Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm

Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu về công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng là một nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức chính trị xã hội áp

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT DỊCH

VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM

Khóa luận tốt nghiệp ngành: Quản trị văn phòng Giảng viên hướng dẫn: ThS Vi Tiến Cường

Sinh viên thực hiện: Lê Thị Lan

Mã số sinh viên: 1305QTVB031 Khóa: 2014 – 2018

Lớp: ĐH-QTVP 14C

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài là “ Nâng cao

hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm” Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi

trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài này

Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018

Sinh viên

Lê Thị Lan

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho tôi nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt quá trình học tập ở trường Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo và các anh chị cán bộ, nhân viên tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu

Từ Liêm đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát để thực hiện

đề tài tại cơ quan

Trải qua hơn 2 tháng thực hiện đề tài của mình, người luôn đồng hành

và chỉ bảo tận tình giúp tôi hoàn thành đề tài khóa luận là ThS Vi Tiến Cường Qua đây, tôi xin gửi những tình cảm chân thành và lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy

Bên cạnh những kết quả đạt được trong quá trình khảo sát và nghiên cứu do trình độ nghiên cứu và thời gian còn hạn chế và nhiều nguyên nhân khác, mặc dù đã rất cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các quý thầy cô giáo Những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn đọc sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế và trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức và hiểu biết trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Lê Thị Lan

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Bảng thống kê tình hình lao động của công ty năm 2017 22

Bảng 2.2 Bảng thống kê lao động theo độ tuổi giai đoạn 2015-2017 22

Bảng 2.3 Bảng thống kê lao động theo giới tính giai đoạn 2015-2017 23

Bảng 2.4 Bảng thống kê lao động theo trình độ chuyên môn giai đoạn 2015-2017 25

Bảng 2.5 Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự giai đoạn 2015-2017 38

Bảng 2.6 Bảng số lượng hồ sơ dự tuyển năm 2017 39

Bảng 2.7 Kết quả tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn 2015-2017 40

Bảng 2.8 Số lượng lao động được thăng chức giai đoạn 2015-2017 46

Bảng 2.9 Bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc 49

Bảng 2.10 Kết quả đánh giá thực hiện công việc của công ty trong giai đoạn 2015-2017 49

Bảng 2.11 Số lượng nhân sự tham gia đào tạo trong giai đoạn 2015-2017 52 Bảng 2.12 Nội dung các khóa đào tạo bên ngoài công ty năm 2017 53

Bảng 2.13 Thang bảng lương của nhân viên Công ty CP SX-DV-XNK Từ Liêm 55

Bảng 2.14 Tình hình kỷ luật tại công ty giai đoạn 2015-2017 60

Biểu đồ 2.1 Cơ cấu lao động theo độ tuổi 23

Biểu đồ 2.2 Cơ cấu lao động theo giới tính 24

Biểu đồ 2.3 Cơ cấu lao động theo trình độ 25

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Bố cục của đề tài 5

NỘI DUNG 6

CHƯƠNG 1 6

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ 6

TRONG VĂN PHÕNG 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự 6

1.1.1 Khái niệm nhân sự, quản lý nhân sự 6

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý nhân sự 7

1.1.3 Đặc điểm của nhân sự văn phòng 8

1.1.4 Nội dung của quản lý nhân sự 9

1.1.5 Vai trò của quản lý nhân sự 9

1.1.6 Căn cứ và các nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng 10

1.1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự trong văn phòng 11

Tiểu kết 14

CHƯƠNG 2 16

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM 16

2.1 Giới thiệu về Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm 16 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 16

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty 18

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 20

2.1.4 Thực trạng nhân lực của công ty 21

2.2 Tình hình hoạt động, công tác tổ chức hành chính tại Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm 26

2.2.1 Vị trí hoạt động 26

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 26

2.2.3 Cơ cấu tổ chức 28

2.2.4 Mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng 29

2.3 Thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm 31

2.3.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực 31

2.3.2 Công tác tuyển dụng nhân sự 34

2.3.3 Bố trí, sắp xếp nhân sự 44

2.3.4 Tạo động lực lao động 47

2.3.5 Đánh giá kết quả thực hiện công việc 48

2.3.6 Đào tạo và phát triển nhân sự 50

2.3.7 Thù lao lao động 54

2.3.8 Khen thưởng-Kỷ luật lao động 58

2.4 Nhận xét, đánh giá chung 60

2.4.1 Ưu điểm 60

2.4.2 Hạn chế 62

2.4.3 Nguyên nhân 63

Tiểu kết 64

CHƯƠNG 3 65

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SX-DV-XNK TỪ LIÊM 65

3.1 Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 65

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác tổ chức quản lý nhân sự 65

Tiểu kết 72

KẾT LUẬN 73

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

DANH SÁCH PHỤ LỤC 75

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đất nước đang phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế đang trong quá trình công nghiệp hóa- hiện đại hóa, đòi hỏi không chỉ riêng các cơ quan Nhà nước cần cải cách mà các doanh nghiệp cũng cần phải đổi mới và tiếp thu một cách chọn lọc và hiệu quả nhằm phát triển toàn diện Nhằm nâng cao và đáp ứng vấn đề trên đòi hỏi nhu cầu về nguồn nhân lực là hết sức cần thiết và cấp bách Dù trong bất cứ công viêc gì thì con người luôn được coi là nguồn nội lực quan trọng quyết định sự thành công của một cơ quan, tổ chức, đơn vị đó Nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở thể lực mà còn cần cả trí lực phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước phát triển giàu mạnh, vững bền với đội ngũ nhân lực dồi dào cả về thể và trí Nhưng làm thế nào để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ổn định cả về số lượng và chất lượng, cạnh tranh với hàng loạt các tổ chức nước ngoài đang hội nhập vào nền kinh

tế trong nước Đây luôn là một vấn đề mà một nhà lãnh đạo quan tâm

Quản lý nhân sự trong văn phòng nói riêng và trong các doanh nghiệp nói chung có ý nghĩa rất quan trọng, bởi lẽ con người được xem là yếu tố cấu thành và quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó Nó được xem là hoạt động nền tảng, đóng vai trò trung tâm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp, để trên cơ

sở đó triển khai các hoạt động quản trị khác, từ đó giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh Hiểu rõ về tầm ý nghĩa quan trọng của nhân sự trong việc giải quyết các công việc nói chung của cơ quan

và văn phòng nói riêng, cũng như việc thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng lại hết sức cần thiết Bởi văn phòng không chỉ là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo mà còn là bộ máy trợ giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động

chung của toàn cơ quan Xuất phát từ nhu cầu học tập và nghiên cứu thực tiễn tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm, tôi quyết định

chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty

Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm” để làm đề tài nghiên

cứu

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Nghiên cứu về công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng là một nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức chính trị xã hội áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc và dễ dàng hơn trong việc đương đầu với mọi thách thức trong điều kiện cạnh tranh hội nhập từ môi trường bên ngoài Ở những góc độ khác nhau, đã

có nhiều công trình nghiên cứu thuộc lĩnh vực quản lý nhân sự nói chung và trong văn phòng nói riêng như sách, các bài nghiên cứu khoa học, luận văn, bài đăng tạp chí, báo cáo,… có thể kể tên như:

- Nguyễn Hữu Thân (2008), Giáo trình “ Quản trị nhân sự”( tái bản lần thứ 9), Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội Cuốn sách đã đề cập đến những vấn đề liên quan về quản trị nhân sự như hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn và phát triển tài nguyên nhân sự, giao tiếp nhân sự, là nguồn tài liệu tham khảo giúp cho các doanh nhân, giám đốc nhân sự hoặc trưởng phòng, nhân viên củng cố và tăng cường khả năng quản trị nhân sự của mình Đồng thời, giáo trình cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên học hỏi những kiến thức hỗ trợ cho công việc sau này

- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình “ Quản trị văn phòng” , Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội Cuốn sách đã khái quát những nội dung về văn phòng, quản trị văn phòng từ khái niệm cho đến vai trò, chức năng Đồng thời, đề cập đến vấn đề tổ chức nhân sự trong văn phòng Người đọc sẽ có được cách nhìn nhận về văn phòng một cách cụ thể hơn

- Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Thanh Tâm “ Nghiên cứu công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty CP Siêu Thanh và một số vấn đề

về quản lý lao động tại các công ty CP ở Việt Nam”

- Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Phú Trọng “ Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Văn phòng Đài tiếng nói Việt Nam”

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Một là, nghiên cứu lý luận về công tác quản lý nhân sự trong văn phòng

- Hai là, trên cơ sở hiểu về lý luận, nghiên cứu, đánh giá thực trạng

thực hiện công tác quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

- Ba là, xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn

phòng, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

4 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác quản lý nhân sự Từ đó, phân tích đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty

CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm Qua đó, khái quát những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gây ra sự bất cập để đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý về nhân sự trong văn phòng và công ty

5 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài chủ yếu tập trung vào các nội dung cơ

bản của công tác quản lý nhân sự trong Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về thời gian: Đề tài nghiên cứu công tác quản lý nhân sự tại Công ty

CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm trong giai đoạn từ năm

2015-2017

+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm: Bộ phận Văn phòng Ban giám đốc,

Bộ phận Tổ chức cán bộ, Bộ phận Văn thư-lưu trữ, Bộ phận Kế toán tài vụ,

Bộ phận lái xe, Bộ phận tạp vụ

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác quản lý về nhân sự là một trong những nhiệm vụ thiết yếu nhằm nâng cao hiệu suất lao động và hiệu quả trong công tác văn phòng nhằm đáp ứng công cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 mà Nhà nước ta hay doanh nghiệp Việt Nam nói riêng đang hướng tới, nó được xem là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu và cấp thiết Đề tài này sẽ góp phần đổi mới nhận thức, giúp lãnh đạo văn phòng nhìn nhận và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự hơn

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và

thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung

- Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là cán bộ công nhân

viên trong Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

về các vấn đề trong công tác tổ chức quản lý nhân sự

- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của

công tác quản lý về nhân sự , những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực

hiện các nhiệm vụ của công tác tổ chức quản lý nhân sự

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ

chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng công tác tổ chức quản lý về nhân sự trong văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng của công tác tổ chức quản lý nhân sự

- Phương pháp thống kê: Thống kê các tài liệu liên quan phục vụ cho

công tác làm đề tài

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục

Kết cấu nội dung bài gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý nhân sự trong văn phòng

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại

Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý nhân

sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ

TRONG VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự

1.1.1 Khái niệm nhân sự, quản lý nhân sự

Ngày nay, trong sự phát triển không ngừng của lực lượng sản xuất kéo theo sự đa dạng, phát triển đầy tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã tạo nên một lợi thế vô cùng tiềm năng trong việc khai thác tối đa và toàn diện về trí lẫn thể lực của con người Dù trong bất cứ việc gì, thì yếu tố “con người” luôn đóng một vai trò chủ chốt và quan trọng nhất Chính vì thế nên trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp luôn chú trọng đến công tác nhân sự và làm thế nào để quản lý được tốt vấn đề nhân sự Vậy nhân sự trong văn phòng là gì, quản lý nhân sự là gì?

“ Nhân sự văn phòng” là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phòng cơ quan, đơn vị [ 11; tr86]

Nói về khái niệm quản lý nhân sự, có rất nhiều cách hiểu khác nhau như:

Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân (2008) trong cuốn Quản lý nhân sự, NXB Thống kê:

“ Quản lý nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức”

Hay của tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005): “Quản lý nhân sự là tất cả các hoạt động của một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng”

Theo tác giả Trần Kim Dung (2009) trong cuốn Quản trị nhân sự, NXB Thống kê thì:

“ Quản lý nhân sự chính là chức năng cán bộ, một trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty”

Từ các ý kiến của các tác giả và nghiên cứu, theo quan điểm của cá nhân tôi thì dù theo cách hiểu nào thì quản lý nhân sự vẫn là vấn đề quản trị con người trong việc thực hiện các nghiệp vụ nhằm đảm bảo thực hiện tiến độ công việc được nhanh chóng, hiệu quả

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý nhân sự

1) Chức năng của quản lý nhân sự

Trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng thì vấn đề tổ chức, quản lý nhân sự có những chức năng như sau:

- Nhóm chức năng thu hút nguồn lực: Nhóm chức năng này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp với công việc của văn phòng [ 11; tr88]

- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhóm chức năng này đi sâu vào công tác nâng cao năng lực công tác cho nhân viên, đảm bảo cho các nhân viên có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá nhân [ 11; tr88]

- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này được cấu thành từ hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong văn phòng.[11; tr88]

2) Nhiệm vụ của quản lý nhân sự

Để thực hiện tốt các chức năng vừa nêu trên thì công tác quản lý nhân

sự cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

 Hoạch định nguồn nhân lực: Là các hoạt động nghiên cứu, dự báo về nhu cầu nhân lực của tổ chức và hoạch định những bước tiến hành để đáp ứng được nhu cầu về số lượng, chất lượng lao động cần thiết của tổ chức, doanh nghiệp

 Tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng là quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức để thỏa mãn nhu cầu của tổ chức và bổ sung nhân lực cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức

 Bố trí, sắp xếp nhân sự: là một khâu của quá trình sử dụng người lao động nhằm đảm bảo cho mỗi người lao động đều phát huy được năng lực và khả năng của mình phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị

 Tạo động lực lao động: là hệ thống các chính sách, các biện pháp quản lý tác động đến người lao động nhằm làm cho người lao động có động lực làm việc

Đánh giá kết quả thực hiện công việc: là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động

Đào tạo và phát triển nhân sự: là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra những sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động

Thù lao lao động: Tập hợp tất cả các khoản chi trả dưới các hình thức như tiền, hàng hóa, dịch vụ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động tạo thành hệ thống thù lao lao động

Khen thưởng- Kỷ luật lao động: là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh trong nội quy lao động

1.1.3 Đặc điểm của nhân sự văn phòng

Thứ nhất, đối với nhân viên văn phòng: Đặc điểm của họ chính là

những người có chuyên môn sâu, am hiểu trong các lĩnh vực văn phòng Biết

kiên trì, nhẫn nại, trung thực, kín đáo, sáng tạo, biết khích lệ và kiên quyết, khôn khéo trong giao tiếp ứng xử

Thứ hai, đối với lãnh đạo văn phòng: Ngoài những đặc điểm kể trên

của nhân viên văn phòng, thì người lãnh đạo còn có thêm đó là họ có phẩm chất chính trị, phẩm chất và tác phong lãnh đạo Có chuyên môn sâu rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực Có tầm nhìn chiến lược và có khả năng thu hút mọi người, có lòng tin với công việc, với nhân viên Đặc biệt, họ biết phán đoán

và đưa ra những quyết định quyết đoán, chính xác, kịp thời

1.1.4 Nội dung của quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự bao gồm các nội dung về công tác hoạch định nguồn nhân

sự, tuyển dụng và bố trí sắp xếp nhân sự Đồng thời các hoạt động tạo động lực lao động, đánh giá kết quả thực hiện công việc và đào tạo, phát triển nhân sự cùng các chế độ thù lao, khen thưởng-kỷ luật cũng phải được thực hiện và quản lý một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo hiệu quả tốt hơn, nâng cao năng suất và chất lượng

làm việc

1.1.5 Vai trò của quản lý nhân sự

Xuất phát từ vai trò nguồn nhân sự trong cơ quan, đơn vị mà quản lý nhân sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp Chính vì vậy, việc khai thác và quản lý tốt nguồn nhân lực này nhằm phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp Quản lý nhân sự hiệu quả

sẽ giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua sử dụng tối đa hiệu quả của người lao động Đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của

cơ quan, vì suy cho cùng quản lý nhân sự chính là quản lý con người sao cho đúng người, đúng việc, đúng với quỹ đạo đặt ra do các nhà quản trị đưa ra mục tiêu và phương pháp thực hiện Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường hiện nay đòi hỏi các cơ quan, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải cải tiến tổ chức theo hướng tinh giảm hơn, mà yếu tố con người chính là yếu tố mang tính quyết định Con người với kỹ năng cũng như trình độ của

mình sẽ tận dụng các công cụ lao động cũng như tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu cho cơ quan, doanh nghiệp

Trong quá trình quản lý nhân sự sẽ giúp tổ chức đánh giá được năng lực

và tạo điều kiện cho người lao động phát triển khả năng của mình Quản lý nhân sự gồm công tác đánh giá, sàng lọc nhằm chọn lựa đúng cán bộ, công nhân viên cho từng vị trí, bộ phận, cung cấp các chương trình đào tạo tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên phát triển chuyên môn, thúc đẩy hiệu quả làm việc thông qua quá trình đánh giá năng lực

Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp cơ quan, doanh nghiệp tránh được những sai lầm trong công tác tuyển dụng, sử dụng lao động, nhằm nâng cao chất lượng công việc Tất cả những công tác này là rất cần thiết để tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đề ra

1.1.6 Căn cứ và các nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng

 Căn cứ quản lý nhân sự văn phòng

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng để quản lý nhân sự có chuyên môn phù hợp

- Căn cứ vào tính chất, nghiệp vụ của từng bộ phận để quản lý nhân sự

có sở thích, tính cách, năng lực thích hợp

- Căn cứ vào biên chế và nguồn cung cấp nhân sự:

+ Đối với nguồn nhân sự bên trong: bao gồm việc điều chỉnh nhân sự ở các bộ phận khác sang và bố trí nhân sự làm kiêm nhiệm giữa các bộ phận

+ Đối với nguồn nhân sự bên ngoài: bao gồm nhiều nguồn như sinh viên tốt nghiệp ra trường, nhân viên từ các cơ quan khác sang,…

- Căn cứ vào năng lực, trình độ hiện có của nhân sự

- Căn cứ vào kết quả hoạt động của kỳ trước để điều chỉnh nhân sự của kỳ này

- Căn cứ vào yêu cầu của người lao động

 Nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng

Trong quá trình quản lý nhân sự, cần đảm bảo các nguyên tắc bố trí nhân sự thích hợp với yêu cầu, tính chất của công việc như:

 Nguyên tắc theo yêu cầu công việc: Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu công việc và chức năng của đơn vị mà bố trí nhân sự phù hợp, đảm bảo thực hiện được tốt nhất những nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị

 Nguyên tắc chuyên môn hóa: Nguyên tắc này nhằm giúp cho nhân sự nâng cao được chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong từng lĩnh vực công việc Chuyên môn hóa sẽ giúp cho cán bộ, công nhân viên có thể rút ngắn được thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động hiệu quả

 Nguyên tắc phát triển nhân sự: Nguyên tắc này đòi hỏi phải quan tâm thường xuyên đến sự phát triển nguồn nhân lực, để họ có thể cống hiến được hết khả năng của mình Đồng thời, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển bản thân Muốn vậy, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm tới việc động viên, khích lệ, tạo điều kiện học tập và bồi dưỡng chuyên môn

 Nguyên tắc công khai: Đối với việc bố trí nhân sự vào vị trí của văn phòng phải được thông báo rộng rãi cho các hoạt động trong văn phòng cũng như việc tuyển dụng nhân sự cũng cần phải công khai trong xã hội

1.1.7 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự trong văn phòng

1) Yếu tố môi trường bên ngoài

Kinh tế : Một trong những yếu tố có sự ảnh hưởng lớn đến vấn đề quản lý

nhân sự đó chính là kinh tế trong và ngoài nước Nền kinh tế tăng trưởng theo chiều hướng tích cực sẽ kéo theo sự phát triển của các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Đồng thời, tác động trực tiếp đến các chính sách nhân sự, ngược lại nếu kinh tế suy thoái, bất ổn , tốc độ lạm phát tăng cao thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các công tác quản lý nhân sự trong cơ quan, đơn vị, tổ chức nói riêng và đến thu nhập, đời sống, việc làm của người lao động nói chung

Dân số và lực lƣợng lao động : Tỷ lệ dân số phát triển nhanh thì nhu

cầu người lao động tìm kiếm việc làm càng tăng cao, là cơ hội để doanh

nghiệp, tổ chức có nhiều cơ hội lựa chọn lao động đảm bảo đủ về số lượng và chất lượng

Văn hóa và xã hội: Văn hóa và xã hội có ý nghĩa rất quan trọng đối

với mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa của chính cơ quan đó và thái độ của người lao động Không những góp phần xây dựng nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả mà văn hóa còn xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp đối với các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như đội ngũ cán bộ, công nhân viên

Chính trị: Các chính sách kinh tế, an sinh xã hội, phát triển bền vững

có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp

Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh về tất cả

mọi mặt thì yếu tố con người mang tính chất quyết định, quan trọng đến sự thành bại của doanh nghiệp đó Một đội ngũ nhân sự giỏi, đầy nhiệt huyết sẽ

là chìa khóa thành công để đương đầu với các đối thủ cạnh tranh khác Để làm được điều trên, thì tổ chức phải có chính sách nhân sự hợp lý

Khoa học kỹ thuật : Trong bối cảnh sự phát triển không ngừng về

khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị, máy móc ngày càng hiện đại hóa, góp phần giảm thiểu những khâu trung gian , tiết kiệm sức lực cho con người thì vấn đề đào tạo nhân sự bồi dưỡng các kỹ năng nhằm theo kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật là hết sức cần thiết Kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản xuất mới làm xuất hiện một số ngành nghề mới, đòi hỏi người lao động phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng mới

Khách hàng : Là mục tiêu của mọi doanh nghiệp Doanh số là một yếu

tố quan trọng đối với sự sống còn của một doanh nghiệp Do vậy, nhà quản trị phải làm cho nhân viên hiểu là khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương,đến cơ hội làm việc của nhân viên

2) Yếu tố môi trường bên trong

Mục tiêu của tổ chức : Mọi hoạt động kinh doanh, kế hoạch phát triển

công ty đều nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Chính vì vậy mục tiêu của tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nhân sự, từng mục

tiêu sẽ có sự sắp xếp, bố trí nhân sự thực hiện phù hợp

Chính sách chiến lược của tổ chức: Các chính sách khích lệ, động

viên của tổ chức như khen thưởng, đãi ngộ sẽ ảnh hưởng tới quản lý nhân sự

Văn hoá của tổ chức: Văn hóa của chính cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp là cái sẽ luôn tồn tại mãi theo thời gian Không những góp phần xây dựng nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả mà văn hóa của tổ chức còn xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp đối với các nhà lãnh đạo, quản

lý cũng như đội ngũ cán bộ, công chức và viên chức Từ đó, gây dựng nên hình ảnh đẹp của mỗi cơ quan, tổ chức thể hiện nét văn hóa, giá trị chuẩn mực và là điều kiện để phát triển tinh thần và nhân cách cho con người Xây dựng được một nền văn hóa công sở văn minh, tiến bộ tức là chúng ta đang góp phần tạo nên một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo được tính thống nhất trong công việc, một nền văn hóa tiến bộ, lành mạnh sẽ tạo nên niềm hứng thú đối với công việc, là môi trường làm việc lý tưởng mà đội ngũ cán bộ, công nhân viên đều mong muốn Xây dựng văn hóa công sở không những có ý nghĩa đối với chính cơ quan, tổ chức đó mà còn là cơ hội để bồi dưỡng và phát triển những cá nhân làm việc ở đó bằng sự tận tâm, nhiệt huyết và thỏa sức sáng tạo Văn hóa công sở còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn trọng kỷ luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung của doanh nghiệp Thực hiện văn hóa nơi làm việc chính là chúng ta đang tạo được sự cân bằng giữa niềm tin, giá trị về sự bình đẳng, công bằng đối với cơ quan và thành viên trong cơ quan đó Thu hút người lao động đến với việc làm của doanh nghiệp

Con người : Con người chính là đội ngũ nguồn nhân sự làm việc trong

tổ chức Trong tổ chức mỗi người khác nhau về năng lực quản lý, về nguyện vọng, về sở thích…vì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khác nhau Nếu

trước kia mong muốn của người đi làm chỉ đơn giản là có một công việc ổn định và mức lương đủ trang trải cuộc sống thì ngày nay nhu cầu của người lao động đa dạng, phong phú hơn nhiều, đặc biệt là nhu cầu tinh thần

Ngoài những nhu cầu như tiền lương, tiền thưởng thì các nguyện vọng như có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc phải thuận lợi, được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý kiến đề xuất của họ, cơ hội học tập và thăng tiến,… là những nhu cầu mà bất

cứ một cá nhân người lao động nào đều mong muốn tổ chức đáp ứng

Quản lý nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để tìm ra các biện pháp

quản lý phù hợp nhất

Nhà quản lý : Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phương pháp

lãnh đạo của nhà quản trị

Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến nhân viên tạo bầu không khí thân mật, cởi mở trong tổ chức giúp nhân viên ý thức được tinh thần trách nhiệm với công việc được giao

Phong cách lãnh đạo cũng ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý nhân

sự Bởi nhà quản lý có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ sự tồn tại vào phát triển của công ty, điều này đòi hỏi các nhà quản trị ngoài trình độ chuyên môn phải có tầm nhìn xa để có thể đưa ra các định hướng phù

nhân sự trong văn phòng, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, vai trò của quản lý nhân sự và những nội dung cơ bản của quản lý nhân sự trong văn phòng Trên

cơ sở lý luận này sẽ là nền tảng để tìm hiểu thực trạng về công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm sẽ được tìm hiểu tại chương 2

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP

KHẨU TỪ LIÊM 2.1 Giới thiệu về Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

- Tháng 01/1980 thành lập HTX mua bán Huyện Từ Liêm, kinh doanh ban đầu là tự tổ chức kinh doanh và quản lý 25 cơ sở Hợp tác xã mua bán

- Hợp tác xã mua bán hoạt động đến tháng 7/1986 thì tách một bộ phận kinh doanh thành lập “Công ty kinh doanh tổng hợp” nằm trong HTX mua bán huyện Từ Liêm Đến tháng 9/1992 sáp nhập HTX mua bán huyện Từ Liêm và công ty kinh doanh tổng hợp thành Công ty SX – DV – XNK Từ Liêm

- Đến ngày 12/10/1999 sau khi Đại hội cổ đông chuyển tên thành Công

ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm, gọi tắt là TULTRACO

- Công ty có tên gọi: Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

- Tên giao dịch Quốc tế: TULIEM PRODUCT SERVICE IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY gọi tắt là TULTRACO

- Trụ sở: Km9, đường Hồ Tùng Mậu – Phường Mai Dịch – Quận Cầu Giấy –Thành phố Hà Nội

67,5% và tỷ lệ cổ phần bán cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp là 554.400.000 VNĐ chiếm 13%

- Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm thuộc sở hữu của các cổ đông, được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước Công ty cổ phần hoạt động theo quy định của Luật công ty do Quốc hội Nhà nước CHXHCN Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày 21/12/1990 và Luật sửa đổi một số điều của Luật Công ty do Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ 5 khóa IX thông qua ngày 22/6/1994 và bây giờ là Luật Doanh nghiệp năm 2005

- Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản ngân hàng, có vốn điều lệ và chịu tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ của công ty mang số vốn hữu hạn đó Công ty tự hoạch toán kinh doanh độc lập,

tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh

- Phạm vi hoạt động: Công ty TULTRACO hoạt động trên phạm vi toàn bộ lãnh thổ Việt Nam, công ty có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong và ngoài nước theo qui định của pháp luật nhà nước Việt Nam

- Thời gian hoạt động là 40 năm, kể từ ngày được cấp kinh doanh Thời gian hoạt động của công ty có thể được ra hạn hoặc rút ngắn với điều kiện được đại hội đồng cổ đông thông qua với số phiếu biểu quyết nhất trí tương đương với số vốn điều lệ công ty và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp nhận Hội đồng quản trị có trách nhiệm chuẩn bị các văn bản để làm thủ tục xin ra hạn hoặc rút ngắn thời gian hoạt động trình cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty Cổ phần ( xem phụ lục

01)

Quyết định số 4210/QĐ-UB ngày 12 tháng 10 năm 1999 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc chuyển Công ty sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm thành Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu

Từ Liêm (xem phụ lục 02)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty

Là một công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu và hoạt động trên ba mươi năm, TULTRACO có rất nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất-nhập khẩu, đặc biệt là các mặt hàng tiêu dùng, các thiết bị công nghiệp, nông nghiệp, dược phẩm và các thiết bị văn phòng Bên cạnh đó, công ty cũng hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, siêu thị, bất động sản, kinh doanh dược phẩm, xăng, xe máy, công nghiệp điện tử… Một

số hoạt động kinh doanh điển hình của công ty có thể kể đến như : hoạt động kinh doanh khách sạn “Quê Hương”, nhà hàng “ Jumbo2”, siêu thị

“Tultraco” Nhìn chung, công ty hoạt động đa lĩnh vực và đang từng bước dần khẳng định mình trong thị trường nội địa cũng như quốc tế

Sau đây là các ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công ty:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại vật tư, thiết bị, máy móc phục vụ cho sản xuất công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thiết bị văn phòng và những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu;

- Buôn bán tư liệu sản xuất tiêu dùng;

- Kinh doanh khách sạn, dịch vụ ăn uống, vật lý trị liệu, tắm hơi, vui chơi giải trí;

- Hoạt động kinh doanh bất động sản;

- Buôn bán hàng nông, lâm hải sản và thực phẩm;

- Đại lý xăng dầu và bán vé máy bay;

- Buôn bán thuốc bảo vệ thực vật được phép lưu hành tại Việt Nam;

- Mua bán thuốc phòng và chữa bệnh cho người và dụng cụ y tế thông thường ;

- Kinh doanh các loại rượu;

- Mua bán điện thoại di động, cố định, linh kiện điện thoại và các loại thiết bị thông tin

- Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp, công trình giao thông, công trình thủy lợi, công trình đường ống cấp thoát nước, trang trí nội thất, thi công xây dựng công trình kỹ thuật

- Kinh doanh vật tư máy móc, thiết bị ngành in, vật liệu xây dựng

- Kinh doanh thực phẩm chức năng, thực phẩm dinh dưỡng và các loại lương thực, thực phẩm khác

 Mối quan hệ của công ty đối với môi trường bên ngoài

Công ty có mối quan hệ rộng rãi với nhiều nhà cung cấp và khách hàng

ở cả trong nước và ngoài nước

Mặc dù có chức năng xuất nhập khẩu nhưng hướng kinh doanh chủ đạo của công ty trong thời gian qua là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về bán trên thị trường trong nước

Khách hàng của công ty là người mua buôn, đại lý và cả khách hàng tiêu dùng cuối cùng ( khách hàng của siêu thị TULTRACO)

- Về cung cấp:

+ Đối với thị trường Châu Âu, các nhà cung cấp chủ yếu là: Italia, Bỉ, Đức + Đối với thị trường châu Á, các nhà cung cấp chủ yếu là: Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapore, Ấn Độ, Đài Loan, Thái Lan và Nhật Bản

- Các phòng kinh doanh được giám đốc giao khoán về khách hàng cũng như thị trường trong và ngoài nước do các phòng tự hoạt động và mở rộng

Ví dụ: Với phòng kinh doanh 10: Thực hiện nhập khẩu các mặt hàng thép đen và xăng dầu Phòng thực hiện bán buôn cho các khách hàng, chủ yếu

là công ty Trung Thu và công ty Phát Đạt

Việc kinh doanh xăng dầu được thực hiện tại cây xăng ở Km9 , đường

Công ty nằm trong sự quản lý trực tiếp của địa bàn quận Cầu Giấy, tuy nhiên có địa bàn hoạt động rộng trong khắp cả nước

Công ty luôn hoạt động theo đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo hoạt động theo đúng giấy phép kinh doanh, trong khuôn khổ của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty

Công ty có 14 bộ phận hợp thành, đứng đầu là Hội đồng quản trị , dưới HĐQT là Ban giám đốc và các bộ phận chức năng chia làm 12 phòng chuyên môn, không chia làm các ban Một số phòng như Phòng kinh doanh 10, Phòng siêu thị, Phòng Khách sạn có tổ trực thuộc

Hội đồng quản trị gồm 7 thành viên, trong đó Chủ tịch HĐQT và phó chủ tịch HĐQT đồng thời là Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc công ty

Văn phòng: quản lý hoạt động, phục vụ hoạt động văn phòng và làm việc do ban giám đốc giao

Phòng kế toán: quản lý về các mặt tài chính công ty

Phòng nội thương: quản lý kinh doanh trong nước

Phòng dược: kinh doanh dược phẩm

Phòng Bất động sản: kinh doanh bất động sản

Phòng kinh doanh 1: kinh doanh các thiết bị máy móc công nghiệp

Phòng kinh doanh 3: kinh doanh điện tử điện lạnh

Phòng kinh doanh 10: nhập khẩu và kinh doanh thép, kinh doanh xăng dầu

Phòng siêu thị: kinh doanh siêu thị TULTRACO

Phòng khách sạn Quê hương: kinh doanh khách sạn

Phòng kinh doanh 2: kinh doanh chủ yếu mặt hàng xe máy

Phòng bảo vệ: phụ trách an ninh cơ quan

Xưởng sản xuất

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần SX-DV-XNK Từ Liêm

Đội ngũ cán bộ là những người có chuyên môn, được sử dụng đúng trình

độ, trong đó có hơn 40% cán bộ công nhân viên có trình độ Đại học, Cao đẳng; hơn 30% cán bộ có trình độ Sau Đại học; đặc biệt công ty có đội ngũ trẻ hết sức năng động được đào tạo chuyên môn bài bản và giàu nhiệt huyết

 Kết cấu lao động

Theo trình độ: 66 người tốt nghiệp Đại học, cao đẳng; 50 người trình

độ Sau Đại học; 45 người tốt nghiệp trung cấp nghề

Theo độ tuổi: 34 người dưới 30 tuổi

98 người trong độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi

29 người trên 45 tuổi

 Theo giới tính: 82 nữ, 79 nam

Theo tính chất công việc: 122 người phục vụ phòng kinh doanh

39 người phục vụ phòng chức năng

 Theo hợp đồng: 161 người ký hợp đồng không thời hạn

Bảng 2.1 Bảng thống kê tình hình lao động của công ty năm 2017

Chỉ tiêu Số lượng nhân viên Tỉ lệ phần trăm ( % )

Cơ cấu lao động qua đào tạo

 Đặc điểm lao động theo độ tuổi của Công ty

Bảng 2.2 Bảng thống kê lao động theo độ tuổi giai đoạn 2015-2017 Năm

Độ tuổi

2015 (người)

Tỷ lệ (%)

2016 (người)

Tỷ lệ (%)

2017 (người)

Tỷ lệ (%)

Trong những năm gần đây, tình hình nguồn nhân lực của công ty có nhiều biến động, do nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động và kết quả kinh doanh Cùng với sự phát triển của công ty, nhu cầu nhân lực cũng tăng lên thể hiện qua bảng thống kê lao động theo độ tuổi Số lao động dưới 45 tuổi chiếm hơn 80 % tổng số lao động toàn công ty Điều đó cho thấy đội ngũ lao động dần được trẻ hóa là một ưu điểm của công ty Số liệu trên được thể hiện

rõ hơn qua biểu đồ 2.1

Biểu đồ 2.1 Cơ cấu lao động theo độ tuổi

 Đặc điểm lao động theo giới tính

Bảng 2.3 Bảng thống kê lao động theo giới tính giai đoạn 2015-2017

Năm 2015 Tỷ lệ

(%) 2016

Tỷ lệ (%) 2017

Tỷ lệ (%)

Đặc điểm lao động theo giới tính phản ánh đặc thù riêng về tính chất hoạt động của công ty Hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, sản xuất và cung cấp trang thiết bị, máy móc, kinh doanh xăng dầu, nhà hàng, vì vậy lực lượng lao động nam giới luôn chiếm đa số Số lượng lao động nữ đã tăng lên, từ năm 2015 chỉ chiếm 40% cho đến năm 2017 là 50.93% nhưng chủ yếu vẫn hoạt động trong khối văn phòng

Sự thay đổi lao động theo giới tính được thể hiện qua biểu đồ 2.2

Biểu đồ 2.2 Cơ cấu lao động theo giới tính

Trong đó số lượng lao động nam chiếm 60 % năm 2015; 52.63 % năm

2016 và 49.06 % năm 2017 Với tổng số lượng lao động tăng lên qua các năm cho thấy nhu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực tại công ty khá cao do sự phát triển trong lĩnh vực kinh doanh

 Đặc điểm lao động theo trình độ chuyên môn

Bảng 2.4 Bảng thống kê lao động theo trình độ chuyên môn giai đoạn

2015-2017 Năm

Tỷ lệ (%)

Trung cấp nghề 15 18.75% 25 21.92% 45 27.95% Đại học, Cao đẳng 45 56.25% 57 50% 66 40.99%

Biểu đồ 2.3 Cơ cấu lao động theo trình độ

Sau ĐH

Qua biểu đồ có thể thấy nguồn nhân lực có trình độ Đại học và sau Đại học tăng lên qua các năm Chất lượng nguồn nhân lực tại Công ty đang được nâng cao, do nhu cầu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Để duy trì và giữ chân lực lượng lao động có chất lượng, công ty nên có chế độ đãi ngộ thích hợp

2.2 Tình hình hoạt động, công tác tổ chức hành chính tại Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

2.2.1 Vị trí hoạt động

Văn phòng với các bộ phận chức năng khác trong công ty chủ yếu hoạt động dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ do Ban giam đốc giao, có sự kết hợp chặt chẽ với nhau:

+ Tiếp nhận và thực hiện các qui định, quyết định về các mặt hoạt động của công ty từ Ban giám đốc

+ Thực hiện thông báo tiếp nhận và phân phối các văn bản tới các bộ phận đơn vị có nhiệm vụ thi hành

+ Đối với các phòng khác trong công ty, Văn phòng có mối quan hệ chặt chẽ trên cơ sở trách nhiệm được giao, hỗ trợ về chuyên môn, cùng phát triển trên cơ sở mục tiêu chung của công ty

+ Đảm bảo các công tác đối nội, đối ngoại của Ban giám đốc

- Quan hệ trong nội bộ phòng là quan hệ theo hàng dọc, đứng đầu là Trưởng phòng, nhân viên thực hiện các nhiệm vụ được giao

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

 Chức năng:

Là bộ phận tham mưu giúp việc cho ban giám đốc, làm công việc được Ban giám đốc giao như về công tác Văn thư – Lưu trữ và giữ dấu công ty Công tác đối nội, đối ngoại, soạn thảo văn bản qui định, quy chế liên quan đến hoạt động của công ty, soạn thảo các văn bản quyết định và các văn bản

giao dịch khác, làm công tác hậu cần và các nhiệm vụ khác Cùng với Ban

giám đốc lập kế hoạch nhân sự cho toàn bộ công ty, phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty Xây dựng kế hoạch nhân sự cho các phòng ban trong

công ty

Ra các quyết định bổ nhiệm nâng lương khen thưởng và kỷ luật trong toàn công ty Đảm bảo chế độ tiền lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho cán bộ, công nhân viên trong công ty

 Nhiệm vụ và quyền hạn:

Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của công ty

Xây dựng qui trình làm việc khái quát chung cho từng phòng trong công ty

Quản lý và cấp phát đồng phục cho nhân viên Bảo vệ

Lập kế hoạch mua sắm và khảo sát giá: trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…

Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban

Giao dịch công tác hành chính với các cơ quan chức năng

Tiếp đón khách đến thăm hoặc liên hệ công tác với công ty

Phát hành, tiếp nhận và quản lý hồ sơ toàn thể nhân viên trong văn phòng công ty

Lưu trữ các văn bản có liên quan đến hoạt động của công ty

Quản lý con dấu của công ty

Tiếp nhận việc đăng ký xe phục vụ công tác của các phòng

Kiểm soát chế độ sử dụng điện thoại của văn phòng

Thống kê và quản lý toàn bộ trang thiết bị tại các phòng ban trong trụ

sở công ty

Kiểm kê tài sản hàng năm và báo cáo lên Tổng giám đốc công ty

Tiếp nhận, gửi và kiểm soát công văn đi và đến

Chuẩn bị trang thiết bị, trang trí phòng họp phục vụ cho các buổi hội thảo, đại hội, khai giảng, bế giảng, họp khen thưởng kỷ luật…

Quản lý, bảo trì sửa chữa trang thiết bị trong văn phòng công ty

Tổng hợp các bản báo cáo cuối năm từ các phòng ban sau đó tổng kết thành bản báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong năm

Cùng Tổng giám đốc, các Giám đốc xây dựng kế hoạch và chiến lược cho năm tiếp theo

Lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty

Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoạch

Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc

Lập các hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động

Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…

Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty

Duy trì và thực hiện nội quy trụ sở văn phòng công ty

Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng và kỷ luật của công ty

Chủ trì các cuộc họp như: xét nâng lương, khen thưởng, kỷ luật

2.2.3 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng được tổ chức và làm việc dựa theo chức năng, nhiệm vụ do ban giám đốc giao Lãnh đạo văn phòng có 01 Chánh Văn phòng và giúp việc Chánh Văn phòng có 01 Phó Chánh Văn phòng Tổ chức bộ máy của Văn

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng

2.2.4 Mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng

Chánh Văn phòng là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng, bộ phận phụ trách

Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng ban, bộ phận

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do ban Giám đốc Công ty quyết định theo quy định của pháp luật

Cán bộ, công nhân viên chuyên môn, nghiệp vụ phải là những người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được áp dụng chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật; được bố trí tương

Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Bộ phận

kế toán tài vụ

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận lái xe Bộ phận tài vụ

Bộ phận

Tổ chức cán bộ

xứng với nhiệm vụ được giao Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể của phòng , trình độ, năng lực CB,CNV, Văn phòng chia thành các bộ phận, gồm:

a) Bộ phận Văn phòng Ban giám đốc: Là bộ phận tham mưu giúp việc cho ban giám đốc, làm công việc được Ban giám đốc giao như về công tác đối nội, đối ngoại, soạn thảo văn bản qui định, quy chế liên quan đến hoạt động của công ty soạn thảo các văn bản quyết định và các văn bản giao dịch khác,

làm công tác hậu cần và các nhiệm vụ khác

b) Bộ phận Tổ chức cán bộ: Là bộ phận chủ trì việc xây dựng điều lệ về

tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trực thuộc Công ty Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn, tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động, tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động, cung cấp thông tin, tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc sử dụng, bố trí lao động, đánh giá và các chế độ chính sách cho người lao động

c) Bộ phận Văn Thư- Lưu trữ: Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính - văn thư - lưu trữ đúng theo quy định Các văn bản, tài liệu được gửi đến cơ quan phải được chuyển đến Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng) xử lý và chuyển giao ngay trong ngày, đến người hoặc đơn vị có trách nhiệm giải quyết Văn bản đi ví dụ như công văn phải được kiểm tra thể thức trước khi đóng dấu và vào sổ công văn đi, phải được vào sổ đăng ký phát hành gửi ngay trong ngày (chậm nhất là ngày hôm sau) khi văn

bản được người có thẩm quyền ký Thực hiện nội quy bảo mật công văn tài

liệu và sử dụng bảo quản con dấu theo quy định

d) Bộ phận Kế toán tài vụ: Phụ trách về các chế độ chính sách kế toán, tài chính, thực hiện công việc về thu, chi kinh phí hoạt động, quản lý ngân sách và phản ánh kịp thời, đầy đủ toàn bộ tình hình tài chính của công ty Thực hiện việc chi trả tiền lương cho cán bộ, công nhân viên trong công ty

e) Bộ phận Bảo vệ Công ty: Phụ trách vấn đề an ninh của Công ty, thực hiện các nghiệp vụ giữ gìn an ninh trật tự, tổ chức kiểm tra, giám sát, quản lý các đối tượng như khách hàng, đối tác đến công ty làm việc Tổ chức bảo vệ tài sản của công ty như trang thiết bị, xe cộ của cán bộ, công nhân viên tại cơ quan

f) Bộ phận Lái xe: Phụ trách đưa đón, chuyên chở ban lãnh đạo và CB, CNV công ty hoặc khách trong quá trình thực hiện công việc và liên hệ khi đi công tác hàng ngày Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón đúng theo yêu cầu, tuân thủ các quy định vè luật giao thông

g) Bộ phận tạp vụ: Thực hiện công việc vệ sinh đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp Phục vụ nước uống hàng ngày cho các phòng ban, thực hiện công tác hậu cần như dọn dẹp cơ quan, phòng họp, nấu ăn cho công ty

2.3 Thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

2.3.1 Công tác hoạch định nguồn nhân lực

2.3.1.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định

1) Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Việt Nam là một nước đang phát triển vì vậy để phát triển kịp với các quốc gia khác trên thế giới thì việc sử dụng nguồn nhân lực như thế nào cho phù hợp và đảm bảo đáp ứng được những yêu cầu của các cơ quan, doanh nghiệp là hết sức quan trọng Đối với Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất

nhập khẩu Từ Liêm thì không chỉ cần nguồn nhân lực về số lượng mà còn đi kèm cả chất lượng, tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt huyết với công việc là yếu

tố rất cần thiết Những năm gần đây, Công ty luôn luôn đặt công tác tuyển dụng nhân sự lên hàng đầu vì khi lựa chọn nhân viên tốt tức là đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên hùng hậu cho công ty

Trước khi đi vào công tác hoạch định nhân sự, thì Chánh Văn phòng cần phải nắm rõ các mục tiêu về số lượng nhân sự cần thiết:

- Số lượng thực tại cán bộ ,công nhân viên là bao nhiêu;

- Số lượng thực tại có phù hợp và đáp ứng được công việc hay không;

- Trong thời gian tới, nếu công ty sáp nhập hay thu nhỏ về quy mô thì

số lượng cán bộ phải là bao nhiêu;

- Nếu cán bộ, công nhân viên đến tuổi nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển thì

số lượng cán bộ cần bù là bao nhiêu;

2) Về chất lượng nhân lực

Công ty xác định trong thời gian tới sẽ nâng cao chất lượng nhân lực

bằng cách nâng cao yêu cầu đối với trình độ cán bộ, công nhân viên Điều này xuất phát từ nhu cầu thực tế và chiến lược phát triển của công ty, tiến tới công

ty sẽ duy trì một lực lượng lao động ổn định, nâng cao năng lực, trình độ lao động Công ty sẽ ưu tiên tuyển dụng những người có kinh nghiệm cho các vị trí có nhu cầu nhân lực để giảm thiểu chi phí đào tạo lại và thời gian làm quen công việc Đặc biệt, công ty ưu tiên lao động trẻ có kinh nghiệm Với mục tiêu là dần trẻ hóa đội ngũ lao động để khai thác thế mạnh của nhóm lao động này đối với sự cấp thiết của công việc

2.3.1.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu

Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu “ đúng người, đúng việc, đúng nơi, đúng lúc” Để làm được điều

đó, lãnh đạo cơ quan cùng lãnh đạo văn phòng cần đưa ra các mục tiêu cụ thể: