ứng, khác)

Mục đích sự dụng của nguồn vốn (phân theo tính chất sử dụng và theo

các hạng mục, hoạt động chủ yếu của dự án)

Thời gian phát sinh

Tổ chức kế toán việc tiếp nhận nguồn vốn dự án một cách hợp lý, rõ ràng sẽ

cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý dự án ODA ở các khía cạnh sau:

Hỗ trợ công tác lập kế hoạch tài chính dự án hàng kỳ

Giúp cho cơ quan quản lý đảm bảo tiến độ thực hiện dự án thông qua

việc so sánh, cân đối giữa khối lượng công việc đã thực hiện và khối

lượng công việc phải thực hiện với nguồn vốn đã sử dụng và khả năng

về nguồn vốn còn lại của dự án

Là cơ sở để quản lý dự án có kế hoạch giải ngân phù hợp

ODA)

Do đặc thù của các dự án hỗ trợ là hoạt động chi tiêu chiếm tỷ trọng gần như

tuyệt đối trong hoạt động thực hiện dự án Đặc tính đó đã được phản ánh trong

quan niệm của đời thường, xem dự án là “tiêu tiền”, là “giải ngân” Chính vì vậy,

đây là hoạt động phức tạp nhất của hoạt động kế toán dự án ODA, thể hiện ở

những điểm sau:

Các khoản mục chi tiêu nhiều, đa dạng

Phải đảm bảo đúng mục đích của nguồn vốn dự án

Yêu cầu đối với hoạt động ghi chép, theo dõi, tuân thủ các quy định của

các bên tham gia thường rất khác nhau (Cơ quan chủ quản phía Việt

Nam, nhà tài trợ, ngân hàng…)

dõi của phía các cơ quản chủ quản Việt Nam, đó là do cách thức phân loại và

phản ánh các khoản mục chi tiêu của dự án Công tác kế toán chi tiêu của dự

án ODA do vậy phức tạp hơn hoạt động theo dõi nguồn vốn rất nhiều

hỏi phải có phân loại chi tiết cho từng nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của dự án

ODA

Trong hoạt động chi tiêu dự án thì mua sắm tài sản là hoạt động thường xuyên

đối với dự án ODA Nghiệp vụ kế toán đối với hoạt động mua sắm tài sản của dự

án ODA có thể được ghi nhận khác nhau tùy thuộc vào tính chất và đặc điểm của

mua sắm Do vậy cùng một loại chi tiêu, mua sắm nhưng cách thức hạch toán và

báo cáo lại có thể hoàn toàn đối ngược nhau

Các yếu tố cần lưu ý trong hạch toán mua sắm tài sản của dự án như sau:

• Tính chất của mua sắm

Tài sản dùng cho hoạt động quản lý dự án (của Ban QLDA) Nếu

mua sắm là để phục vụ cho hoạt động quản lý của dự án thì khoản chi

sẽ được ghi nhận là tài sản và quản lý dự án phải theo dõi tài sản đó

trên sổ sách kế toán của dự án theo đúng các quy định kế toán, tài chính

về quản lý tài sản Việc ghi nhận tài sản sẽ đồng thời với việc ghi nhận

Chi phí quản lý dự án và Nguồn kinh phí hình thành của tài sản (nếu là

tài sản cố định – sử dụng lâu dài)