ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSITE VIỆT Á

Dựa trên nhu cầu của các phòng ban, bộ phận và chỉ đạo của Giám đốc, phòng xây dựng và thực hiện các kế hoạch về nhân sự để tiến hành tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động, quản lý hồ sơ

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH

NHỰA COMPOSITE VIỆT Á

3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hoạt động của một đơn vị phụ thuộc rất lớn vào bộ máy quản lý, do đó tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, gọn nhẹ và hiệu quả là một điều kiện tiên quyết quyết định thành công của đơn vị Với Công ty TNHH Nhựa Composite Việt Á, do mới thành lập được 5 năm và quy mô còn tương đối nhỏ nên công ty đã lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng Theo đó, mỗi phòng ban, bộ phận được giao chuyên trách một lĩnh vực cụ thể và chịu sự quản lý thống nhất của Giám đốc công ty

Bộ máy quản lý của công ty được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3-1: Tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh

3.2 Nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty

Giám đốc

về chất lượng và môi trường

Phòng QLSX

3.2.1 Giám đốc

Là người có vị trí, thẩm quyền cao nhất trong công ty, có trách nhiệm tổ chức, quản lý và phối hợp các phòng ban, bộ phận trong công ty vì mục tiêu chung Giám độc đại diện cho công ty trong mối quan hệ với các cơ quan Nhà nước và các đối tác bên ngoài, ký kết các hợp đồng kinh tế Đồng thời là thành viên của Hội đồng Thi đua-Khen thưởng-Kỷ luật của công ty

Trong mối quan hệ với tập đoàn: Giám đốc công ty đồng thời là thành viên của Hội đồng quản trị, có nhiệm vụ giúp đỡ, đóng góp ý kiến cho Chủ tịch tập đoàn trong việc lập các kế hoạch liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của công ty, giám sát quá trình thực hiện và định kỳ tổng hợp kết quả để báo cáo

Giám đốc công ty do Tổng Giám đốc công ty bổ nhiệm

Giúp việc cho Giám đốc có các phòng ban, bộ phận sau:

3.2.2 PGĐ kinh doanh

Là người được Giám đốc uỷ quyền trong công tác quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty PGĐ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác nghiên cứu, xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong từng thời kỳ, triển khai thực hiện và định kỳ hoặc theo yêu cầu báo cáo tình hình tiêu thụ các sản phẩm cho giám đốc, đồng thời đại diện cho công ty tham gia đấu thầu, đàm phán để đi đến ký kết các hợp đồng kinh tế PGĐ đồng thời là trưởng phòng kinh doanh, thực hiện việc tổ chức, giám sát và kiểm tra hoạt động của nhân viên kinh doanh đảm bảo thực hiện tốt các kế hoạch đã đề ra.PGĐ đồng thời là thành viên của Hội đồng Thi đua-khen thưởng-kỷ luật của công ty

3.2.3 PGĐ kỹ thuật-sản xuất kiêm ĐDLĐ về chất lượng và môi trường

Là người được Giám đốc uỷ quyền trong công tác quản lý các hoạt động liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật-sản xuất của công ty PGĐ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác nghiên cứu, xây dựng kế hoạch sản xuất, thiết kế phát triển các sản phẩm mới PGĐ đồng thời là Đại diện lãnh đạo về chất lượng và môi trường, chỉ đạo việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 và hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001-2000 và các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm có liên quan khác

PGĐ đồng thời là thành viên của Hội đồng Thi đua-khen thưởng-kỷ luật của công ty.

3.2.4 Phòng tổ chức-hành chính

Phòng tổ chức-hành chính thực hiện các công việc liên quan đến tổ chức nhân sự

và quản trị hành chính Dựa trên nhu cầu của các phòng ban, bộ phận và chỉ đạo của Giám đốc, phòng xây dựng và thực hiện các kế hoạch về nhân sự để tiến hành tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động, quản lý hồ sơ lý lịch của các cán bộ công nhân viên trong công ty; Xây dựng kế hoạch tiền lương, lập kế hoạch quỹ lương, trích quỹ lương theo các quy chế về tiền lương mà đơn vị đã xây dựng, thực hiện các chính sách đãi ngộ với người lao động theo quy chế của công ty và theo các chính sách của Nhà nước đã ban hành; Quản lý các chứng từ về thời gian lao động của công nhân viên để tính và trả lương, đồng thời thực hiện các chính sách khen thưởng

Phòng đồng thời đảm nhận công tác lễ tân, là đầu mối thông tin liên lạc với các cá nhân, tổ chức bên ngoài Sắp xếp và triển khai việc mua sắm và điều phối, sử dụng các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải sử dụng tại công ty

3.2.5 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm của công ty Để thực hiện chức năng của mình, phòng nghiên cứu, xây dựng và thực hiện các kế hoạch nhằm quảng bá sản phẩm và thương hiệu VAPLASCOM đến các khách hàng như: đưa sản phẩm của công ty đi tham dự các hội chợ triển lãm trong

và ngoài nước, tổ chức việc trưng bày, giới thiệu sản phẩm tại các văn phòng đại diện của Tập đoàn ở Hà Nội, TP.Nha Trang và TP.Hồ Chí Minh và chào hàng đến từng khách hàng Phòng kết hợp với phòng kỹ thuật để tham gia đấu thầu ký kết các hợp đồng kinh

tế, đồng thời theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng (giao hàng, vận chuyển…) để giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo uy tín của công ty Trên cơ sở nghiên cứu thị trường và nắm bắt nhu cầu của khách hàng, phòng xây dựng và đề xuất các kế hoạch về giá bán cho từng loại sản phẩm đồng thời phòng phối hợp với các phòng ban đơn vị trong công ty trong việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm Composite mới

Phòng kinh doanh của công ty gồm 5 người: trưởng phòng chịu trách nhiệm quản

lý toàn bộ hoạt động của phòng và 4 nhân viên phụ trách các hợp đồng phân theo khu

vực miền Bắc, miền Trung và miền Nam.

3.2.6 Phòng kế toán

Phòng kế toán thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực kế toán, tài chính của công ty Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành, phòng thực hiện toàn bộ công tác hạch toán kế toán, định kỳ hoặc theo yêu cầu báo cáo cho Giám đốc công ty và nộp cho

cơ quan Nhà nước, đồng thời góp ý kiến cho Giám đốc và Tập đoàn về các vấn đề còn tồn tại của công ty nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán-tài chính của đơn vị

Hiện nay phòng kế toán có 7 người bao gồm: kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp

và 4 nhân viên kế toán phần hành và 1 nhân viên tập sự

3.2.7 Phòng quản lý sản xuất.

Phòng quản lý sản xuất thực hiện quản lý trực tiếp hoạt động sản xuất của công ty Dựa trên các hợp đồng kinh tế, phòng tổng hợp và xây dựng kế hoạch sản xuất và tổ chức dự trữ, mua sắm nguyên vật liệu theo yêu cầu Trên cơ sở kế hoạch sản xuất, phòng phối hợp với quản đốc phân xưởng để triển khai thực hiện và giám sát quá trình này để việc sản xuất diễn ra theo đúng tiến độ, cung cấp kịp thời sản phẩm cho các hợp đồng kinh tế với số lượng và chất lượng đảm bảo

Phòng quản lý sản xuất bao gồm 6 người: trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của phòng, 2 nhân viên vật tư, 2 nhân viên kế hoạch, 1 nhân viên KCS

3.2.8 Phòng kỹ thuật

Phòng kỹ thuật thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực kỹ thuật sản xuất bao gồm: Thiết kế các mẫu sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn định mức quy định, có những thay đổi phù hợp với yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở đó phối hợp với phòng kinh doanh để tham gia đấu thầu hợp đồng kinh tế Phòng kỹ thuật cũng phối hợp với nhân viên KCS của phòng quản lý sản xuất để theo dõi, giám sát quá trình sản xuất, phát hiện kịp thời các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, xem xét nguyên nhân

và tìm hướng giải quyết, đồng thời kiểm tra chất lượng trước khi sản phẩm nhập kho và xuất bán

Phòng kỹ thuật có 2 nhân viên

3.2.9 Nhà máy Composite

Nhà máy của công ty có diện tích 36000m2 bao gồm 1 phân xưởng và 1 kho vật

tư, phòng quản lý sản xuất cũng đặt tại đây

*) Xưởng sản xuất: Là nơi tiến hành sản xuất, lắp ráp sản phẩm theo kế hoạch sản xuất của phòng quản lý sản xuất Quá trình sản xuất được phân thành 3 giai đoạn chính

và giao cho các tổ sản xuất như sau:

- 3 tổ ép nhựa: có nhiệm vụ ép nhựa để định hình sản phẩm, làm việc liên tục 3 ca/ngày

- 3 tổ lắp ráp: Tiến hành lắp ráp các chi tiết để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh

- 1 tổ phụ kiện: Chuẩn bị các phụ kiện cho tổ lắp ráp 3: các loại vít, ốc, bulông, cầu đấu…

Bình quân mỗi tổ sản xuất gồm 11người, được quản lý bởi 1 tổ trưởng

Toàn bộ công việc ở xưởng được giám sát, kiểm tra bới quản đốc phân xưởng, có nhiệm vụ chấm công cho công nhân, 1 nhân viên quản lý vật tư xưởng, 1 nhân viên phụ trách an toàn lao động xưởng

*) Kho vật tư: Là nơi chứa các loại vật tư phục vụ cho sản xuất và sản phẩm hoàn thành chờ xuất bán Kho được quản lý bởi 1 thủ kho

Phần 4 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA

CÔNG TY TNHH NHỰA COMPOSITE VIỆT Á

Bộ máy kế toán của công ty có chức năng thực hiện việc ghi chép, hệ thống hoá,

xử lý, tổng hợp và cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin về toàn bộ các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cho nhu cầu của quản lý Công ty và phòng

kế toán cần nắm vững các quy định của chế độ kế toán hiện hành, vận dụng linh hoạt vào việc xây dựng tổ chức bộ máy, phân công lao động kế toán hợp lý, xác định khoa học và hợp lý khối lượng công tác trên hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo

kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Tổ chức công tác kế toán tại công ty hiện nay như sau:

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của một đơn vị là lựa chọn kiểu bộ máy phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và tổ chức lao động kế toán Với Công ty TNHH Nhựa Composite Việt Á , do nhà máy sản xuất được đặt tại Hưng Yên nhưng phòng kế toán đặt tại trụ sở văn phòng ở Hà Nội nên công ty có những khó khăn nhất định trong việc tổ chức bộ máy kế toán Tuy nhiên, xét thấy quy

mô sản xuất không quá lớn và nhằm đảm bảo tính gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí quản lý, công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung Theo đó, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán do 7 nhân viên kế toán đảm nhiệm Sơ đồ khái quát bộ máy kế toán của công ty như sau:

4.1.1 Kế toán trưởng

Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ công việc hạch toán kế toán tại công ty Kế toán trưởng có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, phối hợp

và giám sát công việc của các công việc của các kế toán viên, tổng hợp quyết toán cuối

kỳ và duyệt các báo cáo tài chính Kế toán trưởng dựa trên việc phân tích tình hình tài chính kế toán của công ty tham mưu, góp ý kiến với Giám đốc về các vấn đề còn tồn tại

để xây dựng, điều chỉnh các kế hoạch, chiến lược kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

Kế toán trưởng do Tổng Giám đốc tập đoàn bổ nhiệm

Sơ đồ 4-1: Tổ chức bộ máy kế toán4.1.2 Kế toán tổng hợp

Là người chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán để lập BCTC cuối kỳ hoặc theo yêu cầu, nộp cho kế toán trưởng, Giám đốc công ty, Tập đoàn và các

cơ quan Nhà nước có thẩm quyền (cục thuế tỉnh,…)

Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng, có nhiệm vụ lập các hoá đơn GTGT giao cho khách hàng và dựa trên các chứng từ để ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng

4.1.3 Kế toán Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng kiêm Thủ quỹ

Là người chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của công ty, thực hiện việc thu chi quỹ theo các chứng từ thu chi hợp lệ Dựa trên các chứng từ thu chi và giấy báo ngân hàng kế toán tiến hành vào sổ hàng ngày, theo dõi biến động tăng giảm của tiền mặt tại quỹ và TGNH để đáp ứng kịp thời các nhu cầu chi tiêu của đơn vị, trên cơ sở đó xác định định mức tồn quỹ và lập kế hoạch cân đối thu chi hàng tháng, quý, năm phục vụ cho sản xuất kinh doanh

4.1.4 Kế toán vật tư kiêm TSCĐ

Kế toán vật tư chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép biến động hàng ngày về NVL, CCDC, thành phẩm thông qua việc tiếp nhận, kiểm tra và ghi sổ các chứng từ có liên quan, đồng thời, định kỳ tiến hành đối chiếu số liệu với thủ kho về mặt số lượng vật tư thực tế có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm cơ sở xác định tình hình ứ đọng, thừa thiếu của từng loại vật tư, tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền lương kiêm chi phí giá thành

Kế toán TM,

TGNH kiêm

Thủ quỹ

Kế toán thanh toán

Kế toán vật tư kiêm TSCĐ

Kế toán vật tư kiêm kế toán TSCĐ, có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác về mặt số lượng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ của toàn công ty cũng như từng bộ phận sử dụng Cuối tháng, tiến hành tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.

4.1.5 Kế toán thanh toán

Là người chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả đối với từng đối tượng trong và ngoài công ty về mặt giá trị và thời hạn; Kiểm tra, giám sát quá trình thanh toán các khoản phải thu khách hàng để đôn đốc khách hàng trả nợ, tránh bị chiếm dụng vốn; Theo dõi các khoản nợ phải trả để phổi hợp với kế toán tiền mặt lên kế hoạch và thực hiện trả nợ đúng thời hạn

4.1.6 Kế toán tiền lương kiêm chi phí giá thành

Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến tiền lương công nhân do phòng hành chính chuyển lên như Bảng chấm công và bảng tính lương và các khoản phải trích theo lương,

kế toán tiền lương kiểm tra lại số liệu và tiến hành vào sổ chi phí

Kế toán tiền lương kiêm kế toán chi phí giá thành có nhiệm vụ dựa trên các hợp đồng kinh tế và định mức chi phí từng sản phẩm lập bảng tính giá thành kế hoạch, cuối

kỳ tổng hợp các khoản chi phí và tiến hành phân bổ theo giá kế hoạch để tính ra giá thành sản phẩm nhập kho và chi phí dở dang cuối kỳ và theo dõi tình hình biến động thành phẩm sản xuất

Ngoài ra, phòng còn 1 nhân viên tập sự có nhiệm vụ giúp đỡ công việc của các kế toán phần hành như phân loại các chứng từ đến, lập các chứng từ khi có yêu cầu…

4.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán

Được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp 2005, toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của công ty tuân theo các quy định trong Quyết định số 15/2006 ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, có sự vận dụng linh hoạt, phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty, trước hết là việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán kế toán Cụ thể:

2.2.1 Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ:

Chứng từ kế toán là cơ sở để xác minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ đầu tiên cho việc ghi sổ và lập BCTC Với Công ty TNHH Nhựa Composite Việt Á, là một

doanh nghiệp sản xuất tiến hành tất cả các giai đoạn của quá trình sản xuất: mua yếu tố đầu vào, tiến hành sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đầu tư vốn… nên số lượng các loại chứng từ được sử dụng tại công ty rất phong phú và đa dạng, đảm bảo phản ánh đầy đủ

và chính xác nội dung các nghiệp vụ kế toán phát sinh Có thể phân các chứng từ thành

5 nhóm liên quan đến Hàng tồn kho, Tiền lương và nhân viên, Bán hàng, Tiền tệ và TSCĐ Công ty có quy định rõ ràng về trách nhiệm lập, luân chuyển, kiểm tra, ký duyệt

và lưu giữ, bảo quản chứng từ cho từng phòng ban, bộ phận Phòng quản lý sản xuất lập các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất như:Phiếu nhập xuất, Biên bản bàn giao vật tư hàng hoá… Phòng tổ chức – hành chính tập hợp các chứng từ liên quan đến lao động như Bảng chấm công, lập Bảng tính tiền lương, tiền thưởng… Phòng kế toán lập Phiếu thu, Phiếu chi, Hoá đơn GTGT… đồng thời chịu trách nhiệm tập hợp và bảo quản các chứng từ Bên cạnh các yếu tố theo quy định, để thuận tiện cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán, trên các chứng từ thường có thêm phần định khoản kế toán

Các chứng từ được tập hợp tại phòng kế toán, giao cho nhân viên kế toán phần hành kiểm tra lại và tiến hành ghi sổ chi tiết, từ đó phần mềm kế toán tự động kết xuất chứng

từ ghi sổ Do áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên để đơn giản cho việc kiểm tra và đối chiếu, công ty lập một chứng từ ghi sổ tương ứng với một chứng từ gốc

2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ tài khoản

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo Quyết định số 15/2006 của

Bộ Tài chính, được mở chi tiết thành các tài khoản con theo yêu cầu của quản lý và tổ chức hạch toán kế toán Việc mã hoá không theo quy luật nhất định mà tuỳ đặc điểm của đối tượng kế toán mà tài khoản phản ánh

Ví dụ: Tài khoản 112 sẽ được chi tiết theo các ngân hàng công ty mở tài khoản:

TK 1121: Tiền gửi Ngân hàng Mỹ Hào, Hưng Yên

TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng Ngoại thương Hải Dương

Tài khoản 152 được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 theo vai trò và mức độ sử dụng các loại nguyên vật liệu trong sản xuất là:

TK 1522: Nguyên vật liệu chính –nhựa Composite

TK 1523: Nguyên vật liệu phụ

TK 1525: Nguyên vật liệu chính - Công tơ

TK 1526: Nguyên vật liệu chính - Aptomat

TK 1527: NGuyên vật liệu chính - Cầu đấu.

Cũng do đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất nên có một số tài khoản không được công ty sử dụng như: TK 156 (công ty là doanh nghiệp sản xuất thuần tuý và không kinh doanh thương mại, mua bán hàng hoá), TK 157 (công ty tiêu thụ sản phẩm theo các hợp đồng kinh tế và không qua ký gửi tại các cửa hàng đại lý)…

Hệ thống tài khoản được các nhân viên kế toán nắm rõ và vận dụng thành thạo vào việc hạch toán

2.2.3 Đặc điểm vận dụng chế độ sổ kế toán

Để tạo thuận lợi cho công tác ghi sổ kế toán và giảm nhẹ lao động kế toán, công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ với sự trợ giúp của phần mềm kế toán Effect và phần mềm vi tính văn phòng Microsoft Excell Phần mềm effect là một phần mềm khá đơn giản, dễ sử dụng và có khả năng cung cấp hệ thống các báo cáo kế toán

đa dạng và phong phú

Theo hình thức này, các loại sổ kế toán của công ty bao gồm:

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ Cái

Hạch toán tổng hợp được khái quát theo sơ đồ sau:

Cụ thể: Hàng ngày, kế toán nhập chứng từ kế toán vào máy tính thông qua màn hình nhập liệu của từng loại chứng từ Phần mềm kế toán tự động kết xuất ra chứng từ ghi sổ, mỗi chứng từ gốc tương ứng với 1 chứng từ ghi sổ Số liệu từ chứng từ này được phần mềm tự động chuyển vào Sổ kế toán chi tiết và vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, từ đó chuyển vào Sổ Cái tài khoản có liên quan

Chứng từ kế toán

Sổ thẻ kế toán chi tiết.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4-2: Hạch toán tổng hợp theo phương pháp chứng từ ghi sổ

Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán khoá sổ, máy tính tự động tính ra tổng số tiền trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Tổng số phát sinh Nợ, Có, Số dư của từng tài khoản và lên Bảng cân đối số phát sinh, các Báo cáo kế toán và báo cáo quản trị Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác theo thông tin đã cập nhật trong kỳ, vì thế, tính chính xác của giai đoạn nhập chứng từ là rất quan trọng Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và các báo cáo sau khi đã in ra giấy

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán chi tiết, tổng hợp được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

2.2.4 Đặc điểm vận dụng chế độ báo cáo

Hệ thống báo cáo của công ty bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Báo cáo tài chính được lập theo mẫu quy định của Quyết định số 15/2006 bao gồm: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo các lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh Báo cáo tài chính Các báo cáo này do Kế toán tổng

hợp lập dựa trên tổng hợp số liệu của các phần hành, thực hiện định kỳ cuối năm tài chính hoặc bất thường theo yêu cầu Báo cáo sau khi lập chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc kiểm tra và ký duyệt để nộp cho Tập đoàn hoặc Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền như Cục thuế huyện…

Bên cạnh các báo cáo tài chính, để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phòng kế toán còn lập các Báo cáo quản trị Số lượng các báo cáo khá đa dạng

và tuỳ thuộc vào yêu cầu từng thời kỳ Mỗi phần hành kế toán lập các báo cáo riêng

Kế toán vật tư lập các báo cáo liên quan đến vật tư như: Bảng tổng hợp Công cụ dụng cụ, Bảng tổng hợp Nguyên vật liệu để tổng hợp tình hình mua sắm sử dụng các loại vật tư trong tháng, xác định số vật liệu tồn kho, trên cơ sở đó lên kế hoạch mua sắm cho tháng tiếp theo

Kế toán chi phí giá thành lập các báo cáo giá thành sản xuất của từng tháng so sánh với giá thành kế hoạch để xem xét tình hình tuân thủ định mức vật tư và tình hình hao phí nguyên vật liệu nhằm không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm

Kế toán thanh toán lập Bảng tổng hợp phải trả người bán, Bảng tổng hợp công nợ theo thời gian… cung cấp các thông tin về tình hình thanh toán, giúp quản lý đưa ra các quyết định liên quan đến lựa chọn khách hàng để ký kết các hợp đồng kinh tế, phối hợp với kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kiêm thủ quỹ lên kế hoạch thanh toán cho tháng tới trình Giám đốc

Phần lớn các báo cáo này được lập dưới sự hỗ trợ của phần mềm máy tính để cung cấp cho quản lý định kỳ hoặc khi có nhu cầu

4.3 Đặc điểm một số phần hành kế toán chủ yếu

4.3.1 Kế toán phần hành nguyên vật liệu

Là một đơn vị chuyên sản xuất và cung cấp các sản phẩm Nhựa và Composite, chủ yếu là các loại hộp công tơ phục vụ cho khối Điện lực và công nghiệp, vật tư chiếm một phần lớn trong tổng tài sản lưu động của công ty với tổng số danh điểm vật tư lên đến gần 200 loại Việc quản lý tốt tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nội dung công tác tổ chức hạch toán vật

tư bao gồm các vấn đề sau:

a Phân loại và tính giá vật tư:

Nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, công ty đã tiến hành phân loại vật tư theo vai trò và tác dụng của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo đó, vật tư gồm các loại sau:

*) Đối với NVL: Sản phẩm của công ty phần lớn là các thiết bị điện (hộp công tơ…) được tạo thành từ rất nhiều các chi tiết, bộ phận Vì thế, số lượng các loại NVL của công ty là rất lớn nhưng đa số có giá trị khá nhỏ Để đơn giản, công ty phân thành NVL chính và NVL phụ

- NVLC: Là những NVL chủ yếu, cấu thành nên các bộ phận chính, chiếm phần lớn giá thành của sản phẩm, bao gồm 3 loại: Nhựa (nhựa Composite, PVC, PC Singapore,… trong đó nhựa Composite là NVL được sử dụng nhiều nhất), Aptomat (aptomat S232 ABB, aptomat 1P63A….), Gông treo cột (gông treo cột hộp 1 công tơ 1pha loại 1, gông treo cột 2-4 công tơ 1 pha…)

- NVL phụ: Các loại bulông, ốc vít, hộp cactôn 3 lớp, mác đề can, băng dính bao gói…

Trên cơ sở các hợp đồng kinh tế, cán bộ kế hoạch lên kế hoạch các loại vật tư cần thiết để sản xuất sản phẩm và giao cho cán bộ vật tư tiến hành thu mua Ngoại trừ Nhựa Composite phải nhập khẩu từ nước ngoài (Trung Quốc, Hàn Quốc…), các loại vật tư khác đều được mua từ các nhà cung cấp trong nước như: Công ty sx và thương mại nhựa Việt Quang, công ty Dây và Cáp điện Thượng Đình, Công ty hoá chất và vật tư kỹ thuật Sông Lam…

*) Đối với CCDC: Các CCDC được sử dụng phần lớn trong giai đoạn gia công các bán thành phẩm và lắp ráp các chi tiết, bộ phận như mũi khoan, mũi Taro, dao cắt, cân, kìm… Đồng thời, trong quá trình sản xuất, lao động công ty được trang bị các dụng cụ bảo hộ công nghiệp như Khẩu trang, găng tay vải bạt, mũ bảo hộ,… Các loại CCDC này thường có giá trị nhỏ nên giá trị CCDC được xuất vào kỳ nào tính hết vào chi phí của kỳ đó

Vật tư mua về được nhập kho theo giá thực tế và xuất theo tiến độ sản xuất khi có giấy đề nghị của Tổ trưởng tổ sản xuất Giá thực tế xuất được tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ dự trữ nên mỗi lần xuất chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất dùng

Cuối năm, công ty lập Ban kiểm nghiệm gồm kế toán vật tư, thủ kho và cán bộ vật

tư của phòng QLSX.để tiến hành kiểm kê kho nhằm đối chiếu về mặt số lượng vật tư tồn kho giữa thẻ kho với sổ sách kế toán

b) Tổ chức hạch toán ban đầu:

Các loại chứng từ được sử dụng trong phần hành vật tư bao gồm:

*) Đối với việc nhập vật tư: Hầu hết các loại NVL đều được mua trong nước, khi

đó chứng từ nguồn là Hợp đồng thương mại, Hoá đơn thuế GTGT do bên bán cung cấp Trong trường hợp nhập khẩu (chủ yếu là nhựa Composite) chứng từ nguồn là Hợp đồng thương mại hoăc Hoá đơn thương mại, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, giấy thông báo thuế của hải quan… Trên cơ sở đó, nhân viên thu mua tiến hành lập bảng tính giá hàng nhập khẩu (quy ra VNĐ) Với những lần thu mua vật tư có giá trị lớn, công ty tiến hành kiểm nghiệm và lập Biên bản bàn giao (05 bản) có sự ký nhận của đại diện 2 bên

Các chứng từ nguồn là cơ sở để lập phiếu nhập kho (3 liên) Do các nghiệp vụ mua vào đều được tiến hành theo kế hoạch sản xuất và phòng kế toán ở cách xa Nhà máy sản xuất nên để đơn giản, việc lập phiếu được giao cho cán bộ thu mua vật tư Trên phiếu nhập đồng thời ghi định khoản Nợ, Có

Sau khi kiểm nghiệm, Thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho và thẻ kho Phiếu nhập sau đó được chuyển lên phòng kế toán để vào sổ

*) Đối với nghiệp vụ xuất vật tư: Nghiệp vụ xuất vật tư cũng được tiến hành theo thủ tục như việc nhập vật tư và theo kế hoạch sản xuất Quy trình luân chuyển chứng từ xuất được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4-3: Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho

c) Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư:

Để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, công ty lựa chọn tổ chức hạch

Thủ kho

Cán bộ vật tư

Trưỏng phòng

kế toán vật tư

Quản đốc

xưởng

Ghi sổ và bảo quản

xuất kho

phiếu xuất kho Giấy đề nghị

xuất vật tư

toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song:

Sơ đồ 4-4: Hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song

Tại kho, thủ kho mở thẻ kho cho từng loại vật tư ở từng kho để theo dõi tình hình Nhập-xuất-tồn của từng loại theo số lượng Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ Nhập, Xuất Mỗi chứng từ ghi 1 dòng trên thẻ kho Thẻ kho là cơ sở để tiến hành đối chiếu với

kế toán vật tư vào cuối kỳ

Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu để theo dõi cả về số lượng và giá trị Mỗi nguyên vật liệu được quản lý thông qua một mã số riêng Khi có nhu cầu về thông tin của một loại nào đó, kế toán chỉ nhập mã số này tại phần "sổ sách, báo cáo", phần mềm sẽ tự động kết xuất ra sổ chi tiết liên quan Số liệu trên các sổ này được máy tính tự động kết chuyển từ việc cập nhật các phiếu nhập, xuất kho Cuối tháng phần mềm tự động lên Bảng cân đối nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

để làm căn cứ đối chiếu với thẻ kho và với kế toán tổng hợp

d) Tổ chức hạch toán tổng hợp:

Là một doanh nghiệp sản xuất nên số lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra tương đối nhiều và thường xuyên, nhưng do quy mô sản xuất không quá lớn nên công ty tổ chức hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình vật tư

Quy trình ghi số kế toán tổng hợp được khái quát qua sơ đồ sau:

Phiếu nhập

- Bảng cân đối NVL

- Bảng cân đối công cụ, dụng cụ

Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho

Phiếu xuất

Kế toán tổng hợp

Chứng từ nhập xuất Phần mềm kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4-5: Hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp chứng từ ghi sổ

Tài khoản sử dụng trong hạch toán tổng hợp vật tư bao gồm:

- TK 152: Nguyên vật liệu: được chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2 theo vai trò và mức độ sử dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:

TK 1522: Nguyên vật liệu chính-nhựa Composite

TK 1523: Nguyên vật liệu phụ

TK 1525: Nguyên vật liệu chính-Công tơ

TK 1526: Nguyên vật liệu chính-Aptomat

TK 1527: Nguyên vật liệu chính-Cầu đấu

a) Đặc điểm TSCĐ của công ty

Là một doanh nghiệp sản xuất, TSCĐ chiếm một giá trị lớn trong tổng Tài sản của công ty và được phân làm 2 loại là TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình

*) TSCĐ hữu hình gồm nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc, thiết bị; phương tiện vận tải và TSCĐ khác Trong đó, công trình nhà máy tại Văn Lâm, Hưng Yên là TSCĐHH

Các TSCĐ khác dùng cho văn phòng như: máy tính, photocopy, máy fax…

*) TSCĐ vô hình: gồm quyền sử dụng khu đất Nhà máy của công ty, có giá trị 1.2

tỷ đồng

Các TSCĐ được giao cho các bộ phận sử dụng quản lý về mặt hiện vật Đối với nhà máy, bộ phận bảo vệ và cán bộ kỹ thuật của phòng quản lý sản xuất có trách nhiệm phối hợp với quản đốc phân xưởng để bảo quản các TSCĐ, tiến hành bảo dưỡng thường xuyên và sữa chữa kịp thời khi có sự cố xẩy ra

TSCĐ đồng thời được quản lý về mặt số lượng và giá trị bởi kế toán vật tư kiêm TSCĐ Theo đó, mỗi TSCĐ hoặc các TSCĐ cùng loại có giá trị nhỏ sẽ được mở một bộ

hồ sơ riêng tập hợp toàn bộ các chứmg từ liên quan đến TSCĐ từ khi đưa vào sử dụng cho đến khi thanh lý, nhượng bán

b) Tổ chức hạch toán ban đầu

Các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ chủ yếu gồm: tăng TSCĐ (do mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành), giảm TSCĐ (thanh lý), khấu hao TSCĐ và sữa chữa thường xuyên

*) Đối với nghiệp vụ tăng TSCĐ:

TSCĐ tăng chủ yếu do mua sắm Khi có nhu cầu, bộ phận sử dụng lập Phiếu đề

xuất Đối với các TSCĐ dùng cho công tác văn phòng, phiếu đề xuất được gửi lên cho cán bộ phòng tổ chức hành chính để lập Giấy đề xuất xin Giám đốc ký duyệt Nếu

Giám đốc đồng ý, cán bộ tổ chức tiến hành mua TSCĐ dựa trên giấy báo giá của các nhà cung cấp TSCĐ sẽ được kiểm tra bởi cán bộ kỹ thuật và lập Biên bản bàn giao thiết bị kèm bảo hành, có chứng nhận của người giao hàng, người nhận hàng và bộ phận sử dụng, và giao Hoá đơn GTGT

Trong trường hợp mua sắm TSCĐ dùng cho sản xuất sẽ do phòng QLSX trực tiếp

đề nghị Giám đốc và tổ chức mua sắm, tiếp nhận Các thủ tục được tiến hành tương tự như trên

Các chứng từ liên quan được kế toán TSCĐ tập hợp thành hồ sơ, làm căn cứ để nhập vào phiếu TSCĐ, từ đó các thông tin liên quan sẽ được máy tính tự động kết chuyển vào các sổ sách có liên quan

*) Đối với nghiệp vụ giảm TSCĐ:

Công ty chỉ tiến hành thanh lý TSCĐ khi đã khấu hao hết Do mới thành lập nên các nghiệp vụ thanh lý ít xẩy ra, chủ yếu là đối với các TSCĐ dùng cho văn phòng có giá trị không lớn Theo đó, bộ phận sử dụng lập Giấy đề xuất thanh lý lên Giám đốc, khi được ký duyệt, bộ phận thanh lý sẽ đánh giá giá trị còn lại của tài sản và lập Biên bản thanh lý tài sản cố định Dựa trên các chứng từ này, kế toán thực hiện việc xoá sổ tài sản

*) Đối với nghiệp vụ khấu hao: Bảng tính khấu hao TSCĐ được kế toán TSCĐ lập

vào cuối mỗi tháng với sự trợ giúp của phần mềm Excel

c) Tổ chức hạch toán chi tiết

TSCĐ được theo dõi trên một sổ chi tiết TK 211, chi tiết theo từng tài sản Mỗi tài sản được quản lý thông qua một mã số riêng Khi có nhu cầu về thông tin của một tài sản nào đó, kế toán chỉ cần nhập mã số này, phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất ra sổ chi tiết tương ứng Số liệu trên sổ này được phần mềm tự động điền thông qua việc cập nhật các chứng từ tăng giảm TSCĐ trên màn hình cập nhật "Phiếu TSCĐ"

Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng tính khấu hao TSCĐ dựa trên sự hỗ trợ của phần mền Excel Kết quả tính sẽ được cập nhật vào sổ kế toán chi tiết TK 214, chi tiết thành 2141 và 2141 cùng các sổ liên quan thông qua màn hình cập nhật "phiếu TSCĐ"-khấu hao TSCĐ tháng

Cuối kỳ, phần mềm kế toán đồng thời cung cấp các báo cáo TSCĐ cung cấp thông tin về nguyên giá, giá trị khấu hao và giá trị còn lại của tất cả các TSCĐ mà công ty

- TK 213 TSCĐ vô hình, chi tiết TK 2113 Quyền sử dụng đất.

- TK 214 Hao mòn TSCĐ, chi tiết:

TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình

TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình

Hạch toán tổng hợp được khái quát theo sơ đồ:

Chứng từ tăng, giảm TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 4-6: Hạch toán tổng hợp TSCĐ theo phương pháp chứng từ ghi sổ4.3.3 Kế toán phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương

Là một doanh nghiệp sản xuất nên lao động là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty Việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến lao động bao gồm tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương là cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời phục vụ cho việc quản lý nhân sự của công ty

a) Đặc điểm lao động và sử dụng lao động tại công ty:

*) Số lượng lao động: Tổng số lao động hiện tại của công ty là 120 người theo cơ

cấu như sau:

Bảng 2: Số lượng lao động của công ty qua các năm

Với đặc thù của một doanh nghiệp sản xuất, lao động trực tiếp chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng số lao động của công ty, trong đó công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông

là chủ yếu do quy trình công nghệ sản xuất không quá phức tạp Do mới thành lập và đang trong quá trình phát triển nên hàng năm công ty đều tiến hành tuyển dụng thêm nhân viên mới Công việc tuyển dụng được giao cho phòng tổ chức-hành chính tiến hành theo quy trình được xây dựng từ trước Hợp đồng lao động được ký kết giữa người lao động với công ty quy định rõ mức lương cấp bậc (có xét đến trình độ chuyên môn), thời gian lao động, chế độ khen thưởng, tăng lương BHXH, BHYT…

Phòng hành chính chịu trách nhiệm theo dõi số lượng nhân viên hiện có thông qua

hồ sơ nhân sự, bao gồm hợp đồng lao động và bảng danh sách nhân sự của công ty

*) Thời gian lao động:

Các nhân viên hành chính làm việc theo ngày, từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần Việc theo dõi thời gian lao động của từng người được giao cho trưởng các phòng phụ trách

Đối với công nhân sản xuất, thời gian lao động được tính theo ca, 8h/ca/ngày Riêng đối với các tổ ép nhựa, do đặc điểm máy ép nhựa phải hoạt động liên tục nên các

tổ này phải làm việc cả ca đêm và ngày chủ nhật, liên tục 3ca/ngày Thời gian lao động của công nhân sản xuất được giao cho quản đốc phân xưởng theo dõi thông qua Bảng chấm công

Cuối tháng, bảng chấm công của các bộ phận được chuyển lên phòng tổ hành chính để tiến hành tính và trả lương

chức-Ngoài ra, theo quy định của công ty, mỗi công nhân viên được nghỉ phép 12 ngày trong năm, đối với những người làm việc lâu năm thì tăng lên theo thâm niên làm việc tại công ty (cứ 5 năm tăng thêm 1 ngày nghỉ)

*) Tính lương công nhân viên:

Hiện nay, công ty áp dụng phương pháp tính lương theo thời gian đối với toàn công ty Theo đó, tiền lương của mỗi công nhân viên được xác định dựa trên mức lương

cơ bản và thời gian làm việc của mỗi người

Mức lương cơ bản được thoả thuận trong hợp đồng lao động dựa trên cấp bậc chức vụ, trình độ chuyên môn, trình độ tay nghề và thâm niên làm việc của từng người Hiện tại, công ty áp dụng hai hệ thống thang bảng lương cho khối văn phòng và công nhân sản xuất Đối với các công nhân sản xuất, thang lương được chia thành 3 cấp, mỗi cấp gồm 5 bậc nhỏ Cuối năm, những công nhân viên có kết quả làm việc tốt sẽ được trưởng các bộ phận đề nghị phòng nhân sự và công ty xét tăng mức lương cơ bản

Lương cụ thể của từng người được tính như sau:

= x

Với những ngày làm thêm công nhân sẽ được hưởng 150% lương ngày thường

và ngày Tết là 200%, công nhân làm ca đêm sẽ có thêm tiền phụ cấp

*) Chế độ khen thưởng và các quy định khác:

Cuối mỗi tháng, quý, năm, công ty đều tiến hành đánh giá kết quả công việc thông qua phiếu đánh giá kết quả công việc được xây dựng phù hợp với từng chức vụ, công việc trong công ty, bao gồm 7 tiêu chí tương ứng với 160 điểm là: Báo cáo công tác