Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên khoa quản trị văn phòng, trường đại học nội vụ hà nội

Mục tiêu nghiên cứu Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

QUẢN LÝ SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG,

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THÚY

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB060, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI - 2017

để bài khóa luận ngày càng được hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn./

Hà Nội, tháng 5 năm 2017

Tác giả

Nguyễn Thị Thúy

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

QTVP: Quản trị văn phòng

HN : Hà Nội

ĐH : Đại học

CNTT : Công nghệ thông tin

ĐHNV: Đại học Nội vụ Hà Nội

CSDL: Cơ sở dữ liệu

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là để tài do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật trước hành

vi sai phạm bản quyền nào

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và pháp luật nếu vi phạm bản quyền nào

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài: 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 5

9 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 8

1.1 Những vấn đề chung CNTT 8

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến tin học 9

1.1.2 Khái niệm quản lý 12

1.1.3 Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý 14

1.1.4 Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí 15

1.2 Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15

1.3 Giới thiệu tổng quan về Microsoft access 16

1.3.1 Các khái niệm cơ bản 16

1.3.2.Các thành phần trong Access 17

1.4 Tiểu kết 17

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌCNỘI VỤ HÀ NỘI 19

2.1 Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 19

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 20

2.1.1.1 Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội 20

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội 20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của trường 22

2.2 Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng 23

2.2.1 Vị trí và chức năng 23

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 23

2.2.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng 25

2.2.4 Ngành đào tạo 25

2.2.5 Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng 26

2.2.5.1 Về đội ngũ cán bộ giảng viên 26

2.2.5.2 Một số công trình nghiên cứu nổi bật 26

2.2.6 Tầm nhìn và sứ mạng phát triển 27

2.3 Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng 27

2.3.1 Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên 27

2.3.2 Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên 29

2.3.3 Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên 29

2.3.4 Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng 29

2.3.5 Nhận xét, đánh giá 32

2.3.5.1 Ưu điểm 32

2.3.5.2 Nhược điểm 32

2.3.5.3 Kiến nghị 34

2.4 Tiểu kết……… 34

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 36

3.1 Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu 36

3.1.1 Phân tích hệ thống thông tin 36

3.1.2 Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu 36

3.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu 37

3.1.3.1 Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling) 38

3.1.3.2 Mô hình thực thể liên kết 38

3.1.3.3 Quan hệ và kiểu quan hệ 39

3.2 Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên

của Khoa Quản trị văn phòng 40

3.2.1 Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết 40

3.3 Kết cấu một số Bảng tượng trưng 43

3.3.1 Bảng Bậc (tên bảng: Bang_Bac) 43

3.3.2 Bảng danh Khoa (tên bảng: Bangkhoa) 43

3.3.3 Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu) 44

3.3.4 Bảng danh mục Lớp (tên bảng: Banglop) 44

3.3.5 Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên(tên bảng: Bang_SV) 45

3.4 Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau 45

3.5 Sơ đồ phân cấp chức năng 46

3.5.1 Chức năng quản trị hệ thống 47

3.5.2 Chức năng cập nhật dữ liệu 48

3.5.3 Chức năng tra cứu thông tin: 49

3.5.4 Chức năng in ấn 50

3.5.5 Chức năng trợ giúp 51

3.6 Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng 52

3.6.1 Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access 52

3.6.1.1 Kích hoạt Macro trong Access 2003 52

3.6.1.2 Kích hoạt Macro trong Access 2007 52

3.6.1.3 Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013 53

3.6.2 Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt 53

3.6.2.1 Đối với WinXP 53

3.6.2.2 Đối với Win7 54

3.6.3 Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta 54

3.6.4 Khởi động phần mềm 55

3.6.5 Chuẩn hóa dữ liệu 57

3.6.6 Cập nhật dữ liệu 58

3.6.7 Sao lưu dữ liệu 61

3.6.8 Các báo cáo của phần mềm 62

3.6.8.1 Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo 62

3.6.8.2 Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo 63

3.6.8.3 Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo 63

3.6.8.4 Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo 64

3.6.8.5 Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo 64

3.6.8.6 Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo 64

3.6.8.7 Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo 64

3.6.8.8 Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo 65

3.6.9 Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa 65

3.6.9.1 Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box 65

3.6.9.2 Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên 66

3.6.9.3 Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh 66

KẾT LUẬN 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn,

đó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như quản lý,thông tin kinh tế… Đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng

để thay thế về cơ bản các công tác quản lý, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả tiết kiệm chi phí thời gian và sức lao động

Ở nước ta hiện nay việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào công việc quản lý tại các cơ quan và nhà trường, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Cùng với xu thế đó việc đưa ứng dụng tin học vào quản lý sinh viên vào các trường đại học

là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin sinh viên, quá trình học tập, kết quả học tập, thông tin cá nhân của sinh viên đã mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý và đảm bảo tính chính xác cũng như sự bảo mật thông tin một cách chặt chẽ

Chính vì vậy việc quản lý sinh viên là một việc rất quan trọng hiện nay không chỉ riêng đối với Khoa Quản trị văn phòng mà còn tất cả các khoa khác nói chung, từ việc quản lý các thông tin cá nhân của từng sinh viên đang học tại trường cũng như việc hệ thống hoá lưu trữ và bảo quản các thông tin ngay cả khi sinh viên đã ra trường Việc quản lý các thông tin này đã được nhà trường thực hiện tuy nhiên nhìn về việc quản lý sinh viên ở cấp độ Khoa chưa có, nếu có cũng chỉ các nghiệp vụ bằng giấy tờ rườm rà phức tạp, được thực hiện quản lý bằng sổ sách mất rất nhiều thời gian trong công tác quản lý cũng như trong công tác tra tìm để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết khi nhà Lãnh đạo cần nhưng chỉ dừng lại ở cung cấp các thông tin về sinh viên hiện đang học tại trường, nhưng khi yêu cầu tìm các thông tin về các sinh viên đã ra trường thì hoàn toàn không đáp ứng được trừ những bạn cựu sinh viên các thầy cô quen biết hay nói cách khác có mối quan hệ đặc biệt mới có được nhờ việc có số điện thoại của họ lưu trong danh bạ điện thoại gọi và tra cứu, tuy nhiên con số các sinh viên được các thầy cô lưu giữ số rất nhỏ chính vì vậy không còn cách nào khác ngoài việc xuống phòng công tác sinh viên để xin các thông tin mà Lãnh đạo yêu cầu để báo cáo vừa mất thời gian, thể hiện tính không chuyên nghiệp trong nghiệp vụ của mình hơn

Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng không được đào tạo bài bản về việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chính vì vậy đây là một việc làm rất khó khăn nhưng qua việc được sự giúp đỡ của thầy giáo NGƯT Th.S Dương Mạnh Hùng cũng như học hỏi tìm tòi trong sách báo cũng như các trang mạng xã hội tôi quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài để nghiên cứu và bảo vệ khoá luận lần này

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

- Tác giả Lê Thị Kim Chi ( 2009) “Đồ án Xây dựng phần mềm quản lí sinh viên

phòng công tác sinh viên trường Đại học An Giang” Ứng dụng công nghệ thông tin

vào các phong ban công ty, xí nghiệp, trường học là nhu cầu tất yếu Cũng với mục đích trên Phòng Công tác Sinh viên trường Đại học An Giang đang từng bước tin học hóa công tác quản lí Trong đó công tác quản lí hồ sơ, chỗ ở, vay vốn …của sinh viên

là rất cần thiết Bởi lẽ công việc quản lí này của phòng đòi hỏi phải xử lý một số lượng lớn thông tin với độ chính xác cao Trong khi đó số lượng sinh viên ngày càng gia tăng nên công tác quản lí dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian là không thể tránh khỏi Vì thế sự

ra đời của phần mềm quản lí sinh viên mang lại những lợi ích: Tiết kiệm chi phí, thời

gian, tránh sai sót cho người quản lí Công tác lưu trữ được an toàn và tiện ích

- Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp biên soạn ( 2013) Giáo trình “Ưng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà trường” quyển giáo trình

góp phần nâng cao năng lực cán bộ quản lý trường học, năm 2013, VVOB Việt Nam

và các Sở GD&ĐT phối hợp phát triển cuốn tài liệu tập huấn Ứng dụng CNTT trong quản lý nhà trường, chú trọng đến những công cụ CNTT cụ thể dễ sử dụng và hữu ích trong những khía cạnh nhất định của công tác quản lý Cuốn tài liệu đã được Cục NG&CBQLCSGD thẩm định, xác nhận đáp ứng các yêu cầu để có thể sử dụng làm tài

liệu bồi dưỡng cán bộ quản lý nhà trường

3

- “Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011của Chính phủ” ứng dụng CNTT -

truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên mạng thông tin điện

tử hành chính; xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa

cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải

cách thủ tục hành chính

- Doãn Thị Hồng Hạnh (2013) “Biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm non Kim Ngọc” việc ứng dụng CNTT

trong quản lý hoạt động dạy học góp phần thực hiện đổi mới giáo dục nói chung, đổi mới phương pháp giáo dục mầm non nói riêng, mà GDMN là mắt xích đầu tiên trong việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực CNTT và đẩy mạnh ứng dụng CNTT

trong giảng dạy

- Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị

quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử

- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà

nước giai đoạn 2016-2020

- Tuy nhiên ứng dụng Phần mềm để quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa quản trị văn phòng chưa có đề tài nào được đưa ra nghiên cứu nên đây được xem là đề tài đầu tiên trong việc nghiên cứu hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa

Quản tri văn phòng

3 Mục tiêu nghiên cứu

Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí sinh

viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê số lượng một cách có hiệu quả cho hoạt động quản lý sinh viên của Khoa, đảm bảo thống nhất trong cách quản lý sinh viên thông qua đó mang lại hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý, điều hành

4

Hai là: Qua khảo sát thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa quản trị văn

phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân tích, đánh giá cụ thể công tác quản lý sinh viên, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí và đề xuất giải pháp khắc phục

Ba là: Nghiên cứu đưa ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí sinh viên tại

Khoa để góp phần nâng cao hiệu quả, đổi mới phương pháp, hiện đại hóa hơn trong công tác quản lí sinh viên của Khoa

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

quản lý sinh viên

Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động quản

lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN

Thứ ba: Nghiên cứu xây dựng một phần mềm quản lý cở sở dữ liệu của sinh viên

hiện đang học và đã ra trường, đáp ứng nhanh việc cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo như:

Trích xuất các thông tin của sinh viên theo lãnh đạo yêu cầu như:

Thống kê danh sách các sinh viên thuộc lớp, hệ, bậc, niên khóa

Thống kê sinh viên thuộc tôn giáo, dân tộc cụ thể theo Ngành, niên khóa, bậc, hệ Thống kê những sinh viên đã ra trường, đã thôi học, bảo lưu theo lớp, niên khóa

ra trường

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là xây dựng hệ cơ sở dữ liệu công tác của sinh viên Khoa quản trị văn phòng

Phạm vi nghiên cứu:

5

Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi

tại Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, Xuân la-Tây Hồ,

Hà Nội) trong giai đoạn từ năm 2013-2015

6 Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài đặt giả thuyết như sau:

Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc quản lý thông tin sinh viên một cách dễ dàng, đạt được năng suất cao, tiết kiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ diễn ra thông suốt hiện đại hơn

7 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài “Xây dựng hê thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên thuộc Khoa Quản trị

văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” sẽ sử dụng các phương pháp nghiên

cứu như sau:

Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin là thu thập thông tin từ nhiều nguồn

khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan

Thứ hai: Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có cái nhìn cụ thể về

vấn đề quản lý cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường từ đó đưa ra thực trạng đánh giá được quá trình, khâu quản lí trong công tác này

Thứ ba: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề lý luận từ

sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu

Thứ tư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu nhờ những tài liệu qua đó xây dựng lí

luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn đề

Thứ năm: Phương pháp phỏng vấn lấy ý kiến một số nhà quản lý có kinh nghiệm,

lãnh đạo và chuyên viên trong việc đề xuất các biện pháp mang tính đột phá, cấp bách trong việc nâng cao chất lượng quản lý sinh viên của Khoa QTVP tại Trường ĐH Nội

Vụ Hà Nội

8 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Nếu như đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu sẽ có giá trị thực tiễn và là nguồn tài liệu tham khảo Đặc biệt sản phẩm nghiên cứu trong quá trình thực hiện đề tài này là phần mềm quản lý sinh viên từ bộ tiện ích văn phòng Access sẽ

6

phục vụ, hữu ích cho việc áp dụng vào quản lý thông tin sinh viên của Khoa QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

9 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở

dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cấu trúc như sau: Chương 1: Những vấn đề chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên và vai trò của hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa QTVP

Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng

Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng

7

8

CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ 1.1 Những vấn đề chung CNTT

Tác động của CNTT đối với xã hội loài người vô cùng to lớn, nó không chỉ thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của con người Trong nền kinh tế tri thức, các quy trình sản xuất đều được tự động hoá Máy móc không chỉ thay thế con người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của sản xuất và quản lý, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác

tư duy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng vậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì việc ứng dụng CNTT là một vấn đề cần thiết đặt ra ngay lúc này Ứng dụng CNTT rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng như cho các hoạt động thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyết công việc Vai trò, tác động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nói chung, công tác quản lý vận hành của nhà Trường là không thể bàn cãi Chính vì vậy các cơ quan quản lý nhà nước

đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản

lý nhà nước nói chung Trường ĐHNVHN đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành nhà Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để đối mới quản lý Thực hiện nhiệm vụ này các đơn vị trong nhà Trường đã ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mang lại rất lớn Có thể nói công nghệ thông tin giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực, chi phí và góp phần hiện đại hơn trong cuộc sống

Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993:

“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và

công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức

9

khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”2

Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin Theo quan niệm này thì CNTT là

hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội… của con người

Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng

Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến tin học

Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn

mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất

tức là tín hiệu nhị phân

Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động

phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application software)

Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc

1 Tại trang 1 Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam.

2 Tại trang 1 Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006

10

Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực Ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar

Internet: Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm

các mạng máy tính liên kết với nhau Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP) Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân

và các chính phủ trên toàn cầu Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet

Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo

Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau) Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang, còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng,

không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay

Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay

network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin,

dữ liệu Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay

chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người

là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây)

Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể

Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư

nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin

LAN có 2 đặc điểm:

+ Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km

+ Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs,1000 Mps và gần 1 Gb

Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng

trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system) Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet) Nhiệm vụ của

mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác

Mạng con thường có hai thành phần chính:

 Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk)

 Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói

 ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system) Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router)

12

Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý tới điểm như dạng sao, dạng vòng, dạng cây, dạng hoàn chỉnh, dạng giao vòng hay bất định

Thư điện tử (email): Thư điện tử hay email (electronic mail ), đôi khi được hiển

thị không chính xác là điện thư, là một hệ thống nhận thư qua các mạng máy tính Email là một phương tiện truyền thông tin rất nhanh Mỗi mẫu thông tin (thư từ) có thể gửi đi dưới dạng mã hóa hay dạng thông thường và được chuyển qua mạng máy tính được biết là internet Nó có thể chuyển thông tin tới một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc

Ngày nay, email chẳng những có thể truyền gửi được chữ mà còn có thể truyền được các dạng thông tin như hình ảnh, âm thanh và đặc biệt các phần mềm như thư điện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích như tập

HTML

Cơ sở dữ liệu – database (CSDL) được hiểu theo các định nghĩa kiểu kỹ thuật thì

nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên, thuật ngữ này thường được dùng trong công nghệ thông tin có cấu trúc và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp kiểu liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như băng hay đĩa Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tệp tin từ hệ điều hành hay được lưu trữ trong một hệ quản trị CSDL.8

1.1.2 Khái niệm quản lý

Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng Chúng có thể gộp thành

3 dạng chính:

- Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm…)

- Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống ( cây trồng, vật nuôi)

- Quản lí các quá trình diễn ra trong xã hội loài người ( quản lý xã hội: Đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức…)

Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh) Trong văn bằng Thạc

sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration) Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa quản trị

13

Trong thực tế, thuật ngữ “Quản lý” và “Quản trị” vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, những về cơ bản hai từ này đều cơ bản giống nhau Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ “Quản lý” gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý tầm vĩ mô, còn thuật ngữ “Quản trị” được dùng phạm vi nhỏ hơn đối với một

tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế)

Xét về từ ngữ, thuật ngữ “Quản lý” (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá trình là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình quản là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì trạng thái ổn định; quá trình lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế phát triển

Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý:

- Mary Parker Follet: “ Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện

- Harolk Koonz và Cyryl O`Donell : “ Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi

trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu

- Robert Krietner: “ Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác

để đạt mục tiêu của tổ chức trong môi trường thay đổi Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn”

- Harol Koontz: “ Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác” 5

- Nguyễn Minh Đạo: “ Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các

- “Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả

thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức” 7]

Từ những khái niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn

3 Thuyết quản lý cổ điển

4 Tại trang 29 Cuốn sách Những vấn đề cốt yếu của quản lý

5 Những vấn đề cốt yếu của quản lý.NXB khoa học- kỹ thuật, 1993

6 Tại trang 4 Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997

Quá trình Quản lý thể hiện bằng sơ đồ sau:

Trong các hoạt động quản lý của nhà Trường nói chung và hoạt động quản lý dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng nó là phần nhỏ trong trình tự quản lý của nhà Trường đối với mảng công việc, để giải quyết công việc nào đó người lãnh đạo cũng cần phải nắm rõ về cơ sở lý thuyết, lý luận công việc mình cần quản

lý Có như vậy mọi hoạt động của nhà Trường quản lí theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mới có thể hoàn thành tốt và đạt được mục tiêu chung đã đề ra

1.1.3 Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý

Ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lí là việc sử dụng CNTT vào hoạt động quản lí của con người quản lí nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này

Cơ sở pháp lí của ứng dụng công nghệ thông tin như sau:

Ứng dụng CNTT là một nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội [ 7]

Quyết định 246/2005/QĐ-TTg về Chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước

15

1.1.4 Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí

Công nghệ thông tin nó giúp cho giúp cho quá trình giải quyết công việc thêm nhanh chóng và ngày càng hiện đại hơn, trên phương diện quản lí trang thiết bị nó hỗ trợ quá trình lưu trữ thông tin, đáp ứng hiện đại hóa quá trình quản lí Nội dung của việc ứng dụng CNTT vào quản lí cơ sở dữ liệu sinh viên bao gồm:

Một là: Xây dựng và sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin trong hoạt động quản lí hệ cơ

sở dữ liệu của sinh viên phục vụ cho mọi hoạt động được diễn ra thông suốt, đáp ứng nhanh chóng, kịp thời các yêu cầu cảu người quản lý phục vụ cho giải quyết công việc

Hai là: Xây dựng, thu thập và duy trì cơ sở dữ liệu trong việc quản lí thông tin

sinh viên phục vụ cho hoạt động chung quản lý, hiện đại hóa việc quản lí hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên

Ba là: Dựa vào CNTT có thể xây dựng các biểu mẫu văn bản có liên quan đến

cơ sở như các biên bản quyết định bảo lưu, thôi học, biên bản xếp loại và đánh giá kết quả rèn luyện cho sinh viên

Bốn là: Xây dựng thực hiện kế hoạch, nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng

công nghệ thông tin cho cán bộ

1.2 Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CNTT có vai trò đặc biệt quan trọng nó vừa là công cụ cần thiết phục vụ hiệu quả cho các quy trình quản lí hệ cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Hiện nay, CNTT được xem

là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ đổi mới việc quản lí nói chung và quản lí hệ cơ sở dữ liệu sinh viên của Khoa quản trị văn phòng nói riêng

Thứ nhất: Giúp tăng hiệu quả vận hành quản lí, CNTT giúp thông tin được lưu

trữ, xử lý chia sẻ đến các thành viên quản lí một cánh liên tục nhanh chóng, nhờ đó quản lí được tất cả các thông tin của từng sinh viên của Khoa quản trị văn phòng

Thứ hai: Nhờ bản chất minh bạch, CNTT ngoài việc quản lý sinh viên một cách

chặt chẽ còn truy xuất các dữ liệu khi cần thiết, giúp cho ngừoi quản lý có thể nắm được thay đổi các vấn đề thể hiện rõ nét và biết được số lượng các sinh viên nghỉ học, bảo lưu… và cập nhật được các sỹ số của các lớp trong Khoa được thường xuyên và

liên tục

Thứ ba: Việc tổ chức quản lý hệ cơ sở dữ liệu thông tin sinh viên bằng cách ứng

dụng CNTT giúp cho người quản lí sử dụng có hiệu quả thời gian, tránh sai lầm, ùn

16

việc, sót trong việc quản lí Quản lí bằng máy tính truy tìm nhanh chóng cho việc thống kê, báo cáo, truy xuất nhanh các dữ liệu của sinh viên cần cho việc quản lí, có thể nắm rõ quản lí thông qua CNTT

Thứ tư: Ứng dụng tin học trong quản lí tại nhà Trường nói riêng và các cơ quan,

tổ chức nói chung, góp phần tạo ra một phương thức vận hành thông suốt, thông qua việc sử dụng các hệ thống thông tin điện tử

Thứ năm: Chính ứng dụng tin học sẽ là một trong các giải pháp nhằm đạt mục tiêu

của việc quản lí Vì hoạt động quản lí là nhằm đến tính hiệu quả, chất lượng trong cách thức hoạt động, điều hành có khả năng kiểm soát lãng phí, thất thoát Điều đó đòi hỏi các hoạt động phải được quy trình hóa, phải rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, về các hoạt động và các mối quan hệ Qua đó sẽ tạo được yếu tố "Công khai, minh bạch"

Thứ sáu: Ứng dụng tin học trong hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng

lực quản lý điều hành, phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người sử dụng khai thác nghiệp và góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa việc quản lí Sự tụt hậu về ứng dụng tin học chính là sự tụt hậu về năng lực, phương thức điều hành của Bộ máy quản lí

1.3 Giới thiệu tổng quan về Microsoft access

Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh chạy trên môi trường Windows Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office được dùng rất rộng rãi hiện nay

Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính

Với Access người sử dụng không cần viết câu lệnh như Pascan, FOXPRO, C#…

mà chỉ tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết

1.3.1 Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu (Database) là tâp hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích bài toán cụ thể. 8

VD như CSDL cho việc quản lý sinh viên…

Cơ sở dữ liệu quan hệ(Relationship Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều

Chiều dọc: Tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field)

Vi dụ: Sinh viên (Tên, Ngày sinh, lớp, điểm…)

8 Trang 4 giáo trình Access và ứng dụng, Bộ giáo dục và đào tạo

10 Trang 8 giáo trinh Access và ứng dụng, Bộ giáo dục và đào tạo

17

Chiêu ngang: Là giá trị của các trường (Các bản ghi-Recold)

Ví dụ: Nguyễn Văn A, 02/12/1993…

1.3.2.Các thành phần trong Access

Access bao gồm các thành phần sau:

- Table (Bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho phép lưu trữ DL phục

vụ công tác quản lý Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau

- Queries (Truy vấn): Là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu

trữ, sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu

- Form (Biểu mẫu): Cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế,

giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table,Query

- Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng như in dữ liệu dưới dạng bảng

biểu,sắp xếp dữ liệu trước khi in,in dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo

- Macro (Tập lệnh): Là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác

thường gặp.Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng

đã quy định

- Module (Đơn thể): Là một dạng tự động hóa chuyên sâu hơn Macro đó là

những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access basic

- Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là “mdb” 9

1.4 Tiểu kết

Công nghệ thông tin đã và ngày càng đóng vai trò quan trọng, là một phần nhân

tố thúc đẩy đối với thành công trong công cuộc đổi mới của Việt Nam Việt Nam coi CNTT là một lĩnh vực ưu tiên, đặt nền móng cho những đột phá về phát triển trong công cuộc hiện đại hóa đất nước CNTT đã và đang phát triển đến mức đang chuyển dần thành một xã hội thông tin, ứng dụng CNTT trong giai đoạn hiện nay đang là một

xu thế tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong các thức làm việc của ngành hoạt động, góp phần giải phong sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của công việc

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên giúp cho người quản lí có thể phân tích, nắm được một cách chính xác về số lượng của học viên tất cả các lớp, dựa trên số liệu sinh viên nghỉ học, bảo lưu, thôi học

19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC

NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước

Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao Đẳng)

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năng thực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số: 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB

về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản

lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

Ngày 17/10/2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 108/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I

Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới Trình độ và năng lực của cán bộ công chức, viên chức cònthiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâu tạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả như mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồn nhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ

20

Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg

về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết đinh số TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ

58/2010/QĐ-Hà Nội

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1.1 Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai

áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân,

có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội

- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai đoạn,

kế hoạch hoạt động hàng năm

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép

- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền

- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu độ tuổi

và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, nhân viên

- Tuyển sinh và quản lý người học

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

- Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

- Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục và đào tạo

- Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

- Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục của

cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế - xã hội của địa phương

và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật

- Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà trường

- Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

- Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công nghệ; bảo

vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường

- Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật

22

- Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

- Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm việc của Bộ Nội vụ

- Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của trường

Cơ cấu của Trường ĐHNVHN bao gồm:

Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

 Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

 Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

 Phòng Hợp tác quốc tế

 Phòng Công tác sinh viên

Các khoa:

 Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

 Khoa Tổ chức quản lý nhân lực

 Khoa Hành chính học

 Khoa Văn thư – Lưu trữ

 Khoa Quản trị văn phòng

 Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

 Khoa Nhà nước và pháp luật

 Khoa Khoa học Chính trị

 Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

23

Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

 Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Trung tâm Tin học

 Trung tâm Ngoại ngữ

 Trung tâm Thông tin Thư viện

 Tạp chí Đại học Nội vụ

 Ban Quản lý ký túc xã

Cơ sở đào tạo trực thuộc:

 Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

 Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

 Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác

Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục số 01)

2.2 Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng

2.2.1 Vị trí và chức năng

Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng, thư ký văn phòng,

kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinhtế -

xã hội

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý Chủ trì, tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong chương trình,

kế hoạch giảng dạy chung của Trường;

- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các trình

độ, các chuyên ngành đào tạo Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây dựng và bảo

vệ chương trình mở ngành học mới;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào tạo các bậc, hệ đào tạo;

- Tổ chức tuyển sinh, đào tạo các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm hoặc khi được Hiệu trưởng phê duyệt; Tự chủ về nguồn thu và sử dụng nguồn thu đúng mục đích phục vụ cho các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác của Khoa theo quy định của Trường;

- Đối với các khoá học theo học chế niên chế: Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần, quản lý và cấp chứng chỉ học phần, tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh viên thuộc Khoa quản lý Thực hiện việc xét học tiếp đối với sinh viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Đối với các khoá học theo học chế tín chỉ: phối hợp với Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng tổ chức biên soạn ngân hàng câu hỏi, đề thi, tham gia chấm thi kết thúc học phần theo quy định Thực hiện việc kiểm tra, đánh giá điểm bộ phận, lập bảng điểm kiểm tra bộ phận của sinh viên ( Bao gồm điểm chuyên cần và điểm kiểm tra thường xuyên); quản lý và chuyển giao bảng điểm kiểm tra bộ phận của sinh viên đến các đơn vị liên quan theo quy định của Trường;

- Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngắn hạn, phát triển chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, nâng cao chất lượng đào tạo,đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu trưởng;

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;

- Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ, cơ sở sản

- Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá cán

bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Trường;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao

2.2.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng

1 Lãnh đạo Khoa

-Quyền trưởng khoa: Ths Nguyễn Mạnh Cường

-Phó trưởng khoa: Ths Nguyễn Thị Kim Chi

2 Các bộ môn trực thuộc Khoa

Khoa Quản trị văn phòng hiện có 04 tổ bộ môn:

-Tổ bộ môn Quản trị văn phòng

-Tổ bộ môn Thư ký văn phòng

-Tổ bộ môn Văn bản

-Tổ bộ môn Kế toán - Thống kê

2.2.4 Ngành đào tạo

Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyên ngành:

- Ngành Quản trị văn phòng: Bậc Đại học, Bậc Cao đẳng

- Ngành thư ký văn phòng: Bậc Cao đẳng, Bậc Trung cấp

- Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậc học trung cấp, cao đẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳng quản trị văn phòng, đại học Quản trị văn phòng

- Quản lí đào tạo hệ chính quy ngành Thư ký văn phòng bậc trung cấp, cao đẳng

- Quản lí đào tạo hệ liên thông từ trung cấp lên cao đẳng ngành Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng; từ cao đẳng lên đại học ngành Quản trị văn phòng

- Đối tượng được học liên thông thẳng: từ trung cấp Hành chính văn phòng lên cao đẳng Quản trị văn phòng; từ trung cấp Thư ký văn phòng lên cao đẳng Thư ký văn phòng

26

- Đối tượng được học liên thông chéo lên hệ cao đẳng Quản trị văn phòng, Thư

ký văn phòng: các học viên tốt nghiệp trung cấp của các ngành khác (Thư ký văn phòng, Hành chính Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng v.v) của Trường và của các Trường chuyên nghiệp khác khi có nguyện vọng cũng được dự thi vào ngành học này sau khi học một số môn chuẩn đầu vào

2.2.5 Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng

Khoa Quản trị văn phòng thành lập ngày 24/4/2014 theo Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trên cơ sở tách ra từ Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn năm 2001 - 2004) và Khoa Hành chính văn phòng và Thông tin Thư viện (giai đoạn năm 2004 - 2008) Trong quá trình hoạt động, Khoa Quản trị văn phòng đạt được nhiều thành tích trên các mặt hoạt động

2.2.5.1 Về đội ngũ cán bộ giảng viên

Đến nay 100% cán bộ giảng dạy tại Khoa có học vị thạc sĩ, 22% cán bộ đang học NCS; đến năm 2015 Khoa phần đấu 30% đội ngũ cán bộ có học vị Tiến sĩ

2.2.5.2 Một số công trình nghiên cứu nổi bật

1 - TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In, Ths Nguyễn Mạnh Cường: Văn bản quản lí nhà nước - Những vấn đề về lý luận và kỹ thuật soạn thảo NXB Giáo dục H 2013

2 - TS Triệu Văn Cường, Ths Nguyễn Mạnh Cường: Giáo trình Văn bản dùng cho giảng dạy trong Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội NXB Lao động năm

5 - Ths Nguyễn Mạnh Cường: Tập bài giảng Văn bản (Dùng cho các lớp bồi dưỡng ngắn hạn) Hà Nội Năm 2008

6 - Ths Đỗ Thị Thu Huyền: “Nghiên cứu xây dựng hệ thống các văn bản mẫu thuộc lĩnh vực khoa học và công nghệ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội”

Đề tài cấp cơ sở năm 2008

7 - Ths Nguyễn Mạnh Cường: “Chuẩn hoá một số quy trình, thủ tục để giải quyết

Tầm nhìn: Trong tương lai, Khoa Quản trị văn phòng phấn đấu trở thành đơn vị đào tạo có chất lượng cao, đạt chuẩn; đào tạo ra được những con người mạnh khoẻ về thể chất, mạnh mẽ về trí lực, đáp ứng được nhu cầu xã hội, sự phát triển và hội nhập của đất nước

(Phụ lục 2)

2.3 Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng

2.3.1 Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên

Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên của nhà trường gồm: Hiệu tưởng, Phòng công tác sinh viên, hệ thống các Khoa, cố vấn học tập và lớp sinh viên

Căn cứ Điều lệ trường đại học, Hiệu trưởng cơ sở giáo dục đại học quy định hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên phù hợp, bảo đảm thực hiện tốt các nội dung công tác sinh viên

1.Trách nhiệm của Hiệu trưởng trong việc quản lý sinh viên

- Chỉ đạo, tổ chức quản lý các hoạt động của công tác sinh viên Bố trí các nguồn lực nhằm bảo đảm thực hiện tốt các nội dung của công tác sinh viên

-Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, ngành

và địa phương trong công tác sinh viên; tạo Điều kiện cho sinh viên thực hiện đầy đủ quyền và nhiệm vụ của mình

- Chỉ đạo tổ chức “Tuần Sinh hoạt công dân - sinh viên” đầu khóa, đầu năm và cuối khóa học theo hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo; hằng năm, tổ chức đối thoại

28

với sinh viên để cung cấp thông tin cần thiết cho sinh viên, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng

và giải quyết kịp thời những thắc mắc, nhu cầu chính đáng của sinh viên

- Đảm bảo các Điều kiện để phát huy hiệu quả vai trò của tổ chức Đoàn TNCS

Hồ Chí Minh và Hội Sinh viên Việt Nam trong công tác sinh viên; chú trọng công tác giáo dục tư tưởng chính trị, đạo đức, lối sống cho sinh viên

- Quyết định sự tham gia của sinh viên mang tính chất đại diện cho cơ sở giáo dục đại học khi có sự huy động của địa phương, các cấp, các ngành hoặc các tổ chức khác

2.Trách nhiệm của Phòng Công tác sinh viên

Hiệu trưởng cơ sở giáo dục đại học quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của Khoa và các đơn vị phụ trách các nội dung công tác sinh viên của nhà trường và giao cho Phòng công tác sinh viên là đơn vị chủ trì tham mưu, tổng hợp giúp Hiệu trưởng về công tác sinh viên của nhà trường

3 Chủ nhiệm lớp sinh viên

Trưởng khoa phân công giảng viên, viên chức của nhà trường làm công tác chủ nhiệm lớp sinh viên để hỗ trợ quản lý, hướng dẫn các hoạt động học tập và rèn luyện của lớp sinh viên

- Phối hợp chặt chẽ và thường xuyên với tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, và Hội sinh viên Việt Nam trong hoạt động của lớp;

- Báo cáo đầy đủ, chính xác tình hình học tập, rèn luyện theo học kỳ, năm học

và những việc đột xuất của lớp với khoa hoặc đơn vị phụ trách công tác sinh viên;

29

2.3.2 Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên

Các văn bản quy phạm được nhà trường áp dụng để Quản lý sinh viên bao gồm các văn bản sau:

- Quy chế học sinh sinh viên các trường Đại học cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số: 42/2007/QĐ-BGDĐT ngày 13 tháng 8 năm 2007 của Bộ giáo dục và Đào tạo

- Thông tư 10/2016/TT-BGDĐT về quy chế công tác học sinh sinh viên đối với chương trình đào tạo Đại học hệ chính quy

2.3.3 Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên

Việc quản lý sinh viên bao gồm nhiều khâu và công việc phức tạp bao gồm các công việc cụ thể như sau:

- Chuyên viên của Khoa chịu trách nhiệm quản lý sinh viên tiến hành nhập hồ sơ sinh viên mới được trúng tuyển vào trường với các thông tin như: Họ tên, quê quán, ngày tháng năm sinh, dân tộc…

- Họ sẽ tiến hành nạp điểm cho sinh viên thuộc Khoa sau mỗi kì thi

- Tính điểm trung bình chung cho mỗi kì học

- Tiến hành sàng lọc và in danh sách những sinh viên được học bổng, lưu ban, ngừng học, thôi học

- In bảng điểm tổng hợp cả bốn năm cho sinh viên

- Tìm kiếm hồ sơ sinh viên để bổ sung sửa chữa, bổ sung các thông tin hoặc đáp ứng nhu cầu nào đó

(Phụ lục 3)

2.3.4 Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng

Hiện nay tổng số sinh viên khoa quản trị văn phòng lên tới số lượng 1273 sinh viên trong đó tỷ lệ sinh viên đại học chiếm 86.33% trong đó đại học liên thông chính quy chiếm 20% trong tổng só phần trăm sinh viên thuộc hệ đại học, sinh viên cao đẳng chính quy chếm 13,67% trên tổng số sinh viên cả Khoa Qua đó cho ta thấy được số lượng sinh viên tương đối lớn, vì vậy đòi hỏi người quản lý phải quản lý một cách khoa học và tận dụng tối đa công nghệ để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện cho công việc hơn

lý sinh viên trở thành một công việc vất vả và nặng nề đối với cá nhân đảm nhiệm công việc này thứ nhất không có phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu rời rạc, không tập

trung, không phù hợp với cách quản lý mới, mẫu in báo cáo về thông tin cá nhân hay

danh sách của một lớp, hoặc danh sách viêc thống kê sinh viên theo môt tiêu chí nào

đó in để phát cho học sinh sinh viên không thống nhất, in để phục vụ cho nhu cầu thông tin cho lãnh đạo Mỗi khoa quản lý theo kiểu một kiểu khác nhau dẫn đến sự quản lý không được tập trung thống nhất

Việc quản lý thông tin rời rạc không theo một khối thống nhất dẫn đến viêc truy tìm tài liệu rất khó Vì công cụ chủ yếu để quản lý sinh viên của Khoa là các file Excel rời rạc mỗi lớp được quản lý theo một trang khác nhau như hình ảnh dưới đây là minh chứng cụ thể