Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ tại tập đoàn kim tín

Để đạt được mục tiêu đề ra, người viết bắt đầu từ hiểu biết của mình, thực hiện khảo sát, phỏng vấn kết hợp cùng quan sát thực tế hoạt động KiT NB để từ đó xác định được các vấn đề còn đ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

LU ẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP H ồ Chí Minh – Năm 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: K ế toán (Hướng Ứng dụng)

L ỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu theo hướng ứng dụng của riêng tôi, quá trình thực hiện luận văn và kết quả là trung thực, chưa từng được công bố,

sử dụng để bảo vệ một học vị nào

Tác gi ả luận văn

Nông Th ị Thùy Trang

M ỤC LỤC

TRANG PH Ụ BÌA

L ỜI CAM ĐOAN

M ỤC LỤC

DANH M ỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH M ỤC BẢNG, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH

TÓM T ẮT

ABSTRACT

Ý KI ẾN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ

CHƯƠNG MỞ ĐẦU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu 5

1.3 Phương pháp nghiên cứu 5

1.4 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài 5

1.5 Kết cấu của đề tài 5

CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU 7

1.1 Giới thiệu chung về Tập đoàn Kim Tín và Sơ đồ tổ chức 7

1.2 Phòng Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn Kim Tín 8

1.2.1 Giới thiệu chung 8

1.2.2 Chức năng của phòng kiểm toán nội bộ 9

1.2.3 Mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể 10

1.2.4 Trách nhiệm và quyền hạn của phòng KiT NB 12

1.2.5 Nguyên tắc bảo mật số liệu phòng Kiểm toán nội bộ 13

1.2.6 Thực hiện chế độ báo cáo và hội họp 14

1.2.7 Quy định về đạo đức, tác phong nhân viên KiT NB 15

1.2.8 Hoạt động Kiểm toán nội bộ thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín 16

1.2.9 Chế tài xử lý khi không tuân thủ 20

1.3 Vấn đề hoàn thiện Kiểm toán nội bộ để nâng cao hoạt động kiểm toán tuân thủ tại Tập đoàn Kim Tín 20

1.3.1 Thực trạng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín 20

1.3.2 Ưu và nhược điểm của hoạt động KiT NB 23

1.3.3 Đề xuất nguyên nhân và giải pháp 25

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN N ỘI BỘ 28

2.1 Chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ 28

2.2 Các nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng Kiểm toán nội bộ 28

2.2.1 Trên Thế giới 29

2.2.2 Tại Việt Nam 32

2.3 Chuẩn mực thực hành KiT NB ban hành bởi IIA 33

2.4 Các quy định hiện hành tại Việt Nam 35

CHƯƠNG 3: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN 37

3.1 Phương pháp kiểm chứng 37

3.1.1 Nội dung khảo sát 37

3.1.2 Phương pháp khảo sát 38

3.2 Thu thập và phân tích dữ liệu khảo sát 39

3.2.1 Mô tả mẫu khảo sát 39

3.2.2 Kết quả khảo sát 40

3.3 Nguyên nhân thực tế dẫn đến những hạn chế của hoạt động Kiểm toán nội bộ 47

CHƯƠNG 4: CÁC GIẢI PHÁP & CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG ĐỂ NÂNG CAO CH ẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ CỦA TẬP ĐOÀN KIM TÍN 51

4.1 Các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ của Tập đoàn Kim Tín 51

4.2 Chương trình hành động để nâng cao chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn Kim Tín 52

4.2.1 Chương trình hành động chung 52

4.2.2 Chương trình hành động cụ thể 55

K ẾT LUẬN 57 DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PH Ụ LỤC

DANH M ỤC TỪ VIẾT TẮT

BBH Biên bản họp

BCKT Báo cáo Kiểm toán

BCTC Báo cáo tài chính

BKS Ban Kiểm soát

IIA The Institute of Internal Auditor (Hiệp hội Kiểm Toán Nội Bộ Hoa Kỳ)

IPPF International Professional Practices Framework (Bộ khung chuẩn mực hành nghề Kiểm toán nội bộ quốc tế)

KiT NB Kiểm toán nội bộ

KTTT Kiểm toán tuân thủ

KiTV Kiểm toán viên

NDKT Nội dung Kiểm toán

QĐSKT Quyết định sau Kiểm toán

TBCCCT Thông báo cung cấp chứng từ

DANH M ỤC BẢNG

Bảng 1.1: Các loại báo cáo thường kỳ theo yêu cầu 14

Bảng 3.1: Thang đo sử dụng trong Bảng khảo sát 38

Bảng 3.2: Mẫu khảo sát 39

Bảng 3.3: Kết quả khảo sát về Hiệu quả của kiểm toán nội bộ đối với từng đơn vị và toàn Tập đoàn 40

Bảng 3.4: Mô tả kết quả khảo sát các câu hỏi về Chất lượng bộ phận KiT NB 42

Bảng 3.5: Mô tả kết quả khảo sát các câu hỏi về Năng lực nhóm Kiểm toán 43

Bảng 3.6: Mô tả kết quả khảo sát các câu hỏi về Sự độc lập của bộ phận KiT NB 44

Bảng 3.7: Mô tả kết quả khảo sát các câu hỏi về Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo Tập đoàn 45

DANH M ỤC SƠ ĐỒ VÀ HÌNH ẢNH Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy Tập đoàn Kim Tín 8

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ phận KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín 9

Sơ đồ 1.3: Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán 18

Sơ đồ 3.1 Nguyên nhân – Kết quả các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB 49

Hình 4.1: Biểu mẫu về Kế hoạch công tác 54

Mục tiêu của đề tài nhằm đưa ra những giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn Kim Tín Nâng cao chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn nhằm giúp bộ phận Kiểm toán nội bộ đạt được chức năng nhiệm vụ của mình Bên cạnh đó, việc nâng cao chất lượng còn giúp gia tăng giá trị mang lại cho các đơn vị được kiểm toán và toàn bộ Tập đoàn, góp phần vào

sự phát triển chung của toàn bộ hệ thống tập đoàn Kim tín

Để đạt được mục tiêu đề ra, người viết bắt đầu từ hiểu biết của mình, thực hiện khảo sát, phỏng vấn kết hợp cùng quan sát thực tế hoạt động KiT NB để từ đó xác định được các vấn đề còn đang tồn tại ở bộ phận kiểm toán nội bộ trên các phương diện: Chất lượng bộ phận KiT NB; Năng lực của nhóm KiT NB; Sự độc lập của bộ phận KiT NB; Sự hỗ trợ của ban lãnh đạo Sự khiếm khuyết của những nội dung trên chính là nguyên nhân cốt lõi dẫn đến các vấn đề còn tồn tại Ngoài ra, một nguyên nhân khác là thời gian thực hiện kiểm toán và phát hành báo cáo kiểm toán thường kéo dài dẫn đến mục tiêu của hoạt động KiT NB chưa đạt được như mong muốn

Từ nguyên nhân chính trên người viết đã đề ra những giải pháp khắc phục Biện pháp này trước tiên sẽ thực nghiệm trên phạm vi nhỏ để kiểm định tính hiệu quả của giải pháp Sau đó, sẽ nhân rộng cho các bộ phận khác Bên cạnh các giải

pháp, người viết cũng đề xuất xây dựng một chương trình hành động cụ thể để nhân rộng các giải pháp trên toàn bộ các chương trình kiểm toán trong thời gian tới

Đề tài đang được ứng dụng thực tế tại bộ phận Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn Kim Tín Với tính ứng dụng thực tế, đề tài hy vọng có thể hỗ trợ bộ phận Kiểm toán nội

bộ ngày càng cải thiện và nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ kiểm toán tại Tập đoàn Kim Tín Việc nâng cao này giúp cho hoạt động quản trị rủi ro và hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng hoàn thiện và phát huy giá trị, đảm bảo cho các hoạt động của công ty vận hành một cách an toàn và tốt nhất đem lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp đồng thời cung cấp cho nhà quản trị các thông tin hữu ích và kịp thời

từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của Tập đoàn Kim Tín trong tương lai

Từ khóa: Kiểm toán nội bộ; Chất lượng hoạt động; Tập đoàn Kim Tín

The objective of the research is to propose solutions to improve the quality

of internal audit activities at Kim Tin Group Improving the quality of internal audit activities at the Group aims at supporting the Internal Audit department, so it can accomplish their functions and duties In addition, it can add the values to the audited units and the entire Group, which contributes to the overall development of the whole Group

In order to achieve the set goals, the author has conducted a survey, interviews, and combined with observation of the internal audit activities to identify the outstanding issues in the internal audit department about the Quantity of Internal Audit Department; the capacity of internal auditors; the independence of the Internal Audit department; and the support of leadership The core which cause leads to outstanding problems is the Quality of the internal audit department, and the most primary ones are the time of writing audit reports and issuing prolonged decisions after audits which do not guarantee the quality of internal audit activities The writer has proposed solutions based on the main causes and conducted the audits on a small scale to test the effectiveness of the solutions After piloting the solutions, the Internal Audit Department has built a specific action plan to replicate the solutions across all upcoming audit programs

The solutions from the research are being applied in practice at the Internal Audit department at Kim Tin Group With its practical applicability, the research not only supports the Internal Audit Department but improves the quality of providing audit services at Kim Tin Group also Moreover, the risk management activities and the control system can work more effectively and smoothly, which ensures the company's operations and brings the best values Furthermore, this also provides administrators with useful and timely information, thereby contributing to the sustainable development of Kim Tin Group in the future

Key words: Internal Audit; Quality; Kim Tin Group

CHƯƠNG MỞ ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài

Trên thế giới, KiT NB đã xuất hiện từ những năm đầu thế kỷ 20 tại các công ty cổ phần Sau cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu vào 2008, các công ty đã nhận thức tầm quan trọng trong của kiểm soát nội bộ, quản trị rủi ro, nhất là những rủi ro trọng yếu có thể tác động xấu đến tình hình sản xuất, kinh doanh mà đây là những nội dung chính của Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ với chức năng chính là quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ… giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững Cùng với phát triển nền kinh tế, các phương pháp, quy trình kiểm toán nội bộ cũng ngày một phát triển để đáp ứng yêu cầu xả hội.Tại Hoa kỳ, quốc gia có thị trường chứng khoán phát triển cao, KiT NB là bộ phận bắt buộc phải thiết lập tại công ty cổ phần đại chúng Luật Sarbenes – Oxley (ban hành 2002) quy định rõ, tất cả các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán, cần có bộ phận KiT NB để báo cáo về hiệu

quả của hệ thống kiểm soát nội bộ công ty

Tại Việt Nam, vai trò của KiT NB khá mờ nhạt, điều này một phần do người quán

lý chưa nhận thức đầy đủ vai trò của KiT NB KiT NB cũng chưa thực sự thu hút được nguồn nhân lực có trình độ, chuyên môn cao, đi kèm với đó là việc chưa được đào tạo bài bản, chuyên sâu và các chương trình kiểm toán mẫu áp dụng cho loại hình KiT NB chưa được ban hành Sự sụp đổ nhiều tập đoàn lớn do các sai phạm trong công tác quản lý tài chính, kế toán cũng như quản lý hoạt động đã làm khá nhiều doanh nghiệp và tập đoàn bắt đầu nhận thức tầm quan trọng của KiT NB trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, giám sát họat động của doanh nghiệp Sự quan tâm đó còn thể hiện rõ nét hơn trong việc Nhà nước ban hành Nghị định 05/2019/NĐ-CP quy định về công tác KiT NB trong các cơ quan nhà nước, đơn vị

sự nghiệp công lập và các doanh nghiệp Trước khi Nghị định 05/2019/NĐ-CP ra đời, Việt Nam về cơ bản chưa có các văn bản quy phạm pháp luật đầy đủ về KiT

NB mà chỉ có một số quy định rải rác tại nhiều văn bản khác nhau Trước đó, cũng

chỉ có một số ngành, lĩnh vực có quy định riêng về KiT NB như ngân hàng và các

tổ chức tín dụng Nghị định 05/2019/NĐ-CP cho thấy được sự quan tâm của nhà nước đến hoat động KiT NB và xây dựng KiT NB thực hiện đúng chức năng giám sát độc lập và tuyến phòng vệ thứ ba của doanh nghiệp Chức năng này đưa ra

những rà soát và đánh giá độc lập, khách quan về hoạt động kiểm soát, quản lý rủi

ro và quản trị trong nội bộ tổ chức, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tính minh bạch của tổ chức

Để KiT NB phát huy được hết vai trò của mình trong doanh nghiệp là nâng cao giá trị cho doanh nghiệp KiT NB phải là đóng vai trò là một giám sát viên độc lập, nhằm đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủ các quy định luật pháp, đạo đức kinh doanh và quy chế hoạt động của công ty KiT NB chịu trách nhiệm phát hiện những sai sót trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giữ vai trò là người tư vấn và định hướng cho ban giám đốc và hội đồng quản trị về kiểm soát rủi ro

Tập đoàn Kim Tín được thành lập ngày 29/01/2000, hoạt động trong lĩnh vực sản

xuất và kinh doanh vật liệu hàn: que hàn, dây hàn, thuốc hàn, kim loại màu, đinh thép, dây thép buộc, máy móc thiết bị, ván MDF, khai thác khoáng sản và dịch vụ logistics Kim Tín hiện nay đã hiện diện khắp 03 miền: Bắc, Trung, Nam của đất nước với đội ngũ nhân sự hơn 1000 người phục vụ hơn 5500 khách hàng gồm các đại lý, khách hàng trực tiếp và xuất khẩu ra nhiều nước trên thế giới Mục tiêu của Kim Tín là trở thành tập đoàn mạnh trong ngành kim khí, gỗ và dịch vụ, một trong những chiến lược đề ra là thị phần của Kim Tín trong mỗi ngành hàng sẽ phát triển cao hơn 35% và hướng đến sản phẩm thân thiện với môi trường và cộng đồng và dịch vụ chất lượng cao đáp ứng nhu cầu khách hàng Một số công ty thành viên trong tập đoàn Kim Tín lần lượt đã trở thành công ty niêm yết Với chiến lược phát triển bền vững, tập đoàn đã xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng hoàn thiện để nâng cao giá trị của doanh nghiệp ngăn ngừa các rủi ro và phòng chống gian lận Tập đoàn đã thành lập phòng KiT NB từ năm 2008 nhằm hoàn thiện quản trị công ty, tăng cường kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy trình hoạt động ở tất

cả các mảng từ bán hàng cho đến sản xuất nhằm hướng đến mục tiêu chung của doanh nghiệp

Bên cạnh các đóng góp mà bộ phận KiT NB mang lại cho Tập đoàn như: đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, gia tăng giá trị doanh nghiệp, giảm thiểun rủi ro thông qua các phương pháp tiếp cận mang tính hệ thống, còn khá nhiều khiếm khuyết khác xảy ra do hoạt động của bộ phận KiT NB không hiệu quả, chẳng hạn như:

- Rủi ro chưa được cảnh báo :

o Thất thoát tài sản: trong năm 2019, tại một công ty thành viên đã xảy ra thất thoát số tiền lớn trên một tỷ đồng do việc kiểm soát hoạt động thu tiền bán hàng của kế toán chưa thực hiện hiệu quả Điều này chứng tỏ sự yếu kém của

hệ thống KSNB, một cột trụ của KiT NB Bộ phận KiT NB không phát hiện một số lỗ hổng trong quy trình kiểm soát việc thu tiền của nhân viên kinh doanh dẫn tới thất thoát tiền mặt;

o Không tuân thủ quy định pháp luật: Cũng trong năm 2019 này, tại một công

ty thành viên đã bị kiểm tra và bị kết luận là không tuân thủ các quy định của pháp luật về việc quản lý và sử dụng lao động Đơn vị đã bị xử phạt hành chính và đưa vào diện kiểm tra, theo dõi hàng năm Mặc dù KiT NB đã tiến hành kiểm toán và rà soát hồ sơ hàng năm nhưng không phát hiện ra những sai sót này dẫn đến việc vi phạm trong thời gian dài và gần như toàn bộ hệ thống các công ty trong Tập đoàn đều đang vi phạm những lỗi tương tự;

o Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả Việc nhập xuất kho không khoa học dẫn đến nhiều lô hàng trong kho đã hết hạn và gần hết hạn mà đơn vị không phát hiện để xử lý kịp thời Ước tính gia tăng chi phí bảo quản và xử lý lên tới hơn 500 triệu đồng Bộ phận KiT NB sau khi kiểm toán không cung cấp ngay báo cáo kiểm toán chi tiết về tuổi hàng tồn kho để cảnh báo đơn vị mà

để thời gian sau mới đưa ra báo cáo Lúc này, biện pháp chỉ còn là khắc phục hậu quả chứ không ngăn chặn được tổn thất

- Các vấn đề được nêu ra trong Báo cáo kiểm toán không được công ty thực hiện

do không có sự đồng thuận với bộ phận được kiểm toán Điều này là do giải pháp mà bộ phận KiT NB đưa ra được cho là không phù hợp với thực tế Chẳng

hạn như: Vấn đề chấm công của nhân viên kinh doanh không tuân thủ đã được nêu ra trong báo cáo kiểm toán 2 năm liên tiếp nhưng các bộ phận có liên quan vẫn không khắc phục Lý do được đưa ra là không có kinh phí thực hiện để thay thế máy chấm công Hay việc quản lý xe tải chở hàng khi đi giao hàng, KiTV đề nghị thực hiện gắn định vị cho từng xe, nhưng thực tế vẫn chưa áp dụng qua nhiều năm do bài toán chi phí

- Bộ phận KiT NB thường không hoàn thành kế hoạch đã được xây dựng Hằng năm KiT NB có xây dựng kế hoạch kiểm tra và được Chủ tịch HĐQT phê duyệt Thông thường, đơn vị xây dựng trên 70% là thực hiện chương trình kiểm toán

và 30% còn lại là là theo chương trình lớn của toàn bộ Tập đoàn Cuối năm bộ

phận KiT NB sẽ tiến hành báo cáo kế hoạch mục tiêu của bộ phận KiT NB để đánh giá tình hình hoạt động của bộ phận trong 1 năm Tuy nhiên, suốt 4 năm qua, bộ phận này không thực hiện đầy đủ kế hoạch được xác lập Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch mục tiêu năm 2019 giảm đáng kể so với các năm trước Tỉ lệ năm hiện hành thấp nhất trong vòng 5 năm vừa qua Điều này cho thấy hoạt động KiT NB đang không hoạt động theo đúng định hướng và đạt được theo đứng yêu cầu được đặt ra

- Không thực hiện đầy đủ kế hoạch kiểm toán đã được xây dựng Chẳng hạn năm

2019, số lượng chương trình kiểm toán xây dựng theo kế hoạch là 28 chương trình kiểm toán Tuy nhiên trong thực tế, tính đến thời điểm hiện tại, chỉ mới có

22 chương trình được thực hiện trong đó có 3 chương trình đang thực hiện dự kiến nhưng không phát hành báo cáo đúng hạn Số chương trình phát hành được Quyết định sau kiểm toán chỉ mới là 2/22 chương trình chiếm tỉ lệ 9%

- Thời gian ra quyết định sau kiểm toán thông thường là 30 – 45 ngày sau khi

Kiểm toán Tuy nhiên, trong 22 cuộc kiểm toán được thực hiện trong năm 2019, chỉ có 1/22 cuộc kiểm toán là ra báo cáo kiểm toán sau 45 ngày thực hiện, các cuộc kiểm toán còn lại trên 60 ngày Các báo cáo kiểm toán ban hành chậm hơn

so với quy định từ 15 – 30 ngày nên mất đi tính thời sự của vấn đề Những giải pháp được đưa ra lúc này đa phần là không ngăn ngừac vấn đề mà chủ yếu sẽ là khắc phục hậu quả, do vậy, không mang lại nhiều giá trị cho đơn vị và các thông tin không mang tính dự báo hỗ trợ cho đơn vị

Các tồn tại nêu trên chứng tỏ chất lượng KiT NB công ty chưa đáp ứng yêu cầu Do vậy, người viết quyết định lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín” nhằm mục tiêu tìm hiểu thực trạng nguyên nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB để đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín

1.2 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

Mục tiêu chung là đánh giá thực trạng về chất lượng KiT NB tại tập đoàn, từ đó đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB của Tập đoàn Kim Tín Các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra là:

- Thực trạng chất lượng hoạt động KiT NB thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín như thế nào?

- Những giải pháp và điều kiện cần thực hiện nào để nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín

1.3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chính là phương pháp định tính, trong đó chủ yếu là phân tích, tổng hợp, phỏng vấn Phương pháp tổng hợp và phân tích sử dụng để hệ thống hóa lý luận cơ bản về nội dung và quy trình kiểm toán dựa trên các giáo trình, tài liệu, các nghiên cứu trước tại Việt Nam và trên thế giới

Phương pháp điều tra, quan sát, phỏng vấn: được sử dụng thông qua thiết kế bảng câu hỏi khảo sát để thu thập thông tin kết hợp quan sát các hoạt động và các nghiệp

vụ tại đơn vị Mục tiêu là nhằm làm rõ thực trạng nội dung và quy trình KiT NB thực hiện tại Tập đoàn

Phương pháp tổng hợp thông qua thống kê mô tả: sử dụng để đánh giá, phân tích, tổng hợp nhằm hoàn chỉnh những thông tin thu được từ kết quả điều tra nhằm đánh giá thực trạng hệ thống KiT NB tại Tập đoàn

1.4 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Thông qua đánh giá thực trạng về chất lượng hoạt động KiT NB, trong đó tập trung vào loại hình chính là kiểm toán tuân thủ đang được thực hiện tại Tập đoàn, đề tài

đã phát hiện những ưu điểm và bất cập cần khắc phục Dựa trên kết quả này, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín Các giải pháp này sẽ có ý nghĩa đối với bộ phận KiT NB của tập đoàn nhằm hạn chế các khiếm khuyết, nâng cao chất lượng hoạt động

1.5 Kết cấu của đề tài

Luận văn được kết cấu thành 4 chương với nội dung chính của từng chương như sau:

- Chương Mở đầu: Nêu lý do cần thực hiện đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và ý nghĩa mà đề tài mang lại

- Chương 1: Nêu lên vấn đề phát hiện liên quan hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín

- Chương 2: Cơ sở lý luận về chất lượng hoạt động KiT NB Chương này sẽ tổng quan về các nghiên cứu cũng như nhưng quy định pháp lý về chất lượng hoạt động KiT NB trên thế giới và Việt Nam

- Chương 3: Kiểm chứng nguyên nhân thực tế ở thời điểm hiện tại có tác động đến chất lượng hoạt động KiT NB và đề xuất những giải pháp có thể thực hiện được để khắc phục nguyên nhân nhằm mục tiêu cải thiện hoạt động KiT NB tại

Tập đoàn Kim Tín

- Chương 4: Đề xuất các giáp pháp khắc phục và chương trình hành động cụ thể

có thể áp dụng vào thực tế và chương trình hành động cụ thể với những giải pháp này

1 CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN NGHIÊN CỨU

1.1 Giới thiệu chung về Tập đoàn Kim Tín và Sơ đồ tổ chức

Tập đoàn Kim Tín thành lập ngày 29/01/2000, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất que hàn, dây hàn, dây thép buộc, kim loại màu, đinh thép, máy móc thiết bị, khai thác mỏ và ván MDF

Kim Tín cung cấp giải pháp vô cùng hiệu quả cho các ngành: công nghiệp xây dựng kết cấu thép, ô tô, xe máy, công nghiệp sửa chữa đóng tàu, xà lan, công nghiệp sản xuất, gia công, ngành gỗ và chế biến đồ gỗ nội thất…

Kim Tín hiện nay đã hiện diện ở khắp 03 miền Bắc Trung Nam của tổ quốc với đội ngũ nhân sự gần 2000 người phục vụ hơn 3500 khách hàng gồm các nhà phân phối, đại lý, khách hàng trực tiếp và xuất khẩu ra nhiều quốc gia trên thế giới

Tầm nhìn “Phát triển bền vững – hướng tới tương lai’’: Phát triển bền vững với nỗ lực học hỏi không ngừng, kiên trì bền bỉ vượt qua mọi thử thách; Liên kết những ý tưởng sáng tạo xây dựng nền móng vững chắc cùng đi đến tương lai tươi sáng

Sứ mệnh: Chinh phục niềm tin, sự hài lòng của khách hàng; Giữ gìn và phát huy niềm tự hào KIM TÍN; Cân bằng lợi ích giữa các bên liên quan

Với tầm nhìn của Kim Tín, Kim Tín sẽ trở thành thương hiệu và Tập đoàn lớn trong ngành kim khí và gỗ Vì thế Kim Tín luôn tâm niệm rằng Uy tín là kim chỉ nam, là sợi dây kết nối Kim Tín với khách hàng và người tiêu dùng

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy Tập đoàn Kim Tín

(Ngu ồn: Phòng Hành chính – Pháp chế Tập đoàn Kim Tín)

1.2 Phòng Kiểm toán nội bộ tại Tập đoàn Kim Tín

1.2.1 Giới thiệu chung

Phòng kiểm toán nội bộ được thành lập theo quyết định số: 03/2008/QĐ-TL ngày

31 tháng 07 năm 2008 của Tổng Giám đốc Công ty TNHH TM Kim Tín với chức năng, trách nhiệm và quyền hạn như sau:

- Kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động;

- Có kế hoạch kiểm toán định kỳ, đột xuất và bất thường;

- Thực hiện công tác kiểm toán theo Quy chế kiểm toán của Tổng Công ty;

- Phạm vi hoạt động trong toàn hệ thống Công ty Kim Tín;

- Có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng Giám đốc Công ty

Hiện nay phòng đã phát triển lên 12 thành viên với từng nhóm và nhiệm vụ cụ thể

để thực hiện chức năng và mục tiêu chiến lược của phòng theo từng giai đoạn phù hợp với chiến lược phát triển của công ty

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ phận KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín

(Ngu ồn: Phòng Kiểm toán nội bộ Tập đoàn Kim Tín) 1.2.2 Chức năng của phòng kiểm toán nội bộ

1.2.2.1 Kiểm tra, đánh giá

Kiểm tra, đánh giá và xác nhận về báo cáo của các Phòng ban thuộc Tập đoàn và các Công ty con trong hệ thống Các nội dung kiểm tra, đánh giá bao gồm:

- Kiểm toán báo cáo tài chính: Kiểm tra hệ thống kế toán và xác nhận độ tin cậy

của các thông tin tài chính, các báo cáo kế toán quản trị trước khi trình TGĐ ký duyệt

- Kiểm toán tuân thủ: Kiểm tra sự tuân thủ pháp luật, các quy định của Nhà

nước cũng như các quy chế, quy định của Tập đoàn

- Kiểm toán hoạt động: Kiểm tra việc tổ chức, triển khai thực hiện các quy trình

liên phòng ban, phân xưởng – các dự án, các chương trình mục tiêu được duyệt

- Tư vấn thuế và chính sách pháp luật: Phòng KiT NB chủ động cập nhật các

chính sách về thuế để lan tỏa đến các Phòng ban/ Đơn vị, hoặc theo yêu cầu cụ thể của đơn vị cần tư vấn về chính sách pháp luật trên cơ sở đúng tiến độ và có căn cứ cụ thể

1.2.2.2 Tham mưu

Nghiên cứu tham mưu cho Tổng Giám Đốc về các nội dung:

- Xử lý các vấn đề đã phát hiện, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản

- Đề xuất các biện pháp cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh phù hợp với định hướng phát triển của Tập đoàn Kim Tín trong từng thời

kỳ

- Kiến nghị với Tổng Giám Đốc trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới các cơ chế, quy chế nhằm tăng cường biện pháp đảm bảo an toàn, tăng hiệu quả hoạt động

1.2.3 Mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể

Trách nhiệm của Phòng Kiểm toán nội bộ là tổ chức và thực hiện công tác KiT NB một cách hữu hiệu, đảm bảo phù hợp với các chính sách của Tập đoàn và pháp luật hiện hành Các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, thường xuyên và chi tiết như được quy định trong Quy chế Kiểm toán nội bộ ban hành kèm theo quyết định Số 01/2008/QĐ-KT ngày 01/08/2008 của Tổng Giám đốc sau:

1.2.3.1 Kế hoạch kiểm toán định kỳ và bất thường hàng năm

Mọi cuộc kiểm toán sẽ được tiến hành dựa trên kế hoạch kiểm toán được Trưởng phòng KiT NB xây dựng dựa trên mục tiêu, định hướng chung và những khu vực rủi ro vào cuối mỗi năm được Tổng Giám Đốc phê duyệt có những nhiệm vụ kiểm toán cụ thể do Tổng Giám Đốc giao theo quyết định riêng - ngoại trừ cuộc kiểm toán đột xuất được quy định

1.2.3.2 Nội dung kiểm toán thường xuyên, định kỳ và bất thường

- Kiểm tra tính tuân thủ trong hạch toán kế toán, chế độ thu chi tài chính, kiểm tra báo cáo tổng hợp và chi tiết do phòng kế toán lập và trình Ban Tổng Giám đốc

- Rà soát kế hoạch mục tiêu năm của từng phòng ban và các công ty trong hệ

thống đã được Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt

- Kiểm toán việc triển khai thực hiện các dự án đầu tư

- Kiểm toán bất thường các hoạt động bán hàng và thực hiện chính sách bán hàng – bao gồm chính sách chiết khấu, hoa hồng, hỗ trợ vận chuyển, hỗ trợ phương tiện quảng cáo, khuyến mãi… và các chính sách khác đối với nhà phân phối và

lực lượng bán hàng của Công ty

- Kiểm toán bất thường về các hoạt động mua hàng, cấp phát và sử dụng các yếu

tố đầu vào – bao gồm cả nguyên liệu, vật tư, bao bì, trang thiết bị, dịch vụ, các

phần mềm quản lý…

- Kiểm toán bất thường về các hoạt động Kho vận

- Kiểm toán bất thường về các công tác trả lương, thưởng, áp dụng các chính sách, chế độ cho CB-NV

- Kiểm toán bất thường về các hoạt động của Khối hỗ trợ bao gồm: nhân sự, hành chính – pháp chế, hậu cần, IT…

1.2.3.3 Kiểm toán đặc biệt, đột xuất

Kiểm toán đặc biệt, đột xuất là những cuộc kiểm toán chưa đưa vào chương trình,

kế hoạch kiểm toán thường xuyên, định kỳ và bất thường trong năm, được tiến hành khẩn cấp trong các trường hợp:

- Theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc

- Do đề xuất của Phòng Kiểm toán nội bộ được Tổng Giám Đốc phê duyệt cho phép kiểm toán đặc biệt, khi có các phát hiện những dấu hiệu liên quan đến các sai sót trọng yếu hoặc có gian lận

Các đơn vị là đối tượng kiểm toán đặc biệt, đột xuất có trách nhiệm dành ưu tiên về thời gian, nhân sự và các nguồn lực khác để hợp tác với Phòng Kiểm toán nội bộ hoàn thành cuộc kiểm toán đặc biệt, đột xuất

1.2.3.4 Tổ chức thực hiện kiểm toán

Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm soạn dự thảo kiểm toán để trình Tổng Giám Đốc ký ban hành cho từng cuộc kiểm toán Quyết định kiểm toán sẽ xác định rõ mục đích, phạm vi, đối tượng, thời hạn kiểm toán và các Kiểm toán viên tham gia thực hiện Những trường hợp cần điều chỉnh hay bổ sung những nội dung trên phải có văn bản đề nghị của Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ và Tổng Giám

Đốc ký duyệt trước khi gửi cho đối tượng kiểm toán cũng như các bộ phận có liên quan

Quy trình mỗi cuộc kiểm toán bao gồm:

- Chuẩn bị kiểm toán

- Thực hiện kiểm toán

- Báo cáo kiểm toán

- Theo dõi sau kiểm toán

Phương pháp tiến hành kiểm toán nội bộ

- Quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh, xem xét

- Đối chiếu chế độ, luật lệ, văn bản, tài liệu,

- Thu thập và đánh giá các bằng chứng có được

- Tính toán, so sánh, phân tích, kiểm tra trên máy tính

- Tổng hợp, lựa chọn thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của từng nguyên nhân trong từng trường hợp cụ thể

1.2.3.5 Nghiên cứu và tham mưu, đề xuất cho Ban Tổng Giám Đốc về các hoạt

1.2.3.6 Quản lý và phát triển nguồn nhân lực của Phòng Kiểm toán nội bộ

- Quản lý và sử dụng hiệu quả ngân sách

- Quản lý và sử dụng hiệu quả trang thiết bị

- Quản lý và phát triển nguồn nhân lực

1.2.4 Trách nhiệm và quyền hạn của phòng KiT NB

1.2.4.1 Trách nhiệm

- Tuân thủ pháp luật và các quy định của nhà nước

- Tuân thủ điều lệ, quy chế, quy định của Công ty

- Tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp

- Phấn đấu thực hiện hoàn thành chương trình kế hoạch kiểm toán đã được Tổng Giám đốc phê duyệt

- Tuyệt đối đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan và giữ bí mật thông tin, số liệu

- Phát hiện sai sót, gian lận hoặc trái với chủ trương, chính sách Công ty kịp thời báo cáo với Tổng Giám đốc

- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về chất lượng công tác kiểm toán và sự trung thực của Báo cáo kiểm toán nội bộ

1.2.4.2 Quyền hạn

- Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ

- Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân khác được kiểm toán và các bộ phận có liên quan khác cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ kiểm toán

- Đề nghị trưng tập CBNV hoặc thuê chuyên gia (khi cần thiết)

- Được ký xác nhận trên Báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân Cán bộ - nhân viên phòng Kiểm toán nội bộ tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm với công việc được giao

- Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, các kiến nghị; ngăn ngừa các sai sót, gian lận, việc làm sai trái trong Công ty…

- Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong Báo cáo kiểm toán nội bộ

1.2.5 Nguyên tắc bảo mật số liệu phòng Kiểm toán nội bộ

- Không được phép tiết lộ các thông tin về tài liệu kiểm toán, hợp đồng kinh tế, bí mật công nghệ, hướng đầu tư phát triển, các thảo luận kinh doanh của Công ty: giá cả, chiến lược tiếp thị, kinh doanh, địa chỉ khách hàng, nhà cung cấp…

- Chỉ liên hệ giao dịch với đối tượng kiểm toán trong phạm vi công việc

- Không được tùy tiện tiết lộ thông tin, tài liệu cho bất kỳ cá nhân hay đơn vị nào, ngay cả trong nội bộ Phòng kiểm toán nội bộ

- Nghiêm cấm mang đĩa mềm, USB, hay máy tính cá nhân cào Công ty; sao chép, tiết lộ hoặc mang ra khỏi Công ty các thông tin kinh tế kỹ thuật của Công ty:

- Công thức các mặt hàng, công nghệ chế tạo các thiết bị, bản vẽ thiết kế

- Các dự án kinh tế, kế hoạch sản xuất kinh doanh, các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán

- Tình hình các nhà cung cấp nguyên liệu, các tổng đại lý bán hàng cho Công ty

- Tình hình tài chính kế toán, vật tư nguyên liệu, hàng hóa tồn kho của Công ty

- Các biểu mẫu văn bản quy chế của Công ty, các văn bản liên quan đến chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn sản xuất

- Các hợp đồng kinh tế, giá cả sản phẩm mới chưa bán ra thị trường, các sản phẩm chuẩn bị sản xuất, các nghiên cứu dự án đang tiến hành

- Tình hình bộ máy nhân sự của Công ty…

1.2.6 Thực hiện chế độ báo cáo và hội họp

1.2.6.1 Các cuộc họp nội bộ của Phòng

- Các cuộc họp thảo luận về mỗi cuộc kiểm toán phải được tiến hành riêng lẻ với từng Trưởng nhóm và các Kiểm toán viên có liên quan Những Kiểm toán viên

và Cán bộ nhân viên không có liên quan sẽ không được phép dự họp

- Các cuộc họp về sinh hoạt chung của Phòng không được thảo luận, công bố nội dung cụ thể về các cuộc kiểm toán đang tiến hành

1.2.6.2 CB-NV phải thực hiện đầy đủ, chính xác, đúng thời gian các loại báo cáo

thường kỳ do yêu cầu của cấp trên

B ảng 1.1: Các loại báo cáo thường kỳ theo yêu cầu

(Ngu ồn: Phòng Kiểm toán nội bộ Tập đoàn Kim Tín)

1 Kiểm Toán viên

P.Kiểm Toán

nội bộ

Báo cáo công

việc theo từng phần hành được giao

Khi kết thúc công việc

kiểm toán Trưởng nhóm kiểm toán

2 Trưởng nhóm Báo cáo dự thảo

kiểm toán Khi kkiểm toán ết thúc công việc Trưởng phòng

3 Trưởng phòng Báo cáo kiểm

toán

Theo từng đợt và định kỳ, hàng tháng, quý, năm

toán viên có thể báo cáo nhanh bằng miệng hoặc bằng văn bản, dưới dạng chính thức hoặc không chính thức

- Báo cáo phải trình bày về mục tiêu, phạm vi, kết quả của cuộc kiểm toán và có thể sẽ bao gồm phần diễn đạt ý kiến của Kiểm toán viên

- Báo cáo có thể bao gồm kiến nghị và những cải tiến có thể thực hiện, ghi nhận các kết quả đã đạt được, các công việc cần phải tiếp tục tiến hành

- Trưởng phòng Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm phê chuẩn báo cáo kiểm toán và

gửi cho Tổng giám đốc

1.2.7 Quy định về đạo đức, tác phong nhân viên KiT NB

1.2.7.1 Nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp

- Trung thực, khách quan và cần mẫn trong công việc

- Trung thành với đơn vị Nhưng không được tham gia che giấu hành vi sai trái, phạm pháp

- Không được tham gia các hoạt động mâu thuẫn với quyền lợi của đơn vị hay ảnh hưởng tới tính khách quan của mình

- Không được nhận những vật có giá trị của nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay doanh nghiệp khác… có liên quan đến đơn vị làm tổn thương đến uy tín, tính khách quan của mình

- Chỉ thực hiện những công việc trong khả năng chuyên môn của mình

- Không ngừng học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc

- Bảo mật thông tin có được trong quá trình kiểm toán

- Tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp

1.2.7.2 Tác phong nhân viên Kiểm toán nội bộ

- Yêu cầu nghiêm ngặt đặt ra về trang phục Kiểm toán viên theo nghi thức nhằm đảm bảo độ chuyên nghiệp cao

- Mọi sự cẩu thả và xuề xòa đều có thể ảnh hưởng tới hình ảnh về tính chuyên nghiệp của phòng kiểm toán nội bộ và không được chấp thuận

- Khi ở văn phòng Phòng Kiểm toán nội bộ: phải mặc đồng phục vào những ngày quy định theo quy chế Công ty

- Khi công tác ở đối tượng kiểm toán: phải mặc đồng phục phòng Kiểm toán nội

bộ

1.2.8 Hoạt động Kiểm toán nội bộ thực hiện tại Tập đoàn Kim Tín

Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán như sau:

Sơ đồ 1.3: Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán

(Ngu ồn: Phòng Kiểm toán nội bộ Tập đoàn Kim Tín)

Bảng mô tả chi tiết được đính kèm theo Phụ lục 2

1.2.8.1 Chuẩn bị kiểm toán

- Tìm hiểu, khảo sát và đánh giá về đối tượng kiểm toán

- Tìm hiểu ban đầu về các báo cáo hàng tháng của đối tượng kiểm toán

- Xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán

- Tổ chức nhân sự kiểm toán

- Lập kế hoạch kiểm toán

- Xây dựng nội dung kiểm toán, họp trao đổi về nội dung kiểm toán

- Ra quyết định kiểm toán, thông báo cung cấp chứng từ gửi đơn vị

1.2.8.2 Thực hiện kiểm toán

- Thực hiện kiểm toán theo Kế hoạch kiểm toán chi tiết

- Tiến hành các thử nghiệm mở rộng và xử lý các phát hiện kiểm toán

- Trao đổi, điều chỉnh, bổ sung Báo cáo kiểm toán chi tiết

- Soát xét Báo cáo kiểm toán chi tiết và lập dự thảo Báo cáo kiểm toán tổng hợp gửi Trưởng nhóm

1.2.8.3 Báo cáo kiểm toán

- Soát xét, nhận phản hồi và hiệu chỉnh dự thảo Báo cáo kiểm toán tổng hợp, ra Báo cáo kiểm toán chính thức Báo cáo kiểm toán trình bày những nội dung cơ bản của cuộc kiểm toán:

o Mục đích và phạm vi kiểm toán

o Các vấn đề kiểm toán được phát hiện

o Các kiến nghị của kiểm toán và bút toán điều chỉnh

o Các kết luận về tính chính xác, trung thực, hợp lý các báo cáo của đối tượng được

kiểm toán

o Thống nhất ý kiến giữa kiểm toán và Đơn Vị được kiểm toán

o Họp kết quả kiểm toán với Chủ tịch Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc đơn

vị được kiểm toán

o Thống nhất vấn đề ra quyết định sau cuộc họp

1.2.8.4 Theo dõi sau kiểm toán

Là những công việc theo dõi các điều chỉnh, sửa chữa, khắc phục của đối tượng kiểm toán và đánh giá các kết quả của các hoạt động này, bao gồm cả việc phúc tra

và phát hành báo cáo theo dõi sau kiểm toán

1.2.9 Chế tài xử lý khi không tuân thủ

1.2.9.1 Đối với phòng Kiểm toán nội bộ

- Mỗi bước thực hiện chậm trễ theo Quy trình:

- Ảnh hưởng đến tiến độ công việc Đơn vị được kiểm toán bị khiếu nại bằng văn bản: Trừ KPI tùy theo mức độ ảnh hưởng;

- Không ảnh hưởng đến tiến độ của Đơn vị được kiểm toán nhưng chậm trễ tiến

độ công việc bộ phận KiT NB được Tổng Giám đốc phê duyệt: trừ KPI theo kế hoạch công việc tháng đăng ký (nếu không có giải trình hợp lý) tùy theo mức độ ảnh hưởng

- Làm mất chứng từ kiểm toán của Đơn vị cung cấp: sẽ bị kỷ luật hoặc trừ KPI tùy theo mức độ vi phạm

1.2.9.2 Đối với Đối tượng được kiểm toán

- Thực hiện chậm trễ tại Bước cung cấp chứng từ hoặc phản hồi Báo cáo kiểm toán làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của P.KiT NB (nếu không có phản hồi thời gian chậm bằng văn bản): nhóm kiểm toán sẽ đề nghị Giám đốc đơn vị được kiểm toán phạt trừ KPI tùy theo mức độ vi phạm

- Không tham gia họp theo Thư mời họp không có sự đồng ý của Tổng Giám đốc/ Chủ tịch Hội đồng quản trị: sẽ chịu kỷ luật trực tiếp từ Tổng Giám đốc/ Chủ tịch Hội đồng quản trị

1.3 Vấn đề hoàn thiện Kiểm toán nội bộ để nâng cao hoạt động kiểm toán tuân th ủ tại Tập đoàn Kim Tín

1.3.1 Thực trạng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín

Như phần trên đã trình bày, hiện tại Bộ phận Kiểm toán nội bộ đã ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; quy trình làm việc và bảng mô tả công việc cho từng vị trí Bên cạnh những thành tựu, qua thực tế làm việc tại đơn vị, người viết phát hiện những vấn đề sau đang tồn tại tại đơn vị do KiT NB chưa làm hết vai trò của mình

Các tồn tại nêu trên chứng tỏ chất lượng KiT NB công ty chưa đáp ứng yêu cầu, Do vậy, người viết quyết định lựa chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín” nhằm mục tiêu tìm hiểu thực trạng nguyên nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động KiT NB để đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín

1 Quản trị rủi ro: Tập đoàn Kim Tín là một đơn vị hoạt động đa ngành Ở từng chuỗi cung ứng, từng mảng kinh doanh đều có rất nhiều rủi ro từ quy trình mua hàng, bán hàng, thu tiền, an toàn lao động, … Tuy nhiên, quy trình đánh giá rủi

ro ở Tập đoàn hiện vẫn còn nhiều bất cập cụ thể như sau:

a Ở chuỗi cung ứng của sản phẩm nhập khẩu mặt hàng keo dán công nghiệp Đơn vị đã không tiến hành đánh giá rủi ro ở khâu mua hàng và bán hàng dẫn đến tồn kho cao ở mặt hàng này và có 1 số lượng lớn hàng đã hết hạn mà không bán được phải tiêu hủy

b Đối với mảng thương mại, trong quy trình thu tiền, có một vài đơn vị thành viên không tuân thủ đúng quy định Tập đoàn ban hành dẫn đến thất thoát một lượng tiền lớn Nhân viên bộ phận kinh doanh đã lợi dụng lỗ hổng trong kiểm soát để biển thủ tiền thu ban hàng

c Đối với mảng sản xuất, quy trình quản lý chất lượng của sản phẩm đầu ra đơn vị không được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình là phải test mẫu theo lô mà đơn vị chỉ tiến hành kiểm tra mẫu theo ngày Điều này dẫn đến có những lô hàng bị trả lại do không đạt phẩm chất, ảnh hưởng đến chi phí và

mức độ hài lòng của khách hàng

d Đối với tuân thủ quy định pháp luật: trong năm 2019, đơn vị đã bị xử phạt hành chính và đưa vào diện kiểm tra, theo dõi hàng năm Mặc dù KiT NB đã tiến hành kiểm toán và rà soát hồ sơ hàng năm nhưng không phát hiện ra những sai sót này dẫn đến việc vi phạm trong thời gian dài và gần như toàn

bộ hệ thống các công ty trong Tập đoàn đều đang vi phạm những lỗi tương tự;

e Quản lý hàng tồn kho không hiệu quả Việc nhập xuất kho không khoa học dẫn đến nhiều lô hàng trong kho đã hết hạn và gần hết hạn mà đơn vị không phát hiện để xử lý kịp thời Bộ phận KiT NB sau khi kiểm toán không cung

cấp ngay báo cáo kiểm toán chi tiết về tuổi hàng tồn kho để cảnh báo đơn vị

mà để thời gian sau mới đưa ra báo cáo Lúc này, biện pháp chỉ còn là khắc phục hậu quả chứ không ngăn chặn được tổn thất

2 Hệ thống KSNB vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, trong đó bất cập chủ yếu là ở khâu ủy quyền và xét duyệt Tập đoàn Kim tín hoạt động trên nhiều lĩnh vực với nhiều các phòng ban khác nhau, tuy nhiên chính sách về ủy quyền và xét duyệt còn nhiều nội dung chưa hợp lý Điều này dẫn đến tình trạng là trong trường hợp

có các quyết định nhanh, nhân viên phải ra quyết định vượt cấp và họ sẽ hoàn thiện chứng từ sau khi thực hiện Hậu quả là khi có vấn đề xảy ra thì không thể xác định được đúng nguyên nhân và trách nhiệm của từng bộ phận để khắc

phục Điều này cũng cho thấy có những hoạt động kiểm soát dù được thiết lập nhưng không hữu hiệu, tạo thêm công việc cho các cấp quản lý và những thủ tục hành chính tốn thời gian không cần thiết

Trên đây là những nội dung chính mà bộ phận KiT NB chưa thực sự phát huy được đúng chức năng, nhiệm vụ của mình để hỗ trợ nhà quản lý quản trị rủi ro và hoàn thiện hệ thống KSNB Bên cạnh hai chức năng chính nêu trên, hoạt động của bộ phận KiT NB còn tồn tại những vấn đề như sau:

- Bộ phận KiT NB hiện chưa hoàn thành các chương trình kiểm toán đã đề ra trong kế hoạch Theo quy định nội bộ, dựa trên việc xác định rủi ro gắn liền với hoạt động của Tập đoàn, bộ phận KiT NB sẽ lên kế hoạch các chương trình kiểm toán sẽ thực hiện trong năm Bên cạnh các chương trình kiểm toán cố định,

bộ phận KiT NB sẽ thực hiện thêm các chương trình kiểm toán đột xuất theo yêu cầu từ các cấp quản lý Tuy nhiên trong thực tế, bộ phận KiT NB hiện chưa thực hiện đầy đủ chương trình kiểm toán đã đề ra, nên không thể thực hiện thêm các chương trình kiểm toán đột xuất được yêu cầu Do đó chưa thể đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu từ ban quản lý

- Các báo cáo kiểm toán thường ban hành chậm hơn so với quy định (từ 15 – 30 ngày) nên mất đi tính thời sự của những vấn đề được KiTV phát hiện Do vậy, các bộ phận phải tự thực hiện các giải pháp của mình, mà các giải pháp này không thể giải quyết tận gốc vấn đề mà chỉ mang tính tạm thời, từ đó có thể gây

ra lỗi mang tính hệ thống

- Những giải pháp được KiTV đưa ra sau cuộc kiểm toán đa phần là không ngăn chặn được vấn đề mà chủ yếu chỉ là giải pháp nhằm khắc phục hậu quả Các thông tin cũng không mang tính dự báo hỗ trợ đơn vị Chẳng hạn như khi tổng hợp lại các vấn đề khiếu nại trong năm thấy sự tăng đột biến nhưng KiTV chỉ đưa ra các con số thống kê và nguyên nhân dựa trên sự tổng hợp của đơn vị chứ

ở các cuộc kiểm toán trước KiT NB không đưa ra được các dự báo khi có phát hiện về các vấn đề như một số cá nhân không tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng khi tham gia quy trình sản xuất tại nhà máy, hay việc đơn vị không tuân thủ quy định 5S, … Các vấn đề phát hiện chỉ là những dấu hiệu đơn lẻ cá nhân thiếu tính tuân thủ chỉ đưa giải pháp nhắc nhở tạm thời chứ không có giải pháp triệt để giải quyết cũng như dự báo về các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai như ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bán ra và hàng loạt các hậu quả sau đó

- Không sử dụng đầy đủ kết quả của kiểm toán: Các vấn đề được nêu ra trong Báo cáo kiểm toán không được công ty thực hiện do không có sự đồng thuận với bộ phận được kiểm toán Điều này là do giải pháp mà bộ phận KiT NB đưa ra được cho là không phù hợp với thực tế Chẳng hạn như: Vấn đề chấm công của nhân viên kinh doanh không tuân thủ đã được nêu ra trong báo cáo kiểm toán 2 năm liên tiếp nhưng các bộ phận có liên quan vẫn không khắc phục Lý do được đưa

ra là không có kinh phí thực hiện để thay thế máy chấm công Hay việc quản lý

xe tải chở hàng khi đi giao hàng, KiTV đề nghị thực hiện gắn định vị cho từng

xe, nhưng thực tế vẫn chưa áp dụng qua nhiều năm do bài toán chi phí

- Không thực hiện đầy đủ kế hoạch kiểm toán đã được xây dựng Chẳng hạn năm

2019, số lượng chương trình kiểm toán xây dựng theo kế hoạch là 28 chương trình kiểm toán Tuy nhiên trong thực tế, tính đến thời điểm hiện tại, chỉ mới có

22 chương trình được thực hiện trong đó có 3 chương trình đang thực hiện dự kiến nhưng không phát hành báo cáo đúng hạn Số chương trình phát hành được Quyết định sau kiểm toán chỉ mới là 2/22 chương trình chiếm tỉ lệ 9%

1.3.2 Ưu và nhược điểm của hoạt động KiT NB

Để hiểu rõ được thực trạng những ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB từ đó xác định nguyên nhân các vấn đề còn tồn tại ở bộ phận Kiểm toán nội bộ và đề xuất

biện pháp để khắc phục, người viết tiến hành phỏng vấn một số lãnh đạo và nhân viên thực hiện hoạt động kiểm toán nội bộ trong đơn vị qua hai câu hỏi:

1 Cho biết đóng góp của Kiểm toán nội bộ, các ưu, nhược điểm của hoạt động Kiểm toán nội bộ?

2 Nguyên nhân và biện pháp để khắc phục những nhược điểm nêu trên?

1.3.2.1 Ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín

Để đánh giá ưu, nhược điểm của hoạt động KiT NB, người viết tiến hành phỏng vấn câu hỏi thứ 1 với các Giám đốc khối ở công ty mẹ - những nhân sự có hiểu biết sâu

về hoạt động của Tập đoàn và thường xuyên làm việc với bộ phận KiT NB và các cấp quản lý tại bộ phận KiT NB (Danh sách phỏng vấn được trình bày ở phụ lục 03) Dưới đây là phần tổng hợp ý kiến về các đóng góp và tồn tại của bộ phận KiT

- KiT NB đã có những đóng góp ý kiến khách quan cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết để đưa ra những quyết định phù hợp nhằm cải thiện hoặc có những định hướng phát triển trong tương lai liên quan đến quản trị rủi ro

và Kiểm soát nội bộ

- KiT NB đã thực hiện tư vấn các vấn đề pháp lý cho Tập đoàn để giải quyết những vướng mắc mà các đơn vị thành viên đang gặp phải để hoạt động ngày một hoàn thiện theo hướng minh bạch và phát triển bền vững

Những tồn tại mà KiT NB cần phải khắc phục và hoàn thiện hơn nữa:

- Với vai trò là một quan sát viên độc lập, đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủ các quy định pháp luật, đạo đức kinh doanh và quy chế, quy định hoạt động của công ty KiT NB cần phát hiện ra những sai sót trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giữ vai trò là người tư vấn và định hướng cho nhà quản trị về kiểm soát rủi ro KiT NB chưa thực sự phát huy được các chức năng này một cách triệt để vì trong năm 2019 vừa qua vẫn xảy ra tình trạng một số đơn vị

thành viên vi phạm các quy định của pháp luật mà KiT NB không có cảnh báo

về các vấn đề này KiT NB phải tư vấn cho nhà quản lý các biện pháp để giảm thiểu các yếu kém của hệ thống KSNB và quản trị doanh nghiệp KiT NB cần đưa ra những tư vấn hỗ trợ công ty hoạt động năng suất và hiệu quả hơn KiT

NB hiện vẩn chưa thực hiện đầy đủ chức năng này và chưa đưa ra các biện pháp khắc phục Do vậy, vẫn còn xảy ra tình trạng n gian lận vẫn còn xảy ra với tổn thất lớn KiT NB không đánh giá được các yếu điểm trong hệ thống KSNB để hoàn thiện và giảm thiếu tối đa nhưng thất thoát gây ra

- Các phát hiện trình bày trên báo cáo kiểm toán đa phần là các vấn đề liên quan đến BCTC, còn phát hiện về tính tuân thủ và hiệu quả hoạt động thì vẫn chưa nhiều và chưa có những phát hiện sát với thực tế Do đó giá trị mà báo cáo kiểm toán đem lại là chưa cao

- Những giải pháp đưa ra chưa thực sự kịp thời do các báo cáo kiểm toán còn chưa đúng tiến độ dẫn đến những giải pháp đa phần là khắc phục hậu quả chứ chưa mang tính cảnh báo để cải thiện hoạt động

1.3.3 Đề xuất nguyên nhân và giải pháp

Để đánh giá nguyên nhân gây ảnh hưởng đến chất lượng hoạt đông KiT NB và những giải pháp để khắc phục người viết tiến hành phỏng vấn câu hỏi thứ 2 với các KiTV nội bộ đang thực hiện hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín (Danh sách người được phỏng vấn trình bày trong Phụ lục 04)

Dưới đây là tổng hợp ý kiến của người được phỏng vấn, phần lớn các ý kiến đều cho rằng sở dĩ bộ phận KiT NB còn các khiếm khuyết nêu trên là do những nguyên nhân sau:

- Về nhân sự: Dù bộ phận KiT NB có định biên nhân sự rõ ràng cho từng năm để thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra, tuy nhiên, hiện tại nhân sự đang

có sự biến động rất lớn Từ tháng 1/2019 đến tháng 11/2019 đã có 5 nhân sự nghỉ việc; 1 nhân sự luân chuyển công tác qua phòng ban khác Do bộ phận KiT

NB chưa tuyển được nhân sự mới, đã dẫn đến thiếu hụt nhân sự trong thời gian dài Kinh nghiệm kiểm toán viên nội bộ chưa cao do đa phần các nhân sự đều còn khá trẻ và thâm niên thực hiện KiT NB trong Tập đoàn chủ yếu dưới 5 năm Điều này làm cho chất lượng KiT NB còn nhiều hạn chế

- Về nội dung kiểm toán: do quy trình chỉ đưa ra các hướng dẫn tổng quát nên nội dung kiểm toán thường được điều chỉnh cho phù hợp trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán và phụ thuộc rất nhiều vào xét đoán của trưởng nhóm kiểm toán Song đặc thù của bộ phận KiT NB tại tập đoàn là có sự thay đổi nhân sự cao liên tục,

do đó phần lớn các trưởng nhóm ít kinh nghiệm nên họ buộc phải thảo luận với Trưởng bộ phận và Phó phòng từ đó thiết lập lại nội dung kiểm toán

- Về quy trình kiểm toán: quy trình này dù đã ban hành từ khi thành lập bộ phận KiT NB vào năm 2008 nhưng đến nay, vẫn chưa sửa đổi bổ sung nên còn khá nhiều điểm không phù hợp với quy định mới do nhà nước ban hành (2019)

- Về kiểm soát chất lượng kiểm toán nội bộ: hiện tại, công ty chưa có quy trình

kiểm soát chất lượng, chưa xây dựng tiêu chí (thang đo) cụ thể để đánh giá và cũng chưa có yêu cầu cần đánh giá từ bên thứ 3 độc lập Việc kiểm soát chủ yếu vẫn do nội bộ phòng ban tự đánh giá thông qua các cuộc họp và ghi nhận lại, chưa có biểu mẫu cũng như quy trình cụ thể

- Về hồ sơ, giấy tờ làm việc: toàn bộ hồ sơ, giấy tờ làm việc đang được xây dựng dựa trên hồ sơ, giấy tờ làm việc của kiểm toán độc lập (được xây dựng bởi Hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề) Dù bộ phận KiT NB có một vài điều chỉnh bổ sung cho phù hợp với hoạt động thực tế nhưng vẫn chưa thực sự phù hợp với

hoạt động KiT NB tại Tập đoàn

- Về báo cáo kiểm toán: sau khi kết thúc cuộc kiểm toán, có những trường hợp bộ phận KiT NB không thể phát hành báo cáo do không thể sắp xếp lịch họp giữa

Chủ tịch Hội đồng quản trị và đơn vị được kiểm toán vì lý do thời gian và khoảng cách địa lý, cũng như chưa tìm được ý kiến thống nhất để đưa ra vào báo cáo Điều này dẫn đến các báo cáo chỉ được phát hành sau khi đã kết thúc kiểm toán một khoảng thời gian khá lâu Do đó, những đề xuất mà nhóm kiểm toán đưa ra nhằm hỗ trợ đơn vị khắc phục các vấn đề hiện tại mất tính thời sự, không mang lại hiệu quả như mong muốn là cung cấp các thông tin phù hợp về mặt thời gian cho nhà quản trị Bên cạnh đó, một số kiến nghị không được thực hiện theo đúng như đề nghị của kiểm toán

Với những nguyên nhân mà các KiTV nội bộ đưa ra như trên các KiTV nội bộ cũng

đề xuất một số các giải pháp để thực hiện khắc phục như sau:

- Về nhân sự: Có những giải pháp như: tăng lương, tăng các chế độ cho nhân sự khi tham gia công tác, tạo điều kiện để cá nhân có thể phát triển trong nghề nghiệp, … để giữ chân nhân sự và tránh việc vòng quay nhân sự quá nhanh

- Về nội dung, quy trình kiểm toán: Xây dựng lại nội dung để phù hợp với quy định pháp lý và thực tế đơn vị

- Về kiểm soát chất lượng hoạt động KiT NB: Sử dụng bên thứ 3 độc lập để đánh giá chất lượng hoạt động KiT NB và tư vấn để khắc phục để ngày càng hoàn thiện hoạt động KiT NB do bộ phận KiT NB hiện đang thực hiện

- Về báo cáo kiểm toán: Thực hiện theo đúng quy trình hiện tại và sắp xếp được lịch họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị ngay khi kết thúc

Kết quả phỏng vấn nêu trên cho thấy, hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín chưa thực sự đem lại hiệu quả như các nhà quản lý mong muốn KiT NB còn nhiều bất cập trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ chính của mình

Từ các vấn đề đã được phát hiện nêu trên, người viết tiếp tục nghiên cứu ở các chương tiếp theo để tìm hiểu rõ hơn nguyên nhân, và tìm các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín

K ẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã nêu được tổng quan về lịch sử phát triển, các ngành nghề chính cũng như sơ đồ tổ chức và vị trí của bộ phận KiT NB trong Tập đoàn Kim Tín Chương này cũng giới thiệu về lịch sử hình thành, sơ đồ tổ chức và định biên nhân sự của bộ phận KiT NB Bên cạnh đó, người viết đã nêu rõ quy trình để thực hiện một cuộc kiểm toán nội bộ và các quy định đang áp dụng để người đọc có cái nhìn chung nhất

về công việc mà bộ phận KiT NB hiện đang thực hiện Chương cũng đã làm rõ các vấn đề tồn tại đồng thời nêu ra các yếu tố có thể tác động tới chất lượng hoạt động KiT NB cùng những giải pháp để từ đó đưa ra vấn đề cần nghiên cứu ở thời điểm hiện tại Xác định được mục tiêu cuối cùng là đưa ra giải pháp nhằm cải thiện chất lượng hoạt động KiT NB tại Tập đoàn Kim Tín trong thời gian tới

2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM

TOÁN N ỘI BỘ 2.1 Chất lượng hoạt động Kiểm toán nội bộ

Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng Hiện nay có một số định nghĩa về chất lượng đã được các chuyên gia chất lượng đưa ra như sau:

" Chất lượng là sự phù hợp với nhu cầu" (theo Juran - một Giáo sư người Mỹ)

" Chất lượng là sự phù hợp với các yêu cầu hay đặc tính nhất định" Theo Giáo sư Crosby

" Chất lượng là sự sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất" Theo Giáo

sư người Nhật – Ishikawa

Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quan điểm về chất lượng khác nhau Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng được thừa nhận

ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: "Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có"

Theo chuẩn mực thực hành hoạt động KiT NB (IPPF) thì chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ là việc mà hoạt động kiểm toán nội bộ đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng (đơn vị được kiểm toán và các bên liên quan) và tuân thủ các pháp luật và chuẩn mực nghề nghiệp liên quan

2.2 Các nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng chất lượng Kiểm toán nội bộ

Quản trị công ty luôn là một vấn đề quan trọng nhất tại mỗi doanh nghiệp Một trong những cách thức giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản trị chính là thiết lập bộ phận KiT NB, thông qua vai trò chính: quản trị rủi ro kiểm soát nội bộ

và kiểm toán BCTC

Đối với hoạt động quản trị rủi ro, KiT NB trợ giúp doanh nghiệp nhận dạng và đánh giá rủi ro KiTV sẽ giám sát và đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống quản trị rủi ro đồng thời phát hiện các rủi ro mới và đưa ra những nội dung doanh nghiệp cần chú

ý

Đối với hoạt động kiểm soát, KiT NB hỗ trợ để duy trì sự hữu hiệu của hoạt động kiểm soát nội bộ KiTV sẽ kiểm tra đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của kiểm soát nội bỗ trên cơ sở đánh giá rủi ro; soát xét lại các hoạt động và chương trình để đánh

giá phạm vi và kết quả liệu rằng kiểm soát nội bộ có phù hợp với mục tiêu đã thiết lập và đưa ra những khuyến nghị phù hợp

Đối với Kiểm toán BCTC, KiT NB sẽ đưa ra ý kiến liệu rằng BCTC có phản ánh một cách trung thực và hợp lý tình hình tài chính của đơn vị hay không Những đánh giá này sẽ hỗ trợ nhà quản lý trong việc đưa ra những quyết định phù hợp dựa trên các số liệu tài chính đã được kiểm toán

2.2.1 Trên Thế giới

Khá nhiều nghiên cứu phát hiện các nhân tố đo lường chất lượng của KiT NB Nghiên cứu Allegrini, D'Onza et al (2006), thực hiện tại các quốc gia ở châu Âu đã chỉ ra rằng hoạt động kiểm toán nội bộ chịu rất nhiều thách thức do việc kinh doanh thay đổi rất nhanh chóng, do đó kiểm toán nội bộ cần có những thay đổi để đáp ứng nhu cầu của các nhà quản trị trong hoạt động quản trị rủi ro, tuân thủ pháp luật Kết quả nghiên cứu cho thấy, để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán nội bộ, KiT

NB cần độc lập và khách quan, năng lực chuyên môn tốt Tính độc lập và khách quan của KiT NB được thể hiện bằng việc báo cáo cho người quản lý cấp cao và ủy ban kiểm toán Bên cạnh đó, trưởng bộ phận KiT NB cần có những cuộc họp định

kỳ với quản lý cấp và người đứng đầu của Ủy ban kiểm toán về các hoạt động liên quan đến quản trị, các hoạt động mà kiểm toán nội bộ đã thực hiện và việc thực hiện các kiến nghị mà KiTV đưa ra sau các cuộc kiểm toán Kết quả nghiên cứu cũng cho thấy năng lực của KiT NB còn được đánh giá thông qua việc trưởng bộ phận KiT NB tìm được những chuyên gia bên trong lẫn bên ngoài có hiểu biết chuyên sâu về ngành nghề để thực hiện các cuộc kiểm toán phù hợp Ngoài ra, tác giả còn phát hiện các chính sách tài chính như là ngân sách dành cho bộ phận KiT NB hoạt động và định biên nhân sự cũng là nhân tố ảnh hưởng chất lượng đến hoạt động KiT