Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại văn phòng bộ y tế

Hiện nay trong hoạt động của Bộ Y Tế, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan Bộ Y Tế và các đơn vị trực thuộc Bộ.. * Vi Thị Lợi 2016

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HÀ

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD010, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Sinh viên: Nguyễn Thị Hà

Mã SV: 1305QTVD010

Lớp: ĐH_QTVP13D

Khoa: Quản trị Văn phòng

Trong thời gian từ ngày 10 tháng 2 năm 2017 đến ngày 10 tháng 3 năm

2017 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Bộ Y Tế để nâng cao kiến

thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả

công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” Em xin cam

đoan rằng đề tài này được nghiên cứu dựa trên những kiến thức lý luận đã được học trên nhà trường và số liệu được cung cấp bởi phòng Hành chính Văn phòng Bộ Y Tế và tham khảo tại các tạp chí, internet Vì vậy kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Sinh viên

Nguyễn Thị Hà

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6 Giả thiết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của khóa luận 4

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ 6

1.1 Một số khái niệm 6

1.1.1.Khái niệm Tổ chức 6

1.1.2.Khái niệm Quản lý 7

1.1.3.Một số khái niệm về Công tác Văn thư 8

1.1.4.Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay 13

1.1.4.1.Vị trí 13

1.1.4.2.Ý nghĩa 13

1.1.4.3.Yêu cầu của công tác văn thư 14

1.2 Nội dung về công tác tổ chức và quản lý về văn thư 14

1.2.1.Tổ chức thực hiện công tác văn thư 14

1.2.2.Tổ chức bộ máy công tác văn thư 15

1.2.3.Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư 15

1.2.4.Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác văn thư

của cơ quan 16

1.2.5.Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 16

1.2.6.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 17

1.2.7.Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư 17

1.3 Trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư 18

1.3.1.Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan 18

1.3.2.Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) 18

1.3.3.Trách nhiệm của Trưởng đơn vị 19

1.3.4.Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn 19

1.3.5.Trách nhiệm của cán bộ văn thư 19

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 21

2.1 Khái quát chung về Bộ Y Tế 21

2.1.1.Lịch sử hình thành 21

2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Y Tế 22

2.1.3.Cơ cấu tổ chức 25

2.2 Giới thiệu chung về Văn phòng Bộ Y Tế 25

2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ 25

2.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y Tế 26

2.3 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 28

2.3.1.Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư 28

2.3.2.Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư 30

2.3.3.Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư 33

2.3.3.1.Trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức thực hiện công

tác văn thư

33 2.3.3.2.Xây dựng và ban hành văn bản 34

2.3.3.3.Tổ chức và quản lý văn bản đi 36

2.3.3.4.Tổ chức và quản lý văn bản đến 40

2.3.3.5.Quản lý và sử dụng con dấu 43

2.3.3.6.Công tác Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 44

2.3.4.Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư 47

2.3.4.1.Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ 47

2.3.4.2.Công tác kiểm tra công tác văn thư 48

2.3.5.Trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 49

2.3.6.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 51

2.3.7.Khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư 52

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ 54

3.1 Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 54

3.1.1.Những thành tựu đạt được 54

3.1.2.Những tồn tại, hạn chế trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 55

3.1.3.Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công tác tổ chức quản lý về văn thư 56

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế 58

3.2.1.Nâng cao nhận thức của lãnh đạo đối với công tác văn thư của cơ quan 58

3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng cho Lãnh đạo các khóa bồi dưỡng nghiệp

vụ 60

3.2.3.Chuẩn hóa trình độ và năng lực của các cán bộ văn thư 60

3.2.4.Chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn thư 61

3.2.5.Tăng cường, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 62

3.2.6.Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý công tác văn thư tại cơ quan 63

3.2.7.Đẩy mạnh việc kiểm tra, đánh giá về thực hiện tổ chức và quản lý công tác văn thư 64

3.2.8.Xây dựng các chính sách phù hợp để nâng cao vai trò của công tác văn thư 65

3.2.9.Một số giải pháp khác 65

KẾT LUẬN 67

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư năm 2016 32

Bảng 2.2 Thống kê số lượng văn bản đi của Bộ Y Tế năm 2015-2016 38

Biểu đồ 2.1 Số lượng văn bản đi Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 39

Bảng 2.3 Số lượng văn bản đến của Bộ Y Tế năm 2015-2016 42

Biểu đồ 2.2 Số lượng văn bản đến Bộ Y Tế năm 2015 - 2016 42

Bảng 2.4 Trang thiết bị được dùng cho Văn thư 50

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày càng mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc tới các hoạt động của con người trong đó có hoạt động quản lý nhà nước Để đảm bảo trong hoạt động quản lý có những quyết định chính xác và hợp lý nhất các nhà quản lý phải có nguồn thông tin chính xác, trong hoạt động hành chính ở Việt Nam hiện nay vẫn chủ yếu sử dụng kênh thông tin truyền thống là văn bản giấy tờ Tại các cơ quan lớn với khối lượng văn bản sản sinh trong hoạt động quản lý là rất lớn, vì vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để tổ chức và quản lý khối lượng giấy tờ này tốt nhất, phục vụ quyết định quản lý hiệu quả nhất?

Nước ta hiện nay đang trong quá trình thực hiện cải cách hành chính Nhà nước, theo đó việc hiện đại hóa các công việc giấy tờ là yêu cầu cần thiết

và quan trọng Đổi mới quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản để thông tin chuẩn xác nhất, nhanh chóng nhất để phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Để đổi mới được toàn diện hiệu quả công tác văn thư đòi hỏi quá trình tổ chức phải khoa học, hợp lý và Lãnh đạo cơ quan tổ chức cần quản lý chặt chẽ, đề ra được những biện pháp để hạn chế những tồn tại, khó khăn phát huy tối đa những thế mạnh để nâng cao hiệu quả công tác văn thư Nhờ vậy trong nền hành chính nước ta, công tác văn thư ngày càng được chú trọng thực hiện theo đúng các quy định của nhà nước về văn thư Công tác văn thư là mắt xích quan trọng trong hoạt động của các cơ quan t ổ chức, là nhiệm vụ quan trong của Văn phòng mỗi cơ quan Công tác văn thư phục vụ thông tin cho các

cơ quan tổ chức trong việc quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan

Hiện nay trong hoạt động của Bộ Y Tế, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan Bộ Y Tế và các đơn vị trực thuộc Bộ Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác

tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ vẫn còn những vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ chức quản lý, nhân lực, trang thiết bị Nhận thức được vấn đề đó trong quá trình thực tập thực tế tại Văn phòng Bộ Y Tế kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, tác giả đã thực hiện nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế” cho Khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Về mặt lý luận đã có một số công trình nghiên cứu sau:

* Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007

Quyển giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung về công tác văn thư và những vấn đề liên quan

* Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải

Cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để đối chiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật

* Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức

và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ

Hà Nội

Các đề tài khóa luận trên cung cấp cho tác giả những kiến thức có liên quan đến văn thư và là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại các cơ quan khác từ đó đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách

quan Đồng thời là cơ sở để đưa ra những hướng giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại cho các nghiên cứu sau này

Ngoài ra đề tài tham khảo thêm các bài báo, tạp chí và các bài viết có liên quan của một số tác giả

3 Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở những lý luận về công tác văn thư; Lý luận về công tác tổ chức và kiểm tra về văn thư trong hoạt động của văn phòng; Qua quá trình thực tập và tìm hiểu về hoạt động văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế:

- Làm rõ các vấn đề lý luận tổ chức và quản lý công tác văn thư

- Khảo sát về thực tiễn công tác quản lý văn thư từ đó làm sáng tỏ các vấn đề về lý luận công tác quản lý như quản lý về bộ máy làm công tác văn thư, về nghiệp vụ công tác văn thư tại VP Bộ Y Tế

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát và đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế từ đó đưa ra những nguyên nhân, ưu điểm, nhược điểm trong công tác tổ chức và quản lý văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế

- Đề xuất những nhiệm vụ, phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của Văn phòng Bộ Y Tế

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và quản

lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

6 Giả thiết nghiên cứu

Căn cứ vào các lý luận trong giáo trình, các nghiên cứu và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, về công tác tổ chức quản lý cùng với

những số liệu thực tế, đề tài làm rõ được một số vấn đề lý luận và thực tế về công tác tổ chức và quản lý về văn thư Đánh giá đúng thực trạng về công tác

tổ chức, quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng Bộ Y Tế trong thời gian tới Kết quả của quá trình nghiên cứu là nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý về công tác văn thư cho lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị thuộc Bộ Y tế Đồng thời đây là nguồn tài liệu tham khảo cho những nghiên cứu sau này đê làm rõ hơn về công tác văn thư

7 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực hiện một số phương pháp sau:

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: nguồn số liệu từ phòng hành chính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Bộ Y tế, nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo, mạng internet…

- Phương pháp quan sát: Quan sát các cán bộ phòng ban thực hiện nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều hành của mình

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: so sánh đối chiếu số liệu, thông tin giữa các thời kì, các đơn vị với nhau

- Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý

từ đó đưa ra các đánh giá

Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

8 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham khảo thì phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG

VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”

Qua tìm hiểu có thể tóm lại khái niệm tổ chức như sau:

“Tổ chức là quá trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo

đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập

bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức tốt”[23,1]

1.1.2 Khái niệm Quản lý

Khái niệm quản lý được nhiều nhà khoa học nghiên cứu, có nhiều cách tiếp cận khác nhau, ở nhiều góc độ khác nhau

- Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác"

- Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm

sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức"

- Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm"

- Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn"

- "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001)

Trong đề tài này có thể hiểu:

“Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể

quản lý nhằm sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến đổi”[19,6]

1.1.3 Một số khái niệm về Công tác Văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản gồm văn bản của cá nhân, dòng họ và văn bản do Nhà nước ban hành để phục

vụ cho quản lý và điều hành công việc chung[16,11]

Văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và

là phương tiện để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước

Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu

được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được

sử dụng nhiều và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức Có rất nhiều khái niệm để định nghĩa về CTVT:

- Theo định nghĩa trong giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (2009) của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị

xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Từ các định nghĩa đã được trình bày có thể đưa ra định nghĩa về công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo

văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các

 Quản lý văn bản đi: Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ

cơ quan

Thứ nhất: Quản lý văn bản đi gồm 5 bước:

- Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ

- Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên máy tính Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp

và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công an

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chịn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có) Văn bản được chuyển phát đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản

- Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 2 bản (1 bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc)

 Quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận văn bản Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật

thư cơ quan đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định Người đứng đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản

 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định Nghiệp vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình giải quyết công việc, cán

bộ chuyên môn phải có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn Luật định

 Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và kiểm tra việc sử dụng dấu; Cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản

và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan

Khái niệm Văn bản: Là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin

bằng ngôn ngữ nhất định Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống Tùy theo từng lĩnh vực xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có nội dung và thể thức khác nhau.[17,23]

Khái niệm Văn bản đi: Là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản

quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[7,1]

Khái niệm văn bản đến: Là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức[7,1]

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: Là trình tự các bước được

sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan

Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền

đăng ký, quản lý và được sử dụng trên các văn bản của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước Con dấu có nhiều loại: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi[5,1] Con dấu có thể được khắc chìm hoặc khắc nổi nhằm mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản, con dấu thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân cho một cơ quan, tổ chức hay

cá nhân trong hoạt động của cơ quan tổ chức

Khái niệm về Hồ sơ: Là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân[2,2]

Khái niệm về Lập hồ sơ: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản,

tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành hồ sơ theo những nguyên tác và phương pháp nhất định[2,2] Quy trình lập hồ sơ được thực hiện qua 3 bước :

- Mở hồ sơ: trong bước này có thể chia làm 2 trường hợp là những cơ quan tổ chức đã xây dựng danh mục hồ sơ và những cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, tùy theo trường hợp để thực hiện mở hồ sơ phù hợp

- Thu thập, cập nhật tài liệu đưa vào hồ sơ

- Kết thúc hồ sơ: Để kết thúc hồ sơ cần thực hiện các khâu nghiệp vụ như kiểm tra mức độ đầy đủ của hồ sơ; phân chia đơn vị bảo quản đối với những hồ sơ dày; sắp xếp văn bản trong hồ sơ theo các cách như thời gian

hình thành, số thứ tự; cuối cùng là thực hiện biên mục hồ sơ với việc đánh số

tờ, ghi mục lục, viết chứng từ và kết thúc hồ sơ

1.1.4 Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay

1.1.4.1 Vị trí

Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh đạo trong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời là kênh thông tin cho hoạt động của cả cơ quan Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản đẻ phổ biến chủ trương chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của

cơ quan Công tác văn thư đặc biệt quan trọng đối với thực hiện công tác văn phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trong công tác văn phòng

1.1.4.2 Ý nghĩa

- Cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức, phòng tránh được nạn quan liêu giấy tờ Công tác văn thư liên quan đến nhiều người, nhiều việc do

đó công tác văn thư không chỉ liên quan đến nội bộ cơ quan mà còn liên quan nhiều bên khác

- Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, chính xác tránh những sai lầm trong hoạt động quản lý Thông tin cung cấp cho lãnh đạo càng nhanh chóng, chính xác thì hoạt động càng hiệu quả bởi nguồn thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin mang tính pháp lý cao nhất

- Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan Tổ chức tổt công tác văn thư, quản lý văn

bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không mất mất thất lạc là góp phần bảo vệ bí mật nhà nước và cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu bởi công tác văn thư là nguồn thường xuyên và chủ yếu của công tác lưu trữ

1.1.4.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Để thực hiện tốt công tác văn thư của cơ quan cần đáp ứng các yêu cầu:

- Nhanh chóng: Yêu cầu này xét đến mức độ khẩn và quan trọng của văn bản đêt chuyển giao văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết đồng thời quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

- Chính xác: Yêu cầu nội dung văn bản phảo chính xác theo yêu cầu công việc, đúng với đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước Văn bản phải đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức văn bản

- Bí mật: Là yêu cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện mang tính chính trị của công tác văn thư

- Hiện đại: Hiện đại hóa công tác văn thư là tiền đề để nâng cao năng suất, chất lượng công tác và là yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan trong thời đại công nghệ thông tin

1.2 Nội dung về công tác tổ chức và quản lý về văn thư

1.2.1 Tổ chức thực hiện công tác văn thư

Công tác văn thư mang tính chất phức tạp với rất nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau, Lãnh đạo cơ quan phải có những kế hoạch cụ thể trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ này để đảm bảo hoạt động được thông suốt có sự liên kết giữa các khâu nghiệp vụ Trong việc tổ chức thực hiện cần phân công cụ thể rõ ràng trách nhiệm thực hiện công việc, mỗi khâu nghiệp vụ mang đặc trưng riêng và tuân thủ theo những quy định của pháp luật Trong tổ chức

thực hiện phải thể hiện được nhiệm vụ rõ ràng: công việc do ai làm? Thực hiện những công việc gì? Trách nhiệm như thế nào? Vì vậy vấn đề tổ chức thực hiện công tác văn thư cần chính xác, tính khoa học Làm tốt công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ này có ý nghĩa vô cùng quan trọng, đây là nền tảng cho những hoạt động của cơ quan trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước và là cơ sở để quy rõ trách nhiệm trong thực hiện công việc, tránh việc chồng chéo và đùn đẩy trách nhiệm

1.2.2 Tổ chức bộ máy công tác văn thư

Công tác văn thư là những công việc đặc thù có liên quan đến nhiều giấy tờ, đây là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng mang tính chất phức tạp, liên quan đến tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, tham mưu cho lãnh đạo trong việc giải quyết các thủ tục giấy tờ Trong thực tế lãnh đạo không thể theo dõi kiểm soát hết những nghiệp vụ này đặc biệt là trong các cơ quan có quy mô và phạm vi lớn Vì vậy cần có bộ phận phụ trách công tác văn thư của

cơ quan Tùy thuộc vào khối lượng công việc mà lãnh đạo có thể tổ chức thành các phòng ban hoặc là chuyên viên kiêm nhiệm Tổ chức thiết lập bộ máy có nghĩa là quy định rõ ràng, cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện công việc điều đó có vai trò duy trì hoạt động của tổ chức một cách rõ ràng, khoa học

1.2.3 Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư

CTVT là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, việc nâng cao hiệu quả quá trình làm việc phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó việc tổ chức và quản lý nhân sự làm việc là yếu tố rất quan trọng Căn cứ vào quy mô, tính chất, vị trí của bộ phận thực hiện công tác văn thư lãnh đạo cơ quan sẽ quyết định số lượng và tiêu chuẩn chọn các cán bộ, chuyên viên văn thư chuyên trách ở cơ quan lớn và kiêm nhiệm ở các

cơ quan nhỏ Cán bộ văn thư phải có những chuyên môn nghiệp vụ, đối với

cơ quan có tính chất công việc phức tạo thì cần tuyển dụng cán bộ văn thư có trình độ cao như đại học, sau đại học Việc bố trí nhân sự hợp lý giúp cho cơ quan, đơn vị hoạt động hiệu quả và chuyên môn hóa

1.2.4 Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá thực hiện công tác văn thư của cơ quan

Hiện nay việc nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư ngày càng được chú trọng Các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, cử cán bộ đi học hay trực tiếp các cán bộ văn thư hướng dẫn là các hình thức được các cơ quan thực hiện Hướng dẫn cán bộ thực hiện các nghiệp vụ văn thư như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ Sau quá trình hướng dẫn nghiệp vụ để đánh giá tính hiệu quả cơ quan tiến hành kiểm tra để tìm ra những hạn chế, yếu kém nhằm đưa ra các biện pháp xử

lý Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư là quá trình đo lường kết quả thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân thực hiện các nghiệp vụ văn thư Tổ chức tốt hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra giúp cho nâng cao trình độ nhân sự và phát hiện được những sai sót nhằm nâng cao tối đa hiệu quả công việc

1.2.5 Trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư

Để công tác hành chính ngày càng chuyên nghiệp và góp phần vào công cuộc cải cách hành chính ở nước ta hiện nay, trong các cơ quan cần trang bị đầy đủ các trang thiết bị, cơ sở vật chất Đây là điều kiện tiên quyết

để các cơ quan tổ chức duy trì hoạt động, trang thiết bị và cơ sở vật chất phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động và tính chất của từng cơ quan Tổ chức phòng làm việc cần bố trí theo đúng chức năng, tính chất công việc Đối với Văn thư cần phải có những bàn rộng rãi có vách ngăn với khu vực bên ngoài; Các máy móc như máy photocoppy, máy in… phải được bố trí phù hợp, tiện lợi khi sử dụng; Vị trí ngồi làm việc hợp lý, đủ ánh sáng, phù hợp với chức danh làm việc Để bố trí được phòng làm việc tốt cần chú ý các vấn đề như

không gian, số lượng nhân sự trong phòng… Đáp ứng được đầy đủ cơ sở vật chất làm việc giúp cho hiệu quả công việc được nâng cao

1.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

Đối với một cơ quan lớn thì việc hiện đại hóa càng phải được chú trọng đặc biệt trong công tác văn thư hiện nay Số lượng văn bản mỗi ngày lớn, thời gian yêu cầu nhanh thì việc trang thiết bị giúp cho việc tổ chức và sắp xếp công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian tiền bạc và công sức Khoa học công nghệ ngày càng phát triển vì vậy cần được áp dụng vào để quản lý công việc một cách hiệu quả nhất Hiện đại hóa công tác văn thưlà yêu cầu cần thiết trong quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ vì vậy phải đảm bào được cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các quy trình để đảm bảo nhanh chóng chính xác

1.2.7 Khen thưởng, kỉ luật trong thực hiện công tác văn thư

Trong các tổ chức, cơ quan khen thưởng, kỉ luật là phương thức giúp quản lý các hoạt động một cách minh bạch, công bằng nhất Trong công tác văn thư sau khi tiến hành hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện lãnh đạo cần có những khen thưởng đối với các nhân, đơn vị thực hiện tốt, đồng thời kỉ luật đối với cá nhân, đơn vị thực hiện không đúng Hằng năm báo cáo về hoạt động của ngành văn thư cơ quan cho Lãnh đạo theo những mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra Việc khen thưởng, kỉ luật luôn phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật và quy định của cơ quan

Trong hoạt động hành chính hiện nay của nước ta công tác văn thư có một vị trí và ý nghĩa vô cùng quan trọng, là một khâu đảm bảo thông tin được thông suốt và cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách hiệu quả và chính xác nhất Bởi vậy để công tác văn thư thực hiện tốt nhất công tác tổ chức và quản

lý cần phải khoa học, hợp lý và phù hợp với tình hình từng cơ quan, đơn vị

1.3 Trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác văn thư

1.3.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

Thủ trưởng cơ quan là người đứng đầu của một cơ quan, tổ chức trong phạm vi, quyền hạn được giao trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động của toàn bộ cơ quan Trong công tác văn thư, thủ trưởng có trách nhiệm:

- Điều hành, quản lý và chỉ đạo việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào CTVT

- Kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc về việc thực hiện CTVT

- Giải quyết các vấn đề khiếu nại, tố cao về văn thư

- Ký ban hành văn bản hoặc phân công giao nhiệm vụ cho cấp dưới trong việc ký thay, ký thừa lệnh các văn bản do cơ quan ban hành

- Cho ý kiến chỉ đạo trong việc giải quyết các văn bản các đơn vị, cá nhân Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Ban hành các quyết định về quản lý và sử dụng con dấu của văn thư

- Giúp thủ trưởng cơ quan ban hành văn bản quy định về công tác văn thư

- Chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ban hành văn bản

- Theo dõi, kiểm tra và đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo

- Giúp thủ trưởng trong kiểm tra và giám sát việc sử dụng con dấu cơ quan tại văn thư

1.3.3 Trách nhiệm của Trưởng đơn vị

Trong việc tổ chức và quản lý về công tác văn thư, trưởng các đơn vị có trách nhiệm:

- Soạn thảo hoặc phân công soạn thảo văn bản mà đơn vị mình được phân công phụ trách và chỉ đạo soạn thảo văn bản ở đơn vị mình

- Kiểm tra về nội dung văn bản của đơn vị trước khi ban hành

- Tiếp nhận và giải quyết các văn bản đến thuộc phạm vi, trách nhiệm của cá nhân, đơn vị mình

- Phối hợp với các đơn vị khác trong việc giải quyết văn bản đúng thời hạn quy định, lập hồ sơ với công việc được phân công và nộp lưu hồ sơ khi đến thời hạn quy định nộp lưu

- Chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

1.3.4 Trách nhiệm của các cán bộ chuyên môn

- Cán bộ chuyên môn là người trực tiếp tham gia vào thực hiện nghiệp

vụ văn thư có trách nhiệm:

- Soạn thảo văn bản mình được phân công phụ trách

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến theo đúng trách nhiệm của mình

- Phối hợp với các cá nhân, đơn vị khác trong giải quyết các văn bản

đến đúng thời hạn

- Lập hồ sơ các tài kiệu hình thành trong quá trình giải quyết văn bản

theo đúng thời hạn nộp lưu vào lưu trữ

- Giữ gìn bí mật nội dung của tài liệu

1.3.5 Trách nhiệm của cán bộ văn thư

Là người làm công tác văn thư của cơ quan, cán bộ văn thư phải thực

hiện đúng trách nhiệm của mình:

- Tham mưu cho Lãnh đạo trong việc ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư như quy chế văn thư, quy định về quản lý sử dụng con dấu…

- Giúp thủ trưởng cơ quan trong việc theo dõi các quy trình quản lý văn bản đi như: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; Đăng ký văn bản, ghi số ngày tháng; Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật khẩn; Làm thủ tục phát hành văn bản và lưu văn bản đi

- Theo dõi quy trình quản lý văn bản đến như: Tiếp nhận văn bản đến; Đăng ký văn bản đến; Trình và chuyển giao văn bản tới các đơn vị, cá nhân

có trách nhiệm; Theo dõi việc giải quyết văn bản

- Trong công tác lập hồ sơ, văn thư có trách nhiệm trong việc tham mưu xây dựng danh mục hồ sơ, giúp thủ trưởng trong việc hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ cho các cán bộ chuyên môn của cơ quan Đồng thơi lập hồ sơ công việc của mình được giao, giao nộp vào lưu trữ

- Giúp thủ trưởng cơ quan trong việc sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và sự chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan; Thực hiện bảo quản con dấu tránh sứt mẻ hay làm mất

- Quản lý các văn bản: Giấy giới thiệu, giấy đi đường, sổ sách…

Tiểu kết: Công tác văn thư đóng vai trò vô cùng quan trong trong các

hoạt động của cơ quan tổ chức, đặc biệt là hoạt động hành chính nhà nước Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật hiện nay, đòi hỏi sự đổi mới trong quy trình quản lý truyền thống, trong đó công tác văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng trong công cuộc cải cách hành chính Để hội nhập

và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước hiệu quả cần có những biện pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư phù hợp với đất nước

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ Y TẾ

2.1 Khái quát chung về Bộ Y Tế

2.1.1 Lịch sử hình thành

Cách mạng Tháng 8 thành công nước ta giành được nền độc lập tự chủ

về tay nhân dân, chính quyền nhân dân được thành lập để khẳng định và bảo

vệ chủ quyền dân tộc Tuy nhiên chính quyền non trẻ lại phải đối mặt với nhiều thách thức như giặc đói, giặc dốt, giặc ngoại xâm…Đặc biệt là cả nước đối mặt với bệnh dịch, sức khỏe nhân dân suy kiệt, tệ nạn xã hội tràn lan Trước tình hình đó để củng cố chính quyền cách mạng ngay sau khi cách mạng thành công, ngày 28/8/1945 Chính phủ lâm thời ra tuyên cáo thành lập một số Bộ để quản lý các lĩnh vực trong đó có Bộ Y Tế Bác sĩ Phạm Ngọc Thạch được cử giữ chức Bộ trưởng Bộ Y Tế đầu tiên của nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa, ngày 13/9/1946 Bác sĩ Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng

Bộ Y Tế theo Sắc lệnh số 33 để chỉ đạo công tác y tế Các cơ quan của Bộ Y

Tế được thành lập dựa trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng thanh tra vệ sinh và Y

tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha Y Tế Bắc Bộ

Kể từ khi thành lập tới nay để phù hợp với tình hình đất nước Bộ Y Tế

có những sự thay đổi trong chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cụ thể có thể chia thành các giai đoạn:

Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1960:Trong giai đoạn này Bộ Y Tế

tập trung phòng chống dịch bệnh, cứu thương chiến tranh

Giai đoạn từ năm 1961 đến năm 1971: Bộ Y Tế một mặt nghiên cứu

chiến lược phát triển y tế, đào tạo cán bộ… một mặt phải chỉ đạo đảm bảo phòng chống dịch bệnh và đảm bảo công tác y tế, cứu thương ở miền Nam

Giai đoạn từ năm 1972 đến năm 1992: Là giai đoạn đất nước thống

nhất đòi hỏi khắc phục dịch bệnh của chiến tranh để lại, củng cố hoàn thiện

bộ máy, tổ chức để đáp ứng với nhệm vụ, yêu cầu mới của đất nước

Giai đoạn từ năm 1993 đến năm 2001: Chức năng nhiệm vụ của Bộ Y

Tế trong thời gian này tương đối ổn định Bộ Y Tế là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực chăm sóc và bảo về sức khỏe cho nhân dân bao gồm các mặt: vệ sinh phòng chống dịch, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, sản xuất và lưu thông phân phối thuốc và trang thiết bị trong phạm vi cả nước

Giai đoạn từ năm 2002 đến nay: Bộ Y Tế Việt Nam là cơ quan của

Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, bao gồm các lĩnh vực: y tế dự phòng, khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng, y học cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho người, mỹ phẩm ảnh hưởng đến sức khỏe con người, an toàn vệ sinh thực phẩm và trang thiết

bị y tế; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc các lĩnh vực quản lý của Bộ

và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật Tổ chức hoạt động, cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện và ổn định đáp ứng với tình hình công nghiệp hóa của đất nước

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Y Tế

Bộ Y Tế là cơ quan nhà nước phụ trách về công tác y tế, là một trong những cơ quan đầu tiên và có vai trò quan trong trong hoạt động điều hành nhà nước Mỗi thời kì Bộ có chức năng nhiệm vụ cụ thể riêng tuy nhiên cốt lõi là đảm bảo chăm sóc sức khỏe cho nhân dân Chức năng nhiệm vụ cụ thể của Bộ hiện nay được quy định rõ trong Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày

31 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ

Vị trí, chức năng: Bộ Y Tế là cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng quản lý nhà nước về y tế bao gồm các lĩnh vực: Y tế dự phòng, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, giám định y khoa, pháp y, pháp y tâm thần, y dược

cổ truyền, sức khỏe sinh sản, trang thiết bị y tế, dược phẩm, mĩ phẩm, an toàn

vệ sinh thực phẩm, bảo hiểm y tế, kế hoạch hóa gia đình, các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ

Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế :

1 Trình Chính phủ dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

2 Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ hoặc theo phân công

3 Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản

lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

4 Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, các chương trình mục tiêu quốc gia, các

dự án, công trình quan trọng quốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và theo dõi tình hình thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

11 Về dân số - kế hoạch hóa gia đình và sức khỏe sinh sản

12 Về bảo hiểm y tế

13 Về bảo vệ môi trường trong hoạt động y tế

14 Về quản lý viên chức chuyên ngành y, dược, dân số

15 Về đào tạo nhân lực y tế

16 Về khoa học, công nghệ

17 Về công nghệ thông tin

18 Chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác truyền thông, giáo dục sức khỏe

19 Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật; quy định cụ thể tiêu chí phân loại đơn vị sự nghiệp y tế công lập phù hợp với yêu cầu quản

lý của ngành y tế

20 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan phòng, chống, cấp cứu

và điều trị nạn nhân trong thiên tai, thảm họa

21 Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện dự trữ quốc gia về thuốc, hóa chất, trang thiết bị y tế, phương tiện phòng, chống dịch bệnh, thiên tai thảm họa theo danh mục dự trữ quốc gia đã được Chính phủ quyết định và các quy định của pháp luật

22 Quản lý nhà nước về hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật

23 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của ngành y tế theo mục tiêu và nội dung của Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước của Chính phủ

24 Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; cán bộ, công chức, viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng,

kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật

25 Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật

26 Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật

27 Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị liên quan các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước của Bộ; thực hiện phòng, chống tham nhũng và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật

28 Xây dựng, ban hành hệ thống chỉ tiêu thống kê và chế độ báo cáo thống kê của ngành y tế theo quy định của pháp luật; tổ chức thu thập, tổng hợp, phân tích, quản lý và lưu trữ thông tin thống kê ngành y tế; xây dựng cơ

- Ông Nguyễn Viết Tiến

- Ông Lê Quang Cường

- Ông Nguyễn Thanh Long

- Ông Phạm Lê Tuấn

- Trương Quốc Cường

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Bộ Y Tế (Phụ lục số 01)

2.2 Giới thiệu chung về Văn phòng Bộ Y Tế

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ

Văn phòng Bộ Y Tế là đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế có chức năng giúp lãnh đạo trong công tác tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, quản lý tài chính, nguồn ngân sách nhà nước giao cho Bộ Chức năng, nhiệm

vụ quyền hạn của Văn phòng Bộ Y Tế được thực hiện theo Quyết định số 3449/QĐ-BYT ngày 16 tháng 9 năm 2013 của Bộ Trưởng Bộ Y Tế Văn phòng Bộ hoạt động theo chế độ thủ trưởng Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Y Tế theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện các chương trình, kế hoạch làm việc và quy chế công tác của Bộ; Tổ chức thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ; Quản lý cơ

sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động phục vụ hoạt động nội bộ của cơ quan theo quy định của pháp luật Văn phòng bộ có con dấu riêng và tài khoản riêng

2.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Y Tế

- Lãnh đạo văn phòng: TS.Bs Nguyễn Xuân Trường - Chánh Văn phòng và 6 Phó Chánh Văn phòng

- Các đơn vị trực thuộc Văn phòng:

Phòng Tổng hợp (Viết tắt VPB1): Tổng hợp, đôn đốc theo dõi việc thực hiện các quy chế làm việc, chương trình kế hoạch, lịch làm việc, lịch công tác, lịch tiếp khách… của Lãnh đạo Bộ Tổ chức của phòng Tổng hợp gồm 2 bộ phận là Tổ thư kí và bộ phận Tổng hợp Lãnh đạo phòng Tổng hợp

có Trưởng phòng và các phó trưởng phòng Hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, lãnh đạo phòng phân công công việc cho mỗi cán bộ, chuyên viên của phòng

Phòng Tài chính kế hoạch ( VPB3) giúp Chánh văn phòng Bộ quản lý

và thực hiện công tác tài chính kế toán cấp 2 theo quy định của pháp luật với các nguồn kinh phí và tài sản nhà nước được giao cho Văn phòng Bộ quản lý

Tổ chức phòng có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng, biên chế cán bộ

và kế toán viên theo quy định Phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng, thực hiện theo mô hình kế toán tập trung

Phòng Quản trị ( VPB4): Giúp Chánh Văn phòng điều phối hoạt động

về các công tác quản trị, hậu cần, lễ tân trong cơ quan Bộ Phòng Quản trị được cơ cấu gồm 5 bộ phận là: Quản trị, lễ tân, Y tế, Điện nước và vệ sinh Nhân sự phòng Quản trị gồm Trưởng phòng, phó trưởng phòng và biên chế cán bộ, nhân viên theo quy định và yêu cầu công việc

Phòng Hành chính (VPB5): Giúp chánh Văn phòng quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư của Bộ Y tế và công tác tổ chức cán

bộ của Văn phòng Bộ Phòng Hành chính gồm bộ phận Văn thư và bộ phận

Tổ chức cán bộ, mỗi bộ phận thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định

Phòng Lưu trữ (VPB6): Quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ

và thư viện trong cơ quan Bộ Y Tế, Hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ Phòng gồm 2 bộ phận là bộ phận lưu trữ và bộ phận Thư viện hoạt động theo chế độ thủ trưởng

Đơn vị phòng chống thảm họa và tìm kiếm cứu nạn (VPB7): Thường trực giúp Ban chỉ huy tìm kiếm cứu nạn Bộ Y Tế; Triển khai, điều phối, tổng hợp hoạt động tìm kiếm cứu nạn phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ

Phòng Công nghệ thông tin (VPB8): Tổ chức, xây dựng và quản lý cổng thông tin điện tử ngành y tế; Làm đầu mối triển khai hành chính công, hành chính điện tử ngành y tế; Quản lí và điều hành mạng máy tính nội bộ, mạng điện thoại cơ quan; Xây dựng và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan Bộ Y Tế

Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính (VPB9): Giúp Chánh Văn phòng trong việc kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý và phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Y Tế theo quy định của pháp luật

Phòng Bảo vệ ( VPB10): Quản lý và tổ chức thực hiện công tác an bảo

vệ cơ quan Bộ Y Tế, đảm bảo an toàn trật tự trong cơ quan Bộ

Đội Xe (VPB11): Giúp Chánh Văn phòng quản lý và sử dụng phương tiện phục vụ các hoạt động của lãnh đạo Bộ, các đơn vị trong cơ quan

Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh (VPB2): Là cơ quan đại diện của Văn phòng Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh, thực hiện các công việc được giao phó

Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Bộ Y Tế (Phụ lục số 02)

2.3 Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng

Bộ Y Tế

2.3.1 Tổ chức bộ phận phụ trách văn thư

Bộ Y Tế là cơ quan quản lý chuyên ngành thuộc Chính phủ, khối lượng công việc rất lớn vì vậy số lượng các văn bản hình thành rất lớn, đồng thời văn bản nhận được từ các cơ quan đơn vị là không nhỏ Để đáp ứng được khối lượng công việc lớn, Văn phòng Bộ Y Tế thiết lập ra Phòng hành chính với bộ phận Văn thư để phụ trách về văn thư cho Bộ Y Tế theo hướng dẫn tại thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội Vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp và Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015 của

Bộ Nội Vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ Văn thư Bộ Y Tế được tổ chức theo hình thức văn thư hỗn hợp, có nghĩa là một số nội dung công việc văn thư được thực hiện tại bộ phận văn thư của Bộ Y Tế như : Các văn bản trình

ký lãnh đạo Bộ, các văn bản đến cơ quan Bộ ; Một số công việc được thực hiện tại văn thư đơn vị như các văn bản thuộc thẩm quyền ký của trưởng các đơn vị, văn bản đến đích danh đơn vị…

Bộ phận thực hiện CTVT trực thuộc Phòng Hành Chính, thực hiện theo những quy định về chức năng và nhiệm vụ do Lãnh đạo quy định dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính Trưởng phòng Hành chính chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về CTVT của cơ quan Bộ phận văn thư thực hiện các nhiệm vụ được quy định chi tiết tại Quyết định số 199/QĐ-VPB5 ngày 28 tháng 12 năm 2012 của Chánh Văn phòng Bộ về ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ Y Tế như sau:

- Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan theo quy định tại khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm

2004 của Chính Phủ về công tác văn thư;

- Căn cứ vào quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định

về công tác văn thư;

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, tham gia hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ vản thư cho các đơn vị thuộc cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế;

- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng Bộ giao

Việc bố trí phòng ban làm việc ngoài chú trọng vào việc làm rõ chức năng, nhiệm vụ, Lãnh đạo Văn phòng quan tâm tới việc bố trí, sắp xếp phòng làm việc để có không gian làm việc, môi trường tốt nhất trong điều kiện của

cơ quan Bộ Y Tế Bộ phận văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế: Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính được bố trí ở phòng 102B nhà B – toà nhà chính thuận tiện cho khách đến làm việc hoặc cán bộ văn thư di chuyển để chuyển giao văn bản, phòng được bố trí thành nhiều phòng nhỏ hơn trong đó bộ phận Văn thư có không gian rộng nhất và được bố trí bàn ghế và có vách ngăn cách

với khu vực khách đến làm thủ tục Một phòng riêng cho Trưởng, phó phòng giúp cho việc giải quyết và xử lý văn bản cũng như dễ dàng trong việc quản lý nhân viên Trong phòng các máy photo, máy in, máy tính được bố trí hợp lý,

dễ dàng khi cần sử dụng; Ánh sáng trong phòng làm việc luôn được đảm bảo tốt nhất để không làm ảnh hưởng đến sức khỏe của các cán bộ nhân viên

Do khối lượng công việc lớn, bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành chính được chia làm 3 bộ phận là bộ phận một cửa, bộ phận quản lý văn bản

đi và bộ phận quản lý văn bản đến

Qua việc tổ chức bộ máy làm văn thư có thể nhận thấy:

Ưu điểm:

Hình thức văn thư hỗn hợp áp dụng tại cơ quan có thể rút ngắn được thời gian ban hành văn bản vì giảm thiểu được thời gian đi lại, thời gian trình ký;

Văn thư hỗn hợp giúp đạt hiệu quả trong thông tin quản lý, đồng thời thống nhất trong việc tiếp nhận văn bản và đăng lí văn bản, tránh chồng chéo văn bản như đối với hình thức văn thư phân tán Hình thức văn thư hỗn hợp giúp giảm tải khối lượng văn bản, công việc dồn về một chỗ như hình thức tập trung Đây là hình thức phù hợp với các cơ quan có quy mô lớn như Bộ Y

Tế với khối lượng văn bản lớn, nhiều khâu, nhiều bộ phận thực hiện

Nhược điểm:

Một khó khăn của hình thức này đó là đối với các đơn vị trực thuộc nằm ngoài khuôn viên của Bộ thì việc di chuyển đến các địa điểm này gây mất thời gian có thể làm ảnh hưởng đến công việc giải quyết

Hiện nay việc tổ chức bộ phận làm công tác văn thư được thực hiện theo văn bản hướng dẫn cũ đã hết hiệu lực, công tác văn thư thực hiện không được thống nhất trong hệ thống với các cơ quan khác

2.3.2 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư

Nhân sự làm việc trong các cơ quan, tổ chức là yếu tố quyết định dẫn đến hiệu quả đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ

là nhân tố ảnh hưởng đến quá trình làm việc của phòng, đối với Văn phòng

Bộ Y Tế việc nhân sự làm việc luôn được Lãnh đạo Văn phòng coi trọng vì đây là bộ não thông tin của cơ quan, đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ việc bố trí nhân sự phù hợp đảm bảo hoạt động Nhân sự có trình độ cao sẽ tìm ra được những phương pháp làm việc khoa học, khả năng chuyên sâu tốt hơn Việc tuyển dụng và đào tạo bồi dưỡng luôn được chú trọng thực hiện để nâng cao và hoàn thiện hơn nữa trình độ đội ngũ làm việc về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan

Để nâng cao năng lực cũng như trình độ chuyên môn của các cán bộ làm công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế, Lãnh đạo Văn phòng xem xét dựa trên sự đề xuất của trưởng các phòng ban phụ trác để cử người đi học các khóa tập huấn ngắn hạn về văn thư Hằng năm Văn phòng Bộ còn tổ chức từ

4 – 5 lớp học, mỗi lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư gồm 150 học viên là các cán bộ trong cơ quan Bộ Y Tế và các cơ quan trực thuộc cả 3 miền; Cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Chính nhờ những nỗ lực nhằm nâng cao năng lực làm việc cho cán bộ về văn thư mà nhìn chung hiện nay công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Y Tế được đổi mới

và hoàn thành các nhiệm vụ được giao

Đối với công tác văn thư, theo Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư năm 2016 của Văn phòng Bộ gửi báo cáo cho Cục Văn thư, lưu trữ thì tổ chức nhân sự làm công tác văn thư tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2016 như sau:

Bảng 2.1: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư năm 2016

Nhân sự làm công tác văn thư Số lượng

Đơn vị: Người

Ghi chú

Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 2

Ngạch công chức, viên chức, chức danh

nghề nghiệp văn thư

độ đại học và sau đại học chiếm hơn 50%, đối với các cán bộ thuộc các chuyên ngành khác được đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ, tuy nhiên để nắm rõ nghiệp vụ cần phải được đào tạo chuyên nghiệp như cử đi tham gia các lớp