Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng tổng công ty truyền hình cáp việt nam

Hiện nay, trong hoạt động của Tổng Công ty Truyền hình Cáp, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Tổng Côn

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng

Mã SV: 1405QTVC017

Lớp: ĐH_QTVP14C

Khoa: Quản trị Văn phòng

Trong thời gian từ ngày 18 tháng 12 năm 2017 đến ngày 11 tháng 2 năm

2018 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam để nâng cao kiến thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp

“Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công

ty Truyền hình Cáp Việt Nam” Em xin cam đoan rằng đề tài này được nghiên cứu

dựa trên những kiến thức lý luận đã được học trên nhà trường và số liệu được cung cấp bởi Tổ Hành chính Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam và tham khảo tại các tạp chí, internet Vì vậy kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản đến của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016-2017 39 Biểu đồ 2.2: Số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016- 2017 45

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Nhiêm vụ nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Bố cục của khóa luận 6

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7

1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.1.1 Khái niệm văn thư 7

1.1.2 Khái niệm Tổ chức 12

1.1.3 Khái niệm quản lý 13

1.2 Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn thư 15

1.2.1 Nội dung công tác tổ chức văn thư 15

1.2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư 17

Tiểu kết Chương 1 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM 23

2.1 Khái quát chung về Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam và Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 23

2.1.1 Quá trình phát triển của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam 24

2.1.3 Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 27

2.2 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 28

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 28

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền

hình Cáp Việt Nam 52

Tiểu kết chương 2 59

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM 60

3.1 Đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 60

3.1.1 Đánh giá công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 60

3.2 Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư 63

3.2.1 Nguyên nhân của kết quả đạt được 63

3.2.2 Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế 64

3.3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 64

3.3.1 Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức 65

3.3.2 Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy 67

3.3.3 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 69

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn

xã hội đồng thời tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa của đất nước cũng tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển

- thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay, Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội,

về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức Trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, doanh nghiệp cần được đẩy mạnh hơn nữa

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, Việt Nam đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Bởi công tác văn thư không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi và truyền đạt lại các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Vì vậy, công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là một đơn vị truyền hình trực thuộc Đài truyền hình Việt Nam, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty

đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của các đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này

Hiện nay, trong hoạt động của Tổng Công ty Truyền hình Cáp, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, vẫn còn những vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ chức quản lý nhân lực, trang thiết bị Nhận thức được vấn đề đó trong quá trình thực tập thực tế tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, chúng tôi đã lựa

chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn

phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp của

mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chúng tôi đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư

3 Nhiêm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tổng hợp lý luận về hoạt động tổ chức và quản lý văn thư

- Tìm hiểu, thu thập, phân tích, đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

4 Lịch sử nghiên cứu

Cho đến thời điểm hiện nay đã có nhiều sách báo tạp chí,… viết về nội dung công tác văn thư Cụ thể:

* Các giáo trình:

- Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần phương Hiền (2012), Quản

trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân: Giáo trình cung cấp những kiến

thức tổng hợp về văn phòng, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng trong đó có công tác văn thư Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu những cơ

sở lý luận để tác giả đi sâu nghiên cứu những nội dung có liên quan đến công tác văn thư

- Trần Kiểm (2009), Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý giáo dục,

NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội: Giáo trình cung cấp những kiến thức tổng hợp về quản lý, từ đó chúng tôi làm căn cứ để đi sâu tìm hiểu về nội dung quản lý văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của Đảng và

Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải:

Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để đối chiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật

- Trường Cao đẳng Nội vụ (2009), Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư,

NXB Giao thông vận tải

- Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB

Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007: Giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung trong công tác văn thư và những vấn đề liên quan

* Đề tài khóa luận:

- Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn

thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số giải

pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần giấy An Hòa”

- Trần Thị Thúy (2013) Khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp

hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”

- Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức và

quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã hội”, Đại

Trong quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu đề tài, chúng tôi thấy rằng chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam cả về lý luận cũng như thực tiễn Thông qua đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện công tác văn thư tại văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam và đóng góp cho nghiên cứu khoa học cũng như các tác giả nghiên cứu lý luận để làm các đề tài tiếp theo

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam từ tháng 01 năm 2016 đến hết năm

2017

Phạm vi nghiên cứu:

- Thời gian nghiên cứu: Tháng 01 năm 2016- tháng 12 năm 2017

- Không gian: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

6 Giả thuyết nghiên cứu

Dựa trên mục tiêu nghiên cứu, chúng tôi tìm hiểu về nội dung tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam Thông qua việc khảo sát, tác giả tìm ra những tồn tại, hạn chế trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư tại tổng công ty Từ đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp nhằm khắc

phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng Tổng Công ty trong thời gian tới

7 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực hiện một số phương pháp sau:

- Phương pháp hệ thống: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để liên kết lý luận và thực tiễn từ đó giúp chúng ta xâu chuỗi và dễ dàng nhận diện những vấn đề tồn tại trong công tác tổ chức và quản lý văn thư, đồng thời rút ra đánh giá thực trạng thực hiện công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nguồn số liệu từ phòng hành chính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo, mạng internet… Chúng tôi sử dụng phương pháp này để tổng hợp và loại bỏ những thông tin không có tính khả dụng tìm ra các thông tin mang tính chinh xác, từ đó, tác giả làm căn cứ để tìm ra bản chất, các mối quan hệ trong công tác văn thư

- Phương pháp quan sát: Với phương pháp này chúng tôi quan sát các cán bộ phòng ban thực hiện nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều hành của mình, từ đó đánh giá đúng về việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Phương pháp phỏng vấn: Chúng tôi phỏng vấn các đối tượng khác nhau làm việc trong Văn phòng Việc phỏng vấn giúp chúng tôi đánh giá được thái độ cũng như những quan điểm của họ trong công tác văn thư

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý từ đó đưa ra các đánh giá

Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

8 Bố cục của khóa luận

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham khảo thì phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc lệnh,…)

để phục vụ cho quản lý điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung Cổ Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng

[20, tr11]

Như vậy, văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và là phương tiện

để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước

Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu được

các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được sử dụng nhiều

và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương Không những vậy còn rất quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp

Trong đề tài này, tôi sử dụng khái niệm công tác văn thư của tác giả Vương

Đình Quyền: Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo

văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức [20, tr 11]

Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao gồm:

• Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được mục đích, yêu cầu của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với những yêu cầu của văn bản; Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong việc duyệt, bổ sung về nội dung của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định

• Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[9, tr1]

Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

07/2012/TT-sơ và nộp lưu hồ 07/2012/TT-sơ và tài kiệu vào lưu trữ cơ quan Quản lý văn bản đi gồm 05 bước:

- Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ

- Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên

máy tính Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm

dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công An

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chọn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có) Văn bản được chuyển phát

đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 02 bản (1bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc):

• Quản lý văn bản đến:

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức [9, tr1] Quản lý văn bản đến gồm 04 bước:

- Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư

cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận văn bản Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bóc bì văn bản

- Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập sổ đăng

ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012

- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để xem xét và phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết Khi phân phối văn bản văn thư cơ quan đăng

ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị

cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định Người đứng đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản

• Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp

và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định Nghiệp

vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ chuyên môn phải có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn Luật định

Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và kiểm tra việc sử dụng dấu; cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan

* Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay

- Vị trí: Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh đạo trong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời là kênh thông tin cho hoạt động của cả cơ quan Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản để phổ biến chủ trương chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối hợp công tác, ghi lại những sự

kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của cơ quan Công tác văn thư đặc biệt quan trọng đối với thực hiện công tác văn phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trong công tác văn phòng

+ Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan Tổ chức tổt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không mất mất thất lạc là góp phần bảo vệ bí mật nhà nước và cơ quan

+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu bởi công tác văn thư là nguồn thường xuyên và chủ yếu của công tác lưu trữ

- Yêu cầu: Để thực hiện tốt công tác văn thư của cơ quan cần đáp ứng các yêu cầu:

+ Nhanh chóng: Yêu cầu này xét đến mức độ khẩn và quan trọng của văn bản đêt chuyển giao văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết đồng thời quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

+ Chính xác: Yêu cầu nội dung văn bản phảo chính xác theo yêu cầu công việc, đúng với đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước Văn bản phải đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức văn bản

+ Bí mật: Là yêu cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện mang tính chính trị của công tác văn thư

+ Hiện đại: Hiện đại hóa công tác văn thư là tiền đề để nâng cao năng suất, chất lượng công tác và là yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan trong thời đại công nghệ thông tin

có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người Theo đó, mối quan hệ của con người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định [23, tr2]

Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có các nghĩa sau đây:

- Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

- Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức

là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là

việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”

Trong đề tài này, tác giả sử dụng tổ chức như một động từ có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

Trong đề tài, chúng tôi sử dụng từ “tổ chức” với nghĩa: “Tổ chức là quá

trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức tốt” [21, trg 1]

Từ khái niệm về tổ chức, chúng ta có thể hiểu tổ chức công tác văn thư là quá trình sắp xếp, bố trí các nội dung công việc có liên quan đến công tác văn thư như tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự, tổ chức nghiệp vụ văn thư, tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư,… trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên

1.1.3 Khái niệm quản lý

Bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động (tổ chức, điều khiển, kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong muốn và đạt mục tiêu đã đề ra Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý” Thông thường, quản

lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều

khiển hệ thống” [14, tr5]

- "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực

của tổ chức" [18, tr7]

- Theo F Taylor: Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất Sau này ông Lerence chủ tịch hiệp hội các nhà kinh doanh Mỹ đã khái quát quan điểm của F Taylor và cho rằng: Quản lý là thông qua người khác để đạt được

mục tiêu của mình [22, tr.11]

- Trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” Harold Koontz cho

rằng: “Quản lý là một dạng thiết yếu, nó đảm bảo phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt

được mục tiêu của nhóm Ngoài ra ông còn cho rằng: Mục tiêu của nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, và sự bất mãn cá nhân ít nhất Với tư cách thực hành thì quản lý là một nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một

khoa học” [15, tr.33]

- Theo Paul Hersey và KenBlanc Heard trong cuốn “Quản lý nguồn nhân

lực” thì: Quản lý là một quá trình cùng làm việc giữa nhà quản lý và người bị quản

lý nhằm thông qua hoạt động của cá nhân, của nhóm, huy động các nguồn lực khác

để đạt mục tiêu của tổ chức.” [13, tr.17]

- Ở Việt Nam, tác giả Trần Kiểm cho rằng: “Quản lý là những tác hoạch

định của chủ thể quản lý trong việc huy động, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) trong và ngoài tổ chức( chủ yếu là nội lực) một cách tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất [17,

mục đích của tổ chức” [11, tr.16]

- Cho dù cách tiếp cận nào thì bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động (tổ chức, điều khiển, kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong muốn và đạt mục tiêu đã đề ra Quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật

Trong đề tài này, chúng tôi sử dụng từ “quản lý” với nghĩa: “Quản lý là sự

tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi” [19, tr6]

Từ khái niệm chung về quản lý, chúng ta có thể hiểu khái niệm quản lý công tác văn thư là: Sự tác động của Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan lên quá trình thực hiện công tác văn thư bằng các phương pháp, công cụ quản lý thích hợp nhằm đảm bảo cho việc

thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan, tổ chức đề ra

1.2 Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn thư

1.2.1 Nội dung công tác tổ chức văn thư

1.2.1.1 Tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư

Tổ chức bộ máy là quá trình dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của cơ quan để sắp xếp về lực lượng, quy định rõ ràng, cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện công việc, đồng thời

bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống của cơ quan hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất Điều này có vai trò duy trì hoạt động của

tổ chức một cách rõ ràng, khoa học

Công tác văn thư là những công việc đặc thù có liên quan đến nhiều giấy tờ, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng mang tính chất phức tạp, liên quan đến tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết các thủ tục giấy tờ

Trong thực tế lãnh đạo không thể theo dõi kiểm soát hết những nghiệp vụ này đặc biệt là trong các cơ quan có quy mô và phạm vi lớn Vì vậy cần có bộ phận phụ trách công tác văn thư của cơ quan Tùy thuộc vào khối lượng công việc mà lãnh đạo có thể tổ chức thành các phòng ban hoặc là chuyên viên kiêm nhiệm

Bên cạnh đó, việc tổ chức phòng làm việc cũng chiếm một phần quan trọng việc bố trí cần theo đúng chức năng, tính chất công việc Đối với văn thư cần phải

có những bàn rộng rãi có vách ngăn với khu vực bên ngoài; các máy móc như máy photocoppy, máy in… phải được bố trí phù hợp, tiện lợi khi sử dụng; vị trí ngồi làm việc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợp với chức danh làm việc Để bố trí được phòng làm việc tốt cần chú ý các vấn đề như không gian, số lượng nhân sự trong phòng…

Vì vậy, lãnh đạo văn phòng là người tổ chức phòng ban văn thư, kiểm tra, quan sát

và đưa ra quyết định tốt nhất, phù hợp nhất

1.2.1.2 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư

Tổ chức nhân sự là quá trình tìm người phù hợp để giao phó một chức vụ, một cương vị đang trống, hoặc đang cần được thay thế Nói cách khác tổ chức nhân

sự là sắp xếp đúng người vào đúng vị trí và đúng thời điểm

Công tác văn thư là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, việc nâng cao hiệu quả quá trình làm việc phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó việc tổ chức và quản lý nhân sự làm việc là yếu tố rất quan trọng Căn cứ vào quy mô, tính chất, vị trí của bộ phận thực hiện công tác văn thư lãnh đạo cơ quan sẽ quyết định số lượng và tiêu chuẩn chọn các cán bộ, chuyên viên văn thư chuyên trách ở cơ quan lớn và kiêm nhiệm ở các cơ quan nhỏ Cán bộ văn thư phải có những chuyên môn nghiệp vụ, đối với cơ quan có tính chất công việc phức tạp cần tuyển dụng cán bộ văn thư có trình độ cao như đại học, sau đại học Việc bố trí nhân sự hợp lý giúp cho cơ quan, đơn vị hoạt động hiệu quả và chuyên môn hóa

1.2.1.3 Tổ chức thực hiện công tác văn thư

Hiện nay việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư ngày càng được chú trọng Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, cử cán bộ đi học hay trực tiếp các cán bộ văn thư hướng dẫn là các hình thức được các cơ quan thực hiện Hướng dẫn cán bộ thực hiện các nghiệp vụ văn thư như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Sau quá trình hướng dẫn nghiệp vụ để đánh giá tính hiệu quả cơ quan tiến hành kiểm tra để

tìm ra những hạn chế, yếu kém nhằm đưa ra các biện pháp xử lý Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư là quá trình đo lường kết quả thực hiện công việc của các đơn vị,

cá nhân thực hiện các nghiệp vụ văn thư Tổ chức tốt hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra giúp cho nâng cao trình độ nhân sự và phát hiện được những sai sót nhằm nâng cao tối đa hiệu quả công việc

1.2.1.4 Tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Để công tác hành chính ngày càng chuyên nghiệp và góp phần vào công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay, trong các cơ quan cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị, cơ sở vật chất Đây là điều kiện tiên quyết để các cơ quan tổ chức duy trì hoạt động, trang thiết bị và cơ sở vật chất phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động và tính chất của từng cơ quan Tổ chức phòng làm việc cần bố trí theo đúng chức năng, tính chất công việc Đối với Văn thư cần phải có những bàn rộng rãi có vách ngăn với khu vực bên ngoài; các máy móc như máy photocoppy, máy in… phải được bố trí phù hợp, tiện lợi khi sử dụng; vị trí ngồi làm việc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợp với chức danh làm việc Để bố trí được phòng làm việc tốt cần chú ý các vấn đề như không gian, số lượng nhân sự trong phòng… Đáp ứng được đầy đủ

cơ sở vật chất làm việc giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao

1.2.2 Nội dung quản lý công tác văn thư

1.2.2.1 Ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, nhằm giúp cho công việc điều hành, quản

lý được thuận lợi, các Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan thường ban hành các hệ thống văn bản quản lý để thống nhất hoạt động của tổ chức

Vậy ban hành văn bản được hiểu là hoạt động xây dựng các văn bản chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan, doanh nghiệp ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính giữa các cơ quan nói chung và trong nội bộ cơ quan nói riêng

Đối với công tác văn thư cũng vậy, để hoạt động văn thư đạt được hiệu quả cao thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng đều ban hành hệ thống văn bản quản lý văn

thư Điều này giúp cho việc thực hiện công tác văn thư diễn ra một các thống nhất,

dễ dàng và thuận lợi hơn, tránh những sai lầm lớn trong quá trình thực hiện công việc

Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư là việc xây dựng và thực hiện một hệ thống văn bản quản lý chất lượng công tác văn thư trong các cơ quan, doanh nghiệp, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư trong cải cách nền hành chính Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó của công tác văn thư đối với mỗi cơ quan nói chung và với nhân dân nói riêng

Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư có vai trò quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư:

* Đối với các cơ quan, tổ chức:

- Giúp cơ quan thống nhất trong việc thực hiện nghiệp vụ văn thư

- Việc ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư là một phương pháp quản

lý mới nhằm hệ thống hoá và cụ thể hoá các thủ tục hành chính ứng với từng công việc theo trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan Đây cũng là một trong những hình thức giúp Lãnh đạo cơ quan rà soát các thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quá trình xử lý công việc khoa học và hợp lý

- Hoạt động ban hành hệ thống văn bản quản lý văn thư cũng tạo điều kiện

để Lãnh đạo cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý

* Đối với người thực hiện công tác văn thư

- Hệ thống văn bản quản lý văn thư tạo thuận lợi trong việc trao đổi nghiệp

vụ giữa mỗi cán bộ, công nhân viên khi thực hiện công tác văn thư

- Việc áp dụng hệ thống văn bản quản lý trong các lĩnh vực của công tác văn thư tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn

thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng lực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ rệt, quan

hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và vị trí của công tác văn thư cũng được nâng cao…

1.2.2.2 Hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư của

cơ quan

* Hướng dẫn nghiệp vụ thực hiện công tác văn thư

Chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ văn thư được thể hiện ở hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành:

- Lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ

về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

- Kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước

đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán

bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ

Như vậy, để mỗi cán bộ văn thư nắm chắc được chuyên môn nghiệp vụ của mình thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần tiến hành hướng dẫn nghiệp vụ văn thư đồng thời tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác văn thư

Để hoạt động hướng dẫn nghiệp vụ văn thư được thực hiện tốt, trước hết mỗi

cơ quan, doanh nghiệp cần phổ biến về các nội dung của nghiệp vụ văn thư Điều này giúp cho các cán bộ chuyên môn cũng như các cán bộ chuyên trách biết và hiểu

rõ hơn về hoạt động văn thư cũng như yêu cầu của văn thư trong các lĩnh vực mà mình phụ trách

Thông qua hoạt động phổ biến những kiến thức chuyên môn về văn thư, Lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan hoặc những người có kiến thức sâu rộng về nghiệp vụ văn thư sẽ trực tiếp hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư cho từng cán bộ trong cơ quan Sau khi hướng dẫn lãnh đạo sẽ kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư thông qua các công việc hằng ngày tại cơ quan Nếu việc thực hiện nghiệp vụ văn thư chưa tốt sẽ phải tìm những biện pháp phù hợp để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ trong cơ quan

* Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác văn thư

Kiểm tra là hoạt động không thể thiếu trong việc duy trì tính ổn định và lâu dài của cơ quan, tổ chức, qua quá trình kiểm tra có thể đánh giá được mức độ thực hiện công việc, là cơ sở để đánh giá năng lực làm việc

Ý nghĩa của công tác kiểm tra:

- Nhằm đảm bảo tính nghuyên tắc, thống nhất trong hoạt động văn thư của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Nắm bắt tình hình thực tế của bộ phận văn thư cơ quan và văn thư các đơn

vị trực thuộc

- Phát hiện sai sót, đưa ra phương án xử lý kịp thời hạn chế những tổn thất nâng cao hiệu quả

1.2.2.3 Hoạt động thi đua, khen thưởng, kỷ luật trong thực hiện công tác văn thư

Trong các tổ chức, cơ quan khen thưởng, kỉ luật là phương thức giúp quản lý các hoạt động một cách minh bạch, công bằng nhất Trong công tác văn thư sau khi tiến hành hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện lãnh đạo cần có những khen thưởng đối với cá nhân, đơn vị thực hiện tốt, đồng thời

kỉ luật đối với cá nhân, đơn vị thực hiện không đúng Hằng năm báo cáo về hoạt động văn thư của cơ quan cho Lãnh đạo theo những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra Việc khen thưởng, kỉ luật luôn phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật và quy định của cơ quan

Trong hoạt động hành chính hiện nay của nước ta công tác văn thư có một vị trí và ý nghĩa vô cùng quan trọng, là một khâu đảm bảo thông tin được thông suốt

và cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách hiệu quả và chính xác nhất Bởi vậy để công tác văn thư thực hiện tốt nhất công tác tổ chức và quản lý cần phải khoa học, hợp lý và phù hợp với tình hình từng cơ quan, đơn vị

1.2.2.4 Hoạt động quản lý, đào tạo và bồi dưỡng công tác văn thư

Cán bộ, công nhân viên có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định, triển khai và tổ chức thực hiện nội dung công việc của mỗi cơ quan; quyết định sự thành công hay thất bại của đường lối, chính sách do cơ quan, tổ chức vạch ra Vì vậy, đội ngũ cán bộ, công chức phải được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng về năng lực công tác,

kỹ năng nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm Đổi mới, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức là một nhiệm vụ quan trọng được xác định trong Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020 Đào tạo, bồi dưỡng nhằm xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức thực sự có năng lực, biết giải quyết các vấn đề được giao trên nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lượng

Công tác văn thư là một hoạt động đặc biệt quan trọng trong các cơ quan, doanh nghiệp vì vậy việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức là nhiệm vụ thường xuyên, góp phần tích cực trong việc nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực công tác, chất lượng và hiệu quả làm việc của cán bộ, công nhân viên; hướng tới mục tiêu

là tạo được sự thay đổi về chất trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn Đào tạo, bồi dưỡng tập trung trang bị những kiến thức, kỹ năng, thái độ thực hiện công việc cho cán bộ, công nhân viên; trong đó, cung cấp những kiến thức, lý luận cơ bản, trang bị

kỹ năng, cách thức hoạt động thực thi công việc, giáo dục thái độ thực hiện công việc thể hiện sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ

Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư không chỉ góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng yêu cầu của một nền hành chính trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp mà còn có tác động tích cực đến nhiều mặt của đời sống kinh tế - xã hội Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng qua trường lớp, việc đào tạo cán bộ, công chức qua hoạt động thực tiễn cũng phải được quan tâm thực hiện liên tục trong quá trình sử dụng cán bộ

Tiểu kết Chương 1

Ở Chương 1, Chúng tôi đã làm rõ một số khái niệm liên quan đến việc tổ chức và quản lý công tác văn thư Đồng thời chúng tôi nêu lên những nội dung của công tác tổ chức và quản lý văn thư, có thể thấy công tác văn thư đóng vai trò vô cùng quan trong trong các hoạt động của cơ quan tổ chức, đặc biệt là hoạt động hành chính nhà nước Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật hiện nay, đòi hỏi sự đổi mới trong quy trình quản lý truyền thống, trong đó công tác văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính Để hội nhập và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước hiệu quả cần có những biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư phù hợp với đất nước

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM

2.1 Khái quát chung về Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam và Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.1.1 Quá trình phát triển của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam hay hay Trung tâm truyền hình Cáp-MMDS là đơn vị truyền hình trả tiền duy nhất trực thuộc trực tiếp Đài truyền hình Việt Nam Tổng Công ty được thành lập tử năm 1995 đến nay trải qua 3 giai đoạn phát triển:

* Giai đoạn trước năm 2000: Trong giai đoạn này, Trung tâm thực hiện

một số nhiệm vụ: quản lý trực tiếp hệ thống truyền hình cáp MMDS trong phạm vi toàn thành phố Hà Nội Trên cơ sở quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống truyền hình CATV-MMDS được Đài Truyền hình Việt Nam phê duyệt, trung tâm được đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế kỹ thuật với các tổ chức tuyên truyền nước ngoài nhằm phục vụ phát triển hệ thống truyền hình MMDS

* Giai đoạn từ năm 2000 đến năm 2003: Thời kỳ này, Trung tâm tập trung

vào các ngành nghề kinh doanh chính bao gồm: dịch vụ cung cấp các chương trình truyền hình kinh doanh chính bao gồm: dịch vụ cung cấp các chương trình truyền hình trong nước và quốc tế do Thủ Tướng Chính Phủ và Đài Truyền hình Việt Nam cho phép, các dịch vụ truyền tin, quảng cáo trên hệ thống truyền hình Cáp; sản xuất lắp ráp, bảo dưỡng các thiết bị thuộc lĩnh vực truyền hình Cáp, truyền hình trả tiển; thực hiện các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của pháp luật

* Giai đoạn từ năm 2003 đến nay

Chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành đơn vị sự nghiệp có thu thuộc Đài Truyền Hình Việt Nam, Trung tâm chính thức lấy tên là Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, tên giao dịch quốc tế là Vietnam Cable Television Technique Center

Hệ thống mạng cáp CATV ngày càng được mở rộng, việc sử dụng hệ thống cáp quang ngày càng phát huy tác dụng tốt, tạo tiền đề cho việc mở rộng mối quan

hệ hợp tác và triển khai hệ thống truyền hình trả tiền với quy mô lớn Ngày 01/11/2004, triển khai truyền hình số vệ tinh DTH hoàn tất và chính thức phát sóng

trên phạm vi toàn quốc Năm 2005 VCTV thành lập 4 Chi nhánh trên địa bàn thành phố Hà Nội, ngoài ra VCTV còn hợp tác với 3 đơn vị khác triển khai nhanh chóng mạng cáp CATV khu vực Hà Nội Năm 2006 VCTV tiếp tục phát triển CATV tại các tỉnh, thành phố như: Thái Bình, Ninh Bình, Vũng Tàu, Tiền Giang, Phú Thọ Ngày 15/09/2006, VCTV chính thức được Đài THVN giao quyền tự chủ tài chính - nhân sự, tạo điều kiện tốt nhất để VCTV phát triển Cũng thời gian này, Đài THVN quyết định giao nhiệm vụ kinh doanh quảng cáo trên truyền hình trả tiền cho VCTV Năm 2007, với cơ chế quản lý và tài chính thông thoáng, quyền tự chủ cao, đây sẽ là năm bứt phá của VCTV VCTV theo đuổi các chiến lược nâng cao chất lượng dịch vụ và chính sách ưu đãi hợp lý nhất cho khách hàng Ngày 06/03/2007, Info TV - kênh thông tin tài chính kinh tế - kênh truyền hình chứng khoán trực tiếp đầu tiên tại Việt Nam, do VCTV ký kết triển khai cùng đối tác Ocean Media chính thức phát sóng VCTV nghiên cứu và chuẩn bị các dự án để đưa

ra các gói sản phẩm công nghệ cao như: IP TV, Mobile TV Đầu tư mạnh mẽ cho DTH, xúc tiến liên doanh với đối tác nước ngoài nhằm phát triển DTH cả về nội dung và kỹ thuật

Để đáp ứng nhu cầu đời sống tinh thần ngày càng cao của các khách hàng có thu nhập khá giả, Trung tâm đã có rất nhiều nỗ lực vượt bậc trong nghiên cứu thị trường, tìm hiểu kinh doanh các nhóm kênh ưa thích cho khách hàng bao gồm khách hàng hiện tại và tiềm năng, từ đó đưa ra những chiến lược, biện pháp thích hợp nhằm thu hút khách hàng một cách cao nhất Vì vậy, số lượng khách hàng, thuê bao, doanh số của Trung tâm tăng lên một cách đáng kể

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam

Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam có các chức năng và nhiệm vụ sau:

Kinh doanh dịch vụ hệ thống truyền hình trả tiền: MMDS, CATV, DTH; dịch vụ truy nhập Interner (ISP), Quảng cáo và các dịch vụ gia tăng khác

Quản lý về công nghệ, hệ thống mạng và khách hàng thuê bao dịch vụ truyền hình trả tiền: CATV, DTH… trên địa bàn toàn quốc Tổ chức và thực hiện mở rộng thị trường kinh doanh

Quản lý và phát triển dịch vụ khách hàng thuê bao các loại hình dịch vụ trên

hệ thống truyền hình trả tiền, Internet và các dịch vụ khác

Xuất, nhập khẩu trực tiếp vật tư, thiết bị phục vụ kinh doanh truyền hình trả tiền, Internet và các dịch vụ gia tăng khác

Thực hiện các vấn đề liên quan đến bản quyền chương trình phát trên kênh truyền hình trả tiền của Đài Truyền hình Việt Nam

Trực tiếp ký kết các hợp đồng hợp tác kinh doanh, liên doanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước và các hợp đồng kinh tế với các cá nhân tập thể về hoạt động dịch vụ truyền hình trả tiền và dịch vụ truy cập Internet, các dịch vụ gia tăng khác theo quy định của pháp luật và của Tổng Giám Đốc Đài Truyền hình

Tham gia nghiên cứu khoa học, tham gia thẩm định các dự án nhằm xây dựng đẩy mạnh phát triển dịch vụ truyền hình trả tiển

Phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ soạn thảo Quy chế hoạt động, lể lối làm việc, mối quan hệ công tác của đơn vị trình Tổng Giám đốc phê duyệt

Cùng với Ban tổ chức cán bộ xây dựng kế hoạch đào tạo đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ , viên chức và người lao dộng thuộc Tổng công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Quản lý tổ chức cán bộ viên chức, người lao động, tài chính, tài sản của Tổng công ty truyền hình Cáp Việt Nam theo quy định phân cấp của Đài

* Hệ thống cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt nam

Cơ cấu tổ chức hiện nay của Trung tâm Kỹ thuật Truyền hình Cáp Việt Nam gồm các phòng, chi nhánh như sau:

Ban Giám đốc:

- Tổng Giám đốc: Hoàng Ngọc Huấn

- Các Phó Giám đốc: Bùi Huy Năm, Nguyễn Văn Ninh, Tạ Sơn Đông, Nguyễn Tuất Anh

Các phòng ban thuộc khối kỹ thuật:

Các phòng ban thuộc khối Cavt bao gồm các chi nhánh:

- Chi nhánh số 1 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 2– Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 3 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 4 – Tại Hà Nội

- Chi nhánh số 5 – Tại Hà Nội

Và 47 chi nhánh khác trực thuộc các tỉnh thành phố

Các phòng ban thuộc khối DTH

Phòng DTH

Hệ thống đại lý bảo hành

Các đơn vị liên doanh

( sơ đồ cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam- Phụ lục 1)

Trải qua các thời kì khác nhau tùy thuộc vào những nhiệm vụ được giao mà

cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam cũng có những sự thay đổi, tuy nhiên sự thay đổi không lớn mà mang tính chất hoàn thiện tổ chức hơn

Hiện nay, Tổng Công ty có đội ngũ cán bộ, nhân viên được đào tạo và tốt nghiệp từ các trường Đại học, Cao đẳng uy tín trong nước với trình độ chuyên môn

kỹ sư cử nhân Đội ngũ nhân viên có trình độ kỹ thuật cao trong tất cả các lĩnh vực của Tổng Công ty

2.1.3 Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Truyền hình Cáp, có chức năng giúp lãnh đạo trong công tác tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, quản lý tài chính, nguồn ngân sách của Tổng Công ty Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được thực hiện theo Quyết định số 1129/QĐ-VCTV ngày 16 tháng 9 năm 2012 của Tổng giám đốc Công ty Văn phòng có chức năng tham mưu giúp Ban lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc Tổng Công ty thực hiện các chương trình, kế hoạch làm việc và quy chế công tác của Tổng Công ty; Tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ; Quản lý cơ

sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động phục vụ hoạt động nội bộ của cơ quan theo quy định của pháp luật Văn phòng Tổng công ty có con dấu riêng và tài khoản riêng

Để cụ thể và dễ dàng thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức phòng ban đơn vị của Văn phòng được quy định cụ thể, chi tiết tại Quyết định số 200/QĐ-VCTV ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Chánh Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam quy định:

- Lãnh đạo văn phòng:

Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Quốc Hạnh

Phó Chánh Văn phòng: Ông Nguyễn Tuấn Anh

2.2 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công

ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

2.2.1.1 Công tác tổ chức, thiết lập bộ máy phụ trách công tác văn thư

Trong những năm gần đây, được sự quan tâm chỉ đạo của các cơ quan ban ngành Trung ương cùng với sự nỗ lực phấn đấu của CBCNV, Tổng Công ty liên tục giành được những thắng lợi góp phần không nhỏ vào chiến lược phát triển kinh tế của cả nước nói chung và ngành Truyền thông nói riêng

Để tiếp tục duy trì và phát huy mọi nguồn lực hiện có của Công ty, tập trung khai thác các nguồn hàng, tăng cường các biện pháp quản lý kinh tế, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh để từng bước hội nhập với sự phát triển của nền kinh tế khu vực, phù hợp với chiến lược phát triển chung của lĩnh vực truyền thông

Xuất phát từ những mục tiêu đó, Ban Lãnh đạo Công ty đã không ngừng chăm lo cho công tác Văn phòng của Công ty đặc biệt là công tác Văn thư bởi đây chính là công tác không thể thiếu đối với các cơ quan quản lý Nhà nước nói chung

và Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam nói riêng Công tác Văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý và tổ chức lưu trữ, khai thác các văn bản, tài liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan

Bộ phận thực hiện công tác văn thư trực thuộc Văn Phòng Tổng Công ty Tryền hình Cáp Việt Nam, thực hiện theo những quy định về chức năng và nhiệm

vụ do Lãnh đạo quy định dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chánh Văn phòng Văn thư Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp, có nghĩa là một số nội dung công việc văn thư được thực hiện tại bộ phận văn thư của Tổng Công ty như : Các văn bản trình ký lãnh đạo Công ty, các văn bản đến

cơ quan ; một số công việc được thực hiện tại văn thư đơn vị như các văn bản thuộc thẩm quyền ký của trưởng các đơn vị, văn bản đến đích danh đơn vị…

Bộ phận văn thư thực hiện các nhiệm vụ được quy định chi tiết tại Quyết định số 189/QĐ-VCTV ngày 22 tháng 18 năm 2012 của Tổng Giám đốc Công ty

Truyền hình Cáp về ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty như sau:

- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;

- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc cơ quan và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty;

- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng giao

Mục đích chính của công tác Văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý, ghi chép lưu trữ tài liệu về mọi hoạt động của cơ quan có chuẩn mực pháp lý và hiệu quả Ngoài ra, Lãnh đạo Văn phòng còn quan tâm tới việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc để có không gian và môi trường làm việc tốt nhất trong điều kiện của cơ quan:

* Bố trí, sắp xếp phòng làm việc của bộ phận Văn thư

Vị trí đặt phòng làm việc được xem như là một trong những yếu tố quyết định lớn đến chất lượng và hiệu quả công việc Khi bố trí phòng làm việc phải đảm bảo thuận tiện, giải quyết công việc được nhanh chóng, khoa học và nhất là phải dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, tính chất công việc của từng phòng ban để phân chia và bố trí hợp lý

Đối với Văn phòng cơ quan Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam được

bố trí (8 tầng) theo chiều ngang gồm một dãy nhà quay mặt ra đường Văn phòng Tổng Công ty được đặt tại trụ sở chính của Công ty và được bố trí các phòng gần nhau chạy dài theo chiều ngang của cửa vào trụ sở Cơ quan Công ty:

Hình 2.1: Mặt cắt ngang một góc tại văn phòng Tổng Công ty

Truyền hình Cáp Việt Nam

Nguồn: Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

- Tầng 1 : Quầy lễ tân, gồm có 3 lễ tân trực đón khách với nhiệm vụ yêu cầu khách đến cơ quan xuất trình giấy tờ ( Phụ lục 4)

- Tầng 6: Đối diện với cửa vào là bộ phận Văn thư; phía tay phải là quầy lễ tân ( Phụ lục 4)

- Tầng 7: Phòng Thư ký được bố trí ngay đối diện phòng Giám đốc

Cách bố trí trên rất thuận lợi và phù hợp với đặc trưng công việc của từng phòng ban Việc quầy lễ tân được đặt dưới tầng 1 giúp cơ quan có trật tụ ra vào, đồng thời việc khách đến cơ quan sẽ k có tình trạng phải chờ lâu Tuy nhiên khối văn phòng lại

bố trí theo tính chất văn phòng mở, gây khó khăn cho việc khách đến cơ quan làm việc

không rõ các vị trí bộ phận cụ thể trong văn phòng Nhưng nhờ có hệ thống điện thoại nội bộ và cầu thang máy nên lễ tân có thể liên hệ trước với văn phòng hạn chế được nhược điểm trên

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của cơ quan được bố trí ngay thẳng cửa chính ra vào tầng 6 của cơ quan (do cơ quan sử dụng thang máy nên cửa chính đựơc thiết kế

đi thẳng lên tầng 6), bộ phận văn thư có tường bao được thiết kế hai mặt trước và sau bằng kính chịu nhiệt Do Văn phòng Tổng Công ty mang tính chất văn phòng

mở nên các bộ phận có liên quan với nhau cùng làm việc trong một phòng được chia thành nhiều ngăn

* Điều kiện làm việc của bộ phận văn thư- lưu trữ

Nếu công tác Văn phòng trì trệ, công việc của văn thư không giải quyết nhanh chóng thì toàn bộ hoạt động của cơ quan cũng không thể mang lại hiệu quả cao, thậm chí việc chậm thông tin mang lại hậu quả rất trầm trọng Đồng thời, nhận thức rõ tầm quan trọng và lợi ích của điều kiện làm việc là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý của các CNCNV, ý thức được rằng người lao động không thể làm việc

có chất lượng và đạt hiệu quả cao, nếu thiếu thốn về điều kiện lao động Ban Lãnh đạo Công ty đã thường xuyên quan tâm đến vấn đề này, cụ thể là hàng năm Công

ty đã giành ra những khoản kinh phí tương đối lớn để mua mới, sửa chữa các thiết

bị để thay thế những thiết bị đã hỏng hay sử dụng không hiệu quả

Bảng 2.1 Chi phí sửa chữa, mua mới các thiết bị trong Văn phòng

Nguồn: Tổ Tài chính- kế toán

Hiện nay tổ văn thư đã được đầu tư tương đối đầy đủ các máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc

- Hàng loạt các loại trang thiết bị, máy móc: Bàn làm việc, bàn đánh máy, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, tủ đựng đồ, máy điều hoà, máy in, máy photo, máy tính, máy sấy giấy, ấm nước nóng, hệ thống chiếu sáng, đồng hồ…

- Các thiết bị văn phòng phẩm: Giấy, gim, keo, tài liệu, bút xoá, bút ký, con dấu, hộp dấu…

- Các phương tiện liên lạc: Điện thoại nội bộ, máy fax …

Bảng 2.2 Trang thiết bị được dùng cho Văn thư

Nguồn: Theo số liệu báo cáo từ phòng hành chính tháng 12/2017

- Ngoài ra báo chí, internet còn là những phương tiện hữu ích cho việc giải trí

và là nguồn cung cấp thông tin, nâng cao vốn hiểu biết cho nhân viên

2.2.1.2 Công tác tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư

Nhân sự làm việc trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định dẫn đến hiệu quả đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố ảnh hưởng đến quá trình làm việc của phòng, đối với Văn phòng Tổng Công ty Tryền hình Cáp Việt Nam, việc nhân sự làm việc luôn được Lãnh đạo Văn phòng coi trọng

vì đây là bộ não thông tin của cơ quan, đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ việc

bố trí nhân sự phù hợp đảm bảo hoạt động Nhân sự có trình độ cao sẽ tìm ra được những phương pháp làm việc khoa học, khả năng chuyên sâu tốt hơn Việc tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng luôn được chú trọng thực hiện để nâng cao và hoàn thiện hơn nữa trình độ đội ngũ làm việc về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Đối với công tác văn thư, theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư năm 2016- 2017 của Văn phòng Tổng Công ty truyền hình Cáp Việt Nam gửi báo cáo

cho Tổng Giám đốc, tổ chức nhân sự làm công tác văn thư tính đến ngày 31 tháng

12 năm 2017 như sau:

Bảng 2.3: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư đến năm 2017

Nhân sự làm công tác văn thư Số lượng

Đơn vị: Người Ghi chú

Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ

Trên đại học chuyên ngành khác

Chuyên viên chính văn thư

Qua bảng 2.1 cho thấy nữ giới chiếm phần lớn trong thực hiện công tác văn thư tại cơ quan, đây là công việc cần tính cẩn thận, tỉ mỉ, phù hợp cho giới nữ Về trình độ chuyên môn của cán bộ, đã được đào tạo chuyên nghiệp về ngành văn thư, lưu trữ và có trình độ đại học, đối với các cán bộ thuộc các chuyên ngành khác được đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ, tuy nhiên để nắm rỗ nghiệp vụ cần phải được đào

tạo chuyên nghiệp như cử đi tham gia các lớp học tại chức về văn thư Cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho các cán bộ Độ tuổi cán bộ làm văn thư từ 31 đến 40 tuổi có kinh nghiệm làm việc, sức khỏe ổn định

2.2.1.3 Tổ chức thực hiện công tác văn thư

Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư không chỉ cán bộ văn thư mà toàn thể nhân viên cơ quan làm việc liên quan đến văn bản đều phải có trách nhiệm thực hiện đúng các nghiệp vụ trong công tác văn thư

* Công tác tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ Văn bản không thể thiếu trong quá trình hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào Việc tiếp nhận các văn bản đến sẽ cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan Là một đơn vị trực thuộc Đài Truyền hình Việt Nam nên số lượng văn bản mà văn thư thường xuyên tiếp nhận tương đối nhiều

Khối lượng văn bản đến của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam là con

số không nhỏ, cần có quy trình tổ chức và quản lý phù hợp để đạt được hiệu quả:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến:

- Cán bộ văn thư của Công ty khi tiếp nhận văn bản đến đã kiểm tra sơ bộ về

số lượng, tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao bì cán

bộ văn thư báo ngay cho Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm (Phó Chánh văn phòng, Trưởng ban hành chính) đồng thời kèm theo xác nhận của người chuyển giao văn bản Đối với văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…trường hợp phát hiện có sai sót Cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh