Nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng sở nội vụ tỉnh điện biên

Ban Tổ chức 1968 - 1971: Được tách ra từ Ban Tổ chức Dân chínhtheo Quyết định số 414/QĐ ngày 21 tháng 8 năm 1968 của Ủy ban hành chínhtỉnh Lai Châu cũ, có chức năng, nhiệm vụ: giúp Ủy ba

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN

Khóa luận tốt nghiệp ngành

Người hướng dẫn

Sinh viên thực hiện

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT : HOÀNG VIỆT HÙNG

: 1305QTVC022, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13C

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên là : “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”.

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin

sử dụng trong đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp này

Hà Nội, ngày 19 tháng 4 năm

2017 Sinh viên

Hoàng Việt Hùng

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, trong quá trình thuthập, tổng hợp thông tin làm khóa luận tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từban lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, đặc biệt là mọi người ở văn phòng Sở

đã tạo điều kiện, giúp đỡ cho tôi trong suốt thời gian làm khóa luận và cácthầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn một cách tỉ mỉ để tôihoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình

Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viênhướng dẫn khóa luận Th.s Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị vănphòng, bởi thầy đã hướng dẫn tận tình trong quá trình thực hiện làm khóa luậntốt nghiệp

Tôi xin được trân trọng cảm ơn!

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục đích nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Bố cục của đề tài 4

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1.1 Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng 5

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 5

1.1.2 Khái niệm về công tác văn phòng 6

1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng 6

1.2.1 Vị trí, vai trò của văn phòng 6

1.2.2 Vị trí, vai trò của công tác văn phòng 8

1.3 Nội dung công tác văn phòng 9

* Tiểu kết chương 1: 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 17

2.1 Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 17

2.1.1 Lịch sử hình thành 17

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 18

2.1.2.1 Chức năng 18

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 19

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 25

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 26

2.1.3.1 Chức năng 26

2.1.3.2 Nhiệm vụ 26

2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ 28

2.2 Thực trạng về công tác của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 29

2.2.1 Tổ chức bộ máy làm công tác văn phòng 29

2.2.2 Công tác tham mưu, tổng hợp 34

2.2.3 Công tác thu thập và xử lý thông tin 36

2.2.4 Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan 38

2.2.5 Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của cơ quan 40

2.2.6 Công tác về văn thư - lưu trữ 44

2.2.6.1 Công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ 44

2.2.6.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 48

2.2.6.2.1 Nghiệp vụ về văn thư 48

2.2.6.2.2 Nghiệp vụ về lưu trữ 59

2.2.7 Công tác tổ chức hội họp 60

2.2.8 Công tác đảm bảo hậu cần 63

2.2.9 Ứng dụng thiết bị và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 65

2.2.9.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ 65

2.2.9.2 Các phần mềm ứng dụng CNTT trong hoạt động Văn phòng Sở 66

* Tiểu kết chương 2: 68

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 69

3.1 Nhận xét, đánh giá 69

3.1.1 Ưu điểm 69

3.1.3 Nguyên nhân 74

3.2 Các giải pháp 75

3.2.1 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng 75

3.2.1.1 Đối với người lãnh đạo 75

3.2.1.2 Đối với nhân viên văn phòng 76

3.2.2 Chuẩn hóa các quy định nghiệp vụ về văn phòng 78

3.2.3 Giải pháp đầu tư các trang thiết bị làm việc văn phòng 80

3.2.4 Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng 81

3.2.5 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động của văn phòng 82

* Tiểu kết chương 3: 82

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Có thể nói trong giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, Việt Namđang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợicũng như những thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọilĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình Chính từnhững yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ củathời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng khôngthể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong đó có Văn phòng Sở Nội vụ tỉnhĐiện Biên

Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh trong dịp đi chúc tết Tết Nguyênđán năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến

khu Việt Bắc đã từng nói : “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” Câu nói trên càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong

thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn phòng nói chung và cán bộ, công nhânviên chiến sỹ văn phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêngtrong giai đoạn hiện nay

Tại Hội nghị công tác văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước toàn quốc

do Văn phòng Chính phủ tổ chức tại Hà Nội năm 2010, lúc đó Phó Thủ tướngThường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng cũng đã đến dự và đặc biệt nhấn

mạnh: “Đừng nghĩ rằng cứ điều ai về làm văn phòng cũng được và ai cũng làm văn phòng được”, đó là nhận định rất đúng đắn, mang tính khái quát cao và là lời

nhắc nhở sâu sắc tới lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức các cấp,

sự quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cán bộ, côngchức làm công tác văn phòng, tạo điều kiện tốt nhất để văn phòng phát huy tốtvai trò của mình.

Do vậy, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vịkhác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục

vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức Hiện đại hoá văn phòng cũng khôngphải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đếnnỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại

đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn

Trong thời gian làm khóa luận tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, nhận thứcđược vai trò quan trọng của văn phòng, do đó tôi quyết định chọn đề tài:

“Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, với

mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệuquả hoạt động của văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phầnnâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng không phải là một lĩnhvực mới, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về lĩnh vức này Trong phạm vi đềtài, tôi có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về côngtác văn phòng có thể nêu như sau:

của

Văn phòng Công ty cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng” của Hoàng

Thị Thu Hiền

quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng

Thành” của Phạm Thị Huyền.

- Luận văn thạc sĩ, “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà” của Lê Thị Nga.

3 Mục đích nghiên cứu

Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế

phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Hiểu rõ được những cơ sở lý luận chung về khái niệm, vị trí, vai trò, nộidung của văn phòng và công tác văn phòng

Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để tìm hiểu thực trạng vềhoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên Rút ra những ưu điểm vàhạn chế còn tồn tại trong hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh ĐiệnBiên

5 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

- Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số 841, đường Võ Nguyên Giáp,

phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên)

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là : Hoạt động của Văn phòng Sở Nội

vụ tỉnh Điện Biên

6 Giả thuyết nghiên cứu

Hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên vẫn còn nhiều hạnchế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng của hoạt động này, từ đó gópphần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan

7 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin ở những tài liệu đãnghiên cứu trước đó về công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhànước nói chung, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói riêng.

- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ

và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòngtrong công tác tổ chức, quản lý công tác văn phòng

nhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài

8 Bố cục của đề tài

 Kết cấu của đề tài gồm 3 phần :

- Phần mở đầu.

- Phần nội dung: Gồm 3 Chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn phòng.

Chương 2: Thực trạng về công tác Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.

Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện

- Phần Kết luận.

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1 Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đếnvai trò quan trọng của bộ máy văn phòng Văn phòng được coi là bộ máy thựchiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan Nóđảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thốngnhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả Vậy văn phòng là gì ?Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khácnhau:

gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”

điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ Ví dụ

“Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Uỷ ban nhân dân”

nước, trong các xí nghiệp Như vậy: văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản,lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan Nói đến văn phòng người tathường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác vănthư

Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉphản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng Để đưa rađược định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàndiện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức

Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động củavăn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác vềvăn phòng cơ quan như sau:

=> “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanhnghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơichăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạtđộng của mỗi cơ quan, tổ chức ”

1.1.2 Khái niệm về công tác văn phòng

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì:

sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội,hànhchính, môi trường theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm

thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị Như vậy ở đầu vào,việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý

để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của côngtác văn phòng

thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh

đạo Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổchức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sửdụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêumong muốn

=> “ Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý

và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chứcnhằm đạt được kết quả mong muốn ”

1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng

1.2.1 Vị trí, vai trò của văn phòng

Trong quá trình hoạt động các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và

đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch Số lượng văn bản nhiều hay ítphụ thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ củamỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có VP để thực hiện việc quản lý và lưuchuyển các văn bản này Các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần chocông tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức Với vị trí hoạtđộng đa dạng, nhiều người đã gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phònglàm việc cho nhà quản trị.

VP là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vịtrong mọi hoạt động Do VP trợ giúp cho nhà quản trị về công tác thông tinđiều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên,liên tục Vai trò của văn phòng đựợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ cácchức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó

Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dâychuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trìnhquản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nếu văn phòng khônglàm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động Văn phòng làm trung giangiữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và lànơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanhnghiệp mang đến cho lãnh đạo

Văn phòng đựợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thôngqua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ Mặt khác, văn phòng cũngđược ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơquan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng Mọi vấn đề về hậucần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện đếnmua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả Vớinhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng

đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệptheo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Bên cạnh đó, vănphòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đốingoại của cơ quan, doanh nghiệp Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo

vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách; chuẩn

bị chỗ nghỉ cho khách…

VP là bộ phận trung gian thực hiện ghép nối các mối quan hệ trong quản

lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Đây là hoạtđộng thường xuyên, diễn ra khá phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giaocho VP làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việcngười đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyếttheo yêu cầu của quản lý

Sở dĩ, VP được đánh giá là bộ phận không thể thiếu vì nó có những vaitrò vô cùng quan trọng đối với các nhà lãnh đạo:

chức

- Là dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung, cácnhà lãnh đạo nói riêng…

=> Với những vai trò to lớn đó các nhà quản trị đang cố gắng xây dựng

VP mình theo hướng hiện đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động VP là hoạtđộng nghề nghiệp,thực tế trong xã hội

1.2.2 Vị trí, vai trò của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng

ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơquan, tổ chức

Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, làmắt của cơ quan, tổ chức Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cươngkhoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thôngsuốt và có hiệu quả.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hànhchính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để cóthể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức

và cho xã hội Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợithế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn Hoạt động thông tin lạigắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệtquan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào

Tuy nhiên để để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác vănphòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác nàymột cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lokiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vữngmạnh

Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnhđạo Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phóphòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực củalãnh đạo về hoạt động văn phòng Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó Chánhvăn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịutrách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác hoạt động văn phòng

1.3 Nội dung công tác văn phòng

- Tổ chức bộ máy công tác làm văn phòng:

Cơ cấu tổ chức văn phòng hay nói cách khác là bộ máy văn phòng đòihỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc.Mọi hoạt động của bộ máy văn phòng phải thông suốt, có hiệu quả, các mối

thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn

bộ hệ thống

Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú củacông tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầunhiệm vụ đặt ra Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏicác cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung.Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng Nhiệm vụ đó đặt racho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hànhcông việc

- Công tác tham mưu, tổng hợp:

Tham mưu và tổng hợp trong hoạt động văn phòng là hai công việc cùngnhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có

cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mụctiêu hoạt động của cơ quan

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tácvăn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lýthông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hainội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt độngquản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý

sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa họcchính xác Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòngcần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đócần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúpviệc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, cóđược những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng

là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chứcnăng

- Công tác thu thập và, xử lý thông tin:

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sựtruyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy

ra cho nhiều người cùng biết

Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin Thôngtin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính…;những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo.Thông tin là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt,kịp thời và hiệu quả Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin màphải có người trợ giúp trong lĩnh vực này

Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng Văn phòng đượccoi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyểnphát, thu thập và xử lý tại văn phòng Tất cả những thông tin tiếp nhận được(cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thíchhợp để chuyển tải và lưu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong vănphòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan:

Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông quacác chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức Chương trình, kế hoạchgiúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kếhoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chứctrong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi rotrong quá trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơquan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sótcông việc Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nốicác kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp vớinhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành,sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan

và từng bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phậnchỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụđược làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm Cũng qua việc chỉ đạo thựchiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị cóđiều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn

- Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của cơ quan:

Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủtheo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trìhoạt động Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, dotính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan,

tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qualãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạtđộng của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng Đây là nhiệm vụ quantrọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đivào hoạt động

- Công tác về văn thư, lưu trữ:

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư, lưu trữ rất quan trọng.Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thôngsuốt và có hiệu quả

+ Công tác văn thư :

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thôngtin quản lý bằng văn bản Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạnthảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội

Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.

+ Công tác lưu trữ:

Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa họcnhững văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết Nộidung công tác lưu trữ bao gồm: Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổchức khoa học và tổ chức tài liệu phông lưu trữ quốc gia như: phân loại, xácđịnh giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, thống kê và kiểm tratài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công cụtra cứu khoa học và bảo quản tài liệu Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiếnhành theo phuơng pháp khoa học lưu trữ Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ làxây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ

- Công tác tổ chức hội họp:

Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn tronghoạt động quản lý Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trongđời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý

Tổ chức hội họp là một trong những nội dung hoạt động quan trọng củavăn phòng Hội họp là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợphành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao

Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một sốđông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thôngtin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan,doanh nghiệp Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiềungười cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung

và cùng tham gia tiến trình ra quyết định

- Công tác đảm bảo hậu cần:

Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơilàm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, cácđiều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phảicung ứng

Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cungứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vàotừng thời điểm Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng Làm tốtcông tác hậu cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệuquả của cơ quan, doanh nghiệp Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổchức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lýchặt chẽ các chi phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kếhoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra cáchoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp Sử dụng một cách có hiệu quả và tiếtkiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học Do đó các cơ quan, doanhnghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ củamình

- Ứng dụng các trang thiết bị và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng:

Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, nên ngày càngnhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt động văn phòng củamình Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương phápthủ công, đơn giản thì hiệu quả của công tác văn phòng sẽ không cao, tiến độthực hiện công việc chậm, kém chính xác Chính vì vậy yếu tố công nghệthông tin cho hoạt động văn phòng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả

hoạt động Văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời.

- Một số công tác khác:

+ Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Trong hoạt động của bất

cứ cơ quan, tổ chức nào, các cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi côngtác Là một trợ lý hay thư ký của cấp quản trị, phải biết họach định các chuyến đicông tác của thủ trưởng Kế họach chuyến đi bao gồm các họat động sau đây: Xâydựng chương trình cho chuyến đi công tác; chuẩn bị các thủ tục giấy tờ; chuẩn bịphương tiện đi lại cho lãnh đạo; liên hệ với nơi lãnh đạo đến làm việc để chuẩn bịđiều kiện ăn nghỉ và chỗ làm việc cho lãnh đạo; chuẩn bị tài liệu chuyên môn vànghe nhìn; chuẩn bị kinh phí; lên kế hoạch

đảm nhận ở nhà khi lãnh đạo đi công tác

+ Công tác tổ chức, xây dựng nguồn nhân lực: Bất kỳ cơ quan, tổ chức

nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên củamình, trong đó có nguồn tài nguyên vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực.Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong toàn bộ thành công của cơ quan tổchức Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệuquả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nóiriêng

+ Công tác lễ tân, tiếp khách: Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra

trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các tổ chức, cá nhân Nhân viên lễtân làm việc tại vị trí tiền phong của cơ quan, tổ chức là người đầu tiên tiếp đónkhách hàng đến liên hệ trực tiếp với cơ quan với nhiệm vụ tạo được

ấn tượng vàng tốt đẹp, là trung gian nhận và lưu chuyển các cuộc điện thoạigọi đến đúng chuẩn chuyên nghiệp Tất cả khách đến cơ quan phải được tiếpđón với thái độ tôn trọng và lịch sự Tuỳ theo điều kiện cụ thể, mỗi cơ quan

có một quy tắc riêng về gặp rỡ, chào đón khách khác nhau

* Tiểu kết chương 1:

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng nêu trên, ta

có thể thấy văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổchức Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại vớinhau, là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển Chính vì vậy, trong hoạt độngcủa bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được bộ phận vănphòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòngnhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các yêu cầu của công việc là hết sức cầnthiết

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN 2.1 Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

- Tên cơ quan: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.

- Địa chỉ: Số 841, đường Võ Nguyên Giáp, phường Mường Thanh, thành

phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên.

- Điện thoại: 0215.3831036 Fax: 0215.3825269

- Email: vpsnvdb@gmail.com

- Website: snv.dienbien.gov.vn.

2.1.1 Lịch sử hình thành

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiền thân là Ban Tổ chức dân chính trực thuộc

Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ) Qua các giai đoạn của cách mạng, vớinhững tên gọi khác nhau: Ban Tổ chức dân chính, Ban Tổ chức, Ban Tổ chứcChính quyền, Sở Nội vụ

Ban Tổ chức Dân chính (1965 - 1968): Được thành lập theo Quyết định

số 756/QĐ ngày 20 tháng 11 năm 1965 của Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu(cũ), có chức năng, nhiệm vụ: là cơ quan nghiên cứu và nghiệp vụ, đặt dưới

sự lãnh đạo trực tiếp của Ủy ban hành chính tỉnh; đồng thời dưới sự chỉ đạo,hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

Ban Tổ chức (1968 - 1971): Được tách ra từ Ban Tổ chức Dân chínhtheo Quyết định số 414/QĐ ngày 21 tháng 8 năm 1968 của Ủy ban hành chínhtỉnh Lai Châu (cũ), có chức năng, nhiệm vụ: giúp Ủy ban hành chính tỉnh kiệntoàn chính quyền các cấp về mọi mặt, nhất là cấp xã; nghiên cứu phân vạch,điều chỉnh địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định của nhà nước; xâydựng các đề án, hồ sơ về phân vạch hoặc điều chỉnh địa giới trình Bộ Nội vụquyết định; quản lý tổ chức bộ máy nhà nước; cùng với các ngành liên quanthực hiện công tác tiền lương đối với công nhân, viên chức thuộc

khu vực hành chính sự nghiệp theo quy định của nhà nước; được Ủy ban hànhchính tỉnh ủy quyền xét, xếp lương cho cán bộ, viên chức thuộc khu vực hànhchính, sự nghiệp; quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp; đào tạo, bồi dưỡngcán bộ làm công tác tổ chức, công tác cán bộ thuộc hệ quản lý của Ban.

Ban Tổ chức Chính quyền (1971 - 2004): Được đổi tên từ Ban Tổ chứctheo Quyết định số 19/QĐ ngày 17 tháng 9 năm 1971 của Ủy ban hành chínhtỉnh Lai Châu (cũ) và tiếp tục thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chứcđến tháng 9 năm 2004

Sở Nội vụ (từ tháng 9 năm 2004 đến nay): Được đổi tên từ Ban Tổ chứcChính quyền theo quy định tại Nghị định số 171/2004/NĐ - CP ngày 29 tháng

mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ,gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp; cải cách hànhchính; tổ chức chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành chính; cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội và tổchức phi Chính phủ

Từ tháng 05 năm 2008 đến nay: Thực hiện Nghị định số

13//2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ; theo đó, Ban Thi đua, khenthưởng tỉnh, Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh, Bộ phận Tôngiáo thuộc Ban Dân tộc tỉnh được sáp nhập về Sở Nội vụ Sau khi kiện toàn,

Sở Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơquan hành chính, sự nghiệp; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, côngchức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữnhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác Thanh niên

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.

2.1.2.1 Chức năng

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân

tỉnh Điện Biên có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản

lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấungạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơcấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trongcác đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viênchức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệpcông lập; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; chínhquyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và cán

bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồidưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; nhữngngười hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chínhphủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tácthanh niên

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoảnriêng; chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy bannhân dân cấp tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề

án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hànhchính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở

Nội vụ trên địa bàn tỉnh

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về cáclĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

- Về tổ chức bộ máy:

chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủyban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện;

giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhândân cấp huyện để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ;

nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cácphòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện;

hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện phân loại, xếp hạng đơn vị sự nghiệpcông lập của tỉnh theo quy định của pháp luật

- Về tổ chức chính quyền:

quyền địa phương các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật;

hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhândân các cấp;

cấp tỉnh bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viênkhác của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân cấphuyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân theo quy định;

20

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thống kê, tổng hợp, báo cáo

số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân cáccấp theo quy định;

- Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương:

văn bản đề nghị Bộ Nội vụ cho ý kiến thống nhất trước khi ký quyết địnhnâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức của tỉnhxếp lương ở ngạch chuyên viên cao cấp và các ngạch, chức danh tương đươngngạch chuyên viên cao cấp theo quy định;

việc nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn, nâng

lương vượt bậc và các chế độ, chính sách về tiền lương đối với cán bộ, côngchức, viên chức, người lao động theo quy định của pháp luật và theo phân cấpcủa Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

- Về cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức:

+ Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh lãnh đạo,chỉ đạo, triển khai công tác cải cách hành chính của tỉnh theo các nghị quyết,chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của Chính phủ;

+ Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyếtđịnh phân công các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chủtrì hoặc phối hợp thực hiện các nội dung, công việc của cải cách hành chính,bao gồm: cải cách thể chế, cải cách thủ tục hành chính, cải cách tổ chức bộmáy hành chính, xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính;

các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ,công chức;

nhân dân cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xãtriển khai thực hiện công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ,công chức theo chương trình, kế hoạch, đề án cải cách hành chính, cải cáchchế độ công vụ, công chức đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của phápluật;

thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quyđịnh của pháp luật;

+ Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị củaLưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sửcủa tỉnh theo quy định của pháp luật;

đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theoquy định của pháp luật;

lưu trữ;

ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

của pháp luật;

- Về công tác thi đua, khen thưởng:

+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

và Hội đồng thi đua - khen thưởng cấp tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; hướngdẫn, đôn đốc, kiểm tra các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện,

Ủy ban nhân dân cấp xã, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị, chính trị-xãhội và các tổ chức kinh tế thực hiện các phong trào thi đua và chính sách khenthưởng của Đảng, Nhà nước trên địa bàn tỉnh Chủ trì, phối hợp với Mặt trận

Tổ quốc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội ở địaphương và các cơ quan thông tin đại chúng phát hiện, tuyên truyền và nhânrộng các điển hình tiên tiến;

môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác thi đua, khen thưởng ở

các sở, ban, ngành, ở cấp huyện, cấp xã và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh;ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực thi đua, khen thưởng Thực hiệncông tác thanh tra, kiểm tra những vấn đề liên quan đến công tác thi đua, khenthưởng và giải quyết các khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực thi đua, khen thưởngtheo quy định của pháp luật;

- Về công tác thanh niên:

liên quan của tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanhniên, trong việc thực hiện cơ chế, chính sách đối với thanh niên và công

tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề quan trọng, liên ngành

về thanh niên và công tác thanh niên;

thanh niên và công tác thanh niên; việc thực hiện chính sách, chế độ trong tổchức và quản lý thanh niên, công tác thanh niên của tỉnh; hướng dẫn chuyênmôn, nghiệp vụ về công tác thanh niên đối với các sở, cơ quan ngang sở, đơn

vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;

+ Thực hiện chế độ, chính sách đối với thanh niên theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp của các cơ quan có thẩm quyền.

- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liênquan đến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân cônghoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; thực hiện các quy định vềphòng, chống tham nhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm,chống lãng phí; xử lý theo thẩm quyền các vi phạm pháp luật, hoặc tham mưucho cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tácđược giao theo quy định của pháp luật

khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộctỉnh, đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã Giúp

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnhvực công tác được giao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương vàđịa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh

hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện,cấp xã, số lượng thôn, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán

bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã, những người hoạt độngkhông chuyên trách ở cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; công tác tôngiáo; công tác thi đua, khen thưởng; công tác thanh niên và các lĩnh vực khácđược giao

dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyênmôn, nghiệp vụ được giao

định của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của ngườiđứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định củapháp luật.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao và theo quy định của pháp luật

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên có 09 phòng, ban, đơn vị trực thuộc, gồm 83công chức, viên chức Trong đó: Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ 3, Đại học 64,Cao đẳng 05, Trung cấp 9, Công nhân kỹ thuật 2 Nhân viên kỹ thuật: 1; Trình

độ chính trị: Cử nhân 2, Cao cấp 11, Trung cấp 12 Đảng bộ Sở có 53 đảngviên Đoàn thanh niên có 45 đoàn viên

 Lãnh đạo Sở:

Sở Nội vụ hiện có 01 Giám đốc và 03 Phó Giám đốc

Giám đốc Sở Nội vụ là người đứng đầu Sở Nội vụ, chịu trách nhiệmtrước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và trước pháp luật

về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ; thực hiện cácchức trách, nhiệm vụ của Giám đốc Sở quy định tại Điều 7 Nghị định số24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.Phó Giám đốc Sở Nội vụ là người giúp Giám đốc Sở Nội vụ phụ trách,chỉ đạo một số mặt công tác của các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc SởNội vụ; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công Khi Giám đốc Sở vắng mặt, một Phó Giám đốc Sởđược Giám đốc Sở ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Sở Nội vụ

 Cơ cấu tổ chức thuộc Sở gồm 09 phòng, ban, đơn vị:

1 Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ:

a) Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính

phủ; b) Phòng Công chức, viên chức;

c) Phòng Xây dựng chính quyền địa phương và công tác thanh niên;

đ) Văn phòng Sở Nội vụ;

e) Thanh tra Sở Nội vụ;

b) Chi cục Văn thư - Lưu

trữ; c) Ban Tôn giáo;

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ xem tại phụ lục 01).

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

2.1.3.1 Chức năng

Tham mưu giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phốihoạt động của Sở theo chương trình, kế hoạch công tác, các công tác trong nội

bộ cơ quan Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính, cải cách chế

độ công vụ, công chức, bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua- khen thưởng;tài chính, kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị

2.1.3.2 Nhiệm vụ

quan đến việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của Sở;

chức của các văn phòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở và triển khai cho các phòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở thực hiện;

ngạch công chức; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề

nghiệp và số lượng người làm việc của các phòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở và triển khai thực hiện sau khi Giám đốc phê duyệt;

- Xây dựng các quy chế, quy định, các chương trình, kế hoạch công tác;quy hoạch; kế hoạch, đề án, dự án của Sở và tổ chức triển khai thực hiện sau

khi được Giám đốc phê duyệt;

- Quản lý hồ sơ, và thực hiện việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, đàotạo, bồ dưỡng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc lương,

bổ nhiệm nghạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá,khen thưởng, kỷ luật, tiền lương, tiền công và các chế độ, chính sách khác đốivới công chức, viên chức, người lao động của các phòng, ban đơn vị thuộc vàtrực thuộc Sở;

cửa” và các nội dung có liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý chất

lượng theo tiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 tại Sở;

làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Sở;

Sở theo quy định;

chính trị, trật tự, vệ sinh môi trường trong cơ quan; công tác quân sự và tự vệ cơquan; phối hợp với các cơ quan có liên quan trong việc thực hiện công tác phòngchống cháy, nổ, phòng chống bão lụt, giảm nhẹ thiên tai v.v.v…;

chức các hội nghị, hội thảo, tập huấn, các nghi lễ ngoại giao, tiếp khách, bài trí công sở trong cơ quan;

- Quản trị hệ thống mạng Internet, hệ thống mạng nội bộ (LAN), hệ thống máy tính, công tác bảo mật thông tin trên mạng nội bộ của cơ quan;

khối Văn phòng Sở, thẩm định, tổng hợp dự toán, kiểm tra, giám sát việc thực

hiện công tác quản lý tài chính, tài sản; hướng dẫn, thẩm định, quyết toán tàichính đối với các chương trình, dự án, các nghiệp vụ chi khối Văn phòng Sở

Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

(Bảng phân công nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng Sở

xem tại phụ lục 02).

2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên bao gồm 15 người, dưới sự chỉ đạocủa 01 Chánh Văn phòng và 02 Phó Chánh Văn phòng Việc bổ nhiệm ChánhVăn phòng và Phó Chánh Văn phòng thực hiện theo quy định của pháp luật

và phân cấp của UBND tỉnh

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

2.2 Thực trạng về công tác của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên 2.2.1 Tổ chức bộ máy làm công tác văn phòng

Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên làm việc theo chế độ Thủ trưởng.Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh vềtoàn bộ hoạt động của văn phòng Phó Chánh Văn phòng giúp việc cho ChánhVăn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật vềnhiệm vụ được giao Trong trường hợp lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biêngiao nhiệm vụ trực tiếp cho các Phó Chánh Văn phòng hoặc các chuyên viên,nhân viên thừa hành trong Văn phòng, thì các Phó Chánh Văn phòng hoặc cácchuyên viên, nhân viên thừa hành đó có trách nhiệm thi hành và báo cáo lạivới Chánh Văn phòng

Lãnh đạo Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên gồm 03 người: 01 ChánhVăn phòng và 02 phó Chánh Văn phòng Giúp việc cho Chánh Văn phòng,ngoài các Phó Chánh Văn phòng còn có 03 chuyên viên và 09 nhân viên thừahành

* Bảng thống kê số lượng nhân sự hiện có trong Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên:

1 Phạm Tiến Mạnh Chánh Văn phòng

2 Nguyễn Thị Thanh Mai Phó Chánh Văn phòng

3 Mai Văn Hoa Phó Chánh Văn phòng

4 Vũ Minh Khiêm Chuyên viên

5 Nguyễn Văn Đạt Chuyên viên

6 Mai Văn Giỏi Chuyên viên trực tại bộ phận “ một

cửa” tiếp nhận và trả kết quả.

7 Mai Xuân Hiếu Kế toán

8 Nguyễn Ánh Hồng Nhân viên Văn thư

9 Lường Thị Phương Nhân viên Văn thư, kiêm lưu trữ

10 Trần Thị Liên Nhân viên thủ quỹ, hành chính

11 Nguyễn Văn Hiếu Lái xe

12 Hoàng Đức Thanh Lái xe

13 Đỗ Văn Cường Bảo vệ

14 Lò Anh Tuấn Bảo vệ

15 Nguyễn Thị Hà Nhân viên hợp đồng dọn vệ sinh

* Phân công nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nhân viên Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Căn cứ Quyết định số 49/QĐ-SNV ngày 11 tháng 3 năm 2016 của SởNội vụ về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cácphòng, ban, đơn vị thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Căn cứ Quy chế làm việc của Sở ban hành kèm theo Quyết định số81/QĐ-SNV ngày 01/8/2013; Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, báo cáokết quả việc thực hiện nhiệm vụ công tác được giao ban hành kèm theo Quyếtđịnh số 128/QĐ-SNV ngày 15/10/2015 của Giám đốc Sở Chánh Văn phòngphân công nhiệm vụ (xác định vị trí việc làm) cụ thể cho Phó Chánh Vănphòng và Công chức, người lao động thuộc Văn phòng Sở cụ thể như sau:

1 Chánh Văn phòng - Phạm Tiến Mạnh: Chỉ đạo, điều hành mọi hoạt

động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; theo Quy chế làmviệc của Sở; Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo kết quả việc thực hiệnnhiệm vụ công tác được giao Trực tiếp thực hiện việc tổ chức triển khai thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của Sở

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc xây dựng và tổ chức thực hiện đề ánkiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị tríviệc làm, triển khai thực hiện các quy chế, quy định, các chương trình, kếhoạch công tác của Sở; quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án của Sở.

2 Phó Chánh Văn phòng - Nguyễn Thị Thanh Mai: Giúp Chánh Văn

phòng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các nhiệm vụ công tác có liênquan đến công tác tham mưu, tổng hợp thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòngbao gồm: các loại văn bản, báo cáo theo định kỳ, đột xuất và các văn bản, báo cáokhác theo yêu cầu của Giám đốc; công tác cải cách hành chính; cải cách chế độcông vụ, công chức; bình đẳng giới; thi đua khen thưởng của Sở; việc thực hiện hệthống quản lý chất lượng theo thiêu chuẩn TCVN/ISO 9001:2008 của Sở

3 Phó Chánh Văn phòng - Mai Văn Hoa: Giúp Chánh phòng theo dõi,

kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định của cơ quan, các nhiệm vụ

có liên quan đến công tác hành chính, quản trị; văn thư, lưu trữ, bảo vệ an ninhchính trị, trật tự, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ; quân sự, tự vệ cơ quan;công tác giúp đỡ xã Na Son; kê khai, minh bạch tài sản; phòng chống tham nhũng;việc quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị; xe ô tô của cơ quan; công tác đền ơnđáp nghĩa, thực hiện chính sách đối với gia đình chính sách, người nghỉ hưu thuộcSở; việc cấp thẻ và việc thực hiện chế độ nghỉ phép hành năm đối với công chức,viên chức, người lao động thuộc Sở

4 Chuyên viên - Vũ Minh Khiêm: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng

hợp các văn bản, báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quanđến việc báo cáo Thống kê theo hệ thống chỉ tiêu thống kê; cải cách hành chính;cải cách chế độ công vụ, công chức Thực hiện nghiệp vụ chuyên môn trong việctuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điềuđộng, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức dahnghề nghiệp, đánh giá công chức, viên chức, người lao động và các chế độ chínhsách khác

5 Chuyên viên - Nguyễn Văn Đạt: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng

hợp các văn bản, báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quanđến việc quản lý hồ sơ công chức viên chức, người lao động, bình đẳng giới; việcduy trì, thưc hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN/ISO9001:2008; công tác bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ an ninh, trật tự và các hoạtđộng quân sự, tự vệ cơ quan

6 Chuyên viên - Mai Văn Giỏi: Trực tiếp tham mưu, theo dõi, tổng hợp

các văn bản báo cáo theo định kỳ và đột xuất về những vấn đề có liên quan đếnviệc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế “ một cửa” theo quy định tại Quychế về tổ chức và hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế

“một cửa” của Sở Nội vụ Trực tiếp thực hiện việc quản trị hệ thống mạng Internet,

hệ thống mạng nội bộ (LAN), hệ thống máy tính, công tác bảo mật thông tin trênmạng nội bộ của cơ quan; khắc phục các sự cố mạng và hệ thống máy tính trong

cơ quan; việc quản lý, sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt độngcủa Sở, vận hành, duy trì hoạt động của máy chủ, mạng máy tính, trang Web của

Sở và các thiết bị tăng âm, loa đài, bảng điện tử của cơ quan

7 Kế toán cơ quan - Mai Xuân Hiếu: Thực hiện chức trách, nhiệm vụ

của Kế toán trưởng theo quy định của Luật Kết toán; trực tiếp tham mưu, xây dựng

kế hoạch dự toán kinh phí và triển khai thực hiện các văn bản có liên quan đến việcquản lý, sử dụng ngân sách, thực hiện chế độ chính sách về tiền lương, BHXH đốivới công chức, viên chức, người làm hợp đồng làm việc thuộc khối Văn phòng Sở.Tham mưu, tổng hợp, báo cáo việc quản lý, sử dụng ngân sách, công tác quản lýtài chính, tài sản của khối Văn phòng Sở theo quy định của Luật ngân sách nhànước và các quy định hiện hành của nhà nước, của tỉnh

8 Nhân viên Văn thư chính - Nguyễn Ánh Hồng: Tiếp nhận, vào sổ theo

dõi, chuyển phát các văn bản tài liệu đến, tài liệu đi theo quy định hiện hành

32

của nhà nước, theo Quy chế quản lý và trình tự thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ của Sở.

9 Nhân viên Văn thư, kiêm lưu trữ - Lường Thị Phương: Chuyển trực

tiếp văn bản hoặc quét văn bản đến vào mạng cho người có trách nhiệm xử lý, thựchiện việc in sao, photo văn bản, tài liệu theo Phiếu trình ban hành văn bản và chỉđạo của Lãnh đạo văn phòng Quản lý, khai thác, bảo quản kho lưu trữ của Sở.Quản lý, sử dụng con con dấu, máy quét văn bản, máy vi tính, máy photocopy,trang thiết bị được giao theo quy định

10 Nhân viên thủ quỹ, hành chính - Trần Thị Liên: Trực tiếp thực hiện

mua sắm vật chất phục vụ hoạt động thường xuyên của Lãnh đạo Sở, của cácphòng, ban, đơn vị thuộc Sở theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt và sự chỉ đạocủa Chánh Văn phòng Quản lý, xuất, nhập quỹ tiền mặt, vật tư hành

chính và hoàn tất chứng từ để thanh quyết toán theo quy định

11 Nhân viên hợp đồng bảo vệ cơ quan (02 người): Thay phiên nhau

trực 24/24 giờ tại cơ quan để bảo vệ an toàn tài sản, trang thiết bị của cơ quan,phương tiện của khách đến làm việc tại cơ quan, thường xuyên kiểm tra côngtác phòng chống cháy nổ, phòng ngừa trộm cắp Kiểm tra, khắc phục sự cố,đảm bảo điện, nước sinh hoạt trong cơ quan

13 Nhân viên hợp đồng Lái xe (02 người): Chịu trách nhiệm lái xe, quản

lý bảo vệ xe, đảm bảo an toàn người và phương tiện khi lưu thông xe trên đường.Chấp hành sự phân công, điều động xe của Lãnh đạo Sở, của Lãnh đạo Văn phòng,

kể cả trong giờ, ngoài giờ hành chính và trong các ngày nghỉ hàng tuần

15 Nhân viên hợp đồng phục vụ: Quét dọn vệ sinh toàn bộ hành lang

bên ngoài và các phòng vệ sinh chung từ tầng 1 lên tầng 4 Quét dọn chuẩn bịnước uống các phòng làm việc của Giám đốc, các Phó Giám đốc, của Lãnhđạo Văn phòng Nhặt cỏ, tưới nước giữ ẩm hàng ngày cho toàn bộ hệ thốngcây cảnh từ tầng 2 lên tầng 4 của Sở