Văn hóa doanh nghiệp tại công ty cổ phần công nghệ lưu trữ số hóa tài liệu HT

Là một nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tác giả nhận thấy cần phải có những cách nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của văn hóa d

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS TRẦN THỊ PHƯƠNG THÚY Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LOAN

Mã số sinh viên : 1507QTVB028

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do chính tôi thực hiện, là thành quả thực sự từ công sức nghiên cứu của bản thân tôi qua quá trình quan sát, tìm tòi, khảo sát thực tế về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Hà Nội, ngày 01 tháng 7 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Bất kỳ một công trình nghiên cứu nào dù quy mô lớn hay nhỏ, để hoàn thành tốt thì không chỉ một mình tác giả có thể thực hiện được mà luôn luôn có những người đứng phía sau, đứng bên cạnh chỉ bảo, hướng dẫn, động viên và tạo những điều kiện tốt nhất để mỗi tác giả có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình

Trong lần nghiên cứu này cũng vậy, để hoàn thành đề tài nghiên cứ khóa luận tốt nghiệp, tác giả đã nhận được những sự quan tâm động viên và tạo những điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tài liệu cũng như trang thiết bị phục vụ cho việc nghiên cứu từ phía Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu

HT Xin cảm ơn các anh chị, bạn bè đã giúp đỡ rất nhiệt tình trong thời gian tác giả tìm hiểu thực tế tại đó; mọi người đã động viên và cổ vũ tinh thần rất nhiều

để tác giả có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình

Đồng thời tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các Thầy,

cô giáo khoa Quản trị Văn phòng, các thầy cô luôn là những người cha, người

mẹ thứ hai mà tác giả cần phải luôn trân trọng, chính các Thầy cô là những người chỉ đường dẫn lối đúng đắn và ân cần nhất trên những bước đi đến thành công tương lai cho tác giả cũng như các bạn sinh viên khác Một lời cảm ơn đặc biệt tác giả xin được gửi riêng tới giảng viên Trần Thị Phương Thúy, cô là người trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện khóa luận tốt nghiệp, cô đã rất ân cần và chỉ bảo tận tình trong quá trình tác giả thực hiện bài khóa luận Tác giả cảm thấy may mắn khi được học tập và được cô hướng dẫn, cảm ơn cô trong thời gian qua

đã luôn sát sao và đồng hành cùng với tác giả để tác giả có thể hoàn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp này

Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy cô và các bạn giúp tác giả hoàn thiện hơn nữa về nhận thức của mình

Một lần nữa tác giả xin chân thành cảm ơn rất nhiều!

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Cấu trúc của đề tài 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 5

1.1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp 5

1.1.1 Các khái niệm 5

1.1.1.1 Khái niệm văn hóa 5

1.1.1.2 Khái niệm doanh nghiệp 6

1.1.1.3 Khái niệm văn hóa doanh nghiệp 7

1.1.2 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp 9

1.1.2.1 Cấp độ thứ nhất (biểu trưng trực quan – hữu hình): Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp 9

1.1.2.2 Cấp độ thứ hai (biểu trưng phi trực quan – vô hình): Những giá trị được tuyên bố và những quan niệm chung 10

1.1.3 Những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp 11

1.1.3.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp 11

1.1.3.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp 12

1.1.3.3 Văn hóa trong hoạt động marketing của doanh nghiệp 12

1.1.3.4 Văn hóa ứng xử trong đàm phán, giao dịch, thương lượng của doanh nghiệp 13

1.1.3.5 Văn hóa trong định hướng tới khách hàng 14

1.1.4 Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 14

1.1.4.1 Vai trò của văn hóa doanh nghiệp 14

1.1.4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 15

1.2 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 15

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 15

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 16

1.2.3 Cơ cấu tổ chức 17

Tiểu kết 21

Chương 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 22

2.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ công ty 22

2.1.1 Ứng xử của cấp trên với cấp dưới 22

2.1.2 Ứng xử của cấp dưới với cấp trên 28

2.1.3 Ứng xử giữa các đồng nghiệp 29

2.1.4 Ứng xử với công việc 30

2.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu 33

2.2.1 Các khía cạnh văn hóa trong xây dựng các thành tố thương hiệu 33

2.3 Văn hóa trong hoạt động Marketing 38

2.3.1 Văn hóa trong lựa chọn thị trường mục tiêu và định vị thị trường 38

2.3.2 Văn hóa trong các quyết định về sản phẩm 39

2.3.3 Văn hóa trong hoạt động truyền thông Marketing 40

2.4 Văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng 41

2.4.1 Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng 41

2.5 Văn hóa trong định hướng tới khách hàng 44

2.5.1 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng vào khách hàng 44

2.5.2 Phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết 46

Tiểu kết 48

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH

NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA

TÀI LIỆU HT 49

3.1 Đánh giá kết quả xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 49

3.1.1 Ưu điểm 49

3.1.2 Hạn chế 49

3.2 Giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 50

3.2.1 Xây dựng văn hóa từ người lãnh đạo công ty 50

3.2.2 Nâng cao nhận thức về vai trò của văn hóa doanh nghiệp và ý thức và trách nhiệm về văn hóa doanh nghiệp cho các thành viên 51

3.2.3 Kết hợp truyền thống và hiện đại trong xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp 53

3.2.4 Tăng cường đầu tư vật chất cho xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp 54

3.3.5 Cải thiện môi trường kinh doanh 56

Tiểu kết 57

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Các doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng trong hoạt động phát triển kinh tế của đất nước, chính vì vậy làm thế nào để có thể phát huy được lợi thế của các doanh nghiệp để góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế cũng như đẩy nhanh tiến độ hội nhập với bạn bè thế giới là điều rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay

Văn hóa đã và đang trở thành một nhân tố tác động và có sức ảnh hưởng lớn tới mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh: từ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, trong và ngoài doanh nghiệp cho đến phong thái, phong cách của người lãnh đạo và cách ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp của nước ta hiện nay có tác dụng rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp theo yêu cầu phát triển kinh tế đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế

Một doanh nghiệp có nền văn hóa mạnh và tốt sẽ là một điều kiện thuận lợi để có thể thu hút và giữ chân được những nhân tài, củng cố được lòng chung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp góp phần làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiêp, trên cơ sở tạo ra bầu không khí và tác phong làm việc tích cực, khích lệ tinh thần sáng tạo, củng cố lòng trung thành gắn bó của các thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm Tất cả những yếu tố

đó góp phần tạo năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, từ

đó củng cố khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tiền thân là Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, là một công ty còn trẻ với tuổi đời tám năm, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ, số hóa tài liệu Với sự cố gắng không ngừng, Công ty đã thực sự lớn mạnh và vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ quan, ban, ngành trên toàn quốc Từ những thành tích đó công ty đã tạo dựng được tên tuổi trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu nói riêng và trong nền kinh tế

Việt Nam nói chung Tuy nhiên, vấn đề văn hóa doanh nghiệp tại công ty vẫn chưa được chú trọng đúng mức, điều đó làm ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của công ty

Là một nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tác giả nhận thấy cần phải có những cách nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp từ đó đánh giá thực trạng văn hóa tại tổ chức mình và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và phát huy tích cực văn hóa doanh nghiệp tại công ty mình để góp phần xây dựng

và phát triển Công ty ngày càng vững mạnh, văn minh hiện đại và vươn xa hơn nữa Xuất phát từ những điều đó, tác giả lựa chọn đề tài: “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Đã có khá nhiều các bài viết, các tạp chí, các bài luận văn, tiểu luận hay những cuốn giáo trình viết về vấn đề văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa công ty Trong đó tác giả đã tìm đọc các tác phẩm:

Tác giả Syed Munir Ahmed Shah (2012), Tác động văn hóa tổ chức đến

sự hài lòng trong công việc của nhân viên và đến sự cam kết gắn bó với tổ chức

nghiên cứu được thực hiện tại các giảng viên trường đại học tư của các trường Pakistan Với kết luận là văn hóa tổ chức có tác động tích cực đến sự cam kết gắn bó với tổ chức và tác động đến sự hài lòng trong côngviệc

Zahariah Mohd Zain (2009), Ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp đến cam kết gắn bó với tổ chức Kết luận rằng các công ty phải tạo môi trường làm

việc cho nhân viên với các yếu tố văn hóa được thúc đẩy sự cam kết gắn bó của nhân viên với tổ chức qua các khía cạnh: làm việc nhóm, giao tiếp tổ chức, khen thưởng và thừa nhận, đào tạo Được thực hiện 190 công ty ở Malaysia

Tác giả Đỗ Thụy Lan Hương (2008), Ảnh hưởng của văn hóa công ty đến sự cam kết gắn bó với tổ chức của nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh Với luận văn thạc sĩ thuộc trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh Dựa trên mô hình nghiên cứu của Recardo và

Jolly (1997) với tám khía cạnh văn hóa doanh nghiệp bao gồm: giao tiếp tổ

chức, đào tạo và phát triển, phần thưởng và sự công nhận, hiệu quả việc ra quyết định, chấp nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, định hướng kế hoạch tương lai, làm việc nhóm và sự công bằng trong chính sách quản trị Với kết luận rằng năm khía cạnh văn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa trong nghiên cứu, thực sự tác động tích cực đến sự cam kết gắn bó với tổ chức là: chấp nhận rủi

ro bởi sáng tạo và cải tiến, đào tạo và phát triển, Sự công bằng và nhất quán trong chính sách quản trị, định hướng kế hoạch tương lai, cuối cùng là giao tiếp

tổ chức

Ngoài ra còn một số cuốn sách như: Cẩm nang văn hóa ứng xử và giao tiếp công sở của tác giả Vũ Bá Đức; Bài giảng Văn hóa đạo đức quảnlý của tác giả Ths Vũ Thị Cẩm Thanh; giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của PGS.TS

Đỗ Thị Phi Hoài; giáo trình “Văn hóa kinh doanh” của PGS.TS Dương Thị Liễu; giáo trình “Đạo đức kinh doanh và văn hóa công ty” của PGS.TS Nguyễn

Mạnh Quân Những tài liệu này chủ yếu tập chung nghiên cứu tổng quan về văn hóa; văn hóa doanh nghiệp; đạo đức kinh doanh; văn hóa doanh nhân hay văn hóa trong các hoạt động kinh doanh, tại đây các tác giả làm rõ những vấn đề lý luận về các khái niệm văn hóa doanh nghiệp; sự hình thành văn hóa doanh nghiệp; sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp; các dạng văn hóa doanh nghiệp, các biểu hiện cụ thể của văn hóa doanh nghiệp; và sự tác động của văn hóa doanh nghiệp Tuy nhiên, chưa có công trình nào đề cập đến và đi sâu vào nghiên cứu

về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Đây là những tài liệu hết sức quý giá có thể tham khảo và kế thừa khi

nghiên cứu đề tài “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống lý luận về văn hóa doanh nghiệp

- Khảo sát thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Đề xuất giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp

tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công

nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát kết quả từ năm 2012 - 2017

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;

- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;

- Phương pháp so sánh

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo (và phụ lục), hình ảnh minh họa đề tài có cấu trúc gồm:

Chương 1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp và khái quát về tổ chức

và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương 2 Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương 3 Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ

LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 1.1 Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp

1.1.1 Các khái niệm

1.1.1.1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa được đề cập đến trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: dân tộc học, dân gian học, văn hóa học, xã hội học, kinh tế học, và trong mỗi lĩnh vực nghiên cứu đó định nghĩa về văn hóa cũng khác nhau.Từ văn hóa có rất nhiều nghĩa, trong tiếng Việt văn hóa được dùng theo nghĩa thông dụng để chỉ học thức, lối sống; theo nghĩa chuyên biệt để chỉ trình độ phát triển của một giai đoạn; trong khi theo nghĩa rộng thì văn hóa bao gồm tất cả, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đại, cho đến tín ngưỡng, phong tục, lối sống Do vậy, các nhà nghiên cứu có những cách tiếp cận khác nhau nên dẫn đến nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm văn hóa

Theo Đại từ điển tiếng Việt của Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam do Nguyễn Như Ý chủ biên, NXB Văn hóa -Thông tin, xuất bản năm 1998, thì: “Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịch sử”.[13, tr.15]

Vào năm 1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đưa ra định nghĩa: “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn, mặc, ở và các phương tiện, phương thức

sử dụng Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa”

Theo PGS.TS Trần Ngọc Thêm “Văn hóa là một hệ thống hữu cơ những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội của mình”.[12, tr.25]

Với những ý nghĩa đó, văn hóa có mặt ở mọi nơi, ở mọi hoạt động sản

xuất vật chất, tinh thần của con người Có thể khái quát về định nghĩa văn hóa,theo nhóm tác giả trong cuốn giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của NXB Tài chính như sau: “Văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất và tinh thần mà loài người tạo ra trong quá trình lịch sử”

1.1.1.2 Khái niệm doanh nghiệp

Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào là một doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong nó một nội dung và giá trị nhất định Điều ấy cũng là đương nhiên vì rằng mỗi tác giả đứng trên nhiều quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp

Theo quan điểm pháp luật: Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng kí thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.[10, tr.2]

Theo quan điểm chức năng của tác giả M.Francois Peroux: doanh nghiệp

là một đơn vị tổ chức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán ra trên thị trường những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoản tiền chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy

Theo quan điểm phát triển của tác giả D.Larua A Caillat: doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải Nó sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được

Theo quan điểm hệ thống: doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng “doanh nghiệp bao gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi cùng một mục tiêu Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự”

Ngoài ra có thể liệt kê hàng loạt những định nghĩa khác nhau nữa khi xem xét doanh nghiệp dưới những góc nhìn khác nhau Song giữa các định nghĩa về doanh nghiệp đều có những điểm chung nhất, nếu tổng hợp chúng lại với một tầm nhìn bao quát trên phương diện tổ chức quản lý và xuyên suốt từ khâu hình

thành tổ chức, phát triển đến các mối quan hệ với môi trường, các chức năng và nội dung hoạt động của doanh nghiệp cho thấy đã là một doanh nghiệp nhất thiết phải được cấu thành bởi các yếu tố sau đây:

Yếu tố tổ chức: một tập hợp các bộ phận chuyên môn hóa nhằm thực hiện các chức năng quản lý như các bộ phận sản xuất, bộ phận thương mại, bộ phận hành chính

Yếu tố sản xuất: các nguồn lực lao động, vốn, vật tư, thông tin

Yếu tố trao đổi: những dịch vụ thương mại - mua các yếu tố đầu vào, bán sản phẩm sao cho có lợi ở đầu ra

Yếu tố phân phối: thanh toán cho các yếu tố sản xuất, làm nghĩa vụ nhà nước, trích lập quỹ và tính cho mọi hoạt động tương lai của doanh nghiệp bằng khoản lợi nhuận thu được

Từ những cách nhìn nhận đó có thể đưa ra định nghĩa về doanh nghiệp như sau: “doanh nghiệp là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ các phương tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ, trên cơ sở tối đa hóa lợi ích của người tiêu dung, thông qua đó tối đa hóa lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cách hợp lý các mục tiêu của xã hội

1.1.1.3 Khái niệm văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa là thứ tồn tại song song cùng với sự phát triển của loài người, chính loài người với sự sống của mình đã tạo nên văn hóa, nhưng rồi chính văn hóa đã có những sự tác động rất lớn đến quá trình tồn tại và phát triển của loài người Văn hóa nói chung có sự tác động và ảnh hưởng đến cuộc sống và sự phát triển của con người, chính vì vậy mọi lĩnh vực và khía cạnh trong đời sống của con người cũng có những nét văn hóa đặc thù, ví dụ trong mỗi một cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp đều có sự tồn tại của văn hóa, văn hóa hình thành trong

hoạt động của mỗi doanh nghiệp được gọi là “văn hóa doanh nghiệp”

Trong một xã hội rộng lớn, thì mỗi doanh nghiệp cũng được coi là một xã hội thu nhỏ Xã hội mà chúng ta đang sống có nền văn hóa riêng được hình thành và chi phối mọi hoạt động, chính vì thế trong xã hội thu nhỏ (các doanh

nghiệp) nền văn hóa này cũng chi phối và nó tạo nên những nét văn hóa đặc thù cho doanh nghiệp Edgar Schein - một nhà quản trị học nổi tiếng người Mỹ đã từng nói rằng: “Văn hóa doanh nghiệp gắn với văn hóa xã hội, là một bước tiến của văn hóa xã hội, là tầng sâu của văn hóa xã hội Văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi vừa chú ý tới năng suất và hiệu quả sản xuất, vừa chú ý tới quan hệ chủ thợ, quan hệ giữa người với người Nói rộng ra, nếu toàn bộ nền sản xuất đều được xây dựng trên một nền văn hóa doanh nghiệp có trình độ cao, nền sản xuất sẽ vừa mang bản sắc dân tộc, vừa thích ứng với thời đại hiện nay”

Qua tìm hiểu sự thành công của các công ty Nhật Bản vào đầu những năm

70, các công ty Mỹ đã đưa ra kết luận qua các cụm từ được nhắc đến vào khoảng thời gian này đó là “Corporate culture/ organizational culture” (văn hóa doanh nghiệp, còn gọi là văn hóa xí nghiệp, văn hóa công ty), những cụm từ này dùng

để chỉ một trong những tác nhân chủ yếu dẫn đến sự thành công của các công ty Nhật Bản trên khắp thế giới Do đó chỉ một thời gian sau, người ta bắt đầu đi sâu nghiên cứ tìm hiểu những nhân tố cấu thành cũng như những tác động to lớn của văn hóa đối với sự phát triển của một doanh nghiệp

Đã có rất nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau về văn hóa doanh nghiệp được đưa ra nhưng cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa nào được chính thức công nhận:

Ông Georges de Saite Marie, chuyên gia người Pháp về doanh nghiệp nhỏ

và vừa, đã đưa ra định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp các giá trị, các biểu tượng, huyền thoại, nghi thức, các điều cấm kỵ, các quan điểm triết học, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp”.[3, tr.17]

Một định nghĩa khác của tổ chức lao động quốc tế (International Labour Organization - ILO): “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết”.[3, tr.17]

Tuy nhiên, định nghĩa phổ biến và được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của chuyên gia nghiên cứu các tổ chức Edgar Schien: “Văn hóa công ty là tổng hợp những quan niệm chung mà các thành viên trong công ty học được

trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý các vấn đề với môi trường xung quanh”.[3, tr.17]

Có thể thấy rằng các khái niệm trên đều đã đề cập đến những nhân tố về tinh thần của văn hóa doanh nghiệp: quan niệm, các giá trị, huyền thoại, nghi thức… của doanh nghiệp mà chưa đề cập đến những nhân tố về vật chất - nhân

tố quan trọng của văn hóa doanh nghiệp

Do đó, trên cơ sở kế thừa những nghiên cứu của các học giả và hệ thống nghiên cứu logic về văn hóa và văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp được nhóm biên soạn giáo trình “Văn hóa kinh doanh” - NXB Đại học Kinh tế Quốc dân định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi của doanh nghiệp, chi phối hoạt động của mọi thành viên trong doanh nghiệp và tạo nên bản sắc kinh doanh riêng của doanh nghiệp.[4, tr.234]

1.1.2 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp

1.1.2.1 Cấp độ thứ nhất (biểu trưng trực quan – hữu hình): Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp

Đó là những biểu trưng trực quan giúp con người dễ dàng nhìn thấy, nghe thấy, sờ thấy các giá trị và triết lý cần được tôn trọng, cấp độ này ta dễ dàng quan sát được ngay từ lần gặp đầu tiên đối với doanh nghiệp, bao gồm: Kiến trúc, cách bài trí, công nghệ, sản phẩm; cơ cấu tổ chức các phòng ban của doanh nghiệp; các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp; lễ nghi và

lễ hội hàng năm; các biểu tượng, logo, slogan, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp; ngôn ngữ, cách ăn mặc, cách biểu hiện cảm xúc; những huyền thoại, câu chuyện về doanh nghiệp; hình thức mẫu mã sản phẩm; thái độ cung cách ứng xử của các thành viên

Đây là cấp độ văn hóa dễ nhận biết nhất, dễ cảm nhận nhất ta có thể nhận thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên thông qua các yếu tố vật chất như kiến trúc, cách bài trí, đồng phục,… của doanh nghiệp Cấp độ văn hóa chịu ảnh hưởng nhiều bởi tính chất công việc ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và quan điểm của lãnh đạo Cấp độ văn hóa này dễ thay đổi và thể hiện không đầy đủ và

sâu sắc văn hóa doanh nghiệp, có quan điểm cho rằng cấp độ này chỉ phản ánh khoảng 13% đến 20% giá trị văn hóa của doanh nghiệp

1.1.2.2 Cấp độ thứ hai (biểu trưng phi trực quan – vô hình): Những giá trị được tuyên bố và những quan niệm chung

Những giá trị được tuyên bố bao gồm các chiến lược kinh doanh, mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp Doanh nghiệp nào cũng có những quy định, nguyên tắc, triết lý, mục tiêu và chiến lược hoạt động của riêng mình; nhưng chúng được thể hiện với nội dung, phạm vi mức độ khác nhau giữa các doanh nghiệp Đó là kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp và được doanh nghiệp công bố rộng rãi ra công chúng để mọi thành viên cùng thực hiện, chia sẻ và xây dựng Đây chính là những giá trị được công bố, một bộ phận của nền văn hóa doanh nghiệp Những giá trị được công bố cũng có tính hữu hình vì người ta có thể nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn cho các nhân viên trong doanh nghiệp cách thức đối phó với các tình huống cơ bản và rèn luyện cách ứng xử cho các nhân viên mới trong môi trường cạnh tranh

Những quan niệm chung (những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên được công nhận trong doanh nghiệp) Trong bất

kỳ cấp độ văn hóa nào, văn hóa dân tộc, văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp… cũng đều có các quan niệm chung, được hình thành và tồn tại trong một thời gian dài, chúng ăn sâu vào tâm lý của hầu hết các thành viên trong nền văn hóa đó và trở thành điều mặc nhiên được công nhận Để hình thành được các quan niệm chung, một cộng đồng văn hóa (ở bất kỳ cấp độ nào) phải trải qua quá trình hoạt động lâu dài, va chạm và xử lý nhiều tình huống thực tiễn Chính

vì vậy, một khi đã hình thành, các quan niệm chung sẽ rất khó bị thay đổi Khi một doanh nghiệp đã hình thành cho mình được quan niệm chung, tức là thành viên trog doanh nghiệp cùng nhau chia sẻ và hành động theo quan niệm chung

đó, họ rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại với quan niệm chung

1.1.3 Những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp

1.1.3.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp

Văn hóa ứng xử có vai trò quan trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp

dễ dàng thành công hơn, làm đẹp thêm hình tượng của công ty; văn hóa ứng xử giúp củng cố, phát triển địa vị của mỗi cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp và tạo điều kiện phát huy dân chủ cho mọi thành viên

Văn hóa ứng xử được biểu hiện thông qua văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới; của cấp dưới đối với cấp trên; giữa các đồng nghiệp với nhau

và văn hóa ứng xử với công việc

Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới được thể hiện thông qua việc xây dựng cơ chế tuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, cạnh tranh, dùng người đúng chỗ; chế độ thưởng phạt công minh; thu phục được nhân viên dưới quyền; nghệ thuật khen; quan tâm đến thông tin phản hồi từ phía nhân viên; quan tâm đến cuộc sống của nhân viên; xử lý những tình huống căng thẳng Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên được thể hiện thông qua việc biết cách thể hiện vai trò của mình đối với cấp trên; tôn trọng và

cư xử đúng mực với cấp trên; làm tốt công việc; nhiệt tình; biết chia sẻ, tán dương Biểu hiện văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp được thể hiện thông qua việc xây dựng thái độ cởi mở; giúp đỡ lẫn nhau; xây dựng tình bạn, tình đồng nghiệp Biểu hiện văn hóa ứng xử với công việc được thể hiện thông qua cách

ăn mặc; tôn trọng lĩnh vực của người khác; mở rộng kiến thức; tôn trọng giờ giấc làm việc; thực hiện công việc đúng tiến độ; lắng nghe; làm việc siêng năng

Văn hóa ứng xử là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần, thái độ và cách thức làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp Khi xây dựng được nền văn hóa ứng xử tốt tức là người lãnh đạo và các nhân viên trong doanh nghiệp đã thành công lớn trong việc xây dựng nền tảng văn hóa doanh nghiệp và điều đó sẽ có tác dụng xây dựng thái độ an tâm công tác của các nhân viên trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có nền văn hóa ứng xử tốt sẽ tạo cảm giác thoải mái và hăng say làm việc giữa các thành viên, tạo cảm giác tốt về một môi trường làm việc thì khi đó họ sẽ có cảm giác an tâm công tác và cống hiến cho

doanh nghiệp Từ đó văn hóa ứng xử mang lại hiệu quả cao trong công việc, tạo hứng khởi làm việc trong toàn doanh nghiệp, xây dựng củng cố tinh thần hợp tác

và xây dựng cho văn hóa doanh nghiệp có bản sắc riêng

1.1.3.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Văn hóa - nguồn lực nội tại của thương hiệu Sức sống của thương hiệu được trang bị bằng chiều sâu văn hóa bên trong nó Văn hóa ngày càng trở thành một đòi hỏi mang tính xúc tác chính cho sự phát triển của thương hiệu Thương hiệu không chỉ là tên gọi hoặc dấu hiệu nào đó, mà thương hiệu thể hiện được ý nghĩa, những lợi ích, sự mong đợi của khách hàng qua các giá trị, tính văn hóa,

sự quyến rũ, đạo đức, phong cách, tính cách, nét đặc trưng tiêu biểu của doanh nghiệp, của đất nước; sự tin tưởng, khát vọng, truyền thống khi sử dụng sản phẩm đó Đôi khi với khách hàng, chuyện nhớ đến một thương hiệu không nằm

ở chỗ họ nắm quy mô tổ chức và phương tiện kỹ thuật cũng như sản lượng, doanh thu của công ty, điều chinh phục họ lại là sức thu hút mang tính rung cảm của một kiểu logic qua một cách tiếp cận gần gũi phù hợp với tập quán đời sống

và tác động đến cảm tình bằng những mẫu quảng cáo hay câu slogan đầy tính nghệ thuật Như vậy, một thương hiệu mạnh không chỉ hàm chứa trong nó chất sáng tạo mà còn mang sức mạnh văn hóa

1.1.3.3 Văn hóa trong hoạt động marketing của doanh nghiệp

Lựa chọn thị trường mục tiêu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự hoạt động của chủ thể, bởi vì sau khi lựa chọn thị trường mục tiêu, các chủ thể sẽ nỗ lực tập trung marketing vào đó nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của mình Với hai công việc là đánh giá sức hấp dẫn và lựa chọn những đoạn thị trường sẽ phục vụ, nếu không tuân theo sứ mệnh kinh doanh đã định thì toàn bộ những hoạt động tiếp theo của họ sẽ chệch hướng Khi đánh giá các đoạn thị trường, người ta thường dựa vào ba tiêu chuẩn cơ bản là quy mô tăng trưởng; sức hấp dẫn của cơ cấu thị trường; mục tiêu và khả năng của chủ thể Trong đó quy mô tăng trưởng và sức hấp dẫn của cơ cấu thị trường là những tiêu chuẩn có tính tương đối Khi tiến hành vận dụng các kiến thức của marketing cho việc lựa

chọn thị trường mục tiêu, các nhà quản trị marketing luôn luôn phải đối chiếu với sứ mệnh và các quy tắc kinh doanh đã lựa chọn, để cho mọi hoạt động của mình không bị chệch hướng khỏi quỹ đạo kinh doanh chung

Định vị thị trường là việc thiết kế sản phẩm và hình ảnh nhằm chiếm được một vị trí đặc biệt và có giá trị trong tâm trí khách hàng Để đạt được mục tiêu, định vị thị trường đòi hỏi nhà quản trị marketing phải khuyếch trương những điểm khác biệt của mình với khách hàng mục tiêu Do đó, định vị thị trường chính là một cách thức để quảng bá văn hóa kinh doanh tới khách hàng Trong quá trình hoạt động, chủ thể kinh doanh có thể sử dụng nhiều biện pháp để tạo hình ảnh riêng trong tâm trí khách hàng như: tạo ra một hình ảnh cụ thể cho sản phẩm, nhãn hiệu; lựa chọn vị thế của sản phẩm, của chủ thể trên thị trường; tạo được sự khác biệt cho sản phẩm và nhãn hiệu; lựa chọn và khuyếch trương những điểm khác biệt có ý nghĩa bao gồm văn hóa trong các quyết định về sản

phẩm; văn hóa trong các hoạt động truyền thông marketing

1.1.3.4 Văn hóa ứng xử trong đàm phán, giao dịch, thương lượng của doanh nghiệp

Theo từ điển Tiếng Việt: các tác giả Huỳnh Tịnh Của, Đào Duy Anh viết:

“Thương lượng là đôi bên hay nhiều bên bàn đắn đo, ước lượng…tính cho cân phân, đồng đều”.Theo tác giả I Nierenberg - tác giả của cuốn “Nghệ thuật đàm phán” cho rằng: “Thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua, cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hay đặt đối phương vào thế chết mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi” và “Bất cứ khi nào người ta trao đổi ý kiến nhằm thay đổi mối quan hệ, khi con người bàn bạc để đi đến thống nhất, họ đều phải đàm phán với nhau”

Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và trong thương lượng là: Hành vi phi ngôn ngữ: ngôn ngữ trong đàm phán; tạo sự tin tưởng trong đàm phán, kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán và thương lượng; kỹ năng trả lời trong đàm phán và thương lượng; kỹ năng nghe trong đàm phán và thương lượng; tác động của văn hóa ứng xử tới đàm phán và thương lượng

1.1.3.5 Văn hóa trong định hướng tới khách hàng

Với doanh nghiệp, một trong những vấn đề quan trọng của tiếp thị là nhận thức về khách hàng để đáp ứng và xóa đi khoảng cách giữa nhu cầu thị trường

và cung ứng sản phẩm Nhiều doanh nghiệp thua lỗ và phá sản cũng vì thiếu những nghiên cứu thị trường liên quan đến văn hóa cụ thể Ảnh hưởng trực tiếp của văn hóa tới quyết định mua hàng của khách hàng là tác động lên chính hành

vi của họ So với ảnh hưởng trực tiếp, ảnh hưởng gián tiếp của văn hóa mang tính thường xuyên hơn với diện tác động rộng hơn Tác động của văn hóa đến người mua không chỉ tập trung ở nhu cầu mong muốn, thị hiếu của họ mà còn được thể hiện qua tiêu chuẩn giá trị và thái độ, qua phong tục tập quán, qua sự khác biệt và giao thoa văn hóa và qua văn hóa của người tiếp thị và bán hàng… Tất cả những điều đó có ảnh hưởng đến các biện pháp marketing của doanh nghiệp

Vì vậy phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng vào khách hàng, phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết, lắng nghe khách hàng; chăm sóc khách hàng, xây dựng lòng trung thành của khách hàng

1.1.4 Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

1.1.4.1 Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

Thứ nhất, văn hóa doanh nghiệp là công cụ triển khai chiến lược Bất kỳ

doanh nghiệp nào muốn phát triển cần phải xây dựng bản chiến lược hoạt động tương lai, gây dựng định hướng kinh doanh cần thực hiện, chỉ rõ thị trường mục tiêu của doanh nghiệp gồm: lĩnh vực hoạt động chủ yếu, khách hàng mục tiêu…

và định hướng hoạt động sản xuất sản phẩm như sản xuất, chất lượng, giá cả, dịch vụ Sau khi xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp thì mục tiêu

kế hoạch có đạt được hay không phụ thuộc vào hiệu quả triển khai thực hiện chiến lược như thế nào

Thứ hai, văn hóa doanh nghiệp là cách tạo động lực cho người lao động

và sự đoàn kết cho doanh nghiệp.Trong quá trình tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một trong số những chuẩn mực mà xã hội thừa nhận và coi trọng làm giá trị và triết lý chủ đạo của mình Bên cạnh đó,

doanh nghiệp đưa ra những cam kết của mọi thành viên trong việc tự nguyện phấn đấu vì những giá trị và kiên trì theo đuổi những triết lý đó Giá trị là yếu tố tạo nên hình ảnh của doanh nghiệp trong xã hội Từ những giá trị và triết lý tốt đẹp các thành viên trong doanh nghiệp xây dựng nên mà doanh nghiệp và các thành viên trong doanh nghiệp được đánh giá cao, là cơ sở tạo nên thương hiệu, tên tuổi của doanh nghiệp Yếu tố căn bản của văn hóa doanh nghiệp là về con người, vì con người; chính những con người trong doanh nghiệp đã tạo nên văn hóa doanh nghiệp: người lãnh đạo đóng vai trò khởi xướng, thành viên tổ chức đóng vai trò hoàn thành Con người đã hiện thực hóa những giá trị được tuyên

bố, ngược lại, giá trị được tuyên bố làm cho việc làm và sự nỗ lực của mỗi thành viên có ý nghĩa Giá trị là chất keo gắn kết con người lại với nhau, tạo nên động lực hành động cho con người, làm cho mỗi người tự nguyện cam kết hành động

vì mục tiêu chung Nhờ văn hóa doanh nghiệp mà nhà quản lý có thể triển khai chiến lược, kế hoạch công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn Công việc quản lý lúc này có thể được thực hiện chủ yếu là quản lý bằng văn bản hóa - nhấn mạnh vai trò tự quản của từng cá nhân, khích lệ tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm của từng cá nhân, thành viên tổ chức, hướng tới việc khơi dậy nguồn sức mạnh tiềm ẩn ở mỗi thành viên, tập hợp sức mạnh tập thể từ các cá nhân Quản lý bằng văn hóa doanh nghiệp là quản lý bằng ý thức tự quản lý

1.1.4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

Quá trình hình thành và phát triển của văn hóa doanh nghiệp là một quá trình lâu dài và chịu sự tác động của nhiều nhân tố, trong đó bảy yếu tố có ảnh hưởng quyết định nhất là: Người lãnh đạo; lịch sử truyền thống của doanh nghiệp; ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp; hình thức sở hữu của doanh nghiệp; mối quan hệ giữa các thành viên của doanh nghiệp; văn hóa vùng miền; những giá trị văn hóa học hỏi được

1.2 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT (HT Digitized

Documents - Archives Technology Joint Stock Company) Tên viết tắt của công

Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng, Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh

và vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các

Cơ quan, ban, ngành trên toàn quốc

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT là công ty kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa và một số các lĩnh vực khác với các ngành nghề sau: đại lý; cho thuê xe có động cơ chi tiết: cho thuê ô tô; kho bãi và lưu trữ hàng hóa; hoạt động thư viện và lưu trữ; dịch vụ liên quan đến in, chi tiết: Đóng sách thành quyển, tạp chí, sách quảng cáo, catalo… bằng cách gấp, xếp, khâu, dán hồ, kiểm tra thứ tự (trang sách), khâu lược, dán bìa, tỉa, xén, in tem vàng lên sách; xếp chữ, sắp chữ, sắp chữ in, nhập dữ liệu trước khi

in bao gồm quét và nhận biết chữ cái quang học, tô màu điện tử; các hoạt động

đồ họa khác như khắc rập khuôn, rập khuôn tem, in nổi, in dùi lỗ, chạm nổi, quét dầu và dát mỏng, kiểm tra thứ tự và sắp xếp

Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT có nhiệm vụ: Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong các cơ quan, doanh nghiệp; dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ; dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu trữ, bảo quản và phục chế tài liệu; in và các dịch vụ liên quan đến in các ấn phẩm; dịch

vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ dữ liệu và xử

lý dữ liệu; cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, Công ty chỉ kinh doanh, khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật

03 phòng ban chức năng (phòng Hành chính - Kế toán; phòng Kế hoạch - Kinh doanh; phòng Lưu trữ - Số hóa bao gồm 02 đội chỉnh lý và 01 đội số hóa) 40

về toàn bộ hoạt động của phòng Phó phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách

Phòng Hành chính - Kế toán có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc điều hành thực hiện các nhiệm vụ về hành chính, kế toán như: báo cáo, thống kê,

hỗ trợ công tác văn thư - lưu trữ, nhân sự, bảo hiểm, thi đua khen thưởng, tài chính, hậu cần, hỗ trợ các phòng ban và thực hiện các nhiệm vụ khác

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng là thực hiện công việc của lễ tân, khánh tiết, nhân sự, văn thư - lưu trữ, quản lý hồ sơ hoàn công các dự án, hồ sơ thầu của công ty Thực hiện công việc của thủy quỹ, kế toán nội bộ, kế toán thuế, hoạch toán, báo cáo để đảm bảo và thực hiện các công việc khác liên quan đến lĩnh vực của mình

Phòng Hành chính - Kế toán được quyền tham gia đóng góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của phòng và công ty với Tổng Giám đốc.Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc Phòng và đề xuất với Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với nhân viên trực thuộc Phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụ công việc Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp với quy định của pháp luật

* Phòng Kế hoạch - Kinh doanh

Gồm 01 Trưởng phòng, 03 nhân viên Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng, nhân viên chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách

Phòng Kế hoạch - Kinh doanh có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau: Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược; công tác thống kê tổng hợp sản xuất; công tác điều động sản xuất kinh doanh; công tác quản lý hợp đồng kinh tế; công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế; công tác đấu thầu; thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc chỉ đạo

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng là:

Trong công tác kế hoạch: xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các

dự án đầu tư; chủ trì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty; thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và các công việc khác được phân công theo quy định; phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm

Trong công tác hợp đồng: chủ trì soạn thảo và quản lý các hợp đồng kinh

tế, phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ kiểm tra theo dõi các công tác liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng kinh tế; tham mưu về hợp đồng kinh tế đối với các dự án Phối hợp cùng các ban thực hiện công tác nghiệm thu, thanh toán, quyết toán

Trong công tác đấu thầu: chủ trì tham mưu và thực hiện việc tìm kiếm, tham gia đấu thầu các dự án nhằm tạo doanh thu và lợi nhuận cho công ty; phối hợp cùng các phòng ban thực hiện lập hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu các dự

án

Phòng Kế hoạch - Kinh doanh được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công

ty phối hợp và quan hệ với các cơ quan có liên quan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định; tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của Công ty; ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và của Công ty để thực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc; được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc Phòng và đề xuất với Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực thuộc Phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao; được phép cử cán

bộ của phòng tham gia các tổ chức do Tổng Giám đốc ký quyết định thành lập; được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên; được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp với quy định của

pháp luật và quy trình thực hiện công việc đó

* Phòng Lưu trữ - Số hóa

Gồm 01 chuyên gia Quản lý chất lượng, 01 Trưởng phòng; 01 Phó phòng,

02 nhân viên lưu trữ, và các đội chỉnh lý tài liệu Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng Phó phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách

Phòng Lưu trữ - Số hóa có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc trong điều hành, triển khai các dự án và tổ chức thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng là: xây dựng trình Tổng Giám đốc kế hoạch và chương trình của Phòng, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của công tác tham mưu; quản lý, thực hiện triển khai dự án theo “Quy trình quản lý dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ”; tư vấn lập dự toán nhân công chỉnh lý, vật tư, văn phòng phẩm, lựa chọn hình thức triển khai dự án; báo cáo về tiến độ

và chất lượng các dự án cho Tổng Giám đốc; xây dựng mạng lưới các đội khoán; tư vấn tuyển dụng nhân sự; thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc

Phòng Lưu trữ - Số hóa được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnh vực hoạt động của Phòng với Tổng Giám đốc; được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhân viên thuộc Phòng

và đề xuất với Tổng Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn đối với những nhân viên trực thuộc Phòng không hoàn thành nhiệm vụ được giao; được quyền

sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vào mục đích phục vụ công việc; được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưng không phù hợp với quy định của pháp luật

Tiểu kết

Nội dung Chương 1 đã trình bày những cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp, khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Đây là những yếu tố tiền đề và làm căn cứ để tác giả đi sâu vào khảo sát và đánh giá thực trạng văn hóa công sở của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tại Chương 2 Từ việc nghiên cứu các khái niệm về văn hóa doanh nghiệp của các tác giả nêu trên và các cấp độ văn hóa doanh nghiệp, để làm rõ thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ

- Số hóa tài liệu HT, tác giả tập trung đi sâu vào làm rõ các cấp độ văn hóa doanh nghiệp, thông qua việc cụ thể hóa và làm rõ những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp

Chương 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 2.1 Văn hóa ứng xử trong nội bộ công ty

2.1.1 Ứng xử của cấp trên với cấp dưới

Văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới là một trong những yếu tố

có tác động rất lớn đến văn hóa của công ty

Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT văn hóa ứng

xử của cấp trên đối với cấp dưới được thể hiện thông qua việc xây dựng cơ chế tuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, cạnh tranh, dùng người đúng chỗ Xây dựng cơ chế tuyển chọn là điều rất cần thiết để tìm ra người thích hợp với công việc; từ đó bổ nhiệm một cách công khai và bình đẳng; bố trí người đúng chỗ đúng việc là một hành động quan trọng trong việc phát huy được sở trường

và vai trò của họ trong công việc Nhận thức được điều này Ban lãnh đạo công

ty luôn quan tâm chú trọng tới việc tuyển chọn, bổ nhiệm theo hình thức công khai, bình đẳng, cạnh tranh đúng với tính chất của các doanh nghiệp Do tính chất công việc của một doanh nghiệp luôn có những áp lực, có những cuộc chạy đua về doanh số và tài chính, không thể tránh khỏi việc các nhân viên cảm thấy stress và có những sự lo lắng trong khi giải quyết các công việc, do đó có những người không thể tồn tại và phải bỏ cuộc thì khi đó Ban lãnh đạo công ty là những người chỉ đạo việc tuyển chọn và bổ nhiệm nhân sự Việc tuyển chọn và

bổ nhiệm nhân sự được thực hiện theo những bước cơ bản về tuyển dụng nhân

sự Tuy nhiên có thể thấy một thực tế là hiện nay Công ty HT đang làm việc theo mô hình công ty gia đình, khi 2/3 số lượng chủ chốt các thành viên tại văn phòng công ty đều là những người quen, thân, hoặc có cùng quê quán với Ban lãnh đạo Công ty

Ngoài việc tuyển dụng những người phù hợp với các vị trí công việc, thì cách thức tuyển chọn của Ban lãnh đạo Công ty vẫn là ưu tiên những người quen, thân và có sự quen biết Điều này có những mặt lợi và bên cạnh đó cũng

có những tiêu cực nhất định trong việc phát triển công ty Mặt lợi là những

người được tuyển chọn là những người đã được Ban lãnh đạo hiểu rõ về năng lực cũng như chuyên môn nên có thể phù hợp với vị trí công tác; tuy nhiên mặt tiêu cực là những người này hầu như không có áp lực và gánh nặng về công việc giống như những nhân viên khác được tuyển dụng từ bên ngoài vào Chính vì những điều này dẫn đến một vấn đề đó là việc bổ nhiệm những người giữa chức

vụ quan trọng thường là những người thân quen và tín nhiệm; tuy vậy trường hợp những người có khả năng và năng lực vẫn được Ban lãnh đạo công ty cất nhắc và trọng dụng Như vậy, yếu tố bình đẳng, cạnh tranh giữa những nhân viên trong công ty vẫn tồn tại, mặc dù có sự ưu ái cho những người thân quen, tuy nhiên với những nhân viên có năng lực và làm tốt công việc Ban lãnh đạo công ty vẫn đưa ra những chính sách đãi ngộ phù hợp như tăng lương, hoặc để

họ giữ những vị trí phù hợp với năng lực của họ

Từ năm 2012 đến 2017, với cơ chế tuyển chọn và bổ nhiệm như vậy công

ty đã tuyển chọn được nhiều nhân sự có khả năng và hiện đang giữ những chức

vụ quan trọng tại công ty, đó là các Ông (bà) trưởng các phòng ban: Phòng Hành chính - Kế toán, phòng Kế hoạch - Kinh doanh; phòng Lưu trữ - Số hóa, những người này trong thời gian qua đã rất gắn bó và phát huy tối đa khả năng và trách nhiệm của mình trong công việc, tạo nên những thành công lớn cho công ty; cụ thể, từ năm 2012 -2017 hàng loạt các dự án về chỉnh lý tài liệu và cung cấp vật

tư thiết bị lưu trữ đều tăng mạnh theo từng năm; cùng với đó là doanh số thu được của công ty cũng có những thay đổi rất quan trọng và tích cực:

Năm 2012, doanh thu đạt 2,388,167,071

Năm 2013, doanh thu đạt 4,438,228,949

Năm 2014, doanh thu đạt 4,528,638,988

Năm 2015, doanh thu đạt 20,218,351,718

Năm 2016, doanh thu đạt 14,779,123,770

Từ năm 2012-2016, doanh thu trung bình đạt 9,270,480,099

Ban lãnh đạo công ty, và đặc biệt là Tổng Giám đốc công ty - Ông Bùi Quang Huy luôn là người dùng người đúng chỗ, qua cách nhìn nhận về cách thức làm việc của các nhân viên trong công ty, bằng khả năng và kinh nghiệm

của mình trong kinh doanh, ông luôn biết cách nhìn nhận các vị trí công việc phù hợp với từng thành viên trong công ty, từ đó hướng họ đến những vị trí có thể phát huy được năng lực và khả năng của họ Việc sử dụng người đúng việc

và đúng chỗ sẽ phát huy được khả năng của người đó, tạo cho người đó niềm say mê trong công việc, đồng thời gây không khí phấn khích cho những người khác; tăng uy tín và khả năng dùng người của lãnh đạo công ty Minh chứng cho điều này, vào năm 2014 nhìn thấy khả năng làm việc của anh Trần Đình Hậu -một nhân viên trong đội chỉnh lý, Ông Bùi Quang Huy đã mời nhân viên này về văn phòng làm việc của công ty, và trong một thời gian ngắn sau khi bước vào công việc, nhân viên này đã phát huy được khả năng của mình và vượt qua những người có kinh nghiệm và thâm niên khác giữ chức Trưởng phòng Lưu trữ

- Số hóa, hiện nay người này vẫn đang giữ chức vụ trưởng phòng, qua thời gian công tác tại công ty đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm và đang phát huy mạnh

mẽ khả năng của mình khi quản lý tốt các dự án chỉnh lý tài liệu; một bằng chứng khác cho thấy khả năng dùng người của Tổng Giám đốc, trong năm 2013 Ông Bùi Quang Huy tuyển một nhân viên trái chuyên ngành hoàn toàn với ngành Kinh doanh - anh Nguyễn Xuân Bách, tuy nhiên sau 6 tháng làm việc tại công ty, bằng sự thông minh, nhanh nhạy và khả năng của mình, người này đã khẳng định vị trí của mình trong một lĩnh vực không thuộc chuyên ngành, và hiện nay anh đang giữ chức vụ Trưởng phòng Kế hoạch - Kinh doanh

Văn hóa ứng xử của cấp trên với cấp dưới tại Công ty HT còn được thể hiện thông qua chế độ thưởng phạt công minh Trong công việc luôn luôn có thưởng và có phạt, người lãnh đạo phải luôn rõ ràng trong hai vấn đề này, bằng những cách thức nhất định thì thưởng và phạt cũng cần có nghệ thuật để cho người bị phạt cảm thấy đó là điều rõ ràng và minh bạch để họ không cảm thấy bất mãn; ngược lại cần phải thưởng cho những trường hợp làm việc thật sự tốt

và cần được khích lệ động viên Những điều này đã được Ban lãnh đạo Công ty thực hiện rất có hiệu quả Làm việc trong một môi trường doanh nghiệp trẻ, đang trên đà phát triển và lớn mạnh, mặc dù hiện nay kinh tế của công ty còn hạn chế, thế nhưng Ban lãnh đạo công ty luôn ý thức được vai trò và ý nghĩa của

việc thưởng phạt công minh Dự án “chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ công trình đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải phòng” là dự án tương đối lớn, dự án này gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoàn thiện, có thể nói dự án này gần như không có cách giải quyết để kết thúc, tuy nhiên chị Lương Thị Chiên - phó phòng Lưu trữ - Số hóa đã làm được điều mà các cấp lãnh đạo nghĩ khó có thể làm được, sau khi giải quyết được vấn đề khúc mắc, chị được lãnh đạo thưởng nóng với số tiền tương ứng với mức lương tháng của chị Điều này khiến không những chị mà còn tất cả các nhân viên trong công ty cảm thấy tin tưởng vào kết quả của sự cố gắng, sự cố gắng sẽ luôn luôn có sự đền bù xứng đáng Hình thức thưởng nóng và bất ngờ luôn được Ban lãnh đạo lựa chọn, trước những cố gắng của nhân viên, mặc dù giá trị phần thưởng không quá lớn tuy nhiên như vậy cũng đủ làm những nhân viên đó bất ngờ và thêm động lực cố gắng trong công việc Những lời nói động viên trong công việc luôn được Ban lãnh đạo công ty truyền đạt tới nhân viên của một cách nhẹ nhàng và gần gũi nhất, khiến cho không khí tại Công ty luôn vui vẻ và điều này tạo cảm giác thoải mái cho mọi người trong công việc Mặc dù luôn quan tâm và động viên tới các nhân viên trong công ty, nhưng việc khiển trách đối với những cá nhân không làm tốt công việc hoặc sai cách thức được chỉ đạo vẫn diễn ra, việc khiển trách trong công việc là không thể tránh khỏi, và nó có thể làm cho tâm lý người bị khiển trách cảm thấy không thoải mái Tại Công ty HT việc các nhân viên bị khiển trách khi không hoàn thành tốt công việc là việc vẫn diễn ra Trong những dự án chỉnh lý

mà công ty giao trách nhiệm cho phòng Lưu trữ - Số hóa, có một số dự án do không có sự phối hợp nhịp nhàng với chủ đầu tư đã gây nên nhiều khó khăn trong quá trình làm và làm chậm rất nhiều thời gian so với quy định Những việc như vậy buộc Ông Bùi Quang Huy - Tổng Giám đốc phải khiển trách trước các phòng ban để các phòng không diễn ra tình trạng như vậy Tuy nhiên nhờ vào cách thức nói chuyện rõ ràng, và thực hiện theo các bước tiến: bước đầu khẳng định, chê trách và cuối cùng khích lệ của Ban lãnh đạo, mà nhân viên nhận ra lỗi sai của mình, thấy được mình cần cố gắng vì mục tiêu chung thay vì không thoải mái thì các nhân viên bị khiển trách đã nhận ra việc cần làm là phải thay đổi và

cố gắng hơn

Ban lãnh đạo Công ty HT là những người rất biết cách thu phục nhân viên dưới quyền Tổng Giám đốc - Ông Bùi Quang Huy là người rất nhiệt huyết trong công việc, ông coi công việc là trên hết và luôn đặt nó lên hàng đầu, điều này có tác động lan tỏa tới mọi thành viên, ai cũng nhận thấy được và thật sự cố gắng vì đứa con tin thần của mình Cụ thể là trong tất cả các dự án có khả năng đạt được hay không ông đều đi trước đón đầu, cố gắng tìm mọi cách thức để đạt được dự án và mang về công việc cho các nhân viên Bằng sự truyền lửa trong cách thức nói chuyện của mình, kết hợp với cách thức nêu gương và lòng nhiệt tình trong mọi công việc Ban lãnh đạo công ty đã làm cho nhân viên dưới quyền tuân theo với một thái độ chấp nhận vui vẻ Trong mọi dự án của Công ty Ban lãnh đạo Công ty luôn là những người mở đường cho những dự án, rồi sau đó các phòng ban mới tiếp nhận công việc; mặc dù có những dự án rất khó khăn để

có thể giành được cho Công ty, tuy nhiên bất chấp những khó khăn, vất vả, bỏ quên những công việc cá nhân Ban lãnh đạo Công ty luôn là những người lo lắng và dùng mọi cách thức, và đặt mục tiêu công việc lên hàng đầu để có thể giành được những dự án quan trọng mang về thành công và tên tuổi cho công ty Những hành động này đã làm cho các nhân viên trong công ty tự cảm nhận được lòng nhiệt tình, hăng hái của người quản lý và tiến hành công việc của họ với tinh thần trách nhiệm cao nhất, và như vậy hiệu quả công việc sẽ tăng và nhân viên sẽ rút ra nhiều kinh nghiệp quý báu “Lời khen” cũng là một công cụ hữu hiệu cổ vũ tinh thần cho nhân viên, sử dụng lời khen có hiệu quả sẽ có tác dụng khơi dậy tinh thần làm việc của nhân viên; lời khen cần phải xuất phát từ tấm lòng Nắm bắt được yếu tố tâm lý này, cùng với sự quan tâm của những người lãnh đạo với nhân viên của mình, Ban lãnh đạo công ty luôn dành những lời khen đúng lúc, đúng chỗ, họ khen khi nhân viên làm được những điều tốt dù chỉ

là những việc nhỏ nhặt; khen cả những người có nỗ lực dù họ thuộc tầng lớp thấp nhất trong công ty như các công nhân tại phân xưởng; khen cả những nhân viên mới vào công ty để họ có lòng tự tin trong công việc; ngay cả với nhân viên gặp thất bại đang chán nản, người lãnh đạo cũng dùng lời khen như liều thuốc

động viên tinh thần của họ Chỉ là những lời khen đơn giản như “Em làm việc tốt lắm hay em đã hoàn thành công việc rất tốt, anh đánh giá cao năng lực và khả năng giải quyết công việc của em”; hay “mặc dù mới về công ty nhưng anh thấy

em là người rất có khả năng, rất hiểu văn hóa công ty” v…v, hoặc chỉ là những câu nói hài hước làm giảm không khí làm việc căng thẳng trong công ty thôi, tất

cả những điều đó đã khích lệ tinh thần và tạo hứng khởi làm việc rất lớn tới mọi thành viên trong công ty

Văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới tại Công ty HT còn được thể hiện qua việc họ quan tâm đến thông tin phản hồi từ phía nhân viên Dự án

“Chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Văn phòng HĐND - UBND huyện Hoài Đức, là một dự án tương đối lớn, thời gian kéo dài 3 tháng tuy nhiên khi sang đến tháng thứ hai, bộ phận Kế toán vẫn chưa thể hoàn thành các thủ tục thanh toán tạm ứng cho các đội chỉnh lý; môi trường làm việc nóng nực do nằm trên tầng 5 không có điều hòa, số lượng quạt ít khiến cho các nhân viên chỉnh lý cảm thấy bức xúc và không thoải mái, sau khi nhận được những thông tin phản hồi từ các nhân viên chỉnh lý Ban lãnh đạo công ty đã xem xét và giải quyết vấn đề nóng nực tại đó bằng việc mua thêm quạt làm giảm sự nóng nực khi làm việc Khi người lãnh đạo quan tâm tới thông tin phản hồi từ phía nhân viên thì chắc chắn những nhân viên này sẽ cảm thấy lời nói của mình được tôn trọng, và mình cần phải cố gắng nhiều hơn trong công việc để luôn đưa ra được nhưng thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của công ty Họ quan tâm ngay cả đến những lời phàn nàn từ phía nhân viên, bởi họ biết những lời phàn nàn này phản ánh một phần những việc đang diễn ra tại công ty; mặt khác những lời phàn nàn của nhân viên trong công ty cũng có thể cung cấp những phản hồi có ích bởi những lời phàn nàn của nhân viên cũng có giá trị như lời phàn nàn của khách hàng

Ngoài ra, Ban lãnh đạo công ty cũng là những người rất quan tâm tới cuộc sống riêng của nhân viên, hàng ngày trong giờ làm việc hoặc giờ nghỉ trưa Ông Bùi Quang Huy - Tổng Giám đốc công ty; hay Ông Hoàng Huy Hùng - Chủ tịch Hội đồng quản trị, vẫn dành thời gian để nói chuyện và trao đổi với các nhân viên trong công ty những vấn đề quen thuộc trong cuộc sống như: “trưa nay mọi

người ăn gì, nấu cơm hay ăn cơm ở ngoài?” hay là “em bầu mấy tháng rồi sắp sinh chưa, có cảm thấy nặng nề hay khó chịu không?” để giảm khoảng cách và tăng không khí cởi mở gần gũi giữa các thành viên trong công ty, bằng việc nhớ tên của mọi người, hỏi han tình hình sức khỏe của gia đình họ, đó chỉ là những điều nhỏ nhặt thôi những giúp nhân viên cảm nhận rõ sự quan tâm từ những cái nhỏ nhất từ chính người lãnh đạo của mình, điều này tác động rất lớn đến tâm lý

và sự cố gắng nỗ lực cũng như sự trung thành của nhân viên đối với tổ chức Với những vấn đề quá căng thẳng và quá khó khăn để nhân viên giải quyết, Ban lãnh đạo công ty luôn là những người suy nghĩ, tìm kiếm giải pháp khắc phục khó khăn vì mục tiêu chung của tổ chức, chứ không để nhân viên của mình phải chịu đựng một mình và không có cách giải quyết Ngoài ra vì có những căng thẳng, hay va vấp nhau về ý kiến giữa các nhân viên thì Ban lãnh đạo công ty cũng luôn là những người có vai trò giải quyết đồng thời có sự phối hợp chặt chẽ với các thành viên trong tổ chức để xử lý những tình huống như vậy một cách có hiệu quả

2.1.2 Ứng xử của cấp dưới với cấp trên

Có thể nói không khí làm việc tại Công ty HT luôn có phần vui vẻ và thoải mái giữa những thành viên trong công ty, không chỉ bởi cách ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới, mà còn là cách ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên

Những nhân viên tại Công ty HT là những người nhân viên có thể nói rất hiểu chuyện, rất vui vẻ, hòa đồng và mang tinh thần đoàn kết rất cao Họ luôn biết cách thể hiện vai trò của mình trước cấp trên, và luôn tỏ ra mình là những người thông minh khi hầu hết những mong muốn và quyết sách của cấp trên đưa

ra đều được họ tiếp thu và thực hiện tốt

Họ luôn tôn trọng và cư xử đúng mực với cấp trên của mình Khi có những ý kiến xung đột trong khi bàn bạc công việc kinh doanh với cấp trên, có những lúc ý kiến của nhân viên không được Ban lãnh đạo tán thành, tuy nhiên bằng kiến thức, khả năng và những cách thức của mình, các nhân viên của Công

ty HT luôn biết cách cố gắng để làm cho cấp trên thay đổi quan điểm và đánh giá cao hơn về ý kiến mà mình đề xuất

Trong công việc của mình, những nhân viên tại Công ty HT luôn là những người ý thức được trách nhiệm trong phần việc của mình, điều đó được thể hiện qua doanh thu của công ty, được thể hiện bằng việc các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ của công ty phần lớn luôn được thực hiện và giải quyết một cách có hiệu quả và ít rủi ro nhất, rất ít khi các nhân viên trong công ty để phần việc của mình ảnh hưởng đến người khác, điều này thể hiện rằng từng thành viên ý thức tốt về trách nhiệm của mình với công việc và với công ty Mọi cố gắng và nỗ lực của các nhân viên đều được mọi thành viên trong công ty chia sẻ với nhau, họ ý thức được rằng không chỉ mình họ làm nên những thành công đó, khi đạt được những thành công trong công việc các nhân viên đều chia sẻ thành công đó cùng các cấp lãnh đạo của mình, điều này giúp tình cảm giữa mọi người tăng lên và ngày càng khăng khít; đồng thời cũng tạo niềm tin cho các cấp lãnh đạo, tạo điều kiện

để họ chia sẻ với nhân viên của mình nhiều những cơ hội công việc về sau

Những nhân viên đều là những người trẻ, năng động và nhiệt huyết trong công việc, họ luôn có những khát vọng và tham vọng trong công việc do đó họ luôn cố gắng để hoàn thành phận sự của mình hoàn hảo hơn sự kỳ vọng của cấp trên; đồng thời chấp nhận những thử thách mới với mong muốn học hỏi thêm nhiều điều Điều đó được chứng minh qua thời gian thực hiện công việc và thời gian hoàn thành công việc; mặc dù được quy định giờ tan làm mỗi ngày vào 5h30’ buổi chiều nhưng hầu hết nhân viên làm việc đến 6h và còn có thể muộn hơn rất nhiều với mong muốn hoàn thành những phần việc của mình để không ảnh hưởng đến tiến độ công việc và mang lại những thành công riêng cho từng công việc của mỗi người Một số nhân viên đã lập gia đình, một số chưa lập gia đình, tuy nhiên khi công ty có những dự án xa như ở Miền Nam và Miền Tây, tất cả các nhân viên vẫn sẵn sàng tham gia công tác dài ngày để hoàn thành công việc được giao

2.1.3 Ứng xử giữa các đồng nghiệp

Như đã nói, các nhân viên và cả Ban lãnh đạo Công ty HT đều là những người trẻ, rất năng động, sáng tạo, có trách nhiệm, tràn đầy nhiệt huyết với công việc Mọi người đều là những người vui vẻ, hòa đồng và thân thiện, hiếm có môi

trường làm việc nào lại hội tụ đủ những yếu tố về con người như vậy, đến công

ty mọi người luôn tạo ra bầu không khí vui vẻ và chan hòa nhất, có đôi khi trêu đùa và tạo nên những tiếng cười làm xóa đi những căng thẳng, không có những lời chỉ trích, mỉa mai hay nói xấu bất kỳ thành viên nào sau lưng; họ đều là những nhân viên có khả năng tuy nhiên chưa bao giờ mọi người tỏ ra hơn người khác; trong công việc không có những thủ đoạn len lỏi Chính vì vậy giữa những nhân viên trong công ty là tình bạn và tình đồng nghiệp theo đúng nghĩa Khi anh Nguyễn Văn Lâm - nhân viên phòng Kinh doanh có những vướng mắc trong cuộc sống, thì chị Cao Thùy Linh - nhân viên phòng Kinh doanh đứng ra giải quyết phần việc cho anh Lâm, và ở các phòng khác cũng vậy, mọi người tự cân đối công việc, hỗ trợ phần việc của người kia lúc khó khăn để chất lượng công việc luôn được đảm bảo; và đồng thời thể hiện được tình cảm thân thiết của mọi người dành cho nhau trong công ty Ngoài giờ làm việc, thứ hai hàng tuần công

ty vẫn tổ chức đá bóng giao lưu với các công ty khác, các thành viên trong công

ty thường đến sân bóng để cổ vũ động viên tinh thần, kết thúc mỗi trận bóng tất

cả mọi người ngồi lại cùng nhau nói chuyện, ăn uống Mỗi khi một nhân viên nào chuyển nhà mới, tất cả mọi người cùng rất nhiệt tình đến chia vui; hay khi ai

đó bị đau ốm thì mọi người cùng nhau tới thăm hỏi động viên tinh thần; hoặc đến chia buồn khi đồng nghiệp có người thân qua đời Cách các nhân viên công

ty HT hiểu, đồng cảm cùng nhau, quan tâm đến nhau và biết cách giúp đỡ nhau khi cần thiết đã góp phần xây dựng văn hóa công ty có bản sắc riêng; làm cho các thành viên cảm nhận được tình cảm gắn gó lẫn nhau trong một gia đình lớn

là công ty

2.1.4 Ứng xử với công việc

Trong công việc, văn hóa ứng xử được thể hiện trong cách ăn mặc giữa các thành viên trong công ty Công ty HT không có những quy định về đồng phục cho các thành viên nhằm tạo sự thoải mái cho mọi người trong khi làm việc, tuy nhiên hiểu được tính chất công việc thường phải đi giao dịch và làm việc cùng các đối tác thuộc các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp nên các nhân viên tại công ty luôn ý thức về việc ăn mặc gọn gàng và lịch sự để không

làm ảnh hưởng xấu đến danh tiếng công ty Trong công việc, mọi người luôn tôn trọng lĩnh vực của người khác, không tỏ ra giỏi giang hay bình luận về công việc của người khác, chỉ có thể là giúp đỡ các nhân viên khác chứ không ai tỏ ra giỏi giang trong công việc mà mình không phụ trách Như phòng Kế hoạch - Kinh doanh và phòng Lưu trữ - Số hóa; hai phòng với hai chức năng và chuyên môn khác nhau, trong cùng văn phòng làm việc các thành viên tại hai phòng này vẫn thường xuyên hỗ trợ và giúp đỡ cho các công việc của phòng khác như photo tài liệu, đóng quyển tài liệu, chuyển phát thư…., nhưng chưa bao giờ xen ngang hay có thái độ với cách thức làm việc của phòng kia

Các thành viên trong công ty vẫn luôn trao đổi với nhau những kiến thức,

kỹ năng và kinh nghiệm có liên quan trong công việc và hoạt động của công ty với nhau trong và ngoài giờ làm việc; mọi người luôn có ý thức học hỏi và biết cách ứng xử một cách linh hoạt

Trong công việc, các nhân viên trong công ty luôn có ý thức chấp hành thời gian làm việc; mặc dù do tính chất công việc thường xuyên phải đi các dự

án hoặc gặp đối tác, tuy nhiên hầu hết các nhân viên vẫn luôn ý thức việc chấp hành thời gian làm việc của công ty; không bớt xén thời gian làm việc hoặc sử dụng thời gian đó làm những việc không phải vì mục đích của công ty

Nhìn chung các nhân viên của Công ty HT luôn có kế hoạch cho công việc của mình, lập ra kế hoạch nhằm mục đích theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện công việc Các phòng ban đều quán triệt phương pháp chung trong giải quyết công việc là lập kế hoạch và theo dõi cụ thể kế hoạch; đồng thời thông qua

kế hoạch, nếu có sự thay đổi nào báo ngay các phòng ban, cá nhân có liên quan

để phối hợp thực hiện Mỗi phòng có những hình thức kế hoạch riêng để theo dõi các dự án và từng bước công việc khác nhau

Trong công việc, giữa Ban lãnh đạo và nhân viên; giữa những nhân viên với nhau luôn có sự lắng nghe, để truyền đạt nội dung công việc và các chính sách hoặc những vấn đề diễn ra thì luôn có một bên nói và một bên lắng nghe, điều này tạo nên giá trị văn hóa trong công việc tại Công ty Sự lắng nghe là rất quan trọng, nếu như người lãnh đạo nói nhân viên không nghe, không có sự tiếp

thu; hoặc giữa các nhân viên với nhau khi chia sẻ điều gì đó người nói không có người lắng nghe, thì những điều người nói nói ra là vô tác dụng và không có ý nghĩa Mọi người trong công ty luôn có ý thức giải quyết những vấn đề của riêng mình; không có sự đổi lỗi cho người khác khi mình mắc lỗi, cũng không có chuyện các nhân viên phàn nàn nhiều về những nguyên tắc không thể thay đổi được

Nhìn chung, văn hóa ứng xử nội bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT rất văn minh, hiện đại và đã làm nên những giá trị trong văn hóa doanh nghiệp của công ty Văn hóa ứng xử qua các biểu hiện cụ thể như ứng xử của cấp trên với cấp dưới; của cấp dưới với cấp trên; ứng xử giữa các đồng nghiệp và ứng xử với công việc đều được các thành viên thể hiện rất tốt góp phần củng cố văn hóa công ty, đồng thời góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên ngoài những điều đã thực hiện tốt thì trong văn hóa ứng xử nội bộ công ty vẫn còn có những điểm hạn chế, thể hiện qua những việc sau đây:

Đối với người Lãnh đạo công ty vẫn còn diễn ra tình trạng “dùng người chỉ vì thân” điều này có thể gây ra những ảnh hưởng không tốt trong công việc của công ty, bởi dùng người chỉ vì thân có thể sẽ hạn chế việc dùng nhân tài tích cực và có tính sáng tạo; có thể làm cho những người không cùng gia tộc và người không thân quen mất đi lòng trung thành và lực hướng tâm đối với công ty; quyền lực của người lãnh đạo không có sự hạn chế, thiếu sự giám sát đôn đốc

có hiệu quả; nảy sinh vấn đề lãnh đạo thường dùng thay lý, làm chế độ trở thành hình thức, cá nhân độc đoán quyết sách, dẫn đến những tổn thất cho công ty Đối với nhân viên: nhân viên trong công ty HT hầu hết là những người tuyệt vời trong cách cư xử với cấp trên và với đồng nghiệp, tuy nhiên trong công việc họ vẫn còn một số hạn chế Đó là việc vẫn còn tình trạng lạm dụng nghỉ ốm, vấn đề này thuộc về ý thức của mỗi thành viên, nó gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc, nhưng nó cũng là một vấn đề rất khó giải quyết đôi với những người lãnh đạo; hầu hết các nhân viên đều ý thức tốt trong vấn đề tôn trọng giờ giấc làm việc, tuy nhiên vẫn còn 1 bộ phận nhỏ nhân viên trong công ty sử dụng giờ làm

việc công như đi gặp đối tác, khách hàng rồi ăn gian thời gian, làm lãng phí quỹ thời gian làm việc của công ty

2.2 Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu

2.2.1 Các khía cạnh văn hóa trong xây dựng các thành tố thương hiệu

Khi xây dựng thương hiệu Ban lãnh đạo Công ty HT luôn chú ý đến việc đặt tên thương hiệu; xây dựng logo của thương hiệu; xây dựng câu khẩu hiệu; xây dựng hình ảnh công ty

* Đặt tên thương hiệu

Tên đầy đủ của công ty là Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Như vậy thương hiệu của Công ty HT được đặt bởi tên riêng; Chữ

“HT” là chữ viết tắt của ba người có sức ảnh hưởng lớn và đặt nền móng cho sự hình thành công ty đó là chữ viết tắt của ba cái tên: Lê Xuân Tình - Chủ tịch Hội đồng tư vấn; Hoàng Huy Hùng - Chủ tịch Hội đồng quản trị; Bùi Quang Huy -Tổng Giám đốc công ty Như vậy HT là chữ cái viết tắt của ba cái tên có sức ảnh hưởng lớn đến sự thành lập và toàn bộ hoạt động của công ty Ngày nay, mọi người trong xã hội ngày càng xích gần nhau hơn, và tên riêng cũng được sử dụng nhiều hơn trong giao tiếp và trong việc đặt tên cho thương hiệu bởi nó nghe thân thiện hơn so với cách dùng họ hay cả họ lẫn tên trong xưng hô Ý nghĩa của việc Ban lãnh đạo sử dụng tên riêng, bởi đây là nguồn gốc của sự thành lập công ty, thương hiệu của công ty sẽ mang dấu ấn đặc trưng của những thành viên trong Ban lãnh đạo công ty này Thương hiệu của Công ty được lấy bằng tên của những người sáng lập công ty, điều này rất có ý nghĩa với những người sáng lập ra công ty, thành công hay thất bại đều sẽ gắn tên tuổi của họ, tên tuổi của họ luôn đồng hành cùng sự phát triển của công ty trong mọi hoàn cảnh Ngoài ra có thể thấy việc sử dụng tên riêng giúp thương hiệu tạo được sự thân thiết nơi khách hàng, nhất là những cái tên vốn rất quen thuộc với họ Nhờ vậy, thương hiệu có thể trở thành một người bạn, Ban lãnh đạo công ty nhận thấy họ cần phải tạo dựng một hình ảnh gần gũi và thân thiện, đồng thời mang một ý nghĩa nhất định với công ty, do đó qua việc sử dụng tên riêng làm thương hiệu cho sản phẩm, họ cảm thấy thương hiệu của mình cũng mang dáng dấp của một con người bằng xương bằng thịt

* Xây dựng logo thương hiệu

Logo được sử dụng từ năm 2016 trở về trước

Logo được thay đổi và sử dụng từ năm 2017

Dù là logo nào thì các logo này được tạo dựng đều mang ý nghĩa là truyền tải những mục tiêu định vị hay đặc trưng của thương hiệu công ty

Logo hiện nay của công ty HT được lựa chọn và thiết kế rất đơn giản đó

là hình ảnh hai chữ cái “HT” cách điệu đứng cạnh nhau với màu sắc của chữ là màu xanh dương, cùng với một hình gần giống hình elip nghiêng có với màu sắc

là màu cam Hình ảnh logo có vẻ rất đơn giản giống như chính những người đàn ông làm nên thương hiệu này, họ đều là những người đàn ông, và họ tạo dựng những thành tố thương hiệu vừa trẻ trung, đơn giản nhưng vẫn hiện đại phù hợp với định hướng thị trường Màu sắc được chọn lựa cho logo cũng khá đơn giản tuy nhiên nó vẫn toát lên được sự mới mẻ, khỏe khoắn

Hai logo được sử dụng có sự khác biệt trong thiết kế, tuy nhiên logo mới của công ty nhìn đơn giản và tinh tế hơn, có sự phóng khoáng hơn và màu sắc cũng tương sáng hơn so với logo trước đó Logo của công ty được sử dụng trong mọi hoạt động của công ty, tồn tại và ứng dụng nhiều nhất trong các văn bản nội

bộ, cũng như những văn bản gửi đến khách hàng