Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty TNHH sản xuất thương mại gạo phước thành IV

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, doanh nghiệp quốc doanh ở nước ta đóng vai trò ngày càng quan trọng trong sự phát triển kinh tế đất nước. Để đạt được chỗ đứng trong một môi trường cạnh tranh không chỉ trong và ngoài nước, mỗi doanh nghiệp cần phải chủ động về mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ việc đầu tư, sử dụng vốn, tổ chức sản xuất cho đến tiêu thụ thành phẩm, phải biết tận dụng năng lực, cơ hội để chọn cho mình một chiến lược đúng đắn. Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là một chu trình quan trọng đối với đại đa số các doanh nghiệp thương mại sản xuất. Muốn làm được điều đó thì hệ thống kế toán phải thu thập, ghi chép, phân loại, đo lường tính toán và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính phải chính xác và có sự hoàn thiện đáng kể để có thể đứng vững trên thị trường trong thời kì hội nhập. Nhận thấy được tầm quan trọng đó nên tôi đã chọn đề tài “ Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty TNHH sản xuất thương mại gạo Phước Thành IV”. Đây là cơ hội để tôi có thể vận dụng những điều đã học vào thực tế công việc.

KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH - NGÂN HÀNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU

VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY TNHH SX – TM PHƯỚC THÀNH IV

GVHD: Th.S NGUYỄN HOÀNG THANH TRÚC

LỚP: KẾ TOÁN – K14 MSSV: 1411044035

Vĩnh Long, năm 2017

i

…, ngày … tháng … năm 2017

Giáo viên hướng dẫn

(Ký, ghi rõ họ tên)

Vĩnh Long, ngày … tháng … năm 2017

Công ty TNHH sản xuất thương mại Phước Thành IV

iii

Để hoàn thành tốt bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn Cô Hướng Dẫn đãtận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình viết báo cáo Trong thời gian qua tôi đã họcđược rất nhiều điều hay bổ ích từ trãi nghiệm thực tế và với những kiến thức đã đượchọc để áp dụng vào thực tiễn công việc.

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc và các Cô, Chú, Anh, Chị phòng Kếtoán đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để tôi thực tập tại công ty TNHH sản xuấtthương mại Phước Thành IV Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Cô, Chú, Anh, Chị trongcông ty đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập và thu thập số liệu

Đặc biệt tôi chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Kế toán – Tài chính –Ngân hàng trường Đại Học Cửu Long đã truyền đạt kiến thức quý báu cho tôi để tôihoàn thành tốt bài báo cáo

Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong

sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong công ty TNHH sảnxuất thương mại Phước Thành IV luôn dồi dào sức khỏe, công tác tốt và đạt đượcnhiều thành công trong công việc

Trân trọng kính chào!

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Quỳnh Như

BHXH : Bảo hiểm xã hội

SX – TM : Sản xuất – Thương mại

v

VNĐ : Việt Nam đồng

Bảng 1.1: Bảng ký hiệu lưu đồ 15 Bảng 3.1: Kết quả kinh doanh năm 2014 - 2016 55

vii

Sơ đồ 1.1: Lưu đồ xử lý đặt hàng 11

Sơ đồ 1.2: Lưu đồ xử lý nhận hàng 12

Sơ đồ 1.3: Lưu đồ chấp nhận hóa đơn, theo dõi công nợ 13

Sơ đồ 1.4: Lưu đồ xử lý thanh toán tiền 14

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 18

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán 22

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung 26

Sơ đồ 2.4: Hình thức sổ kế toán trên máy tính 28

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ xử lý đặt hàng 34

Sơ đồ 2.6: Lưu đồ xử lý nhận hàng, nhập kho 35

Sơ đồ 2.7: Lưu đồ thanh toán tiền 36

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Sự cần thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 1

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Đối tượng nghiên cứu 2

6 Kết cấu đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức dữ liệu trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Mục tiêu của chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 3

1.1.3 Các hoạt động xử lý trong chu trình mua hàng 4

1.2 Kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 5

1.2.1 Chứng từ sử dụng 5

1.2.2 Tài khoản sử dụng 6

1.2.3 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh 7

1.2.4 Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 8 1.2.4.1 Xử lý yêu cầu mua hàng 8

1.2.4.2 Phê duyệt việc mua hàng 8

1.2.4.3 Lựa chọn nhà cung cấp 9

1.2.4.4 Xử lý nhận hàng, nhập kho 9

1.2.4.5 Chấp nhận hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ 9

1.2.4.6 Xử lý thanh toán cho người bán 10

1.2.4.7 Lưu đồ chứng từ 11

1.2.5 Các ký hiệu của lưu đồ 15

1.3 Quá trình ghi chép sổ sách và lập báo cáo 15

ix

TY SX – TM PHƯỚC THÀNH IV 16

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty 16

2.1.1 Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, hình thức tổ chức kinh doanh 16

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 16

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty 17

2.1.1.3 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu 18

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH SX-TM PHƯỚC THÀNH IV 18

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 18

2.1.2.2 Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận 18

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 22

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 22

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 22

2.1.4 Một số chính sách và phương pháp kế toán được áp dụng tại công ty Phước Thành IV 26

2.1.4.1 Chế độ và hình thức kế toán áp dụng 26

2.1.4.2 Phương pháp kế toán 27

2.1.5 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán 27

2.1.5.1 Chức năng phần mềm 27

2.1.5.2 Sơ đồ hình thức kế toán trên máy tính 28

2.1.6 Thuận lợi và khó khăn trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh 29

2.1.6.1 Thuận lợi 29

2.1.6.2 Khó khăn 29

2.1.6.3 Phương hướng phát triển 30

2.2 Thực trạng kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Phước Thành IV 30

2.2.1 Trình tự các bước trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 30

2.2.1.1 Đặt mua nguyên vật liệu 30

2.2.1.2 Nhận nguyên vật liệu nhập kho 30

2.2.1.3 Nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả 31

2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 31

2.2.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 31

2.2.3 Lưu đồ chứng từ 34

2.2.4 Tài khoản sử dụng 37

2.2.5 Một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chu trình 37

2.2.6 Sổ sách sử dụng 47

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ 55

3.1 Nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh 55

3.2 Nhận xét về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty sản xuất thương mại Phước Thành IV 57

3.2.1 Ưu điểm 57

3.2.2 Nhược điểm 58

3.3 Nhận xét về công tác kế toán 58

3.3.1 Ưu điểm 58

3.3.2 Nhược điểm 59

3.4 Về hệ thống kế toán quản trị 59

3.5 Về hệ thống kiểm soát nội bộ 59

3.6 Kiến nghị 60

3.6.1 Kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình mua nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 60

3.6.2 Kiến nghị về công tác kế toán 60

3.6.3 Kiến nghị về hệ thống kế toán quản trị 60

3.6.4 Kiến nghị về hệ thống kiểm soát nội bộ 61

3.7 Kiến nghị khác 62

KẾT LUẬN 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO

xi

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, doanh nghiệp quốc doanh ở nước tađóng vai trò ngày càng quan trọng trong sự phát triển kinh tế đất nước Để đạt đượcchỗ đứng trong một môi trường cạnh tranh không chỉ trong và ngoài nước, mỗi doanhnghiệp cần phải chủ động về mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ việc đầu

tư, sử dụng vốn, tổ chức sản xuất cho đến tiêu thụ thành phẩm, phải biết tận dụng nănglực, cơ hội để chọn cho mình một chiến lược đúng đắn

Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là mộtchu trình quan trọng đối với đại đa số các doanh nghiệp thương mại sản xuất Muốnlàm được điều đó thì hệ thống kế toán phải thu thập, ghi chép, phân loại, đo lường tínhtoán và xử lý cung cấp thông tin kinh tế tài chính phải chính xác và có sự hoàn thiệnđáng kể để có thể đứng vững trên thị trường trong thời kì hội nhập

Nhận thấy được tầm quan trọng đó nên tôi đã chọn đề tài “ Chu trình mua, nhậpkho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại công ty TNHH sản xuấtthương mại gạo Phước Thành IV” Đây là cơ hội để tôi có thể vận dụng những điều đãhọc vào thực tế công việc

2 Mục tiêu nghiên cứu

 Phản ánh được thực trạng công tác tổ chức kế toán cho “Chu trình mua, nhậpkho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp” tại công ty TNHH sản xuấtthương mại Phước Thành IV

 Đồng thời đánh giá những thuận lợi và khó khăn trong Chu trình mua, nhậpkho và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty để từ đó thấy được những ưu điểm cầntiếp tục phát huy và một số vấn đề tồn tại cần khắc phục của Công ty

3 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp thu thập số liệu: Trên cơ sở thu thập số liệu và tìm hiểu thực tếtại Công ty về số liệu thông qua các báo cáo, sổ sách, chứng từ đã và đang lưu trữ tạiCông ty Ngoài ra còn tìm hiểu thêm qua sách, báo và Internet, …

 Phương pháp xử lý số liệu

Việc xử lý chủ yếu vận dụng vào những phương pháp đã học, tài liệu thu thậpđược để phân tích Đồng thời sử dụng các phương pháp hạch toán:

+ Xem xét hạch toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toáncho nhà cung cấp có đúng với chuẩn mực qui định của Nhà nước chưa.

+ Tổng hợp số liệu và phân tích các số liệu để thấy rõ tầm quan trọng của Chutrình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

+ Trao đổi với các anh chị nhân viên Kế toán tại Công ty

4 Phạm vi nghiên cứu

 Không gian: Kế toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toáncho nhà cung cấp tại Công ty Phước Thành IV

 Thời gian: số liệu tháng 03/2016

5 Đối tượng nghiên cứu

Kế toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấptại Công ty sản xuất gạo Phước Thành IV

6 Kết cấu đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương 2: Thực trạng kế toán Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanhtoán cho nhà cung cấp tại Công ty SX-TM Phước Thành IV

Chương 3: Nhận xét – Kiến nghị

Kết luận

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Những vấn đề chung về công tác tổ chức dữ liệu trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

1.1.1 Khái niệm

Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là quátrình liên quan đến việc đặt hàng, mua hàng, nhập kho và theo dõi nợ phải trả đồngthời thanh toán cho nhà cung cấp

1.1.2 Mục tiêu của chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

 Theo dõi việc mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp

Việc này giúp các nhà quản lý lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, thanh toán chonhà cung cấp được đầy đủ, chính xác và đúng thời gian Bên cạnh đó việc theo dõimua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp giúp công ty có thể lường trước được các rủi rotrong trường hợp nhà cung cấp không có hoặc không đủ nguyên vật liệu cung cấp công

ty có thể kịp thời tính đến trường hợp mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp khác

 Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán phù hợp, đúng thời gian cho nhà cung cấp

 Khi nhận được hóa đơn của bên bán, bên mua sẽ tiến hành theo dõi các khoản

nợ phải trả nhằm để tính toán, phản ánh một cách chính xác, đầy đủ từng khoản nợphải trả theo từng chủ nợ Đối chiếu số tiền phải trả để xác định số nợ phải trả, đã trả

và số nợ còn lại phải trả để thanh toán một cách hợp lý

 Công ty phải thường xuyên chủ động chuẩn bị nguồn tài chính phục vụ việcthanh toán cho nhà cung cấp đúng thời gian và hợp lý vì đây là nghĩa vụ phải thực hiệnđược ký kết trong hợp đồng của hai bên

 Xác nhận nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng có trách nhiệm theo dõi danh sách nhà cung cấp đã được xétduyệt Bộ phận mua hàng cũng có trách nhiệm đề nghị xem xét các nhà cung cấp mớivới việc cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu chất lượng hơn và giá cả hợp lý hơn.Chính sách giao nhận của nhà cung cấp, chính sách về xuất hóa đơn và uy tín của nhà

cung cấp là những phần quan trọng trong việc xem xét nhà cung cấp Việc liên kết cácnhà cung cấp cũng góp phần làm tăng sức mạnh cho công ty trong chuỗi giá trị.

 Kiểm soát hàng tồn kho

Quản lý nguyên vật liệu tồn kho nhằm mục tiêu duy trì nguyên vật liệu ở mức độhợp lý, nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất, cung cấp nguồn nguyên vật liệutrong lưu thông, đảm bảo việc cung ứng sản phẩm cũng như tránh được tình trạngkhan hiếm hay tăng giá nguyên vật liệu Bên cạnh đó quản lý nguyên vật liệu tồn khocòn giúp công ty giảm được các chi phí về dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bịlỗi, hư hỏng

 Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu và dòng tiền trong công ty

 Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu nhằm thiết lập một chu trình có tínhkhả thi cao được sử dụng trong kỳ hoạt động tương lai Nó cung cấp cho nhà quản lýthông tin về kế hoạch thực hiện chu trình một cách hệ thống và đạt hiệu quả cũng nhưlường trước được những khó khăn khi thực hiện các mục tiêu trong chu trình để cóbiện pháp xử lý kịp thời

 Dự toán dòng tiền trong công ty là một bảng tổng hợp về tiền thu vào và chi raliên quan đến các hoạt động của công ty trong từng kỳ kế toán Dự toán dòng tiềnnhằm xác định lượng tiền mặt có được trong kỳ, nếu cân đối thu, chi sau khi mức dựtrữ tiền mặt cần thiết thì công ty không phải lo về vấn đề thiếu thốn trong kinh doanh

1.1.3 Các hoạt động xử lý trong chu trình mua hàng

 Nhận yêu cầu mua hàng hoặc dịch vụ từ các bộ phận hay hệ thống có nhu cầu, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và đặt hàng

 Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận hay chu trình liên quan Nhu cầu muahàng được xác định từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sửdụng trực tiếp các hàng hay dịch vụ này Đó là những nhu cầu liên quan tới nguyên vậtliệu với đơn vị sản xuất, hàng hóa với đơn vị thương mại hoặc là các loại văn phòngphẩm, công cụ dụng cụ hay tài sản cố định cho tất cả các loại hình doanh nghiệp

 Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng: Căn cứ yêu cầu mua hàng gửi từcác bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng kiểm tra, xét duyệt nhu cầu này và tổnghợp các nhu cầu được xét duyệt, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và lập các thủ tụcđặt hàng với người bán

+ Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.

 Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thông báotát cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan

 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

Quy trình chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ bao gồm: Chấp thuận hóa đơnmua hàng và Ghi chép, theo dõi công nợ

 Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng.Khi người bán chuyển giao hóa đơn, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra đối chiếu, chấpnhận hóa đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán Đến hạn thanh toán, kế toánlập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền người bán

 Hoạt động thanh toán với người bán

Tới hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng giấy đềnghị thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán và chuyển bộ phận tài vụ làmthủ tục thanh toán tiền

1.2 Kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

1.2.1 Chứng từ sử dụng

 Phiếu yêu cầu mua hàng: đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các

bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng Chứng từ này cần có sự kýduyệt của trưởng bộ phận yêu cầu để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của

bộ phận

 Đơn đặt hàng: căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng gửi từ bộ phận có nhu cầu,

bộ phận mua hàng kiểm tra, xét duyệt nhu cầu này và tổng hợp nhu cầu được xétduyệt, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và lập các thủ tục đặt hàng phù hợp gửi tớingười bán

 Xét duyệt đơn đặt hàng: người bán xem xét đặt hàng và chấp nhận đơn đặthàng.

 Phiếu nhập kho: chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập để ghi nhận các thôngtin nhận hàng thực tế về mặt hàng, chất lượng và số lượng cũng như thời gian, địađiểm nhận hàng Chứng từ này cần có chữ kí của người nhận hàng và thủ kho nếuhàng chuyển cho kho

 Phiếu giao hàng: xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng,chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp

 Phiếu nhận hàng: được lập bởi bộ phận nhận hàng sau khi đã nhận được hàng

1.2.2 Tài khoản sử dụng

 Tài khoản 111: Tiền mặt

 Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường

 Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu

 Tài khoản 155: Thành phẩm

 Tài khoản 15411: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

 Tài khoản 15412: Chi phí nhân công trực tiếp

 Tài khoản 15417: Chi phí sản xuất chung

1.2.3 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 Nghiệp vụ 1: Khi mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền hoặc đã trả tiềncho bên bán, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (Giá mua chưa thuế)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 111, 112, …

 Nghiệp vụ 2: Trường hợp đã nhận được hóa đơn của người bán nhưng đếncuối kỳ kế toán, hàng hóa chưa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn, ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331,… Giá thanh toán

Sang tháng sau khi nguyên liệu, vật liệu về nhập kho hoặc chuyển thẳng dùngcho sản xuất, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 15411, 15417 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Chi phí sản xuất chung

Có TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường

 Nghiệp vụ 3: Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho chưa trả tiền cho bên bán,ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331 – Phải trả người bán

Khi đến hạn thanh toán kế toán ghi:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 111, 112 – Giá thanh toán

 Nghiệp vụ 4: Khi trả tiền cho người bán được hưởng chiết khấu thanh toán, thìkhoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạtđộng tài chính, ghi:

Nợ TK 331 – Nợ phải trả người bán

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (Chiết khấu thanh toán)

Có TK 111, 112 – Giá thanh toán

 Nghiệp vụ 5: Khi tạm ứng tiền mua nguyên vật liệu, căn cứ vào giấy tạm ứng,ghi:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 111 – Tiền mặt

 Nghiệp vụ 6: Sử dụng số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu, ghi:

Nợ TK 15411 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

1.2.4 Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp

1.2.4.1 Xử lý yêu cầu mua hàng

 Tất cả nhân viên mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được duyệt

 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và lập thành 2 liên:

+ Phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị

+ Phải đánh số liên tục trước khi sử dụng

 Thường xuyên theo dõi đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành

1.2.4.2 Phê duyệt việc mua hàng

 Giao bộ phận liên quan xem xét thường xuyên nhu cầu về hàng tồn kho

 Phân nhiệm xét duyệt mua hàng cho một cá nhân

 Nếu đơn vị có định mức tồn kho tối thiểu việc đặt hàng vẫn cần có sự phêduyệt

1.2.4.3 Lựa chọn nhà cung cấp

 Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu:

+ Đối với hàng hóa có giá trị cao cần phải đấu thầu

+ Hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng

+ Kỷ luật nếu nhân viên nhận tiền hoa hồng

 Mọi thông tin trong bảng báo giá phải ghi chép lưu trữ, báo cáo người chịutrách nhiệm phê duyệt

 Việc phê duyệt do nhà quản lý cấp cao thực hiện hoặc ủy quyền cho lãnh đạo

bộ phận mua hàng

 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt

 Quản lý danh sách nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên

1.2.4.4 Xử lý nhận hàng, nhập kho

 Bộ phận nhận hàng cần tách biệt với bộ phận đặt hàng

 Khi nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng

 Từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng

 Thiết kế mẫu kiểm tra đặc tính hàng mua

 Nhanh chóng chuyển hàng đến đúng vị trí lưu giữ hoặc nơi cần sử dụng

 Khi vật liệu về kho, nhân viên kho sẽ nhận hàng, xác định chủng loại, sốlượng và đối chiếu với giấy giao hàng của người bán và phải đối chiếu với cả đơn đặthàng

1.2.4.5 Chấp nhận hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ

 Khi nhận được hóa đơn của bên bán, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra hóađơn, so sánh đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhậnhàng

 Nếu các thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ và chính xác thì thì kế toánphải trả chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán với người bán

và lưu trữ hồ sơ liên quan đến việc mua hàng như chứng từ hóa đơn mua hàng, chứng

từ về đơn đặt hàng được chấp nhận và chứng từ ghi nhận thông tin nhận hàng

1.2.4.6 Xử lý thanh toán cho người bán

 Đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạn thanhtoán, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghị thanh toán và chuyển xét duyệt

hồ sơ thanh toán

 Hoạt động thanh toán chấm dứt sau khi bộ phận quỹ chuyển tiền thanh toán vàcác dữ liệu thanh toán được cập nhật

 Thông tin người bán

 Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng

 Tìm kiếm người bán

 Lập đơn đặt hàng – ký duyệt

Sơ đồ 1.1: Lưu đồ xử lý đặt hàng

Nơi yêu cầu

Yêu cầu mua

hàng

5 4 3 2Đơn đặt hàng1

Yêu cầu muahàng

Nơi yêu cầu

Kế toánphải trảNhận hàngNgười bán

N

Bộ phận nhận hàng Kho hàng/ Bảo quản hàng

Kế toánvật tư

4

Đếm, kiểmhàng, kỳ phiếu

4 1

Đơn đặt hàngKho hàng

Hóa đơn mua

hàng

Người bán

Kế toán phải trả Kế toán tiền Thủ quỹ

Sổ chi tiết

phải trả

Kiểm tra, lập phiếu chi

phiếu chi

chuyển duyệt thanh toán

Đối chiếu, ghi sổ

Sổ nhật

ký chi tiền

Chi tiền, ghi sổ quỹ

Sơ đồ 1.4: Lưu đồ xử lý thanh toán tiền

Phiếu nhập khoHóa đơn muahàng

2Phiếu chi

Phiếu chiD

Xét duyệt thanh toán

Phiếu chi đượcxét duyệt

1D 1Phiếu chiSổ quỹ

1.2.5 Các ký hiệu của lưu đồ

Xử lý thủcông

Sổ sách/Báo cáo

N: theoSTTD: theongàyA: theo tên

Điểm nốicùngtrang

Bắtđầu/Kếtthúc/Đốitượng bênngoài

Điểm nốisangtrang

Bảng 1.1: Bảng ký hiệu lưu đồ

1.3 Quá trình ghi chép sổ sách và lập báo cáo

 Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó căn cứ số liệu đã ghitrên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán đã phát sinh đượcghi trên sổ Nhật ký chung Trong kì đã sử dụng bao nhiêu tài khoản thì sẽ có bấy nhiêu

Sổ Cái tương ứng cho các tài khoản đó

 Nếu công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật

ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

 Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cânđối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật

ký chung cùng kỳ

 Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu ghi trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối

số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tàichính

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO

NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY SX – TM PHƯỚC THÀNH IV

Quy mô công ty được đầu tư mở rộng, trước kia diện tích chỉ khoảng 5.000m2 thìhiện nay diện tích lên đến 20.000m2 gấp 4 lần so với diện tích ban đầu để đáp ứngđược nhu cầu cũng như sự tín nhiệm của người tiêu dùng công ty đã mua sắm thêmnhiều trang thiết bị hiện đại như: công suất bồn chứa hiện tại là 10.000 tấn/ngày đêmtăng gấp 5 lần so với trước kia là 2.000 tấn/ngày đêm, công suất máy là 1.000 tấn/ngàyđêm, công ty có nhà máy sản xuất bao bì, chất lượng cao tự cung cấp

Qua nhiều năm hoạt động công ty đã có nhiều sản phẩm chủ lực như: gạo Tàinguyên, 64 Thơm, thơm Jasmine, thơm lài… được đánh giá là sản phẩm có chất lượngcao và đạt được nhiều danh hiệu chứng nhận về chất lượng do các tổ chức có uy tíncông nhận

Năm 2011: Sản phẩm được chứng nhận về Thương hiệu Việt uy tín, top 100 nhàcung cấp đáng tin cậy Việt Nam năm 2011

Năm 2012, 2013: Sản phẩm của công ty được chứng nhận là thương hiệu tiêubiểu của năm

Năm 2014: Được Viện thực phẩm Việt Nam tin cậy cấp dấu hiệu Việt NamTrustFood đồng thời đạt danh hiệu Doanh nhân tiêu biểu Đồng Bằng Sông Cửu Long.Năm 2015: Công ty được cấp chứng nhận về hệ thống quản lý chất lượng vệ sinh

an toàn trong quá trình sản xuất, chế biến thực phẩm theo tiêu chuẩn HACCP, ISO22.000

 Địa chỉ: 179 ấp Long Hoà, xã Lộc Hoà, huyện Long Hồ, tỉnh Vĩnh Long

 Người đại diện: Nguyễn Văn Thành

 Giấy phép kinh doanh: Ngày cấp 15-12-2005 đăng ký thay đổi lần 4 ngày 01-2015

23- Chế độ kế toán áp dụng: công ty áp dụng theo chế độ số 48/2006/QĐ-BTCngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty

 Được công ty uỷ quyền ký các hợp đồng mua bán và thu mua lúa gạo các loại

để chế biến cung ứng xuất khẩu và tiêu thụ nội địa

 Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch công ty giao và hoạtđộng dưới sự quản lý và chỉ đạo của Giám đốc Công ty

 Báo cáo quyết toán chính xác, trung thực, kịp thời Tuân thủ các quy định vềnguyên tắc kế toán tài chính, thống kê theo pháp luật nhà nước

 Quản lý nhân sự, tài sản, thiết bị phù hợp với chức năng và nhiệm vụ, đảm bảo

an toàn và sử dụng có hiệu quả tiền vốn và tài sản được giao

 Thực hiện đúng quy chế tài chính của đơn vị

 Kinh doanh đúng ngành nghề, đúng mục đích thành lập công ty

 Xây dựng hệ thống kế toán chặt chẽ, chính xác, khoa học

 Không ngừng phát triển và nâng cao các mặt hàng kinh doanh của công ty.

 Mở rộng quy mô công ty, đồng bộ hoá máy móc thiết bị

2.1.1.3 Mặt hàng kinh doanh chủ yếu

 Hiện nay, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là:

+ Mua bán lương thực chủ yếu là gạo các loại như: Hàm Trâu, gạo 504, gạoThơm Đài Loan, gạo Tài Nguyên, …, bán buôn nông lâm sản nguyên liệu và động vậtsống

+ Gia công lau bóng gạo, mua bán gạo, tấm, cám

+ Cho thuê nhà kho

+ Bán mô tô xe máy, bán buôn máy móc thiết bị phụ tùng từng máy nôngnghiệp, buôn bán vật liệu và các thiết bị lắp ráp khác trong xây dựng mua bán trang trínội thất

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH

2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

2.1.2.2 Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận

 Giám đốc:

 Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, đồng thời là người chịu trách nhiệmchung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đứng ra giải quyết nhữngvấn đề có tính chiến lược Ngoài ra, giám đốc còn chịu trách nhiệm trước nhà nước vềmọi mặt hoạt động của công ty

 Chịu trách nhiệm chính lãnh đạo việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệthống quản lý an toàn thực phẩm theo ISO 22000

 Trưởng ban an toàn thực phẩm:

 Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

 Tham mưu cho Giám Đốc các vấn đề liên quan đến lĩnh vực Kỹ thuật, côngnghệ và chỉ đạo công tác chuyên môn

 Báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cấp trên

BAN GIÁM ĐỐC

Thủ kho

Bộ phậnkinh doanhNhân viênkinh doanh

Nhân viênmarketing

PHÓ GIÁM ĐỐC

 Bộ phận hành chính nhân sự:

 Thiết lập và vận hành hệ thống hành chính, nhân sự của công ty

 Soạn thảo các quy định, nội quy liên quan đến hoạt động hành chính - nhân sự

 Xây dựng và áp dụng hệ thống thang bảng lương trong công ty

 Triển khai và giám sát kết quả thực hiện nội quy, quy định của công ty

 Bộ phận sản xuất:

 Đảm bảo kế hoạch sản xuất về số lượng, chất lượng và chi phí sản phẩm:

 Triển khai kế hoạch sản xuất hàng ngày, tuần,… đáp ứng kế hoạch sản xuấtcủa công ty

 Đảm bảo các sản phẩm sản xuất ra đều đáp ứng về chất lượng, qui cách, tuânthủ đầy đủ các yêu cầu về quy trình công nghệ và các thủ tục tiêu chuẩn của công ty

 Duy trì và liên tục phát triển hiệu quả của khu vực sản xuất theo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm

 Đảm bảo khu vực sản xuất luôn hoạt động ở công suất tối ưu trên cơ sở vậtchất hiện có, điều động nhân sự hợp lý, đề xuất các biện pháp quản lý nhằm đạt hiệuquả sản xuất tối ưu

 Thường xuyên kiểm tra hoạt động của máy móc thiết bị để kịp thời khắc phụccác sự cố và lập các yêu cầu bảo trì, bảo dưỡng

 Tổ chức huấn luyện, đào tạo và phát triển nhân viên

 Đảm bảo bộ máy tổ chức bộ phận đạt hiệu quả và có hiệu lực quản lý

 Đảm bảo thường xuyên và liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng, phẩm chất đạođức làm việc của nhân viên qua các hoạt động huấn luyện, đào tạo, giáo dục

Đảm bảo sự hoạt động phù hợp của khu vực sản xuất với hệ thống quản lý của công ty

 Kiểm tra số lượng, chất lượng gạo thành phẩm

 Kiểm tra thời gian, số lượng nguồn nguyên liệu tồn

 Thủ kho

 Kiểm tra chứng từ xuất hàng theo đúng quy định.

 Sắp xếp hàng hoá tránh bị ẩm ướt

 Đảm bảo vệ sinh khu vực kho

 Kiểm tra vệ sinh, số lượng gạo thành phẩm trong bồn chứa

 Bộ phận kinh doanh

 Thiết lập hệ thống và triển khai chiến lược kinh doanh của công ty

 Lãnh đạo và quản lý lực lượng bán hàng trong việc đạt được mục tiêu, doanh

số và lợi nhuận của công ty

 Thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo đội ngũ giám sát kinh doanh vànhân viên bán hàng đảm bảo thực hiện tốt chỉ tiêu được giao

 Nhân viên kinh doanh

 Tiếp nhận, xem xét và cung cấp các yêu cầu theo đơn hàng

 Giữ liên lạc và thực hiện trao đổi thông tin với các khách hàng

 Hỗ trợ trưởng bộ phận đạt được mục tiêu, doanh thu theo yêu cầu và hỗ trợcác bộ phận khác trong chức năng quyền hạn để duy trì hệ thống quản lý an toàn thựcphẩm theo ISO 22000

 Thực hiện các công việc khác được phân công theo chỉ đạo của lãnh đạo côngty

 Nhân viên marketing

 Nghiên cứu sản phẩm của công ty và các đối tượng cạnh tranh khác

 Nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng về các dòng sản phẩm

 Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao

 Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng bằng các soạn thảo, tậphợp, định dạng và tóm tắt thông tin, đồ thị và trình bày

 Thu thập thông tin về khách hàng, nhu cầu khách hàng, khả năng khách hàng

 Thu thập và xử lý thông tin về các đối thủ cạnh tranh

 Bộ phận kỹ thuật

 Tổ chức thực hiện việc sửa chữa tài sản, máy móc

 Nhận phiếu sửa chữa từ các bộ phận

 Bàn giao cho bộ phận sử dụng sau khi sửa chữa xong

 Cập nhật hồ sơ bảo trì gồm sổ theo dõi sửa chữa, phiếu lý lịch máy

 Theo dõi, nghiệm thu việc lắp đặt tài sản cố định, máy móc

 Nhận thông tin lắp đặt từ các bộ phận liên quan

 Theo dõi quá trình lắp đặt

 Giao cho bộ phận sử dụng

 Kế toán trưởng

 Chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính của công ty

 Tổ chức hệ thống kế toán của doanh nghiệp để tiến hành ghi chép, hạch toáncác nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của công ty, trên cơ sởkhông ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê

 Thiết lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê và quyết toántheo quy định của Nhà nước và Điều lệ Công ty

 Nhân viên kiểm phẩm

 Tổ chức thực hiện các yêu cầu về vệ sinh, về chất lượng gạo đúng theo yêucầu của hệ thống an toàn vệ sinh thực phẩm

 Kiểm tra chất lượng gạo theo quy trình đóng gói gạo, kiểm soát các loại mốinguy hiểm và có biện pháp ngăn ngừa sự xuất hiện của chúng trong các sản phẩm gạo

 Kiểm tra chất lượng hàng hoá đầu vào, phân loại hàng hoá nhập xuất

 Tổ chức, sắp xếp làm hàng theo yêu cầu của quản lý phân xưởng

 Kiểm tra chất lượng gạo sản xuất đúng theo yêu cầu của hợp đồng

 Chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về quy cách, trọng lượng, marketing intrên bao bì đúng yêu cầu của từng hợp đồng trước khi đóng bao xuất hàng

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

 Để tạo điều kiện thuận lợi trong việc áp dụng các phương tiện tính toán hiệnđại, đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho việc quản lý chỉ đạo hoạtđộng kinh doanh của công ty Do có sử dụng phần mềm kế toán tổ chức bộ máy công

ty tương đối đơn giản

 Bộ máy trong công ty được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng

Bộ máy có nhiệm vụ thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho ban giám đốc công

ty và các cơ quan chức năng

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán (nguồn: phòng kế toán)

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

 Kế toán trưởng:

 Chịu trách nhiệm về công tác kế toán của đơn vị trước lãnh đạo Xí nghiệp,Công ty và pháp luật nhà nước trên cơ sở thực hiện đúng Pháp lệnh kế toán thống kêcủa Nhà nước và theo các quy chế của Công ty ban hành

 Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời cho lãnh đạo, làm tham mưu cho lãnh đạotrong việc kiểm tra tình hình SXKD tại đơn vị, quản lý đồng vốn tiết kiệm và mang lạihiệu quả

 Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê, thuế và các quyết toán tàichính theo quy định của Nhà nước và điều lệ của Công ty

 Lập và theo dõi thanh lý các hợp đồng mua, bán của đơn vị

 Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo quyết toántài chính

 Ký các báo cáo và chứng từ kế toán tại đơn vị

 Chỉ đạo, phân công cho các thành viên kế toán trong đơn vị

KẾ TOÁN TRƯỞNG, KẾ TOÁN TỔNG

Kế toán NVL,CCDC, hàng hoá, thành phẩm Thủ quỹ

Kế toán mua hàng, bán hàng

 Từ chối thanh toán những chứng từ kế toán không hợp lệ.

 Yêu cầu các bộ phận khác cung cấp số liệu phục vụ cho công tác kế toánthống kê của đơn vị

 Tập hợp các báo cáo thuế do các phần hành có liên quan chuyển đến nộp thuế

ở chi cục thuế, chịu trách nhiệm lưu giữ các báo cáo thuế theo dõi tình hình báo cáoquyết toán nghiệp vụ thuế với nhà nước

 Kế toán thành phẩm tiêu thụ:

 Hạch toán theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, lập báo cáo định kỳ

và lưu giữ các hồ sơ có liên quan đến lập chứng từ xuất kho thành phẩm

 Cập nhật giá thành thực tế và lập các bút toán điều chỉnh giá cuối kỳ của sảnphẩm theo bảng giá thành thực tế

 Theo dõi, thực hiện ghi chép và giao dịch bán hàng phối hợp với kế toán thanhtoán để theo sát tình hình thu tiền của khách hàng

 Theo dõi và hạch toán các giao dịch có liên quan đến việc mua bán, thanh lýbảo trì sửa chữa xuất hàng kiểm tra TSCĐ

 Lưu trữ các hồ sơ có liên quan.

 Chịu trách nhiệm về tiền tồn quỹ, không để thất thoát xảy ra

 Theo dõi lao động tiền lương, tính trích các khoản bảo hiểm cho nhân viên

 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Lãnh đạo

 Từ chối thanh toán khoản thu, chi khi chưa có đầy đủ chữ ký

 Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền:

 Kiểm tra chứng từ, hoá đơn trình kế toán phê duyệt và tiến hành lập các phiếuthu - chi

 Thanh toán lương, công tác phí, dịch vụ mua ngoài, các khoản phải chi khác

 Lập sổ quỹ tiền mặt, theo dõi và lập số tiền gửi ngân hàng

 Theo dõi và lập sổ phải trả người bán, số tiền vay

 Lập bảng chấm công, bảng lương hàng tháng, trích nộp BHXH, BHYT

 Tiếp nhận hồ sơ đã phát sinh hoặc hoàn thành, lưu trữ vào máy tính quản lý hồ

sơ, kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ, phân loại hồ sơ theo từng năm, từngkhách hàng

 Lập sổ kế toán các khoản phải thu

 Đối chiếu công nợ với khách hàng

 Kế toán thanh toán:

Theo dõi công nợ phải trả, lên kế hoạch thanh toán, thời hạn thanh toán lập Phiếuchi, Uỷ nhiệm chi thanh toán cho khách hàng, lưu trữ chứng từ ngân hàng, hoá đơn,phiếu chi theo từng tháng, đối chiếu số liệu của công ty với sổ phụ ngân hàng có trùngkhớp Chi các khoản có chứng từ hợp lệ, không thanh toán những trường hợp muahàng không có hoá đơn chứng từ rõ ràng, tránh nguồn tiền đi ra bất hợp lý.

 Kế toán nguyên vật liệu:

Chịu trách nhiệm và kiểm tra toàn bộ quá trình xuất nhập nguyên vật liệu, vậtliệu tồn kho và báo cáo lên kế toán tổng hợp

 Kế toán TSCĐ:

Thực hiện việc đầu tư mua sắm, tình hình trích khấu hao, phân bổ khấu hao chocác bộ phận và đối tượng sử dụng Theo dõi tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ, lậpbảng phân bổ công cụ

 Kế toán bán hàng:

Có nhiệm vụ báo giá các sản phẩm hàng hoá khi khách hàng có yêu cầu, bánhàng ghi hoá đơn để cuối ngày tổng hợp lên bảng kê bán hàng hoá để làm cơ sở choviệc ghi hoá đơn GTGT

 Kế toán mua hàng:

 Tập hợp tất cả các chứng từ mua vào để lập bảng kê hàng tháng, tập hợp lạitoàn bộ các đơn đặt hàng mua vào của công ty sau đó chuyển số liệu lên kế toán tổnghợp lập báo cáo

 Tính toán, ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình muahàng về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và thời điểm mua hàng

 Kiểm tra, giám sát tình hình mua hàng theo từng nguồn hàng và theo từng đơnđặt hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp

 Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng để làmcăn cứ cho quyết định cần thiết của quản lý

2.1.4 Một số chính sách và phương pháp kế toán được áp dụng tại công ty Phước Thành IV

 Sơ đồ trình tự ghi chép sổ kế toán

Chứng từ kế toán

Khóa Luận Tốt Nghiệp

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:

Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung (nguồn: phòng kế toán)

 Ghi chú:

+ Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi

sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đãghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp

+ Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật

ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

+ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đốiphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáotài chính

c Niên độ kế toán

Niên độ kế toán theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàngnăm

2.1.4.2 Phương pháp kế toán

 Phương pháp Kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

 Phương pháp tính trị giá xuất kho: Bình quân gia quyền

 Phương pháp tính giá thành: Theo phương pháp giản đơn

 Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng

 Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

1.4.2

1.4.2

2.1.5 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán

Công ty sử dụng phần mềm kế toán MISA để hỗ trợ trong công tác kế toán 1)