Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bộ (qua thực tế tại một số bộ)

Xuất phát từ thực tiễn trên, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ qua thực tế tại một số Bộ” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các

số liệu phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy định Các kết quả nghiên cứu trong luận văn do tôi tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn Các kết quả chưa từng được công

bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lan

LỜI CẢM ƠN

Luận văn thạc sĩ là đề tài khoa học yêu cầu đầu tư nhiều thời gian và công sức Sau thời gian học tập và nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)”, đến nay tôi đã hoàn thành luận văn dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Trần Hoàng Với tấm lòng thành kính

và biết ơn, tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Tiến sĩ Trần Hoàng - Người thầy đáng kính, đã luôn dành thời gian, tận tâm và nhiệt tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học

Bản thân là một viên chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III - Nơi lưu giữ “mỏ vàng văn hóa”, tôi nhận thấy sự lựa chọn nghề nghiệp của mình là đúng đắn và qua thời gian, tôi càng thấy yêu ngành yêu nghề, thực sự tâm huyết và muốn gắn bó với nghề Với mong muốn nâng cao trình độ để phục vụ công việc chuyên môn, tôi đã theo học lớp Cao học Lưu trữ khóa I của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội - Cơ sở giáo dục đại học công lập trực thuộc Bộ Nội vụ, là một trong những trường hàng đầu Việt Nam về đào tạo nguồn nhân lực có trình độ về văn thư, lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu của xã hội Tại đây, tôi đã được các giảng viên, các nhà khoa học nhiệt tình giảng dạy và hướng dẫn học tập, nghiên cứu Với tình cảm chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám hiệu, Phòng Quản lý khoa học và Sau Đại học, Khoa Văn thư Lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, các quý thầy giáo, cô giáo đã truyền đạt những kiến thức quý báu và tạo điều kiện, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và bảo vệ luận văn

Tôi xin cảm ơn các cán bộ, công chức Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã tạo điều kiện, hỗ trợ, giúp đỡ, động viên để tôi có thể tập trung nghiên cứu và hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng do kiến thức và thời gian còn hạn chế, đề tài không tránh khỏi những thiếu sót Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp

và sự chỉ dẫn của các Quý thầy, cô giáo, các chuyên gia, những người quan tâm đến

đề tài, đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2019

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Lan

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

1 CCTCKHTLLT Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

4 LSĐVHTP&LSP Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

12 XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 3

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 5

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 8

7 Kết cấu của đề tài 8

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 9

1.1 Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 9

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ 9

1.1.1.1 Khái niệm hoạt động lưu trữ 9

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 9

1.1.1.3 Khái niệm Lưu trữ cơ quan 9

1.1.1.4 Khái niệm phông lưu trữ cơ quan 9

1.1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ 9

1.1.1.6 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ 10

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ 11

1.1.3 Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ 12

1.1.4 Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ 12

1.1.4.1 Phân loại tài liệu 12

1.1.4.2 Xác định giá trị tài liệu 13

1.1.4.3 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 13

1.1.5 Khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 14

1.1.5.1 Khái niệm chất lượng 14

1.1.5.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 14

1.1.5.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ 16

1.2 Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 17

Tiểu kết chương 1 20

Chương 2 THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ) 21

2.1 Khái quát về cơ quan Bộ và tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ 21

2.1.1 Số lượng, vị trí và chức năng, cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ 21

2.1.2 Tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ 21

2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan Bộ 22

2.2.1 Loại hình tài liệu 22

2.2.2 Thành phần tài liệu 22

2.2.3 Nội dung tài liệu 22

2.2.4 Số lượng tài liệu 23

2.3 Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ 24

2.3.1 Hoạt động quản lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 24

2.3.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Bộ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 24

2.3.1.2 Đầu tư kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ 25

2.3.1.3 Quản lý nguồn nhân lực thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ 26

2.3.1.4 Vai trò, trách nhiệm của cơ quan Bộ trong việc kiểm tra, giám sát thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ 27

2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28

2.3.2.1 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu 28

2.3.2.2 Phân loại tài liệu 29

2.3.2.3 Lập hồ sơ 31

2.3.2.4 Xác định giá trị tài liệu 34

2.3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 37

2.4 Đánh giá chung 38

2.4.1 Kết quả đạt được 38

2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân 40

2.4.2.1 Hạn chế 40

2.4.2.2 Nguyên nhân 42

Tiểu kết chương 2 43

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN BỘ 44

3.1 Nhóm giải pháp chung 44

3.1.1 Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra chất lượng lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để giảm thiểu chỉnh lý tài liệu 44

3.1.2 Xây dựng và hoàn thiện các văn bản quy định, hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 45

3.1.2.1 Xây dựng và ban hành Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn chỉnh lý tài liệu 45

3.1.2.2 Hoàn thiện “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” 46

3.1.2.3 Hoàn thiện Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 và Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ 47

3.1.2.4 Xây dựng và hoàn thiện Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 48

3.1.2.5 Biên soạn sách hướng dẫn về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50

3.1.3 Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50

3.1.4 Tăng cường đầu tư kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ 51

3.1.5 Tuyển chọn đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ đủ về số lượng, đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ và quan tâm đến chế độ chính sách cho người làm lưu trữ 52

3.1.6 Đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ 53

3.1.7 Đẩy mạnh nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 54

3.1.8 Nâng cao chất lượng kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 54

3.2 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 55

3.2.1 Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong chỉnh lý 55

3.2.2 Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và biên mục hồ sơ trong chỉnh lý tài liệu 56

3.2.3 Nâng cao hiệu quả và tính chính xác trong xác định giá trị tài liệu 57

3.2.4 Đa dạng và hiện đại hóa công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 58

Tiểu kết chương 3 59

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nước Việt Nam đã có nền văn hiến từ lâu và trong đó lưu trữ có quá trình lịch sử gần 200 năm (từ khi vua Minh Mạng xây dựng tàng thư lâu tại Huế năm 1825) Ngay từ khi nhà nước Dân chủ Cộng hòa vừa mới ra đời, ngày 3/1/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01/VP, trong đó nêu rõ “cấm không được

tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những công văn hồ sơ

cũ đó là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”

Đối với các cơ quan Bộ, tuy có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng cùng có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy

tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Ngày nay, với yêu cầu của hoạt động quản lý và với những phương tiện kĩ thuật hiện đại đã giúp cho việc soạn thảo, in ấn và sao chụp nhanh chóng thì khối lượng tài liệu ngày càng nhiều Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ (TLLT) còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan Bộ được thành lập, công tác lưu trữ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan

Trong công tác lưu trữ, chỉnh lý TLLT là một trong các nghiệp vụ vô cùng quan trọng Chỉnh lý TLLT được coi là một bước, một công đoạn trong quá trình tổ chức tài liệu trong một phông, một kho lưu trữ Nội dung chủ yếu của chỉnh lý là sắp xếp, biên mục nhằm đưa hồ sơ, tài liệu vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu khoa học phục vụ khai thác, sử dụng TLLT Chỉnh

lý TLLT tại Lưu trữ cơ quan (LTCQ) và Lưu trữ lịch sử (LTLS) ở các nước tiên tiến được thực hiện trên cơ sở tài liệu đã được lập hồ sơ trước khi giao nộp vào Lưu trữ và phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ đã được xây dựng chi tiết, ổn định, lâu dài Khi đưa vào sử dụng ở Việt Nam, chỉnh lý TLLT được hiểu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học tài liệu

và gồm cả lập, hoàn thiện hồ sơ Cách hiểu như vậy gần như là “cho phép” các cơ quan thu thập tài liệu hình thành từ hoạt động về LTCQ trong trạng thái văn bản rời

lẻ, không được lập hồ sơ công việc và không theo tiêu chuẩn xác định giá trị nào

Đây là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng kéo dài nhiều thập

kỷ qua, một khối lượng lớn tài liệu tại các Bộ trong tình trạng tồn đọng, chất đống,

bó gói, không được sắp xếp, phân loại khoa học, không được lập thành hồ sơ nên không thể đưa ra phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả, trong đó có một lượng không nhỏ là tài liệu hết giá trị làm tăng thêm diện tích kho tàng bảo quản, vừa gây ra nhiều lãng phí, tốn kém về tiền của và nhân lực

Để giải quyết tình trạng trên, tiến tới giảm thiểu việc chỉnh lý TLLT như hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản pháp lý quan trọng, trong đó phải kể đến Luật Lưu trữ năm 2011 và Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị TLLT, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017

về việc tăng cường công tác LHS và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ, LTLS Tại

2 Chỉ thị này, Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo: “Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Đến năm 2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”, và “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”

Thực hiện các văn bản quy định của Nhà nước và chỉ đạo của người đứng đầu Chính phủ, trong thời gian qua, các Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung

là Bộ) đã tích cực, chủ động triển khai hoạt động chỉnh lý TLLT tại cơ quan Đến nay, nhiều cơ quan Bộ đã tiến hành được một số đợt chỉnh lý tài liệu, giải quyết một khối lượng lớn tài liệu tồn đọng, tích đống tại LTCQ Sau khi chỉnh lý, về cơ bản hồ

sơ, tài liệu được phân loại, hệ thống hoá theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, xác định thời hạn bảo quản (THBQ), lập MLHS, cơ sở dữ liệu (CSDL) tra cứu phục vụ quản

lý, khai thác sử dụng, loại ra những tài liệu hết giá trị để thực hiện tiêu huỷ, góp phần sử dụng hiệu quả diện tích kho tàng và cơ sở vật chất Tuy nhiên, số lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị còn nhiều do chưa đầu tư đủ kinh phí để xử lý dứt điểm tài liệu; một số cơ quan còn chưa tuân thủ đúng quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ chỉnh lý; chất lượng tài liệu sau chỉnh lý chưa đạt yêu cầu, trình độ của

đội ngũ nhân lực tham gia chỉnh lý còn hạn chế; công tác kiểm tra, giám sát hoạt động chỉnh lý còn chưa sát sao…Điều này gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lưu trữ nói riêng và hoạt động của các cơ quan Bộ nói chung

Bên cạnh đó, theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các cơ quan Bộ thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tuy nhiên trong những năm qua, việc giao nộp tài liệu của các cơ quan Bộ vào LTLS nhìn chung chưa đảm bảo đúng thời hạn nộp lưu và gặp khó khăn, vướng mắc do chất lượng MLHS, tài liệu nộp lưu chưa đáp ứng yêu cầu quy định Vì vậy, dẫn đến việc cơ quan nộp lưu và cơ quan thẩm định tài liệu nộp lưu mất nhiều thời gian hướng dẫn, chỉnh sửa, hoàn thiện MLHS, tài liệu nộp lưu

Là một viên chức công tác tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III từ năm 2005 đến nay, bản thân tác giả phụ trách, tham gia nhiều hợp đồng chỉnh lý TLLT tại các

cơ quan Bộ, đồng thời trực tiếp hướng dẫn, thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn Đứng trước thực trạng Nhà nước trong những năm qua đã phải chi một khoản kinh phí không nhỏ cho công tác chỉnh lý TLLT, nhưng tài liệu sau chỉnh lý ở một số Bộ vẫn chưa đảm bảo chất lượng, dẫn đến việc thu thập tài liệu vào LTLS gặp nhiều khó khăn…khiến tác giả vô cùng trăn trở

Xuất phát từ thực tiễn trên, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng chỉnh

lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ (qua thực tế tại một số Bộ)” làm luận văn

thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, với mong muốn nghiên cứu, đánh giá thực trạng

chỉnh lý TLLT hiện nay tại các cơ quan Bộ qua những kết quả đạt được, tồn tại và

nguyên nhân, thông qua đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ trong thời gian tới

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Từ trước đến nay, chỉnh lý TLLT không những có vị trí quan trọng trong công tác lưu trữ mà còn là một nhiệm vụ mang tính chất cấp thiết đối với các phòng, kho lưu trữ Chính vì vậy, vấn đề này được nhiều người quan tâm, bàn đến ở nhiều khía cạnh và đã có các giáo trình, sách hướng dẫn về nghiệp vụ lưu trữ, các khóa luận tốt nghiệp, các bài viết trao đổi trên tạp chí và hội nghị, hội thảo khoa học của ngành

Về mặt lý luận, công tác chỉnh lý TLLT được thể hiện ở nhiều vấn đề nghiệp

vụ Các nội dung nghiệp vụ của chỉnh lý TLLT như phân loại, XĐGTTL, thống kê

và xây dựng CCTCKHTLLT đã được viết thành các phần rất quan trọng trong các cuốn sách giáo khoa về lưu trữ học dùng để giảng dạy cho sinh viên hệ đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và các lớp tập huấn ngắn ngày cho công chức, viên chức lưu trữ Trong đó có giáo trình được sử dụng rộng rãi để giảng dạy và học tập

trong các trường như: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc-

Nguyễn Văn Hàm-Vương Đình Quyền-Nguyễn Văn Thâm, do Nhà xuất bản Đại

học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990; “Lưu trữ học đại cương” của

các Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành

phố Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015; “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ”

của Chu Thị Hậu (chủ biên), do Nhà xuất bản Lao động xuất bản năm 2017…

Về mặt thực tiễn, từ trước đến nay có các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên

ngành Lưu trữ nghiên cứu về chỉnh lý như: “Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học

kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” của Trần Châu Giang (năm

1999); “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ (qua thực

tiễn chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ cơ quan Bộ Công nghiệp” của Phan Thị Hoàng

Hương (năm 2000); “Chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng cơ bản tại

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của Trịnh Thị Kim Oanh (năm 2000);

“Chỉnh lý khoa học kỹ thuật khối tài liệu dự án tại Vụ Hợp tác quốc tế - Bộ Công nghiệp” của Phạm Thanh Hoa (năm 2001); “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu Phông lưu trữ Bộ Công nghiệp (1995-2003)” của Nguyễn Duy Hợp (năm 2004)…

Trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ có các bài viết đề cập đến vấn đề chỉnh lý

TLLT như: “Vài nét về phương hướng công tác chỉnh lý tài liệu văn kiện tài liệu

lưu trữ của các Bộ và cơ quan Trung ương” của Nguyễn Xuân Nung (số 4, 1968);

“Muốn làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải có phương án phân loại

cụ thể” của Đỗ Ngọc Phác (1974); “Một số kinh nghiệm chỉnh lý tài liệu của các cơ quan đã giải thể thuộc Bộ Vật tư” của Vũ Thị Phụng (số 3, 1986); “Nhìn lại công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ chưa được lập hồ sơ trong 25 năm qua” của Lê Văn Khảm (số 4, 1987); “Một số vấn đề về chỉnh lý tài liệu văn kiện phông lưu trữ cơ quan Bộ” của Nguyễn Văn Hàm (số 3, 1989); “Bàn thêm về chất

lượng hồ sơ trong chỉnh lý” của Văn Tất Thu (số 3, 1994)…

Ngoài ra, trong các hội thảo nghiệp vụ có các bài tham luận, trao đổi về chỉnh

lý TLLT, điển hình như “Hội thảo nghiệp vụ hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng

tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017…

Nhìn chung, các giáo trình, khóa luận, bài viết trên đã đề cập khá đầy đủ đến các nội dung của chỉnh lý tài liệu, từ đó để tổng kết và rút ra những kinh nghiệm quý báu trong công tác nghiệp vụ này Tuy nhiên, các giáo trình, khóa luận, bài viết chủ yếu tập trung đề cập đến khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nội dung các nghiệp vụ chỉnh lý và thực tiễn chỉnh lý một khối/phông lưu trữ cụ thể tại một cơ quan Bộ Tính đến nay, chưa có đề tài nào nghiên cứu toàn diện về công tác chỉnh lý TLLT (bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ) tại các cơ quan Bộ xuất phát

từ những đòi hỏi thực tiễn Vì vậy, với hướng nghiên cứu mới về chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ, chúng tôi mong muốn, hi vọng đề tài sẽ nhận được sự quan tâm của các cơ quan Bộ, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các đối tượng liên quan

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Thứ nhất, làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT Thứ hai, từ cơ sở lý luận và pháp lý đó, phân tích tình hình thực tiễn, đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu một số vấn đề lý luận chung và cơ sở pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT

- Khảo sát và đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ

- Phân tích những thuận lợi và khó khăn đối với công tác chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

- Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT

- Tình hình chỉnh lý TLLT của các cơ quan Bộ

- Các phương án và giải pháp khoa học nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Đề tài này tập trung nghiên cứu về công tác chỉnh lý TLLT của các Bộ trong giai đoạn từ năm 2007 (Mốc thời gian ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ) đến nay

- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Đề tài được giới hạn trong lưu trữ do

cơ quan Bộ quản lý Do không có điều kiện trực tiếp nghiên cứu toàn bộ các cơ quan Bộ, chúng tôi đã chọn nghiên cứu công tác chỉnh lý TLLT ở một số Bộ như:

Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính và cơ quan ngang

Bộ là Văn phòng Chính phủ Sở dĩ chúng tôi lựa chọn 4 cơ quan trên để tìm hiểu, đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT của các cơ quan Bộ ở Việt Nam là vì tính điển hình trong hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý TLLT từ năm

2007 đến nay Hàng năm, các Bộ này đã đầu tư cho công tác chỉnh lý TLLT và đạt được những kết quả nhất định Bên cạnh đó, tại kho LTCQ của 4 cơ quan Bộ hiện nay đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu có giá trị về nhiều mặt, phong phú về thành phần và nội dung, nhưng trong số đó có một số lượng không nhỏ tài liệu tồn đọng, bó gói, chưa được chỉnh lý Ngoài ra, các Bộ trên thường xuyên thực hiện giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Đây là cơ sở giúp tác giả nghiên cứu, khảo sát, tổng hợp thông tin, so sánh, đối chiếu, đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT của các

cơ quan Bộ được đa chiều, khách quan, chính xác và khoa học hơn

- Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý, tình hình thực tiễn về chỉnh lý TLLT và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ của Việt Nam Đề tài không đề

xuất giải pháp để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT cho một cơ quan cụ thể

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác-Lê nin: Sử dụng phương pháp này

để có phương pháp luận khách quan, biện chứng về chỉnh lý TLLT tại cơ quan Bộ

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để phân tích cơ sở lý luận liên quan đến chỉnh lý TLLT; tổng hợp kết quả nghiên cứu của các tác giả liên quan đến nội dung nghiên cứu; tổng hợp các số liệu thống kê; đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, tồn tại của các vấn đề, lĩnh vực nghiên cứu

- Phương pháp hệ thống: Đề tài sử dụng phương pháp này để hệ thống hóa các văn bản về chỉnh lý TLLT Trên cơ sở tiếp cận hệ thống để đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT của các Bộ trong thời gian qua, đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT của các Bộ trong thời gian tới

- Phương pháp khảo sát thực tế: Để có thông tin thực tế, tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế về công tác chỉnh lý TLLT tại một số Bộ như: Bộ Nội

vụ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính và Văn phòng Chính phủ

- Phương pháp phỏng vấn: Kết hợp với phương pháp khảo sát thực tế, tác giả

sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn gián tiếp qua điện thoại đối với Trưởng phòng Lưu trữ và công chức trực tiếp làm lưu trữ của các Bộ để khai thác thông tin liên quan đến đề tài như: tình hình tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ; thực trạng và thuận lợi, khó khăn trong chỉnh lý TLLT; những đề xuất kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền về giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý

- Phương pháp so sánh: Tác giả sử dụng phương pháp này để so sánh các số liệu đã thu thập nhằm thấy được những bất hợp lí về cơ sở vật chất đầu tư cho công tác chỉnh lý TLLT, các yếu tố con người, chất lượng hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý…

- Phương pháp thông tin: Giá trị của thông tin không phải bao giờ cũng tỷ lệ thuận hoặc lệ thuộc vào khối lượng của tài liệu Khối lượng thông tin trong tài liệu càng lớn thì nhiệm vụ lựa chọn các thông tin có độ tin cậy cao cũng trở nên phức tạp Giá trị thông tin trong tài liệu không tồn tại một cách riêng rẽ, mà thường gắn với các nhân tố của hệ thống xác định trong các cơ quan sử dụng chúng Khi lập bảng kê tài liệu cần thu thập vào LTLS thì không có thông tin bị trùng lặp, những tài liệu có mặt trong hệ thống cơ quan thông thường được lưu giữ ở cơ quan có chức

năng quan trọng, có nhiệm vụ trực tiếp đến việc sử dụng các thông tin được phản ánh trong tài liệu Sử dụng phương pháp này giúp tác giả đánh giá chính xác về công tác XĐGTTL và xây dựng các công cụ tra cứu thông tin về TLLT

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Thứ nhất, về mặt lý luận:

- Đề tài đã tổng hợp, trình bày một cách có hệ thống cơ sở lý luận về chỉnh lý TLLT; nghiên cứu và làm rõ nội hàm các khái niệm liên quan đến chỉnh lý TLLT

- Đề tài góp phần hoàn thiện lý luận Lưu trữ học của Việt Nam với các nội

dung nghiệp vụ như phân loại, XĐGTTL, lập CCTCKHTLLT Cùng với các giáo trình, khóa luận, bài viết về chỉnh lý TLLT của các tác giả, đề tài đóng góp thêm tiếng nói để khẳng định vai trò, ý nghĩa của chỉnh lý trong công tác lưu trữ và sự

cần thiết phải chỉnh lý khoa học TLLT tại các cơ quan, tổ chức

Thứ hai, về mặt thực tiễn:

- Đề tài phản ánh bức tranh toàn cảnh về công tác chỉnh lý TLLT thông qua các hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ tại các cơ quan Bộ, với những nhận xét về ưu điểm, tồn tại, hạn chế và các nguyên nhân

- Đề tài cung cấp cách hiểu đúng về chỉnh lý TLLT, vai trò của chỉnh lý nhằm giúp các Bộ xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý TLLT đầy đủ, phù hợp

- Với kết quả nghiên cứu, đề tài có thể giúp cơ quan quản lý ngành có những biện pháp chỉ đạo và hỗ trợ kịp thời nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu gồm 3 chương sau đây:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chương 2 Thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan bộ (qua thực

tế tại một số Bộ)

Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Để hiểu và bàn về chỉnh lý TLLT có cơ sở, khoa học, trước tiên chúng ta tìm

hiểu về một số khái niệm liên quan đến chỉnh lý tài liệu, đồng thời làm rõ nội hàm

và mối tương quan của một số khái niệm sau đây:

1.1.1.1 Khái niệm hoạt động lưu trữ

Theo Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: “Hoạt động lưu trữ là hoạt

động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”

Xét về nội hàm, khái niệm “hoạt động lưu trữ” được đưa ra trong Luật Lưu trữ năm 2011 phản ánh 06 loại việc có tính chất nghiệp vụ lưu trữ, trong đó có nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm:“Tài liệu lưu trữ là tài

liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

1.1.1.3 Khái niệm Lưu trữ cơ quan

Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích: “Lưu trữ cơ quan là tổ

chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”

1.1.1.4 Khái niệm phông lưu trữ cơ quan

Theo giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do Chu Thị Hậu

chủ biên (năm 2016): “Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình

thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ” [31, tr 128]

1.1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ

Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình

Quyền (năm 2007) giải thích: “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành

trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [47, tr 337]

1.1.1.6 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Thuật ngữ chỉnh lý TLLT xuất hiện trong nhiều sách viết về lý thuyết và nghiệp vụ lưu trữ ở Việt Nam Theo chúng tôi tìm hiểu, chỉnh lý TLLT có các khái niệm sau:

Giáo trình đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do Vương Đình

Quyền chủ biên (năm 1990) cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu là một

biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ (như lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu…) để tổ chức khoa học tài liệu của phông lưu trữ”

“Từ điển Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992): “Chỉnh

lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, trong đó bao gồm việc chỉnh sửa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý”

Cuốn sách “Công tác văn thư lưu trữ” của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 2000)

khái niệm: “Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một

phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn

vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối

ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu”

Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của Dương

Văn Khảm (năm 2011) cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là

chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mực của khoa học lưu trữ”

Tại Khoản 13, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm “Chỉnh lý tài liệu là

việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

Giáo trình “Lưu trữ học đại cương” của tác giả Phan Đình Nham và Bùi

Loan Thùy (năm 2015) giải thích: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ là tổ

chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hóa

hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý”

Qua các khái niệm, quan điểm và giải thích nói trên, chúng tôi khái quát khái

niệm chỉnh lý TLLT như sau: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một biện pháp kết hợp

nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ, trong đó tiến hành phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu

1.1.2 Mục đích và ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Mục đích chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Một là, tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu

Hai là, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

- Ý nghĩa của chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

+ Chỉnh lý TLLT giúp nắm chắc được thành phần, nội dung tài liệu, từ đó xem xét tài liệu thiếu hay đủ để xây dựng kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu một cách hợp lý, góp phần thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ

+ Chỉnh lý TLLT giúp đánh giá chính xác giá trị của tài liệu, từ đó lựa chọn những tài liệu có giá trị và bảo quản lâu dài phục vụ cho nghiên cứu; đồng thời loại

ra tài liệu không còn giá trị nhằm tiết kiệm diện tích phòng kho, văn phòng phẩm

+ Chỉnh lý TLLT tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

+ Thông qua chỉnh lý TLLT sẽ nắm được tình trạng vật lý của tài liệu tốt hay không tốt, biết được tài liệu nào có nguy cơ bị hư hỏng, nấm mốc… Từ đó có kế hoạch khôi phục, chế độ bảo quản thích hợp và kịp thời cho tài liệu

+ Chỉnh lý TLLT tạo sự nghiêm túc, khoa học trong giải quyết công việc của công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

1.1.3 Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

+ Nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ

+ Nguyên tắc xuất sinh

+ Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu

- Các yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: Phân loại và LHS hoàn chỉnh; xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; lập công cụ tra cứu (MLHS, CSDL và các công cụ tra cứu khác) phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; lập danh mục tài liệu hết giá trị

1.1.4 Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.1.4.1 Phân loại tài liệu

Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do Vương Đình Quyền chủ

biên (1990) giải thích: “Phân loại tài liệu phông lưu trữ là dựa vào những đặc

trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó”

Để PLTL PLTCQ, cần tiến hành những công việc cụ thể sau đây:

a) Nghiên cứu và biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch

sử phông

Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là lịch sử về tổ chức và hoạt động của cơ quan đã hình thành nên phông lưu trữ và lịch sử khối tài liệu thuộc

cơ quan đó [46, tr 67]

b) Chọn và xây dựng phương án phân loại

Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó [46, tr 71]

Khi xây dựng phương án phân loại cho một PLTCQ, có thể chọn một trong các phương án sau: Phương án “Cơ cấu tổ chức-thời gian”, “Thời gian-cơ cấu tổ chức”, “Mặt hoạt động-thời gian”, “Thời gian-mặt hoạt động”

Khi chọn được phương án phân loại, công việc tiếp theo là xây dựng một phương án phân loại chi tiết và hoàn chỉnh cho phông lưu trữ đó

c) Thực hiện phân loại tài liệu theo phương án

Sau khi đã có phương án phân loại phù hợp, cần lựa chọn việc PLTL theo phương pháp PLTL trực tiếp hoặc phương pháp gián tiếp thông qua bộ thẻ

1.1.4.2 Xác định giá trị tài liệu

Khoản 14, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 khái niệm: “Xác định giá trị tài

liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị”

Việc XĐGTTL cần được vận dụng, tiến hành theo 3 nguyên tắc, 4 phương pháp và các tiêu chuẩn cụ thể như sau: Tiêu chuẩn về nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu

1.1.4.3 Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

Theo “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu (chủ biên)

năm 2016: “Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài

liệu lưu trữ ở nhiều góc độc khác bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phục vụ tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả”

Trong lưu trữ có nhiều loại công cụ tra cứu tài liệu khác nhau, tuy nhiên MLHS và CSDL lưu trữ là một trong các công cụ quan trọng, phổ biến tại các phòng, kho lưu trữ hiện nay

- Mục lục hồ sơ:

Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống các thông tin như địa chỉ bảo quản, nội

dung, thời gian, số tờ, thời hạn bảo quản của hồ sơ cho một phông hoặc một bộ phận phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập lưu trữ [31, tr 192]

Cấu tạo của MLHS gồm: Tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng chỉ dẫn, bảng kê các hồ sơ, phần tổng kết mục lục

- Cơ sở dữ liệu lưu trữ:

Cơ sở dữ liệu lưu trữ là một hệ thống các thông tin có cấu trúc dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp như băng từ, đĩa từ…Những thông tin hoặc dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành, hay được lưu trữ trong các hệ quản trị dữ liệu, được đảm bảo bởi tính hệ thống, có khả năng cập nhật và truy nhập tự động hóa [31, tr 201]

Hiện nay trong lưu trữ có các CSDL dùng làm phương tiện để tra cứu TLLT như: CSDL hồ sơ theo một phông lưu trữ; CSDL quản lý TLLT theo chuyên đề; CSDL quản lý thông tin cấp hai TLLT; CSDL quản lý toàn văn văn bản (thông tin cấp I) đối với khối TLLT quý, hiếm và TLLT có giá trị đặc biệt

1.1.5 Khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

1.1.5.1 Khái niệm chất lượng

Chất lượng là một phạm trù phức tạp và có nhiều khái niệm, định nghĩa

Theo Giáo sư người Nhật - Ishikawa: “Chất lượng là sự thoả mãn nhu cầu thị

trường với chi phí thấp nhất”

Chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu

đi nữa Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao hơn Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thường là: tốt, đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp [57]

1.1.5.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Chất lượng chỉnh lý TLLT được tạo nên từ nhiều yếu tố và cũng chính những

yếu tố này có ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý TLLT Các yếu tố đó là:

a) Trình độ tổ chức quản trị: Đây là nhân tố tác động trực tiếp, liên tục đến chất lượng chỉnh lý TLLT Chất lượng chỉnh lý phụ thuộc rất lớn vào cơ chế quản trị, nhận thức hiểu biết về lưu trữ và trình độ của cán bộ quản lý, khả năng xây dựng

đề án, kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện chỉnh lý Các yếu tố như lực lượng lao động, TLLT, kỹ thuật-công nghệ và thiết bị dù ở trình độ cao nhưng không biết tổ chức quản lý tạo ra sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng giữa các khâu, giữa các yếu tố của quản trị thì không thể tạo ra một sản phẩm chỉnh lý TLLT có chất lượng cao

b) Lực lượng lao động: Đây là nhân tố ảnh hưởng có tính chất quyết định đến chất lượng chỉnh lý TLLT Chỉnh lý là một nghiệp vụ khó, phức tạp và là một biện pháp kết hợp nhiều nghiệp vụ của công tác lưu trữ, do đó đòi hỏi lực lượng lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm, có ý thức kỷ luật, tinh thần hợp tác và phối hợp trong thực hiện các bước của quy trình chỉnh lý

c) Tài liệu lưu trữ: Đây là yếu tố cơ bản của đầu vào có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng chỉnh lý vì TLLT tham gia trực tiếp vào cấu thành sản phẩm Muốn hồ sơ đạt chất lượng thì tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo đầy đủ thành phần, đảm bảo giá trị pháp lý, các thông tin trong tài liệu phải chính xác, tài liệu phản ánh đầy đủ quá trình giải quyết công việc và phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông … Nếu tài liệu không giữ lại được đầy đủ trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu không đầy đủ thể thức, tài liệu rời lẻ, tài liệu photo… thì hồ sơ sẽ có chất lượng không cao

d) Khả năng về kỹ thuật công nghệ, thiết bị: Nhóm yếu tố kỹ thuật công nghệ, thiết bị không chỉ góp phần vào việc nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT, mà còn tăng tính cạnh tranh của sản phẩm chỉnh lý trên thương trường, thoả mãn nhu cầu của người sử dụng Khi sử dụng kỹ thuật công nghệ sẽ hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác chỉnh lý từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết nhanh nhất trong việc sắp xếp tài liệu và biên mục hồ sơ, giúp lập CSDL MLHS để tra tìm trên máy tính được nhanh chóng, thuận lợi Ngoài yếu tố kỹ thuật công nghệ, cần phải chú ý đến việc lựa chọn thiết bị phù hợp và sử dụng bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu đúng tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT

1.1.5.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

a) Tiêu chí thực hiện đúng quy định của Nhà nước về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Việc tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước về chỉnh lý TLLT

là một trong các tiêu chí hàng đầu để đánh giá chất lượng công tác này Khoản 2,

Điều 15, Luật Lưu trữ quy định “Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu

cơ bản sau đây: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; được xác định thời hạn bảo quản; hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; có Mục lục hồ sơ, cơ sở

dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị”; Quyết định số

1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về công bố tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản TLLT, giá bảo quản TLLT

Như vậy, tài liệu sau khi chỉnh lý đảm bảo các yêu cầu trên và sử dụng bìa, hộp, giá bảo quản tài liệu đúng tiêu chuẩn thì được đánh giá là có chất lượng

b) Tiêu chí thực hiện đúng “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001: 2000”

Một trong các tiêu chí quan trọng để đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT chính là việc thực hiện đúng và đủ 23 bước theo “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” ban hành kèm theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Trường hợp khi thực hiện chỉnh lý mà thiếu một trong các bước thì cơ quan, tổ chức kiểm tra yêu cầu hoàn thiện Trong 23 bước, kết quả của các bước sau đây sẽ là cơ sở quan trọng để đánh chất lượng chỉnh lý TLLT, cụ thể:

- Bước 4: Biên soạn được đầy đủ các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đó là Bản LSĐVHTP&LSP;Hướng dẫn phân loại, LHS; Hướng dẫn XĐGTTL

- Bước 5, 6: Việc phân loại tài liệu, LHS, XĐGTTL phải đúng theo Hướng dẫn phân loại, LHS và Hướng dẫn XĐGTTL Thành phần tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, định vị tài liệu, loại bỏ các tài liệu trùng lặp, không có giá trị

- Bước 11: Việc biên mục hồ sơ phải đảm bảo như sau:

+ Biên mục bên trong hồ sơ: Hồ sơ có THBQ từ 20 năm trở lên phải đánh số tờ; hồ sơ có THBQ vĩnh viễn phải viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc

+ Biên mục bên ngoài hồ sơ (viết bìa hồ sơ): Viết tiêu đề hồ sơ phải chi tiết,

cụ thể, chính xác phản ánh được nội dung tài liệu có trong hồ sơ; xác định và ghi

THBQ (số năm cụ thể hoặc vĩnh viễn)

- Bước 21: MLHS phải được lập riêng: MLHS bảo quản vĩnh viễn, MLHS bảo quản có thời hạn và Cơ sở dữ liệu của MLHS

- Bước 22: Có Danh mục tài liệu loại của phông/khối tài liệu chỉnh lý và kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại

c) Tiêu chí thực hiện đúng theo Hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Nội dung của Hợp đồng chỉnh lý TLLT là tổng hợp các điều khoản mà các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng đã thỏa thuận Các điều khoản đó xác định quyền và nghĩa vụ dân sự cụ thể của các bên trong hợp đồng chỉnh lý TLLT Hợp đồng chỉnh lý TLLT có các nội dung sau: đối tượng của hợp đồng là TLLT; công việc phải làm hoặc không được làm; số lượng, kết quả, chất lượng tài liệu chỉnh lý; giá, phương thức thanh toán; thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; quyền, nghĩa vụ của các bên; trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; phương thức giải quyết tranh chấp

Trường hợp có Hợp đồng thực hiện chỉnh lý tài liệu đầy đủ 23 bước, có trường hợp Hợp đồng thực hiện chỉnh lý tài liệu không đủ 23 bước theo “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” Do đó, cơ quan, tổ chức kiểm tra theo nội dung cụ thể của Hợp đồng để đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT

1.2 Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Tính đến nay, các quy định pháp luật về chỉnh lý TLLT hoặc có liên quan đến chỉnh lý TLLT được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành là:

Một là, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa Xã

hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011 Trong Luật này có giải thích “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” (Khoản 13, Điều 2); quy định về trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, tổ chức chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý và yêu cầu cơ bản của tài liệu sau khi chỉnh lý (Điều 15); quy định chỉnh lý tài liệu là một trong các hoạt động dịch vụ lưu trữ (Khoản 33, Điều 36) và quy định kinh phí cho chỉnh lý tài liệu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã

hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm (Khoản 1, Điều 39)

Hai là, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ Trong đó Khoản 4, Điều 20 quy định: “Đối với dịch vụ chỉnh lý tài liệu phải có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ; trường hợp tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền cấp”

Ba là, Chỉ thị số 05/2007/CT- TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ

về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Tại Chỉ thị này, Thủ tướng đã yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm: “Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Đến năm

2010, các ngành, các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ”

Bốn là, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Ở Chỉ thị này, Thủ tướng Chính phủ yêu cầu “Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, các tập đoàn kinh

tế và tổng công ty nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm chỉ đạo: “Chậm nhất đến hết năm 2021, các ngành, các cấp giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước đang

bó gói, tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức”

Năm là, Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy Theo đó, định mức chỉnh lý

01 mét tài liệu giấy bao gồm định mức lao động chỉnh lý tài liệu (lao động trực tiếp, lao động phục vụ (2% của lao động trực tiếp) và lao động quản lý (5% của tổng lao động trực tiếp và phục vụ) và định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu áp dụng cho hai nhóm: tài liệu hành chính và tài liệu chuyên môn

Sáu là, Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy Theo đó, đơn giá

chỉnh lý tài liệu giấy được tính cho 01 mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý gồm đơn giá tiền lương (Tiền lương cơ bản của bước công việc + Tiền lương bổ sung theo chế độ bước công việc + Các khoản nộp theo lương của bước công việc + Phụ cấp độc hại) chia cho 26 ngày x 8 giờ x 60 phút và đơn giá vật tư, văn phòng phẩm tại thời điểm mua

Bảy là, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Theo đó, THBQ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức: Bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn Bảng THBQ tài liệu phổ biến áp dụng đối với 14 nhóm hồ sơ, tài liệu Bảng THBQ được quy định trong Thông tư được dùng làm căn cứ xây dựng bảng THBQ tài liệu chuyên ngành

Tám là, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức Trong đó

có Điều 29 về chỉnh lý tài liệu: Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được chỉnh

lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ

Chín là, Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ Theo Thông tư này, các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Sở Nội vụ nơi tổ chức đó đóng trụ sở hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân Đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ phải tuân thủ các quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ; đảm bảo bảo mật thông tin về

hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; báo cáo định kỳ bằng văn bản về Sở Nội vụ nơi đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu trữ được quyền quyết định việc lựa chọn cơ quan, tổ chức và cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ đồng thời có trách nhiệm quản lý, giám sát về quá trình và kết quả thực hiện hợp

đồng dịch vụ lưu trữ đã được ký kết

Ngoài các quy định nêu trên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ra Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu theo ISO 9001:2000, trong đó quy định chi tiết 23 bước chỉnh lý và tương ứng với mỗi bước là trách nhiệm của lưu trữ viên theo ngạch bậc; Công văn số 283/VTLTNN ngày 19/5/2004 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, trong đó nêu các công việc

cụ thể phải làm trong chỉnh lý tài liệu từ giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý (5 bước), giai đoạn thực hiện chỉnh lý (9 bước) và giai đoạn kết thúc chỉnh lý (3 bước)…

Có thể nói, đến nay LTCQ Bộ đã có tương đối đầy đủ căn cứ pháp lý và hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý TLLT Những văn bản được ban hành đã tạo cơ sở và

điều kiện quan trọng để tổ chức thực hiện chỉnh lý TLLT trong thời gian qua

Tiểu kết chương 1

Ở Chương này, tác giả nghiên cứu những vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT Qua việc trình bày, giải thích và làm rõ nội hàm một số khái niệm liên quan để hiểu đúng về chỉnh lý TLLT; đề tài phân tích và làm rõ mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc, yêu cầu, nội dung nghiệp vụ chỉnh lý TLLT; đồng thời làm rõ khái niệm chất lượng, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng chỉnh lý và các tiêu chí đánh giá chất lượng chỉnh lý TLLT Bên cạnh

đó, đề tài đã cung cấp có hệ thống các quy định về chỉnh lý TLLT được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Bên cạnh một số kết quả đạt được trong công tác chỉnh lý TLLT, thực tiễn hiện nay, nhiều tài liệu của các Bộ đang trong tình trạng

bó gói, tích đống nhiều năm chưa được phân loại, LHS, XĐGTTL, lập công cụ tra cứu để phục vụ việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu Chính vì vậy, trong thời điểm hiện nay, thực hiện chỉnh lý TLLT là giải pháp cần thiết nhằm xử lý, giải quyết các khối tài liệu tồn đọng, nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản

và loại hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan Bộ

Những kết quả trên là cơ sở để nghiên cứu, đánh giá thực trạng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ ở Chương 2 và đề xuất một số giải pháp ở Chương 3 nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ

Chương 2 THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC

CƠ QUAN BỘ (QUA THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ BỘ)

2.1 Khái quát về cơ quan Bộ và tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ

2.1.1 Số lượng, vị trí và chức năng, cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ

Theo Nghị quyết của Quốc hội về cơ cấu tổ chức của Chính phủ nhiệm kỳ 2016- 2021, số lượng và danh sách các Bộ, cơ quan ngang Bộ được quy định:

- Cơ quan Bộ (gồm 18 Bộ): Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Xây dựng, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Lao động - Thương binh

và Xã hội, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Y tế

- Cơ quan ngang Bộ (gồm 4 cơ quan): Ủy ban Dân tộc, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Thanh tra Chính phủ, Văn phòng Chính phủ

Căn cứ Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016, Bộ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về một hoặc một số ngành, lĩnh vực và dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực trong phạm vi toàn quốc

Theo Điều 40, Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015, cơ cấu tổ chức của Bộ gồm có: Vụ, Văn phòng, Thanh tra, Cục, Tổng cục, đơn vị sự nghiệp công lập

2.1.2 Tổ chức lưu trữ của cơ quan Bộ

Hiện nay có một số Bộ thành lập Phòng Văn thư riêng và Phòng Lưu trữ riêng như: Văn phòng Chính phủ có Phòng Lưu trữ, Bộ Tài chính có Phòng Lưu trữ

- Thư viện; một số Bộ thành lập Phòng Phòng Văn thư-Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính (ví dụ Bộ Nội vụ); một số Bộ thành lập Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ (ví dụ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội)

Việc thành lập Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc Bộ là một điểm nổi trội trong tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ ở Bộ hiện

nay Sở dĩ như vậy là vì, trước năm 2010, công tác lưu trữ rất hạn chế, không được thực thi nghiêm túc, việc tổ chức khoa học tài liệu hầu như không có gì Từ khi thành lập Phòng Lưu trữ đã giúp cho công tác lưu trữ của các Bộ dần đi vào nề nếp, công chức lưu trữ có điều kiện về cơ sở vật chất và thời gian để thực hiện nghiệp vụ tốt hơn, việc giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào LTLS được thực hiện theo quy định

2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ của các cơ quan Bộ

2.2.1 Loại hình tài liệu

Loại hình tài liệu tại các cơ quan Bộ chủ yếu gồm có: Tài liệu giấy; tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm; tài liệu điện tử

Trong các loại hình tài liệu trên, tài liệu giấy chiếm số lượng lớn nhất với nội dung phong phú và đa dạng Tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm có khối lượng không nhiều Tài liệu điện tử chiếm một khối lượng ít và tính đến nay hầu như chưa giao nộp vào LTCQ Bộ

2.2.2 Thành phần tài liệu

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan Bộ đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu có giá trị về chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, kinh tế, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ… Những tài liệu này bao gồm: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên để báo cáo, xin ý kiến; tài liệu của các cơ quan hữu quan gửi đến để trao đổi, phối hợp; tài liệu của chính cơ quan Bộ sản sinh ra: chiếm nhiều nhất và quan trọng nhất trong Phông lưu trữ cơ quan Bộ, gồm có tài liệu của các Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ; tài liệu của các tổ chức đoàn thể trong cơ quan Bộ

Tài liệu PLTCQ Bộ là một trong các thành phần quan trọng của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, là nguồn tài liệu có giá trị và thường xuyên nộp lưu

vào LTLS

2.2.3 Nội dung tài liệu

Nội dung tài liệu của các cơ quan Bộ chủ yếu gồm có: Tài liệu tổng hợp; tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở; tài liệu về quy hoạch,

kế hoạch, thống kê; tài liệu về thi đua, khen thưởng; tài liệu về tổ chức, cán bộ; tài liệu về lao động- tiền lương; tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức;

tài liệu về tài chính, kế toán; tài liệu về xây dựng cơ bản; tài liệu về khoa học công nghệ; tài liệu về hợp tác quốc tế; tài liệu về pháp chế; tài liệu về thanh tra

và giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng; tài liệu về đảng, công đoàn, đoàn thanh niên

Ngoài ra, tùy vào chức năng và nhiệm vụ của từng cơ quan Bộ mà hình thành tài liệu có nội dung mang tính chất chuyên môn, chuyên ngành riêng như: PLTCQ

Bộ Nội vụ có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; đào tạo, bồi dưỡng về chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên PLTCQ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có nội dung tài liệu quản lý nhà nước về lao động, tiền lương; việc làm; giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có công; bảo trợ xã hội; trẻ em;

bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội PLTCQ Bộ Tài chính có nội dung tài

liệu quản lý nhà nước về tài chính - ngân sách; hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm PLTCQ Văn phòng Chính phủ có nội dung tài liệu phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở…

2.2.4 Số lượng tài liệu

Ngoài số lượng tài liệu đã được giao nộp vào LTLS, hiện nay trong kho lưu trữ của các cơ quan Bộ đang bảo quản số lượng tài liệu tương đối lớn, cụ thể: Bộ Nội vụ có 1.750 mét tài liệu; Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội có 1.200 mét tài liệu; Bộ Tài chính có 9.554 mét tài liệu; Văn phòng Chính phủ có 1.800 mét tài liệu

Trong kho lưu trữ của các cơ quan Bộ hiện nay thường có 3 khối tài liệu sau:

- Tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh: Tài liệu đã được phân loại, LHS, XĐGTTL

và lập CCTCKHTLLT như MLHS, CSDL tra tìm trên máy

- Tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: Tài liệu chủ yếu mới được phân loại, LHS, chưa

XĐGTTL, tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp xếp và biên mục theo quy định, CCTCKHTLLT chưa hoàn chỉnh

- Tài liệu chưa được chỉnh lý: Tài liệu trong tình trạng bó gói, tích đống, để

trong các thùng catton, trong đó bao gồm tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn; tài liệu hết giá trị bảo quản và tài liệu không có giá trị bảo quản

THỐNG KÊ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN BỘ

Tên cơ quan

Tài liệu đang bảo quản tại các cơ quan,

tổ chức (mét)

Đã chỉnh lý hoàn chỉnh (mét)

Đã chỉnh

lý sơ bộ (mét)

Chưa chỉnh lý (mét)

Ghi chú

Căn cứ số liệu thống kê ở trên, tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh chiếm đa

số trong tổng số tài liệu đang bảo quản tại kho LTCQ Bộ Nội vụ (1.400 mét/1.750 mét) và Văn phòng Chính phủ (1100 mét/1800 mét) Cơ quan chỉnh lý được nhiều tài liệu nhất là Bộ Tài chính: 2.120 mét tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh và 2.507 mét tài liệu chỉnh lý sơ bộ Cơ quan chỉnh lý tài liệu với số lượng ít nhất là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (530 mét) Về tài liệu chưa chỉnh lý, Văn phòng Chính phủ

là cơ quan còn ít tài liệu tồn đọng nhất (200 mét); thứ hai là Bộ Nội vụ còn 350 mét; thứ ba là Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội còn 670 mét; cuối cùng là Bộ Tài

chính có gần một nửa tài liệu chưa chỉnh lý (4.927 mét tài liệu/tổng số 9.554 mét)

2.3 Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan Bộ

2.3.1 Hoạt động quản lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

2.3.1.1 Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan Bộ về chỉnh

lý tài liệu lưu trữ

Trên cơ sở hệ thống các văn bản của Nhà nước, trong thời gian qua, các Bộ

đã xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý TLLT nói riêng, cụ thể như sau:

Hầu hết các cơ quan Bộ đã ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm và Quy chế

công tác văn thư, lưu trữ như: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Quyết định số

1486/QĐ-LĐTBXH ngày 3/10/2013; Bộ Nội vụ (Quyết định số 394/QĐ-BNV ngày 20/5/2015), Bộ Tài chính (Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016)…

Đến nay, có 9 cơ quan Bộ đã ban hành Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011), Bộ Quốc phòng (Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012), Bộ

Tư pháp (Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày 22/7/2013), Bộ Tài chính (Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013), Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Quyết định số 380/QĐ-BNN-VP ngày 30/01/2015), Bộ Nội vụ (Quyết định số 3839/QĐ-BNV ngày 18/10/2016), Văn phòng Chính phủ (Quyết định số 1099/QĐ-VPCP ngày 21/11/2016), Bộ Tài nguyên và Môi trường (Thông tư số 46/2016/TT-BTNMT ngày 27/12/2016) Bộ Giáo dục và Đào tạo (Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016)

Ngoài ra, một số Bộ đã ban hành văn bản phê duyệt đề án, dự án về công tác lưu trữ, trong đó có nội dung chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói như: Bộ Công an với

Dự án hiện đại hóa công tác hồ sơ, lưu trữ; Bộ Nội vụ với Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại kho LTCQ Bộ Nội vụ (Quyết định số 3468/QĐ-BNV ngày 30/9/2016)…

2.3.1.2 Đầu tư kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2011 quy định kinh phí chỉnh lý tài liệu được bố trí trong

dự toán ngân sách hàng năm Căn cứ quy định của Nhà nước về định mức, đơn giá, các Bộ đã lập dự toán và bố trí kinh phí phù hợp trong nguồn kinh phí được giao hàng năm để thực hiện chỉnh lý TLLT như: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chi 200 - 300 triệu đồng/năm; Bộ Y tế chi 70 - 80 triệu đồng/năm; Bộ Thông tin và Truyền thông chi khoảng 200 triệu/năm Bên cạnh đó, một số Bộ đã đầu tư kinh phí rất lớn để chi cho hoạt động chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong nhiều năm qua như: Văn phòng Chính phủ chi hơn 1 tỷ đồng/năm; Bộ Nội vụ chi khoảng 500 - 600 triệu/năm, đặc biệt năm 2017 chi hơn 1 tỷ đồng và 2018 chi gần 2 tỷ đồng/năm; điển hình là Bộ Tài chính nói riêng và ngành Tài chính nói chung, trong 5 năm (từ năm 2012 đến 2017), để giải quyết khối lượng tài liệu tồn đọng đã đầu tư tổng kinh phí khoảng 324,33 tỷ đồng, trong đó cơ quan Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc tòa

nhà Bộ Tài chính là 7,959 tỷ đồng, hệ thống Thuế khoảng 185,54 tỷ đồng; hệ thống Kho bạc Nhà nước khoảng 80,118 tỷ đồng, hệ thống Hải quan là 47,585 tỷ đồng, hệ thống Dự trữ nhà nước là 2,48 tỷ đồng, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước khoảng

0,651 tỷ đồng (Theo số liệu tại Báo cáo đánh giá tình hình hoạt động chỉnh lý tài

liệu lưu trữ tại các Bộ, ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2017 và

số liệu khảo sát thực tế năm 2019)

Như vậy, tính đến nay, nhiều cơ quan Bộ đã đầu tư với số lượng kinh phí tương đối lớn để thực hiện chỉnh lý tài liệu Tuy nhiên, tại các cơ quan Bộ vẫn còn nhiều tài liệu tồn đọng do chưa đầu tư đủ kinh phí để xử lý dứt điểm tài liệu

2.3.1.3 Quản lý nguồn nhân lực thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Nhân sự làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bộ như sau:

- Bộ Nội vụ: Nhân sự làm việc tại Phòng Văn thư-Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính gồm có 06 người, trong đó có 01 Phó Trưởng phòng - phụ trách chung, 04 chuyên viên phụ trách công tác văn thư; 01 chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ, kiêm nhiệm thêm công việc văn thư

- Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Nhân sự làm việc tại Phòng Hành chính gồm 09 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng phụ trách lưu trữ, 04 chuyên viên làm công tác văn thư, 03 chuyên viên làm công tác lưu trữ

và 01nhân viên làm công việc phôtô tài liệu

- Bộ Tài chính: Nhân sự làm việc tại Phòng Lưu trữ-Thư viện gồm có 05 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng, 02 chuyên viên làm công tác lưu trữ, 01 chuyên viên làm công tác thư viện

- Văn phòng Chính phủ: Nhân sự làm việc tại Phòng Lưu trữ gồm có 07 người, trong đó có 01 Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng và 04 chuyên viên

Hầu hết các công chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bộ đều có trình

độ chuyên môn và nghiệp vụ, được đào tạo đúng chuyên ngành Lưu trữ; một số khác được đào tạo chuyên ngành Thư viện, Hành chính công Đa số các công chức lưu trữ có trình độ đại học và có một số công chức có trình độ thạc sĩ

Theo số liệu thống kê trên cho thấy, số lượng công chức lưu trữ ở các Bộ còn khiêm tốn so với khối lượng công việc đảm nhiệm Có cơ quan Bộ chỉ có một công

chức đảm nhiệm công tác lưu trữ và thậm chí còn kiêm nhiệm một số công việc khác Chính vì vậy, thời gian công chức dành cho chỉnh lý TLLT hầu như không có

Để xử lý khối lượng lớn tài liệu thu về kho LTCQ trong tình trạng tồn đọng

và tích đống, nhiều cơ quan Bộ đã cấp kinh phí cho việc thuê các nhân lực bên ngoài để chỉnh lý TLLT thông qua các hợp đồng dịch vụ Trong trường hợp này, nhân lực trực tiếp chỉnh lý tài liệu do các đơn vị thực hiện hợp đồng chỉnh lý chịu trách nhiệm bố trí Chính vì vậy, cơ quan Bộ gặp nhiều khó khăn và hầu như không quản lý được chặt chẽ đối với nguồn nhân lực này

Ở Việt Nam hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân Nhìn chung, đội ngũ nhân lực làm công tác chỉnh lý của các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khá dồi dào, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm Trong các doanh nghiệp cung cấp dịch

vụ lưu trữ, số lượng nhân viên chính thức không nhiều quá 05 người, còn lại là nhân viên làm việc theo thời vụ Về trình độ chuyên môn, hầu hết nhân viên trong các doanh nghiệp có trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên ngành Lưu trữ là chủ yếu; trình độ đại học chiếm số lượng không nhiều; trình độ sau đại học chuyên ngành Lưu trữ, mặc dù có trong danh sách hồ sơ năng lực của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ, nhưng thực tế đội ngũ này rất ít khi và thậm chí chưa từng tham gia dịch vụ chỉnh lý Về kinh nghiệm công tác, phần lớn nhân viên tham gia chỉnh lý trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ là sinh viên mới ra trường (chiếm hơn 80%);

số còn lại là các công chức, viên chức quản lý hoặc trực tiếp làm công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức (khoảng hơn 10%) và một số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ đã nghỉ hưu (khoảng 5%) Chính vì đa số đội ngũ nhân lực tham gia các hoạt động dịch vụ lưu trữ chưa có nhiều kinh nghiệm trong chỉnh lý (một nghiệp vụ khó và phức tạp) nên đã ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng chỉnh lý

2.3.1.4 Vai trò, trách nhiệm của cơ quan Bộ trong việc kiểm tra, giám sát thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công việc chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ thường được thực hiện thông qua hợp đồng với các tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý Ví dụ: Từ năm 2014 đến 2018, Bộ Nội vụ tiến hành 5 đợt chỉnh lý tài liệu thông qua hợp đồng

với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; Văn phòng Chính phủ trong năm 2010 và từ

2015 đến 2019 ký hợp đồng với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III để thực hiện 6 đợt chỉnh lý tài liệu; Bộ Tài chính và một số Bộ khác thường xuyên ký hợp đồng với một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chỉnh lý để giải quyết tài liệu bó gói, tồn đọng trong kho…Để đảm bảo chất lượng chỉnh lý tài liệu, lãnh đạo và công chức lưu trữ trong cơ quan Bộ phải trực tiếp tham gia kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện chỉnh lý TLLT của cơ quan, nhưng do không có chế tài và quy định bắt buộc nên việc kiểm tra, giám sát chỉnh lý chưa thực hiện nghiêm túc và mang tính hình thức Rất ít cơ quan thành lập Hội đồng nghiệm thu kết quả hợp đồng chỉnh lý và xây dựng quy trình kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm hợp đồng dịch vụ chỉnh lý

Hiện nay Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ đã có sự phối hợp và kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với đơn vị thực hiện hợp đồng chỉnh lý trong từng khâu nghiệp vụ để đảm bảo quy trình chỉnh lý tài liệu đúng quy định và đảm bảo chất lượng tài liệu chỉnh lý, cụ thể như: Trước và trong khi chỉnh lý, LTCQ Bộ có sự trao đổi, thống nhất với đơn vị thực hiện dịch vụ chỉnh lý về nghiệp vụ Tùy vào khối lượng tài liệu và chất lượng chỉnh lý, LTCQ Bộ kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra điểm việc LHS, biên mục tài liệu Sau khi kết thúc chỉnh lý, Văn phòng Bộ tổ chức họp Hội đồng nghiệm thu hợp đồng chỉnh lý, với sự tham gia của Lãnh đạo Văn phòng Bộ là Chủ tịch Hội đồng và các ủy viên gồm Trưởng phòng Lưu trữ, chuyên viên phụ trách lưu trữ, đại diện Phòng Kế toán…

2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Công tác chỉnh lý TLLT có thể tiến hành toàn diện, cũng có thể tiến hành bộ phận Tại các Bộ, khi việc LHS và XĐGTTL chưa được làm tốt ở khâu văn thư, thì việc chỉnh lý hiện nay chủ yếu là đối với tài liệu rời lẻ, chưa được LHS, tức là phải chỉnh lý một cách toàn diện Nghiệp vụ chỉnh lý TLLT ở các Bộ như sau:

2.3.2.1 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu

Trước năm 2014, việc biên soạn bản LSĐVHTP&LSP trong công tác chỉnh

lý TLLT tại các cơ quan Bộ hầu như không được quan tâm, chú trọng và thực hiện Sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp, trong đó có Khoản 7, Điều 4 quy

định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ: “Giao nộp các văn bản hướng dẫn chỉnh lý bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông

và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức

độ mật (nếu có)” Chính từ đây, trong công tác chỉnh lý TLLT ở các cơ quan Bộ đã bước đầu quan tâm và thực hiện việc biên soạn văn bản này

Ví dụ: Ở Bộ Nội vụ, khi tiến hành chỉnh lý tài liệu đã thực hiện việc biên

soạn bản LSĐVHTP&LSP theo đúng quy định, giúp cho công tác chỉnh lý TLLT

của cơ quan Bộ Nội vụ được thực hiện khoa học và có chất lượng (Xem Phụ lục 3)

Tuy nhiên, có một số cơ quan như Bộ Tài chính thực hiện việc biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý ở giai đoạn lựa chọn lại hồ sơ có giá trị để nộp lưu nhằm đảm bảo đủ thủ tục, điều kiện giao nộp vào LTLS Chính vì vậy, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý Phông Bộ Tài chính từ năm 1948-2004 không sát thực tiễn,

không phát huy được tác dụng trong việc PLTL, LHS, XĐGTTL (Xem Phụ lục 4)

2.3.2.2 Phân loại tài liệu

Khi chỉnh lý TLLT ở cơ quan Bộ, công tác PLTL được tiến hành như sau:

a) Phân phông lưu trữ

Trong một cơ quan Bộ có nhiều phông lưu trữ, bởi vì:

Thứ nhất, cơ quan Bộ là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp trung ương, có lịch sử hình thành từ những ngày đầu thành lập nước Việt Nam DCCH (nay là CHXHCN Việt Nam) Trong quá trình hoạt động, có nhiều Bộ có sự thay đổi về tên

cơ quan, chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy do tách, sát nhập, giải thể

Thứ hai, trong cơ cấu tổ chức của cơ quan Bộ thì các Vụ, Văn phòng, Thanh tra Bộ được coi là các đơn vị tổ chức thuộc đơn vị hình thành PLTCQ Bộ; các cơ quan Cục, Tổng cục, đơn vị sự nghiệp công lập (Viện nghiên cứu, Tạp chí, Trường, Trung tâm) là những đơn vị hình thành phông độc lập thuộc khối PLTCQ Bộ

Thứ ba, trong thực tiễn có một số đơn vị trực thuộc Bộ (vốn là đơn vị hình thành phông lưu trữ độc lập) bị giải thể, ngừng hoạt động, do đó toàn bộ cơ sở vật chất, nhân sự và TLLT được bàn giao lại cho cơ quan chủ quản quản lý

Thứ tư, việc giao nộp tài liệu vào LTCQ trong tình trạng bó gói, chưa được

phân loại, LHS…nên dẫn đến tình trạng tài liệu bị lẫn phông lưu trữ

Chính vì vậy, khi chỉnh lý TLLT tại các cơ quan Bộ, nhiều khi phải thực hiện việc phân phông và xác định giới hạn phông lưu trữ

Ví dụ: + Bộ Nội vụ: Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Ban

Tổ chức-Cán bộ Chính phủ còn tồn đọng, được giao nộp lẫn với tài liệu của Bộ Nội

vụ Trong các đợt chỉnh lý, cán bộ chỉnh lý phải nghiên cứu LSĐVHTP&LSP, căn

cứ vào văn bản về thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông để phân tài liệu theo 2 phông: Phông Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ từ năm 1973-2002 (phông đóng) và Phông Bộ Nội vụ từ năm 2002 đến nay

+ Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Tài liệu Phông Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội lẫn nhiều tài liệu thuộc Phông Bộ Lao động Điều này ảnh hưởng đến sự hoàn chỉnh của một phông lưu trữ do tài liệu bị xé lẻ, phân tán ở phông lưu trữ khác và ảnh hưởng đến việc khai thác sử dụng tài liệu trong phông

+ Văn phòng Chính phủ: Ngoài Phông Văn phòng Chính phủ, trong kho lưu trữ đang bảo quản 24 “Phông tài liệu lưu trữ” của Nguyên Lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ như: Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng, Phó Thủ tướng Nguyễn Mạnh Cầm, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Nguyễn

Văn Nên, Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Phạm Viết Muôn…

Theo “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ do Chu Thị Hậu chủ biên

(năm 2016): “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành

trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”

Mỗi một phông lưu trữ cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó [31, tr 131]

“Cần lưu ý trong thành phần phông lưu trữ cá nhân không cần các loại tài liệu chính thức có liên quan đến hoạt động của cơ quan, nơi cá nhân đó công tác, các tài liệu này thuộc phông lưu trữ cơ quan” [58]

Đối chiếu với lý luận về phông lưu trữ cá nhân và nghiên cứu thực tiễn các MLHS Phông tài liệu lưu trữ của Nguyên Lãnh đạo Chính phủ và Văn phòng Chính phủ, tác giả thấy hầu hết hồ sơ, tài liệu đều gắn với hoạt động công vụ Vì vậy, cần

phải đưa các tài liệu này vào Phông lưu trữ Văn phòng Chính phủ trong giai đoạn cá nhân đó công tác, không phân loại và lập thành các phông lưu trữ cá nhân riêng

b) Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ

Việc PLTL trong từng phông lưu trữ tại các cơ quan Bộ chủ yếu áp dụng theo phương án “Cơ cấu tổ chức-thời gian” và “Thời gian-cơ cấu tổ chức” Qua khảo sát, có cơ quan Bộ đã làm tốt và cũng có cơ quan Bộ chưa làm tốt việc xây

dựng và thực hiện phương án PLTL

Ví dụ: + Bộ Nội vụ: Việc PLTL Phông lưu trữ Bộ Nội vụ theo phương án

“Cơ cấu tổ chức-thời gian” được thực hiện thống nhất và triệt để Toàn bộ tài liệu trong phông được phân chia thành các nhóm cơ bản theo cơ cấu tổ chức (Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ), sau đó tài liệu trong từng nhóm cơ bản được phân chia bước hai theo đặc trưng thời gian (thời gian ở đây được tính theo năm hoạt động) và

lại tiếp tục chia theo nhóm nhỏ hơn bằng các đặc trưng phụ

+ Bộ Tài chính: Việc PLTL Phông Bộ Tài chính từ năm 1948-2004 không được thực hiện theo đúng phương án đã xây dựng là “Cơ cấu tổ chức-thời gian”

(Xem Phụ lục 5)

+ Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội: Tài liệu Phông Bộ Lao động từ năm 1946-1987 được chia về năm, và trong từng năm, tài liệu lại chia ra thành văn bản

đến, văn bản đi, hồ sơ công việc (Xem Phụ lục 6) Căn cứ lý luận và thực tiễn công

tác lưu trữ, phương án PLTL Phông Bộ Lao động không đúng với các phương án

“Thời gian - cơ cấu tổ chức” hay “Thời gian-mặt hoạt động” Điều này làm xé lẻ, phá vỡ mối liên hệ của hồ sơ và khó khăn cho việc khai thác sử dụng TLLT

2.3.2.3 Lập hồ sơ

LHS là công việc không thể thiếu và là một nội dung quan trọng trong công tác chỉnh lý TLLT ở cơ quan Bộ Khác với LHS ở giai đoạn hiện hành, việc LHS trong chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ là LHS những công việc trong quá khứ “Đây là công việc phức tạp…, muốn lập chính xác đòi hỏi phải nhiều công sức và thời gian Chất lượng của chỉnh lý tài liệu tốt hay xấu, nghiên cứu, khai thác tài liệu sau này thuận lợi, kết quả hay không là tùy thuộc ở khâu LHS” (Phạm Thân) Nội dung của công tác LHS là toàn bộ những công việc từ bước lựa chọn, tập hợp các tài liệu theo