Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI

VIỆT NAM

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ KIM CHI

Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ THU HƯƠNG

Mã số sinh viên : 1405QTVB022

HÀ NỘI - 2018

LỜI CẢM ƠN

Được sự đồng ý của Khoa quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của cô

Ths.Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam”

Với lòng biết ơn chân thành, tôi xin gửi lời cảm ơn tới:

Các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp

đỡ tôi hoàn thành chương trình học tập và có những kiến thức cần thiết để thực hiện khóa luận Đặc biệt là cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi đã tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thiện khóa luận

Tôi xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các cô chú, anh, chị công tác tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã luôn quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin để tôi có thể hoàn thiện bài khóa luận này

Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiên cứu, nhưng do hạn chế về chuyên môn nên chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý, ý kiến chỉ bảo của quý thầy, cô để bài khóa luận này hoàn thiện hơn

Xin chân thành cám ơn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Kết cấu 5

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 6

1.1 Khái niệm công tác văn thư 6

1.2 Nội dung công tác văn thư 6

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 6

1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 7

1.2.3 Quản lý văn bản đi 7

1.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 8

1.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 9

1.3 Vị trí, vai trò của công tác văn thư 10

1.4 Yêu cầu đối với công tác văn thư 13

Tiểu kết chương 1 14

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 15

2.1 Giới thiệu khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 15

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 15

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 19

2.2 Thực tế công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 24

2.2.1 Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thư và tổ chức phòng làm việc của Văn thư Cơ quan 24

2.2.1.1 Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thư 24

2.2.1.2 Tình hình về tổ chức phòng làm việc của Văn thư Cơ quan 25

2.2.2 Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và tình hình ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư 26

2.2.2.1 Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đối với công tác văn thư 26

2.2.2.2 Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư 27

2.2.3 Tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư 28

2.2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 28

2.2.3.2 Quản lý văn bản đi, văn bản đến 33

2.2.3.3 Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ quan 41

2.2.3.4 Tình hình về quản lý và sử dụng con dấu 44

2.2.4 Tình hình về ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư 47

2.3 Đánh giá về công tác văn thư tại văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 47

2.3.1 Ưu điểm 47

2.3.2 Hạn chế 50

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 51

Tiểu kết chương 2 52

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN

THƯ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 53

3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư 53 3.2 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư 55 3.3 Tăng cường đầu tư về kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cho công tác văn thư 56 3.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 57 3.5 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thư 58 Tiểu kết chương 3 59

KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa của chữ viết tắt

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu, là nội dung quan trọng và chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Đây cũng là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức

Để hoạt động quản lý có hiệu quả thì bất cứ cơ quan nào cũng cần coi trọng công tác này Công tác văn thư không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn

Trong quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, việc đổi mới, cải cách nền hành chính là nhiệm vụ tất yếu Do đó, việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư, đổi mới trong công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều tất yếu trong quá trình hội nhập

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,

có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước Từ đó, nhận thấy việc đảm bảo thông tin bằng văn bản trong quá trình quản lý là vô cùng quan trọng, đồng thời nhận

thấy rõ tầm quan trọng của công tác văn thư

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư tại Viện và với mong muốn tìm hiểu, đưa những nhận xét về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân, những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng

Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Hiện tại có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu về công tác văn thư:

- Các giáo trình, tập bài giảng có liên quan như:

“Văn bản quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường và

Lê Văn In, NXB Giáo dục Việt nam, Hà Nội (2010)

“Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh” của Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010)

“Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước” của Nguyễn Văn

Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội (2010)

“Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường,

NXB Giao thông vận tải (2009)

“Giáo trình văn thư” của Triệu Văn Cường, Đại học Nội vụ Hà Nội,

NXB Lao động (2016)

“Nghiệp vụ công tác văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội,

NXB Giao thông vận tải (2009)

„Giáo trình văn thư‟ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao

Ánh, NXB Lao động (2008)

“Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Lưu Kiếm

Thanh (chủ biên) và Nguyễn văn thâm, NXB Giáo dục (2006)

“Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005)

Ngoài ra, còn có một số luận văn, đề tài nghiên cứu về vấn đề này như:

“Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ

Kế hoạch và Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, lớp ĐHQTVPK2, ĐH Nội vụ Hà

Nội (2017)

“Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Hợp tác và Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn”

Nguyễn Thị Quyên, lớp ĐHQTVPK1, ĐH Nội vụ Hà Nội (2016)

“Báo cáo thực tập tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Nguyễn Thị

Loan, lớp K51, khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV (2008)

“Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”,

Phạm Đức Công, lớp QTVP.K1B, khoa Quản trị Văn phòng, ĐH Nội vụ Hà Nội

Có thể nói, các công trình, tài liệu nói trên đã nghiên cứu, đề cập đến những vấn đề lý luận chung về công tác văn thư và phản ánh thực trạng công tác văn thư tại một số cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, trong đề tài này, tôi

sẽ kế kế thừa phương pháp nghiên cứu, những vấn đề chung về công tác văn thư Đồng thời khảo sát thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tôi sẽ hướng tới mục tiêu là: Đánh giá thực

trạng công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Từ đó, đề xuất đƣợc một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

trong thời gian tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu nói trên, Khóa luận sẽ tập trung vào một số nội dung sau:

- Khái quát hóa những vấn đề chung về công tác văn thƣ, đặc biệt là

khái niệm và nội dung công tác văn thƣ;

- Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam;

- Đƣa ra những nhận xét về ƣu điểm, hạn chế trong công tác văn thƣ của

Viện Đồng thời, chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế đó;

- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thƣ tại Văn

phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong thời gian tới

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tƣợng nghiên cứu của Khóa luận tốt nghiệp là: Công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian là: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

+ Phạm vi thời gian là: Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong giai đoạn

từ năm 2013 đến 2017 Sở dĩ tôi chọn giai đoạn này vì từ năm 2013, Viện chính thức có tên gọi là Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Ngoài ra, việc tổng hợp, xử lý thông tin về thực trạng công tác văn thƣ trong nhiều năm

sẽ giúp tôi có những đánh giá, đƣa ra những đề xuất có tính khách quan, trung thực, khả thi hơn

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, ngoài các phương pháp chúng được áp dụng trong nghiên cứu khoa học như: phương pháp phân tích chức năng, phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp toàn diện, đề tài còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Để đánh giá hiệu quả công

tác văn thư, tiến hành điều tra bằng những câu hỏi và bảng hỏi tự thiết kế bao gồm các câu hỏi liên quan đến đề tài, cùng với sự giúp đỡ cung cấp thông tin của cán bộ, công chức, viên chức tại Viện Hàn lâm KHXH VN

- Phương pháp so sánh đối chiếu: Phương pháp này được tô sử dụng để

so sánh thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Viện đã làm đúng theo yêu cầu của Nhà nước hay chưa Từ đó, lựa chọn những giải pháp tốt nhất để chuẩn hóa nghiệp vụ văn thư

- Phương pháp phân tích tổng hợp: Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi

đã tiến hành phân tích những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (mạng Intenet, sách, giáo trình, luận văn, khóa luận,…) sau đó tổng hợp thông tin, đưa ra kết quả và sự đánh giá phù hợp Từ

đó, đưa ra những giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm

- Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: Trong quá

trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi đã nghiên cứu, đánh giá, phân tích các tư liệu và số liệu thực tế để đưa ra những lập luận mang tính khoa học

6 Kết cấu

Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài có bố cục như sau:

Chương 1 Những vấn đề chung về công tác văn thư

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Khái niệm công tác văn thư

Văn bản là phương tiện được các cơ quan, tổ chức dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Trong đó, người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý như: soạn thảo, ban hành văn bản, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng

ký, lập hồ sơ, những công việc này được gọi chung là công tác văn thư Từ

đó, công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức

Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương

Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005): “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”

Theo Điều 1Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của

Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý

và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

Như vậy, khái niệm công tác văn thư được nêu trong Văn bản hợp nhất

số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ về Công tác văn thư là ngắn gọn và chuẩn xác Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm được quy định trong văn bản này, để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN

1.2 Nội dung công tác văn thư

1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị

định về Công tác văn thư, cụ thể như sau:

- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo;

- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

+ Soạn thảo văn bản;

+ Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

1.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, Văn bản được chuyển qua mạng, Văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Thông tư

số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

- Tiếp nhận văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến

- Trình, chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.2.3 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản, Văn bản nội bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được quy định tại Thông tư

số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi

1.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

* Lập hồ sơ:

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Lập hồ sơ là là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

Công tác lập hồ sơ được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Cụ thể như sau:

- Mở hồ sơ

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

- Kết thúc hồ sơ

* Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:

Thời hạn nộp lưu hồ số, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ số, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày

công trình được quyết toán

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

số, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 nãm trở lên, trừ những loại

hồ số, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm cãn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi Văn bản hết hiệu lực thi hành

- Hồ sơ về những công việc giải quyết chưa xong

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì)

- Các Văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

1.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước

Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản

Việc quản lý và sử dụng con dấu được Chính phủ quy định chi tiết trong Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định

về quản lý và sử dụng con dấu

- Nguyên tắc đóng dấu:

+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản; + Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực thuộc được

ủy quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó);

+ Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được đóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc văn bản chưa ghi nội dung;

+ Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái;

+ Dấu đóng mờ phải được đóng lại

- Các chế độ quản lý con dấu:

+ Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng con dấu mới Khi sử dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan côngan;

+ Con dấu phải do Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho một người giữ Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức phải là người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư

và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóngdấu;

+ Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ

Có giá để con dấu, được bảo quản trong hòm két, tủ có khóa chắc chắn Không đem con dấu về nhà hoặc đi công tác Trong trường hợp thật cần thiết

để giải quyết công việc ở xa cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo, nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu

ra khỏi cơ quan, đơn vị;

+ Không được làm biến dạng con dấu Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật Khi mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu đó Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng, hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ;

+ Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định

1.3 Vị trí, vai trò của công tác văn thư

* Vị trí:

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động

vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc đƣợc phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử

lý các nguồn thông tin có liên quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan

Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do đó, hiệu suất và chất lƣợng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thƣ Nếu các khâu của công tác văn thƣ làm tốt nhƣ: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản đƣợc kịp thời

và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lƣợng; vào sổ văn bản đi - đến đƣợc rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản

lý văn bản đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Từ đó sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu suất công tác của cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ

Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý đƣợc

chuyển giao đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật

cơ quan

Việc bảo vệ bí mật của nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật thiết với công tác văn thư Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các

cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Vì thế, giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau Muốn công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư Trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập

hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lưu trữ cơ quan Nếu như văn bản soạn thảo

có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy

đủ và đúng quy định thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao Từ

đó, góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng

Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ quan, doanh nghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện

các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi cần được tất cả các cơ quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức

1.4 Yêu cầu đối với công tác văn thư

Công tác văn thư đóng vai trò vô cùng lớn trong hoạt động quản lý của

cơ quan, tổ chức Mà Viện Hàn lâm là một trong những cơ quan hành chính Nhà nước có quy mô lớn, từ đó công tác văn thư phải luôn được đảm bảo hoạt động tốt và có hiệu quả cao bằng cách đáp ứng đúng các yêu cầu sau đây:

* Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc

nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do

đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan

* Chính xác: Chính xác về nội dung của văn bản:

- Nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên

- Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, không che dấu sự thật…

- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Chính xác về mặt thể thức văn bản:

- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức

đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ

- Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao

văn bản…

- Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

* Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có

nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ Quốc hội Bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách những bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản, hay

từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản

* Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư

gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền

đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện

cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư

Tiểu kết chương 1

Thông qua việc tìm hiểu khái quát chung về công tác văn thư giúp chúng ta hiểu rõ hơn tầm quan trọng không thể thiếu của công tác văn thư trong hoạt động thường ngày của mỗi cơ quan, tổ chức Việc tìm hiểu, hệ thống các lý luận chung về công tác văn thư sẽ là tiền đề giúp cá nhân có cơ

sở để thực hiện tốt nội dung đánh giá thực trạng về nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ở phần chương 2

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM

KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là thành viên của Hội các

Viện Hàn lâm khoa học thế giới

Tổ chức tiền thân của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam được thành lập năm 1953 với tên gọi Ban Văn - Sử Địa Đến nay đã có lịch sử hình thành và phát triển liên tục trên 60 năm Trong khoảng thời gian hơn nửa thế

kỷ ấy, Viện đã từng mang nhiều tên gọi khác nhau như: Ban Văn – Sử - Địa;

UB Khoa học – kỹ thuật Nhà nước; UB Khoa học Xã hội VN; Trung tâm KHXH và Nhân văn Quốc gia; năm 2004 trở lại với tên Viện Khoa học Xã

hội VN; và kể từ tháng 12/2012 là Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Đến nay, Viện Hàn lâm KHXH VN có những đóng góp quan trọng vào

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cũng như

sự nghiệp phát triển khoa học và công nghệ nước nhà nói chung, sự nghiệp phát triển khoa học xã hội và nhân văn nói riêng Với lịch sử hình thành và phát triển hơn 60 năm Hiện nay, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có

35 cơ quan nghiên cứu khoa học, 5 cơ quan sự nghiệp khoa học, và 6 cơ quan

chức năng giúp việc Chủ tịch Viện trên mọi lĩnh vực hoạt động

Theo Nghị định số 99/2017/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 18 tháng 8 năm 2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (xem phụ lục 1), như sau:

a) Vị trí và chức năng

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,

có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là: Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS

2 Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

3 Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:

- Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;

- Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà nước pháp quyền xã hộichủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam;

- Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh nhân loại;

- Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá, văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;

- Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;

- Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh toàn cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;

- Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng phát triển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực

và Việt Nam;

- Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích

và dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, chú trọng những lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các liên kết vùng;

- Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu, những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ công tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội

4 Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam

5 Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật; tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước, ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp

6 Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của pháp luật

7 Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách, chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp

8 Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật

9 Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí

10 Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị

sự nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền

11 Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật

12 Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật

c) Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN gồm có:

- Ban lãnh đạo Viện: (Xem phụ lục 6: Sơ đồ ban lãnh đạo Viện HL KHXH VN)

- Văn phòng và 05 ban chức năng khác giúp việc Chủ tịch Viện

- 10 đơn vị nghiên cứu khoa học nhân văn

- 09 đơn vị nghiên cứu khoa học xã hội

- 08 đơn vị nghiên cứu quốc tế

- 04 đơn vị nghiên cứu vùng

- 01 Viện Từ điển học - Bách khoa thư

- 03 Trung tâm nghiên cứu

a) Vị trí, chức năng

1 Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là tổ chức thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Chủ tịch Viện) trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổ chức các hoạt động chung của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm), thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự an toàn cơ quan; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp việc chủ tịch Viện và khối văn phòng Đảng

ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau đây gọi tắt là cơ quan

Viện Hàn lâm); làm đầu mối duy trì quan hệ công tác với các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác; bảo đảm thông tin phục

vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Viện; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo quy định của pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ đầu tư dự án do Chủ tịch Viện quyết định

2 Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch; được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước

và Ngân hàng theo quy định của pháp luật

3 Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch bằng tiếng Anh là: Administration Office of Vietnam Academy of Social Sciences

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

1 Tham mưu cho Chủ tịch Viện trong việc thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam và các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này

2 Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác của Viện Hàn lâm, của Lãnh đạo Viện; kiến nghị Chủ tịch Viện những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo thực hiện

và giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo các lĩnh vực được phân công

3 Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm

và các đơn vị trực thuộc

4 Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch,

đề án, dự thảo các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của

Chủ tịch Viện

5 Tổ chức việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Chủ tịch Viện trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; biên tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức và thủ tục đối với các văn bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước gửi đến

6 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm

vụ của Viện Hàn lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

7 Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin theo phân công của Chủ tich Viện Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản

lý hoạt động của Viện Hàn lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dựng chính phủ điện tử

8 Chủ trì tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Lãnh đạo Viện, thông báo kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện

9 Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn phòng được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan Viện Hàn lâm; thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

10 Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm

sử dụng và quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước và ngoài nước và các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng quản lý

11 Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và các trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong toàn Viện Hàn lâm theo phân công của Chủ tịch Viện, các quy định hiện hành của Nhà nước

và của Viện Hàn lâm

12 Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của

cơ quan Viện Hàn lâm theo các quy định hiện hành của Nhà nước và của Viện Hàn lâm

13 Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn lâm

14 Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỷ luật, kỷ cương và văn hóa công sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng quản lý, thường trực công tác quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn lâm

15 Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, lao động và thi đua khen thưởng của Văn phòng theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện

16 Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp (nếu có), giải quyết chế độ

ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc cơ quan Viện Hàn lâm

17 Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định hiện hành của pháp luật và của Viện Hàn lâm

18 Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn lâm; là cơ quan đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viện Hàn lâm

và các cơ quan cấp trên, các Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan khác

19 Phối hợp đồng bộ với các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện với tư

cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo Quy chế chủ trì, phối hợp tổ chức

và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ tịch Viện kịp thời và có hiệu quả

Văn phòng đƣợc yêu cầu các đơn vị thuộc Viện Hàn lâm cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao

20 Quản lý, theo dõi, vận hành, kiểm tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động tại các trụ sở làm việc do Văn phòng quản lý

21 Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao

c) Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

+ Trung tâm Tƣ vấn và Dịch vụ khoa học: 13 cán bộ

(Xem phụ lục 7: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam)

2.2 Thực tế công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

2.2.1 Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thư và tổ chức phòng làm việc của Văn thư Cơ quan

2.2.1.1 Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thư

Cơ cấu của Phòng TC - HC hiện có 08 cán bộ, trong đó có 06 cán bộ biên chế, 01 nhân viên hợp đồng không xác định thời hạn và 01 nhân viên hợp đồng ngắn hạn, đều có trình độ đúng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Độ tuổi của cán bộ Phòng Tổ chức – Hành chính từ 25 đến 55 Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Tổ chức – Hành chính đang ngày càng được trẻ hoá Số cán bộ, nhân viên từ 24 đến 40 tuổi có tới 06 người là nữ trong tổng

số 08 cán bộ, nhân viên của Phòng

Cán bộ lãnh đạo Phòng TC - HC gồm có 03 đồng chí: 01 Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng Tất cả được chuyên môn hóa công việc cho từng cá nhân phụ trách, đảm bảo xử lý công việc hiệu quả

Số lượng cũng như chất lượng của cán bộ, nhân viên phòng TC – HC được tổng hợp qua thống kê sau:

Bảng 1 Cơ cấu lao động phòng Tổ chức – Hành Chính

Cán bộ

Phòng TC – HC

Số lượng

Biên chế

Hợp đồng lao động

Trình độ Sau

Đại học

Đại học

Trung cấp

Bồi dưỡng ngắn hạn

Văn thư chuyên trách 02 02 02

Nhân viên thông tin

liên lạc và nhân viên

Việc tuyển dụng Cán bộ được thực hiện trên cơ sở chỉ tiêu biên chế năm được Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam phân bổ, kế hoạch tuyển dụng biên chế, hợp đồng hằng năm do Trưởng ban Ban Tổ chức cán bộ chuẩn

bị Do vậy, đội ngũ Cán bộ của Phòng TC – HC được tuyển dụng trên cơ sở

đó nên đã đáp ứng yêu cầu về trình độ, nếu có nhu cầu tuyển dụng cần phải lập kế hoạch xin tuyển dụng

Để nâng cao trình độ, việc đào tạo Cán bộ, cử nhân tham gia các lớp học ngắn hạn, dài hạn vẫn được Phòng tổ chức hằng năm

2.2.1.2 Tình hình về tổ chức phòng làm việc của Văn thư Cơ quan

Về nhân sự, như đã trình bày ở trên, Phòng Tổ chức - Hành chính gồm

08 Cán bộ được chia thành các bộ phận sau :

- 01 Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng

- 02 cán bộ văn thư chuyên trách

- 01 nhân viên đánh máy

- 01 nhân viên thông tin liên lạc và photo tài liệu

- 01 nhân viên làm công tác bảo hiểm xã hội

Nhìn chung, qua khảo sát cho thấy, giữa ngành nghề được đào tạo của các Cán bộ trong Phòng đã tương đối phù hợp với chức trách được giao

Với đặc thù công việc nên Phòng TC - HC được bố trí ở tầng 01 cùng với Phòng Bảo vệ và Phòng quản lý xe đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp đón khách đến liên hệ công tác và các công việc khác

Để công việc đạt hiệu quả cao nhất, không chỉ cần phải phân công lao động khoa học mà việc bố trí các vị trí làm việc hợp lý cũng có ảnh hưởng đến chất lượng của công việc Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ của mình một cách đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả, Phòng TC - HC đã rất chú

ý đến việc sắp xếp vị trí làm việc của các cán bộ trong phòng:

- Văn thư được bố trí ngăn cách riêng biệt ở ngay phòng trước cửa lối

ra vào của trụ sở làm việc bên trong là bộ phận đánh máy và phòng photo, việc bố trí bộ phận văn thư riêng biệt như vậy nhằm đảm bảo văn bản giấy tờ không bị thất lạc và được bảo quản tốt, con dấu được bảo vệ an toàn, cẩn thận

và đặc biệt là thông tin được đảm bảo bí mật hơn Trưởng phòng TC – HC được bố trí một phòng gần bộ phận văn thư cùng với 01 nhân viên làm công tác bảo hiểm và các công việc khác do Trưởng phòng giao

2.2.2 Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và tình hình ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư

2.2.2.1 Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đối với công tác văn thư

Nhìn chung, trong những năm gần đây, công tác Văn thư của Viện HL KHXH VN đã có sự phát triển và hoàn thiện hơn so với trước Sở dĩ có được kết quả này là nhờ có sự quan tâm, chỉ đạo từ phía lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Văn phòng đã tạo điều kiện cho Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành

nghiên cứu chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp đối với công tác hành chính văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” vào năm 2014 Chuyên

đề đã đánh giá một cách nghiêm túc về tình hình thực hiện công tác văn thư của Viện và từ đó đưa ra nhiều giải pháp xác đáng để khắc phục những tồn tại của các mặt còn hạn chế, không những vậy chuyên đề cũng đưa ra đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhằm hiện đại hóa công tác văn thư

Ngoài ra, Viện đã tạo điều kiện cho các nhân viên văn thư tại Văn phòng, cơ quan chức năng và văn thư tại các đơn vị trực thuộc tham dự các buổi đào tạo ngắn hạn và các buổi tập huấn về công tác văn thư do Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam tổ chức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn Các buổi tập huấn này thường được tổ chức vào các dịp cuối năm Ví dụ: tháng 12 năm 2015 Văn phòng Viện tạo điều kiện cho cán bộ văn thư chuyên trách, cán bộ văn thư kiêm nhiệm của toàn Viện tham gia tập huấn về công tác văn thư được tổ chức tại Hải Phòng Nhìn chung, thường niên năm nào

Văn phòng Viện cũng tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư cho các cán bộ làm công tác văn thư của Viện tham gia để nâng cao nghiệp vụ

Như vậy, có thể nói rằng lãnh đạo Viện HL KHXH VN đã có những quan tâm nhất định về công tác văn thư

2.2.2.2 Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư

Hiện nay, công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã thực hiện dựa trên những văn bản sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thư

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Ngoài ra, để cụ thể hóa các quy định trên Viện đã ban hành những văn bản sau về công tác văn thư:

- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành một

số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

- Quyết định số 1000/QĐ-KHXH ngày 09 tháng 9 năm 2008 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về việc ban hành quy trình quản lý văn bản gửi đi của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

2.2.3 Tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư

2.2.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.3.1.1.Các quy định của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về soạn thảo và ban hành văn bản

Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực

hiện đảm bảo các bước theo quy định của Nhà nước:

- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành

chính

- Quyết định số 2316/QĐ-KHXH ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN về việc ban hành quy chế công tác văn thư và

lưu trữ của Viện KHXH VN

- Công văn số 1136/VP-THTTBT ngày 14 tháng 6 năm 2016 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN về ban hành một số mẫu văn bản của Viện Hàn lâm Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

2.2.3.1.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN

- Chủ tịch Viện HL KHXH ký tất cả các văn bản của cấp Viện Thủ trưởng các đơn vị có thẩm quyền ký các văn bản thuộc đơn vị mình ban hành Chủ tịch Viện hoặc Thủ trưởng các đơn vị có thể giao cho cấp phó của mình

ký thay (KT.)

- Chủ tịch Viện hoặc Thủ trưởng các đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải bằng văn bản và giới hạn thời gian cụ thể Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người tiếp theo

- Chủ tịch Viện có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng các ban chức năng ký thừa lệnh (TL.) một số văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao

- Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có thể giao cho Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, Trưởng các phòng chức năng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ được giao

2.2.3.1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

+ Văn bản chuyên ngành

+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

- Thu thập, xử lý thông tin liên quan

- Soạn thảo văn bản Trong trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến

đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo Viện

HL KHXH VN

Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày được thực hiện ngày càng đảm bảo chất lượng Đối với các văn bản của Viện HL

KHXH VN trước khi được phát hành thì thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau: đầy đủ

về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác, đầy đủ về thể thức: trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản Văn bản sau khi được duyệt thì chuyển đến bộ phận đánh máy, in ấn văn bản của cơ quan để thực hiện việc nhân bản

Trước khi trình văn bản cho lãnh đạo Viện HL KHXH VN ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “./.”

ở phần nội dung văn bản Chánh văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm

về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Viện Dự thảo các văn bản do đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) trước khi trình Chủ tịch Viện ký ban hành phải gửi về văn phòng chậm nhất là 5 ngày để thẩm định

Với các văn bản do lãnh đạo các ban ký thừa lệnh theo chức năng được giao hay được ủy quyền, lãnh đạo Viện phải có chữ ký nháy vào vị trí cuối cùng trong nơi nhận của lãnh đạo văn phòng, để đảm bảo hình thức, thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

Do đặc thù công tác của Viện Hàn lâm KHXH VN thường xuyên phải soạn thảo các văn bản bằng tiếng nước ngoài Đối với những văn bản sao dịch

ra tiếng nước ngoài thì Chủ tịch Viện sẽ ủy quyền cho Trưởng Ban hợp tác quốc tế ký

Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản chỉ được thực hiện sau khi văn bản

đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền

2.2.3.1.4 Các loại văn bản và số lượng văn bản Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN ban hành giai đoạn 2013-2017

Viện Hàn lâm KHXH VN được ban hành 03 loại văn bản sau:

+ Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thư công… Các văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và được cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết

+ Văn bản chuyên ngành

+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Thống kê số lượng văn bản đã ban hành của từ năm 2013 đến 2017 như sau:

Bảng 2 Số lượng văn bản ban hành của Viện (2013-2017)

STT Tên loại văn

(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam)

Viện Hàn lâm KHXH VN tiến hành kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Viện theo định kỳ vào tháng 8 hàng năm Theo đó, văn bản được kiểm tra chặt chẽ và được hệ thông hóa, giúp cho việc quản lý bản của cơ quan được thuận tiện hơn và đảm bảo văn bản của cơ quan được quản lý có hệ thống

2.2.3.1.5 Nhận xét về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

a) Về thẩm quyền ban hành văn bản

Cán bộ nhân viên phụ trách việc soạn thảo văn bản được đào tạo đúng chuyên ngành, có trình độ kinh nghiệm, việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản, phân biệt thẩm quyền ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH

VN hay của các đơn vị chức năng, các đơn vị trực thuộc Viện, chính xác theo đúng quy định đem lại hiệu quả trong công việc ban hành văn bản

b) Về quy trình soạn thảo văn bản

Ưu điểm:

Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản đã thực hiện theo đúng trình tự các bước soạn thảo văn bản đã quy định trong quy chế công tác văn thư, lưu trữ Quyết định số 2316/QĐ-KHXH:

- Phân công soạn thảo;

kinh nghiệm, kỹ thuật nghiệp vụ chuyên nghiệp nên các văn bản được xây dựng đầy đủ và chính xác về cả hình thức và nội dung văn bản

Nhược điểm:

Một số văn bản vẫn còn mắc các nhược điểm, sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như: định lề trang văn bản chưa đúng; chọn sai khổ giấy; kiểu chữ, cỡ chữ chưa đúng; trích yếu nội dung của văn bản có tên loại lại viết tắt chữ “Về việc”; lỗi viết hoa, lỗi chính tả khi đánh máy;…

Một số cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo văn bản còn lúng túng trong việc chọn tên loại văn bản, dẫn đến sai về thể thức, kỹ thuật trình bày

Có công văn thiếu trích yếu nội dung; còn nhiều lỗi chính tả, ngữ pháp trong cách hành văn, viết tắt; một số đoạn trình bày và lập luận chưa chặt chẽ, rõ ràng, mạch lạc,…

d) Một số văn bản mắc lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày: (Xem phụ lục 8)

2.2.3.2 Quản lý văn bản đi, văn bản đến

Theo thống kê, số lượng văn bản đi - văn bản đến của Viện khá nhiều, được thể hiện cụ thể trong bảng tổng hợp dưới đây:

Bảng 3 Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013-2017

STT Năm Văn bản đến (văn bản) Văn bản đi (văn bản)

(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam)

Có thể thấy, giai đoạn 2013 - 2017 số lượng các văn bản đến tăng dần

qua các năm Trong khi đó, số lượng các văn bản đi giai đoạn 2013-2014 có

sự giảm nhẹ; bởi năm 2013, Viện bắt đầu có tên gọi chính thức là Viện Hàn lâm KHXH VN, số lượng văn bản đi nhiều đột ngột so với các năm, đến năm

2014 số lượng văn bản đi trở về mức thường; giai đoạn 2014-2017 tiếp tục tăng dần Với số liệu này, tính ra trung bình trong một ngày Viện Hàn lâm KHXH VN tiếp nhận 16 văn bản đến, và chuyển 16 văn bản đi Số lượng văn bản nhiều như vậy, đòi hỏi công tác quản lý văn bản đi - đến của Viện cần phải cẩn thận, hợp lý và khoa học

Hiện nay, tất cả văn bản đi, văn bản đến của Viện Hàn lâm KHXH VN hay các đơn vị trực thuộc đều được quản lý theo hình thức tập trung, thống nhất tại phòng Văn thư của Viện hay văn thư của các đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “hỏa tốc” (kể cả hỏa tốc hẹn giờ),

“thượng khẩn” và “khẩn” (sau đây gọi chung là “văn bản khẩn”) phải được đăng ký, trình và chuyển ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

2.2.3.2.1 Đối với văn bản đến

Trong kết quả thống kê số lượng văn đến trong giai đoạn 2013-2017

(Bảng 3 Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013-2017), trong đó

cơ quan gửi đến nhiều nhất là Chính phủ và Bộ Tài chính sau đó mới đến các

bộ, ngành khác Các văn bản trên khi được gửi tới Viện đều tập trung qua Văn thư của Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành tiếp nhận và chuyển giao theo các trình tự sau:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

- Văn bản gửi đến bằng đường Bưu điện: Cán bộ Văn thư tiếp nhận và tiến hành kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, số và ký hiệu công văn ghi