Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại trung tâm lưu trữ quốc gia i

L ịch sử nghiên cứu vấn đề Nhận thấy được giá trị của việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, cũng như những hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin của các nước trên thế giớ

B Ộ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM

LƯU TRỮ QUỐC GIA I

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUY ỄN ĐĂNG VIỆT

Sinh viên thực hiện : NGUY ỄN THỊ THU HIỀN

HÀ NỘI - 2018

L ỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp

đỡ của cơ quan, các cá nhân Với tình cảm chân thành này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các cá nhân, cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ em nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm dạy dỗ, chỉ bảo em tận tình

để em có thể thực hiện bài khóa luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt đã quan tâm, hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu, triển khai và hoàn thiện

đề tài khóa luận tốt nghiệp

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo trường Đại học Nội vụ

Hà Nội và các phòng ban đã trực tiếp, gián tiếp giúp đỡ em trong quá trình học tập

và nghiên cứu đề tài

Em xin gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và các anh/chị phòng Hành chính – Tổ chức đã nhiệt tình, tạo điều kiện giúp em tìm hiểu khai thác đề tài của mình

Do kiến thức của bản thân còn hạn chế, nên thiếu xót là điều không thể tránh khỏi, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện được bài khóa luận của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

L ỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em dưới sự hướng dẫn của Ths Nguyễn Đăng Việt Nội dung nghiên cứu, cũng như kết quả của đề tài này là trung thực và chưa được công bố trên bất kì hình thức nào Những số liệu, sơ đồ,

nhận xét, đánh giá liên quan đều được trích dẫn nguồn trong phần tài liệu tham

khảo Nếu có bất kì sai xót, gian lận nào tôi xin chịu trách nhiệm về kết quả bài nghiên cứu của mình

M ỤC LỤC

M Ở ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 L ịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 M ục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Gi ả thiết nghiên cứu 5

7 C ấu trúc đề tài 5

N ỘI DUNG 6

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 6

1.1 M ột số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT 6

1.1.1 Văn phòng 6

1.1.1.1 Khái niệm 6

1.1.1.2 V ị trí và vai trò 7

1.1.1.3 Ch ức năng và nhiệm vụ 9

1.1.2 Công tác văn phòng 10

1.1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng 10

1.1.2.2 Ý nghĩa 10

1.1.3 Công nghệ thông tin 11

1 1.3.1 Khái niệm thông tin 11

1.1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin 12

1.1.3.3 Điều kiện phát triển công nghệ thông tin 14

1.1.3.4 Ý nghĩa của công nghệ thông tin 15

1.2 Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 15

1.2.1 M ột số khái niệm 15

1.2.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin 15

1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 16

1.2.2 S ự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 16

1 2.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 17

1.2.3.1 Cơ chế - chính sách 17

1.2.3.2 Ngu ồn nhân lực 18

1.2.3.3 Cơ sở vật chất 18

1.2.4 N ội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 21

1.2.4.1 Công tác tổ chức cán bộ 21

1.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ 21

1.2.4.3 Công tác xây dựng và thực hiện chương trình kế hoạch 21

1.2.4.4 Công tác tổng hợp thông tin 22

1.2.4.5 Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế 22

1.2.4.6 Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện 22

1.2.4.7 Công tác tổ chức chuyến đi công tác 23

1.2.4.8 Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị 23

1.2.4.9 Công tác tổ chức thi đua - khen thưởng 23

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QU ỐC GIA I 24

2.1 Khái quát chung về Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 24

2.1.1 Ch ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 24

2.1.2 Ch ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ phòng Hành chính –

T ổ chức 26

2.2 Th ực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 28

2.2.1 H ệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 28

2.2.2 Th ực trạng đội ngũ cán bộ trong ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 31

2.2.3 Th ực trạng công tác quản lí ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 34

2.2.4 Th ực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 36

2.2.4.1 Công tác tổ chức cán bộ 36

2.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ 38

2.2.4.3 Công tác xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch 47

2.2.4.4 Công tác tổng hợp thông tin 48

2.2.4.5 Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế 50

2.2.4.6 Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện 51

2 2.4.7 Công tác tổ chức các chuyến đi công tác 54

2.2.4.8 Công tác quản lí tài sản 55

2.2.4.9 Công tác tổ chức thi đua – khen thưởng 56

2.3 Nh ận xét, đánh giá 57

2.3.1 Ưu điểm 57

2.3.2 H ạn chế 58

2.3.3 Nguyên nhân 60

CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 62

3.1 Gi ải pháp về nhận thức 62

3.1.1 Nâng cao nhận thức về vai trò của cán bộ, công chức và viên chức 62 3.1.2 Nâng cao nhận thức về công tác đào tạo, bỗi dưỡng 63

3.1.3 Nâng cao nhận thức về hoạt động thanh tra, kiểm tra 66

3.2 Gi ải pháp về thể chế 67

3.3 Gi ải pháp về công nghệ 68

3.3.1 Trang thi ết bị kĩ thuật 68

3.3.2 Trong công tác tổ chức cán bộ 70

3.3.3 Trong công tác văn thư lưu trữ 72

3.3.4 Trong công tác tổng hợp thông tin 73

K ẾT LUẬN 75

DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

B ẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT

cấp thiết, mỗi cơ quan, doanh nghiệp hay các chủ thể cần chủ động học hỏi nắm bắt

xu hướng mới nhằm có thể gắn kết, cùng nhau nâng cao chất lượng cuộc sống

Sống trong thời đại tự động hóa cùng với sự đẩy mạnh xu hướng toàn cầu hóa đã đặt các quốc gia, tổ chức, cá nhân trước cơ hội và thách thức mới Điều này đòi hỏi, các nhà lãnh đạo phải nhạy bén, linh hoạt trong việc nắm bắt và thích ứng kịp thời để hoàn thành sứ mệnh của tổ chức Để làm được điều này, mỗi nhà lãnh đạo cần xây dựng cho mình “một cánh tay” đắc lực giúp giải quyết các công việc sự

vụ, giấy tờ và không một bộ phận nào khác có thể đảm nhiệm tốt hơn ngoài bộ phận văn phòng Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi một tổ chức, đó là

bộ phận được hình thành đầu tiên khi tổ chức đi vào hoạt động Đây là cơ quan đầu não của thông tin, là “cánh tay phải” đắc lực của nhà lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định, hướng đi đúng đắn cho tổ chức, đồng thời cũng là mắt xích quan trọng,

là cầu nối giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau Bởi lẽ vậy, để có thể thực hiện tốt vai trò của mình, công tác văn phòng phải được quan tâm hàng đầu, phải luôn được chú trọng trong việc cập nhập cái mới và được trang bị và ứng

dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào nghiệp vụ của mình

Mặc khác, sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin phần nào có

những đóng góp không nhỏ đến mọi mặt của đời sống Là một trong sáu ngành công nghệ cao, công nghệ thông tin được coi là người cầm lái vĩ đại trên con tàu xúc tiến công nghiệp của thế kỉ XXI Với vai trò, sức mạnh chi phối các hoạt động

của con người, công nghệ thông tin là trợ lí đắc lực cho hoạt động quản lí, đặc biệt

là đối với công tác văn phòng tại cơ quan hành chính từ tư nhân đến nhà nước Sự góp mặt của công nghệ thông tin đã làm các công tác văn phòng trở nên chuyên

nghiệp, giải quyết công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao, đồng thời, đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa Chính vì vậy, việc ứng

dụng công nghệ thông tin là vô cùng cấp thiết đối với các hoạt động của tổ chức

Tuy nhiên, hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc hành chính vẫn mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nước Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận

thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng vẫn còn nhiều

hạn chế, chỉ áp dụng nhỏ lẻ chưa mang tính đồng bộ

Xét thực tế trên, em nhận thấy cần phải nghiên cứu, đưa ra những giải pháp góp phần phát triển mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng tại cơ quan Bởi vậy, em sẽ nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”

2 L ịch sử nghiên cứu vấn đề

Nhận thấy được giá trị của việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, cũng như những hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin của các nước trên thế giới trong các công việc hành chính, ở nước ta trong thời gian gần đây cũng có nhiều đề tài nghiên cứu về các nội dung liên quan đến hoạt động hành chính văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng như:

Đầu tiên phải kể đến đề tài “Phát triển Chính phủ điện tử ở một số nước và bài học kinh nghiệm đối với Việt Nam” của tác giả Trần Thị Liên Đề tài này đã chỉ

ra sự phát triển và cách thức hoạt động của mô hình chính phủ điện tử ở một số nước phát triển như Mĩ, Singapo, Autralia và chỉ ra thực trạng, đưa ra định hướng trong ứng dụng chính phủ điện tử ở Việt Nam Mặc dù, có phân tích và đưa ra hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lí hành chính tại các cơ quan nhà nước nhưng đề tài mang tính vĩ mô, chưa đi sâu vào công việc cụ thể của các hoạt động hành chính

Để tài “Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Nguyễn Thị Lan trong Khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra thực trạng và giải pháp sử dụng tin học trong hoạt động

quản trị văn phòng

Đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lí và điều hành văn phòng tại

Sở Nội vụ thành phố Đà Nằng” của tác giả Nguyễn Thị Mơ trong khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, tuy nhiên, tác giả vẫn chưa đề cập đến thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức

Các công trình nghiên cứu trên đã tiếp cận một phần nào đó về việc ứng

dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lí, vận hành các công tác văn phòng Mặc dù, mỗi tác giả có quan điểm riêng và phạm vi nghiên cứu khác nhưng

những công trình này có ý nghĩa nhất định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác văn phòng của từng cơ quan, tổ chức cụ thể Tuy nhiên, đây là một vấn đề mới, khá đa dạng và hơi phức tạp nên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

vẫn chưa có đề tài nghiên cứu về vấn đề này Chính vì thế, cơ quan cần có những nghiên cứu sâu hơn trong việc xây dựng và ứng dụng công nghệ thông vào từng công tác của văn phòng từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc

3 M ục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

a) M ục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm:

- Nhằm giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao hoạt động quản lí, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá các công tác văn phòng

- Xây dựng mô hình văn phòng điện tử

- Nhằm nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nghiệp vụ hành chính văn phòng

b) Nhi ệm vụ nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

- Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

- Đưa ra giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a) Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về công tác văn phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, cụ

- Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng từ

đó chỉ ra ưu, nhược điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tỉn Đồng thời, đưa ra nguyên nhân của chúng

- Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

b) Ph ạm vi nghiên cứu

- Phạm vi thời gian: 2017 - 2018

- Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

- Phạm vi nội dung: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra, quan sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp so sánh đối chiếu

- Phương pháp đọc tài liệu

6 Gi ả thiết nghiên cứu

Nếu bài khóa luận được hoàn thành sẽ nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Đồng thời,

cải thiện hiệu suất và năng suất là việc của các nghiệp vụ và hướng tới xu hướng văn phòng điện tử

Chương II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Trong chương II trình bày vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, phòng HC-TC và thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan Từ những phân đó sẽ đưa ra nhận xét đánh giá làm cơ sở cho chương III

Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Từ phần lí luận và khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT, em xin mạnh dạn đề xuất giải phải khắc phục hạn chế và nâng cao tính ứng dụng của CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

N ỘI DUNG CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG

1.1 M ột số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT

1.1.1 Văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm

Văn phòng là một thuật ngữ xuất hiện rất lâu trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội loài người Từ thời La Mã cổ đại, con người bắt đầu xây dựng các văn phòng của những “Người biện hộ”, có những chức năng, nhiệm vụ như một văn phòng hiện đại ngày nay Trong ngôn ngữ Anh, thuật ngữ “Văn phòng” được gọi là Office, đã được sử dụng rộng rãi trong những năm 70 của thế kỉ XVIII của các nước Châu Âu cùng với các thuật ngữ “cơ quan” và “công sở”

Theo Từ điển tiếng Việt, của Nhà xuất bản Đà Nẵng, năm 1997, do Viện Ngôn ngữ chủ biên, có giải thích định nghĩa về văn phòng là: "Bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan" [21;121] Tuy nhiên, đây chỉ là cách hiểu thông thường, trên thực tế, thuật ngữ "văn phòng" được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau

Theo tác giả cuốn sách “Nghiệp vụ văn phòng” - PGS.TS Nguyễn Hữu Tri thuật ngữ văn phòng được tiếp cận khá toàn diện, văn phòng được xét ở hai trạng thái động và tĩnh Xét ở trạng thái tĩnh, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí địa lí nhất định – nó có thể là phòng làm việc của lãnh đạo, thủ trưởng hay

“cá nhân” quan trọng hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức Ở trạng thái động, văn phòng là các hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm duy trì hoạt động của tổ chức – công việc của văn phòng thường liên quan tới các thủ tục hành chính như văn bản, văn thư – lưu trữ, tổng hợp thông tin,

Tác giả của cuốn sách “ Quản trị hành chính Văn phòng” - Nguyễn Hữu Thân cho rằng : “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả”.[9;10]

Từ những quan điểm trên, văn phòng được hiểu theo bốn khía cạnh (nguồn

Luận văn cơ sở lý luận và thực tiễn đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng tỉnh U Đôm Xay Công hòa Dân chủ nhân dân Lào)[6;12]

Th ứ nhất, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ

quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo, các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành văn phòng

Thủ hai, Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là

địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó

Thứ ba, Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có

tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc

Thứ tư, Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong

đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư

Tuy nhiên, các quan niệm trên vẫn chưa mang tính khái quát, nó chỉ phản ánh một khía cạnh riêng rẽ Bởi vậy, để có định nghĩa cụ thể mà bao quát về “văn phòng” thì cần phải xem xét một cách toàn diện các hoạt động diễn ra tại bộ phận này ở các cơ quan, tổ chức

Tóm lại, ta có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ

quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” (Nguồn giáo trình Quản trị văn phòng GS.TS

Nguyễn Thành Độ) [8;9]

a) Vị trí

Văn phòng là trung tâm đầu não thông tin, là bộ phận kết nối các mối quan

hệ trong tổ chức Đó là các mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang

Đối với lãnh đạo, văn phòng là cánh tay đắc lực, trực tiếp giúp lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định, tổ chức bộ máy,… Ngoài ra, còn là nơi cung cấp nguồn thông tin kịp thời và thường xuyên để phục vụ cho các công tác quản lí, điều hành

Đối với lãnh đạo, các bộ phận và nhân viên trong cơ quan, văn phòng có chức năng gắn kết họ với nhau thông qua hoạt động tổng hợp, phân tích và truyền đạt thông tin Qua văn phòng, mà người lãnh đạo có thể quan tâm đến nhân viên của mình nhiều hơn, còn nhân viên thấu hiểu hơn các công việc của lãnh đạo từ đó tự nâng cao ý thức làm việc

Với các cơ quan tổ chức khác, văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong hoạt động đón tiếp, tiếp đãi hay liên hệ công tác Sự chuyên nghiệp của văn phòng

sẽ là tiền đề thúc đẩy sự phát triển của các mối quan hệ về sau

b) Vai trò

Một thực thể muốn tồn tại lâu dài sẽ luôn mang cho mình những giá trị riêng,

nó mang đến cho chủ thể của mình những lợi ích tối ưu mà không có bộ phận nào khác có thể đảm nhiệm được Với những giá trị của mình văn phòng có vai trò vô cùng lớn tới hoạt động quản lí, tổ chức và điều hành các công việc thường nhật của mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng có những vai trò sau:

Thứ nhất, văn phòng là nơi thu thập, xử lí, và truyền đạt thông tin Với vai trò này, văn phòng được coi như một “chiếc phin cà phê” của mỗi cơ quan, tổ chức Tất cả thông tin được tập hợp tại văn phòng, qua quá trình xử lí thì các thông tin ấy được hệ thống và xử lí thành các văn bản, được thông báo trên từng bộ phận, cá nhân liên quan

Thứ hai, văn phòng là trung tâm quản lí và điều hành các hoạt động của tổ chức, cơ quan Văn phòng trực tiếp quản lí lịch làm việc, các chế độ chính sách của nhân viên toàn công ty, đồng thời, quản lí toàn bộ các trang thiết bị được sử dụng tại cơ quan

Thứ ba, văn phòng là chủ thể gắn kết giữa đối tượng quản lí với đối tượng bị quản lí và cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan

Cuối cùng, văn phòng là trợ lí đắc lực của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan trong hoạt động ra quyết định

Với những vai trò to lớn của mình, văn phòng luôn được các cơ quan tổ chức quan tâm, xây dựng theo mô hình hiện đại Ở nước ta, Chính phủ là chọn ngày 28 tháng 8 hằng năm là Ngày truyền thống của văn phòng

1.1.1.3 Ch ức năng và nhiệm vụ

a) Chức năng

Dựa trên các thuật ngữ, khái niệm, cũng như các hoạt động của văn phòng

mà chia chức năng của văn phòng thành 3 chức năng chính đó là:

Chức năng tham mưu – tổng hợp, đây là một trong những chức năng chuyên

biệt tạo nên sự khác biệt giữa văn phòng với các bộ phận khác Trong công tác này, văn phòng thực hiện chủ yếu hai nhiệm vụ trợ giúp lãnh đạo, thủ trưởng để tìm ra quyết định tối ưu và sàng lọc, phân tích và tổng hợp thông tin để có thể tham vấn cho lãnh đạo Thực chất vấn đề ở đây là, tổng hợp có vai trò hỗ trợ cho các hoạt động tham mưu

Chức năng hậu cần, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm,

cung cấp, quản lí sự dụng các trang thiết bị, các phương tiện và cơ sở vật chất nhằm

hỗ trợ các hoạt động của văn phòng ngày một hiệu quả hơn

Chức năng trợ giúp điều hành được thể hiện qua các công việc: xây dựng và

triển khai chương trình kế hoạch công tác, tiếp đón khách, hội họp,…

Mặc dù các chức năng này mang tính độc lập nhưng chúng cũng hỗ trợ, bổ sung cho nhau để khẳng định tính tất yếu của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức

b) Nhiệm vụ

Từ những chức năng được nêu ở trên, văn phòng được chia thành các nhiệm

vụ sau:

- Tổ chức bộ máy của văn phòng

- Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan

và của bộ phận văn phòng

- Tổ chức thu thập, xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lí

- Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp

- Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế văn phòng

- Tổ chức và quản lí công tác văn thư lưu trữ

- Tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo

- Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, y tế, sức khỏe vệ sinh môi trường và an

toàn lao động trong cơ quan

- Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết

- Tổ chức đảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai, cháy nổ

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng

- Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan

1.1.2 Công tác văn phòng

1.1.2.1 Khái niệm công tác văn phòng

Từ những thuật ngữ, khái niệm nêu trên ta có thể khái quát công tác văn phòng được duy trì bởi hai hệ thống:

Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động: thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin; xây dựng các chương trình, kế hoạch về tổ

chức bộ máy, tổ chức hội họp, khen thưởng, sử dụng tài sản, trang thiết bị,… bằng cách thức khác nhau nhằm đưa ra quyết sách giúp tổ chức của mình hoạt động ngày càng vững mạnh

Thứ hai là hệ thống đầu ra, tại hệ thống này các hoạt động truyền tải thông tin được tiến hành cả nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan tổ chức Nhờ hoạt động truyền phát thông tin mà các bộ

phận, cá nhân trong cơ quan có thể hiểu được mục tiêu sứ mệnh của tổ chức từ đó

có gắng hoàn thành mục tiêu đó

Như vậy, công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổng

h ợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt hành chính của cơ quan, t ổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức

1.1.2.2 Ý nghĩa

Qua việc phân tích chức, năng nhiệm vụ của văn phòng, ta có thể thấy rằng văn phòng có vị trí quan trọng không thể thiếu trong mỗi tổ chức Văn phòng (hay còn gọi là phòng Hành chính – Nhân sự, Hành chính – Tổ chức) được coi là tai, mắt

của nhà lãnh đạo Các công việc văn phòng giúp cơ quan, tổ chức hoạt động một cách thống nhất theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang Bởi vậy, nếu văn phòng làm

việc có kỉ cương, nề nếp, khoa học thì các hoạt động của cơ quan sẽ được thông suốt và có hiệu quả

Thế kỉ XXI, thế kỉ của “bùng nổ thông tin”, các cơ quan chính trị, kinh tế, xã

hội đều quan tâm đến việc cập nhập, xử lí và sử dụng thông tin để có thể đưa ra được quyết định nhanh chóng, kịp thời, chính xác Trong hoạt động chính trị, kinh

tế thông tin có mối quan hệ sống còn đối với mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị Lợi thế

về thông tin sẽ giúp cơ quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động, cũng như chiến sự phòng ngự với các thách thức, đe dọa từ vấn đề bên ngoài tổ chức Thực tế, công tác văn phòng luôn gắn liền với các hoạt động thông tin, bởi lẽ vậy mà văn phòng có một vị trí vô cùng đặc biệt đối với bất kì cơ quan tổ chức nào

Tuy nhiên, việc phát huy vai trò của công tác văn phòng luôn đòi hỏi nhà lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức phải nhạy bén, linh hoạt và có cách tổ chức công việc một cách khoa học Việc kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công chức là việc làm cần thiết đòi hỏi thủ trưởng, lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức cần trực tiếp “chăm lo” một cách thường xuyên Để có thể nâng cao công tác văn phòng thì cần có Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó trưởng phòng hành chính (đối với các cơ quan không có văn phòng) hỗ trợ lãnh đạo, thủ trưởng trong việc tổ chức các hoạt động của văn phòng Song song với công việc tham mưu, tổ chức và triển khai các công tác văn phòng thì chính những trợ thủ đắc

lực này cũng sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lí về những sai xót của mình nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng như thất thoát thông tin mật, gian lận trong chi tiêu tài chính,…

1.1.3 Công nghệ thông tin

1.1.3.1 Khái niệm thông tin

Ngày nay, sống trong thời đại hội nhập, ở đâu ta cùng nghe thấy thuật ngữ thông tin Thông tin là nguồn lực của sự hình thành, phát triển và tồn vong của bất

cứ tổ chức hay xã hội nào Mọi quan hệ, hành động của con người đều dựa trên hình

thức trao đổi thông tin Thực tế, mọi tri thức mà chúng ta có được đều bắt nguồn từ các thông tin liên quan đến sự kiện hiện tượng đã từng diễn ra, những cái mà con người đã từng biết, từng nói, từng làm Ngoài ra, nó còn là sự dự đoán về những gì

sắp xảy ra Nhờ thông tin mà con người có thể xây dựng cho mình được những kế hoạch hoạt động để giúp hoàn thành công việc của mình tốt hơn Với những giá trị mang lại đối với cuộc sống của con người mà thông tin đã trở thành khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại hội nhập nền kinh tế tri thức Thuật ngữ “thông tin” có

rất nhiều cách tiếp cận khác nhau

Theo ngôn ngữ Latin, thông tin được gọi là “Informatio”, còn theo ngôn ngữ

phổ biến hiện nay, nó được gọi là “information”

Từ điển được biết đến là hệ thống các từ ngữ được giải thích theo một cách

thống nhất, tuy nhiên, trong các cuốn từ điển, thuật ngữ này cũng không có sự thống nhất Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa là

"điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức"[19;132]

Các nhà kinh tế học thì khẳng định “Thông tin là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu, được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định”

Theo quan điểm của triết học “Thông tin là phạm trù triết học phản ánh sự

vận động và tương tác của các sự vật, hiện tượng và các quá trình tư duy”

Sự đa dạng về hướng tiếp cận của các thuật ngữ là do tính trừu tượng của thông tin Con người bắt gặp thông tin trong quá trình họa động và các tác động gián tiếp của nó

Tuy nhiên, dù hiểu theo nghĩa nào thì thông tin có thể hiểu một cách khái

quát như sau: Thông tin là vật chứa đựng tin tức, nội dung, đặc điểm, tính chất của

s ự vật, hiện tượng

1.1.3.2 Khái niệm công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin (tên viết tắt trong tiếng anh Information technology) là một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thông minh ngày nay Xung quanh cuộc

sống của chúng ta, các thiết bị thông minh ngày càng trở nên phổ biến Những chiếc điện thoại thông minh, máy tính thông minh, ti vi thông minh,… nhờ chúng mà

cuộc sống của chúng ta cũng trở nên “thông minh” hơn Thay vì phải viết thư chờ đợi hàng tuần, chúng ta chỉ cần gửi một tin nhắn, email, hay một cuộc gọi là có thể liên lạc đối với đối tượng cần gặp Bởi vậy, CNTT đang là một ngành công nghiệp mũi nhọn mà mỗi quốc gia hướng tới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cuộc sống

Trong những năm 70 của thế kỉ XX, thuật ngữ CNTT đã xuất hiện Thực chất, trong khoảng thời gian đó, thuật ngữ này gắn liền với sự phát triển của máy

tính Theo từ điển Americain Heritage, CNTT là “sự phát triển, cài đặt hay vận

hành các hệ thống máy vi tính và các phần mềm ứng dụng”.[20;141]Từ điển

Oxford thì cho rằng “CNTT là việc nghiên cứu hoặc sử dụng thiết bị điện tử, đặc

bi ệt, là máy vi tính, để lưu trữ, phân tích và gửi thông tin”[19;70]

Sau năm 2000, thuật ngữ CNTT và truyền thông (Information and comunication technology – ICT) ra đời Theo quan điểm của UNESCO, “ ICT là

các dạng công nghệ được sử dụng để truyền, xử lí, lưu giữ, tạo, trình bày, chia sẻ, hay trao đổi các thông tin bằng các phương tiện điện tử” [15] Ở đây, ta có thể hiểu

CNTT là máy tính và phần cứng, phần mềm mạng với các dịch vụ liên quan tới công nghệ như email (thư điện tử cá nhân), google (trang tra cứu thông tin),… Với định nghĩa này, CNTT được hiểu rộng hơn về phương thức hoạt động và ứng dụng Tuy nhiên, ngày nay, thuật ngữ này được gộp lại thành CNTT

Ở Việt Nam, khái niệm CNTT xuất hiện đầu tiên trong Nghị quyết số 49/CP

năm 1993, “CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công

c ụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và

ti ềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” [5;1]

Tại Điều 4, Luật Công nghệ thông tin năm 2006 cũng đã định nghĩa: “1

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ

k ỹ thuậ hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập và xử lí, lưu trữ và trao đổi thông tin s ố; 2 Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu

s ố” [14;2]

Qua các định nghĩa trên, ta có thể hiểu một cách khái quát về CNTT thành các vấn đề sau:

Thứ nhất, nguồn gốc của khái niệm, đây là thuật ngữ xuất phát từ khái niệm

“công nghệ” Công nghệ được hiểu là những công cụ máy móc hay là những phương pháp, phần mềm giúp giải quyết công việc

Thứ hai, về phương tiện, của công nghệ thông tin: máy tính và các phần mềm

ứng dụng

Thứ ba, về đối tượng xử lí, thông tin dạng kí hiệu số

Từ việc phân tích trên, để bài khóa luận được thống nhất, em hiểu CNTT là

ứng dụng các thiết bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo mật, trình bày, chuyển giao, gửi và nhận thông tin một cách an toàn

1.1.3.3 Điều kiện phát triển công nghệ thông tin

Nhận thấy tầm quan trọng của CNTT đối với cuộc sống, nên hầu hết các

quốc gia, tổ chức đều chú trọng tới việc phát triển và ứng dụng CNTT trong hoạt động của mình

Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng đều có những chính sách,

luật, nghị quyết quy định về việc sử dụng các trang thiết bị kĩ thuật hiện đại và các phần mềm ứng dụng để điều hành công việc chính trị, kinh tế, quân sự và quốc phòng

Đối với các doanh nghiệp, CNTT cũng được ứng dụng cao, các trang thiết bị máy móc phục vụ cho sản xuất ngày càng được đầu tư nhằm nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Trên thị trường, các trang thiết bị công nghệ thông tin được cải tiến ngày một

trở nên thông minh và tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu của con người về vấn đề tìm

hiểu, trao đổi và bảo mật thông tin

Đối với cá nhân, họ coi việc ứng dụng CNTT vào cuộc sống giúp họ giảm đi

sức lực bởi đã có máy tính, phần mềm giúp họ xử lí công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác Thay vì, họ phải đến các cửa hàng để tìm cuốn sách mà

họ yêu thích thì giờ đây chỉ cần sử dụng một chiếc máy tính hay điện thoại thông minh kết nối internet họ có thể mua cuốn sách đó bằng chiếc thẻ ngân hàng, và món

đồ họ cần sẽ được đưa đến tận nhà Ngoài ra, họ còn có thể mua sử dụng bản mềm thay vì cẩm trang sách dạy cộp để đọc, đồng thời, có thể đọc mọi lúc mọi nơi trong

thời gian rảnh dỗi

Như vậy, trước nhu cầu sử dụng của cá nhân, tổ chức ta có thể thấy được giá

trị to lớn mà CNTT mang tới cuộc sống con người Bởi vậy, CNTT có tiềm năng

phát triển lớn trong tương lai

1.1.3.4 Ý nghĩa của công nghệ thông tin

Sự ra đời của CNTT đã tạo cho xã hội loài người bước ngoặt lớn, đồng thời, đánh dấu bước chuyển vĩ đại từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế tri thức Trong vài thập niên gần đây, ngành kĩ thuật máy tính, viễn thông có sự tiến bộ một cách nhanh chóng và thâm nhập rộng khắp các hoạt động đời sống của con người

Với tầm sứ mệnh của mình CNTT có những ý nghĩa to lớn tới nhân loại:

- Sự ra đời của CNTT đã đưa con người thoát khỏi nền kinh tế công nghiệp

để vươn tới nền kinh tế tri thức – đó là nền kinh tế chủ yếu dựa vào tri thức trên cơ

sở phát triển khoa học và công nghệ cao

- Cuộc cách mạng CNTT đã tạo ra kết quả là rút ngắn chu kì đổi mới công nghệ Đây là nhân tố quan trọng trong đấu trường cạnh tranh chính trị, kinh tế, quân

sự và sự phát triển của xã hội

- CNTT làm thay đổi tư duy của con người về xử lý thông tin, khiến họ công

nhận rằng yếu tố trừu tượng như thông tin và khả năng sáng tạo chính là nhân tố quyết định sức mạnh của mỗi quốc gia

- Sự phát triển nhanh chóng của CNTT đã hình thành lên các mối quan hệ kinh tế thương mại toàn cầu, đòi hỏi mỗi quốc gia phải mở cửa, tiến hành hội nhập

thị trường thế giói nếu không muốn bị tụt hậu

- Việc ứng dụng CNTT vào cuộc sống, cho phép con ngưòi có thể làm được những việc mà mình muốn và từ đó phát triển nền kinh tế, nâng cao đời sống tinh

thần, vật chất

1 2 Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1.2.1 M ột số khái niệm

Như phân tích phần lí luận về CNTT, ta có thể thấy được đặc điểm cũng như

những vai trò, giá trị mà CNTT mang lại cho cuộc sống của mỗi người chúng ta CNTT giúp con người giảm thiểu sức lao động về mặt thể chất thay vào đó nó giúp con người sử dụng triệt để tư duy của mình Với những lợi ích mà CNTT mang lại,

việc ứng dụng thành tựu của CNTT vào đời sống là một việc tất yếu

Theo Điều 4 của Luật Công nghệ thông tin năm 2006 ngày 29 tháng 6 năm

2006 có đưa ra khái niệm “Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng công

ngh ệ thông tin vào các lĩnh vực thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu

qu ả của các hoạt động này”.[14;2]

Dựa trên quá trình phân tích tại phần lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, công nghệ thông tin, ta có thể thấy mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau của các vấn đề trên Để bộ phận văn phòng hoạt động hiệu quả, các công tác văn phòng phải được làm tốt, để công tác văn phòng thực hiện nhanh chóng, chính xác, chuyên nghiệp cần có sự hỗ trỡ đắc lực của công nghệ thông tin

Bởi vậy, Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là ứng dụng các thiết bị

kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu

th ập, tổng hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính của cơ quan, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức

1.2.2 S ự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Ngay từ giai đoạn đầu của nền văn minh nông nghiệp, các hoạt động chính

trị, kinh tế và xã hội đã có sự hiện hữu của thông tin và tri thức Quá trình xử lí thông tin bao gồm các hoạt động thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, truyền đạt,…và chúng được gọi là xử lí thông tin Đối với hoạt động quản lí và lãnh đạo,

việc xử lí thông tin tạo ra các sản phẩm là thông tin điều khiển để mang lại kết quả tối ưu trong quá trình hoạt động

Văn phòng là trung tâm thông tin của cơ quan Với chức năng và vị trí của mình nên văn phòng trực tiếp xử lí thông tin để hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành

tổ chức Là cánh tay phải của lãnh đạo nên khối lượng công việc của văn phòng là

rất lớn Văn phòng phải đảm nhiệm rất nhiều khâu từ việc tổng hợp thông tin cho đến các công tác xây dựng chương trình kế hoạch công tác, quản lí giám sát nhân viên, rồi cả công tác lưu trữ quản lí trang thiết bị thì việc ứng dụng CNTT sẽ tạo nên

bước ngoặt trong việc thay đổi phương pháp quản lí hành chính

Trước đây, văn phòng được biết đến là nơi chất chứa những văn bản giấy tờ

sổ sách thì giờ đây nó được thay thế bằng hình ảnh những chiếc máy tính hiện đại, thông minh cho phép lưu khối lượng thông tin lớn với những tính năng ưu việt Thông qua các phần mềm quản lí, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm tra, giám sát

hoạt động của nhân viên Đặc biệt, trong thời kì bùng nổ của mạng internet thì việc ứng dụng hòm thư điện tử, công thông tin kết nối một cửa đã tạo nên sự gần gũi gắn

kết giữa đối tượng phục vụ và đối tượng sử dụng các dịch vụ hành chính

CNTT đã mang đến lợi ích to lớn không chỉ đối với công tác văn phòng mà với cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Khoảng cách giữa các quốc gia, đơn vị được thu hẹp bằng kết nối thông tin qua đường mạng để thuận lợi cho

việc trao đổi, hợp tác, phát triển

1 2.3 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1.2.3.1 Cơ chế - chính sách

Hiểu rõ được vai trò và những lợi ích mà CNTT mang lại nên nhà nước ta đã đưa những chính sách khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của con người Đặc biệt, trong cải cách tổ chức bộ máy hành chính Chính phủ đã có Luật, Quyết định, Nghị quyết riêng quy định về hình thức ứng dụng CNTT vào hoạt công tác văn phòng

Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng 6 năm 2006 Trong bộ luật này có đưa ra những quy định về việc áp dụng, đối tượng, điều kiện ứng dụng CNTT vào quản lí và các lĩnh vực của đời sống xã hội

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29 tháng 11 năm 2005 Bộ luật này có đưa ra quy định về việc sử dụng thư điện tử, chữ kí điện

công nghiệp công nghệ thông tin

Nghị định số 6/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10 tháng 4 năm 2007 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch vụ chứng

thực chữ kí số

Ngoài ra, còn có rất nhiều quyết định, nghị định khác quy định, hướng dẫn

việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thực tiễn Ta có thể thấy rằng, CNTT được nước ta coi trọng và có chính sách để giúp cơ quan tổ chức có thể tiếp cận CNTT, đồng thời cũng có quy định để bảo vệ nguồn thông tin trong môi trường mạng

1.2.3.2 Nguồn nhân lực

Con người là nhân tố quan trọng quyết định tới sự tồn vong của tổ chức Sự thực, những tiện ích mà CNTT mang lại cho công việc là vô cùng lớn, Tuy nhiên,

vấn đề đặt ra là cần phải có nhân lực có trình độ để ứng dụng chúng vào thực tiễn

Nguồn lao động ở nước ta chủ yếu là nguồn lao động trẻ, có tinh thần ham học hỏi cao, tinh nhanh trong việc học tập những cái mới Bởi lẽ vậy, việc ứng dụng CNTT vào công việc không gây trở ngại cho lao động

Lao động làm việc là nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn sử dụng thành

thạo các trang thiết bị kĩ thuật và các phần mềm ứng dụng

vụ Đây là 1 hệ thống xử lý thông tin đa năng Nó có thể nhận thông tin từ người (thông qua bàn phím, chuột), từ một thiết bị (đĩa cứng, USB, CD) hay từ mạng (thông qua modem, card mạng) và xử lý nó Sau khi đã xử lý, thông tin được hiển thị cho người sử dụng xem trên màn hình, được lưu trữ trên thiết bị hay gửi đến cho

ai đó thông qua mạng LAN hoặc mạng internet

b) Máy in

Máy in là một thiết bị ngoại vi giúp tạo ra các văn bản tài liệu được lưu trữ trong các thiết bị điện tử (máy tính, điện thoại) Máy in thường được sử dụng là máy in phun Máy in phun hoạt động theo theo nguyên lý phun mực vào giấy in (theo đúng tên gọi của nó) Mực in được phun qua một lỗ nhỏ theo từng giọt với một tốc độ lớn (khoảng 5000 làn/giây) tạo ra các điểm mực đủ nhỏ để thể hiện bản

in sắc nét Máy in phun chính là các máy in màu Ngoài ra, nó còn in được các bản đen trắng

c) Máy photocopy

Máy photocopy là một loại máy để phục vụ cho việc sao chép các loại giấy

tờ, văn bản, tài liệu, Năm 1950, chiếc máy photocopy đầu tiên ra đời, đây là một cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật lớn trong sao chụp giấy tờ văn bản Nhờ đó, ngày nay chúng ta đã có thể tạo ra văn bản mới có chất lượng giống như bản gốc

d) Máy chiếu

Máy chiếu là một thiết bị có bộ phận phát ra ánh sáng và có công suất lớn, cho đi qua một số hệ thống xử lý trung gian (từ một số nguồn tín hiệu đầu vào) để tạo ra hình ảnh trên màn chắn sáng mà có thể quan sát được bằng mắt

e) Điện thoại

Điện thoại là phương tiện dùng để liên lạc giữa các cơ quan, tổ chức, giữa các cá nhân với nhau Điện thoại thường được sử dụng là điện thoại bàn để nâng cao việc kết nối một chiều giữa cơ quan, tổ chức với đối tượng khách hàng

1.2.3.3.2 Phần mềm ứng dụng

a) Microsoft Office

Microsoft Office là một bộ ứng dụng văn phòng bao gồm các chương trình, máy chủ và các dịch vụ phát triển bởi Microsoft, được giới thiệu bởi Bill Gates Đây tập hợp các ứng dụng và dịch vụ trên màn hình, các servers có liên hệ chặt chẽ với nhau, chúng được gọi chung là gói ứng dụng của văn phòng, chạy trên phần mềm Microsoft Windows Microsoft Office có các phần mềm microsoft word, microsoft excel, microsoft powerpoint dùng trong hoạt động soạn thảo văn bản, tính toán và trình chiếu

b) Hòm thư điện tử

Cùng với sự ra đời của máy tính và mạng internet, thuật ngữ thư điện tử cũng xuất hiện Đây là dịch vụ chuyển thư dưới dạng số trên mạng máy tính thông qua các hộp thư điện tử như email, gmail

Việc sử dụng hòm thư điện tử giúp hạ thấp chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian, đồng thời, có thể gửi cho nhiều người và nhiều tệp

c) Cổng thông tin trực tuyến

Đây là phần mềm cho phép người sử dụng truy cập vào phần mềm của cơ quan, tổ chức để tìm hiểu về lịch sử, hoạt động của một cơ quan, tổ chức bất kì

Ngoài ra, tại phần mềm này, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức có thể nắm được công việc công tác của mình và những thông báo của cơ quan

d) CloudOffice

CloudOffice đây là phần mềm văn phòng điện tử dùng để quản lí công việc, công văn Quản lí về: văn bản (đến, đi), công việc (tạo, theo dõi, đánh giá thực hiện công việc), tài liệu ( lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, ), tiện ích văn phòng (chat, thảo luận, ),…vv

1.2.4 N ội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

1.2.4.1 Công tác tổ chức cán bộ

Công tác tổ chức cán bộ là công việc quan trọng của văn phòng Đây là công

việc quan trọng, văn phòng sẽ thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, giám sát công việc của

mỗi cá nhân trong tổ chức Ngoài ra, chính văn phòng là bộ phận xử lí hệ thống lương và đảm bảo quyền lợi hưởng các chế độ BHYT, BHXH cho mỗi CB,CC và

VC trong mỗi cơ quan, tổ chức

Hoạt động tổ chức cán bộ gồm các công việc liên quan đến tính toán, hồ sơ

sổ sách giấy tờ, vì vậy việc ứng dụng CNTT vào công tác này là điều cần thiết Hiện nay, có một số phần mềm hữu dụng thực hiện các chức năng nhân sự - chấm công – tính lương như phần mềm nhân sự HRPRO7, phầm mềm VnisHurex 2008,…

1.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ

Văn thư lư trữ là một trong những công việc chính của công tác văn phòng

Hoạt động này giúp cơ quan tổ chức lưu trữ giá trị tài liệu pháp lí, hồ sơ nhân sự, hồ

sơ công việc Ngoài ra, công tác VT-LT còn thực hiện việc soạn thảo văn bản, nhận

và chuyển giao văn bản tới các bộ phận cơ quan tổ chức

Hằng năm, số lượng văn bản, tài liệu được ban hành và chuyển đến là vô cùng nhiều nên công tác lưu trữ và khai thác sử dụng cần có những phần mềm hỗ

trợ thay vì sổ sách chứng từ cồng kềnh, gây mất thời gian trong việc lưu trữ và khai thác sử dụng, kiểm tra tài liệu Trước nhu cầu thực tế, trên thị trường hiện nay, phần

mềm CloudOffice là một trong những ứng dụng tiện ích trong việc quản lí và khai thác sử dụng văn bản đi, đến Hiện nay, còn có các phần mềm con dấu, chữ kí điện

tử để giảm khâu thủ tục rườm rà và hiện tượng tham nhũng hối lộ

Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch là một công việc của chức năng tham mưu, tổng hợp Văn phòng đảm nhiệm công việc lên chương trình, kế

hoạch hoạt động của cả cơ quan và lãnh đạo Để làm tốt được công việc trên, thì nhà quản trị văn phòng cần nắm bắt được thông tin để lên chương trình kế hoạch

hoạt động, từ đó triển khai và dựa vào nó thực hiện các công tác kiểm tra, đánh giá

Hoạt động này cần phải thực hiện trên phần mềm thư điện tử có thể thuận lợi trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận khác trong cơ quan và bên ngoài

Bất kỳ đơn vị, cơ quan nào thông tin là vô cùng cần thiết Thông tin hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định Thông tin rất đa dạng và phong phú: thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, người lãnh đạo không thể tự mình thu thập mà cần

có sự hỗ trợ của văn phòng Thông tin trước khi trình lên lãnh đạo đều qua văn phòng xử lý, phân loại Mỗi quyết định đúng hay sai đều phụ thuộc vào sự tiếp nhận

và xử lý thông tin có chính xác, đầy đủ hay không Bởi vậy, trong quá trình xử lí thông tin nhà quản trị văn phòng cần phải thu thập thông tin một cách đầy đủ chính xác thông qua nhiều nguồn chỉ đạo của lãnh đạo, internet,… Song song với việc

tổng hợp thông tin, văn phòng cần phải thực hiện việc bảo mật thông tin tránh tác nhân xấu bên ngoài gây ra cho tổ chức

1.2.4.5 Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế

Văn phòng thực hiện việc xây dựng và giám sát nội quy, quy chế Trong công tác này, văn phòng tiến hành soạn thảo văn bản quy định về thời gian làm

việc, chế tài đối với cá nhân vi phạm Quá trình làm việc văn phòng trực tiếp theo dõi việc thực hiện nề nếp sinh hoạt của từng CC và VC từ đó đánh dấu để thực hiện

việc đánh giá ý thức của họ Nhờ việc giám sát thực hiện nội quy, quy chế giúp cơ quan hoạt động có nề nếp hơn Công tác này thường được ứng dụng trên bảng mẫu đánh giá tại phần mềm microsoft excel

1.2.4.6 Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện

Một công việc nữa của chức năng tham mưa, điều hành là tổ chức các cuộc họp và sự kiện Hàng tuần, tháng các cơ quan tổ chức thường tiến hành họp, ngoài

ra, theo kế hoạch cũng tiến hành tổ chức các sự kiện Đối với các cuộc họp, hay sự

kiện thường diễn ra trong thời gian dài nên để tạo sự hứng thú, tập trung của CC,

VC là điều vô cùng khó nếu ta chỉ nhìn nhau để trao đổi thông tin Bởi vậy, việc sử

dụng các trang thiết bị hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết Các trang thiết bị kĩ thuật dùng để hỗ trợ trong các cuộc họp: máy chiếu, máy vi tính, loa,…

1.2 4.7 Công tác tổ chức chuyến đi công tác

Bên cạnh các công việc trên, văn phòng còn thực hiên việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan Để làm tốt công việc này, nhà quản trị văn phòng

cần xác định nơi công tác từ đó tiến hành điều động xe cộ, hay đặt vé máy bay đối

với các chuyến đi xa Nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra nhanh chóng, tiện lợi,

tiết kiệm thời gian, văn phòng cần trang bị các trang thiết bị như điện thoại, mạng internet để đặt lịch đi, liên hệ đơn vị công tác Ngoài ra, việc chi trả cũng được tiến hành thông qua dịch vụ thanh toán trên thẻ ngân hàng bằng điện thoại thay vì phải đến tận nơi mua vé

Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng Văn phòng trực tiếp tiến hành mua sắm trang thiết bị và quản lí về số lượng,

hiện trạng sử dụng của tài sản và trang thiết bị văn phòng Hằng năm, nhà quản trị văn phòng tiến hành kiếm tra, đánh giá tài sản và trang thiết bị, từ đó, xây dựng kế hoạch mua sắm, tu sửa để cải thiện năng suất làm việc của nó Hiện nay, trên thị trường CNTT có một số phần mềm ứng dụng trong công tác quản lí tài sản như phần mềm DTSoft, phần mềm iBom.Am,…

Thi đua khen thưởng là hoạt động thường niên của mỗi cơ quan tổ chức nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của CB, CC và VC Công tác này đánh giá ý

thức cũng như mức độ hoàn thành công việc Để thực hiện được điều trên, nhà quản

trị văn phòng cần xây dựng khung điều kiện để đánh giá xét loại khen thưởng bằng

phần mềm microsoft exel hoặc microsoft word Tổ chức khen thưởng cần phải tổ

chức thành chương trình để tôn vinh nhưng CB,CC và VC có thành tích xuất sắc trong việc, từ đó, thúc đẩy sự nhiệt huyết với công việc của họ

Qua phần cơ sơ lí luận, ta có cái nhìn tổng quan về khái niệm, định nghĩa về văn phòng, công tác văn phòng, công nghệ thông tin và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Ngoài ra, thì ta cũng nhìn thấy được tính ứng

dụng và nội dung trong ứng dụng CNTT vào các hoạt động của văn phòng Dựa trên phần lí luận, thì đây chính là cơ sở để ta xét và đánh giá về thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

CHƯƠNG II:

TH ỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 2.1 Khái quát chung về Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là một trong những kho Lưu trữ lịch sử lớn, có

lịch sử hình thành và phát triển lâu đời nhất so với các lưu trữ lịch sử khác ở nước

ta Tiền thân của Trung tâm là Kho Lưu trữ thuộc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương được thành lập năm 1918 Đến năm 1962, Hội đồng Chính phủ có Quyết định số 102-CP tổ chức lại thành Kho Lưu trữ trung ương trực thuộc Cục Lưu trữ

Phủ Thủ tướng Đến năm 1988, Thủ tướng Chính phủ có Quyết định cho đổi tên thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I

Trải qua 56 năm hoạt động, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I ngày càng trưởng thành hơn về mọi mặt Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo, có chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến các vị trí việc làm Hệ thống cơ sở vật chất được trùng tu và đảm bảo mọi điều kiện giúp công tác bảo quản trở nên tốt hơn

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có trụ sở tại địa chỉ: Số 18 đường Trung Yên I, phường Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I là

một trong bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

Theo Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Trong văn bản có những quy định như sau: [7;1,2,3]

1 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp luật và quy

định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản

riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội

1 Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao

2 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ đã sưu tầm vào Trung tâm

3 Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ

4 Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

5 Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

6 Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ

7 Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm

8 Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm

9 Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật

10 Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

11 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao

c) Cơ cấu tổ chức

a) Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu Hán – Nôm

b) Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp

c) Phòng Bảo quản tài liệu

d) Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu

đ) Phòng Tin học và Công cụ tra cứu

e) Phòng Đọc

g) Phòng Hành chính – Tổ chức

h) Phòng Kế toán

i) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy

Cơ cấu tổ chức của cơ quan được sơ đồ hóa tại Phụ lục số I

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ phòng Hành chính –

kiện làm việc phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Trung tâm

b) Nhiệm vụ và quyền hạn

1 Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch về công tác tổ chức

bộ máy và nhân sự của Trung tâm

2 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính của Trung tâm, xây dựng các văn bản về cải tiến tổ chức bộ máy; qui định, qui chế về quản lý tổ chức, nhân sự; quản lý lao động, công sở, lề lối làm việc của Trung tâm

3 Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp; thực hiện nhiệm vụ

bảo vệ chính trị nội bộ

4 Xây dựng kế hoạch và theo dõi đôn đốc các đơn vị trong việc triển khai

thực hiện kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo công tác

của Trung tâm

5 Quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm

6 Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn, đề án và độc giả

7 Tổng hợp và theo dõi công tác thi đua, sáng kiến cải tiến kỹ thuật của Trung tâm

8 Quản lý biên chế lao động, tiền lương; thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với công chức, viên chức của Trung tâm

9 Xây dựng và tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý trụ sở, xe ô tô, vật

tư, tài sản, máy móc thiết bị và cơ sở vật chất của Trung tâm

10 Đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cho hoạt động của cơ quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho viên chức theo điều kiện thực tế

của Trung tâm

11 Thực hiện các công việc về đối ngoại, lễ tân

12 Tham gia ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của đơn vị

13 Trực tiếp quản lý cơ sở vật chất, vật tư, tài sản, biên chế do Trung tâm giao cho đơn vị

14 Tham gia thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ do Trung tâm giao cho đơn vị

15 Thực hiện các công việc cụ thể khác do Giám đốc giao cho đơn vị

c) Cơ cấu tổ chức

* Cơ cấu lãnh đạo

- Phòng Hành chính-Tổ chức có 1 Trưởng phòng và 2 Phó Trưởng phòng (Trưởng phòng là bà Nguyễn Thị Ngần, Phó Trưởng phòng là bà Tạ Thị Thanh Sơn

* Cơ cấu tổ chức bộ phận của phòng

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận của phòng được tổ chức theo mô hình cơ

cấu trực tuyến – tức là phòng thực hiện mọi chức năng theo chiều dọc Các bộ phận

có hoạt động theo chức năng nhiệm vụ riêng nhưng có sự tương tác với nhau Xét theo thực tế hoạt động có thể chia phòng Hành chính – Tổ chức thành 4 bộ phận:

+ Bộ phận Văn thư Lưu trữ

+ Bộ phận Hành chính và nhân sự

+ Bộ phận Quản trị thiết bị

+ Bộ phận Hậu cần

Sơ đồ cơ cấu tổ chứ bộ phận được mô hình hóa tại Phụ lục II

2.2 Th ực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

trong công tác văn phòng

Trang thiết bị kĩ thuật là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các hoạt động của văn phòng trở nên hiệu quả hơn Việc ứng dụng đồng bộ các trang thiết bị sẽ giúp việc tổ chức văn phòng trở nên gọn nhẹ hơn, giảm số lượng giấy tờ, sức lao động của mỗi cá nhân

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng” dễ được thích ứng nhất bởi cách thức hoạt động đơn giản, máy móc, phần mềm sẽ trực tiếp

xử lí thông tin mà con người chỉ cần nhập dữ liệu Trong những năm gần đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn Với giá thành hợp lí cùng với những lợi ích mà chúng mang lại thì máy móc trang thiết bị văn phòng được Trung tâm trang bị đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu của thực tế

Các trang thiết bị phục vụ cho các công tác nghiệp vụ được trang bị khá đầy

Tuy nhiên, để nắm được tính hiệu quả của các trang thiết bị văn phòng trong hoạt động của ứng dụng CNTT thì ta xét ba nhóm sau: Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng, phần mềm quản lí, điều hành và hệ thống mạng thông tin

a) Dụng cụ, trang thiết bị văn phòng

B ảng thống kê các dụng cụ và trang thiết bị kĩ thuật văn phòng

lƣợng

ĐVT M ức độ sử dụng

6 Tủ hồ sơ, giá đựng tài liệu 4 Cái Thường xuyên

số lượng máy in chỉ có 4, điều này đã gây ra sự chờ đợi khi phải in ấn tài liệu cùng

một lúc Hay đối với việc sử dụng máy photo, cả phòng có một máy photo trong khi các bộ phận trong phòng lại chia thành các khu khác nhau, điều đó dẫn đến việc

muốn photo hay scan văn bản thì phải đi lại nhiều Như vậy, các trang thiết bị trong

văn phòng vẫn còn thiếu thốn và làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động nghiệp

vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong phòng

Danh sách một số phần mềm quản lí, điều hành đang đƣợc sử dụng

Ph ần mềm soạn thảo văn bản

1 Microsoft Office Word

2003, 2007

Soạn thảo văn bản Thường xuyên

2 Microsoft Office Excel

- Quản lí sổ đăng kí chuyển giao văn bản

- Lập Danh mục tài liệu tham khảo

8 Hòm thư điện tử - Gửi email công việc Thường xuyên

Dựa vào bảng danh sách phần mềm quản lí của phòng HC-TC, ta có thể thấy

cơ quan đã ứng dụng phần mềm tiện ích vào hoạt động hành chính Các phần mềm được sử dùng thường xuyên và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực của cho nghiệp vụ

của công tác văn phòng Phần mềm hỗ trợ cho nghiệp vụ trao đổi thông tin như facebook, youtobe,…không được sử dụng nhiều mà hoạt động tìm kiếm, trao đổi

chủ yếu ở trên cổng thông tin hay hòm thư điện thử Các phần mềm soạn thảo văn

bản, quản lí tài sản được sử dụng khá thường xuyên bởi đây là công việc chính mà

của phòng HC-TC

Tùy theo mức độ làm việc mà thời gian sử dụng của các phần mềm khác nhau, nên trong quá trình sử dụng một số phần mềm bị lỗi (như phần mềm quản lí văn bản), hay do phiên bản cũ dẫn đến tốc độ xử lí thông tin kém ( như Microsoft word, excel, powerpoint 2003)

c) Hệ thống mạng thông tin

Hiện nay, cơ quan sử dụng hệ thống mạng Lan – đây là mạng kết nối các máy tính trong phạm vi toàn cơ quan Việc sử dụng mạng Lan giúp các máy tính có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, đặc biệt là chia sẽ tập tin, máy in, máy quét Hệ

thống máy tính được sử dụng phần mềm Windows nên tốc độ xử lí thông tin lớn lên tới 10Mbps

Gần đây, cùng với sự phát triển và lợi ích của mạng internet cơ quan đã lắp

hệ thống mạng wifi giúp việc truy cập mạng nhanh hơn bởi tốc độ xử lí lên tới 55Mb

Nhìn chung, hệ thống mạng thông tin được cơ quan quan tâm đầu tư Điều này đã giúp công tác nghiệp vụ trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết

trong công tác văn phòng

Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quyết định tới sự phát triển của tổ chức Đặc biệt, trong cuộc cách mạng ứng dụng CNTT vào hoạt động hành chính nguồn nhân lực là nhân tố hàng đầu, quan trọng trong công cuộc cải cách này Dưới đây là

bảng kê khai về hồ sơ năng lực của công chức, viên chức phòng Hành chính – Tổ chức:

B ảng kê khai hồ sơ nhân sự phòng Hành chính – Tổ chức S

Trình độ Ch ức vụ Trình độ

CNTT

1 Nguyễn Thị Ngần 1970 2008 Th ạc sĩ VT-LT

Học viện Hành chính Quốc gia

Trưởng phòng IU07,

IU08, IU10

2 Tạ Thị Thanh Sơn 1985 2012 C ử nhân QTVP

Học viện Hành chính Quốc gia

Phó Trưởng phòng

IU06 IU07, IU08, IU09

3 Phạm Phương Bắc 1983 2010 C ử nhân QTNL

Đại học KH & XH nhân văn

Phó trưởng phòng

IU06, IU07, IU08

4 Đỗ Thị Huyền Trang 1988 2014 Cử nhân VT-LT

Học viện Hành chính Quốc gia

Nhân viên văn thư

IU02, IU03, IU04, IU06

5 Nguyễn Thị Lan 1991 2015 C ử nhân VT-LT

Đại học KH & XH nhân văn

Nhân viên Lưu

trữ

IU02, IU03, IU04

6 Bùi Ngọc Anh 1982 2013 C ử nhân Luật

Đại học Lao động

Xã hội

Nhân viên nhân sự

IU02, IU03, IU04, IU06

7 Nguyễn Hoàng Sơn 1976 2014 C ử nhân CNTT

Đại học Công nghệ thông tin

Nhân viên

quản trị thiết bị

IU02, IU03, IU06, IU12

8 Nguyễn Huy Sơn 1978 2010 C ử nhân Điện tử

(Ngu ồn Phòng Hành chính – Tổ chức)