Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng tổng công ty truyền hình cáp việt nam

Hiện nay, trong hoạt động của Tổng Công ty Truyền hình Cáp, Văn phòng làđơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan vàcác đơn vị trực thuộc Tổng Công

BỘ NỘI VỤTRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng

Mã SV: 1405QTVC017

Lớp: ĐH_QTVP14C

Khoa: Quản trị Văn phòng

Trong thời gian từ ngày 18 tháng 12 năm 2017 đến ngày 11 tháng 2 năm

2018 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt

Nam để nâng cao kiến thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng

cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” Em xin cam đoan rằng đề tài này được nghiên cứu dựa

trên những kiến thức lý luận đã được học trên nhà trường và số liệu được cung cấpbởi Tổ Hành chính Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam và thamkhảo tại các tạp chí, internet Vì vậy kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu

có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản đến của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Namnăm 2016-2017 39Biểu đồ 2.2: Số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Namnăm 2016- 2017 45

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Nhiêm vụ nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Bố cục của khóa luận 6

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7

1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.1.1 Khái niệm văn thư 7

1.1.2 Khái niệm Tổ chức 12

1.1.3 Khái niệm quản lý 13

1.2 Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn thư 15

1.2.1 Nội dung công tác tổ chức văn thư 15

1.2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 17

Tiểu kết Chương 1 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM 23

2.1 Khái quát chung về Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam và Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 23

2.1.1 Quá trình phát triển của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam 24

2.1.3 Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 27

2.2 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 28

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 28

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam 52

Tiểu kết chương 2 59

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM 60

3.1 Đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 60

3.1.1 Đánh giá công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 60

3.2 Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư 63

3.2.1 Nguyên nhân của kết quả đạt được 63

3.2.2 Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế 64

3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 64

3.3.1 Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức 65

3.3.2 Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy 67

3.3.3 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 69

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoánhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theođịnh hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thànhtựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn

xã hội đồng thời tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa của đất nướccũng tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển

- thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đếnnay, Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, vềquản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức Trước những xu thế tháchthức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, doanh nghiệp cầnđược đẩy mạnh hơn nữa

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, Việt Nam đã tạo ra nhữngchuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sự nghiệpcũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầuphát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũngđóng một vai trò hết sức quan trọng Bởi công tác văn thư không chỉ là phương tiệncần thiết để ghi và truyền đạt lại các quyết định quản lý trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiệntốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đượcgiao và theo đúng pháp luật Vì vậy, công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thôngtin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vịđạt hiệu quả cao hơn

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúngđắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấpthông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chứchoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị vănphòng Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếucủa văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là một đơn vị truyền hình trựcthuộc Đài truyền hình Việt Nam, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty

đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt độngcủa các đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn côngvăn, tài liệu do các cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới Đây là khốilượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảoquản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này

Hiện nay, trong hoạt động của Tổng Công ty Truyền hình Cáp, Văn phòng làđơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan vàcác đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Bên cạnh những kết quả đã đạt được trongcông tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hìnhCáp Việt Nam, vẫn còn những vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu,điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ chức quản lý nhân lực, trang thiết bị Nhận thứcđược vấn đề đó trong quá trình thực tập thực tế tại Văn phòng Tổng Công ty Truyềnhình Cáp Việt Nam, kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, chúng tôi đã lựa

chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp của

mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại TổngCông ty Truyền hình Cáp Việt Nam chúng tôi đưa ra các giải pháp nhằm nâng caohoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư

3 Nhiêm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tổng hợp lý luận về hoạt động tổ chức và quản lý văn thư

- Tìm hiểu, thu thập, phân tích, đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn thư

2

4 Lịch sử nghiên cứu

Cho đến thời điểm hiện nay đã có nhiều sách báo tạp chí,… viết về nội dung công tác văn thư Cụ thể:

* Các giáo trình:

- Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần phương Hiền (2012), Quản

trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân: Giáo trình cung cấp những kiến

thức tổng hợp về văn phòng, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ cơ bản của vănphòng trong đó có công tác văn thư Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu những cơ

sở lý luận để tác giả đi sâu nghiên cứu những nội dung có liên quan đến công tác văn thư

- Trần Kiểm (2009), Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý giáo

dục,

NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội: Giáo trình cung cấp những kiến thức tổng hợp vềquản lý, từ đó chúng tôi làm căn cứ để đi sâu tìm hiểu về nội dung quản lý văn thưtại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của

Đảng và

Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải:

Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để đốichiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật

- Trường Cao đẳng Nội vụ (2009), Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư,

NXB Giao thông vận tải

- Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB

Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007: Giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung trongcông tác văn thư và những vấn đề liên quan

* Đề tài khóa luận:

- Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn

thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số giải

pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần giấy An Hòa”

3

hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”

- Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức và

quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã hội”, Đại

Trong quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu đề tài, chúng tôi thấy rằngchưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hìnhCáp Việt Nam cả về lý luận cũng như thực tiễn Thông qua đề tài “Nâng cao hiệuquả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp ViệtNam” góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện công tác văn thư tại văn phòng TổngCông ty Truyền hình Cáp Việt Nam và đóng góp cho nghiên cứu khoa học cũng nhưcác tác giả nghiên cứu lý luận để làm các đề tài tiếp theo

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Vănphòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam từ tháng 01 năm 2016 đến hết năm2017

Phạm vi nghiên cứu:

- Thời gian nghiên cứu: Tháng 01 năm 2016- tháng 12 năm 2017

- Không gian: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

6 Giả thuyết nghiên cứu

Dựa trên mục tiêu nghiên cứu, chúng tôi tìm hiểu về nội dung tổ chức vàquản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam Thông quaviệc khảo sát, tác giả tìm ra những tồn tại, hạn chế trong việc tổ chức và quản lýcông tác văn thư tại tổng công ty Từ đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp nhằm khắc

phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng Tổng Công tytrong thời gian tới.

7 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực hiện một số phương pháp sau:

- Phương pháp hệ thống: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để liên kết lýluận và thực tiễn từ đó giúp chúng ta xâu chuỗi và dễ dàng nhận diện những vấn đềtồn tại trong công tác tổ chức và quản lý văn thư, đồng thời rút ra đánh giá thựctrạng thực hiện công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Tổng Công ty Truyền hìnhCáp Việt Nam

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nguồn số liệu từ phòng hànhchính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Tổng Công tyTruyền hình Cáp Việt Nam, nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo,mạng internet… Chúng tôi sử dụng phương pháp này để tổng hợp và loại bỏ nhữngthông tin không có tính khả dụng tìm ra các thông tin mang tính chinh xác, từ đó,tác giả làm căn cứ để tìm ra bản chất, các mối quan hệ trong công tác văn thư

- Phương pháp quan sát: Với phương pháp này chúng tôi quan sát các cán bộ

phòng ban thực hiện nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điềuhành của mình, từ đó đánh giá đúng về việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư tạiVăn phòng tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Phương pháp phỏng vấn: Chúng tôi phỏng vấn các đối tượng khác nhaulàm việc trong Văn phòng Việc phỏng vấn giúp chúng tôi đánh giá được thái độcũng như những quan điểm của họ trong công tác văn thư

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý từ đó đưa ra các đánh giá

Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để đưa racác đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Vănphòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

8 Bố cục của khóa luận

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham khảo thì phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản,bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc,gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc lệnh,…)

để phục vụ cho quản lý điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụngkhá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từthời Trung Cổ Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơquan nhà nước Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác côngvăn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng

[20, tr11]

Như vậy, văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ởTrung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắclệnh để cai trị đất nước Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và là phương tiện

để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vaitrò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước

Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu được

các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tintrong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được sử dụng nhiều

và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức Những công việc như soạn thảo,duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý vănbản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữquen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Hoạt động này trở thànhhoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chấtlượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng,các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương Không những vậy còn rấtquan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp

Trong đề tài này, tôi sử dụng khái niệm công tác văn thư của tác giả Vương

Đình Quyền: Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo

văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức [20, tr 11]

Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao gồm:

• Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ về công tác văn thư Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm của cán bộchuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được mục đích, yêu cầucủa văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với những yêu cầu của văn bản;Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong việc duyệt, bổ sung về nội dung củavăn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản; Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyềnquy định

• Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bảnquy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản saovăn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[9, tr1]

Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

07/2012/TT-sơ và nộp lưu hồ 07/2012/TT-sơ và tài kiệu vào lưu trữ cơ quan Quản lý văn bản đi gồm 05bước:

- Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng chovăn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xemxét và giải quyết Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theonhững quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ

- Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên

máy tính Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm

dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp và tuân thủ những quyđịnh của pháp luật về lĩnh vực này

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhânbản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mậtcần tuân thủ theo quy định của pháp luật Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúngquy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đối với dấu mậtkhẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và BộCông An

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thựchiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chọnbao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có) Văn bản được chuyển phát

đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi,văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 02 bản (1bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc):

• Quản lý văn bản đến:

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản chuyển qua mạng, vănbản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức [9, tr1] Quản lý văn bản đến gồm 04bước:

- Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư

cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi kýnhận văn bản Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của vănbản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bóc bì văn bản

- Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện

đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập sổ đăng

ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV của BộNội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012

- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản đếnphải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để xem xét vàphân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết Khi phân phối văn bản văn thư cơ quan đăng

ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị

cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định Người đứng đầu cơ quanhoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đônđốc trong quá trình giải quyết văn bản

• Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp

và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyếtcông việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định Nghiệp

vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2007của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ chuyên môn phải có tráchnhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn Luật định

Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CPngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Thủtrưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và kiểm tra việc sử dụngdấu; cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu theo sựchỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan

* Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay

- Vị trí: Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vaitrò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh đạotrong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời là kênhthông tin cho hoạt động của cả cơ quan Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản để phổ biến chủ trương chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối hợp công tác, ghi lại những sự

kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của cơ quan Công tác văn thư đặc biệtquan trọng đối với thực hiện công tác văn phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trongcông tác văn phòng.

- Ý nghĩa:

+ Cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng

suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức, phòng tránh được nạn quan liêu giấy

tờ Công tác văn thư liên quan đến nhiều người, nhiều việc do đó công tác văn thưkhông chỉ liên quan đến nội bộ cơ quan mà còn liên quan nhiều bên khác

+ Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn,chính xác tránh những sai lầm trong hoạt động quản lý Thông tin cung cấp cho lãnhđạo càng nhanh chóng, chính xác thì hoạt động càng hiệu quả bởi nguồn thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin mang tính pháp lý cao nhất

+ Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh quátrình hoạt động của cơ quan Tổ chức tổt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ,gửi văn bản đúng đối tượng, không mất mất thất lạc là góp phần bảo vệ bí mật nhànước và cơ quan

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu bởi công tác vănthư là nguồn thường xuyên và chủ yếu của công tác lưu trữ

- Yêu cầu: Để thực hiện tốt công tác văn thư của cơ quan cần đáp ứng các yêu cầu:

+ Nhanh chóng: Yêu cầu này xét đến mức độ khẩn và quan trọng của văn

bản đêt chuyển giao văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệmgiải quyết đồng thời quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tụcgiải quyết văn bản

+ Chính xác: Yêu cầu nội dung văn bản phảo chính xác theo yêu cầu côngviệc, đúng với đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước Văn bản phải đúng thểloại, thẩm quyền, thể thức văn bản

+ Bí mật: Là yêu cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện mang tính chính

11

+ Hiện đại: Hiện đại hóa công tác văn thư là tiền đề để nâng cao năng suất,chất lượng công tác và là yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan trong thời đại côngnghệ thông tin.

có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải tất cảcác mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người Theo đó, mối quan hệ của conngười trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định [23, tr2]

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có các nghĩa sau đây:

- Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chứcnăng nhất định

- Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức

là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giaophó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là

việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.

Trong đề tài này, tác giả sử dụng tổ chức như một động từ có nghĩa là quátrình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lựccủa tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêuchung của doanh nghiệp

Trong đề tài, chúng tôi sử dụng từ “tổ chức” với nghĩa: “Tổ chức là quá

trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức tốt” [21, trg 1]

Từ khái niệm về tổ chức, chúng ta có thể hiểu tổ chức công tác văn thư là quátrình sắp xếp, bố trí các nội dung công việc có liên quan đến công tác văn thư như tổchức bộ máy, tổ chức nhân sự, tổ chức nghiệp vụ văn thư, tổ chức mua sắm trangthiết bị phục vụ công tác văn thư,… trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên môn,đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thànhviên

1.1.3 Khái niệm quản lý

Bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động (tổ chức, điều khiển,kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chứcnhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong muốn và đạt mục tiêu đã đề ra.Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý” Thông thường, quản lýđồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điềuchỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thểquản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng tháikhác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệthống” [14, tr5]

- "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệuquả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực

của tổ chức" [18, tr7]

- Theo F Taylor: Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người kháclàm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻnhất Sau này ông Lerence chủ tịch hiệp hội các nhà kinh doanh Mỹ đã khái quátquan điểm của F Taylor và cho rằng: Quản lý là thông qua người khác để đạt đượcmục tiêu của mình [22, tr.11]

- Trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” Harold Koontz cho

rằng: “Quản lý là một dạng thiết yếu, nó đảm bảo phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt

được mục tiêu của nhóm Ngoài ra ông còn cho rằng: Mục tiêu của nhà quản lý lànhằm hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mụcđích của nhóm với thời gian, tiền bạc, và sự bất mãn cá nhân ít nhất Với tư cáchthực hành thì quản lý là một nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một

khoa học” [15, tr.33]

- Theo Paul Hersey và KenBlanc Heard trong cuốn “Quản lý nguồn nhân

lực” thì: Quản lý là một quá trình cùng làm việc giữa nhà quản lý và người bị quản

lý nhằm thông qua hoạt động của cá nhân, của nhóm, huy động các nguồn lực khác

để đạt mục tiêu của tổ chức.” [13, tr.17].

- Ở Việt Nam, tác giả Trần Kiểm cho rằng: “Quản lý là những tác hoạch định

của chủ thể quản lý trong việc huy động, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối cácnguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) trong và ngoài tổ chức( chủ yếu là nội lực) mộtcách tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất [17, tr74]

- Vũ Dũng và Nguyễn Thị Mai Lan cho rằng: “ Quản lý là sự tác động cóđịnh hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến

khách thể của nó” [16, tr 10]

- Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc: “ Hoạt động quản lý là tácđộng có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thểquản lý ( người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạtmục đích của tổ chức” [11, tr.16]

- Cho dù cách tiếp cận nào thì bản chất của hoạt động quản lý là cách thứctác động (tổ chức, điều khiển, kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến kháchthể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mongmuốn và đạt mục tiêu đã đề ra Quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật

Trong đề tài này, chúng tôi sử dụng từ “quản lý” với nghĩa: “Quản lý là sự

tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi” [19, tr6]

Từ khái niệm chung về quản lý, chúng ta có thể hiểu khái niệm quản lý công tácvăn thư là: Sự tác động của Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan lên quá trình thực hiện côngtác văn thư bằng các phương pháp, công cụ quản lý thích hợp nhằm đảm bảo cho việcthực hiện công tác văn thư theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan, tổ chức đề ra

1.2 Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn thư

1.2.1 Nội dung công tác tổ chức văn thư

1.2.1.1 Tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư

Tổ chức bộ máy là quá trình dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xácđịnh của cơ quan để sắp xếp về lực lượng, quy định rõ ràng, cụ thể về chức năng,nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện công việc, đồng thời

bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống của cơ quan hoạtđộng như một chỉnh thể có hiệu lực nhất Điều này có vai trò duy trì hoạt động của

tổ chức một cách rõ ràng, khoa học

Công tác văn thư là những công việc đặc thù có liên quan đến nhiều giấy tờ,đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng mang tính chất phức tạp, liên quan đếntất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyếtcác thủ tục giấy tờ

Trong thực tế lãnh đạo không thể theo dõi kiểm soát hết những nghiệp vụ nàyđặc biệt là trong các cơ quan có quy mô và phạm vi lớn Vì vậy cần có bộ phận phụtrách công tác văn thư của cơ quan Tùy thuộc vào khối lượng công việc mà lãnhđạo có thể tổ chức thành các phòng ban hoặc là chuyên viên kiêm nhiệm

Bên cạnh đó, việc tổ chức phòng làm việc cũng chiếm một phần quan trọng.việc bố trí cần theo đúng chức năng, tính chất công việc Đối với văn thư cần phải

có những bàn rộng rãi có vách ngăn với khu vực bên ngoài; các máy móc như máyphotocoppy, máy in… phải được bố trí phù hợp, tiện lợi khi sử dụng; vị trí ngồi làmviệc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợp với chức danh làm việc Để bố trí được phònglàm việc tốt cần chú ý các vấn đề như không gian, số lượng nhân sự trong phòng…

Vì vậy, lãnh đạo văn phòng là người tổ chức phòng ban văn thư, kiểm tra, quan sát

và đưa ra quyết định tốt nhất, phù hợp nhất

1.2.1.2 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư

Tổ chức nhân sự là quá trình tìm người phù hợp để giao phó một chức vụ,một cương vị đang trống, hoặc đang cần được thay thế Nói cách khác tổ chức nhân

sự là sắp xếp đúng người vào đúng vị trí và đúng thời điểm

Công tác văn thư là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý củacác cơ quan Nhà nước, việc nâng cao hiệu quả quá trình làm việc phụ thuộc vào rấtnhiều yếu tố trong đó việc tổ chức và quản lý nhân sự làm việc là yếu tố rất quantrọng Căn cứ vào quy mô, tính chất, vị trí của bộ phận thực hiện công tác văn thưlãnh đạo cơ quan sẽ quyết định số lượng và tiêu chuẩn chọn các cán bộ, chuyên viênvăn thư chuyên trách ở cơ quan lớn và kiêm nhiệm ở các cơ quan nhỏ Cán bộ vănthư phải có những chuyên môn nghiệp vụ, đối với cơ quan có tính chất công việcphức tạp cần tuyển dụng cán bộ văn thư có trình độ cao như đại học, sau đại học.Việc bố trí nhân sự hợp lý giúp cho cơ quan, đơn vị hoạt động hiệu quả và chuyênmôn hóa

1.2.1.3 Tổ chức thực hiện công tác văn thư

Hiện nay việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư ngày càngđược chú trọng Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, cử cán bộ đi học hay trựctiếp các cán bộ văn thư hướng dẫn là các hình thức được các cơ quan thực hiện.Hướng dẫn cán bộ thực hiện các nghiệp vụ văn thư như soạn thảo và ban hành vănbản, quản lý văn bản đi đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Sau quátrình hướng dẫn nghiệp vụ để đánh giá tính hiệu quả cơ quan tiến hành kiểm tra để

tìm ra những hạn chế, yếu kém nhằm đưa ra các biện pháp xử lý Kiểm tra, đánh giácông tác văn thư là quá trình đo lường kết quả thực hiện công việc của các đơn vị,

cá nhân thực hiện các nghiệp vụ văn thư Tổ chức tốt hướng dẫn nghiệp vụ và kiểmtra giúp cho nâng cao trình độ nhân sự và phát hiện được những sai sót nhằm nângcao tối đa hiệu quả công việc

1.2.1.4 Tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Để công tác hành chính ngày càng chuyên nghiệp và góp phần vào công cuộccải cách hành chính ở nước ta hiện nay, trong các cơ quan cần trang bị đầy đủ cáctrang thiết bị, cơ sở vật chất Đây là điều kiện tiên quyết để các cơ quan tổ chức duytrì hoạt động, trang thiết bị và cơ sở vật chất phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động vàtính chất của từng cơ quan Tổ chức phòng làm việc cần bố trí theo đúng chức năng,tính chất công việc Đối với Văn thư cần phải có những bàn rộng rãi có vách ngănvới khu vực bên ngoài; các máy móc như máy photocoppy, máy in… phải được bốtrí phù hợp, tiện lợi khi sử dụng; vị trí ngồi làm việc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợpvới chức danh làm việc Để bố trí được phòng làm việc tốt cần chú ý các vấn đề nhưkhông gian, số lượng nhân sự trong phòng… Đáp ứng được đầy đủ cơ sở vật chấtlàm việc giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao

1.2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư

1.2.2.1 Ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, nhằm giúp cho công việc điều hành, quản

lý được thuận lợi, các Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan thường ban hành các hệ thốngvăn bản quản lý để thống nhất hoạt động của tổ chức

Vậy ban hành văn bản được hiểu là hoạt động xây dựng các văn bản chứađựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan, doanh nghiệp ban hànhtheo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mốiquan hệ quản lý hành chính giữa các cơ quan nói chung và trong nội bộ cơ quan nóiriêng

Đối với công tác văn thư cũng vậy, để hoạt động văn thư đạt được hiệu quảcao thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng đều ban hành hệ thống văn bản quản lý văn

thư Điều này giúp cho việc thực hiện công tác văn thư diễn ra một các thống nhất,

dễ dàng và thuận lợi hơn, tránh những sai lầm lớn trong quá trình thực hiện côngviệc

Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư là việc xây dựng vàthực hiện một hệ thống văn bản quản lý chất lượng công tác văn thư trong các cơquan, doanh nghiệp, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ramột phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng cácquy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư trong cải cách nềnhành chính Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó của công tác vănthư đối với mỗi cơ quan nói chung và với nhân dân nói riêng

Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư có vai tròquan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư:

* Đối với các cơ quan, tổ chức:

- Giúp cơ quan thống nhất trong việc thực hiện nghiệp vụ văn thư

- Việc ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư là một phương pháp quản

lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng côngviệc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quyđịnh, quy chế của từng cơ quan Đây cũng là một trong những hình thức giúp Lãnhđạo cơ quan rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quá trình xử lý côngviệc khoa học và hợp lý

- Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư cũng tạo điều kiện

để Lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết côngviệc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quảcủa công tác quản lý

* Đối với người thực hiện công tác văn thư

- Hệ thống văn bản quản lý văn thư tạo thuận lợi trong việc trao đổi nghiệp

vụ giữa mỗi cán bộ, công nhân viên khi thực hiện công tác văn thư

- Việc áp dụng hệ thống văn bản quản lý trong các lĩnh vực của công tác vănthư tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn

thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực,trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan

hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của côngtác văn thư cũng được nâng cao…

1.2.2.2 Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư của

cơ quan

* Hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện công tác văn thư

Chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ văn thư được thể hiện ở hai mặt là lýluận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành:

- Lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ vềcông tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiệnthực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụphải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp

vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư làkhông chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nângcao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoànthiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

- Kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luậnnghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước

đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất.Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán

bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luậnnghiệp vụ

Như vậy, để mỗi cán bộ văn thư nắm chắc được chuyên môn nghiệp vụ củamình thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần tiến hành hướng dẫn nghiệp vụ văn thưđồng thời tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thư

Để hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ văn thư được thực hiện tốt, trước hết mỗi

cơ quan, doanh nghiệp cần phổ biến về các nội dung của nghiệp vụ văn thư Điềunày giúp cho các cán bộ chuyên môn cũng như các cán bộ chuyên trách biết và hiểu

rõ hơn về hoạt động văn thư cũng như yêu cầu của văn thư trong các lĩnh vực màmình phụ trách.

Thông qua hoạt động phổ biến những kiến thức chuyên môn về văn thư,Lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan hoặc những người có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụvăn thư sẽ trực tiếp hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư cho từng cán bộtrong cơ quan Sau khi hướng dẫn lãnh đạo sẽ kiểm tra việc thực hiện công tác vănthư thông qua các công việc hằng ngày tại cơ quan Nếu việc thực hiện nghiệp vụvăn thư chưa tốt sẽ phải tìm những biện pháp phù hợp để nâng cao trình độ chuyênmôn, nghiệp vụ cho các cán bộ trong cơ quan

* Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác văn thư

Kiểm tra là hoạt động không thể thiếu trong việc duy trì tính ổn định và lâudài của cơ quan, tổ chức, qua quá trình kiểm tra có thể đánh giá được mức độ thựchiện công việc, là cơ sở để đánh giá năng lực làm việc

Ý nghĩa của công tác kiểm tra:

- Nhằm đảm bảo tính nghuyên tắc, thống nhất trong hoạt động văn thư của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Nắm bắt tình hình thực tế của bộ phận văn thư cơ quan và văn thư các đơn

vị trực thuộc

- Phát hiện sai sót, đưa ra phương án xử lý kịp thời hạn chế những tổn thất nâng cao hiệu quả

1.2.2.3 Hoạt động thi đua, khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác văn thư

Trong các tổ chức, cơ quan khen thưởng, kỉ luật là phương thức giúp quản lýcác hoạt động một cách minh bạch, công bằng nhất Trong công tác văn thư sau khitiến hành hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá quá trình thực hiệnlãnh đạo cần có những khen thưởng đối với cá nhân, đơn vị thực hiện tốt, đồng thời

kỉ luật đối với cá nhân, đơn vị thực hiện không đúng Hằng năm báo cáo về hoạtđộng văn thư của cơ quan cho Lãnh đạo theo những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra.Việc khen thưởng, kỉ luật luôn phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật vàquy định của cơ quan

Trong hoạt động hành chính hiện nay của nước ta công tác văn thư có một vịtrí và ý nghĩa vô cùng quan trọng, là một khâu đảm bảo thông tin được thông suốt

và cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách hiệu quả và chính xác nhất Bởi vậy đểcông tác văn thư thực hiện tốt nhất công tác tổ chức và quản lý cần phải khoa học,hợp lý và phù hợp với tình hình từng cơ quan, đơn vị

1.2.2.4 Hoạt động quản lý, đào tạo và bồi dưỡng công tác văn thư

Cán bộ, công nhân viên có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định, triểnkhai và tổ chức thực hiện nội dung công việc của mỗi cơ quan; quyết định sự thànhcông hay thất bại của đường lối, chính sách do cơ quan, tổ chức vạch ra Vì vậy, độingũ cán bộ, công chức phải được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng về năng lực công tác,

kỹ năng nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quảcông tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là một nhiệm vụ quan trọngđược xác định trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn2011-2020 Đào tạo, bồi dưỡng nhằm xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chứcthực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề được giao trên nguyên tắc kết quả,hiệu quả và chất lượng

Công tác văn thư là một hoạt động đặc biệt quan trọng trong các cơ quan,doanh nghiệp vì vậy việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là nhiệm vụ thườngxuyên, góp phần tích cực trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực côngtác, chất lượng và hiệu quả làm việc của cán bộ, công nhân viên; hướng tới mục tiêu

là tạo được sự thay đổi về chất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn Đào tạo, bồidưỡng tập trung trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện công việc chocán bộ, công nhân viên; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận cơ bản, trang bị

kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục thái độ thực hiện côngviệc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ

Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư không chỉgóp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu của một nền hànhchính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp mà còn có tác động tích cực đến nhiềumặt của đời sống kinh tế - xã hội Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng qua trường lớp,việc đào tạo cán bộ, công chức qua hoạt động thực tiễn cũng phải được quan tâmthực hiện liên tục trong quá trình sử dụng cán bộ

Tiểu kết Chương 1

Ở Chương 1, Chúng tôi đã làm rõ một số khái niệm liên quan đến việc tổchức và quản lý công tác văn thư Đồng thời chúng tôi nêu lên những nội dung củacông tác tổ chức và quản lý văn thư, có thể thấy công tác văn thư đóng vai trò vôcùng quan trong trong các hoạt động của cơ quan tổ chức, đặc biệt là hoạt độnghành chính nhà nước Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật hiệnnay, đòi hỏi sự đổi mới trong quy trình quản lý truyền thống, trong đó công tác vănthư giữ vai trò vô cùng quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính Để hộinhập và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước hiệu quả cần có những biện phápnâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư phù hợp với đất nước

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

2.1 Khái quát chung về Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam và Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.1.1 Quá trình phát triển của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam hay hay Trung tâm truyền hìnhCáp-MMDS là đơn vị truyền hình trả tiền duy nhất trực thuộc trực tiếp Đài truyềnhình Việt Nam Tổng Công ty được thành lập tử năm 1995 đến nay trải qua 3 giaiđoạn phát triển:

* Giai đoạn trước năm 2000: Trong giai đoạn này, Trung tâm thực hiện

một số nhiệm vụ: quản lý trực tiếp hệ thống truyền hình cáp MMDS trong phạm vitoàn thành phố Hà Nội Trên cơ sở quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống truyềnhình CATV-MMDS được Đài Truyền hình Việt Nam phê duyệt, trung tâm đượcđàm phán ký kết hợp đồng kinh tế kỹ thuật với các tổ chức tuyên truyền nước ngoài nhằm phục vụ phát triển hệ thống truyền hình MMDS

* Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2003: Thời kỳ này, Trung tâm tập trung

vào các ngành nghề kinh doanh chính bao gồm: dịch vụ cung cấp các chương trìnhtruyền hình kinh doanh chính bao gồm: dịch vụ cung cấp các chương trình truyềnhình trong nước và quốc tế do Thủ Tướng Chính Phủ và Đài Truyền hình Việt Namcho phép, các dịch vụ truyền tin, quảng cáo trên hệ thống truyền hình Cáp; sản xuấtlắp ráp, bảo dưỡng các thiết bị thuộc lĩnh vực truyền hình Cáp, truyền hình trả tiển;thực hiện các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của pháp luật

* Giai đoạn từ năm 2003 đến nay

Chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành đơn vị sự nghiệp có thu thuộc ĐàiTruyền Hình Việt Nam, Trung tâm chính thức lấy tên là Tổng Công ty Truyền hình CápViệt Nam, tên giao dịch quốc tế là Vietnam Cable Television Technique Center

Hệ thống mạng cáp CATV ngày càng được mở rộng, việc sử dụng hệ thốngcáp quang ngày càng phát huy tác dụng tốt, tạo tiền đề cho việc mở rộng mối quan

hệ hợp tác và triển khai hệ thống truyền hình trả tiền với quy mô lớn Ngày01/11/2004, triển khai truyền hình số vệ tinh DTH hoàn tất và chính thức phát sóng

trên phạm vi toàn quốc Năm 2005 VCTV thành lập 4 Chi nhánh trên địa bàn thànhphố Hà Nội, ngoài ra VCTV còn hợp tác với 3 đơn vị khác triển khai nhanh chóngmạng cáp CATV khu vực Hà Nội Năm 2006 VCTV tiếp tục phát triển CATV tạicác tỉnh, thành phố như: Thái Bình, Ninh Bình, Vũng Tàu, Tiền Giang, Phú Thọ.Ngày 15/09/2006, VCTV chính thức được Đài THVN giao quyền tự chủ tài chính -nhân sự, tạo điều kiện tốt nhất để VCTV phát triển Cũng thời gian này, Đài THVNquyết định giao nhiệm vụ kinh doanh quảng cáo trên truyền hình trả tiền cho VCTV.Năm 2007, với cơ chế quản lý và tài chính thông thoáng, quyền tự chủ cao, đây sẽ lànăm bứt phá của VCTV VCTV theo đuổi các chiến lược nâng cao chất lượng dịch

vụ và chính sách ưu đãi hợp lý nhất cho khách hàng Ngày 06/03/2007, Info TV kênh thông tin tài chính kinh tế - kênh truyền hình chứng khoán trực tiếp đầu tiên tạiViệt Nam, do VCTV ký kết triển khai cùng đối tác Ocean Media chính thức phátsóng VCTV nghiên cứu và chuẩn bị các dự án để đưa ra các gói sản phẩm côngnghệ cao như: IP TV, Mobile TV Đầu tư mạnh mẽ cho DTH, xúc tiến liên doanhvới đối tác nước ngoài nhằm phát triển DTH cả về nội dung và kỹ thuật

-Để đáp ứng nhu cầu đời sống tinh thần ngày càng cao của các khách hàng cóthu nhập khá giả, Trung tâm đã có rất nhiều nỗ lực vượt bậc trong nghiên cứu thịtrường, tìm hiểu kinh doanh các nhóm kênh ưa thích cho khách hàng bao gồmkhách hàng hiện tại và tiềm năng, từ đó đưa ra những chiến lược, biện pháp thíchhợp nhằm thu hút khách hàng một cách cao nhất Vì vậy, số lượng khách hàng, thuêbao, doanh số của Trung tâm tăng lên một cách đáng kể

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam.

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam.

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam có các chức năng và nhiệm vụ sau:

Kinh doanh dịch vụ hệ thống truyền hình trả tiền: MMDS, CATV, DTH; dịch

vụ truy nhập Interner (ISP), Quảng cáo và các dịch vụ gia tăng khác

Quản lý về công nghệ, hệ thống mạng và khách hàng thuê bao dịch vụ truyềnhình trả tiền: CATV, DTH… trên địa bàn toàn quốc Tổ chức và thực hiện mở rộngthị trường kinh doanh.

Quản lý và phát triển dịch vụ khách hàng thuê bao các loại hình dịch vụ trên

hệ thống truyền hình trả tiền, Internet và các dịch vụ khác

Xuất, nhập khẩu trực tiếp vật tư, thiết bị phục vụ kinh doanh truyền hình trảtiền, Internet và các dịch vụ gia tăng khác

Thực hiện các vấn đề liên quan đến bản quyền chương trình phát trên kênhtruyền hình trả tiền của Đài Truyền hình Việt Nam

Trực tiếp ký kết các hợp đồng hợp tác kinh doanh, liên doanh liên kết với cácđối tác trong và ngoài nước và các hợp đồng kinh tế với các cá nhân tập thể về hoạtđộng dịch vụ truyền hình trả tiền và dịch vụ truy cập Internet, các dịch vụ gia tăngkhác theo quy định của pháp luật và của Tổng Giám Đốc Đài Truyền hình

Tham gia nghiên cứu khoa học, tham gia thẩm định các dự án nhằm xâydựng đẩy mạnh phát triển dịch vụ truyền hình trả tiển

Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ soạn thảo Quy chế hoạt động, lể lối làmviệc, mối quan hệ công tác của đơn vị trình Tổng Giám đốc phê duyệt

Cùng với Ban tổ chức cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo đào tạo lại, bồidưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ , viên chức và người lao dộng thuộc Tổngcông ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Quản lý tổ chức cán bộ viên chức, người lao động, tài chính, tài sản của Tổngcông ty truyền hình Cáp Việt Nam theo quy định phân cấp của Đài

* Hệ thống cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt nam.

Cơ cấu tổ chức hiện nay của Trung tâm Kỹ thuật Truyền hình Cáp Việt Namgồm các phòng, chi nhánh như sau:

Ban Giám đốc:

- Tổng Giám đốc: Hoàng Ngọc Huấn

- Các Phó Giám đốc: Bùi Huy Năm, Nguyễn Văn Ninh, Tạ Sơn Đông, Nguyễn Tuất Anh

Các phòng ban thuộc khối kỹ thuật:

Các phòng ban thuộc khối Cavt bao gồm các chi nhánh:

- Chi nhánh số 1 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 2– Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 3 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 4 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 5 – Tại Hà Nội

Và 47 chi nhánh khác trực thuộc các tỉnh thành phố

Các phòng ban thuộc khối DTH Phòng DTH

Hệ thống đại lý bảo hành

Các đơn vị liên doanh

( sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam- Phụ lục 1)

Trải qua các thời kì khác nhau tùy thuộc vào những nhiệm vụ được giao mà

cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam cũng có những sự thayđổi, tuy nhiên sự thay đổi không lớn mà mang tính chất hoàn thiện tổ chức hơn

Hiện nay, Tổng Công ty có đội ngũ cán bộ, nhân viên được đào tạo và tốtnghiệp từ các trường Đại học, Cao đẳng uy tín trong nước với trình độ chuyên môn

kỹ sư cử nhân Đội ngũ nhân viên có trình độ kỹ thuật cao trong tất cả các lĩnh vựccủa Tổng Công ty

2.1.3 Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam là đơn vị trực thuộcTổng Công ty Truyền hình Cáp, có chức năng giúp lãnh đạo trong công tác thammưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, quản lý tài chính, nguồn ngân sáchcủa Tổng Công ty Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Tổng Công tyTruyền hình Cáp Việt Nam được thực hiện theo Quyết định số 1129/QĐ-VCTVngày 16 tháng 9 năm 2012 của Tổng giám đốc Công ty Văn phòng có chức năngtham mưu giúp Ban lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc TổngCông ty thực hiện các chương trình, kế hoạch làm việc và quy chế công tác củaTổng Công ty; Tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ; Quản lý cơ

sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động phục vụ hoạtđộng nội bộ của cơ quan theo quy định của pháp luật Văn phòng Tổng công ty cócon dấu riêng và tài khoản riêng

Để cụ thể và dễ dàng thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức phòng ban đơn vị của Văn phòng được quy định cụthể, chi tiết tại Quyết định số 200/QĐ-VCTV ngày 28 tháng 12 năm 2012 củaChánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam quy định:

- Lãnh đạo văn phòng:

Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Quốc Hạnh

Phó Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Tuấn Anh

2.2 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công

ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.2.1.1 Công tác tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư

Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của các cơ quan banngành Trung ương cùng với sự nỗ lực phấn đấu của CBCNV, Tổng Công ty liên tụcgiành được những thắng lợi góp phần không nhỏ vào chiến lược phát triển kinh tếcủa cả nước nói chung và ngành Truyền thông nói riêng

Để tiếp tục duy trì và phát huy mọi nguồn lực hiện có của Công ty, tập trungkhai thác các nguồn hàng, tăng cường các biện pháp quản lý kinh tế, nâng cao hiệuquả hoạt động sản xuất kinh doanh để từng bước hội nhập với sự phát triển của nềnkinh tế khu vực, phù hợp với chiến lược phát triển chung của lĩnh vực truyền thông

Xuất phát từ những mục tiêu đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã không ngừngchăm lo cho công tác Văn phòng của Công ty đặc biệt là công tác Văn thư bởi đâychính là công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung

và Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam nói riêng Công tác Văn thư là toàn bộquá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý và tổ chức lưu trữ, khaithác các văn bản, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan

Bộ phận thực hiện công tác văn thư trực thuộc Văn Phòng Tổng Công ty Tryền hình Cáp Việt Nam, thực hiện theo những quy định về chức năng và nhiệm

vụ do Lãnh đạo quy định dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Văn thư Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp, có nghĩa là một số nội dung công việc văn thư được thực hiện tại bộ phận văn thư của Tổng Công ty như : Các văn bản trình ký lãnh đạo Công ty, các văn bản đến

cơ quan ; một số công việc được thực hiện tại văn thư đơn vị như các văn bản thuộcthẩm quyền ký của trưởng các đơn vị, văn bản đến đích danh đơn vị…

Bộ phận văn thư thực hiện các nhiệm vụ được quy định chi tiết tại Quyết định số 189/QĐ-VCTV ngày 22 tháng 18 năm 2012 của Tổng Giám đốc Công ty

Truyền hình Cáp về ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty như sau:

- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tạikhoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 củaChính Phủ về công tác văn thư;

- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng các

văn bản trình lãnh đạo Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướngdẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc cơ quan và các đơn vị trựcthuộc Tổng Công ty;

- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng giao

Mục đích chính của công tác Văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý, ghichép lưu trữ tài liệu về mọi hoạt động của cơ quan có chuẩn mực pháp lý và hiệuquả Ngoài ra, Lãnh đạo Văn phòng còn quan tâm tới việc bố trí, sắp xếp phòng làmviệc để có không gian và môi trường làm việc tốt nhất trong điều kiện của cơ quan:

* Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của bộ phận Văn thư

Vị trí đặt phòng làm việc được xem như là một trong những yếu tố quyếtđịnh lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc Khi bố trí phòng làm việc phải đảmbảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phảidựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, tính chất công việc của từng phòngban để phân chia và bố trí hợp lý

Đối với Văn phòng cơ quan Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được

bố trí (8 tầng) theo chiều ngang gồm một dãy nhà quay mặt ra đường Văn phòngTổng Công ty được đặt tại trụ sở chính của Công ty và được bố trí các phòng gầnnhau chạy dài theo chiều ngang của cửa vào trụ sở Cơ quan Công ty:

Hình 2.1: Mặt cắt ngang một góc tại văn phòng Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam

Nguồn: Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Tầng 1 : Quầy lễ tân, gồm có 3 lễ tân trực đón khách với nhiệm vụ yêu cầu khách đến cơ quan xuất trình giấy tờ ( Phụ lục 4)

- Tầng 6: Đối diện với cửa vào là bộ phận Văn thư; phía tay phải là quầy lễ

tân ( Phụ lục 4)

- Tầng 7: Phòng Thư ký được bố trí ngay đối diện phòng Giám đốcCách bố trí trên rất thuận lợi và phù hợp với đặc trưng công việc của từng phòngban Việc quầy lễ tân được đặt dưới tầng 1 giúp cơ quan có trật tụ ra vào, đồng thời việckhách đến cơ quan sẽ k có tình trạng phải chờ lâu Tuy nhiên khối văn phòng lại bố trítheo tính chất văn phòng mở, gây khó khăn cho việc khách đến cơ quan làm việc

không rõ các vị trí bộ phận cụ thể trong văn phòng Nhưng nhờ có hệ thống điệnthoại nội bộ và cầu thang máy nên lễ tân có thể liên hệ trước với văn phòng hạn chếđược nhược điểm trên.

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của cơ quan được bố trí ngay thẳng cửa chính ravào tầng 6 của cơ quan (do cơ quan sử dụng thang máy nên cửa chính đựơc thiết kế

đi thẳng lên tầng 6), bộ phận văn thư có tường bao được thiết kế hai mặt trước vàsau bằng kính chịu nhiệt Do Văn phòng Tổng Công ty mang tính chất văn phòng

mở nên các bộ phận có liên quan với nhau cùng làm việc trong một phòng đượcchia thành nhiều ngăn

* Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư- lưu trữ

Nếu công tác Văn phòng trì trệ, công việc của văn thư không giải quyếtnhanh chóng thì toàn bộ hoạt động của cơ quan cũng không thể mang lại hiệu quảcao, thậm chí việc chậm thông tin mang lại hậu quả rất trầm trọng Đồng thời, nhậnthức rõ tầm quan trọng và lợi ích của điều kiện làm việc là yếu tố tác động trực tiếpđến tâm lý của các CNCNV, ý thức được rằng người lao động không thể làm việc cóchất lượng và đạt hiệu quả cao, nếu thiếu thốn về điều kiện lao động Ban Lãnh đạoCông ty đã thường xuyên quan tâm đến vấn đề này, cụ thể là hàng năm Công ty đãgiành ra những khoản kinh phí tương đối lớn để mua mới, sửa chữa các thiết bị đểthay thế những thiết bị đã hỏng hay sử dụng không hiệu quả

Bảng 2.1 Chi phí sửa chữa, mua mới các thiết bị trong Văn phòng

Chi phí ( triệu đồng)

Chi phí sửa chữa

Chi phí mua mới

Nguồn: Tổ Tài chính- kế toán

Hiện nay tổ văn thư đã được đầu tư tương đối đầy đủ các máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc

- Hàng loạt các loại trang thiết bị, máy móc: Bàn làm việc, bàn đánh máy, tủđựng hồ sơ, tài liệu, tủ đựng đồ, máy điều hoà, máy in, máy photo, máy tính, máysấy giấy, ấm nước nóng, hệ thống chiếu sáng, đồng hồ…