Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng công ty cổ phần xây dựng, cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu thiên ân (TAMAX)

Tổ chức và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân .... Trong hoạt động hành chính có

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC

VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX)

Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành

: 1405QTVB010 : 2014 – 2018 : ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI- 2018

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN

XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC

VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN (TAMAX)

Khoá luận tốt nghiệp chuyên ngành

: 1405QTVB010 : 2014 – 2018 : ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI- 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan:

1 Những nội dung trong đề tài Khoá luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Ths Đặng Văn Phong;

2 Các nội dung nghiên cứu trong Khoá luận tốt nghiệp là trung thực;

3 Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Sinh viên

Đỗ Quyết Định

LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện được đề tài Khoá luận tốt nghiệp của mình, ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân, tôi cũng đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía thầy cô trong nhà trường và Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và xuất nhập khẩu Thiên Ân

Đặc biệt em xin trân thành cảm ơn đến thầy Đặng Văn Phong và Khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn và

hỗ trợ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài

Tôi cũng xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới bạn bè, người thân đã động viên khích lệ tôi trong thời gian thực tập và thực hiện đề tài Khoá luận tốt nghiệp

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Sinh viên

Đỗ Quyết Định

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC SƠ ĐỒ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

6 Giả thuyết nghiên cứu 4

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của đề tài 5

PHẦN NỘI DUNG 7

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TRONG VĂN PHÒNG 7

1.1 Một số khái niệm liên quan 7

1.1.1 Khái niệm văn phòng 7

1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp 8

1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp 10

1.2 Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức 11

1.3 Mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp 13

1.4 Nguyên tắc của tham mưu, tổng hợp 14

1.5 Các nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng 15

1.5.1 Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự 15

1.5.2 Tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính 16

1.5.3 Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo 19

1.5.4 Tham mưu, tổng hợp về công tác thi đua khen thưởng 20

1.5.5 Tham mưu, tổng hợp về công tác hậu cần 21

1.5.6 Tham mưu, tổng hợp trong một số hoạt động đặc thù 23

* Tiểu kết chương 1 24

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 25

2.1 Khái quát về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 25

2.1.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 25

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 27

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 27

2.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 29

2.2.1 Hình thức tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 29

2.2.2 Tổ chức và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 30

2.2.3 Nội dung công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 32

2.2.4 Kiểm tra, đánh giá về công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 48

2.3 Nhận xét chung về công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên

Ân 49

2.3.1 Ưu điểm 50

2.3.2 Hạn chế 53

* Tiểu kết chương 2 56

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC 57

3.1 Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự 57

3.1.1 Tổ chức bộ máy 57

3.1.2 Tổ chức về nhân sự 58

3.2 Nhóm giải pháp về thể chế 59

3.2.1 Nội quy, quy chế của Công ty 60

3.2.2 Nội quy, quy chế về công tác tham mưu, tổng hợp 61

3.3 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, ứng dụng CNTT trong công tác Hành chính – văn phòng 61

3.3.1 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị 61

3.3.2 Ứng dụng CNTT trong công tác Hành chính – văn phòng 62

3.3.3 Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào hoạt động của văn phòng 63

3.4 Nhóm giải pháp đặc thù 63

3.5 Nhóm giải pháp khác 65

* Tiểu kết chương 3 65

PHẦN KẾT LUẬN 66

D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 67

PHỤ LỤC 69

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Trình độ nhân sự phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 31Bảng 2.2 Thống kê kế hoạch công tác của Công ty được ban hành 36

từ năm 2014 đến 2017 của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực

và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 36

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Quy trình tham mưu của phòng Hành chính cho Ban giám đốc Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên

Ân 30

Sơ đồ 2.2 Mô hình dự kiến cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Công ty

cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 34

Sơ đồ 2.3.: Quy trình tổ chức hội họp của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân 44

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Đất nước ngày càng phát triển theo hướng hội nhập Quốc tế, hoà nhập vào xu hướng chung của đất nước văn phòng cũng phải tự hoàn thiện và phát triển để theo kịp thời đại

Nơi nào có công tác tham mưu, tổng hợp tốt giúp công tác quản lý và ra các quyết định đúng đắn Lãnh đạo có nắm bắt được tình hình công việc, chủ trường đường lối hay không là nhờ vào hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Hoạt động văn phòng nói chung và hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng nói riêng luôn được lãnh đạo văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân quan tâm Tuy nhiên trước sự thay đổi ngày càng sâu rộng của quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng cần phải nỗ lực hơn nữa Đứng trước bối cảnh đó, công tác tham mưu, tổng hợp của Công ty

cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân còn có nhiều hạn chế và cần có những giải pháp để khắc phục kịp thời

Từ những lý do trên tôi quyết định chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả

công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX).” Làm đề tài

khoá luận tốt nghiệp của mình Hy vọng đề tài góp phần làm phong phú thêm

lý luận và thực tiễn của chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng và giúp của Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân nâng cao công tác này trong văn phòng

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay các đề tài nghiên cứu, xuất bản và ấn phẩm nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng không phải là mới Trong

phạm vi đề tài, tôi xin đề cập đến một số giáo trình, ấn phầm và các đề tài nghiên cứu tiêu biểu về công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng như sau:

* Về lí luận: sách, báo, giáo trình giảng dạy tại các trường Đại học, Cao đẳng:

Các giáo trình kể đến dưới đây đều đưa ra cơ sở lý luận một cách chung nhất về khái niệm, chức năng và vai trò của tham mưu, tổng hợp trong văn phòng

- GS.TS Nguyễn Thành Độ, Th.S Nguyễn Ngọc Diệp – Th.S Trần

Phương Hiền (2012), iáo trình quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế

Quốc dân, Hà Nội

- PGS TS Nguyễn Hữu Tri 2005 , Quản trị văn phòng, NXB Khoa

học và K thuật, Hà Nội

- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học… 2015 , iáo trình Quản

trị văn phòng, Nxb Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

* Về đề tài nghiên cứu:

- Khoá luận tốt nghiệp: “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham

mưu-tổng hợp của Văn phòng tại Viện hàn lâm KHXH Việt Nam” của tác giả

Đinh Tuyết Ngân - Đại học Nội vụ Hà Nội (2017 đã làm nổi bật về vấn công tác tham mưu, tổng hợp văn phòng tại văn phòng nhà nước đặc biệt là văn

phòng tại Viện hàn lâm KHXH Việt Nam Tác giả đã đưa ra thực trạng, ưu

nhược điểm của công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng và đưa ra các giải pháp cụ thế Tuy nhiên, đề tài lại đi sâu nghiên cứu về công tác này tại văn phòng cơ quan nhà nước, không đề cập đến văn phòng doanh nghiệp tư nhân

- Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng

Đảng uỷ Khối các cơ quan trung ương” của tác giả Cao Thị Thanh Hải – Đại

học Nội vụ Hà Nội 2016 đã làm rõ cơ sở lý luận, yêu cầu, nguyên tắc về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng và nội dung công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng cấp uỷ Cùng với đó đề tài đã nghiên cứu làm rõ vai

trò, thực trạng của công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung ương và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung ương trong nhiệm kỳ mới

Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp Tuy nhiên, qua tìm hiểu tác giả nhận thấy các công trình nghiên cứu đa

số tập trung về công tác tham mưu, tổng hợp tại khối các cơ quan nhà nước và một số ít công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp, tại doanh nghiệp Đặc biệt, trong khối doanh nghiệp chưa có đề tài nào nghiên cứu mô hình doanh nghiệp trong lĩnh vực đào tạo, cung ứng và xuất nhập khẩu người lao động sang nước ngoài làm việc Vì vậy, do tính mới và cấp thiết của đề

tài, tác giả thực hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng

hợp tại văn phòng Công ty cổ phần xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân (TAMAX).” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

3 Mục tiêu nghiên cứu

Dựa trên cơ sở lý luận công tác tham mưu, tổng hợp; thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân tác giả đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu trên đây, khoá luận tốt nghiệp đặt ra cho tác giả phải giải quyết một số nhiệm vụ sau:

- Khái quát những vấn đề lý luận công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng

- Khái quát chung về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại về

Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu

6 Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tham mưu, tổng hợp tốt góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của VP Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân từ đó góp phần tăng thêm vị thế và chất lượng của công ty trên thị trường Doanh nghiệp hiện nay

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: Tác giả dùng phương pháp này để thu thập các văn bản của Nhà nước, của tạp chí chuyên ngành, sách chuyên khảo, tài liệu được tác giả thu thập trong quá trình khảo

sát thực tế Từ đó, tác giả dùng các thông tin thu thập được để sử dụng tối đa trong đề tài của mình

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: Tác giả áp dụng phương pháp này

để so sánh giữa lý luận, thực tiễn công tác tham mưu, tổng hợp của Công ty với các quy định của Nhà nước và các doanh nghiệp tư nhân khác

- Phương pháp quan sát trực tiếp: Tác giả sử dụng phương pháp này qua thời gian thực tập tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân Từ đó, tác giả triển khai thành các nội dung trong phần nội dung trong phần thực trạng của đề tài

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này dùng để nghiên cứu và tìm hiểu lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp là cơ sở cho việc trình bày, so sánh và nhận xét thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Tác giả dùng phương pháp này để thu thập thông tin trực tiếp chứng minh cho các luận điểm về công tác tham mưu, tổng hợp đã đưa ra tại văn phòng Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

- Phương pháp phân tích – tổng hợp: Sau khi áp dụng các phương pháp

đã nói ở trên, tác giả phân tích – tổng hợp tài liệu, số liệu để đưa ra ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và tìm ra giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

8 Kết cấu của đề tài

Đề tài bao gồm phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục Trong đó, phần nội dung được chia làm ba chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng

Chương 2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

TRONG VĂN PHÒNG

1.1 Một số khái niệm liên quan

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Trong thực tế xã hội ngày nay có rất nhiều khái niệm về văn phòng xuất phát từ nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhiều quan điểm khác nhau

Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê: “Văn phòng là bộ

phận phụ trách các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, cung cấp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ hành chính cho một cơ quan.” [9; 847]

Theo giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Thành Độ

năm 2005 văn phòng theo nghĩa rộng là: “Văn phòng là bộ máy làm việc tổng

hợp và trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn

vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị

có quy mô lớn thì phải thành lập văn phòng còn ở các cơ quan, đơn vị có quy

mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp” [1;5]

Theo nghĩa hẹp văn phòng là: “Văn phòng là trụ sở làm việc của một

cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó”

Theo PGS TS Nguyễn Hữu Tri 2005 , Quản trị văn phòng hiểu một cách đơn giản và toàn diện hơn “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách

quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả.” [14; 12]

Từ những khái niệm đã nêu ở trên tôi đồng tình với các quan điểm của

các tác giả Tuy nhiên, để khái niệm được cụ thể và liên quan trực tiếp đến đề

tài khoá luận tác giả đưa ra khái niệm văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ

máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo cho dịch

vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn

vị, tổ chức” [1;5]

Phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, tổ chức cần phải có một bộ phận với các hoạt động chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ cơ quan, tổ chức, đơn vị Từ đó giúp cho lãnh đạo thực hiện hoạt động quản lý của mình, bộ phận đó được gọi chung là văn phòng Ví dụ Văn phòng Bộ Nội

vụ có nhiệm vụ tổ chức, thu thập, xử lý thông tin của Chính phủ, của Đảng và Nhà nước về chỉ đạo, chính sách, chủ trương mới Các thông tin báo cáo, đề xuất từ cấp dưới trực thuộc trình lên Bộ trưởng và Thứ trưởng giải quyết và thông tin phối hợp từ các Bộ và cơ quan ngang Bộ khác

1.1.2 Khái niệm tham mưu, tổng hợp

Theo cuốn Công tác tham mưu của các cơ quan Đảng Trung ương của

Hội đồng Khoa học các cơ quan Đảng trung ương: “Tham mưu là góp ý kiến,

giúp người chỉ huy, người lãnh đạo quốc gia định hướng, quyết định và tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách ở tầm vĩ mô, chiến lược”

[4;36]

Trong Đại từ điển Tiếng Việt của Trung tâm ngôn ngữ và văn hoá Việt Nam có khái niệm: Tham mưu là góp ý, giúp người chỉ huy để tổ chức và thực hiện các kế hoạch Tham mưu còn là góp ý kiến về những chủ trương, kế hoạch cho một người hay một tổ chức Hay “tham” là tham gia, dự vào;

“mưu” là kế hoạch, kế sách Như vậy, hiểu đơn giản “tham mưu” là tham gia đóng góp kế sách

Trong lịch sử thế giới, tham mưu được sử dụng nhiều trong lĩnh vực

quân sự Ví dụ như: Gia Cát Lượng của Trung Quốc là người góp công lớn trong việc giúp Lưu Bị đánh bại quân Nguỵ của Tào Tháo Ông đứng sau hỗ trợ, hiến kế cho Lưu Bị có những sách lược quân sự tuyệt vời

Đó là trong quân sự, trong quản trị có thể hiểu tham mưu là đưa ra những ý kiến đóng góp, kế hoạch để giúp cho nhà quản lý có những quyết định đúng đắn nhất, là hoạt động cần thiết trong công tác quản lý Tham mưu bao gồm hoạt động tham vấn, góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức; góp phần giúp cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất Chủ thể ở đây làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tập thể tham mưu cho lãnh đạo

Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội

dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”

Theo Từ điển Tiếng Việt có khái niệm tổng hợp theo nghĩa động từ

“Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể” [9;721]

Tổng hợp được hiểu theo nghĩa danh từ: Là tổ hợp tất cả các thông tin,

sự có mặt của nhiều yếu tố bao gồm: Thu thập; đánh giá; phân tích

Theo cuốn Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ của TS Văn Tất Thu: “Tổng hợp là sự xâu

chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [13;125]

Trong cuộc sống, chúng ta tiếp xúc rất nhiều đến từ “tổng hợp” ví dụ

như: Bách hoá tổng hợp, Trường Đại học tổng hợp,…Như vậy “Tổng hợp là

việc liên kết, xâu chuỗi các yếu tố riêng rẽ, các hiện tượng, các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ với nhau thành một chỉnh thể để hướng tới mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức”

1.1.3 Công tác tham mưu, tổng hợp

Trước tiên, để hiểu được công tác tham mưu, tổng hợp là gì ta phải hiểu được thế nào là công tác? Chưa có nhiều khái niệm để định nghĩa về công tác

và công tác trong hoạt động hành chính, trong mỗi lĩnh vực lại có các khái niệm khác nhau

Theo tác giả Ngọc Thái và tác giả Quốc Khánh trong cuốn Từ điển

Tiếng việt có khái niệm như sau: “Công tác được định nghĩa là công việc của

nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”[11;96]

Trong hoạt động hành chính, công tác được hiểu là các công việc cần được thực hiện một cách khoa học, có các quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, hay một công việc có tính chất quan trọng nào đó Trong hoạt động hành chính có thể kể đến như: Công tác tham mưu, tổng hợp, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần,…

Theo tác giả Cao Văn Thống: “Công tác tham mưu là tổng hợp các

công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định.” [12;15]

Theo tác giả Văn Tất Thu: “Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc

liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định.” [13;125]

Dựa trên những cơ sở lý luận trên, tác giả mạnh dạn đưa ra khái niệm

về công tác tham mưu, tổng hợp như sau: Công tác tham mưu, tổng hợp là

công việc được thực hiện một cách khoa học, có quy trình Thông qua tập hợp

các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp bằng những phương pháp

kỹ thuật; để tham mưu đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo hay nói một cách ngắn gọn: Tổng hợp để tham mưu và tham mưu dưới dạng tổng hợp

1.2 Vai trò công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức

Trước đây, tham mưu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quân sự thông qua việc đưa ra những mưu kế, sách lược giúp cho người chỉ huy có thông tin tham khảo trước khi ra quyết định Ngày nay, tham mưu ngày càng xuất hiện nhiều hơn trong các lĩnh vực của đời sống Đối với văn phòng tham mưu, tổng hợp là một trong hai chức năng chính có vị trí đặc biệt quan trọng nhằm giúp cho nhà quản lý cơ quan, tổ chức có những quyết định đúng đắn

Trong hoạt động quản lý nhà nước, để đưa ra các đường lối, chính sách rất cần đến hoạt động tham mưu của các cấp, các ngành, các Bộ, các nhà nghiên cứu khoa học… Từ đó, giúp Chính phủ có được những quyết định đúng đắn và hợp lý nhất Nhận thấy được chức năng và vai trò của văn phòng nói chung và của tham mưu, tổng hợp nói riêng trong hoạt động quản lý nhà nước, Chủ tịch nước đã ra Quyết định số 86/QĐ-CTN ngày 26/5/1998 của Chủ tịch nước về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Văn phòng

Chủ tịch nước như sau: “Văn phòng chủ tịch nước là cơ quan giúp việc của

Chủ tịch nước, có chức năng nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Chủ tịch nước, các phó chủ tịch nước”

Vai trò tham mưu của văn phòng Bộ, ngành còn được quy định cụ thể trong các văn bản của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng

Ví dụ, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 5/11/2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ

như sau: “Văn phòng của bộ, cơ quan ngang bộ có chức năng giúp Bộ trưởng

tổng hợp điều phối các hoạt động các tổ chức của Bộ theo chương trình kế hoạch làm việc” Đặc biệt, Nhà nước cần lắng nghe ý kiến của nhân dân trên

cơ sở tổng hợp ý kiến của các cấp ở địa phương, tiếng nói và nguyện vọng của nhân dân vẫn là quan trọng nhất

Còn trong hoạt động quản lý của khối các cơ quan Đảng, công tác tham mưu, tổng hợp cũng có vai trò to lớn, được cụ thể hoá bằng văn bản Theo Quyết định số 71-QĐ/TW ngày 1/12/1999 của Bộ Chính trị về chức năng,

nhiệm vụ, tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng: “Văn phòng Trung

ương Đảng là cơ quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có chức năng tham mưu giúp Ban chấp hành Trung ương trực tiếp là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng; phối hợp, điều hòa các hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng”

Từ các văn bản Quy phạm pháp luật trên đã cho thấy tầm quan trọng của tham mưu, tổng hợp Bên cạnh đó, tham mưu, tổng hợp còn là một trong hai chức năng quan trọng của văn phòng mà văn phòng là một bộ phận không thể thiếu cấu thành nên cơ quan tổ chức; một bộ phận tham mưu đắc lực cho lãnh đạo trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan

Theo nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In cho rằng: “Tham mưu

mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị tổ chức trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu cho các đơn vị tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực” [5;14]

Trong cơ quan, tổ chức nói chung và trong khối doanh nghiệp nói riêng vai trò của tham mưu, tổng hợp của văn phòng doanh nghiệp không giống với các phòng, đơn vị khác Bởi lẽ, văn phòng là đầu mối thông tin tổng hợp chung nhất, thông tin được xử lý bao quát nhất, vì vậy thông tin được tham mưu cho lãnh đạo được khách quan và chính xác Các đơn vị khác chỉ có chức năng tham mưu về một lĩnh vực cụ thể thuộc chuyên môn nghiệp vụ của

đơn vị đó

Chức năng tham mưu, tổng hợp là chức năng quan trọng thể hiện vị trí, vai trò cần thiết của văn phòng trong hoạt động hàng ngày Chức năng này ngày càng được mở rộng và do đó vai trò của văn phòng ngày càng được đánh giá cao

1.3 Mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp

Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri: “Văn phòng có chức năng tham mưu

và chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu phải xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra

mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp” [14;8] Tham mưu,

tổng hợp là một trong hai chức năng không thể thiếu của văn phòng nên chúng có mối quan hệ mật thiết, không thể tách rời

Mối quan hệ giữa tham mưu, tổng hợp dựa trên 3 yếu tố “nền tảng”,

“quyết định”, “thành quả” Cụ thể như sau:

+ Mối quan hệ “nền tảng”: Hoạt động tổng hợp có trước, hoạt động tham mưu có sau Phương án tham mưu dựa trên chất liệu của thông tin tổng hợp Ví dụ: Tại Văn phòng Bộ Tài Chính có chức năng tham mưu, đề xuất, góp ý cho Bộ trưởng về các chính sách phát triển, chương trình kế hoạch, nội quy quy chế… Cần phải dựa trên “nền tảng” thông tin đã được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như: Từ thực tế Bộ, từ các văn bản quy định của Nhà nước, từ các cơ quan khác…

+ Mối quan hệ “quyết định”: Chất lượng của thông tin tổng hợp quyết

định chất lượng phương án tham mưu Thông tin tổng hợp càng chính xác, kịp thời, đầy đủ, trung thực bao nhiêu giúp phương án tham mưu càng tối ưu bấy nhiêu và ngược lại

+ Mối quan hệ “thành quả”: Tham mưu là thành quả phản ánh quá trình tổng hợp thông tin Phương án tham mưu có hợp lý, tối ưu là nhờ vào quá trình tổng hợp thông tin có hiệu quả hay không Giữa tham mưu và tổng hợp

có mối quan hệ nguyên nhân – kết quả Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức người lãnh đạo chỉ quan tâm đến kết quả của công việc chứ không quan tâm quá trình thực hiện công việc đó

Tham mưu, tổng hợp là hai mặt, hai khía cạnh có mối quan hệ tương hỗ cho nhau Muốn tham mưu tốt, văn phòng phải tổng hợp tốt và tổng hợp cũng

là căn cứ là cơ sở cho hoạt động tham mưu Hay nói cách khác tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu

1.4 Nguyên tắc của tham mưu, tổng hợp

Xuất phát từ vai trò to lớn tham mưu, tổng hợp của văn phòng, đi cùng với đó là các yêu cầu về nguyên tắc mà công tác này cần phải được đảm bảo:

- Đảm bảo các quy định hiện hành của Pháp luật của Nhà nước và chủ trương của Đảng: Bất cứ hoạt động nào của cơ quan, tổ chức cũng đều phải dựa trên khuôn khổ của pháp luật Công tác tham mưu, tổng hợp có hay đến đâu nhưng vi phạm quy định pháp luật của Nhà nước và chủ trương, đường lối của Đảng cũng đều bị loại bỏ

- Đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác: Nếu tham mưu không trung thực dẫn đến các quyết định của nhà quản lý sai lệch, gây ra hậu quả nghiêm trọng đối với cơ quan tổ chức

- Đảm bảo tính bảo mật: Phương án tham mưu cho lãnh đạo rất có thể

là quyết định của nhà quản lý Chính vì vậy thông tin tham mưu cho lãnh đạo phải đề cao tính bảo mật

- Đảm bảo kính kịp thời, đầy đủ thông tin: Thông tin cung cấp cho lãnh

đạo phải là thông tin mang tính kịp thời về mặt thời gian và đầy đủ về mặt nội dung Tham mưu kịp thời, đầy đủ thông tin giúp nhà quản lý có những quyết định kịp thời và chính xác

- Đảm bảo tính thực tiễn, khả thi: Tham mưu, tổng hợp phải dựa trên yêu cầu thực tế và thực hiện được Không dựa trên giấy tờ mà đưa ra các ý kiến tham mưu mà phải trực tiếp quan sát, theo dõi để tổng hợp lại các thông tin có giá trị thực tế cao Có như vậy, các quyết định quản lý mới sát sao và hiệu quả được

- Đề cao tính trách nhiệm trong tham mưu, tổng hợp: Việc đề cao tính trách nhiệm của cá nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp là việc vô cùng quan trọng Đòi hỏi cá nhân người tham mưu phải chịu trách nhiệm về những thông tin mình đã tham mưu cho lãnh đạo về tính chính xác, tính kịp thời và tuân thủ pháp luật Từ đó người được giao nhiệm vụ này có trách nhiệm hơn với công việc, hiệu quả công việc cao hơn

1.5 Các nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan mà nội dung của tham mưu, tổng hợp có nội dung khác nhau Tuy nhiên nội dung công tác tham mưu, tổng hợp của VP tại các cơ quan cơ bản đều có những nội dung chính sau:

1.5.1 Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy và nhân sự

1.5.1.1 Tham mưu, tổng hợp tổ chức bộ máy

Văn phòng là bộ phận trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức xây dựng bộ máy trong cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó Trên cơ sở tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan có sự điều chỉnh và quyết định xây dựng bộ máy sao cho phù hợp Bên cạnh đó, trên cơ

sở tổng hợp thông văn phòng cũng là bộ phận trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo tin xây dựng chức năng, nhiệm vu, quyền hạn của từng đơn vị trong cơ quan đó Để làm được điều này, văn phòng không những nắm vững chuyên

môn nghiệp vụ mà còn phải am hiểu sâu về lĩnh vực mà cơ quan đang hoạt động Bộ phận văn phòng cần tham mưu cho lãnh đạo xây dựng một bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả, tránh lãng phí, cồng kềnh

Bên cạnh việc tham mưu cho lãnh đạo về xây dựng bộ máy cơ quan, văn phòng còn trực tiếp tham mưu, xây dựng bộ máy văn phòng Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan về xây dựng và hoàn thiện bộ máy văn phòng và bổ sung, sửa đổi các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng

1.5.1.2 Tham mưu, tổng hợp tổ chức nhân sự

Đối với một số cơ quan, tổ chức có bộ phận nhân sự riêng, văn phòng

là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về công tác nhân sự trong văn phòng mình Đối với một số cơ quan bộ phận nhân sự nằm trong văn phòng, văn phòng là

bộ phận thực hiện công tác nhân sự của cơ quan Tham mưu, tổng hợp trong nhân sự bao gồm một số nội dung chính sau:

+ Tham mưu tuyển dụng nhân sự;

+ Tham mưu tổ chức nhân sự;

+ Tham mưu đào tạo bồi dưỡng nhân sự;

+ Tham mưu kiểm tra đánh giá và đãi ngộ nhân sự;

Văn phòng tham mưu các nội dung liên quan đến tiêu chí, tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng; chế độ, chính sách đối với các nhân sự hiện đang làm việc tại cơ quan

1.5.2 Tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính

Hành chính là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Vì vậy, tham mưu, tổng hợp về công tác hành chính lại càng được chú trọng Nội dung tham mưu, tổng hợp hành chính bao gồm: Tham mưu trong xây dựng chương trình kế hoạch; tham mưu xây dựng quy chế làm việc; tham mưu về công tác soạn thảo văn bản; tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ

1.5.2.1 Tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch

Chương trình, kế hoạch công tác là việc thiết lập những mục tiêu cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan và các phương pháp, cách thức thực hiện để đạt được những mục tiêu đó trong khoảng thời gian quy định

Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho lãnh đạo cơ quan tham mưu và xây dựng chương trình, kế hoạch Cùng với đó văn phòng cũng là bộ phận tổ chức thực hiện, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch

Tham mưu chương trình, kế hoạch giúp cho nhà quản lý hoạch định và làm việc một cách khoa học, tránh được những rủi ro không mong muốn, biết ứng phó với các tình huống xấu xảy ra Công tác tham mưu chương trình, kế hoạch còn gắn liền với hoạt động điều hành, bởi vì chương trình, kế hoạch bao gồm cả phân công nhiệm vụ giúp cho việc kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm với các bộ phận trong cơ quan

Đối với văn phòng, tham mưu chương trình, kế hoạch xa hay gần tuỳ thuộc vào công việc đó, nhưng đòi hỏi trình độ của đội ngũ văn phòng Ngoài

ra khi tham mưu xây dựng kế hoạch văn phòng cần nhìn vào đúng trọng tâm của vấn đề và nhìn nhận vào thực tế để có những phương án tham mưu tối ưu nhất

Nội dung tham mưu trong xây dựng chương trình, kế hoạch bao gồm: Tham mưu chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng, tuần của cơ quan

1.5.2.2 Tham mưu trong xây dựng quy chế làm việc

Quy chế, nội quy, quy định là một văn bản của cơ quan, tổ chức mà ở

đó có các nguyên tắc, quy trình, thủ tục nhất định đòi hỏi mọi người trong cơ quan đó phải thực hiện Hiện nay tại các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp quy chế, nội quy là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động Có thể kể đến đơn giản một số nội quy, quy chế như: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ; Quy chế làm việc; Quy chế thi đua khen thưởng…

Tham mưu nội quy, quy chế, quy định cho cơ quan, tổ chức cần dựa

vào quy mô, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó Khi tham mưu xây dựng cần phải dựa trên ý kiến dự thảo của các đơn vị, các bộ phận trong cơ quan và ý kiến xây dựng của lãnh đạo cơ quan Sau đó văn phòng là nơi hoàn thiện; xin xác nhận của lãnh đạo và ban hành rộng rãi trong nội bộ cơ quan, tổ chức để mọi người cùng thực hiện Ngoài ra, văn phòng cũng là bộ phận trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo về công tác tập huấn, bồi dưỡng cho toàn thể cán bộ, công nhân viên trong cơ quan về quy chế, nội quy, quy định của cơ quan bằng xây dựng kế hoạch, chương trình tập huấn, hình thức tập huấn

Sau khi ban hành văn phòng là bộ phận điều hành, kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy định đảm bảo tính kỷ cương trong cơ quan, tổ chức

1.5.2.3 Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản

Theo GS TS Nguyễn Thành Độ: “Soạn thảo văn bản là công việc quan

trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả các cơ quan nhà nước, các đơn vị, các tổ chức Việc soạn tảo văn bản trước hết thể hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi hoạt động và mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống tổ chức Đồng thời các văn bản còn là thành quả của các cơ quan trong quản lý” [1;178]

Soạn thảo văn bản là công việc hành chính thường ngày của văn phòng, tuy đơn giản nhưng cần độ chính xác cao Tham mưu về công tác soạn thảo văn bản cần phải nắm vững bản chất, yêu cầu và nghiệp vụ chuyên môn của soạn thảo văn bản Từ đó thông tin tham mưu lên cho lãnh đạo cơ quan mới chính xác và hiệu quả được Lãnh đạo dựa trên cơ sở những thông tin tham mưu của văn phòng để có những quyết định bổ sung hoặc quyết định mới nhằm hoàn thiện hơn công tác soạn thảo văn bản trong cơ quan

Văn phòng trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về công tác điều hành, tổ chức, theo dõi, kiếm tra và đánh giá quá trình thực hiện công tác soạn thảo văn bản trong toàn cơ quan Ngoài ra văn phòng cũng là bộ phận tham

mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ, công nhân viên trong cơ quan về nghiệp vụ soạn thảo văn bản

1.5.2.1 Tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ

Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Công tác văn thư là khái niệm dùng

để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức ” [10;11-12]

Theo TS Chu Thị Hậu: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan

Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sửa dụng tài liệu lưu trữ.” [3;46]

Mọi cơ quan, tổ chức khi hoạt động đều sản sinh ra giấy tờ và liên quan trực tiếp đến văn thư, lưu trữ Hơn nữa đây là hoạt động mang tính nghiệp vụ cao và cần có quy trình cụ thể và chính xác Vì vậy hoạt tham mưu cho lãnh đạo để có những quyết định hợp lý là rất cần thiết Nội dung của công tác tham mưu về VT, LT bao gồm:

- Tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng và thực hiện các văn bản quy định về công tác VT, LT trong cơ quan

- Tham mưu việc xây dựng bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Tham mưu về các hoạt động nghiên cứu, ứng dụng CNTT trong công tác VT, LT;

- Tham mưu hoạt động hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ công tác VT, LT

- Tham mưu công tác kiểm tra, thi đua khen thưởng trong công tác VT, LT

1.5.3 Tổ chức thực hiện tốt công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo

Thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống với môi trường xung quanh

Văn phòng là bộ phận quản lý mọi văn bản đi, văn bản đến của cơ

quan, tổ chức Mọi thông tin khi đến cơ quan hoặc từ cơ quan đi đều phải thông qua văn phòng Chính vì vậy, văn phòng có nhiệm vụ thống kê, tổng hợp thông tin và là bộ phận trung gian quan trọng nhất của cơ quan, tổ chức

đó

Văn phòng luôn là đầu mối thông tin thu thập, xử lý và cung cấp cho lãnh đạo để lãnh đạo có những quyết định chính xác và nhanh chóng nhất Trên cơ sở vai trò của thông tin, hoạt động tổng hợp thông tin của văn phòng lại càng quan trọng Cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo ra quyết định và kiểm tra việc thực hiện quyết định, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả lãnh đạo Quyết định của lãnh đạo có hiệu quả, chính xác hay không là phụ thuộc vào nguồn thông tin văn phòng thu thập, xử lý và cung cấp Văn phòng thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, chất lượng thông tin càng cao, hiệu quả lãnh đạo càng cao và ngược lại

1.5.4 Tham mưu, tổng hợp về công tác thi đua khen thưởng

Thi đua là hoạt động của tổ chức với sự tham gia tự nguyện của các cá nhân, tập thể nhằm phấn đấu đạt được thành tích xuất sắc nhất trong cơ quan,

tổ chức

Khen thưởng là hình thức ghi nhận, biểu dương, tôn vinh, khuyến khích bằng lợi ích vật chất hoặc tinh thần đối với cá nhân có thành tích thi đua xuất sắc theo các mốc thời gian và công việc nhất định

Tham mưu công tác thi đua, khen thưởng là việc mà văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về sửa đổi, bổ sung, ban hành nhiều văn bản liên quan đến công tác thi đua khen thưởng để đảm bảo lợi ích cho toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong cơ quan Ngoài ra, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo

cơ quan về những cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, các hình thức khen thưởng hợp lý để có những chế độ đãi ngộ phù hợp

1.5.5 Tham mưu, tổng hợp về công tác hậu cần

1.5.5.1 Tham mưu về công tác tổ chức hội họp

“Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc hoặc tìm ra các làm việc chung” [1; 149]

Trong hoạt động của văn phòng công tác tham mưu về tổ chức hội họp

là rất quan trọng bởi lẽ tổ chức cuộc họp tốt giúp cho mọi người có một nơi làm việc hiệu quả để chia sẻ và bàn bạc về một vấn đề nào đó Văn phòng cũng là bộ phận trực tiếp tổ chức hội họp mà cũng là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức hội họp trong cơ quan sao cho có hiệu quả

Ngoài những cuộc họp do văn phòng đảm nhiệm trực tiếp lại có các cuộc họp do các đơn vị khác trong cơ quan phụ trách Vì vậy, căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của cơ quan, văn phòng trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo các vấn đề liên quan đến kế hoạch của hội nghị như sau: tên hội nghị, mục đích – yêu cầu của hội nghị, đối tượng tham dự hội nghị, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị, kinh phí…

Sau khi đã tham mưu xây dựng kế hoạch hội họp và được lãnh đạo phê duyệt Văn phòng tiếp tục tham mưu về công tác chuẩn bị và kết thúc hội họp như: Tham mưu xây dựng giấy mời, tham mưu về trang thiết bị cần thiết phục

vụ cho hội họp, tham mưu về những tài liệu cần thiết phục vụ cho cuộc họp, tham mưu xây dựng hồ sơ hội họp, tổng kết kinh phí hội họp…

Trong quá trình diễn ra hội họp, văn phòng còn tham mưu về công tác đón, tiếp khách, công tác ghi biên bản của hội nghị

1.5.5.2 Tham mưu về cơ sở vật chất, trang thiết bị

“Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng Tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau.” [1; 16]

Việc tham mưu mua sắm trang thiết bị là hết sức quan trọng, nó liên

quan trực tiếp đến tiền bạc của cơ quan, tổ chức Tham mưu tốt giúp cơ quan mua sắm được thiết bị tốt và tiết kiệm nguồn tài chính Văn phòng là bộ phận tham mưu cho lãnh đạo về công tác mua sắm và cũng là bộ phận trực tiếp mua sắm và quản lý trang thiết bị trong toàn cơ quan Văn phòng tham mưu công tác quản lý và điều hành trang thiết bị trên các nội dung sau:

- Tham mưu ban hành các quy chế, quy định về quản lý và sử dụng trang thiết bị

- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác kiểm tra tình trạng của trang thiết bị

- Tham mưu cho lãnh đạo về việc giao khoán cho các đơn vị phụ trách quản lý trang thiết bị

1.5.5.3 Tham mưu về đảm bảo công tác lễ tân, tài chính, an ninh, vệ sinh…

“Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước” [1; 92] Tham

mưu công tác lễ tân dựa trên nội dung như:

- Tham mưu trang bị cho lễ tân (đồng phục, điện thoại bàn, máy tính… ;

- Tham mưu tổ chức nhân sự cho bộ phận lễ tân;

- Tham mưu việc hướng dẫn nghiệp vụ lễ tân;

- Tham mưu việc tổ chức đón tiếp và đãi khách…

Công tác tài chính, an ninh, vệ sinh trong cơ quan là hoạt động vô cùng quan trọng trong văn phòng Nó giúp cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức yên tâm làm việc tốt nhất Tham mưu công tác này diễn ra trên một số nội dung như: tham mưu tổ chức nhân sự bảo vệ, tạp vụ, đội xe thuộc cơ quan hoặc thuê từ cơ quan dịch vụ khác, tham mưu tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ…

Tài chính của cơ quan hay của văn phòng là vấn đề nhạy cảm Cần phải tham mưu một cách chặt chẽ và chính xác để không có sự nhầm lẫn nào đáng

tiếc xảy ra Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về việc sử dụng nguồn tài chính cơ quan sao cho có hiệu quả, tiết kiệm, trách việc tham

ô, tham nhũng Cùng với đó văn phòng là bộ phận tham mưu giúp lãnh đạo quản lý chi tiêu chặt chẽ, hiệu quả thông qua các quy chế về quản lý, sử dụng tài chính công

1.5.6 Tham mưu, tổng hợp trong một số hoạt động đặc thù

Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu, tổng hợp cho cả cơ quan Ngoài công tác tham mưu liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, văn phòng còn tham mưu các công tác liên quan đến một số hoạt động đặc thù liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của cơ quan Mặc dù có đơn vị chuyên môn trong cơ quan tham mưu cho lãnh đạo và trực tiếp thực hiện, tuy nhiên lãnh đạo cơ quan vẫn cần văn phòng là bộ phận trung gian, là đầu mối thông tin của toàn cơ quan tham mưu các vấn đề quan trọng liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động Để từ đó, lãnh đạo cơ quan có những quyết định khách quan và đúng đắn nhất khi có các phương án tham mưu từ cụ thể đến tổng hợp Vì vậy, vai trò của văn phòng trong công tác tham mưu một số hoạt động đặc thù là không thể phủ nhận

Ví dụ: Văn phòng Đảng uỷ Khối các cơ quan Trung ương ngoài nhiệm

vụ tham mưu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng, văn phòng này còn có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp tình hình tổ chức thực

hiện và kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của Đảng như: “Phối

hợp với các ban tham mưu có liên quan theo dõi, đánh giá việc tổ chức, nghiên cứu, quán triệt các Nghị quyết, Chỉ thị của Trung ương”; “Theo dõi, đánh giá tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, của cơ quan, hoạt động của cấp uỷ trực thuộc để báo cáo thường vụ, Thường trực cấp uỷ” [2;16]

* Tiểu kết chương 1

Trong phạm vi chương 1, tác giả đã hệ thống hoá cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng Muốn làm được tốt công tác này trước tiên phải hiểu được bản chất, yêu cầu và nội dung tham mưu trong

phạm vi một cơ quan, tổ chức

Từ vấn đề lý luận, chúng ta có thể thấy công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với cơ quan, tổ chức Nhất là trong thời đại ngày nay, văn phòng lại là bộ phận không thể thiếu tại mỗi cơ quan, doanh nghiệp

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP

TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG, CUNG ỨNG NHÂN LỰC VÀ XUẤT NHẬP KHẨU THIÊN ÂN 2.1 Khái quát về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực

và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

2.1.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

2.1.1.1 Những thông tin cơ bản về Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân viết tắt là TAMAX là công ty cổ phần được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cấp phép hoạt động vào ngày 10 tháng 04 năm 2014 Xem phụ lục 01)

Địa chỉ số 172 Nguyễn Tuân, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội (Xem phụ lục 01)

Điện thoại: 04.3557.1300

Mã số Doanh nghiệp: 0104953705

Công ty thuộc hình thức CTCP, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Tên công ty viết bằng nước nước ngoài:

THIEN AN CONSTRUCTION, MANPOWER SUPPLY AND IMPORT – EXPORT JOINT STOCK COMPANY

Logo công ty:

- Hội đồng Quản trị Công ty quyết định việc thành lập, hoạt động hay chấm dứt hoạt động của chi nhánh, VP đại diện công ty

- Công ty với vốn điều lệ và vốn bằng tiền mặt là 8.000.000.000 đồng Tám tỷ đồng VNĐ

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực

và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

- Ban lãnh đạo: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị, Chủ tịch hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và 03 Phó Tổng Giám đốc trong đó:

+ 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Hà Nội;

+ 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách chi nhánh Thanh Hoá;

+ 01 Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối phòng ban của Tổng công ty; Công ty có tổng cộng có 9 phòng trực thuộc, mỗi phòng đều có 01 Trưởng phòng và từ 1-2 Phó phòng và nhân viên

- Phòng Xuất khẩu lao động:

+ Bộ phận Xuất khẩu lao động;

- Chi nhánh tại Thanh Hoá

Các VP đại diện tại: Nghệ An; Hà Tĩnh; TP Hồ Chí Minh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Xem ở phụ lục 02

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

Ký kết các hợp đồng liên quan đến việc người lao động đi làm việc ở nước ngoài; tuyển chọn lao động;

Dạy nghề, ngoại ngữ cho người lao động; tổ chức bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;

Thực hiện Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài; Quản lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

Thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

Thanh lý hợp đồng giữa công ty, tổ chức sự nghiệp và người lao động

đi làm việc ở nước ngoài;

Các hoạt động khác của tổ chức, cá nhân có liên quan đến người lao động đi làm việc ở nước ngoài

Nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

là kích thích, xây dựng các mục tiêu chung và hoàn thành nó thông qua các thành viên Tại TAMAX, nhiệm vụ của công ty thật ngắn gọn: Công ty muốn trở thành doanh nghiệp tốt nhất trên toàn lãnh thổ Việt Nam và khu vực trong việc tuyển chọn, đào tạo và cung ứng nguồn lao động cho các đối tác nước ngoài

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

Công ty sử dụng phòng Hành chính thay cho Văn phòng, về bản chất

hai tên gọi này không có sự khác biệt Thông thường tại các Doanh nghiệp tư nhân đặt tên cho bộ phận Văn phòng là phòng Hành chính Tác giả sử dụng tên phòng Hành chính để trình bày tiếptrong đề tài của mình

Căn cứ vào giấy phép hoạt động số: 369/LĐTBXH-GP của Bộ Lao động thương binh và Xã hội cấp ngày 10 tháng 04 năm 2014;

Căn cứ vào Điều 4, Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài theo hợp đồng;

Căn cứ vào báo cáo số: 109/2017/BC – TAMAX của công ty ngày 15 tháng 04 năm 2017 về tổ chức bộ máy hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài

2.1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính

+ Tổ chức mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản

+ Tổ chức các cuộc hội họp, các chuyến đi công tác

+ Tổ chức công tác lễ tân, bảo vệ và nhu cầu đi lại của Công ty

b Nhiệm vụ

- Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, quản lý lao động;

- Thực hiện các nghiệp vụ về tổ chức hành chính;

- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế, nội quy trong Công ty;

- Kiếm tra đảm bảo công tác an toàn phòng chống cháy nổ;

- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về thực hiện các chế độ, tiền lương, bảo hiểm và các chế độ chính sách của người lao động tại Công ty và các chế

độ liên quan đến người lao động đi làm việc ở nước ngoài;

- Tiếp khách: Lao động, đối tác, …

- Bố trí phương tiện để hoạt động khi cán bộ có nhu cầu phục vụ cho công việc, ngoài ra còn tham gia tuyển chọn, tập huấn cho lao động khi có yêu cầu;

- Bộ phận lái xe, cán bộ đưa đón lao động: Làm thủ tục đưa đón lao động khi có yêu cầu

- Bộ phận Bảo vệ: Đảm bảo an ninh, giữ gìn tài sản của Công ty cũng như của người lao động

2.1.4.2 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính

01 Trưởng phòng anh Nguyễn Hữu Cương : Quản lý, điều hành mọi hoạt động của phòng;

01 Phó phòng chị Lê Thị Kim Hương : Giúp cho trưởng phòng quản lý điều hành và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng;

04 nhân viên làm việc tại phòng Hành chính;

03 nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng: Lễ tân, bảo vệ và đội xe

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính Xem phụ lục 03

2.2 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu

Thiên Ân

2.2.1 Hình thức tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty

cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

Vai trò của con người luôn được đề cao trong hoạt động của Công ty nói chung và hoạt động của phòng Hành chính nói riêng Chính vì vậy, con người làm công tác tham mưu, tổng hợp cũng được lãnh đạo Công ty quan tâm Phòng Hành chính Công ty hoạt động theo chế độ thủ trưởng với 01 Trưởng phòng và 01 Phó phòng giúp việc Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi hoạt động của phòng Hành chính trước Ban Giám đốc

Phó phòng là người giúp việc cho trưởng phòng về quản lý và nghiệp vụ chuyên môn Nhân viên phòng Hành chính chịu sự kiểm tra, giám sát của lãnh đạo văn phòng về công tác chuyên môn:

Sơ đồ 2.1 Quy trình tham mưu của phòng Hành chính cho Ban giám đốc Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu

Thiên Ân

Phòng Hành chính tham mưu, tổng hợp theo hình thức nhân viên phụ trách các mảng chuyên môn nghiệp vụ tổng hợp thông tin từ các đơn vị thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình tham mưu cho Trưởng phòng Hành chính Trên cơ sở đó, Trưởng phòng Hành chính tổng hợp thông tin có giá trị, tham mưu cho Ban giám đốc Công ty để Ban giám đốc có sự xem xét, điều chỉnh hoặc ra quyết định chính xác nhất

2.2.2 Tổ chức và bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty cổ phần Xây dựng, Cung ứng nhân lực và Xuất nhập khẩu Thiên Ân

- Về số lượng cán bộ, công nhân viên làm công tác tham mưu, tổng hợp tại phòng Hành chính Công ty Thiên Ân bao gồm 9 người: 2 lãnh đạo và 7 nhân viên Trong đó có 2 nhân viên làm việc ngoài văn phòng Bảo vệ, lái xe

- Về trình độ đào tạo: cán bộ, công nhân viên trong văn phòng có trình

độ từ Trung học phổ thông 12/12 đến trình độ cử nhân Đại học

Nhân viên phòng

Hành chính

Trưởng phòng Hành chính

Ban Giám đốc